Manuel des demandes de renseignements personnels

De : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Manuel des demandes de renseignements personnels se veut un outil de référence pour aider les professionnels de l’AIPRP à interpréter et à administrer les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et le Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) concernant les demandes d’accès à des renseignements personnels, et pour satisfaire aux exigences correspondantes décrites dans les instruments de politique sur la protection des renseignements personnels du SCT relatifs à la Loi et au Règlement.

Les chapitres de ce Manuel seront publiés à mesure qu’ils seront complétés. Les coordonnateurs de l’AIPRP peuvent adresser toute question ou tout commentaire au sujet du Manuel à la Division de la protection de la vie privée et des données responsables.

Dans cette page

Avant-propos
Chapitre 1 – Introduction
Chapitre 2 - Rôles et responsabilités
Chapitre 3 – Définitions (en cours d’élaboration)
Chapitre 4 – Info Source
- 4.1 Sources de renseignements fédéraux
- 4.2 Les bulletins
Chapitre 5 — Droit d’accès
Chapitre 6 – Traitement des demandes
Chapitre 7 – Délais
Chapitre 8 – Demande de correction et annotation
Chapitre 9 : Exceptions — Généralités
Chapitre 10 – Exceptions particulières
Chapitre 11 – Exclusions
Chapitre 12 — Enquêtes et révisions
Chapitre 13 – Infractions et immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales
Chapitre 14 – Surveillance et établissement de rapports
Annexe A – Modèles de lettres

Avant-propos

Date de mise à jour : 2023-09-20
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Le Manuel de demande d’accès à des renseignements personnels (le Manuel) a été créé par la Division de la vie privée et des données responsables du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le SCT). Il remplace les sections (archivées) du Manuel du Conseil du Trésor : Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels qui portaient sur l’accès aux renseignements personnels.

Ce Manuel se veut un outil de référence pour aider les professionnels de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) à interpréter et à administrer les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et le Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) concernant les demandes d’accès à des renseignements personnels, et pour satisfaire aux exigences correspondantes décrites dans les instruments de politique sur la protection des renseignements personnels du SCT relatifs à la Loi et au Règlement.

La Loi donne aux personnes le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels relevant d’une institution fédérale ainsi que le droit de demander la correction de leurs renseignements personnels. [La Loi énonce également les obligations des institutions fédérales concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels qu’elles détiennent. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces obligations, veuillez consulter le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).]

Les chapitres du Manuel seront publiés au fur et à mesure qu’ils seront complétés. Ce Manuel est évolutif et peut être modifié à mesure que les sujets qu’il couvre évoluent. À ce titre, nous vous invitons à consulter le Manuel régulièrement. Bien qu’il ne vise pas à fournir un compte rendu exhaustif des approches et des situations, nous espérons qu’il s’avérera être un outil de référence précieux pour l’administration de la Loi.

Le Manuel est uniquement disponible en version électronique sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Si vous avez des questions au sujet du Manuel, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’AIPRP de votre institution. Si une interprétation du Manuel est nécessaire, le coordonnateur/la coordonnatrice de l’AIPRP peut envoyer un courriel à la Division de la vie privée et des données responsables du SCT.

Les informations contenues dans ce Manuel fournissent des conseils généraux aux institutions fédérales pour l’administration de la Loi en ce qui concerne l’accès aux renseignements personnels. Veuillez consulter l’unité des services juridiques de votre institution pour tout avis juridique concernant l’interprétation de la Loi.
Chapitre 1 – Introduction

Date de mise à jour : 2024-12-09
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1.1 La Loi

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) est entrée en vigueur le 1^er juillet 1983. La LPRP est une loi d’application générale, c’est-à-dire qu’elle s’applique généralement, à moins qu’une autre loi n’indique clairement le contraire. Comme l’a reconnu l’arrêt Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles), 2002 CSC 53, la LPRP est de nature quasi constitutionnelle. Les lois quasi constitutionnelles expriment des valeurs fondamentales et prévalent généralement sur d’autres lois incompatibles.

L’article 2 de la LPRP énonce qu’elle a pour objet « de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent ».

La LPRP s’applique aux renseignements personnels tels que définis à l’article 3 de la LPRP. Ce manuel fournit des conseils sur les éléments de la LPRP qui se rapportent au droit d’une personne de demander l’accès aux renseignements personnels la concernant et, par la suite, de demander leur correction.

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1.2 Institutions gouvernementales assujetties à la Loi

Toutes les institutions gouvernementales énumérées à l’annexe de la LPRP et toutes les sociétés d’État mères et les filiales en propriété exclusive de ces sociétés, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont soumises aux dispositions de la LPRP. Ces institutions sont également soumises à la Politique sur la protection de la vie privée et les instruments de politique connexes.

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1.3 Instruments de politique

L’alinéa 71(1)d) de la LPRP exige que le président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné, prépare des directives et des lignes directrices concernant l’application de la LPRP et du Règlement. Ces directives et lignes directrices doivent être distribuées aux institutions fédérales. À noter, le paragraphe 71(2) de la LPRP exige que le gouverneur de la Banque du Canada remplisse cette exigence pour la Banque du Canada.

Le SCT a publié quatre instruments de politique qui contiennent des exigences obligatoires relatives à la LPRP. Celles-ci comprennent une politique et trois directives, à savoir la Politique sur la protection de la vie privée, la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la Directive sur le numéro d’assurance sociale, et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels. Les instruments de politique qui contiennent des exigences relatives aux demandes d’accès aux renseignements personnels et de correction de ceux-ci sont les suivants :
- La Politique sur la protection de la vie privée impose des obligations particulières aux responsables d’institutions fédérales ou à leurs délégués. L’un de ses objectifs est que les Canadiens et les Canadiennes sont convaincus qu’ils peuvent accéder à leurs renseignements personnels qui relèvent des institutions fédérales.
- La Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels établit des pratiques et des procédures de traitement des demandes d’accès aux renseignements personnels et des demandes de correction des renseignements personnels.
Les avis de mise en œuvre fournissent des conseils sur l’interprétation et l’application de la Loi sur l’accès à l’information, de la LPRP et de leurs instruments de politique connexes.

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1.4 Objectifs et structure

Le manuel contient des lignes directrices pour aider les institutions fédérales à administrer la législation et à respecter les exigences des politiques lorsqu’elles répondent à des demandes de renseignements personnels. Il s’agit d’un guide détaillé qui explique les exigences de la LPRP, du Règlement et des instruments de politique connexes. Il contient également des conseils de politiques, des interprétations pratiques et des meilleures pratiques. Le cas échéant, la jurisprudence pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits.

Comme cela est indiqué dans l’avant-propos, le manuel est conçu pour être modifié au fur et à mesure de l’évolution des sujets qu’il traite afin de le maintenir à jour.

[Les conseils concernant la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et la Directive sur le numéro d’assurance sociale se trouvent principalement dans le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).]

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Chapitre 2 – Rôles et responsabilités

Date de mise à jour : 2024-12-09
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Ce chapitre présente un aperçu des rôles et des responsabilités des instances suivantes :

les ministres désignés;
le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et le ministère de la Justice du Canada;
le Bureau du Conseil privé;
les coordinateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP);
le commissaire à la protection de la vie privée du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP);
la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada;
les Commissions parlementaires.

Ce chapitre contient également des renseignements permettant de comprendre les rôles et les responsabilités conférés par la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) et les instruments de politique aux responsables d’institutions fédérales et à leurs délégués, aux bureaux de l’AIPRP, aux employés et aux autres fonctionnaires.

2.1 Les principaux acteurs

2.1.1 Ministres désignés

Conformément à la définition de « Ministre désigné » figurant à la l’article 3 de la LPRP, le gouverneur en conseil a pris un règlement en vertu de la LPRP Désignation du ministre de la Justice et du président du Conseil du Trésor comme ministres chargés de l’application de certains articles de la Loi. Chaque ministre désigné est chargé de recommander des modifications à leurs articles respectifs du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement).

Les responsabilités des ministres désignés conférées par la LPRP sont résumées ci-dessous.

Rôles et responsabilités

Le ministre de la Justice est le ministre désigné pour les domaines suivants :

désigner le responsable d’une institution fédérale par décret (alinéa b)) de la définition de « responsable » à l’article 3);
étendre le droit d’accès par décret (paragraphe 12(3));
proposer au gouverneur en conseil, conformément au paragraphe 77(1), des règlements pour :

préciser les institutions fédérales ou parties d’institutions fédérales aux fins de l’alinéa e) de la définition « renseignements personnels » à l’article 3 (alinéa a)),
préciser les organismes d’enquête aux fins de l’alinéa 8(2)e) et des articles 22 et 23 (alinéa d)),
spécifier les personnes ou les organismes aux fins de l’alinéa 8(2)h) (alinéa g)),
spécifier les catégories d’enquête aux fins de l’alinéa 22(3)c) (alinéa g));

ajouter, remplacer ou supprimer les organismes gouvernementaux dans l’annexe de la LPRP (paragraphe 77(2)).

Le président du Conseil du Trésor agit à titre de ministre désigné pour toutes les autres fins de la LPRP. En particulier, en ce qui concerne l’accès aux renseignements personnels :

Comme indiqué au paragraphe 71(1) :
prescrire les formulaires qui peuvent être nécessaires à l’application de la LPRP et ses règlements;
veiller à ce que des directives et des lignes directrices soient élaborées et diffusées concernant l’application de la LPRP;
prescrire la forme et le contenu des rapports au Parlement.
Fournir au gouvernement et au public des services relatifs à l’application de la LPRP (article 71.1).
Proposer au gouverneur en conseil, conformément au paragraphe 77(1), des règlements pour :
la période de conservation des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) et des dossiers de renseignements communiqués en vertu des demandes (alinéa b));
les procédures à suivre pour formuler des demandes d’accès aux renseignements personnels et y répondre (alinéa h));
les procédures à suivre pour la correction des renseignements personnels (alinéa i));
les frais à payer pour avoir accès aux renseignements personnels (alinéa j)) (N. B. : les frais ne sont pas perçus actuellement);
les procédures à suivre par le commissaire à la protection de la vie privée pour examiner ou obtenir des copies de documents exemptés en vertu de l’alinéa 19(1)a) ou b) ou de l’article 21 (alinéa k));
la catégorie de personnes qui peuvent agir au nom d’autres personnes (alinéa m));
la communication d’informations concernant la santé physique ou mentale des personnes à des médecins ou des psychologues dûment qualifiés (alinéa n));
la communication d’informations aux personnes concernant leur santé physique ou mentale (alinéa o)).

Afin d’améliorer l’application concrète de la LPRP et du Règlement par les institutions fédérales et de faciliter le respect des lois et des règlements, le président du Conseil du Trésor a publié la Politique sur la protection de la vie privée (la politique) conformément à l’alinéa 71(1)d) de la LPRP.

La seule exception à l’alinéa 71(1)d) porte sur la Banque du Canada. Conformément au paragraphe 71(2), le gouverneur de la Banque du Canada est responsable de la préparation et de la diffusion des directives et des lignes directrices relatives à la LPRP et à ses règlements en ce qui concerne la Banque du Canada.

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2.1.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)

Le SCT fournit des orientations et des conseils aux institutions fédérales en ce qui concerne l’application de la LPRP et l’interprétation des instruments de politique. La Division de la vie privée et des données responsables du SCT aide le président du Conseil du Trésor à s’acquitter de ses fonctions décrites ci-dessous en élaborant des instruments politiques, des orientations et des outils, en proposant des formations et en fournissant des conseils et de la direction aux collectivités de l’AI et de la protection de la vie privée.

L’article 5.2 de la politique stipule que le SCT est chargé d’aider le président du Conseil du Trésor à traiter les demandes de renseignements personnels de la manière suivante :

fournir des orientations et des conseils aux institutions fédérales en ce qui concerne l’application de la LPRP et l’interprétation de la politique et de ses instruments;
approuver les exceptions à toute exigence énoncée dans la politique ou par les instruments à l’appui. Le SCT doit informer le CPVP de toute exception accordée qui pourrait être liée à la LPRP ou à l’une de ses dispositions, ou qui pourrait avoir une incidence sur la vie privée des Canadiennes et des Canadiens;
désigner les formulaires et les plateformes à utiliser aux fins d’application de la LPRP, ainsi que la forme et le fond du rapport annuel au Parlement;
publier annuellement un index des renseignements personnels sous le contrôle des institutions fédérales dont la mise à jour est confirmée. Cette pratique a été décentralisée et il appartient désormais à chaque institution de la publier sur son site Web public respectif;
collaborer avec l’École de la fonction publique du Canada afin intégrer des éléments de connaissance liés à la LPRP et aux instruments de politique connexes dans les cours de formation, les programmes et les instruments d’évaluation du savoir.

Les responsabilités du SCT en matière de suivi et d’établissement de rapports afin d’appuyer l’exécution de la LPRP sont énoncées aux articles 5.2.4 et 5.2.5 de la politique. Voici ces exigences :

revoir régulièrement la politique, les directives connexes, les procédures obligatoires, les normes, les lignes directrices, les formulaires et les plateformes prescrites afin d’évaluer leur efficacité et leur exactitude. Si une analyse des risques le justifie, le SCT veille également à ce qu’une évaluation soit réalisée;
superviser la conformité à la politique et des instruments à l’appui dans l’ensemble des institutions fédérales en activant les mécanismes de signalement existants lorsque cela est nécessaire.

Les conséquences du non-respect de la politique et de ses instruments connexes sont décrites à l’article 7 de la politique. Voici ces exigences :

les institutions fédérales qui ne se conforment pas à la politique et aux instruments à l’appui pourraient être obligées de fournir, dans leur rapport annuel au Parlement ou directement au SCT, des renseignements supplémentaires concernant l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies visant la conformité. Cette exigence peut s’ajouter à d’autres obligations en matière d’établissement de rapports. Le SCT travaillera en collaboration avec les responsables des institutions ou leurs délégués pour rétablir la conformité;
en fonction de l’analyse de la surveillance et de l’information reçue, le président du Conseil du Trésor peut faire des recommandations au responsable de l’institution fédérale. Ceci peut comprendre une recommandation que l’institution communique les renseignements supplémentaires, comme indiqué ci-dessus.

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2.1.3 Le ministère de la Justice du Canada

Le ministère de la Justice du Canada aide le ministre de la Justice à s’acquitter des tâches qui lui incombent en vertu de la LPRP. Dans le cadre de son mandat en vertu de la Loi sur le ministère de la Justice, le ministère de la Justice du Canada fournit des conseils et des services juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes clients et représente la Couronne dans les contrôles judiciaires devant la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada. Le ministère de la Justice du Canada fournit également des conseils juridiques sur l’application de l’article 70 de la LPRP, comme expliqué au chapitre 11 du présent manuel. Pour connaître leur rôle dans l’application de l’article 27 de la LPRP, veuillez consulter la section 10.14 du présent manuel.

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2.1.4 Le Bureau du Conseil privé

Le greffier du Conseil privé et le secrétaire du Cabinet doivent assurer l’intégrité du processus du Cabinet et l’intendance des documents qui soutiennent ce processus. En tant que gardien des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada du ministère actuel et des précédents, il est responsable des politiques relatives à l’administration de ces documents confidentiels et de la détermination ultime de l’information qui constitue de tels renseignements confidentiels, et il doit être consulté conformément aux orientations énoncées au chapitre 11 du présent manuel.

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2.1.5 Coordinateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Chaque institution désigne un fonctionnaire qui agira comme coordinateur de l’AIPRP. Cette personne est chargée, au nom du responsable de l’institution et de l’administrateur général, d’assurer la conformité à la LPRP, aux règlements et aux instruments de politique. Dans de nombreuses institutions, le responsable délègue au coordinateur de l’AIPRP une partie ou la totalité de ses pouvoirs, attributions et fonctions en vertu de la LPRP. Conformément à l’article 4.2.36 de la politique, le responsable ou son délégué doit fournir les coordonnées de l’agent qui a compétence pour recevoir les demandes de renseignements personnels ou de correction, qui seront ensuite publiées sur la liste de personnes-ressources désignée. Dans la plupart des cas, cette personne est le coordinateur de l’AIPRP.

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2.1.6 Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Le commissaire à la protection de la vie privée (le commissaire) est un agent du Parlement qui reçoit et examine de manière indépendante les plaintes des particuliers en matière de traitement des données personnelles par les institutions du gouvernement fédéral et des demandeurs qui estiment que les institutions fédérales n’ont pas respecté leurs droits d’accès en vertu de la LPRP. De plus, le commissaire a le pouvoir d’effectuer des examens de conformité des pratiques des institutions fédérales en matière de protection des renseignements personnels en ce qui a trait à la collecte, à la création, à la conservation, à l’exactitude, l’utilisation, la communication et la destruction des renseignements personnels par les institutions fédérales assujetties à la LPRP.

Le commissaire peut ouvrir lui-même des requêtes s’il est convaincu qu’il existe des motifs raisonnables d’enquêter sur une question en vertu de la LPRP. Le commissaire fait part de ses conclusions et peut formuler des recommandations concernant toute question ayant fait l’objet d’une enquête ou d’un examen. Le commissaire peut également s’engager ou intervenir dans des procédures judiciaires.

Le commissaire présente au Parlement un rapport des activités du CPVP après chaque exercice financier. Il peut également présenter des rapports spéciaux au Parlement sur toute question relevant des pouvoirs, attributions et fonctions du commissaire. Le commissaire est soumis à des obligations de confidentialité strictes. Ainsi, il ne peut parler publiquement d’une plainte et des conclusions d’une enquête qu’après la présentation du rapport correspondant au Parlement.

Le chapitre 12 de ce manuel fournit des renseignements supplémentaires sur le rôle du commissaire et la procédure de plainte en ce qui concerne les demandes de renseignements personnels.

De plus amples renseignements sur le CPVP sont offerts sur leur site Web, il contient également des renseignements sur son rôle en ce qui concerne la LPRP et la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, et les travaux menés par son Secteur de la politique et de la promotion.

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2.1.7 Examen par le système judiciaire canadien

La Cour fédérale examine les demandes de révision judiciaire présentées par les demandeurs ou le commissaire à la protection de la vie privée concernant la non-communication de renseignements personnels en réponse aux demandes présentées en vertu de l’article 12 de la LPRP. Toute partie à une révision peut interjeter appel auprès de la Cour d’appel fédérale et, ultimement, demander l’autorisation d’appel à la Cour suprême du Canada.

Le chapitre 12 de ce manuel fournit des renseignements supplémentaires sur les contrôles effectués par la Cour fédérale.

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2.1.8 Les comités parlementaires

Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes (le Comité ETHI) étudie les questions qui lui sont renvoyées par la Chambre des communes ou les sujets que le Comité lui-même choisit d’examiner et en fait rapport.

Le mandat du Comité ETHI est défini à l’alinéa 108(3)h) du Règlement de la Chambre des Communes. Ses responsabilités reliées à la LPRP comprennent :

l’étude de l’efficacité, de l’administration et du fonctionnement du CPVP ainsi que de ses plans opérationnels et de dépenses, et l’établissement de rapports à ce sujet;
l’étude de tout projet de loi ou règlement fédéral ou de toute disposition du règlement qui a une incidence sur la protection des renseignements personnels;
la formulation de propositions d’initiatives en matière de la protection des renseignements personnels.

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2.2 Responsabilités des institutions fédérales

2.2.1 Les responsables des institutions fédérales

Le responsable de chaque institution est chargé d’assumer les responsabilités qui lui incombent en vertu de la LPRP, des règlements, de la politique et des directives et normes connexes au sein de l’institution, et assume la responsabilité des décisions prises à cet égard.

Aux fins de la LPRP, le responsable d’une institution fédérale est le ministre dans le cas des ministères et des ministères d’État. Pour les autres institutions fédérales régies par la LPRP, le responsable est la personne désignée par décret. Si aucune personne n’est désignée, il s’agit du directeur général de l’institution, quel que soit son titre. Il s’agit par exemple du président du Conseil du Trésor pour le SCT, du ministre de la Santé pour Santé Canada, du président de la Monnaie royale canadienne et du président-directeur général de certaines sociétés d’État telles que la Société Radio-Canada et VIA Rail Canada inc.

Les responsabilités des responsables en vertu de la LPRP en ce qui concerne le traitement des demandes de renseignements personnels sont les suivantes :

faire en sorte que certains renseignements personnels soient notés dans des fichiers de renseignements personnels (paragraphe 10(1));
répondre aux demandes de correction (paragraphe 12(2));
répondre aux demandeurs (article 14 et paragraphe 35(4));
proroger le délai de réponse à une demande (article 15);
notifier du refus d’accès au demandeur (article 16);
faire traduire les renseignements personnels ou de les fournir sur un support de substitution (alinéas 17(2)b) et 17(3)b));
appliquer des exceptions (tous les responsables d’institution) (articles 18 à 22 et 23 à 28);
appliquer certaines exceptions (responsables nommés dans les exceptions) (articles 22.1, 22.2 et 22.4);
préparer un rapport annuel au Parlement (article 72).

Les responsabilités des responsables en vertu des règlements sont les suivantes :

conserver pendant au moins deux ans une copie de chaque demande d’accès aux renseignements personnels reçus et un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande (article 7);
lorsqu’une institution fédérale permet à un individu de consulter sur place des renseignements personnels, il convient de fournir des installations convenables et fixer à cette fin un moment qui convienne à l’institution et à l’individu pour l’examen (article 9);
répondre aux demandes de correction des renseignements personnels (paragraphes 11(2) et 11(4));
autoriser la communication de renseignements relatifs à l’état physique ou mental d’un individu (articles 13 et 14).

Les articles 4.1 et 4.2 de la politique et l’article 4.1 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive) définissent les responsabilités supplémentaires des responsables ou de leurs délégués en ce qui concerne le traitement des demandes de renseignements personnels.

Lorsqu’il est nommé responsable de l’institution, le responsable décide de déléguer ou non ses pouvoirs, ses attributions et ses fonctions en vertu de la LPRP, conformément à l’article 73. Le responsable ou le délégué prend les décisions finales. Comme indiqué à l’article 2.1.5 du présent chapitre, de nombreux responsables d’institution délèguent au coordinateur de l’AIPRP l’ensemble de leurs pouvoirs, attributions et fonctions en vertu de la LPRP.

La section 2.3 de ce chapitre fournit des explications supplémentaires sur la délégation.

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2.2.2 Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Les principales responsabilités du Bureau de l’AIPRP en matière de traitement des demandes de renseignements personnels sont les suivantes :

Traitement des demandes de renseignements personnels et de correction — Le Bureau de l’AIPRP répond à toutes les demandes reçues en vertu de la LPRP, conformément aux dispositions de la LPRP et du Règlement, à la jurisprudence et aux politiques et directives émises par le président du Conseil du Trésor. Ceci exige d’effectuer les tâches suivantes :
- exercer un pouvoir discrétionnaire de manière équitable, raisonnable et impartiale en ce qui concerne les décisions prises dans le cadre du traitement des demandes et de la résolution des plaintes;
- aider les demandeurs, notamment en protégeant leur identité et en ne divulguant le nom du demandeur qu’aux personnes qui ont besoin de le savoir, en clarifiant les demandes si nécessaire et en fournissant l’accès dans le format et la langue demandés lorsque cela permet aux demandeurs d’exercer leur droit d’accès;
- établir une procédure pour confirmer l’identité du demandeur, l’autorité d’une personne à faire une demande au nom d’une autre et le droit d’accès en vertu de la LPRP (voir l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2022-02 : Vérification de l’identité pour les demandes de renseignements personnels pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet);
- établir une procédure pour fournir des réponses complètes, exactes et rapides aux demandes de renseignements personnels et de corrections;
- communiquer avec les demandeurs pour accuser réception des demandes, les informer de leur droit de déposer une plainte auprès du commissaire et clarifier les demandes, le cas échéant;
- élaborer et mettre en œuvre des procédures et des pratiques institutionnelles pour l’application de la LPRP;
- déterminer si les renseignements personnels sont sous le contrôle de l’institution fédérale et qu’ils sont donc susceptibles de faire l’objet d’une demande d’accès;
- consulter les gestionnaires de programme, les cadres supérieurs, les conseillers juridiques, le SCT, le ministère de la Justice du Canada (le cas échéant), le Bureau du Conseil privé, des tiers et d’autres institutions fédérales, le cas échéant;
- prendre des décisions concernant les demandes lorsque ce pouvoir a été délégué au coordinateur de l’AIPRP ou à d’autres employés du Bureau de l’AIPRP.
Exécution de tâches connexes — Le Bureau de l’AIPRP exécute d’autres tâches liées aux renseignements personnels et aux demandes de correction, notamment les suivantes :
- déterminer s’il convient de traiter une demande de manière informelle et demander l’accord du demandeur pour la traiter en conséquence;
- répondre aux consultations d’autres institutions fédérales;
- veiller au respect des exigences de la LPRP, des règlements et de tout autre instrument de politique de l’AIPRP émis par le SCT;
- rédiger des rapports et d’autres documents requis par les agences centrales;
- assurer la formation et le développement du personnel de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP doit documenter la formation complète des employés qui ont une responsabilité fonctionnelle ou déléguée dans l’application de la LPRP ou du Règlement;
- assurer et documenter la formation de tous les employés de l’institution sur leurs obligations en vertu de la LPRP et de l’ensemble des politiques;
- prendre des mesures proactives pour résoudre les plaintes et les préoccupations des Canadiennes et des Canadiens en matière de protection des renseignements personnels avant d’engager la procédure officielle de plainte, et assumer la responsabilité et les mesures correctives;
- participer à la résolution des plaintes déposées auprès du CPVP et aux révisions judiciaires, ce qui nécessite d’expliquer les décisions de l’institution concernant l’exécution de la LPRP;
- contribuer, avec le SCT, à l’examen des instruments politiques liés à la LPRP.
Fournir des installations pour l’examen des renseignements, conformément à l’alinéa 9a) du Règlement.
Fournir des conseils et de l’expertise aux employés de l’institution, y compris des séances de formation et de sensibilisation à la LPRP et aux responsabilités des employés conformément à l’annexe B de la directive.
Veiller à ce que les contrats et les ententes conclus avec des entités des secteurs privé et public comportent des mesures garantissant que l’institution satisfait aux exigences de la LPRP, de la politique et de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée. L’article 4.2.34.7 de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée exige que les contrats et les ententes contiennent des dispositions relatives à l’obligation de coordination en cas de demande de renseignements personnels, tandis que l’article 4.2.34.6 souligne que l’institution conserve le contrôle de tout renseignement personnel communiqué.
Envisager d’autres moyens de mettre à disposition les renseignements gouvernementaux en examinant la nature des demandes reçues et en évaluant la faisabilité de rendre accessibles par d’autres moyens les types de renseignements fréquemment demandés.
Contribuer aux Info Source — Le Bureau de l’AIPRP doit préparer, publier ou examiner, au besoin, au moins une fois par année, le chapitre de l’institution dans Info Source, conformément au document d’orientation Exigences en matière de publication en ligne d’Info Source.
Préparer le rapport annuel au Parlement sur l’exécution de la présente LPRP au sein de l’institution fédérale, conformément à l’alinéa 71(1)e) et à l’article 72 de la LPRP, et en fournir une copie dans chaque langue officielle au SCT et au commissaire à la protection de la vie privée une fois qu’il a été déposé.
Collecter des statistiques sur les activités institutionnelles liées à l’exécution de la LPRP et soumettre chaque année un rapport statistique au SCT, conformément aux exigences établies et diffusées par le SCT.

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2.2.3 Employés de l’institution fédérale

Les employés des institutions fédérales jouent un rôle clé dans le traitement des demandes de renseignements personnels ou de corrections, en fournissant les documents pertinents et en faisant des recommandations sur leur communication. Pour ce faire, il est important que tous les employés gèrent efficacement leurs dossiers et respectent les délais fixés par le Bureau de l’AIPRP.

Article 4.2 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels stipule que les responsabilités suivantes incombent aux employés des institutions fédérales :

4.2.1 Recommander, s’il y a lieu, au responsable ou au délégué de communiquer l’information demandée de façon informelle.
4.2.2 Faire tous les efforts raisonnables pour chercher, trouver et recueillir les renseignements personnels demandés qui relèvent de l’institution fédérale.
4.2.3 S’assurer que les recherches de documents sont complètes et tiennent compte à la fois de la lettre et de l’esprit de la demande.
4.2.4. Renvoyer les questions relatives au fait de déterminer si les renseignements personnels relèvent de l’institution fédérale aux responsables de l’AIPRP, qui ont le pouvoir délégué d’effectuer cette détermination.
4.2.5 Aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la LPRP.
4.2.6 Faire tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes dans les délais prescrits par la LPRP, y compris les prorogations prises conformément à la LPRP.
4.2.7 Fournir des recommandations et des renseignements contextuels pour informer le responsable de l’institution fédérale, ou son délégué, sur les exceptions ou exclusions possibles applicables aux renseignements personnels demandés, en tenant compte de l’objet de la LPRP.
4.2.8 Établir des mesures pour soutenir le droit d’accès d’une personne à ses renseignements personnels lors de la conclusion de contrats, d’ententes et d’accords.

Les définitions des termes « recherche approfondie », « contrôle des documents » et « effort raisonnable » figurent au chapitre 3 [en attente]. Les chapitres 5, 6, 9 et 10 contiennent des conseils sur la manière de satisfaire à ces exigences.

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2.3 Délégation

La discussion suivante sur la délégation est de nature générale et ne couvre pas toutes les éventualités.

2.3.1 Définitions

Délégué

Le terme « délégué » est défini à l’annexe A de la politique comme « un cadre ou employé d’une institution fédérale, ou d’une autre institution fédérale du même portefeuille ministériel lorsqu’il existe un accord sur le partage de services entre les deux institutions fédérales, à qui on a délégué le pouvoir d’exercer ou d’accomplir les pouvoirs et fonctions du responsable d’institution en vertu de la Loi. »

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2.3.2 Dispositions législatives pertinentes

Article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 73 de la LPRP prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut, par arrêté, déléguer à un ou plusieurs cadres ou employés de cette institution les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la LPRP. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les ordres de délégation, voir la section 2.3.12 de ce chapitre.

Article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’article 73.1 prévoit le partage de services entre institutions d’un même portefeuille ministériel, en vertu d’un accord écrit entre les institutions concernant ces services. Le responsable de l’institution bénéficiaire des services doit fournir une copie de l’accord écrit au CPVP et au SCT dès que possible après la conclusion de l’accord. Ils doivent également être informés de toute modification importante de cet accord. Le cas échéant, l’institution prestataire peut facturer des frais pour les services, mais ceux-ci ne doivent pas dépasser le coût de la prestation du service. Ils auraient alors le pouvoir de dépenser ces fonds reçus au cours de l’exercice financier où ils sont reçus, à moins qu’une loi d’affectation de crédits n’en dispose autrement.

Si un accord écrit de partage de services est établi, le responsable d’une institution fédérale peut déléguer l’une quelconque de ses attributions au titre de la LPRP à un ou plusieurs cadres ou employés d’une autre institution fédérale.

Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation

Les tribunaux ont reconnu qu’un ministre n’est pas censé exercer personnellement tous les pouvoirs qui lui sont conférés et que, dans certaines circonstances, les fonctionnaires du ministère peuvent agir pour le compte de leur ministre dans l’exercice des pouvoirs qui leur sont conférés par la LPRP. Ce pouvoir d’agir au nom d’un ministre de la Couronne a été formellement codifié et est reflété dans le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation.

L’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation stipule qu’un sous-ministre peut exercer les pouvoirs du ministre. Par conséquent, lorsqu’aucun autre fonctionnaire ou employé de l’institution n’a été désigné pour agir au nom du ministre, il n’est pas nécessaire qu’un ministre délègue à son sous-ministre.

Si le ministre ne signe pas d’arrêté de délégation, l’alinéa 24(2)d) de la Loi d’interprétation autorise les fonctionnaires travaillant au sein de l’institution à exercer les fonctions décrites dans la LPRP. Pour agir au nom d’un ministre, une personne doit :

être un fonctionnaire employé par le ministère ou l’organisation dont le ministre est responsable;
exercer au sein du ministère une fonction telle que l’on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle exerce les pouvoirs du ministre.

Veuillez prendre note que le personnel exonéré d’un cabinet de ministre, plus communément appelé personnel ministériel, n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, les fonctions et les attributions du responsable de l’institution.

Le paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation s’applique lorsque le responsable de l’institution est un fonctionnaire public autre qu’un ministre. En vertu de cette disposition, les pouvoirs du fonctionnaire public peuvent être exercés par ses successeurs dans la fonction ou par un adjoint. Un sous-ministre est généralement un agent qui occupe un poste immédiatement inférieur à celui du fonctionnaire public dans la hiérarchie et dont la fonction consiste principalement à appuyer le fonctionnaire public et à l’appuyer dans l’exercice de ses fonctions. Un fonctionnaire public a généralement un adjoint, mais, dans certaines institutions, il peut en avoir plus d’un.

S’il existe un arrêté de délégation, les paragraphes 24(2) et 24(4) de la Loi d’interprétation ne s’appliquent pas et les fonctionnaires ne peuvent pas s’arroger implicitement le droit d’agir au nom du responsable (voir la décision Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration) 2012 CAF 227, alinéa 84). Seul le responsable ou le(s) délégué(s), agissant dans le cadre de la délégation, peuvent exercer les pouvoirs du responsable de l’institution.

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2.3.3 Exigences politiques

La Politique sur la protection de la vie privée exige que le responsable d’une institution détermine si la délégation est appropriée. La politique précise que, lorsque la décision de déléguer est prise, le responsable doit signer un arrêté de délégation et que les cadres ou employés délégués doivent occuper un poste de niveau approprié pour exercer les fonctions mentionnées dans l’arrêté.

En outre, l’article 4.1.2 de la politique énonce les considérations que le responsable d’une institution doit respecter lorsqu’il délègue. Ces considérations sont les suivantes :

Les pouvoirs, attributions et fonctions sont les suivants :

délégués uniquement aux responsables et aux employés de leur institution fédérale ou d’une autre institution fédérale faisant partie du même portefeuille ministériel lorsqu’il existe un accord de partage de services entre les deux institutions fédérales;
ne pas déléguer aux consultants, aux membres du personnel exonéré d’un ministre, aux employés d’autres institutions fédérales avec lesquelles il n’y a pas d’accord de partage de services, ou aux personnes du secteur privé;
délégué aux postes identifiés par leur titre, et non à des personnes identifiées par leur nom.

Les délégués comprennent qu’ils sont responsables de toutes les décisions qu’ils prennent, mais que la responsabilité ultime est assumée par le responsable de l’institution fédérale.
Les délégués occupent le niveau approprié pour pouvoir remplir les fonctions inhérentes aux pouvoirs qui leur sont délégués et sont bien informés de leurs responsabilités.
Les délégués ne peuvent pas sous-déléguer les pouvoirs, attributions et fonctions qui leur ont été délégués. Cependant, les employés et les consultants peuvent exécuter des tâches pour appuyer les responsabilités des délégués.
Les arrêtés de délégation sont revus lorsque les circonstances entourant les délégations ont changé. Un arrêté de délégation reste en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit remplacée.

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2.3.4 Quels pouvoirs peut-on déléguer?

Tous les pouvoirs, attributions et fonctions attribués au responsable de l’institution en vertu de la LPRP peuvent être délégués. Les dispositions pertinentes de la LPRP décrivant les pouvoirs, attributions ou fonctions pouvant être délégués sont énumérées à l’annexe B de la politique.

Les responsabilités du responsable d’une institution fédérale comprennent la réponse aux demandes formulées en vertu de la LPRP. Bien que la LPRP ne le mentionne pas expressément, cela implique nécessairement que ces demandes soient traitées. Consulter d’autres institutions et répondre aux demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales représentent des éléments essentiels du traitement des demandes reçues en vertu de la LPRP. Par conséquent, lorsque le responsable délègue l’obligation de répondre aux demandes reçues en vertu de la LPRP, cette délégation inclut l’obligation de traiter les demandes, de procéder aux consultations nécessaires et de répondre aux consultations reçues d’autres institutions.

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2.3.5 Qui peut déléguer?

Seul le responsable d’une institution fédérale, selon la définition de l’article 3 de la LPRP, est autorisé à déléguer les pouvoirs. Pour les ministères ou les ministères d’État, le responsable est le ministre. Pour les autres institutions, il s’agit de la personne désignée comme responsable de l’institution par le gouverneur en conseil ou, à défaut, du directeur général de l’institution, quel que soit son titre.

En général, le responsable d’une institution ne peut pas déléguer le pouvoir de déléguer. Toutefois, lorsque le responsable est un ministre, le pouvoir peut être exercé par son « adjoint » conformément à l’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation.

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2.3.6 Qui peut recevoir la délégation de pouvoir?

Le responsable de l’institution peut déléguer son pouvoir à des cadres et employés de son institution en vertu du paragraphe 73(1). Cela signifie que les consultants, le personnel ministériel ou les employés extérieurs à l’institution ne peuvent pas être désignés par l’arrêté de délégation. En vertu du paragraphe 73(2) de la LPRP, le responsable d’une institution peut, par arrêté, déléguer son pouvoir à des agents d’une autre institution si cette dernière est présidée par le même ministre ou relève de la responsabilité du même ministre. Un accord écrit entre les deux institutions est nécessaire avant de fournir des services à une autre institution.

La politique exige que les cadres ou les employés soient au niveau approprié, c’est-à-dire qu’ils soient nommés pour remplir les fonctions inhérentes aux pouvoirs qui leur sont délégués. Des facteurs tels que la position et la description du poste, les relations hiérarchiques et la situation géographique doivent être pris en compte pour déterminer si l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que la personne exerce les pouvoirs au sein de l’institution.

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2.3.7 Les pouvoirs, attributions et fonctions qui ont été délégués peuvent-ils faire l’objet d’une nouvelle délégation?

Comme indiqué à l’article 4.1.2.4 de la politique, les pouvoirs, attributions et fonctions qui ont été délégués ne peuvent être délégués à nouveau. Des tâches peuvent néanmoins être accomplies par des employés, des agents ou des consultants pour appuyer les pouvoirs, les attributions et les fonctions qui relèvent de la responsabilité des délégués.

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2.3.8 Qui peut exercer les pouvoirs, attributions et fonctions?

S’il n’y a pas d’arrêté de délégation

Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation précise le pouvoir d’agir des ministres de la Couronne. Son libellé est le suivant :

« 24 (2) La mention d’un ministre par son titre ou dans le cadre de ses attributions, que celles-ci soient d’ordre administratif, législatif ou judiciaire, vaut mention :

« a) de tout ministre agissant en son nom ou, en cas de vacance de la charge, du ministre investi de sa charge en application d’un décret;

« b) de ses successeurs à la charge;

« c) de son délégué ou de celui des personnes visées aux alinéas a) et b);

« d) indépendamment de l’alinéa c), de toute personne ayant, dans le ministère ou département d’État en cause, la compétence voulue. »

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre de la Couronne présidant un ministère ou un ministère d’État, en l’absence d’arrêté de délégation, un ministre en exercice, son ou ses successeurs, le sous-ministre et les fonctionnaires ou employés du ministère sont autorisés, conformément aux alinéas 24(2)a) à d) de la Loi d’interprétation, à prendre toute décision déléguée par la LPRP au ministre, pour et au nom de ce dernier.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre de la Couronne qui ne préside pas l’institution, mais en est responsable, et en l’absence d’un arrêté de délégation, le ministre doit exercer personnellement les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable de l’institution. Par exemple, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable de l’Agence de sécurité des frontières du Canada, mais il ne préside pas l’Agence.

Lorsque le responsable de l’institution est un fonctionnaire public autre qu’un ministre et en l’absence d’un arrêté de délégation, l’adjoint est autorisé à exercer les pouvoirs du responsable conformément au paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation.

S’il y a un arrêté de délégation

Après une délégation de pouvoir expresse, les pouvoirs précisés ne peuvent être exercés que par le responsable ou par le délégué. En cas d’absence ou d’incapacité du délégué et de transfert de la délégation à un autre poste, la personne occupant ce poste peut également prendre des décisions. De même, une personne qui occupe le poste de délégué à titre intérimaire peut prendre des décisions. Aucun autre fonctionnaire ou employé, du sous-ministre ou de l’administrateur général aux responsables de l’AIPRP, ne détient le pouvoir judiciaire de prendre des décisions, à moins d’indication contraire expresse dans l’instrument de délégation.

Même lorsqu’une délégation de pouvoir a été accordée, le responsable conserve le pouvoir de prendre la décision et peut le faire tant que le délégué n’a pas déjà communiqué la décision au demandeur. Le responsable n’est pas tenu d’obtenir l’avis du délégué avant de prendre une décision, bien qu’il soit tout à fait approprié d’obtenir l’avis du délégué et d’autres fonctionnaires de l’institution.

De même, il est tout à fait approprié que le délégué autorisé demande l’avis d’autres fonctionnaires du service public et de consultants avant de prendre une décision. La consultation n’est pas seulement autorisée par la LPRP, elle peut aussi être nécessaire d’un point de vue administratif et pratique. La seule limite est que les personnes consultées ne peuvent dicter l’issue de l’exercice du pouvoir discrétionnaire conféré par la LPRP, puisque cela constituerait une entrave à l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Dans la décision Do-Ky c. Canada (ministre des Affaires étrangères et du Commerce international) (T. D.) (1997) 2 C.F. 907, la Cour fédérale a déclaré qu’« on ne renonce pas à l’exercice de son pouvoir discrétionnaire lorsqu’on consulte les ministères les plus au fait de la situation visée et les plus directement concernés par elle. En vérité, il serait irresponsable de ne pas le faire. Si le titulaire du pouvoir discrétionnaire étudie les questions soulevées et s’il examine et soupèse tous les faits, il exerce pleinement son pouvoir discrétionnaire. »

Traitement des demandes

Comme mentionné ci-dessus, les pouvoirs, attributions et fonctions attribués au responsable de l’institution ne peuvent être délégués qu’aux responsables et aux employés de l’institution ou, s’il existe un accord de partage de services, aux fonctionnaires d’une autre institution fédérale relevant du même portefeuille ministériel. Des tâches peuvent néanmoins être accomplies par des employés ou des cadres pour appuyer les pouvoirs, les attributions et les fonctions qui relèvent de la responsabilité des délégués.

En outre, aucune disposition de la LPRP n’empêche un consultant ou un employé d’une autre institution de traiter les demandes de renseignements personnels si les conditions suivantes sont remplies :

les ententes de services de conseil contiennent des clauses de confidentialité afin de garantir le respect des obligations en matière de sécurité, ainsi que des exigences de la LPRP concernant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels;
lorsque des employés d’autres institutions sont mandatés pour traiter les demandes :
- il existe un pouvoir législatif ou réglementaire permettant à une institution fédérale de traiter les demandes de renseignements personnels reçues par une autre institution,
- la communication des demandes de renseignements personnels et des renseignements personnels connexes est conforme au paragraphe 8(2) de la LPRP. Une telle communication correspond à une « utilisation compatible. » Si elle n’est pas déjà décrite dans le fichier de renseignements personnels pertinent, l’institution est tenue d’en aviser le commissaire à la protection de la vie privée et de modifier le fichier de renseignements personnels conformément au paragraphe 9(4) de la LPRP.

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2.3.9 Le responsable peut-il annuler les décisions du délégué?

Le pouvoir statutaire d’un responsable dûment délégué à un fonctionnaire peut être exercé soit par le responsable de l’institution, soit par le délégué. Lorsqu’un délégué est chargé d’examiner des documents et de préparer une lettre de réponse et de les présenter au responsable pour approbation et signature, c’est le responsable qui prend la décision, et non le délégué. Lorsque le délégué approuve la décision concernant la communication des documents et signe la lettre de réponse en son nom propre, c’est lui qui prend la décision.

Jusqu’à ce qu’une décision concernant l’accès aux renseignements personnels ait été envoyée au demandeur, elle peut être revue par le responsable ou son délégué pendant la phase de traitement interne. Toutefois, une fois qu’un délégué a pris une décision valide dans l’exercice du pouvoir délégué et qu’il a communiqué la décision au demandeur, le responsable ne peut pas réexaminer la question ou substituer sa décision à celle du délégué, sauf en cas de plainte ou de décision de la Cour fédérale.

Compte tenu de l’objectif de la LPRP, lorsqu’une plainte a été déposée auprès du CPVP ou qu’une demande d’examen judiciaire a été présentée à la Cour fédérale, les décisions d’accorder ou de refuser l’accès aux renseignements personnels peuvent être réexaminées par le responsable ou le délégué à tout moment jusqu’à la fin de l’enquête du commissaire à la protection de la vie privée ou jusqu’à ce que la Cour fédérale rende sa décision. Si, par exemple, un délégué a initialement refusé de donner accès à des renseignements personnels lors du traitement d’une demande, le responsable peut par la suite décider de communiquer ces renseignements lors de l’enquête relative à une plainte. Pour en apprendre davantage sur les enquêtes et les examens, voir le chapitre 12.

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2.3.10 Qui est responsable des décisions prises en vertu de la Loi?

Une fois l’arrêté de délégation signée, les délégués doivent rendre compte de leurs décisions au responsable de l’institution. Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre parce qu’ils sont autorisés à agir. Toutefois, la responsabilité finale incombe toujours au responsable de l’institution fédérale.

S’il n’y a pas d’arrêté de délégation, la responsabilité incombe au responsable de l’institution. Le fonctionnaire ou l’employé du ministère qui exerce les pouvoirs prévus aux paragraphes 24(2) ou 24(4) de la Loi d’interprétation le fait au nom du responsable.

Dans les deux cas, les fonctionnaires doivent être clairement informés de leurs obligations précises au regard de la LPRP.

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2.3.11 Validité des décisions prises sans délégation appropriée

Si une personne n’est pas dûment habilitée à exercer les pouvoirs et prétend les exercer, les décisions qui en résultent peuvent être contestées au moyen d’un contrôle judiciaire et annulées.

Les décisions et les fonctions prévues par la LPRP qui sont de nature administrative ou qui requièrent très peu de pouvoir discrétionnaire (p. ex., fournir l’accès aux renseignements dans une langue officielle particulière ou dans un format différent) peuvent être prises par une personne compétente sans crainte d’un recours en justice. Lorsque la décision nécessite l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire, tel que l’application ou non d’une exception discrétionnaire, seule la personne disposant de l’autorité nécessaire peut prendre la décision. Un tribunal peut déclarer la décision invalide si elle est prise par une personne qui n’a pas l’autorité appropriée.

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2.3.12 L’arrêté de délégation

Après mûre réflexion, le responsable de l’institution peut décider de déléguer tous ou une partie de ses pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la LPRP à un ou plusieurs fonctionnaires ou employés de l’institution. Dans ce cas, les institutions sont tenues par la politique de disposer d’un arrêté de délégation en vigueur, signée par le responsable de l’institution, qui stipule les responsabilités déléguées à certains fonctionnaires.

Les instructions données en vertu du paragraphe 71(1) de la LPRP obligent les institutions à inclure une copie de l’arrêté de délégation signée dans leur rapport annuel au Parlement. S’il n’y a pas eu de délégation de pouvoir, une déclaration à cet effet doit être incluse dans le rapport annuel. Si plusieurs arrêtés de délégation ont été en vigueur tout au long de l’année, une copie de l’arrêté qui était en vigueur le 31 mars de l’année de déclaration doit être incluse dans le rapport annuel.

Les arrêtés de délégation signés doivent être conservés de manière à être facilement accessibles et produits pour confirmer le pouvoir d’un agent d’agir en vertu de la LPRP.

Ce qui doit être inclus dans l’arrêté de délégation

Lorsque le responsable délègue des responsabilités, il doit préciser dans l’arrêté de délégation quels sont les pouvoirs, les attributions et les fonctions délégués.

La politique exige que le responsable désigne les délégués par l’intitulé de leur poste, et non par leur nom, afin de permettre une plus grande souplesse. Lorsque la délégation vise un poste plutôt qu’une personne nommée, il n’est pas obligatoire d’en produire une nouvelle lorsqu’une nouvelle personne est nommée au poste ou lorsqu’une personne occupe le poste par intérim. Il est recommandé que l’arrêté de délégation reconnaisse également un autre poste auquel la délégation passe si l’occupant du poste initial est absent ou incapable d’agir. Par exemple, un arrêté donnant les pleins pouvoirs au titulaire du poste de coordonnateur de l’AIPRP peut stipuler que lorsque le coordonnateur de l’AIPRP est absent ou incapable d’agir pour plus de cinq journées ouvrables, pleine délégation est donnée au titulaire du poste de directeur général, sous-ministre adjoint ou sous-ministre.

Il est également recommandé d’accorder une délégation de pouvoir à plus d’un cadre ou employé qui seront responsables de résoudre les questions lors d’une enquête sur une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.

Les questions suivantes doivent être prises en compte lors de la préparation d’un arrêté de délégation :

La bonne personne (c’est-à-dire le responsable de l’institution ou, lorsque le responsable est un ministre, le sous-ministre) a-t-elle délégué le pouvoir ou la fonction en question?
L’autorité déléguée a-t-elle été correctement et clairement décrite ou indiquée dans l’arrêté de délégation?
Les pleins pouvoirs pour l’administration de la LPRP devraient-ils être délégués au coordonnateur d’AIPRP?
La délégation doit-elle être confiée à plus d’une personne? Les sous-ministres et les cadres supérieurs doivent-ils également être nommés dans l’arrêté de délégation?
Les fonctions sont-elles déléguées au niveau le plus bas possible dans la structure du Bureau de l’AIPRP? Par exemple, les prolongations et les avis à la tierce partie peuvent être délégués aux agents d’AIPRP ainsi qu’au coordonnateur d’AIPRP.
L’arrêté de délégation donne-t-il le pouvoir à plus d’un cadre ou employé de régler des problèmes avec le commissaire à la protection de la vie privée?
Les délégués ont-ils une connaissance suffisante de la LPRP et de la Loi sur l’accès à l’information pour exercer adéquatement les pouvoirs qui leur sont délégués?

Le site Web de la Division de la vie privée et des données responsables propose une Délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui contient des exemples d’arrêtés de délégation.

Durée de validité d’un arrêté de délégation

Un arrêté de délégation reste en vigueur jusqu’à ce qu’elle soit réexaminée et révisée par le responsable de l’institution. Si l’arrêté de délégation nomme une personne, son départ ou son incapacité d’agir la rendra inutilisable à moins qu’une autre personne ou un autre poste ne soit également nommé. Par conséquent, pour éviter ce résultat, la politique exige que le responsable désigne les délégués par leur poste ou leur titre et non par leur nom.

L’arrêté de délégation reste en vigueur même lorsqu’un nouveau responsable est nommé, que ce soit pendant une période d’assignation ou à la suite d’une élection fédérale ou d’une élection partielle. Le fait qu’un responsable actuel n’ait pas publié son propre arrêté n’est pas déterminant, car la nomination d’un nouveau responsable n’annule pas les mesures prises par son prédécesseur.

Quand un arrêté de délégation doit-il être examiné?

Bien que l’arrêté de délégation reste en vigueur après la nomination d’un nouveau responsable, l’article 4.1.2.5 de la politique exige que l’arrêté de délégation soit examiné lorsque les circonstances l’entourant ont changé. Il est recommandé que l’arrêté soit révisé dès que possible afin de refléter les préférences du nouveau responsable.

La nécessité d’examiner l’arrêté de délégation peut survenir dans d’autres circonstances, telles que des changements de personnel, une restructuration de l’organisation, des transferts de programmes ou de parties de programmes, des fusions d’institutions et des changements dans le mandat de l’institution. (En cas de fusion d’institutions ou de transfert de programmes ou de parties de programmes, les décisions prises en vertu de la LPRP sont du ressort du nouveau responsable).

Si un nouvel arrêté de délégation est nécessaire, il doit être mis en place dès que possible afin de réduire tout risque de perturbation dans le traitement des demandes.

Résumé

S’il y a un arrêté de délégation	S’il n’y a pas d’arrêté de délégation
Le responsable peut déléguer à un ou plusieurs agents et employés de son institution fédérale ou d’une autre institution fédérale faisant partie du même portefeuille ministériel lorsqu’il existe un accord de partage de services entre les deux institutions fédérales. Les experts-conseils, les membres du personnel exonéré d’un ministre ou les employés d’autres institutions fédérales ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l’arrêté de délégation.	Ne s’applique pas.
Les paragraphes 24(2) et 24(4) de la Loi d’interprétation ne s’appliquent pas.	Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation s’applique aux ministères et aux ministères de l’État. Le paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation s’applique aux autres institutions fédérales.
Seuls le(s) délégué(s) et le responsable peuvent exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable.	Dans le cas des ministères et des ministères d’État présidés par un ministre de la Couronne, les pouvoirs, les attributions et les fonctions du responsable peuvent être exercés par un cadre ou un employé du ministère ou du ministère d’État, y compris le sous-ministre, nommé pour servir d’une manière appropriée à l’accomplissement de la tâche. Dans les cas où le responsable de l’institution est un ministre de la Couronne qui ne préside pas l’institution, mais qui en est responsable, le ministre doit exercer personnellement les pouvoirs, les attributions et les fonctions du responsable de l’institution. Dans le cas d’autres institutions fédérales, l’adjoint du responsable peut exercer les pouvoirs, les attributions et les fonctions du responsable.
Le personnel exonéré du cabinet d’un ministre n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable de l’institution.	Le personnel exonéré du cabinet d’un ministre n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable de l’institution.
Des tâches peuvent être accomplies par des employés, cadres ou consultants pour appuyer les pouvoirs, les attributions et les fonctions qui relèvent de la responsabilité des délégués et du responsable.	Des tâches peuvent être accomplies par des employés, cadres ou consultants pour appuyer les pouvoirs, les attributions et les fonctions qui relèvent de la responsabilité du responsable.
Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre.	Le cadre ou l’employé qui exerce les pouvoirs prévus aux paragraphes 24(2) ou 24(4) de la Loi d’interprétation le fait au nom du responsable.
Une fois qu’un délégué a pris une décision dans l’exercice approprié du pouvoir délégué et qu’il a communiqué la décision au demandeur, le responsable ne peut pas réévaluer la décision du délégué. Le responsable peut revenir sur sa décision au cours de l’instruction d’une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.	Une fois qu’un cadre ou un employé a communiqué sa décision au demandeur, le responsable ne peut pas réévaluer la décision du fonctionnaire ou de l’employé. Le responsable peut revenir sur sa décision au cours de l’instruction d’une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.
Les délégués doivent rendre compte au responsable de l’institution de toutes leurs décisions. Cependant, le responsable de l’institution fédérale reste l’ultime responsable.	Le responsable de l’institution reste l’ultime responsable.

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2.4 Partage des services

En juin 2019, la LPRP a été modifiée par le projet de loi C-58 afin de permettre aux institutions de partager les services d’AIPRP entre les institutions d’un même portefeuille ministériel.

L’article 4.2.17 de la politique exige que les institutions veillent à ce que les exigences de l’article 73.1 de la LPRP soient respectées lors de la passation d’un accord sur le partage de services. L’établissement d’un accord de partage de services entre deux institutions relevant du même portefeuille ministériel doit tenir compte de plusieurs considérations juridiques et politiques essentielles :

Gouvernance : Les bureaux de l’AIPRP participent souvent aux comités ministériels et relèvent de la haute direction et des groupes de communication. Il conviendra de réfléchir à la manière dont la gouvernance fonctionnera lorsque les services d’AIPRP seront partagés. De quels comités le Bureau de l’AIPRP sera-t-il responsable? Comment la direction principale et les communications seront-elles mobilisées? Comment les priorités et les approches concurrentes au sein des établissements seront-elles réglées?
Ressources humaines : Le partage des services peut aider les institutions lorsqu’une d’entre elles dispose d’un plus grand nombre de ressources consacrées à l’AIPRP, y compris des logiciels ou une plus grande expérience dans le traitement des demandes.
Technologie de l’information : Des systèmes distincts, ou des cloisons à l’intérieur des systèmes, peuvent être nécessaires afin de veiller à ce que l’institution qui contrôle les documents et les renseignements soit clairement définie.
Considérations financières : La LPRP permet à l’institution qui fournit le service de percevoir une redevance qui ne dépasse pas le coût du service. La répartition du financement et le suivi des coûts par institution, y compris les coûts opérationnels tels que les services de ressources humaines, doivent être pris en compte lors de l’établissement d’un accord de partage de services.

Conformément à l’article 4.2.18 de la politique, le responsable de l’institution qui reçoit les services doit fournir une copie de tout nouvel accord sur le partage de services et de tout changement important à un accord sur le partage de services existant au président du Conseil du Trésor et au commissaire à la protection de la vie privée dès que possible après la conclusion de l’accord ou après tout changement important.

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Chapitre 4 – Info Source

Date de mise à jour : 2024-12-09
Renvoi au manuel de l’accès à l’information
4.1 Sources des renseignements du Gouvernement fédéral publiées par institutions

Toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) publient un inventaire de leurs fonds de renseignements ainsi que des détails pertinents sur les collections de renseignements personnels qui relèvent d’eux, conformément au paragraphe 5(1) de la LAI et à l’article 11 de la LPRP.

L’actuel répertoire désigné, tel qu’il est défini par le SCT selon l’article 4.2.7 de la Politique sur la protection de la vie privée, est appelé « Info Source ». Chaque institution doit disposer d’un répertoire et le mettre à jour annuellement, conformément à l’article 4.3.22 de la Politique sur l’accès à l’information. Le SCT indexe ces pages de manière centralisée pour en faciliter l’accès au public.

Ces pages fournissent des renseignements sur les fonctions, les programmes, les activités et les fonds de renseignements connexes des institutions fédérales, y compris une liste à jour des fichiers de renseignements personnels (FRP) des institutions, conformément à l’article 4.2.7 de la Politique sur la protection de la vie privée. Un FRP ne contient pas réellement de renseignements personnels; il décrit plutôt les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués par l’institution relativement à une fonction, un programme ou une activité particulière. Les descriptions de FRP publiées et les descriptions d’autres catégories de renseignements détenus par l’institution peuvent aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la LPRP pour demander l’accès à leurs renseignements personnels ou aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la LAI pour faire une demande pour obtenir des documents du gouvernement.

Tous les renseignements personnels détenus par une institution, dans son système de tenue de dossiers officiel ou ailleurs sous son contrôle, doivent être décrits dans ces pages : soit dans une description du FRP, soit dans une description d’autres catégories de renseignements personnels détenus par l’institution.

Les renseignements personnels qui relèvent d’une institution doivent être décrits dans un FRP lorsqu’une institution recueille des renseignements personnels qui entrent dans l’une des deux catégories suivantes :
1. les renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou peuvent être utilisés à des fins administratives, ce que la LPRP définit comme l’utilisation de renseignements personnels dans le cadre d’un processus décisionnel touchant directement un individu; ou
2. les renseignements personnels sont organisés ou destinés à être récupérés à partir du nom d’un individu, d’un numéro d’identification, d’un symbole ou de tout autre élément d’identification qui lui est propre. Le numéro d’identification peut comprendre le numéro d’assurance sociale, le Code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou tout autre numéro. Tout autre élément d’identification pourrait comprendre une adresse domiciliaire ou une autre adresse résidentielle.
Conformément à l’article 11 de la LPRP toutes les descriptions de FRP dans le répertoire des fonds de renseignements (mentionné dans la LPRP comme « Index des renseignements personnels ») doivent inclure les éléments suivants :
- l’identification et la description du fichier, le numéro d’enregistrement qui lui a été attribué par le ministre désigné conformément à l’alinéa 71(1)b) ainsi qu’une description de la catégorie d’individus sur qui portent les renseignements personnels qui y sont versés,
- le nom de l’institution gouvernementale de qui le fichier relève,
- les titre et adresse du fonctionnaire chargé de recevoir les demandes relatives aux renseignements personnels contenus dans le fichier,
- un énoncé des fins pour lesquelles les renseignements personnels contenus dans le fichier ont été obtenus ou compilés de même qu’un énoncé des usages compatibles avec ces fins, pour lesquelles les renseignements sont utilisés ou communiqués,
- un énoncé des critères qui s’appliquent à la conservation et au retrait des renseignements personnels qui y sont versés,
- l’indication, le cas échéant, que le fichier a été désigné comme fichier inconsultable selon un décret rendu en vertu de l’article 18 et la mention de la disposition des articles 21 ou 22 sur laquelle s’appuie le décret.
Alternativement, si des renseignements personnels sont recueillis, mais n’entrent pas dans l’une des deux catégories énumérées ci-dessus, ils doivent être comptabilisés dans une catégorie de renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent aussi être recueillis à des fins non administratives, par exemple, lorsque les institutions effectuent des activités de recherche ou des analyses statistiques. Les renseignements ne sont pas forcément destinés à être récupérés à partir du nom d’un individu ou d’un numéro ou symbole ou tout autre élément d’identification qui lui est propre. Une catégorie de renseignements doit être publiée sur le site « Info Source » et comprendre ce qui suit :
- une description de la catégorie suffisamment détaillée pour faciliter le droit d’accès en vertu de la LPRP
- les titre et adresse du fonctionnaire de chaque institution fédérale qui est chargé de recevoir les demandes relatives aux renseignements personnels de la catégorie.
En plus des catégories et des FRP propres à l’institution décrits ci-dessus, il existe deux autres types de FRP :
1. Les FRP standards sont créés et maintenus par la Division de la protection de la vie privée et des données au sein du SCT. Ils décrivent les renseignements personnels contenus dans les fichiers de la plupart des institutions fédérales afin d’appuyer les services internes communs. Il s’agit notamment des renseignements personnels relatifs à la gestion des ressources humaines, aux voyages, aux communications ministérielles et à d’autres services administratifs.
2. Les FRP centralisés décrivent les renseignements personnels qui peuvent se trouver dans toutes ou quelques institutions fédérales et sont conservés par un ministère ou un organisme central fédéral, tel que la Commission de la fonction publique, Services publics et Approvisionnement Canada, ou le SCT. Un exemple de FRP central est le FRP du Système des versements et retenues du SCT, SCT PCE 741, qui saisit les données sur la rémunération et les avantages et est utilisé pour la planification, la mise en œuvre, l’évaluation et le suivi des politiques gouvernementales.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les FRP ou les exigences de publication des « Info Source », veuillez consulter les lignes directrices suivantes :
1. Exigences en matière de publication en ligne d’Info Source
2. Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à déterminer).
Les particuliers peuvent déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant les publications d’« Info Source ».

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4.2 Sources de renseignements du gouvernement fédéral publiées par le SCT

Le paragraphe 5(2) de la LAI exige que le ministre désigné fasse publier, au moins deux fois par année, un bulletin qui met à jour la publication annuelle et donne d’autres renseignements utiles sur la LAI. Dans les faits, le bulletin, composé de deux publications, fournit également des renseignements utiles sur la LPRP.
1. La publication intitulée Statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels fournit une compilation annuelle de renseignements statistiques sur les demandes faites en vertu de la LAI et de la LPRP, ainsi qu’une perspective historique depuis la promulgation des deux lois. Ceci est étayé par les exigences énoncées à l’article 4.3.21 de la Politique sur l’accès à l’information et à l’article 4.2.34 de la Politique sur la protection de la vie privée, à savoir fournir au SCT un rapport statistique sur l’administration des lois respectives au sein de l’institution.
2. La publication intitulée Sommaires des décisions de la Cour fédérale est un résumé annuel des affaires de la Cour fédérale, de la Cour d’appel fédérale et de la Cour suprême du Canada liées aux deux lois.
Le paragraphe 5(4) de la LAI exige que le ministre désigné veille à ce que le bulletin soit disponible partout au Canada conformément au principe selon lequel toute personne a droit à un accès raisonnable au bulletin. Ceci est réalisé dans les faits par la publication du bulletin sur la page Web « à l’information et protection des renseignements personnels » du SCT.

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Chapitre 5 — Droit d’accès

Date de mise à jour : 2024-12-09
Renvoi au Manuel de l’accès à l’information
5.1 Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) donne à chacun le droit d’accéder à ses données personnelles détenues par les institutions fédérales soumises à la LPRP.

Les paragraphes 12(1) et (2) de la LPRP décrivent le droit d’accès d’une personne à ses renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale et le droit de correction de ces renseignements personnels. L’accès aux renseignements personnels d’une personne est assuré conformément aux principes suivants :
- tout individu a le droit de consulter et, le cas échéant, de demander la correction des renseignements personnels qu’une institution fédérale détient à son sujet;
- les exceptions nécessaires au droit d’accès doivent être limitées et spécifiques;
- les décisions relatives à la communication d’informations gouvernementales doivent être examinées indépendamment du gouvernement.
Avant le 13 juillet 2022, des restrictions spécifiques s’appliquaient aux personnes habilitées à présenter une demande. Lorsque la LPRP a été promulguée, le droit d’accès était accordé à tout citoyen canadien ou à toute personne répondant à la définition de « résident permanent » figurant au paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Toutefois, le Décret d’extension no 3 de la LPRP a étendu le droit d’accès à toutes les personnes se trouvant à l’étranger auxquelles ce droit n’avait pas été étendu auparavant.

À titre de référence, le Décret d’extension no 1 de la LPRP a étendu le droit d’accès aux personnes répondant à la définition de « détenu » figurant au paragraphe 2(1) de la partie I de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition. Le Décret d’extension no 2 de la LPRP a étendu le droit d’accès à toutes les personnes présentes au Canada. Le terme « présent » désigne une présence physique dans un lieu géographique. Bien que le Décret d’extension no 2 de la LPRP ne prévoie pas de période minimale pendant laquelle le demandeur doit être présent au Canada, il exige que les demandeurs qui ne sont pas des citoyens canadiens ou des résidents permanents soient physiquement présents dans le pays au moment où ils soumettent la demande.

Lorsqu’ils utilisent le Formulaire de demande de renseignements personnels ou le service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne, les individus doivent toujours indiquer à quel groupe ils appartiennent, à des fins statistiques :
- citoyens canadiens ou résidents permanents;
- ressortissants étrangers présents au Canada;
- ressortissants étrangers en dehors du Canada.
La collecte de cet élément de données a pour but d’examiner l’incidence du Décret d’extension no 3 sur le régime d’accès dans son ensemble. Il n’a aucune incidence sur le traitement effectif de la demande. Toutes les demandes doivent être traitées de la même façon et il n’y a pas de hiérarchie entre les types de demandeurs. Toutefois, les institutions peuvent avoir des procédures supplémentaires en ce qui concerne les documents d’identification délivrés à l’étranger (voir la section 5.2 ci-dessous pour les procédures de vérification de l’identité).

Le droit d’accès s’applique aux renseignements personnels, quels que soient leur forme et leur support, qui relèvent d’une institution fédérale. Il n’y a pas d’obligation de créer des renseignements personnels en réponse à une demande au titre de la LPRP. Le droit d’accès aux renseignements personnels est également limité par certaines exceptions et exclusions. (Les chapitres 3 [en attente] et 6 du présent manuel fournissent des informations sur la notion des renseignements qui relèvent d’une institution. Les chapitres 9 à 11 fournissent des informations sur les exceptions et les exclusions.)

Le droit d’accès est exercé en vertu de la LPRP lorsque :
1. l’individu soumet une demande complète de renseignements personnels (voir la section 6.6.1 du présent manuel pour les exigences d’une demande « complète »);
2. les renseignements personnels demandés concernent l’un des éléments suivants :
  1. lui-même;
  2. une personne qui l’a autorisé à faire la demande en son nom;
  3. une personne qui a consenti à ce que les renseignements personnels lui soient communiqués (ce point est abordé tout au long de ce chapitre).
3. les renseignements récupérés par l’institution en réponse à la demande répondent à la définition des renseignements personnels et l’institution a soit déterminé qu’aucune exception ou exclusion de la LPRP ne s’applique, soit que les renseignements personnels peuvent être communiqués en partie.
Tout au long du traitement d’une demande d’accès à des renseignements personnels, l’institution fédérale doit évaluer les informations fournies par le bureau de première responsabilité (BPR) en réponse à la demande par rapport au droit d’accès de l’individu. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le prélèvement, qui est implicite dans la notion de droit d’accès, voir la section 9.7 du présent manuel.
5.2 Vérification de l’admissibilité du demandeur

Le paragraphe 8(2) du Règlement sur la protection des renseignements personnels prévoit qu’une personne qui demande l’accès à des renseignements personnels doit fournir une preuve d’identité adéquate à l’institution fédérale avant que les informations ne lui soient communiquées.

En vertu des fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires sur les Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (POU 901), les renseignements personnels qu’une institution fédérale peut collecter à des fins de vérification de l’identité peuvent inclure le nom, les coordonnées, les informations relatives aux cartes de crédit, les numéros d’identification, le numéro d’assurance sociale (NAS) (seules certaines institutions peuvent collecter ces renseignements) et d’autres renseignements relatifs au traitement de la demande. Il peut également s’agir de renseignements personnels contenus dans les dossiers de l’institution qui sont pertinents pour la demande. Par exemple, l’Agence de revenu du Canada (ARC) peut demander des renseignements spécifiques sur une ligne d’une déclaration d’impôt dans le cadre de sa procédure de validation de l’identité du demandeur. Les institutions doivent s’abstenir de collecter d’autres types de renseignements personnels qui ne sont pas énumérés dans le FRP ordinaire.

L’article 4.1.4 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels exige que les institutions établissent des procédures pour :
- confirmer l’identité du demandeur afin de ne pas porter atteinte à la vie privée;
- confirmer le pouvoir d’un individu de présenter une demande au nom d’une autre personne (le cas échéant).
Afin de limiter le risque d’atteinte à la vie privée, en cas de doute sur l’identité de la personne demandant l’accès, les renseignements personnels ne doivent pas être communiqués. Les demandeurs doivent être informés que leur demande ne sera pas traitée tant que leur identité n’aura pas été confirmée, et les exigences en matière d’identité peuvent être communiquées dans cet avis.
Établir un droit d’accès par la vérification de l’identité

Les demandeurs doivent fournir les éléments suivants, qu’ils soumettent une demande sur papier, par voie électronique ou par l’intermédiaire du service de demande en ligne :

1. Preuve du droit d’accès à leurs renseignements personnels

Les institutions établissent des procédures et prescrivent les documents d’identité ou les renseignements personnels exigés pour les demandeurs en fonction du degré de sensibilité des renseignements demandés et du niveau d’assurance requis pour valider leur identité.

Voici quelques exemples de documents d’identification acceptables ou de numéros d’identification attribués à l’individu :
- passeport;
- permis de conduire ou permis de conduire Plus;
- carte provinciale ou territoriale avec photo pour les personnes qui ne conduisent pas (à l’exception de la carte de santé);
- certificat de statut d’Indien (carte de statut);
- carte de citoyenneté ou carte d’identité nationale;
- carte de résident permanent;
- carte Nexus;
- fiche relative au droit d’établissement ou confirmation de résidence permanente (IMM 5292);
- les documents d’immigration délivrés aux étrangers présents au Canada (par exemple, permis de travail, permis d’études, statut de réfugié approuvé);
- certificat de naissance;
- code d’identification du dossier personnel (CIDP) pour les fonctionnaires ou anciens fonctionnaires.
Le NAS n’est pas un document d’identité, mais il peut être demandé par des institutions spécifiques si la demande porte sur des renseignements relatifs à l’emploi, à des programmes ou services de prestations gouvernementales, ou à des fins fiscales. (Pour obtenir de plus amples renseignements sur la collecte et l’utilisation du NAS, voir la Directive sur le numéro d’assurance sociale.)

2. Autorisation, le cas échéant
- Si un demandeur fait une demande au nom de quelqu’un d’autre, il doit être autorisé à le faire.
- L’autorisation doit être signée et datée par la personne autorisant la communication de ses renseignements.
3. Consentement, le cas échéant
- Le demandeur doit inclure le consentement de chaque personne âgée de plus de 16 ans dont les renseignements personnels peuvent également faire partie de la demande de renseignements personnels. Le formulaire TBS/SCT 350-60F, Consentement pour un formulaire de demande de renseignements personnels, est le formulaire prescrit pour donner le consentement. Les institutions peuvent conseiller aux demandeurs d’utiliser le formulaire, car il contient toutes les informations nécessaires pour démontrer un consentement valide. Sans ce consentement, les renseignements concernant l’autre personne seront probablement expurgés.
- Certaines institutions peuvent avoir des exigences supplémentaires en matière de consentement. Par exemple, si une demande est présentée à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, le demandeur doit utiliser le formulaire Consentement pour une demande d’accès à l’information et à des renseignements personnels (IMM 5744).
Il peut s’avérer nécessaire de charger les BPR et d’obtenir des renseignements en réponse à la demande afin de déterminer comment l’identité peut être validée plus avant. Par exemple, si l’institution dispose d’un dossier ou d’une affaire associée à la personne, elle peut être en mesure de vérifier l’identité en reliant le numéro de dossier ou d’affaire fourni aux renseignements contenus dans la demande. En outre, il se peut que le consentement ne soit sollicité qu’après réception des informations par le bureau de l’AIPRP. Par exemple, il peut y avoir une quantité importante de renseignements personnels entremêlés qui n’ont pas été identifiés à l’avance dans le texte de la demande. Voir la section 10.13 du présent manuel pour obtenir de plus amples renseignements sur l’imbrication des renseignements (article 26 de la LPRP).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont les institutions peuvent respecter leurs obligations de mettre en place des procédures pour valider l’identité du demandeur conformément à l’article 4.1.4 de la Directive, veuillez consulter l’Avis de mise en œuvre de la protection des renseignements personnels 2022-02 : Vérification de l’identité pour les demandes de renseignements personnels.

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5.3 Obligation de l’institution de faire preuve de diligence raisonnable

L’institution peut se fier aux informations fournies par le demandeur, à moins que des faits spécifiques n’indiquent qu’une diligence supplémentaire est nécessaire, par exemple s’il y a des divergences entre les renseignements fournis et les renseignements figurant dans le dossier. En cas de doute, l’institution doit demander au demandeur de fournir d’autres preuves pour confirmer son identité, la validité du consentement de l’autre personne ou le pouvoir de faire une demande au nom d’une autre personne.
5.4 Le pouvoir d’une personne qui fait une demande au nom d’une autre personne

L’article 10 du Règlement sur la protection des renseignements personnels est libellé comme suit :
- 10 Les droits ou recours prévus par la Loi et le présent règlement peuvent être exercés,
- a) au nom d’un mineur ou d’un incapable, par une personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer les affaires ou les biens de celui-ci;
- b) au nom d’une personne décédée, par une personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession de cette personne, mais aux seules fins de gérer la succession; et
- c) au nom de tout autre individu, par une personne ayant reçu à cette fin une autorisation écrite de cet individu.
Pour les alinéas 10a) et b), la personne qui fait la demande doit fournir des documents justificatifs, tels qu’une procuration, ou s’identifier comme le représentant légal de la personne, vivante ou décédée. La principale différence entre ces deux alinéas et l’alinéa 10c) est que, dans les cas où les renseignements personnels concernent un mineur ou une personne incapable ou décédée, il n’y a probablement pas de méthode pour obtenir l’autorisation de la personne elle-même.

Pour l’alinéa 10c), les individus doivent spécifier par écrit qu’ils souhaitent qu’une autre personne, connue sous le nom de « représentant autorisé », fasse une demande pour leurs renseignements personnels en leur nom. Dans certaines circonstances, par exemple lorsque le représentant est un avocat, l’autorisation peut prendre la forme d’un formulaire ordinaire fourni par le cabinet d’avocats. L’autorisation ne sera considérée comme valable que si elle indique clairement la raison pour laquelle le représentant agit au nom du demandeur. Si l’autorisation n’est pas claire ou si l’institution a des doutes sur sa validité, elle doit contacter le demandeur. En outre, plus une autorisation est ancienne, plus l’institution est tenue de vérifier qu’elle est toujours valable et qu’elle n’a pas été révoquée. La pratique exemplaire consiste à demander la confirmation que l’autorisation est toujours valable si plus d’un an s’est écoulé ou si l’institution a des raisons de penser que les circonstances ont changé.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le formulaire TBS/SCT 350-55F, Formulaire pour autoriser qu’une demande de renseignements personnels soit faite en votre nom, est recommandé, car il contient tous les renseignements nécessaires à une autorisation acceptable.
5.5 Demandes émanant de fonctionnaires ou d’employés, anciens ou actuels, d’une institution fédérale.

Les fonctionnaires ou employés, actuels ou anciens, d’une institution fédérale peuvent présenter des demandes de renseignements personnels. Le fait qu’une personne soit ou ait été un fonctionnaire n’est pas pertinent en ce qui concerne son droit d’accès au titre du paragraphe 12(1) de la LPRP pour faire une demande. Toutefois, il est plus probable que les demandes émanant d’anciens ou d’actuels fonctionnaires contiennent des renseignements relatifs à leurs tâches et fonctions, qui, selon le contexte de la demande, peuvent ou non relever de l’exception prévue à l’alinéa 3j) de la LPRP. Les exceptions énoncées dans la définition des renseignements personnels ne s’appliquent qu’aux fins de l’article 7 (utilisation), de l’article 8 (communication) et de l’article 26 (renseignements concernant un autre individu) de la LPRP et de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le traitement des demandes contenant à la fois des renseignements personnels et non personnelles, voir la section 9.8.

