Formation du comité de sécurité du programme de la PHVLT du MDN et des FAC

Contexte

Le ministère de la Défense nationale (MDN) dispose d’un solide programme de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT).

En tant que membre d’un comité en matière de sécurité au travail ou représentant(e) en matière de santé et de sécurité vous jouez un rôle clé dans la prévention du harcèlement et de la violence au travail en participant à l’évaluation des mesures préventives (MP) par l’entremise du processus d’évaluation du programme de PHVLT.

Cette formation vous aidera à effectuer, à surveiller et à examiner les évaluations de la PHVLT. 

Programme de PHVLT du MDN

Le Chef – Conduite professionnelle et culture (CCPC) est l’autorité fonctionnelle du programme de PHVLT. Le programme est administré par le Directeur général – Solutions et services en matière de conflits (DGSSC) par l’entremise du Centre d’expertise (CE) de la PHVLT.

Le programme de PHVLT comporte trois volets principaux :

• prévenir;
• réagir; et
• soutenir

Remarque : La partie du programme sur la prévention s’applique à toute l’Équipe de la Défense et elle est décrite dans la DOAD et le manuel de la politique que voici :

• DOAD 5014-0, Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail;
• ISBN 978-0-660-47829-6/30-2, Manuel de la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

Formation obligatoire

Tous les membres de l’Équipe de la Défense (EFP et FAC) ont accès à une formation obligatoire sur la prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail sur le site de École de la fonction publique du Canada (EFPC); la formation doit être terminée au cours du premier trimestre d’emploi et au moins aux trois ans par la suite.

Tous les membres de l’Équipe de la Défense doivent compléter :

• Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les employés (WMT101)

C de C, superviseurs(es) et gestionnaires, membres des comités de sécurité au travail et représentants(es) en santé et en sécurité de l’Équipe de la Défense doivent compléter :

• (WMT101) et
• Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les gestionnaires et les comités de santé et de sécurité (WMT102)

Destinataires désignés(es) doivent compléter :

• (WMT101),
• (WMT102), et
• Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour les destinataires désignés (WMT103)

De plus, un addenda à la formation fournit de l’information adaptée à la culture, aux conditions et aux activités en milieu de travail au MDN.

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Rôles et responsabilités

• Comité de sécurité : Comités de santé et de sécurité au travail (CSST) ou représentants ou représentantes en matière de santé et de sécurité et les comités de sécurité des Forces armées canadiennes (CSFAC)
• Membres de l’équipe de la défense (Les employés(es) de la fonction publique (EFP)/les membres des Forces armées canadiennes (FAC));
• La chaîne de commandement(C de C)/les gestionnaires;
• Le ou la destinataire désigné(e) (DD) (dans les organisations du CCPC et du DGCCS).

Comités de sécurité

Les comités de sécurité jouent un rôle important dans le programme de PHVLT au niveau national et local.

Au niveau national, le Comité national d’orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS) identifie conjointement les facteurs de risque qui contribuent au harcèlement et à la violence en milieu de travail et conçoit conjointement la politique en matière de PHVLT du MDN.

Les comités de sécurité locaux ou les représentants(es) en matière de santé et de sécurité participent conjointement aux évaluations liées à la PHVLT et ils présentent des recommandations à la C de C/le ou la gestionnaire sur les mesures préventives (MP).

Conjointement avec la C de C/le ou la gestionnaire, un comité doit :

• procéder à une évaluation PHVLT et émet des recommandations pour effectuer des changements, au besoin;
• surveiller et, le cas échéant, mettre à jour l’évaluation PHVLT lorsqu’il y a un changement dans les facteurs de risque connus ou un changement dans l’efficacité des MP qui ont été élaborées et mises en œuvre;
• examiner et, au besoin, met à jour l’évaluation PHVLT aux trois ans;
• concevoir, examiner et, s’il y a lieu, mettre à jour les procédures d’urgence;
• déterminer les recommandations identifiées dans un rapport d’enquête qui doivent être mises en œuvre.

Note : C de C/le ou la gestionnaire se réfère à une personne qui a le pouvoir d'agir sur les recommandations du comité.

