2017 à 2018 Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d'accès aux renseignements personnels les concernant qui relèvent des institutions fédérales, ainsi qu'un droit de correction de ces renseignements. En outre, la Loi établit le cadre juridique régissant la collecte, la conservation, l'utilisation, la communication, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l'administration des programmes et des activités par les institutions gouvernementales visées par la Loi.
Aux termes de la Loi, les renseignements personnels sont définis comme étant « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Il s'agit, par exemple, des renseignements d'un individu relatifs à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille; des renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières; son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin; et tout numéro ou symbole, ou toute autre indication identificatrice qui lui est propre.
Le présent rapport est rédigé et déposé au Parlement aux termes de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il vise la période allant du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.
Sur cette page
- Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
- Organisation
- Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
- Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Autres demandes
- Traitement des demandes complétées
- Délais de traitement et prorogations
- Exceptions invoquées
- Exclusions invoquées
- Coûts
- Éducation et formation
- Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
- Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale
- Surveillance de la conformité et demandes de correction
- Résumé des atteintes graves à la vie privée
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
- Annexe A – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Annexe B – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
2. Mandat du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
En sa qualité d'organe administratif du Conseil du Trésor, le Secrétariat remplit un double mandat, c'est-à-dire appuyer le Conseil du Trésor à titre de comité de ministres, et s'acquitter des responsabilités prévues par la loi à titre d'organisme public central. Le mandat du Conseil du Trésor est tiré de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour remplir son mandat, le Secrétariat exerce 3 rôles :
- un rôle de remise en question et de surveillance, qui comprend le soutien à la prise de décision du Cabinet, la production de rapports sur le rendement du gouvernement concernant la gestion et le budget, de même que l'élaboration de politiques et de directives de gestion à l'échelle du gouvernement;
- un rôle de facilitateur des collectivités, lequel consiste à aider les organisations à améliorer leur rendement sur le plan de la gestion et leurs résultats de programme;
- un rôle de leader, lequel consiste à orienter et à définir l'excellence des pratiques du secteur public.
Le Secrétariat est chargé de fournir aide et conseils aux ministres du Conseil du Trésor qui porteront attention à l'optimisation des ressources et à la surveillance des fonctions liées à la gestion financière dans les ministères et les organismes.
Le Secrétariat présente des recommandations et dispense des conseils au Conseil du Trésor sur les politiques, les lignes directrices, les règlements et les propositions en matière de programmes de dépenses touchant la gestion des ressources du gouvernement. Les responsabilités du Secrétariat concernant la gestion générale du gouvernement influent sur les initiatives, les questions et les activités qui recoupent l'ensemble des secteurs de politiques gérés par les ministères et organismes fédéraux (comme l'indique le budget principal des dépenses). Le Secrétariat assume également la fonction de contrôleur du gouvernement.
Au sein du Secrétariat, le contrôleur général du Canada assure, à l'échelle gouvernementale, l'orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion financière, d'audit interne et de gestion des actifs et des services acquis. Le dirigeant principal des ressources humaines joue un rôle de leader à l'échelle du gouvernement en matière de gestion des personnes au moyen de politiques, de programmes et d'engagements stratégiques; il assure aussi la gestion centralisée des relations de travail, de la rémunération et des pensions et avantages sociaux, et contribue à la gestion des cadres supérieurs. Le dirigeant principal de l'information assure l'orientation, le leadership, la surveillance et le renforcement des capacités en matière de gestion de l'information, de technologie de l'information, de sécurité du gouvernement (y compris la gestion de l'identité), d'accès à l'information, de protection de la vie privée et de prestation de services internes et externes, et ce, dans toute l'administration fédérale.
3. Organisation
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services ministériels du Secteur des communications stratégiques et des affaires ministérielles du Secrétariat. Ce bureau est chargé de mettre en œuvre et de gérer les programmes et les services liés à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de donner des conseils aux employés du Secrétariat pour les aider à remplir leurs obligations aux termes de ces deux lois.
