Gestion des collections dans les musées canadiens : Résultats du sondage de 2016

Table des matières

Aperçu

Au printemps de 2016, l’Unité de recherche d’opinion publique (ROP) du ministère du Patrimoine canadien a procédé à un sondage sur le système de gestion des collections pour le compte du Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP), afin de mieux connaître la situation actuelle en ce qui concerne la documentation des collections et l’utilisation de fiches descriptives informatisées sur celles‑ci dans les musées canadiens. Ce rapport présente un aperçu des données ainsi qu’une analyse des résultats.

Méthode de sondage et résultats obtenus

L’Unité de recherche a envoyé un premier courriel présentant le sondage sur le système de gestion des collections à 1 411 organisations utilisatrices pour lesquelles le RCIP avait une adresse électronique valide. Elle a ensuite envoyé une invitation à participer au sondage. Le questionnaire d’enquête était accessible du 25 mai au 29 juin 2016. Le RCIP a reçu 236 réponses, ce qui représente un taux de participation de 17 p. 100, soit un taux légèrement supérieur au taux de réponse moyen pour les sondages externes, qui varie entre 10 et 15 p. 100 (site unilingue anglais). L’information recueillie grâce à ces réponses sera très utile à la planification des ressources du RCIP.

Le questionnaire d’enquête comportait 18 questions de nature générale, qui portaient sur le musée sondé et ses collections, sur la situation en ce qui concerne la documentation des collections et de l’utilisation de fiches descriptives informatisées sur celles-ci, ainsi que sur les normes utilisées pour la documentation des collections. Les principaux résultats révèlent ce qui suit :

  • 82 p. 100 des répondants utilisent un système automatisé pour documenter leurs collections;
  • 74 p. 100 de ces systèmes sont utilisés depuis au moins trois ans;
  • 26 p. 100 des répondants envisagent d’acheter un nouveau système de gestion des collections d’ici trois ans;
  • les systèmes de classification des objets les plus répandus sont les systèmes Nomenclature et le Dictionnaire descriptif et visuel d’objets de Parcs Canada.

Les questions du sondage sont présentées à l’annexe A. Veuillez noter que les résultats comportent plus de 18 questions, car certaines questions du sondage offraient la possibilité de donner des réponses multiples. Dans le cas de plusieurs questions, les répondants pouvaient inscrire une réponse sous la rubrique « autre ». Ces réponses ont été regroupées par catégories dans le but de faciliter la production de rapports.

Collections

Taille des collections

Les répondants devaient indiquer la taille de leurs collections, selon un nombre d’objets pouvant aller de moins de 1 000 à plus de 3 000 000.

Figure 1. Nombre d’objets constituant les collections

Graphique des résultats à la  question sur le total des objets des collections.
Figure 1. Nombre d’objets constituant les collections – version texte
[Q1] Combien d’objets comptent au total les collections de votre établissement?
Réponses Compte Pourcentage

Sans objet

7

3 %

3 000 000 objets ou plus

4

2 %

1 500 000 à 2 999 999

2

1 %

700 000 à 1 499 999 objets

2

1 %

350 000 à 699 999 objets

8

3 %

150 000 à 349 000 objets

6

3 %

50 000 à 149 999 objets

13

6 %

10 000 à 49 999 objets

77

33 %

1 000 à 9 999 objets

81

35 %

Moins de 1 000 objets

33

14 %

Total 233 100 %

La majorité des répondants sont d’un petit établissement. De fait, les trois catégories d’établissements les plus petites englobent 82 p. 100 des 233 répondants.

  • 1 000 à 9 999 objets (34 p. 100);
  • 10 000 à 49 999 objets (33 p. 100)
  • Moins de 1 000 objets (14 p. 100)

Collections à fiches descriptives électroniques

La prochaine série de questions concerne la documentation électronique des collections muséales.

Figure 2. Établissements disposant de fiches descriptives informatisées sur les collections

Graphique des résultats à la  question sur les fiches descriptives informatisées des collections.
Figure 2. Établissements disposant de fiches descriptives informatisées sur les collections – version texte
[Q2] Votre établissement dispose-t-il de fiches descriptives informatisées sur vos collections, stockées dans un système automatisé de gestion de collections, dans un tableur ou dans tout autre système?
Réponse Compte Pourcentage

Oui

186

82 %

Non

40

18 %

Total 226 100 %

Quatre-vingt-deux pour cent des établissements sondés ont répondu qu’ils utilisent un système électronique quelconque pour enregistrer leurs collections; les autres n’ont pas à leur disposition un tel système.

Figure 3. Logiciels servant à la gestion des collections

Graphic of  results to question regarding software used to manage collections.
Figure 3. Logiciels servant à la gestion des collections – version texte
[Q3] Quel logiciel votre établissement utilise-t-il pour gérer ses collections?
Réponse Compte Pourcentage

FileMaker, MS Access ou Excel

62

34 %

PastPerfect

41

22 %

Collections Virtuelles

18

10 %

Mimsy

10

5 %

Collective Access

9

5 %

TMS Gallery Systems

7

4 %

inMagic

4

2 %

Minisis

4

2 %

Not stated

4

2 %

Custom built

3

2 %

Ultima

3

2 %

K Emu

2

1 %

Utilisateurs individuels

16

9 %

Total 183 100 %

Les systèmes les plus couramment utilisés sont :

  • FileMaker, MS Access ou Excel (34 p. 100);
  • PastPerfect (22 p. 100);
  • Collections Virtuelles (10 p. 100)

Plusieurs produits logiciels ne sont utilisés que par un seul répondant (ils représentent 16 des réponses). Parmi eux figurent Adlib, Alpha, Argus, le Système de gestion des artéfacts des Forces canadiennes, Drupal, EmbARK, Info-Muse, MIMS, Mobydoc, Nomenclature, SNBase, TRIM, ResourceMate, la base de données des musées du Yukon et le Zoological Information Management System (système international d’information sur les espèces). Malgré la vaste gamme de logiciels utilisés, 66 p. 100 des répondants utilisent ceux des trois principales catégories.

