Page 12 : Guide canadien d'immunisation : Partie 1 – Information clé sur l'immunisation

Dossiers de vaccination

Introduction

La consignation des vaccins est une composante indispensable du processus d'immunisation. Ce chapitre fournit de l'information et des conseils sur l'utilisation des carnets et des dossiers de vaccination et leur contenu. Pour obtenir des renseignements sur l'immunisation des personnes ayant des dossiers incomplets voir le chapitre Immunisation des personnes dont le dossier de vaccination est incomplet de la partie 3.

Considérations générales

Consignation des vaccins

Les vaccinateurs devraient consigner les vaccins administrés à une personne dans les trois endroits suivants (sur papier ou par voie électronique) :

  1. le carnet de vaccination personnel conservé par la personne vaccinée (ou par son parent ou tuteur);
  2. le dossier tenu par le fournisseur de soins de santé qui a administré le vaccin;
  3. le registre d'immunisation local, provincial ou territorial (s'il en existe un).

Contenu des dossiers de vaccination

Les vaccinateurs devraient inclure les renseignements suivants dans chacun des endroits mentionnés ci-dessus :

  • le nom de la marque du produit administré;
  • l'heure et la date de l'administration;
  • la dose administrée (le cas échéant);
  • le point d'injection;
  • la voie d'administration;
  • le numéro de lot du produit et la date d'expiration;
  • le nom et le titre professionnel de la personne qui a administré le produit (ce renseignement peut ne pas être requis dans les registres d'immunisation provinciaux/territoriaux).

Les vaccinateurs devraient consigner les renseignements supplémentaires pertinents (comme un test sérologique pour détecter la rubéole ou l'hépatite B ou les résultats d'un test cutané à la tuberculine) dans le carnet de vaccination personnel, ainsi que dans le dossier tenu par le personnel soignant.

Les fabricants de produits sont encouragés à fournir des étiquettes détachables et des codes à barres pour les produits afin de faciliter la consignation des renseignements sur le produit. Les pharmaciens qui distribuent les vaccins devraient envisager de fournir des étiquettes détachables lorsqu'elles ne sont pas fournies par le fabricant.

Carnets de vaccination personnels

Chaque personne qui se fait vacciner devrait recevoir un carnet de vaccination personnel permanent. Les personnes recevant un vaccin (ou leurs parents ou tuteurs) devraient être informées de conserver le carnet dans un endroit sûr et de le présenter à chaque consultation médicale pour qu'il soit mis à jour. Si le carnet de vaccination personnel n'est pas accessible au moment de la vaccination, le vaccinateur devrait s'assurer de donner les renseignements adéquats pour que la personne vaccinée (ou son parent) puisse mettre à jour le carnet en y consignant les renseignements énoncés dans la section Contenu des dossiers de vaccination. Les parents devraient tenir à jour ces carnets au nom de leurs enfants et leur remettre en temps opportun, notamment lorsqu'ils quittent le foyer. Un exemple de carnet de vaccination personnel se trouve sur le site d'Immunisation Canada. Une fois accessible, la conservation électronique des dossiers de vaccination, devrait être encouragée; cela permettra un accès en ligne par les personnes vaccinées et les fournisseurs de soins de santé.

Ces carnets de vaccination peuvent être requis lorsque les enfants fréquentent l'école ou la garderie. Les adultes peuvent être tenus de présenter leur carnet pour travailler dans certains domaines (la santé l'enseignement, etc.) ou occuper des postes qui exigent de voyager à l'étranger.

Voir le chapitre Lignes directrices nationales relatives à l'immunisation de la partie 1 pour plus de renseignements au sujet des carnets de vaccination personnels.

Dossiers du personnel soignant

Il incombe au personnel soignant de tenir un dossier sur tous les vaccins administrés et s'assurer que les renseignements sont consignés de façon exacte et exhaustive. En plus d'inscrire les renseignements sur les vaccins administrés (voir le Contenu des dossiers de vaccination), veiller à ce que les dossiers des vaccinateurs incluent :

  • toutes les données sérologiques pertinentes (par exemple, la sérologie de la rubéole ou de l'hépatite B);
  • la liste des effets indésirables faisant suite à l'immunisation;
  • la liste des contre-indications ou des raisons pour lesquelles la vaccination est reportée;
  • d'autres documents liés à la vaccination, comme les listes de contrôle avant le vaccin et son administration par le vaccinateur (voir le chapitre Méthodes d'administration des vaccins de la partie 1 pour plus de renseignements).

