Examen du recouvrement des coûts du Régime de pensions du Canada – Rapport de mission d'examen
Direction de la vérification interne
Novembre 2023
Table des matières
- Résumé
- Contexte
- Objectif, portée, critères et approche de l'examen
- Opinion globale et déclaration de conformité
- Résumé des constatations
- Réponse de la direction et plans d'action
- Annexe A – Résultats de l'examen des transactions
- Annexe B – Méthode utilisée pour évaluer le caractère raisonnable du coût du personnel
- Annexe C – Méthodologie de classement des risques
- Annexe D – Renseignements clés examinés
Résumé
Le protocole d'entente entre Emploi et Développement social Canada (EDSC), le Régime de pensions du Canada (RPC) et le ministère des Finances du Canada (le Ministère) sur le recouvrement des coûts visant à soutenir le Ministère dans l'administration du RPC exige qu'un examen soit réalisé au sujet des coûts imputés par le Ministère au RPC pour les services fournis à EDSC pendant les cinq ans que dure l'entente.
En consultation avec la Direction de la gestion financière (DGF), Direction des services ministériels (DSM) du Ministère, la Direction de la vérification interne (DVI) a accepté d'entreprendre cet examen. L'Examen du recouvrement des coûts du Régime de pensions du Canada a été autorisé dans le cadre du Plan d'audit axé sur les risques 2022-2024 du Ministère, qui a été approuvé par le sous-ministre le 29 juin 2022.
Ce que nous avons examiné
L'objectif de cet examen était de fournir l'avis de l'auditeur indépendant sur le caractère raisonnable des mécanismes comptables du Ministère pour représenter les coûts et les niveaux de service relatifs à l'établissement de rapports fournis au RPC.
Pourquoi c'est important
Il est essentiel, pour assurer la transparence et la confiance, que les mécanismes comptables du Ministère représentent les coûts et services fournis aux RPC. Cela confirme la gestion raisonnable des fonds essentiels au bien-être de millions de Canadiens et renforce la confiance du public dans la gestion du régime de pensions par le gouvernement.
Ce que nous avons découvert
Pendant notre examen, rien n'a été porté à notre attention qui nous a amenés à penser que les montants de recouvrement des coûts imputés par le Ministère au RPC, ou les méthodes employées pour établir ces frais étaient déraisonnables. De plus, nous n'avons rien trouvé qui indiquait qu'ils n'étaient pas conformes, à tous les égards importants, aux normes applicables, à la législation, aux politiques et directives connexes du Conseil du Trésor, ainsi qu'aux principes d'établissement des coûts énoncés dans le protocole d'entente.
Toutefois, l'équipe chargée de l'examen a identifié des améliorations mineures en ce qui concerne les documents utilisés pour étayer les coûts salariaux imputés et la comptabilisation des coûts par sous-activité, de même que la mise en œuvre d'un processus pour assurer l'uniformité et l'exhaustivité des coûts imputés dans l'ensemble des directions générales qui fournissent des services au RPC. Ces lacunes dans les processus n'exposent actuellement pas le Ministère à un grand risque de non-conformité aux exigences pertinentes. Cependant, l'équipe chargée de l'examen a fait des recommandations qui permettraient de renforcer les contrôles du processus de recouvrement et d'améliorer la surveillance.
Marie-Josée Yelle
Dirigeante principale de la vérification par intérim
Contexte
- Le Régime de pensions du Canada (RPC) est un programme d'assurance social conçu pour apporter un revenu de remplacement aux cotisants et à leur famille en cas de retraite, d'invalidité ou de décès. Il est en vigueur dans toutes les provinces et tous les territoires, sauf au Québec, où la province dispose de son propre régime, le Régime des rentes du Québec.
- Le ministre d'Emploi et Développement social Canada (EDSC), de concert avec d'autres ministères fédéraux, est responsable de l'application de la partie II (Pensions et prestations supplémentaires) et de la majorité de la partie III (Application) de la loi Régime de pensions du Canada. Le ministre fédéral des Finances, avec les ministres provinciaux des Finances, est responsable de certaines sections de la partie III de la législation sur les RPC.
