Soumettre une demande pour l’accès à l’information ou à la protection des renseignements personnels au bureau de l'Ombudsman du MDN/FAC

On est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur la protection des renseignements personnels guide la collecte, la conservation et la diffusion de renseignements personnels par le gouvernement du Canada. Elle accorde aussi aux Canadiens un droit d’accès à l’information qui les concerne et dont le contrôle appartient à une institution gouvernementale, sous réserve de certaines restrictions.

La Loi sur l’accès à l’information accorde aux Canadiens un droit d’accès, sous réserve de certaines restrictions, à l’information sous le contrôle d’une institution gouvernementale

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Si vous déposez une plainte au bureau de l’Ombudsman, vos renseignements personnels représentent la majorité des renseignements à votre dossier.

Autant que possible, nous essayons de divulguer l’information de manière informelle. Ce qui veut dire que vous n’avez peut-être pas besoin de faire une demande officielle de renseignements. Demandez à la personne de notre bureau avec qui vous communiquez de vous remettre les documents voulus et nous vérifierons si les renseignements peuvent être communiqués officieusement.

Parfois, les documents que vous voulez ne peuvent être communiqués officieusement parce qu’ils requièrent des consultations auprès d’autres ministères ou parce que les renseignements sont assujettis à des restrictions particulières les empêchant de vous être communiqués. Si tel est le cas, nous traiterons votre demande de manière formelle, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Demande officielle d’accès à l’information

Pour soumettre une demande officielle d’accès à l’information, vous devez soumettre les deux formulaires suivants :

• Le formulaire de Demande d’accès à l’information : des frais de 5 $ s’appliquent.
• Le formulaire de Demande d’accès à des renseignements personnels : Il n’y a aucuns frais pour une demande visant vos renseignements personnels. Dans le but de protéger les renseignements personnels sous notre contrôle, vous serez peut-être appelé à confirmer votre identité.

Une fois les formulaires remplis, envoyez-les par la poste à :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Bureau de l’Ombudsman du MDN et des FAC
100, rue Metcalfe, 12^e étage
Ottawa ON  K1P 5M1

Vous pouvez aussi soumettre votre demande par courriel à l’adresse Ombudsman-ATIP-AIPRP-DNDCF@forces.gc.ca. 

Pour vous renseigner davantage, appelez-nous sans frais au 1-888-828-3626.

Vous ne pouvez pas nous soumettre une demande en ligne. 

Notre coordonnateur d’accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) vous contactera dans les trois jours ouvrables. Si vous avez fourni une adresse électronique, nous vous contacterons par ce moyen. Autrement, nous attesterons avoir reçu votre demande par courrier d’affaires régulier. Le courrier d’affaires vous parviendra après plusieurs jours. Si vous n’avez rien reçu de notre part après un délai raisonnable, contactez-nous.

Dans notre message de confirmation, nous préciserons la date de réception de votre demande, le numéro de dossier assigné à votre demande et le délai prévu pour y répondre. Si nous avons des questions à propos de votre demande, nous communiquerons à nouveau avec vous afin d’obtenir des clarifications.

Notre responsabilité

Le coordonnateur de l’AIPRP du bureau de l’Ombudsman est responsable uniquement pour des renseignements sous le contrôle du bureau.

Si votre demande a trait à des renseignements conservés par le ministère de la Défense nationale, veuillez communiquer avec le service d’AIPRP du MDN et des FAC.

Si vous cherchez des dossiers de personnel militaire ou des dossiers médicaux, consultez la page de Bibliothèque et Archives Canada pour savoir comment faire une demande de dossiers de service militaire.

À propos de votre demande

D’abord, nous devons nous assurer de bien comprendre ce que vous cherchez et, dans certains cas, nous vérifions que vous avez le droit de faire cette demande. Nous devons ensuite nous assurer d’être le bon ministère fédéral pour traiter votre demande.

Ensuite, nous regroupons tous les dossiers sous notre contrôle et touchés par votre demande. Nous examinons le tout afin de déterminer si nous sommes autorisés à communiquer ces renseignements. Au besoin, nous consultons d’autres ministères fédéraux pour vérifier si les documents visent leurs intérêts. Si des renseignements doivent être retenus, nous les retirons et vous expliquons la raison.

Enfin, les documents sont préparés et vous sont envoyés. Nous ferons de notre mieux pour vous transmettre l’information dans un format pratique, alors qu’il y a des limites aux solutions techniques et modes de livraison à notre disposition. N’hésitez pas à nous préciser le format et le mode de livraison (poste ou courriel) qui vous conviendrait le mieux

Dans certain cas, vous ne recevriez pas toute l’information que vous aviez demandée. Ceci peut être à cause des exceptions décrit dans la Loi sur l’accès à l’information et dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. C’est aussi possible que notre bureau n’a pas l’information que vous aviez demandé.

Dans tous les cas, nous allons vous informer du résultat de votre demande par la poste dans un délai de 30 jours après avoir reçu votre demande, ou par la date d’une extension. Nous tentons de répondre aux demandes en respectant le délai prescrit de 30 jours. Si nous ne sommes pas en mesure de le faire, nous vous informerons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Si vous avez besoin de ces renseignements de toute urgence, veuillez le préciser dans votre demande. Nous pourrons peut-être vous aider à respecter vos délais.

Recours

Si vous avez des inquiétudes au sujet du traitement de votre demande, vous pouvez nous contacter pour en discuter. Vous pouvez aussi déposer une plainte officielle au sujet du traitement de votre demande, auprès de l’autorité pertinente :

• Commissariat à l’information du Canada (pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) ou,
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels).