Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes (2011)

Table des matières

Remerciements

De nombreuses personnes ont offert leurs connaissances, leur expérience et leur expertise dans le cadre de l'élaboration de la présente politique, et nous leur sommes profondément reconnaissants de leur participation. Nous remercions tous ceux et celles qui ont pris part au processus, notamment les employés suivants, qui nous ont diligemment appuyés dans notre démarche :

  • Al Vachon
  • Aruna Sadana
  • Brandon Northwood
  • Carol Della Penta
  • Dhurata Ikonomi
  • Harold Boudreau
  • Jean Sharp
  • Jesse Schmidt
  • Jim Millar
  • Julie Thorpe
  • Kim Hannah
  • Laird Roe
  • Lisa Camelon
  • Lorie Dunbar
  • Lucie Desforges
  • Marc-Olivier Houle
  • Marilyn Davis
  • Michel Pariseau
  • Monique Paré
  • Rebecca Marland
  • Ryan Benson
  • Shereen Khan
  • Susan Pierce
La politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes (2011) remplace les autres politiques ou directives de Santé Canada portant sur la gestion des organismes consultatifs.

Aperçu

Contexte

Le recours à des organismes consultatifs externes est conforme aux engagements du gouvernement du Canada à faire participer des intervenants de l'extérieur du gouvernement aux activités et aux processus décisionnels gouvernementaux.

Les organismes consultatifs externes fournissent à Santé Canada des conseils éclairés de personnes dotées de connaissances, d'une expertise ou d'une expérience précieuse. Les conseils peuvent toucher des questions scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes. Les activités des organismes consultatifs de Santé Canada sont menées conformément aux principes et aux exigences énoncés dans les politiques et les lois du gouvernement fédéral, notamment celles liées à la protection des renseignements personnels, aux langues officielles et à la gestion des risques.

La présente politique reflète et maintient les principes d'ouverture, de transparence et de responsabilisation.

Objectif de la politique

Promouvoir la gestion efficace et uniforme des organismes consultatifs externes par Santé Canada.

Autorité

La présente politique est publiée sous l'autorité du sous-ministre de Santé Canada.

Application

La politique s'applique à toutes les situations dans lesquelles Santé Canada, par l'entremise de ses directions générales, de ses directions et de ses organismes, fait appel à un organisme consultatif externe à long terme ou à titre temporaire (ponctuel). « Organismes consultatifs externes » désigne les groupes de travail, les comités d'experts, les groupes de référence, les groupes d'étude et les comités composés de personnes de l'extérieur du gouvernement fédéral et choisies pour offrir des conseils éclairés.

Dans la mesure où aucun conflit n'existe, les comités établis en vertu de la loi sont également visés par la présente politique en ce qui a trait à leur gestion et à leurs activités.

Un organisme consultatif externe peut mener ses activités en dehors de la présente politique, mais uniquement dans des situations exceptionnelles, comme en cas d'urgence de santé publique. Les raisons doivent alors être documentées.

Santé Canada maintiendra, favorisera et encouragera l'utilisation de cette politique lorsqu'il présidera ou gérera des organismes consultatifs conjointement avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

La présente politique comprend un processus d'examen et de rétroaction et sera mise à jour, au besoin

Définition d'un organisme consultatif externe

Voici les caractéristiques qui définissent un organisme consultatif externe :

  • Il est établi par le ministre ou le ministère pour fournir des conseils touchant des questions médicales, scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes qui relèvent du mandat de Santé Canada.
  • Ses membres proviennent de l'extérieur du gouvernement fédéral et sont choisis pour fournir des conseils éclairés à Santé Canada.
  • Il fournit des conseils à Santé Canada collectivement, et non pas à titre de particuliers ou de représentants d'organismes.

Chapitre 1

1.0 Rôle des organismes consultatifs externes

But

Énoncer les motifs de l'établissement d'un organisme consultatif externe et établir son rôle.

Contexte

Santé Canada demande des renseignements et des conseils dans diverses situations, à diverses personnes et organisations et à divers organismes et gouvernements. Les groupes qui fournissent des conseils à Santé Canada ne sont pas nécessairement des organismes consultatifs. Par exemple, un comité fédéral-provincial-territorial et un groupe de travail interministériel ne sont pas considérés comme des organismes consultatifs. Les organismes consultatifs sont composés de personnes de l'extérieur du gouvernement fédéral, qui sont nommées pour représenter un large éventail de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes. Les membres jouent, auprès de Santé Canada, un rôle consultatif propre au mandat de leur organisme consultatif.

Principe

Santé Canada décide du moment d'établir un organisme consultatif et définit son mandat, ses attributions, la durée de son mandat et sa composition. L'organisme consultatif fournit des conseils à Santé Canada, conseils que Santé Canada prend en compte dans le cadre de ses activités et dans ses processus décisionnels. Santé Canada prend la décision définitive et est responsable de toutes les décisions découlant des avis formulés par l'organisme consultatif externe.

Documents à l'appui

  • Mandat

1.1 But d'un organisme consultatif

Santé Canada peut établir un organisme consultatif afin d'obtenir des conseils sur des questions médicales, scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes qui relèvent du mandat de Santé Canada.

1.2 Pouvoir d'établir un organisme consultatif

Tous les organismes consultatifs doivent être établis avec l'approbation du ministre, du sous-ministre et des sous-ministres adjoints des directions générales.

1.3 Motifs de l'établissement d'un organisme consultatif

Santé Canada peut établir un organisme consultatif afin de recevoir des conseils externes, notamment des conseils touchant les aspects suivants :

  1. élaboration et mise en œuvre de politiques;
  2. élaboration et mise en œuvre de programmes;
  3. questions professionnelles ou scientifiques lorsqu'il faut compléter l'expertise de Santé Canada;
  4. une question qui fait l'objet de données concluantes ou de certitudes scientifiques insuffisantes;
  5. une question pour laquelle une contribution à une évaluation des risques et des avantages, notamment des manières d'atténuer ou de réduire au minimum les risques, serait profitable.

1.4 Facteurs pris en compte

Santé Canada tient compte de divers facteurs au moment de la décision d'établir ou non un organisme consultatif et de la détermination de son mandat, notamment :

  1. le temps et les ressources disponibles;
  2. l'urgence de la question;
  3. la disponibilité de personnes dotées des connaissances, de l'expertise et de l'expérience nécessaires;
  4. le lien avec le mandat de Santé Canada et avec les priorités du Ministère et du gouvernement;
  5. l'importance de la question pour la santé des Canadiens.

1.5 Mandat et attributions

Chaque organisme consultatif doit être doté d'un mandat et d'attributions.

1.6 Synthèse du travail d'un organisme consultatif

Santé Canada peut mettre fin au mandat d'un organisme consultatif et dissoudre celui-ci en tout temps pour diverses raisons, notamment :

  1. un changement de circonstances qui fait en sorte que les conseils d'un organisme consultatif ne sont plus requis;
  2. un manquement à l'obligation de confidentialité ou à l'éthique qui a sapé la crédibilité d'un organisme consultatif;
  3. l'achèvement du mandat d'un organisme consultatif.

