Cadre du plan de préservation numérique pour les établissements du patrimoine culturel

Voir aussi : Boîte à outils de préservation numérique

Un plan de préservation numérique est un document essentiel à toute activité de préservation numérique. Il décrit les mesures à prendre pour préserver les ressources numériques au sein d'une organisation (le plan d'action), et décrit la façon dont ce plan d'action a été choisi. À la différence d'une politique de préservation numérique qui fournit une orientation de haut niveau, le plan d'action décrit un flux de travail réel et fait référence aux technologies particulières qui seront utilisées dans ce flux de travail. C'est la raison pour laquelle le plan de préservation numérique est élaboré après la rédaction de la Politique de préservation numérique de l’établissement.

Le format recommandé dans ce cadre est partiellement inspiré par Becker, Kulovits, Guttenbrunner, Strodle, Rauber et Hofman dans un rapport qui décrit l'utilisation d'« arbres des objectifs » pour documenter et quantifier de manière formelle les paramètres de sélection d'un plan d'action pour la préservation numérique. Bien que leur processus soit cohérent pour la création d'un dépôt numérique fiable, il ne convient pas aux établissements de plus petite taille. Les établissements de moyenne et grande dimension devraient consulter le rapport Becker ainsi que le cadre ci-dessous avant de choisir un format pour leur propre plan de préservation numérique.

Documents externes sur les normes, les pratiques exemplaires et les recommandations du plan de préservation numérique

Les éléments externes suivants ne font pas partie du plan de préservation numérique, mais devraient être pris en considération durant la mise en œuvre de chacune de ses sections :

Deux documents sont particulièrement importants. Ce sont le document sur la définition d'un dépôt numérique fiable du Research Library Group (TDR) (PDF) et le modèle de référence de l'Open Archival Information System (OAIS) (PDF). Le document du TDR porte principalement sur l'environnement au sein d'une organisation responsable de la maintenance du dépôt. En revanche, le modèle de référence de l'OAIS se concentre sur les fonctions standards au sein des archives. Ces deux documents sont pris en considération dans le cadre de la politique de préservation numérique, mais on devrait aussi en tenir compte tout au long de la mise en œuvre du plan d'action.

Par ailleurs, le plan d'action choisi devra prendre en considération les pratiques exemplaires et les recommandations comme les Lignes directrices à l'intention des créateurs (PDF) et les Lignes directrices à l'intention des préservateurs (PDF) élaborées par le Projet InterPARES 2.

Votre établissement peut ensuite considérer les pratiques exemplaires ou les recommandations de votre communauté. Canmuse-l listserv est un excellent réseau de partage.

Modèle de plan de préservation numérique

Le contenu du plan de préservation est présenté dans la Table des matières, et expliqué en détail ci-dessous :

Présentation du plan

Cette section (comprise sur la page couverture) présente au moins :

  • Le nom du plan.
  • La date de la dernière modification du plan.
  • Elle peut aussi contenir une liste des versions antérieures approuvées (le cas échéant) et les dates pendant lesquelles elles étaient actives.

État des ressources et déclencheurs

Cette section, qui peut aussi se trouver sur la page couverture, comprend l'état du plan qui précise, par exemple, s’il est en cours d'élaboration, s'il a été approuvé ou s'il n'est plus actif.

Il peut aussi contenir les noms des responsables de l'élaboration du plan et un champ de signature pour l'approbation du plan d'action en question.

Si l'élaboration du plan découle d'un nouvel événement (un déclencheur) comme un nouveau type de contenu dans l'établissement, un nouveau système de gestion des collections, ou toute autre raison similaire, cela devrait être énoncé ici également.

Référence à la politique de préservation numérique

Votre politique de préservation numérique répond à la question « Que faut-il faire? » que l'on relie souvent à une exigence opérationnelle. Cette question doit être abordée avant d'être en mesure de répondre à la question « Comment quelque chose sera fait » qui constitue le principal objet d'un plan d'action.

Plusieurs préoccupations et contraintes (y compris les obligations juridiques) déjà prises en compte dans la politique de préservation numérique n'ont pas besoin d'être reformulées dans le plan de préservation. Toutefois, les contraintes concernant « comment quelque chose sera fait » (un sujet du plan d'action) sont abordées dans la prochaine section, ci-dessous.

Par souci de concision, il est suffisant dans cette section de faire référence à la Politique, et de résumer les énoncés de la Politique (c.-à-d. les énoncés qui traitent de la question Que faut-il faire?).

Sommaire de l'environnement et des contraintes

Cette section énumère les contraintes et décrit comment la politique de préservation devrait être réalisée étant donné la nature de l'environnement de votre établissement et les ressources mises à votre disposition pour ce projet. Un certain nombre de considérations détaillées devraient être résumées sous les catégories suivantes :

Structure organisationnelle

La structure organisationnelle nécessite une compréhension des rôles et des responsabilités actuels au sein de l'organisation, c.-à-d. qui est responsable de qui et pour quelles activités. Le plan d'action devra tenir compte de la structure existante ou il faudra que des mesures soient prises pour obtenir l'approbation des changements à apporter.

Pratiques et obligations actuelles

Les pratiques et obligations actuelles comprennent une description des flux de travail concernant les procédures organisationnelles actuelles ou des références aux contrats ou ententes qui pourraient avoir une incidence sur un plan de préservation numérique. Il est à noter que ces contrats peuvent constituer une contrainte pour les questions « Que faut-il faire » et « Comment quelque chose sera fait ». Il est donc possible qu'on en tienne compte dans la politique de préservation comme dans le plan de préservation.

Préparation organisationnelle

La préparation organisationnelle fait référence à la prise de conscience, aux attitudes et aux attentes (selon des sources documentées) des organisations relativement à la préservation numérique.

Contraintes financières

Les contraintes financières définissent les limites d'un plan d'action pour ce qui peut être fourni (technologies, services, etc.) pendant le lancement d'un projet de préservation numérique et ce qu'il est possible d'assumer financièrement à long terme.

Il est à noter (particulièrement à la lumière des considérations financières, humaines et technologiques) que le plan de préservation peut être utilisé non seulement pour choisir des mesures réalisables en tenant compte des contraintes existantes, mais aussi pour recommander d'autres ressources si des mesures plus souhaitables étaient à la portée du budget de l'établissement (ou du corps administratif).

Ressources humaines

Le sujet des ressources humaines est aussi abordé dans la politique de préservation numérique. Le coût de formation devrait être pris en compte – ce qui ira de pair avec le type de technologie choisie pour le processus d'archivage. Les solutions simples et prêtes à être utilisées peuvent avoir leurs limites, mais elles sont souvent utilisées à plus grande échelle et le soutien ainsi que la formation sont donc plus faciles à trouver.

Contraintes techniques

La question des contraintes techniques concerne principalement la technologie accessible actuellement. Les technologies de l'avenir devraient être prises en compte dans les différentes mesures considérées.

Description de la collection

La description de la collection est également une contrainte environnementale, mais elle a sa propre section en raison de son importance. La référence aux données d'inventaire recueillies en utilisant le modèle d'inventaire des ressources numériques permettra de saisir une grande partie de ce qui est nécessaire pour cette section – si ce modèle n'a pas déjà été utilisé, il devrait l'être à cette étape.

Des exemples de ressources numériques de chaque groupe identifié en utilisant le modèle d'inventaire devraient aussi être énumérés ici, car ils seront utilisés pour évaluer les technologies et les flux de travail potentiels du plan d'action.

Caractéristiques pertinentes des objets numériques

Cette section résume tous les aspects pertinents des objets dans chaque groupe de ressources numériques qui doivent être préservées. Elle comprend des mentions sur l'aspect des objets, comme la profondeur de la couleur, la résolution des images et des renseignements sur les polices de caractère. Pour les objets non statiques (comme une page Web avec des formulaires ou des composants interactifs similaires), elle peut aussi inclure les caractéristiques pertinentes du comportement des objets. On nomme souvent cette section Exigences techniques.

Exigences de l'utilisateur

Cette section décrit comment ceux qui contribuent aux ressources à préserver et ceux qui demandent un accès à ces ressources préservées doivent le faire en fonction de leurs propres flux de travail. Pour cette raison, cette section exige une compréhension claire de ces flux de travail. Bien que les « souhaits » (c.-ce qui est souhaitable) et les « besoins » (c.-ce qui est nécessaire) de l'utilisateur puissent être pris en compte, il est important, à ce stade, de faire la distinction entre les deux.

Considération des plans d'action potentiels

Dans cette section, des solutions potentielles sont examinées et les sous-composantes de cette section sont répétées pour chaque solution possible. Lorsque c'est possible, la technologie est testée en utilisant des échantillons de documents d'archives pour chaque groupe de ressources numériques (une solution multiple pourrait être requise si les ressources diffèrent suffisamment). Lorsqu'il n'est pas possible de tester le logiciel, cela devrait être indiqué clairement ainsi que la méthode qui a été utilisée au lieu d'un test pratique. Les sous-composantes de cette section sont les suivantes :

  • Flux de travail proposé (y compris les schémas de traitement, de gestion continue et d'accès) ;
  • Technologie proposée (matériel informatique et logiciel) ;
  • Ressources humaines requises ;
  • Sommaire des coûts (fournir des ventilations pour la mise en œuvre du système, le coût par unité pour le traitement, le coût annuel par unité pour la gestion d'une ressource et le coût par unité pour l'accès à une ressource) ;
  • Résultats du test (ou une évaluation pour des technologies qui n’ont pas encore été évaluées) ;
  • Exposé de la solution proposée.

