Suivi de la vérification interne du Projet de navire de soutien interarmées

Mise en garde

BP
Bureau de projet
BPR
Bureau de première responsabilité
FAC
Forces armées canadiennes
MDN
Ministère de la Défense nationale
NSI
Navire de soutien interarmées
PAD
Plan d’action de la direction
SMA(Mat)
Sous-ministre adjoint (Matériels)
SMA(Svcs Ex)
Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
SNACN
Stratégie nationale d’approvisionnement en matière de construction navale
Tableau B-1. Tableau de bord des PAD. Ce tableau montre l’état du point de suivi par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD.
Recommandation PAD BPR État du point de suivi par le SMA(Svcs Ex) de l’avancement du PAD
1. Compromis entre le coût et la capacité 1.1 L’incidence et la disponibilité opérationnelles du NSI en ce qui a trait au nombre de navires seront exposées dans la prochaine version de l’énoncé des besoins opérationnels qui sera présentée et approuvée lors de la réunion annuelle du Comité supérieur de révision en 2012. Commandant de la Marine royale canadienne Mise en œuvre complète
2. Calendrier du projet 2.1 Les recommandations du SMA(Svcs Ex) sur le calendrier du projet seront adoptées. Le BP NSI mettra à jour son calendrier principal du projet pour s’assurer que les ressources appropriées soient affectées aux activités de définition de projet établies, selon des considérations et des degrés de productivité réalistes. SMA(Mat) Désuétude ou remplacement
2.2 Le BP NSI veillera à ce que le secrétariat de la SNACN maintienne l’ordonnancement du lot de travaux pour les navires non destinés au combat comme mesure de suivi continue dans son registre des mesures du projet du MDN et de la Garde côtière canadienne. Cette façon de faire favorisera un dialogue régulier entre la SNACN, le MDN, le ministère des Pêches et la Garde côtière canadienne sur le calendrier idéal des projets assignés. Enfin, en raison de la dimension interministérielle, la visibilité de ce risque a été portée au niveau du Comité interministériel de surveillance des grands projets de l’État. SMA(Mat)

Mise en œuvre complèteNote de bas de page 4

3. Gestion des contrats 3.1 Les recommandations formulées par le SMA(Svcs Ex) à l’appui de la gestion des contrats seront prises en considération dans l’établissement des contrats futurs à l’appui du projet de NSI, plus particulièrement le contrat de construction avec le chantier naval désigné de la SNACN. SMA(Mat) Préparation de la mise en œuvre
4. Gestion des contrats 4.1 Les recommandations du SMA(Svcs Ex) concernant la clarté des rapports du fournisseur et de l’énoncé de travail ont été intégrées dans les documents d’acquisition militaire sur étagère et de nouvelle conception. Les modalités de paiement sont en cours de négociation pour en assurer la conformité aux travaux réels (grandes étapes) réalisés. SMA(Mat) Désuétude ou remplacement
5. Gestion des ressources humaines 5.1 Le Bureau de soutien de la gestion de projet, en consultation avec l’équipe de soutien des achats du Directeur – Recherche opérationnelle (Groupe des matériels), entreprendra l’élaboration d’un modèle de dotation du BP pour compléter la méthodologie et les directives ministérielles existantes.  SMA(Mat)

 

Mise en œuvre complèteNote de bas de page 5

 

5.2 Le BP NSI a rédigé un plan de gestion des ressources humaines qui reflète les recommandations du SMA(Svcs Ex) pour mieux prévoir la planification de la relève et les besoins en période de pointe au sein du projet. Ce plan est actuellement à l’étude et sera diffusé lorsqu’il sera prêt.  SMA(Mat) Mise en œuvre complète
6. Stratégie de soutien en service 6.1 L’établissement de liens entre le rendement du fournisseur et l’exercice d’une option du contrat de soutien en service sera envisagé dans les prochaines révisions de l’énoncé du travail de soutien en service et du contrat type du soutien en service. Les critères, paramètres et pénalités liés au report de tâches de maintenance par le fournisseur seront aussi pris en considération et énoncés en détail dans les documents révisés susmentionnés.  SMA(Mat)

