Activités internes
Avant de pouvoir amorcer le processus de préservation numérique, vous devez évaluer la réceptivité de votre institution et préparer le personnel.
Voici certaines activités que vous pouvez entreprendre pour préparer votre institution à la préservation numérique :
A. Dresser un inventaire des collections numériques existantes et quantifier leurs propriétés importantes; tenir à jour cet inventaire au gré de l'évolution des collections.
- Débutez par une liste simple, en précisant le nombre d'objets (et leurs fichiers connexes), les formats de fichiers et leur contexte (mode d'utilisation, accès auxiliaire, versions de rechange).
- Regroupez les objets en catégories gérables selon leurs propriétés importantes.
- Recherchez les types de systèmes de gestion qui appuieraient les catégories d'objets que détient l'institution dans ses collections.
- Utilisez le Modèle d'inventaire de la préservation numérique pour les musées, qui se trouve dans la Boîte à outils de la préservation numérique du RCIP
B. Mener un examen institutionnel
- Assignez à au moins un membre du personnel des responsabilités claires en matière de surveillance des activités de préservation numérique et intégrez les activités de préservation numérique au flot principal des opérations de l'institution.
- Assignez à un membre du personnel permanent les responsabilités initiales touchant la préservation numérique.
- Identifiez les unités au sein de l'institution qui pourraient avoir un savoir-faire en matière de préservation numérique ou qui abriteraient logiquement certaines tâches.
- Créez une grille des compétences et des habiletés requises pour déterminer les occasions de perfectionnement du personnel ou des unités ou d'externalisation des tâches.
- Établissez une répartition à long terme des responsabilités, y compris embaucher du personnel au besoin.
- Consolidez et réduisez le nombre de types de supports dans la collection et créer au moins une copie additionnelle pour fins d'entreposage hors lieu.
C. Établir un jeu de documents de politiques régissant les activités relatives à la préservation numérique au sein de l'institution
- Créez une politique en vous basant sur la liste de vérification fournie.
- Présentez la politique aux principaux intéressés et rendez la politique facilement accessible à la fois au grand public et dans le cadre des documents stratégiques clés de l'organisation.
D. Concevoir un calendrier pour l'évaluation des collections, y compris les contrôles d'intégrité des données niveau bits, le rafraîchissement des supports et l'évaluation de la conservation.
- Dressez un calendrier des activités de préservation.
- Suivez-le à la lettre.
E. Revoir les normes de métadonnées qui cadrent dans la collectivité de pratiques de l'institution et élaborer des procédures de mise en œuvre locale ou adopter un guide de mise en place pour officialiser l'approche institutionnelle en matière d'utilisation de la norme
- Revoyez les normes de métadonnées existantes dans le but d'établir une norme pour votre institution.
- Élaborez un jeu de recommandations locales sur la manière de mettre en œuvre la norme; les recommandations locales peuvent être alimentées par les guides d'utilisation existants.
- En particulier, identifiez les métadonnées minimales qui sont nécessaires pour un objet contenu dans les collections de l'institution.
- Concevez un plan de formation pour vous assurer que le personnel soit formé à respecter les normes de métadonnées choisies.
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