Cadre pour l’élaboration d’un plan de préservation numérique dans les établissements du patrimoine culturel

Révisé par Ern Bieman

Avis de non-responsabilité

Les renseignements contenus dans ce document sont basés sur la compréhension actuelle des problèmes soulevés. Ils ne s’appliquent pas nécessairement à toutes les situations, et aucune des activités décrites n’assure une protection complète. Bien que des efforts raisonnables aient été faits pour s’assurer que les renseignements sont exacts et à jour, l’éditeur, le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP), n’offre aucune garantie à cet égard et n’assume aucune responsabilité en cas de perte, de réclamation ou de revendication pouvant résulter, directement ou indirectement, de l’utilisation des renseignements ou de la confiance qui leur est accordée. Le RCIP ne cautionne aucun des produits, services ou matériaux indiqués dans ce document ou sur les sites Web externes auxquels ce document pourrait renvoyer. Par ailleurs, il ne fait aucune déclaration à leur sujet. Ces produits, services ou matériaux sont donc utilisés à vos propres risques.

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Introduction

Un plan de préservation numérique est un document essentiel à toute activité de préservation numérique. Il comprend un plan d’action qui décrit les mesures à prendre au sein d’un établissement pour préserver les ressources numériques, ainsi que la façon dont ce plan d’action a été choisi. À la différence d’une politique de préservation numérique, qui fournit une orientation de haut niveau, le plan de préservation numérique (et donc le plan d’action qui en découle) décrit un flux de travail réel et fait référence aux technologies particulières qui seront utilisées dans ce flux de travail. C’est pourquoi le plan de préservation numérique est élaboré après la rédaction de la politique de préservation numérique de l’établissement.

Le cadre pour l’élaboration d’un plan de préservation numérique vise à faire en sorte que les principales considérations et mesures soient prises en compte, mais il est reconnu que les besoins varieront en fonction de la situation de chaque institution. Veuillez ajouter des éléments à ce cadre ou les modifier, au besoin.

Examen du format proposé dans le présent cadre

Le format recommandé dans le présent cadre s’inspire librement d’une proposition de Becker et coll. (2009) visant à utiliser des « arbres d’objectifs » pour consigner et quantifier officiellement les paramètres de sélection d’un plan d’action pour la préservation numérique. Bien que le cadre de Becker concorde avec la création d’un dépôt numérique fiable, il n’est pas pratique pour les petits établissements du patrimoine culturel. Le cadre proposé ici convient aux établissements du patrimoine culturel de toute taille, mais les établissements de moyenne et grande taille voudront peut-être consulter également le cadre de Becker avant de choisir un format pour leur propre plan de préservation numérique.

Normes, pratiques exemplaires et recommandations externes

Les normes, pratiques exemplaires et recommandations externes suivantes devraient être prises en compte tout au long de l’élaboration de chacune des sections du plan de préservation numérique.

Deux documents revêtent une importance particulière : le document Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities (format PDF) (en anglais seulement) du Research Libraries Group de même que le document The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model: Introductory Guide (en anglais seulement) de la Digital Preservation Coalition et Brian Lavoie. Le premier document porte sur l’environnement au sein de l’institution qui est responsable de la tenue à jour du dépôt. En revanche, le deuxième document est axé sur les fonctions standards au sein des archives. Ces deux documents sont pris en considération dans le Cadre pour l’élaboration d’une politique de préservation numérique dans les musées, mais on devrait également en tenir compte tout au long de l’élaboration du plan d’action.

Par ailleurs, le plan d’action choisi devra prendre en considération les pratiques exemplaires et les recommandations comme les Lignes directrices à l’intention des créateurs (format PDF) et les Lignes directrices à l’intention des préservateurs (format PDF) élaborées par le Projet InterPARES 2.

Votre établissement peut ensuite considérer les pratiques exemplaires ou les recommandations de votre communauté. Canmuse-l listserv est un excellent réseau d’échange (veuillez envoyer une demande d’abonnement à l’adresse pch.rcip-chin.pch@canada.ca).

Volets du plan de préservation numérique

Les éléments ci-après font partie d’un plan de préservation numérique.

Présentation

Cet élément (compris sur la page couverture) présente, à tout le moins, le nom du plan, la date de la dernière modification du plan de même qu’une liste des versions antérieures approuvées (le cas échéant) et les dates où elles étaient en vigueur.