5.6 Frais

Alors que l’article 11 de la Loi sur l’accès à l’information prévoit qu’un demandeur peut être tenu de payer des frais de dossier, la LPRP ne contient aucune disposition de ce type. Par conséquent, aucuns frais ne sont perçus pour les demandes de renseignements personnels ou les demandes de correction.

Chapitre 6 – Traitement des demandes

À jour en date du 9 décembre 2024
Renvoi au Manuel de l’accès à l’information

Ce chapitre sert de guide aux institutions fédérales pour le traitement des demandes informelles de renseignements personnels et des demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels(la LPRP) selon le cadre établi par cette dernière, la Politique sur la protection de la vie privée (la politique) et les instruments politiques connexes. Il énonce les étapes du processus et mentionne d’autres chapitres ou sections du présent manuel qui comportent de l’information supplémentaire. Après avoir confirmé qu’une personne bénéficie théoriquement d’un droit d’accès et avoir vérifié l’identité de cette dernière, comme indiqué au chapitre 5, les institutions peuvent se reporter au présent chapitre pour s’orienter dans le traitement de la demande.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a conçu l’Outil de gestion de l’AIPRP en ligne, une application sécurisée destinée aux praticiens de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Consultez la page AIPRP en ligne pour les praticiens afin d’obtenir de l’aide pour la création d’un compte et l’utilisation de l’outil lors de la réception et de la réponse aux demandes d’AIPRP.

6.1 Obligation de prêter assistance

Les articles de 4.1.8 à 4.1.14 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive) énoncent les exigences que doivent remplir les responsables de toute institution fédérale ou de son délégué en ce qui concerne l’obligation de prêter assistance aux demandeurs. Ces exigences cadrent avec les Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs suivants :

Lors du traitement d’une demande de renseignements personnels ou d’une demande de correction en vertu de la LPRP, le responsable de l’institution fédérale ou son délégué doit :

offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande
fournir des renseignements au sujet de la LPRP, notamment en ce qui concerne le traitement de la demande et le droit de porter plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada;
communiquer avec le demandeur sans retard indu si des précisions au sujet de la demande sont nécessaire;
déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés;
appliquer des exceptions précise et limitée aux documents demandés;
fournir des réponses exactes et complètes;
communiquer promptement les renseignements demandés;
s’il y a lieu, fournir les documents sur le support de son choix et dans la langue officielle de son choix;
offrir un endroit approprié dans au sein de l’institution fédérale pour examiner les renseignements demandés.

Cette assistance peut prendre différentes formes. Il peut s’agir, par exemple :

d’expliquer le processus d’accès et de résolution des plaintes prévues par la LPRP;
d’orienter les demandeurs vers d’autres moyens permettant l’obtention de renseignements;
d’accuser réception d’une demande ou d’obtenir des clarifications;
de fournir aux demandeurs une explication écrite en cas de prorogation du délai;
d’informer le demandeur de l’état d’avancement de sa demande;
de fournir des réponses partielles.

6.1.1 Remarque sur la communication avec les demandeurs

Tout au long du processus de demande, l’institution est tenue de communiquer avec le demandeur de manière respectueuse, et le même peut être considéré pour les demandeurs. Toutefois, il convient de reconnaître que le demandeur peut parfois se trouver dans une situation stressante ou frustrante. Même si, conformément aux Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs, l’institution est tenue d’offrir une aide raisonnable, elle n’a pas à tolérer les communications et les comportements irrespectueux à l’égard de leurs employés. On recommande aux institutions d’élaborer des directives internes à l’intention des analystes de l’AIPRP de sorte qu’ils signalent à leurs chefs d’équipe ou à leurs superviseurs toute interaction qui pourrait être qualifiée d’irrespectueuse. Les institutions peuvent envisager des stratégies d’atténuation pour protéger leurs employés. Par exemple, les demandeurs peuvent être informés que les communications ultérieures se feront uniquement par écrit, ou ils peuvent se voir attribuer un point de contact unique au lieu de plusieurs analystes de l’AIPRP.

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6.2 Présentation d’une demande

6.2.1 Demandes de renseignements personnels sur papier

Les personnes qui souhaitent obtenir des copies de leurs renseignements personnels auprès d’une institution fédérale peuvent faire la demande en utilisant le Formulaire de demande de renseignements personnels. Les demandeurs peuvent consulter Info Source (anciennement connu sous le nom de Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements) pour déterminer l’institution la plus susceptible de détenir les renseignements voulus.

6.2.2 Demandes de renseignements personnels en ligne

À l’automne 2018, le gouvernement a lancé le service de demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) en ligne afin d’accélérer, de faciliter et de simplifier la présentation des demandes d’AIPRP. Il s’agit de la plateforme prescrite par le SCT pour la présentation de demandes. Par conséquent, comme indiqué à l’article 4.2.25.1 de la politique, les institutions fédérales sont tenues de l’utiliser, à moins qu’une exception ne leur soit accordée. La liste des institutions fédérales qui peuvent recevoir des demandes d’AIPRP par l’intermédiaire de la plateforme sera mise à jour à mesure de leur intégration. Cette plateforme permet au demandeur de choisir le support sur lequel il préfère recevoir les renseignements : par voie électronique sur leur compte AIPRP en ligne; par courriel; sur un disque compact ou un disque vidéo numérique (en fonction de la taille); sur papier ou en personne pour consultation. Consultez les sections 6.17.3 et 6.17.4 de ce manuel pour en savoir plus sur les responsabilités des institutions fédérales quant au choix des supports.

Pour effectuer une demande en ligne, le demandeur doit fournir de l’information sur son identité, préciser la langue et le support de son choix et décrire sa demande. Il doit également fournir ses coordonnées, notamment son nom complet, son adresse et son courriel. Il peut également joindre jusqu’à cinq documents à l’appui de sa demande. Une fois la demande soumise, le demandeur recevra un courriel confirmant sa réception.

Les institutions fédérales sont responsables d’effectuer, au besoin, un suivi auprès des demandeurs afin d’obtenir des preuves adéquates de la véracité de l’information fournie dans la demande en ligne. Pour en savoir plus sur la vérification de l’admissibilité du demandeur, consultez la section 5.2 du manuel.

6.2.3 Transferts

Les demandes présentées au titre de la LPRP ne peuvent pas être transférées à une autre institution fédérale susceptible d’être mieux placée pour y répondre. Si une institution reçoit une demande et ne détient pas les renseignements personnels demandés, elle doit envoyer une réponse formelle au demandeur pour l’en informer. Consultez la section 6.6.5 pour obtenir des précisions supplémentaires.

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6.3 Accès informel

Les personnes peuvent également choisir de soumettre une demande informelle pour obtenir leurs renseignements personnels. Pour ce faire, elles peuvent communiquer avec les responsables du programme fédéral concerné ou le coordinateur de l’AIPRP de l’institution. La liste des coordinateurs de l’AIPRP de chaque institution fédérale est accessible en ligne.

Dans la mesure du possible, les institutions devraient permettre aux personnes d’obtenir accès à leurs renseignements personnels de manière informelle, pour autant qu’ils ne contiennent pas de renseignements délicats susceptibles de faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion. Toutefois, les demandeurs qui soumettent des demandes informelles au Bureau de l’AIPRP doivent être informés qu’ils ne pourront pas se prévaloir de leur droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée (le commissaire) concernant le traitement de leur demande et que cette dernière ne sera soumise à aucun délai pour répondre. Lorsque l’accès aux renseignements personnels ne peut pas être autorisée par voie informelle, le demandeur doit être informé de ses droits en vertu de la LPRP et de la manière dont il peut les exercer.

6.3.1 Demandes informelles

Les demandes informelles sont adressées soit au programme fédéral avec lequel la personne a interagi, soit au Bureau de l’AIPRP, mais elles ne sont pas soumises ou traitées en vertu de la LPRP. Dans de tels cas, aucun délai de réponse n’est prévu et aucun mécanisme de plainte n’est applicable auprès du commissaire. Les demandes informelles sont définies au chapitre 3 du présent manuel [en attente]. Les demandes présentées par des employés de l’institution dans l’exercice de leurs fonctions officielles ne sont pas considérées comme des demandes informelles (par exemple, les demandes de rétroaction sur le rendement ou mesure de rendement).

6.3.2 Facteurs à prendre en compte pour le traitement informel d’une demande

Pour déterminer si les renseignements personnels demandés peuvent être communiqués de manière informelle, les employés doivent tenir compte de facteurs tels que l’ancienneté et la sensibilité des documents, le caractère public des renseignements, la résolution des problèmes soulevés, la nécessité de consulter d’autres institutions ou tiers, et la présence de renseignements faisant l’objet d’une exception ou d’une exclusion en vertu des dispositions de la LPRP.

Dans certaines circonstances, il peut être difficile de déterminer si une demande a été soumise au Bureau de l’AIPRP de manière formelle ou informelle. Dans de telles situations, l’institution doit s’efforcer de fournir les renseignements demandés le plus rapidement possible. Pour ce faire, l’institution peut traiter la demande de manière informelle, pourvu que le demandeur y consente. Par exemple, dans le cas d’un employé qui présente à son gestionnaire une demande pour la consultation de son dossier d’employé, une institution pourrait juger préférable de la traiter de manière informelle plutôt que lui demander de soumettre une demande formelle de renseignements personnels. Si le demandeur n’est pas satisfait de la réponse à sa demande informelle, il peut ensuite soumettre une demande formelle.

6.3.3 Exemples

Parmi les exemples de demandes qui peuvent normalement être traitées de manière informelle, on peut citer les demandes visant à obtenir ce qui suit :

les dossiers du personnel;
des mises à jour sur l’état d’avancement d’une demande de prestation ou de programme;
de la correspondance contenant des renseignements ou des avis sur la personne.

Il convient de préciser qu’il ne s’agit là que de lignes directrices et que la décision doit être prise au cas par cas.

6.3.4 Procédures

L’article 4.1.5 de la directive exige que le responsable de l’institution fédérale ou son délégué détermine s’il est approprié de répondre à une demande de renseignements personnels de manière informelle, reconnaissant que la LPRP a pour objet de complémenter les procédures mises en place pour l’accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement. L’article 4.2.1 de la directive prévoit la même exigence pour les employés de l’institution fédérale. Lorsqu’ils recommandent le traitement informel d’une demande, les employés doivent tenir compte des facteurs décrits à la section 6.3.2 du présent manuel. Lorsqu’une demande de renseignements personnels vise des documents pouvant être fournis indépendamment de la LPRP, le demandeur doit être informé qu’il n’est pas requis de la présenter de manière formelle et que ces renseignements peuvent être fournis dans le cadre des procédures courantes du gouvernement.

Conformément à l’article 4.1.6 de la directive, si une institution juge plus appropriée de procéder au traitement d’une demande de façon informelle, elle doit d’abord obtenir le consentement écrit du demandeur pour le faire et l’informer que seules les demandes formelles sont soumises aux dispositions de la LPRP. Par conséquent, s’il y consent, le demandeur ne pourra pas se prévaloir de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire concernant le traitement de sa demande et cette dernière ne sera soumise à aucun délai de réponse.

6.3.5 Exigences en matière d’établissement de rapports

Les demandes informelles soumises aux bureaux de l’AIPRP sont prises en compte dans le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Depuis l’exercice 2012-2013, les institutions fédérales sont tenues de déclarer ces demandes, à titre informatif, dans leurs rapports statistiques sur l’administration de la LPRP.

Les demandes de renseignements personnels qui sont autorisées en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP ne doivent pas être déclarées comme des demandes informelles au sens de la LPRP. En effet, ces demandes doivent traitées et déclarées (le cas échéant) conformément aux exigences de la LPRP. Par exemple, les demandes reçues d’un organisme d’enquête en vertu de l’alinéa 8(2)e) ainsi que toute communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) doivent être déclarées à la partie III du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Même si les demandes de services internes peuvent avoir des implications sur la sécurité et la protection des renseignements personnels, les institutions qui souhaitent rendre compte de toutes les activités de leur Bureau de l’AIPRP doivent en rendre compte dans une section distincte du rapport annuel qu’elles soumettent au Parlement.

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6.4 Protection de l’identité du demandeur selon le principe du « besoin de savoir »

Le nom d’un demandeur en vertu de la LPRP est considéré comme un renseignement personnel, tel que défini à l’article 3 de la LPRP, et ne peut être communiqué qu’en conformité avec la LPRP. En outre, l’article 4.2.23 de la politique exige que l’institution déploie tous les efforts raisonnables pour répondre à la demande, et ce, indépendamment de l’identité du demandeur.

L’article 4.2.21 de la politique exige que l’institution veille à ce que l’identité des demandeurs soit protégée et communiquée selon le principe du « besoin de savoir ». C’est-à-dire qu’elle n’est communiquée qu’aux personnes qui ont besoin de savoir ce renseignement pour répondre à la demande ou exercer leurs fonctions dans le cadre d’un programme ou d’une activité légitime. En outre, l’article 4.1.8 de la directive exige que l’institution limite aux personnes qui ont besoin de savoir la communication de tout renseignement susceptible d’être utilisé directement ou indirectement pour identifier le demandeur, sauf si ce dernier a donné son consentement. Le consentement en question doit être donné par écrit et daté.

Bien que le nom du demandeur et les documents visés par cette dernière puissent être communiqués à l’interne aux fins de leur extraction ou de leur correction, il convient de limiter leur communication aux personnes qui doivent en être informées à ces fins. De même, l’identité des représentants doit être protégée et n’être communiquée à une personne que si celle-ci a réellement besoin de la savoir pour accomplir des tâches et des fonctions liées à l’application de la LPRP. Lorsque les renseignements sur l’identité du demandeur sont considérés comme particulièrement délicats, l’institution peut en limiter l’accès dans le système de traitement aux personnes exerçant un pouvoir discrétionnaire sur les communications finales en vertu de la LPRP.

La même prudence s’impose lorsqu’il s’agit de protéger les renseignements personnels des personnes qui présentent des demandes informelles. Tous les employés de l’institution fédérale, et non seulement ceux chargés de l’AIPRP, doivent être conscients de la nécessité de respecter la nature confidentielle des demandes présentées au titre de la LPRP.

En vertu du paragraphe 69(2) de la LPRP, il n’est pas nécessaire de protéger la confidentialité des renseignements personnels si le demandeur les a rendus publics (par exemple, lorsque le demandeur a parlé de la demande dans un forum public ou lorsque les médias en ont fait état). Toutefois, cette exigence ne s’applique qu’aux renseignements personnels accessibles au public. Pour obtenir de plus amples renseignements à cet égard, veuillez-vous reporter au chapitre 11 du présent manuel.

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6.5 Procédures et systèmes

L’article 4.2.25 de la politique exige de l’institution qu’elle mette en place des procédures et des systèmes efficaces qui lui permet de répondre aux demandes de renseignements personnels et de s’assurer que :

les demandes peuvent être reçues par voie électronique, au moyen de la plateforme prescrite (le service de demande d’AIPRP en ligne), sauf exception, et par écrit, par d’autres moyens;
les demandes sont traitées à l’aide des plateformes prescrites, dans la mesure où des plateformes ont été prescrites, sauf exception;
les délibérations et les décisions concernant les demandes reçues au titre de la LPRP sont consignées;
les renseignements personnels demandés sont examinés afin de déterminer s’ils sont assujettis à laLPRP et, dans l’affirmative, s’ils font l’objet d’une exception;
le principe de prélèvement est appliqué;
les consultations nécessaires au traitement des demandes soumises en vertu de la LPRP sont tenues.

Conformément à l’article 4.1.15 de la directive (utilisation des plateformes prescrites), les bureaux de l’AIPRP doivent recevoir les demandes par l’intermédiaire du service de demande d’AIPRP en ligne, soit la plateforme prescrite mentionnée à l’annexe D de la directive. Des solutions traitement des demandes approuvées par les ministères sont accessibles par l’entremise des outils de passation de marchés désignés. Toutefois, au moment de la publication de ce chapitre, il n’existe pas de solution prescrite pour le traitement des demandes. Si une telle solution devait être prescrite, les institutions seraient tenues de l’utiliser conformément à l’article 4.1.16 de la directive. Le SCT donnera un préavis suffisant avant de procéder à un tel changement.

En tant que pratique exemplaire, les procédures de traitement des demandes de renseignements personnels devraient être mises à la disposition du public. Ces procédures peuvent comporter une description de ce qui suit :

les étapes nécessaires au traitement des demandes de renseignements personnels;
les pratiques de l’institution en matière d’accès informel.

6.5.1 La documentation

Il est important que l’institution fédérale documente les décisions prises à chaque étape du processus, comme l’exigent les politiques et les directives suivantes du Conseil du Trésor du Canada :

Conformément à la Politique sur les services et le numérique,^{Note en bas de page 1} les administrateurs généraux sont responsables de « veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient consignés afin de justifier et d’appuyer la continuité des activités opérationnelles ministérielles, permettre la reconstitution de l’évolution des politiques et des programmes, appuyer l’état de préparation aux litiges et permettre la réalisation d’évaluations, d’audits et d’examens indépendants. »
La Directive sur les services et le numérique^{Note en bas de page 2} exige que l’institution respecte les exigences en matière de tenue de documents, ce qui inclus « déterminer, établir, mettre en œuvre et maintenir des répertoires ministériels désignés où l’information ayant une valeur opérationnelle est gérée pendant son cycle de vie, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels ». Les gestionnaires doivent « informer les employés de leur obligation de consigner leurs activités et leurs décisions ayant une valeur opérationnelle ». Les employés sont responsables de « consigner leurs activités et leurs décisions ayant une valeur opérationnelle ». Par ressources documentaires à valeur opérationnelle, on entend « les documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis qui facilitent la prise de décisions, l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues, et qui appuient les exigences ministérielles relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation ».
L’article 4.2.25.3 de la Politique sur la protection de la vie privée exige que l’institution documente « les délibérations et les décisions concernant les demandes reçues en vertu de la Loi ». Les renseignements ainsi documentés peuvent s’avérer nécessaires et servir de preuve dans le cadre du processus d’examen, en particulier lors de l’examen des décisions d’une institution (par exemple, les avis de prorogation du commissaire).
L’article 4.1.18 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels exige que l’institution documente le processus de traitement des demandes « en versant au dossier tous les documents qui appuient les décisions prises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris les communications où l’on discute des facteurs à prendre en considération lorsque l’on exerce son pouvoir discrétionnaire, où des recommandations sont faites, où des justifications sont fournies et où des décisions sont prises. »

Parmi les renseignements pris en compte dans les décisions qui doivent être documentés figurent les suivants :

les facteurs pris en compte au moment de l’exercice du pouvoir discrétionnaire en matière d’application d’exception (pour en savoir plus sur les exceptions et la manière d’exercer le pouvoir discrétionnaire, reportez-vous au chapitre 9 du présent manuel);
les justifications à l’appui de la prorogation du délai.

6.5.2 Système de suivi

L’article 4.1.17 de la directive exige que l’institution établisse et maintienne un système de suivi de la gestion interne du traitement des demandes de renseignements personnels et de correction, des corrections effectuées ou des mentions portées, des plaintes, des rapports et des recommandations du commissaire et des examens par les tribunaux. En outre, l’article 4.1.11 de la directive exige que l’institution documente « la formulation d’une demande clarifiée telle qu’elle a été acceptée par le demandeur et la date du changement lorsqu’une demande est clarifiée ou que sa formulation est modifiée. »

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6.6 Analyse de la demande

Les demandes de renseignements personnels, de même que leur date de réception, doivent être documentées dans le système de suivi dès leur réception ou le plus rapidement possible. Les institutions sont chargées d’examiner les demandes qui leur sont présentées au moyen de l’Outil de gestion des demandes d’AIPRP en ligne, du courriel ou d’autres plateformes de traitement. Pour éviter tout manquement, les institutions doivent consulter ces plateformes au moins une fois par jour. Elles peuvent choisir de recevoir des notifications par courriel lorsqu’une demande a été soumise. De plus amples renseignements sur l’Outil de gestion des demandes d’AIPRP en ligne, y compris les services de formation et de soutien, sont accessibles en ligne.

Toute demande reçue par d’autres moyens, tels que par courriel, par la poste ou par télécopieur, doit être datée au moment de sa réception.

Toute demande doit être examinée dès sa réception, ou le plus rapidement possible, afin de déterminer si :

le demandeur a le droit de consulter les renseignements demandés;
la demande est claire et complète, et si les exigences prévues dans la LPRP sont respectées;
la demande a été envoyée à l’institution fédérale appropriée;
les renseignements demandés peuvent être obtenus de manière informelle, indépendamment de la LPRP.

Reportez-vous au chapitre 5 pour obtenir de plus amples renseignements sur le droit d’accès, et à la section 6.3 du présent chapitre pour en savoir plus sur l’accès informel.

6.6.1 Demande complète et compréhensible

Les demandes formelles de renseignements personnels relevant d’une institution fédérale sont présentées en vertu de la LPRP. Cette dernière prévoit un délai de réponse et confère à toute personne présentant une telle demande le droit de déposer une plainte auprès du commissaire. Les demandes formelles sont définies au chapitre 3 du présent manuel [en attente].

Toute demande de renseignements personnels satisfaisant aux exigences prévues à l’article 13 de la LPRP et à l’article 8 du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement), est considérée comme « complète » si elle :

est soumise par écrit au moyen du Formulaire de demande de renseignements personnels, du Système de demande d’AIPRP en ligne ou d’autres supports, tel que le courriel ou le papier;
contient suffisamment de renseignements pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver les renseignements personnels demandés sans problèmes sérieux. Pour ce faire, la demande peut contenir des précisions sur le fichier de renseignements personnels (FRP) visé par la demande, ou sur la catégorie des renseignements personnels s’ils ne sont pas contenus dans un FRP;
vise l’accès aux renseignements personnels du demandeur, conformément au paragraphe 12(1) de la LPRP et à l’article 10 du Règlement, ou une autre personne. Dans cette dernière éventualité, le droit d’accès aux renseignements personnels ne peut être exercé que si la demande est présentée au nom :
- d’un mineur par l’administrateur de ses affaires;
- d’une personne décédée par l’administrateur de ses affaires;
- au nom de tout autre individu par une personne ayant reçu à cette fin une autorisation écrite de cet individu.

Une demande de renseignements personnels est traitée conformément à toutes les dispositions applicables de laLPRP, y compris aux délais de réponse, aux exigences de notification et au droit de plainte auprès du commissaire concernant le traitement de la demande.

6.6.2 Demande incomplète

Le délai de réponse de 30 jours prévu par la LPRP (article 14) ne commence à courir qu’à partir du moment où la demande est complète.

Les demandes sont considérées comme « incomplètes » si elles ne sont pas claires, ne fournissent pas suffisamment de renseignements ou sont trop générales. Il peut également s’agir de demandes pour lesquelles le demandeur a omis de fournir une preuve d’identité adéquate.

Conformément à l’article 4.1.9 de la directive, l’institution doit communiquer rapidement avec le demandeur lorsqu’il est nécessaire de clarifier une demande imprécise ou incomplète. Pour ce faire, elle doit contacter le demandeur le plus rapidement possible dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Elle doit également informer le demandeur des étapes à suivre pour compléter sa demande et de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire s’il estime que sa demande était déjà complète. L’institution peut abandonner le traitement d’une demande si elle n’est pas en mesure de la traiter avant de recevoir les clarifications demandées. Le délai de réponse de 30 jours commence ou reprend le jour suivant la réception de la demande modifiée en fonction des clarifications demandées. Conformément à l’article 4.1.11 de la directive, l’institution doit documenter la formulation d’une demande clarifiée telle qu’elle a été acceptée par le demandeur et la date du changement lorsqu’une demande est clarifiée ou que sa formulation est modifiée.

6.6.3 Demande de renseignements relative à une autre loi

Si la demande est visée par d’autres lois, le demandeur doit en être informé le plus rapidement possible. Par exemple, certaines demandes pourraient être traitées de manière plus appropriée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition. Une explication claire des conséquences et des délais liés à la présentation de la demande en vertu de ces lois doit être fournie (lorsqu’elle est connue). La loi en vertu de laquelle il serait préférable pour le demandeur de soumettre sa demande dépend de la nature et de l’objet de cette dernière. Toutefois, il n’est pas légalement possible pour l’institution d’empêcher une personne de présenter une demande en vertu de la LPRP.

6.6.4 Demande transmise à un bureau inapproprié

Conformément à l’article 4.2.25.1 de la politique, les demandes de renseignements personnels doivent être soumises au moyen de la plateforme prescrite à cette fin par le SCT, soit le service de demande d’AIPRP en ligne. Si le demandeur choisit de soumettre sa demande au moyen du formulaire papier, il doit l’envoyer au Bureau de l’AIPRP de l’institution. Si le demandeur adresse sa demande à un autre service de l’institution ou au cabinet du ministre, celle-ci doit être immédiatement transmise au Bureau de l’AIPRP.

6.6.5 Demandes non traitables

La LPRR exige que l’institution ne traite les demandes que lorsqu’il est évident que les documents sont susceptibles de relever de l’institution destinataire. Il n’est pas indiqué dans les Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs qu’une institution est tenue d’informer un demandeur que des documents demandés peuvent relever d’une autre institution. Toutefois, on encourage l’institution à informer le demandeur de la procédure appropriée à suivre lorsqu’il est possible et raisonnable de le faire. Par exemple, si l’institution sait que les renseignements personnels demandés peuvent relever d’un ministère provincial (par exemple, les actes de naissance et les titres fonciers), elle peut en informer le demandeur. Elle peut également recommander au demandeur de consulter Info Source.

Lorsqu’une institution reçoit une demande de renseignements personnels qui ne relève manifestement pas d’elle (par exemple, si une demande visant l’obtention d’une copie de la demande de visa d’une personne est envoyée à l’Agence d’évaluation d’impact du Canada plutôt qu’à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada), elle devrait ouvrir un autre type de fichier dans le système de traitement électronique, conformément à la pratique exemplaire. Elle devrait documenter les détails de la demande dans le système, mais n’attribuer aucun numéro de référence officiel à la demande. Ces mesures sont nécessaires, car ces types de demandes ne répondent pas aux exigences d’une demande formelle et ne sont pas prises en compte dans le rapport statistique annuel. Parmi les renseignements que l’institution peut documenter dans le fichier, citons les mesures qu’elle a prises avant de répondre à la demande. Par exemple, elle peut indiquer que les renseignements personnels demandés ne sont en sa possession puisqu’elle est incapable de les localiser, étant donné qu’il n’existe ni FRP sur le sujet ni programmes ou activités qui requiert de l’institution qu’elle recueille ce type de renseignements. L’annexe A comprend un modèle de lettre qui peut être adaptée pour ce type de scénarios.

6.6.6 Demandes de renseignements dépersonnalisés

La dépersonnalisation est une technique efficace de protection des renseignements privés qui est de plus en plus utilisée par le gouvernement. Il peut notamment s’agir de masquer les noms dans les rapports sur les enseignements tirés d’événements liés à la sécurité ou au harcèlement. Cette technique peut également être utilisée dans des ensembles de données qui serviront à la réalisation d’analyse comparative entre les sexes Plus (ACS Plus) ou d’évaluations ou à d’autres fins non administratives. Lorsque des renseignements sont publiés sous forme d’ensembles de données ouvertes ou d’information ouverte, ils doivent être dépersonnalisés de sorte que le risque de repersonnalisation soit quasi nul. Pour en savoir plus sur la dépersonnalisation, consultez l’Avis de mise en œuvre sur la protection des renseignements personnels 2023‑01 : Dépersonnalisation.

Les documents qui sont dépersonnalisés ou anonymisés peuvent être considérés comme raisonnablement irrécupérables par l’institution s’ils sont stockés d’une manière qui ne permet pas d’identifier les personnes au sens de l’article 3 de la LPRP. Cela peut également comprendre des documents qui, en vertu d’une loi ou d’un règlement, ne doivent pas permettre d’identifier des personnes.

6.6.7 Clarification de la demande

Renseignements généraux

La clarification d’une demande peut être utile à la fois à l’institution et au demandeur. Bien que l’institution doit traiter les demandes sans porter de jugement de valeur sur la nature de la demande elle-même, elle doit tenir compte de considérations pratiques afin de déterminer la capacité de son Bureau de l’AIPRP à traiter toutes les demandes reçues dans les délais impartis. Les demandes vagues et trop générales augmentent inutilement la charge de travail de l’institution et peuvent entraîner le traitement et la communication de renseignements qui ne présentent aucun intérêt pour le demandeur. Le fait de restreindre la portée de la demande peut réduire le temps nécessaire à son traitement.

Conformément à l’article 4.1.9 de la directive, une institution est tenue d’interpréter les demandes de renseignements personnels au sens large et de communiquer rapidement avec le demandeur lorsqu’elle doit clarifier la demande. Une institution n’a pas l’obligation de demander des éclaircissements concernant une demande qui, à première vue, est claire. Toutefois, dans certains cas, la demande peut ne pas contenir suffisamment de renseignements sur les documents recherchés, être exprimée en termes trop généraux en raison d’un manque de connaissance des activités gouvernementales, ou manquer de clarté en raison d’une terminologie inexacte ou incohérente. Compte tenu de l’obligation de protéger l’identité du demandeur, l’institution doit adopter une approche raisonnable lors de l’interprétation et de l’attribution d’une demande de renseignements personnels. La recherche des documents visés par la demande ne peut être confiée qu’aux bureaux de premier intérêt (BPR) et à leurs employés qui sont concernés, en particulier s’ils peuvent directement ou indirectement identifier le demandeur.

Conformément à l’article 4.1.10 de la directive, une institution devrait, au besoin, aider le demandeur à reformuler sa demande de sorte qu’il puisse bénéficier d’un accès plus complet, plus précis et plus rapide aux renseignements. L’institution et le demandeur devraient discuter d’une autre formulation possible de façon à préciser la demande pour les experts en la matière, qui peuvent avoir accès à des documents liés à la demande et pour le personnel de l’AIPRP qui la traitera. Pour en savoir plus sur la clarification des demandes, reportez-vous au site Info Source de l’institution.

L’institution peut également aider le demandeur à préciser l’objet de la demande, le type de documents qu’il souhaite obtenir et la période visée. Par exemple, un demandeur pourrait demander l’accès à « tous les courriels contenant mon nom qui sont détenus par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. » Toutefois, le demandeur est probablement intéressé par des courriels concernant un événement donné. Dans un tel cas, l’institution devrait chercher à savoir si la demande vise tous les courriels où le nom de la personne figure dans la liste de distribution, si le traitement de celle-ci ne doit être confié qu’à certaines personnes du SCT ou si les courriels portant sur un sujet précis ou se rapportant à un mois en particulier doivent être privilégiés. Après avoir reçu les clarifications nécessaires, l’institution pourrait être en mesure de restreindre la période visée par les recherches et les personnes à qui elles peuvent être confiées. La portée de la demande peut être élargie ultérieurement, au besoin.

Si, après avoir fourni toute l’aide raisonnablement possible au demandeur pour clarifier sa demande, celle-ci n’est toujours pas claire, l’institution n’est pas censée demander d’autres clarifications. Conformément à l’article 13 de LPRP, le demandeur a l’obligation de préciser le FRP dans lequel les renseignements sont contenus (si la demande est soumise au titre de l’alinéa 12(1)a)) ou de fournir de l’information suffisamment précise sur l’emplacement des renseignements de sorte que l’institution fédérale puisse les récupérer sans problèmes sérieux (si la demande est soumise au titre de l’alinéa 12(1)b)). Dans l’affaire Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, la Cour d’appel fédérale a conclu que la décision d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada de limiter la portée de la demande était raisonnable étant donné que le demandeur n’a pas précisé l’emplacement des renseignements personnels demandés lorsqu’il a été invité à le faire.

Dans les cas où certains éléments d’une demande sont clairement définis, ils doivent être traités de la manière habituelle. L’institution doit expliquer au demandeur pourquoi elle ne peut pas traiter les autres éléments.

Une fois la demande clarifiée, les renseignements demandés doivent être évidents pour les deux parties. Conformément à l’article 4.1.11 de la directive, l’institution doit documenter la formulation d’une demande clarifiée telle qu’elle a été acceptée par le demandeur, de même que la date du changement lorsqu’une demande est clarifiée ou que sa formulation est modifiée. En d’autres termes, l’institution doit confirmer, par écrit, sa compréhension de la demande modifiée. Cette confirmation fournira un point de référence précis quant à la date de début ou de poursuite du traitement de la demande et attestera de l’accord entre l’institution et le demandeur quant à la nature et à la portée de la demande qui a été clarifiée. En outre, le délai de réponse à la demande peut être modifié pour tenir compte de la clarification ou de la modification de cette dernière.

Demande de renseignements supplémentaires

L’objectif de la demande de renseignements supplémentaires envoyée au demandeur est de clarifier la nature des renseignements demandés, et non de découvrir les raisons pour lesquelles la demande est présentée. L’institution doit informer le demandeur qu’il n’est pas obligé de communiquer la raison de son intérêt pour pouvoir exercer son droit d’accès aux renseignements personnels et qu’il ne sera pas traité différemment s’il ne fournit pas de renseignements supplémentaires. En outre, l’institution doit veiller à ne poser aucune question susceptible d’être interprétée comme une mesure visant à dissuader le demandeur de donner suite à sa demande. L’institution doit être en mesure de justifier sa demande de renseignements supplémentaires auprès du demandeur.

On ne peut raisonnablement pas attendre des demandeurs qu’ils possèdent des éléments d’identification (par exemple, un numéro de référence de dossier ou la description d’un document particulier), à moins que ceux-ci n’aient été mis à leur disposition. Pour aider un demandeur à clarifier sa demande, une institution peut :

lui fournir un aperçu des différents types de renseignements pouvant se rapporter à sa demande;
le réorienter vers le site Web de l’institution et sa page Info Source;
lui demander des renseignements sur l’état d’avancement de son dossier (par exemple, s’il s’agit d’une demande de service, l’institution peut demander si elle vient d’être soumise ou si elle est sur le point d’être approuvée. Cette information peut aider à déterminer qui, au sein de l’institution, est le plus susceptible de disposer des renseignements les plus récents et les plus exacts).

Les exemples ci-dessus ne sont pas exhaustifs et l’institution doit faire preuve de souplesse en offrant des conseils et une assistance adaptée à la situation du demandeur, conformément à l’obligation de prêter assistance.

Dossiers déjà publiés

En raison du caractère confidentiel des demandes de renseignements personnels, les renseignements personnels qui ont été communiqués dans le cadre de la demande d’une personne ne peuvent pas être communiqués dans le cadre de celle d’une autre personne.

Dans le cas où une personne a présenté à plusieurs reprises une même demande ou une demande de suivi pour l’accès à ses renseignements personnels, il peut être approprié de réutiliser les mêmes documents que ceux qui lui ont déjà été communiqués. Toutefois, de nouvelles circonstances peuvent influer sur la décision concernant la communication d’un document. Chaque document doit être jugé en fonction des dispositions en matière d’exceptions qui s’appliquent au moment de la nouvelle demande. Il est en outre nécessaire d’examiner la formulation de la nouvelle demande. Si certains documents peuvent se rapporter à la fois à la demande initiale et à la nouvelle demande, il est également possible que d’autres documents communiqués dans le cadre de la demande initiale ne se rapportent pas à la nouvelle demande, et inversement. Chaque nouvelle demande doit être examinée avec soin de sorte que la réponse soit complète et qu’aucun document ne présentant pas un intérêt pour le demandeur ne soit ajouté à la nouvelle demande.

Modification de la demande

Le demandeur peut souhaiter modifier sa demande afin d’en restreindre la portée et de la limiter qu’aux documents présentant un intérêt ou à toute autre fin. L’institution peut également proposer au demandeur de diviser sa demande en fonction du délai, du type de document demandé ou du sujet. Dans certains cas, le délai de réponse à la demande peut être prorogé en fonction du temps nécessaire pour sa clarification. Dans d’autres cas, la réduction de la portée d’une demande ou la division de celle-ci en plusieurs petites demandes peut permettre d’accélérer la communication de la totalité ou d’une partie des renseignements qui intéressent le demandeur. Toute modification apportée à la demande doit être documentée dans le système de suivi, conformément à l’article 4.1.11 de la directive, et la nouvelle date d’échéance doit être calculée automatiquement. Le demandeur doit être informé de toute modification du délai et des autres conséquences de la modification de la demande.

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6.7 Accusé de réception

Conformément à l’article 4.1.7 de la directive, l’institution doit accuser réception de la demande. Cet accusé de réception doit être formulé par écrit le plus rapidement possible, dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

L’accusé de réception doit comprendre :

la date limite à laquelle l’institution doit répondre à la demande;
les coordonnées du fonctionnaire compétent à qui le demandeur peut adresser ses questions et ses demandes de clarification;
des renseignements sur le droit de déposer une plainte auprès du commissaire;
une copie des Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs ou un lien vers ces Principes en ligne.

L’accusé de réception peut également indiquer :

la date de réception de la demande et le début de son traitement;
la nécessité pour l’institution d’obtenir de l’information supplémentaire en raison du manque de clarté ou de précision de la demande. L’institution peut indiquer que la demande ne sera pas considérée comme complète et qu’elle ne pourra pas être traitée tant que des renseignements supplémentaires n’auront pas été fournis, et qu’elle sera abandonnée si aucune réponse n’est reçue dans un délai déterminé.

Compte tenu des contraintes opérationnelles auxquelles sont confrontées de nombreuses institutions, il est préférable pour elles d’envoyer les lettres ou les courriels d’accusé de réception le plus rapidement possible. Ainsi, le demandeur ne se demandera pas si l’institution a bien reçu sa demande, et l’institution évitera de devoir traiter des demandes de suivi et de consacrer de nombreuses ressources institutionnelles supplémentaires à leur traitement. L’accusé de réception devrait également préciser la date de réception de la demande par l’institution (par opposition à la date à laquelle le demandeur l’a soumise au moyen du service de demande d’AIPRP en ligne) ainsi que le délai de réponse prévu par la LPRP. Si l’institution choisit de ne pas proroger le délai de réponse d’une demande ou si elle omet de le faire, elle doit au moins faire comprendre au demandeur, dans la lettre ou le courriel d’accusé de réception, qu’elle considère que sa demande a été refusée.

Des modèles de lettres d’accusé de réception figurent à l’annexe A.

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6.8 Recherche de documents pertinents

L’article 4.2.22 de la politique exige que l’institution déploie tous les efforts raisonnables pour aider les demandeurs à recevoir des réponses complètes, exactes et rapides aux demandes qu’ils présentent en vertu de la LPRP. Par conséquent, l’institution doit être en mesure de localiser rapidement les renseignements personnels demandés. L’article 4.2.2 de la directiveexige que les employés de l’institution fédérale déploient tous les efforts raisonnables pour localiser et récupérer les renseignements personnels qui relèvent de leur institution. Conformément à l’article 4.2.3 de la directive, ils doivent également veiller à ce que les recherches de documents soient exhaustives et tiennent compte à la fois de la lettre et de l’esprit de la demande.

À moins que les renseignements personnels demandés ne relèvent manifestement pas de son mandat, l’institution doit suivre les procédures qu’elle a établies pour toutes les demandes de renseignements personnels et confirmer auprès des BPR et de leurs bureaux centraux des documents (le cas échéant) l’existence de tout dossier pertinent. Si une institution a déjà effectué des recherches dans le cadre d’une demande similaire soumise antérieurement, elle doit en effectuer de nouvelles s’il existe une quelconque possibilité que la demande actuelle ne vise pas les mêmes renseignements personnels. Si les recherches précédentes visaient les mêmes renseignements, mais à une période précédente, l’institution doit chercher tous les documents qui ont pu être créés depuis les recherches précédentes.

Dans le cadre de ses recherches pour trouver des documents pertinents, l’institution doit examiner tous les documents qu’elle a en sa possession, quel qu’en soit le support ou la forme. Conformément à l’article 4.2.19 de la politique, l’institution est tenue d’établir des procédures conformes à la jurisprudence et aux orientations du SCT qui lui permettent de déterminer si les renseignements personnels demandés relèvent d’elle. Conformément à l’section 4.1.19 de la directive, elle est tenue de suivre ces procédures établies pour déterminer si les renseignements personnels demandés relèvent d’elle. Lorsqu’un employé doute que les renseignements personnels demandés relèvent de l’institution fédérale, il doit en référer aux fonctionnaires de l’AIPRP ayant les pouvoirs délégués nécessaires pour le déterminer, conformément à l’article 4.2.4 de la directive. Pour en savoir sur ce sujet, consultez le chapitre 3 [en attente] du manuel.

Une institution doit effectuer des recherches dans tous les emplacements, en activité ou non, où des documents pertinents pourraient être trouvés, y compris les bureaux des individus, les bureaux régionaux, les bureaux situés dans d’autres pays et les lieux hors du site, tels que les installations de stockage publiques ou privées. L’institution peut également être amenée à chercher des documents qui relèvent de celle-ci, mais qui se trouve entre les mains d’un tiers (par exemple, des documents conservés par des agents, des consultants ou d’autres fournisseurs de services sous contrat). Une institution n’a pas besoin de chercher des documents qui relèvent d’autres institutions fédérales.

Il peut arriver qu’une institution n’ait pas la possibilité de récupérer et de traiter facilement des documents (par exemple, si des documents endommagés sont en cours de restauration et qu’il faudra plusieurs semaines avant qu’ils ne soient accessibles). La pratique exemplaire consiste à informer le demandeur de tout retard imprévu.

Une autre bonne pratique que l’institution devrait adopter pour garantir l’exhaustivité de ses recherches consiste à demander aux BPR chargés de récupérer des documents s’ils ont connaissance d’autres directions générales et secteurs de l’institution qui détiennent des documents susceptibles de répondre à la demande.

En cas de plainte concernant le caractère adéquat des recherches, l’institution doit être en mesure de décrire les mesures prises pour recenser et localiser les documents pertinents. Pour ce faire, elle doit notamment documenter les mots-clés et les paramètres utilisés pour chercher et extraire les documents électroniques.

Recherche effectuée dans des serveurs de sauvegarde

Dans des circonstances exceptionnelles, l’institution peut envisager d’effectuer des recherches dans ses serveurs de sauvegarde afin de localiser des documents susceptibles d’être visés par une demande d’accès aux renseignements personnels. Bien que, dans l’affaire Oleynik c. Canada (Commissaire à la protection de la vie privée), 2016 1167 FC, la Cour ait confirmé que la demande de recherche dans les serveurs de sauvegarde n’était pas raisonnable, le demandeur pourrait faire valoir que les documents visés par sa demande satisfont aux deux critères (c’est-à-dire qu’ils sont suffisamment précis et récupérables sans problèmes sérieux).

Recherche effectuée dans les serveurs administrés par Services partagés Canada

Comme il est expliqué à la section 3.4.6 [en attente] de ce manuel, Services partagés Canada administre les services de technologie de l’information de 43 organisations fédérales, de même que les siens. Les dossiers de ces organisations restent sous leur responsabilité, comme le stipule l’article 16 de la Loi sur Services partagés Canada. Les données hébergées dans les serveurs gérés par Services partagés Canada sont séparées et les institutions conservent les droits d’accès à leurs propres données. Les institutions restent responsables de la création, de la mise à jour, de l’utilisation, de la communication et de l’élimination de leurs fonds documentaires électroniques. Le traitement des demandes de renseignements personnels reste également de la responsabilité du Bureau de l’AIPRP de chaque institution.

Les bureaux de l’AIPRP doivent adresser toute demande de recherche sur les serveurs au dirigeant principal de l’information de l’institution (ou à haut fonctionnaire de rang équivalent), qui agit comme personne-ressource auprès de l’institution et de Services partagés Canada. Services partagés Canada donnera à l’institution l’accès dont elle a besoin pour effectuer ses propres recherches pour trouver des documents pertinents.

Collecte de documents auprès des cabinets ministériels

Le cabinet d’un ministre ne fait pas partie du ministère qu’il dirige et, normalement, les documents en possession exclusive du cabinet d’un ministre ne sont pas soumis à la LPRP, ce qui a été confirmé par la Cour suprême du Canada dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, [2011] 2 R.C.S. 306 concernant les dispositions applicables de la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, un tel document est considéré comme relevant d’une institution fédérale s’il satisfait au critère d’application en deux étapes :

le contenu du dossier, ou au moins une partie de ce dernier, traite d’une question concernant institution;
l’institution fédérale peut raisonnablement s’attendre à obtenir une copie du document sur demande.

Si un document satisfait à la première étape du critère d’application en deux étapes, il passe à la deuxième étape.

La deuxième étape est objective et tous les facteurs pertinents doivent être évalués, notamment :

le contenu de fond du dossier;
les circonstances dans lesquelles il a été créé;
le lien juridique entre l’institution fédérale et le détenteur du document.

Dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, [2011] 2 R.C.S 306, la Cour suprême du Canada a également déclaré ce qui suit :

Il n’existe pas de présomption d’inaccessibilité pour les documents en possession du cabinet d’un ministre.
La conformité au critère d’application en deux étapes ne se traduit pas par la mise au secret générale des documents en possession des cabinets ministériels.

Tout document en possession du cabinet d’un ministre qui est visé par une demande de renseignements personnels doit être traité s’il satisfait à ce critère. Cette exigence ne signifie pas que des recherches doivent systématiquement être effectuées dans les documents en possession du cabinet du ministre pour toutes les demandes. Le Bureau de l’AIPRP ne doit demander au cabinet du ministre de chercher des documents pertinents que s’il est raisonnablement fondé de croire que le cabinet du ministre possède des documents pertinents qui relèveraient l’institution, comme décrit ci-dessus.

Par exemple, si une institution reçoit une demande concernant une personne qui a demandé une prestation à l’institution et qui a ensuite contacté le cabinet du ministre au sujet de cette demande, il est recommandé que le Bureau de l’AIPRP consulte ses conseillers juridiques lorsqu’il envisage de demander au cabinet du ministre d’effectuer une recherche pour récupérer les documents pertinents.

La recherche de documents pertinents ne doit pas nécessairement être personnellement effectuée par le ministre ou son délégué en vertu de la LPRP. Bien qu’un membre du personnel exonéré du ministre puisse effectuer la recherche, il ne peut pas décider si les documents sont pertinents et s’ils relèvent de l’institution. Il revient au ministre ou à son délégué de prendre la décision définitive.

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6.9 Création de dossiers en réponse à une demande de renseignements personnels

D’une manière générale, il existe trois catégories de renseignements personnels quel qu’en soit le format :

ceux qui existent et qui relèvent de l’institution au moment de la présentation de demande;
ceux qui existent (et qui relèvent de l’institution), mais qui sont seulement accessibles sous une forme lisible par machine ou dans une base de données;
ceux qui n’existent pas.

L’institution est tenue de déployer tous les efforts raisonnables pour répondre à une demande de manière précise et complète, que le document demandé existe déjà ou non (conformément à l’article 4.2.23 de la politique et aux articles 4.2.2 et 4.2.3 de la directive). C’est ce qu’on appelle l’obligation de prêter assistance.

Transcriptions de cassettes audio, de cassettes vidéo ou de notes manuscrites

Sous réserve des considérations relatives au paragraphe 17(3) de la LPRP, lorsque le demandeur a une déficience sensorielle, la LPRP n’oblige pas l’institution à préparer une transcription d’une bande audio ou vidéo s’il n’en existe pas déjà une. Toutefois, compte tenu du temps qui passe et des avancées en matière de logiciels, l’institution peut souhaiter adopter une pratique visant la création de ces documents. L’institution pourrait envisager de communiquer avec le demandeur afin de déterminer si cette pratique répondrait à ses besoins.

Il n’est généralement pas nécessaire de transcrire les notes manuscrites. La transcription crée un nouveau dossier et, si les notes sont difficiles à lire, l’institution ne peut en garantir l’exactitude. Cependant, la transcription de notes manuscrites illisibles peut être appropriée si l’auteur est toujours un employé de l’institution et qu’il est capable de déchiffrer les notes malgré le temps qui s’est écoulé.

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6.10 Préparation du fichier de traitement

Une fois les documents localisés, le secteur du programme ou le Bureau de l’AIPRP les prépare en vue d’en examiner la pertinence et d’appliquer les possibles exceptions et exclusions. Lors de la préparation du dossier de traitement, les questions suivantes doivent être abordées :

Les documents recueillis répondent-ils à la demande?
Existe-t-il d’autres documents mentionnés dans les documents localisés (par exemple, des pièces jointes) qui pourraient être pertinents et qui n’ont pas encore été localisés?
Des documents pourraient-ils être trouvés dans des secteurs de programme autres que ceux déjà recensés? Le cas échéant, la portée des recherches doit-elle être élargie?
Les copies sont-elles lisibles?

Conformément aux pratiques exemplaires, l’institution devrait classer les documents pertinents par ordre chronologique et supprimer tous les doublons et les documents qui ne sont pas liés à la demande.

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6.11 Application des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Une fois les documents récupérés et le fichier de traitement créé, les documents sont examinés, ligne par ligne, afin de déterminer s’ils peuvent être communiqués ou si des dispositions d’exception ou d’exclusion s’appliquent. Les chapitres 9, 10 et 11 de ce manuel contiennent des renseignements précis sur l’application des exceptions et des exclusions en général. Ils comprennent également des conseils et des interprétations sur chaque disposition d’exception et d’exclusion.

Au cours de cette étape, l’analyste de l’AIPRP examine également si une prorogation des délais est nécessaire (voir la section 7.2 du présent manuel).

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6.12 Exercice du pouvoir discrétionnaire

Dans le contexte de l’AIPRP, le pouvoir discrétionnaire est le pouvoir accordé au responsable d’une institution ou à son délégué de prendre une décision. Ils doivent agir de bonne foi et tenir compte des faits et circonstances pertinents, y compris l’objet et l’application convenable de la LPRP.

De nombreuses dispositions de la LPRP applicables au traitement d’une demande requièrent l’exercice d’un pouvoir discrétionnaire. Plus précisément, la LPRP confère au responsable de l’institution le pouvoir de prendre une décision en ce qui concerne :

la prorogation du délai;
l’application d’exceptions discrétionnaires.

6.12.1 Exigences de la politique et de la directive

Les responsabilités suivantes incombent au responsable de l’institution fédérale ou à son délégué :

exercer de manière équitable, raisonnable et impartiale le pouvoir discrétionnaire en vertu de la LPRP et des règlements connexes au moment de prendre des décisions concernant le traitement des demandes et la résolution de plaintes présentées dans le cadre de la LPRP, comme le prévoit l’article 4.2.20 de la politique;
exercer leur pouvoir discrétionnairede manière équitable, raisonnable et impartiale, comme le prévoit l’article 4.1.1 de la directive, après avoir :
- tenu compte de l’objet de la LPRP, qui consiste, en partie, à donner aux individus un droit d’accès à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées et spécifiques, et le droit de demander la correction de leurs renseignements personnels;
- tenu compte de l’ensemble des facteurs pertinents en faveur ou à l’encontre de la divulgation, les dispositions pertinentes de la LPRP, ainsi que la jurisprudence;
- consulté des institutions fédérales, le cas échéant;
- examiné les renseignements contenus dans les documents;
documenter le traitement des demandes en versant au dossier tous les documents qui appuient les décisions prises en vertu de la LPRP, y compris les communications où l’on discute des facteurs à prendre en considération lorsque l’on exerce son pouvoir discrétionnaire, où des recommandations sont faites, où des justifications sont fournies et où des décisions sont prises, comme le prévoit l’article 4.1.18 de la directive.

6.12.2 Règles d’exercice du pouvoir discrétionnaire

Le pouvoir discrétionnaire n’est pas absolu. Plusieurs arrêts relatifs à la Loi sur l’accès à l’information, qui sont étroitement liées à la LPRP, traitent de la manière dont le pouvoir discrétionnaire doit être dûment exercé. Ces décisions comprennent Attaran c. Canada (Affaires étrangères), 2011 CAF 182, Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, et Ontario (Sécurité publique) c. Criminal Lawyers’ Association, 2010 CSC 23. Ils peuvent être résumés comme suit.

Le pouvoir discrétionnaire doit être exercé :
- par le responsable de l’institution ou son délégué;
- en fonction de motifs raisonnables;
- librement (le décideur doit agir selon son propre jugement et non sous l’autorité de quelqu’un d’autre);
- d’une manière équitable, raisonnable et impartiale (il doit y avoir absence de mauvaise foi, notamment d’intérêt personnel, de faveur indue ou d’animosité de la part du décideur).
Lorsqu’il exerce un pouvoir discrétionnaire, le décideur doit :
- agir de bonne foi;
- prendre en considération tous les facteurs pertinents et ignorer ceux qui ne le sont pas.
Le pouvoir discrétionnaire ne doit pas être utilisé à des fins inappropriées. Il doit être exercé conformément à la lettre et à l’esprit de la loi ainsi que selon ses véritables exigences et objet.
Le décideur doit exercer son pouvoir discrétionnaire dans chaque cas. Dans chaque cas, le bien-fondé de la cause en question, et non une politique contraignante prescrite à l’avance, doit être le facteur déterminant. Des lignes directrices générales peuvent être fixées à l’avance, à condition que le décideur continue d’examiner le bien-fondé de chaque cas à la lumière des lignes directrices et soit prêt à admettre des exceptions dans les cas appropriés.

6.12.3 Renseignements complémentaires

Dans certaines circonstances exceptionnelles, il peut être acceptable d’exercer systématiquement le pouvoir discrétionnaire d’une même manière, comme décrit dans Ruby c. Canada (Solliciteur général), 2004 CF 595 (paragraphe 14). Dans cette affaire, le demandeur avait demandé au ministère des Affaires extérieures l’accès à ses renseignements personnels contenus dans un FRP lié à des enquêtes en cours. La Cour a jugé que, compte tenu des circonstances factuelles de l’affaire, l’adoption d’une politique générale consistant à ne jamais confirmer l’existence de renseignements personnels dans le FRP en question constituait un exercice raisonnable du pouvoir discrétionnaire.

En l’absence de circonstances exceptionnelles, le décideur doit évaluer chaque demande en fonction de son bien-fondé, la jurisprudence ne devant lui servir que de guide pour déterminer s’il convient de communiquer les renseignements personnels demandés. En conséquence, la décision finale concernant l’application d’une exception doit entre autres s’appuyer sur les résultats de l’examen des renseignements personnels, les conclusions de toute consultation et, le cas échéant, l’avis du conseiller juridique de l’institution.

La section 9.4 du présent manuel fournit des renseignements supplémentaires sur l’exercice du pouvoir discrétionnaire lors de l’application d’exceptions ainsi que les facteurs à prendre en compte à cette fin (par exemple, l’objet de la loi, le contexte d’une demande et l’intérêt public).

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6.13 Consultations

La consultation de fonctionnaires de l’institution, d’autres institutions fédérales ou de tiers peut être nécessaire à l’application éclairée des dispositions d’exception et d’exclusion prévues par la LPRP et l’exercice judicieux du pouvoir discrétionnaire.

Les tribunaux ont reconnu l’importance des consultations. Par exemple, dans l’affaire Do‑Ky c. Canada (ministre des Affaires étrangères et du Commerce international), (T. D.) [1997] 2 F.C. 907, qui traite d’une question parallèle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, la Cour fédérale a déclaré : « […] on ne renonce pas à l’exercice de son pouvoir discrétionnaire lorsqu’on consulte les ministères les plus au fait de la situation visée et les plus directement concernés par elle. En vérité, il serait irresponsable de ne pas le faire. »

6.13.1 Exigences de la politique et de la directive

Les responsabilités suivantes incombent au responsable de l’institution fédérale ou à son délégué :

établir des procédures efficaces permettant de garantir que les consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées en vertu de la LPRP sont menées dans les plus brefs délais, comme le prévoit l’article 4.2.25.6 de la politique;
consulter le conseiller juridique de l’institution avant d’exclure des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada, selon les procédures en vigueur (article 70 de la LPRP), comme le prévoit l’article 4.2.26 de la politique;
exercer son pouvoir discrétionnaire de manière équitable, raisonnable et impartiale après avoir consulté, le cas échéant, les institutions fédérales, conformément à l’article 4.1.1.3 de la directive;
procéder à une consultation interinstitutionnelle uniquement lorsque l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de communiquer l’information ou lorsque l’institution qui traite la demande a l’intention de communiquer des renseignements potentiellement délicats, comme le prévoit l’article 4.1.24 de la directive;
veiller à ce que les demandes de consultation d’autres institutions fédérales soient traitées avec la même priorité que les demandes de renseignements personnels, conformément à l’article 4.1.25 de la directive.

La consultation d’autres parties et l’adoption de leurs recommandations constituent un exercice valable du pouvoir discrétionnaire, à condition que cela soit fait librement et non parce que le décideur se sent lié par les recommandations.

6.13.2 Consultations internes

Dans la plupart des cas, l’avis des employés des BPR est nécessaire à la prise de décision éclairée concernant la communication. L’article 4.2.7 de la directive exige des employés de l’institution fédérale qu’ils fournissent des recommandations et des renseignements contextuels pour informer le responsable de l’institution fédérale, ou son délégué, sur les exceptions ou exclusions possibles applicables aux renseignements personnels demandés, en tenant compte de l’objet de la LPRP.

Les BPR sont tenus de fournir des recommandations soit au moment où ils récupèrent les documents pertinents, soit lorsque le Bureau de l’AIPRP les consulte. Ils doivent également fournir l’information nécessaire à la mise en contexte des renseignements, notamment en expliquant les circonstances relatives aux documents (par exemple, s’ils ont été créés à l’intention du ministre à titre informatif ou en prévision d’un litige), s’il s’agit des premières versions ou de documents finaux, ou s’ils contiennent des renseignements non corroborés. Ils doivent également donner leur avis sur le caractère délicat des documents et justifier toute recommandation de non-communication. Les procédures établies entre l’institution et son BPR en ce qui concerne ce processus et le niveau de précision des recommandations peuvent varier d’une institution à l’autre.

6.13.3 Consultations auprès d’autres institutions fédérales

Les demandes de consultation doivent être envoyées au coordinateur de l’AIPRP de l’institution fédérale consultée. Afin d’aider l’institution consultée et de réduire le temps nécessaire au processus de consultation, l’institution à l’origine de la demande peut envisager d’adopter les pratiques exemplaires suivantes :

consulter les services juridiques afin de déterminer s’il s’agit de documents confidentiels du Cabinet avant de les envoyer à d’autres ministères et organismes gouvernementaux. (Les documents exclus ne pouvant faire l’objet d’une exception, il serait inutile de consulter d’autres ministères et organismes.);
n’envoyer que les documents se rapportant à la demande et présentant un intérêt pour l’institution consultée, à moins que d’autres documents ne soient nécessaires à l’établissement du contexte;
trier les documents par ordre chronologique et supprimer les doublons;
fournir un premier avis précisant :
- si l’exception ou la communication des documents est jugée appropriée,
- les raisons qui soutiennent cet avis, y compris les renseignements contextuels et les exceptions jugées applicables;
informer l’institution si des consultations simultanées avec d’autres ministères et organismes gouvernementaux sont en cours;
laisser suffisamment de temps à l’institution pour lui permettre de répondre à la demande de consultation. Un délai de réponse raisonnable doit être négocié le cas échéant;
assurer la coordination, si les deux institutions traitent simultanément des demandes identiques ou similaires.

Lorsque le ministère ou l’organisme gouvernemental consulté a recommandé que certains renseignements fassent l’objet d’une exception et que l’institution à l’origine de la demande ait décidé de les communiquer quand même, celle-ci doit l’informer de sa décision avant de les communiquer.

Compte tenu de l’importance du processus de consultation, l’article 4.1.25 de la directive exige que les institutions accordent la même priorité aux demandes de consultation d’autres institutions fédérales qu’aux demandes d’AIPRP qu’elles reçoivent directement.

Des protocoles de consultation particuliers peuvent être établis entre les institutions fédérales pour le traitement des demandes courantes qui portent sur un volume important de renseignements si les consultations sont fréquentes ou dans le cas de certaines catégories de documents. Ces dispositions devraient être documentées et répondre aux exigences de tout instrument politique applicable.

Consultations au titre des articles 21 (affaires internationales et défense), 22 (enquêtes) et 23 (enquêtes de sécurité) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Auparavant, la directive exigeait de l’institution qu’elle consulte Affaires mondiales Canada, la Défense nationale ou l’organisme d’application de la loi ou d’enquête ayant obtenu ou préparé les renseignements lorsque les articles 21, 22 ou 23 de laLPRP devaient être pris en considération. Ainsi, ces institutions étaient consultées pour des demandes dont la communication n’était pas envisagée. Comme il est mentionné à la section 6.13.1 du présent manuel, la dernière version de la directive a été révisée. Conformément à l’article 4.1.24, les institutions ne doivent désormais être consultées au sujet d’éventuelles exceptions que dans les cas suivants :

l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de ne pas communiquer l’information;
l’institution qui traite la demande a l’intention de communiquer des renseignements potentiellement délicats.

Un renseignement de nature délicate sont définis dans la Politique sur la sécurité du gouvernement comme un « renseignement ou bien dont on peut raisonnablement prévoir que, s’il faisait l’objet d’une compromission, il pourrait causer un préjudice. » Ce préjudice peut être causé à un individu, à une organisation ou à un gouvernement.

Si l’une de ces deux institutions, ou toute autre institution, reçoit une demande de consultation et qu’elle n’est pas convaincue que l’un des deux critères est rempli, elle n’est pas tenue de la traiter et doit répondre en conséquence à l’institution lui ayant fait la demande.

Consultation obligatoire au titre de l’article 70 (renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Comme il est mentionné ci-dessus, l’article 4.2.26 de la politique exige que le responsable de l’institution fédérale ou son délégué consulte le conseiller juridique de son institution, conformément aux procédures établies, avant d’exclure des documents confidentiels du Cabinet.

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6.14 Avis

La LPRP exige que l’institution fédérale informe par écrit le demandeur pendant le traitement d’une demande de renseignements personnels.

Réponse à la demande

Conformément à l’article 14 de la LPRP, l’institution fédérale est tenue d’aviser le demandeur par écrit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande, et sous réserve de l’article 15, que les renseignements lui seront communiqués, le cas échéant. Conformément à l’article 4.1.29 de la directive, l’institution doit fournir un avis écrit au demandeur indiquant si lui est accordé. Les 30 jours prévus par la LPRP sont des jours civils, comme le prévoit le paragraphe 27(5) de la Loi d’interprétation.

Conformément à l’article 4.1.30 de la directive, une institution doit donner accès à tous les renseignements ou à une partie de ceux-ci et aviser le demandeur si l’accès est refusé. Conformément à l’article 16 de laLPRP, en cas de refus d’accès, l’institution doit informer le demandeur :

soit du fait que les renseignements personnels n’existent pas;
soit de la disposition précise de la LPRP sur laquelle le refus est fondé ou la disposition sur laquelle se fonde le refus ou sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si les renseignements existaient.

En règle générale, lorsqu’un document doit être communiqué en partie, les exceptions appliquées aux différentes parties de celui-ci doivent être indiquées en marge. Une lettre d’accompagnement indiquant les exceptions peut être plus appropriée lorsque, par exemple, l’annotation en marge peut en soi causer un préjudice. L’institution peut fournir au demandeur une copie du Guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou un lien vers celui-ci, lors de la communication des documents contenant les renseignements personnels demandés. Conformément à l’article 4.1.31 de la directive, l’institution doit également informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire pour des questions relatives aux demandes de renseignements personnels.

Indication de l’existence d’un renseignement (ni confirmer ni nier)

Selon le paragraphe 16(2) de la LPRP, lorsqu’aucun renseignement personnel ne peut être communiqué au demandeur, soit parce qu’il n’existe pas, soit parce qu’il fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion, une institution peut, mais n’est pas tenue, d’indiquer si des renseignements personnels existent. Le refus d’indiquer l’existence de renseignements personnels ne peut être envisagé que dans les situations où le fait même de reconnaître l’existence des renseignements personnels risquerait d’entraîner la communication de renseignements faisant l’objet d’une exception. Une telle situation est plus susceptible de se produire dans le domaine de la sécurité et de l’application de la loi. Dans ces circonstances, l’alinéa 16(1)b) exige que l’avis de refus adressé au demandeur fasse mention de la disposition précise de la LPRP sur laquelle se fonde le refus ou sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si les renseignements existaient.

Prenons, par exemple, le cas d’un demandeur qui souhaite savoir s’il fait l’objet d’une enquête de la part d’un organisme d’enquête et qui dépose une demande en vertu du paragraphe 12(1) de la LPRP pour que lui soient communiqués des renseignements personnels le concernant. Le simple fait de révéler que l’institution dispose de renseignements sur le demandeur peut lui permettre de déterminer s’il fait l’objet d’une enquête. Par conséquent, le responsable de l’institution ou son délégué peut indiquer au demandeur qu’il ne confirme ni ne nie l’existence de tels renseignements, mais que s’ils existaient, ils feraient l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 22(1)a) (ou d’une autre disposition, le cas échéant).

Prorogation

Un avis de prorogation doit être envoyé dans les 30 jours suivant la réception de la demande complète (consultez la section 6.6.1 pour savoir ce qui est considéré comme une demande complète). La durée de la prorogation, qui ne doit pas dépasser 30 jours en vertu de l’alinéa 15a), ou une période raisonnable en vertu de l’alinéa 15b), doit être précisée dans l’avis. Ce dernier doit également informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire au sujet de la prorogation. Pour en savoir plus sur le sujet, consultez le chapitre 7 : Délais.

Une institution ne doit pas demander une prorogation de délai si elle a l’intention d’invoquer le paragraphe 16(2) de la LPRP. Dans l’affaire Ternette c. Canada (Solliciteur général) (T. D.), [1992] 2 FC 75, l’admission publique par inadvertance de l’existence de renseignements a nécessité un nouvel examen des documents conservés dans un fichier inconsultable et des parties de renseignements personnels ont été communiquées au demandeur. Bien qu’une institution puisse disposer d’un grand nombre de pages liées à une demande, le demandeur ne peut pas être informé du nombre de pages. Ce faisant, l’institution confirmerait l’existence de documents dont elle n’a pas l’intention de confirmer ou de nier l’existence.

Le tableau suivant fait la synthèse des avis que l’institution fédérale doit communiquer aux demandeurs, ainsi que ceux que le commissaire doit transmettre aux demandeurs et aux institutions fédérales.

Demandeur	Disposition législative	Date importante	Objectif
Demandeur	Réponse à une demande : articles 14 et 16	30 jours à compter de la réception d’une demande complète, sous réserve de l’article 15	L’institution fédérale doit indiquer si l’accès doit être autorisé. Lorsque l’accès est refusé, l’avis doit informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire et préciser la disposition de la LPRP sur laquelle se fonde le refus.
	Prorogation du délai : article 15	30 jours à compter de la réception d’une demande complète	L’institution fédérale doit indiquer un délai supplémentaire.
	Rapport au plaignant : paragraphe 35(2)	À l’expiration du délai de préavis prévu à l’alinéa 35(1)b)	Le commissaire doit communiquer les résultats de son enquête.
	Droit de recours : paragraphe 35(5)	À l’expiration du délai de préavis prévu à l’alinéa 35(1)b)	Le commissaire doit informer le plaignant de son droit de saisir la Cour fédérale lorsque l’institution refuse l’accès des renseignements personnels.
Institution fédérale	Avis d’intention d’enquête : article 31	Avant le début de l’enquête	Le commissaire informe l’institution de la plainte, de son contenu et de son intention d’enquêter.

Des modèles de lettre concernant la prorogation du délai se trouvent à l’annexe A du manuel.

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6.15 Préparation des documents en vue de leur communication

6.15.1 Prélèvement dans des documents

Il est important de veiller à ce que le demandeur ne puisse pas récupérer les renseignements prélevés.

Dans le cas de documents électroniques, la communication involontaire de renseignements peut se produire de plusieurs façons. Il est difficile de les retrancher complètement de la plupart des médias électroniques, et plusieurs programmes informatiques permettent de récupérer les versions antérieures d’un document électronique. L’institution doit s’assurer que le prélèvement électronique est permanent avant de communiquer les documents. Les procédures relatives à la production de documents électroniques caviardés doivent être suivies de manière cohérente afin de réduire les risques de communication involontaire.

Dans le cas de documents papier, les renseignements protégés sont parfois noircis à l’aide d’un marqueur, caviardés à l’aide d’une photocopieuse spéciale ou masqués puis recopiés. L’institution doit veiller à ce que les renseignements prélevés ne puissent pas être lus sur la copie remise au demandeur.

6.15.2 Indication de l’exception

La section 9.10 du présent manuel fournit de l’information sur l’indication de l’exception.

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6.16 Approbation

Une fois que toutes les consultations ont été menées, que tous les avis ont été donnés et que l’examen des documents a été achevé, le responsable de l’institution ou son délégué décide si les documents contenant les renseignements personnels doivent être communiqués ou non.

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6.17 Réponse à la demande

Une fois que le responsable de l’institution ou son délégué a décidé quels documents doivent être communiqués (consultez la section 6.15 du présent manuel), une réponse est envoyée au demandeur. Cette section fournit de l’information sur le contenu de la lettre de réponse, son libellé, la méthode et le support utilisé, ainsi que sur l’accès de renseignements aux personnes ayant des déficiences sensorielles.

6.17.1 Lettre de réponse

Comme il est mentionné à la section 6.12 du présent chapitre, l’article 14 de la LPRP exige que l’institution fédérale avise le demandeur par écrit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande, et sous réserve de l’article 15, que les renseignements lui soient communiqués, le cas échéant.

Si l’accès est autorisé, l’institution est tenue de communiquer le document ou une partie de celui-ci.

Si l’accès est refusé, l’article 16 de la LPRP exige que l’institution informe le demandeur :

soit du fait que les renseignements personnels n’existent pas;
soit de la disposition précise de la LPRP sur laquelle se fonde le refus ou sur laquelle il pourrait vraisemblablement se fonder si les renseignements existaient.

L’institution doit également informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire au sujet du refus.

Dans l’affaire Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, la Cour d’appel fédérale a conclu qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada n’a pas fourni de preuves suffisantes pour permettre à la Cour fédérale ou à la Cour d’appel fédérale d’examiner correctement la décision de refuser la communication des renseignements. Dans un post-scriptum, la Cour d’appel fédérale a réitéré qu’un tribunal de révision a besoin de renseignements suffisants pour pouvoir s’acquitter de sa tâche. Par conséquent, l’institution doit s’assurer que la lettre de décision ou le dossier de la Cour contient les renseignements suivants :

l’identité de la personne qui a pris la décision;
le pouvoir qui lui a permis de rendre sa décision;
si cette personne s’est prononcée à la fois sur l’applicabilité d’exceptions et sur la possibilité de communiquer néanmoins les renseignements en vertu d’un pouvoir discrétionnaire;
les critères pris en compte;
si ces critères ont été ou non respectés et pourquoi.

La Cour a déclaré que, « dans de nombreuses affaires, quelques lignes dans la lettre de décision peuvent suffire pour répondre aux premier, deuxième et troisième points. Le quatrième point ne pose pas davantage de difficultés […]. Quant au cinquième point, les précisions peuvent être dégagées sans peine des documents mêmes. ».

La section 9.11 du manuel fournit de l’information sur la confirmation de l’existence des documents.

La section 6.14 du manuel traite des exigences en matière de justification d’un refus et de la communication de documents.

Des modèles de lettre de réponse se trouvent à l’annexe A du manuel.

6.17.2 Langue de communication

Une institution doit répondre à une demande dans une seule des deux langues officielles, au choix du demandeur. La réponse à une demande de renseignements personnels est un service au public au sens de la Loi sur les langues officielles. Par conséquent, la correspondance et les communications avec le demandeur doivent être rédigées dans la langue officielle du demandeur, conformément à cette loi. En ce qui concerne la langue de communication des renseignements personnels demandés, la LPRPprévoit qu’ils doivent être traduits si la personne demande leur communication dans une langue particulière et si leur traduction est nécessaire à leur compréhension par cette dernière. Toutefois, si les renseignements personnels existent dans les deux langues, ils doivent être fournis dans la langue demandée, conformément à l’alinéa 17(2)a) de la LPRP.

L’alinéa 17(2)b) de laLPRP exige du responsable d’une institution qu’il fasse traduire les renseignements personnels demandés ou qu’il fournisse des services d’interprétation si cela est nécessaire à leur compréhension par le demandeur. L’article 4.2.23 de la politique exige de l’institution qu’elle fournisse les renseignements personnels dans la langue officielle demandée, conformément au paragraphe 17(2) de la LPRP. De plus, l’article 4.1.13 de la directive exige que l’institution communique les renseignements personnels dans la langue officielle choisie par le demandeur, qu’elle les fasse traduire ou qu’elle fournisse des services d’interprétation si cela est nécessaire à leur compréhension par le demandeur.

La décision de faire traduire les renseignements ou non doit être prise par le responsable de l’institution ou son délégué au cas par cas, en fonction des circonstances de la demande. Il ne serait probablement pas nécessaire, par exemple, de demander la traduction d’un formulaire fourni par le demandeur à l’institution ou d’une chaîne de courriels, dans laquelle le demandeur est en copie conforme, qui contient des renseignements visés par la demande.

L’institution fédérale doit veiller à respecter les délais fixés par la LPRP pour la communication des renseignements. Lorsque ces derniers doivent être traduits et qu’il est évident que la traduction ne pourra pas être achevée dans un délai raisonnable par rapport au délai prévu par la LPRP ou au délai prorogé, l’institution doit en informer le demandeur et préciser :

que les renseignements demandés lui seront communiqués;
que les documents sont en cours de traduction (sans oublier d’ajouter la date à laquelle la traduction devrait être achevée);
qu’il est possible de consulter les renseignements dans leur forme actuelle ou d’en recevoir une copiée, sans avoir à attendre leur traduction.

L’institution est tenue de communiquer au demandeur toute autre information requise conformément aux avis prescrits qui sont décrits à la section 6.14 du présent manuel.

6.17.3 Méthode d’accès

Le paragraphe 17(1) de la LPRP prévoit qu’une personne à qui l’on communique des renseignements personnels, ou d’une partie de ceux-ci, doit avoir la possibilité de les consulter ou d’en recevoir une copie, sous réserve des dispositions prises en vertu de l’alinéa 77(1)o).

Lorsqu’il présente une demande formelle en vertu de laLPRP, le demandeur est invité à indiquer s’il préfère consulter les documents en personne ou en recevoir des copies. Le demandeur qui utilise le service de demande d’AIPRP en ligne doit sélectionner le format dans lequel il préfère recevoir leur demande : par voie électronique sur leur compte AIPRP en ligne; par courriel, sur un disque compact ou un disque vidéo numérique (en fonction de la taille); sur papier ou en personne. De même, le demandeur qui utilise le Formulaire de demande de renseignements personnels doit indiquer s’il souhaite consulter les documents en personne ou en recevoir une copie papier ou électronique.

Conformément à l’article 4.1.12 de la directive, lorsqu’une copie des renseignements personnels ne peut être mise à disposition, l’institution doit prévoir un lieu et un moment appropriés pour que le demandeur puisse consulter les dossiers contenant les renseignements personnels dans ses locaux.

Lors du traitement des demandes, l’institution doit toujours travailler avec des copies des documents concernés plutôt qu’avec les originaux afin de préserver l’intégrité des documents originaux. Lorsque l’accès des renseignements est autorisé, le demandeur obtient ou consulte une copie des documents.

Copie des documents

Si la personne demande à consulter les documents en personne, l’institution peut refuser dans les cas suivants :

le document ne peut être communiqué qu’en partie, et la partie qui ne peut l’être ne peut raisonnablement pas en être prélevée;
le format du document ne se prête pas facilement à la consultation.

Dans l’une ou l’autre de ces circonstances, une copie des documents contenant les renseignements personnels est fournie au demandeur.

Consultation des documents

L’institution peut demander au demandeur de consulter les documents communiqués plutôt que d’en obtenir une copie dans l’une des circonstances suivantes :

la longueur du document ou de la partie de document est telle que sa reproduction entraverait de manière déraisonnable les activités de l’institution;
le format du document ne se prête pas facilement à sa reproduction;
la communication d’une copie est interdite en vertu d’une autre loi fédérale.

L’article 9 du Règlement prévoit que si le demandeur est autorisé à consulter les documents, le responsable de l’institution doit lui fournir des installations convenables et fixer une date d’examen qui convienne tant à l’institution qu’au demandeur.

6.17.4 Format accessible aux demandeurs

Compte tenu de l’ancienneté de la LPRP, certains termes relatifs au format accessible ne correspondent pas à ceux utilisés dans les définitions actuelles du gouvernement en matière d’obstacles et de handicap. Par exemple, alors que la LPRP traite des formats destinés aux personnes ayant une « déficience sensorielle », la Loi canadienne sur l’accessibilité utilise le terme « déficience » pour une plus grande inclusivité. Il est conseillé aux institutions d’interpréter cette section au sens large.

Lorsqu’une personne qui a un obstacle à l’accès demande que les renseignements lui soient fournis sur un support de substitution et que ces renseignements existent déjà sur un support acceptable pour cette personne, l’alinéa 17(3)a) de la LPRP prévoit qu’elle doit recevoir l’accès à un tel support. À l’heure actuelle, « autre support » désigne les différents formats de présentation des documents imprimés ou électroniques. Les autres supports peuvent être des versions audio, en braille, en texte électronique ou en gros caractères du document imprimé ordinaire.