- Entre autres efforts visant à appuyer un solide cadre de politique sociale, le ministère des Finances Canada (le Ministère) s'acquitte d'un éventail de responsabilités, dont la prestation d'avis stratégiques, la réalisation d'examens réglementaires et l'établissement des taux du RPC.
- Le protocole d'entente établi entre EDSC et le Ministère a pour but d'assurer l'utilisation efficace et efficiente des capacités du Ministère pour soutenir le RPC et de garantir que les coûts administratifs recouvrés par le Ministère auprès du RPC soient justes et équitables. Le protocole clarifie les exigences relatives aux niveaux de service, au recouvrement des coûts et à l'établissement de rapports par le Ministère.
- Durant les exercices 2020-2021 et 2021-2022, le Ministère a imputé un total de 320 568 $ et 330 244 $, respectivement, pour les frais administratifs imputés aux comptes du RPC. Sur ces montants, les coûts du personnel du Ministère étaient de 307 735 $ et 330 023 $, respectivement, et les coûts des biens et services (B et S) étaient de 12 833 $ et 221 $. Le Ministère a fait trois (3) transactions pour des B et S durant la période pour des services de consultation et de publication.
- À titre contextuel, dans ces deux mêmes périodes, EDSC a imputé un total de 558 534 913 $ et 578 124 209 $, respectivement, pour administrer le programme RPC Note de bas de page 1.
| Exercice 2021-2022 | Exercice 2020-2021 | |
|---|---|---|
| Coûts du personnel | 330 023 $ | 307 735 $ |
| Coûts des biens et services | 221 $ | 12 833 $ |
| Total | 330 244 $ | 320 568 $ |
Objectif, portée, critères et approche de l'examen
Objectif et portée de l'examen
Objectif de l'examen
L'objectif de cette mission d'examen était de fournir l'avis de l'auditeur indépendant sur le caractère raisonnable des mécanismes comptables du Ministère pour représenter les coûts et les niveaux de service relatifs à l'établissement de rapports fournis au Régime de pensions du Canada (RPC).
Portée de l'examen
Conformément à l'article 9.0 du protocole d'entente, l'équipe chargée de la mission d'examen a examiné si :
- les méthodes de répartition des coûts du Ministère aux comptes du RPC sont raisonnables et conformes aux principes d'établissement des coûts décrits dans le protocole d'entente;
- les coûts imputés par le Ministère aux comptes du RPC ont été encourus dans le cadre de la prestation de services pour le RPC en conformité avec les modalités de l'entente.
Périodes examinées : Exercices se terminant le 31 mars 2021 et 2022.
La portée de la mission d'examen n'incluait pas l'examen des activités d'EDSC, outre la compréhension de son rôle dans l'évaluation du caractère raisonnable de la répartition des coûts et du recouvrement des coûts auprès du RPC.
Critères d'examen
Critère 1 : Les méthodes de répartition des coûts imputés au Régime de pensions du Canada (RPC) sont raisonnables et conformes aux principes et aux méthodes d'établissement des coûts énoncés dans le protocole d'entente.
Critère 2 : Les coûts imputés aux comptes du RPC ont été engagés dans le cadre de la prestation de services pour le RPC conformément aux modalités de l'entente.
Approche de l'examen
En effectuant cet examen, nous avons :
- examiné les documents pertinents tels que la législation, les politiques, les documents d'orientations et les ententes administratives;
- interrogé le personnel clé de la :
- Direction de la gestion financière, Direction des services ministériels
- Division des relations fédérales-provinciales, Direction générale des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale
- Division de la gestion des fonds, Direction de la politique du secteur financier
- Division de l'analyse de la politique budgétaire, Direction de la politique budgétaire
- Direction du dirigeant principal des finances, EDSC
- Direction générale de la sécurité du revenu et du développement social, EDSC; et
- Direction générale d'audit interne et de la gestion des risques d'entreprise, EDSC
- déterminé les contrôles clés et élaboré des schémas de processus;
- vérifié les documents justificatifs des trois (3) transactions pour des B et S faites durant la période examinée pour évaluer la conformité à la législation pertinente, aux politiques, aux documents d'orientations et aux ententes administratives (voir l'annexe A pour en savoir plus);
- évalué les responsabilités du personnel et les coûts connexes attribués au RPC (voir l'annexe B pour en savoir plus).
