Le choix de la démarche appropriée

La plupart des projets réalisés sont présentés dans le langage courant comme des inventaires, indépendamment de la quantité d'information recueillie et consignée.

La nature et la quantité d'information qui sera recueillie lors d'une démarche de documentation des collections doivent être définis en s'appuyant sur :

• Les objectifs et le résultat souhaité de la démarche de documentation réalisée
• la nature des collections et le type d'information à consigner
• l'accessibilité et la fiabilité de l'information déjà disponible

Il faut bien sûr appuyer notre choix sur nos besoins d'information et sur les ressources dont nous disposons pour réaliser le travail.

Il est important de retenir que même avec peu d'information sur chaque objet, l'inventaire complété permet déjà d'assurer une meilleure gestion de la collection. C'est l'objectif qui doit être visé sans compromis lorsqu'on entreprend une démarche de documentation systématique des collections. Toutefois, si l'objectif est d'obtenir une meilleure compréhension de ce qui compose nos collections et une plus grande diffusion de l'information, il faut prévoir une démarche de catalogage.

Rappelons ce que chaque démarche propose comme résultat :

Le simple dénombrement permet :

• de s'outiller pour garantir une bonne gestion des collections ;
• de créer un noyau d'information à partir duquel on pourra ajouter des informations plus détaillées par la suite ;
• de situer physiquement, et de façon précise, tous les objets, de les repérer rapidement et efficacement, en plus d'assurer un meilleur suivi des déplacements d'objets.

L'inventaire physique permet en plus :

• de mieux connaître la nature et l'ampleur des collections, dans le but par exemple de mieux prévoir les besoins en espace d'entreposage ou d'exposition et les ressources nécessaires ;
• d'intervenir rapidement en cas de menace à leur sécurité (vol, incendie, inondation…) ;
• de garantir la qualité et la fiabilité de l'information qu'on détient sur l'ensemble des collections ;
• d'utiliser les reproductions photographiques des objets, favorisant leur préservation et leur diffusion

Le catalogage offre également :

• un processus normalisé et/ou rétrospectif de documentation des collections ;
• une identification des objets et une description selon les termes scientifiques reconnus ;
• une meilleure compréhension de l'objet dans la collection et de la collection elle-même ;
• une meilleure diffusion des informations sur les collections auprès du personnel, des chercheurs et du public ;
• une information non seulement fiable mais d'autorité sur l'ensemble des collections ;
• une incitation à entreprendre des recherches sur les collections ;
• une meilleure conservation préventive des objets, évitant de recourir à l'objet physique ;
• une organisation plus systématique de l'information sur les collections et de meilleures chances de survie et d'échange de cette information.

Exercice 1 : Quiz récapitulatif -- Pourquoi et comment documenter les collections