Document d’orientation sur la divulgation de documents historiques en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Article 14. Affaires fédéro-provinciales

• Article de la LAI : 14. Affaires fédéro-provinciales
• Délai : 30 ans

L’article 14 est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui vise à protéger le rôle du gouvernement fédéral dans la conduite des affaires fédéro-provinciales. Pour invoquer cette exception pour les documents historiques, une institution fédérale doit être convaincue que la communication de renseignements particuliers pourrait raisonnablement porter préjudice à la conduite actuelle, par le gouvernement fédéral, des affaires fédéro-provinciales.

Parmi les types de renseignements qui peuvent faire l’objet d’une exception en ce qui concerne les documents historiques, notons les suivants :

• renseignements sur les consultations ou les délibérations fédéro-provinciales en cours;
• renseignements sur la stratégie ou les tactiques adoptées par le gouvernement du Canada en ce qui a trait à la conduite des affaires fédéro-provinciales.

Les institutions doivent envisager de recourir à des exceptions lorsqu’il est raisonnable de s’attendre à ce que les affaires fédéro-provinciales subissent un préjudice probable si le document était communiqué aujourd’hui.

Article 15. Affaires internationales et défense

• Article de la LAI : 15. Affaires internationales et défense
• Délai : 50 ans

L’article 15 est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif appliqué à trois domaines généraux d’intérêt public :

1. la conduite des affaires internationales;
2. la défense du Canada ou de tout État allié ou associés au Canada;
3. la détection, la prévention ou la répression d’activités subversives ou hostiles.

Ces trois domaines généraux d’intérêt public peuvent être pris en considération indépendamment l’un de l’autre, même s’ils sont étroitement liés et se chevauchent fréquemment.

Dans le contexte des documents historiques, pour que l’exception s’applique à tout type de renseignements décrit dans la disposition, le responsable d’une institution ou son délégué doit être en mesure de démontrer qu’il existe une attente réelle et raisonnable de préjudice probable pour l’un des trois domaines d’intérêt public indiqués découlant de la communication.

Alinéa 16(1)b), sous-alinéas 16(1)c)(i) et (iii) et alinéa 16(1)d). Enquêtes

• Article de la LAI : 16. Enquêtes
• Délai : 20 ans

L’article 16 de la LAI contient une série d’exceptions discrétionnaires et obligatoires et des exceptions fondées sur des critères objectifs et subjectifs, qui visent à protéger :

• l’efficacité de l’application de la loi, y compris l’application du droit pénal;
• l’intégrité et l’efficacité d’autres types d’enquêtes (par exemple, enquêtes administratives ordinaires menées en vertu d’une loi fédérale, enquêtes dans les domaines réglementaires et enquêtes sur les accidents aériens);
• la sécurité des établissements pénitentiaires.

L’alinéa 16 (1)a) s’applique aux documents qui existent depuis moins de vingt. Par conséquent, il comprend déjà un délai, ce qui ne signifie pas que les documents visés par cette exception doivent automatiquement être communiqués lorsqu’ils ont vingt ans, car l’alinéa 16(1)c) peut être appliqué s’il est encore nécessaire de les protéger. L’article 16(1)b) est une exception discrétionnaire et aucun délai ne limite le recours à celle-ci. Les alinéas 16(1)c) et d) sont des exceptions discrétionnaires fondées sur le critère subjectif.

Dans le contexte des documents historiques, les institutions devraient envisager de recourir aux exceptions lorsqu’il existe une attente réelle et raisonnable de préjudice probable pour les enquêtes si le document était communiqué aujourd’hui.

Article 17. Sécurité des individus

• Article de la LAI : 17. Sécurité des individus
• Délai : 20 ans après le décès / 110 ans après la naissance

L’article 17 est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif. Une institution fédérale peut refuser l’accès à certains renseignements si elle a des motifs raisonnables de croire que la communication de ces renseignements pourrait représenter une menace pour la sécurité d’un individu. Ce délai est conforme à l’alinéa 3m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l’alinéa 6c) du Règlement sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne les renseignements personnels placés sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada.

Dans le contexte des documents historiques, les renseignements protégés englobent tout identifiant ou autre type de renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité d’individus aujourd’hui.

Article 18. Intérêts économiques du Canada

• Article de la LAI : 18. Intérêts économiques du Canada
• Délai : 30 ans

L’article 18 énonce une série d’exceptions discrétionnaires visant à protéger :

• les secrets industriels ou les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques et techniques appartenant au gouvernement;
• la priorité de publication des chercheurs du gouvernement;
• les intérêts financiers du gouvernement du Canada;
• la capacité de ce dernier à gérer l’économie du Canada.

Les exceptions sont fondées sur des critères objectifs [alinéa 18a) et article 18.1] et des critères subjectifs [alinéas 18b), 18c) et 18d)].

Dans le contexte des documents historiques, les institutions doivent envisager de recourir à des exceptions lorsqu’il est raisonnable de s’attendre à ce que les intérêts économiques du Canada subissent un préjudice probable si le document était communiqué aujourd’hui.

Article 21. Activités du gouvernement : avis, etc.

• Article de la LAI : 21. Avis, etc.
• Délai : 20 ans

L’article 21 de la LAI prévoit déjà un délai de 20 ans, comportant des exceptions limitées. Il s’agit d’une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif dont le but est de protéger certains types de renseignements relatifs aux processus décisionnels internes du gouvernement, dont la communication pourrait nuire au fonctionnement des institutions fédérales.

Le recours à l’exception peut être justifié par le fait que la communication pourrait avoir un effet négatif sur la sincérité des avis et des recommandations, et des résultats des consultations et des délibérations fournis ou reçus par la fonction publique fédérale et pourrait mener à une réticence à aborder franchement des questions difficiles.

Dans le contexte des documents historiques, bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale d’appliquer un critère subjectif pour cette exception ou de prouver l’existence d’un préjudice, l’exercice du pouvoir discrétionnaire exige que le responsable de l’institution ou son délégué examine les conséquences de la communication des renseignements et mette en balance les arguments en faveur de la communication et ceux en faveur de la non-communication.

Article 22. Activités du gouvernement : examens et vérifications

• Article de la LAI : 22. Examens et vérifications
• Délai : 15 ans

L’article 22 de la LAI prévoit déjà un délai de 15 ans et constitue une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif. Il prévoit une protection pour les procédures et les techniques utilisées pour effectuer des examens et des vérifications, et des informations détaillées relatives à des examens particuliers sur le point d’être effectués et à des vérifications sur le point d’être menées advenant qu’une communication risque de nuire à l’utilisation ou aux résultats d’examens ou de vérifications en particulier. Autrement dit, l’exception s’applique si la communication des renseignements risque :

• d’invalider les résultats d’un examen particulier à effectuer ou d’une vérification à réaliser, ou d’une vérification en cours;
• de compromettre l’utilisation future des examens ou des vérifications, ou des procédures d’examen ou de vérification.

L’exception discrétionnaire ne s’applique pas aux renseignements relatifs à des examens ou des vérifications antérieurs, sauf si les mêmes procédures sont ou seront utilisées à l’avenir et que leur communication causerait par conséquent le préjudice décrit à l’article 22.

Dans le contexte des documents historiques, les institutions doivent recourir à l’exception lorsqu’il y a une attente actuelle et raisonnable de préjudice probable si le document était communiqué aujourd’hui.