Figure 4. Période d’utilisation du logiciel

Graphique des résultats à la  question depuis combien de temps le logiciel est-il utilisé.
Figure 4. Période d’utilisation du logiciel – version texte
[Q5] Depuis combien de temps l’utilise-t-il?
Réponse Compte Pourcentage

Depuis moins d'un an

10

6 %

Depuis 1 à 3 ans

37

20 %

Depuis plus de 3 ans

135

74 %

Total 182 100 %

On sait que les musées ont tendance à utiliser le même logiciel pendant plusieurs années et qu’il ne s’agit pas toujours de la version la plus récente. Les résultats du sondage le confirment :

  • 74 p. 100 des répondants ont indiqué que leur établissement utilise le logiciel à sa disposition depuis plus de trois ans;
  • 20 p. 100 ont indiqué que la période d’utilisation du logiciel est d’un à trois ans;
  • Seulement 7 p. 100 des établissements utilisent un système depuis moins d’un an.

Des logiciels vieillissants qui n’ont pas été mis à jour peuvent présenter un risque pour les musées.

Figure 5. Projets d’acquisition d’un nouveau système de gestion des collections

Graphique des résultats à la  question sur les plans d’acquisition d’un nouveau logiciel (trois prochaines  années).
Figure 5. Projets d’acquisition d’un nouveau système de gestion des collections – version texte
[Q6] Est-ce que votre établissement prévoit d’acquérir, au cours des trois prochaines années, un nouveau système de gestion de collections ou tout autre logiciel lui permettant de gérer ses collections?
Réponse Compte Pourcentage

Oui

59

26 %

Non

165

74 %

Total 224 100 %

Un peu plus du quart des répondants envisage d’acheter un nouveau système de gestion des collections d’ici trois ans.

Un tableau à entrées multiples permettant de comparer l’utilisation d’un système donné (Q4) aux projets d’achat d’un système (Q6) révèle que 25 p. 100 des établissements sondés qui utilisent un système électronique (46 sur 186) envisagent de faire l’acquisition d’un nouveau système, alors que 33 p. 100 des établissements sondés qui n’ont aucun logiciel servant à la gestion des collections (13 sur 40) ont l’intention de faire l’acquisition d’un tel logiciel.

Figure 6. Importance accordée à certains aspects de la gestion des collections

Graphique des résultats à la question de l’importance de certains aspects de la gestion des collections.
Figure 6. Importance accordée à certains aspects de la gestion des collections – version texte
[Q7] Quelle est l’importance de chacun des aspects ci-dessous dans la gestion des collections de vos établissements?
Gestion des collections Très important Assez important Peu important Pas du tout important Je ne sais pas Total

Gérer le déplacement des collections

110

61

32

18

3

224

Gérer la documentation et le matériel associés aux collections

174

40

6

2

2

224

Gérer les droits de propriété intellectuelle

81

83

38

16

6

224

Fournir à l’interne un accès au contenu des collections pour permettre sa réutilisation (p. ex. photos)

128

68

14

10

4

224

Fournir aux chercheurs un accès aux renseignements liés aux collections, à l'interne

142

54

21

5

2

224

Fournir aux chercheurs un accès aux collections, depuis l'extérieur

77

96

27

17

7

224

Fournir au grand public un accès aux images associées aux collections

83

90

27

19

5

224

Mieux faire connaître les collections actuelles et les rendre plus visibles

132

65

17

7

3

224

En ce qui concerne les aspects importants de la gestion des collections :

  • 96 p. 100 des répondants ont indiqué que la gestion de la documentation et du matériel associés aux collections est très importante ou assez importante;
  • 88 p. 100 ont indiqué que le fait de mieux faire connaître les collections et de les rendre plus visibles est très important ou assez important;
  • 88 p. 100 ont indiqué que le fait de fournir aux chercheurs un accès aux renseignements liés aux collections, à l’interne, et de fournir à l’interne un accès au contenu des collections pour permettre sa réutilisation est très important ou assez important;
  • 88 p. 100 ont répondu que le fait de fournir aux chercheurs un accès aux collections, depuis l’extérieur, et de fournir au grand public un accès aux images associées aux collections est très important ou assez important.

Les aspects occupant les rangs suivants d’importance sont la gestion du déplacement des collections (77 p. 100) et la gestion des droits de propriété intellectuelle (73 p. 100).

Pour cette question, les répondants pouvaient sélectionner une catégorie « autre » et préciser leur réponse. Parmi les autres réponses figurent la gestion des renseignements sur la conservation, la diffusion en ligne de contenu public et éducatif, ainsi que la sollicitation de commentaires du public en tant que source d’information complémentaire. Certains établissements ont également signalé un manque de ressources nécessaires à la documentation électronique adéquate de leurs collections.

Tableau 1 : Répartition, par taille des collections (Q1), des établissements ayant à leur disposition des fiches descriptives et des images accessibles à l’interne
Taille de la collection < 1000 objets 1000 à 9999 objets 10000 à 49999 objets 50000 à 149999 objets 150000 à 349999 objets 350000 à 699999 objets 700000 à 1,5 million d’objets Plus de 1,5 million d’objets
Établisse-ments ayant des fiches descriptives réservées à l’usage interne 12 59 49 10 5 4 1 5
Établisse-ments ayant des images réservées à l’usage interne 13 57 54 11 5 5 1 5
Établisse-ments qui envisagent d’ajouter d’autres images à l’avenir. 11 46 49 11 4 4 1 5
Nombre total de répondants par catégorie 33 81 75 12 6 8 2 7