État des ressources et facteurs déclencheurs

Cet élément, qui peut aussi se trouver sur la page couverture, comprend l’état du plan. Elle indique, par exemple, s’il est en cours d’élaboration, a été approuvé ou n’est plus actif.

Cet élément peut également contenir le nom des responsables de l’élaboration du plan et un champ de signature pour l’approbation du plan d’action en question. Si le plan a été créé à la suite d’un nouvel événement (un facteur déclencheur), comme un nouveau type de contenu dans l’établissement, un nouveau système de gestion des collections ou une raison semblable, il faut également le mentionner ici.

Référence à la politique de préservation numérique

Votre politique de préservation numérique répond à la question : « Que faut-il faire? ». On la qualifie souvent d’exigence opérationnelle, et il faut y répondre avant de pouvoir répondre à la question visant à savoir comment quelque chose sera fait, ce qui constitue le principal objet d’un plan de préservation numérique.

Plusieurs considérations et contraintes (y compris les obligations juridiques) déjà prises en compte dans la politique de préservation numérique n’ont pas besoin d’être exposées de nouveau dans le plan de préservation numérique. Toutefois, les contraintes concernant la façon dont quelque chose sera fait (un sujet du plan d’action) sont abordées à la section suivante.

Par souci de concision, il est suffisant dans cet élément de faire référence à la politique et de résumer, en quelques phrases, ses principaux objectifs.

Résumé de l’environnement et des contraintes

Cette section énumère les contraintes relatives à la mise en œuvre de la politique de préservation étant donné la nature de l’environnement de votre établissement et les ressources mises à votre disposition pour ce projet. Un certain nombre de considérations détaillées devraient être résumées selon les catégories qui suivent.

Structure organisationnelle

Cet élément nécessite une compréhension des rôles et des responsabilités actuels au sein de l’établissement, c’est-à-dire qu’il faut savoir qui relève de qui et de quelles activités chaque personne est responsable. Le plan d’action qui en découle devra tenir compte de la structure existante. Il faudra sinon obtenir le consentement nécessaire pour y apporter des changements.

Pratiques et obligations actuelles

Cet élément comprend une description des procédures organisationnelles actuelles, des flux de travail ou des mentions de contrats ou d’ententes susceptibles d’avoir une incidence sur un plan de préservation numérique. Il convient de noter que ces contrats peuvent constituer une contrainte relativement à ce qu’il faut faire et à la façon dont on le fera. Ainsi, ces deux questions peuvent être prises en compte dans la politique de préservation ainsi que dans le plan de préservation.

Préparation organisationnelle

Cet élément fait référence à la prise de conscience, aux attitudes et aux attentes de l’établissement relativement à la préservation numérique.

Contraintes financières

Cet élément définit les limites d’un plan d’action, tant pour ce qui peut être acquis (technologies, services, etc.) pendant le lancement d’un projet de préservation numérique que pour ce qu’il est possible d’assumer financièrement à long terme.

Il convient de noter, plus particulièrement à la lumière des considérations financières, humaines et technologiques, que le plan de préservation numérique peut être utilisé non seulement pour choisir des mesures réalisables en tenant compte des contraintes existantes, mais également pour recommander d’autres ressources si des mesures plus souhaitables étaient à la portée du budget de l’établissement (ou de l’organe directeur).

Ressources humaines

Le sujet des ressources humaines est lui aussi abordé dans la politique de préservation numérique. Le coût de la formation devrait être pris en compte, puisqu’il ira de pair avec le type de technologie choisie pour le processus d’archivage. Les solutions simples et prêtes à être employées peuvent avoir leurs limites, mais elles sont souvent utilisées à plus grande échelle. Il est donc plus facile de trouver du soutien et de la formation à cet égard.

Contraintes techniques

Cet élément concerne principalement la technologie utilisée à l’heure actuelle. Les technologies de l’avenir devraient être prises en compte dans les différentes mesures envisagées.

Description de la collection

La collection de l’établissement est également une contrainte environnementale; toutefois, une section lui est réservée en raison de son importance. La référence aux données d’inventaire recueillies à l’aide du Modèle d’inventaire de la préservation numérique pour les établissements du patrimoine culturel permettra de saisir une grande partie de ce qui est nécessaire dans cette section. Si vous n’avez pas déjà utilisé ce modèle, vous devriez le faire à cette étape.