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Bureau de l'AIPRP était composé d'un directeur qui était appuyé par des agents d'AIPRP à divers niveaux et un étudiant universitaire à temps partiel. Un consultant et un employé occasionnel à temps partiel ont également été embauchés pour une période de 6 mois pour aider avec les dossiers opérationnels en retard. Il y avait 2 catégories de responsabilités, qui comportaient les activités clés suivantes :
Politiques et processus de l'AIPRP (3,15 agents)
- Fournir une expertise à l'égard de la politique sur la protection des renseignements personnels à des clients internes
- Élaborer des procédures pour optimiser le rendement opérationnel
- Produire du matériel pour un programme de sensibilisation et de formation sur la protection des renseignements personnels
- Coordonner et examiner les mises à jour du chapitre sur le Secrétariat dans Info Source
- Superviser la gestion des enjeux au quotidien
- Préparer les rapports annuels au Parlement du Secrétariat sur l'application des lois
- Fournir des conseils et effectuer l'examen relativement aux divulgations proactives et à la préparation en vue du projet de loi C-58
Opérations (9 agents, 1 consultant [contrat de 6 mois] et 1 étudiant à temps partiel)
- Fournir de la formation et une expertise en matière d'accès à l'information à des clients internes
- Assurer l'administration de la base de données au moyen d'une unité de réception
- Traiter des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels
- Tenir des consultations auprès des organisations gouvernementales ou de tiers
- Répondre aux appels et aux demandes de renseignements informelles
- Maintenir un dialogue avec les secteurs et d'autres institutions fédérales
- Agir comme personne-ressource pour la résolution des plaintes officielles déposées par des organismes de surveillance
4. Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
Les arrêtés autorisant la délégation de pouvoirs énoncent les pouvoirs, les tâches et les fonctions relatifs à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été délégués par le dirigeant de l'institution, ainsi que les personnes auxquelles ils ont été délégués. L'arrêté autorisant la délégation des pouvoirs relatifs à l'AIPRP a été mis à jour en février 2016.
Le président du Conseil du Trésor a délégué la plupart des responsabilités relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels aux postes suivants du Secrétariat : le secrétaire adjoint des Communications stratégiques et affaires ministérielles, le directeur principal des Services ministériels, et le directeur de l'AIPRP. Des responsabilités ont été déléguées au secrétaire du Conseil du Trésor en lien avec le traitement des plaintes non résolues par le Bureau de l'AIPRP et les enquêteurs du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Dans un effort de simplification du processus relatif à l'AIPRP, l'application de dispositions de l'arrêté autorisant la délégation de pouvoirs permettant de proroger les délais de traitement des demandes a été élargie aux agents principaux du Bureau de l'AIPRP.
Une copie de la version approuvée de l'arrêté autorisant la délégation de pouvoirs du Secrétariat figure à l'annexe B.
5. Interprétation du rapport statistique en ce qui concerne les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les rapports statistiques ayant trait à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont produits depuis 1983. Les rapports statistiques préparés par les institutions fédérales fournissent des données agrégées au sujet de l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette information est rendue publique chaque année dans un bulletin de statistiques et comprise dans les rapports annuels sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels que chaque institution dépose au Parlement.
Le rapport statistique de 2017 à 2018 du Secrétariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est présenté à l'annexe A.
Le tableau 1 donne un aperçu des statistiques du Secrétariat sur le traitement des demandes de protection des renseignements personnels pour l'exercice 2017 à 2018 par rapport aux statistiques des 3 exercices précédents.
| Exercice | Demandes reçues | Demandes traitées | Demandes reportées | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Taux de demandes traitées dans les délaistable 1 note * |
|---|---|---|---|---|---|---|
Table 1 Notes
|
||||||
| 2017 à 2018 | 93 | 93 | 8 | 5 089 | 4 054 | 98 % |
| 2016 à 2017 | 97 | 107 | 8 | 6 112 | 3 824 | 96 % |
| 2015 à 2016 | 129 | 116 | 18 | 6 706 | 5 744 | 87 % |
| 2014 à 2015 | 120 | 123 | 5 | 3 444 | 3 305 | 98 % |
Au cours de la période visée par le rapport, c'est-à-dire du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, le Secrétariat a reçu au total 93 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il s'agit d'une diminution de 4 demandes (4 %) par rapport aux 97 demandes reçues l'an dernier. En plus des nouvelles demandes, 8 demandes avaient été reportées de l'exercice 2016 à 2017.
Les principaux auteurs de demandes de renseignements soumis en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels étaient des fonctionnaires, actuels ou anciens. Les demandes portaient sur des questions touchant le personnel ou les relations de travail qui nécessitaient l'intervention du Secrétariat.
