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Manuel des demandes de renseignements personnels

De : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Manuel des demandes de renseignements personnels se veut un outil de référence pour aider les professionnels de l’AIPRP à interpréter et à administrer les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et le Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) concernant les demandes d’accès à des renseignements personnels, et pour satisfaire aux exigences correspondantes décrites dans les instruments de politique sur la protection des renseignements personnels du SCT relatifs à la Loi et au Règlement.

Les chapitres de ce Manuel seront publiés à mesure qu’ils seront complétés. Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent adresser toute question ou tout commentaire au sujet du Manuel à la Division de la protection de la vie privée et des données responsables.

Dans cette page

  • Avant-propos

    Date de mise à jour : 2023-09-20
    Renvoi au manuel de l’accès à l’information

    Le Manuel de demande d’accès à des renseignements personnels (le Manuel) a été créé par la Division de la vie privée et des données responsables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le SCT). Il remplace les sections (archivées) du Manuel du Conseil du Trésor : Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels qui portaient sur l’accès aux renseignements personnels.

    Ce Manuel se veut un outil de référence pour aider les professionnels de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à interpréter et à administrer les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et le Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) concernant les demandes d’accès à des renseignements personnels, et pour satisfaire aux exigences correspondantes décrites dans les instruments de politique sur la protection des renseignements personnels du SCT relatifs à la Loi et au Règlement.

    La Loi donne aux personnes le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ainsi que le droit de demander la correction de leurs renseignements personnels. [La Loi énonce également les obligations des institutions fédérales concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels qu’elles détiennent. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces obligations, veuillez consulter le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).]

    Les chapitres du Manuel seront publiés au fur et à mesure qu’ils seront complétés. Ce Manuel est évolutif et peut être modifié à mesure que les sujets qu’il couvre évoluent. À ce titre, nous vous invitons à consulter le Manuel régulièrement. Bien qu’il ne vise pas à fournir un compte rendu exhaustif des approches et des situations, nous espérons qu’il s’avérera être un outil de référence précieux pour l’administration de la Loi.

    Le Manuel est uniquement disponible en version électronique sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

    Si vous avez des questions au sujet du Manuel, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’AIPRP de votre institution. Si une interprétation du Manuel est nécessaire, le coordonnateur/la coordonnatrice de l’AIPRP peut envoyer un courriel à la Division de la vie privée et des données responsables du SCT.

    Les informations contenues dans ce Manuel fournissent des conseils généraux aux institutions fédérales pour l’administration de la Loi en ce qui concerne l’accès aux renseignements personnels. Veuillez consulter l’unité des services juridiques de votre institution pour tout avis juridique concernant l’interprétation de la Loi.

  • Chapitre 1 – Introduction

    Date de mise à jour : 2023-09-20
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    1.1 La Loi

    La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La Loi est une loi d’application générale, c’est-à-dire qu’elle s’applique généralement, à moins qu’une autre loi n’indique clairement le contraire. Comme l’a reconnu l’arrêt Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles), 2002 CSC 53, la Loi est de nature quasi constitutionnelle. Les lois quasi constitutionnelles expriment des valeurs fondamentales et prévalent généralement sur d’autres lois incompatibles.

    L’article 2 de la Loi énonce qu’elle a pour objet « de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

    La Loi s’applique aux renseignements personnels tels que définis à l’article 3 de la Loi. Ce Manuel fournit des conseils sur les éléments de la Loi qui se rapportent au droit d’une personne de demander l’accès aux renseignements personnels la concernant et, par la suite, de demander leur correction.

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    1.2 Institutions gouvernementales assujetties à la Loi

    Toutes les institutions gouvernementales énumérées à l’annexe de la Loi et toutes les sociétés d’État mères et les filiales en propriété exclusive de ces sociétés, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont soumises aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces institutions sont également soumises à la Politique sur la protection de la vie privée et les instruments de politique connexes.

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    1.3 Instruments de politique

    L’alinéa 71(1)(d) de la Loi exige que le président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné, prépare des directives et des lignes directrices concernant l’application de la Loi et du Règlement. Ces directives et lignes directrices doivent être distribuées aux institutions fédérales. À noter, le paragraphe 71(2) de la Loi exige que le gouverneur de la Banque du Canada remplisse cette exigence pour la Banque du Canada.

    Le SCT a publié cinq instruments de politique qui contiennent des exigences obligatoires relatives à la Loi. Celles-ci comprennent une politique et quatre directives, à savoir la Politique sur la protection de la vie privée, la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la Directive sur le numéro d’assurance sociale, et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels. Les instruments de politique qui contiennent des exigences relatives aux demandes d’accès aux renseignements personnels et de correction de ceux-ci sont les suivants :

    Les avis de mise en œuvre fournissent des conseils sur l’interprétation et l’application de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de leurs instruments de politique connexes.

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    1.4 Objectifs et structure

    Le Manuel contient des lignes directrices pour aider les institutions fédérales à administrer la législation et à respecter les exigences des politiques lorsqu’elles répondent à des demandes de renseignements personnels. Il s’agit d’un guide détaillé qui explique les exigences de la Loi, du Règlement et des instruments de politique connexes. Il contient également des conseils de politiques, des interprétations pratiques et des meilleures pratiques. Le cas échéant, la jurisprudence pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits.

    Comme cela est indiqué dans l’avant-propos, le Manuel est conçu pour être modifié au fur et à mesure de l’évolution des sujets qu’il traite afin de le maintenir à jour.

    [Les conseils concernant la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et la Directive sur le numéro d’assurance sociale se trouvent principalement dans le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).]

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  • Chapitre 4 – Info Source

    Date de mise à jour : 2022-12-09
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    4.1 Sources des renseignements du Gouvernement fédéral publiées par institutions

    Toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels publient un inventaire de leurs fonds de renseignements ainsi que des détails pertinents sur les collections de renseignements personnels qui relèvent d’eux, conformément au paragraphe 5(1) de la LAI et à l’article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    L’actuel répertoire désigné, tel qu’il est défini par le SCT selon l’article 4.2.15 de la Politique sur la protection de la vie privée, est appelé « Info Source ». Chaque institution doit disposer d’un répertoire et le mettre à jour annuellement, conformément à la section 4.3.22 de la Politique sur l’accès à l’information. Le SCT indexe ces pages de manière centralisée pour en faciliter l’accès au public.

    Ces pages fournissent des renseignements sur les fonctions, les programmes, les activités et les fonds de renseignements connexes des institutions fédérales, y compris une liste à jour des fichiers de renseignements personnels (FRP) des institutions, conformément à l’article 4.2.15 de la Politique sur la protection de la vie privée. Un FRP ne contient pas réellement de renseignements personnels; il décrit plutôt les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par l’institution relativement à une fonction, un programme ou une activité particulière. Les descriptions de FRP publiées et les descriptions d’autres catégories de renseignements détenus par l’institution peuvent aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour demander l’accès à leurs renseignements personnels ou aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la LAI pour faire une demande pour obtenir des documents du gouvernement.