C de C/le ou la gestionnaire

• Déployer des activités liées à la PHVLT dans leur organisation qui sont conformes au programme de PHVLT tel qu’il est expliqué dans la DOAD 5014-0 et le manuel de la politique.
• Favoriser la prévention du harcèlement et de la violence dans leurs organisations et mettre en œuvre des mesures pour minimiser le risque d’incidents.
• S’efforcer conjointement avec les comités de sécurité au travail ou avec les représentants(es) en matière de sécurité et de santé de préparer, surveiller et mettre à jour des évaluations PHVLT et de mettre en œuvre les recommandations du rapport d’enquête.
• Conseiller le CE de la PHVLT dans les sept (7) jours courants lorsqu’un avis d'incident est reçu dans sa zone de responsabilité.
• Respecter la confidentialité de l’information qui est partagée pendant la résolution d’un incident. La communication de l’information sur l’incident doit respecter le principe du besoin de connaître.
• Faire tous les efforts raisonnables pour résoudre l’avis d’incident de harcèlement et de violence grâce à un règlement négocié.
• Mettre en œuvre des mesures préventives (MP) puisées du règlement négocié et la conciaition, ainsi que des MP supplémentaires justifiées.
• Coopérer avec l’enquêteur ou l’enquêtrice et le processus d’enquête.
• Appuyer les employés(es) affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail.

Les membres de l’équipe de la Défense (y compris la PP, la PI et les témoins)

• Respectent et adoptent les comportements attendus qui sont indiqués dans le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC.
• Signalent les incidents de harcèlement et de violence au travail qui sont vécus ou observés.
• Rendent compte à C de C/le ou la gestionnaire les facteurs de risque qui peuvent contribuer au harcèlement et à la violence au travail.
• Participent à la résolution des incidents de harcèlement et de violence au travail.
• Respectent la confidentialité de l’information qui est partagée pendant la résolution d’un incident.
• S’abstiennent de prendre des mesures de représailles, qu’elles soient réelles ou perçues, à l’endroit de la PP, la PI, des témoins et de quiconque prenant part à la résolution d’un incident.

Destinataires désignés(es) (DD)

• Les DD forment une équipe de personnes très qualifiées qui peuvent recevoir des avis d'incidents au MDN et y répondre. Les DD exercent les fonctions suivantes :
• Répondre à tous les avis d'incident dans les sept jours suivant la réception de l’avis;
• S’assurer que toutes les parties connaissent leurs droits et obligations relatifs au processus de résolution;
• Entreprendre un règlement négocié avec la partie principale (PP) au plus tard 45 jours après avoir reçu l’avis d'incident;
• Procéder à un examen de chacun des avis d'incident avec la PP en fonction de la définition du harcèlement et de la violence;
• Faire tous les efforts raisonnables pour résoudre un incident de harcèlement et de violence ayant été l’objet d’un avis d'incident;
• Permettre à la PP et à la partie intimée (PI) de participer de façon volontaire à la conciliation/Modes alternatifs de résolutions de conflits (MARC) et se mettre d’accord sur le ou la praticien(ne) assigné(e);
• Aviser la PP et la PI de la tenue d’une enquête si celle-ci est lancée à la demande de la PP.

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Évaluations de PHVLT

Ensuite, nous nous pencherons sur l’évaluation de PHVLT, notamment :

• son but et son applicabilité;
• sa fréquence;
• le Guide d’évaluation de PHVLT et son processus en 4-étapes.

But et applicabilité

• But – L’évaluation de PHVLT vise à évaluer le harcèlement et la violence dans un milieu de travail, à identifier les facteurs de risque et les mesures préventives correspondantes et à apporter des changements ou à mettre en œuvre des mesures, au besoin. L’évaluation de PHVLT devrait faire partie d’un programme de prévention des risques global au travail.
• Applicabilité – Les évaluations de PHVLT sont obligatoires pour tous les lieux de travail du MDN/FAC (y compris les lieux de travail uniques des FAC) et elles doivent être complétés conjointement et faire l’objet d’un examen par la C de C/le ou la gestionnaire en collaboration avec le comité de sécurité au travail local ou du représentant(e) en matière de santé et de sécurité (s’il n’existe pas de comité).

