Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière –Exercice financier 2020-2021
Politiques financières et contrôles internes
Direction générale du dirigeant principal des finances
Aout 2021
Message de la sous-ministre et du dirigeant principal des finances
La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2021 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la haute direction du ministère du Patrimoine canadien (PCH). Ces états financiers ont été préparés en s’appuyant sur les normes comptables canadiennes du secteur public.
Certains renseignements présentés dans ces états financiers se fondent sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, et tiennent compte de l’importance relative des postes en question. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières de PCH. Les renseignements financiers présentés aux fins de l’établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels de PCH concordent avec ces états financiers.
Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), conçu pour donner une assurance raisonnable que l’information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.
La direction veille également à assurer l’objectivité et l’intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de PCH soient au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction. La surveillance des contrôles internes de PCH est effectuée de manière continue et les faiblesses observées sont corrigées afin de ramener les risques à un niveau acceptable.
Conformément à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, une évaluation fondée sur les risques du système de CIGF a été réalisée pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2021. Les résultats et les plans d’action, ainsi que les répercussions de la pandémie de COVID-19 sur les processus opérationnels financiers du Ministère sont inclus dans cette annexe pour l’exercice financiers 2020-2021.
L’efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de PCH sont examinés par le personnel du contrôle interne et de l’audit interne qui effectue des examens et des audits périodiques de différents secteurs des activités de PCH. En outre, le Comité ministériel d’audit (CMA) supervise la gestion des responsabilités de la direction consistant à tenir des systèmes de contrôle adéquats et à assurer la qualité des rapports financiers.
Les états financiers de PCH n’ont pas été vérifiés.
Isabelle Mondou
Sous-ministre
Éric Doiron
Dirigeant principal des finances
Sur cette page
- 1. Introduction
- 2. Contrôle interne en matière de gestion financière
- 3. Surveillance continue des contrôles clés
1. Introduction
La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par le ministère du Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs et le mandat de PCH ainsi que les activités des programmes se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel.
2. Contrôle interne en matière de gestion financière
La Politique sur la gestion financière est entrée en vigueur le 1er avril 2017, et elle exige qu’un système de CIGF axé sur le risque soit établi.
Dans ce contexte, PCH doit effectuer la surveillance continue de la conception et du fonctionnement de ses contrôles internes et appliquer les mesures nécessaires pour corriger les faiblesses observées. Ce processus fournit l’assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règles et les politiques financières sont respectées.
2.1 Gouvernance des contrôles internes
PCH dispose d’une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielle de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre (SM) et le dirigeant principal des finances (DPF), a été mis en place. Il comprend les éléments suivants :
- La Division des contrôles internes, sous l’autorité du DPF, surveille l’efficacité du CIRF et du CIGF dans l’ensemble du Ministère et élabore des recommandations en ce qui concerne les lacunes observées.
- Des mises à jour régulières sur les résultats de l’évaluation des contrôles internes et sur les plans d’action sont présentées au Comité ministériel d’audit (CMA), afin de fournir des conseils à la SM quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère.
- Un plan annuel de surveillance continue axé sur les risques est établi en consultation avec la haute direction du Ministère, pour s’occuper des questions de haute importance qui posent des risques accrus. Pour maximiser l’efficacité au sein du Ministère, le plan de surveillance continue est élaboré en concertation avec le Bureau de la dirigeante principale de l’audit (BDPA) afin de coordonner les activités de planification liées aux évaluations des contrôles internes.
- Des structures de responsabilisation organisationnelle qui définissent des rôles et des responsabilités clairs pour la haute direction afin de soutenir une saine gestion financière au sein du Ministère.
- Un solide contrôle au niveau de l’entité, y compris une culture organisationnelle qui favorise la ligne de conduite de la direction, et un Code de conduite qui s’applique à l’ensemble du Ministère et qui est appuyé par la direction et par le Bureau des valeurs et de l’éthique (BVE). Le BVE offre une aide confidentielle, indépendante, impartiale et informelle aux employés et aux groupes d’employés qui font face à des conflits ayant une incidence sur leur travail.
- Un processus de gouvernance de la fraude qui crée une culture antifraude transparente et solide au sein du Ministère. Ce processus comprend des évaluations périodiques du risque de fraude et une stratégie ministérielle de sensibilisation à la fraude pour tous les employés.
