Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2021-2022

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Secrétariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre de contrôle interne en matière de gestion financière du Secrétariat, qui est approuvé par le secrétaire, et comprend les éléments suivants :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité liés à la gestion du contrôle interne;
• un Bureau des valeurs et de l’éthique, qui offre des programmes de formation et de sensibilisation et qui a produit un code de conduite ministériel;
• des activités de communication et des séances de formation continue sur les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et de contrôle;
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion du contrôle interne en plus de rapports sur les résultats d’évaluation et de plans d’action connexes à l’intention de la haute direction ministérielle et du Comité d’audit du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Comité d’audit est un comité consultatif indépendant et objectif du Secrétariat. Il a pour fonction de fournir des conseils au secrétaire concernant le caractère adéquat et le fonctionnement du processus de gestion du risque du Secrétariat, du contrôle et du cadre de gouvernance.

2.2 Ententes de services afférentes aux états financiers

Le Secrétariat a recours à d’autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, telles qu’elles sont décrites ci‑dessous.

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services, conformément à la délégation de pouvoirs du Secrétariat qui lui sont délégués, en plus de fournir des services de biens immobiliers.
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au Secrétariat.
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) au Secrétariat dans les domaines des centres de données et des services des réseaux.
• Le Secrétariat, un organisme central, offre des services liés aux régimes d’assurance destinés aux fonctionnaires fédéraux et il est responsable de la gestion centralisée du paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi (le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance‑emploi [AE], le Régime de pensions du Canada ou le Régime des rentes du Québec [RPC/RRQ] et le Régime de prestations supplémentaires de décès) pour le compte d’autres ministères et organismes.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services.

Le Secrétariat compte sur d’autres fournisseurs de services externes et ministères pour le traitement de certaines opérations ou informations ayant une incidence sur les états financiers, comme décrit ci‑dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

Actuellement, le SCT passe à un modèle de travail hybride, car les employés continuent de travailler à distance. La transition vers un modèle hybride exige que le SCT renforce son cadre de contrôle lié à la gérance de la gestion des biens de TI. Les tests de conception et d’efficacité opérationnelle de ce processus devraient être terminés à la fin de l’automne 2022. De plus, le modèle de travail hybride aura probablement une incidence sur d’autres processus opérationnels, comme les charges de fonctionnement et les comptes créditeurs. L’unité du contrôle interne prévoit entreprendre une évaluation détaillée des risques afin de déterminer l’incidence du modèle hybride sur d’autres processus opérationnels du SCT à l’automne 2022.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le Secrétariat a terminé sa réévaluation des contrôles financiers liés aux contrôles ministériels au niveau des entités, aux contrôles généraux de la TI, au Régime de soins de santé de la fonction publique, au Régime de soins dentaires de la fonction publique, au Régime de services dentaires pour les pensionnés et le crédit 20 du SCT – Coûts d’administration du programme. Dans l’ensemble, les contrôles clés qui ont été testés ont tous fonctionné comme prévu, avec les mesures correctives énoncées ci-dessous :

CNE

• Veiller à ce que le Code de conduite du SCT reflète l’avenir du milieu de travail (p. ex., modèle de travail hybride).

Suivi des biens de TI

• La phase initiale de l’évaluation indique que le processus actuel de suivi des biens de TI nécessite une révision et un outil automatisé pour gérer efficacement les biens de TI et le mobilier de bureau; l’évaluation devrait être terminée à l’automne 2022.

CGTI du Ministère

• Un processus sera formalisé et surveillé afin de fournir l’assurance que les accès à Cognos BI seront supprimés en temps opportun après le départ de l’employé.
• Un processus formalisé et documenté pour examiner périodiquement l’accès des utilisateurs (p. ex., au moins une fois par année) afin de déterminer si l’accès actuel et les privilèges d’accès sont appropriés.
• La direction effectue un examen des rôles existants du système pour s’assurer que l’accès privilégié n’est accordé qu’aux utilisateurs autorisés.

Crédit 20 du SCT – Coûts d’administration des programmes

• Le processus de calcul du salaire et de la rémunération au rendement associé au crédit 20 devrait être documenté.
• La répartition des ETP imputables au crédit 20 devrait être révisée une fois que des changements seront apportés aux salaires.
• Mettre à jour les lignes directrices sur la facturation pour tenir compte de la pratique actuelle d’établissement de l’importance relative.

Régimes de soins de santé et de soins dentaires de la fonction publique

• Aucune mesure corrective n’est requise – on a constaté que les contrôles clés fonctionnaient efficacement au cours de la période examinée.

Régime de services dentaires pour les pensionnés

• Élaborer une feuille de suivi pour surveiller les rajustements attendus de la part des autres ministères (AM) afin de s’assurer que tous les revenus dus au SCT par les AM sont reçus.
• Un plan d’action portant sur les mesures correctives décrites ci-dessus est en cours d’exécution.
• Le Secrétariat a également effectué une évaluation des risques au cours de l’exercice 2021-2022 en utilisant une analyse de l’environnement. Les résultats de l’évaluation des risques ont servi à mettre à jour le plan de surveillance continue fondée sur les risques du Secrétariat (voir les sections 4 et 6).