Un tableau à entrées multiples comportant les données de Q1 et de Q8a démontre que les répondants appartenant aux catégories d’établissements dont les collections sont constituées de 50 000 à 149 999 objets (10 sur 12, ou 83 p. 100) ou de 150 000 à 349 999 objets (5 sur 6, ou 83 p. 100) sont ceux qui ont déclaré dans une plus grande proportion qu’ils ont des fiches descriptives réservées à l’usage interne seulement. Ces catégories comptaient aussi les plus fortes proportions d’établissements ayant déclaré avoir des images réservées à l’usage interne. La catégorie des établissements dont les collections sont constituées de 50 000 à 149 999 objets est également celle qui compte la proportion la plus élevée de répondants qui envisage d’ajouter d’autres images à l’avenir (11 sur 12, ou 92 p. 100). Toutefois, les catégories d’établissements ayant des collections de taille supérieure comptent moins de répondants que les catégories correspondant aux petits établissements. Une bonne partie des catégories d’établissements ayant des collections de petite taille ont des fiches descriptives accessibles à l’interne : 72 p. 100 (59 sur 81) des répondants de la catégorie d’établissements ayant de 1 000 à 9 999 objets, et 65 p. 100 (49 sur 75) des répondants de la catégorie d’établissements ayant de 10 000 à 49 999 objets.

Tableau 2 : Répartition, par taille des collections (Q1), des établissements ayant à leur disposition des fiches descriptives et des images accessibles à partir d’un site Web de l’établissement
Taille de la collection < 1000 objets 1000 à 9999 objets 10000 à 49999 objets 50000 à 149999 objets 150000 à 349999 objets 350000 à 699999 objets 700000 à 1,5 million d’objets Plus de 1,5 million d’objets
Établisse-ments ayant des fiches descriptives accessibles à partir de leur site Web 1 15 28 6 1 1 0 3
Établisse-ments ayant des images accessibles à partir de leur site Web 2 22 21 6 1 1 0 3
Établisse-ments qui envisagent d’ajouter d’autres images à l’avenir. 3 13 16 6 1 2 0 2
Nombre total de répondants par catégorie 33 81 75 12 6 8 2 7

Peu d’établissements ont indiqué avoir des fiches descriptives et des images qui sont accessibles à partir de leur site Web. Toutefois, des 12 établissements dont les collections comptent de 50 000 à 149 000 objets, 50 p. 100 ont indiqué avoir publié des fiches descriptives et des images sur leurs sites Web; ils ont aussi déclaré avoir l’intention d’ajouter d’autres images dans la même proportion.

Tableau 3 : Répartition, par taille des collections (Q1), des établissements ayant des fiches descriptives et des images accessibles à partir de plateformes de médias sociaux
Taille de la collection < 1000 objets 1000 à 9999 objets 10000 à 49999 objetss 50000 à 149999 objets 150000 à 349999 objets 350000 à 699999 objets 700000 à 1,5 million d’objets Plus de 1,5 million d’objets
Établisse-ments ayant des fiches descriptives accessibles à partir de plateformes de médias sociaux 0 7 11 1 0 2 0 0
Établisse-ments ayant des images accessibles à partir de plateformes de médias sociaux 1 7 9 1 0 2 0 0
Établisse-ments qui envisagent d’ajouter d’autres images à l’avenir. 1 0 0 0 1 0 0 0
Nombre total de répondants 33 81 75 12 6 8 2 7

Très peu d’établissements rendent leurs images accessibles à partir de sites de médias sociaux.

Cette série de questions comportait une question à réponse libre permettant aux établissements d’énumérer les autres modes d’accès utilisés pour donner accès aux fiches descriptives et aux images des objets de leur collection. Plusieurs des réponses données contenaient de l’information sur la publication d’images sur des plateformes particulières de médias sociaux, peut-être en raison de la formulation de la question, qui aurait prêté à confusion. Parmi les réponses fournies à la question sur « tout autre mode d’accès » figuraient Google Art, les blogues et les collections provinciales, ainsi que les réseaux spécialisés.

Figure 7. Contribution à Artefacts Canada

Graphique des résultats à la question sur la contribution à Artefacts Canada.
Figure 7. Contribution à Artefacts Canada – version texte
[Q11] Votre établissement contribue-t-il actuellement à Artefacts Canada?
Réponse Compte Pourcentage

Oui

59

30 %

Non

140

70 %

Total 199 100 %

Plus des deux tiers des répondants (70 p. 100) ne contribuent pas à Artefacts Canada. Les raisons proposées dans le questionnaire d’enquête sont indiquées ci-dessous. La réponse uniforme la plus fréquente est « En attente de la disponibilité d’images numériques à partager », suivie de « L’exportation des données du système de gestion des collections est difficile ».

Figure 8. Raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada

Graphique des résultats à la question sur la non contribution à Artefacts Canada.
Figure 8. Raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada – version texte
[Q12] Pourquoi votre établissement ne contribue-t-il pas à Artefacts Canada?
Réponse Compte Pourcentage

Autre (veuillez préciser)

88

65 %

Réticence à partager des données sur certaines collections en ligne

7

5 %

Manque de soutien de la part de la direction de l'établissement

13

10 %

En attente de la disponibilité d’images numériques à partager

35

26 %

Préoccupations liées à la qualité des données

13

10 %

Nécessite beaucoup d’efforts

24

18 %

Préoccupations relatives aux droits d'auteur

10

7 %

La correction des renseignements dans Artefacts Canada est difficile

8

6 %

Le processus de contribution à Artefacts Canada est compliqué

14

10 %

L'exportation des données du système de gestion des collections est difficile

30

22 %

 Total 136 100 %

Comme les fiches descriptives sont toujours utiles pour les spécialistes de musée qui étudient les collections canadiennes, il est possible d’alimenter Artefacts Canada en données sans image; par conséquent, cet aspect ne devrait pas dissuader les établissements d’apporter une contribution. La difficulté d’exporter des données d’un système de gestion des collections est préoccupante, d’autant plus que l’exportation de données à des fins de migration est une activité importante liée à la préservation numérique.