- La communication et la formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances.
2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers
PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.
2.2.1 Ententes courantes
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit à PCH l’information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il fournit également des conseils et une interprétation en matière de politiques sur la gestion financière.
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à PCH.
- Services partagés Canada (SPC) fournit à PCH des services d’infrastructure de la technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.
2.2.2 Ententes spécifiques
- L’Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines.
- Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d’hébergement pour les serveurs du système financier SAP.
3. Surveillance continue des contrôles clés
La surveillance continue vise à ce que le système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), y compris le système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et à ce qu’il soit conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général.
3.1 Résultats de l’évaluation au cours de l’exercice 2020-2021
Au cours de l’exercice 2020-2021, PCH a poursuivi la surveillance continue de ses processus opérationnels clés en matière de gestion financière. Le tableau ci-dessous présente les progrès de PCH, en date du 31 mars 2021, par rapport à son plan d’action de l’année précédente.
| Processus opérationnel clé | 2020-2021 |
|---|---|
| Planification des investissements | Reporté à l’exercice 2021-2022 |
| Salaires | Terminé |
| Évaluation du risque de fraude liée aux salaires | Terminé |
| Examen de l’outil de prévisions salariales | Terminé |
| Cartes d’achat (COVID-19) | Terminé |
| Subventions et contributions (COVID-19) | Terminé |
3.1.1 Planification des investissements
Au cours de l’exercice 2019-2020, une nouvelle série de politiques du Conseil du Trésor a été élaborée pour guider la gestion des actifs et l’acquisition de services, dont la Politique sur la planification et la gestion des investissements et la Directive sur la gestion des projets et programmes. L’objectif est de s’assurer que le gouvernement du Canada prenne des décisions éclairées en matière d’investissement et les mette en œuvre par le biais de projets et d’acquisitions bien gérés afin d’améliorer la prestation des programmes et des services aux Canadiens.
En 2020-2021, PCH a effectué une évaluation de la structure de gouvernance en place et a recommandé des changements pour se conformer aux exigences du modèle proposé par le SCT. À la suite de cette évaluation, le mandat d’un nouveau comité, le Comité d’examen des investissements liés aux projets, a été créé afin d’établir un forum permettant des consultations efficaces, la mise à disposition de conseils stratégiques et l’examen des propositions d’investissement dans les projets de PCH.
Ce processus sera documenté au cours de l’exercice 2021-2022, après la mise en œuvre du cadre de planification des investissements.
3.1.2 Salaires
Un cadre de contrôle de la gestion des salaires a été élaboré pour décrire les différents rôles et responsabilités de l’ensemble des intervenants clés. Ce document a été approuvé par le Comité exécutif (ExCom) en avril 2021 et a été communiqué aux intervenants de PCH. La documentation relative aux contrôles ainsi que la mise à l’essai des sous-processus suivants relatifs aux salaires ont également été achevés au cours de l’exercice 2020-2021 :
Avance de salaire d’urgence
Le processus descriptif de l’avance de salaire d’urgence (ASU) a été mis à jour pour y intégrer le nouveau projet pilote, qui est maintenant pleinement mis en œuvre. PCH est désormais responsable de l’enregistrement de toutes les ASU dans Phénix. L’efficacité opérationnelle des contrôles clés a été testée et des recommandations pour d’éventuelles améliorations ont été acheminées à la Division des opérations comptables pour examen.
Rémunération au rendement
La documentation des contrôles en ce qui concerne l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle a été terminée pour ce sous-processus. L’objectif de l’évaluation était de confirmer que les montants étaient correctement calculés et versés aux employés admissibles. Il a été déterminé que des contrôles appropriés étaient en place, et aucune lacune n’a été identifiée lors des tests.
Paiement des congés
Un test d’efficacité opérationnelle a été réalisé pour le paiement des congés afin de valider que les montants payés étaient appuyés par des documents justificatifs appropriés. Une recommandation a été formulée dans le cadre de l’évaluation du risque de fraude liée aux salaires afin de mieux soutenir le processus d’attestation des opérations par les gestionnaires en vertu de l’article 34 de la LGFP pour ce qui est de l’approbation du paiement des congés, en particulier dans les situations de transfert d’employés entre différents ministères.
