Audit ciblé des pratiques opérationnelles de N2 sélectionné

AP
Affaires publiques
BCEMD
Bureau du chef d’état-major de la défense
BPR
Bureau de première responsabilité
BVCEMD
Bureau du vice-chef d’état-major de la défense
CEM
Chef d’état-major
CEMD
Chef d’état-major de la défense
COMPERSMIL
Commandement du personnel militaire
CT
Conseil du Trésor
DEM
Directeur d’état-major
DGO
Directeur général  ̶  Opérations
DVACE
Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
EMIS
État-major interarmées stratégique
FAC
Forces armées canadiennes
IPO
Instructions permanentes d’opération
MAF
Manuel d’administration financière
MDN
Ministère de la Défense nationale
Ops RP
Opérations de relations publiques
RRA
Responsabilisation, responsabilité et autorité
SM
Sous-ministre
SMA(AP)
Sous-ministre adjoint (Affaires publiques)
SMA(Svcs Ex)
Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
VCEMD
Vice-chef d’état-major de la défense


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Énoncé de conformité

Les constatations et conclusions figurant dans le présent rapport sont étayées par des preuves d’audit suffisantes et appropriées regroupées conformément à des procédures qui respectent les exigences énoncées dans le document Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors. Par conséquent, l’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont fondées sur les conditions qui avaient cours au moment de l’audit et ne s’appliquent qu’à l’entité examinée.


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Contexte

Figure 1. Groups that support PR and Outreach Activities.
Figure 1. Groupes qui soutiennent les activités de RP et de sensibilisation. Présentation des rôles des différents intervenants.
Détails de la figure 1 - Groupes qui soutiennent les activités de RP et de sensibilisation.


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Objectif, critères, méthode et portée

Justification de l’engagement : En octobre 2018, les bureaux du chef d’état-major de la défense (CEMD) et du vice-chef d’état-major de la défense (VCEMD) ont tous deux demandé au Sous-ministre adjoint (Services d’examen) (SMA[Svcs Ex]) d’effectuer une mission visant à examiner les pratiques opérationnelles actuellement en place et à s’assurer que les pratiques répondent aux besoins de l’équipe des Ops RP, qu’elles sont conformes aux règlements du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada, et qu’elles répondent aux attentes externes.

Tableau 1. Objectif, critères, méthode et portée.

Objectif

Fournir l’assurance que les mécanismes de gouvernance et les pratiques opérationnelles actuellement en place au sein de l’équipe des Ops RP du CEMD sont adéquats, et déterminer les possibilités d’amélioration.

Critères

  1. Des structures de gouvernance, des instructions et des mécanismes sont en place afin d’assurer une surveillance efficace et de soutenir la planification et la mise en œuvre des événements des Ops RP.
  2. Les risques liés à l’atteinte des objectifs du Programme ont été déterminés, atténués, surveillés et signalés conformément aux politiques et aux lignes directrices du Ministère.
  3. Des contrôles sont en place pour soutenir le traitement précis, opportun, valide et cohérent des événements du Programme des Ops RP, conformément aux exigences obligatoires.

Méthode

  1. Déterminer les pratiques opérationnelles pertinentes, les mécanismes de gouvernance et de contrôle en place, évaluer la pertinence et la conformité aux règlements du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada.
  2. Pour les années financières 2017-2018 à 2018-2019, analyser un échantillon de documents d’autorisation d’événements. Deux visites d’Équipe Canada et six événements de reconnaissance des FAC ont été choisis au hasard pour l’analyse.
  3. Interviewer les principaux intervenants et consulter des experts en la matière.
  4. Obtenir et examiner les rapports d’enquête historiques à utiliser pour le contexte.
  5. Examiner les informations du Système d’information de la gestion des ressources de la Défense pour valider l’établissement des coûts des événements.

Portée

Toutes les pratiques opérationnelles, y compris les mécanismes de gouvernance, pour les événements des Ops RP, de 2017-2018 à 2018-2019.

Tableau 1. Objectif, critères, méthode et portée. Description de l’objectif, des critères, de la méthode et de la portée du présent audit.

Détails du tableau 1 - Objectif, critères, méthode et portée.