    Tous les renseignements personnels détenus par une institution, dans son système de tenue de dossiers officiel ou ailleurs sous son contrôle, doivent être décrits dans ces pages : soit dans une description du FRP, soit dans une description d’autres catégories de renseignements personnels détenus par l’institution.

    Les renseignements personnels qui relèvent d’une institution doivent être décrits dans un FRP lorsqu’une institution recueille des renseignements personnels qui entrent dans l’une des deux catégories suivantes :

    1. les renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou peuvent être utilisés à des fins administratives, ce que la Loi sur la protection des renseignements personnels définit comme l’utilisation de renseignements personnels dans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement un individu; ou
    2. les renseignements personnels sont organisés ou destinés à être récupérés à partir du nom d’un individu, d’un numéro d’identification, d’un symbole ou de tout autre élément d’identification qui lui est propre. Le numéro d’identification peut comprendre le numéro d’assurance sociale, le Code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou tout autre numéro. Tout autre élément d’identification pourrait comprendre une adresse domiciliaire ou une autre adresse résidentielle.

    Conformément à l’article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels toutes les descriptions de FRP dans le répertoire des fonds de renseignements (mentionné dans la Loi sur la protection des renseignements personnels comme « Index des renseignements personnels ») doivent inclure les éléments suivants :

    • l’identification et la description du fichier, le numéro d’enregistrement qui lui a été attribué par le ministre désigné conformément à l’alinéa 71(1)(b) ainsi qu’une description de la catégorie d’individus sur qui portent les renseignements personnels qui y sont versés,
    • le nom de l’institution gouvernementale de qui le fichier relève,
    • les titre et adresse du fonctionnaire chargé de recevoir les demandes relatives aux renseignements personnels contenus dans le fichier,
    • Un énoncé des fins pour lesquelles les renseignements personnels contenus dans le fichier ont été obtenus ou compilés de même qu’un énoncé des usages compatibles avec ces fins, pour lesquelles les renseignements sont utilisés ou communiqués,
    • Un énoncé des critères qui s’appliquent à la conservation et au retrait des renseignements personnels qui y sont versés,
    • l’indication, le cas échéant, que le fichier a été désigné comme fichier inconsultable selon un décret rendu en vertu de l’article 18 et la mention de la disposition des articles 21 ou 22 sur laquelle s’appuie le décret.

    Alternativement, si des renseignements personnels sont recueillis, mais n’entrent pas dans l’une des deux catégories énumérées ci-dessus, ils doivent être comptabilisés dans une catégorie de renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent aussi être recueillis à des fins non administratives, par exemple, lorsque les institutions effectuent des activités de recherche ou des analyses statistiques. Les renseignements ne sont pas forcément destinés à être récupérés à partir du nom d’un individu ou d’un numéro ou symbole ou tout autre élément d’identification qui lui est propre. Une catégorie de renseignements doit être publiée sur le site « Info Source » et comprendre ce qui suit :

    • une description de la catégorie suffisamment détaillée pour faciliter le droit d’accès en vertu de la présente Loi;
    • les titre et adresse du fonctionnaire de chaque institution fédérale qui est chargé de recevoir les demandes relatives aux renseignements personnels de la catégorie.

    En plus des catégories et des FRP propres à l’institution décrits ci-dessus, il existe deux autres types de FRP :

    1. Les FRP standards sont créés et maintenus par la Division de la protection de la vie privée et des données au sein du SCT. Ils décrivent les renseignements personnels contenus dans les fichiers de la plupart des institutions fédérales afin d’appuyer les services internes communs. Il s’agit notamment des renseignements personnels relatifs à la gestion des ressources humaines, aux voyages, aux communications ministérielles et à d’autres services administratifs.
    2. Les FRP centralisés décrivent les renseignements personnels qui peuvent se trouver dans toutes ou quelques institutions fédérales et sont conservés par un ministère ou un organisme central fédéral, tel que la Commission de la fonction publique, Services publics et Approvisionnement Canada, ou le SCT. Un exemple de FRP central est le FRP du Système des versements et retenues du SCT, SCT PCE 741, qui saisit les données sur la rémunération et les avantages et est utilisé pour la planification, la mise en œuvre, l’évaluation et le suivi des politiques gouvernementales.

    Pour obtenir de plus amples renseignements sur les FRP ou les exigences de publication des « Info Source », veuillez consulter les lignes directrices suivantes :

    1. Exigences en matière de publication en ligne d’Info Source
    2. Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).

    Les particuliers peuvent déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant les publications d’« Info Source ».

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    4.2 Sources de renseignements du gouvernement fédéral publiées par le SCT

    Le paragraphe 5(2) de la Loi sur l’accès à l’information exige que le ministre désigné fasse publier, au moins deux fois par année, un bulletin qui met à jour la publication annuelle et donne d’autres renseignements utiles sur la Loi sur l’accès à l’information. Dans les faits, le bulletin, composé de deux publications, fournit également des renseignements utiles sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    1. La publication intitulée Statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels fournit une compilation annuelle de renseignements statistiques sur les demandes faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu’une perspective historique depuis la promulgation des deux lois. Ceci est étayé par les exigences énoncées à la section 4.3.21 de la Politique sur l’accès à l’information et à la section 4.2.34 de la Politique sur la protection de la vie privée, à savoir fournir au SCT un rapport statistique sur l’administration des lois respectives au sein de l’institution.
    2. La publication intitulée Sommaires des décisions de la Cour fédérale est un résumé annuel des affaires de la Cour fédérale, de la Cour d’appel fédérale et de la Cour suprême du Canada liées aux deux lois.

    Le paragraphe 5(4) de la Loi sur l’accès à l’information exige que le ministre désigné veille à ce que le bulletin soit disponible partout au Canada conformément au principe selon lequel toute personne a droit à un accès raisonnable au bulletin. Ceci est réalisé dans les faits par la publication du bulletin sur la page Web « à l’information et protection des renseignements personnels » du SCT.

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  • Chapitre 7 – Délais

    Date de mise à jour : 2023-09-20
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    7.1 Délai statutaire

    L’article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) oblige le responsable d’une institution fédérale à répondre à une demande de renseignements personnels présentée au titre du paragraphe 12(1) de la Loi dans les 30 jours suivant la réception de la demande, sous réserve de l’article 15 de la Loi. Le responsable d’une institution fédérale doit :

    • aviser par écrit au demandeur si l’accès aux renseignements personnels ou à une partie de ceux-ci lui sera accordé ou non;
    • si l’accès doit être accordé, fournir les renseignements au demandeur ou une partie appropriée de ceux-ci.

    Ceci est réitéré dans les articles 4.1.29 et 4.1.30 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la Directive).