Une répartition des réponses de la catégorie « autre » fournit des renseignements supplémentaires. Les réponses ont été regroupées par raisons similaires, comme « manque de temps » et « ignorance de la possibilité de le faire ». Près des deux tiers des répondants ont mentionné des contraintes liées au temps ou à l’argent. Le deuxième groupe de raisons similaires réunissait les répondants (20 p. 100) qui ignoraient la possibilité d’apporter une contribution.

Figure 9. Autres raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada

Graphique des résultats à la question sur les autres raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada.
Figure 9. Autres raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada – version texte
Autres raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada
D'autres raisons de ne pas contribuer Compte Pourcentage

Pas au courant de la possibilité

18

20 %

Pas de collections ou collections non appropriées à contribuer

13

15 %

En attente d'avoir plus de données

1

1 %

Manque de ressources ; temps/argent

56

64 %

Total 88 100 %

Préservation numérique

Figure 10. Politiques et plans de préservation numérique

Graphique des résultats à la question si une politique et un plan de préservation numérique ont été mis en place.
Figure 10. Politiques et plans de préservation numérique – version texte
[Q13] Une politique et un plan de préservation numérique ont-ils été mis en place dans votre établissement?
Response Compte Pourcentage

Oui

44

22 %

Non

154

78 %

Total 198 100 %

Moins du quart des répondants (22 p. 100) ont mis en place une politique et un plan de préservation numérique. Ceux qui ont indiqué avoir en place une telle politique et un tel plan devaient répondre à une question ouverte sur les ressources ayant servi à l’élaboration de la politique ou du plan.

La ressource indiquée le plus fréquemment par les établissements ayant répondu à cette question complémentaire (10 sur 33) est l’association provinciale de musées ou d’archives. Venaient ensuite les établissements (9 sur 33) ayant répondu que leur plan porte sur la sauvegarde technique des systèmes.

Les établissements ayant besoin de conseils pour établir des plans de préservation numérique peuvent consulter la page sur les ressources liées à la préservation numérique du RCIP.

Normes

Classification des objets

Les figures ci-dessous présentent les réponses aux questions sur les systèmes de classification des objets en usage et la façon dont ceux-ci sont utilisés. Les figures 11, 12 et 13 présentent les réponses des établissements qui utilisent le Dictionnaire descriptif et visuel d’objets de Parcs Canada, la Revised Nomenclature de Chenhall ou les systèmes Nomenclature 3.0 ou 4.0. Il s’agit des systèmes de classification des objets les plus couramment utilisés par les établissements sondés. Cette série de questions offrait la possibilité de choisir plus d’une réponse, car les systèmes de classification utilisés pouvaient avoir fait l’objet de différents types de modifications, précisés dans la question.

Figure 11. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets de Parcs Canada

Graphique des résultats à la question sur la classification utilisée par Parcs Canada.
Figure 11. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets de Parcs Canada – version texte
Classification utilisée par Parcs Canada
Réponse Compte Pourcentage

Utilisé tel quel

7

37 %

Ajout ou modification de catégories ou de classes

6

32 %

Ajout de termes locaux

8

42 %

Autres modifications

2

11 %

Total 19 100 %

Figure 12. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Revised Nomenclature de Chenhall

Graphique des résultats à la question sur le Chenhall revised nomenclature
Figure 12. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Revised Nomenclature de Chenhall – version texte
[Q16] Chenhall Revised Nomenclature
Réponse Compte Pourcentage

Utilisé tel quel

7

15 %

Ajout ou modification de catégories ou de classes

20

44 %

Ajout de termes locaux

23

50 %

Autres modifications

8

17 %

 Total 46 100 %

Figure 13. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Nomenclature 3.0 ou 4.0

Graphique des résultats à la question sur la nomenclature 3.0 ou 4.0
Figure 13. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Nomenclature 3.0 ou 4.0 – version texte
[Q17] Nomenclature 3.0 ou 4.0
Réponse Compte Pourcentage

Utilisé tel quel

14

26 %

Ajout ou modification de catégories ou de classes

16

30 %

Ajout de termes locaux

21

40 %

Autres modifications

11

21 %

 Total 53 100 %

Figure 14. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Info-Muse

Graphic of results to question regarding the Info-Muse classification system
Figure 14. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Info-Muse – version texte
[Q18] Système de classification Info-Muse
Réponse Compte Pourcentage

Utilisé tel quel

21

60 %

Ajout ou modification de catégories ou de classes

8

23 %

Ajout de termes locaux

4

11 %

Autres modifications

5

14 %

 Total 35 100 %

Plus des trois quarts des répondants aux questions 16 à 18 utilisent une version des systèmes de classification Nomenclature ou de Parcs Canada; certains utilisent le système tel quel tandis que d’autres y ont apporté des modifications ou ajouté des termes locaux. Vingt-trois pour cent des répondants à ces questions utilisent le système Info-Muse.

Figure 15. Gestion des collections à l’aide d’un système de classification des objets élaboré à l’interne

Graphique des résultats à la question sur la gestion des collections à l’aide d’un système élaboré à l’interne
Figure 15. Gestion des collections à l’aide d’un système de classification des objets élaboré à l’interne – version texte
[Q19] Système élaboré à l’interne
Réponse Compte Pourcentage

Oui

76

56 %

Non

60

44 %

Total 136 100 %

Parmi les répondants à cette question, plus de la moitié d’entre eux utilisent un système élaboré à l’interne, tandis que 44 p. 100 d’entre eux ont indiqué qu’ils ne disposent pas d’un système élaboré à l’interne. Les répondants ont pu répondre qu’ils utilisent un des systèmes de classification proposés (questions 16 à 18), aussi bien qu’un système élaboré à l’interne.

Parmi les « autres » systèmes de classification mentionnés par les répondants figurent la Classification de la Bibliothèque du Congrès, les Règles de descriptions des documents d’archives et un certain nombre de terminologies spécialisées (histoire naturelle, histoire maritime, etc.).

Normalisation terminologique

Les réponses aux questions ci-après indiquent le niveau de normalisation du vocabulaire employé pour divers types de données dans les systèmes de gestion des collections.

Figure 16. Méthode de normalisation de la terminologie pour les dénominations des objets

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour les dénominations des objets
Figure 16. Méthode de normalisation de la terminologie pour les dénominations des objets – version texte
[Q21] Dénomination de l’objet (nom et type de l’objet)
Réponse Compte Pourcentage

Aucune norme de vocabulaire utilisée

31

17%

Vocabulaire local

27

15%

Autre

27

15%

Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)

10

6%

Revised Nomenclature

28

16%

Nomenclature 3.0 ou 4.0

55

31%

Système de classification de Parcs Canada

23

13%

Total 179 100 %

Figure 17. Méthode de normalisation de la terminologie pour les toponymes

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour les toponymes
Figure 17. Méthode de normalisation de la terminologie pour les toponymes – version texte
[Q22] Toponymes
Réponse Compte Pourcentage

Aucune norme de vocabulaire utilisée

61

39 %

Vocabulaire local

66

42 %

Autre

15

10 %

Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN)

11

7 %

Base de données toponymiques du Canada de RNCan

20

13 %

Total 157 100 %

Comme l’indiquent les réponses aux questions précédentes, le système de classification de Parcs Canada et les systèmes Nomenclature sont largement utilisés pour nommer les objets. De fait, 59 p. 100 des réponses obtenues se classent dans cette catégorie. Seulement 18 p. 100 des répondants n’utilisent aucune norme de vocabulaire pour la désignation des objets.

Dans le cas des toponymes, 42 p. 100 des répondants utilisent un vocabulaire local, et 39 p. 100 n’utilisent aucune norme de vocabulaire.

Figure 18. Méthode de normalisation de la terminologie pour les noms des artistes et des créateurs

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour les noms des artistes et des créateurs
Figure 18. Méthode de normalisation de la terminologie pour les noms des artistes et des créateurs – version texte
[Q23] Nom des artistes ou des créateurs
Réponse Compte Pourcentage

Artistes au Canada

26

17 %

Getty Union List of Artist Names

8

5 %

Autre

15

10 %

Vocabulaire local

58

37 %

Aucune norme de vocabulaire utilisée

66

43 %

Total 155 100 %

Figure 19. Méthode de normalisation de la terminologie pour les matériaux, les médiums, le support et la technique

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour les matériaux, les médiums, le support et la technique
Figure 19. Méthode de normalisation de la terminologie pour les matériaux, les médiums, le support et la technique – version texte
[Q24] Matériaux / Médium / Support / Technique de fabrication
Réponse Compte Pourcentage

Techniques et documents utilises par le RCIP (Ewing)

28

18 %

Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)

12

8 %

Autre

23

15 %

Vocabulaire local

42

28 %

Aucune norme de vocabulaire utilisée

60

39 %

Total 153 100 %

Figure 20. Méthode de normalisation de la terminologie pour la culture d’origine

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour la culture d’origine
Figure 20. Méthode de normalisation de la terminologie pour la culture d’origine – version texte
[Q25] Culture d’origine
Réponse Compte Pourcentage

Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)

10

7 %

Autre

12

8 %

Vocabulaire local

63

41 %

Aucune norme de vocabulaire utilisée

73

48 %

Total 152 100 %

Pour les noms d’artistes, l’option « Aucune norme de vocabulaire utilisée » reçoit la proportion la plus élevée de réponses, soit de 43 p. 100; vient ensuite l’utilisation d’un vocabulaire, dans une proportion de 37 p. 100 des réponses. Dans le cas des matériaux, du médium, du support et de la technique, la réponse « Aucune norme de vocabulaire utilisée » se trouve au premier rang (39 p. 100), suivie de l’utilisation d’un vocabulaire local (28 p. 100). Dans le cas de la culture d’origine, près de la moitié des répondants (48 p. 100) n’utilisent aucune norme de vocabulaire, tandis que plus de quatre sur dix appliquent un vocabulaire local.

Figure 21. Méthode de normalisation de la terminologie pour les époques

Graphique des résultats à la question sur la méthode de normalisation de la terminologie pour les époques
Figure 21. Méthode de normalisation de la terminologie pour les époques – version texte
[Q26] Époques
Réponse Compte Pourcentage

Aucune norme de vocabulaire utilisée

71

46 %

Vocabulaire local

60

39 %

Autre

19

12 %

Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)

6

4 %

Total 154 100 %

Pour les époques, 46 p. 100 des répondants n’utilisent pas de norme de vocabulaire, tandis que 39 p. 100 utilisent un vocabulaire local. Ces résultats indiquent que les dénominations des objets sont le principal type de renseignements faisant l’objet d’une normalisation. Parmi les autres types de données, seuls les toponymes ont obtenu un nombre supérieur de réponses indiquant l’utilisation d’un vocabulaire local par rapport aux nombres de réponses indiquant l’utilisation d’aucune norme de vocabulaire. On pouvait d’ailleurs s’y attendre, étant donné que les vocabulaires locaux peuvent comprendre des termes propres aux régions.

À Q27, les répondants pouvaient inscrire d’autres vocabulaires utilisés dans un espace vide prévu à cette fin. Dans plusieurs des réponses obtenues, les répondants mentionnent d’autres vocabulaires spécialisés, comme les vocabulaires des timbres et de la monnaie. Certains indiquent aussi avoir intégré des normes à leur système de gestion des collections. Dans certaines des réponses données à la rubrique « autre », les répondants font remarquer que les normes de vocabulaire applicables à l’histoire naturelle ne font pas partie des réponses possibles, puisque les options se rapportent davantage aux collections de sciences humaines.