Les dossiers médicaux électroniques utilisés par le personnel soignant devraient leur permettre de consigner, collecter et récupérer facilement tous les renseignements décrits dans la section Contenu des dossiers de vaccination, et de produire des listes linéaires des personnes qui ont reçu un vaccin en particulier, dans l'éventualité d'un rappel de ce vaccin.

À chaque rendez-vous de vaccination, il faudrait vérifier si des renseignements sont inscrits au sujet d'effets indésirables qui pourraient s'être produits à la suite de doses précédentes dans une série de vaccinations. Il incombe aux vaccinateurs de consigner avec précision dans le dossier médical tous les effets indésirables importants sur le plan clinique dès leur survenue.

Les vaccinateurs devraient conserver des résumés facilement récupérables des dossiers de vaccination pour permettre des vérifications et des mises à jour régulières de l'état vaccinal d'une personne, et de l'identification et du rappel des personnes, surtout les enfants, qui sont en retard par rapport au le calendrier recommandé. Il est utile de consigner tous les renseignements liés à la vaccination sur une seule feuille ou dans une section distincte du dossier de la personne vaccinée. Les renseignements sur la vaccination devraient être facilement accessibles, et ne devraient donc pas être archivés dans un dossier médical.

Les vaccinateurs veilleront à faciliter le transfert de renseignements du dossier de vaccination à d'autres fournisseurs de soins et à des organismes appropriés, conformément aux exigences, notamment la loi provinciale. Lorsqu'un fournisseur qui n'administre pas systématiquement de vaccins ou qui ne fournit pas habituellement de soins à une personne lui administre un vaccin, il importe d'en informer le fournisseur de soins de santé habituel.

Voir le chapitre Lignes directrices nationales relatives à l'immunisation de la partie 1 pour plus de renseignements au sujet de l'utilisation et de la tenue des dossiers de vaccination.

Registres d'immunisation

Les registres d'immunisation constituent des systèmes de renseignements électroniques centralisés et confidentiels qui consignent les doses des vaccins administrés et les antécédents de vaccination pour assurer une immunisation exacte et opportune. La totalité des provinces/territoires devraient élaborer et tenir des registres d'immunisation électroniques. Un système exhaustif de registres d'immunisation :

  • facilite la consignation exacte et à jour de tous les renseignements pertinents sur l'immunisation, peu importe l'endroit où le vaccin est administré et par quelle personne;
  • prévient le dédoublement de vaccins déjà administrés par un autre fournisseur;
  • identifie les personnes qui ont dépassé la date recommandée de vaccination et produit des rappels et des aide-mémoire dans ces cas;
  • permet au personnel soignant de vérifier l'état immunitaire d'une personne à chaque rencontre, de manière confidentielle et sûre;
  • fournit des données aux professionnels de la santé publique afin qu'ils mesurent les taux d'immunisation et de couverture vaccinale et qu'ils planifient et évaluent les interventions visant des populations dont le taux d'immunisation n'est pas optimal;
  • aide à la planification des prochains rendez-vous de vaccination;
  • gère les stocks de vaccins ou d'agents immunisants actifs.
  • permet l'évaluation et la planification rapide et efficace des programmes d'immunisation.

Lorsqu'il existe des registres d'immunisation, le personnel soignant devrait connaître les exigences législatives ou autres concernant la transmission de l'information sur l'immunisation, car des renseignements incomplets peuvent réduire grandement leur efficacité.

Références choisies

  • Santé Canada. Normes fonctionnelles et ensembles de données minimales (de base) pour un réseau national de registres d'immunisation et un système de surveillance des effets secondaires associés aux vaccins. Relevé des maladies transmissibles au Canada 2002;28(S6):1-38.
  • Agence de la santé publique du Canada. Réseau canadien des registres d'immunisation (RCRI). [consulté en juillet 2015]. Accès : http://www.canadiensensante.gc.ca/healthy-living-vie-saine/immunization-immunisation/index-fra.php.
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