Gestion des collections dans les musées canadiens : Résultats du sondage de 2016

Méthode de sondage et résultats obtenus

L’Unité de recherche a envoyé un premier courriel présentant le sondage sur le système de gestion des collections à 1 411 organisations utilisatrices pour lesquelles le RCIP avait une adresse électronique valide. Elle a ensuite envoyé une invitation à participer au sondage. Le questionnaire d’enquête était accessible du 25 mai au 29 juin 2016. Le RCIP a reçu 236 réponses, ce qui représente un taux de participation de 17 p. 100, soit un taux légèrement supérieur au taux de réponse moyen pour les sondages externes, qui varie entre 10 et 15 p. 100 (site unilingue anglais). L’information recueillie grâce à ces réponses sera très utile à la planification des ressources du RCIP.

Le questionnaire d’enquête comportait 18 questions de nature générale, qui portaient sur le musée sondé et ses collections, sur la situation en ce qui concerne la documentation des collections et de l’utilisation de fiches descriptives informatisées sur celles-ci, ainsi que sur les normes utilisées pour la documentation des collections. Les principaux résultats révèlent ce qui suit :

• 82 p. 100 des répondants utilisent un système automatisé pour documenter leurs collections;
• 74 p. 100 de ces systèmes sont utilisés depuis au moins trois ans;
• 26 p. 100 des répondants envisagent d’acheter un nouveau système de gestion des collections d’ici trois ans;
• les systèmes de classification des objets les plus répandus sont les systèmes Nomenclature et le Dictionnaire descriptif et visuel d’objets de Parcs Canada.

Les questions du sondage sont présentées à l’annexe A. Veuillez noter que les résultats comportent plus de 18 questions, car certaines questions du sondage offraient la possibilité de donner des réponses multiples. Dans le cas de plusieurs questions, les répondants pouvaient inscrire une réponse sous la rubrique « autre ». Ces réponses ont été regroupées par catégories dans le but de faciliter la production de rapports.

Taille des collections

Les répondants devaient indiquer la taille de leurs collections, selon un nombre d’objets pouvant aller de moins de 1 000 à plus de 3 000 000.

Figure 1. Nombre d’objets constituant les collections

La majorité des répondants sont d’un petit établissement. De fait, les trois catégories d’établissements les plus petites englobent 82 p. 100 des 233 répondants.

• 1 000 à 9 999 objets (34 p. 100);
• 10 000 à 49 999 objets (33 p. 100)
• Moins de 1 000 objets (14 p. 100)

Collections à fiches descriptives électroniques

La prochaine série de questions concerne la documentation électronique des collections muséales.

Figure 2. Établissements disposant de fiches descriptives informatisées sur les collections

Quatre-vingt-deux pour cent des établissements sondés ont répondu qu’ils utilisent un système électronique quelconque pour enregistrer leurs collections; les autres n’ont pas à leur disposition un tel système.

Figure 3. Logiciels servant à la gestion des collections

Les systèmes les plus couramment utilisés sont :

• FileMaker, MS Access ou Excel (34 p. 100);
• PastPerfect (22 p. 100);
• Collections Virtuelles (10 p. 100)

Plusieurs produits logiciels ne sont utilisés que par un seul répondant (ils représentent 16 des réponses). Parmi eux figurent Adlib, Alpha, Argus, le Système de gestion des artéfacts des Forces canadiennes, Drupal, EmbARK, Info-Muse, MIMS, Mobydoc, Nomenclature, SNBase, TRIM, ResourceMate, la base de données des musées du Yukon et le Zoological Information Management System (système international d’information sur les espèces). Malgré la vaste gamme de logiciels utilisés, 66 p. 100 des répondants utilisent ceux des trois principales catégories.

Figure 4. Période d’utilisation du logiciel

On sait que les musées ont tendance à utiliser le même logiciel pendant plusieurs années et qu’il ne s’agit pas toujours de la version la plus récente. Les résultats du sondage le confirment :

• 74 p. 100 des répondants ont indiqué que leur établissement utilise le logiciel à sa disposition depuis plus de trois ans;
• 20 p. 100 ont indiqué que la période d’utilisation du logiciel est d’un à trois ans;
• Seulement 7 p. 100 des établissements utilisent un système depuis moins d’un an.

Des logiciels vieillissants qui n’ont pas été mis à jour peuvent présenter un risque pour les musées.