Opinion globale et déclaration de conformité
Opinion globale
L'équipe a recueilli et analysé des éléments probants suffisants et adéquats pour étayer l'exactitude des conclusions figurant dans le présent rapport. L'équipe a fondé ses conclusions sur des observations et des analyses effectuées au moment de la mission d'examen avec les critères établis qui ont été convenus avec la gestion.
Les constatations et la conclusion ne s'appliquent qu'aux entités examinées et à la portée et aux périodes couvertes par la mission d'examen.
Déclaration de conformité
La mission d'examen a été réalisée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, comme le confirment les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
Résumé des constatations
Principales constatations – Critère 1
Critère 1 : Les méthodes de répartition des coûts imputés au RPC sont raisonnables et conformes aux principes et aux méthodes d'établissement des coûts énoncés dans le protocole d'entente.
Résumé des constatations
L'équipe chargée de l'examen a conclu que les méthodes de répartition des coûts imputés au RPC étaient raisonnables et conformes aux principes d'établissement des coûts énoncés dans le protocole d'entente. Le Ministère a généralement traité les transactions en conformité avec les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les politiques et directives du Conseil du Trésor et les normes canadiennes de vérification généralement reconnues.
L'équipe chargée de l'examen a noté quelques possibilités d'amélioration des processus. Le tableau suivant présente les constatations ainsi que les recommandations d'action de la direction :
| Constatations | Recommendations | Risque |
|---|---|---|
Documentation des coûts salariaux
|
1) Afin de rehausser le caractère raisonnable et l'objectivité de la répartition des coûts, les directions générales devraient tenir à jour des documents pour justifier les pourcentages utilisés pour calculer le temps consacré aux activités liées au RPC. | Faible |
Comptabilisation des coûts par activité
|
2) Afin d'améliorer le caractère raisonnable et l'objectivité de l'attribution des coûts, le Ministère devrait envisager de :
|
Faible |
Coûts ministériels et coûts des immobilisations
|
3) La DGF, DSM devrait documenter la raison pour laquelle les coûts ministériels et coûts des immobilisations ne sont pas imputés, ainsi que le temps consacré par les adjoints administratifs, ou envisager de consulter EDSC pour adopter une approche semblable. | Moyen |
Fonction d'examen critique
|
4) Afin que la DGF, DSM soit le mieux à même d'exercer sa fonction d'examen critique tous les trimestres, elle devrait collaborer avec la DRFP, DRFPPS et la DGF, DPSF, et avec toutes les autres directions concernées, dans l'optique d'assurer l'uniformité et l'exhaustivité des processus d'attribution des coûts. | Moyen |
| 5) La DGF, DSM, en collaboration avec la DRFP, DRFPPS et la DGF, DPSF, devrait périodiquement procéder à une analyse pour s'assurer que le protocole d'entente demeure aligné avec les services fournis par le Ministère au RPC. Elle devrait, entre autres, veiller à ce que toutes les directions qui offrent des services au RPC soient incluses dans le protocole d'entente et à ce que leurs coûts soient dûment imputés. | Moyen |
Principales constatations – Critère 2
Critère 2 : Les coûts imputés aux comptes du RPC ont été engagés dans le cadre de la prestation de services pour le RPC conformément aux modalités de l'entente.
Résumé des constatations
Les coûts imputés aux comptes du RPC dans les exercices 2020-2021 et 2021-2022 ont été engagés pour la prestation de services au RPC en conformité avec les modalités de l'entente.
| Constatations | Recommendations | Risque |
|---|---|---|
|
Aucune |
S. O. |
Conclusion générale
Pendant notre examen, rien n'a été porté à notre attention qui nous a amenés à penser que les montants de recouvrement des coûts imputés par le Ministère au Régime de pensions du Canada (RPC) ou les méthodes employées pour établir ces frais étaient déraisonnables. De plus, nous n'avons rien trouvé qui indiquait qu'ils n'étaient pas conformes, à tous les égards importants, aux normes applicables, à la législation, aux politiques et directives connexes du Conseil du Trésor et aux principes d'établissement des coûts énoncés dans le protocole d'entente.