    L’article 4.2.22 de la Politique sur la protection de la vie privée exige que le responsable d’une institution fédérale ou son délégué veille à ce que tous les efforts raisonnables soient déployés pour prêter assistance aux demandeurs afin de fournir des réponses précises, complètes, et en temps utiles aux demandes formulées en vertu de la Loi. En outre, l’article 4.2.6 de la Directive exige que les employés des institutions fédérales déploient tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes dans les délais prescrits par la Loi, y compris les prorogations prises conformément à la Loi. Bien que ces exigences politiques ne modifient pas les délais législatifs, elles imposent un accès rapide aux renseignements personnels.

    7.1.1 Calcul du délai légal

    Le délai de 30 jours prévu à l’article 14 de la Loi s’entend en jours civils, comme le prévoit la Loi d’interprétation. Le délai est calculé à partir du premier jour suivant la réception d’une demande complète de renseignements personnels au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPRP) de l’institution. Si la date limite tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié, la date limite pour la réponse, la prorogation ou toute autre mesure devient le jour suivant, conformément aux articles 26 et 35 de la Loi d’interprétation.

    En cas de prorogation, le délai est calculé à nouveau à compter de la date de réception de la demande plutôt qu’à compter du délai initial.

    Exemple

    Une demande est reçue le 23 novembre. Le 30e jour tombe le samedi 23 décembre. Le jour suivant qui n’est pas un jour férié est le 27 décembre, qui devient la date limite, et l’institution dispose de 34 jours civils pour traiter la demande. Lorsqu’une prorogation de 30 jours est accordée, le nouveau délai est calculé à partir du 23 novembre (30 + 30 jours), et le 60e jour tombe le 22 janvier de l’année civile suivante.

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    7.2 Prolongation des délais

    Le délai de 30 jours prévu à l’article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels est soumis à l’article 15 de la Loi. En particulier, l’alinéa 15 a) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de proroger le délai d’une période maximale de trente jours dans les circonstances suivantes :

    • l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution;
    • les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;

    En outre, l’alinéa 15 b) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de proroger le délai d’une période qui peut se justifier dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert sur support de substitution.

    L’institution n’est pas tenue de consulter ou d’obtenir le consentement du demandeur lorsqu’elle décide de prolonger le délai prévu par la Loi. L’institution est tenue d’examiner les circonstances et le contexte de chaque demande.

    Plus d’une prorogation peut être accordée, à condition que chaque prorogation soit prise dans le délai initial de 30 jours et ne dépasse pas le délai maximal de 30 jours prévu à l’alinéa 15 a).

    Contrairement à la procédure de prorogation prévue par la Loi sur l’accès à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée (le Commissariat) n’est pas en copie carbone dans les avis de prorogation.

    Exemple

    Une institution bénéficie d’une prorogation en vertu du sous-alinéa 15 a) (i) de la Loi le septième jour lorsque le bureau de première responsabilité informe le Bureau de l’AIPRP que la demande porte sur un grand nombre de documents et que la recherche nécessitera de nombreux jours. Une deuxième prorogation est accordée le 15e jour pour permettre la traduction du matériel dans la langue du demandeur.

    Conformément à l’article 4.2.5 de la Directive, les employés des institutions fédérales sont tenus d’aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cette disposition est conforme à l’exigence énoncée à l’article 4.1.20 de la Directive, selon laquelle le responsable de l’institution ou leurs délégués sont tenus d’évaluer, sans retard injustifié, chaque demande reçue en vertu de la Loi afin de déterminer si une prorogation est nécessaire pour le traitement de la demande. Les responsables de l’AIPRP peuvent souhaiter communiquer avec le demandeur s’ils sont informés par le secteur du programme que la demande comporte un grand nombre de pages ou nécessite des consultations. Il peut être possible de restreindre ou de clarifier la portée de la demande pour en faciliter le traitement. Si la demande nécessite une clarification, elle peut être mise en attente. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mises en attente, veuillez consulter le chapitre 6.

    7.2.1 Raisons de l’extension

    a) Sous-alinéa 15a)(i) ‑ Une entrave sérieuse avec les opérations

    Le sous-alinéa 15a)(i) de la Loi prévoit une prorogation si le respect du délai initial constitue une entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution fédérale. Les mots « entrave » et « de façon sérieuse » sont des termes qui peuvent être interprétés en fonction des circonstances et du contexte de chaque demande particulière.

    En règle générale, une entrave avec les activités de l’institution peut être considérée comme sérieuse si le traitement de la demande dans un délai de 30 jours nécessite ce qui suit :

    • un transfert de ressources des activités de l’institution vers le Bureau de l’AIPRP;
    • de monopoliser une part importante des ressources du bureau d’intérêt principal au détriment de ses fonctions essentielles;
    • l’utilisation d’une proportion si élevée des ressources du Bureau de l’AIPRP qu’elle aurait une incidence négative significative sur le traitement d’autres demandes.

    Lors de la rédaction de son rapport annuel au Parlement, une institution devra classer sa prorogation à des fins de rapport dans l’une ou plusieurs des circonstances suivantes :

    • un examen plus approfondi est nécessaire pour déterminer si les renseignements doivent être exemptés en vertu des articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (renseignements croisés);
    • il y a un grand nombre de pages liées à la demande;
    • l’institution fait face à un volume important de demandes;
    • les documents sont difficiles à obtenir.

    Les institutions doivent justifier leur demande de prorogation et démontrer que, compte tenu des circonstances, il aurait été déraisonnable de consacrer le temps et les ressources nécessaires au respect du délai initial. En cas de plainte, le Commissariat peut examiner si une institution a financé de manière adéquate son Bureau de l’AIPRP et les mesures prises par l’institution pour remédier au manque de ressources lorsqu’il évalue la justification de la prorogation.

    Situations d’urgence

    Aucune disposition de la Loi ne permet de proroger les délais prévus par la Loi en cas d’urgence, même dans des situations extraordinaires qui interrompent considérablement les opérations. L’incidence d’une situation d’urgence sur le fonctionnement de l’institution ne peut pas être utilisée comme seule base pour obtenir une prorogation en vertu du sous-alinéa 15a)(i) de la Loi. Toutefois, si le fait de répondre à la demande dans le délai initial risque d’entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution fédérale parce que la situation d’urgence a déjà eu un effet négatif sur le fonctionnement, une prorogation peut être envisagée.

    b) Sous-alinéa 15a)(ii) ‑ Consultations nécessaires

    Aux fins du sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi le terme « consultation » désigne les consultations menées au sein d’une institution fédérale, ou avec d’autres institutions fédérales ou d’autres ordres de gouvernements. Bien que les demandes de renseignements personnels ne contiennent généralement pas de documents confidentiels du Cabinet, ces documents représentent un exemple de cas où une institution peut avoir besoin de prolonger le délai de réponse à une demande.

    Une prorogation en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi peut également être justifiée lorsqu’une institution doit demander un avis juridique pour résoudre des problèmes liés au traitement d’une demande. Toutefois, les prorogations ne doivent pas être considérées comme couvrant le processus d’approbation habituel d’une institution.

