Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière — Exercice financier 2022-2023
Politiques financières et contrôles internes
Direction générale du dirigeant principal des finances
Août 2023
Sur cette page
- 1.Introduction
- 2. Système ministériel de contrôle interne de la gestion financière
- 3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2022-2023
- 4. Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes
1.Introduction
La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par le ministère de Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle internes en matière de gestion financière (CIGF), notamment un système de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats de l’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de PCH se trouvent dans le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels.
2. Système ministériel de contrôle interne de la gestion financière
La Politique sur la gestion financière exige qu’un système de CIGF axé sur le risque soit établi.
Dans ce contexte, PCH doit assurer le suivi continu de la conception et de la mise en œuvre de ses contrôles internes et corriger les faiblesses observées. Cela donne également une assurance raisonnable que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et que les lois, les règlements et les politiques qui régissent la gestion financière sont respectés.
2.1 Gestion du contrôle interne
PCH dispose d’une structure de gouvernance bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et de surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre (SM) et le dirigeant principal des finances (DPF), a été mis en place. Il comprend les éléments suivants :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- Des références aux valeurs et à l’éthique, y compris les responsabilités du Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes d’éducation et de sensibilisation et a élaboré un code de conduite ministériel;
- La communication et la formation continue concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- La surveillance de la gestion des contrôles internes, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit (CMA).
Le CMA fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de service liées aux états financiers
PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.
2.2.1 Ententes courantes
- Services publics et approvisionnement Canada administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition de certains biens et services conformément à la délégation de pouvoirs de PCH, et fournit des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit à PCH l’information servant au calcul des diverses indemnités et charges à payer, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il fournit également des conseils et une interprétation en matière de politiques sur la gestion financière;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à PCH;
- Services partagés Canada fournit à PCH des services d’infrastructure de la technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.
Les lecteurs de cette annexe peuvent se référer aux annexes des ministères susmentionnés pour une meilleure compréhension des systèmes de CIGF associés à ces services spécifiques.
2.2.2 Ententes particulières
- L’agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines;
- Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d’hébergement pour les serveurs de son système financier SAP.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2022-2023
La surveillance continue vise à ce que le système de CIGF, y compris le système de CIRF, continue de fonctionner efficacement et comme prévu, et à ce qu’il soit conforme aux directives données par le Bureau du contrôleur général.
Le tableau ci-dessous résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan de rotation de cet exercice financier.
| Plan de surveillance continue pour l’exercice en cours | Statut |
|---|---|
| Achats et créditeurs (Voyage) | Terminé comme prévu; actions correctives à débuter |
| Achats et créditeurs (Accueil) | Terminé comme prévu; aucune action corrective prévue. |
| Ententes conjointes | Terminé comme prévu; actions correctives débutées. |
| Rapports financiers, Contrôles d’application des TI | Reporté à un exercice financier futur. |
Les principales conclusions des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumées dans les sous-sections suivantes.
3.1 Nouveaux contrôles ou considérablement modifiés
Au cours de l’année, il n’y a pas eu de modification significative dans les contrôles clés dans les processus existants ayant nécessité une réévaluation.
3.2 Programme de surveillance continue
Conformément à son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a complété la réévaluation des principaux domaines de contrôle présentés au tableau 1.
La majorité des contrôles clés ont été testés tel que prévu et aucune observation de risque élevé n’a été faite. Les observations à faible risque nécessitant des améliorations sont les suivants :
| Principaux domaines de contrôles | Domaines d’amélioration |
|---|---|
| Achats et créditeurs (Voyage) | Il existe une opportunité pour standardiser les rôles et responsabilités reliés à la gestion financière des dépenses de voyages. |
| Ententes conjointes | Il existe une opportunité de réaligner les rôles et responsabilités afin d’assurer une gestion financière appropriée en lien avec les ententes conjointes. |
Les responsables des processus d’affaires ont développé un plan d’action afin d’adresser les recommandations ci-dessus.
Il n’y a pas de plan d’action nécessaire pour le sous-processus d’accueil, relié au processus des achats et créditeurs ainsi que pour les principaux domaines de la gestion des risques de fraude
4. Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue de PCH au cours des trois prochains exercices financiers est présenté dans le tableau suivant. Le plan de surveillance continue est basé sur :
- Une validation annuelle des processus et contrôles à haut risque;
- Des ajustements reliés au plan de surveillance en continu, au besoin.
| Principaux domaines de contrôle | 2022-23 | 2023-24 | 2024-25 | 2025-26 |
|---|---|---|---|---|
| Planification des investissements | - | X | - | À déterminer selon les résultats de l’évaluation des risques. |
| Gestion de la fraude | - | - | - | |
| Évaluation du risque des S&C | - | X | - | |
| Achats et créditeurs | X | - | - | |
| Rapports financiers | Reporté | - | - | |
| Contrôles généraux des TI | - | X | - | |
| Salaires | - | - | X | |
| Subventions et contributions | - | - | X | |
| Contrôles d’application des TI | Reporté | - | - | |
| Contrôles à l’échelle de l’entité | - | Reporté | - | |
| Immobilisations | - | - | X | |
| Comptes débiteurs | - | - | X | |
| Ententes conjointes | X | - | - |
La surveillance des contrôles internes du processus de rapports financiers ainsi que des contrôles d’application des TI n’a pas été exécutée en 2022-2023 en raison de mesures de réalignement temporaire des ressources au sein du ministère, basé sur les priorités ministérielles.
La surveillance des contrôles à l’échelle de l’entité originalement prévue en 2023-2024 en collaboration avec le bureau de la dirigeante principale de l’audit sera reportée à une année financière future. Historiquement, les contrôles à l’échelle de l’entité présentent un faible risque pour l’environnement de contrôle du ministère.
Une évaluation détaillée des risques sur la gestion financière sera effectuée en 2023-2024 afin de mettre à jour le classement des niveaux de risque des processus d’affaire clé et pour établir les priorités du plan de surveillance continue pour les trois prochaines années.
© Sa Majesté le roi du chef du Canada, représenté par la ministre du Patrimoine canadien, 2023
No. de catalogue : CH1-48F-PDF
ISSN : 2817-2361
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