Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Exercice 2024-2025

Ententes de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) assure l’administration centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et services, conformément aux pouvoirs délégués par le SCT, et fournit des services en matière de biens immobiliers.
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques au SCT.
• Services partagés Canada (SPC) fournit au SCT des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI), tels que des centres de données et des services de réseau.
• Le SCT, un organisme central, fournit des services liés aux régimes d’assurance des fonctionnaires du gouvernement fédéral et assure la gestion centralisée du paiement des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des fonctionnaires prévus par la loi (le Régime de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada ou le Régime de rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) pour le compte d’autres ministères et organismes.

Pour mieux comprendre les systèmes de CIRF liés à ces services, se reporter aux annexes des organisations susmentionnées.

Le SCT compte sur d’autres fournisseurs de services externes et ministères pour le traitement de certaines opérations ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers.

Ententes particulières

• Le Bureau de l’actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières du Canada, procède à une évaluation actuarielle triennale du Régime de retraite de la fonction publique.
• SPAC assure la gestion quotidienne du Régime de retraite de la fonction publique.
• SPAC assure la gestion quotidienne de certaines dépenses financées par l’administration centrale, comme les cotisations de l’employeur au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ), à l’assurance-emploi (AE) et aux charges sociales des provinces. Ces dépenses sont consignées dans les états financiers du SCT et rendent compte du rôle du Conseil du Trésor en tant qu’employeur de la fonction publique.
• Le SCT compte sur les contrôles internes d’un certain nombre de compagnies d’assurance (actuellement, la Canada Vie, la Sun Life, l’Industrielle Alliance et Manuvie), qui fournissent des services tels que l’administration des régimes de soins de santé, des régimes de soins dentaires et des services d’assurance. En tant que fournisseurs de services externes, dans le cadre des marchés conclus avec le gouvernement du Canada, ces compagnies d’assurance ont le pouvoir et la responsabilité de veiller à ce que ces services soient gérés conformément aux modalités établies par le Secteur des relations avec les employés et de la rémunération globale du SCT.

Le SCT fournit certains services ministériels optionnels (par exemple, des services de comptabilité et des systèmes financiers) à plusieurs ministères selon le principe du recouvrement des coûts. Ces services sont régis par des protocoles d’entente entre le SCT et d’autres ministères.

Contrôles généraux de la TI

• Communiquer de nouveau la marche à suivre pour révoquer tous les accès au système.
• Insister sur l’importance d’une communication rapide entre les parties afin d’assurer la notification et le retrait des accès en temps opportun lors de départs, de transferts et de changements apportés aux rôles.
• Vérifier les privilèges d’accès attribués aux personnes utilisant la base de données et le système d’exploitation pour s’assurer qu’ils correspondent aux fonctions actuelles des personnes utilisatrices.
• Limiter ou supprimer l’accès pour tenir compte des exigences du poste.
• Limiter ou supprimer l’accès à la gestion des tâches par lots pour tenir compte des exigences du poste.

Budgétisation et prévisions

• Gérer adéquatement le processus lié à la conservation de documents officiels (par exemple, procès-verbaux, registres de décisions et courriels d’approbation) pour confirmer qu’ils ont été examinés et approuvés par les organes de surveillance.
• Accorder l’accès au rôle composé ZTBSBudgetAnalyst aux conseillers et conseillères en gestion financière (CGF) au sein de la Direction de la gestion financière seulement.
• Faire vérifier périodiquement les accès par l’équipe des rapports externes et du contrôle budgétaire, en collaboration avec l’équipe IRIS, pour veiller à ce que les rôles dans SAP correspondent aux responsabilités actuelles. Il incombe aux CGF de signaler immédiatement tout accès expiré à l’équipe IRIS et l’équipe des rapports externes et du contrôle budgétaire.
• Conserver les documents justificatifs des approbations de transfert à des fins de pistes de vérification.
• Renforcer les procédures qui nécessitent des approbations consignées et conserver les documents concernant tous les changements budgétaires de grande valeur.
• Assurer la cohérence des publications trimestrielles sur les prévisions pour veiller à ce qu’elles soient harmonisées et comparables.

Recettes et créances

• Aviser les CGF lorsqu’une facture est envoyée au client.
• Faire des présentations à la fin de chaque trimestre.

Un plan d’action sur les mesures correctives susmentionnées est en cours d’élaboration.

Le SCT a également effectué une évaluation des risques au cours de l’exercice 2024-2025 au moyen d’une analyse de l’environnement. Les résultats de l’évaluation des risques ont servi à mettre à jour le plan de surveillance continue axé sur les risques (voir les sections 4 et 6).