Mise en œuvre complèteNote de bas de page 6

7. Gestion des risques 7.1 Les recommandations du SMA(Svcs Ex) sur la gestion du risque ont été incorporées dans l’ébauche du plan de gestion du risque du projet. La révision du plan de gestion du risque est en cours d’examen et sera diffusée à l’automne 2011. Les mises à jour comprennent des définitions améliorées des degrés d’incidence du risque et l’adoption des cinq degrés de risque, conformément à la politique du MDN sur la gestion intégrée du risque.  SMA(Mat) Mise en œuvre complète
7.2 Le BP NSI réévaluera tous les risques du projet à la lumière des nouvelles définitions des incidences et procédera à un exercice de quantification du risque à l’aide des pratiques liées à la valeur monétaire attendue du référentiel de connaissances en gestion de projet afin d’évaluer la pertinence des degrés existants d’atténuation du risque et du fonds de prévoyance du projet.  SMA(Mat) Mise en œuvre complète
Légende
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau B-1 – Carte de pointage des PAD

Recommandation 1

Tableau C-1. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 1. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant les modifications à l’énoncé des besoins opérationnels.
PAD BPR Date Butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
1.1 L’incidence et la disponibilité opérationnelles du NSI en ce qui a trait au nombre de navires seront exposées dans la prochaine version de l’énoncé des besoins opérationnels qui sera présentée et approuvée lors de la réunion annuelle du Comité supérieur de révision en 2012. Commandant de la Marine royale canadienne Novembre 2012

En 2012, l’énoncé des besoins opérationnels du projet de NSI a été mis à jour pour tenir compte des trois points suivants :

  1. déterminer l’incidence du projet sur les opérations selon divers scénarios de disponibilité des NSI;
  2. fournir de plus amples renseignements pour préciser le risque opérationnel auquel serait exposée la flotte dans ces situations;
  3. fournir de l’information pour reconnaître les défis qui se posent dans l’atteinte de la capacité totale dans les limites du budget alloué.

À la suite de la première vérification du projet de NSI, la nouvelle politique de défense : Protection, Sécurité, Engagement a précisé que deux NSI étaient nécessaires. Le BP a mis à jour ses produits de communication en conséquence.

Mise en œuvre complète
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Mise en œuvre intégrale
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-1 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 1

Recommandation 2

Tableau C-2. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 2. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) quant aux recommandations formulées à l’égard du calendrier du projet.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
2.1 Les recommandations du SMA(Svcs Ex) sur le calendrier du projet seront adoptées. Le BP NSI mettra à jour son calendrier principal du projet pour s’assurer que les ressources appropriées sont affectées aux activités de définition de projet établies, selon des considérations et des degrés de productivité réalistes. SMA(Mat) Novembre 2011

Depuis la première vérification, les rôles à l’égard du calendrier de projet ont évolué. L’entrepreneur du chantier naval, et non le BP, gère maintenant la plus grande partie des tâches qui figurent au calendrier général du projet. Le BP surveille plutôt le calendrier principal intégré de l’entrepreneur du chantier naval et donne de la rétroaction sur celui-ci. Plus particulièrement, le BP surveille plusieurs tâches liées au calendrier principal intégré et les exécute avec l’entrepreneur du chantier naval. Ces tâches comprennent les suivantes :

  1. examiner le calendrier créé et géré par l’entrepreneur du chantier naval et y contribuer, notamment en ce qui a trait à la visibilité de l’affectation des ressources humaines à l’entrepreneur du chantier naval;
  2. gérer l’examen et l’approbation des livrables du projet de NSI par l’entrepreneur du chantier naval à l’aide d’une fiche de suivi détaillée qui permet au personnel du BP de savoir quand attendre un livrable et de connaître les échéances prévues de l’examen et de la rétroaction du BP; travailler en collaboration avec l’entrepreneur pour déterminer les durées acceptables des grandes étapes et des événements, et enfin, communiquer régulièrement avec l’entrepreneur de diverses manières, par exemple à l’aide de rapports d’étape mensuels, de téléconférences et de réunions.

En raison de ces changements, ce PAD est désuet et le risque initial lié aux activités de définition du projet, qui pourraient être retardées en raison d’un manque de contrôle du calendrier au sein du BP, n’est plus un sujet de préoccupation important. Le risque a été en grande partie, transféré à la surveillance du calendrier de l’entrepreneur du chantier naval.

