Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes (2022)

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Organisation : Santé Canada

Publiée : 2022-08-10

Santé Canada est le ministère fédéral responsable d'aider les Canadiennes et les Canadiens à maintenir et à améliorer leur état de santé. Santé Canada s'est engagé à améliorer la vie de tous les Canadiens et à faire du Canada l'un des pays où les gens sont le plus en santé au monde, comme en témoignent la longévité, les habitudes de vie et l'utilisation efficace du système public de soins de santé.

Also available in English under the title: Health Canada Policy on External Advisory Bodies (2022).

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©Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre de la Santé, 2022

Date de publication : juillet 2022

La présente publication peut être reproduite sans autorisation pour usage personnel ou interne seulement, dans la mesure où la source est indiquée en entier.

Cat. : H14-392/2022F-PDF
ISBN : 978-0-660-42639-6
Pub. : 210730

Table des matières

Aperçu
Contexte
Objectif de la politique
Autorité
Application.
Définition d'un organisme consultatif externe.

Chapitre 1 : Rôle des organismes consultatifs externes
1.1 But d'un organisme consultatif
1.2 Pouvoir d'établir un organisme consultatif
1.3 Motifs justifiant l'établissement d'un organisme consultatif
1.4 Facteurs pris en compte
1.5 Mandat et cadre de référence
1.6 Synthèse du travail d'un organisme consultatif
1.7 Santé Canada conserve le pouvoir décisionnel

Chapitre 2 : Composition
2.1 Comité de sélection des membres
2.2 Nomination des membres
2.3 Nombre de membres
2.4 Connaissances, expertise et expérience des membres
2.5 Diversité et inclusion
2.6 Participation des fonctionnaires fédéraux à un organisme consultatif
2.7 Nomination des présidents
2.8 Solliciter des commentaires sur les nominations
2.9 Exigence avant la nomination
2.10 Démission
2.11 Fin de nomination (en général)
2.12 Fin de nomination (pour cause)

Chapitre 3 : Affiliations et intérêts
3.1 Divulgation obligatoire des affiliations et des intérêts
3.2 Les affiliations et les intérêts n'empêchent pas nécessairement la nomination
3.3 Affiliations et intérêts : Participation limitée
3.4 Intérêt financier direct : Définition
3.5 Intérêt financier direct
3.6 Protection du formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts rempli
3.7 Renseignements sur les membres
3.8 Déclaration dans le cadre des réunions

Chapitre 4 : Rôles et responsabilités
A. Membres d'un organisme consultatif : Rôles et responsabilités
4.1 Responsabilités des membres
4.2 Engagements liés à l'Entente de non-divulgation
4.3 Responsabilités du ou des présidents
4.4 Rôle d'un membre d'un organisme consultatif dans le cadre d'un processus faisant appel à la participation du public
4.5 Porte-parole auprès des médias
4.6 Demandes de renseignements des médias
4.7 Médias sociaux
B. Santé Canada : Rôles et responsabilités
4.8 Secrétaire exécutif de l'organisme consultatif
4.9 Secrétariat
4.10 Responsabilités du secrétariat
4.11 Rôle des experts en la matière de Santé Canada
4.12 Responsabilités des cadres supérieurs de Santé Canada
4.13 Responsabilités de la Direction générale des communications et des affaires publiques

Chapitre 5 : Non-membres : Présentateurs, invités et observateurs
5.1 Raisons de la tenue de réunions à huis clos par un organisme consultatif
5.2 Présence aux réunions
5.3 Demande de participation à une réunion ou d'observation d'une réunion
5.4 Invitation à fournir des renseignements
5.5 Présentation de renseignements
5.6 Rôle des présentateurs et des observateurs
5.7 Exigences à l'égard des participants
5.8 Contrat conclu avec un expert

Chapitre 6 : Rapport de l'organisme consultatif
6.1 Renseignements à afficher en ligne
6.2 Propriété intellectuelle
6.3 Documentation des recommandations et des conseils
6.4 Discussion menant à des recommandations ou à des conseils
6.5 Conseils liés au mandat
6.6 Rapport de suivi destiné aux membres

Chapitre 7 : Examen d'un organisme consultatif
7.1 But de l'examen
7.2 Portée de l'examen
7.3 Approche à l'égard de l'examen
7.4 Moment de l'examen
7.5 Diffusion du rapport d'examen

Chapitre 8 : Administration
8.1 Langues officielles
8.2 Frais de voyages et d'hébergement
8.3 Évaluation des risques
8.4 Indemnisation des membres : service bénévole
8.5 Indemnisation des membres : temps rémunéré
8.6 Rémunération des membres : temps rémunéré
8.7 Honoraires

Annexe A : Glossaire

Aperçu

Contexte

Le recours à des organismes consultatifs externes est conforme à l'engagement du gouvernement du Canada de solliciter l'avis de la population canadienne et des intervenants pour éclairer ses travaux et ses décisions.

Les organismes consultatifs externes fournissent à Santé Canada des conseils d'experts provenant de personnes dotées de connaissances, d'une expertise ou d'une expérience pertinente. Les conseils peuvent toucher des questions scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes. Les activités des organismes consultatifs de Santé Canada sont menées conformément aux principes et aux exigences énoncés dans les politiques et les lois applicables du gouvernement fédéral, comme celles liées à la protection des renseignements personnels, aux langues officielles et à la gestion des risques.

La présente politique reflète et maintient les principes d'ouverture, de transparence et de responsabilisation.

Objectif de la politique

Promouvoir la gestion efficace et uniforme par Santé Canada des organismes consultatifs externes.

Autorité

La présente politique est publiée sous l'autorité du sous-ministre de Santé Canada.

Application

La politique s'applique à toutes les situations dans lesquelles Santé Canada, par l'entremise de ses directions générales, de ses directions et de ses organismes, fait appel à un organisme consultatif externe à long terme ou à titre temporaire (ponctuel). Les « organismes consultatifs externes » comprennent les groupes d'experts/consultatifs, les groupes de travail et les comités composés de personnes de l'extérieur du gouvernement fédéral et choisies pour offrir des conseils éclairés.

Dans la mesure où aucun conflit n'existe, les comités établis en vertu de la loi sont également visés par la présente politique en ce qui concerne leur gestion et leurs activités.

Un organisme consultatif externe peut mener ses activités en dehors de la présente politique avec l'appui du sous-ministre. Dans ces cas, comme dans le cas d'une urgence de santé publique ou lorsqu'il est nécessaire d'établir rapidement un organisme consultatif externe, les raisons doivent être documentées.

Santé Canada maintiendra, favorisera et encouragera l'utilisation de cette politique lorsqu'il coprésidera ou gérera des organismes consultatifs conjointement avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

La présente politique sera revue et mise à jour au besoin.

Définition d'un organisme consultatif externe

Voici les caractéristiques qui définissent un organisme consultatif externe :

Chapitre 1 : Rôle des organismes consultatifs externes

But

Énoncer les motifs de l'établissement d'un organisme consultatif externe et établir son rôle.

Contexte

Santé Canada demande des renseignements et des conseils dans diverses situations, à diverses personnes et organisations et à divers organismes et gouvernements. Les groupes qui fournissent des conseils à Santé Canada ne sont pas tous définis comme des organismes consultatifs. Par exemple, un comité fédéral-provincial-territorial et un groupe de travail interministériel ne sont pas considérés comme des organismes consultatifs. Les organismes consultatifs sont composés de membres qui ne font pas partie du gouvernement fédéral et qui sont nommés pour représenter un large éventail de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes. Les membres jouent, auprès de Santé Canada, un rôle consultatif propre au mandat de leur organisme consultatif.