Fréquence

Tous les trois (3) ans (à partir de 2021) des évaluations de PHVLT devront être effectuées pour voir si les MP sont efficaces et si les situations suivantes s’appliquent/surviennent :

• Des facteurs de risque qui ont changé dans l’organisation peuvent justifier une nouvelle évaluation;
• Un incident n’est pas réglé par l’entremise du processus de règlement négocié et la PP décide de mettre fin au processus de résolution;
• Un changement compromet l’efficacité d’une MP élaborée et mise en œuvre;
• La PI n’est pas un membre de l’Équipe de la Défense;
• Un avis d'incident a été présenté de façon anonyme;
• Une enquête de PHVLT recommande des changements.

Guide

Le Guide d'évaluation de PHVLT présente des explications détaillées pour aider la C de C/le ou la gestionnaire et les comités de sécurité à remplir les évaluations en milieu de travail. Pour commencer, nous allons examiner les onglets, puis nous nous pencherons sur le processus en quatre étapes à l’aide d’un exemple.

Le guide contient cinq onglets.

Légende

Détails sur le lieu de travail, Processus, Modèle d’évaluation de la PHVLT, Facteurs de risque psychosociaux, Exemples de mesures préventives.

Détails sur le lieu de travail

Le premier onglet – Les détails sur le lieu de travail : Nom du lieu de travail et date de l’évaluation/l’examen; noms des représentants(es) qui effectuent l’évaluation/l’examen, et le type d’examen effectué.

Voici les types d’examens :

• Examen périodique tous les trois ans;
• Changements dans les facteurs de risque qui nécessitent une réévaluation;
• Changements qui compromettent l’efficacité d’une MP;
• Incident non résolu (règlement négocié, la PP met fin au processus de résolution);
• La partie intimée (PI) n’est pas un(e) employé(e) ou la C de C/ le ou la gestionnaire
• Un avis d’incident a été présenté de manière anonyme;

Légende

Capture d'écran de l'onglet Détails du lieu de travail. Il indique où saisir les informations suivantes : Nom du lieu de travail, représentant du C de C/gestionnaire, représentant(e) du CSS, date, évaluation initiale, examen, type d'examen, date du prochain examen.

Processus et gabarit

Le deuxième onglet – Le processus indique quand l’évaluation de PHVLT doit être effectuée (la fréquence) et le processus en 4 étapes qui est utilisé dans le modèle (onglet 3).

Le troisième onglet – Le modèle d’évaluation de PHVLT contient le gabarit pour effectuer l’évaluation réelle.

Légende

Capture d'écran de l'étape 1 : examen des facteurs de risque identifiés, étape 2 : analyse des mesures préventives, étape 3 : recommandations et étape 

Évaluations de PHVLT

Le quatrième onglet – Facteurs de risque psychologiques – contient une liste de facteurs de risque et les facteurs psychosociaux associés.

Légende

Capture d'écran de l'onglet « Facteurs de risque psychosociaux » du guide d'évaluation de la PHVLT présentant deux exemples de facteurs de risques : Équilibre et Civilité et respect.

Évaluations de PHVLT : Exemples de mesures préventives

Le cinquième onglet – Exemples de mesures préventives – Il s’agit d’une liste des mesures préventives (MP), des ressources et des formations possibles pour chacun des facteurs de risque qui ont été identifiés.

Légende

Capture d'écran de l'onglet « Exemples » du guide d'évaluation de la PHVLT.

Étape 1 - Examiner les facteurs de risques connus

Légende

Capture d'écran de l'Étape 1- Examiner les facteurs de risques connus.

À cette étape nous examinerons les facteurs de risque connus, ainsi que les exemples et la description qui y sont associés. Il s’agit des facteurs de risque qui ont été cernés en milieu de travail au MDN; tous ces facteurs de risque ne s’appliquent peut-être pas à votre lieu de travail individuel (par exemple si personne ne travaille seul, ce facteur de risque n’existe pas dans votre milieu de travail); toutefois, il se peut que votre lieu de travail présente un facteur de risque qui n’est pas dans la liste, si c’est le cas, ce facteur peut être ajouté à la liste des facteurs de risque connus.

Remarque : Ces facteurs de risque peuvent être des cas isolés, mais il arrive souvent qu’ils se recoupent et se renforcent mutuellement. Par conséquent, les lieux de travail incluant une combination de facteurs de risque peuvent générer un risque accru.

Exemple – À l’examen du facteur de risque connu et sa description ci-dessous, la C de C/ le ou la gestionnaire (le commandant de l’unité dans ce cas) et le comité de sécurité remarquent que même s'ils n'ont pas été témoins d'occurrences de commentaires/comportements discriminatoires, il est possible que ce facteur de risque soit présent et des mesures préventives devraient être mises en place.