Toutefois, l'équipe chargée de l'examen a identifié des améliorations mineures concernant les documents utilisés pour étayer les coûts salariaux imputés et la comptabilisation des coûts par sous-activité, de même que la mise en œuvre d'un processus pour assurer l'uniformité et l'exhaustivité des coûts imputés dans toutes les directions générales qui fournissent des services au RPC.
Ces lacunes dans les processus n'exposent actuellement pas le Ministère à un grand risque de non-conformité aux exigences pertinentes. Cependant, les recommandations suggérées par l'équipe chargée de l'examen permettraient de renforcer les contrôles du processus de recouvrement et d'améliorer la surveillance.
Réponse de la direction et plans d'action
Réponse globale de la direction :
La direction accepte les constatations de l'Examen du recouvrement des coûts du Régime de pensions du Canada. Les responsables désignés veilleront à ce que l'on donne suite aux recommandations de l'examen avec des mesures correctives, comme il est expliqué ci-dessous.
Recommendation |
Réponse de la direction |
Plan d'action |
Responsable |
Date cible |
|---|---|---|---|---|
1. Afin de rehausser le caractère raisonnable et l'objectif de la répartition des coûts, les directions générales devraient tenir à jour des documents pour justifier les pourcentages utilisés pour calculer le temps consacré aux activités liées au RPC. |
La direction est d'accord avec cette recommandation. |
Un document sera préparé pour décrire les tâches et les responsabilités des différents membres des équipes des politiques et leur relation avec les activités et/ou les sous-activités liées au RPC dans le protocole d'entente. À la Direction des relations fédérales-provinciales et de la politique sociale (DRFPPS), ce serait le directeur général de la Division des relations fédérales-provinciales (DRFP), le directeur principal (sécurité du revenu), les analystes des politiques principaux et subalternes (sécurité du revenu) et l'adjoint administratif de la DRFP. À la Direction de la politique du secteur financier (DPSF), ce serait le directeur général de la Division de la gestion des fonds (DGF), le directeur (sociétés d'État et monnaie), les analystes des politiques principaux et subalternes (sociétés d'État et monnaie) et l'adjoint administratif de la DGF. |
Directeur général (DRFP) et directeur général (DGF) |
1er avril 2024 |
2. Afin d'améliorer le caractère raisonnable et l'objectivité de la répartition des coûts, le Ministère devrait envisager de :
|
La direction est d'accord avec cette recommandation. |
La DRFPPS et la DPSF prépareront un document pour consigner dorénavant les coûts imputés aux comptes du RPC en conformité avec la liste des activités et/ou des sous-activités énumérées à l'article 5.0 du protocole d'entente. De plus, dès que l'occasion se présentera, le protocole d'entente sera révisé, en collaboration avec la DSM et EDSC, pour clarifier dans les articles 4.0, 7.2 et 7.3 que les coûts devraient être comptabilisés par activité et/ou par sous-activité indiquée à l'article 5.0 du protocole d'entente. |
Directeur général (Division des Relations fédérales-provinciales) et directeur général (Division de la gestion des fonds) |
1er avril 2024 |
3. La DGF, DSM devrait documenter la raison pour laquelle les coûts ministériels et coûts des immobilisations ne sont pas imputés, ainsi que le temps consacré par les adjoints administratifs, ou envisager de consulter EDSC pour adopter une approche semblable. |
La direction est d'accord avec cette recommandation. |
Comme il est stipulé dans le protocole d'entente, tous les coûts ministériels sont engagés dans la DSM. Les coûts ministériels comprennent les salaires administratifs aux Finances, aux Ressources humaines et aux Services d'information et d'exploitation et les frais généraux associés aux téléphones, aux locaux et aux fournitures de bureau. Ces coûts seront imputés au RPC si un lien de causalité peut être établi et s'il existe un moyen objectif de les relier à la DRFPPS et à la DPSF. La DSM documentera la raison pour laquelle les coûts ministériels et les coûts des immobilisations ne sont pas imputés. Les coûts ministériels sont en fait négligeables, mais s'ils deviennent importants, la DGF les inclura dans la facture mensuelle. Si la DRFPPS et la DPSF déterminent que le travail exécuté par les adjoints administratifs dans leurs directions respectives devrait être facturé au RPC, elles consigneront les coûts dans leurs documents remis à la DGF. La DGF inclura ensuite ces coûts dans la facture trimestrielle envoyée à EDSC. |