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Bureau de l'AIPRP du Secrétariat a répondu à un total de 93 demandes de renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui a nécessité l'examen de 5 089 pages. Même si 14 demandes de moins (15 % de moins) ont été traitées par rapport à l'année dernière, le nombre de pages traitées était comparable au total de 6 112 pages traitées au cours de l'exercice 2016 à 2017.
Parmi les 93 demandes traitées, 63 ont été abandonnées par le demandeur (22 demandes, soit 24 %) ou classées dans la catégorie « Aucun document n'existe » (41 demandes, soit 44 %), étant donné que la plupart portaient sur des sujets relevant du mandat d'autres institutions fédérales. Dans ces cas, le Bureau de l'AIPRP a communiqué avec le demandeur afin de rediriger ce dernier vers l'institution concernée, dans le cadre de son obligation de prêter assistance.
Parmi les 30 demandes complétées restantes (soit 32 %), toutes ont été entièrement ou partiellement communiquées, pour un total de 4 054 pages. Les documents ont été obtenus et communiqués en format papier dans 8 cas et en format électronique dans 22 cas. La communication de documents en format électronique a augmenté de 17 % par rapport à l'année précédente où 8 demandes ont été communiquées en format électronique.
Au total, 8 demandes ont été reportées à la prochaine période de référence, soit le même nombre comparativement à l'année dernière. Par ailleurs, 2 demandes ont été en retard (présomption de refus) comparativement à 4 demandes lors de l'exercice précédent. Bien que cette année le Bureau de l'AIPRP ait encore été en période de transition en raison de plusieurs activités de dotation, le Secrétariat a tout de même réussi à atteindre un taux de respect des délais de 98 %, ce qui constitue une amélioration de 2 % par rapport à l'exercice précédent.
6. Autres demandes
Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat a répondu à 9 demandes de consultations présentées par d'autres institutions fédérales en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; ces demandes portaient sur des documents ou des enjeux impliquant le Secrétariat.
Comme au cours des exercices précédents, le Bureau de l'AIPRP a été la source d'expertise auprès des responsables du Secrétariat; à 270 occasions, il leur a offert des conseils et une orientation au sujet des dispositions des lois. Le Bureau a été consulté régulièrement relativement à la collecte et à la communication de renseignements touchant une vaste gamme de sujets, et il a fourni des conseils afin d'assurer la transparence, ainsi que la conformité aux lois. Ces consultations concernaient notamment des publications devant être affichées sur le site Web du gouvernement ouvert, des sondages et des formulaires, des divulgations proactives sur les voyages et l'accueil, des conseils en matière de gestion de l'information et de sécurité de l'information, ainsi que l'examen des audits devant être affichés sur Internet.
Tout au long de l'exercice, le Bureau de l'AIPRP a reçu de nombreux appels téléphoniques et courriels de membres du grand public qui voulaient savoir comment procéder pour obtenir des renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et où envoyer leurs demandes. Bon nombre de ces demandes ont été réacheminées à d'autres institutions fédérales et, parfois, aux bureaux de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée des provinces.
7. Traitement des demandes complétées
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, 93 demandes ont été traitées. Le tableau 2 donne un aperçu des décisions rendues concernant les demandes traitées.
| Nombre de demandestable 2 note * | Décision |
|---|---|
Table 2 Notes
|
|
| 8 (9 %) | Communication totale |
| 22 (24 %) | Communication partielle |
| 0 (0 %) | Exception totale |
| 41 (44 %) | Aucun document n'existe |
| 22 (24 %) | Demande abandonnée |
Puisque le président du Conseil du Trésor est responsable d'assurer la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'échelle du gouvernement, le Secrétariat reçoit souvent des demandes qui relèvent du mandat d'autres institutions fédérales. Ces demandes sont enregistrées, examinées et fermées après que le demandeur a été informé de l'organisation pertinente. Dans le tableau 2, ces demandes sont comprises dans les totaux de la catégorie « Aucun document n'existe ».
8. Délais de traitement et prorogations
La législation détermine le délai de réponse aux demandes de renseignements personnels et permet des prorogations lorsque la demande requiert l'examen d'un volume considérable d'information, des consultations auprès d'autres institutions, ou encore, des travaux de traduction.
