2.3 Mise en branle des démarches : Participants souhaitables

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Le consensus général parmi ceux qui ont créé une politique sur la PI est que la politique doit être élaborée et écrite par les professionnels mêmes qui y seront assujettis. Par conséquent, dès qu'un engagement à élaborer une politique sur la PI a été pris, la prochaine étape est de réunir le groupe approprié de professionnels pour aider à l'ébaucher. Quelqu'un devra surveiller et diriger ce processus de sélection, en plus d'orienter le groupe une fois qu'il sera retenu. Souvent, un musée choisit un membre du personnel dont l'intérêt et l'expérience touchant les questions de PI en font un choix naturel pour cette fonction. Il est utile que cet individu ait de l'expérience en gestion de projets, possède de bonnes aptitudes interpersonnelles, et soit bien perçu par l'équipe de l'institution. Puisque cela peut s'avérer toute une commande pour tout individu, une solution de rechange consiste à sélectionner deux personnes qui - ensemble - fourniront toute la gamme des compétences permettant de cogérer le processus.

Les professionnels qui composent le plus souvent les groupes de travail chargés d'élaborer les politiques sur la PI comprennent le personnel des droits et reproductions, les rédacteurs, les enseignants, les bibliothécaires, les dirigeants principaux de l'information ou tout autre membre des équipes de la TI, les registraires, les conservateurs, les concepteurs de publications et d'expositions, les gestionnaires des collections, les responsables des ressources visuelles, les directeurs et directeurs adjoints, les agents des programmes publics / projets de commercialisation, et les avocats-conseils. La taille des groupes varie selon les modalités de dotation et les structures organisationnelles des différentes institutions, ainsi que des dynamiques des équipes. Les groupes de travail doivent compter suffisamment de personnes pour répartir la charge de travail et fournir des perspectives mixtes. Cependant, un nombre trop grand d'individus peut alourdir le processus : les grands groupes ont besoin de plus de gestion, affichent plus de niveaux de bureaucratie, et finissent souvent par se subdiviser en plus petits groupes officieux qui se décomposent en activités d'aménagement d'un consensus.

Certaines institutions choisissent un représentant de chaque département pour se joindre à un comité d'élaboration de politiques. Toutes les personnes retenues travaillent en équipe et offrent une rétroaction au groupe et à leurs départements respectifs en plus d'en recevoir. Les plus petites institutions peuvent déléguer une ou deux personnes pour réaliser tout le processus, de la recherche initiale à la mise en œuvre, en passant par l'élaboration de politiques. En bout de ligne, le nombre de représentants est moins important que la quantité de perspectives représentées : idéalement, vous voudrez vous assurer que la plus vaste gamme possible d'intérêts relatifs à la PI de votre musée soit prise en compte. Si une personne peut faire valoir adéquatement les points de vue de nombreux départements de conservation, il n'y a aucune nécessité d'obtenir la participation d'individus de chacun de ces départements.

Le système de l'université de la Caroline du Nord (University of North Carolina ou UNC) — qui compte 16 campus — a réuni un comité d'étude de 21 personnes à l'échelle de ce système, qui s'est avéré fastidieux par moment, mais nécessaire pour être le plus inclusif possible.Note en bas de page 19 Les musées, qui disposent de structures organisationnelles moins complexes que le système d'une université d'État, sont susceptibles de faire participer moins de personnes au processus. La solution consiste à trouver un équilibre entre une représentation adéquate de tous les points de vue et la réalisation de la tâche sans surcharger le processus. Il se peut que vous deviez sacrifier sur cet idéal dans certaines situations. Par exemple, il peut être politiquement plus rapide d'inclure dans le groupe de travail quelqu'un qui n'y serait habituellement pas envisagé. À l'inverse, vous pourriez devoir exclure une personne compétente, du fait que cette personne ne peut affecter ni de son temps ni de ses ressources au processus.

Les personnes qui seront éventuellement choisies devraient officiellement constituer un « groupe de travail » (certaines organisations préfèrent les appeler des comités ou groupes d'étude — des termes qui ont tendance à être utilisés de manière interchangeable) qui est autorisé par l'administration du musée à élaborer la politique. Une autorisation officielle est d'une importance clé : elle fournit au groupe de la crédibilité à l'étendue du musée, elle reconnaît le travail des membres comme des volets légitimes de leur travail, et elle confie au groupe la responsabilité de mener à terme son mandat de manière aussi professionnelle que possible. Même si seulement une ou deux personnes sont retenues pour élaborer la politique, il est crucial pour elles d'être officiellement « nommées » par la haute gestion pour les mêmes motifs que ceux mentionnés précédemment.

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