Lorsque le document existe déjà sur d’autres supports de substitution, l’institution doit le communiquer au demandeur dans le format qu’il préfère. Si le document n’existe pas sur un support de substitution acceptable pour lui, le responsable de l’institution doit, conformément à l’alinéa 17(3)b) de la LPRP, veiller à ce qu’il soit converti s’il est raisonnable de la faire et s’il estime que la conversion est nécessaire pour permettre au demandeur d’exercer ses droits d’accès en vertu de la LPRP. Le document doit être communiqué dans un délai raisonnable. Lors de la détermination de la nécessité et du caractère raisonnable de la conversion en vue de l’application de l’alinéa 17(3)b) de la LPRP, l’institution doit faire preuve de magnanimité et garder à l’esprit les obligations du gouvernement en matière de droits de la personne au titre de la Charte canadienne des droits et libertés et de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Conformément à l’article 4.2.24 de la politique et au paragraphe 17(3) de la LPRP, l’institution doit communiquer les renseignements personnels sur un support de substitution lorsque le demandeur a une déficience sensorielle. En outre, conformément à l’article 4.1.14 de la directive, l’institution est tenue de fournir les renseignements personnels sur le support de substitution demandé par une personne ayant une déficience sensorielle, et de transférer les documents sur un autre support si cela est raisonnable et nécessaire à la compréhension de la personne.

Nécessaire

Il incombe au responsable de l’institution de déterminer si les documents à communiquer à une personne ayant une déficience sensorielle doivent être transférés sur un support de substitution afin de lui permettre d’en prendre réellement connaissance, c’est-à-dire d’utiliser les renseignements qu’ils contiennent.

Pour satisfaire aux obligations énoncées au paragraphe 17(3), l’institution doit s’efforcer de déterminer, en se fondant sur la situation particulière du demandeur, le support de substitution qui convient le mieux à ce dernier. Ainsi, l’institution ne recueillera pas plus de renseignements qu’il n’est nécessaire sur la déficience du demandeur. Par exemple, le demandeur peut être en mesure de fournir un format de fichier compatible avec sa technologie d’assistance préférée.

Caractère raisonnable

Pour déterminer s’il est raisonnable de transférer un document sur un support de substitution, l’institution doit prendre en compte tous les facteurs pertinents. Il peut s’agir de l’existence du document sur un autre support utile pour le demandeur au sein de l’institution fédérale, ainsi que de facteurs propres à chaque demandeur.

Pour déterminer s’il y a lieu de transférer le document sur un support de substitution, l’institution doit prendre en considération ses obligations en matière de droits de la personne. L’institution a l’obligation de communiquer les documents sur un support de substitution afin de respecter la Charte canadienne des droits et libertés et la Loi canadienne sur les droits de la personne.

L’institution peut solliciter l’avis d’experts en accessibilité pour l’aider à évaluer le caractère raisonnable de la conversion, de même que le temps et le coût de celle-ci. Au sein de la fonction publique fédérale, l’équipe Accessibilité, adaptation et technologie informatique adaptée (AATIA) de Services partagés Canada a une excellente connaissance sur tous les supports de substitution. L’AATIA est au service de tous les employés et ministères du gouvernement du Canada, que ce soit en personne ou à distance, selon les différents régimes de travail.

Dans le secteur privé, la Fondation INCA (anciennement connue sous le nom d’Institut national canadien pour les aveugles) est une source d’information fiable. Il est possible de communiquer avec la Fondation INCA, par courriel, à accessibility@cnib.ca ou, par téléphone, au 1‑866‑563‑2642.

Volume du matériel

Pour déterminer si la conversion des renseignements est raisonnable, l’institution doit tenir compte du volume des documents demandés.

Lorsque le volume du matériel est le principal facteur sur lequel repose la décision de l’institution de ne pas procéder à la conversion, cette dernière doit en informer le demandeur et lui donner la possibilité de réduire la portée de sa demande.

Alors qu’elle évalue le caractère raisonnable du volume de documents demandés, l’institution doit s’efforcer d’établir, en consultation avec le demandeur, les renseignements qu’il considère comme essentiels afin qu’elle puisse tenter de les convertir en premier. Il peut s’agir, par exemple, de documents relatifs à une affaire portée devant une cour ou un tribunal. Il convient alors d’encourager le demandeur à se montrer précis.

Délai de conversion

L’institution peut également prendre en compte le temps nécessaire au transfert des renseignements sur un autre support. Si le transfert des renseignements sur le support de substitution demandé risque de nécessiter une prorogation du délai en vertu de alinéa 15b) de la LPRP, il serait plus raisonnable de la part de l’institution de consulter le demandeur pour trouver un autre moyen de lui communiquer les renseignements demandés. Le retard important que la conversion entraînera ne doit pas être un motif de refus, mais il peut inciter l’institution à essayer de trouver une autre méthode plus appropriée.

Dans ce contexte, l’institution doit s’efforcer de négocier avec le demandeur un moyen qui lui permettra de communiquer les renseignements demandés sur un support de substitution qui soit à la fois utile pour le demandeur et qui soit raisonnable et peu coûteux pour l’institution. Les clés Bus Série Universel (clés USB), les disques compacts, les gros caractères et le braille sont des exemples d’autres supports. L’institution doit également tenir compte de l’accès du demandeur aux aides technologiques, telles que les balayeurs optiques, les synthétiseurs de la voix et les ordinateurs personnels, ainsi que d’autres moyens technologiques de traitement des documents, tels que les lecteurs personnels, dans le choix d’un support de substitution approprié.

Coût de la conversion

En tenant compte de tous les facteurs précédents, le responsable de l’institution peut décider que le transfert des renseignements sur un support de substitution n’est pas raisonnable si le coût de ce dernier (y compris les coûts liés à l’obtention de la technologie de conversion) est trop élevé. La limite des coûts de conversion est établie au cas par cas et est laissée à la discrétion du responsable de l’institution. En gardant à l’esprit la politique générale visant à aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la LPRP, l’institution doit néanmoins s’efforcer de réduire au minimum les coûts liés à la conversion.

Lorsqu’il existe une solution de rechange plus économique qui permettrait à un demandeur d’exercer effectivement son droit d’accès, il serait raisonnable que l’institution privilégie cette option. Si, au vu des faits se rapportant à un cas particulier, il apparaît que la communication des renseignements sur un support de substitution serait trop coûteuse, l’institution doit consulter son conseiller juridique avant de répondre au demandeur.

La décision quant au support de substitution qui sera finalement utilisé doit être prise après avoir consulté le demandeur. Dans la mesure du raisonnable, la préférence du demandeur doit être prise en compte. Toutefois, il peut être difficile de convertir certains types de documents dans un format particulier (par exemple, des photographies en braille). Lorsqu’il est établi que les renseignements ne peuvent pas être transférés sur un support de substitution demandé, l’institution doit consulter le demandeur pour convenir d’un autre moyen de communiquer des renseignements. L’accès du demandeur aux ordinateurs, aux logiciels et aux aides technologiques, telles que les balayeurs optiques et les synthétiseurs de voix, peut avoir une incidence sur le choix du support de substitution approprié.

L’institution fédérale doit fournir une assistance aux demandeurs qui ne sont pas en mesure d’exercer leurs droits au moyen des procédures établies. Par exemple, des personnes pourraient avoir besoin d’une assistance particulière pour avoir accès au Portail du gouvernement ouvert ou remplir le formulaire de demande.

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6.18 Clôture de la demande

Le traitement d’une demande est terminé lorsque :

toutes les mesures nécessaires à son traitement ont été prises et qu’une réponse a été envoyée au demandeur pour l’informer des résultats;
la demande a été abandonnée.

Une demande de renseignements personnels peut être considérée comme abandonnée dans les circonstances suivantes :

lorsque le demandeur n’a pas répondu à une demande de clarification dans le délai précisé dans l’avis qui lui a été envoyé afin de l’informer que sa demande a bien été reçue, mais qu’elle est incomplète;
lorsque le demandeur retire officiellement sa demande.

Il ne serait pas raisonnable pour un demandeur d’attendre d’une institution qu’elle maintienne une demande ouverte indéfiniment. Si le demandeur sollicite la réouverture d’une demande abandonnée, l’institution a la possibilité de rouvrir le dossier abandonné ou d’en ouvrir un nouveau. Le temps écoulé depuis la clôture de la demande et l’exercice financier sont des facteurs à prendre en compte. La réouverture d’un dossier au cours d’un autre exercice financier crée des irrégularités dans les rapports.

Avant de clore le dossier, l’institution doit s’assurer qu’il est complet et qu’il contient :

des copies des dossiers examinés (sur papier ou sous forme électronique);
toute la correspondance interne et externe;
des copies de tous les documents qui ont été communiqués, en totalité ou en partie;
toute autre information permettant de documenter le traitement de la demande.

Le dossier doit être conservé pendant la période déterminée dans le calendrier de conservation et d’élimination des dossiers de l’institution, et pendant une durée permettant au demandeur d’exercer tous ses droits en vertu de la LPRP. Conformément au paragraphe 4(1) du Règlement, la période de conservation doit être d’au moins deux ans. La période de conservation commence après la dernière activité documentée au dossier.

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Chapitre 7 – Délais

Date de mise à jour : 2024-12-09
Renvoi au manuel de l’accès à l’information

7.1 Délai statutaire

L’article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) oblige le responsable d’une institution fédérale à répondre à une demande de renseignements personnels présentée au titre du paragraphe 12(1) de la LPRP dans les 30 jours suivant la réception de la demande, sous réserve de l’article 15 de la LPRP. Le responsable d’une institution fédérale doit :

aviser par écrit au demandeur si l’accès aux renseignements personnels ou à une partie de ceux-ci lui sera accordé ou non;
si l’accès doit être accordé, fournir les renseignements au demandeur ou une partie appropriée de ceux-ci.

Ceci est réitéré dans les articles 4.1.29 et 4.1.30 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la Directive).

L’article 4.2.22 de la Politique sur la protection de la vie privée exige que le responsable d’une institution fédérale ou son délégué veille à ce que tous les efforts raisonnables soient déployés pour prêter assistance aux demandeurs afin de fournir des réponses précises, complètes, et en temps utiles aux demandes formulées en vertu de la LPRP. En outre, l’article 4.2.6 de la Directive exige que les employés des institutions fédérales déploient tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes dans les délais prescrits par la LPRP, y compris les prorogations prises conformément à la LPRP. Bien que ces exigences politiques ne modifient pas les délais législatifs, elles imposent un accès rapide aux renseignements personnels.

7.1.1 Calcul du délai légal

Le délai de 30 jours prévu à l’article 14 de la LPRP s’entend en jours civils, comme le prévoit la Loi d’interprétation. Le délai est calculé à partir du premier jour suivant la réception d’une demande complète de renseignements personnels au Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPRP) de l’institution. Si la date limite tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié, la date limite pour la réponse, la prorogation ou toute autre mesure devient le jour suivant, conformément aux articles 26 et 35 de la Loi d’interprétation.

En cas de prorogation, le délai est calculé à nouveau à compter de la date de réception de la demande plutôt qu’à compter du délai initial.

Exemple

Une demande est reçue le 23 novembre. Le 30e jour tombe le samedi 23 décembre. Le jour suivant qui n’est pas un jour férié est le 27 décembre, qui devient la date limite, et l’institution dispose de 34 jours civils pour traiter la demande. Lorsqu’une prorogation de 30 jours est accordée, le nouveau délai est calculé à partir du 23 novembre (30 + 30 jours), et le 60e jour tombe le 22 janvier de l’année civile suivante.

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7.2 Prolongation des délais

Le délai de 30 jours prévu à l’article 14 de la LPRP est soumis à l’article 15 de la LPRP. En particulier, l’alinéa 15a) de la LPRP permet au responsable d’une institution fédérale de proroger le délai d’une période maximale de trente jours dans les circonstances suivantes :

l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution;
les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;

En outre, l’alinéa 15b) de la LPRP permet au responsable d’une institution fédérale de proroger le délai d’une période qui peut se justifier dans les cas de traduction ou dans les cas de transfert sur support de substitution.

L’institution n’est pas tenue de consulter ou d’obtenir le consentement du demandeur lorsqu’elle décide de prolonger le délai prévu par la LPRP. L’institution est tenue d’examiner les circonstances et le contexte de chaque demande.

Plus d’une prorogation peut être accordée, à condition que chaque prorogation soit prise dans le délai initial de 30 jours et ne dépasse pas le délai maximal de 30 jours prévu à l’alinéa 15 a).

Contrairement à la procédure de prorogation prévue par la Loi sur l’accès à l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée (le Commissariat) n’est pas en copie carbone dans les avis de prorogation.

Exemple

Une institution bénéficie d’une prorogation en vertu du sous-alinéa 15 a) (i) de la LPRP le septième jour lorsque le bureau de première responsabilité informe le Bureau de l’AIPRP que la demande porte sur un grand nombre de documents et que la recherche nécessitera de nombreux jours. Une deuxième prorogation est accordée le 15e jour pour permettre la traduction du matériel dans la langue du demandeur.

Conformément à l’article 4.2.5 de la Directive, les employés des institutions fédérales sont tenus d’aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la LPRP. Cette disposition est conforme à l’exigence énoncée à l’article 4.1.20 de la Directive, selon laquelle le responsable de l’institution ou leurs délégués sont tenus d’évaluer, sans retard injustifié, chaque demande reçue en vertu de la LPRP afin de déterminer si une prorogation est nécessaire pour le traitement de la demande. Les responsables de l’AIPRP peuvent souhaiter communiquer avec le demandeur s’ils sont informés par le secteur du programme que la demande comporte un grand nombre de pages ou nécessite des consultations. Il peut être possible de restreindre ou de clarifier la portée de la demande pour en faciliter le traitement. Si la demande nécessite une clarification, elle peut être mise en attente. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mises en attente, veuillez consulter le chapitre 6.

7.2.1 Raisons de l’extension

a) Sous-alinéa 15a)(i) ‑ Une entrave sérieuse avec les opérations

Le sous-alinéa 15a)(i) de la LPRP prévoit une prorogation si le respect du délai initial constitue une entrave de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution fédérale. Les mots « entrave » et « de façon sérieuse » sont des termes qui peuvent être interprétés en fonction des circonstances et du contexte de chaque demande particulière.

En règle générale, une entrave avec les activités de l’institution peut être considérée comme sérieuse si le traitement de la demande dans un délai de 30 jours nécessite ce qui suit :

un transfert de ressources des activités de l’institution vers le Bureau de l’AIPRP;
de monopoliser une part importante des ressources du bureau d’intérêt principal au détriment de ses fonctions essentielles;
l’utilisation d’une proportion si élevée des ressources du Bureau de l’AIPRP qu’elle aurait une incidence négative significative sur le traitement d’autres demandes.

Lors de la rédaction de son rapport annuel au Parlement, une institution devra classer sa prorogation à des fins de rapport dans l’une ou plusieurs des circonstances suivantes :

un examen plus approfondi est nécessaire pour déterminer si les renseignements doivent être exemptés en vertu des articles 18 à 28 de la LPRP (renseignements croisés);
il y a un grand nombre de pages liées à la demande;
l’institution fait face à un volume important de demandes;
les documents sont difficiles à obtenir.

Les institutions doivent justifier leur demande de prorogation et démontrer que, compte tenu des circonstances, il aurait été déraisonnable de consacrer le temps et les ressources nécessaires au respect du délai initial. En cas de plainte, le Commissariat peut examiner si une institution a financé de manière adéquate son Bureau de l’AIPRP et les mesures prises par l’institution pour remédier au manque de ressources lorsqu’il évalue la justification de la prorogation.

Situations d’urgence

Aucune disposition de la LPRP ne permet de proroger les délais prévus par la LPRP en cas d’urgence, même dans des situations extraordinaires qui interrompent considérablement les opérations. L’incidence d’une situation d’urgence sur le fonctionnement de l’institution ne peut pas être utilisée comme seule base pour obtenir une prorogation en vertu du sous-alinéa 15a)(i) de la LPRP. Toutefois, si le fait de répondre à la demande dans le délai initial risque d’entraver de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution fédérale parce que la situation d’urgence a déjà eu un effet négatif sur le fonctionnement, une prorogation peut être envisagée.

b) Sous-alinéa 15a)(ii) ‑ Consultations nécessaires

Aux fins du sous-alinéa 15a)(ii) de la LPRP le terme « consultation » désigne les consultations menées au sein d’une institution fédérale, ou avec d’autres institutions fédérales ou d’autres ordres de gouvernements. Bien que les demandes de renseignements personnels ne contiennent généralement pas de documents confidentiels du Cabinet, ces documents représentent un exemple de cas où une institution peut avoir besoin de prolonger le délai de réponse à une demande.

Une prorogation en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) de la LPRP peut également être justifiée lorsqu’une institution doit demander un avis juridique pour résoudre des problèmes liés au traitement d’une demande. Toutefois, les prorogations ne doivent pas être considérées comme couvrant le processus d’approbation habituel d’une institution.

Une bonne pratique consiste également à obtenir, dans la mesure du possible, un délai de réponse convenu de la part de la partie consultée qu’il s’agisse d’une consultation interne ou externe, lorsqu’une prorogation est accordée en vertu du sous-alinéa 15a)(ii) de la LPRP.

Lors de la rédaction de son rapport annuel au Parlement, une institution devra classer sa prorogation à des fins de rapport dans l’une ou plusieurs des circonstances suivantes :

il s’agit de documents confidentiels du Cabinet;
la demande nécessite d’importantes consultations avec des organisations externes (telles que des tiers ou des gouvernements provinciaux/territoriaux);
la demande nécessite des consultations importantes au sein de l’institution ou avec d’autres institutions fédérales.

c) Alinéa 15b) ‑ Traduction et conversion

Une prorogation en vertu de l’alinéa 15b) de la LPRP peut être demandée si un délai supplémentaire est nécessaire pour traduire les renseignements ou les convertir dans un format accessible.

7.2.2 Durée de la prorogation

Comme indiqué plus haut, l’alinéa 15a) de la LPRP permet au responsable d’une institution fédérale de proroger la période initiale d’une période maximale de 30 jours dans certaines circonstances.

Les prorogations doivent être fondées sur la quantité de travail nécessaire au traitement de la demande et être aussi brèves que possible. Leur durée doit être évaluée au cas par cas, en tenant compte du volume et de la complexité des renseignements pour cette demande en particulier. Cette approche évite de déterminer la durée d’une prorogation en se basant uniquement sur des facteurs prédéterminés, tels que le temps de réponse moyen d’une institution consultée dans le passé. Ils doivent également tenir compte de leur capacité à entreprendre des tâches multiples dans des délais qui se chevauchent, telles que la conduite de consultations et l’examen des renseignements demandés. Les facteurs à prendre en compte pour déterminer la durée d’une prorogation sont indiqués à la section 7.2.3 du présent chapitre.

La Cour d’appel fédérale a indiqué qu’« une institution fédérale ne peut pas simplement faire valoir l’existence d’une justification législative à l’appui d’une prorogation et énoncer la prorogation retenue. Elle doit s’efforcer de démontrer le lien entre la justification mise de l’avant et la durée de la prorogation qu’elle s’accorde^{Note en bas de page 1}. » Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels n’était pas directement en cause dans cette décision, les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information en cause sont presque identiques à celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les conclusions restent pertinentes. Dans le cas du sous-alinéa 15a)(i), cela signifie qu’il faut démontrer que les travaux nécessaires pour permettre l’accès dans un délai sensiblement inférieur à celui qui est invoqué perturberaient les opérations. Le même type de lien rationnel doit être établi lorsqu’on invoque le sous-alinéa 15a)(ii) en ce qui concerne les consultations nécessaires. Il est important de justifier toute prorogation, quelle qu’en soit la durée, et de noter correctement ces décisions dans le dossier.

Comme le prévoit l’alinéa 29(1)d) de la LPRP, le Commissaire à la protection de la vie privée peut recevoir des plaintes des individus qui considèrent la prorogation comme abusive. Si le Commissaire à la protection de la vie privée, après enquête, est d’accord et estime que la prorogation est abusive, la plainte est considérée comme fondée.

Conformément à l’article 4.1.23 de la Directive, les responsables ou leurs délégués doivent rendre compte du nombre et des raisons des prorogations dans le rapport annuel de l’institution au Parlement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recueille des données statistiques sur la durée des prorogations pour les catégories suivantes :

1 à 15 jours;
16 à 30 jours;
31 jours ou plus.

L’alinéa 15b) de la LPRP concernant la traduction et la conversion fait référence à la prorogation du délai comme étant « une période qui peut se justifier ». Dans chaque cas, le responsable de l’institution ou son représentant délégué doit faire preuve de discernement, car la LPRP ne prévoit pas de délai précis, si ce n’est qu’il doit être « justifier ». En conséquence, lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour la traduction ou la conversion des renseignements dans un format accessible, un délai justifiable est accordé. Les institutions doivent envisager de communiquer les renseignements personnels non traduits ou non convertis dès que possible et informer le demandeur que la version traduite ou convertie sera fournie dès qu’elle sera prête.

Il convient de prendre note que si la prorogation n’est pas suffisante et que l’institution ne complète pas la demande dans le délai imparti, la demande est réputée avoir été refusée en vertu du paragraphe 16(3) de la LPRP. Des renseignements sur la présomption de refus sont fournis à la section 7.3 du présent chapitre.

7.2.3 Procédures

Il est recommandé de procéder comme suit lorsqu’il s’agit de prorogations :

les institutions doivent évaluer toutes les demandes le plus tôt possible après les avoir reçues et, au besoin, donner avis d’une explication écrite au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande de prorogation.

L’article 4.1.20 de la Directive exige que les responsables ou leurs délégués évaluent, sans retard injustifié, chaque demande reçue en vertu de la LPRP afin de déterminer si une prorogation est nécessaire pour le traitement de la demande. Ils doivent être appuyés par les fonctionnaires des institutions gouvernementales, qui sont tenus, en vertu de l’article 4.2.5 de la Directive, d’aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la LPRP.

Les facteurs qui peuvent être pris en compte pour décider de la nécessité d’une prorogation et de sa durée sont notamment les suivants :

la portée et la complexité de la demande;
le volume des renseignements personnels demandés;
le nombre de dossiers à rechercher pour trouver les renseignements personnels demandés et l’endroit où se trouvent les dossiers, s’ils ne sont pas sous forme électronique;
le niveau d’interférence avec les activités de l’institution;
le nombre et la complexité des consultations nécessaires avec les employés de l’institution et les organisations externes, telles que les bureaux d’intérêt principal, d’autres institutions ou d’autres ordres de gouvernements;
si des consultations ou des notifications supplémentaires peuvent être nécessaires en fonction du résultat des consultations entreprises.

En cas de prorogation au titre du sous-alinéa 15a)(ii) de la LPRP, il est préférable de communiquer avec l’institution, la personne ou l’organisation consultée afin d’obtenir un délai de réponse convenu de la part de l’institution, de la personne ou de l’organisation.

Si les renseignements personnels demandés concernent une autre institution, une autre organisation ou une autre personne, des consultations ne doivent être entreprises que si des renseignements supplémentaires sont nécessaires pour exercer efficacement le pouvoir discrétionnaire ou si l’institution qui traite la demande a l’intention de communiquer des renseignements potentiellement sensibles, conformément à l’article 4.1.24 de la Directive. Conformément à l’article 4.1.25 de la Directive, les institutions doivent veiller à ce que les demandes de consultation émanant d’autres institutions fédérales soient traitées avec la même priorité que les demandes de renseignements personnels adressés à leur propre institution.

Une prorogation ne peut être accordée lorsque plus de 30 jours se sont écoulés depuis la réception de la demande.

Si l’accès ne peut être fourni dans le délai légal, l’institution doit informer le demandeur que le délai ne peut être respecté, indiquer quand l’accès sera accordé et informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée au sujet de la prorogation du délai.
Lorsque les demandes contiennent des renseignements similaires ou connexes et sont adressées à plusieurs institutions, les renseignements à caractère personnel doivent être soigneusement examinés afin de veiller à ce que, si des caviardages sont appliqués, ils le soient de façon uniforme dans toutes les demandes.
Les demandes doivent demeurer ouvertes jusqu’à ce que toutes les consultations aient été reçues et qu’un avis officiel, comme il est indiqué à la section 7.2.4 du présent chapitre, ait été fourni au demandeur.

Exemple

Une institution détient des renseignements personnels qui portent sur plusieurs institutions, tels que des renseignements personnels relatifs à une question de sécurité sensible faisant l’objet d’une enquête et concernant Sécurité publique Canada, la Gendarmerie royale du Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité. La demande comporte un total de 750 pages.

L’institution informe par écrit le demandeur que la demande est prorogée de 30 jours en vertu du sous-alinéa 15a)(i) ‑ entrave de façon sérieuse au fonctionnement (grand nombre de pages), et du sous-alinéa 15a)(ii) ‑ consultations nécessaires (consultations avec d’autres institutions fédérales) et indique la nouvelle date d’échéance législative pour la réponse.

Les demandes antérieures peuvent être utilisées pour déterminer le temps nécessaire au traitement de la demande. L’institution peut avoir une idée, par exemple, du temps qui est normalement requis pour mener à bien ce type de consultation avec cette institution précise ou pour ce volume de documents. Cela dit, les demandes antérieures, si elles sont utilisées, ne doivent pas constituer le seul facteur décisif, mais plutôt faire partie d’un ensemble de critères d’évaluation qui prennent également en compte le volume et la complexité des renseignements en question. Dans le scénario ci-dessus, l’institution a besoin d’un délai de traitement supplémentaire en raison du volume de la demande. L’institution doit également recevoir des renseignements supplémentaires de la part des institutions consultantes sur l’état d’avancement de l’enquête et savoir si la divulgation de ces renseignements serait préjudiciable à la conduite de ses activités. Bien que la demande ne soit pas identique, des demandes similaires ont pris 20 jours aux autres institutions, et l’analyste d’AIPRP affecté à la demande a confirmé le délai de traitement avant l’envoi de la consultation. Ces 20 jours, combinés au grand nombre de pages, amènent l’analyste d’AIPRP à penser qu’un délai supplémentaire de 30 jours est nécessaire pour répondre à la demande.

7.2.4 Avis au demandeur

Lorsque, sur la base des facteurs identifiés à la section 7.2.3 du présent chapitre, une institution proroge le délai, l’article 15 de la LPRP exige que l’institution notifie par écrit la prorogation au demandeur dans le délai initial de 30 jours. Pour satisfaire à cette exigence, les éléments nécessaires à cet avis sont décrits aux articles 4.1.20 à 4.1.23 de la Directive. Les institutions doivent évaluer sans retard injustifié toutes les demandes d’accès reçues et, si une prorogation est nécessaire pour traiter une demande, en aviser le demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Des lettres types sont offertes à l’annexe A du présent Manuel. Si une institution choisit de rédiger sa propre lettre, elle doit contenir les éléments suivants :

une explication écrite au demandeur des raisons de la prorogation;
la durée de la prorogation en cas de prorogation au titre de l’article 15 de la LPRP;
un avis du droit de déposer une plainte au sujet de la prorogation auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (alinéa 29(1)d) de la LPRP).

Si plus d’une prorogation est demandée, l’institution a la possibilité d’en informer le demandeur dans le même avis ou sous pli séparé.

Modèles d’explications écrites concernant les retards dans le traitement des demandes de renseignements personnels

Les modèles d’explications suivants sont fournis à titre de ressource. Les institutions sont encouragées à utiliser ces modèles d’explications pour la correspondance avec les demandeurs ou de les adapter selon leurs besoins. Même si ces modèles d’explications ont été utilisés, les responsables d’institutions restent responsables de veiller à ce que toute prorogation relève de raisons prévues à l’article 15 de la LPRP. De plus, l’utilisation du modèle d’explications n’altère aucunement le droit des demandeurs de présenter une plainte auprès du Commissariat.

Circonstances	Explication écrite proposée	Article de la LPRP
Un examen plus approfondi est nécessaire pour déterminer si les renseignements doivent être exemptés en vertu des articles 18 à 28 de la LPRP.	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car les dossiers contenant vos renseignements personnels comprennent également d’autres renseignements confidentiels. Nous devrons examiner les dossiers pour protéger la vie privée d’autrui et pour protéger les autres renseignements qui ne peuvent pas être communiqués. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
La demande vise un nombre important de documents	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car la demande vise un nombre important de documents. Nous devrons trouver, recueillir et examiner un nombre important de documents. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
L’institution reçoit un grand volume de demandes	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande en raison d’un volume inhabituel de demandes auprès de notre institution. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
Les documents sont difficiles à obtenir	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande étant donné que certains des dossiers que vous avez demandés sont actuellement difficiles à obtenir, car [ils ont été archivés, les registres sont en entreposage, les dossiers ne sont pas disponibles par voie électronique, les documents sont stockés dans des bandes de sauvegarde, nous devons compiler les dossiers provenant de plusieurs sites, ou votre demande porte sur une période de temps importante]. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
La demande nécessite des recherches auprès d’organismes externes	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons consulter des organismes externes, tels que les gouvernements provinciaux ou territoriaux. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15a)(ii)
La demande nécessite des consultations exhaustives au sein de l’institution ou avec d’autres institutions fédérales	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons consulter au sein de notre institution ou avec d’autres institutions fédérales. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15a)(ii)
La demande exige une traduction ou une conversion	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons procéder à une traduction des documents demandés ou convertir les documents dans un autre format afin de faciliter votre accès à vos renseignements personnels. La présente prorogation est prévue à l’alinéa 15b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15b)

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7.3 Présomption de refus

Le paragraphe 16(3) de la LPRP stipule que lorsqu’une institution fédérale ne donne pas accès à des renseignements personnels dans les délais prévus par la LPRP (30 jours civils ou la durée de la prorogation), l’institution est réputée avoir refusé l’accès. Cette situation est communément appelée « présomption de refus ».

Pour plus de clarté, si aucune prorogation n’a été accordée en vertu de l’article 15 de la LPRP et qu’aucune réponse n’a été fournie, l’institution est réputée avoir refusé l’accès le 31e jour suivant la réception de la demande (sauf s’il s’agit d’un jour de fin de semaine ou d’un jour férié). Si une prorogation a été accordée, une institution est réputée avoir refusé l’accès si elle n’a pas répondu à la fin du délai prolongé.

Lorsqu’une demande est en état de présomption de refus, le demandeur peut déposer une plainte auprès du Commissariat concernant le refus d’accès. Sur une question connexe à la Loi sur l’accès à l’information, les conséquences possibles d’une présomption de refus ont été examinées par la Cour d’appel fédérale dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (ministre de la Défense nationale), Dossier A-785-96. La Cour a estimé qu’une fois qu’une demande est réputée avoir été refusée, le Commissaire a le pouvoir de mener une enquête pour déterminer le bien-fondé du refus d’accès. La Cour a déclaré ce qui suit :

En l’espèce, le Commissaire aurait pu, dès le défaut de l’institution de respecter le délai, entreprendre son enquête comme s’il y avait eu refus réel. Il dispose, en effet, de pouvoirs d’enquête tels qu’il peut, en début d’enquête, contraindre l’institution à exposer les raisons de son refus. Dans la décision Statham c. Société Radio-Canada, 2010 CAF 315 la Cour d’appel fédérale a confirmé qu’il n’y a pas de distinction entre un véritable refus et un refus présumé.

Dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Défense nationale) 2015 CAF 56, la Cour d’appel fédérale a déclaré que la validité d’une prorogation pour répondre à une demande de renseignement peut faire l’objet d’un contrôle judiciaire.

Lorsqu’une demande est réputée avoir été refusée, l’institution n’a pas renoncé à son droit de refuser la divulgation et doit continuer de traiter la demande et de fournir une réponse au demandeur. Dans la décision Murchison c. Exportation et développement Canada, 2009 CF 77, la Cour a conclu que les renseignements ne devaient pas « être communiqués simplement parce que l’institution n’a pas invoqué l’exemption dans le délai de 30 jours ».

Le chapitre 12 du présent manuel contient des renseignements supplémentaires sur l’effet de la présomption de refus.

Bien que ces décisions ne portent pas directement sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, les conclusions portent sur la Loi sur l’accès à l’information, qui est étroitement liée, et les dispositions en cause sont semblables à celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur le même sujet.

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Chapitre 8 – Demande de correction et annotation

Date de mise à jour : 2024-12-09

8.1 Demande de correction et annotation

Le paragraphe 12(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) prévoit qu’une personne à qui l’on a donné accès, en vertu de l’alinéa 12(1)a) de la LPRP, à des renseignements personnels qui ont été utilisés, sont utilisés ou peuvent être utilisés à des fins administratives peut demander la correction des renseignements personnels lorsque la personne croit qu’il y a une erreur ou une omission.

L’article 11 du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) décrit les procédures à suivre par le demandeur et les institutions fédérales, comme cela est expliqué à la section 8.4 de ce chapitre.

Des informations sur les demandes de suppression de renseignements personnels peuvent être consultés dans le Manuel des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels (à être publié). Les institutions peuvent souhaiter consulter leurs responsables de la gestion des documents pour obtenir des conseils sur les renseignements qui doivent être conservés ou transférés à Bibliothèque et Archives Canada et sur les renseignements qui peuvent être détruits.

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8.2 Exigences de la politique
8.2.1 Responsabilités des responsables d’institutions fédérales ou de leurs délégués

Les responsabilités des responsables d’institutions fédérales ou à leurs délégués en ce qui concerne la correction et l’annotation des renseignements personnels sont les suivantes :
- En vertu de l’article 4.2.25 de la Politique sur la protection de la vie privée, d’établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes en vertu de la LPRP. Cela vaut tant pour les demandes d’accès que pour les demandes de correction;
- En vertu de l’article 4.1.32 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive), d’établir un processus assurant que toutes demandes de correction et toutes actions ultérieures soient effectuées conformément au Règlement et soient documentées;
- En vertu de l’article 4.1.33 de la directive, documenter toute correction apportée ou mention de correction demandée mais non effectuée aux renseignements personnels de manière à en assurer la récupération et l’utilisation à chaque fois que les renseignements personnels originaux sont utilisés à des fins administratives;
- En vertu de l’article 4.1.34 de la directive, aviser les individus et toutes les organisations du secteur public et privé qui utilisent les renseignements à des fins administratives de toute correction apportée ou demandée aux renseignements personnels;
- En vertu de l’article 4.1.35 de la directive, d’aviser les demandeurs de leur droit de porter plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée dans les cas de demande de correction de renseignements personnels.
Il est recommandé que les procédures de traitement des demandes de correction soient mises à la disposition du public.
8.2.2 Responsabilités des cadres et des hauts fonctionnaires

La Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée attribue les responsabilités suivantes liées à la correction des renseignements personnels aux cadres et hauts fonctionnaires qui gèrent des programmes ou des activités comprenant la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels :
- En vertu de l’article 4.2.20.5, d’aviser les individus dont les renseignements personnels sont recueillis directement de leur droit de demander la correction de leurs renseignements personnels en vertu de la LPRP;
- En vertu de l’article 4.2.29, de veiller à ce que les personnes aient la possibilité, dans la mesure du possible, de corriger des renseignements personnels inexacts avant toute prise de décision susceptible d’avoir une incidence sur elles;
- En vertu de l’article 4.2.38.3, d’assurer, lorsque des renseignements personnels sont transférés hors de l’autorité d’une institution fédérale à la suite de la cession ou de la privatisation d’un programme ou d’une activité, que les droits des individus d’accéder à leurs renseignements personnels et de les corriger sont maintenus après le transfert.
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8.3 Décision d’accorder ou de refuser la demande de correction

La décision d’accorder ou de refuser une demande de correction est prise au cas par cas.

La demande est généralement acceptée lorsque les renseignements personnels consistent en des renseignements factuels fournis à l’origine par la personne concernée, ou lorsque la personne fournit des preuves documentaires à l’appui de la correction.

Lorsque la correction aura une incidence sur une décision administrative concernant la personne (par exemple, son admissibilité à une prestation), la preuve documentaire fournie à l’appui de la correction devrait être la même que la preuve requise lorsque les renseignements ont été initialement recueillis.

En règle générale, une demande de correction d’opinion est généralement acceptée si le demandeur était à l’origine de l’opinion et que l’opinion ne concerne aucune autre personne. En général, aucune correction n’est apportée aux opinions formulées par d’autres personnes au sujet du demandeur, sauf s’il existe des raisons de soupçonner la fiabilité de la source de l’opinion ou si le demandeur a établi que l’opinion originale était fondée sur des renseignements incorrects. Lorsque ce n’est pas le cas, la personne est informée de la difficulté à réévaluer le bien-fondé d’une opinion et une annotation est rédigée donnant l’avis du demandeur à ce sujet.

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8.4 Procédures

Comme il a été mentionné précédemment, l’article 11 du Règlement décrit les procédures à suivre par le demandeur et par les institutions fédérales, que cette section décrit.

8.4.1 Procédures que le demandeur doit suivre

À la suite de la réception de sa demande en vertu de l’alinéa 12(1)a), le demandeur doit transmettre une demande de correction subséquente à l’agent approprié de l’institution fédérale de qui relèvent les renseignements personnels. Le demandeur peut remplir un Formulaire de demande de correction de dossier (TBS/SCT 350-11) à l’égard de chaque fichier de renseignements personnels contenant les renseignements à corriger, ou peut envoyer une lettre signée contenant tous les renseignements demandés dans le formulaire. Le demandeur doit inclure des copies des preuves documentaires qui peuvent être utilisées pour établir la validité de la correction demandée, y compris en citant le numéro de dossier de la demande de renseignements personnels précédemment traitée.
8.4.2 Procédures que l’institution fédérale qui a reçu la demande de correction doit suivre

Lorsque la demande de correction est accordée, le responsable de l’institution fédérale doit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande :
- Aviser le demandeur que la correction a été apportée;
- Aviser toute personne ou tout organisme à qui l’information a été divulguée dans les deux ans précédant la date de réception de la demande de correction que la correction a été apportée;
- Aviser le fonctionnaire compétent de toute autre institution fédérale à laquelle les renseignements ont été divulgués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction que la correction a été apportée et que le fonctionnaire est tenu d’apporter la correction sur chaque copie des renseignements personnels qui relèvent de cette institution.
L’avis au demandeur devrait inclure une liste des personnes, organismes et institutions fédérales qui ont été avisés de la correction apportée.