Remplacement ou désuétude
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Remplacement ou désuétude
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-2 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 2

Recommandation 3

Table C-3. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 3. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant les modalités contractuelles.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
3.1 Les recommandations formulées par le SMA(Svcs Ex) à l’appui de la gestion des contrats seront prises en considération dans l’établissement des contrats futurs à l’appui du projet de NSI, plus particulièrement le contrat de construction avec le chantier naval désigné de la SNACN. SMA (Mat) Approbation définitive du projet

La première vérification comprenait un examen de l’ébauche de la demande de propositions de la SNACN et précisait les points à améliorer dans les clauses du contrat. On recommandait que le SMA(Mat) inclue ces clauses dans le contrat de construction de la phase de mise en œuvre du NSI. Bien que le contrat de construction de la phase de mise en œuvre n’ait pas été finalisé, des progrès considérables ont été réalisés par rapport aux préoccupations liées à deux contrats actuels de la phase de définition, soit le contrat de conception et de génie de production et le contrat sur les articles à long délai de livraison. Les progrès suivants ont été remarqués :

  1. Une meilleure visibilité des sous-traitants principaux a été observée pour ces contrats, dont l’un comprenait l’exigence d’un concours de sous-traitance. De plus, une disposition de vérification discrétionnaire, lorsque celle-ci  ajoutait de la valeur, était requise pour tous les contrats en sous-traitance.
  2. Dans ces deux contrats, une certification de « client privilégié » devait être fournie, stipulant que les taux de sous-traitance ne peuvent être supérieurs aux meilleurs taux fournis à d’autres clients pour une quantité et une qualité égales.
  3. La préoccupation concernant l’échelonnement des paiements à l’entrepreneur du chantier naval pour la part du Canada quant aux coûts d’amélioration du chantier naval a été réglée.
  4. Les deux contrats stipulaient que les deux parties pouvaient demander un règlement par les tribunaux à tout moment pendant le processus de règlement des conflits, comme il était recommandé dans la première vérification.
  5. Une clause de dommages-intérêts convenus a été ajoutée aux deux contrats pour les engagements liés à la Politique des retombées industrielles et régionales, mais elle n’offre pas de protection contre les retards.

De grands progrès ont été réalisés. Toutefois, avant que ne soit attribué un contrat de construction (phase de mise en œuvre) renfermant des clauses qui tiennent compte des risques soulevés dans la première vérification, la mise en œuvre de ce PAD ne peut être jugée intégrale.

Le BP a accepté novembre 2019 comme date butoir révisée de la finalisation de ce PAD, ce qui coïncide avec l’échéance actuelle de l’approbation de la phase de mise en œuvre du projet.

Préparation en vue de la mise en œuvre
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Préparation en vue de la mise en œuvre
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-3 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 3

Recommandation 4

Tableau C-4. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 4. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant la clarté des rapports du fournisseur et de l’énoncé de travail.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
4.1  Les recommandations du SMA(Svcs Ex) concernant la clarté des rapports du fournisseur et de l’énoncé de travail ont été intégrées dans les documents d’acquisition militaire sur étagère et de nouvelle conception. Les modalités de paiement sont en cours de négociation pour en assurer la conformité aux travaux réels (grandes étapes) réalisés. SMA(Mat) Mars 2011

La recommandation 4.1 et le PAD qui s’y rattache comprenaient de nombreux éléments qui étaient propres à deux contrats de la phase de définition de 2011. Ces contrats ne sont plus en vigueur car les travaux en question sont terminés. Ce PAD est donc désuet. Néanmoins, le suivi a permis d’examiner les progrès réalisés avant cette désuétude :

  1.  Les modalités de paiement ont été mises à jour pour établir un lien entre les grandes étapes et les livrables clés, et une clause sur la vérification du temps a été ajoutée à l’un des deux contrats.
  2. L’entrepreneur a demandé de l’information additionnelle sur le calendrier, comme il était recommandé dans la première vérification. De plus, un degré de fiabilité du coût a été ajouté à l’un des deux contrats à l’appui de la solidité du devis de l’entrepreneur, conformément à ce qui était recommandé. Enfin, le BP a demandé à l’entrepreneur de fournir un devis pour un troisième navire, lequel a été inclus dans l’un des deux contrats.
  3.  La clarté recommandée par rapport au texte de l’énoncé de travail du contrat a été prise en considération, conformément à ce qui était recommandé.
Remplacement ou désuétude
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Remplacement ou désuétude
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-4 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 4