Cette dernière section devrait comprendre une analyse détaillée de l'option proposée. Cela se traduit par au moins un exposé des coûts, des avantages, de l'incidence, des risques et des occasions. L’exposé devrait aussi démontrer à quel point la solution proposée répond aux exigences et surmonte les contraintes. Les domaines dans lesquels la solution échoue doivent être indiqués.

Plan d'action pour la préservation

Cette section doit indiquer le plan d'action choisi, exposer les raisons pour lesquelles il a été choisi, donner des renseignements détaillés sur le plan et déterminer les événements à venir qui pourraient amener à une révision de ce plan.

Sélection et justification du plan d'action choisi

Un des plans considérés dans la section précédente est nommé ici, et les raisons pour lesquelles il a été choisi parmi les autres options sont clairement indiquées.

En plus des renseignements déjà inclus pour cette option sous « Considération des plans d'action potentiels », les éléments suivants devraient être ajoutés :

Rôles et responsabilités

Préciser les principales responsabilités de chaque membre de l'équipe qui participe à la mise en œuvre du projet, ainsi que de ceux qui sont responsables de maintenir les ressources préservées. Comprend également les rôles des créateurs de contenu.

Organigramme des tâches

Un organigramme des tâches décrit les tâches importantes requises, indique les personnes responsables de mener à bien ces tâches et dans quel délai. Les jalons et les résultats visés sont aussi inclus. Des structures de répartition du travail distinctes devraient être élaborées pour la mise en œuvre du système et pour chaque composante importante du modèle de référence de l'OAIS (planification, traitement, archivage, gestion de données, accès et administration en matière de préservation).

Exposé détaillé sur la façon dont les ressources sont traitées, gérées et accessibles

Cette section devrait comprendre un exposé des caractéristiques techniques (comme le choix de métadonnées à inclure dans une nouvelle ressource numérique), les caractéristiques de traitement (comme la façon dont les métadonnées doivent être fournies) et les caractéristiques de l'objet préservé (c.-à-d. présenter ce qui est préservé et ce qui ne l'est pas). Exposer également la technologie utilisée pour assurer que la ressource est accessible à long terme (p. ex. régénération, migration, reproduction, émulation ou encapsulation).

Coûts détaillés et sources de financement

Cette section devrait comprendre une ventilation de tous les coûts de mise en œuvre, ainsi qu'un budget distinct (avec sources de financement) pour la maintenance continue des ressources préservées.

Déclencheurs de la révision du plan d'action

Cette section présente les événements potentiels qui pourraient nécessiter une révision du plan d'action choisi, p. ex. un changement du budget des coûts de préservation à long terme, des modifications de la technologie, etc.

Glossaire du plan de préservation numérique

Émulation :
Reproduction des fonctionnalités d'un système obsolète. Cela peut se faire pour le matériel informatique ou le logiciel.
Encapsulation :
Enchâssement des données avec tous les renseignements nécessaires pour avoir accès aux renseignements contenus dans ces données et les interpréter.
Exigence opérationnelle:
Un objectif commercial de haut niveau de l'organisation.
Migration :
Transfert des données vers des environnements plus récents. Cela peut comprendre de nouveaux formats de fichier, de nouveaux systèmes d'exploitation et de nouveaux supports physiques.
Régénération :
Transfert de données entre deux types du même support d'entreposage pour qu'il n'y ait pas de perte d'information en raison de la détérioration du support ou de la préservation d'information sur ce support.
Reproduction :
Création de copies des données sur un ou plusieurs systèmes.

Références sur le plan de préservation numérique

Becker, Kulovits, Guttenbrunner, Strodl, Rauber & Hofman, « Systematic planning for digital preservation: Evaluating potential strategies and building preservation plans », International Journal on Digital Libraries (IJDL), décembre 2009. http://www.ifs.tuwien.ac.at/~becker/pubs/becker-ijdl2009.pdf (PDF) (consulté en février 2013).

Document sur la définition d'un dépôt numérique fiable du Research Library Group (TDR) (PDF) (consulté en février 2013).

Open Archival Information System (OAIS) (PDF) (consulté en février 2013).

Lignes directrices à l'intention des créateurs (PDF) Projet d'InterPARES 2 (consulté en février 2013).

Lignes directrices à l'intention des préservateurs (PDF) Projet d'InterPARES 2 (consulté en février 2013).

Christoph Becker & Andreas Rauber, Four cases, three solutions: Preservation plans for images, Université de technologie de Vienne, Autriche, avril 2011, http://www.ifs.tuwien.ac.at/~becker/pubs/becker-four2011.pdf (PDF) (consulté en février 2013).

Coordonnées pour cette page Web

Ce document est publié par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d’autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :