Modèle d'inventaire de la préservation numérique pour les établissements du patrimoine culturel

Voir aussi : Boîte à outils de préservation numérique

Ce modèle d'inventaire de préservation numérique peut être utilisé par les établissements du patrimoine culturel pour inventorier les ressources numériques qui sont actuellement détenues. Ces ressources peuvent être des documents administratifs, des photographies numériques des avoirs de l’établissement ou des rapports de gestion des collections. Généralement, on inventorie ce matériel à l'étape de la détermination de la portée d'un projet de préservation numérique, lorsque cette activité aide les gestionnaires de projet à déterminer l'importance du besoin d'un plan de préservation numérique et à évaluer la quantité de travail nécessaire. Voir le Cadre du plan de préservation numérique afin d'obtenir des détails sur la façon dont ce document et d'autres sont utilisés dans les activités de préservation numérique de votre établissement.

Le RCIP aimerait remercier Yvette Hackett, Louise Renaud, Gordon Carter, Tania Aldred, Paul Durand, et Tim Mark pour leur contribution à ce document.

Version Excel de ce modèle

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Comment utiliser ce modèle

Section A du modèle d'inventaire : Sommaire des groupes de biens numériques aide à identifier les groupes particuliers de biens numériques détenus par votre organisation. Cette section doit être remplie une seule fois.

Un bien numérique est un fichier informatique unique ou un groupe de fichiers informatiques, dont le contenu représente une valeur pour votre organisation. Voici quelques exemples :

  1. Tout artefact créé et acquis au départ sous forme numérique (born digital, en anglais) comme une photo numérique, une vidéo numérique ou un jeu électronique;
  2. Une copie numérique d’un artefact pour lequel votre organisation ne détient pas l’original (p. ex. une copie numérisée d’une photographie analogique);
  3. Une copie numérique d’un artefact pour lequel votre organisation détient l’artefact physique original (p. ex. une sculpture ou un journal intime) et la copie (qu’elle soit créée en numérisant ou en photographiant l’objet avec un appareil photo numérique);
  4. Une copie du ou des fichiers informatiques contenant le système de gestion des collections de votre organisation;
  5. Des documents numériques créés par votre organisation qui doivent être conservés pendant de longues périodes, tels que les audioguides, les fichiers d’acquisition, les ententes sur la propriété intellectuelle, les contrats ou la correspondance avec les donateurs.

Un groupe de biens numériques représente tous les biens numériques utilisés dans un but particulier, possédant le même format de fichier (ou similaire) utilisés par le même logiciel (ou similaire), et de la même façon, etc. Par exemple, un seul rapport provenant d’un système de gestion des collections dans l’établissement constitue un bien numérique, tandis que toutes les données de gestion des collections représentent un groupe de biens numériques. De la même façon, un seul enregistrement dans un système de gestion des collections représente un bien numérique, et l'inventaire complet au sein de ce système pourrait être considéré comme un groupe de biens numériques.

Section B du modèle d'inventaire : Les Renseignements détaillés sur chaque groupe de biens fournissent plus d’information sur chaque groupe de biens numériques et ils doivent être remplis pour chaque groupe donné. En général, les réponses à donner aux questions de la section B pour un groupe donné devraient (pour la plupart) être les mêmes.

Si un certain nombre de questions nécessitent plusieurs réponses pour le même groupe, vous devriez envisager de diviser le groupe et de remplir la section B pour chacun de ces nouveaux groupes.

Par exemple : vous avez du contenu multimédia portant sur le patrimoine immatériel (enregistrements audio et vidéo) qui est classé à l'origine comme un groupe de biens, et il paraît évident que la manière dont les fichiers audio et vidéo sont traités, utilisés ou stockés est différente. Vous devriez alors diviser ce groupe en deux nouveaux groupes : Patrimoine immatériel – audio et Patrimoine immatériel – vidéo.

Pour utiliser le modèle, imprimez-le pour le remplir à la main, ou copiez et collez-le dans un traitement de texte de votre choix.

Modèle d'inventaire – Section A : Sommaire des groupes de biens numériques

Indiquer tous les groupes de biens numériques détenus par votre établissement. Inclure une brève description de chacun ainsi que le nombre approximatif de biens dans chaque groupe, et la taille approximative d'espace fichier requise pour stocker tout le groupe.

Sommaire des groups de biens numériques dans votre établissement - à remplir par le personnel de l’établissement.
Nom du groupe de biens numériquesBrève description du groupe

(p. ex., quelle est la fonction de ce groupe, en quoi diffère-t-il des groupes similaires identifiés)

Nombre approximatif de biens numériques dans le groupeTaille approximative d'espace fichier requis pour stocker le groupeNombre minimum de copies de biens dans ce groupe (si plusieurs copies sont conservées)
(ajouter des rangées au besoin)

Modèle d'inventaire – Section B : Renseignements détaillés sur chaque groupe de biens numériques

Pour chacun des biens numériques indiqués dans la section A, remplir les tableaux ci-dessous. Ne pas oublier de diviser les biens en plusieurs groupes si un groupe n'est pas suffisamment homogène pour répondre aux questions facilement.

Facilité de remplacement

Avec quelle facilité peut-on remplacer les biens numériques de ce groupe en cas de perte? Cocher tout ce qui s'applique.

  • Biens numériques facilement remplacés en cas de perte
  • Biens numériques ne peuvent pas être remplacés en cas de perte
  • Copies numérisées pour lesquelles le processus de renumérisation serait difficile, coûteux ou nuisible à l’original.
  • Copies numérisées pouvant être assez facilement renumérisées à partir des mêmes documents d’origine en cas de perte.
  • Ne connais pas le degré de difficulté d'un remplacement

Si plus d'une case est cochée ci-dessus, expliquer pourquoi :

Conséquence/incidence de la perte

Préciser l'incidence probable sur l’établissement si un bien numérique perdu de ce groupe n'était pas récupérable. Cocher tout ce qui s'applique.

  • L'incidence estimée sur l’établissement serait importante (ramifications juridiques, réputation, etc.).
  • L'incidence estimée sur l’établissement serait modérée (quelques conséquences négatives).
  • On estime qu'il n'y aurait pas d'incidence sur l’établissement.
  • Il n'est pas possible d'estimer l'incidence sur l’établissement.

Si plus d'une case est cochée ci-dessus, expliquer pourquoi :

Évaluation des années requises de préservation

Pendant combien d'années les biens faisant partie de ce groupe devraient-ils être préservés? Cocher tout ce qui s'applique.

  • Il est prévu que les biens seront préservés indéfiniment.
  • Plus de 20 ans
  • Plus de 10 ans
  • Plus de 5 ans
  • De 1 à 5 ans
  • Moins d'un an
  • Il n'est pas nécessaire de préserver les biens numériques de ce groupe.

Si plus d'une case est cochée ci-dessus, expliquer pourquoi) :

Fréquence d'accès

À quelle fréquence les biens numériques sont-ils accédés de ce groupe? Cocher tout ce qui s'applique.

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Chaque mois
  • Chaque année
  • Il n'y a pas d'accès régulier aux biens numériques de ce groupe.

Si plus d'une case est cochée ci-dessus, expliquer pourquoi :

Autorisation d'accès

Qui devrait avoir accès à ces biens numériques? Cocher tout ce qui s'applique.

  • Tout le monde
  • Les intervenants externes identifiés par l’établissement
  • Tout le monde au sein de l’établissement
  • Des personnes précises au sein de l’établissement

Si plus d'une case est cochée ci-dessus, expliquer pourquoi :

Supports physiques/format physique

Indiquer les types et le nombre approximatif de supports physiques (c'est-à-dire les formats de stockage physiques) sur lesquels ce groupe de biens numériques est stocké. Lorsqu'ils sont connus, noter aussi l'âge approximatif des supports physiques en soi en fonction de la date de leur achat.

Par exemple :

  • votre organisation possède 200 CD-Rs (disques compacts enregistrables) produits à l’interne entre 1999 et 2001;
  • chaque CD a presque atteint sa capacité de stockage maximale (700 Mo), donc la quantité de données stockées serait de 140 000 Mo (200 CD × 700 Mo par CD);
  • tous les CD auraient entre 10 et 12 ans.

Vous rempliriez le tableau ci-dessous de la façon suivante :

Support physique (année de mise en marché)Nombre de supports physiquesTaille approximative (en Mo)Âge approximatif (en années) des supports

(Exemple) CD-R

200

140 000

12

Formats de stockage magnétique
Bande magnétique à 7 ou 9 pistes (1952)
Disque souple de 8 po (1972)
Disque souple de 5,25 po (1976)
Disquette de 3,5 po (1982)
Bande magnétique audio de 8 mm (1987)
Bande magnétique audio de 4 mm (1987)
Disque Iomega Zip – 100 Mo (1995)
Disque Iomega Zip – 250 Mo (1998)
Disque Iomega Zip – 750 Mo (2002)
LTO (Linear Tape Open) 1 – 100 Go (2000)
LTO (Linear Tape Open) 2 – 200 Go (2003)
LTO (Linear Tape Open) 3 – 400 Go (2004)
LTO (Linear Tape Open) 4 – 800 Go (2007)
LTO (Linear Tape Open) 5 – 1,5 To (2010)
Formats de stockage optique
Disques optiques de 10 ou 12 po (1979)
Disques magnéto-optiques de 5,25 po (1985)
Disques magnéto-optiques de 3,5 po (1985)
CD-Photo de Kodak (1992)
CD-ROM [dont le contenu est accessible en lecture seulement] (1988)
CD-R [non réinscriptible, produit à l'interne] (1995)
CD-RW [écritures multiples, produit à l'interne] (1997)
DVD-ROM [dont le contenu est accessible en lecture seulement] (1997)
DVD-R [non réinscriptible, produit à l'interne] (1997)
DVD-RW [écritures multiples, produit à l'interne] (1999)
Blu-Ray BD-ROM [dont le contenu est accessible en lecture seulement] (2006)
Blu-Ray BD-R [écritures multiples, produit à l'interne] (2006)
Blu-Ray BD-RE [écritures multiples, produit à l'interne] (2006)
Lecteurs de disque dur
Disque dur interne (1973)
Disque dur externe (1998)
Espace réseau – partagé
Espace réseau – personnel
Serveur Web
Support de stockage Flash
Clés USB 2.0 telles que ThumbDrive (1998), DiskOnKey (2000), JumpDrive, PenDrive, DataKey
Cartes mémoire [telles que PC Cards (1991), CompactFlash (1994), SmartMedia (1995), MultiMediaCard (1997), SDCard (2001), miniSD (2003), Memory Stick (2003), microSD (2005)]
Autre (veuillez préciser)

Lieux et conditions environnementales

Indiquer le(s) lieu(x) et les conditions environnementales dans lesquels les biens de ce groupe sont stockés. Veuillez cocher tout ce qui s'applique.

Environnement de bureau habituelEnvironnement spécialisé
(température se situant généralement entre 17 °C et 23 °C (± 2 °C)
et niveaux d’humidité relative de 20 % à 30 % (± 5 %)
Entrepôt/autre

Indiquer les conditions extrêmes auxquelles les supports physiques peuvent être soumis.

Lieux et conditions non connus
1. Salle du serveur réseau (pour les disques durs partagés, les disques durs personnels ou l’espace Web contrôlé par votre organisation)
2. Chambre forte ou espace d’entreposage réservé à cette fin
3. Espace de bureau ordinaire (entreposage sur les disques durs des ordinateurs ou sur des tablettes)
4. Entrepôt externe (p. ex. un centre d’archivage, le stockage en nuage, un dépôt numérique fiable ou un autre type d’entreposage institutionnel)
5. Autre (veuillez préciser).

Format de fichier/type de fichier

Indiquer les types de format de fichier numérique qui font partie de ce groupe de biens numériques. Par ailleurs, pour chaque type de format de fichier numérique utilisé dans ce groupe de biens, veuillez indiquer, si possible, la date approximative de création et la lisibilité actuelle.

Si le type de fichier est inconnu, sélectionner « Autre » et indiquer le logiciel qui a accès à ce bien. Sélectionner tout ce qui s'applique.

Tableau pour identifier les types de format de fichier numérique pour les biens numériques - à remplir par le personnel pour chaque groupe de biens numériques dans votre établissement
Types de formats de fichiers numériquesNom et version du logiciel utilisé pour créer ou modifier le fichierDates de création du fichierToujours lisibles?

1. Traitement de texte (p. ex. .txt, .doc, .docx, .rtf, .wpd, .odf, .lwp)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

2. Courriel (p. ex. mime, msg, .pst)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

3. Présentation (p. ex. .ppt, .pptx, .shw, .prz)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

4. Feuille de calcul (p. ex. .xls, .xlsx, .123, .wk1, .wk2, .qpw)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

5. Images fixes (p. ex. .jpg, .jp2, .png, .tiff, .gif, formats RAW, .dng)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

6. Audio (p. ex. .wav, .mp3, .sma, mpeg-1, mpeg-2, mpeg-4 AAC, aiff, .wma bwf, MIDI)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

7. Vidéo (p. ex. jpeg2000 MXF, Motion JPEG 2000, .avi, mpeg-2, mpeg-4, .mov, .wmv)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

8. Langage de balisage (p. ex. sgml, html, xhtml, xml)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

9. Bases de données (p. ex. dbf, fp7, acc, csv, siard)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

10. Données statistiques (p. ex. sas, spss, ddi, DExT, sdmx)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

11. Données géospatiales (p. ex. CCOGIF, dem, dig-3, E00, SHP, IHO)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

12. Conception assistée par ordinateur (CAO) (p. ex. .dxf, .cgm, .xmi)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

13. Code source et/ou fichiers exécutables (p. ex. .exe)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

14. Vente au détail - données pour les ventes (par exemple, la collecte de données, ou un registre électronique)

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

15. Vente au détail - Inventaire magasin

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

16. Autre (veuillez préciser).

Tous
La plupart
Certains
Aucun
Ne sais pas

Attribution des noms de fichier

Comment les noms de fichier sont-ils établis pour les biens numériques de ce groupe? Cocher tout ce qui s'applique.

Tableau pour identifier comment les noms de fichier sont-ils établis pour les biens numériques - à remplir par le personnel pour chaque groupe de biens numériques dans votre établissement
OuiNonNe sais pas
1. Noms de fichiers choisis par le créateur du fichier au cas par cas
2. De nombreux systèmes d’affectation des noms élaborés pour chaque projet
3. Système uniforme et normalisé, élaboré à l’interne
4. Noms de fichiers créés par un logiciel et non par une personne (point de vente par exemple)
5. Identifiant unique et permanent (p. ex. ARK, DOI, PURL, URN et XRI)
6. Autre (veuillez préciser)

Structures de répertoire

Les fichiers informatiques sont généralement organisés en structures de répertoires et de sous répertoires. L’organisation de ce système d’entreposage est parfois laissée au créateur du fichier; dans d’autres cas, la hiérarchie des noms des répertoires et des sous répertoires est établie par l’organisation. De quelle façon les fichiers numériques sont-ils classés dans votre organisation? Cochez toutes les réponses qui s’appliquent.

Données structurées
OuiNonNe sais pas
1. Enregistrements de la base de données auxquels sont joints des objets numériques ou qui renvoient à de tels objets
2. Données étiquetées dans un langage de balisage (p. ex. XML) qui renvoient à des objets numériques
3. Autre (veuillez préciser)
Données non structurées
OuiNonNe sais pas
1. Structure des répertoires chronologique fondée sur la date de création du bien numérique
2. Structure des répertoires par format de fichier (p. ex. traitement de texte, images, audio)
3. Structure des répertoires élaborée pour chaque projet
4. Structure des répertoires fondée sur le système de classement de fichiers de l’organisation
5. Autre (veuillez préciser)

Sécurité

Quelles sont les mesures de sécurité en place pour protéger les biens numériques? Cochez toutes les réponses qui s’appliquent.

Sécurité physique
OuiNonNe sais pas
1. Secteur verrouillé, mais accessible à tous les employés
2. Secteur verrouillé et accès restreint aux employés autorisés
3. Système d’alarme
4. Autre (veuillez préciser)
Sécurité du système
OuiNonNe sais pas
1. Protection par mot de passe
2. Pare­feu
3. Protection antivirus
4. Restriction d’accès aux utilisateurs (profils)
5. Autre (veuillez préciser)
Sécurité des biens numériques
OuiNonNe sais pas
1. Calcul du total de contrôle
Un total de contrôle est le résultat d’un calcul mathématique fondé sur le contenu d’un fichier informatique. Si la valeur de ce total change, cela signifie que le contenu du fichier a été modifié.
2. Cryptage
3. Autre (veuillez préciser)
Circulation
OuiNonNe sais pas
1. Vous contrôlez la circulation des copies maîtresses de préservation à l’extérieur de l’espace d’entreposage.
Une copie de préservation consiste en un ou plusieurs fichiers informatiques sauvegardés sous forme numérique sur un support physique; elle constitue la version de la meilleure qualité, la plus complète et la plus fiable du bien numérique.
2. Vous permettez la consultation au moyen des copies de référence seulement.
Une copie d’accès est un fichier sous forme numérique qui se trouve sur un support physique choisi pour faciliter l’accès à un chercheur.
3. Autre (veuillez préciser)

Affranchissement des droits d'auteur

Avez-vous le droit de copier ou de convertir des biens dans ce groupe aux fins de préservation? Encercler une des réponses suivantes :

  • Tous les fichiers
  • La plupart des fichiers
  • Quelques fichiers
  • Aucun fichier
  • Ne sais pas

Mesures de préservation

Votre organisation prend-elle certaines des mesures suivantes pour protéger ce groupe de biens numériques? Cocher tout ce qui s'applique.

Tableau pour identifier les mesures pris pour protéger les biens numériques – à remplir par le personnel pour chaque groupe de biens numériques dans votre établissement.
Mesures de préservationOuiNonNe sais pas
1. Faire régulièrement des copies de sauvegarde (fichiers créés à l’aide d’un logiciel de sauvegarde et jumelés à une fonction de restauration).
2. Faire des copies de préservation en plus ou au lieu des copies de sauvegarde.
3. Utiliser plus d’un type ou plus d’une marque de support de stockage physique afin d’atténuer le risque de défectuosité.
4. Maintenir des conditions d’entreposage stables permettant seulement des variations mineures de la température et de l’humidité relative (voir aussi la question 3).
5. Entreposer les copies de préservation dans deux endroits géographiquement distincts en cas de feu, d’inondation, de tremblement de terre, etc.
6. Maintenir le matériel informatique nécessaire pour lire chaque type de support physique sur lequel sont stockés vos biens numériques.
7. Maintenir les logiciels et les systèmes d’exploitation (p. ex. MS Word ou Corel WordPerfect) nécessaires pour lire tous les formats de fichiers de vos biens numériques.
8. Inspecter les copies de préservation régulièrement pour en vérifier la condition physique.
9. Lire les copies de préservation régulièrement pour en confirmer la lisibilité.
10. Mettre à jour le support physique afin d’en assurer l’accès au moyen du matériel courant.
11. Convertir le format des fichiers afin d’en assurer l’accès au moyen des systèmes ou des logiciels d’exploitation (p. ex. du format WordPerfect [.wpd] au format PDF [.pdf]).
12. Autre (veuillez préciser)

Coordonnées pour cette page Web

Ce document est publié par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d’autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

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