Directeur général et dirigeant principal des finances (DGF) |
31 décembre 2023 |
4. Afin que la DGF, DSM soit le mieux à même d'exercer sa fonction d'examen critique tous les trimestres, elle devrait collaborer avec la DRFP, DRFPPS et la DGF, DPSF, et avec toutes les autres directions concernées, dans l'optique d'assurer l'uniformité et l'exhaustivité des processus d'attribution des coûts. |
La direction est d'accord avec cette recommandation. |
La DGF travaille actuellement avec la DRFPPS et la DPSF tous les trimestres pour coordonner la facturation pour EDSC. La DGF poursuivra son examen trimestriel des dépenses. Durant les examens trimestriels, elle remettra en question toutes les anomalies et tous les écarts dans les montants facturés au RPC et veillera à l'uniformité et à l'exhaustivité des processus d'attribution des coûts. |
Directeur, Planification financière et gestion des ressources (DGF) |
Permanent |
5. La DGF, DSM, en collaboration avec la DRFP, DRFPPS et la DGF, DPSF, devrait périodiquement procéder à une analyse pour s'assurer que le protocole d'entente demeure aligné sur les services fournis par le Ministère au RPC. Elle devrait, entre autres, veiller à ce que toutes les directions qui offrent des services au RPC soient incluses dans le protocole d'entente et à ce que leurs coûts soient dûment imputés. |
La direction est d'accord avec cette recommandation. |
La DRFPPS et la DPSF fournissent des services au RPC qui sont énumérés dans le protocole d'entente. Lorsqu'elles préparent les factures trimestrielles pour le RPC, si elles déterminent que les services fournis au RPC ont changé et ne sont plus alignés sur le protocole d'entente, elles collaboreront avec la DGF pour proposer des modifications au protocole d'entente, comme l'indique son article 2.2. L'approbation du protocole d'entente constitue l'acceptation des services offerts. |
Directeur général et dirigeant principal des finances (DGF) |
Permanent |
Annexe A – Résultats de l'examen des transactions
Critères d'examen |
Transactions examinées |
Transactions probléma-tiques |
Valeurs des transactions ayant des problèmes de conformité |
Renseignements complémentaires |
|---|---|---|---|---|
Principes d'établissement des coûts du protocole d'entente |
||||
| La transaction a été comptabilisée en conformité avec les principes d'établissement des coûts énoncés à l'article 7.3 du protocole d'entente, pour le type de transaction donné. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Les coûts imputés étaient associés à des services énumérés à l'article 5.0 du protocole d'entente. | 3 |
0 |
– $ |
|
Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) |
||||
| Art. 32 : La dépense est approuvée par l'autorité délégataire appropriée. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Art. 32 : La dépense est approuvée avant d'être engagée. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Art. 33 : La facture et l'approbation en vertu de l'article 34 sont adressées à la boîte de réception des services comptables et des règlements interministériels du SCT. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Art. 34 : Le pouvoir d'attestation est exercé par l'autorité délégataire appropriée. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Art. 34 : La dépense attestée est dûment justifiée avec une preuve d'exécution et de coût, par exemple une facture. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Art. 34 : Les documents d'attestation et la preuve d'exécution et de coût sont remis au SCT pour le traitement. | 3 |
0 |
– $ |
|
Normes canadiennes de vérification généralement reconnues – Assertions |
||||