Principe

Santé Canada décide du moment d'établir un organisme consultatif et définit son mandat, son cadre de référence, sa durée et sa composition. L'organisme consultatif fournit des conseils à Santé Canada, dont Santé Canada tient compte dans le cadre de ses activités et dans ses processus décisionnels. Santé Canada est responsable en fin de compte de toute décision qui découle d'un conseil reçu d'un organisme consultatif externe et il est tenu d'en rendre compte.

1.1 But d'un organisme consultatif

Santé Canada peut établir un organisme consultatif afin d'obtenir des conseils d'experts sur des questions médicales, scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes qui relèvent du mandat de Santé Canada.

1.2 Pouvoir d'établir un organisme consultatif

Tous les organismes consultatifs doivent être établis avec l'approbation du ou des ministres, du sous-ministre, des sous-ministres adjoints ou des directeurs généraux du Ministère.

1.3 Motifs justifiant l'établissement d'un organisme consultatif

Santé Canada peut établir un organisme consultatif afin de recevoir des conseils externes, notamment des conseils touchant les aspects suivants :

  1. élaboration et mise en œuvre de politiques;
  2. élaboration et mise en œuvre de programmes;
  3. questions professionnelles ou scientifiques lorsqu'il faut compléter l'expertise de Santé Canada;
  4. une question pour laquelle il n'existe pas de données concluantes ou de certitude scientifique;
  5. une question pour laquelle une contribution à une évaluation des risques et des avantages, y compris les moyens d'atténuer ou de minimiser les risques, serait profitable.

1.4 Facteurs pris en compte

Santé Canada tient compte de divers facteurs lorsqu'il décide d'établir ou non un organisme consultatif et lorsqu'il détermine son mandat. Ces facteurs sont :

  1. le temps et les ressources disponibles;
  2. l'urgence de la question;
  3. la disponibilité de personnes dotées des connaissances, de l'expertise et de l'expérience nécessaires;
  4. l'harmonisation avec le mandat de Santé Canada et les priorités du Ministère et du gouvernement;
  5. l'importance de la question pour la santé des Canadiens.

1.5 Mandat et cadre de référence

Chaque organisme consultatif doit être doté d'un mandat et d'un cadre de référence.

1.6 Synthèse du travail d'un organisme consultatif

Santé Canada peut mettre fin au mandat d'un organisme consultatif et le dissoudre en tout temps pour les raisons suivantes :

  1. un changement de circonstances qui fait en sorte que les conseils d'un organisme consultatif ne sont plus requis;
  2. un manquement à l'obligation de confidentialité ou à l'éthique qui a miné la crédibilité d'un organisme consultatif;
  3. l'achèvement du mandat d'un organisme consultatif.

Santé Canada écrira aux membres de l'organisme consultatif pour les aviser de cette décision. Veuillez consulter le chapitre 7 pour obtenir des renseignements sur l'examen d'un organisme consultatif dissous.

1.7 Santé Canada conserve le pouvoir décisionnel

Le rôle d'un organisme consultatif consiste à formuler des conseils et des recommandations et de les présenter à Santé Canada. Santé Canada tiendra compte des conseils ainsi que d'autres facteurs au moment de prendre des décisions. Santé Canada est l'ultime responsable de toutes les décisions prises résultantes des conseils formulés par un organisme consultatif externe.

Chapitre 2 : Composition

But

Énoncer les principes touchant la nomination des membres d'un organisme consultatif.

Contexte

Santé Canada invite des personnes à faire partie d'un organisme consultatif afin d'échanger leurs connaissances, leur expertise ou leur expérience et de collaborer à la formulation de recommandations. En nommant des personnes à un organisme consultatif, Santé Canada veut se doter d'un groupe possédant un éventail de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes pour fournir les meilleurs conseils possibles.

Principe

Les nominations à un organisme consultatif doivent refléter un large éventail de points de vue pertinents à son mandat.

2.1 Comité de sélection des membres

Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif, Santé Canada peut choisir d'établir un comité de sélection. Un comité de sélection peut être un moyen efficace d'appuyer un processus de recrutement et de nomination des membres juste, équitable et transparent.

2.2 Nomination des membres

Santé Canada nomme les membres d'un organisme consultatif et fixe la durée de la nomination. Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif, Santé Canada peut lancer un appel ouvert afin de recueillir les candidatures de personnes dont les connaissances, l'expertise ou l'expérience correspondent le mieux au mandat de l'organisme consultatif. Par ailleurs, Santé Canada peut communiquer directement avec des experts en fonction de leur expertise ou demander des recommandations à des membres antérieurs ou actuels, des associations, des organisations ou des réseaux. Santé Canada tiendra également compte des éléments suivants :

  1. sa réputation professionnelle;
  2. ses affiliations et ses intérêts;
  3. ses qualités personnelles;
  4. les renseignements et les déclarations accessibles au public;
  5. sa disponibilité.

2.3 Nombre de membres

Un organisme consultatif doit compter au moins deux membres. Le nombre optimal de membres dépendra du mandat de l'organisme consultatif.

2.4 Connaissances, expertise et expérience des membres

Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif, Santé Canada recherchera un éventail de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes, le cas échéant. Selon le mandat d'un organisme consultatif, il peut compter des personnes dotées des éléments suivants :

  1. des connaissances médicales, scientifiques ou techniques;
  2. de l'expertise spécialisée;
  3. une reconnaissance à titre de chef de file dans le domaine en question;
  4. de l'expérience pratique ou clinique;
  5. de l'expérience personnelle de première main à titre de professionnel de la santé, de patient, de personnes ayant une expérience de vie ou une expérience vécue, de consommateur ou de dispensateur de soins;
  6. des connaissances de première main dans le domaine des affaires — par exemple, à titre de concepteur de produit, de fabricant ou d'utilisateur commercial;
  7. de l'expérience organisationnelle dans la représentation de personnes partageant un point de vue ou des intérêts;
  8. toute autre expérience pertinente qui pourrait contribuer aux activités de l'organisme consultatif et compléter les connaissances, l'expertise et les expériences des autres membres.

2.5 Diversité et inclusion

Au moment de choisir les membres d'un comité de sélection qui examinera les candidatures des organismes consultatifs externes et de nommer des membres à un organisme consultatif externe, Santé Canada tiendra compte de la diversité et de l'inclusivité des membres et des points de vue. Par exemple, les membres peuvent être recherchés auprès de différents types de groupes d'intervenants ou d'experts, en plus de populations particulières (p. ex., communautés racialisées, LGBTQ2+, personnes handicapées), de sexe et d'âge, de communautés de langue officielle en situation minoritaire ou de divers endroits géographiques. Pour appuyer l'engagement du gouvernement du Canada à l'égard de la réconciliation, les comités de sélection et les organismes consultatifs devraient examiner attentivement la façon d'assurer la représentation des peuples autochtones.

2.6 Participation des fonctionnaires fédéraux à un organisme consultatif

Afin de préserver l'indépendance du gouvernement fédéral en tant que décideur, un fonctionnaire fédéral ne peut ni présider ni être membre d'un organisme consultatif. De plus, même si les fonctionnaires fédéraux peuvent aider à la préparation de rapports ou d'autres documents qui reflètent les conseils des membres, ils ne peuvent pas participer à la formulation des conseils d'un organisme consultatif à l'intention de Santé Canada. Veuillez consulter le chapitre 4 pour obtenir des renseignements sur les rôles et responsabilités des employés de Santé Canada.