Une autre question ouverte offrait aux répondants l’occasion de formuler des commentaires concernant les besoins futurs en matière de vocabulaires contrôlés. Les réponses les plus fréquentes à Q28 sont liées au besoin d’encadrement ou de lignes directrices internes, ou les deux, ainsi qu’à l’ensemble du travail de documentation des collections (38 p. 100). Suivent les répondants qui, dans une proportion de 28 p. 100, n’ont indiqué aucun besoin futur ni aucun changement par rapport aux pratiques en vigueur. Certains besoins spécialisés sont mentionnés, dont la normalisation de la terminologie relative aux nouvelles technologies et aux œuvres d’art créées numériquement. La plupart des réponses portent sur le temps et les ressources nécessaires à la normalisation du vocabulaire des collections.

Règles de saisie de données

Figure 22. Utilisation des dictionnaires de données du RCIP comme règles de saisie de données

Graphique des résultats à la question sur l’utilisation des dictionnaires de données du RCIP comme règles de saisie de données
Figure 22. Utilisation des dictionnaires de données du RCIP comme règles de saisie de données – version texte
[Q29] Dictionnaires de données du RCIP
Réponse Comte Pourcentage

Utilisée avec des champs de données locaux adaptés

18

30 %

Utilisée avec des règles locales adaptées

26

43 %

Utilisée telle quelle

22

36 %

Total 61 100 %

Figure 23. Utilisation du guide Cataloguing Cultural Objects (CCO) comme règles de saisie de données

Graphique des résultats à la question sur l’utilisation du guide Cataloguing Cultural Objects (CCO) comme règles de saisie de données
Figure 23. Utilisation du guide Cataloguing Cultural Objects (CCO) comme règles de saisie de données – version texte
[Q30] Cataloguing Cultural Objects (CCO)
Réponse Compte Pourcentage

Utilisée telle quelle

13

43 %

Utilisée avec des règles locales adaptées

11

37 %

Utilisée avec des champs de données locaux adaptés

7

23 %

Total 30 100 %

Figure 24. Utilisation du guide de documentation du Réseau Info-Muse comme règles de saisie de données

Graphique des résultats à la question sur l’utilisation du guide de documentation du Réseau Info-Muse comme règles de saisie de données
Figure 24. Utilisation du guide de documentation du Réseau Info-Muse comme règles de saisie de données – version texte
[Q31] Le guide de documentation du Réseau Info-Muse
Réponse Compte Pourcentage

Utilisée telle quelle

31

71 %

Utilisée avec des règles locales adaptées

10

23 %

Utilisée avec des champs de données locaux adaptés

4

9 %

Total 44 100 %

Figure 25. Utilisation de règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections

Graphique des résultats à la question sur l’utilisation de règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections
Figure 25. Utilisation de règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections – version texte
[Q32] Règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections
Réponse Compte Pourcentage

Utilisée telle quelle

27

28 %

Utilisée avec des règles locales adaptées

40

41 %

Utilisée avec des champs de données locaux adaptés

44

45 %

Total 97 100 %

Figure 26. Utilisation de règles locales de saisie de données

Graphique des résultats à la question sur l’utilisation de règles locales de saisie de données
Figure 26. Utilisation de règles locales de saisie de données – version texte
[Q33] Règles locales de saisie de données
Réponse Compte Pourcentage

Oui

108

74 %

Non

38

26 %

Total 146 100 %

En ce qui concerne la question concernant les règles de saisie des données :

  • La réponse la plus fréquente (108 des 338 réponses obtenues, ou 32 p. 100) est l’utilisation de règles locales de saisie de données;
  • L’utilisation des règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections occupe le deuxième rang (97 des 338 réponses obtenues, ou 29 p. 100), surtout en combinaison avec des champs de données locaux adaptés (44 des 97 répondants [45 p. 100] ont indiqué qu’ils utilisent des règles imposées par le système de gestion des collections);
  • Soixante et un répondants (18 p. 100) ont indiqué qu’ils utilisent les dictionnaires de données du RCIP, ce qui classe ceux-ci au troisième rang des réponses les plus fréquentes.

Le nombre total (338) de réponses à cette série de questions est supérieur au nombre total des répondants, ce qui indique que les établissements sondés utilisent peut-être différentes règles de saisie de données selon la situation.

Renseignements sur l’établissement

Figure 27. Participation par province

Graphique des résultats à la question dans quelle province ou quel territoire l’établissement est situé
Figure 27. Participation par province – version texte
[Q34] Dans quelle province ou quel territoire votre établissement se situe-t-il?
Réponse Compte Pourcentage

Alberta

11

6 %

Colombie-Britannique

38

20 %

Manitoba

6

3 %

Nouveau-Brunswick

12

6 %

Terre-Neuve-et-Labrador

5

3 %

Territoires du Nord-Ouest

0

0 %

Nouvelle-Écosse

11

6 %

Nunavut

0

0 %

Ontario

57

30 %

Île-du-Prince-Édouard

1

1 %

Québec

39

21 %

Saskatchewan

7

4 %

Yukon

2

1 %

Total 189 100 %

Le plus grand nombre de réponses provenaient des trois provinces les plus peuplées.

Figure 28. Type d’accès à Internet

Graphique des résultats à la question sur le type d’accès à Internet dont possède l’établissement
Figure 28. Type d’accès à Internet – version texte
[Q35] De quel type d’accès à Internet votre établissement dispose-t-il?
Réponse Compte Pourcentage

Aucun accès Internet

6

3 %

Accès par ligne commutée

4

2 %

Accès à haut débit

180

95 %

Total 190 100 %

La majorité des établissements sondés (95 p. 100) disposent d’un accès Internet haute vitesse. Moins de 3 p. 100 d’entre eux disposent d’un accès par ligne commuté, tandis que 3 p. 100 d’entre eux n’ont aucun accès Internet. Selon un rapport de 2016 du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), 80 p. 100 des ménages canadiens avaient accès à des services Internet à un débit d’au moins 50 Mo/s. Les réponses à cette question révèlent que l’accès à haut débit est encore plus répandu parmi les musées canadiens.