3.1.3 Gestion de la fraude
La Politique sur la gestion financière exige que les ressources financières soient protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d’abus, d’une mauvaise gestion, d’erreurs, de fraudes, d’omissions et d’autres irrégularités. La combinaison d’une gouvernance efficace des risques de fraude, d’une évaluation approfondie des risques de fraude, d’un solide contrôle de la prévention et de la détection des fraudes, ainsi que d’un processus d’enquête coordonné et réalisé en temps opportun peuvent atténuer considérablement les risques de fraude.
Cadre de gestion de la fraude
En 2020-2021, un cadre de gestion des risques de fraude a été élaboré au niveau du Ministère en collaboration avec les experts concernés. Ce document reflète une combinaison des pratiques exemplaires du Ministère et fournit une approche cohérente et intégrée pour prévenir, détecter, répondre et rapporter les cas de fraude au sein de PCH. Il définit également les rôles et les responsabilités de tous les intervenants en matière de fraude et fournit une description de l’ensemble des activités de gestion de la fraude au sein de PCH. Le cadre aborde les trois principales catégories de fraude : la corruption, le détournement d’actifs et les états financiers frauduleux.
Le cadre de gestion des risques de fraude sera présenté aux instances de gouvernance pour approbation à l’automne 2021.
Évaluation du risque de fraude liée aux salaires
En 2019-2020, une évaluation du risque de fraude liée aux salaires a été menée afin que l’on puisse évaluer le risque de fraude dans le processus de paie et formuler des recommandations pour remédier aux faiblesses ou lacunes potentielles. Des scénarios de fraude ont été communiqués aux principaux intervenants aux fins d’établissement de l’incidence et de la probabilité de chacun.
En 2020-2021, à la suite de l’examen des processus et contrôles existants, un plan d’action de la direction axé sur l’atténuation des risques inhérents liés à la déclaration frauduleuse des soldes de vacances lors des transferts entre ministères fédéraux a été élaboré. Le plan a été présenté à Excom, et la haute direction s’est engagée à combler les lacunes identifiées.
Analyse des données
En 2020-2021, une stratégie d’analyse des données a été mise en œuvre pour renforcer l’examen des contrôles internes, la surveillance des opérations financières, ainsi que la détection continue de la fraude, du gaspillage et des abus. Les données analysées, issues de SAP pour l’année 2019-2020, ont couvert les domaines des comptes créditeurs, de la gestion des fournisseurs, des opérations financières (y compris les créances), des cartes d’achat, des voyages et des dépenses et de la passation de marchés. Une analyse comparative sera effectuée en 2021-2022 et un plan d’action sera élaboré en fonction des résultats.
3.1.4 Planification, budgétisation et prévisions
La planification, la budgétisation et les prévisions est un processus opérationnel clé qui appui l’utilisation prudente des ressources publiques et aident le Ministère à atteindre ses objectifs. Des activités efficaces d’établissement des budgets et de prévision ont été mises en place pour fournir en temps opportun de l’information financière aux fins de la prise de décisions.
En 2020-2021, les contrôles du sous-processus d’examen de l’outil de prévisions salariales ont été documentés (efficacité de la conception) afin de créer une approche normalisée à l’échelle de PCH et de garantir que les gestionnaires disposent de rapports justes à des fins de gestion des ressources. Les fonctionnalités du système SAP utilisées dans le processus de rapprochement des salaires ont été examinées. De plus, les pouvoirs financiers et les pouvoirs en matière de RH en ce qui concerne le sous-processus de la dotation ont été documentés. Il a été déterminé en conséquence que des activités de surveillance appropriées sont en place pour s’assurer que les prévisions salariales sont exactes et que les opérations de dotation sont correctement documentées.
3.1.5 Achats et créditeurs
Le processus opérationnel des achats et des comptes créditeurs est composé d’une série de sous-processus, impliquant de nombreuses activités différentes (dépenses de fonctionnement, contrats, voyages, cartes d’achat, règlements interministériels, etc.).
Formation
En 2020-2021, la documentation du contrôle pour les formations dont les coûts dépassent 15 000 $ a été terminée. Ces transactions doivent être examinées par le Conseil de gestion des talents. Le contrôle de ce sous-processus peut être complexe à effectuer, car il faut tenir compte du total des coûts de formation sur plusieurs exercices financiers afin de déterminer le niveau d’autorisation d’approbation approprié.