2.7 Nomination des présidents

Santé Canada nomme le ou les présidents d'un organisme consultatif pour une durée précise. Le ou les présidents peuvent être membres de l'organisme consultatif ou non-membres. Un président non-membre ne participe pas à la formulation du rapport et des recommandations de l'organisme consultatif. Un président non-membre joue principalement un rôle de facilitateur et de coordonnateur.

Santé Canada peut également envisager les modèles suivants pour le ou les présidents d'un organisme consultatif :

  1. vice-président, lorsqu'un membre est nommé, pour une durée précise, pour agir au nom du président en l'absence du président ou à la demande du président;
  2. les coprésidents, où deux membres (ou non-membres) partagent les responsabilités du président;
  3. des présidents par roulement lorsqu'à certains intervalles (p. ex., à chaque réunion ou chaque année), un nouveau président est nommé;
  4. aucun président dont les responsabilités sont partagées entre tous les membres de l'organisme consultatif.

Au moment de nommer le ou les présidents, Santé Canada tiendra compte, entre autres critères, de ce qui suit :

  1. réputation professionnelle;
  2. affiliations et intérêts;
  3. qualités personnelles;
  4. disponibilité.

Il est recommandé que Santé Canada documente la justification de la nomination du ou des présidents.

2.8 Solliciter des commentaires sur les nominations

Lorsque Santé Canada décide des nominations à un organisme consultatif dont le mandat est confidentiel, il peut consulter les personnes suivantes :

  1. les responsables de Santé Canada;
  2. le(s) ministre(s) et leur(s) cabinet(s);
  3. le ou les présidents et les membres de l'organisme consultatif déjà nommés;
  4. d'autres personnes ayant des connaissances pertinentes, le cas échéant.

Au moment de décider des nominations à un organisme consultatif dont le mandat n'est pas confidentiel, Santé Canada peut demander à d'autres gouvernements canadiens et étrangers ou à des organismes de l'extérieur de proposer des candidatures.

2.9 Exigence avant la nomination

Avant d'être nommé membre d'un organisme consultatif, le candidat doit :

  1. obtenir la cote de sécurité qui convient au mandat de l'organisme consultatif, au besoin;
  2. signer une Entente de non-divulgation;
  3. remplir et signer un formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts et, si sa participation est autorisée malgré un intérêt financier direct, accepter les restrictions relatives à la participation décrites au chapitre 3 de la présente politique;
  4. fournir une courte biographie et examiner et accepter un sommaire de ses affiliations et intérêts (ces documents peuvent être rendus publics, y compris dans les communiqués de presse).

2.10 Démission

Un membre peut démissionner d'un organisme consultatif en écrivant au secrétaire exécutif de l'organisme consultatif, avec copie au(x) président(s), en précisant la date d'entrée en vigueur de sa démission. Il est préférable que le membre donne un préavis de 14 jours de son intention de démissionner.

2.11 Fin de nomination (en général)

Une nomination à un organisme consultatif prend fin lorsque :

  1. la durée du mandat du membre est terminée;
  2. le membre démissionne;
  3. le membre devient fonctionnaire fédéral;
  4. le mandat de l'organisme consultatif est terminé;
  5. le mandat de l'organisme consultatif est modifié et les connaissances, l'expérience ou l'expertise du membre ne sont plus pertinentes au mandat révisé;
  6. Santé Canada et les ministères, organisations ou organismes collaborateurs décident d'annuler le mandat et le cadre de référence de l'organisme consultatif.

2.12 Fin de nomination (pour cause)

Santé Canada peut mettre fin à la nomination d'un membre en lui écrivant les raisons pour lesquelles la nomination se termine et la date d'entrée en vigueur lorsque :

  1. le membre n'a pas respecté le cadre de référence de l'organisme consultatif;
  2. le membre a enfreint l'Entente de non-divulgation;
  3. un changement dans les affiliations et les intérêts du membre entraîne un intérêt financier direct qui empêche sa participation;
  4. le membre a manqué trois réunions consécutives de l'organisme consultatif sans en informer le secrétariat;
  5. le membre a agi d'une manière qui compromet l'intégrité de l'organisme consultatif.

Chapitre 3 : Affiliations et intérêts

But

Définir les affiliations et les intérêts, y compris un intérêt financier direct, et préciser quand, comment et à qui les membres d'un organisme consultatif doivent divulguer ces affiliations et intérêts et dans quelles circonstances ils interdisent ou limitent la participation.

Contexte

Santé Canada peut chercher à doter ses organismes consultatifs de membres qui ont acquis des connaissances, de l'expertise et de l'expérience au moyen de subventions de recherche, d'un travail rémunéré pour le compte d'une partie intéressée, etc. Les affiliations et les intérêts d'une personne ne l'empêchent pas nécessairement d'être membre d'un organisme consultatif, puisque sa contribution pourrait néanmoins être utile au mandat de l'organisme consultatif. En demandant aux membres de déclarer leurs intérêts et leurs affiliations, l'organisme consultatif mène ses activités de façon transparente. Cependant, les personnes qui détiennent un intérêt financier direct ne peuvent participer à aucune discussion de l'organisme consultatif ni formuler des conseils liés à cet intérêt.

Principe

Le maintien de la crédibilité des conseils fournis à Santé Canada par un organisme consultatif dépend du fait que les membres de l'organisme consultatif divulguent leurs affiliations et leurs intérêts. Lorsque le mandat et la composition d'un organisme consultatif ne sont pas confidentiels, un sommaire des affiliations et des intérêts des membres de l'organisme consultatif sera rendu public.

3.1 Divulgation obligatoire des affiliations et des intérêts

Avant d'être nommé à un organisme consultatif, un membre éventuel doit remplir et soumettre le formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts dans les délais prescrits par le secrétariat de l'organisme consultatif. Un membre éventuel doit utiliser le formulaire pour divulguer toutes ses affiliations et tous ses intérêts, y compris les intérêts financiers directs et les autres affiliations et intérêts liés au mandat de l'organisme consultatif. Il peut s'agir d'une aide financière reçue d'une entreprise commerciale, d'une participation à une activité commanditée par une entreprise commerciale ou de points de vue publiés ou formulés en public sur des questions touchant le mandat de l'organisme consultatif. Les membres doivent informer le secrétariat et le ou les présidents de toute modification apportée à leur formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts rapidement et de façon continue.

3.2 Les affiliations et les intérêts n'empêchent pas nécessairement la nomination

Une personne ayant des affiliations et des intérêts liés au mandat d'un organisme consultatif peut tout de même être nommée membre de l'organisme consultatif. Santé Canada recherche une diversité de connaissances, d'expertises et d'expériences pertinentes chez les membres d'un organisme consultatif. Santé Canada reconnaît que les personnes qui ont des affiliations et des intérêts liés au mandat d'un organisme consultatif possèdent parfois des connaissances, une expertise et une expérience précieuses et peuvent offrir une contribution appréciable dans le cadre du travail de l'organisme consultatif.

3.3 Affiliations et intérêts : Participation limitée

Santé Canada, après avoir examiné le formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts et consulté le ou les présidents, peut limiter la participation d'un membre d'un organisme consultatif en ce qui concerne un point à l'ordre du jour ou un sujet de réunion, selon la nature des affiliations ou des intérêts du membre. Un tel membre peut être invité, par exemple, à participer à la discussion, mais non à contribuer à la formulation d'une ou de plusieurs recommandations ou à voter sur celle-ci, à s'abstenir de discuter d'une question ou de voter sur celle-ci, ou à ne pas assister à une réunion en particulier. Les membres dont la participation est restreinte de cette façon recevront une justification de Santé Canada et du ou des présidents.

3.4 Intérêt financier direct : Définition

Une personne détient un intérêt financier direct lorsque celle-ci, son conjoint ou son conjoint de fait ou un membre à charge de sa famille a un intérêt financier direct à l'égard du résultat du travail d'un organisme consultatif, par exemple, par le truchement de son emploi actuel, d'investissements dans des entreprises, des partenariats, de redevances, de coentreprises, de fiducies, de biens immobiliers, de valeurs, d'actions ou d'obligations.

3.5 Intérêt financier direct

Une personne ayant un intérêt financier direct dans le résultat du travail de l'organisme consultatif, qu'il s'agisse d'un programme, d'une politique, d'un produit réglementé ou d'une présentation, ne peut pas être membre d'un organisme consultatif. Dans ce cas, Santé Canada considère l'intérêt financier direct comme un conflit d'intérêts qui empêche la participation à l'organisme consultatif.

Une personne ayant un intérêt financier direct dans seulement certains aspects du mandat de l'organisme consultatif peut être membre de celui-ci, mais ne peut pas participer aux discussions ou à la formulation de conseils ou de recommandations concernant les questions à l'égard desquelles elle a un intérêt financier direct. Le membre peut participer aux travaux de l'organisme consultatif relativement aux autres aspects du mandat, notamment les questions touchant les politiques, la gestion ou l'élaboration de programmes.

3.6 Protection du formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts rempli

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels contenus dans un formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts rempli sont protégés. Un sommaire des affiliations et des intérêts d'un membre ne peut être rendu public qu'avec l'autorisation du membre qui l'a signé. Le sommaire doit être mis à jour rapidement et de façon continue pour tenir compte de tout changement apporté au formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts du membre.

Dans le cadre de la préparation du sommaire à publier, le secrétariat doit veiller à ce que celui-ci ne contienne aucun renseignement permettant d'identifier ou de ré identifier le conjoint, le conjoint de fait du membre ou un membre à charge de sa famille.

3.7 Renseignements sur les membres

À titre de condition de nomination, un membre de l'organisme consultatif doit autoriser Santé Canada à publier une courte biographie et un sommaire de ses affiliations et de ses intérêts. Le membre éventuel aura la possibilité d'examiner et d'approuver le sommaire pour en vérifier l'exactitude avant la publication pendant le cadre du processus de nomination. Le sommaire sera disponible en communiquant avec le secrétariat ou peut être publié sur le site Web du gouvernement du Canada, sauf si le mandat ou la composition d'un organisme consultatif doivent demeurer confidentiels.

3.8 Déclaration dans le cadre des réunions

Le ou les présidents demanderont aux membres de déclarer de vive voix leurs affiliations et leurs intérêts pertinents au début de chaque réunion.

Chapitre 4 : Rôles et responsabilités

But

Préciser les rôles et les responsabilités des membres de l'organisme consultatif et du ou des présidents, de même que les rôles de soutien du secrétariat, du secrétaire exécutif et des autres directions générales et responsables de Santé Canada.

Contexte

Un organisme consultatif est établi pour formuler des conseils et des recommandations à l'intention de Santé Canada. Ce travail complexe exige une aide administrative de la part des responsables ministériels, mais l'organisme consultatif lui-même est responsable de la teneur de ses conseils, quelle que soit leur forme.

Principe

Les membres de l'organisme consultatif doivent offrir les meilleurs conseils possibles à Santé Canada. Par l'entremise du secrétariat et du secrétaire exécutif des organismes consultatifs, Santé Canada appuie le travail de ces derniers.

A. Membres d'un organisme consultatif : Rôles et responsabilités

4.1 Responsabilités des membres

Les membres d'un organisme consultatif sont tenus, à l'égard de Santé Canada, et donc à l'égard de l'ensemble des Canadiens, d'offrir les meilleurs conseils possibles à Santé Canada.

Les membres d'un organisme consultatif assument également les responsabilités suivantes :

  1. être disponibles et prêts à participer aux réunions de l'organisme consultatif, y compris les réunions virtuelles (p. ex., téléconférences, échanges de courriels, vidéoconférences);
  2. être disponibles et prêts à participer à une activité qui fait appel à la participation du public relativement au mandat de l'organisme consultatif, et agir à titre de porte-parole auprès des médias, à la demande du secrétariat;
  3. participer aux discussions touchant les recommandations, les conseils ou le rapport de l'organisme consultatif à l'intention de Santé Canada;
  4. tenir compte de tous les commentaires reçus qui sont liés au mandat de l'organisme consultatif au moment de préparer leurs recommandations, leurs conseils ou leur rapport;
  5. aviser rapidement le secrétariat et le ou les présidents des changements concernant leurs affiliations et leurs intérêts liés au mandat de l'organisme consultatif pendant qu'ils sont membres de celui-ci;
  6. diriger les demandes de renseignements des médias ou du public vers le secrétariat.

4.2 Engagements liés à l'Entente de non-divulgation

Les membres doivent s'engager à respecter la confidentialité et s'assurer qu'ils ne divulgueront aucun renseignement de nature délicate ou confidentielle reçu dans le cadre de leur participation au sein de l'organisme consultatif. Les membres devront signer une Entente de non-divulgation qui s'applique aux renseignements reçus par écrit ou verbalement, y compris par courriel, par téléphone et dans des documents imprimés, ainsi que pendant des exposés et des discussions dans le cadre des réunions de l'organisme consultatif. Dans certaines situations, l'existence même d'un organisme consultatif peut également être confidentielle.

4.3 Responsabilités du ou des présidents

Le ou les présidents des organismes consultatifs ont la responsabilité :

  1. de formuler des commentaires à Santé Canada en ce qui concerne la sélection des membres de l'organisme consultatif;
  2. de présider les réunions de l'organisme consultatif;
  3. au début de chaque réunion, de clarifier le but et les résultats prévus de la réunion;
  4. d'inviter les membres à présenter un exposé dans le cadre d'une réunion lorsque cela est pertinent et approprié;
  5. de déterminer à quel moment les renseignements et les discussions doivent être traités de façon confidentielle et clarifier les attentes des membres à l'égard de ces renseignements;
  6. de demander aux membres de faire une déclaration verbale de leurs affiliations et intérêts pertinents au début de la réunion d'un organisme consultatif;
  7. d'inviter les membres de l'organisme consultatif à discuter franchement et ouvertement au cours des activités servant à remplir le mandat de l'organisme, y compris dans le cadre de la formulation des recommandations, des conseils et du rapport qui seront présentés à Santé Canada;
  8. de chercher à atteindre un consensus parmi les membres de l'organisme consultatif en ce qui concerne les conseils de celui-ci, et s'il est impossible d'arriver à un consensus, de veiller à ce que cette diversité d'opinions soit consignée dans les comptes rendus de réunions ou dans le rapport;
  9. d'assurer la présentation des conseils de l'organisme consultatif à Santé Canada et veiller à la préparation des comptes rendus de réunions ou du rapport;
  10. d'agir à titre de porte-parole désigné auprès des médias pour l'organisme consultatif, à moins qu'une autre personne ne soit désignée comme porte-parole auprès des médias en vertu de l'article 4.5;
  11. de contribuer, d'une quelconque autre façon, à la réalisation du mandat de l'organisme consultatif.

4.4 Rôle d'un membre d'un organisme consultatif dans le cadre d'un processus faisant appel à la participation du public

Lorsque Santé Canada décide de solliciter les commentaires du grand public sur un sujet relatif au mandat d'un organisme consultatif, il consulte le ou les présidents et les membres de l'organisme consultatif sur l'approche à adopter et l'organisation de l'activité faisant appel à la participation du public. Les points de vue du OCE seront pris en compte dans la planification et la mise en œuvre de l'activité faisant appel à la participation du public, le cas échéant. L'approche s'harmonisera avec le but et les objectifs de l'activité et les pratiques exemplaires décrits dans les lignes directrices ministérielles sur la participation du public.

4.5 Porte-parole auprès des médias

Conformément à la Politique sur les communications et l'image de marque, Santé Canada et le ou les présidents peuvent désigner une personne autre que le ou les présidents, ou outre celui-ci, à titre de porte-parole pour les demandes de renseignements des médias liées à l'organisme consultatif (p. ex., un autre membre de l'OCE ou un porte-parole désigné de Santé Canada).

Un membre d'un organisme consultatif qui n'est pas le porte-parole désigné auprès des médias n'est pas autorisé à parler aux médias au sujet du travail de l'organisme consultatif, sauf si le secrétariat le lui demande expressément.

4.6 Demandes de renseignements des médias

Les membres d'un organisme consultatif doivent diriger toutes les demandes de renseignements des médias touchant la composition, le mandat et le travail de l'organisme consultatif vers le secrétariat qui, à son tour, communiquera avec les Relations avec les médias de Santé Canada. L'agent des relations avec les médias fera un suivi auprès du porte-parole désigné pour l'OCE.

4.7 Médias sociaux

Le contenu des médias sociaux élaboré par un membre de l'OCE, qui décrit le travail effectué par l'OCE, doit être examiné et approuvé par le secrétariat avant d'être diffusé.

Les attentes relatives à l'utilisation des médias sociaux par les membres pour le travail effectué par l'OCE seront décrites dans le cadre de référence de l'OCE.

B. Santé Canada : Rôles et responsabilités

4.8 Secrétaire exécutif de l'organisme consultatif

Santé Canada nommera un cadre supérieur à titre de secrétaire exécutif de l'organisme consultatif. Le secrétaire exécutif fournit une orientation au secrétariat. Lorsqu'un organisme consultatif formule des conseils à Santé Canada, le secrétaire exécutif lui rend compte de la manière dont les conseils ont été utilisés.

4.9 Secrétariat

Santé Canada établira un secrétariat, composé de représentants de Santé Canada, afin d'offrir un soutien organisationnel et administratif à chaque organisme consultatif. Le secrétariat peut également comprendre des représentants d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada. Un groupe de travail peut être mis sur pied pour appuyer le secrétariat.

4.10 Responsabilités du secrétariat

Le secrétariat assume les responsabilités suivantes :

  1. coordonner le processus de nomination des membres;
  2. coordonner la préparation et la distribution de documents destinés aux membres de l'organisme consultatif, aux observateurs et à d'autres personnes, en tenant compte des renseignements de nature délicate ou confidentielle;
  3. contribuer au déroulement des travaux de l'organisme consultatif, au besoin;
  4. fournir un soutien administratif aux membres de l'organisme consultatif;
  5. appuyer l'accès du public aux renseignements concernant l'organisme consultatif, le cas échéant;
  6. assurer la liaison entre Santé Canada et l'organisme consultatif, et notamment obtenir la participation d'experts en la matière de Santé Canada;
  7. appuyer le ou les présidents dans l'exercice de leurs responsabilités;
  8. exécuter des tâches supplémentaires, le cas échéant, pour appuyer l'organisme consultatif, notamment élaborer des stratégies d'évaluation et d'atténuation des risques à l'intention de l'organisme consultatif;
  9. entreprendre des tâches déléguées au secrétariat par le secrétaire exécutif;
  10. faire rapport des activités de l'organisme consultatif au secrétaire exécutif;
  11. collaborer à l'examen ou à la vérification de l'organisme consultatif, au besoin;
  12. consulter le ou les présidents, membre ou non-membre, pour examiner les personnes à inviter à formuler des commentaires à l'intention de l'organisme consultatif;
  13. examiner les personnes à inviter ou à accepter en tant qu'observateurs dans le cadre de tout ou partie d'une réunion de l'organisme consultatif;
  14. examiner si une contribution plus générale est ou non nécessaire et la manière dont elle sera sollicitée;
  15. déterminer si une réunion de l'organisme consultatif doit intégralement ou partiellement être tenue en privé;
  16. limiter la participation d'un membre de l'organisme consultatif à une réunion selon la nature des affiliations ou des intérêts de cette personne;
  17. déterminer que le mandat de l'organisme consultatif a été réalisé.

4.11 Rôle des experts en la matière de Santé Canada

Les experts médicaux, scientifiques, techniques et en matière de programmes et de politiques et les autres experts en la matière de Santé Canada appuient le travail d'un organisme consultatif sur divers plans, notamment :

  1. préparer des documents à l'appui comme des sommaires de recherches et des aperçus de processus réglementaires;
  2. fournir des renseignements sur les politiques et les programmes gouvernementaux;
  3. présenter un exposé ou répondre à des questions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif;
  4. rendre compte au secrétaire exécutif des mesures prises à la suite des conseils que l'organisme consultatif a fournis à Santé Canada.

4.12 Responsabilités des cadres supérieurs de Santé Canada

Les cadres supérieurs de Santé Canada sont responsables de la mise en œuvre de la présente politique par le truchement des programmes qu'ils gèrent ou administrent. Leur responsabilité comprend les éléments suivants :

  1. la gouvernance, la gestion et les activités des organismes consultatifs à l'appui de l'élaboration des politiques et du processus de réglementation;
  2. la surveillance de l'affectation des ressources et des dépenses;
  3. l'examen et la vérification des organismes consultatifs;
  4. la collaboration avec d'autres gouvernements, organismes et organisations, selon le mandat de l'organisme consultatif.

4.13 Responsabilités de la Direction générale des communications et des affaires publiques

La Direction générale des communications et des affaires publiques (DGCAP) est chargée de fournir des conseils et du soutien sur l'application de la présente politique. Cela comprend :

  1. donner des conseils sur l'application de la présente politique aux programmes et aux initiatives de Santé Canada;
  2. surveiller, examiner et produire des rapports sur la mise en œuvre de la politique;
  3. mettre à jour la politique en tenant compte des commentaires du personnel de Santé Canada pour s'assurer qu'elle demeure pertinente et qu'elle reflète les priorités et les pratiques exemplaires du Ministère.

Des conseils et un soutien en matière de communications sont fournis pour élaborer des documents de communication, répondre aux demandes de renseignements des médias, publier du contenu sur Canada.ca et coordonner les activités de la participation du public à l'appui du mandat des OCE.

Chapitre 5 : Non-membres : Présentateurs, invités et observateurs

But

Préciser le rôle des personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif, notamment les experts contractuels, les invités, les fonctionnaires et les observateurs.

Contexte

Santé Canada peut inviter certaines personnes qui ne sont pas membres d'un organisme consultatif à formuler des commentaires sur un sujet particulier ou un point à l'ordre du jour. En outre, des personnes peuvent demander à s'adresser à l'organisme consultatif sur un sujet ou un point à l'ordre du jour donné, ou à observer une partie ou la totalité d'une réunion. Leur demande sera étudiée par Santé Canada, en consultation avec le ou les présidents, et peut être acceptée ou refusée.

Principe

Un organisme consultatif peut profiter des commentaires reçus d'autres personnes. Cependant, les non-membres ne peuvent pas participer à la formulation de conseils ou de recommandations pour Santé Canada.

5.1 Raisons de la tenue de réunions à huis clos par un organisme consultatif

Les réunions des organismes consultatifs peuvent être interdites d'accès aux non-membres pour diverses raisons, notamment aux fins suivantes :

  1. permettre le plus possible une discussion exhaustive et franche entre les membres;
  2. appuyer la protection des renseignements de nature délicate ou confidentielle;
  3. empêcher les délibérations d'être rendues publiques avant que l'organisme consultatif décide de ses recommandations finales.

5.2 Présence aux réunions

À la discrétion du secrétariat et en collaboration avec le ou les présidents, les réunions d'un organisme consultatif peuvent être :

  1. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif (un animateur non-membre est considéré comme un membre de l'organisme consultatif dans ce contexte);
  2. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif et le personnel de soutien de Santé Canada;
  3. à huis clos, sauf pour les membres de l'organisme consultatif, le personnel de soutien de Santé Canada et les présentateurs et observateurs invités;
  4. ouvertes, lorsqu'il n'y a pas de discussions ni de documents confidentiels.

5.3 Demande de participation à une réunion ou d'observation d'une réunion

Le secrétariat, en consultation avec le ou les présidents, examinera toutes les demandes (internes et externes) de participation ou d'observation d'une réunion. Le secrétariat répondra aux demandes par téléphone ou par écrit.

5.4 Invitation à fournir des renseignements

Pour remplir le mandat d'un organisme consultatif, Santé Canada peut, après avoir consulté le ou les présidents, inviter une personne dotée d'une expertise ou d'une expérience particulière à participer à une réunion afin de formuler des commentaires sur un sujet ou un point à l'ordre du jour, ou de répondre à une question précise. Les personnes suivantes peuvent être invitées à des réunions :

  1. experts liés par contrat avec Santé Canada;
  2. fonctionnaires fédéraux;
  3. représentants d'entreprises et d'organisations, professionnels de la santé et autres personnes ayant de l'information ou un intérêt lié au mandat de l'organisme consultatif;
  4. membres du public.

5.5 Présentation de renseignements

Le secrétariat, en consultation avec le secrétaire exécutif et le ou les présidents, peut inviter une personne à présenter des renseignements à un organisme consultatif par les moyens suivants :

  1. une présentation écrite;
  2. une présentation orale dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif;
  3. la participation aux discussions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif, sauf celles visant à formuler des conseils ou des recommandations.

5.6 Rôle des présentateurs et des observateurs

Les présentateurs et les observateurs ne peuvent pas participer aux discussions dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif à moins qu'un président ne les invite expressément à le faire. Les présentateurs peuvent répondre aux questions liées à leur présentation, au besoin. Seuls les membres de l'organisme consultatif peuvent participer à la formulation des conseils ou des recommandations à l'intention de Santé Canada.

5.7 Exigences à l'égard des participants

Avant qu'une personne puisse présenter des renseignements dans le cadre d'une réunion d'un organisme consultatif ou y assister à titre d'observateur, Santé Canada peut exiger qu'elle remplisse :

  1. un formulaire de Déclaration d'affiliations et d'intérêts;
  2. une Entente de non-divulgation;
  3. un formulaire de Vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel, au besoin.

5.8 Contrat conclu avec un expert

Lorsque Santé Canada fait appel à un expert pour fournir de l'information à un organisme consultatif, il :

  1. rédige un énoncé de travail clair;
  2. énonce les éléments livrables et l'échéancier liés au contrat;
  3. respecte les exigences en matière d'approvisionnement de la Politique sur la planification et la gestion des investissements et de la Directive sur la gestion de l'approvisionnement du Secrétariat du Conseil du Trésor;
  4. se conforme au Règlement sur les marchés de l'État.

Chapitre 6 : Rapport de l'organisme consultatif

But

Préciser la manière dont un organisme consultatif fournit des conseils et les situations dans lesquelles son travail peut être rendu public.

Contexte

Le travail d'un organisme consultatif est souvent confidentiel. Santé Canada peut rendre publics des renseignements sur l'organisme consultatif, son mandat, ses recommandations, ses conseils ou ses rapports, comme le permettent la loi et les politiques.

Principe

Conformément aux politiques d'ouverture et de transparence de Santé Canada, les membres des OCE seront informés de la façon dont Santé Canada tiendra compte de leurs conseils et recommandations dans la prise de décisions relatives aux politiques et aux programmes. Les renseignements sur l'organisme consultatif peuvent être mis à la disposition du public. Cependant, dans certaines circonstances, notamment la protection des renseignements confidentiels ou de nature délicate et des litiges éventuels ou continus, il n'est pas toujours possible de rendre publics l'existence, les recommandations, les conseils ou les rapports d'un organisme consultatif.

6.1 Renseignements à afficher en ligne

À moins que Santé Canada n'en décide autrement, les renseignements sur l'OCE et ses membres seront rendus publics sur Canada.ca ainsi que, s'il y a lieu, sur le site Web d'un ministère ou d'un organisme collaborateur.

Les renseignements publiés en ligne sur l'organisme consultatif peuvent comprendre :

  1. le cadre de référence;
  2. la liste des membres;
  3. les biographies des membres;
  4. un sommaire des affiliations et des intérêts;
  5. les coordonnées du secrétariat;
  6. les résumés de réunions.

Si les renseignements au sujet de l'OCE ou de ses membres comprennent des renseignements confidentiels ou de nature délicate, Santé Canada peut déterminer que la publication ou la divulgation de ces renseignements est inappropriée. Cette détermination se reflétera dans le cadre de référence de l'organisme consultatif.

6.2 Propriété intellectuelle

Les membres bénévoles qui participent à la préparation de recommandations ou de rapports écrits doivent signer une entente attribuant les droits de propriété intellectuelle de ces documents au gouvernement du Canada.

Lorsque des membres d'un organisme consultatif externe sont sous contrat avec Santé Canada, les droits de propriété intellectuelle sur le matériel élaboré dans le cadre de leur participation à l'OCE seront précisés dans le contrat.

6.3 Documentation des recommandations et des conseils

Les organismes consultatifs sont tenus de saisir des renseignements sur leurs membres, leurs activités, leurs discussions et leurs recommandations ou conseils. La fréquence et le format des rapports des organismes consultatifs peuvent varier.

Les recommandations et les conseils d'un organisme consultatif peuvent être présentés dans les formats suivants, selon le cas :

  1. le procès-verbal d'une réunion;
  2. un compte rendu des délibérations;
  3. un compte rendu des décisions;
  4. un rapport officiel.

Le secrétariat rédigera un document ne comportant aucune mention attribuable qui comprend un résumé des discussions des organismes consultatifs ou des recommandations et des conseils découlant des discussions des organismes consultatifs. Cela comprend les réunions en personne, les réunions virtuelles, les conférences téléphoniques et les vidéoconférences. Si des parties ou la totalité de ce dossier sont confidentielles, le document le précisera.

Le document provisoire sera remis en temps opportun au(x) président(s) des organismes consultatifs aux fins d'examen. Le ou les présidents peuvent consulter les membres pour confirmer l'exactitude du document, au besoin. Dès que possible, l'organisme consultatif confirmera que l'ébauche constitue un compte rendu exact ou la corrigera.

Un membre d'un organisme consultatif qui n'a pas participé à une partie d'une réunion en raison de ses affiliations et de ses intérêts ne peut pas recevoir la section du document concernant ces affiliations et intérêts jusqu'à ce que cette partie du document ne soit rendue publique.

On s'attend à ce que les membres participent aux discussions de l'organisme consultatif où des recommandations et des conseils sont élaborés afin de contribuer à la rédaction des recommandations finales.

Les recommandations et les conseils reçus d'un organisme consultatif seront conservés conformément aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

6.4 Discussion menant à des recommandations ou à des conseils

Un organisme consultatif fournit ses conseils à Santé Canada à titre de groupe, et non en tant que particuliers ou représentants d'organisations, à moins qu'il ne soit précisé de le faire dans certaines circonstances. Si les membres ne peuvent pas parvenir à un consensus, le compte rendu doit préciser que les recommandations ou les conseils suscitent une divergence d'opinions.

6.5 Conseils liés au mandat

Un organisme consultatif peut fournir des recommandations ou des conseils uniquement en réponse à des questions posées par Santé Canada et dans le cadre de son mandat. Les renseignements reçus par Santé Canada en dehors du mandat d'un organisme consultatif seront conservés et utilisés à la discrétion du Ministère à des fins futures.

6.6 Rapport de suivi destiné aux membres

Le secrétaire exécutif fournira au(x) président(s) et aux membres des organismes consultatifs de l'information sur la façon dont Santé Canada tient compte de leurs conseils et de leurs recommandations dans la prise de décisions relatives aux politiques et aux programmes. Cela peut être communiqué dans des présentations verbales aux réunions des organismes consultatifs, dans des mises à jour par courriel ou résumé dans un rapport de rétroaction final, selon le cas.

Chapitre 7 : Examen d'un organisme consultatif

But

Décrire le processus d'examen du but et du fonctionnement d'un organisme consultatif.

Contexte

Le gouvernement a l'habitude d'effectuer des évaluations et des vérifications périodiques afin de s'assurer que les initiatives gouvernementales sont rentables et qu'elles produisent les résultats prévus. Bien que des organismes consultatifs soient en place pour donner des conseils à Santé Canada, leur but et leur fonctionnement devraient être examinés périodiquement dans le cadre des procédures normalisées de responsabilisation.

Principe

Il faut examiner périodiquement le but et le fonctionnement d'un organisme consultatif afin de s'assurer de son efficacité et de son efficience, de confirmer que son travail est toujours requis et de déterminer des possibilités d'améliorer l'administration et la gestion.

7.1 But de l'examen

L'examen vise à déterminer si des améliorations administratives, de gestion ou autres sont nécessaires afin d'accroître l'efficience et l'efficacité d'un organisme consultatif. Un examen peut également être effectué afin de déterminer la pertinence continue du mandat de l'organisme consultatif, d'éclairer les décisions de le dissoudre ou de le renouveler ou d'éclairer les approches futures de la gestion des OCE au sein du Ministère.

7.2 Portée de l'examen

L'examen peut comporter les éléments suivants :

A. Examen du contenu et des fonctions administratives

  1. la pertinence continue du mandat de l'organisme consultatif;
  2. la pertinence des connaissances, de l'expertise et de l'expérience des membres par rapport au mandat de l'organisme consultatif;
  3. la mesure dans laquelle l'organisme consultatif mène ses activités conformément à son cadre de référence;
  4. la qualité, la quantité et la pertinence des documents fournis à l'organisme consultatif;
  5. l'utilisation des contributions des non-membres;
  6. le recours aux conseils de l'organisme consultatif par Santé Canada;
  7. le coût de l'organisme consultatif;
  8. la diversité des points de vue pris en compte dans les recommandations, les avis et les rapports;
  9. la capacité du secrétariat de fournir le soutien administratif nécessaire.

B. Examen des fonctionnements

  1. le moment, le lieu, la fréquence et l'efficacité des réunions;
  2. la disponibilité de tous les membres pour participer aux discussions et à la formulation de recommandations et de conseils;
  3. la rapidité des conseils et des rapports fournis à Santé Canada;
  4. l'accessibilité au public des renseignements concernant l'organisme consultatif, le cas échéant;
  5. la rapidité des affichages sur Canada.ca, le cas échéant.

7.3 Approche à l'égard de l'examen

L'examen peut être mené par des responsables de Santé Canada ou par des consultants embauchés par ce dernier.

L'examen d'un organisme consultatif peut comprendre les éléments suivants :

  1. un examen de son mandat, de son cadre de référence et du travail accompli jusqu'à présent;
  2. une analyse des ordres du jour, des procès-verbaux et des rapports des réunions;
  3. la rétroaction des membres de l'organisme consultatif, des fonctionnaires du secrétariat, du secrétaire exécutif, des participants, des observateurs et d'autres personnes au moyen de questionnaires, d'entrevues ou de discussions de groupe, etc.;
  4. un examen financier des dépenses de l'organisme consultatif, y compris les frais de réunion, les frais de voyage et les contrats;
  5. une analyse des processus de Santé Canada à la suite des conseils et des rapports de l'organisme consultatif.

7.4 Moment de l'examen

Le moment de l'examen d'un organisme consultatif peut être déterminé par la durée de son mandat.

Dans le cas des organismes consultatifs dont la durée du mandat est limitée (c.-à-d. dont la dissolution est prévue lorsque le mandat est terminé), un examen peut être entrepris lorsque :

  1. le mandat est modifié;
  2. l'adhésion change ou est renouvelée;
  3. le mandat est terminé;
  4. il y a une demande de la haute direction.

Dans le cas des organismes consultatifs ayant un mandat continu sans date de fin établie, un examen peut être entrepris :

  1. pour valider la pertinence continue du mandat et des membres;
  2. si l'adhésion change ou est renouvelée;
  3. lorsque les jalons du mandat ont été atteints;
  4. une fois le mandat terminé.

Il est laissé à la discrétion du secrétariat pour un OCE avec un mandat continu de préciser si les examens doivent être menés selon un calendrier établi (p. ex., deux fois par année).

7.5 Diffusion du rapport d'examen

Les résultats de l'examen seront présentés au secrétaire exécutif, qui peut ensuite en autoriser la diffusion aux membres de l'organisme consultatif.

Chapitre 8 : Administration

But

Décrire les politiques administratives qui s'appliquent à un organisme consultatif.

Contexte

Le secrétariat s'occupe de l'administration de l'organisme consultatif et doit respecter les politiques, les directives, les normes et les lignes directrices établies par le Conseil du Trésor.

Principe

Bien que les organismes consultatifs soient établis pour fournir des conseils à Santé Canada, leurs activités sont menées conformément aux principes et aux exigences énoncés dans les politiques et les lois applicables du gouvernement fédéral.

8.1 Langues officielles

Conformément à la Loi sur les langues officielles, les membres d'un organisme consultatif ont le droit de recevoir des documents et de participer aux discussions dans la langue officielle de leur choix.

8.2 Frais de voyages et d'hébergement

Les membres d'un organisme consultatif qui voyagent pour des fins autorisées liées à l'organisme consultatif se verront rembourser leurs frais de voyages et d'hébergement conformément à la Directive sur les voyages et à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.

8.3 Évaluation des risques

Les dispositions du Cadre stratégique de gestion du risque du Conseil du Trésor s'appliquent aux organismes consultatifs. À ce titre, les administrateurs généraux doivent gérer les risques organisationnels en dirigeant la mise en œuvre de pratiques efficaces de gestion des risques. Dans l'intérêt de la gestion efficace des organismes consultatifs, les directions générales doivent évaluer les responsabilités potentielles que les activités de leur organisme consultatif pourraient imposer à l'État. Cela comprend la réalisation d'une évaluation des risques afin de déceler, de gérer et d'atténuer les risques. Les activités des organismes consultatifs doivent être menées conformément aux bons principes et aux bonnes pratiques de gestion des risques énoncés dans le cadre du Conseil du Trésor et ses ressources d'apprentissage à l'appui.

8.4 Indemnisation des membres : Service bénévole

Santé Canada s'engage à fournir à ses membres bénévoles une protection contre la responsabilité civile découlant de leurs actes en tant que membres, à condition que le membre ait agi de bonne foi, ait agi dans le cadre de ses fonctions bénévoles, n'ait pas agi à l'encontre des intérêts de l'État et ne bénéficie pas autrement d'une telle protection.

Pour qu'un membre admissible soit protégé contre la responsabilité civile, y compris pour les frais juridiques liés à la défense d'une action et l'octroi de dommages-intérêts contre lui, les membres bénévoles doivent aviser rapidement Santé Canada de toute réclamation, action, poursuite ou procédure intentée contre le membre, et doit obtenir le consentement de Santé Canada, à l'avance, du conseiller juridique choisi pour représenter le membre bénévole et tous les coûts connexes. Santé Canada peut, à ses propres frais et à sa discrétion, participer à la conduite de la défense de toute réclamation, action, poursuite ou procédure, ainsi qu'à toute négociation pour le règlement de celle-ci. Santé Canada indemnisera le membre pour le paiement de tout règlement, à condition que le membre ait obtenu le consentement de Santé Canada pour le règlement.

Les membres agissent collectivement comme conseillers de Santé Canada par rapport au mandat de leur organisme consultatif, mais ce ne sont pas des décideurs définitifs. Le Ministère est l'ultime responsable de toutes les décisions prises résultantes des conseils formulés par un organisme consultatif externe.

8.5 Indemnisation des membres : Temps rémunéré

Les membres qui sont rémunérés au moyen d'un contrat de service pour leur participation à un organisme consultatif ne sont pas admissibles à l'indemnisation en vertu de la présente politique. Dans ces circonstances, il incombe aux membres de souscrire une assurance à titre individuel.

Les membres nommés à un organisme consultatif et qui reçoivent une rémunération en vertu d'une autorisation législative peuvent être admissibles à des services juridiques et à une indemnisation conformément aux politiques applicables du Conseil du Trésor.

8.6 Rémunération des membres : Temps rémunéré

Santé Canada peut rémunérer les membres de son organisme consultatif pour leur participation à un organisme consultatif. La décision de rémunérer les membres doit être fondée sur une justification qui peut comprendre l'exigence de certaines compétences, de l'expérience de vie, d'un énoncé des travaux exceptionnel ou d'autres critères. Il y a de bonnes raisons de rémunérer les membres dont la situation économique est précaire, les membres qui contribuent à de multiples comités et ceux qui doivent renoncer à un salaire horaire pour participer. De telles décisions seront prises par le sous-ministre ou par une personne désignée par celui-ci dans le respect des politiques et des lignes directrices du Conseil du Trésor s'appliquant à la reddition de comptes et à la vérification. Le mécanisme approprié de rémunération des membres devrait être envisagé en consultation avec la Direction générale du dirigeant principal des finances.

Des lois peuvent prévoir que les organismes consultatifs soient établis par le ou les ministres et que les membres soient rémunérés. Cette rémunération peut être fixée par le gouverneur en conseil, mais les dispositions pertinentes peuvent varier d'une loi à l'autre.

8.7 Honoraires

Santé Canada peut, à sa discrétion, verser des honoraires à titre de remerciement pour des services rendus gratuitement. Ces honoraires ne doivent pas remplacer un salaire ou un traitement, et doivent constituer une exception plutôt qu'une norme. Chaque décision d'offrir des honoraires doit être prise en consultation avec la Direction générale du dirigeant principal des finances et doit être bien documentée.

Aucun honoraire n'est versé à un fonctionnaire ou à un autre représentant de la fonction publique qui reçoit déjà un salaire pour la conduite d'affaires publiques.

Annexe A : Glossaire

Pour les besoins de la Politique de Santé Canada sur les organismes consultatifs externes, voici la signification des termes suivants, selon le tableau ci-dessous :

Terme Signification
Entreprise commerciale Société, société en nom collectif ou autre entreprise organisée qui mène des activités sur le marché, et notamment achète ou vend des produits, des services, de la recherche ou des idées.
Honoraire

Les honoraires sont un paiement volontaire versé à une personne qui n'est pas un employé de l'État dans des situations où le paiement n'est pas exigé ou prévu par la loi. Les honoraires ne doivent pas être utilisés fréquemment ni servir de mécanisme pour exécuter un programme, particulièrement de façon continue. On peut par exemple verser des honoraires comme marques d'appréciation pour les conférenciers bénévoles ou lors de consultations avec des groupes autochtones.

Les honoraires ne constituent pas un mécanisme approprié pour obtenir des services. En général, les ministères versent des honoraires pour montrer leur appréciation. Ils ont une faible valeur individuelle et peuvent être émis sous forme monétaire ou sous forme de biens. Lorsqu'ils sont émis en tant que marchandises, des autorisations spéciales doivent être demandées avant le paiement. Lorsqu'ils sont émis sous forme monétaire, ils peuvent être émis dans le cadre d'un programme de paiements de transfert ou sous forme de paiement à titre gracieux.

En résumé, les honoraires :

  • ne représentent pas un contrat de service;
  • ne sont pas un droit, car il n'y a pas d'attente de paiement en échange du service rendu;
  • ne sont pas des paiements périodiques à la même personne.
Intérêt financier direct Une personne détient un intérêt financier direct lorsque celle-ci, son conjoint ou son conjoint de fait ou un membre à charge de sa famille a un intérêt financier direct à l'égard du résultat du travail d'un organisme consultatif, par exemple, par le truchement de son emploi actuel, d'investissements dans des entreprises, des partenariats, de redevances, de coentreprises, de fiducies, de biens immobiliers, de valeurs, d'actions ou d'obligations.
Organisme consultatif externe

Voici les caractéristiques qui définissent un organisme consultatif externe :

  • Il est établi par le ou les ministres ou le Ministère pour fournir des conseils sur des questions médicales, scientifiques, techniques, de politiques ou de programmes précises qui relèvent du mandat de Santé Canada.
  • Ses membres proviennent de l'extérieur du gouvernement fédéral et sont choisis pour fournir des conseils d'expert à Santé Canada.
  • Il fournit des conseils à Santé Canada collectivement, et non pas à titre de particuliers ou de représentants d'organismes.

Santé Canada peut collaborer avec un autre ministère, un organisme gouvernemental ou une autre organisation, pour réunir un organisme consultatif externe ou appuyer son travail. Santé Canada conserve son pouvoir décisionnel et décide de la manière dont il utilisera les recommandations et les conseils d'un organisme consultatif externe.

Président Personne nommée par Santé Canada pour faciliter le travail d'un organisme consultatif. Un président peut être membre de l'organisme consultatif et participer à tous les travaux de ce dernier, ou un non-membre qui assume principalement un rôle de facilitateur et de coordonnateur.
Public Toutes les personnes et tous les groupes susceptibles de s'intéresser à un organisme consultatif ou d'être touchés par ce dernier. Il n'est pas nécessaire d'être certain que les groupes ou personnes ont un tel intérêt; la possibilité qu'ils soient intéressés suffit. Le public comprend donc les consommateurs, les patients, les professionnels, les universitaires, l'industrie, ainsi que les groupes qui les représentent.
Secrétaire exécutif Représentant de Santé Canada qui assume la responsabilité première à l'égard de l'organisme consultatif. Le secrétaire exécutif fournit une orientation au secrétariat et fait rapport à l'organisme consultatif de la manière dont Santé Canada a utilisé ses conseils.
Secrétariat Ressource dédiée qui fournit un soutien organisationnel et administratif à un organisme consultatif. Un secrétariat est composé de responsables de Santé Canada et peut être appuyé par un groupe de travail au sein de Santé Canada.
Vice-président La personne nommée pour agir au nom du président en l'absence de ce dernier ou à sa demande.

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