Recommandation 5

Tableau C-5. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 5. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant la planification des RH.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
5.2  Le BP NSI a rédigé un plan de gestion des ressources humaines qui reflète les recommandations du SMA(Svcs Ex) pour mieux prévoir la planification de la relève et les besoins en période de pointe au sein du projet. Ce plan est actuellement à l’étude et sera diffusé lorsqu’il sera prêt. SMA(Mat) Février 2012

Les plans de ressources humaines de l’année financière 2011-2012 et 2017 (version actuelle) comprennent une section sur la gestion de la relève. Elle décrit la façon dont le BP NSI déterminera les postes qui nécessitent une attention accrue, et les mesures à prendre pour atténuer les effets du roulement possible du personnel clé.

Le plan de ressources humaines de l’année financière 2011-2012 comprend la mise en commun des ressources du Directeur général – Gestion du programme d’équipement maritime et de l’entrepreneur du Soutien en ingénierie, logistique et gestion pour gérer les périodes de pointe de la phase de définition du projet. De plus, le protocole d’entente conclu en 2017 avec la Garde côtière canadienne établit la façon dont les deux organisations sont tenues de gérer leurs diverses responsabilités pour l’examen lié aux inspections du projet.

Mise en œuvre complète
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Mise en œuvre complète
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-5 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 5

Recommandation 7

Tableau C-6. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 7. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant les révisions du plan de gestion du risque.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
7.1  Les recommandations du SMA(Svcs Ex) sur la gestion du risque ont été incorporées dans l’ébauche du plan de gestion du risque du projet. La révision du plan de gestion du risque est en cours d’examen et sera diffusée à l’automne 2011. Les mises à jour comprennent des définitions améliorées des degrés d’incidence du risque et l’adoption de cinq degrés de risque, conformément à la politique du MDN sur la gestion intégrée du risque. SMA(Mat) Décembre 2011

Le plan de gestion du risque à jour tenait compte des quatre observations du rapport de vérification sur la gestion du risque. La mise à jour du plan de gestion du risque et des documents pertinents comprenait les points suivants :

  1. les critères de cinq seuils de risque (conformément à la politique du MDN sur la gestion intégrée des risques et aux lignes directrices connexes) ont été établis;
  2. l’échelle du risque a été harmonisée à l’incidence et à la probabilité des risques;
  3.  les rapports ont été améliorés pour chaque risque principal du projet;
  4. la pratique liée à la valeur monétaire attendue du référentiel des connaissances en gestion de projet a été adoptée pour la quantification des risques.
Mise en œuvre complète
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Mise en œuvre intégrale
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-6 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 7 (premier élément)

Recommandation 7

Tableau C-7. Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 7. Ce tableau montre l’évaluation du SMA(Svcs Ex) à l’égard des recommandations concernant la réévaluation des risques.
PAD BPR Date butoir Progrès réalisés à ce jour État du point de suivi
7.2  Le BP NSI réévaluera tous les risques du projet à la lumière des nouvelles définitions des incidences et procédera à un exercice de quantification du risque à l’aide des pratiques liées à la valeur monétaire prévue du référentiel de connaissances en gestion de projet afin d’évaluer la pertinence des degrés existants d’atténuation du risque et du fonds de prévoyance du projet. SMA(Mat) Mars 2012

Tous les risques liés au projet dans le registre des risques ont été évalués à l’aide de la méthode de la valeur monétaire prévue, conformément au référentiel des connaissances en gestion de projet, et une mesure quantitative leur a été attribuée. Bien qu’il n’existe aucune preuve précise de la comparaison des totaux et des fonds de prévoyance, le BP a bien calculé le total de la valeur monétaire prévue. Les fonds de prévoyance alloués au projet, en comparaison au total de la valeur monétaire prévue, devraient suffire à l’atténuation des risques.

Mise en œuvre complète
Évaluation par le SMA(Svcs Ex) des progrès réalisés par rapport aux PAD : Mise en œuvre intégrale
Remplacement ou désuétude Aucun progrès ou progrès négligeables Étape de planification Préparation en vue de la mise en œuvre Mise en œuvre avancée Mise en œuvre complète
Détails du tableau C-7 – Progrès réalisés dans la mise en œuvre du PAD pour la recommandation 7 (deuxième élément)
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