Étape 2- Analyser les mesures préventives

Légende

Capture d'écran : étape 2- analyser les mesures préventives.

Exemple – la C de C/ le ou la gestionnaire (le cmdt) et le comité doivent examiner toutes les mesures préventives (MP) qui sont actuellement en vigueur à l’égard de ce facteur de risque et en dresser une liste. Par la suite, il faut examiner les MP pour veiller à leur efficacité ou pour voir si une autre mesure doit être prise. Dans le cas actuel, on a conclu que des affiches n’étaient pas suffisantes et que d’autres MP doivent être prises.

Choix dans le menu déroulant de l’examen des mesures préventives (MP) :

• Revu – doit présenter les MP;
• Revu – aucune mesure n’est prise;
• Revu – les MP doivent être modifiées;
• Pas revu.

Voici une liste de questions utiles que le comité peut poser lorsqu’il examine les mesures préventives (MP) :

• Quelles MP sont actuellement en vigueur?
• Y a-t-il eu des incidents ou des incidents signalés impliquant le facteur de risque?
• D’autres mesures sont-elles obligatoires?
• Les programmes d’orientation et de formation ont-ils été modifiés pour s’occuper du facteur de risque?
• Existe-t-il de nouveaux risques qui n’apparaissent pas dans la liste des facteurs de risque établis?
• Que peut-on faire d’autre?
• Les travailleurs/travailleuses ont-ils/elles été informés(es) de la situation d’une manière adéquate?

Remarque : Il ne sera pas nécessaire d’examiner tous les risques et les MP correspondantes chaque fois qu’un examen est effectué. Ainsi si une enquête de PHVLT recommande des changements en raison d’un incident impliquant le travail avec le publique (facteur de risque 2.4, Travailler avec le publique), seul ce facteur de risque et ses MP devront faire l’objet d’un examen. Cependant, tous les facteurs de risque et les MP doivent faire l’objet d’un examen périodique tous les trois ans.

Tenue de dossiers

Les dossiers ci-dessous doivent être conservés pendant 10 ans; ils sont conservés au lieu de travail/dans l’unité (ils sont habituellement rangés avec les dossiers du comité de sécurité), et ils doivent être accessibles sur le lieu de travail :

• Les documents qui font partie des évaluations de PHVLT;
• Les documents faisant partie de chacun des examens et des mises à jour des évaluations de PHVLT;
• Un dossier portant sur la décision de la C de C/le ou la gestionnaire quant à la question et aux raisons qui sous-tendent cette décision lorsque le comité de sécurité ou les représentants(es) en santé et en sécurité sont incapables de s’entendre sur un point à résoudre conjointement.

Les dossiers ci-dessous doivent être conservés dans la section du destinataire désigné(e) (DD) pendant 10 ans :

• Un dossier sur chacun des avis d'incident qui ont été présentés et sur chacune des mesures qui ont été prises pour répondre à l’avis d'incident;
• Chaque fois que la période limite d’une année n’est pas satisfaite et qu’un document établit les raisons du retard;
• Chacun des rapports qui est préparé par un enquêteur ou une enquêtrice;
• Chacun des rapports de décès.

Remarque : Tous les avis d'incidents et les documents complémentaires doivent être conservés dans un lieu sécuritaire (Protégé B).

Où trouver plus d’informations?

Pour obtenir des renseignements généraux sur le programme de PHVLT, consultez le site Web Programme de la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Il contient beaucoup de renseignements précieux tels que :

• Comment signaler un incident;
• Comment communiquer avec le Centre d’expertise de PHVLT;
• Les politiques et règlements en vigueur;
• Les outils et les modèles pour la C de C/ le ou la gestionnaire et les employés(es)/les militaires, y compris des gabarits et des lettres de communication, des diagrammes de processus et des vidéos;
• Les exigences en matière de formation;
• Le guide d’évaluation de PHVLT et de l’information;
• Les procédures d’urgence et de l’information sur les services de soutien.

Merci d'avoir suivi cette formation autodirigée.

Veuillez contacter le CE pour toutes autres questions ou orientations : WHVPCoE-PHVCE@forces.gc.ca

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