Suivi de la vérification des Services de santé des Forces canadiennes

AF
Année financière
BPR
Bureau de première responsabilité
CPM
Commandement du personnel militaire
FAC
Forces armées canadiennes
MDN
Ministère de la Défense nationale
PAD
Plan d’action de la direction
PSE
Protection, Sécurité, Engagement – La politique de défense du Canada
SFTDSS
Service fédéral de traitement des demandes de soins de santé
SMA(Fin)/DPF
Sous-ministre adjoint (Finances)/dirigeant principal des finances
SMA(Svcs Ex)
Sous-ministre adjoint (Services d’examen)
Svc S FC
Services de santé des Forces canadiennes
UNE
Unité nationale des enquêtes
Tableau B-1. Carte de pointage du plan d’action de la direction. Ce tableau montre l’évaluation des progrès des éléments du PAD par le SMA(Svcs Ex).
Recommandations Sommaire du PAD de 2014 BPR Évaluation des progrès des éléments du PAD par le SMA(Svcs Ex)
1. Gestion du contrat – Processus d’approbation des demandes de soins de santé 1.1 – La méthode d’échantillonnage actuelle sera revalidée. CPM/Svc S FC À l’étape de la planification
1.2 – Les Svc S FC mettront en œuvre une procédure de surveillance pour veiller à ce que Croix Bleue Medavie assure le suivi de toute demande non certifiable. On demandera à Croix Bleue Medavie de fournir suffisamment d’information pour permettre aux Svc S FC d’assurer que chaque demande non certifiable a été examinée. CPM/Svc S FC À l’étape de la planification
1.3 – Des directives révisées renforceront la méthodologie d’échantillonnage et amélioreront le cadre de contrôle financier pour le rapprochement et l’autorisation préalable des demandes. La reprise des visites d’aide d’état-major dans les cliniques aidera à faire respecter les directives. CPM/Svc S FC À l’étape de la planification
2. Gestion du contrat – Frais de service Les Svc S FC vont mettre en œuvre un plan pour plafonner le taux des honoraires des médecins afin de les harmoniser avec les guides des honoraires provinciaux dans l’ensemble des provinces et des territoires du Canada. CPM/Svc S FC À l’étape de la planification
3. Gestion du contrat – Contrat de soutien des services de santé Des directives écrites ont été envoyées décrivant les responsabilités des gestionnaires des cliniques en ce qui concerne l’examen des feuilles de temps. Un système d’examen a été établi avec l’entrepreneur pour les factures mensuelles. CPM/Svc S FC Mise en œuvre terminée
4. Gestion du risque Des stratégies d’atténuation des risques seront élaborées pour maintenir les soins en cas de perte du soutien de l’entrepreneur et feront partie d’un plan de continuité des activités. CPM/Svc S FC Mise en œuvre terminée
5. Mesure et gestion du rendement Les indicateurs de rendement sont établis et continueront d’être examinés et révisés au moyen d’un processus de modélisation logique. Les intervenants seront consultés afin de clarifier les exigences en matière de données et les méthodologies de calcul qui seront distribuées à tout le personnel concerné avec un calendrier détaillé. La chaîne de commandement interviendra sur les plans opérationnel et tactique afin d’améliorer la qualité des données. CPM/Svc S FC Mise en œuvre terminée
Détails du tableau B-1 - Carte de pointage du plan d’action de la direction

Recommandation 1

Tableau C-1. Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 1. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de la recommandation concernant les processus d’approbation des demandes de soins de santé.
PAD de 2014 BPR Date cible Progrès à ce jour Évaluation
1.1 –Les Svc S FC en sont à revalider la méthode actuelle d’échantillonnage. Avec l’aide du contrôleur des Svc S FC, un dossier est en cours de préparation pour le personnel relevant du SMA(Fin)/DPF dans le but de trouver une concordance formelle avec la méthode d’échantillonnage nouvellement validée. Toute nouvelle directive tirée de ce processus devra être mise en œuvre dans l’ensemble des cliniques du Canada. CPM/ Svc S FC Septembre 2014

Les directives sur le processus d’approbation des demandes de remboursement des FAC ont été révisées. Toutefois, la méthode d’échantillonnage n’a pas été mise à jour.

À la suggestion du SMA(Svcs Ex), les Svc S FC ont demandé l’avis du SMA(Fin)/DPF afin de déterminer une méthode d’échantillonnage appropriée pour une approbation des demandes de remboursement répondant aux exigences ministérielles.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD demeure ouvert pour en suivre les progrès.

Le CPM doit revoir les mesures de la direction ou la date cible d’achèvement de cet élément du PAD.