Santé Canada écrira aux membres de l'organisme consultatif pour les aviser de cette décision.

1.7 Santé Canada conserve le pouvoir décisionnel

Le rôle d'un organisme consultatif consiste à formuler des conseils et des recommandations et de les présenter à Santé Canada. Santé Canada est l'ultime responsable de toutes les décisions prises à la lumière des conseils formulés par un organisme consultatif externe.

Chapitre 2

2.0 Composition

But

Énoncer les principes touchant la nomination des membres d'un organisme consultatif.

Contexte

Santé Canada invite des personnes à faire partie d'un organisme consultatif afin d'échanger leurs connaissances, leur expertise ou leur expérience et de collaborer à la formulation de recommandations. En nommant des personnes à un organisme consultatif, Santé Canada veut se doter d'un groupe qui possède diverses connaissances, expertises et expériences pertinentes pour fournir les meilleurs conseils possible.

Principe

Les nominations à un organisme consultatif doivent refléter un large éventail de points de vue pertinent au mandat de ce dernier.

Documents à l'appui

  • Entente de non-divulgation
  • Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations
  • Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel
  • Guide sur les notices biographiques

2.1 Nomination des membres

Santé Canada nomme les membres d'un organisme consultatif et fixe la durée de la nomination. Lorsque le Ministère décide des nominations à un organisme consultatif, il peut lancer un appel ouvert afin de recueillir les candidatures de personnes dont les connaissances, l'expertise ou l'expérience correspondent le mieux au mandat de l'organisme consultatif. Santé Canada tiendra également compte des éléments suivants :

  1. le statut professionnel d'une personne;
  2. ses affiliations et ses intérêts;
  3. sa capacité manifeste à travailler au sein d'un comité;
  4. sa disponibilité.

2.2 Nombre de membres

Un organisme consultatif doit compter au moins trois membres. Le nombre optimal de membres dépend du mandat de l'organisme consultatif.

2.3 Connaissances, expertise et expérience des membres

Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif, Santé Canada recherchera une diversité de connaissances, d'expertises et d'expériences, le cas échéant. Selon le mandat d'un organisme consultatif, il peut compter des personnes dotées des éléments suivants :

  1. connaissances médicales, scientifiques ou techniques;
  2. expertise;
  3. reconnaissance à titre de chef de file dans son domaine;
  4. expérience pratique ou clinique;
  5. expérience directe à titre, par exemple, de professionnel de la santé, de patient, de consommateur ou de dispensateur de soins;
  6. connaissances opérationnelles directes à titre, par exemple, de concepteur de produit, de fabricant ou d'utilisateur commercial;
  7. expérience organisationnelle de la représentation de personnes qui partagent un point de vue ou un intérêt;
  8. autres antécédents pertinent qui contribuent d'une manière utile au fonctionnement de l'organisme consultatif et qui complètent les connaissances, l'expertise et l'expérience des autres membres.

2.4 Représentation démographique

Au moment de déterminer les nominations à un organisme consultatif, Santé Canada recherchera une composition variée et inclusive, le cas échéant. Par exemple, il peut rechercher des représentants de groupes démographiques particuliers, de communautés de langue officielle en situation minoritaire ou de divers secteurs géographiques.

2.5 Participation d'un fonctionnaire fédéral à un organisme consultatif

Afin de préserver l'indépendance du gouvernement fédéral en tant que décideur, les fonctionnaires fédéraux ne peuvent pas présider un organisme consultatif ou en faire partie, ni participer à la formulation des conseils d'un organisme consultatif à l'intention de Santé Canada.

2.6 Nomination du président

Santé Canada nomme le président d'un organisme consultatif pour un mandat précis. Il peut s'agir d'un membre d'un organisme consultatif ou d'un non-membre. Le président non membre ne participe pas à l'élaboration du rapport et des recommandations de l'organisme consultatif. Le président non membre joue principalement un rôle de facilitateur et de coordonnateur.

2.7 Nomination d'un vice-président

Santé Canada, après consultation du président, peut nommer, pour un mandat précis, un vice-président choisi parmi les membres de l'organisme consultatif.

2.8 Consultation concernant les nominations

Lorsque Santé Canada décide des nominations à un organisme consultatif dont le mandat est confidentiel, il peut consulter les personnes suivantes :

  1. les responsables de Santé Canada;
  2. le ministre et le Cabinet du ministre;
  3. le président de l'organisme consultatif et les membres déjà nommés au sein de celui-ci.

Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif dont le mandat n'est pas confidentiel, Santé Canada peut demander à d'autres gouvernements canadiens et étrangers ou à des organismes de l'extérieur de proposer des candidatures.

2.9 Exigence avant la nomination

Avant d'être nommé au sein d'un organisme consultatif, un candidat doit :

  1. présenter un formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel afin d'obtenir l'autorisation de sécurité qui convient au mandat de l'organisme consultatif;
  2. signer une entente de non-divulgation;
  3. remplir et signer un formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations et, si sa participation est autorisée malgré un intérêt financier direct, accepter les restrictions relatives à la participation décrites au chapitre 3 de la présente politique;
  4. Fournir une courte notice autobiographique et examiner et accepter un sommaire de ses affiliations et des intérêts qui pourrait être rendu public, notamment dans des communiqués de presse.

2.10 Démission

Un membre peut démissionner de son poste au sein d'un organisme consultatif en écrivant au secrétaire exécutif de l'organisme consultatif, avec copie au président, en précisant la date d'entrée en vigueur de sa démission. Il est préférable que le membre donne un préavis de 14 jours concernant son intention de démissionner.

2.11 Fin de nomination (en général)

Une nomination à un organisme consultatif prend fin lorsque :le mandat du membre est terminé;

  1. le membre démissionne;
  2. le membre devient fonctionnaire fédéral;
  3. le mandat de l'organisme consultatif est terminé;
  4. le mandat de l'organisme consultatif est modifié et les connaissances, l'expérience ou l'expertise du membre ne sont plus pertinentes au mandat révisé;
  5. Santé Canada et les ministères, organisations ou organismes collaborateurs décident d'annuler le mandat et les attributions de l'organisme consultatif.

2.12 Fin de nomination (pour cause)

Santé Canada peut mettre fin à la nomination d'un membre en écrivant à celui-ci et en précisant les raisons pour lesquelles la nomination se termine et la date d'entrée en vigueur lorsque :

  1. le membre ne s'est pas comporté conformément au mandat de l'organisme consultatif;
  2. le membre a enfreint l'entente de non-divulgation;
  3. un changement des affiliations et des intérêts du membre entraîne un intérêt financier direct qui empêche la participation de ce dernier;
  4. le membre a manqué trois réunions consécutives de l'organisme consultatif sans motif satisfaisant;
  5. le membre a agi d'une manière qui compromet l'intégrité de l'organisme consultatif.

Chapitre 3

3.0 Affiliations et intérêts

But

Définir les affiliations et les intérêts, y compris un intérêt financier direct, et préciser quand, comment et à qui les membres d'un organisme consultatif doivent divulguer leurs affiliations et leurs intérêts, et les situations dans lesquelles ils empêchent ou restreignent la participation.

Contexte

Santé Canada peut chercher à doter ses organismes consultatifs de membres qui ont acquis des connaissances, de l'expertise et de l'expérience au moyen de subventions de recherche, d'un travail rémunéré pour le compte d'une partie intéressée, etc. Les affiliations et les intérêts d'une personne ne l'empêchent pas nécessairement de faire partie d'un organisme consultatif, puisque ses commentaires pourraient néanmoins être utiles en regard du mandat de l'organisme consultatif. En demandant aux membres de déclarer leurs intérêts et leurs affiliations, l'organisme consultatif mène ses activités d'une manière ouverte et transparente. Cependant, les personnes qui détiennent un intérêt financier direct ne peuvent pas participer aux discussions d'un organisme consultatif ou à la formulation de conseils liés à cet intérêt.

Principe

Le maintien de la crédibilité des conseils fournis à Santé Canada par un organisme consultatif dépend du fait que les membres de l'organisme consultatif divulguent leurs affiliations et leurs intérêts. Lorsque le mandat et la composition d'un organisme consultatif ne sont pas confidentiels, un sommaire des affiliations et des intérêts des membres de l'organisme consultatif sera rendu public.

Documents à l'appui

  • Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations
  • Sommaire de l'expertise, de l'expérience, des affiliations et des intérêts

3.1 Divulgation obligatoire des affiliations et des intérêts

Avant d'être nommé à un organisme consultatif, un membre éventuel doit remplir et présenter le formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations dans le délai prescrit par le secrétariat de l'organisme consultatif. Un membre éventuel doit utiliser ce formulaire pour divulguer toutes ses affiliations et tous ses intérêts, y compris les intérêts financiers directs et d'autres affiliations et intérêts liés au mandat de l'organisme consultatif, notamment l'aide financière reçue d'une entreprise commerciale, la participation à une activité commanditée par une entreprise commerciale ou les points de vue publiés ou formulés en public sur des questions touchant le mandat de l'organisme consultatif.

3.2 Les affiliations et les intérêts n'empêchent pas nécessairement la nomination

Une personne ayant des affiliations et des intérêts liés au mandat d'un organisme consultatif peut tout de même être nommée membre de l'organisme consultatif. Santé Canada recherche une diversité de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes chez les membres d'un organisme consultatif. La présente politique reconnaît que les personnes qui ont des affiliations et des intérêts liés au mandat d'un organisme consultatif possèdent parfois des connaissances, une expertise et une expérience précieuses et peuvent offrir une contribution appréciable dans le cadre du travail de l'organisme consultatif.

3.3 Affiliations et intérêts : participation limitée

Santé Canada, après consultation du président, peut limiter la participation d'un membre d'un organisme consultatif en ce qui concerne un point à l'ordre du jour ou un sujet de réunion, selon les affiliations ou les intérêts du membre.

3.4 Intérêt financier direct : définition

Une personne détient un intérêt financier direct lorsque celle-ci, son conjoint ou son conjoint de fait ou un membre à charge de sa famille a un intérêt financier direct à l'égard du résultat du travail d'un organisme consultatif, par exemple, par le truchement de son emploi actuel, d'investissements dans des entreprises, de sociétés en nom collectif, d'actions, de redevances, de coentreprises, de fiducies, de biens immobiliers, de valeurs, de capital social ou d'obligations.

3.5 Intérêt financier direct : examens

Une personne qui a un intérêt financier direct à l'égard du résultat de l'examen d'un programme, d'une politique, d'un produit réglementé ou d'une présentation ne peut pas être membre d'un organisme consultatif dont le mandat consiste uniquement à donner des conseils sur des questions particulières concernant l'examen. Dans ce cas, Santé Canada considère l'intérêt financier direct à l'égard d'un examen comme un conflit d'intérêts qui empêche la participation à l'organisme consultatif.

3.6 Intérêt financier direct : participation limitée

Une personne qui a un intérêt financier direct uniquement à l'égard de certains aspects du mandat d'un organisme consultatif peut être membre de celui-ci, mais ne peut pas participer aux discussions ou à la formulation de conseils ou de recommandations touchant les questions à l'égard desquelles elle a un intérêt financier direct. Le membre peut participer au travail de l'organisme consultatif lié aux autres aspects du mandat, notamment les questions touchant les politiques, la gestion ou l'élaboration de programmes.

3.7 Protection du formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations rempli

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels inclus dans le formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations rempli sont protégés. Un résumé des affiliations et des intérêts d'un membre ne peut être rendu public qu'avec l'autorisation de la personne qui l'a signé.

Dans le cadre de la préparation du résumé à publier, le secrétariat doit veiller à ce que celui-ci ne contienne aucun renseignement permettant d'identifier ou de réidentifier le conjoint, le conjoint de fait du membre ou un membre à charge de sa famille.

3.8 Sommaire de renseignements sur les membres

À titre de condition d'emploi, un membre d'un organisme consultatif doit autoriser Santé Canada à publier une courte notice biographique et un sommaire de ses affiliations et de ses intérêts. Le membre éventuel aura la possibilité d'examiner l'exactitude du sommaire et de l'approuver dans le cadre du processus de nomination. Le sommaire sera rendu public, sauf si le mandat ou la composition d'un organisme consultatif doivent demeurer confidentiels.

3.9 Déclaration dans le cadre des réunions

Le président demandera aux membres de déclarer de vive voix leurs affiliations et leurs intérêts pertinents au début de chaque réunion.

Chapitre 4

4.0 Rôles et responsabilités

But

Préciser les rôles et les responsabilités des membres d'un organisme consultatif et du président, de même que les rôles de soutien du secrétariat, du secrétaire exécutif et des autres directions générales et responsables de Santé Canada.

Contexte

Un organisme consultatif est établi pour formuler des conseils et des recommandations à l'intention de Santé Canada. Ce travail complexe exige une aide administrative de la part des responsables ministériels; cependant, l'organisme consultatif lui-même est responsable de la teneur de ses conseils, quelle que soit leur forme : compte rendu de processus, rapport officiel, etc.

Principe

Les membres d'un organisme consultatif doivent offrir les meilleurs conseils possible à Santé Canada. Par l'entremise du secrétariat et du secrétaire exécutif des organismes consultatifs, Santé Canada appuie le travail de ces derniers.

A. Membres d'un organisme consultatif : rôles et responsabil

4.1 Obligation des membres d'offrir les meilleurs conseils possible

Les membres d'un organisme consultatif sont tenus, à l'égard de Santé Canada, et donc à l'égard de l'ensemble des Canadiens, d'offrir les meilleurs conseils possible à Santé Canada.

4.2 Obligation de tenir compte de tous les commentaires reçus

Les membres d'un organisme consultatif doivent tenir compte de tous les commentaires reçus qui sont liés au mandat de l'organisme consultatif lorsqu'ils élaborent leurs recommandations, leurs conseils ou leur rapport.

4.3 Engagements liés à l'entente de non-divulgation

L'entente de non-divulgation interdit à un membre de divulguer des renseignements confidentiels reçus dans le cadre de sa participation à l'organisme consultatif. L'entente de non-divulgation s'applique aux renseignements reçus par écrit ou verbalement, y compris au moyen de l'échange de courriels, d'appels téléphoniques et de documents imprimés, et pendant des exposés et des discussions dans le cadre des réunions de l'organisme consultatif. Dans certaines situations, l'existence même d'un organisme consultatif peut également être confidentielle.

4.4 Autres responsabilités des membres

Les membres d'un organisme consultatif assument également les responsabilités suivantes :

  1. être disponibles et prêts à participer aux réunions de l'organisme consultatif, y compris les réunions virtuelles (téléconférences, échanges de courriels, vidéoconférences, etc.);
  2. être disponibles et prêts à participer à une activité qui fait appel à la participation du public relativement au mandat de l'organisme consultatif, et agir à titre de porte-parole auprès des médias, à la demande du secrétariat;
  3. participer aux discussions touchant les recommandations, les conseils ou les rapports de l'organisme consultatif à l'intention de Santé Canada;
  4. aviser le secrétariat et le président des changements concernant leurs affiliations et leurs intérêts liés au mandat de l'organisme consultatif pendant qu'ils sont membres de celui-ci;
  5. déclarer de vive voix leurs affiliations et leurs intérêts au début de chaque réunion;
  6. diriger les demandes de renseignements des médias ou du public vers le secrétariat.

4.5 Autres responsabilités du président

Un membre d'un organisme consultatif qui exerce les fonctions de président assume des responsabilités supplémentaires, notamment :

  1. formuler des commentaires à Santé Canada en ce qui concerne la sélection des membres de l'organisme consultatif;
  2. présider les réunions de l'organisme consultatif;
  3. inviter les membres à présenter un exposé dans le cadre d'une réunion lorsque cela est pertinent et approprié;
  4. animer une discussion complète et franche entre les membres de l'organisme consultatif dans le cadre de la réalisation du mandat de ce dernier, y compris la formulation de ses recommandations, de ses conseils ou de ses rapports à l'intention de Santé Canada;
  5. chercher à atteindre un consensus concernant les conseils de l'organisme consultatif parmi les membres de ce dernier et, en l'absence d'une entente, s'assurer que la diversité d'opinions est consignée dans les comptes rendus de réunions ou dans le rapport;
  6. assurer la présentation des conseils de l'organisme consultatif à Santé Canada et veiller à la préparation des comptes rendus de réunions ou des rapports;
  7. agir à titre de porte-parole désigné de l'organisme consultatif auprès des médias, sauf lorsqu'une autre personne est désignée porte-parole auprès des médias en vertu de l'article 4.8;
  8. appuyer, d'une quelconque autre façon, la réalisation du mandat de l'organisme consultatif.

4.6 Rôle du vice-président

À la demande du président, ou en l'absence de ce dernier, le vice-président préside les réunions et assume les autres tâches du président, au besoin.

4.7 Rôle d'un membre d'un organisme consultatif dans le cadre d'un processus faisant appel à la participation du public

Lorsque Santé Canada décide de solliciter les commentaires ou les suggestions du grand public sur un sujet relatif au mandat d'un organisme consultatif, il consulte le président et les membres de l'organisme consultatif au sujet du processus à utiliser et de l'organisation d'une activité faisant appel à la participation du public. Les membres de l'organisme consultatif doivent participer à cette activité.

Le secrétaire exécutif de l'organisme consultatif présente les membres de ce dernier au début de l'activité faisant appel à la participation du public et rend public un sommaire de leur expertise, de leurs affiliations et de leurs intérêts.

4.8 Porte-parole auprès des médias

Conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada, Santé Canada et le président peuvent décider de nommer une personne autre que le président, ou outre celui-ci, à titre de porte-parole de l'organisme consultatif auprès des médias.

4.9 Médias et autres membres

Un membre d'un organisme consultatif qui n'est pas le porte-parole désigné auprès des médias n'est pas autorisé à parler aux médias au sujet du travail de l'organisme consultatif, sauf si le secrétariat le lui demande expressément.

4.10 Demandes de renseignements des médias

Les membres d'un organisme consultatif doivent immédiatement diriger les demandes de renseignements des médias touchant la composition, le mandat et le travail de l'organisme consultatif vers le secrétariat qui, à son tour, communiquera avec les Relations avec les médias de Santé Canada.

B. Santé Canada : rôles et responsabilités

4.11 Secrétaire exécutif d'organisme consultatif

Santé Canada nommera un cadre supérieur à titre de secrétaire exécutif de l'organisme consultatif. Le secrétaire exécutif fournit une orientation au secrétariat. Lorsqu'un organisme consultatif formule des conseils à Santé Canada, le secrétaire exécutif lui rend compte de la manière dont les conseils ont été utilisés.

4.12 Secrétariat

Santé Canada établira un secrétariat, composé de responsables du Ministère, afin d'offrir un soutien organisationnel et administratif à chaque organisme consultatif. Un groupe de travail peut être mis sur pied pour appuyer le secrétariat.

4.13 Responsabilités du secrétariat

Le secrétariat assume les responsabilités suivantes :

  1. coordonner le processus de nomination des membres;
  2. coordonner la préparation et la distribution de documents destinés aux membres de l'organisme consultatif, aux observateurs et à d'autres intervenants;
  3. collaborer au travail de l'organisme consultatif, au besoin;
  4. fournir un soutien administratif aux membres de l'organisme consultatif;
  5. appuyer l'accès du public aux renseignements concernant l'organisme consultatif, le cas échéant;
  6. assurer la liaison entre Santé Canada et l'organisme consultatif, et notamment obtenir la participation d'experts en la matière de Santé Canada;
  7. appuyer le président dans l'exercice de ses responsabilités;
  8. exécuter des tâches supplémentaires, le cas échéant, pour appuyer l'organisme consultatif, notamment élaborer des stratégies d'évaluation et d'atténuation des risques à l'intention de l'organisme consultatif;
  9. entreprendre des tâches déléguées au secrétariat par le secrétaire exécutif;
  10. faire rapport des activités de l'organisme consultatif au secrétaire exécutif;
  11. collaborer à l'examen ou à la vérification de l'organisme consultatif, au besoin;
  12. consulter le président, membre ou non membre, pour examiner les personnes à inviter à formuler des commentaires à l'intention de l'organisme consultatif;
  13. examiner les personnes à inviter ou à accepter en tant qu'observateurs dans le cadre de tout ou partie d'une réunion de l'organisme consultatif;
  14. examiner si une contribution plus générale est ou non nécessaire et la manière dont elle sera sollicitée;
  15. déterminer si une réunion de l'organisme consultatif doit intégralement ou partiellement être tenue en privé;
  16. limiter la participation d'un membre de l'organisme consultatif à une réunion selon la nature des affiliations ou des intérêts de cette personne;
  17. déterminer que le mandat de l'organisme consultatif a été réalisé.

4.14 Appui au secrétariat

Les employés de Santé Canada peuvent appuyer le secrétariat en ce qui concerne la logistique de réunions, la préparation de documents et d'autres tâches.

4.15 Rôle des experts en la matière de Santé Canada

Les experts médicaux, scientifiques, techniques et en matière de programmes et de politiques et les autres experts en la matière de Santé Canada appuient le travail d'un organisme consultatif sur divers plans, notamment :

  1. préparer des documents à l'appui, notamment des sommaires de recherches et des aperçus de processus réglementaires;
  2. fournir des renseignements au sujet des politiques et des programmes gouvernementaux;
  3. présenter un exposé ou répondre à des questions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif;
  4. rendre compte au secrétaire exécutif des mesures prises à la suite des conseils fournis à Santé Canada par l'organisme consultatif.

4.16 Responsabilités des cadres supérieurs de Santé Canada

Les cadres supérieurs de Santé Canada sont responsables de la mise en œuvre de la présente politique par le truchement des programmes qu'ils gèrent ou administrent. Leur responsabilité comprend les éléments suivants :

  1. la gouvernance, la gestion et les activités des organismes consultatifs à l'appui de l'élaboration de politiques et du processus réglementaire;
  2. la surveillance de l'affectation des ressources et des dépenses;
  3. l'examen et la vérification des organismes consultatifs;
  4. la collaboration avec d'autres gouvernements, des organismes et des organisations, le cas échéant, selon le mandat de l'organisme consultatif.

4.17 Responsabilités de la Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications

La Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications est chargée d'assurer un leadership et de fournir des conseils stratégiques pour la mise en œuvre et le respect de la présente politique auprès des directions générales de Santé Canada. À cette fin, la Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications :

  1. appuie le secrétariat des organismes consultatifs;
  2. appuie les directions générales et les responsables des programmes dans le cadre de la mise en œuvre de la politique;
  3. surveille, examine la mise en œuvre de la politique et en rend compte;
  4. veille à ce que la politique demeure pertinente et à ce qu'elle continue de refléter les priorités ministérielles et les pratiques exemplaires.

Chapitre 5

5.0 Non-membres : intervenants, invités et observateurs

But

Préciser le rôle des personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif, notamment les experts contractuels, les invités, les fonctionnaires et les observateurs.

Contexte

Santé Canada peut inviter certaines personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif à exprimer leur point de vue sur un sujet particulier ou un point à l'ordre du jour. En outre, des personnes peuvent demander à s'adresser à l'organisme consultatif sur un sujet ou un point à l'ordre du jour donné, ou à observer la totalité ou une partie d'une réunion. Leur demande sera étudiée par Santé Canada, en collaboration avec le président, et pourra être acceptée ou rejetée.

Principe

Un organisme consultatif peut profiter du point de vue d'autres personnes. Cependant, les non-membres ne peuvent pas participer à la formulation de conseils ou de recommandations pour le compte de Santé Canada.

Documents à l'appui

  • Entente de non-divulgation
  • Formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations
  • Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel
  • Protocole pour les observateurs

5.1 Accès aux documents d'un organisme consultatif

Santé Canada détermine lesquels des documents utilisés par un organisme consultatif peuvent être mis à la disposition des participants, des observateurs et d'autres personnes qui demandent des copies. Bien que Santé Canada s'engage à faire preuve d'ouverture et de transparence, les règles de confidentialité peuvent empêcher la publication de ces documents.

5.2 Raisons de la tenue de réunions à huis clos par un organisme consultatif

Les réunions d'un organisme consultatif peuvent être interdites d'accès aux non-membres pour diverses raisons, notamment aux fins suivantes :

  1. permettre le plus possible une discussion exhaustive et franche entre les membres;
  2. appuyer la protection de renseignements commerciaux confidentiels;
  3. empêcher les délibérations d'être rendues publiques avant que l'organisme consultatif décide de ses recommandations finales.

5.3 Présence aux réunions

À la discrétion du secrétariat, et en collaboration avec le président, les réunions d'un organisme consultatif peuvent être :

  1. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif (un animateur non membre est considéré comme un membre de l'organisme consultatif dans ce contexte);
  2. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif et le personnel de soutien de Santé Canada;
  3. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif, le personnel de soutien de Santé Canada et les conférenciers et observateurs invités;
  4. ouvertes, lorsqu'il n'y a pas de discussions ni de documents confidentiels.

5.4 Demande de participation à une réunion ou d'observation d'une réunion

Santé Canada étudiera les demandes de participation à une réunion ou d'observation d'une réunion et, après consultation du président, répondra aux demandes par téléphone ou par écrit.

5.5 Invitation à fournir des renseignements

Pour remplir le mandat d'un organisme consultatif, Santé Canada peut, après consultation du président, inviter une personne dotée d'une expertise ou d'une expérience particulière à participer à une réunion afin de fournir son point de vue sur un sujet ou un point à l'ordre du jour, ou de répondre à une question précise. Les personnes suivantes peuvent être invitées à des réunions :

  1. experts liés par contrat avec Santé Canada;
  2. fonctionnaires fédéraux, y compris ceux de Santé Canada;
  3. représentants d'entreprises et d'organisations, professionnels de la santé et autres personnes ayant de l'information ou un intérêt lié au mandat de l'organisme consultatif;
  4. membres du public.

5.6 Présentation de renseignements

Le secrétariat, en collaboration avec le secrétaire exécutif et le président, peut inviter une personne à présenter des renseignements à un organisme consultatif au moyen :

  1. d'une présentation écrite;
  2. d'une présentation orale dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif;
  3. de la participation aux discussions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif, sauf celles liées à la formulation de conseils ou de recommandations.

5.7 Rôle des intervenants et des observateurs

Les intervenants et les observateurs ne peuvent pas participer aux discussions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif, sauf lorsque le président les invite expressément à le faire. Seuls les membres de l'organisme consultatif peuvent participer à la formulation des conseils ou des recommandations de ce dernier à l'intention de Santé Canada.

5.8 Exigences à l'égard des participants

Avant qu'une personne puisse présenter des renseignements dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif ou observer celle-ci, Santé Canada peut exiger qu'elle remplisse :

  1. un formulaire de déclaration d'intérêts et d'affiliations;
  2. une entente de non-divulgation;
  3. un formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel.

5.9 Contrat conclu avec un expert

Lorsque Santé Canada embauche un expert pour fournir de l'information à un organisme consultatif, il :

  1. rédige un énoncé de travail clair;
  2. énonce les éléments livrables et l'échéancier liés au contrat;
  3. respecte la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  4. se conforme au Règlement sur les marchés de l'État.

Chapitre 6

6.0 Rapports d'un organisme consultatif et information publique

But

Préciser la manière dont un organisme consultatif fournit des conseils et les situations dans lesquelles son travail peut être rendu public.

Contexte

Le travail d'un organisme consultatif est souvent confidentiel. Santé Canada peut rendre public les renseignements touchant un organisme consultatif, son mandat, ses recommandations, ses conseils ou ses rapports, dans la mesure permise par les lois et les politiques.

Principe

Conformément aux politiques d'ouverture et de transparence de Santé Canada, les renseignements liés à un organisme consultatif peuvent être rendus public. Cependant, pour diverses raisons, notamment la protection des renseignements confidentiels et des litiges éventuels ou continus, il n'est pas toujours possible de rendre public l'existence, les recommandations, les conseils ou les rapports d'un organisme consultatif.

Documents à l'appui

  • Format de rapport de réunion
  • Rapport annuel ou de fin de mandat
  • Rapport de suivi à l'intention des membres

6.1 Information publique

Information qui n'est généralement pas protégée par des exigences de confidentialité, notamment :

  1. Information qui relève déjà du domaine public, notamment de l'information accessible sur Internet;
  2. information qui a été rendue publique au Canada;
  3. information dont la divulgation au public a été autorisée par la personne concernée par l'information ou la personne dont l'entreprise ou les activités sont liées à cette information.

6.2 Formes des recommandations et des conseils

Les conseils offerts par un organisme consultatif peuvent être consignés dans les documents suivants :

  1. le procès-verbal d'une réunion;
  2. un compte rendu des délibérations;
  3. un compte rendu de décision;
  4. un rapport officiel.

Le secrétariat rédigera un compte rendu ne comportant aucune mention attribuable à une personne en particulier, y compris les recommandations et les conseils découlant de chaque réunion de l'organisme consultatif, notamment les réunions en personne, les réunions virtuelles, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Si un compte rendu est entièrement ou partiellement confidentiel, le document le précisera.

L'ébauche de compte rendu sera transmise en temps opportun aux membres de l'organisme consultatif. L'organisme consultatif confirmera ensuite, dès que possible, que l'ébauche constitue un compte rendu exact ou la corrigera.

Un membre d'un organisme consultatif qui n'a pas participé à une partie d'une réunion en raison de ses affiliations ou de ses intérêts ne peut pas recevoir la section du document concernant les affiliations et les intérêts en question avant que cette partie du document ne soit rendue publique.

Les recommandations et les conseils reçus d'un organisme consultatif seront conservés conformément aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor.

6.3 Discussion menant à des recommandations ou à des conseils

Un organisme consultatif fournit des conseils à Santé Canada à titre de groupe, et non pas de personnes ou de représentants d'organisations. Si les membres ne peuvent parvenir à un consensus, le rapport doit préciser que les recommandations ou les conseils suscitent une divergence d'opinions.

6.4 Conseils liés au mandat

Un organisme consultatif peut fournir des recommandations ou des conseils uniquement en réponse à des questions posées par Santé Canada et conformément à la portée de son mandat. Les renseignements reçus par Santé Canada en dehors du mandat d'un organisme consultatif seront conservés et utilisés à la discrétion du Ministère à des fins futures.

6.5 Rapport d'organisme consultatif (fin de mandat ou annuel)

Un rapport d'un organisme consultatif comprend, le cas échéant :

  1. le mandat de l'organisme consultatif;
  2. les questions posées par Santé Canada à l'organisme consultatif, le cas échéant;
  3. une courte biographie et un sommaire des affiliations et des intérêts des membres;
  4. les dates des réunions et les listes des participants;
  5. les cas où un membre n'a pas participé à l'intégralité ou à une partie d'une réunion à cause d'une affiliation ou d'un intérêt;
  6. un sommaire des commentaires reçus par un organisme consultatif;
  7. un sommaire des discussions et des considérations qui ont mené un organisme consultatif à tirer ses conclusions;
  8. les recommandations ou les conseils fournis par un organisme consultatif, y compris en ce qui concerne les prochaines étapes, et un sommaire des divergences d'opinions lorsque les membres ne convenaient pas à l'unanimité de recommandations ou de conseils.

6.6 Rapport de suivi destiné aux membres

En temps opportun, le secrétaire exécutif fournira au président et aux membres d'un organisme consultatif un rapport de suivi traitant de la manière dont Santé Canada a réagi aux recommandations ou aux conseils reçus de l'organisme consultatif et les a utilisés.

6.7 Publication du rapport d'un organisme consultatif et du rapport de suivi destiné aux membres

Les rapports d'un organisme consultatif et les rapports de suivi destinés aux membres peuvent être publiés sur le site Web de Santé Canada lorsqu'ils ne contiennent pas de renseignements qui doivent demeurer confidentiels. L'information contenue dans ces rapports peut comporter des liens vers des renseignements sur d'autres sites Web.

6.8 Restrictions touchant la divulgation de renseignements au public

Santé Canada doit veiller à ce que l'information ne soit pas divulguée de façon indue. Le cas échéant, Santé Canada intégrera des lignes directrices précises touchant la publication de renseignements portant sur un organisme consultatif au mandat de celui-ci.

6.9 Publication sur Internet

Sauf indication contraire dans le mandat d'un organisme consultatif, les renseignements de celui-ci seront affichés sur le site Web de Santé Canada et, le cas échéant, sur le site Web d'un ministère ou organisme collaborateur. Avant que des renseignements soient affichés, la Direction générale des affaires publiques, de la consultation et des communications s'assurera que les documents respectent les lignes directrices en matière de publication.

Chapitre 7

7.0 Examen d'un organisme consultatif

But

Décrire le processus d'examen du but et du fonctionnement d'un organisme consultatif.

Contexte

Le gouvernement a pour pratique d'effectuer des évaluations et des vérifications périodiques afin de s'assurer que les initiatives gouvernementales sont rentables et produisent les résultats prévus. Bien que les organismes consultatifs soient en place pour donner des conseils à Santé Canada, leur but et leur fonctionnement seront examinés périodiquement dans le cadre de procédures normalisées de responsabilisation.

Principe

Il faut examiner périodiquement le but et le fonctionnement d'un organisme consultatif afin de s'assurer de son efficacité et de son efficience, de confirmer que son travail est toujours requis et de déterminer des possibilités d'améliorer l'administration et la gestion.

Documents à l'appui

  • Processus d'examen d'organisme consultatif

7.1 But de l'examen

L'examen vise à déterminer si l'administration, la gestion ou d'autres aspects doivent être améliorés afin d'accroître l'efficience et l'efficacité d'un organisme consultatif particulier ou des organismes consultatifs en général. Un examen peut également être effectué afin de déterminer la pertinence continue du mandat d'un organisme consultatif et d'éclairer la décision de le dissoudre ou de le reconduire.

7.2 Portée de l'examen

L'examen peut comporter les éléments suivants :

  1. Examen du contenu et des fonctions administratives
  2. La pertinence continue du mandat de l'organisme consultatif
  3. La pertinence des connaissances, de l'expertise et de l'expérience des membres en regard du mandat de l'organisme consultatif
  4. La mesure dans laquelle l'organisme consultatif mène ses activités conformément à son mandat
  5. La qualité, la quantité et la pertinence du matériel fourni à l'organisme consultatif
  6. Le recours à des non-membres et la contribution de ceux-ci
  7. Le recours aux conseils de l'organisme consultatif par Santé Canada
  8. Le coût de l'organisme consultatif
  9. La diversité des perspectives prises en compte dans les recommandations, les avis et les rapports
  10. La capacité du secrétariat de fournir le soutien administratif nécessaire
  11. Examen de la logistique
  12. Le moment, le lieu et l'efficacité des réunions
  13. La disponibilité de tous les membres pour participer aux discussions et à la formulation de recommandations et de conseils
  14. Le moment et la pertinence des conseils fournis à Santé Canada
  15. L'accessibilité au public des renseignements concernant l'organisme consultatif, le cas échéant
  16. L'opportunité des affichages sur le site Web de Santé Canada, le cas échéant.

7.3 Approche à l'égard de l'examen

Un examen d'un organisme consultatif peut comprendre les éléments suivants :

  1. un examen de son mandat, de ses attributions et du travail accompli jusqu'alors;
  2. une analyse des ordres du jour de réunions, des procès-verbaux et des rapports;
  3. un questionnaire ou des entrevues visant à recueillir des commentaires;
  4. des réunions de groupes d'étude ou d'autres discussions;
  5. un examen financier des dépenses de l'organisme consultatif, y compris les frais de réunions, les frais de voyage et les contrats;
  6. une analyse des processus de Santé Canada à la suite des conseils et des rapports de l'organisme consultatif.

7.4 Contribution à l'examen

Dans le cadre du processus d'examen, des commentaires peuvent être sollicités auprès des membres de l'organisme consultatif, des responsables du secrétariat, du secrétaire exécutif, des participants, des observateurs et d'autres intervenants.

7.5 Moment de l'examen

Le secrétaire exécutif veillera à ce que le but et le fonctionnement d'un organisme consultatif soient examinés :

  1. au moins tous les trois ans dans le cas d'un organisme consultatif doté d'un mandat permanent ou à long terme;
  2. au plus tard six mois après la fin du mandat d'un organisme consultatif établi pour fournir des conseils à court terme.

7.6 Examinateurs

L'examen peut être mené par des responsables de Santé Canada ou par des consultants embauchés par ce dernier.

7.7 Diffusion du rapport d'examen

Le rapport d'examen est présenté au secrétaire exécutif, qui peut ensuite autoriser sa diffusion aux membres de l'organisme consultatif. Dans le cas d'un examen général d'organismes consultatifs, le rapport d'examen est présenté au sous-ministre.

Chapitre 8

8.0 Administration

But

Décrire les politiques administratives qui s'appliquent à un organisme consultatif.

Contexte

Le secrétariat s'occupe de l'administration de l'organisme consultatif et doit respecter les politiques établies par le Conseil du Trésor.

Principe

Bien que les organismes consultatifs soient établis pour fournir des conseils à Santé Canada, leurs activités sont menées conformément aux principes et aux exigences énoncés dans les politiques et les lois applicables du gouvernement fédéral.

8.1 Langues officielles

Conformément à la Loi sur les langues officielles fédérale, les membres d'un organisme consultatif ont le droit de recevoir des documents et de participer aux discussions dans la langue officielle de leur choix.

8.2 Frais de voyages et d'hébergement

Les membres d'un organisme consultatif qui voyagent pour des fins autorisées liées à l'organisme consultatif se verront rembourser leurs frais de voyages et d'hébergement conformément à la Directive sur les voyages et à la Directive sur la gestion des frais de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor.

8.3 Évaluation des risques

Les dispositions du Cadre stratégique de gestion du risque (2010) du Conseil du Trésor s'appliquent aux organismes consultatifs. À ce titre, les administrateurs généraux doivent gérer les risques organisationnels en dirigeant la mise en œuvre de pratiques efficaces de gestion des risques. Dans l'intérêt de la gestion efficace des organismes consultatifs, les directions générales doivent évaluer les responsabilités que les activités de leur organisme consultatif pourraient entraîner pour l'État, y compris mener une évaluation des risques afin de déceler, d'aborder et d'atténuer les risques. Les activités d'organismes consultatifs doivent être menées conformément aux bons principes et aux bonnes pratiques de gestion du risque énoncés dans le cadre du Conseil du Trésor et ses ressources d'apprentissage à l'appui.

8.4 Indemnisation des membres : service bénévole

Santé Canada se charge d'accorder aux membres bénévoles de ses organismes consultatifs une protection contre la responsabilité civile à condition que le membre bénévole ait agi de bonne foi, ait agi dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi ou n'ait pas agi à l'encontre des intérêts de l'État.

Les membres agissent collectivement comme conseillers de Santé Canada par rapport au mandat de leur organisme consultatif, mais ce ne sont pas des décideurs définitifs. Le Ministère est l'ultime responsable de toutes les décisions prises à la lumière des conseils formulés par un organisme consultatif externe.

8.5 Indemnisation des membres : temps rémunéré

Les membres qui sont rémunérés pour leur participation à un organisme consultatif sont considérés comme des entrepreneurs et non comme des bénévoles. Ils ne peuvent donc pas recevoir d'indemnisation. Dans ces circonstances, il incombe aux membres, à titre individuel, de contracter une assurance adéquate s'ils le désirent.

Les membres nommés à un organisme consultatif par le ministre en vertu d'un pouvoir conféré par la loi, et qui reçoivent une rémunération (mais qui ne sont pas sous contrat), sont admissibles à des services juridiques et à une indemnisation en vertu de la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation du Conseil du Trésor.

8.6 Rémunération des membres : temps rémunéré

Dans des circonstances exceptionnelles, Santé Canada peut conclure des marchés de services avec les membres de ses organismes consultatifs afin de les rémunérer pour leur participation à un de ces organismes. La décision de choisir comme membres des entrepreneurs doit être justifiée par des facteurs tels que la nécessité de faire appel à une certaine expertise, un énoncé des travaux exceptionnel ou d'autres critères. De telles décisions seront prises par le sous-ministre ou par une personne désignée par celui-ci dans le respect des politiques et des lignes directrices du Conseil du Trésor s'appliquant à la reddition de comptes et à la vérification.

Des lois peuvent prévoir que les organismes consultatifs soient établis par le ministre et que les membres soient rémunérés. Cette rémunération peut être fixée par le gouverneur en conseil, mais les dispositions pertinentes peuvent varier d'une loi à l'autre.

8.7 Honoraires

Santé Canada peut, à sa discrétion, verser des honoraires à titre de remerciement pour des services rendus gratuitement. Ces honoraires ne doivent pas remplacer un salaire ou un traitement, et doivent constituer une exception plutôt qu'une norme. Chaque décision à ce sujet doit être bien documentée.

Santé Canada se charge d'accorder à ses conseillers et aux membres de ses organismes consultatifs une protection en matière de responsabilité civile, à condition que les membres agissent de bonne foi et dans le cadre de leurs fonctions, et n'agissent pas à l'encontre des intérêts de l'État.

Aucun honoraire n'est versé à un fonctionnaire ou à un autre représentant de la fonction publique qui reçoit déjà un salaire pour la conduite d'affaires publiques

Annexe A : Glossaire

Pour les besoins de la politique sur les organismes consultatifs externes (2011), voici la signification des termes suivants, selon le tableau ci-dessous :

Entreprise commerciale
Société, société en nom collectif ou autre entreprise organisée qui mène des activités sur le marché, et notamment achète ou vend des produits, des services, de la recherche ou des idées.
Gestion conjointe
Les organismes consultatifs externes dont l'établissement, la gestion et les opérations sont partagés entre Santé Canada et d'autres ministères et organismes gouvernementaux.
Honoraire
Conformément à la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers de Santé Canada, le paiement d'honoraires n'est pas assujetti à un contrat; il s'agit plutôt d'une libéralité qui se distingue d'une rémunération pour un service ou une embauche. Le bénéficiaire des honoraires, s'il n'est pas rétribué, ne peut pas intenter de poursuite en cour. Les honoraires ne doivent pas remplacer un contrat de service, un salaire ou un traitement. Il incombe au gestionnaire de centre de coûts de juger de la pertinence de verser des honoraires et d'en déterminer le montant approprié. Chaque décision à ce sujet doit être bien documentée. Le versement d'honoraires devrait être une exception plutôt qu'une norme. Ils devraient être versés à titre de remerciement pour des services qui auraient été rendus gratuitement. Aucun honoraire ne doit être versé à un fonctionnaire ou à un autre représentant de la fonction publique qui reçoit déjà un salaire pour la conduite d'affaires publiques.

Le versement d'honoraires devrait être une exception plutôt qu'une norme. Ils devraient être versés à titre de remerciement pour des services qui auraient été rendus gratuitement.

Aucun honoraire ne doit être versé à un fonctionnaire ou à un autre représentant de la fonction publique qui reçoit déjà un salaire pour la conduite d'affaires publiques.
Information confidentielle
Tout renseignement, peu importe sa forme et sans égard au fait qu'il soit déclaré comme tel, qui est transmis directement ou indirectement au membre par Santé Canada, en son nom ou au profit de celui-ci, notamment :
  1. Les notes, sommaires et mémoires de toute nature ou forme à propos des travaux de l'organisme consultatif;
  2. Les renseignements confidentiels pour le gouvernement fédéral, notamment les communications internes, les documents provisoires de politique ou d'orientation, les livres blancs et les notes d'information;
  3. Les renseignements élaborés par, au nom de ou au profit de la personne qui se sert de l'un ou l'autre des renseignements confidentiels;
  4. Les renseignements exclusifs ou autres renseignements confidentiels d'une tierce partie, notamment l'information contenue dans une demande d'examen de produit, les secrets commerciaux de même que les renseignements financiers, scientifiques, techniques, juridiques et à caractère commercial concernant un produit ou une entreprise;
  5. Les renseignements personnels concernant des membres de l'organisme consultatif ou des personnes en contact avec ce dernier, tel que les protègent les lois sur la protection de la vie privée.
Intérêt financier direct
Une personne détient un intérêt financier direct lorsque la personne, son conjoint ou son conjoint de fait ou un membre à charge de sa famille a un intérêt financier direct à l'égard du résultat du travail d'un organisme consultatif par le truchement de son emploi actuel, d'investissements dans des entreprises, de sociétés en nom collectif, d'actions, de redevances, de coentreprises, de fiducies, de biens immobiliers, de valeurs, de capital social ou d'obligations.
Organisme consultatif externe
Voici les caractéristiques déterminantes d'un organisme consultatif externe :
  • Il est établi par le ministre ou le ministère pour fournir des conseils sur des questions scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes particulières relevant du mandat de Santé Canada.
  • Ses membres proviennent de l'extérieur du gouvernement fédéral et sont choisis pour fournir des conseils éclairés à Santé Canada.
  • Il fournit des conseils à Santé Canada collectivement, et non pas à titre de particuliers ou de représentants d'organismes.
Santé Canada peut collaborer avec un autre ministère, organisme gouvernemental ou une autre organisation, réunir un organisme consultatif externe ou appuyer son travail. Santé Canada conserve son pouvoir décisionnel et décide de la manière dont il utilisera les recommandations et les conseils d'un organisme consultatif externe.
Ouverture
Inviter, écouter, considérer et échanger de l'information dans l'exercice des activités de Santé Canada.
Président
Personne nommée par Santé Canada pour faciliter le travail d'un organisme consultatif. Le président peut être membre de l'organisme consultatif et participer à tous les travaux de ce dernier, ou un non-membre qui assume principalement un rôle de facilitateur et de coordonnateur.
Public
Toutes les personnes et tous les groupes susceptibles de s'intéresser à un organisme consultatif ou d'être touchés par ce dernier. Il n'est pas nécessaire d'être certain que les groupes ou personnes ont un tel intérêt; la possibilité qu'ils soient intéressés suffit. Le public comprend donc les consommateurs, les patients, les professionnels, les universitaires, l'industrie, ainsi que les groupes qui les représentent.
Renseignements commerciaux confidentiels
Renseignements commerciaux
  1. à l'égard desquels la personne dont l'entreprise ou les activités sont liées à ces renseignements a pris des mesures raisonnables dans les circonstances pour qu'ils demeurent inaccessibles au public;
  2. qui ne sont pas accessibles au public;
  3. qui ont une valeur économique réelle ou potentielle pour la personne ou ses concurrents parce qu'ils ne sont pas accessibles au public et que leur divulgation entraînerait une perte financière importante pour elle ou un gain financier important pour ses concurrents.
Responsabilisation
Respect des engagements de Santé Canada et résultats liés aux communications, y compris la justification d'une décision donnée et de la manière dont elle a été prise.
Secrétaire exécutif
Représentant de Santé Canada qui assume la responsabilité première à l'égard de l'organisme consultatif. Le secrétaire exécutif fournit une orientation au secrétariat et fait rapport à l'organisme consultatif de la manière dont Santé Canada a utilisé ses conseils.
Secrétariat
Ressource dédiée qui fournit un soutien organisationnel et administratif à un organisme consultatif. Un secrétariat est composé de responsables de Santé Canada et peut être appuyé par un groupe de travail au sein de Santé Canada.
Transparence
Faciliter l'accès aux renseignements et aux processus utilisés par Santé Canada dans le cadre de ses activités, ainsi que leur compréhension.
Vice-président
La personne nommée pour agir au nom du président en l'absence de ce dernier ou à sa demande.
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