Dans cette section, vous devriez également énumérer des exemples de ressources numériques de chaque groupe de biens numériques figurant dans le modèle d’inventaire. Ces ressources serviront à évaluer les technologies et les flux de travail potentiels du plan d’action.

Caractéristiques pertinentes des objets numériques

Cette section résume tous les aspects pertinents des objets dans chaque groupe de ressources numériques qui doivent être préservés. Elle comprend des mentions sur l’aspect des objets, comme la profondeur de la couleur, la résolution des images et des renseignements sur les polices de caractère. En ce qui concerne les objets non statiques (comme une page Web comportant des formulaires ou des composants interactifs semblables), cette section peut également comprendre les caractéristiques pertinentes du comportement des objets.

Exigences opérationnelles

Cette section énonce une fonctionnalité qui doit exister dans la solution choisie afin d’atteindre le but de la politique (des lignes directrices globales concernant ce que l’on tente de réaliser) et ses objectifs (étapes mesurables en vue de l’atteinte d’un but).

Exigences de l’utilisateur

Cette section décrit les besoins des personnes qui utiliseront la solution proposée dans le cadre de leur travail. Habituellement, cela comprend les besoins des créateurs de contenu (ceux qui fournissent du contenu à préserver), des préservateurs de contenu (comme les archivistes numériques) et des utilisateurs de contenu (ceux qui présentent des demandes de contenu).

Bien que tant les souhaits que les besoins des utilisateurs puissent être pris en compte, il est important, à ce stade-ci, de faire la distinction entre les deux.

Considération des plans d’action potentiels

Dans cette section, les solutions potentielles sont examinées. Dans la mesure du possible, la technologie est mise à l’essai à l’aide d’échantillons de documents de chaque groupe de ressources numériques (une solution à plusieurs volets pourrait être requise si les ressources diffèrent suffisamment). Lorsqu’il n’est pas possible de mettre à l’essai le logiciel, cela devrait être indiqué clairement ainsi que la méthode qui a été utilisée au lieu d’un essai pratique.

Les éléments suivants se répètent pour chaque solution possible :

  • flux de travail proposé (y compris les schémas de traitement, de gestion continue et d’accès);
  • technologie proposée (matériel informatique et logiciel);
  • ressources humaines requises;
  • résumé des coûts (fournir des ventilations pour la mise en œuvre du système, le coût unitaire pour le traitement, le coût unitaire annuel pour la gestion d’une ressource et le coût unitaire pour l’accès à une ressource);
  • résultats de la mise à l’essai (ou évaluation de technologies qui n’ont pas encore été évaluées);
  • exposé de la solution proposée.

Ce dernier élément devrait comprendre une analyse détaillée de l’option proposée. Cette analyse englobe, à tout le moins, un exposé des coûts, des avantages, de l’incidence, des risques et des occasions. L’exposé devrait aussi montrer la mesure dans laquelle la solution proposée répond aux exigences et indique les contraintes. Les domaines où la solution ne permet pas de répondre aux exigences doivent être indiqués.

Plan d’action pour la préservation

Cette section doit indiquer le plan d’action choisi, exposer la justification de ce choix, de même que présenter des renseignements détaillés sur le plan. Il faut également déterminer les événements à venir qui pourraient donner lieu à une révision de ce plan.

Sélection et justification du plan d’action choisi

Cet élément indique le plan choisi et les raisons pour lesquelles il a été choisi parmi les autres options.

En plus des renseignements déjà inclus pour cette option dans la section Considération des plans d’action potentiels, les éléments qui suivent devraient être ajoutés.

Rôles et responsabilités

Cet élément indique les principales responsabilités de chaque personne chargée de mettre en œuvre le projet, ainsi que des personnes qui sont responsables du maintien des ressources préservées. Indiquer également les rôles des créateurs de contenu.

Structure de répartition des tâches

Cet élément décrit les tâches importantes requises pour mettre en œuvre le plan, indique les personnes chargées de mener à bien chacune des tâches et précise les délais respectifs. Les jalons et les éléments livrables sont également indiqués. Des structures de répartition des tâches distinctes devraient être élaborées pour la mise en œuvre du système et pour chaque composante importante du modèle de référence du système d’information archivistique ouvert (OAIS) (planification, traitement, archivage, gestion de données, accès et administration en matière de préservation).