| Réalité des opérations : La transaction consignée dans SAP et imputée au RPC est étayée par une preuve d'exécution, par exemple une facture. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Exhaustivité : Toutes les transactions qui devaient être consignées l'ont été. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Exactitude : La valeur de la transaction consignée dans SAP et imputée au RPC est étayée par une preuve de coût, par exemple une facture. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Date limite : La période pour laquelle la transaction a été consignée et imputée correspond à la période dans laquelle la dépense a été engagée. | 3 |
0 |
– $ |
|
| Classification : La transaction est consignée dans les bons comptes (centre de fonds 905103 et la DRFPPD et 907104 pour la DPSF). | 3 |
1 |
6 533 $ |
Pour une transaction, le Ministère a traité correctement les approbations en vertu des articles 32 et 34 et a correctement envoyé les documents justificatifs au coordonnateur des règlements interministériels du SCT. Toutefois, la transaction a été erronément consignée par le SCT avec un différent code de centre de fonds de la même direction, le code 905102 au lieu du code 905103. Cet élément a été communiqué à la DGF, DSM dans une lettre séparée de la direction. |
Annexe B – Méthode utilisée pour évaluer le caractère raisonnable du coût du personnel
- Pour les exercices 2020-2021 et 2021-2022, les coûts du personnel imputés par le Ministère étaient de 195 209 $ et 198 576 $, respectivement, pour la DRFPPS, et de 112 527 $ et 131 447 $, respectivement, pour la DPSF.
- Tous les trimestres, chaque direction générale a calculé le coût du personnel en estimant les pourcentages des heures d'équivalent à temps plein (ETP) consacrées aux activités liées au RPC. Cette méthode pour calculer les coûts salariaux était conforme aux principes d'établissement des coûts de l'article 7.3 du protocole d'entente. Les directions ont soumis les barèmes de coûts approuvés par le directeur général pour chaque trimestre à la DGF, DSM aux fins d'examen. La facture et les barèmes de coûts trimestriels ont ensuite été transmis à EDSC pour le recouvrement des coûts.
- Afin d'évaluer le caractère raisonnable des coûts du personnel imputés durant les exercices 2020-2021 et 2021-2022, l'équipe chargée de l'examen a :
- obtenu et examiné la liste des activités réalisées par chaque employé durant les périodes examinées;
- obtenu et examiné les barèmes de coûts et les factures trimestriels envoyés à EDSC pour les exercices 2015-2016 à 2022-2023;
- repéré et examiné tous les écarts notables dans les coûts du personnel imputés durant les périodes examinées;
- réalisé une analyse comparative avec la moyenne des coûts du personnel imputés durant différentes périodes, et constaté que les coûts salariaux imputés étaient plus élevés durant les périodes plus occupées (périodes où le Ministère a dirigé les travaux d'amélioration du RPC Note de bas de page 2).
Annexe C – Méthodologie de classement des risques
Les risques attribués aux constatations étaient fondés sur la propre évaluation des risques par la Direction de la vérification interne. Le tableau suivant définit les mesures utilisées pour attribuer les risques :
| Incidence x Probabilité | |||
|---|---|---|---|
| Faible (Cote = 1 à 6) |
Moyen (Cote = 7 à 12) |
Haut (Cote = 13 à 25) |
|
| Contrôles clés | |||
Aucun/insuffisant (Cote = 3) |
18 | 36 | 75 |
Suffisant avec quelques faiblesses (Cote = 2) |
12 | 24 | 50 |
Suffisant (Cote = 1) |
6 | 12 | 25 |
Annexe D – Renseignements clés examinés
Renseignements clés examinés
Voici une liste non exhaustive des renseignements clés examinés par l'équipe d'examen :
Législation, politiques et lignes directrices :
- Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)
- Politique du Conseil du Trésor sur la gestion financière (2017)
- Directive du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (2017)
- Ligne directrice du Conseil du Trésor sur la délégation et application des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (2018)
Documents propres au ministère des Finances Canada :
- Protocole d'entente entre EDSC, le RPC et le Ministère (2020-2025)
- Manuel sur les pouvoirs de signer des documents financiers (2022)
- Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers (2021)
Autres documents
Protocole d'entente entre le RPC et EDSC (2021-2022)
Détails de la page
- Date de modification :