Lorsqu’une demande de correction est refusée en tout ou en partie, le responsable de l’institution fédérale doit, dans les 30 jours suivant la réception de la demande :
- Joindre une mention aux renseignements personnels indiquant qu’une correction a été demandée, mais qu’elle a été refusée en tout ou en partie;
- Aviser le demandeur :
  
  que la demande de correction a été refusée en tout ou en partie et donner les raisons du refus,
  
  qu’une mention indiquant qu’une correction a été demandée et refusée en tout ou en partie a été jointe aux renseignements personnels,
  
  que le demandeur a directement, en vertu de la LPRP, le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée;
- Aviser toute personne ou tout organisme à qui les renseignements personnels ont été communiqués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction qu’une annotation a été jointe aux renseignements personnels;
- Aviser le fonctionnaire compétent de toute autre institution fédérale à laquelle les renseignements ont été divulgués au cours des deux années précédant la date de réception de la demande de correction qu’une annotation a été jointe aux renseignements personnels et que le fonctionnaire est tenu de joindre cette mention à chaque copie des renseignements personnels relevant de cette institution.
L’avis au demandeur doit inclure une liste des personnes, organismes et institutions fédérales qui ont été avisés de l’ajout de la mention.
8.4.3 Procédures qu’une institution fédérale qui reçoit un avis qu’une correction a été apportée ou refusée en tout ou en partie doit suivre

Lorsqu’une institution fédérale reçoit un avis d’une autre institution fédérale indiquant qu’une correction ou une annotation a été apportée, l’institution qui reçoit l’avis doit corriger ou annoter sans délai chaque copie des renseignements personnels qui relèvent de l’institution.

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8.5 Intégrer des corrections et des annotations

Dans de nombreux cas, des corrections peuvent être apportées en modifiant les renseignements particuliers d’un dossier; des notations peuvent également être faites en ajoutant au dossier. Dans les cas où cela n’est pas possible (par exemple, certains dossiers électroniques), la méthode acceptée consiste à stocker la correction ou la mention de manière à ce qu’elle soit récupérée avec les renseignements d’origine (par exemple, un indicateur sur un fichier électronique ou un avis joint à un dossier papier). Dans tous les cas, les corrections et les mentions doivent être stockées de manière à garantir leur récupération et leur utilisation chaque fois que les renseignements personnels originaux sont utilisés à des fins administratives.

Les institutions devraient incorporer des corrections ou des annotations d’une manière qui sera vue et donc utilisée par la personne qui doit prendre une décision au sujet d’un individu. Cela comprend la notification aux personnes et aux organismes privés ou publics qui utilisent les renseignements pour prendre une décision concernant la personne concernée. En d’autres termes, quelle que soit la méthode utilisée, la correction ou l’annotation doit pouvoir être récupérée de manière simple.

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Chapitre 9 : Exceptions — Généralités

Date de mise à jour : 2024-12-09
Manuel de l’accès à l’information, renvoie en attente.

9.1 Principes généraux

Les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) fixent des limites spécifiques au droit d’accès d’une personne à ses renseignements personnels. Ces limitations sont connues sous le nom d’exceptions. Chaque exception est destinée à protéger les renseignements relatifs à un intérêt public ou privé particulier. En outre, on peut refuser l’accès en vertu de l’article 33 de la LPRP pour les renseignements créés dans le but de présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête et des réponses du commissaire (voir la section 10.17)^{Note en bas de page 1} D’autres limitations au droit d’accès d’un individu sont couvertes par le chapitre 11, qui traite des renseignements personnels exclus de la LPRP.

L’article 4.1.1 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive) précise que les exceptions nécessaires au droit d’accès doivent être limitées et spécifiques. Les institutions doivent prendre leur obligation de communiquer les renseignements dont la LPRP exige la communication aussi sérieusement qu’elles prennent leur obligation de ne pas communiquer les renseignements couverts par une exception ou une exclusion au droit d’accès.

Il est possible que plusieurs exceptions s’appliquent au même renseignement. Par exemple, des renseignements peuvent être obtenues à titre confidentiel d’un gouvernement provincial (article 19) et être préjudiciables à la conduite des affaires fédérales-provinciales (article 20). Dans ce cas, les institutions doivent citer toutes les exceptions applicables et doivent être prêtes à défendre l’utilisation de toutes les exceptions citées. La section 9.10 du présent chapitre présente de plus amples renseignements sur le caviardage. Le dernier paragraphe de chaque section du chapitre 10 comprend une référence à d’autres exceptions pertinentes, le cas échéant.
9.2 Nature des exceptions

Les exceptions prévues par la LPRP peuvent être classées en deux catégories :
1. selon que l’exception est soumise à un critère subjectif ou à un critère objectif
2. selon que l’exception est discrétionnaire ou obligatoire
L’annexe C de la directive et le tableau figurant au début du chapitre 10 énumèrent toutes les dispositions d’exception et indiquent si elles sont fondées sur un critère objectif ou un critère subjectif et si elles sont obligatoires ou discrétionnaires. Les sections suivantes examinent ces classifications. Le chapitre 10 décrit plus en détail chaque exception, mais il est recommandé aux analystes de l’AIPRP de se familiariser d’abord avec ce chapitre.
9.2.1 Critère objectif et critère subjectif

a) Le critère objectif

L’annexe A de la directive définit le « critère objectif » comme « un critère qui décrit objectivement des catégories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu de certaines dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Les exceptions fondées sur un critère objectif décrivent des catégories de renseignements qui, lors de l’élaboration de la législation, ont été jugées intrinsèquement sensibles et donc en eux-mêmes dignes de protection. Si l’institution fédérale est convaincue que les renseignements personnels appartiennent à la catégorie spécifiée, on peut appliquer l’exception. Il n’est pas nécessaire de prouver l’existence d’un préjudice. Conceptuellement, les exceptions fondées sur un critère objectif existent parce que l’attente raisonnable d’un préjudice probable est intrinsèquement satisfaite selon la nature de l’exception. On applique le critère objectif de manière plus directe que le critère subjectif^{Note en bas de page 2}.

Par exemple, le paragraphe 19(1) de la LPRP exempte de la communication les renseignements personnels obtenus à titre confidentiel auprès de huit sources (alinéas a à g). Si les renseignements personnels sont obtenus auprès de l’une de ces huit sources, et s’ils sont reçus à titre confidentiel, le critère objectif est satisfait. L’exception sert à garantir aux autres ordres de gouvernement et aux organisations que, lorsqu’ils partagent des renseignements avec une institution fédérale, ces renseignements sont toujours protégés contre les communications ultérieures. L’exception exige seulement que le renseignement satisfasse au critère objectif. Il n’est pas nécessaire de fournir une description des conséquences de la communication du renseignement.

Lorsque l’analyste de l’AIPRP applique une exception à l’aide d’un critère objectif, l’analyste doit préciser comment l’exception s’applique en indiquant pourquoi le renseignement fait partie de cette catégorie.

Par exemple, un dossier recevable du Service correctionnel du Canada (SCC) contient des détails sur la demande de transfèrement d’un détenu. Ces détails comprennent des renseignements provenant d’un service de police municipal. Le SCC a déterminé qu’il n’était pas raisonnable de demander le consentement du service de police pour la communication des renseignements en vertu du paragraphe 19(2). Dans ce cas, pour appliquer l’alinéa 19(1)d), l’analyste de l’AIPRP noterait dans le dossier de traitement, aux pages pertinentes, que le SCC a obtenu les renseignements personnels à titre confidentiel de la part du service de police municipal.

Un autre exemple d’exception au titre du critère objectif est l’article 26, qui concerne les renseignements relatifs à un autre individu. Le dossier recevable contenait un courriel contenant les adresses personnelles de deux candidats retenus dans le cadre d’un processus de recrutement. Le courriel concernait la préparation de leurs lettres d’offre. Dans ce scénario, il était approprié de ne pas demander le consentement pour communiquer les renseignements parce qu’ils n’étaient pas publics et parce qu’il n’y avait pas de communication applicable en vertu du paragraphe 8(2). Dans un tel scénario, l’analyste de l’AIPRP noterait que l’autre adresse de domicile constitue des renseignements personnels de personnes autres que le demandeur, et qu’ils ne répondent donc pas au critère objectif pour l’exception.

Les exceptions énoncées dans les articles suivantes de la LPRP sont fondées sur un critère objectif : 18(2), 19(1), 22(1)a), 22(2), 22.1, 22.2, 22.3, 22.4, 23, 24, 26, 27 et 27.1.
b) Le critère subjectif

Les exceptions fondées sur le critère subjectif prévoient que l’accès aux renseignements personnels demandé en vertu de la LPRP peut être refusé si la divulgation « risque vraisemblablement de porter préjudice » à l’intérêt spécifié dans l’exception. Pour que l’accès soit refusé, il faut que l’on puisse raisonnablement s’attendre à ce que la divulgation du renseignement se révèle préjudiciable ou dommageable pour l’intérêt public ou privé spécifique couvert par l’exception relative au critère subjectif.

L’annexe A de la directive définit le « critère subjectif » comme suit : « Un critère visant à déterminer le risque raisonnable de préjudice probable qui doit exister pour que certaines dispositions d’exception de la Loi sur la protection des renseignements personnels deviennent applicables ».

Le responsable de l’institution ou le délégué doit être en mesure de démontrer comment la divulgation pourrait entraîner un risque de préjudice. Contrairement au critère objectif, il est nécessaire d’articuler de manière plus détaillée la manière dont le renseignement satisfait au critère subjectif. Les généralités, les affirmations sans justification ou la simple répétition des termes de l’exception ne sont pas suffisantes pour atteindre le seuil fixé par le critère subjectif. L’évaluation du préjudice comporte de nombreuses considérations, mais trois facteurs généraux doivent être pris en compte lors de l’élaboration d’un argumentaire visant à invoquer une exception :

Le préjudice est-il actuel^{Note en bas de page 3}?

Le préjudice est-il probable^{Note en bas de page 4}?

Peut-on déterminer le risque précis^{Note en bas de page 5}?

Actuel

Les institutions doivent examiner s’il est possible d’identifier le préjudice au moment où l’on demande l’exception ou dans un avenir proche. Il peut être utile d’examiner comment des renseignements de nature similaire ont été traités dans des demandes antérieures. Cela dit, même si les renseignements ont été protégés contre la divulgation dans le passé, ils doivent être réévalués lorsqu’une nouvelle demande est reçue afin de s’assurer que le préjudice actuel ou futur est toujours un facteur.

Probable

Il convient d’examiner s’il existe une probabilité raisonnable que le préjudice se produise. Les institutions devront démontrer le lien entre la divulgation du renseignement en question et le préjudice décrit. Dans la justification, il faut éviter de se contenter d’énoncer une conclusion, ce qui constituerait probablement une explication insuffisante pour justifier l’invocation de l’exception^{Note en bas de page 6}. La probabilité que ce préjudice se produise n’a pas besoin d’atteindre le niveau de la prépondérance des probabilités, mais elle doit être plus que spéculative.

La Cour suprême du Canada s’est penchée en détail sur l’attente raisonnable d’un préjudice probable dans l’affaire Merck Frosst Canada Ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3. Dans cette affaire, la Cour suprême a conclu que « la formulation acceptée du critère, à savoir le “risque vraisemblable de préjudice probable”, exprime la nécessité d’établir que la divulgation occasionnera un risque de préjudice selon une norme qui est beaucoup plus exigeante que la simple possibilité ou conjecture, mais qui n’atteint cependant pas celle d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que la divulgation occasionnera effectivement un tel préjudice ».

Précis

Il est important d’examiner dans quelle mesure il est possible d’identifier le préjudice avec la partie réelle qui pourrait subir le préjudice soit directement, soit à ses intérêts. Il ne suffit pas d’identifier un vague préjudice général. « Il faut qu’il y ait un lien clair et direct entre la divulgation d’une information donnée et le préjudice allégué^{Note en bas de page 7}. »

Ce seuil a été analysé dans la décision de la Cour suprême dans l’affaire Ontario (Sécurité communautaire et Services correctionnels) c. Ontario (Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée), 2014 CSC 31. Dans ce cas, le gouvernement de l’Ontario ne disposait pas de preuves établissant un lien entre la divulgation des renseignements en cause et les préjudices qu’il prétendait subir. La Cour a discuté du niveau de preuve requis et de la manière dont elle rechercherait des preuves spécifiques établissant un lien entre la divulgation et le préjudice lorsqu’elle a déclaré ce qui suit :

La Commissaire a expressément mentionné que le Ministère devait uniquement démontrer qu’il avait des « motifs raisonnables de croire » pour appliquer l’exception se rapportant à la menace à la vie. Toujours selon la Commissaire, il faut présenter des « éléments de preuve détaillés et convaincants » pour démontrer l’existence d’un « risque vraisemblable de préjudice » dans le cas de l’exception relative à la répression du crime. La Commissaire a jugé que des « conjectures quant à un préjudice possible » ne suffiraient pas (p. 11). Après avoir examiné les arguments du Ministère, la Commissaire a conclu que « les observations du Ministère, y compris l’affidavit qui a été souscrit, ne permett[ai]ent pas raisonnablement de croire que la divulgation présente[rait] une menace » (p. 14). Elle a ajouté que la possibilité d’identification — et même de présumée identification — du délinquant était « trop faible pour satisfaire même à la norme de preuve moins exigeante établie dans l’arrêt Office of the Worker Advisor, précité, en ce qui concerne l’alinéa 14(1)e) » (p. 15). Évidemment, comme nous l’avons déjà signalé, cette « norme de preuve moins exigeante » n’existe pas et la Commissaire voulait simplement dire qu’il n’était pas nécessaire qu’on lui démontre la probabilité qu’un préjudice soit causé. De fait, la Commissaire a ensuite souligné qu’il n’était pas nécessaire « que le Ministère fasse la preuve de la probabilité d’un préjudice; il lui suffit de démontrer l’existence de motifs raisonnables de croire qu’un préjudice sera causé, ce qui n’a pas été établi en l’espèce » (ibid.). Considérées globalement, ces affirmations décrivent correctement la norme de preuve applicable.

Considérations supplémentaires

Certaines exceptions (ainsi que les définitions et les exclusions), telles que l’article 21 de la LPRP ou la définition de renseignements personnels de l’article 3, comprennent une liste d’exemples. Ces listes illustrent les types de renseignements précis auxquels l’article s’applique. Le fait que les renseignements contenus dans un document de réponse soient décrits dans la liste d’exemples n’est pas suffisant pour exempter automatiquement les renseignements. Les renseignements ne doivent pas nécessairement être inclus dans la liste. Toutefois, le refus de divulguer doit toujours être fondé sur le préjudice qui en résulterait pour l’intérêt spécifié dans l’exception^{Note en bas de page 8}.

Par exemple, le préjudice pourrait être lié à la sécurité des établissements pénitentiaires (alinéa 22(1)c)). Une personne qui a tenté de s’évader d’un établissement pénitentiaire peut faire une demande de renseignements personnels sur le rapport d’incident. Les renseignements demandés peuvent concerner la réparation d’un mécanisme de verrouillage d’une porte ou d’une fenêtre. On peut raisonnablement s’attendre à ce que ces renseignements portent atteinte à la sécurité des établissements pénitentiaires, puisqu’il s’agit de renseignements qui pourraient être utiles dans le cadre d’une future tentative d’évasion, de sorte que le risque peut être qualifié d’actuel. Ils peuvent donner un aperçu d’une vulnérabilité (mécanismes de verrouillage défectueux, espace suffisamment large pour accueillir une personne), et sont donc suffisamment précis. Enfin, il est prévisible que l’individu puisse utiliser ces renseignements ou les partager avec un autre individu pour planifier une évasion future, ce qui peut être considéré comme probable.

Certains renseignements peuvent ne pas être manifestement préjudiciables. Dans certains cas, le plus souvent dans le contexte de la sécurité nationale et de l’application de la loi, la divulgation pourrait donner lieu à un « effet mosaïque ». L’effet mosaïque se produit lorsque des éléments de renseignement qui semblent sans signification ou insignifiants pris isolément peuvent révéler d’autres renseignements lorsqu’ils sont combinés et analysés. Bien qu’une institution puisse exempter des renseignements lorsqu’il existe un risque de préjudice en raison de l’effet mosaïque, elle doit toujours être en mesure de démontrer que la divulgation pourrait raisonnablement être considérée comme préjudiciable^{Note en bas de page 9}.

Les exceptions énoncées dans les articles suivantes de la LPRP sont fondées sur un critère subjectif : 20, 21, 22(1)b) et c), 25 et 28.
9.2.2 Exceptions obligatoires et discrétionnaires

a) Exceptions obligatoires

L’annexe A de la directive définit la « exception obligatoire » comme « Une disposition d’exception de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui contient l’expression “est tenu de refuser la communication” ».

Lorsque les renseignements demandés en vertu de la LPRP sont couverts par une exception obligatoire, les institutions sont tenues de refuser de les communiquer. Toutefois, le paragraphe 19(2) de la LPRP peut prévoir la communication de renseignements personnels lorsque certaines conditions sont remplies.

Par exemple, tout renseignement personnel obtenu à titre confidentiel de l’Internal Revenue Service des États-Unis par l’Agence du revenu du Canada est exempté de communication en vertu de l’alinéa 19(1)a) (Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement étranger), à condition que l’Internal Revenue Service n’ait pas consenti à sa communication ou ne l’ait pas rendu publique.

Les exceptions énoncées dans les articles suivants de la LPRP ont un caractère obligatoire : 19(1), 22(2), 22.1, 22.2, 22.3 et 22.4. L’article 26 est une exception hybride qui est en partie discrétionnaire et en partie obligatoire.

Le paragraphe 22.1(2) est obligatoire, mais il est unique en ce sens qu’il contient l’expression « ne peut s’autoriser… pour refuser de communiquer », parce que les renseignements personnels sont traités différemment à la fin d’une enquête. Pour obtenir de plus amples détails, voir la section 10.6.2 du manuel.

b) Exceptions discrétionnaires

L’annexe A de la directive définit l’« exception discrétionnaire » comme « disposition d’exception de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui contient l’expression “est tenu de refuser la communication” ».

Une exception discrétionnaire permet au responsable d’une institution fédérale de refuser de communiquer des renseignements s’ils répondent au critère objectif ou subjectif concerné et donne au responsable le pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements même s’ils sont couverts par l’exception. Le responsable ou son délégué doit mettre en balance, de bonne foi et sur la base de considérations pertinentes, les arguments en faveur de la divulgation et ceux en faveur de la non-divulgation.

Le chapitre 6 de ce manuel fournit des détails sur le concept juridique du pouvoir discrétionnaire, les exigences de la Politique sur la protection de la vie privée (la politique) et de la directive et les règles pour le bon exercice du pouvoir discrétionnaire. La section 9.4 du présent chapitre fournit des détails précis sur l’exercice du pouvoir discrétionnaire lors de l’application des exceptions discrétionnaires. La section 9.4 fournit également des orientations sur la manière dont les institutions peuvent satisfaire aux exigences de documentation de leur justification de l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

La décision finale de communiquer ou non des renseignements pour lesquelles on pourrait invoquer une exception est laissée au responsable de l’institution fédérale qui traite la demande. Toutefois, pour exercer correctement le pouvoir discrétionnaire, il peut être nécessaire de consulter une autre institution fédérale pour obtenir son avis. On peut demander un avis dans les cas où l’institution exerçant le pouvoir discrétionnaire n’est pas à l’origine des renseignements ou ne les a pas préparées elle-même et qu’elle a besoin de plus de renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire.

La majorité des dispositions d’exception de la LPRP sont discrétionnaires : 18(2), 20, 21, 22(1), 23, 24, 25, 27, 27.1 et 28. L’article 26 est une exception hybride qui est en partie discrétionnaire et en partie obligatoire.
9.3 Examen des dossiers

L’article 4.2.25.4 de la politique exige des institutions qu’elles établissent des procédures garantissant que les renseignements personnels demandés sont examinés afin de déterminer s’ils sont soumis à la LPRP. Le chapitre 3 [en attente] et le chapitre 6 aident les institutions à déterminer si les renseignements relèvent de l’institution et donc sont soumis à la LPRP. Le chapitre 11 fournit des détails sur les exclusions. Si les renseignements personnels sont soumis à la LPRP, l’institution doit alors déterminer si des exceptions s’appliquent. Dans les grandes institutions ou dans celles qui ont des bureaux régionaux, cet examen préliminaire peut se faire sous la coordination d’un coordinateur divisionnaire ou régional de l’accès à l’information.
9.4 Exercice du pouvoir discrétionnaire lors de l’application des exceptions discrétionnaires

L’application des exceptions discrétionnaires se fait en deux étapes :
1. Déterminer si les renseignements répondent aux exigences du critère objectif ou subjectif qui fait partie de l’exception discrétionnaire.
2. Exercer son pouvoir discrétionnaire et déterminer si les renseignements doivent être exemptés ou communiqués.
En d’autres termes, le responsable de l’institution doit d’abord déterminer si l’exception s’applique aux renseignements personnels. Si c’est le cas, le responsable doit alors exercer son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si les renseignements doivent ou non être communiqués.

Le responsable ne doit pas remplacer l’exercice du pouvoir discrétionnaire par une politique générale selon laquelle les renseignements ne seront pas communiqués simplement parce qu’ils peuvent être retenus en vertu de l’une des exceptions discrétionnaires. Dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire, le responsable doit tenir compte de toutes les considérations pertinentes^{Note en bas de page 10} et de l’esprit et de l’objectif de la LPRP. Par exemple, un document qui est classifié ou protégé conformément à la catégorisation de sécurité établie à l’annexe J de la Directive sur la gestion de la sécurité n’est pas automatiquement exempt de communication. La catégorie de sécurité indique que le document peut contenir des renseignements sensibles susceptibles de faire l’objet d’une exception ou d’une exclusion et constitue un des facteurs à prendre en compte dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire et l’évaluation du préjudice dans le cadre du critère subjectif. Chaque renseignement doit être jugé par rapport aux exigences des dispositions d’exception de la LPRP telles qu’elles s’appliquent au moment de la demande.

La LPRP ne précise pas les critères que le responsable d’une institution fédérale doit prendre en compte ni ne décrit explicitement tous les facteurs qu’il doit prendre en considération dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire. Les meilleures pratiques en matière d’exercice du pouvoir discrétionnaire peuvent inclure les éléments suivants :
1. l’objet général de la LPRP (c’est-à-dire protéger la vie privée des individus en ce qui concerne les renseignements personnels les concernant détenue par une institution fédérale et leur donner un droit d’accès à ces renseignements);
2. le libellé de l’exception discrétionnaire et les intérêts que l’exception vise à protéger;
3. le contenu spécifique des documents sensibles, par exemple :
  - la nature du document et la sensibilité des renseignements personnels;
  - si les renseignements se rapportent à des questions d’actualité (les renseignements personnels sont-ils utilisés pour prendre une décision ou seront-ils utilisés à l’avenir?);
  - les pratiques historiques de l’institution en ce qui concerne la diffusion de types de renseignements similaires;
  - les décisions judiciaires (les tribunaux ont-ils statué, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [LAI] ou de la LPRP, que des types similaires de documents ou de renseignements devaient ou ne devaient pas être communiqués?);
  - l’ancienneté des renseignements (en général, plus ils sont anciens, moins la communication des renseignements personnels est susceptible de causer un préjudice; toutefois, certaines exceptions ne sont pas limitées dans le temps, reconnaissant ainsi que certains renseignements sont sensibles ou préjudiciables indépendamment du temps qui passe).
4. le contexte (confidentialité des renseignements et calendrier) : Le contexte dans lequel une institution fonctionne et dans lequel les renseignements ont été collectés, obtenus ou créés. Le moment de la demande aura également un impact. Par exemple, on peut appliquer les exceptions différemment aux renseignements personnels avant qu’une situation ne soit résolue, par rapport à la façon dont elles sont appliquées après;
5. les points de vue des experts en la matière :
  L’exercice correct du pouvoir discrétionnaire peut nécessiter que l’on consulte des experts internes ou externes. Dans Do‑Ky c. Canada (Affaires étrangères et du Commerce international), (T.D.) [1997] 2 C. F. 907 le Tribunal fédéral a déclaré :
  
  « …on ne renonce pas à l’exercice de son pouvoir discrétionnaire lorsqu’on consulte les ministères les plus au fait de la situation visée et les plus directement concernés par elle. En vérité, il serait irresponsable de ne pas le faire. Si le titulaire du pouvoir discrétionnaire étudie les questions soulevées et s’il examine et soupèse tous les faits, il exerce pleinement son pouvoir discrétionnaire. »
6. l’impact de la communication, y compris les considérations suivantes :
  - les incidences que la communication des renseignements personnels aurait sur l’accomplissement du mandat légal et des activités de l’institution;
  - le degré de préjudice que la communication causerait (faible, moyen ou élevé) au gouvernement, à l’institution, à des tiers ou à l’individu (ceci est lié au critère subjectif).
7. l’intérêt public
  Le critère de l’intérêt public consiste à examiner les circonstances de chaque cas par rapport à l’exception qui couvre les renseignements.
  
  Le terme « intérêt public » a été examiné dans l’affaire Grant c. Torstar Corp., 2009 CSC 61. La Cour suprême a souligné qu’il n’existe pas de critère unique pour l’intérêt public ni de liste établie de sujets pouvant être catégorisés comme tels. Toutefois, au sens large, les renseignements « d’intérêt public » peuvent inclure les renseignements qui affectent les droits, la sécurité, la santé ou les finances du public en général (par opposition à l’intérêt particulier d’une personne, d’un groupe ou d’une entreprise). La sécurité fait référence au bien-être général de la population et comprend la gestion des situations d’urgence (catastrophes naturelles, accidents industriels, terrorisme, virus informatiques, etc.), la sécurité nationale, l’application de la loi et la prévention de la criminalité. La santé comprend la sécurité des produits, les soins de santé, la santé environnementale et sur le lieu de travail, ainsi que la protection contre les maladies et les épidémies.
  
  La communication des renseignements dans l’intérêt public signifie que les renseignements portent sur un sujet d’intérêt public et ne sont pas simplement un objet d’intérêt ou de curiosité pour le public, un groupe de personnes ou des individus. On aborde l’intérêt public plus loin dans cette section.
Bien que Ontario (Sûreté et Sécurité publique) c. Criminal Lawyers’ Association, 2010 SCC 23, [2010] 1 R.C.S. 815 traite de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) il est également utile pour traiter les exceptions discrétionnaires en vertu de la LPRP. La Cour suprême du Canada a conclu que l’exercice du pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des intérêts publics et privés en matière de communication et de non-communication. Cet exercice implique des considérations d’intérêt public pour un gouvernement ouvert, un débat public et le bon fonctionnement des institutions gouvernementales. Lors de l’examen des exceptions fondées sur un critère subjectif, les institutions doivent d’abord examiner le préjudice, puis déterminer si l’intérêt public de protéger les renseignements est supérieur à l’intérêt public de les communiquer. Il s’agit implicitement d’une conclusion selon laquelle l’intérêt public à la confidentialité peut l’emporter sur les intérêts publics et privés à la communication. La Cour précise toutefois que, dans l’exercice de son pouvoir discrétionnaire d’invoquer ou non une exception, le responsable doit également mettre en balance tous les intérêts publics et privés liés à la communication et à la non-communication.

La Cour suprême du Canada, lors de l’examen en appel de l’affaire Untel c. Ontario (Finance), 2014 CSC 36 en vertu de la LAIPVP, a souligné l’importance pour les institutions d’exercer leur pouvoir discrétionnaire de bonne foi, dans un but approprié et en tenant compte uniquement des considérations pertinentes. Cette décision souligne également que, lorsqu’elles exercent leur pouvoir discrétionnaire concernant la communication de documents liés à des avis ou à des recommandations au gouvernement, les institutions doivent tenir compte de la nécessité de préserver la neutralité politique du service public et sa capacité à fournir des conseils complets, libres et francs.

Dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Transports), 2016 C. F. 448 la Cour fédérale énonce des lignes directrices pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Bien que la décision ait été rendue dans le contexte de la LAI, le principe peut être appliqué dans le contexte de la protection des renseignements personnels. Aux fins de l’examen judiciaire,

la Cour doit prendre en considération les motifs de justification invoqués par le décideur, la transparence et l’intelligibilité du cheminement décisionnel à l’égard des faits en preuve. En plus, lorsque la Commissaire est une partie à l’instance, la Cour se doit de prendre en compte ses arguments, ses suggestions et d’analyser de quelle façon le décideur en discute et les prend en considération. Lorsqu’il décide, le décideur doit démontrer qu’il connaît bien les demandes d’accès, qu’il comprend les arguments en faveur d’une divulgation et qu’il considère soigneusement ces arguments tout en tenant compte des objectifs de la LAI.

le décideur ne peut simplement indiquer qu’il a considéré tous les facteurs pertinents; il doit concrètement démontrer comment il les a pris en compte… le décideur doit exhiber une préoccupation non seulement pour la non-divulgation, mais aussi pour la divulgation, en tenant compte, de façon complète et transparente, les arguments favorisant la divulgation. Il doit soupeser ces arguments en fonction des objectifs de la LAI.

Il s’agit d’un exercice d’équilibre, car,

pour qu’une telle décision soit jugée acceptable lors d’un contrôle judiciaire, une déclaration standard selon laquelle le pouvoir discrétionnaire a été exercé et que tous les facteurs pertinents ont été pris en compte ne serait évidemment pas suffisante. D’autre part, il n’est pas nécessaire de fournir une analyse détaillée de chaque facteur qui a une incidence sur la décision et de la manière dont ils ont été soupesés les uns en fonction des autres^{Note en bas de page 11}.

Ces orientations ne doivent pas être considérées comme exhaustives. Le meilleur guide pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire reste le bon sens, le bon jugement et l’expérience.
9.4.1 Éléments de preuve à fournir à la Cour pour les exceptions discrétionnaires

En cas de procédure judiciaire, l’institution devra fournir la documentation relative à l’exercice de son pouvoir discrétionnaire. Dans l’affaire Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227 qui traitait des exceptions discrétionnaires en vertu de la LPRP, la Cour d’appel fédérale a donné des indications sur les renseignements dont la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale a besoin pour examiner correctement la décision d’une institution de ne pas communiquer des renseignements. La Cour d’appel fédérale a déclaré que cela pouvait être réalisé en veillant à ce que la lettre de décision ou le dossier du tribunal contienne les renseignements suivants :
1. Qui a décidé de l’affaire.
2. Leur pouvoir de décision.
3. Si cette personne s’est prononcée à la fois sur la question de l’applicabilité des exceptions et sur la question de savoir si l’information devait néanmoins être communiquée en vertu d’un pouvoir discrétionnaire.
4. Les critères pris en compte.
5. Si ces critères ont été ou non respectés et pourquoi.
9.5 Exercice du pouvoir discrétionnaire pour les exceptions obligatoires

Quand les renseignements demandés en vertu de la LPRP sont couverts par une exception obligatoire, les institutions doivent normalement refuser de communiquer le document, comme indiqué dans la section 9.2.2 du présent chapitre. Cependant, l’article 19 de la LPRP prévoit des circonstances qui permettent aux institutions fédérales de communiquer les renseignements personnels si certaines conditions sont remplies. Le paragraphe 19(2) de la LPRP prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement, l’organisation ou l’institution qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics. Si l’une de ces conditions est remplie et qu’aucune autre exception ne s’applique, l’institution fédérale a le pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements après avoir examiné les facteurs pertinents pour et contre la communication.
9.6 Précédents

Les institutions fédérales doivent évaluer chaque demande en fonction de ses mérites propres, en utilisant les précédents uniquement comme lignes directrices pour décider de communiquer ou d’exempter un document ou une partie de celui-ci.

Lorsqu’une demande porte sur des documents qui ont déjà été traités, chaque document doit être examiné au regard des dispositions d’exception de la LPRP qui s’appliquent au moment de la nouvelle demande. Les documents déjà communiqués peuvent donner lieu à de nouvelles considérations et à de nouveaux facteurs qui n’étaient pas évidents lors de la demande précédente et qui doivent être réévalués. Lorsque des décisions antérieures concernant la communication sont annulées en raison d’un changement de circonstances, l’institution doit être prête à démontrer que l‘annulation était clairement justifiée et étayée par le changement de circonstances.

Le cas suivant est un exemple de situations où un précédent ne s’applique pas :
- Le premier dossier, soumis par RA, est P-2023-00100.
- Le deuxième dossier, soumis par RA, est P-2023-00200.
- RA a un conjoint, que nous appellerons RB, et le dossier recevable contient leurs renseignements personnels à tous les deux. Pour le dossier P-2023-00100, le demandeur, RA, a inclus un formulaire de consentement signé par RB. Par conséquent, au lieu d’appliquer l’article 26 aux renseignements personnels de RB, le dossier est communiqué dans son intégralité à RA, car il n’y a pas d’autres exceptions ou exclusions pertinentes.
- Pour le dossier P-2023-00200, le demandeur RA ne dispose pas d’un formulaire de consentement signé par RB pour cette demande. Le bureau de l’AIPRP a envoyé un courriel à RA, lui demandant s’il souhaitait fournir une copie d’un formulaire de consentement si son dossier contenait les renseignements personnels de quelqu’un d’autre. Le formulaire de consentement fourni dans P-2023-00100 ne peut être transféré à la nouvelle demande sans l’autorisation expresse de RB, mais il suggère que l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que le consentement soit obtenu. Toutefois, aucune réponse n’a été fournie.
- En l’absence de consentement, le dossier P-2023-00200 peut toujours être traité, mais l’article 26 doit être appliqué à l’ensemble des renseignements de RB.
Pour continuer à protéger les renseignements personnels des personnes et éviter toute atteinte à la vie privée, il est important de faire preuve de rigueur et de ne pas supposer que, parce que le consentement a été donné dans la circonstance précédente, il s’agit d’un consentement général pour toutes les demandes ultérieures.
9.7 Prélèvement

Le principe de prélèvement veut qu’un document contenant des renseignements exemptés ne soit pas, dans son ensemble, interdit d’accès si les renseignements exemptés peuvent en être caviardés et le reste des renseignements communiqué. Contrairement à la LAI, la LPRP ne contient pas de disposition explicite sur le prélèvement. Cependant, le concept est implicite, car le paragraphe 12(1) de la LPRP ne donne aux individus un droit d’accès qu’à leurs renseignements personnels. En outre, le principe de prélèvement est une exigence de l’article 4.2.25.5 de la politique. Le principe de prélèvement raisonnable doit être respecté lors de l’examen des renseignements demandés en vertu de la LPRP.

Dans l’affaire Merck Frosst Canada Ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3 la Cour suprême du Canada a réitéré les principes clés acceptés pour une demande faite en vertu de la LAI :
- Le prélèvement en cas de traitement d’une demande d’accès à l’information est obligatoire et non discrétionnaire.
- Le prélèvement implique à la fois une analyse sémantique et une analyse coûts-avantages. L’analyse sémantique vise à déterminer si ce qui reste, après élimination des éléments exemptés, a un sens. L’analyse coûts-avantages permet de déterminer si l’effort de caviardage de l’institution fédérale est justifié par les avantages du prélèvement et de la communication des renseignements restants.
- L’objectif du prélèvement est de faciliter l’accès au plus grand nombre de renseignements possible, tout en donnant effet aux exceptions limitées et spécifiques prévues par la LAI.
En fin de compte, selon la Cour suprême du Canada, même si le texte caviardé n’est pas complètement dénué de sens, le prélèvement ne sera raisonnable que si la communication des parties non caviardées du document répondait raisonnablement aux objectifs de la LAI ou, dans le cas d’une demande de renseignements personnels, à ceux de la politique. En outre, lorsque le prélèvement ne laisse que des bribes déconnectées de renseignements communicables, la communication de ce type de renseignement ne répond pas à l’objectif de la LPRP et le prélèvement n’est pas raisonnable. Dans ce cas, les extraits déconnectés doivent également être caviardés, ou les pages doivent être retenues dans leur intégralité.

Bien que l’objectif initial du document puisse être perdu lorsque les renseignements exemptés sont supprimés, on ne peut invoquer une exception pour l’ensemble du document tant qu’il reste des renseignements qui sont eux-mêmes intelligibles et pertinents pour la demande. Le prélèvement raisonnable doit être établi par l’intelligibilité ou l’utilité du document une fois que les parties exemptées ont été supprimées. Normalement, la plus petite unité restant dans un document découpé devrait être une phrase.

Par exemple, une personne fait une demande de renseignements personnels sur un processus de recrutement auquel elle a participé. Lorsqu’elles fournissent le dossier de réponse, les ressources humaines confirment que le processus de recrutement est terminé et qu’il n’y a pas lieu de divulguer les renseignements personnels au demandeur. Le dossier de réponse contient des échanges de courriels entre les ressources humaines, le responsable du recrutement et le candidat (le demandeur). L’une des chaînes de courriel comporte un tableau contenant les noms de tous les candidats du processus qui ont passé un test écrit, ainsi que leur profil linguistique et des renseignements sur les prochaines étapes du processus d’organisation d’entretiens. En vertu de l’article 26, toutes les lignes du tableau seraient caviardées, à l’exception de la ligne où figure le nom du demandeur. Le courriel contient à la fois des renseignements personnels sur le demandeur et sur d’autres personnes, mais on peut toujours accorder l’accès d’une manière qui protège la vie privée des autres personnes concernées grâce au principe de prélèvement.
9.8 Renseignements non personnels dans les documents sensibles et application du paragraphe 12(1)

La LPRP n’exige pas que les institutions fédérales, lorsqu’elles répondent à une demande, traitent des renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels du demandeur. Toutefois, les dossiers relatifs à une demande peuvent contenir des renseignements personnels sur le demandeur et d’autres renseignements non personnels. Cette situation est particulièrement fréquente pour les demandes émanant d’anciens ou d’actuels fonctionnaires ou employés d’institutions fédérales. Par exemple, un courriel adressé à un directeur peut contenir un récapitulatif de toutes les priorités actuelles de la division et fournir une mise à jour sur un processus de recrutement dans lequel le nom d’une personne apparaît. Un bureau de première responsabilité serait tenu de fournir le courriel dans son intégralité en réponse à une demande de renseignements personnels, mais le courriel pourrait contenir une quantité importante de renseignements qui n’appartiennent pas au demandeur et qui ne sont pas pertinents pour la demande.

On doit communiquer les renseignements personnels du demandeur à moins qu’une exception ou une exclusion en vertu de la LPRP ne s’applique. Si les renseignements non personnels étaient communiqués si la même demande serait faite en vertu de la LAI, on peut communiquer les renseignements au demandeur plutôt que d’avoir à faire une demande similaire en vertu de la LAI. Toutefois, si les renseignements non personnels étaient supprimés si la même demande était faite en vertu de la LAI, la demande devrait être traitée différemment, comme il est décrit ci-dessous.