Le tableau 3 présente les délais pour les 93 demandes traitées par le Secrétariat au cours l'exercice 2017 à 2018.
| Nombre de demandestable 3 note * | Délai de traitement |
|---|---|
Table 3 Notes
|
|
| 49 (53 %) | De 1 à 15 jours |
| 26 (28 %) | De 16 à 30 jours |
| 17 (18 %) | De 31 à 60 jours |
| 0 (0 %) | De 61 à 120 jours |
| 1 (1 %) | De 121 à 180 jours |
| 0 (0 %) | De 181 à 365 jours |
| 0 (0 %) | Plus de 365 jours |
Le Secrétariat a reçu un grand nombre de demandes relevant du mandat d'autres institutions gouvernementales, lesquelles ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours après la conversation avec l'auteur de la demande.
Parmi les 93 demandes traitées, 91 (98 %) ont été traitées dans les délais prescrits, y compris toutes les prorogations qui ont été accordées conformément aux sous-alinéas 15a)i) et ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Comparativement à la période de référence précédente, cela représente une hausse globale de 2 % du taux de respect des délais prescrits. Une des demandes n'ayant pas été traitées dans les délais prescrits concernait des renseignements de nature délicate. Cette demande était volumineuse et complexe, nécessitant l'examen de plus de 1 000 pages et de longues consultations auprès d'autres institutions gouvernementales. L'autre demande était en retard en raison de la charge de travail et du roulement du personnel.
Pour 13 demandes (14 %), le Secrétariat a demandé une prorogation du délai prescrit afin de consulter d'autres organisations gouvernementales.
9. Exceptions invoquées
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet, et dans certains cas exige, que certains renseignements personnels, comme les renseignements sur les enquêtes d'application de la loi, les renseignements concernant un autre individu ou les renseignements assujettis au secret professionnel des avocats, soient exemptés et non communiqués.
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Secrétariat a invoqué au total 25 exceptions en application des articles suivants de la Loi sur la protection des renseignements personnels :
- Article 25 : documents contenant des renseignements qui risqueraient vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus (2 exceptions)
- Article 26 : renseignements personnels concernant un autre individu que le demandeur (19 exceptions)
- Article 27 : renseignements personnels protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client (4 exceptions).
10. Exclusions invoquées
La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas à l'information à laquelle le public a déjà accès, comme les publications du gouvernement et les documents de bibliothèques ou de musées. Les documents confidentiels du Cabinet sont également exclus.
Conformément à la Loi, des renseignements ont été exclus deux fois aux termes des paragraphes 70(1) et 70(1)e) de la Loi relativement aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
11. Coûts
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Bureau de l'AIPRP a engagé des coûts salariaux de 265 500 $ et des coûts administratifs (licences de logiciels, équipement et fournitures de bureau, formation) de 13 873 $ aux fins de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Ces coûts ne comprennent pas les ressources déployées par les secteurs de programme du Secrétariat pour se conformer aux exigences de la Loi.
12. Éducation et formation
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, le Bureau de l'AIPRP a continué de développer ses activités de sensibilisation en offrant régulièrement des séances de formation aux employés du Secrétariat. Ainsi, 22 séances ont été données à 595 membres du personnel (presque le double de l'année dernière). Certaines de ces séances ont été adaptées aux besoins particuliers des secteurs et des équipes divisionnaires du Secrétariat, y compris une présentation sur la protection des renseignements personnels de l'AIPRP aux cadres de direction. Cette présentation a donné aux agents principaux de programmes au niveau de la direction un aperçu des pratiques en matière de protection de la vie privée, de l'importance de saines pratiques de gestion de l'information et de la rédaction aux fins d'ouverture et de transparence. Le Bureau de l'AIPRP a également présenté un exposé à un comité fédéral-provincial sur les protocoles de publication ouverte. À l'appui de la Semaine du droit à l'information, le Bureau de l'AIPRP a également tenu une journée portes ouvertes pour promouvoir et mettre en valeur ses services et pour favoriser de saines pratiques de gestion de l'information et de protection de la vie privée. De plus, le Bureau de l'AIPRP a collaboré avec les agents de liaison sectoriels pour discuter des pratiques exemplaires, des attentes et de la mise en œuvre de plusieurs nouvelles initiatives.
13. Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Au cours de la période de 2017 à 2018, le Bureau de l'AIPRP a mis en œuvre un certain nombre d'initiatives, tant au sein de sa propre unité opérationnelle qu'auprès des parties prenantes de l'institution. Ces initiatives s'inscrivaient dans le cadre d'une approche continue visant à simplifier ses processus opérationnels. Une partie de ces initiatives comprenaient l'utilisation de solutions TI sécuritaires pour réduire les délais de transition entre les différentes unités quant au traitement des demandes d'AIPRP.
L'unité des politiques du Bureau de l'AIPRP a continué de fournir un soutien constant aux programmes du Secrétariat relativement aux initiatives du gouvernement ouvert, y compris un engagement accru auprès des Canadiens et des intervenants de l'industrie. Ce soutien comprenait également l'examen et l'évaluation des documents destinés à être publiés sur le portail du gouvernement ouvert. L'unité de la protection des renseignements personnels du Bureau de l'AIPRP a également collaboré étroitement avec la Division de la politique de l'information et de la protection des renseignements personnels de la Direction du dirigeant principal de l'information. Ensemble, ils ont travaillé à diverses initiatives pangouvernementales, notamment un atelier et des documents d'orientation sur la divulgation des titres des notes de breffage en préparation de la mise en œuvre du projet de loi C-58. Les fonctionnaires du Bureau de l'AIPRP poursuivent un plan visant à augmenter la capacité de ces fonctions à l'avenir.
De plus, il y a un grand nombre de nouvelles initiatives de programme liées à la collecte, l'utilisation et la divulgation potentielles d'informations personnelles. Compte tenu de l'intérêt croissant pour l'utilisation de technologies liées à l'infonuagique et du nombre accru d'activités concernant la mobilisation du public, le Bureau de l'AIPRP collaborera étroitement avec le Bureau de la vérification interne et de l'évaluation du Secrétariat cette année pour entreprendre un audit ou une évaluation de la protection des renseignements personnels à l'échelle du Ministère. Nous avons hâte de présenter un résumé des résultats de cette évaluation dans le rapport annuel de l'an prochain.
Enfin, afin d'assurer le respect continu des lois et des politiques connexes, le Bureau de l'AIPRP a diffusé divers outils et listes de vérification et a tenu des rencontres individuelles avec des responsables de programmes pour assurer la conformité avec les exigences prévues par les politiques et les lois pertinentes.
14. Plaintes, enquêtes et recours devant la Cour fédérale
Les demandeurs ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) concernant le traitement de leur demande.
Les clients du Secrétariat ont déposé 3 nouvelles plaintes auprès du CPVP au cours de l'exercice 2017 à 2018. Ce qui suit est un résumé des nouvelles plaintes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- 2 des nouvelles plaintes reçues portaient sur le délai et le refus d'accès. L'une de ces plaintes a été considérée comme fondée et réglée par le CPVP. L'autre plainte reste active dans la phase d'enquête.
- Dans le cas de la troisième, il s'agissait d'une plainte à l'endroit du Ministère concernant la Norme sur le filtrage de sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à la collecte de renseignements personnels, portant à 9 le nombre total de plaintes ministérielles reçues depuis sa mise en œuvre. Le CPVP a suspendu son enquête sur ces plaintes en attendant le règlement des litiges devant la Cour d'appel fédérale.
Il reste 1 plainte active en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui a été reportée de périodes de référence précédentes.
Aucune nouvelle cause n'a été portée devant les tribunaux au cours de l'exercice 2017 à 2018. Il n'y a eu aucune nouvelle démarche judiciaire contre le Secrétariat en lien avec la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2004.
15. Surveillance de la conformité et demandes de correction
Le Bureau de l'AIPRP présente des statistiques hebdomadaires sur la conformité, qui sont transmises aux secteurs de programme et à la haute direction au sujet de toutes les demandes d'accès à l'information.
Aucune demande de correction des renseignements personnels n'a été présentée au SCT au cours de la période visée par le rapport.
16. Résumé des atteintes graves à la vie privée
Au cours de la période visée par le rapport, le Secrétariat n'a pas subi d'atteintes graves à la vie privée.
17. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Le Bureau de l'AIPRP fournit aux agents de programmes du SCT du soutien et une orientation sur le processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). Conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, une EFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :
- on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels dans le cadre d'un processus décisionnel touchant directement un individu
- des modifications importantes sont apportées à des activités ou à des programmes existants dans le cadre desquels on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels à des fins administratives
- la sous-traitance ou le transfert d'un programme ou d'activités à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé entraîne des modifications importantes au programme ou aux activités.
Au cours de l'exercice 2017 à 2018, un certain nombre d'EFVP ont été lancées et sont actuellement à divers stades de développement. On s'attend à ce qu'un certain nombre de ces EFVP soient complétées et soumises au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et à la Division de la politique de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat au cours de l'exercice 2018 à 2019.
18. Communications aux termes de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels indique les circonstances précises dans lesquelles les institutions peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne. L'alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une violation possible de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tire un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice 2017 à 2018.
19. Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements
Le SCT publie un inventaire de ses fonds de renseignements, ainsi que des détails pertinents sur les renseignements personnels qu'il détient.
Le principal objectif de cette série de publications contenant de l'information sur le gouvernement du Canada et recueillie par celui-ci est d'aider les individus à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il appuie également l'engagement du gouvernement fédéral à faciliter l'accès à l'information concernant ses activités.
On trouvera une description des fonctions, des programmes et des activités du Secrétariat, ainsi que des fonds de renseignements connexes sur la page Secrétariat du Conseil du Trésor ‒ Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux (Info Source).
L'exercice 2017 à 2018 était la dernière année d'un plan d'action triennal visant à mettre à jour le chapitre Info Source du Secrétariat. Au cours de la prochaine année, le Bureau de l'AIPRP mettra à jour sa publication sur les fonds d'information du SCT qui se trouvent à la fois dans les catégories de documents et dans les banques de renseignements personnels propres aux institutions. Ces mises à jour sont fondées sur les commentaires fournis par les secteurs de programme et par la Division de l'information et de la politique de confidentialité au cours de leur dernier examen annuel.
Toutes ces publications peuvent être consultées gratuitement en ligne.
Annexe A – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l'institution : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Période visée : 2017-04-01 au 2018-03-31
Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période visée | 93 |
| En suspens à la fin de la période visée par le rapport précédent | 8 |
| Total | 101 |
| Fermées pendant la période visée | 93 |
| Reportées à la prochaine période visée | 8 |
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Traitement et délai
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 5 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 8 |
| Communication partielle | 1 | 8 | 12 | 0 | 1 | 0 | 0 | 22 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existet | 28 | 11 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 41 |
| Demande abandonnée | 20 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 22 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 49 | 26 | 17 | 0 | 1 | 0 | 0 | 93 |
2.2 Exceptions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)(a)(i) | 0 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 2 |
| 26 | 19 |
| 27 | 4 |
| 28 | 0 |
2.3 Exclusions
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 0 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 1 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 1 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
2.4 Support des documents communiqués
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 2 | 6 | 0 |
| Communication partielle | 6 | 16 | 0 |
| Total | 8 | 22 | 0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 493 | 473 | 8 |
| Communication partielle | 4 596 | 3 581 | 22 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 22 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 5 089 | 4 054 | 52 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
| Disposition | Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | |
| Communication totale | 8 | 473 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 6 | 192 | 14 | 1 923 | 2 | 1 466 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 22 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 36 | 665 | 14 | 1 923 | 2 | 1 466 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.5.3 Autres complexités
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 1 | 0 | 1 | 0 | 2 |
| Communication partielle | 6 | 1 | 14 | 1 | 22 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Neither confirmed nor denied | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 7 | 1 | 15 | 1 | 24 |
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 2 | 2 | 0 | 0 | 0 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard dont le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard dont le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 1 | 0 | 1 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 0 | 1 | 1 |
| 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 1 | 2 |
2.7 Demandes de traduction
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
| Disposition des demandes dont le délai a été prorogé | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement |
15(a)(ii) Consultation |
15(b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autre | |||
| Communication totale | 2 | 0 | 1 | 0 |
| Communication partielle | 5 | 0 | 8 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 1 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 8 | 0 | 9 | 0 |
5.2 Durée des prorogations
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 7 | 0 | 9 | 0 |
| Total | 8 | 0 | 9 | 0 |
Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période visée | 9 | 187 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période visée par le rapport précédent | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 9 | 187 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période visée | 9 | 187 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période visée | 0 | 0 | 0 | 0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 4 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 6 |
| Communication partielle | 0 | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Total | 5 | 3 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 9 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées |
De 101 à 500 pages traitées |
De 501 à 1 000 pages traitées |
De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | Nombre de demandes | Pages commu-niquées | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 - Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 3 | 0 | 0 | 0 | 3 |
Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d'ÉFVP terminées : 0
Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 265 500 $ |
| Heures supplémentaires | 0 $ |
| Biens et services | 13 873 $ |
Contrats de services professionnels |
0 $ |
Autres |
13 873 $ |
| Total | 279 373 $ |
10.2 Ressources humaines
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 3.15 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.00 |
| Employés régionaux | 0.00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0.00 |
| Étudiants | 0.00 |
| Total | 3.15 |
Annexe B – Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs
Je, soussigné, Président du Conseil du Trésor, délègue, en vertu de l'article 73 de la Loi sur la loi sur la protection des renseignements personnels, les conseillers principaux en AIPRP, le directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, le directeur principal des services ministériels, secrétaire adjoint, Communications stratégiques et affaires ministérielles et le secrétaire, ainsi que les personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, à exercer au nom du président les pouvoirs de signer, les attributions, les fonctions ou les pouvoirs détaillés dans l'appendice B ci-joint. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Copie originale signée par
L'honorable Scott Brison
Président du Conseil du Trésor
Date 2016-02-02
Appendice B – Dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels faisant l'objet d'une délégation de pouvoirs
| Disposition de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Pouvoirs, tâches ou fonctions | Poste |
|---|---|---|
| 8(2)(j) | Communication à des fins de recherche | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 8(2)(m) | Communication dans l'intérêt public ou dans l'intérêt d'un individu | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 8(4) | Copie des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e) à conserver | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 8(5) | Avis de communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 9(1) | Relevé des communications à conserver | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 9(4) | Usages compatibles | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 10 | Renseignements personnels versés dans des fichiers de renseignements personnels | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 14 | Notification | Officiers en AIPRP |
| 15 | Prorogation du délai | Conseillers principaux en AIPRP |
| 17(2)(b) | Version de la communication | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 17(3)(b) | Communication sur support de substitution | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 18(2) | Exception (fichier inconsultable) – la communication peut être refusée | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 19(1) | Exception – Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 19(2) | Exception – Cas où la communication est autorisée | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 20 | Exception – Affaires fédérales-provinciales | Exception – Affaires fédérales-provinciales |
| 21 | Exception – Affaires internationales et défense | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 22 | Exception – Enquêtes | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 22.3 | Exception – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 23 | Exception – Enquêtes de sécurité | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 24 | Exception – Individus condamnés pour une infraction | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 25 | Exception – Sécurité des individus | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 26 | Exception – Renseignements concernant un autre individu | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 27 | Exception – Secret professionnel des avocats | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 28 | Exception – Dossiers médicaux | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 33(2) | Droit de présenter ses observations | Secrétaire |
| 35(1) | Avis des mesures pour mettre en œuvre les recommandations de la commissaire à la protection de la vie privée | Secrétaire |
| 35(4) | Communication accordée | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 36(3) | Avis des mesures pour mettre en œuvre les recommandations de la commissaire au sujet des fichiers inconsultables | Secrétaire |
| 37(3) | Avis des mesures pour mettre en œuvre les recommandations de la commissaire au sujet des articles 4 à 8 | Secrétaire |
| 51(2)(b) | Règles spéciales | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 51(3) | Présentation d'arguments en l'absence d'une Partie | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 72(1) | Rapports au Parlement | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| Disposition du Règlement sur la protection des renseignements personnels | Pouvoirs, tâches ou fonctions | Poste |
|---|---|---|
| 9 | Installations convenables et indication d'un moment pour consulter des renseignements personnels | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 11(2) | Avis à l'individu concerné que les corrections demandées ont été effectuées | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 11(4) | Avis de refus de la demande de correction de renseignements personnels | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 13(1) | Communication des renseignements personnels d'un individu concernant son état physique ou mental à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
| 14 | Communication à l'individu des renseignements personnels concernant son état physique ou mental en présence d'un médecin ou d'un psychologue en situation légale d'exercice | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
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