Exposé détaillé sur la façon dont les ressources sont traitées, gérées et accessibles

Cet élément devrait comprendre un exposé des caractéristiques techniques requises pour les ressources numériques (comme le choix de métadonnées à inclure dans une nouvelle ressource numérique), les processus (comme la façon dont les métadonnées doivent être fournies) et les critères de préservation (comme une description de ce qui est préservé et de ce qui ne l’est pas). Il faut également y décrire la technologie utilisée pour veiller à ce que la ressource soit accessible à long terme (par exemple, régénération, migration, reproduction, émulation ou encapsulation).

Coûts détaillés et sources de financement

Cet élément devrait comprendre la ventilation de tous les coûts de mise en œuvre, ainsi qu’un budget distinct (avec sources de financement) pour le maintien continu des ressources préservées.

Facteurs déclencheurs de la révision du plan d’action

Cet élément présente les événements potentiels qui pourraient rendre nécessaire de réviser le plan d’action choisi, notamment un changement apporté au budget prévu pour les coûts de préservation à long terme ou des modifications apportées sur le plan technologique.

Glossaire

émulation
Fourniture de fonctionnalités dans un système informatique équivalentes à celles d’un autre système (souvent désuet). Cela peut se faire sur le plan du matériel informatique ou sur le plan des logiciels. Un exemple d’émulation pourrait être un logiciel qui permet à un système d’exploitation Windows moderne d’exécuter des applications conçues pour un ordinateur Commodore des années 1980.
encapsulation
L’inclusion de renseignements supplémentaires concernant les données, ce qui permet à un système d’accéder à ces données sans en connaître au préalable le format. Cela comprend généralement un fichier d’un format connu (connu sous le nom « enveloppeur ») qui contient des données dans un format qui n’est peut-être pas connu à l’avance de l’application d’accès, ainsi que des directives pour accéder à ces données.
migration
Transfert de données vers des environnements système plus récents. Cela peut comprendre de nouveaux formats de fichier, de nouveaux systèmes d’exploitation ou de nouveaux supports physiques.
régénération
Transfert de données vers une version plus récente du même support de stockage (c’est-à-dire le même type de support physique) de sorte que la dégradation de l’ancien support ne présente pas de risque de perte de données.
reproduction
Création de copies de données sur un ou plusieurs systèmes.
traitement
Processus de transfert de données dans une archive ou un dépôt de données en vue de leur préservation à long terme.

Bibliographie

Becker, C., et coll. « Systematic Planning for Digital Preservation: Evaluating Potential Strategies and Building Preservation Plans » (format PDF) (en anglais seulement), International Journal on Digital Libraries (décembre 2009).

Becker, C., et A. Rauber. Four Cases, Three Solutions: Preservation Plans for Images (format PDF) (en anglais seulement), Vienne (Autriche), Vienna University of Technology, 2011.

Digital Preservation Coalition et B. Lavoie. The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model: Introductory Guide (en anglais seulement), 2e éd., York (Angleterre), Digital Preservation Coalition, 2014.

InterPARES. Lignes directrices à l’intention des créateurs. Création et maintenance de documents numériques : Lignes directrices pour les individus (format PDF), Vancouver (Colombie-Britannique), Projet InterPARES 2 à l’Université de la Colombie-Britannique, s. d.

InterPARES. Lignes directrices à l’intention des préservateurs. Préservation des documents d’archives numériques : Lignes directrices pour les organisations (format PDF), Vancouver (Colombie-Britannique), Projet InterPARES 2 à l’Université de la Colombie-Britannique, s. d.

Research Libraries Group. Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities (format PDF) (en anglais seulement), Mountain View (Californie), Research Libraries Group, 2002.

© Gouvernement du Canada, Réseau canadien d’information sur le patrimoine, 2021

Publié par :
Réseau canadien d’information sur le patrimoine
Ministère du Patrimoine canadien
1030, chemin Innes
Ottawa ON  K1B 4S7
Canada

Édition revue et corrigée
Première date de publication : 2012

No de catalogue : CH44-171/2021F-PDF
ISBN 978-0-660-38832-8

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