Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023-2024

Introduction

Le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) au sein du ministère des Finances Canada (le « Ministère ») est préparé et déposé au Parlement conformément à l'article 72 de la Loi et porte sur la période du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des personnes en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, elle accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu'aux personnes qui se trouvent au Canada le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Le Ministère reconnaît que l'accès à l'information contenue dans les documents dont il est responsable constitue un élément fondamental de notre système démocratique. Il entend faire preuve d'ouverture et de transparence en respectant à la fois l'esprit et les exigences de la Loi ainsi que de son règlement d'application et des instruments de politiques connexes. Le Ministère est également conscient de l'importance de faciliter l'accès aux documents et demande à cet égard à ses employés de faire tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui présentent une demande d'accès à l'information.

Mandat du ministère des Finances Canada

Le Ministère aide le gouvernement du Canada à élaborer et à mettre en œuvre des politiques et des programmes solides et durables sur les plans économique, fiscal, social, de même qu'en matière de sécurité et dans les secteurs financier et international. Il joue un rôle important à titre d'organisme central, en collaborant avec d'autres ministères pour veiller à l'exécution du programme du gouvernement et permettre aux ministres de bénéficier d'analyses et de conseils de grande qualité.

Les responsabilités du Ministère comprennent notamment :

• la préparation du budget fédéral et de la mise à jour des projections économiques et budgétaires;
• la préparation du Rapport financier annuel du gouvernement du Canada et, en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le receveur général du Canada, des Comptes publics du Canada;
• l'élaboration de lois et de politiques fiscales et tarifaires;
• la gestion des emprunts fédéraux sur les marchés financiers;
• la conception et l'administration des principaux paiements de transfert fédéraux aux provinces et aux territoires;
• l'élaboration de politiques et de lois pour le secteur financier;
• la représentation du Canada au sein de diverses institutions et de divers groupes financiers internationaux.

Le ministre des Finances doit veiller à assumer ses responsabilités à la fois au sein de son portefeuille et relativement aux pouvoirs conférés en vertu de la loi. En particulier, le ministre a la responsabilité directe d'un certain nombre de lois et de politiques financières et fiscales liées à d'autres lois qui relèvent d'autres ministres.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction des consultations et communications. La Division de l'AIPRP est chargée de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le Ministère. En tant qu'opération centralisée, la Division de l'AIPRP coordonne le traitement rapide, dans les meilleurs délais, des demandes en vertu de la loi, mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du commissaire à l'information et du commissaire à la protection de la vie privée, et répond aux demandes de renseignements informelles. Le personnel de la Division donne une orientation aux fonctionnaires du Ministère au sujet des questions où ces lois entrent en jeu. Au 31 mars 2024, 14 employés de la Division de l'AIPRP se consacraient à appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus de s'acquitter de fonctions connexes. À cette date, la Division de l'AIPRP se composait d'un directeur, soutenu par deux gestionnaires, dix analystes de l'AIPRP et un étudiant. Le ministère des Finances Canada n'a conclu aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Principes relatifs à l'aide aux demandeurs

L'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité a permis d'ajouter le paragraphe 4(2.1) à la Loi sur l'accès à l'information :

« Le responsable de l'institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l'identité de la personne qui fait ou s'apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l'assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. »

Même si la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition semblable, le Ministère s'engage à respecter l'esprit et l'intention de ces principes et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction au moment de traiter les demandes présentées en vertu de la Loi.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives visant à améliorer la protection des renseignements personnels

Un guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions

En 2023-2024, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié Un guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels, un document visant à aider les personnes qui souhaitent comprendre pourquoi certains renseignements qu'elles ont demandés ont été caviardés. Le ministère des Finances a par la suite mis à jour ses modèles de lettres de réponse aux demandeurs pour y inclure un lien vers ce guide. Un article contenant le lien a également été inclus dans le bulletin d'information destiné au personnel du Ministère, qui a également bénéficié de cette information précieuse.

Bureau de perfectionnement de la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP)

La Division de l'AIPRP du Ministère est membre du Bureau de perfectionnement de la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BPC AIPRP) depuis la création de ce dernier, en 2022-2023. Le BPC AIPRP est une initiative dirigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et ouverte aux bureaux de l'AIPRP de la fonction publique fédérale. Le BPC AIRP a été créé pour renforcer la capacité des bureaux de l'AIPRP à fournir aux Canadiens un accès rapide à l'information gouvernementale en attirant de nouveaux talents dans les bureaux de l'AIPRP et en offrant aux professionnels de l'AIPRP des programmes centralisés de formation et de perfectionnement professionnel. En 2023-2024, les employés du bureau de l'AIPRP du Ministère ont bénéficié de la participation à plusieurs séances de formation du BPC AIRP adaptées à la collectivité, améliorant ainsi leurs compétences.