À la suite de cette évaluation, les Lignes directrices sur l’aide aux études et les congés d’études de PCH ont été mises à jour en fonction des résultats et communiquées aux experts de PCH.
3.2 Initiatives liées à la COVID-19
La pandémie de COVID-19 a eu des répercussions majeures sur les processus opérationnels financiers de PCH et a entraîné des défis opérationnels qui ont nécessité un changement rapide des pratiques opérationnelles. À la demande de la sous-ministre, le BDPA a effectué une mission de conseil pour contribuer à documenter les principales décisions liées à la réponse à la COVID-19 et aux mesures prises par PCH. L’objectif de cette mission était d’appuyer la reddition de comptes et de compiler de façon centralisée l’ensemble des principales décisions prises par le Ministère en raison de la pandémie.
La Division des politiques financières et des contrôles internes a été chargée de recenser les décisions clés relevant de la responsabilité du dirigeant principal des finances. Voici une liste des principaux changements :
Cartes d’achat
En raison de la pandémie de la COVID-19, PCH a dû adapter son processus de rapprochement des cartes d’achat, qui était encore un processus très manuel et ayant recours au papier. La mise en place du nouveau processus de signature électronique (maCLÉ) et de la numérisation des pièces justificatives dans SAP a permis à PCH de moderniser son processus d’approbation et de traitement des transactions par carte d’achat. PCH cherche encore à améliorer le processus des approbations effectuées en vertu de l’article 34 de la LGFP pour ses transactions par carte d’achat, afin que les gestionnaires appliquent leur approbation dans SAP (I2P). Le processus sera réévalué lorsque les efforts de modernisation seront terminés.
Approbations électroniques
Dans le cas des approbations qui ne sont pas traitées par I2P/P2P, PCH a mis en place un nouveau processus d’approbation électronique pour remplacer la signature manuscrite sur papier par la signature numérique maCLÉ. Cela a permis à PCH de renforcer ses processus d’authentification des signatures et de permettre l’application électronique des autorisations financières.
Fonds d’urgence
En 2020, un Fonds d’urgence relatif à la COVID-19 de 500 millions de dollars a été créé pour soutenir les organisations des milieux de la culture, du patrimoine et du sport. Le Fonds a été administré par PCH et réparti entre des programmes sélectionnés pour aider à maintenir les emplois et à soutenir la continuité des activités des organisations dont la viabilité avait été minée par la pandémie de COVID-19.
Dans ce contexte, un nouveau processus de paiement par lots a été créé afin d’assurer une application adéquate des autorisations financières, le versement rapide des paiements et un suivi aisé des documents justificatifs à des fins de vérification.
Directives pour les employés
La COVID-19 a également mené PCH à adopter de nouvelles modalités de travail à distance pour ses employés afin de continuer à fournir d’importants services aux Canadiens. Au cours de l’exercice 2020-2021, les orientations suivantes ont été publiées :
- Lignes directrices sur le travail à distance et l’équipement des employés afin de s’assurer que tous les employés de PCH disposent des outils nécessaires pour effectuer leur travail à distance. Une vérification après paiement a été effectuée sur un échantillon de remboursements d’employés, et toutes les transactions ont été effectuées conformément aux directives.
- Renseignements fiscaux sur le choix à effectuer par les employés entre la méthode forfaitaire temporaire ou la méthode détaillée pour réclamer la nouvelle déduction pour les frais de bureau à domicile pour l’année 2020, en fonction des directives reçues de l’Agence du revenu du Canada.
3.3 Plan d’action triennal
Le plan triennal de surveillance continue a été révisé en fonction des résultats de l’exercice annuel d’évaluation des risques de PCH :
| Processus opérationnels clés | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 |
|---|---|---|---|
| Planification des investissements | x | - | - |
| Gestion de la fraude | - | - | - |
|
- | - | x |
|
x | - | - |
| Planification, budgétisation et prévisions | - | - | x |
| Achats et créditeurs | - | - | - |
|
x | - | - |
| Revenus (BCPAC) | x | - | - |
| Rapports financiers | x | - | - |
| Contrôles généraux des TI | - | x | - |
| Établissement des coûts | - | x | - |
| Contrôles d’application de la TI | - | x | - |
| Contrôles au niveau de l’entité | - | - | - |
| Immobilisations | - | - | x |
Détails de la page
- Date de modification :