    Une bonne pratique consiste également à obtenir, dans la mesure du possible, un délai de réponse convenu de la part de la partie consultée qu’il s’agisse d’une consultation interne ou externe, lorsqu’une prorogation est accordée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi.

    Lors de la rédaction de son rapport annuel au Parlement, une institution devra classer sa prorogation à des fins de rapport dans l’une ou plusieurs des circonstances suivantes :

    • il s’agit de documents confidentiels du Cabinet;
    • la demande nécessite d’importantes consultations avec des organisations externes (telles que des tiers ou des gouvernements provinciaux/territoriaux);
    • la demande nécessite des consultations importantes au sein de l’institution ou avec d’autres institutions fédérales.
    c) Alinéa 15b) ‑ Traduction et conversion

    Une prorogation en vertu de l’alinéa 15b) de la Loi peut être demandée si un délai supplémentaire est nécessaire pour traduire les renseignements ou les convertir dans un format accessible.

    7.2.2 Durée de la prorogation

    Comme indiqué plus haut, l’alinéa 15a) de la Loi permet au responsable d’une institution fédérale de proroger la période initiale d’une période maximale de 30 jours dans certaines circonstances.

    Les prorogations doivent être fondées sur la quantité de travail nécessaire au traitement de la demande et être aussi brèves que possible. Leur durée doit être évaluée au cas par cas, en tenant compte du volume et de la complexité des renseignements pour cette demande en particulier. Cette approche évite de déterminer la durée d’une prorogation en se basant uniquement sur des facteurs prédéterminés, tels que le temps de réponse moyen d’une institution consultée dans le passé. Ils doivent également tenir compte de leur capacité à entreprendre des tâches multiples dans des délais qui se chevauchent, telles que la conduite de consultations et l’examen des renseignements demandés. Les facteurs à prendre en compte pour déterminer la durée d’une prorogation sont indiqués à la section 7.2.3 du présent chapitre.

    La Cour d’appel fédérale a indiqué qu’« une institution fédérale ne peut pas simplement faire valoir l’existence d’une justification législative à l’appui d’une prorogation et énoncer la prorogation retenue. Elle doit s’efforcer de démontrer le lien entre la justification mise de l’avant et la durée de la prorogation qu’elle s’accordeNote de bas de page 1. » Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels n’était pas directement en cause dans cette décision, les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information en cause sont presque identiques à celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les conclusions restent pertinentes. Dans le cas du sous-alinéa 15a)(i), cela signifie qu’il faut démontrer que les travaux nécessaires pour permettre l’accès dans un délai sensiblement inférieur à celui qui est invoqué perturberaient les opérations. Le même type de lien rationnel doit être établi lorsqu’on invoque le sous-alinéa 15a)(ii) en ce qui concerne les consultations nécessaires. Il est important de justifier toute prorogation, quelle qu’en soit la durée, et de noter correctement ces décisions dans le dossier.

    Comme le prévoit l’alinéa 29(1)d) de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée peut recevoir des plaintes des individus qui considèrent la prorogation comme abusive. Si le Commissaire à la protection de la vie privée, après enquête, est d’accord et estime que la prorogation est abusive, la plainte est considérée comme fondée.

    Conformément à l’article 4.1.23 de la Directive, les responsables ou leurs délégués doivent rendre compte du nombre et des raisons des prorogations dans le rapport annuel de l’institution au Parlement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recueille des données statistiques sur la durée des prorogations pour les catégories suivantes :

    • 1 à 15 jours;
    • 16 à 30 jours;
    • 31 jours ou plus.

    L’alinéa 15b) de la Loi concernant la traduction et la conversion fait référence à la prorogation du délai comme étant « une période qui peut se justifier ». Dans chaque cas, le responsable de l’institution ou son représentant délégué doit faire preuve de discernement, car la Loi ne prévoit pas de délai précis, si ce n’est qu’il doit être « justifier ». En conséquence, lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour la traduction ou la conversion des renseignements dans un format accessible, un délai justifiable est accordé. Les institutions doivent envisager de communiquer les renseignements personnels non traduits ou non convertis dès que possible et informer le demandeur que la version traduite ou convertie sera fournie dès qu’elle sera prête.

    Il convient de prendre note que si la prorogation n’est pas suffisante et que l’institution ne complète pas la demande dans le délai imparti, la demande est réputée avoir été refusée en vertu du paragraphe 16(3) de la Loi. Des renseignements sur la présomption de refus sont fournis à la section 7.3 du présent chapitre.

    7.2.3 Procédures

    Il est recommandé de procéder comme suit lorsqu’il s’agit de prorogations :

    • les institutions doivent évaluer toutes les demandes le plus tôt possible après les avoir reçues et, au besoin, donner avis d’une explication écrite au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande de prorogation.

    L’article 4.1.20 de la Directive exige que les responsables ou leurs délégués évaluent, sans retard injustifié, chaque demande reçue en vertu de la Loi afin de déterminer si une prorogation est nécessaire pour le traitement de la demande. Ils doivent être appuyés par les fonctionnaires des institutions gouvernementales, qui sont tenus, en vertu de l’article 4.2.5 de la Directive, d’aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la Loi.

    Les facteurs qui peuvent être pris en compte pour décider de la nécessité d’une prorogation et de sa durée sont notamment les suivants :

    • la portée et la complexité de la demande;
    • le volume des renseignements personnels demandés;
    • le nombre de dossiers à rechercher pour trouver les renseignements personnels demandés et l’endroit où se trouvent les dossiers, s’ils ne sont pas sous forme électronique;
    • le niveau d’interférence avec les activités de l’institution;
    • le nombre et la complexité des consultations nécessaires avec les employés de l’institution et les organisations externes, telles que les bureaux d’intérêt principal, d’autres institutions ou d’autres ordres de gouvernements;
    • si des consultations ou des notifications supplémentaires peuvent être nécessaires en fonction du résultat des consultations entreprises.

    En cas de prorogation au titre du sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi, il est préférable de communiquer avec l’institution, la personne ou l’organisation consultée afin d’obtenir un délai de réponse convenu de la part de l’institution, de la personne ou de l’organisation.

    Si les renseignements personnels demandés concernent une autre institution, une autre organisation ou une autre personne, des consultations ne doivent être entreprises que si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour exercer efficacement le pouvoir discrétionnaire ou si l’institution qui traite la demande a l’intention de communiquer des renseignements potentiellement sensibles, conformément à l’article 4.1.24 de la Directive. Conformément à l’article 4.1.25 de la Directive, les institutions doivent veiller à ce que les demandes de consultation émanant d’autres institutions fédérales soient traitées avec la même priorité que les demandes de renseignements personnels adressés à leur propre institution.

    Une prorogation ne peut être accordée lorsque plus de 30 jours se sont écoulés depuis la réception de la demande.