Figure 5. Projets d’acquisition d’un nouveau système de gestion des collections

Un peu plus du quart des répondants envisage d’acheter un nouveau système de gestion des collections d’ici trois ans.

Un tableau à entrées multiples permettant de comparer l’utilisation d’un système donné (Q4) aux projets d’achat d’un système (Q6) révèle que 25 p. 100 des établissements sondés qui utilisent un système électronique (46 sur 186) envisagent de faire l’acquisition d’un nouveau système, alors que 33 p. 100 des établissements sondés qui n’ont aucun logiciel servant à la gestion des collections (13 sur 40) ont l’intention de faire l’acquisition d’un tel logiciel.

Figure 6. Importance accordée à certains aspects de la gestion des collections

En ce qui concerne les aspects importants de la gestion des collections :

• 96 p. 100 des répondants ont indiqué que la gestion de la documentation et du matériel associés aux collections est très importante ou assez importante;
• 88 p. 100 ont indiqué que le fait de mieux faire connaître les collections et de les rendre plus visibles est très important ou assez important;
• 88 p. 100 ont indiqué que le fait de fournir aux chercheurs un accès aux renseignements liés aux collections, à l’interne, et de fournir à l’interne un accès au contenu des collections pour permettre sa réutilisation est très important ou assez important;
• 88 p. 100 ont répondu que le fait de fournir aux chercheurs un accès aux collections, depuis l’extérieur, et de fournir au grand public un accès aux images associées aux collections est très important ou assez important.

Les aspects occupant les rangs suivants d’importance sont la gestion du déplacement des collections (77 p. 100) et la gestion des droits de propriété intellectuelle (73 p. 100).

Pour cette question, les répondants pouvaient sélectionner une catégorie « autre » et préciser leur réponse. Parmi les autres réponses figurent la gestion des renseignements sur la conservation, la diffusion en ligne de contenu public et éducatif, ainsi que la sollicitation de commentaires du public en tant que source d’information complémentaire. Certains établissements ont également signalé un manque de ressources nécessaires à la documentation électronique adéquate de leurs collections.

Un tableau à entrées multiples comportant les données de Q1 et de Q8a démontre que les répondants appartenant aux catégories d’établissements dont les collections sont constituées de 50 000 à 149 999 objets (10 sur 12, ou 83 p. 100) ou de 150 000 à 349 999 objets (5 sur 6, ou 83 p. 100) sont ceux qui ont déclaré dans une plus grande proportion qu’ils ont des fiches descriptives réservées à l’usage interne seulement. Ces catégories comptaient aussi les plus fortes proportions d’établissements ayant déclaré avoir des images réservées à l’usage interne. La catégorie des établissements dont les collections sont constituées de 50 000 à 149 999 objets est également celle qui compte la proportion la plus élevée de répondants qui envisage d’ajouter d’autres images à l’avenir (11 sur 12, ou 92 p. 100). Toutefois, les catégories d’établissements ayant des collections de taille supérieure comptent moins de répondants que les catégories correspondant aux petits établissements. Une bonne partie des catégories d’établissements ayant des collections de petite taille ont des fiches descriptives accessibles à l’interne : 72 p. 100 (59 sur 81) des répondants de la catégorie d’établissements ayant de 1 000 à 9 999 objets, et 65 p. 100 (49 sur 75) des répondants de la catégorie d’établissements ayant de 10 000 à 49 999 objets.

Peu d’établissements ont indiqué avoir des fiches descriptives et des images qui sont accessibles à partir de leur site Web. Toutefois, des 12 établissements dont les collections comptent de 50 000 à 149 000 objets, 50 p. 100 ont indiqué avoir publié des fiches descriptives et des images sur leurs sites Web; ils ont aussi déclaré avoir l’intention d’ajouter d’autres images dans la même proportion.

Très peu d’établissements rendent leurs images accessibles à partir de sites de médias sociaux.

Cette série de questions comportait une question à réponse libre permettant aux établissements d’énumérer les autres modes d’accès utilisés pour donner accès aux fiches descriptives et aux images des objets de leur collection. Plusieurs des réponses données contenaient de l’information sur la publication d’images sur des plateformes particulières de médias sociaux, peut-être en raison de la formulation de la question, qui aurait prêté à confusion. Parmi les réponses fournies à la question sur « tout autre mode d’accès » figuraient Google Art, les blogues et les collections provinciales, ainsi que les réseaux spécialisés.