Le fait de traiter de cette façon les documents qui contiennent à la fois des renseignements personnels et des renseignements non personnels est conforme à l’affirmation de la Cour suprême du Canada selon laquelle la LAI et la LPRP :

sont deux lois parallèles conçues afin de fonctionner ensemble (Dagg c. Canada (Ministre des Finances), 1997 CanLII 358 (CSC) 1997] 2 RCS 403 au paragraphe 47, 148 DLR [4e] 385). Les deux textes législatifs contiennent des dispositions complémentaires à l’égard de l’accès aux renseignements relevant de l’administration fédérale et doivent être interprétés de manière harmonieuse dans la création d’un code homogène (Canada [Commissaire à l’information] c. Canada [Commissaire de la Gendarmerie royale du Canada], 2003 CSC 8 au paragraphe 22)^{Note en bas de page 12}.

Ce point a été souligné dans l’affaire VB c. Canada (Procureur général), 2018 CF 394, dans laquelle la Cour fédérale a écrit :

« Le résultat ne devrait pas être différent lorsque des renseignements, s’ils existent, sont demandés en vertu de la LAI, plutôt que de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme il a été fait en l’espèce. Comme il a été souligné ci-dessous, la LAI et la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être interprétées de manière harmonieuse dans la création d’un code homogène. »

Bien que de nombreuses exceptions soient reprises dans les deux lois, il n’existe pas de dispositions équivalentes dans la LPRP pour les intérêts économiques, les renseignements de tiers, les activités du gouvernement, les méthodes d’essai et les vérifications. En effet, ces exceptions ne concernent pas les renseignements personnels. Si une institution fédérale choisit d’inclure des renseignements non personnels dans une réponse à une demande de renseignements personnels, allant au-delà de ce qui est requis par le paragraphe 12(1) de la LPRP, elle ne doit pas inclure de renseignements qui seraient exemptés si elles étaient demandées en vertu de la LAI. Les exceptions qui ne figurent pas dans la LPRP, parce qu’elles ne concernent pas les renseignements personnels, mais qui figurent dans la LAI, sont les suivantes :
- l’article 16.2 pour les renseignements qui doivent être protégés parce qu’ils ont été obtenus ou créés par le commissaire au lobbying ou en son nom dans le cadre d’une enquête menée par le commissaire;
- l’article 16.3 pour les renseignements qui doivent être protégés parce qu’ils ont été obtenus ou créés par une personne qui, dans l’exercice de ses fonctions en vertu de la Loi électorale du Canada, mène une enquête, un examen ou une révision;
- l’article 18 pour les renseignements liés aux intérêts économiques qui peuvent inclure les secrets commerciaux, les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques, et les renseignements susceptibles de porter gravement atteinte aux intérêts financiers d’une institution fédérale;
- l’article 18.1 pour les renseignements qui comprennent des secrets commerciaux ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui appartiennent à et ont été traités comme confidentiels par :
  - la Société canadienne des postes;
  - Exportation et développement Canada;
  - l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public;
  - VIA Rail Canada.
- l’article 20 pour les renseignements qui comprennent des renseignements de tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les secrets commerciaux, les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques confidentiels et les renseignements utilisés pour les plans de gestion des situations d’urgence;
- l’article 21 pour les renseignements relatifs à certaines catégories de renseignements concernant les processus décisionnels internes du gouvernement, dont la communication pourrait interférer avec le fonctionnement des institutions fédérales;
- l’article 22 pour protéger les procédures et les techniques utilisées dans les essais et les vérifications, ainsi que les détails relatifs à des essais spécifiques sur le point d’être effectués et à des vérifications sur le point d’être réalisées, si une telle divulgation risque de porter préjudice à l’utilisation ou aux résultats d’essais ou de vérifications particuliers;
- l’article 22.1 pour un projet de rapport de vérification interne d’une institution fédérale ou tout document de travail d’audit connexe si le document a été créé moins de 15 ans avant la demande;
- l’article 24 pour les renseignements qui doivent être protégés, car leur communication est restreinte conformément à l’annexe II de la LAI.
Une fois de plus, l’exemple discuté dans la section 9.7, où une personne fait une demande de renseignements personnels sur un processus de recrutement auquel il a participé, s’applique. Lorsque celui-ci a envoyé une demande aux ressources humaines pour obtenir une mise à jour, on lui a seulement dit que le processus était en suspens. En effet, dans cette situation hypothétique, à mi-parcours du processus de recrutement, l’institution a subi des coupes budgétaires qui ont supprimé l’ensemble du programme qui cherchait à pourvoir des postes. Cela n’a pas encore été annoncé au public. Ainsi, si la demande avait été faite dans le cadre de la LAI, les renseignements relatifs aux coupes budgétaires auraient probablement été retenus en vertu de l’alinéa 21(1)d) de la LAI.

La demande présentée en vertu de la LPRP pourrait toujours communiquer le courriel, en partie, qui informe le demandeur qu’il a réussi, mais l’institution ne fournirait pas les renseignements relatifs aux coupes budgétaires inopinées. Ces renseignements concernent le poste et le programme et ne sont pas des renseignements personnels du demandeur. À ce titre, les renseignements ne relèvent pas de son droit d’accès en vertu du paragraphe 12(1).

Le chapitre 5 contient des indications supplémentaires sur le droit d’accès prévu au paragraphe 12(1) de la LPRP.
9.9 Décision d’exception

L’article 4.1.26 de la directive exige que les institutions invoquent les exceptions en appliquant correctement les dispositions de la LPRP conformément à la jurisprudence pertinente. L’annexe C de la directive et le tableau au début du chapitre 10 énumèrent les exceptions et indiquent si elles sont basées sur un critère objectif ou subjectif, et si elles sont discrétionnaires ou obligatoires.

La décision finale d’invoquer ou non une exception doit tenir compte des résultats de l’examen, de toute consultation entreprise et, le cas échéant, de l’avis du conseiller juridique de l’institution. Cette décision doit être prise par le responsable de l’institution ou par le fonctionnaire qui a le pouvoir délégué de demander l’exception. La notification écrite de l’exception envoyée au demandeur (voir le chapitre 6) doit être signée par le responsable de l’institution ou par le fonctionnaire auquel cette responsabilité a été déléguée. Si plus d’une exception est invoquée, toutes les exceptions applicables sont citées.

Lorsqu’une autre institution fédérale a recommandé l’exception de certains renseignements et que la décision est de les communiquer, l’institution consultée doit être informée de la décision avant la communication.

9.10 Indication de l’exception

L’alinéa 16(1)b) de la LPRP prévoit que l’institution indique dans la notification de refus au demandeur la disposition spécifique de la LPRP sur laquelle le refus est fondé. L’article 4.1.27 de la directive exige des institutions qu’elles citent, sur la copie des documents remise au demandeur, toutes les exceptions invoquées, à moins que cela ne révèle les renseignements exemptés ou n’entraîne la matérialisation du préjudice sur lequel l’exception est fondée.

En règle générale, pour les pages communiquées en partie et caviardées, l’exception doit être indiquée dans la marge du document. La délimitation du caviardage doit être effectuée de manière à permettre au demandeur de voir où le contenu a été caviardé, par exemple en niveaux de gris ou en noir sur un texte en noir et blanc, à moins que cela ne révèle en soi des renseignements qui justifieraient une exception en vertu de la LPRP. Le « caviardage négatif », qui consiste à masquer la section supprimée, prête à confusion quant à ce qui a été supprimé de la page, et doit donc être évité. Ceci s’harmonise avec l’article 4.1.28 de la directive, qui exige que les documents caviardés soient clairement identifiés d’une manière évidente. Par ailleurs, pour s’harmoniser avec l’article 4.1.27, une lettre d’accompagnement énumérant les exceptions pourrait être appropriée lorsque, par exemple, l’annotation dans la marge pourrait en elle-même causer un préjudice.

La Cour fédérale a statué dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), [1990] 3 C.F. 22 (no°T-746-88) que le respect des dispositions du paragraphe 10(1) de la LAI, qui est l’équivalent du paragraphe 16(1) de la LPRP, exige qu’une institution fédérale indique dans l’avis de refus les dispositions d’exception spécifiques des divers articles de la LPRP, plutôt que des paragraphes illustratifs ou descriptifs. Dans ce cas particulier, l’affaire concernait l’article 15 de la LAI, mais le même principe s’appliquerait également à l’article 21 et au paragraphe 22(1) de la LPRP.

Le principe important est que l’institution indique la disposition spécifique sur laquelle se fonde l’exception, ainsi que l’article, le paragraphe ou l’alinéa pertinent, lorsque les dispositions ne sont pas trop illustratives ou descriptives. Par exemple, pour l’application de l’article 21 de la LPRP, le minimum de renseignements à fournir serait l’article et le fait que l’exception soit basée sur la défense, les relations internationales ou les activités subversives ou hostiles. Bien que la Cour ait estimé que l’indication de paragraphes illustratifs ou descriptifs n’est pas juridiquement nécessaire, elle a considéré que cette pratique était louable dans de nombreuses circonstances. Toutefois, il serait déconseillé d’adopter cette approche si cela devait nuire à l’intérêt que l’exception tente de protéger. Par exemple, si la seule exception invoquée sur une page est le sous-alinéa 22(1)b)(ii) (qui protège les sources de renseignements confidentielles destinées à l’application de la loi), cela indiquerait que les renseignements ont été fournis par une source confidentielle, et le demandeur pourrait être en mesure d’utiliser ces renseignements pour identifier la source. L’analyste de l’AIPRP peut vouloir apposer la mention « alinéa 22(1)b) » sur le dossier de diffusion. Cependant, dans le dossier de traitement interne, la justification identifierait le sous-alinéa 22(1)b)(ii) comme l’exception invoquée, en fournissant des renseignements sur la manière dont la source pourrait être identifiée, comme la date et le lieu des événements décrits sur la page.

Pour aider les demandeurs à mieux comprendre la nature des exceptions et des exclusions appliquées à leur dossier de réponse, le SCT a publié Un guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les lettres types figurant à l’annexe A comportent des liens vers ce guide.

9.11 Existence d’un document

Le paragraphe 16(2) de la LPRP prévoit qu’une institution peut, mais n’est pas tenue, d’indiquer si un document existe. Le paragraphe 16(1) de la LPRP prévoit que même si l’institution ne confirme pas l’existence d’un document, elle doit indiquer la disposition sur laquelle le refus d’accès aux renseignements personnels pourrait raisonnablement se fonder s’il existait.

Compte tenu du caractère discrétionnaire du paragraphe 16(2) de la LPRP, les institutions doivent documenter les raisons pour lesquelles elles refusent d’indiquer l’existence d’un document dans leur dossier de traitement. Par exemple, une institution peut avoir une raison valable d’invoquer le paragraphe 16(2) si le fait de reconnaître l’existence ou la non-existence d’un document pouvait, en soi, divulguer des renseignements à un demandeur. Par exemple, un organisme d’application de la loi qui reconnaît l’existence de renseignements personnels peut confirmer qu’une enquête est en cours et permettre au demandeur de prendre des mesures qui compromettent l’enquête avant que la décision de porter des accusations ne soit prise.

Note en bas de page 1

Rubin c. Canada (Greffier du Conseil privé) [1994] 2 C.F. 707; Rubin c. Canada (Greffier du Conseil privé), [1996] 1 RCS. 6; Loi sur l’accès à l’information annotée (à jour au 30 septembre 1999) page 110.

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Note en bas de page 2

Adapté du Bulletin Info Source 38A — Résumés des décisions de la Cour fédérale Layoun c. Canada (Procureur général), 2014 C.F. 1041 et la décision complète se trouve sous Layoun c. Canada (Procureur général).

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Note en bas de page 3

Commissaire à l’information c. Commission de l’immigration et du statut de réfugié, (1997) 140 F.T.R. 140. résumé dans Loi sur l’accès à l’information annotée (à jour au 30 septembre 1999), page 62.

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Note en bas de page 4

Canada (Commissaire à la protection de la vie privée) c. Canada (Conseil des relations du travail), [1996] 3 C.F. 609 (T.D.), confirmée [2000] F.C.J. no 617, 2000 CarswellNat 891 (C.A.) Noël J.

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Note en bas de page 5

Rubin c. Canada (Ministre des Transports), 1998 2 C.F. 430.

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Note en bas de page 6

Kaiser c. Ministre du Revenu national, [1995] F.C.J. no 926, 95 D.T.C. 5416. Veuillez contacter votre service juridique pour obtenir une copie de cette citation.

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Note en bas de page 7

Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles) [2002] 2 R.C.S. 773, 2002 CSC 53

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Note en bas de page 8

Voir Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), [1990] 3 C.F. 22 (T.D.).

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Note en bas de page 9

Voir Ternette c. Canada (Solliciteur général), [1992] 2 C.F. 75 (T.D.) et Dzevad Cemerlic MD c. Canada (Solliciteur général), 2003 CFPI 133.

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Note en bas de page 10

Manitoba FIPPA Resource Manual, page 6-147, citation tirée de Administrative Law par Evans, Janisch, Mullan et Risk, 1980, page 623.

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Note en bas de page 11

Canada (Commissariat à l’information) c. Canada (Premier ministre), 2019 CAF 95 (CanLII)

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Note en bas de page 12

2018 CF 394 (CanLII), VB c. Canada (Procureur général), CanLII

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Chapitre 10 – Exceptions spécifiques et article 33 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Date de mise à jour : 2024-12-09
Référence croisée du Manuel de l’accès à l’information

Préambule

Ce chapitre couvre les exceptions obligatoires et discrétionnaires au droit d’accès décrites dans les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP). Il explique également d’autres motifs de refus d’accès aux représentations trouvés dans l’article 33 de la LPRP. Le cas échéant, la jurisprudence la plus récente et la plus pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits. Lorsqu’elles examinent la jurisprudence dans le cadre de leur analyse, les institutions peuvent souhaiter consulter leur conseiller juridique. Veuillez garder à l’esprit que les décisions des tribunaux supérieurs ont préséance. Pour des orientations supplémentaires sur les principes généraux et la nature des exceptions, veuillez vous référer au chapitre 9. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada prépare chaque année un résumé des décisions judiciaires sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui peut fournir des orientations supplémentaires sur les exceptions.

Exception	Titre ou description	Obligatoire	Discrétionnaire	Critère objectif	Critère subjectif
Paragraphe 18(2)	Fichier inconsultable	non	oui	oui	non
Paragraphe 19(1)	Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Article 20	Affaires fédérales-provinciales	non	oui	non	oui
Article 21	Affaires internationales et défense	non	oui	non	oui
Alinéa 22(1)a)	Enquête: renseignements personnels ont été obtenus ou préparés par un organisme d’enquête dans le cadre d’une enquête	non	oui	oui	non
Alinéa 22(1)b)	Enquête: nuire aux activités destinées à faire respecter les lois	non	oui	non	oui
Alinéa 22(1)c)	Enquête: nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires.	non	oui	non	oui
Paragraphe 22(2)	Fonctions de police provinciale ou municipale	oui	non	oui	non
Article 22.1^{Voir la note * du tableau 1}	Renseignements obtenus par le Commissaire à la protection de la vie privée	oui	non	oui	non
Article 22.2^{Voir la note * du tableau 1}	Commissaire à l’intégrité du secteur public	oui	non	oui	non
Article 22.3	Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles	oui	non	oui	non
Article 22.4^{Voir la note * du tableau 1}	Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement	oui	non	oui	non
Article 23	Enquêtes de sécurité.	non	oui	oui	non
Alinéa 24a)	Individus condamnés pour une infraction : graves conséquences sur le programme pénitentiaire, etc.	non	oui	oui	non
Alinéa 24b)	Individus condamnés pour une infraction : renseignements personnels obtenus à titre confidentiel	non	oui	oui	non
Article 25	Sécurité des individus.	non	oui	non	oui
Article 26	Renseignements concernant un autre individu	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Article 27	Renseignements protégés : avocat et notaire	non	oui	oui	non
Article 27.1	Renseignements protégés : brevets et marques de commerce	non	oui	oui	non
Article 28	Dossiers médicaux	non	oui	non	oui
Notes du chapitre 10 tableau 1 Note 1 du chapitre 10 tableau 1 L’exception ne peut être invoquée que par les institutions fédérales nommées dans la disposition. Retour à la référence de la note * du chapitre 10 tableau 1 Note 2 du chapitre 10 tableau 1 Là où l’exercice du pouvoir discrétionnaire est autorisé. Retour à la référence de la note ** du chapitre 10 tableau 1

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10.1 Article 18 : Fichiers inconsultables

10.1.1 Exception des renseignements personnels contenus dans un fichier inconsultable

Le paragraphe 18(1) de la LPRP prévoit que le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseignements personnels inconsultables ceux qui sont formés de dossiers dans chacun desquels dominent les renseignements visés à l’article 21 (Affaires internationales et défense) ou à l’article 22 (Enquêtes) de la LPRP.

Le terme « dominent » signifie que plus de la moitié des renseignements contenus dans chaque dossier peuvent bénéficier d’une exception en vertu de l’article 21 ou de l’article 22.

En novembre 2023, quatre décrets désignaient comme fichiers inconsultables :

les dossiers du renseignement et de la sécurité répertoriés dans les règlements comme étant sous le contrôle du ministère de la Défense nationale (Décret no 5 sur les fichiers de renseignements personnels inconsultables [DN]), mais transférés et actuellement sous le contrôle du Centre de la sécurité des télécommunications, sous le nom de CST PPU 040;
les dossiers opérationnels de renseignements sur la criminalité sous le contrôle de la Gendarmerie royale du Canada (Décret no 13 sur les fichiers de renseignements personnels inconsultables [GRC]);
les dossiers d’enquête du Service canadien du renseignement de sécurité sous le contrôle du Service canadien du renseignement de sécurité (Décret no 14 sur les fichiers de renseignements personnels inconsultables [SCRS]);
les dossiers des enquêtes relatives à la sécurité nationale sous le contrôle de la Gendarmerie royale du Canada (Décret no 25 sur les fichiers de renseignements personnels inconsultables [GRC]).

Le paragraphe 18(2) de la LPRP prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel contenu dans un fichier inconsultable. Il s’agit d’une exception discrétionnaire basée sur un critère objectif. Même si les renseignements personnels conservés dans un fichier inconsultable seront presque certainement exemptés, le responsable de l’institution a le pouvoir discrétionnaire de les communiquer.

Lorsqu’une institution fédérale communique des renseignements personnels contenus dans un fichier inconsultable à une autre institution fédérale, cette autre institution ne peut invoquer le paragraphe 18(2) pour excepter ces renseignements personnels, à moins qu’elle ne dispose également d’un fichier inconsultable pour ce type de renseignements. Cela ne signifie pas que l’autre institution doit communiquer automatiquement les renseignements personnels à la suite d’une demande, mais plutôt envisager quelles autres dispositions d’exception s’appliquent à la place du paragraphe 18(2).

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10.1.2 Exigences de l’article 16 de la LPRP lors de l’application de l’article 18

Dans certains cas, une institution peut souhaiter ni confirmer ni nier l’existence d’un dossier en invoquant le paragraphe 16(2) de la LPRP.

La Cour fédérale a procédé à une analyse détaillée et approfondie des dispositions de la LPRP et des fichiers de renseignements inconsultables à Dzevad Cemerlic MD c. Canada (Solliciteur général) 2003 CFPI 133. La Cour a déclaré que l’article 18 ne donne pas à une institution fédérale le pouvoir d’adopter une politique de refus de confirmer ou de nier l’existence de renseignements dans un fichier inconsultable. Afin d’invoquer une telle politique, une institution fédérale doit s’appuyer sur le paragraphe 16(2). L’adoption de ce type de politique se justifie alors que révéler l’existence ou la non-existence de renseignements constituerait en soi un acte de communication. Citant la décision Zanganeh c. Canada (Service canadien du renseignement de sécurité), [1989] 1 C.F. 244 (1er inst.), et une position similaire réaffirmée dans Westerhaug c. Service canadien du renseignement de sécurité, 2009 CF 321, la Cour fédérale a déclaré qu’une autre circonstance qui justifierait l’adoption de ce type de politique est celle où « la reconnaissance expresse de l’existence de renseignements dans le fichier, que ceux-ci s’y trouvent ou non, peut et pourrait certes compromettre la sécurité du Canada en fournissant un point de référence, ouvrant ainsi une brèche dans la protection du secret que le Service canadien doit maintenir…. ». La Cour a conclu que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) a agi raisonnablement en adoptant une politique uniforme consistant à ne pas confirmer ni nier l’existence de renseignements dans le fichier inconsultable 045. (Le fichier inconsultable 045, qui n’est plus utilisé, contenait des renseignements sur des individus qui font ou faisaient l’objet d’une enquête du SCRS, soupçonnés d’avoir été impliqués dans des activités qui constituent une menace à la sécurité du Canada.)

Il convient de veiller à ce qu’il n’y ait aucune reconnaissance de l’existence de renseignements lors du traitement d’une demande. Un requérant pourrait déduire l’existence de renseignements si, par exemple, l’institution prend une prolongation pour interférence avec les opérations (un examen plus approfondi est nécessaire pour déterminer exceptions ou volume de pages important) ou pour entreprendre des consultations. Dans l’affaire Ternette c. Canada (Solliciteur général) (1er inst.), [1992] 2 CF 75, un aveu public involontaire de l’existence de renseignements a nécessité un examen plus approfondi des documents conservés dans le fichier inconsultable et des parties de renseignements personnels ont été communiqués au requérant.

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10.2 Article 19 : Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

10.2.1 Exception des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel

Le paragraphe 19(1) vise à protéger la capacité du gouvernement fédéral à obtenir des renseignements personnels auprès d’autres gouvernements. Il donne l’assurance aux autres niveaux de gouvernement qu’ils conserveront le contrôle de la communication des renseignements qu’ils fournissent au gouvernement fédéral sur une base confidentielle.

En vertu de cette exception, le responsable d’une institution fédérale doit refuser de communiquer tout renseignement personnel obtenu à titre confidentiel auprès des individus suivants, collectivement appelés la source indiquée dans l’exception :

« a) des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes »

Les exemples incluent les États-Unis (un État étranger) et l’Internal Revenue Service (une institution des États-Unis). L’exception n’inclut pas les renseignements personnels obtenus auprès de parties constitutives d’États étrangers, par exemple, l’État de New York.

« b) des organisations internationales d’États ou de leurs organismes »

Une « organisation internationale d’États » désigne toute organisation dont les membres représentent des gouvernements de deux ou plusieurs pays, et agissent sous leur autorité. Citons par exemple les Nations unies, l’Organisation du traité de l’Atlantique Nord (OTAN) et le Fonds monétaire international. Des exemples d’institutions d’une organisation internationale d’États sont le Fonds des Nations unies pour l’enfance (UNICEF) et l’Organisation mondiale de la santé, qui sont des organismes des Nations Unies.

« c) des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes »

Cela comprend les gouvernements des dix provinces du Canada et des trois territoires ainsi que leurs ministères et organismes.

« d) des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes »

Cela inclut les gouvernements des municipalités créés par la législation et par les règlements.

« e) du conseil, au sens de l’Accord d’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank »

« e.1) du gouvernement des Dakotas de Whitecap, au sens de l’article 2 de la Loi sur le traité concernant l’autonomie gouvernementale et la reconnaissance de la Nation dakota de Whitecap / Wapaha Ska Dakota Oyate »

« f) du conseil de la première nation participante, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des Premières Nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique ».

« g) du gouvernement de la première nation ou du gouvernement de la Nation des Anishinabes, au sens de l’article 2 de la Loi sur l’accord en matière de gouvernance conclu avec la Nation des Anishinabes, ou d’une institution anichinabe, au sens de l’article 1.1 de l’accord, au sens de l’article 2 de cette loi ».

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10.2.2 Application

Trois conditions doivent être remplies pour que le paragraphe 19(1) s’applique :

1) Les renseignements personnels doivent avoir été obtenus « à titre confidentiel ».

Le terme « à titre confidentiel » s’applique généralement aux renseignements obtenus à condition qu’ils doivent rester confidentiels, c’est-à-dire que les renseignements ne peuvent être diffusés au-delà des individus au sein de l’institution fédérale qui ont besoin de connaître les renseignements. Les renseignements peuvent être obtenus à titre confidentiel, explicitement ou implicitement.

Les renseignements sont « explicitement » fournis à titre confidentiel lorsque le gouvernement ou l’organisme ou l’organisation gouvernementale fournissant les renseignements demande ou indique expressément que les renseignements doivent rester confidentiels. L’intention de fournir des renseignements à titre confidentiel peut être exprimée dans le dossier, dans une entente ou dans une demande verbale. D’un point de vue pratique, il est conseillé de noter dans les documents écrits d’une demande verbale.

Les renseignements sont « implicitement » fournis à titre confidentiel lorsqu’une intention selon laquelle les renseignements doivent être traités comme confidentiels peut être implicite à partir des circonstances dans lesquelles ils ont été fournis, par exemple, à partir de pratiques passées suivies à l’égard de ces renseignements, politiques, etc.

La Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée (la directive) exige que lors du partage de renseignements personnels, les institutions fédérales doivent préparer un accord d’échange de renseignements afin de veiller à ce que des mesures appropriées de protection de la vie privée soient en place. En d’autres termes, un document écrit de l’entente entre les parties gouvernementales qui décrit les conditions dans lesquelles les renseignements personnels sont partagés entre les parties. Pour aider les institutions à cet égard, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a publié le Document d’orientation pour aider à préparer des Ententes d’échange de renseignements personnels.

Des copies des renseignements personnels reçus à titre confidentiel par une institution fédérale peuvent être trouvées dans les dossiers d’une ou de plusieurs institutions fédérales. Toutes les copies des renseignements fournis à titre confidentiel doivent être protégées contre toute communication.

Voici des exemples de renseignements personnels obtenus à titre confidentiel auprès d’un palier de gouvernement précis :

les renseignements personnels obtenus par le Service canadien du renseignement de sécurité auprès des services de police municipaux;
les renseignements personnels d’INTERPOL concernant des individus soupçonnés de constituer une menace pour la sécurité du Canada.

2) Les renseignements personnels doivent avoir été « obtenus » d’un autre gouvernement ou d’une organisation internationale d’États ou d’une de ses institutions.

3) Les renseignements personnels doivent avoir été obtenus d’une « autre administration ou organisation internationale d’États ou de l’un de leurs organismes ».

Pour que les renseignements soient « obtenus », ils doivent être acquis auprès de l’une des sources appartenant aux catégories énoncées aux alinéas a) à g).

Peu importe que le dossier provienne du gouvernement du Canada ou d’un organisme décrit au paragraphe 19(1), dans la mesure où les renseignements personnels qu’il contient ont été fournis par un organisme décrit au paragraphe 19(1). Par conséquent, l’exception peut être invoquée lorsque la communication de renseignements dans un dossier provenant du gouvernement du Canada révélerait des renseignements personnels reçus d’un organisme décrit au paragraphe 19(1). Par exemple, si une province recueillait des renseignements auprès de l’Agence des services frontaliers du Canada, les combinait avec ses propres renseignements et les partageait avec une institution fédérale.

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10.2.3 Limitation de temps

Il n’y a pas de limite de temps pour l’application du paragraphe 19(1). En d’autres termes, l’exception s’applique quel que soit l’âge des documents.

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10.2.4 Communication autorisée

Le paragraphe 19(2) de la LPRP prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut communiquer tout renseignement personnel décrit au paragraphe 19(1) si le gouvernement, l’organisation ou l’institution auprès duquel les renseignements ont été obtenus :

a) consent à la communication; ou
b) rend les renseignements publics.

En appliquant le paragraphe 19(1), les institutions fédérales doivent tenir compte de l’exercice de ce pouvoir discrétionnaire de communication, qui donne une certaine flexibilité aux institutions fédérales dans le traitement des demandes d’accès à des renseignements personnels qu’un autre gouvernement a fournis à titre confidentiel. Dans la décision Ruby c. Canada (Solliciteur général) (C.A.), [2000] 3 C.F. 589, révisée pour d’autres motifs dans 2002 CSC 75, la Cour d’appel fédérale a déclaré que pour appliquer correctement l’exception, le responsable d’une institution fédérale doit déployer un effort raisonnable pour obtenir le consentement du gouvernement étranger qui a fourni les renseignements.

Malgré cela, les institutions n’ont pas nécessairement besoin d’obtenir le consentement des initiateurs chaque fois qu’elles appliquent l’exception du paragraphe 19(1) pour satisfaire à l’exigence de « l’effort raisonnable ». Alternativement, ils peuvent suivre des procédures ou des protocoles indiquant quand demander le consentement dans de tels cas. Dans Ruby, la Cour d’appel fédérale a statué qu’il n’est pas nécessaire pour une institution fédérale d’obtenir le consentement si elle agit conformément à un protocole qui respecte l’esprit et la lettre de la loi.

La Cour fédérale a également souligné cette interprétation dans Layoun c. Canada (Procureur général), 2014 C.F. 1041, aux paragraphes 51 à 53. Dans cet article 41 Demande, le requérant avait soumis une demande d’accès à ses renseignements personnels contenus dans son dossier de sécurité préventive. L’intimé a refusé de communiquer la plupart des renseignements en se fondant sur les exceptions prévues aux alinéas 19(1)c), 19(1)d), 22(1)a), 22(1)c) et à l’article 26 de la LPRP. La Cour a écrit : « La Cour d’appel fédérale a conclu que le fait d’obtenir un consentement en vertu de ce paragraphe est soumis à des considérations pratiques, et les institutions gouvernementales peuvent établir des protocoles en vue de traiter du processus d’obtention du consentement nécessaire. [...] Ces instruments doivent respecter la nature de la LPRP. La seule obligation est de faire des “efforts raisonnables” pour obtenir ce consentement. » La Cour a conclu que « Selon une lettre figurant dans les documents du Service de police de Montréal que les défendeurs ont déposés, le consentement à communiquer les documents n’aurait pas été donné si la demande en avait été faite. Ces considérations, de même que certaines préoccupations relatives à la sécurité et à la sûreté, dénotent que le SCC a exercé de manière raisonnable son pouvoir discrétionnaire de refuser la communication et qu’il a agi de manière raisonnable en ne sollicitant pas le consentement des tiers concernés. »

Les institutions peuvent souhaiter élaborer des procédures internes pour établir des scénarios communs et élaborer des justifications pour étayer leur exercice du pouvoir discrétionnaire en vertu de l’alinéa 19(2)a). Si elles obtiennent régulièrement des renseignements à titre confidentiel auprès de l’une des sources appartenant aux catégories énoncées aux alinéas a) à g). De telles procédures devront prendre en compte les facteurs pour et contre l’inclusion du consentement.

Les facteurs justifiant la demande de consentement peuvent inclure :

l’objet des renseignements obtenus et rendus publics;
l’âge des renseignements;
le caractère courant des renseignements personnels ou si leur contexte n’est pas sensible.

Les facteurs contre la demande de consentement peuvent inclure :

Affaires internationales :

les renseignements ont été obtenus auprès de la source indiquée dans l’exception, mais contiennent des éléments concernant une autre organisation fournis à titre confidentiel;
les renseignements n’ont pas été obtenus du pays d’origine du requérant, mais ont plutôt été fournis par une autre source mentionnée dans l’exception, comme l’OTAN;
des conventions internationales sont en vigueur, comme la Convention sur l’obtention des preuves à l’étranger en matière civile ou commerciale;
la source ne dispose pas de législations similaires en matière d’accès ou de protection de la vie privée et ne dispose donc d’aucune infrastructure pour accepter les consultations.

Renseignement, défense, sécurité :

les renseignements personnels se rapportent à la commission d’une infraction;
s’ils sont communiqués, les renseignements personnels peuvent causer un préjudice à l’individu;
peut être lié aux traités d’extradition.

L’alinéa 19(2)b) confère le pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements personnels qu’une institution a obtenus à titre confidentiel lorsque l’auteur des renseignements a rendu ces renseignements publics. Cependant, même si ces conditions sont remplies, une institution peut toujours retenir ces renseignements personnels. Dans la décision Do-Ky c. Canada (Affaires étrangères et du Commerce international) (1er inst.), [1997] 2 C.F. 907, révisée pour d’autres motifs dans [1999] C.F.J. No 673 (QL) (CAF) Dossier A-200-97, la Cour fédérale a statué que le paragraphe 13(2) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) (qui équivaut au paragraphe 19(2) de la LPRP) n’exige pas la communication de documents contenant des renseignements qui ont été rendus publics. Le paragraphe 13(2) de la LAI offre simplement la possibilité de communiquer des documents qui pourraient autrement être exemptés en vertu du paragraphe 13(1). La Cour a mis en garde : « Toutefois, l’économie générale du régime d’accès impose au responsable d’une institution fédérale qui formule un refus de communication, de justifier sa décision ».

La Cour a également fait les déclarations suivantes :

[...] l’autre gouvernement a requis la confidentialité et que le Canada ne peut trahir la confiance qui a été placée en lui sans que sa réputation au sein de la communauté internationale et, par le fait même, ses relations internationales ne subissent un préjudice considérable [...]

[...] lorsqu’un État demande que de la correspondance diplomatique demeure confidentielle, le gouvernement canadien n’a pas à examiner les motifs de ce pays. Il suffit que cette requête lui ait été faite. De fait, sauf circonstances exceptionnelles, le gouvernement canadien commettrait une faute diplomatique s’il se posait en juge des raisons de l’État étranger.

Les institutions peuvent déterminer si l’article 21 (Affaires internationales et défense) de la LPRP (10.4) s’applique également aux renseignements exemptés en vertu des alinéas 19(1)a) et b), et si l’article 20 (Affaires fédéro-provinciales) (section 10.3) s’applique également aux renseignements qui sont exemptés en vertu de l’alinéa 19(1)c).

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10.3 Article 20 : Affaires fédéro-provinciales

10.3.1 Exception des renseignements personnels liés aux affaires fédéro-provinciales

L’article 20 de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif qui vise à protéger le rôle du gouvernement fédéral dans la conduite des affaires fédéro-provinciales. Pour invoquer cette exception, une institution fédérale doit être convaincue que la communication de renseignements personnels spécifiques pourrait raisonnablement nuire à la conduite, par le gouvernement fédéral, des affaires fédéro-provinciales.

Aux fins de cette exception, le « gouvernement du Canada » n’est pas limité à la définition de « institution fédérale » figurant à l’article 3 de la LPRP.

Le terme plus large englobe également les ministères individuellement et collectivement, dans le sens où la communication de renseignements par un ministère pourrait nuire à la conduite des autres ministères dans leur rôle dans les affaires fédéro-provinciales.

L’alinéa 19(1)c) connexe de la LPRP exempte les renseignements fournis à titre confidentiel du « des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes ». Il est entendu que cela comprend les gouvernements des dix provinces et des trois territoires du Canada ainsi que leurs ministères et organismes. Pour que l’article 20 soit applicable, le préjudice doit porter sur la conduite des affaires entre le gouvernement et une ou plusieurs des institutions énumérées, mais pas nécessairement sur la province à laquelle se rapportent les renseignements.

Comme indiqué dans la section 10.2, l’alinéa 19(1)c) protège en tant que catégorie tous les renseignements personnels qu’une province a fournis à titre confidentiel au gouvernement fédéral. L’utilisation de l’article 20 est limitée à des renseignements personnels spécifiques dont la communication pourrait nuire à la conduite, par le gouvernement fédéral, des affaires fédéro-provinciales. L’article 20 peut s’appliquer aux renseignements créés par le gouvernement fédéral ou obtenus d’autres sources – par exemple, auprès d’un agent ou d’un cabinet de conseil, à condition que les renseignements se rapportent à la conduite des affaires fédéro-provinciales.

Dans Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Premier ministre), la Cour fédérale a statué que pour invoquer l’article 14, l’exception équivalente en vertu de la LAI, l’institution fédérale devait satisfaire au critère de « risque vraisemblable de préjudice probable » et, à ce titre, doit être convaincue que la communication de renseignements précis pourrait être dommageable ou préjudiciable à la conduite des affaires fédéro-provinciales ou au rôle du gouvernement fédéral dans celles-ci. La Cour a statué que le préjudice allégué doit être plus que spéculatif et plus que possible; le responsable de l’institution fédérale doit être en mesure de démontrer qu’un préjudice probable ou réel résulterait de la communication. En fait, pour réussir à invoquer l’exception, le responsable de l’institution fédérale doit établir un lien clair et direct entre la communication de renseignements spécifiques et le préjudice allégué. Le préjudice doit exprimer comment la communication des renseignements nuirait ou endommagerait les affaires, entendues comme signifiant des questions telles que les négociations formelles, les relations et les échanges continus entre les institutions fédérales et les provinces.

Il est rare que les renseignements personnels soient liés aux affaires fédéro-provinciales. Cependant, tout préjudice concernant les affaires fédéro-provinciales survient le plus probablement lorsque le gouvernement fédéral est sur le point d’entamer ou est en train de mener des négociations, des délibérations ou des consultations spécifiques. Il se peut toutefois que certains types de renseignements personnels restent sensibles au-delà de ces échanges formels. La communication de tels renseignements pourrait compromettre la position du gouvernement fédéral dans la conduite future des affaires fédéro-provinciales, ou toucher sérieusement ses relations avec un ou plusieurs gouvernements provinciaux. Les renseignements personnels qui restent sensibles doivent être protégés jusqu’à ce que leur communication ne puisse plus raisonnablement causer de préjudice.

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10.3.2 Consultations

Les bureaux d’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) devraient consulter le bureau de l’AIPRP du Bureau du Conseil privé avant de communiquer des renseignements relatifs aux affaires fédéro-provinciales s’ils ont besoin de plus de renseignements pour exercer correctement leur pouvoir discrétionnaire ou s’ils ont l’intention de communiquer des renseignements sensibles.

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10.4 Article 21 : Affaires internationales et défense

10.4.1 Exception des renseignements personnels liés aux affaires internationales, à la défense et à la sécurité nationale.

L’article 21 de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif qui vise à protéger trois domaines d’intérêt public généraux dans lesquels la communication pourrait raisonnablement être préjudiciable aux éléments suivants :

La conduite des affaires internationales : Cela inclut non seulement les affaires entre États, mais également les liens commerciaux, culturels ou scientifiques établis par les citoyens avec leurs homologues d’autres pays.
La défense du Canada ou de tout État allié ou associé au Canada : Un « État allié » est un État avec lequel le Canada a conclu des alliances ou des traités formels. Un « État associé » est un État avec lequel le Canada peut être lié à des fins commerciales ou à d’autres fins en dehors de la portée d’une alliance formelle.
La détection, la prévention ou la répression d’activités ou hostiles ou subversives: Cette exception protège des types spécifiques de renseignements relatifs à la sécurité du Canada.

Ces trois domaines généraux d’intérêt public peuvent être considérés indépendamment, même s’ils sont étroitement et intimement liés et se chevauchent fréquemment.