Article 23. Renseignements protégés : avocats et notaires

• Article de la LAI : 23. Renseignements protégés : avocats et notaires
• Délai : 100 ans

L’article 23 est une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif dont le but est de protéger contre toute communication les renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire et (ou) par le privilège relatif au litige. Le secret professionnel de l’avocat ou du notaire appartient au client, qui dans ce contexte-ci est l’État et non les institutions fédérales individuelles. La décision d’appliquer l’exception relative au secret professionnel à des renseignements dans un cas particulier peut certes revêtir un intérêt plus important pour une ou plusieurs institutions, mais il n’en demeure pas moins que cette décision influe sur les intérêts du client, soit l’État, dans son ensemble. Ainsi, toute décision du responsable d’une institution fédérale d’exercer le pouvoir discrétionnaire prévu à l’article 23 de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire doit tenir compte des intérêts plus larges de l’État.

Lorsque le responsable d’une institution ou son délégué, dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire, communique des renseignements visés par l’article 23 de la LAI, le privilège est levé pour ces renseignements, et il peut l’être également pour des renseignements connexes. En cas d’incertitude, les institutions doivent d’abord consulter le ministère de la Justice Canada pour vérifier si les renseignements qu’elles envisagent de communiquer sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire. Dans la situation exceptionnelle où le responsable d’une institution envisage de communiquer un document soumis au secret professionnel de l’avocat ou du notaire, il doit prendre sa décision en consultation avec le ministère de la Justice Canada, le Bureau du Conseil privé et possiblement autres institutions, y compris le Cabinet. Cette façon de faire permet au responsable d’une institution de tenir compte des intérêts de l’État dans son ensemble lors de la prise de décision. Il n’est pas nécessaire que les institutions continuent à consulter le ministère de la Justice Canada et d’autres organisations ou personnes dans les cas où le responsable d’une institution a l’intention d’exercer son pouvoir discrétionnaire en faveur de l’application de l’exception relative au secret professionnel de l’avocat ou du notaire pour refuser de communiquer un document.

Un délai de 100 ans est proposé pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire prévu à l’article 23. Par conséquent, une fois que les 100 ans se sont écoulés depuis la création d’un document soumis au secret professionnel de l’avocat ou du notaire, le responsable d’une institution ou son délégué doit également tenir compte du temps écoulé lorsqu’il exerce son pouvoir discrétionnaire en vertu de l’article 23, nonobstant toute autre politique ministérielle applicable. Toutefois, le temps écoulé ne modifie en rien la nécessité de consulter le ministère de la Justice Canada et d’autres organisations ou personnes, comme il est indiqué ci-dessus, avant d’exercer le pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire, afin que le responsable d’une institution comprenne parfaitement les répercussions sur les intérêts de l’État si le pouvoir discrétionnaire est exercé en faveur de la communication.

Article 13. Renseignements obtenus à titre confidentiel

• Article de la LAI : 13. Renseignements obtenus à titre confidentiel
• Délai : Sans objet

Le paragraphe 13(1) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui ne prévoit pas de délai d’application. Selon ce paragraphe, le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication des documents contenant des renseignements obtenus à titre confidentiel du gouvernement d’un État étranger, d’une organisation internationale d’États, du gouvernement d’une province, d’une administration municipale ou régionale, ou d’un gouvernement autochtone.

Il existe toutefois des situations où la communication est autorisée, notamment lorsqu’il existe un consentement à la communication de renseignements rendus publics. Il se peut donc que les dispositions relatives au délai dans d’autres administrations aient eu pour effet de rendre publics les renseignements visés par l’article 13 dans ces administrations. Ces exceptions s’appliquent aux documents historiques tels que définis dans le présent document d’orientation (c’est-à-dire vieux de 20 ans).

Article 19. Renseignements personnels

• Article de la LAI : 19. Renseignements personnels^{Note en bas de page 1}
• Délai : 20 ans après le décès/110 ans après la naissance

Le paragraphe 19(1) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif selon lequel, sous réserve des trois exceptions prévues au paragraphe 19(2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le délai recommandé s’aligne sur l’alinéa 3m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, selon lequel les renseignements ne sont plus considérés des « renseignements personnels » aux fins d’utilisation et de communication 20 ans après le décès d’un individu. Bibliothèque et Archives Canada peut communiquer des renseignements personnels aux fins de recherche et de statistique 110 ans après la naissance d’un individu, selon l’alinéa 6c) du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit les cas où, sous réserve d’autres lois fédérales, la communication de renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée sans avoir obtenu le consentement de l’individu qu’ils concernent.