Figure 29. Types d’établissements

Graphique des résultats à la question sur les catégories qui décrivent le mieux les collections de l’établissement dans leur ensemble
Figure 29. Types d’établissements – version texte
[Q36] Laquelle des catégories ci-dessous décrit le mieux vos collections dans leur ensemble?
Réponse Compte Pourcentage

Œuvres d’art

28

15 %

Histoire

117

61 %

Archéologie

4

2 %

Histoire naturelle ou sciences naturelles

9

5 %

Sciences et technologies

6

3 %

Autre

21

11 %

Documents d'archive ou de bibliothèque

7

4 %

Total 192 100 %

On a demandé aux répondants de classer leur établissement en fonction de leur principal type de collection; ils pouvaient choisir entre les catégories suivantes : œuvres d’art, histoire, archéologie, histoire naturelle ou sciences naturelles, sciences et technologies, documents d’archives ou de bibliothèque, autre.

Près des deux tiers des répondants ont indiqué que leurs collections sont principalement de nature historique. Viennent ensuite les œuvres d’art (15 p. 100), suivies de la catégorie « autre » (11 p. 100). Ce profil peut avoir eu un incident sur certains des résultats, surtout en ce qui a trait aux normes utilisées.

Figure 30. Fourchettes budgétaires

Graphique des résultats à la question sur le budget de fonctionnement actuel de l’établissement
Figure 30. Fourchettes budgétaires – version texte
[Q37] Quel est le budget de fonctionnement actuel de votre établissement?
Réponse Compte Pourcentage

0 à 4 999

10

5 %

5 000 à 24 999

14

7 %

25 000 à 49 999

15

8 %

50 000 à 99 999

17

9 %

100 000 à 199 999

24

13 %

200 000 à 399 999

18

10 %

400 000 à 699 999

24

13 %

700 000 à 999 999

14

7 %

1 000 000 à 1 499 999

16

8 %

1 500 000 à 1 999 999

8

4 %

2 000 000 à 2 999 999

4

2 %

3 000 000 à 3 999 999

2

1 %

4 000 000 et plus

13

7 %

Ne sais pas

11

6 %

Total 190 100 %

Les répondants devaient classer le budget de leur organisation dans une de 16 catégories allant d’un budget de 0 $ à 4 999 $ par année à un budget supérieur à 4 000 000 $ par année. Les fourchettes budgétaires les plus fortement représentées chez les répondants (13 p. 100 pour chaque catégorie) étaient celles allant de 100 000 $ à 199 000 $ et de 400 000 $ à 699 000 $.

Les répondants du sondage représentaient des établissements de chacune des catégories budgétaires.

Conclusions

Même si un pourcentage élevé des établissements sondés utilise des systèmes électroniques pour documenter leurs collections, il y a encore beaucoup de place à l’amélioration en ce qui concerne les normes suivies et la planification de la préservation numérique. Les systèmes sont vieillissants et environ le quart des établissements envisagent d’acheter de nouveaux systèmes. Certains des systèmes obsolètes en usage ne bénéficient plus du soutien du fournisseur, ce qui présente des risques potentiels pour les établissements qui peuvent avoir de la difficulté à transférer leurs données vers un nouveau système. Les musées qui utilisent des produits logiciels privés doivent s’assurer qu’ils ont une copie de sauvegarde des données sur leurs collections dans un format non exclusif adapté à toutes les applications.

Les résultats du sondage aideront le RCIP à établir les priorités en ce qui concerne l’élaboration de ressources permettant aux musées de mettre à niveau et d’améliorer la documentation électronique de leurs collections.

Annexe A

Ceci est une copie du sondage pour référence seulement.

Collections

1. Combien d'objets comptent au total les collections de votre établissement?

  • Moins de 1 000 objets
  • 1 000 à 9 999 objets
  • 10 000 à 49 999 objets
  • 50 000 à 149 999 objets
  • 150 000 à 349 000 objets
  • 350 000 à 699 999 objets
  • 700 000 à 1 499 999 objets
  • 1 500 000 à 2 999 999
  • 3 000 000 objets ou plus
  • Sans objet

2. Votre établissement dispose-t-il de fiches descriptives informatisées sur vos collections, stockées dans un système automatisé de gestion de collections, dans un tableur ou dans tout autre système?

  • Oui
  • Non

Dans la négative, passez à la question 6.

3. Quel logiciel votre établissement utilise-t-il pour gérer ses collections?

Nom du produit :

4. Quelle version de ce logiciel votre établissement utilise-t-il actuellement?

5. Depuis combien de temps l’utilise-t-il? (Cocher une seule réponse)

  • Depuis moins d'un an
  • Depuis 1 à 3 ans
  • Depuis plus de 3 ans

6. Est-ce que votre établissement prévoit d'acquérir, au cours des trois prochaines années, un nouveau système de gestion de collections ou tout autre logiciel lui permettant de gérer ses collections?

  • Oui
  • Non

7. Quelle est l’importance de chacun des aspects ci-dessous dans la gestion des collections de vos établissements?

Très important Assez important Peu important Pas du tout important
Gérer le déplacement des collections
Gérer la documentation et le matériel associés aux collections
Gérer les droits de propriété intellectuelle
Fournir à l’interne un accès au contenu des collections pour permettre sa réutilisation (p. ex. photos)Fournir à l’interne un accès au contenu des collections pour permettre sa réutilisation (p. ex. photos)
Fournir aux chercheurs un accès aux renseignements liés aux collections, à l'interne
Fournir aux chercheurs un accès aux collections, depuis l'extérieur
Fournir au grand public un accès aux images associées aux collections
Mieux faire connaître les collections actuelles et les rendre plus visibles

Autres

Veuillez préciser :

8a. Combien objets dans votre établissement sont décrits pour chacun des modes d’accès suivants?

