Règles de catalogage (normes de saisie des données)

Les normes sur le contenu des données (parfois appelées « normes sur le catalogage ») contiennent des règles d'organisation de l'information sur les collections des musées. Elles peuvent notamment comprendre des règles sur la ponctuation, les signes diacritiques, les titres, les noms de personnes, de lieux et d'organismes, l'emploi des majuscules et le format des dates. Une documentation cohérente, à l'intérieur d'une base de données et de divers services d'archivage, accroît l'accès au contenu des données en maximisant les résultats d'une recherche. De telles normes sont également importantes dans les systèmes manuels. Voici quelques normes sur le contenu particulièrement pertinentes dans un contexte muséologique :

• Cataloguing Cultural Objects: A Guide to Describing Cultural Works and Their Images

  La norme Cataloguing Cultural Objects (CCO) est destinée au catalogage des œuvres d'art, des artéfacts culturels et de leurs substituts visuels. Le catalogage d'objets originaux pourrait nécessiter des lignes directrices spécialisées. La norme CCO permet de contrôler le choix des termes et définit l'ordre, la syntaxe et la forme des valeurs des données servant au catalogage des objets culturels. Elle peut être utilisée pour établir des règles de catalogage à l'interne. La norme CCO met l'accent sur les métadonnées descriptives et exclut les métadonnées administratives et techniques. Des vocabulaires contrôlés et des thésaurus sont recommandés. Il s'agit d'un « manuel servant à décrire, à documenter et à cataloguer des biens culturels et leurs substituts visuels. La norme CCO met l'accent sur l'art et l'architecture, incluant notamment les peintures, les sculptures, les gravures, les manuscrits, les photographies, les ouvrages construits, les installations et d'autres médias visuels. Elle porte sur de nombreux autres types de biens culturels, y compris les sites archéologiques, les artéfacts et les objets fonctionnels du domaine de la culture matérielle ». En 2008, le CCO Assessment Working Group du RCIP (un des groupes de travail se penchant sur les normes du RCIP) a mené à bien un projet pour évaluer l'utilisation de la norme CCO dans les musées canadiens. Après avoir examiné la portée de l'utilisation de la norme CCO dans leurs propres institutions, élaboré un échantillon d'enregistrements et suivi les règles du CCO pour cataloguer une nouvelle collection, le groupe de travail a recommandé l'emploi de la norme CCO dans les musées canadiens qui possèdent des collections en sciences humaines. Le RCIP a ajouté les règles CCO à son Dictionnaire de données des sciences humaines. La norme CCO constitue un projet de la Visual Resources Association (VRA). La norme CCO est offerte en anglais seulement.

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• Resource Description and Access (RDA) and Anglo-American Cataloguing Rules (AACRII), deuxième édition

  Les RDA (qui succèdent aux AACRII) sont un ensemble de règles de catalogage qu'utilisent les bibliothèques dans la plupart des pays anglophones et qui sont de plus en plus employées partout dans le monde. Elles sont utiles aux musées parce qu'elles comportent des règles de saisie pour les noms de personnes, de lieux et d'organismes, ainsi que des règles concernant les majuscules, les abréviations et les nombres. De façon générale, les musées trouveront que la norme Cataloguing Cultural Objects (CCO) répond davantage à leurs besoins, mais les RDA seront utiles aux musées qui doivent à créer des notices bibliographiques.

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• Règles pour la description des documents d'archives (RDDA)

  Les RDDA constituent la norme au Canada pour la description des documents d'archives. Elles « ont pour but de fournir une assise cohérente et commune pour la description des documents composant un fonds d'archives, en se fondant sur les principes communément admis en archivistique ». Les RDDA donnent des renseignements sur les éléments d'information à enregistrer sur les collections d'archives ainsi que des règles à suivre pour effectuer un catalogage cohérent de tous les types d'archives (les fonds, les séries, les fichiers et les documents individuels). Les règles concernant les documents uniques sont fondées sur les règles de catalogage anglo-américaines (RCAA). Ces règles sont mises à jour par le Comité canadien de description archivistique du Conseil canadien des archives. Offertes en français et en anglais.

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• Les règles d'inscription des noms propres – Capsule documentaire n^o 4

  Ce document, qui a été créé par la Société des musées québécois (SMQ), comprend des lignes directrices à suivre pour l'enregistrement des noms propres (les noms de personnes et d'entreprises). Il n'est offert qu'en français.

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• La documentation de l'inconnu et de l'incertain – Capsule documentaire n^o 7

  Cette fiche contient des renseignements sur la façon de composer avec de l'information incertaine ou manquante au moment de documenter des collections muséales. Offerte en français et en anglais.

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