Plateforme de service de demande d'AIPRP en ligne

Le ministère des Finances continue d'utiliser la plateforme de service de demande d'AIPRP en ligne gérée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Cette nouvelle génération de la plateforme a été lancée à l'été 2022 pour améliorer l'expérience utilisateur sur le service de demande numérique, un portail utilisé par les particuliers et les organismes pour soumettre des demandes en vertu de la législation sur l'AIPRP. Le ministère des Finances a été l'un des premiers à adopter la plateforme améliorée, ayant participé à sa mise à l'essai avant le lancement officiel. Des procédures avaient été établies à l'époque pour garantir que les demandes soient saisies et suivies efficacement. Le service de demande numérique a été utilisé pour transmettre 75 pour cent des demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au ministère des Finances en 2023-2024, ce qui prouve que le portail est un outil privilégié par les utilisateurs de la Loi. Les 25 pour cent de demandes qui restent ont été envoyés par courriel.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période de référence, la Division de l'AIPRP a offert sept séances de formation et de sensibilisation à 176 participants. Ces séances ont été données aux employés et aux gestionnaires du Ministère et ont couvert divers sujets entourant les exigences législatives et politiques de la Loi. Par exemple, les séances ont porté sur le traitement efficace des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, les exigences de publication proactive, les principes entourant la gestion des renseignements personnels et l'application des dispositions d'exemption et d'exclusion de la Loi.

Délégation de pouvoirs

La délégation de pouvoirs approuvée le 5 mai 2021 accorde, le pouvoir d'approuver ou de refuser la communication des renseignements ministériels en vertu de la Loi. Ce pouvoir a été partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué, les sous-ministres adjoints de la Direction des consultations et des communications et de la Direction des services ministériels, le directeur général de la Direction des consultations et des communications, la directrice de la Division d'AIPRP, les gestionnaires de l'AIPRP et les conseillers principaux en AIPRP. Le directeur de l'AIPRP et les gestionnaires de l'AIPRP exécutent normalement cette fonction, sauf en ce qui concerne les divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi qui incombent habituellement au sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels.

DESIGNATION / DÉLÉGATION

ACCESS TO INFORMATION ACT / LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

Fonds de renseignements

Toutes les institutions financières assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels sous leur contrôle. Les renseignements peuvent aider les personnes à présenter une demande d'accès à l'information ou à des renseignements personnels ou à exercer leurs droits à la vie privée.

Une description des programmes, des activités et des fonds de renseignements du Ministère, y compris ses catégories de documents et ses fichiers de renseignements personnels, se trouve dans InfoSource : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et des fonctionnaires fédéraux.

Certains programmes et certaines activités sont communs à la plupart des institutions fédérales, comme les ressources humaines ou la gestion financière. On les connaît sous le nom de services internes, et ils comprennent les types de renseignements suivants :

• Catégories de documents ordinaires  : Il s'agit de descriptions de tous les documents créés et utilisés pour appuyer les services internes;
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires  : Il s'agit de descriptions de renseignements personnels, contenus dans des documents, qui sont collectés et utilisés pour appuyer les services internes.

Interprétation du rapport statistique (Annexe A)

Sections 1 et 2 – Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et demandes informelles

Le ministère des Finances a reçu seize demandes officielles en 2023-2024, soit le double des huit demandes reçues l'année de référence précédente. Quatre demandes avaient été reportées de l'exercice 2022-2023. À la fin de 2023-2024, deux demandes restaient en suspens. La Division de l'AIPRP du Ministère n'a reçu aucune demande informelle de renseignements personnels.

Le tableau suivant illustre la tendance sur cinq ans.

Section 3 – Demandes fermées durant la période visée par le rapport

Disposition et délai de traitement des demandes

Bon nombre de personnes qui présentent une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels croient que le Ministère dispose d'autant de renseignements personnels que l'Agence du revenu du Canada, les banques et les sociétés de fiducie. Ce n'est pas le cas, et cela explique pourquoi beaucoup des demandes ne mènent pas à la récupération de renseignements personnels. Le tableau suivant indique le traitement des 17 demandes traitées au cours de cet exercice :

Délai de traitement

Sur les 17 demandes traitées, 15 l'ont été dans un délai de 30 jours. Deux demandes ont été fermées dans un délai supérieur à 31 jours.

Exemptions et exclusions

En 2023-2024, le Ministère a invoqué une seule exemption, prévue à l'article 26, concernant les documents qu'il a examinés en vue de leur divulgation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette disposition est utilisée pour protéger les renseignements personnels de personnes autres que l'auteur de la demande.

Format de l'information communiquée

Les documents ont été fournis au demandeur dans deux cas. Dans ces deux cas, ils ont été fournis sous forme électronique.

Complexité

Aucune des demandes fermées en 2023-2024 n'a donné lieu à des difficultés.

Présomption de refus

Sur les 17 demandes complétées, 15 (88 pour cent) ont été fermées à temps. Les deux demandes restantes ont reçu des réponses tardives.

Traductions

Le Ministère n'a reçu aucune demande de traduction.