Sommaire du tableau 1 :

Le tableau fournit des détails importants concernant la justification, l’objectif, les critères, la méthode, la portée de l’audit. Il comprend cinq sections distinctes. La première section est située en haut du tableau. Elle est étroite en largeur, s’étend sur toute la longueur de gauche à droite. Elle contient des informations sous le titre « Justification de l’engagement ». La deuxième section est située à gauche du tableau. Elle se trouve sous la section « Justification de l’engagement ». Elle couvre environ vingt pour cent de la largeur du tableau. Elle contient des informations sous le titre « Objectif ». La troisième section, la quatrième section et la cinquième section sont empilées les unes sur les autres. Elles sont situées à droite de la section « Objectif », sous la section « Justification de l’engagement ». Elles s’étendent jusqu’au bord droit de la figure. De haut en bas, la troisième section contient des informations sous la rubrique « Critères ». La quatrième section contient des informations sous la rubrique « Méthode ». La cinquième section contient des informations sous la rubrique « Portée ».


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Intervenants du Programme des Ops RP

Tableau 2. Intervenants du Programme des Ops RP.

Intervenant

Rôle

 

Ops RP

  • Le Bureau de première responsabilité (BPR) des FAC pour tous les événements de reconnaissance des FAC et les autres événements de reconnaissance publique – Le chef du protocole détermine le niveau de participation et de soutien des FAC aux événements proposés, au nom du CEMDNote de bas de page 1 
  • Le CEMD délègue le pouvoir de planifier, de coordonner et de réaliser ces événements, souvent en collaboration avec l’EMIS.
  • Collaboration avec l’EMIS et les intervenants des événements pendant les visites d’Équipe Canada, au nom du CEMD.
  • Financement de coûts précis pour soutenir ces événements, tels que les frais de déplacement des participants à destination et en provenance d’Ottawa.

BCEMD

  • Responsable du Programme des Ops RP durant l’audit (de 2016 à mai 2019).

BVCEMD

  • Surveillance indépendante des fonctions administratives du BCEMD, y compris les Ops RP.

EMIS

  • Responsable actuel du Programme des Ops RP (de mai 2019 à maintenant).
  • Responsable précédent du Programme des Ops RP; activités gérées (de 2012 à 2016).
  • Soutien opérationnel fourni par les Ops RP pour les événements d’Équipe Canada.

SMA(AP)

  • Autorité fonctionnelle pour les affaires publiques du MDN et des FAC.
  • Responsable initial du Programme des Ops RP; activités gérées (de 2005 à 2012).

Armées

  • Responsable de certains événements de reconnaissance des FAC, galas et événements publics.

Tableau 2. Intervenants du Programme des Ops RP. Description des divers intervenants et de leurs rôles.

Détails du tableau 2 - Intervenants du Programme des Ops RP.

Sommaire du tableau 2 :

Le tableau contient deux colonnes et sept rangées d’informations. La colonne à l’extrême gauche représente environ vingt pour cent de la largeur totale du tableau et est intitulée « Intervenant ». Sous cette rubrique, six organisations sont énumérées, soit Ops RP, BCEMD, BVCEMD, EMIS, SMA(AP), Armées. La colonne à l’extrême droite représente environ quatre-vingts pour cent de la largeur totale du tableau et est intitulée « Rôle ». Sous « Rôle », il y a six sections. Chacune contient des informations clés liées au rôle d’un intervenant particulier. En suivant les colonnes de gauche à droite, un intervenant est identifié dans la colonne de gauche, et son rôle est décrit dans la colonne de droite.


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Sommaire des constatations

Le Programme des Ops RP a été évalué par rapport aux politiques, aux orientations et aux normes les plus récentes afin de s’assurer que les mécanismes de gouvernance et les pratiques opérationnelles actuellement en place au sein de l’équipe des Ops RP sont adéquats, et de déterminer les possibilités d’amélioration.

Tableau 3. Sommaire des constatations.

Programme des Ops RP - ◐

1. Gouvernance

  • Bien que des directives sur le plan des programmes et des orientations obligatoires soient en place, elles doivent être révisées et mises à jour pour s’assurer que les responsabilisations, les responsabilités et les autorités (RRA) sont claires, précises et conformes aux exigences du MDN et du gouvernement du Canada.
  • Au moment de l’audit, la haute direction du BCEMD et du BVCEMD connaissait le Programme des Ops RP.
  • Bien que l’instruction requise ne soit pas toujours suivie, elle se fait en cours d’emploi. Il n’existe pas de manuel de référence pour guider le personnel militaire ou civil des Ops RP. De plus, il n’existe pas de mécanisme de transfert des connaissances pour répondre aux besoins à long terme du Programme et assurer l’efficacité du Programme des Ops RP.

