Comment utiliser la Boîte à outils de la préservation numérique

Introduction

Cette boîte à outils est axée sur l’élaboration de politiques, de plans et de procédures portant sur les avoirs numériques pour la préservation numérique dans les établissements culturels canadiens. La boîte comprend des gabarits pour l’inventaire des biens numériques, l’élaboration de politiques et l’établissement de plan. Il comprend aussi les lignes directrices pour la création et la préservation de contenu, et un arbre décisionnel pour la sélection du contenu à préserver.

Finalement, des exemples qui montrent comment la boîte a été utilisée se trouvent dans trois études de cas sur la préservation numérique dans des musées canadiens de petite, moyenne et grande envergure.

Déroulement des activités – Boîte à outils de la préservation numérique

Le diagramme de la boîte à outils de la préservation numérique est expliqué en détail ci-dessous

Diagramme : Déroulement des activités – Boîte à outils de préservation numérique

Le diagramme du déroulement des activités (voir ci-dessus) montre l’utilisation qui est faite des éléments de la boîte à outils, lesquels seront présentés plus en détail ici. La partie supérieure du diagramme présente les ressources de la boîte à outils (en vert), c’est-à-dire le modèle d’inventaire de la préservation numérique, un arbre décisionnel, un cadre stratégique, des lignes directrices pour la création et la préservation de contenu ainsi qu’un cadre du plan de préservation numérique. Au centre du diagramme se trouvent trois étapes principales du processus de déroulement des activités (soit l’évaluation de la situation actuelle, l’élaboration d’une politique de préservation numérique et la création d’un plan de préservation numérique). Enfin, les documents en rouge (dans la partie inférieure du diagramme) sont les documents produits au terme des activités; il s’agit d’un inventaire des biens numériques, d’une politique de préservation numérique, d’un plan de préservation numérique, d’un plan d’action et de procédures.

La première étape du processus de déroulement des activités consiste à évaluer la situation actuelle, soit à utiliser le modèle d’inventaire (également disponible en version Excel) de la boîte à outils de préservation numérique afin de déterminer les biens numériques détenus (ou qui le seront bientôt) et de les classer dans des groupes de biens numériques. Les groupes sont définis selon la façon dont les biens numériques ont été produits, la façon dont ils sont utilisés, le format dans lequel ils sont conservés, les personnes qui les utilisent, entre autres. Par exemple, tous les dossiers contenus dans un système de gestion des collections peuvent constituer un groupe de biens numériques. De la même façon, les photographies faisant partie des avoirs d’un musée peuvent constituer un autre groupe. Une fois que les groupes de biens numériques sont établis, le modèle d’inventaire pose une série de questions relatives aux conséquences qui découleraient de la perte à long terme de l’accès à ces biens ainsi qu’aux facteurs qui influent sur la probabilité (le risque) de perdre l’accès à ces biens. Ces questions aident l’établissement à cerner les problèmes (comme l’âge du média sur lequel les biens sont conservés, les formats numériques, les risques liés à la sécurité, etc.) devant être traités dans les prochains plans, politiques et procédures. Le document obtenu au terme de cette étape consiste en un inventaire exhaustif des biens numériques qui comprend un résumé des risques et les conséquences qui découleraient de la perte à long terme de l’accès à ces biens.

Une fois la première étape terminée, l’établissement peut ensuite déterminer s’il convient d’élaborer une politique et un plan de préservation. Dans l’affirmative, on pourra passer à la deuxième étape, qui consiste à élaborer une politique. L’objet de toute politique est de répondre aux questions suivantes : Quelles mesures doivent-être prises, et pourquoi? Dans le cas qui nous occupe, le document de politique doit permettre de répondre aux questions suivantes : Que doit‑on préserver?; Pendant combien de temps?; Qui aura accès aux biens?; Comment les biens peuvent‑ils être utilisés?, etc. Trois documents de la boîte à outils sont utilisés, soit le cadre stratégique (produit par Nancy McGovern), l’arbre décisionnel de la préservation numérique, ainsi que l’inventaire des biens numériques (produit à l’étape 1). D’autres documents de l’établissement sont également inclus dans le processus, et ces derniers sont présentés dans le cadre stratégique. De cette étape découle l’élaboration d’une politique de préservation numérique, un document évolutif révisé au besoin par l’établissement.

La troisième étape consiste en la production d’un plan de préservation numérique. Le plan doit permettre de déterminer la façon optimale de mettre en œuvre la politique de préservation numérique. Les lignes directrices à l’intention des créateurs de contenu (disponible en anglais seulement, version PDF), les lignes directrices à l’intention des préservateurs de contenu (disponible en anglais seulement, version PDF), – deux documents produits InterPARES – ainsi que le cadre du plan de préservation numérique viennent appuyer la réalisation de cette étape. L’élaboration d’un plan repose aussi sur l’inventaire et la politique qui ont été produits dans le cadre des deux premières étapes du processus de déroulement des activités. Enfin, l’établissement devra fournir d’autres renseignements aux fins de l’élaboration du plan, notamment le budget et les ressources humaines pouvant être affectés aux travaux de préservation, un portrait de la technologie et des compétences technologiques actuelles, etc. Le cadre du plan fait également référence aux pratiques et aux normes existantes, sur lesquelles l’établissement peut s’appuyer en fonction de ses besoins et de ses capacités. Au terme de cette étape seront produits un plan de préservation numérique (il s’agit en fait d’une étude de cas des besoins de l’établissement en matière de préservation numérique), un plan d’action (le plan et la technologie connexe choisie dans le cadre de l’étude de cas) ainsi que des procédures (précisions concernant la façon dont le plan sera mis en œuvre au quotidien).

Enfin, il convient de mettre en œuvre le plan et la politique, ce qui comprend la mise en œuvre initiale ainsi que les tâches à exécuter de façon régulière.

Dans le diagramme du déroulement des activités, il faut noter la présence de flèches noires partant de l’étape de la mise en œuvre et de l’étape de l’élaboration du plan. Diverses raisons peuvent expliquer l’amélioration graduelle (ou même la révision complète) d’une étape précédente. En voici quelques-unes :

  • Le budget, les compétences actuelles ou la technologie disponible ne permettent pas la mise en œuvre prévue d’une politique donnée;
  • La compréhension de ce qui peut être fait (une question de politique) a évolué en raison des activités de sélection des logiciels réalisées à l’étape de l’élaboration du plan;
  • Il devient évident, à l’étape de la mise en œuvre, que le plan ou la politique n’est pas défendable (pour des raisons liées aux ressources humaines, à la technologie ou au budget).

L’inventaire, le plan et la politique constituent également des documents évolutifs appelés à être modifiés au fil du temps pour les raisons suivantes :

  • Changement apporté à l’inventaire des biens numériques (nouveaux groupes de biens ou modification considérable du volume de documents);
  • Émergence de nouvelles technologies;
  • Modification au budget ou au mandat de l’établissement.

Vous trouverez dans les trois études de cas ci-après de plus amples renseignements sur le processus de déroulement des activités ainsi que des exemples d’utilisation de la boîte à outils :

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