Figure 7. Contribution à Artefacts Canada

Plus des deux tiers des répondants (70 p. 100) ne contribuent pas à Artefacts Canada. Les raisons proposées dans le questionnaire d’enquête sont indiquées ci-dessous. La réponse uniforme la plus fréquente est « En attente de la disponibilité d’images numériques à partager », suivie de « L’exportation des données du système de gestion des collections est difficile ».

Figure 8. Raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada

Comme les fiches descriptives sont toujours utiles pour les spécialistes de musée qui étudient les collections canadiennes, il est possible d’alimenter Artefacts Canada en données sans image; par conséquent, cet aspect ne devrait pas dissuader les établissements d’apporter une contribution. La difficulté d’exporter des données d’un système de gestion des collections est préoccupante, d’autant plus que l’exportation de données à des fins de migration est une activité importante liée à la préservation numérique.

Une répartition des réponses de la catégorie « autre » fournit des renseignements supplémentaires. Les réponses ont été regroupées par raisons similaires, comme « manque de temps » et « ignorance de la possibilité de le faire ». Près des deux tiers des répondants ont mentionné des contraintes liées au temps ou à l’argent. Le deuxième groupe de raisons similaires réunissait les répondants (20 p. 100) qui ignoraient la possibilité d’apporter une contribution.

Figure 9. Autres raisons de ne pas contribuer à Artefacts Canada

Préservation numérique

Figure 10. Politiques et plans de préservation numérique

Moins du quart des répondants (22 p. 100) ont mis en place une politique et un plan de préservation numérique. Ceux qui ont indiqué avoir en place une telle politique et un tel plan devaient répondre à une question ouverte sur les ressources ayant servi à l’élaboration de la politique ou du plan.

La ressource indiquée le plus fréquemment par les établissements ayant répondu à cette question complémentaire (10 sur 33) est l’association provinciale de musées ou d’archives. Venaient ensuite les établissements (9 sur 33) ayant répondu que leur plan porte sur la sauvegarde technique des systèmes.

Les établissements ayant besoin de conseils pour établir des plans de préservation numérique peuvent consulter la page sur les ressources liées à la préservation numérique du RCIP.

Classification des objets

Les figures ci-dessous présentent les réponses aux questions sur les systèmes de classification des objets en usage et la façon dont ceux-ci sont utilisés. Les figures 11, 12 et 13 présentent les réponses des établissements qui utilisent le Dictionnaire descriptif et visuel d’objets de Parcs Canada, la Revised Nomenclature de Chenhall ou les systèmes Nomenclature 3.0 ou 4.0. Il s’agit des systèmes de classification des objets les plus couramment utilisés par les établissements sondés. Cette série de questions offrait la possibilité de choisir plus d’une réponse, car les systèmes de classification utilisés pouvaient avoir fait l’objet de différents types de modifications, précisés dans la question.

Figure 11. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets de Parcs Canada

Figure 12. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Revised Nomenclature de Chenhall

Figure 13. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Nomenclature 3.0 ou 4.0

Figure 14. Gestion des collections à l’aide du système de classification des objets Info-Muse

Plus des trois quarts des répondants aux questions 16 à 18 utilisent une version des systèmes de classification Nomenclature ou de Parcs Canada; certains utilisent le système tel quel tandis que d’autres y ont apporté des modifications ou ajouté des termes locaux. Vingt-trois pour cent des répondants à ces questions utilisent le système Info-Muse.

Figure 15. Gestion des collections à l’aide d’un système de classification des objets élaboré à l’interne

Parmi les répondants à cette question, plus de la moitié d’entre eux utilisent un système élaboré à l’interne, tandis que 44 p. 100 d’entre eux ont indiqué qu’ils ne disposent pas d’un système élaboré à l’interne. Les répondants ont pu répondre qu’ils utilisent un des systèmes de classification proposés (questions 16 à 18), aussi bien qu’un système élaboré à l’interne.

Parmi les « autres » systèmes de classification mentionnés par les répondants figurent la Classification de la Bibliothèque du Congrès, les Règles de descriptions des documents d’archives et un certain nombre de terminologies spécialisées (histoire naturelle, histoire maritime, etc.).

Normalisation terminologique

Les réponses aux questions ci-après indiquent le niveau de normalisation du vocabulaire employé pour divers types de données dans les systèmes de gestion des collections.

Figure 16. Méthode de normalisation de la terminologie pour les dénominations des objets

Figure 17. Méthode de normalisation de la terminologie pour les toponymes

Comme l’indiquent les réponses aux questions précédentes, le système de classification de Parcs Canada et les systèmes Nomenclature sont largement utilisés pour nommer les objets. De fait, 59 p. 100 des réponses obtenues se classent dans cette catégorie. Seulement 18 p. 100 des répondants n’utilisent aucune norme de vocabulaire pour la désignation des objets.

Dans le cas des toponymes, 42 p. 100 des répondants utilisent un vocabulaire local, et 39 p. 100 n’utilisent aucune norme de vocabulaire.

Figure 18. Méthode de normalisation de la terminologie pour les noms des artistes et des créateurs

Figure 19. Méthode de normalisation de la terminologie pour les matériaux, les médiums, le support et la technique

Figure 20. Méthode de normalisation de la terminologie pour la culture d’origine

Pour les noms d’artistes, l’option « Aucune norme de vocabulaire utilisée » reçoit la proportion la plus élevée de réponses, soit de 43 p. 100; vient ensuite l’utilisation d’un vocabulaire, dans une proportion de 37 p. 100 des réponses. Dans le cas des matériaux, du médium, du support et de la technique, la réponse « Aucune norme de vocabulaire utilisée » se trouve au premier rang (39 p. 100), suivie de l’utilisation d’un vocabulaire local (28 p. 100). Dans le cas de la culture d’origine, près de la moitié des répondants (48 p. 100) n’utilisent aucune norme de vocabulaire, tandis que plus de quatre sur dix appliquent un vocabulaire local.

Figure 21. Méthode de normalisation de la terminologie pour les époques

Pour les époques, 46 p. 100 des répondants n’utilisent pas de norme de vocabulaire, tandis que 39 p. 100 utilisent un vocabulaire local. Ces résultats indiquent que les dénominations des objets sont le principal type de renseignements faisant l’objet d’une normalisation. Parmi les autres types de données, seuls les toponymes ont obtenu un nombre supérieur de réponses indiquant l’utilisation d’un vocabulaire local par rapport aux nombres de réponses indiquant l’utilisation d’aucune norme de vocabulaire. On pouvait d’ailleurs s’y attendre, étant donné que les vocabulaires locaux peuvent comprendre des termes propres aux régions.

À Q27, les répondants pouvaient inscrire d’autres vocabulaires utilisés dans un espace vide prévu à cette fin. Dans plusieurs des réponses obtenues, les répondants mentionnent d’autres vocabulaires spécialisés, comme les vocabulaires des timbres et de la monnaie. Certains indiquent aussi avoir intégré des normes à leur système de gestion des collections. Dans certaines des réponses données à la rubrique « autre », les répondants font remarquer que les normes de vocabulaire applicables à l’histoire naturelle ne font pas partie des réponses possibles, puisque les options se rapportent davantage aux collections de sciences humaines.

Une autre question ouverte offrait aux répondants l’occasion de formuler des commentaires concernant les besoins futurs en matière de vocabulaires contrôlés. Les réponses les plus fréquentes à Q28 sont liées au besoin d’encadrement ou de lignes directrices internes, ou les deux, ainsi qu’à l’ensemble du travail de documentation des collections (38 p. 100). Suivent les répondants qui, dans une proportion de 28 p. 100, n’ont indiqué aucun besoin futur ni aucun changement par rapport aux pratiques en vigueur. Certains besoins spécialisés sont mentionnés, dont la normalisation de la terminologie relative aux nouvelles technologies et aux œuvres d’art créées numériquement. La plupart des réponses portent sur le temps et les ressources nécessaires à la normalisation du vocabulaire des collections.

Collections

1. Combien d'objets comptent au total les collections de votre établissement?

• Moins de 1 000 objets
• 1 000 à 9 999 objets
• 10 000 à 49 999 objets
• 50 000 à 149 999 objets
• 150 000 à 349 000 objets
• 350 000 à 699 999 objets
• 700 000 à 1 499 999 objets
• 1 500 000 à 2 999 999
• 3 000 000 objets ou plus
• Sans objet

2. Votre établissement dispose-t-il de fiches descriptives informatisées sur vos collections, stockées dans un système automatisé de gestion de collections, dans un tableur ou dans tout autre système?

• Oui
• Non

Dans la négative, passez à la question 6.

3. Quel logiciel votre établissement utilise-t-il pour gérer ses collections?

Nom du produit :

4. Quelle version de ce logiciel votre établissement utilise-t-il actuellement?

5. Depuis combien de temps l’utilise-t-il? (Cocher une seule réponse)

• Depuis moins d'un an
• Depuis 1 à 3 ans
• Depuis plus de 3 ans

6. Est-ce que votre établissement prévoit d'acquérir, au cours des trois prochaines années, un nouveau système de gestion de collections ou tout autre logiciel lui permettant de gérer ses collections?

• Oui
• Non

7. Quelle est l’importance de chacun des aspects ci-dessous dans la gestion des collections de vos établissements?

Autres

Veuillez préciser :

8a. Combien objets dans votre établissement sont décrits pour chacun des modes d’accès suivants?

8b. Veuillez indiquer tout autre mode d'accès ne figurant pas dans la liste ci-dessus.

9a. Votre établissement contribue-t-il actuellement à Artefacts Canada?

• Oui
• Non (allez à la question 9b)

9b. Pourquoi votre établissement ne contribue-t-il pas à Artefacts Canada?

• L'exportation des données du système de gestion des collections est difficile
• Le processus de contribution à Artefacts Canada est compliqué
• La correction des renseignements dans Artefacts Canada est difficile
• Préoccupations relatives aux droits d'auteur
• Nécessite beaucoup d’efforts
• Préoccupations liées à la qualité des données
• En attente de la disponibilité d’images numériques à partager
• Manque de soutien de la part de la direction de l'établissement
• Réticence à partager des données sur certaines collections en ligne
• Autre (veuillez préciser)

10. Une politique et un plan de préservation numérique ont-ils été mis en place dans votre établissement?

• Oui
• Non

Quelles sont les ressources qui ont aidé à l’élaboration de cette politique ou de ce plan de préservation numérique? (veuillez préciser)

Normes

11a. Quel système de classification des objets votre établissement utilise-t-il pour gérer ses collections? Sélectionnez toutes les réponses pertinentes.

11b. Veuillez indiquer tout autre système de classification utilisé par votre établissement pour gérer ses collections et ne figurant pas dans la liste ci-dessus.

12. Comment votre organisme normalise-t-il la terminologie utilisée dans les fiches descriptives d’objets de sa collection ses fichiers de données associés aux objets de sa collection (p. ex. vocabulaire contrôlé, listes d'autorité)?

Un vocabulaire contrôlé est une liste structurée de mots et de phrases, utilisés pour indexer ou réparer du contenu, lorsqu’on explore une banque de données ou que l’on y effectue des recherches.

Les listes d'autorité (aussi appelées « fichiers d’autorité ») sont des listes de termes, au moyen desquelles un musée peut contrôler les termes ou les variantes utilisés pour la documentation de leurs collections.

13. Quels besoins futurs en matière de vocabulaires contrôlés votre établissement anticipe-t-il?

14. Règles de saisie de données

Quelles sont les normes de contenu (règles de saisie de données) actuellement en vigueur dans votre établissement? (Sélectionnez toutes les réponses pertinentes)

Renseignements de base sur le profil

15. Dans quelle province ou quel territoire votre établissement se situe-t-il?

• Alberta
• Colombie-Britannique
• Île-du-Prince-Édouard
• Manitoba
• Nouveau-Brunswick
• Nouvelle-Écosse
• Nunavut
• Ontario
• Québec
• Saskatchewan
• Terre-Neuve-et-Labrador
• Territoires du Nord-Ouest
• Yukon

16. De quel type d'accès à Internet votre établissement dispose-t-il? (Cochez un type) 

• Aucun accès Internet
• Accès par ligne commutée
• Accès à haut débit (large bande)

17. Laquelle des catégories ci-dessous décrit le mieux vos collections dans leur ensemble? (Cochez l’une des catégories ci-dessous)

• Œuvres d’art
• Histoire
• Archéologie
• Histoire naturelle ou sciences naturelles
• Sciences et technologies
• Autre (veuillez préciser)
• Avez-vous des documents d'archive ou de bibliothèque?

18. Quel est le budget de fonctionnement actuel de votre établissement? Veuillez fournir la meilleure estimation possible. (Cochez une réponse) 

• 0 à 4 999
• 5 000 à 24 999
• 25 000 à 49 999
• 50 000 à 99 999
• 100 000 à 199 999
• 200 000 à 399 999
• 400 000 à 699 999
• 700 000 à 999 999
• 1 000 000 à 1 499 999
• 1 500 000 à 1 999 999
• 2 000 000 à 2 999 999
• 3 000 000 à 3 999 999
• 4 000 000 et plus
• Ne sais pas