Voici les alinéas les plus importants en ce qui concerne les documents historiques :

• selon l’alinéa 8(2)j), les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute personne ou organisme pour des travaux de recherche ou de statistique, pourvu que soient réalisées des conditions particulières;
• selon l’alinéa 8(2)k), les renseignements personnels peuvent être communiqués à tout gouvernement autochtone, association d’Autochtones, bande d’Indiens, institution fédérale ou subdivision, ou à leur représentant, en vue de l’établissement des droits des peuples autochtones ou du règlement de leurs griefs;
• selon l’alinéa 8(2)m), les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Se reporter au Manuel de l’accès à l’information et au Manuel des demandes de renseignements personnels pour obtenir d’autres facteurs à prendre en considération concernant la communication de renseignements personnels.

Article 20. Renseignements de tiers

• Article de la LAI : 20. Renseignements de tiers : renseignements industriels et autres renseignements
• Délai : Sans objet

L’article 20 de la LAI traite des renseignements de tiers, notamment les suivants :

• secrets industriels;
• les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle;
• les renseignements utilisés dans le cadre de l’établissement de plans de gestion des urgences.

Comme l’indique l’article 3 de la LAI, un « tiers » s’entend d’une personne, d’un groupement ou d’une organisation autre que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale.

Les alinéas 20(1)a), b) et b.1) comprennent des exceptions obligatoires fondées sur un critère objectif et les alinéas 20(1)c) et d, des exceptions obligatoires fondées sur un critère subjectif. Une fois qu’il a été déterminé que les renseignements sont visés par une exception prévue aux alinéas susmentionnés, la communication doit être refusée, sauf si les paragraphes 20(5) ou (6) l’emportent sur l’exception.

Les exceptions pour lesquelles la communication est autorisée sont notamment celles où le tiers a donné son consentement et où la communication serait dans l’intérêt public pour des raisons de santé publique, de sécurité publique ou de protection de l’environnement et où la communication justifierait nettement tout préjudice, toute interférence, ou toute perte ou tout gain financier pour un tiers. Ces exceptions s’appliquent aux documents historiques au sens du présent document d’orientation (c’est‑à‑dire vieux de 20 ans).

Les paragraphes 20(2) et 20(4) sont des exceptions basées sur des critères objectifs. Se reporter au Manuel de l’accès à l’information pour obtenir des conseils spécifiques concernant les exceptions liées aux essais de produits et aux essais d’environnement.

Article 24. Interdictions fondées sur d’autres lois

L’article 24 de la LAI est une exception obligatoire et prévoit le refus de communiquer tout document contenant des renseignements dont la communication est restreinte en vertu d’une disposition figurant à l’annexe II de la LAI. Les interdictions fondées sur d’autres lois ont préséance sur le présent document d’orientation.

Article 69. Documents confidentiels

• Article de la LAI : 69. Documents confidentiels
• Délai : 20 ans

Conformément à l’alinéa 69(3)a) de la LAI, un document confidentiel du Cabinet, dont l’existence remonte à plus de 20 ans, ne peut être exclu en vertu du paragraphe 69(1) de la LAI. Après cette période, le document devient assujetti à la LAI et peut être communiqué sous réserve des exceptions applicables.

Le greffier du Conseil privé est responsable des politiques relatives à l’administration des documents confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada et de la détermination finale de ce qui constitue de tels documents confidentiels. Il doit être consulté conformément aux lignes directrices énoncées dans le Manuel de l’accès à l’information.