    1. Si l’accès ne peut être fourni dans le délai légal, l’institution doit informer le demandeur que le délai ne peut être respecté, indiquer quand l’accès sera accordé et informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée au sujet de la prorogation du délai.
    2. Lorsque les demandes contiennent des renseignements similaires ou connexes et sont adressées à plusieurs institutions, les renseignements à caractère personnel doivent être soigneusement examinés afin de veiller à ce que, si des caviardages sont appliqués, ils le soient de façon uniforme dans toutes les demandes.
    3. Les demandes doivent demeurer ouvertes jusqu’à ce que toutes les consultations aient été reçues et qu’un avis officiel, comme il est indiqué à la section 7.2.4 du présent chapitre, ait été fourni au demandeur.

    Exemple

    Une institution détient des renseignements personnels qui portent sur plusieurs institutions, tels que des renseignements personnels relatifs à une question de sécurité sensible faisant l’objet d’une enquête et concernant Sécurité publique Canada, la Gendarmerie royale du Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité. La demande comporte un total de 750 pages.

    L’institution informe par écrit le demandeur que la demande est prorogée de 30 jours en vertu du sous-alinéa 15a)(i) ‑ entrave de façon sérieuse au fonctionnement (grand nombre de pages), et du sous-alinéa 15a)(ii) ‑ consultations nécessaires (consultations avec d’autres institutions fédérales) et indique la nouvelle date d’échéance législative pour la réponse.

    Les demandes antérieures peuvent être utilisées pour déterminer le temps nécessaire au traitement de la demande. L’institution peut avoir une idée, par exemple, du temps qui est normalement requis pour mener à bien ce type de consultation avec cette institution précise ou pour ce volume de documents. Cela dit, les demandes antérieures, si elles sont utilisées, ne doivent pas constituer le seul facteur décisif, mais plutôt faire partie d’un ensemble de critères d’évaluation qui prennent également en compte le volume et la complexité des renseignements en question. Dans le scénario ci-dessus, l’institution a besoin d’un délai de traitement supplémentaire en raison du volume de la demande. L’institution doit également recevoir des renseignements supplémentaires de la part des institutions consultantes sur l’état d’avancement de l’enquête et savoir si la divulgation de ces renseignements serait préjudiciable à la conduite de ses activités. Bien que la demande ne soit pas identique, des demandes similaires ont pris 20 jours aux autres institutions, et l’analyste d’AIPRP affecté à la demande a confirmé le délai de traitement avant l’envoi de la consultation. Ces 20 jours, combinés au grand nombre de pages, amènent l’analyste d’AIPRP à penser qu’un délai supplémentaire de 30 jours est nécessaire pour répondre à la demande.

    7.2.4 Avis au demandeur

    Lorsque, sur la base des facteurs identifiés à la section 7.2.3 du présent chapitre, une institution proroge le délai, l’article 15 de la Loi exige que l’institution notifie par écrit la prorogation au demandeur dans le délai initial de 30 jours. Pour satisfaire à cette exigence, les éléments nécessaires à cet avis sont décrits aux articles 4.1.20 à 4.1.23 de la Directive. Les institutions doivent évaluer sans retard injustifié toutes les demandes d’accès reçues et, si une prorogation est nécessaire pour traiter une demande, en aviser le demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

    Des lettres types sont offertes à l’annexe A du présent Manuel. Si une institution choisit de rédiger sa propre lettre, elle doit contenir les éléments suivants :

    • une explication écrite au demandeur des raisons de la prorogation;
    • la durée de la prorogation en cas de prorogation au titre de l’article 15 de la Loi;
    • un avis du droit de déposer une plainte au sujet de la prorogation auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (alinéa 29(1)d) de la Loi).

    Si plus d’une prorogation est demandée, l’institution a la possibilité d’en informer le demandeur dans le même avis ou sous pli séparé.

    Modèles d’explications écrites concernant les retards dans le traitement des demandes de renseignements personnels

    Les modèles d’explications suivants sont fournis à titre de ressource. Les institutions sont encouragées à utiliser ces modèles d’explications pour la correspondance avec les demandeurs ou de les adapter selon leurs besoins. Même si ces modèles d’explications ont été utilisés, les responsables d’institutions restent responsables de veiller à ce que toute prorogation relève de raisons prévues à l’article 15 de la Loi. De plus, l’utilisation du modèle d’explications n’altère aucunement le droit des demandeurs de présenter une plainte auprès du Commissariat.

    Circonstances Explication écrite proposée Article de la Loi sur la protection des renseignements personnels

    Un examen plus approfondi est nécessaire pour déterminer si les renseignements doivent être exemptés en vertu des articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car les dossiers contenant vos renseignements personnels comprennent également d’autres renseignements confidentiels. Nous devrons examiner les dossiers pour protéger la vie privée d’autrui et pour protéger les autres renseignements qui ne peuvent pas être communiqués.

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

    15a)(i)

    La demande vise un nombre important de documents

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car la demande vise un nombre important de documents. Nous devrons trouver, recueillir et examiner un nombre important de documents.

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

    15a)(i)

    L’institution reçoit un grand volume de demandes

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande en raison d’un volume inhabituel de demandes auprès de notre institution.

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

    15a)(i)

    Les documents sont difficiles à obtenir

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande étant donné que certains des dossiers que vous avez demandés sont actuellement difficiles à obtenir, car [ils ont été archivés, les registres sont en entreposage, les dossiers ne sont pas disponibles par voie électronique, les documents sont stockés dans des bandes de sauvegarde, nous devons compiler les dossiers provenant de plusieurs sites, ou votre demande porte sur une période de temps importante].

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

    15a)(i)

    La demande nécessite des recherches auprès d’organismes externes

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons consulter des organismes externes, tels que les gouvernements provinciaux ou territoriaux.

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    15a)(ii)

    La demande nécessite des consultations exhaustives au sein de l’institution ou avec d’autres institutions fédérales

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons consulter au sein de notre institution ou avec d’autres institutions fédérales.

    La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    15a)(ii)

    La demande exige une traduction ou une conversion

    Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons procéder à une traduction des documents demandés ou convertir les documents dans un autre format afin de faciliter votre accès à vos renseignements personnels.

    La présente prorogation est prévue à l’alinéa 15b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    15b)
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    7.3 Présomption de refus

    Le paragraphe 16(3) de la Loi stipule que lorsqu’une institution fédérale ne donne pas accès à des renseignements personnels dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la durée de la prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

    Pour plus de clarté, si aucune prorogation n’a été accordée en vertu de l’article 15 de la Loi et qu’aucune réponse n’a été fournie, l’institution est réputée avoir refusé l’accès le 31e jour suivant la réception de la demande (sauf s’il s’agit d’un jour de fin de semaine ou d’un jour férié). Si une prorogation a été accordée, une institution est réputée avoir refusé l’accès si elle n’a pas répondu à la fin du délai prolongé.

    Lorsqu’une demande est en état de présomption de refus, le demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissariat concernant le refus d’accès. Sur une question connexe à la Loi sur l’accès à l’information, les conséquences possibles d’une présomption de refus ont été examinées par la Cour d’appel fédérale dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (ministre de la Défense nationale), Dossier A-785-96. La Cour a estimé qu’une fois qu’une demande est réputée avoir été refusée, le Commissaire a le pouvoir de mener une enquête pour déterminer le bien-fondé du refus d’accès. La Cour a déclaré ce qui suit :

    En l’espèce, le Commissaire aurait pu, dès le défaut de l’institution de respecter le délai, entreprendre son enquête comme s’il y avait eu refus réel. Il dispose, en effet, de pouvoirs d’enquête tels qu’il peut, en début d’enquête, contraindre l’institution à exposer les raisons de son refus. Dans la décision Statham c. Société Radio-Canada, 2010 CAF 315 la Cour d’appel fédérale a confirmé qu’il n’y a pas de distinction entre un véritable refus et un refus présumé.

    Dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Défense nationale) 2015 CAF 56, la Cour d’appel fédérale a déclaré que la validité d’une prorogation pour répondre à une demande de renseignement peut faire l’objet d’un contrôle judiciaire.

    Lorsqu’une demande est réputée avoir été refusée, l’institution n’a pas renoncé à son droit de refuser la divulgation et doit continuer de traiter la demande et de fournir une réponse au demandeur. Dans la décision Murchison c. Exportation et développement Canada, 2009 CF 77, la Cour a conclu que les renseignements ne devaient pas « être communiqués simplement parce que l’institution n’a pas invoqué l’exemption dans le délai de 30 jours ».

    Le chapitre 12 du présent manuel contient des renseignements supplémentaires sur l’effet de la présomption de refus.

    Bien que ces décisions ne portent pas directement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, les conclusions portent sur la Loi sur l’accès à l’information, qui est étroitement liée, et les dispositions en cause sont semblables à celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur le même sujet.

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  • Chapitre 8 – Demande de correction et annotation

    Date de mise à jour : 2023-09-20

    8.1 Demande de correction et annotation

    Le paragraphe 12(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) prévoit qu’une personne à qui l’on a donné accès, en vertu de l’alinéa 12(1)a) de la Loi, à des renseignements personnels qui ont été utilisés, sont utilisés ou peuvent être utilisés à des fins administratives peut demander la correction des renseignements personnels lorsque la personne croit qu’il y a une erreur ou une omission.

    L’article 11 du Règlement décrit les procédures à suivre par le demandeur et les institutions fédérales, comme cela est expliqué à la section 8.4 de ce chapitre.

    Des informations sur les demandes de suppression de renseignements personnels peuvent être consultés dans le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à être publié). Les institutions peuvent souhaiter consulter leurs responsables de la gestion des documents pour obtenir des conseils sur les renseignements qui doivent être conservés ou transférés à Bibliothèque et Archives Canada et sur les renseignements qui peuvent être détruits.

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    8.2 Exigences de la politique

    8.2.1 Responsabilités des responsables d’institutions fédérales ou de leurs délégués

    Les responsabilités des responsables d’institutions fédérales ou à leurs délégués en ce qui concerne la correction et l’annotation des renseignements personnels sont les suivantes :

    • En vertu de la section 4.2.25 de la Politique sur la protection de la vie privée, d’établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes en vertu de la Loi. Cela vaut tant pour les demandes d’accès que pour les demandes de correction;
    • En vertu de la section 4.1.32 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive), d’établir un processus assurant que toutes demandes de correction et toutes actions ultérieures soient effectuées conformément au Règlement sur la protection des renseignements personnels et soient documentées;
    • En vertu de la section 4.1.33 de la directive, documenter toute correction ou annotation apportée aux renseignements personnels de manière à en assurer la récupération et l’utilisation à chaque fois que les renseignements personnels originaux sont utilisés à des fins administratives;
    • En vertu de la section 4.1.34 de la directive, d’aviser les personnes et tout organisme des secteurs public et privé qui utilisent les renseignements à des fins administratives de toute correction ou annotation apportée aux renseignements personnels;
    • En vertu de la section 4.1.35 de la directive, d’aviser les demandeurs de leur droit de porter plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée dans les cas de demande de correction de renseignements personnels.

    Il est recommandé que les procédures de traitement des demandes de correction soient mises à la disposition du public.

    8.2.2 Responsabilités des cadres et des hauts fonctionnaires

    La Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée attribue les responsabilités suivantes liées à la correction des renseignements personnels aux cadres et hauts fonctionnaires qui gèrent des programmes ou des activités comprenant la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels :

    • En vertu de la section 4.2.10.5, d’aviser les individus dont les renseignements personnels sont recueillis directement de leur droit de demander la correction de leurs renseignements personnels en vertu de la Loi;
    • En vertu de la section 4.2.19, de veiller à ce que les personnes aient la possibilité, dans la mesure du possible, de corriger des renseignements personnels inexacts avant toute prise de décision susceptible d’avoir une incidence sur elles;
    • En vertu de la section 4.2.28.3, d’assurer, lorsque des renseignements personnels sont transférés hors de l’autorité d’une institution fédérale à la suite de la cession ou de la privatisation d’un programme ou d’une activité, que les droits des individus d’accéder à leurs renseignements personnels et de les corriger sont maintenus après le transfert.
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    8.3 Décision d’accorder ou de refuser la demande de correction

    La décision d’accorder ou de refuser une demande de correction est prise au cas par cas.

    La demande est généralement acceptée lorsque les renseignements personnels consistent en des renseignements factuels fournis à l’origine par la personne concernée, ou lorsque la personne fournit des preuves documentaires à l’appui de la correction.

    Lorsque la correction aura une incidence sur une décision administrative concernant la personne (par exemple, son admissibilité à une prestation), la preuve documentaire fournie à l’appui de la correction devrait être la même que la preuve requise lorsque les renseignements ont été initialement recueillis.

    En règle générale, une demande de correction d’opinion est généralement acceptée si le demandeur était à l’origine de l’opinion et que l’opinion ne concerne aucune autre personne. En général, aucune correction n’est apportée aux opinions formulées par d’autres personnes au sujet du demandeur, sauf s’il existe des raisons de soupçonner la fiabilité de la source de l’opinion ou si le demandeur a établi que l’opinion originale était fondée sur des renseignements incorrects. Lorsque ce n’est pas le cas, la personne est informée de la difficulté à réévaluer le bien-fondé d’une opinion et une annotation est rédigée donnant l’avis du demandeur à ce sujet.

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    8.4 Procédures

    Comme il a été mentionné précédemment, l’article 11 du Règlement décrit les procédures à suivre par le demandeur et par les institutions fédérales, que cette section décrit.