Programme des Ops RP - ○
Équipe Canada - ○
Recon. FAC - ○
Galas – s.o.

2. Gestion des risques

  • Les risques ne sont pas déterminés, atténués ou gérés afin de s’assurer que le Programme des Ops RP atteint ses objectifs.
  • L’information sur la gestion des risques n’est pas communiquée à la haute direction de manière à favoriser une prise de décision éclairée.

Programme des Ops RP - ◐
Équipe Canada - ○
Recon. FAC. - ◐
Galas - ●

3. Contrôles

  • Des processus informels, des outils administratifs et des mécanismes de soutien à la planification, à la coordination et à la documentation des événements existent pour certains secteurs d’activité.
  • Des mécanismes de contrôle formels sont nécessaires pour s’assurer que les événements sont menés conformément à toutes les exigences applicables du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada.

● Processus généralement en place et fonctionnant de manière efficace / ◐ Quelques lacunes ou domaines à améliorer / ○ Processus à élaborer ou à mettre en œuvre

Tableau 3. Sommaire des constatations. Processus actuellement en place et indication de l’état de leur fonctionnement (efficace ou inefficace).

Détails du tableau 3 - Sommaire des constatations.

Sommaire du tableau 3 :

Le tableau contient deux colonnes et cinq rangées d’informations. Il résume les constatations de l’audit. Pour la première rangée, deux colonnes sont fusionnées en une seule cellule qui s’étend sur toute la largeur du tableau. Cette cellule contient une description des domaines du Programme des opérations de relations publiques qui ont été évalués, ainsi que les objectifs de l’évaluation.

Les deuxième, troisième et quatrième rangées contiennent une évaluation de l’adéquation du rendement du Programme des opérations de relations publiques, sur la base des résultats de l’audit. Dans la deuxième rangée, la colonne de droite contient une description des éléments probants recueillis lors des essais des mécanismes de gouvernance du Programme des opérations de relations publiques. La colonne de gauche contient un cercle en demi-teinte qui représente l’évaluation dans le cadre du Programme des opérations de relations publiques. Dans la troisième rangée, la colonne de droite contient une description des éléments probants recueillis lors des essais de la gestion des risques relatifs au Programme des opérations de relations publiques. La colonne de gauche contient un cercle vide représentant l’évaluation du Programme des opérations de relations publiques, un cercle vide représentant l’évaluation des activités d’Équipe Canada, un cercle vide représentant l’évaluation des activités de reconnaissance des FAC, et la mention « s.o. » pour les galas. La mention « s.o. » signifie « sans objet » puisque l’audit n’a pas porté sur les activités de gestion des risques pour les galas. Dans la quatrième rangée, la colonne de droite contient une description des éléments probants recueillis lors des essais des mécanismes de gouvernance du Programme des opérations de relations publiques, et la colonne de gauche contient un cercle en demi-teinte qui représente l’évaluation dans le cadre du Programme des opérations de relations publiques, un cercle vide pour Équipe Canada, un cercle en demi-teinte pour les activités de reconnaissance des FAC, un cercle complètement ombragé pour les galas.

En bas du tableau, la cinquième rangée contient une légende des symboles utilisés pour représenter l’évaluation et les définitions pertinentes pour chacun d’entre eux : un cercle complètement ombragé indique que les processus sont généralement en place et fonctionnent de manière efficace; un cercle à moitié ombragé indique qu’il existe quelques lacunes ou domaines à améliorer; un cercle non ombragé indique que les processus n’ont pas été élaborés ou mis en œuvre.


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Gouvernance

Bien que des directives sur le plan du programme et des orientations obligatoires soient en place, elles doivent être revues et mises à jour pour s’assurer que les RRA sont claires, précises et conformes aux politiques et aux orientations du MDN et du gouvernement du Canada.

Attente

Des structures, de l’instruction et des mécanismes de gouvernance sont en place pour assurer une surveillance efficace et pour soutenir la planification et la mise en œuvre des événements des Ops RP.