À l’étape de la planification

1.2 – L’Unité nationale des enquêtes (UNE) de la Croix Bleue Medavie est chargée, conformément au contrat, d’effectuer un suivi systématique de toutes les demandes à risque élevé identifiées par les cliniques. Ces demandes sont examinées avec soin par l’Unité à l’aide de divers moyens, dont les lettres de vérification, et les recouvrements sont effectués par les fournisseurs de soins de santé qui présentent des demandes illégitimes. En fonction des dernières données transmises par l’UNE pour les 1er, 2e et 3e trimestres de l’AF actuel, plus de 1 500 lettres de vérification ont été envoyées aux membres des FAC, et près de 1 350 $ ont été recouvrés des fournisseurs de soins de santé.

De plus, on demandera aux unités d’acheminer toutes les demandes non certifiables réalisées à l’aide de vérifications trimestrielles à la Croix Bleue Medavie aux fins de suivi et de recouvrement, le cas échéant. Les Svc S FC mettront également en œuvre une procédure de surveillance pour garantir que la Croix Bleue Medavie réalise un suivi des demandes non certifiables et la Croix Bleue Medavie devra fournir des renseignements suffisants pour permettre aux Svc S FC de s’assurer que chaque demande non certifiable a été examinée. Cette démarche assurera à la fois une vérification et une réponse locales, ainsi qu’une vérification et une réponse au traitement des demandes des tiers. Cette approche à deux volets augmentera la découverte de données et permettra d’assurer que les mesures adéquates sont prises.

CPM/ Svc S FC Avril 2014

Les directives sur le processus d’approbation des demandes de remboursement des FAC ont été révisées afin de fournir des directives additionnelles aux services sur le renvoi des demandes de remboursement que l’on ne peut certifier à Croix Bleue Medavie. Ces changements ne portent pas sur la deuxième partie du PAD, qui consistait à mettre en œuvre une procédure de surveillance pour veiller à ce que Croix Bleue Medavie assure le suivi de toutes les réclamations que l’on ne peut certifier.

À la suggestion du SMA(Svcs Ex), les Svc S FC ont demandé l’avis du SMA(Fin)/DPF afin de mettre à jour leurs procédures de surveillance pour Croix Bleue Medavie.

Le risque demeure que toutes les réclamations que l’on ne peut certifier ne soient pas examinées et résolues comme il se doit.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD demeure ouvert pour en suivre les progrès.

Le CPM doit revoir les mesures de la direction ou la date cible d’achèvement de cet élément du PAD.

À l’étape de la planification
1.3 – Le nouveau contrat du SFTDSS, dont la mise en œuvre est prévue en août 2015, comprend une version révisée des directives, ce qui renforcera la méthode d’échantillonnage et améliorera le cadre de contrôle financier pour le rapprochement et l’autorisation préalable des demandes. Entre-temps, l’approbation de reprendre des visites d’aide d’état-major aux cliniques dans le cadre du SFTDSS permettra de mieux faire respecter les directives. CPM/ Svc S FC Août 2015

Les directives sur le processus d’approbation des demandes de remboursement des FAC ont été révisées. Toutefois, ces changements étaient mineurs et la méthodologie d’échantillonnage n’a pas été mise à jour.

Des progrès limités ont été réalisés pour renforcer les processus de rapprochement des demandes de remboursement et d’autorisation préalable. Cela comprend la vérification trimestrielle après paiement, une activité de contrôle clé. À la suggestion du SMA(Svcs Ex), les Svc S FC ont demandé l’avis du SMA(Fin)/DPF afin de veiller à ce que les contrôles liés au processus de paiement respectent les normes ministérielles. Cela comprend le renforcement de la méthodologie d’échantillonnage et l’amélioration du cadre de contrôle financier pour le rapprochement et la préautorisation des demandes de remboursement.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD demeure ouvert pour en suivre les progrès.

Le CPM doit revoir les mesures de la direction ou la date cible d’achèvement de cet élément du PAD.

À l’étape de la planification
Date cible revue : PAD1.1 – mars 2019
PAD1.2 – juillet 2020
PAD1.3 – juillet 2020
Évaluation des progrès du PAD par le SMA(Svcs Ex) : À l’étape de la planification
Détails du tableau C-1 - Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 1

Recommandation 2

Tableau C-2. Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 2. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de la recommandation concernant les frais de service.
PAD de 2014 BPR Date cible Progrès à ce jour Évaluation

Les Svc S FC ont élaboré un plan pour plafonner le taux des honoraires des médecins afin de les harmoniser avec les guides des honoraires provinciaux dans l’ensemble des provinces et des territoires du Canada. Dans le cadre de ce plan, la Croix Bleue Medavie appliquera des maximums en dollars pour chaque type de services facturable par les médecins, et toute surfacturation sera réduite au maximum permis. Selon une analyse historique des honoraires facturés par les médecins dans le cadre du SFTDSS, on prévoit réaliser des économies pouvant dépasser 5,5 millions de dollars annuellement par rapport aux coûts actuels.