Mode d’accès Nombre de fiches descriptives informatisées actuellement accessibles Nombre d'objets pour lesquels vous avez au moins une ou plusieurs images numériques Nombre d’objets additionnels auxquels vous prévoyez d’associer des images numériques, qui seront disponibles au cours des deux prochaines années
Accès seulement à l’interne
Site Web de l'établissement
Accès en ligne par le biais du site du fournisseur de logiciel de gestion des collections
Agrégateur de contenu au niveau provincial
Artefacts Canada
Plateformes de médias sociaux, telles que Flickr, Wikimedia et Pinterest
API de l'établissement
( « interface de programmation d’applications »)

8b. Veuillez indiquer tout autre mode d'accès ne figurant pas dans la liste ci-dessus.

9a. Votre établissement contribue-t-il actuellement à Artefacts Canada?

  • Oui
  • Non (allez à la question 9b)

9b. Pourquoi votre établissement ne contribue-t-il pas à Artefacts Canada?

  • L'exportation des données du système de gestion des collections est difficile
  • Le processus de contribution à Artefacts Canada est compliqué
  • La correction des renseignements dans Artefacts Canada est difficile
  • Préoccupations relatives aux droits d'auteur
  • Nécessite beaucoup d’efforts
  • Préoccupations liées à la qualité des données
  • En attente de la disponibilité d’images numériques à partager
  • Manque de soutien de la part de la direction de l'établissement
  • Réticence à partager des données sur certaines collections en ligne
  • Autre (veuillez préciser)

10. Une politique et un plan de préservation numérique ont-ils été mis en place dans votre établissement?

  • Oui
  • Non

Quelles sont les ressources qui ont aidé à l’élaboration de cette politique ou de ce plan de préservation numérique? (veuillez préciser)

Normes

11a. Quel système de classification des objets votre établissement utilise-t-il pour gérer ses collections? Sélectionnez toutes les réponses pertinentes.

Utilisé tel quel Ajout ou modification de catégories ou de classes Ajout de termes locaux Autres modifications
Classification utilisée par Parcs Canada
Revised Nomenclature
omenclature 3.0 ou 4.0 (site unilingue anglais
Système de classification Info-Muse
Système élaboré à l'interne

11b. Veuillez indiquer tout autre système de classification utilisé par votre établissement pour gérer ses collections et ne figurant pas dans la liste ci-dessus.

12. Comment votre organisme normalise-t-il la terminologie utilisée dans les fiches descriptives d’objets de sa collection ses fichiers de données associés aux objets de sa collection (p. ex. vocabulaire contrôlé, listes d'autorité)?

Un vocabulaire contrôlé est une liste structurée de mots et de phrases, utilisés pour indexer ou réparer du contenu, lorsqu’on explore une banque de données ou que l’on y effectue des recherches.

Les listes d'autorité (aussi appelées « fichiers d’autorité ») sont des listes de termes, au moyen desquelles un musée peut contrôler les termes ou les variantes utilisés pour la documentation de leurs collections.

Type de données Norme de vocabulaire (sélectionnez tous les éléments pertinents)
Dénomination de l'objet (nom et type de l'objet) Système de classification de Parcs Canada
Nomenclature 3.0 ou 4.0
Revised Nomenclature
Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Toponymes Base de données toponymiques du Canada de RNCan
Getty Thesaurus of Geographic Names (TGN)
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Nom des artistes ou des créateurs Artistes au Canada
Getty Union List of Artist Names
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Materiaux / Medium / Support / Technique de fabrication Techniques et documents utilises par le RIPC (Ewing)
Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Culture d’origine Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Époques Getty Art & Architecture Thesaurus (AAT)
Autre
Vocabulaire local
Aucune norme de vocabulaire utilisée
Veuillez indiquer tout autre type de données géré à l’aide d’un vocabulaire contrôlé.


13. Quels besoins futurs en matière de vocabulaires contrôlés votre établissement anticipe-t-il?

14. Règles de saisie de données

Quelles sont les normes de contenu (règles de saisie de données) actuellement en vigueur dans votre établissement? (Sélectionnez toutes les réponses pertinentes)

Règles de saisie de données Utilisée telle quelle Utilisée avec des règles locales adaptées Utilisée avec des champs de données locaux adaptés
Dictionnaires de données du RCIP
Cataloguing Cultural Objects (CCO) (site unilingue anglais)
The Info-Muse Network Documentation Guide
Règles de saisie de données imposées par le système de gestion des collections
Règles locales de saisie de données « Règles de saisie de données déterminent comment les données doivent être saisies dans les zones, précisant l’ordre des mots, la syntaxe et le format à utiliser. »

Renseignements de base sur le profil

15. Dans quelle province ou quel territoire votre établissement se situe-t-il?

  • Alberta
  • Colombie-Britannique
  • Île-du-Prince-Édouard
  • Manitoba
  • Nouveau-Brunswick
  • Nouvelle-Écosse
  • Nunavut
  • Ontario
  • Québec
  • Saskatchewan
  • Terre-Neuve-et-Labrador
  • Territoires du Nord-Ouest
  • Yukon

16. De quel type d'accès à Internet votre établissement dispose-t-il? (Cochez un type) 

  • Aucun accès Internet
  • Accès par ligne commutée
  • Accès à haut débit (large bande)

17. Laquelle des catégories ci-dessous décrit le mieux vos collections dans leur ensemble? (Cochez l’une des catégories ci-dessous)

  • Œuvres d’art
  • Histoire
  • Archéologie
  • Histoire naturelle ou sciences naturelles
  • Sciences et technologies
  • Autre (veuillez préciser)
  • Avez-vous des documents d'archive ou de bibliothèque?

18. Quel est le budget de fonctionnement actuel de votre établissement? Veuillez fournir la meilleure estimation possible. (Cochez une réponse) 

  • 0 à 4 999
  • 5 000 à 24 999
  • 25 000 à 49 999
  • 50 000 à 99 999
  • 100 000 à 199 999
  • 200 000 à 399 999
  • 400 000 à 699 999
  • 700 000 à 999 999
  • 1 000 000 à 1 499 999
  • 1 500 000 à 1 999 999
  • 2 000 000 à 2 999 999
  • 3 000 000 à 3 999 999
  • 4 000 000 et plus
  • Ne sais pas
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