Contexte

Pratique importante

Le personnel des Ops RP consulte l’expert du MDN en matière de conflits d’intérêts et lui demande une assurance formelle avant d’accepter des invitations à participer à des galas et à d’autres événements publics.

Constatations

Les RRA doivent être mises à jour et clarifiées.

Les événements des Ops RP ne sont pas clairement définis comme un événement ou comme une activité opérationnelle dans les directives ministérielles.

Risques

En l’absence de rôles et de responsabilités bien définis, d’une définition claire des activités considérées comme des événements et de irectives à jour, il existe un risque que les événements des Ops RP ne soient pas menés conformément aux directives applicables du ouvernement du Canada et du Ministère, y compris l’exercice approprié des pouvoirs délégués.

Recommandations

1. Afin d’appuyer la mise en œuvre efficace des événements des Ops RP, le SMA(Svcs Ex) recommande que les directives de programme pertinentes soient examinées et mises à jour conformément aux exigences du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada de manière à s’assurer que les RRA sont claires et exactes.
BPR : Directeur de l’état-major (DEM) de l’EMIS

2. Afin de soutenir la mise en œuvre efficace des événements des Ops RP, le SMA(Svcs Ex) recommande que les directives et les orientations financières pertinentes soient mises à jour de manière à définir et à distinguer clairement les activités opérationnelles et les événements pour les secteurs d’activité des Ops RP.
BPR : SMA(Fin)/DPF


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Gouvernance – Instruction

Bien que l’instruction requise ne soit pas toujours suivie, elle se fait en cours d’emploi. Il n’existe pas d’instructions permanentes d’opérations (IPO) pour guider le personnel des Ops RP et pour soutenir le transfert de connaissances.

Attente

Contexte

Constatations

Une grande partie du savoir ministériel réside actuellement chez un seul employé civil à temps plein.

De l’instruction est requise pour soutenir le personnel.

Risques

Recommandation

3. Afin de s’assurer que le personnel des Ops RP possède les connaissances et les compétences nécessaires pour accomplir efficacement son travail, le SMA(Svcs Ex) recommande de déterminer l’instruction pertinente et de fournir des directives.
BPR : DEM EMIS


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Gestion des risques

Les risques ne sont pas déterminés et documentés afin de soutenir une gestion efficace des risques et l’atteinte des objectifs du Programme. L’information sur la gestion des risques n’est pas communiquée à la haute direction de manière à favoriser une prise de décision éclairée.

Attente

Les risques concernant l’atteinte des objectifs du Programme ont été déterminés, atténués, surveillés et signalés conformément aux politiques et aux lignes directrices du Ministère.

Contexte

Constatations

Aucune preuve de gestion des risques n’a été constatée relativement au Programme, aux secteurs d’activité ou aux événements individuels.

Les activités de surveillance et de compte rendu observées sont informelles et se déroulent de façon ponctuelle.

Risques

Recommandation

4. Pour soutenir la prise de décisions et s’assurer que la haute direction est informée des risques qui peuvent empêcher le Programme d’atteindre ses objectifs, le SMA(Svcs Ex) recommande d’intégrer les pratiques de gestion des risques dans les politiques et les procédures, notamment ce qui suit :

BPR : DEM de l’EMIS


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Contrôles

Des processus informels, des outils administratifs et des mécanismes de soutien à la planification, à la coordination et à la documentation des événements existent pour certains secteurs d’activité. Les IPO sont nécessaires pour s’assurer que les événements sont efficaces, efficients et menés conformément à toutes les exigences applicables du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada.

Attente

Des contrôles sont en place pour soutenir le traitement précis, opportun, valide et cohérent des événements du Programme des Ops RP, conformément aux exigences obligatoires.

Contexte

Notez que les constatations de la présente section se rapportent uniquement aux rôles du Programme des Ops RP, tels qu’ils sont associés auxdits événements.

Notez que les constatations de la présente section se rapportent uniquement aux rôles du Programme des Ops RP, tels qu’ils sont associés auxdits événements.

Constatations

Les commis aux finances du BCEMD utilisent une variété de procédures et d’outils financiers et budgétaires généraux.

Le personnel des Ops RP recrée continuellement les procédures opérationnelles pour chaque événement subséquent.

Les pratiques de conservation des documents des Ops RP sont incohérentes et insuffisantes.

Les domaines qui font notamment défaut sont les suivants :

Risques

Recommandation

5. Pour assurer l’exercice adéquat des pouvoirs et des responsabilités liés aux événements du Programme, conformément aux exigences obligatoires, le SMA(Svcs Ex) recommande de réviser et de mettre en œuvre des IPO qui favoriseront la responsabilisation. Plus précisément :

BPR : CEM EMIS


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Conclusion

Le Programme des Ops RP remplit un certain nombre de fonctions de relations publiques, pour le compte du CEMD, afin d’améliorer le moral des membres des FAC. Compte tenu de l’importance de ces événements et de l’examen public accru qu’ils suscitent, les mécanismes de gouvernance et les pratiques opérationnelles qui soutiennent ce Programme doivent être renforcés pour garantir que les objectifs du Programme sont atteints et que les événements sont menés conformément à toutes les exigences applicables du Ministère et du gouvernement du Canada.

Bien que certaines structures et certains mécanismes de gouvernance soient en place, les RRA doivent être clarifiées, et les directives et les orientations sur le plan du Programme doivent être mises à jour. Même si l’instruction requise n’est pas toujours suivie, elle se fait en cours d’emploi. L’élaboration de documents de référence permettra au personnel des Ops RP d’acquérir les compétences, les connaissances et la compréhension nécessaires à l’exercice de ses fonctions, et assurera le transfert des connaissances pour soutenir les exigences à long terme du Programme des Ops RP et garantir son efficacité.

Au sein du Programme des Ops RP, les risques ne sont pas déterminés et documentés, ni officiellement communiqués à la haute direction. Il est nécessaire d’inclure les risques et les stratégies d’atténuation dans les documents d’information et d’approbation pour tous les événements afin de soutenir le Programme et sa mise en œuvre opérationnelle. La surveillance et la communication des risques, y compris au SM et au CEMD, devraient être mises en œuvre dans le cadre du processus d’approbation des événements afin d’améliorer la surveillance du Programme des Ops RP.

Les tests de contrôle ont permis de constater que des processus, des outils administratifs et des mécanismes informels visant à soutenir l’établissement du budget, la planification et la coordination, ainsi que la documentation des événements existent pour certains secteurs d’activité. Les IPO sont nécessaires afin de s’assurer que les événements sont menés conformément à toutes les exigences applicables du Ministère et du gouvernement du Canada.


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Annexe A – Plan d’action de la direction

Le SMA(Svcs Ex) utilise les critères d’importance suivants pour ses recommandations :

1. Gouvernance (élevée)

Recommandation

Afin d’appuyer la mise en œuvre efficace des événements des Ops RP, le SMA(Svcs Ex) recommande que les directives de programme pertinentes soient examinées et mises à jour conformément aux exigences du MDN, des FAC et du gouvernement du Canada de manière à s’assurer que les RRA sont claires et exactes.

Actions de la direction

  1. L’EMIS travaillera avec le secrétaire général du MDN afin d’obtenir des conseils sur l’établissement de RRA appropriées pour le Programme des Ops RP et les secteurs d’activité.
  2. L’EMIS travaillera avec le secrétaire général du MDN afin d’analyser à quel comité de gouvernance l’EMIS pourrait faire rapport sur les questions relatives aux Ops RP.
  3. L’EMIS veillera à ce que la Directive du CEMD – Sensibilisation du public au sujet des FAC (2018) et la Directive du CEMD pour le soutien aux événements d’appréciation des Forces armées canadiennes et à d’autres événements de reconnaissance publique honorant les membres des Forces armées canadiennes (2016) soient modifiées pour refléter les responsabilités des Ops RP et leur transfert du BCEMD vers l’EMIS.
  4. Les Ops RP de l’EMIS mettront à jour les procédures financières pour qu’elles soient conformes aux directives et pratiques financières de l’EMIS.

BPR : DEM EMIS/DGO
Date cible : 1er avril 2020 (Il n’y a pas de date cible pour le point 3; assujetti aux échéanciers des autres intervenants.)

2. Gouvernance (élevée)

Recommandation

Afin de soutenir la mise en œuvre efficace des événements des Ops RP, le SMA(Svcs Ex) recommande que les directives et les orientations financières pertinentes soient mises à jour de manière à définir et à distinguer clairement les activités opérationnelles et les événements pour les secteurs d’activité des Ops RP.

