Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2022-2023

2.1 Gestion du contrôle interne

Le SCT dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilité bien établie qui appuie les efforts d’évaluation du Ministère et la surveillance de son système de contrôle interne. Cette structure est formalisée dans le Cadre du contrôle interne de la gestion financière du SCT, approuvé par le secrétaire et comprend ce qui suit:

• des structures de responsabilisation organisationnelle liées à la gestion du contrôle interne mis en place pour favoriser une bonne gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité en matière de gestion du contrôle interne;
• un Bureau des valeurs et de l’éthique qui propose des programmes de formation et de sensibilisation et a élaboré un code de conduite ministériel;
• les activités continues de communication et de formation portant sur les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et un contrôle efficace des finances;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne et des comptes rendus périodiques à cet effet, ainsi que la communication des résultats de l’évaluation connexe et des plans d’action à la haute direction et au comité de vérification du SCT.

Le Comité de vérification est un comité consultatif indépendant chargé de fournir au secrétaire des conseils objectifs sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du SCT.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

Le SCT confie à d’autres organisations le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme il est décrit ci‑dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

Au cours du présent exercice, il n’y avait pas de modification importante apportée aux principaux contrôles des processus en place qui exigeait une nouvelle évaluation. Toutefois, l’unité de contrôle interne a procédé à une évaluation détaillée de risque afin de déterminer si des modifications devaient être apportées au plan cyclique de surveillance continue et/ou aux niveaux de risque des processus opérationnels. Selon les résultats de cette évaluation détaillée de risque, certains responsables des processus opérationnels ont mis en œuvre des mesures supplémentaires pour atténuer l’exposition au risque, renforçant ainsi l’environnement de contrôle interne au sein du SCT.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le SCT a procédé à une nouvelle évaluation des contrôles financiers liés à l’attestation de laDPF, au suivi des biens de TI, auRACGFP, à l’AI et aux charges sociales des provinces. Dans l’ensemble, les principaux contrôles testés ont fonctionné comme prévu, avec des mesures correctives (le cas échéant) comme suit:

Attestation de la DPF

• Étudier les moyens d’accroître la transparence des risques financiers définis dans l’attestation de laDPF.
• Fournir des conseils et du soutien, et offrir aux secteurs une formation visant à définir les attentes.

Suivi des biens de TI

• Procéder à une refonte du processus de suivi des biens de TI et à la mise en place d’un outil automatisé pour la gestion efficace des biens de TI et du mobilier de bureau, conformément aux résultats de la première étape de l’évaluation. La fin de l’évaluation est prévue pour l’automne 2023.

Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique

• Mettre au point un processus documenté qui comprend des outils tels qu’une liste de contrôle, des examens par les pairs, des autorisations et des instructions, et qui définit clairement les exigences et les échéances en matière de production de rapports.
• Demander aux compagnies d’assurance de fournir au SCT des données suffisantes pour lui permettre d’effectuer une vérification après paiement par échantillonnage, soit mensuellement, soit trimestriellement (au minimum), afin de s’assurer que les montants sont exacts et conformes à la loi.
• Dans le cadre de la vérification après paiement, comparer les montants facturés àSPAC avec ceux qui sont payés par règlement interministériel afin de s’assurer de leur exactitude.
• Élaborer une stratégie de gestion des documents afin de conserver des documents qui étayent et représentent fidèlement toutes les opérations financières et qui facilitent la présentation de données financières à l’interne et à l’externe.

Assurance-invalidité

• Mettre au point un processus documenté qui comprend des outils tels qu’une liste de contrôle, des examens par les pairs, des autorisations et des instructions, et qui définit clairement les exigences et les échéances en matière de production de rapports.
• Demander aux compagnies d’assurance de fournir au SCT des données suffisantes pour lui permettre d’effectuer une vérification après paiement par échantillonnage, soit mensuellement, soit trimestriellement (au minimum), afin de s’assurer que les montants sont exacts et conformes à la loi.
• Dans le cadre de la vérification après paiement, comparer les montants facturés àSPAC avec ceux qui sont payés par règlement interministériel afin de s’assurer de leur exactitude.
• Élaborer une stratégie de gestion des documents afin de conserver des documents qui étayent et représentent fidèlement toutes les opérations financières, et qui facilitent la présentation de données financières à l’interne et à l’externe.

Charges sociales des provinces

• Mettre au point un processus documenté qui comprend des outils tels qu’une liste de contrôle, des examens par les pairs, des autorisations et des instructions, et qui définit clairement les exigences et les échéances en matière de production de rapports.
• Demander aux compagnies d’assurance de fournir au SCT des données suffisantes pour lui permettre d’effectuer une vérification après paiement par échantillonnage, soit mensuellement, soit trimestriellement (au minimum), afin de s’assurer que les montants sont exacts et conformes à la loi.
• Dans le cadre de la vérification après paiement, comparer les montants facturés àSPAC avec ceux qui sont payés par règlement interministériel afin de s’assurer de leur exactitude.

• Un plan d’action est en cours d’exécution pour la mise en œuvre des mesures correctives décrites ci-dessus.
• Le SCT a également effectué une évaluation détaillée des risques au cours de l’exercice 2022‑2023 dont les résultats ont été utilisés pour la mise à jour du plan cyclique de surveillance continue fondé sur les risques du SCT (voir les sections4 et6).