Les Svc S FC travaillent à l’heure actuelle à l’exécution d’une stratégie de communication pour annoncer ces changements à la communauté des fournisseurs, dont les associations médicales, dans le but d’atténuer les risques associés à la mise en œuvre du plafonnement des honoraires. Les économies réalisées grâce à cette initiative seront déterminées à l’aide de processus d’établissement de rapports financiers trimestriels et seront étroitement surveillées par les Svc S FC.

CPM/ Svc S FC Juin 2014

Les Svc S FC n’ont pas plafonné le taux des honoraires des médecins afin de les harmoniser avec les guides des honoraires provinciaux dans l’ensemble des provinces et des territoires du Canada. Au lieu de cela, on a poursuivi une stratégie actualisée de « Contrôle des coûts pour le contrat relatif au SFTDSS ». Cette stratégie a été approuvée par le médecin général en 2018 et comprend les éléments suivants :

  • effectuer une analyse sur ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  • effectuer une analyse de ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  • effectuer une analyse sur la façon de mettre en œuvre un « système de plafonnement » là où il n’y a pas de taux de frais provinciaux;
  • déterminer s’il est possible d’adopter simplement tous les codes et les taux d’intervention médicale d’Anciens Combattants Canada comprenant ou non une prime;
  • explorer l’utilisation de l’analyse des données pour déterminer les gains d’efficacité potentiels, les économies de coûts et autres informations opportunes et pertinentes à la Direction de la qualité et du rendement pour l’analyse de la gouvernance clinique.

Dans le cadre de la mise en œuvre de cette stratégie, les Svc S FC ont communiqué avec le SMA(Svcs Ex) en 2017 pour obtenir des conseils sur la façon de mieux utiliser l’information contenue dans le contrat relatif au SFTDSS. Le SMA(Svcs Ex) a mené une mission consultative sur ce sujet dans le cadre du présent suivi d'audit, qui fera l’objet d’un rapport distinct.

Les Svc S FC prévoient l’achèvement de la mise en œuvre de leur nouvelle stratégie d’ici mars 2019, qui tiendra compte des recommandations du rapport consultatif du SMA(Svcs Ex) sur la gestion de l’information dans le contrat relatif au SFTDSS.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD demeure ouvert pour en suivre les progrès.

Le CPM doit revoir les mesures de la direction ou la date cible d’achèvement de cet élément du PAD.

À l’étape de la planification
Date cible revue : avril 2020
Évaluation des progrès du PAD par le SMA(Svcs Ex) : À l’étape de la planification
Détails du tableau C-2 - Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 2

Recommandation 3

Tableau C-3. Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 3. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de la recommandation concernant le Contrat de soutien des services de santé.
PAD de 2014 BPR Date cible Progrès à ce jour Évaluation

Les Svc S FC collaborent avec leurs unités dans l’ensemble des FAC pour s’assurer que la vérification des feuilles de temps est effectuée de manière adéquate et au bon niveau. Des directives écrites décrivant les responsabilités des gestionnaires des cliniques et de leur personnel délégué en ce qui concerne l’examen des feuilles de temps ont été envoyées aux unités en septembre 2013. D’autres directives ont également été transmises à l’atelier du contrôleur des Svc S FC en février 2014.

Les Svc S FC et le Directeur général – Services d’acquisition ont également élaboré un système d’examen avec l’entrepreneur dans le cadre duquel celui-ci envoie une copie des feuilles de temps sélectionnées dans lesquelles l’autorité contractuelle désignée a repéré des divergences au cours de l’examen détaillé des factures mensuelles. Des mesures correctives adéquates, dont le recouvrement financier, sont prises par l’entrepreneur chaque mois comme il est exigé à la suite de cet examen détaillé.

CPM/ Svc S FC Terminée en février 2014

Cette mesure a été prise en février 2014 au cours de l'audit initial et avait été évaluée comme étant terminée au moment où le rapport a été présenté au Comité ministériel d'audit en mars 2014.

Il n’y a pas d’autres progrès à signaler au sujet de cet élément du PAD puisqu’il a été fermé.