    8.4.1 Procédures que le demandeur doit suivre

    À la suite de la réception de sa demande en vertu de l’alinéa 12(1)(a), le demandeur doit transmettre une demande de correction subséquente à l’agent approprié de l’institution fédérale de qui relèvent les renseignements personnels. Le demandeur peut remplir un Formulaire de demande de correction de dossier (TBS/SCT 350-11) à l’égard de chaque fichier de renseignements personnels contenant les renseignements à corriger, ou peut envoyer une lettre signée contenant tous les renseignements demandés dans le formulaire. Le demandeur doit inclure des copies des preuves documentaires qui peuvent être utilisées pour établir la validité de la correction demandée, y compris en citant le numéro de dossier de la demande de renseignements personnels précédemment traitée.

    8.4.2 Procédures que l’institution fédérale qui a reçu la demande de correction doit suivre

    Lorsque la demande de correction est accordée, le responsable de l’institution fédérale doit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande :

    • Aviser le demandeur que la correction a été apportée;
    • Aviser toute personne ou tout organisme à qui l’information a été divulguée dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction que la correction a été apportée;
    • Aviser le fonctionnaire compétent de toute autre institution fédérale à laquelle les renseignements ont été divulgués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction que la correction a été apportée et que le fonctionnaire est tenu d’apporter la correction sur chaque copie des renseignements personnels qui relèvent de cette institution.

    L’avis au demandeur devrait inclure une liste des personnes, organismes et institutions fédérales qui ont été avisés de la correction apportée.

    Lorsqu’une demande de correction est refusée en tout ou en partie, le responsable de l’institution fédérale doit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande :

    • Joindre une annotation aux renseignements personnels indiquant qu’une correction a été demandée, mais qu’elle a été refusée en tout ou en partie;
    • Aviser le demandeur :
      • que la demande de correction a été refusée en tout ou en partie et donner les raisons du refus,
      • qu’une annotation indiquant qu’une correction a été demandée et refusée en tout ou en partie a été jointe aux renseignements personnels,
      • que le demandeur a directement, en vertu de la Loi, le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée;
    • Aviser toute personne ou tout organisme à qui les renseignements personnels ont été communiqués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction qu’une annotation a été jointe aux renseignements personnels;
    • Aviser le fonctionnaire compétent de toute autre institution fédérale à laquelle les renseignements ont été divulgués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction qu’une annotation a été jointe aux renseignements personnels et que le fonctionnaire est tenu de joindre cette annotation à chaque copie des renseignements personnels relevant de cette institution.

    L’avis au demandeur doit inclure une liste des personnes, organismes et institutions fédérales qui ont été avisés de l’ajout de l’annotation.

    8.4.3 Procédures qu’une institution fédérale qui reçoit un avis qu’une correction a été apportée ou refusée en tout ou en partie doit suivre

    Lorsqu’une institution fédérale reçoit un avis d’une autre institution fédérale indiquant qu’une correction ou une annotation a été apportée, l’institution qui reçoit l’avis doit corriger ou annoter sans délai chaque copie des renseignements personnels qui relèvent de l’institution.

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    8.5 Intégrer des corrections et des annotations

    Dans de nombreux cas, des corrections peuvent être apportées en modifiant les renseignements particuliers d’un dossier; des notations peuvent également être faites en ajoutant au dossier. Dans les cas où cela n’est pas possible (par exemple, certains dossiers électroniques), la méthode acceptée consiste à stocker la correction ou l’annotation de manière à ce qu’elle soit récupérée avec les renseignements d’origine (par exemple, un indicateur sur un fichier électronique ou un avis joint à un dossier papier). Dans tous les cas, les corrections et les annotations doivent être stockées de manière à garantir leur récupération et leur utilisation chaque fois que les renseignements personnels originaux sont utilisés à des fins administratives.

    Les institutions devraient incorporer des corrections ou des annotations d’une manière qui sera vue et donc utilisée par la personne qui doit prendre une décision au sujet d’un individu. Cela comprend la notification aux personnes et aux organismes privés ou publics qui utilisent les renseignements pour prendre une décision concernant la personne concernée. En d’autres termes, quelle que soit la méthode utilisée, la correction ou l’annotation doit pouvoir être récupérée de manière simple.

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  • Chapitre 13 – Infractions et immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales

    Date de mise à jour : 2023-09-20
    Renvoi au manuel de l’accès à l’information

    Ce chapitre explique l’infraction d’entrave au travail du Commissaire à la protection de la vie privée, la protection contre les poursuites civiles et l’inadmissibilité des dépositions présentées dans le cadre du processus de plainte.

    13.1 Article 68 ‑ Entrave à l’action du Commissaire à la protection de la vie privée

    En vertu de l’article 68 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi), toute personne qui entrave l’action du Commissaire à la protection de la vie privée ou de toute personne agissant au nom ou sous la direction du Commissaire dans l’exercice des pouvoirs et fonctions du Commissaire en vertu de la Loi est coupable d’une infraction et passible, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, d’une amende ne dépassant pas 1 000 $. À ce jour, aucune personne n’a été condamnée à une amende au titre de l’article 68.

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    13.2 Protection contre les procédures civiles ou les poursuites judiciaires

    Nonobstant toute autre Loi du Parlement, en vertu de l’article 74 de la Loi, le responsable d’une institution fédérale et toute personne agissant en son nom ou sous sa direction bénéficient d’une protection contre les poursuites civiles ou pénales, et la Couronne ou toute institution fédérale bénéficient d’une protection contre les poursuites, en ce qui concerne les éléments suivants :

    • communication de renseignements personnels de bonne foi dans le cadre de la Loi;
    • toute conséquence découlant de cette communication;
      ou
    • ayant fait preuve de la diligence nécessaire, ils n’ont pu donner les avis prévus par la présente Loi.

    L’article 74 a été expressément examiné dans Gauthier c. Canada (ministre de la Consommation et des Corporations) (1992) 58 F.T.R. 161Note de bas de page 1. La Cour fédérale a indiqué que la Loi sur la protection des renseignements personnels était structurée de manière à prévoir un droit de contrôle juridictionnel en ce qui concerne les refus d’accès aux renseignements. Toutefois, il y est indiqué que « la Loi [sur la protection des renseignements personnels] interdit expressément aux plaignants d’intenter une action régulière en dommages-intérêts pour négligence ». Dans l’affaire Canada c. M. Untel, 2016 CAF 191 la Cour d’appel fédérale a noté que les communications qui sont protégées sont celles qui sont faites en vertu de la Loi. Il peut s’agir d’une réponse à une demande de renseignements personnels. L’article 74 ne s’applique pas nécessairement à une action qui n’est pas fondée sur la Loi.

    Néanmoins, l’article 74 ne devrait pas créer une immunité absolue. Les institutions doivent consulter leurs propres services juridiques pour obtenir de plus amples renseignements.

