Un rapport décrivant les grandes lignes des retards dans le traitement d’arbitrages et de griefs au niveau de l’autorité initiale par le Directeur général – Rémunération et avantages sociaux

Depuis 2010, le bureau de l’Ombudsman du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes (FC) a reçu un certain nombre de plaintes de la part de membres des FC concernant les retards dans le règlement de réclamations financières pour des réinstallations d’une résidence à une autre (mutations). Des plaintes semblables ont également été déposées concernant les retards dans la gestion des griefs associés.

Rapport 

  • Rapport complet (mai 2013) | Recommandations 
    •  11 recommandations ont été faites
    •  11 recommandations ont été acceptées
    •  9 recommandation ont été mises en oeuvre
    •   2 recommandations n'ont pas été mises en oeuvre (aucune autre mesure requise) 

État de la mise en oeuvre des recommandations

Recommandation 1

Le DRASA 2 doit rendre une décision des arbitrages des réclamations en temps opportun. La procédure d’arbitrage ne devrait pas dépasser 90 jours. À cet effet, la demande de dotation d’effectifs supplémentaires approuvés en novembre 2012 devrait être présentée immédiatement pour éliminer le volume d’arbitrages.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 2

Le DRASA 2 devrait maintenir la stabilité du personnel jusqu’à ce que le volume de cas d’arbitrage en attente soit éliminé.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 3

Le DRASA 2 devrait envisager l’augmentation des pouvoirs des commandants de bases pour améliorer l’efficacité de la procédure d’arbitrage.

État de la mise en oeuvre de recommandation 1 :  acceptée  non mise en oeuvre (aucune autre mesure requise)

Le Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration) (DRASA) a confirmé que le Conseil du Trésor n’appuiera pas la délégation des pouvoirs au-delà de celles actuellement établies. On a fait part de l’obligation absolue de maintenir des décisions nationales cohérentes et que cela serait compromis si une nouvelle délégation de pouvoirs était élargie aux commandants des bases et escadres.

Conclusion : Étant donné que le Conseil du Trésor n’appuie pas la recommandation d'augmenter la délégation des pouvoirs, notre bureau reconnaît l‘incapacité du DRASA de poursuivre sa mise en œuvre. Aucune autre mesure ne sera prise.

Recommandation 4

Le DRASA 2 devrait offrir aux coordonnateurs des réinstallations une séance annuelle de formation/sensibilisation liée à la politique et à la génération de demandes d'arbitrage. Cela permettrait d’accroître leurs connaissances des procédures d’arbitrage et ainsi réduire les retards occasionnés par le va-et-vient des demandes pour arbitrage soumises de façon incomplète.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 5

Le DRASA 2 doit établir une stratégie de communication détaillée pour s’assurer que les membres des FAC comprennent bien tous les règlements, directives et documents de politiques pertinents liés à la réinstallation et au processus de plaintes correspondant.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 6

Le DRASA 2 doit poursuivre vigoureusement les démarches entreprises auprès du SCT pour obtenir l’approbation d’un PRIFC révisé afin d’assurer sa mise en place avant la période active des affectations de 2014.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 7

Le DRASA 2 devrait réviser ses pratiques et outils de gestion de l’information afin d’établir un système de gestion des dossiers d’arbitrage efficace, stable et sécuritaire.

État de la mise en oeuvre de recommandation 1 :  acceptée  non mise en oeuvre (aucune autre mesure requise)

Notre bureau a déterminé que les protocoles de gestion des dossiers du Directeur – Rémunération et avantages sociaux (Administration) 2 (DRASA 2) rendaient l’organisation vulnérable aux erreurs humaines et aux arriérés, puisqu’ils s’appuient sur le transfert manuel d’information entre les programmes. Le DRASA a identifié des limites quant aux technologies de l’information (TI) du ministère, lesquelles ont empêché tout changement significatif au système de gestion. La section a mis en œuvre des mesures pour s’assurer que les normes d’arbitrage sont maintenues.

Conclusion : Le DRASA 2 a démontré qu’il est en mesure de respecter les normes de traitement malgré les limites de ses TI. Notre bureau cessera de demander activement la mise en œuvre de cette recommandation, mais surveillera la capacité du DRASA 2 de respecter ses normes de traitement. Si des problèmes de gestion des cas ou d’arriéré surviennent à l’avenir, nous les signalerons.

Recommandation 8

Le DRASA 2 doit réviser ses processus actuels afin d’en maximiser l’efficacité. Cela comprend la création de normes de service, de mesures de rendement et d’instructions permanentes d’opération.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 9

La Section des griefs sur la rémunération et les avantages sociaux doit déployer tous les efforts nécessaires pour respecter ses obligations en tant qu’AI afin de prendre des décisions en temps opportun, conformément aux règlements des FAC. La demande d’effectifs supplémentaires approuvée en novembre 2012 devrait être comblée immédiatement pour contribuer à l’élimination de l’arriéré.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 10

La Section des griefs sur la rémunération et les avantages sociaux doit s’assurer de la stabilité du personnel jusqu’à ce que l’arriéré soit éliminé.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Recommandation 11

La Section des griefs sur la rémunération et les avantages sociaux doit réviser ses processus actuels afin de maximiser son efficacité. Cela comprend l’établissement de normes de service, de mesures de rendement et d’instructions permanentes d’opération.

Étatde la mise en oeuvre de recommandation 3 :  acceptée  mise en oeuvre

Définitions

Acceptée

Le MDN/les FAC ont indiqué qu’ils acceptent la recommandation.

Non acceptée

Le MDN/les FAC n’ont pas précisé s’ils acceptent la recommandation ou ont indiqué qu’ils n’acceptent pas la recommandation.

Réalisée/mise en œuvre

Les travaux réalisés jusqu’à maintenant concordent pleinement ou largement avec l’intention de la recommandation, y compris les cas où le MDN/les FAC ont démontré avoir mis en œuvre la recommandation dans la mesure du possible, compte tenu de leurs pouvoirs.

Partiellement mise en œuvre

Des travaux sont en cours pour aborder l’essentiel de la recommandation et il est raisonnable de croire que d’autres progrès auront lieu;

Les travaux ont débuté pour aborder l’essentiel de la recommandation, mais un ou des aspects de la recommandation sont depuis devenus irréalisables ou d’autres événements compliquent leur mise en œuvre.

Non réalisée/non mise en œuvre

Les travaux pour aborder l’essentiel de la recommandation n’ont pas débuté;

Les travaux réalisés jusqu’à maintenant ne concordent pas avec l’intention de la recommandation, même si les travaux ont débuté pour mettre en œuvre la recommandation.

Évaluation impossible

L’information disponible est insuffisante pour pouvoir évaluer les progrès, y compris les cas où le MDN/les FAC n’ont pas encore pris de mesures adéquates.


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