BPR : SMA(FIN)/DPF

Action prévue

Le SMA(Fin) et le DPF acceptent la recommandation du SMA(Svcs Ex).

Le SMA(Fin) et le DPF sont en train de mettre à jour le Manuel d’administration financière (MAF) – Dépenses d’événements et de conférences, conformément à la Directive sur les DVACE du CT récemment publiée et dans le cadre du renouvellement de la Politique de gestion financière du Ministère.

Jalon (2020–2021)

Dans le cadre de la mise à jour du MAF, le SMA(Fin) et le DPF s’engageront auprès de divers intervenants clés du MDN et des FAC afin de définir et de distinguer clairement les activités opérationnelles et les événements des secteurs d’activité des Ops RP, conformément à la Directive et au Guide sur les DVACE du CT. Tous les changements seront documentés et communiqués d’ici le 31 octobre 2020.

Date cible : 31 octobre 2020

3. Gouvernance (élevée)

Recommandation

Afin de s’assurer que le personnel des Ops RP possède les connaissances et les compétences nécessaires pour accomplir efficacement son travail, le SMA(Svcs Ex) recommande de déterminer l’instruction pertinente et de fournir des directives.

Actions de la direction

Puisqu’il n’existe pas d’instruction militaire précise au sein du MDN et des FAC concernant les compétences requises pour les relations publiques ou l’organisation d’événements :

  1. Les Ops RP créeront des mandats pour chaque poste individuel des Ops RP de manière à faciliter les transferts de personnel et l’interopérabilité.
  2. Les Ops RP créeront un ensemble d’« instructions en cours d’emploi » pour chaque poste en fonction de ses responsabilités principales. Étant donné la petite taille de l’équipe, le programme d’instruction tiendra également compte de l’interopérabilité.

BPR : DEM EMIS/DGO
Date cible : 1er juin 2020

4. Gestion des risques (très élevée)

Recommandation

Pour soutenir la prise de décisions et s’assurer que la haute direction est informée des risques qui peuvent empêcher le Programme d’atteindre ses objectifs, le SMA(Svcs Ex) recommande d’intégrer les pratiques de gestion des risques dans les politiques et les procédures, notamment ce qui suit :

Actions de la direction

  1. Les Ops RP développeront des directives sur les risques liés au Programme et aux projets et incluront les risques et les stratégies d’atténuation dans le processus de planification des événements des Ops RP.
  2. L’EMIS surveillera les risques de façon régulière et communiquera ces risques à la haute direction dans le cadre du processus d’approbation ou lorsque cela sera jugé nécessaire.

BPR : DEM EMIS/DGO
Date cible : 1er décembre 2020

5. Contrôles (élevée)

Recommandation

Pour assurer l’exercice adéquat des pouvoirs et des responsabilités liés aux événements du Programme, conformément aux exigences obligatoires, le SMA(Svcs Ex) recommande de réviser et de mettre en œuvre des IPO qui favoriseront la responsabilisation. Plus précisément :

Actions de la direction

  1. Les Ops RP développeront un processus de planification des événements qui sera basé sur les leçons retenues et qui garantira le respect des procédures en termes d’établissement de budget, de gestion des risques, de coordination et de planification d’urgence. Des listes de contrôle seront établies afin de s’assurer que la documentation appropriée est rassemblée pour chaque événement.
  2. Des listes de contrôle seront également établies pour la phase d’exécution en se référant au plan de l’événement et aux plans d’urgence.
  3. Un programme de leçons retenues des Ops RP sera établi afin de recueillir les leçons retenues pour chaque événement et d’établir les tendances en vue de développer des stratégies d’atténuation et d’adapter le processus de planification en conséquence.

BPR : DEM EMIS/DGO
Date cible : 1er décembre 2020


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Annexe B – Matrice de délégation des pouvoirs du MDN

Tableau B-1. Niveaux d’approbation des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du MDN et des FAC.