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) (communications autorisées)

L'alinéa 8(2)e) de la Loi permet la communication de renseignements personnels « à un organisme d'enquête […] en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ». Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement aux termes de l'alinéa 8(2)e) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

L'alinéa 8(2)m) de la Loi permet la communication de renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public. Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi au cours de la période visée par le présent rapport.

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Au cours de la période visée par le présent rapport, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.

Section 6 – Prorogations

Le Ministère n'a demandé aucune prorogation des demandes traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2023-2024.

Section 7 – Consultations reçues d'autres institutions et organisations

Aucune consultation n'a été reçue d'une autre institution ou d'un organisme gouvernemental.

Section 8 – Délai de traitement des consultations relatives aux documents confidentiels du Cabinet

L'unité des services juridiques ministériels n'a pas été invitée à répondre à des consultations visant à confirmer l'existence de documents confidentiels du Cabinet au cours de la période de référence.

Section 9 – Plaintes et avis d'enquête reçus

En 2023-2024, aucune plainte n'a été déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Commissariat à la protection de la vie privée a terminé son enquête à l'égard d'une plainte qui avait été reportée d'années antérieures concernant la gestion de renseignements personnels, et il a jugé que les allégations n'étaient pas bien fondées.

Aucune vérification n'a été amorcée ni achevée au cours de cet exercice.

Aucun appel n'a été déposé devant la Cour fédérale.

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et fichiers de renseignements personnels

Le Ministère n'a réalisé aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport. Il y a actuellement un fichier de renseignements personnels propres à l'institution pour le ministère des Finances, intitulé Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales (Numéro du fichier : FIN PPU 100), tel qu'indiqué dans la publication d' Info Source.

Section 11 – Atteintes substantielles à la vie privée

Une seule atteinte substantielle à la vie privée a eu lieu au cours de la période visée par le rapport.

Le cyberincident concernait des renseignements personnels d'anciens et d'actuels fonctionnaires de plusieurs institutions fédérales, dont le ministère des Finances, qui avaient reçu des services de soutien à la réinstallation de BGRS et de SIRVA Canada Systems. Les détails de l'atteinte se trouvent dans l'avis public créé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour fournir aux Canadiens des renseignements sur l'incident.

Le Ministère a satisfait à ses obligations en matière de rapports auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Commissariat à la protection de la vie privée.

Les utilisateurs actuels et anciens des services de soutien à la réinstallation qui étaient des employés du ministère des Finances à l'époque ont été contactés directement par courriel ou par la poste et ont reçu des consignes sur la façon de protéger leurs renseignements personnels. Ces personnes ont également été informées de leur droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Afin de joindre le plus grand nombre possible de personnes touchées, le Ministère a également inclus des renseignements sur l'atteinte dans son bulletin d'information ministériel destiné à l'ensemble du personnel, sachant que certains employés actuels pourraient avoir reçu des services de réinstallation alors qu'ils travaillaient au sein d'une autre institution, et n'auraient donc pas été inclus dans les données du Ministère.

Comme l'indique l'avis public préparé par le Secrétariat du Conseil du Trésor, des services de surveillance du crédit ont été offerts aux personnes touchées, ainsi que la possibilité d'obtenir un nouveau passeport gratuitement dans les cas où les renseignements du passeport ont été compromis.

Section 12 – Ressources en lien avec la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'application de la Loi aura coûté 28 849 $ au Ministère en 2023-2024. Les frais engagés au cours de la période visée incluent les salaires des employés de l'AIPRP et des dépenses administratives en lien avec l'application de la Loi. Les coûts ne comprennent pas le salaire des autres employés ministériels travaillant au traitement des demandes.

Rapports supplémentaires – Répartition des demandes et plaintes en suspens, nouvelle collecte ou utilisation du NAS et accès universel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

À la fin de l'exercice, une seule demande restait dans l'inventaire des demandes actives du Ministère. Cette demande a été reportée de l'exercice 2023-2024, et elle était dans les temps à la fin de la période de référence.

Il n'y avait aucune plainte active contre le Ministère à la fin de 2023-2024.

Le Ministère n'a entrepris aucune nouvelle activité ou initiative faisant intervenir la collecte ou l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) en 2023-2024.

Aucune des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et reçues par le Ministère ne provenait d'un ressortissant étranger confirmé à l'extérieur du Canada.

Suivi de la conformité

Compte tenu d'un petit nombre de demandes traitées par le Ministère en vertu de la Loi, y compris les corrections et les mentions, la Division de l'AIPRP effectue un suivi des demandes au besoin afin de s'assurer que le Ministère respecte ses obligations législatives.

Annexe A: Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (y compris le Rapport statistique supplémentaire)

Nom de l'institution: Ministère des Finances Canada

Période d'établissement de rapport: 1^er avril, 2022 au 31 mars, 2023

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Ministère des Finances Canada

Période d'établissement de rapport: 1^er avril, 2023 au 31 mars, 2024

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels