Réduction du fardeau administratif : Boîte à outils pour la rétention des effectifs infirmiers
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- Énoncé de l'objectif du thème
- Initiative – Remaniement des tâches : déterminer les possibilités de libérer du personnel infirmier afin qu'il puisse se concentrer sur l'exercice professionnel des soins infirmiers
- Initiative – Préparation numérique : préparer et soutenir le personnel infirmier grâce à des possibilités de transformation numérique qui se traduiront par une réduction de la charge administrative
- Initiative – Exigences relatives à la documentation : rationaliser et réduire la documentation en clarifiant le but et l'importance des documents que le personnel infirmier est tenu de produire
Énoncé de l'objectif du thème
Libérer du temps pour permettre aux membres du personnel infirmier de se concentrer sur les tâches et les soins pour lesquels ils sont les seuls professionnels compétents.
Initiative – Remaniement des tâches : déterminer les possibilités de libérer du personnel infirmier afin qu'il puisse se concentrer sur l'exercice professionnel des soins infirmiers.
Résultats escomptés
- Amélioration de la santé mentale, diminution de la charge de travail ou augmentation de la satisfaction au travail.
- Optimisation du champ d'exercice du personnel infirmier, afin qu'il puisse se concentrer sur les tâches propres aux soins infirmiers et sur les soins aux patients.
- Réduction de la charge administrative du personnel infirmier, en déléguant des tâches non liées aux soins infirmiers à du personnel de soutien spécialisé.
- Accroissement de la satisfaction des patients grâce à une amélioration de la prestation des soins relevant du champ d'exercice infirmier.
Description
Cette initiative vise à faire en sorte que les tâches confiées aux professionnels des soins de santé et au personnel de soutien administratif soient celles qui conviennent le mieux à chacun. Cela peut être accompli en réorganisant l'attribution de certaines tâches et en libérant le personnel infirmier des tâches administratives et autres fonctions qui ne relèvent pas de son champ d'exercice. Il est largement reconnu que le personnel infirmier doit souvent accomplir des tâches administratives, ainsi que d'autres tâches qui ne relèvent pas de ses attributions, comme la confirmation de rendez-vous auprès des patients, le transfert de dossiers, le nettoyage des salles d'examen et le réapprovisionnement des stocks. La réorganisation du travail vise à libérer le personnel infirmier afin qu'il puisse se concentrer sur le travail pour lequel il a été formé et est qualifié. Cette initiative s'applique également aux gestionnaires, qui doivent être encouragés à donner la priorité au leadership clinique plutôt qu'aux tâches non liées aux soins infirmiers.
La réorganisation du travail comporte deux volets principaux :
- Charges non cliniques et administratives : déterminer les possibilités de rationaliser les charges administratives et non cliniques. Les charges sont souvent le résultat de la manière dont sont conçus les structures et les systèmes de l'organisation, lesquels obligent le personnel infirmier à effectuer de lourdes tâches de documentation. Les organisations peuvent s'efforcer d'alléger la charge en mettant à jour et en clarifiant les tâches ou responsabilités ainsi que les structures du personnel infirmier et d'autres rôles de soutien comme le personnel de bureau ou d'entretien, afin de mieux répondre aux besoins à la fois du personnel infirmier et des patients, et aussi en veillant à ce que les professions auxiliaires soient dotées d'effectifs suffisants. Elles peuvent également recourir à des solutions technologiques pour faciliter les tâches courantes (Voir la rubrique « Préparation numérique » pour de plus amples renseignements).
- Travail clinique d'un autre fournisseur de soins : dans l'ensemble du système de santé, les organisations s'efforcent de confier aux professionnels de la santé les tâches qui correspondent le mieux à leur champ d'exercice. Malheureusement, en raison des pénuries de personnel et des contraintes de capacité, elles ont de la difficulté à y parvenir, de sorte que le personnel infirmier doit souvent accomplir des tâches qui pourraient être confiées à d'autres fournisseurs de soins. Les organisations de la santé devraient s'efforcer de déterminer le travail qui convient le mieux à chaque rôle au sein de leurs équipes interprofessionnelles, notamment au personnel infirmer, aux ergothérapeutes, aux physiothérapeutes, aux ludothérapeutes, aux aides aux soins des patients et aux préposés aux soins personnels, et ce, dans tous les milieux de soins (p. ex. établissements de soins de longue durée, de soins actifs, de soins communautaires). Cela favorisera la création d'un modèle de prestation des soins fondé sur le travail d'équipe et permettra au personnel infirmier et autres fournisseurs de soins de mettre pleinement à profit leurs compétences. Pour apprécier pleinement la valeur de cette activité, il pourrait s'avérer nécessaire de concevoir et d'offrir des programmes de formation spécialisés (p. ex. simulation et pratique au sein d'équipes interprofessionnelles).
Facteurs à considérer aux fins de la planification :
- Il n'existe pas de solution unique : la réorganisation du travail devrait être évaluée en fonction de chaque lieu et unité de soins infirmiers, car les besoins et responsabilités administratifs qui ne font pas partie du champ d'exercice du personnel infirmier devraient être répartis de manière à optimiser les résultats pour les patients.
- Recueillir et évaluer des données pour appuyer la réorganisation du travail : les organisations devraient recueillir et évaluer dans quelle mesure le personnel infirmier effectue des tâches non liées aux soins infirmiers, en particulier des tâches non cliniques en plus de mesurer les indicateurs sensibles au personnel infirmier. Une telle évaluation peut fournir des indications sur la manière dont certaines tâches précises imposent un stress excessif au personnel infirmier, ce qui se répercute à la fois sur la qualité des soins et le bien-être du personnel infirmier. Ces données pourraient servir de catalyseur pour rallier l'appui et obtenir les ressources nécessaires à la réorganisation et à l'optimisation du travail, ainsi que pour déterminer les conséquences financières et les conséquences sur la charge de travail.
- Créer des postes d'étudiants rémunérés : les étudiants et les nouveaux diplômés peuvent contribuer à l'efficacité administrative. Il est essentiel, toutefois, que ces postes rémunérés ou rôles externes soient conçus de manière à offrir de nombreuses possibilités d'apprentissage et de perfectionnement.
Population infirmière cible
Tous (étudiants, nouveaux diplômés, personnel en milieu et en fin de carrière, gestionnaires, membres du corps professoral, etc.)
Participation des parties prenantes et rôles du personnel infirmier
- Responsable : Les leaders infirmiers auront la responsabilité de superviser la réorganisation du travail, alors que la redéfinition des tâches et des responsabilités dans les descriptions de poste à des fins d'embauche ou d'évaluation incombera aux responsables des ressources humaines.
- Garant : Il incombe aux employeurs de fournir les ressources et les mesures de soutien nécessaires.
- Consulté et informé : Les leaders infirmiers et le personnel infirmier au point d'intervention devraient être consultés pour déterminer les possibilités d'échange de tâches et être informés des décisions prises tout au long du processus de planification et de mise en œuvre.
Ressources et exemples de référence (voir les liens à l'annexe)
- Externes cliniques à l'hôpital Sunnybrook – Dans le cadre de ce programme, des étudiants en sciences infirmières sont invités à travailler à temps partiel et à soutenir des équipes interprofessionnelles dans un milieu clinique.
- Employé du personnel infirmier étudiant de l'Alberta Health Services – Du personnel infirmier étudiant au premier cycle peut fournir des soins aux patients sous supervision et assumer des tâches telles que la documentation des évaluations, des décisions, des observations, des modifications, etc.
- Prescription de médicaments par le personnel infirmier autorisé en Nouvelle-Écosse – Le personnel infirmier autorisé ayant suivi une formation spécialisée peut prescrire des médicaments dans son domaine de compétence et selon les conditions définies par l'employeur.
- Lignes directrices de l'AIIAO : développement et maintien des soins de santé interprofessionnels – Les organisations peuvent s'inspirer de ces lignes directrices fondées sur des données probantes pour développer et maintenir un milieu de soins de santé interprofessionnels.
- Réseau de santé Horizon : commentaires sur la relation entre des indicateurs de qualité et la charge administrative – Une évaluation des indicateurs de qualité dans les unités de soins infirmiers a révélé que la charge administrative est souvent liée à de piètres résultats en matière de qualité des soins.
Initiative – Préparation numérique : préparer et soutenir le personnel infirmier grâce à des possibilités de transformation numérique qui se traduiront par une réduction de la charge administrative.
Résultats escomptés
- Diminution de la charge administrative du personnel infirmier.
- Augmentation du temps que le personnel infirmier peut consacrer aux tâches propres aux soins infirmiers.
- Augmentation de la valeur des outils numériques existants (p. ex. harmonisation du dossier numérique avec le déroulement du travail du personnel infirmier; réduction ou élimination des tâches de documentation redondantes).
- Outils numériques pertinents dans le milieu infirmier, car les membres du personnel infirmier en sont les utilisateurs finaux dans l'ensemble du processus de numérisation.
- Introduction, dans la mesure du possible, de spécialistes de l'informatique infirmière pour maximiser les avantages de la transformation numérique.
Description
Cette initiative vise à soutenir le personnel infirmier par l'adoption de technologies qui réduisent la charge administrative. Cette initiative vise à permettre une utilisation plus efficace de la technologie par le personnel infirmier et à améliorer les résultats pour les patients, en faisant participer le personnel infirmier tout au long du processus de transformation numérique.
Les principales activités sont décrites ci-après :
- Créer un poste ou une équipe en informatique infirmière : créer un poste ou une équipe consacrée à l'informatique infirmière qui possède une expertise à la fois en pratique clinique et en technologie, pour orienter l'intégration de solutions technologiques qui sauront répondre aux besoins et aux flux de travail du personnel infirmier.
- Évaluer les besoins en matière de technologie : faire une évaluation en profondeur pour déterminer les besoins précis en matière de technologie et les difficultés auxquelles fait face le personnel infirmier dans les différents lieux de travail et unités de soins.
- Définir, sélectionner et acquérir les outils numériques nécessaires : déterminer et sélectionner conjointement des solutions numériques qui pourront répondre aux besoins du personnel infirmier de votre organisation (p. ex. ateliers de création de solutions numériques en collaboration). Idéalement, les outils doivent être conçus expressément pour le personnel infirmier. De nouvelles ressources (p. ex. téléphone, ordinateur portable, tablette) peuvent être fournies au personnel infirmier pour accéder aux outils numériques et soutenir la préparation numérique.
- Personnaliser les outils numériques : personnaliser les outils numériques en collaboration avec le personnel infirmier, pour soutenir la pratique professionnelle du personnel infirmier.
Facteurs à considérer aux fins de la planification :
- Accès équitable : garantir un accès équitable à la technologie entre les différentes régions et générations.
- Personnalisation : pour répondre aux besoins variés des divers lieux de travail, unités et spécialités en soins infirmiers.
- Intégration d'une expertise en informatique infirmière : possédant des connaissances du numérique et de l'intelligence artificielle (IA) à toutes les étapes de la planification.
- Formation et soutien : offrir de solides programmes de soutien et de formation en informatique infirmière pour en favoriser l'adoption. Offrir une formation continue, en particulier lorsque des mises à jour ou des améliorations sont effectuées, et envisager la désignation de « champions de la technologie infirmière », c'est-à-dire du personnel infirmier ou des leaders au sein des unités qui peuvent se faire les défenseurs de la technologie et apporter leur soutien à leurs collègues durant le processus d'adoption.
- Gestion du changement : des plans de gestion du changement peuvent favoriser l'adhésion du personnel infirmier durant le processus de mise en œuvre et contribuer à changer les mentalités et les attitudes à l'égard de la transformation numérique.
- Normalisation : Trouver des possibilités de normalisation afin que la technologie et les systèmes nationaux fonctionnent ensemble.
- Élaboration conjointe : élaboration conjointe d'outils numériques adaptés aux flux de travail du personnel infirmier et démonstration de l'incidence que ces outils auront sur les flux de travail et sur la manière dont le personnel infirmier exécutera son travail. Le personnel infirmier devrait également être consulté sur le type de documents numériques requis lors de la création d'outils numériques, afin de s'assurer que les documents sont pertinents pour la présentation des résultats des patients. (Voir la rubrique « Exigences en matière de documentation » pour de plus amples renseignements).
- Intégration avec l'amélioration de la qualité : intégration du personnel responsable de l'amélioration de la qualité et mise en place de mécanismes de rétroaction clairs pour comprendre l'incidence des outils sur le personnel infirmier.
- Campagnes d'éducation du public : des campagnes d'éducation du public ou des formations en communication à l'intention du personnel infirmier pourraient être nécessaires pour éduquer les patients, les familles et les soignants sur les outils et dispositifs numériques utilisés par le personnel infirmier et autres travailleurs de la santé. Cela pourrait aider à atténuer la fausse perception selon laquelle les professionnels des soins de santé sont distraits par les outils et dispositifs numériques lorsqu'ils les utilisent pour appuyer et améliorer les soins dispensés aux patients.
Population infirmière cible
Tous (étudiants, nouveaux diplômés, personnel en milieu et en fin de carrière, gestionnaires, membres du corps professoral, etc.)
Participation des parties prenantes et rôles du personnel infirmier
- Responsable : équipe ou administrateurs des systèmes de TI, décideurs en matière de numérisation et responsables de l'informatique infirmière pour soutenir les initiatives de transformation numérique.
- Garant : employeurs et systèmes de santé.
- Consulté et informé : gestionnaires cliniques et personnel infirmier au point d'intervention pour recueillir leurs points de vue fondés sur leur expérience clinique; spécialistes des TI.
Ressources et exemples de référence (voir les liens à l'annexe)
- Rôle du dirigeant principal de l'informatique infirmière au Hamilton Health Sciences – Cet organisme a présenté son premier dirigeant principal de l'informatique infirmière en 2020, chargé de diriger la transformation du système d'information hospitalier.
- Aperçu du rôle du dirigeant principal de l'informatique infirmière : Association des infirmières et infirmiers du Canada (AIIC) et Association canadienne de l'informatique infirmière – Ces deux associations ont préparé un aperçu et une description du rôle type du dirigeant principal de l'informatique infirmière, qui résument la valeur d'un tel responsable au sein d'une organisation.
- Application MySE Life – Cette application, qui a été conçue conjointement avec des fournisseurs de soins directs, des gestionnaires, des administrateurs et des responsables de la facturation, vise à saisir les lacunes, ainsi que les processus et les possibilités des nouveaux flux de travail, pour créer une application numérique qui soutient véritablement le personnel infirmier. L'application donne accès en temps réel à des renseignements sécurisés sur les patients et les visites afin de faciliter la gestion de la charge de travail et de favoriser la continuité des soins. Les flux de travail pris en charge par l'application comprennent les volets suivants : documentation au point d'intervention, production de rapports, obligation de rendre compte et communication.
- Description du rôle de dirigeant principal de l'informatique infirmière du Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS) : description des qualifications, des responsabilités et de la structure hiérarchique associées au rôle de dirigeant principal de l'informatique infirmière.
Initiative – Exigences relatives à la documentation : rationaliser et réduire la documentation en clarifiant le but et l'importance des documents que le personnel infirmier est tenu de produire
Résultats escomptés
- Réduction des retards dans la prestation des soins aux patients.
- Exercice optimal de la profession infirmière.
- Détermination des redondances et réduction ou élimination de la documentation redondante.
- Documentation centralisée et normalisée dans l'ensemble des établissements de soins (qu'il s'agisse d'établissements de soins de longue durée, de soins actifs ou d'agences de soins à domicile) pour s'assurer d'avoir en main toute l'information requise.
Description
Cette initiative vise à s'attaquer aux défis liés à la documentation dans la pratique infirmière, en mettant l'accent sur la rationalisation et la réduction de la répétition et des formalités administratives inutiles. Grâce à une clarification du but de la documentation (c.-à-d. sa pertinence pour mesurer les soins aux patients et la qualité), le personnel infirmier peut consacrer le maximum de temps aux soins aux patients et aux soins infirmiers. Cette initiative vise à aider le personnel infirmier à exercer pleinement sa profession, tout en documentant efficacement les informations d'évaluation essentielles.
Les activités principales comprennent notamment ce qui suit :
- Évaluer les pratiques actuelles de documentation : évaluer les pratiques actuelles de documentation pour cerner les redondances ou les charges inutiles.
- Élaborer des lignes directrices en matière de documentation : élaborer des lignes directrices claires et concises décrivant les renseignements essentiels que le personnel infirmier doit consigner selon les différents types d'interactions.
- Concevoir des flux de travail efficaces en matière de documentation : définir des flux de travail en matière de documentation et améliorer les flux existants en vue d'en accroître l'efficacité et de les intégrer aux flux de travail des soins cliniques.
Facteurs à considérer aux fins de la planification :
- Participation du personnel infirmier : faire participer le personnel infirmier à tous les niveaux (personnel infirmier spécialisé, personnel infirmier au point d'intervention) afin de comprendre les besoins et les points de vue du personnel infirmier et de déterminer les éléments essentiels qui doivent être documentés. Donner la priorité à la voix du personnel infirmier en tant qu'utilisateur final, et chercher à recueillir des commentaires utiles. Promouvoir la pensée critique durant l'évaluation de la valeur et de la pertinence de la documentation.
- Séances de formation : offrir des séances de formation complètes pour aider le personnel infirmier à se familiariser avec les nouveaux processus, outils et lignes directrices en matière de documentation.
- Satisfaction du personnel infirmier : recueillir les réactions du personnel infirmier pour évaluer sa satisfaction à l'égard des processus de documentation rationalisés et leur incidence sur la charge de travail du personnel.
- Plan de communication : communiquer clairement les nouvelles exigences en matière de documentation à l'ensemble du personnel infirmier, en soulignant les avantages d'une documentation rationalisée, tant pour les soins aux patients que pour la pratique infirmière.
- Mesures de la qualité : établir un lien entre les exigences en matière de documentation et des mesures précises de la qualité pour s'assurer que les exigences sont pertinentes pour les soins aux patients.
Population infirmière cible
Tous (étudiants, nouveaux diplômés, personnel en milieu et en fin de carrière, gestionnaires, membres du corps professoral, etc.).
Participation des parties prenantes et rôles du personnel infirmier
- Responsable : Les leaders infirmiers auront la responsabilité de fournir des informations au personnel infirmer sur les modifications et les mises à jour des documents, alors qu'il incombera aux responsables des ressources humaines de modifier les exigences et les responsabilités relatives aux tâches dans les descriptions de poste aux fins d'embauche et d'évaluation.
- Garant : Il incombe aux employeurs de fournir les ressources et les mesures de soutien nécessaires.
- Consulté et informé : Les leaders infirmiers et le personnel infirmier au point d'intervention devraient être consultés pour déterminer comment la documentation pourrait être rationalisée et fondée sur la prise de décisions tout au long du processus de planification et de mise en œuvre.
Ressources et exemples de référence (voir les liens à l'annexe)
- Initiative « Adieu la télécopie » en Ontario – Cette initiative vise à remplacer les télécopieurs désuets par des systèmes de communication numériques.
- Système de communication et flux de production numériques à l'hôpital Cortelluci de Vaughan – Une application mobile permet d'intégrer le système de communication aérien de l'hôpital aux téléphones intelligents. Cela permet au personnel de répondre aux codes d'urgence et d'avoir accès à des renseignements essentiels sur des écrans tactiles, et d'être dirigé là où on a le plus besoin d'eux en situation d'urgence.
- Comité des formulaires du Réseau de santé Horizon – Un comité des formulaires a été créé pour superviser la création de nouveaux formulaires. Ce comité évalue si des formulaires existants de l'hôpital pourraient être utilisés, l'objectif étant de rationaliser les processus, par exemple en regroupant en un seul document les multiples instructions pour la mise en congé des patients, avec des délais de mise en œuvre précis.
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