Mise en œuvre terminée
Évaluation des progrès du PAD par le SMA(Svcs Ex) : Mise en œuvre terminée
Détails du tableau C-3 - Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 3

Recommandation 4

Tableau C-4. Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 4. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de la recommandation concernant la gestion du risque.
PAD de 2014 BPR Date cible Progrès à ce jour Évaluation

Étant donné que ce point est considéré comme un risque stratégique dans le plan stratégique et opérationnel des N2, des stratégies générales d’atténuation des risques ont été déterminées. Ces stratégies seront élaborées et formulées par le 1er et le 4e Groupe des services de santé pour inclure les plans d’action disponibles dans l’emploi des fournisseurs de soins de santé existants des FAC et de la fonction publique dans le but de maintenir les soins tout en déterminant les risques opérationnels associés. Ces efforts feront partie d’un plan de continuité des opérations approuvé et examiné annuellement. De plus, les Svc S FC poursuivront leur étroite collaboration avec d’autres organisations du CPM responsables des politiques de recrutement et de gestion du personnel, dans le but de combler les manques en fournisseurs militaires de soins de santé et de la dotation des postes vacants de la fonction publique, en ayant comme objectif de réduire la dépendance aux services contractuels et aux fournisseurs.

CPM/ Svc S FC Juin 2015

Dans le cadre du plan d’activités stratégique de N2 des Svc S FC pour l’AF 2018-2019, les Svc S FC ont examiné et étudié les risques, les stratégies d’atténuation et les plans d’action disponibles dans l’emploi de fournisseurs militaires de soins de santé, de fournisseurs de soins de santé de la fonction publique et la dépendance à l’égard du système de soins de santé civil afin de maintenir le degré de soins requis. Bien que différent de ce qui était prévu dans le PAD initial, l’examen global du personnel dans la prestation des soins de santé tient suffisamment compte de l’intention de la recommandation.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD soit fermé.

Mise en œuvre terminée
Évaluation des progrès du PAD par le SMA(Svcs Ex) : Mise en œuvre terminée
Détails du tableau C-4 - Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 4

Recommandation 5

Tableau C-5. Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 5. Ce tableau montre l’évaluation par le SMA(Svcs Ex) de la recommandation concernant la mesure du rendement.
PAD de 2014 BPR Date cible Progrès à ce jour Évaluation

Le cadre de mesure du rendement des Svc S FC est un système en évolution qui est examiné et révisé de façon constante pour s’assurer qu’il demeure dynamique et adaptable aux besoins en soutien de soins de santé des FAC et de ses soldats. La cellule de mesure du rendement poursuivra l’examen et la révision des indicateurs de rendement à l’aide d’un processus de modélisation logique. Une attention particulière sera portée à la révision et à la création d’indicateurs adéquats du rendement liés à la gestion et au rendement du contrat du SFTDSS et du contrat de soutien des Services de santé.

Les intervenants dans la gestion du rendement des Svc S FC seront consultés de façon systématique et délibérée dans le but de clarifier les exigences en matière de données et les méthodes de calcul de tous les indicateurs stratégiques du rendement. Une fois confirmées et recueillies, les exigences en matière de collecte des données et les méthodes des indicateurs seront distribuées à tout le personnel qui participe à la collecte des données et à l’établissement de rapports. Un calendrier détaillant l’horaire des exigences en matière de données des indicateurs sera également élaboré et distribué. La chaîne de commandement sera engagée aux niveaux opérationnels et tactiques pour améliorer la qualité des données. De plus, la cellule de mesure du rendement des Svc S FC fera participer les gestionnaires des cliniques à leur forum national annuel dans le but de fournir une orientation formelle et structurée sur la mesure du rendement au niveau tactique.

CPM/ Svc S FC Mars 2016

Les Svc S FC ont défini 57 mesures du rendement dans la gestion des services de santé. Ils font partie d’un modèle logique composé de mesures cliniques, techniques et de gestion et font l’objet d’un rapport annuel.

De plus, le programme et les services des Svc S FC ont été accrédités par une tierce partie indépendante à l’aide d’indicateurs de rendement conformes aux normes de l’industrie. Le processus d’agrément confirme que les Svc S FC ont respecté les normes nationales en matière de soins de santé au Canada et ont démontré un engagement envers l’amélioration de la qualité. L’accréditation est effectuée une fois tous les quatre ans et est actuellement valide jusqu’en 2021, à condition que les exigences du programme continuent d’être respectées.

Enfin, les Svc S FC ont également élaboré un modèle logique pour le contrat du SFTDSS (octobre 2017) et un modèle logique pour le contrat des fournisseurs de soins de santé (janvier 2018) qui succède au contrat de soutien des services de santé. Selon les paramètres de rendement particuliers de ces modèles logiques, l’intention est de les mesurer mensuellement, trimestriellement et semestriellement.

Le SMA(Svcs Ex) recommande que cet élément du PAD soit fermé.

Mise en œuvre terminée
Évaluation des progrès du PAD par le SMA(Svcs Ex) : Mise en œuvre terminée
Détails du tableau C-5 - Progrès dans la mise en œuvre des éléments du PAD pour la recommandation no 5
Recommandation du SMA(Svcs Ex) (Importance élevée)
Recommandation du SMA(Svcs Ex) (Importance modérée)
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