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    13.3 Compétence de la Cour en vertu de l’article 41

    L’article 41 de la Loi engage la Cour fédérale à examiner de novoNote de bas de page 2 les refus de communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi. Pour qu’une personne puisse se prévaloir de ce droit, l’article 41 exige qu’une plainte soit d’abord déposée et examinée par le Commissaire à la protection de la vie privée. Ceci a été réitéré dans l’affaire Cumming c. Canada (Gendarmerie royale du Canada), 2020 CF 271. Comme l’indique la décision de la Cour fédérale Connolly c. Société canadienne des postes (2000), 197 F.T.R. 161, conf. 2002 CAF 50 le seul recours que la Cour fédérale peut ordonner se trouve aux articles 48 et 49 de la Loi et consiste à ordonner la communication lorsque celle-ci a été refusée en violation de la Loi.

    D’autres décisions de la Cour fédérale dont la conclusion est semblable comprennent Murdoch c. Gendarmerie Royale du Canada, 2005 CF 420, Lavigne c. Canada (Commission des droits de la personne), 2011 CF 290, Frezza c. Canada (Défense Nationale), 2014 CF 32 et Canada (Sécurité publique et Protection civile) c. Gregory, 2021 CAF 33.

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    13.4 Inadmissibilité des preuves fournies au cours de la procédure de plainte

    Le paragraphe 34(3) de la Loi prévoit que les preuves fournies au cours d’une enquête par un fonctionnaire d’une institution fédérale ou par toute autre personne impliquée dans la plainte ne sont pas admissibles comme preuves contre le fonctionnaire ou la personne devant un tribunal ou toute autre procédure, sauf dans le cas :

    • d’une poursuite pour une infraction visée à l’article 131 du Code criminel (parjure) en ce qui concerne une déclaration faite en vertu de la Loi;
    • d’une poursuite pour une infraction visée à l’article 68 de la Loi (entrave);
    • d’un recours devant la Cour fédérale en vertu de la Loi, ou dans le cadre d’un recours résultant d’un tel recours.

    Bien qu’il existe une présomption de véracité, les fonctionnaires peuvent et seront appelés à démontrer et à justifier leurs déclarations et leur témoignage sous serment dans les circonstances susmentionnées. Les services juridiques de l’institution ou une autre représentation juridique peuvent les guider tout au long de la procédure.

    Les éléments de preuve présentés dans le cadre d’une enquête menée par le Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de la Loi ne seraient pas admissibles dans d’autres procédures que celles énumérées ci-dessus.

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  • Chapitre 14 – Surveillance et établissement de rapports

    Date de mise à jour : 2023-09-20
    Renvoi au manuel de l’accès à l’information

    14.1 Rapports annuels

    L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l’administration de la Loi au sein de son institution au cours de la période comprise entre le 1er avril de l’année précédente et se terminant le 31 mars de l’année en cours. Le rapport doit être déposé devant le Sénat et la Chambre des communes dans les 15 premiers jours de séance de cette Chambre après le 1er septembre de l’année au cours de laquelle le rapport est préparé.

    Les institutions doivent préparer des rapports annuels distincts et séparés pour la Loi sur l’accès à l’information et pour la Loi sur la protection des renseignements personnels conformément aux instructions émises annuellement par la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) conformément à la section 4.2.32 de la Politique sur la protection de la vie privée (la Politique). Toutefois, les deux rapports peuvent être déposés sous la même couverture.

    Les rapports annuels visent à rendre compte des actions et des décisions des institutions dans leur administration de la Loi. Tous les rapports annuels sont renvoyés au comité permanent désigné par le Parlement pour examiner l’administration de la Loi. Les institutions peuvent être invitées à comparaître devant le comité pour expliquer leur rendement en matière de réponse aux demandes de renseignements personnels.

    Les institutions doivent fournir une copie électronique de leur rapport annuel dans les deux langues officielles au SCT et au Commissaire à la protection de la vie privée, comme l’exige la section 4.2.33 de la Politique.

    L’information contenue dans les rapports est incluse dans un rapport agrégé préparé par le SCT qui fournit une perspective pangouvernementale sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

    En vertu des articles 38 et 39 de la Loi, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada prépare également un rapport annuel au Parlement sur les activités de son bureau au cours de l’exercice financier, et peut présenter des rapports spéciaux au Parlement.

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    14.2 Rapports statistiques

    De plus, les institutions fédérales soumettent au SCT des rapports statistiques annuels sur l’administration de la Loi et de ses règlements d’application. Ces rapports statistiques sont également inclus dans le rapport annuel de l’institution. Des rapports statistiques complétés [Formulaire pour le Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information (TBS/SCT 350-62) et Formulaire pour le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels (TBS/SCT 350-63)] doivent figurer dans les rapports annuels de chaque institution.

    Les institutions doivent fournir leur rapport statistique avec leur rapport annuel au SCT, comme l’exige la section 4.2.34 de la Politique.

    Le SCT établit des définitions et émet chaque année des directives précises aux institutions sur la façon de compiler les rapports annuels et statistiques. En raison des expériences uniques des institutions, aucun format unique ne peut répondre aux besoins de toutes les institutions fédérales. Par conséquent, bien que les exigences en matière de rapports déterminées par le SCT doivent être satisfaites, les institutions peuvent structurer leurs rapports annuels et statistiques comme elles le jugent approprié et ajouter des renseignements pour refléter leurs réalisations et leurs défis particuliers.

    Afin de favoriser l’accessibilité et la transparence, les institutions doivent publier leurs rapports annuels sur leurs sites Web.

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    14.3 Surveillance de la conformité à la Politique

    Les responsables des institutions ou leurs délégués sont responsables de surveiller la conformité des institutions à la Politique et à ses instruments de soutien, conformément à la section 4.2.29 de la Politique et à la section 4.1.37 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la Directive). S’ils déterminent qu’il y a un problème de conformité à la Politique, ils doivent prendre les mesures correctives appropriées pour régler le problème, conformément à la section 4.2.30 de la Politique, et informer le SCT de tout problème important en temps opportun, conformément à la section 4.2.31 de la Politique.

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    14.4 Surveillance des renseignements fréquemment demandés

    Bien que les demandes de renseignements personnels devraient toujours être un moyen pour une personne d’accéder à ses renseignements personnels détenus par une institution fédérale, il peut y avoir d’autres moyens qui pourraient être mis à la disposition des bénéficiaires de programmes gouvernementaux. Les responsables d’institution ou leurs délégués sont responsables d’envisager d’autres moyens de rendre l’information gouvernementale accessible. Conformément à la section 4.2.28 de la Politique et à la section 4.1.36 de la Directive, les institutions doivent examiner la nature des demandes reçues et évaluer la possibilité de rendre disponibles par d’autres moyens les types de renseignements fréquemment demandés. Cela pourrait inclure l’offre de nouveaux portails de service à la clientèle ou de courriels automatisés aux demandeurs pendant le traitement des demandes. Des communications efficaces pourraient aider soit à réduire le nombre de demandes de renseignements personnels, soit à affiner le type de renseignements recherchés par les demandeurs.

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