AUTORITÉ APPROBATRICE

Ministre

Sous-ministre

Chef d’état-major de la Défense, SM délégué, ombudsman, conseiller de niveau 1

Conseiller de niveau 2 (mil) détenant le pouvoir de commandant de commandement

Autre conseiller (mil et civ) de niveau 2

Directeur, commandant de base et équivalent

Autre gestionnaire de centre de responsabilité

APPROBATION DE L’ÉVÉNEMENT

Plus de 50 000 $

50 000 $

25 000 $

25 000 $

25 000 $

25 000 $

10 000 $

APPROBATION DES FRAIS D’ACCUEIL

Plus de 50 000 $

50 000 $

3 000 $

3 000 $

2 000 $

1 000 $

1 000 $

FRAIS D’ACCUEIL/ ÉVÉNEMENT avec ALCOOL

Requis si le SM participe

Requis

X

X

X

X

X

Tableau B-1. Niveaux d’approbation des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du MDN et des FACNote de bas de page 2 .

Détails du tableau B-1 - Niveaux d’approbation des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du MDN et des FAC.

Sommaire du tableau B-1 :

Le tableau est une reproduction d’une partie de la matrice de la délégation de pouvoirs de signature en matière financière du MDN et des FAC (26 avril 2018) relativement à l’approbation des dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements. Ce tableau permet au lecteur de déterminer l’autorité d’approbation spécifique requise pour autoriser certains événements et activités d’accueil, ainsi que les sommes autorisées.

Le tableau contient huit colonnes et quatre rangées. La rangée supérieure contient des titres qui représentent les postes ministériels dont les niveaux d’autorité diminuent progressivement de gauche à droite : « Autorité d’approbation », « Ministre », « Sous-ministre », « Chef d’état-major de la défense, SM délégué, ombudsman, conseiller de niveau 1 », « Conseiller de niveau 2 (mil) détenant le pouvoir de commandant de commandement », « Autre conseiller (mil et civ) de niveau 2 », « Directeur, commandant de base et équivalent », « Autre gestionnaire de centre de responsabilité ». En lisant le tableau, chaque rangée suivante représente un type d’activité précis. La cellule à l’extrême gauche de la deuxième rangée est intitulée « Approbation de l’événement », la cellule à l’extrême gauche de la troisième rangée est intitulée « Approbation des frais d’accueil », la cellule à l’extrême gauche de la quatrième rangée est intitulée « Frais d’accueil/Événement avec alcool ». Les autres cellules du tableau contiennent des valeurs en dollars qui correspondent au montant alloué pour chaque poste.


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Annexe C – Définitions

Définitions

Points à considérer concernant l’approbation des événements


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Annexe D – Rôle des Ops RP pendant les événements

Tableau D-1. Rôles des Ops RP pendant les événements.

 

Reconnaissance des FAC

Équipe Canada

Galas et autres événements publics

Équipe des Ops RP

Coordonner le déroulement de l’événement et la participation des FAC entre les organisateurs de l’événement et les armées responsables.

Responsable de l’autorisation de l’événement et des détails administratifs, y compris de la planification et de la coordination des frais d’accueil et des voyages des bénévoles.

Fournir des conseils sur le protocole aux participants des FAC.

EMIS

 

Responsable des activités opérationnelles sur le théâtre des opérations.

 

SMA(AP)

Responsable initial du Programme; n’est plus consulté en ce qui concerne les événements. On fait encore référence aux lignes directrices du SMA(AP).

Responsable initial du Programme; n’est plus consulté en ce qui concerne les événements. On fait encore référence aux lignes directrices du SMA(AP).

Responsable initial du Programme; n’est plus consulté en ce qui concerne les événements. On fait encore référence aux lignes directrices du SMA(AP).

Armées

Responsable des tâches, y compris de la distribution des billets aux membres des FAC.

   

Tableau D-1. Rôles des Ops RP pendant les événements. Description des rôles de chaque intervenant au cours des divers événements de RP.

Détails du tableau D-1 - Rôles des Ops RP pendant les événements.

Sommaire du tableau D-1 :

Ce tableau contient quatre colonnes et cinq rangées. En utilisant ce tableau, on peut déterminer les rôles précis joués par les principaux acteurs des opérations de relations publiques pour chacun des trois secteurs d’activité. Les rangées correspondent aux principaux acteurs des opérations de relations publiques. Les cellules à l’extrême gauche des rangées identifient les intervenants des activités des Ops RP et comprennent, de haut en bas, l’équipe des Ops RP, l’EMIS, le SMA(AP), les armées. La rangée supérieure des cellules contient trois secteurs d’activité du Programme des opérations de relations publiques et comprend, de gauche à droite, les activités de reconnaissance des FAC, Équipe Canada, les galas et autres événements publics.

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