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10.4.2 Définitions

L’article 21 incorpore par référence les paragraphes 15(1) et 15(2) de la LAI, qui sont essentiels pour interpréter et appliquer cette exception.

Le paragraphe 15(2) de la LAI définit les termes « défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada » et « activités hostiles ou subversives ».

« Défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada » sont assimilés aux efforts déployés par le Canada et des États étrangers pour détecter, prévenir ou réprimer les activités entreprises par des États étrangers en vue d’une attaque réelle ou éventuelle ou de la perpétration d’autres actes d’agression contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada.

La définition des « activités hostiles ou subversives » dans la LAI se lit comme suit :

a) l’espionnage dirigé contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada;
b) le sabotage;
c) les activités visant la perpétration d’actes de terrorisme, y compris les détournements de moyens de transport, contre le Canada ou un État étranger ou sur leur territoire;
d) les activités visant un changement de gouvernement au Canada ou sur le territoire d’États étrangers par l’emploi de moyens criminels, dont la force ou la violence, ou par l’incitation à l’emploi de ces moyens;
e) les activités visant à recueillir des éléments d’information aux fins du renseignement relatif au Canada ou aux États qui sont alliés ou associés avec lui;
f) les activités destinées à menacer, à l’étranger, la sécurité des citoyens ou des fonctionnaires fédéraux canadiens ou à mettre en danger des biens fédéraux situés à l’étranger.

Deux des trois intérêts publics mentionnés dans le paragraphe d’introduction du paragraphe 15(1) de la LAI sont définis au paragraphe 15(2). Il est important de prendre note que la « défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada » est définie de manière non exhaustive en raison de l’utilisation des mots « sont assimilés ». La définition ne limite donc pas l’exception aux types de renseignements énumérés. Cependant, l’expression « activités hostiles ou subversives » est définie de manière exhaustive en raison de l’utilisation du mot « moyens ». L’exception ne peut être invoquée que pour les activités spécifiques énumérées dans la définition. Les renseignements personnels relatifs à d’autres activités de sécurité ou de renseignement, comme les contrôles de sécurité, les vérifications en matière d’immigration et de citoyenneté, les points vitaux nationaux et les inspections de sécurité, ne peuvent être exemptés en vertu de cette disposition, à moins que les renseignements ne se rapportent à l’une des activités décrites aux alinéas 15(2)a) à f) de la LAI ou s’il s’agit de l’article 21.

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10.4.3 Types de renseignements

L’article 21 fait référence aux alinéas 15(1)a) à i) de la LAI pour illustrer les types spécifiques de renseignements susceptibles d’être couverts par l’exception. Cette liste d’exemples illustre uniquement les types de renseignements qui pourraient causer un préjudice à l’un des trois intérêts spécifiés.

Certains des exemples énoncés aux alinéas 15(1)a) à i) de la LAI peuvent ne pas s’appliquer aux renseignements personnels (par exemple, les renseignements sur la quantité, les caractéristiques, les capacités ou le déploiement d’armes). Cela ne signifie toutefois pas que la communication de renseignements sur un individu identifiable ne pourra jamais causer le type de préjudice décrit dans ces paragraphes. Il est concevable, par exemple, que la communication du fait qu’un individu ayant une expérience connue dans un domaine spécialisé (c’est-à-dire le renseignement, la lutte contre le terrorisme, les armes) soit engagé dans une activité soit suffisante pour causer un préjudice à l’un des trois intérêts protégés par l’article 21. Il convient de faire preuve de prudence et de considération lorsque des renseignements visés aux alinéas 15(1)a) à i) de la LAI sont mêlés aux renseignements personnels demandés.

Les alinéas 15(1)c) et 15(1)d) de la LAI sont plus susceptibles d’inclure des renseignements sur des personnes et sont plus susceptibles de s’appliquer en vertu de l’article 21 de la LPRP. Ils répertorient les types de renseignements suivants :

c) [tout renseignement] concernant les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnels militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d’activités hostiles ou subversives.

L’alinéa c) traite des établissements de défense, du personnel militaire et de sécurité nationale. Lorsque nous examinons si les renseignements personnels peuvent être communiqués, il faut tenir compte des interactions avec les établissements et les autres membres du personnel. Même si un individu peut être responsable d’une pièce d’équipement, par exemple, l’emplacement et les mesures de protection de celle-ci ne constituent pas des renseignements susceptibles d’être communiqués. L’exception vise à protéger la capacité de se défendre ou de résister à une attaque, et les renseignements factuels et contextuels pourraient être utilisés pour nuire à la défense du Canada ou de tout État allié ou associé au Canada.

d) [tout renseignement] recueilli ou préparé aux fins du renseignement relatif à :
- la défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada; ou
- la détection, la prévention ou la répression d’activités hostiles ou subversives.

L’alinéa d) traite du renseignement concernant la défense et la sécurité nationale. Les renseignements « recueillis ou préparés aux fins du renseignement » englobent à la fois les données brutes collectées et le produit ou l’analyse raffinée. Le renseignement décrit les informations recueillies de manière secrète dans le cadre des efforts continus visant à défendre, détecter, prévenir ou réprimer les activités subversives ou hostiles. Les renseignements peuvent concerner un individu ou des groupes d’individus ou des organisations. Même si les renseignements ne sont probablement pas recueillis dans le cadre d’une enquête spécifique, des incidents antérieurs susceptibles de donner lieu à des accusations contre des individus peuvent nécessiter une surveillance. Dans le cadre de la collecte de renseignements, les individus soupçonnés d’espionnage peuvent être ciblés. Il s’agit de la pratique de l’espionnage ou de l’utilisation d’individus pour collecter et rapporter secrètement des renseignements sur les activités et les mouvements d’autrui. L’espionnage peut informer d’autres activités subversives comme le sabotage, causant des dommages délibérés à quelque chose; ou le terrorisme, les actes de violence grave ou les activités qui suscitent la peur et qui peuvent être utilisés pour contraindre des organismes gouvernementaux ou des organisations à prendre ou à cesser certaines actions.

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10.4.4 Application

Les types de renseignements répertoriés au paragraphe 15(1) de la LAI ne seront pas automatiquement exemptés en vertu de l’article 21 de la LPRP. Pour que l’exception s’applique à toute catégorie de renseignements décrite dans la disposition, le responsable d’une institution fédérale doit être en mesure de démontrer qu’il existe une attente raisonnable de préjudice probable à l’un des trois intérêts publics spécifiés découlant de la communication.

Lorsque vous invoquez l’article 21, il n’est pas nécessaire de faire référence à l’alinéa descriptif spécifique du paragraphe 15(1) de la LAI. Dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), [1990] 3 C.F. 22, la Cour fédérale a déclaré que « ce qui est exigé, dans le contexte de l’article 15, c’est que le requérant reçoive un avis lui disant si le motif du refus est que la communication aurait pour effet de (1) porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou de (2) porter préjudice à la défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada, ou de (3) porter préjudice à la détection, à la prévention ou à la répression d’activités hostiles ou subversives.

Les décisions suivantes concernant l’article 15 de la LAI sont utiles pour appliquer l’article 21 de la LPRP.

Dans la décision Al Yamani c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration), [2000] 3 C.F. 433 (1er inst.), la Cour fédérale a qualifié d’« activités hostiles ou subversives » les activités « qui comportent ou non de la violence et qui ont pour cible le Canada ou tout État allié ou associé avec le Canada. Elle [la définition] ne fait pas de distinction entre les activités qui seraient considérées subversives par opposition aux activités hostiles; elle regroupe plutôt un vaste mélange d’activités allant de l’obtention d’éléments pour le renseignement au terrorisme. »

Dans les cas où un État étranger a exprimé ses inquiétudes et souhaite que les notes ou la correspondance diplomatiques ne soient pas communiquées, cette opposition à elle seule est probablement suffisante pour justifier la non-communication même lorsque ou si certaines parties des renseignements recherchés ont déjà été consultées par le requérant. Dans l’arrêt Do-Ky c. Canada (Affaires étrangères et du Commerce international), [1997] 2 C.F. 907 (1er inst.), la Cour fédérale a fait les déclarations suivantes :

L’intimé pouvait à bon droit tenir compte des usages diplomatiques habituels dans son appréciation du préjudice que la communication risquait de causer, car c’était le meilleur critère à appliquer pour évaluer le préjudice probable.
Le gouvernement fédéral n’a pas à prouver que la note diplomatique envoyée au Canada n’est pas publique, pas plus qu’il n’est obligé, dans de tels cas, de prouver une prémisse négative. [...]
L’autre gouvernement a requis la confidentialité et que le Canada ne peut trahir la confiance qui a été placée en lui sans que sa réputation au sein de la communauté internationale et, par le fait même, ses relations internationales ne subissent un préjudice considérable.
Lorsqu’un État demande que de la correspondance diplomatique demeure confidentielle, le gouvernement canadien n’a pas à examiner les motifs de ce pays. Il suffit que cette requête lui ait été faite. De fait, sauf circonstances exceptionnelles, le gouvernement canadien commettrait une faute diplomatique s’il se posait en juge des raisons de l’État étranger.

Cela dit, il est important de prendre note que, dans la décision X c. Canada (Ministre de la Défense nationale), [1992] 58 F.T.R. 93 (C.F. 1er inst.), la Cour fédérale a estimé qu’il serait déraisonnable de conclure que certains documents datés de 1941 et 1942 et se rapportant à une époque où le Canada était engagé dans une guerre mondiale pouvaient révéler quoi que ce soit de pertinent sur la conduite des relations internationales du Canada et sa défense nationale 50 ans après les faits.

Dans la décision Attaran c. Canada (Affaires étrangères), 2011 CAF 182, la question dont la Cour était saisie était de savoir si le pouvoir discrétionnaire prévu au paragraphe 15(1) de la LAI avait été exercé et, le cas échéant, si le pouvoir discrétionnaire a été exercé raisonnablement. La Cour d’appel fédérale a statué que la preuve portée devant la Cour doit démontrer que le décideur a exercé le pouvoir discrétionnaire conféré par le paragraphe 15(1). Le fardeau de la preuve peut incomber à l’institution fédérale d’établir que le pouvoir discrétionnaire a été exercé de manière raisonnable, particulièrement dans les cas où le demandeur n’a pas accès aux dossiers complets et où une partie des procédures se déroule à huis clos.^{Voir la note en bas de page 1} La Cour a examiné quelles preuves seraient nécessaires pour démontrer que le décideur a exercé le pouvoir discrétionnaire que lui confère le paragraphe 15(1). La Cour a fait la déclaration suivante :

Tout comme l’absence d’éléments de preuve précis concernant l’exercice du pouvoir discrétionnaire n’est pas déterminante, l’existence d’une déclaration dans un document portant qu’un pouvoir discrétionnaire a été exercé ne sera pas nécessairement déterminante [...] Dans chaque affaire portant sur l’aspect discrétionnaire de l’article 15 de la Loi, la cour de révision doit examiner l’ensemble de la preuve pour décider si elle est convaincue, selon la prépondérance des probabilités, que le décideur a compris qu’il avait un pouvoir discrétionnaire de communiquer des documents et qu’il a ensuite exercé ce pouvoir discrétionnaire.

La communication publique préalable des renseignements a été définie comme un facteur pertinent à prendre en compte dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Bien que cela ne puisse pas être vrai dans tous les cas, la communication publique antérieure de renseignements constituait un incitatif en faveur de l’exercice du pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements à l’appelant.

Les institutions peuvent déterminer si l’article 19 (Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel) de la LPRP (section 10.2) s’appliquerait également aux renseignements personnels qui sont exemptés en vertu de la disposition équivalente 15(1)h) de la LAI.

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10.4.5 Consultation

Il n’est plus obligatoire de consulter l’institution fédérale la plus concernée avant de décider de communiquer ou d’exempter un renseignement en vertu de l’article 21. Article 4.1.24 de la directive ordonne aux institutions de mener des consultations interinstitutionnelles uniquement lorsque l’institution de traitement exige plus de renseignements pour le bon exercice du pouvoir discrétionnaire de ne pas les communiquer ou uniquement lorsqu’elle a l’intention de communiquer des renseignements potentiellement sensibles. Si nécessaire, les institutions devraient consulter :

Affaires mondiales Canada au moment de déterminer s’il convient d’exempter ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la conduite des affaires internationales;
la Défense nationale lorsqu’elle détermine s’il y a lieu d’exempter ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la défense du Canada ou de tout État allié ou associé au Canada;
l’institution fédérale ayant le principal intérêt, c’est-à-dire le Service canadien du renseignement de sécurité, Affaires mondiales Canada, la Défense nationale, Sécurité publique Canada, ou la GRC lorsqu’il s’agit de déterminer s’il y a lieu d’exempter ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement nuire à la détection, à la prévention ou à la répression d’activités hostiles ou subversives.

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10.5 Article 22 : Enquêtes

10.5.1 Exception des renseignements personnels liés à l’application de la loi, aux enquêtes et à la sécurité des établissements pénitentiaires.

L’article 22 de la LPRP contient des exceptions qui visent à protéger les éléments suivants :

une application efficace de la loi, y compris l’application du droit pénal;
l’intégrité et l’efficacité d’autres types d’activités d’enquête,^{Voir la note en bas de page 2} par exemple, les enquêtes administratives ordinaires en vertu d’une loi du Parlement, les enquêtes dans les domaines réglementaires et les enquêtes sur les accidents aériens;
la sécurité des établissements pénitentiaires.

Le paragraphe 22(3) de la LPRP définit le terme « enquête » aux fins de l’alinéa 22(1)b), discuté plus en détail à la section 10.5.6.

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10.5.2 Alinéa 22(1)a)

L’alinéa 22(1)a) de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère objectif qui protège l’intégrité des enquêtes et, plus particulièrement, des renseignements personnels obtenus ou préparés au cours d’une enquête licite menée par un organisme d’enquête spécifié à l’annexe 3 du Règlement sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements sont protégés par un critère objectif en raison de la difficulté d’appliquer une exception de critère subjectif aux dossiers des forces de l’ordre lorsque pratiquement tous les renseignements personnels sont de nature sensible. Les bureaux de l’AIPRP voudront peut-être confirmer auprès de leurs bureau de première responsabilité (BPR) si l’une de leurs activités d’enquête relève de l’annexe III. Cela peut aider les nouveaux membres de l’équipe à reconnaître facilement si l’alinéa 22(1)a) ou l’alinéa 22(1)b) peut être pris en compte lors de l’analyse des dossiers.

Avant de pouvoir bénéficier de l’exception, les trois conditions suivantes doivent être remplies :

Les renseignements personnels ont été « obtenus ou préparés », ce qui signifie qu’ils doivent avoir été acquis pour être utilisés par un organisme d’enquête répertorié à l’annexe III du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Cela ne signifie pas que seules les institutions fédérales ou parties d’institutions fédérales qui sont des organismes d’enquête répertoriés dans l’annexe applicable peuvent invoquer l’exception. D’autres institutions peuvent demander l’exception, à condition que le dossier remplisse ces conditions.
Les renseignements personnels ont été obtenus ou préparés dans le cadre d’une enquête licite.

Dans la décision Canada (Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile) c. Maydak, 2005 CAF 186, la Cour d’appel fédérale a statué que le terme « enquête », comme utilisé à l’alinéa 22(1)a), doit avoir un sens large. « Enquête » doit être lu dans son sens ordinaire et comprend « Fait d’enquêter; fait d’effectuer une recherche ou une enquête; examen systématique; recherche minutieuse et précise ».

La précision supplémentaire est que l’enquête elle-même doive être sanctionnée ou non interdite par la loi. Il n’aborde cependant pas la question de la légalité des techniques utilisées au cours d’une enquête légale ni la question de savoir si des preuves ont été obtenues illégalement.
L’enquête porte sur :
1. la détection, la prévention ou la répression de la criminalité;
2. l’application de toute loi du Canada ou d’une province; ou
3. des activités soupçonnées de constituer des menaces à la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.

L’alinéa 22(1)a) et ses sous-alinéas s’appliquent aux renseignements personnels obtenus au cours d’enquêtes menées en vertu du Code criminel, ou des enquêtes sur toute autre activité illicite interdite en vertu des lois fédérales ou provinciales, y compris les lois municipales.

Le sous-alinéa 22(1)a)(i) fait référence au crime et s’applique aux enquêtes entreprises aux fins de faire respecter le Code criminel.

Le sous-alinéa 22(1)a)(ii) fait référence aux enquêtes sur des activités interdites en vertu des lois fédérales ou provinciales. Ces activités peuvent inclure des crimes, et il existe donc un certain chevauchement entre les sous-alinéas 22(1)a)(i) et (ii). Les activités mentionnées au sous-alinéa 22(1)a)(ii) sont principalement celles qui sont punissables en tant qu’infractions aux lois fédérales ou provinciales. L’expression « loi d’une province » inclut les lois municipales.

Le sous-alinéa 22(1)a)(iii) fait référence aux activités soupçonnées de constituer des menaces à la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité. L’exception ne se limite pas aux renseignements recueillis par le SCRS, mais peut être demandée par l’un des autres organismes d’enquête énumérés à l’annexe III du Règlement sur la protection des renseignements personnels, tant que les autres critères énoncés à l’alinéa 22(1)a) soient respectés.

10.5.2.1 Limitation de temps sur l’alinéa 22(1)a)

L’alinéa 22(1)a) s’applique uniquement aux documents qui ont vu le jour moins de 20 ans avant la demande. Cela ne signifie pas que les documents couverts par cette exception doivent automatiquement être communiqués à la suite d’une demande de renseignements personnels une fois qu’ils ont 20 ans. Les dossiers qui ont plus de 20 ans ne sont pas protégés par l’alinéa 22(1)a), de sorte que l’alinéa 22(1)b) peut être appliqué si le critère énoncé à cet alinéa est respecté et s’il est toujours nécessaire de les protéger.

Dans l’arrêt Fontaine c. Canada (Gendarmerie royale), 2009 CAF 150, la Cour d’appel fédérale a déclaré que l’alinéa 16(1)a) de la LAI (qui équivaut à l’alinéa 22(1)a) de la LPRP) a indiqué que le délai de 20 ans est calculé à partir de la date à laquelle la demande de renseignements personnels est faite et non à partir de la date à laquelle cette demande est soumise à une décision finale ultérieure.

10.5.2.2 Utilisation du pouvoir discrétionnaire sur l’alinéa 22(1)a)

Malgré sa nature objectif, l’alinéa 22(1)a) est une exception discrétionnaire. Cette flexibilité vise à tempérer la portée générale du critère objectif, et le responsable de l’institution doit exercer son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si les renseignements personnels qui relèvent de la disposition peuvent néanmoins être communiqués. Si, après avoir pesé les raisons de la communication et les raisons contre la communication, la personne responsable a des motifs raisonnables de croire que les renseignements personnels ne devraient pas être communiqués, elle a le pouvoir discrétionnaire d’exempter ces renseignements. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une exception fondée sur le préjudice, les institutions pourraient souhaiter s’appuyer sur les types de justifications fondées lors de la protection des renseignements en vertu de l’alinéa 22(1)b) ou de l’alinéa 16(1)c) de la LAI. Par exemple, les institutions peuvent évaluer dans quelle mesure la communication de renseignements personnels pourrait nuire à l’application de la loi lorsqu’elles pèsent les facteurs favorables ou défavorables à la communication, comme les méthodes précises par lesquelles les renseignements ont été obtenus au cours d’une enquête.

10.5.2.3 Consultation sur l’alinéa 22(1)a)

L’exception prévue à l’alinéa 22(1)a) suit le dossier. En d’autres termes, l’exception peut être appliquée par une institution qui n’est pas un organisme d’enquête répertorié dans le Règlement sur la protection des renseignements personnels à condition que le dossier ait été préparé par, ou à un moment donné, soit venu entre les mains d’un tel organisme d’enquête au cours d’une enquête sur une activité décrite à l’alinéa 22(1)a). Par exemple, Sécurité publique peut demander une exception en vertu de l’alinéa 22(1)a) pour un rapport qu’elle détient et qui a été initialement préparé par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans le cadre d’une enquête sur les stupéfiants.

Il peut être nécessaire pour l’institution de traitement de consulter l’organisme d’enquête qui a initialement obtenu ou préparé les renseignements lorsqu’elle a besoin de plus de renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire lors de la rétention des renseignements, ou si elle a l’intention de communiquer des renseignements personnels. Cependant, cette consultation n’est pas obligatoire et devrait être limitée uniquement aux circonstances dans lesquelles des renseignements supplémentaires sur l’enquête sont requis, ou pour un contexte supplémentaire sur ce que l’individu qui demande les renseignements personnels peut déjà savoir.

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10.5.3 Alinéa 22(1)b)

L’alinéa 22(1)b) de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif qui vise à protéger les forces de l’ordre et les enquêtes. Le paragraphe prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer des renseignements personnels dont la communication pourrait raisonnablement nuire à l’application d’une loi du Canada ou d’une province ou à la conduite d’enquêtes licites. Les sous-alinéas (i), (ii) et (iii) fournissent des exemples des types de renseignements auxquels cette exception peut s’appliquer. Les exemples précisent les renseignements :

(i) relatifs à l’existence ou à la nature d’une enquête déterminée;
(ii) qui permettraient de remonter à une source de renseignements confidentielle; ou
(iii) obtenus ou préparés au cours d’une enquête.

Les types de renseignements cités dans cette disposition sont uniquement à titre indicatif et d’autres types de renseignements peuvent bénéficier de l’exception.

Cette exception peut s’appliquer aux renseignements qui sont soit :

1) préjudiciables à l’application de toute loi du Canada ou d’une province : Ceci complète l’exception du critère objectif pour les renseignements relatifs à l’application de la loi trouvée à l’alinéa 22(1)a). L’exception peut s’appliquer :

à l’application des lois réglementaires fédérales et provinciales interdisant certains types d’activités ou de comportements, comme l’application de la Loi sur les produits dangereux;
à d’autres types d’enquêtes, comme les vérifications fiscales menées par l’Agence du revenu du Canada;
à l’application de recours en droit civil pour des activités ou des comportements interdits, comme ceux prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne;
aux renseignements personnels obtenus ou préparés en dehors d’un processus d’enquête spécifique, par exemple des renseignements sur la détection des fraudes fiscales ou sur les programmes informatiques utilisés par les forces de l’ordre;
aux renseignements personnels qui seraient admissibles en vertu de l’alinéa 22(1)a), sauf s’ils ont existé vingt ans ou plus avant la demande.

2) préjudiciables à l’application de toute loi fédérale ou provinciale ou à la conduite d’une enquête licite : Cela protège l’intégrité et l’efficacité des enquêtes licites. Même s’il peut y avoir un certain chevauchement entre l’application d’une loi et la conduite d’enquêtes licites, ces deux domaines doivent être traités séparément, car certains renseignements sur l’application d’une loi peuvent ne pas concerner une enquête licite.

Voici quelques exemples :

les enquêtes entreprises pour déterminer la cause d’un accident, mais non pour porter des accusations ou évaluer le blâme aux fins d’un recours civil;
les enquêtes visant à déterminer si une personne ayant un casier judiciaire devrait bénéficier d’une grâce;
les enquêtes sur l’utilisation inacceptable des réseaux électroniques, plaintes ou griefs de harcèlement.

Le sous-alinéa 22(1)b)(ii) peut également être invoqué pour protéger l’identité des personnes qui fournissent des renseignements confidentiels aux enquêteurs, ainsi que les renseignements à partir desquels leur identité pourrait être déterminée. Cela s’applique si la communication pouvait nuire à leur franchise ou à leur volonté d’être franc et nuire aux processus d’enquête. Toutefois, lors de l’application de cette exception, il faut veiller à faire la distinction entre un témoin et une source confidentielle. L’identité d’une source de renseignements confidentiels peut être révélée si, par exemple :

le nom, l’adresse et les caractéristiques d’identification sont communiqués;
les renseignements permettent de tirer des conclusions précises sur l’identité de l’individu;
la communication, combinée à d’autres renseignements, peut révéler l’identité de l’individu.

Le type d’enquête auquel cette exception peut s’appliquer est limité de deux manières :

L’enquête doit être licite. Cela signifie qu’elle ne doit pas être interdite par la loi ou contraire à celle-ci.
L’enquête doit correspondre à la définition du terme au paragraphe 22(3) de la LPRP. « Enquête » est défini plus en détail dans la section 10.5.6 de ce chapitre.

D’autres types d’activités qui ne sont pas expressément autorisées par la loi fédérale ou qui sont entreprises aux fins de l’administration ou de l’application de la loi fédérale et qui sont parfois décrites comme des enquêtes de nature, comme les évaluations de programmes, les vérifications internes et d’autres études et analyses de ce genre, ne seraient pas admissibles à titre d’enquêtes en vertu du paragraphe 22(3) et, par conséquent, ne pourraient être exemptés en vertu de cette disposition.

Il n’est pas nécessaire qu’une enquête soit en cours pour que l’exception s’applique. Dans Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles), 2002 CSC 53, [2002] 2 R.C.S. 773, la Cour suprême du Canada a statué que l’alinéa 22(1)b) ne devrait pas être interprété de manière plus restrictive que ne le permettent les termes choisis par le Parlement. La Cour a statué que l’exception signifie que l’attente raisonnable d’un préjudice pour les enquêtes futures constitue un motif d’exception des renseignements. La Cour a également souligné qu’« [i]l faut qu’il y ait un lien clair et direct entre la divulgation d’une information donnée et le préjudice allégué». La Cour a déclaré que « [l]a non-divulgation ne doit pas avoir pour seul objectif de faciliter le travail de l’organisme en question et doit se justifier par un vécu professionnel ».

La décision Canada (Commissaire à la protection de la vie privée) c. Canada (Conseil des relations de travail), [1996] 3 C.F. 609 (1er inst.), a confirmé [2000] C.F.J. N° 617, 2000 CarswellNat 891 (C.A.). Le juge Noël a examiné le refus de communiquer des renseignements personnels au motif que la communication des renseignements nuirait au déroulement d’une enquête licite en liant la communication au préjudice, comme suit :

[...] L’intimé a rapporté la preuve qui lui incombait de par l’alinéa 22(1)b) et il a établi que la divulgation des notes, en dévoilant la démarche intellectuelle et, partant, le processus décisionnel de ses membres, nuirait au bon fonctionnement du Conseil. La divulgation des documents demandés nuirait au fonctionnement du CCRT, tribunal appelé à se prononcer sur les droits et les obligations, d’où l’on pourrait avec raison appréhender une entrave au bon exercice des fonctions que lui confie le Code. En officialisant la divulgation des notes d’audience au titre de la LPRP, on priverait le CCRT d’un outil qui paraît essentiel à l’accomplissement de ses fonctions. Si nous n’exceptions pas ces notes, tout « renseignement personnel » qu’elles contiennent, y compris les opinions concernant les plaideurs, les avocats et les témoins, devra, d’après la loi, être systématiquement rassemblé par le CCRT et conservé dans un fichier pendant au moins deux ans. Il serait alors à craindre que cela nuise à l’exercice, par le Conseil, des fonctions que lui confie le Code.

La décision a également soulevé la question du contrôle, qui est abordée plus en détail au chapitre 5 du manuel.

10.5.3.1 Consultation sur l’alinéa 22(1)b)

Il n’est pas obligatoire de consulter l’institution fédérale la plus concernée avant de décider de communiquer ou d’exempter un renseignement en vertu de l’alinéa 22(1)b). En fait, l’article 4.1.24 de la directive demande aux institutions de mener des consultations interinstitutionnelles en ce qui concerne l’alinéa 22(1)b) uniquement lorsque l’institution de traitement exige plus de renseignements pour le bon exercice du pouvoir discrétionnaire de retenir ou seulement lorsqu’elle a l’intention de communiquer des renseignements sensibles.

Si nécessaire, les institutions fédérales devraient consulter l’organisme d’enquête ou toute autre institution fédérale ayant un intérêt primordial dans l’application de la loi ou dans l’enquête en cours. L’organisme d’enquête peut également donner son avis sur toute considération relative à l’applicabilité du paragraphe 12(1), lorsque les renseignements ne sont pas de nature personnelle, mais concernent plutôt des techniques d’enquête. Alternativement, les institutions qui détiennent systématiquement certaines parties des renseignements personnels peuvent choisir de développer des procédures internes pour vérifier l’état d’une enquête, afin de déterminer si la communication des renseignements personnels serait préjudiciable.

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10.5.4 Alinéa 22(1)c)

L’alinéa 22(1)c) est une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif conçu pour protéger les renseignements, dont nous pourrions raisonnablement nous attendre à ce que la communication porte atteinte à la sécurité des établissements pénitentiaires. Des exemples non exhaustifs sont :

des plans de pénitenciers qui pourraient être utiles en cas de tentative d’évasion;
des renseignements qui pourraient être utilisés pour inciter à une émeute;
des renseignements sur l’emplacement des installations d’entreposage d’armes au sein du pénitencier.

Bien que les renseignements ci-dessus ne soient pas personnels, ils peuvent être liés à des renseignements personnels. Une analyse minutieuse doit être effectuée lors de l’examen des dossiers pour garantir que ce type de renseignements ne soit pas communiqué à l’individu dans le cadre de sa demande de renseignements personnels.

Les renseignements ne doivent pas se limiter aux installations elles-mêmes, mais également aux interactions avec et au sein des installations. Il convient d’accorder une attention particulière aux renseignements factuels sur les installations associées aux renseignements sur l’individu. Des exemples non exhaustifs incluent :

Comment et quand les changements d’équipe sont effectués pourraient permettre de mieux comprendre quand se présente la plus grande occasion de s’évader.
Les échanges de clés.
Les incidents de destruction de biens (c’est-à-dire des dommages aux portes ou aux mécanismes de verrouillage).
L’intervention d’une équipe d’intervention d’urgence.
Les menaces externes.
Les placards de rangement et leur contenu.
Les emplacements des caméras, y compris les angles morts.
Les infrastructures du bâtiment (panneaux électriques, conduites d’eau, gaz).

Les institutions peuvent déterminer si l’article 25 (Sécurité des individus) de la LPRP (section 10.12) peut également s’appliquer lorsque l’exception ci-dessus est utilisée pour protéger la sécurité des individus, ou si le paragraphe 12(1) (Droit d’accès) devrait également s’appliquer aux renseignements qui ne relèvent clairement pas de la catégorie des renseignements personnels.

10.5.4.1 Consultation sur l’alinéa 22(1)c)

Il n’est pas obligatoire de consulter l’institution fédérale la plus concernée avant de décider de communiquer ou d’exempter un renseignement personnel en vertu de cet alinéa. Toutefois, si une institution envisage de communiquer des renseignements, il est fortement recommandé de consulter le Service correctionnel du Canada, surtout lorsque l’institution ne traite normalement pas les renseignements personnels visés par cette exception. Cette institution peut aider à justifier les raisons pour lesquelles certains renseignements peuvent en fait être très sensibles, par exemple comment les renseignements peuvent faciliter une évasion ou potentiellement nuire au personnel et aux détenus.

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10.5.5 Paragraphe 22(2) : Fonctions de police provinciale ou municipale

À des fins de référence uniquement : cette exception ne serait utilisée que pour les renseignements créés avant l’adoption de la loi provinciale correspondante. Envisager le recours au paragraphe 22(1) pour les renseignements obtenus ou préparés par la GRC.

Le paragraphe 22(2) de la LPRP prévoit qu’une institution fédérale refuse de communiquer tout renseignement personnel obtenu ou préparé par la GRC dans le cadre de l’exécution de services de police pour une province ou une municipalité en vertu d’une entente conclue en vertu de l’article 20 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, si le gouvernement du Canada a accepté, à la demande de la province ou de la municipalité, de ne pas communiquer les renseignements.

Il s’agit d’une exception obligatoire de critère objectif qui protège les renseignements obtenus ou préparés, ce qui signifie qu’ils doivent avoir été acquis pour être utilisés par la GRC dans l’exercice de son rôle de police provinciale ou municipale. Pour que l’exception soit invoquée, il faut que (1) la province ou la municipalité demande que l’exception soit appliquée et (2) le gouvernement fédéral accepte la demande.

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10.5.6 Paragraphe 22(3) : Définition d’« enquête »

Le paragraphe 22(3) de la LPRP stipule qu’aux fins de l’alinéa 22(1)b) « enquête » désigne une enquête qui :

a) se rapporte à l’application d’une loi fédérale;
b) est autorisée sous le régime d’une loi fédérale;
c) fait partie d’une catégorie d’enquêtes précisée dans les règlements.

Cette définition limite les types d’enquêtes pour lesquelles les exceptions prévues à l’alinéa 22(1)b) peuvent être invoquées à celles spécifiquement autorisées par la loi fédérale ou entreprises dans le but d’administrer ou d’appliquer la loi fédérale. Voici des exemples des types d’enquêtes décrits à l’alinéa 22(1)b) :

22(3)a) : enquête menée par la Commission des libérations conditionnelles du Canada pour déterminer si un individu devrait bénéficier d’un pardon en vertu de la Loi sur le casier judiciaire;
22(3)b) : enquête sur une nomination menée par la Commission de la fonction publique du Canada;
22(3)a) et b) : enquête menée par des agents de sécurité en vertu de la Partie II du Code canadien du travail.

Les catégories résiduelles d’enquêtes sont prévues à l’alinéa 22(3)c). L’article 12 du Règlement sur la protection des renseignements personnels précise qu’il s’agit de catégories d’enquêtes répertoriées à l’annexe V du Règlement. Un exemple est une enquête visant à réviser ou à mettre à jour une habilitation de sécurité mentionnée aux alinéas 23a) ou b) de la LPRP qui a été accordée à un individu.

Dans la décision Sherman c. Canada (Ministre du Revenu National), 2004 CF 1423, révisée pour d’autres motifs dans 2005 CAF 375, la Cour fédérale a déclaré que le terme « enquête » doit être interprété dans son sens ordinaire comme signifiant « l’acte d’investiguer, toute recherche ou enquête; un examen systématique, une recherche soigneuse ou minutieuse », être menée avec un certain objet dans l’esprit. Dans la décision Canada (Ministre de la sécurité publique et de la protection civile) c. Maydack, 2005 CAF 186, il a en outre été souligné que, quelle que soit la valeur ou l’absence de valeur du renseignement, ce qui est essentiel, c’est qu’il a été obtenu grâce à l’acte d’enquête.

De plus, comme indiqué dans la section 10.5.3, une enquête peut avoir déjà eu lieu, être actuelle ou faire référence au futur. Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles), 2002 CSC 53, [2002] 2 R.C.S. 773, expliquait que « rien à l’al. 22(1)b) ne doit s’interpréter comme restreignant la portée du mot “enquête” aux seules enquêtes en cours ou à celles sur le point de commencer, ni comme limitant la portée générale de ce mot à des enquêtes précises ». L’exception vise à protéger les cas où la communication pourrait raisonnablement nuire à la conduite des enquêtes et ne peut pratiquement pas être limitée au présent.

Enfin, dans la décision 3412229 Canada Inc. c. Canada (Agence du revenu), 2020 CF 1156, la Cour fédérale a conclu que le terme enquête englobait contrôles fiscaux. Les renseignements « soustraits à la communication se rapportent aux techniques de vérification utilisées par l’ARC pour identifier ses vérificateurs ou les guider dans l’application de l’article 94.1 de la LIR [Loi de l’impôt sur le revenu], ou à un outil d’évaluation des risques utilisé pour évaluer et gérer les risques d’une vérification en cours ». Les renseignements entraient dans les deux catégories définies à l’alinéa 16(1)c) de la LAI (qui est identique à l’alinéa 22[1]b] de la LPRP).

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10.6 Article 22.1 : Renseignements obtenus par le Commissaire à la protection de la vie privée

10.6.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements par le Commissaire à la protection de la vie privée

L’article 22.1 de la LPRP est une exception obligatoire de critère objectif, destinée à protéger les renseignements personnels obtenus ou créés par le Commissaire à la protection de la vie privée ou en son nom. Cette collecte ou création doit avoir lieu dans le cadre d’une enquête menée par le Commissaire ou sous son autorité. Alternativement, les renseignements personnels pourraient être obtenus par le Commissaire au cours d’une consultation avec le Commissaire à l’information en vertu du paragraphe 36(1.1) ou de l’article 36.2 de la LAI.

Seul le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) peut réclamer cette exception. Les autres institutions fédérales ne peuvent pas invoquer l’article 22.1. Toutefois, une autre exception peut s’appliquer aux renseignements personnels demandés.

L’article 22.1 reconnaît qu’il est inapproprié pour le Commissaire à la protection de la vie privée de communiquer des renseignements personnels obtenus auprès des institutions faisant l’objet d’une enquête. La disposition protège également les renseignements personnels créés par ou au nom du Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’enquêtes ou de consultations avec le Commissaire à l’information afin d’éviter toute ingérence dans les obligations, les pouvoirs et les fonctions prévus par la loi du Commissaire.

Les renseignements personnels « obtenus » au cours de l’enquête sont acquis parce que le Commissaire avait besoin de le faire en vertu de son mandat. Il comprend tous les renseignements personnels transmis par l’institution aux fins de l’enquête, y compris les copies des renseignements personnels pertinents à la demande traitée et les documents administratifs créés ou obtenus par l’institution lors du traitement de la demande. Les copies de renseignements personnels peuvent également inclure des renseignements personnels provenant de l’extérieur du gouvernement (par exemple, du public) envoyés au CPVP au cours de l’enquête (par exemple, des témoignages, des dossiers et des courriels). Cela comprend également les consultations qui ont lieu avec le Commissaire à l’information en vertu du paragraphe 36(1.1) ou de l’article 36.2 de la LAI.

Les renseignements personnels obtenus par ou au nom du Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête ou d’une consultation avec le Commissaire à l’information continuent d’être protégés conformément au paragraphe 22.1(1) même après que toutes les procédures liées à l’enquête ont été conclues.

Dans Carter c. Canada (Commissaire à la protection de la vie privée), 2019 CF 783, la Cour a confirmé que certaines parties expurgées en réponse à la demande relevaient de la portée du paragraphe 22.1(1) puisque les renseignements ont été obtenus du ministère de la Défense nationale et que, par conséquent, le CPVP n’a pas été autorisé à les communiquer.

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10.6.2 Limitation de l’exception

Il y a une distinction importante à faire entre les « renseignements personnels obtenus » et les « renseignements personnels créés » au cours des enquêtes du Commissaire. Le paragraphe 22.1(2) impose une limitation à la protection des renseignements personnels créés par ou au nom du Commissaire à la protection de la vie privée. Il peut s’agir de notes des enquêteurs ou de documents provenant d’experts effectuant des travaux pour le compte du Commissaire, de courriels internes, de rapports d’enquête, de notes au dossier et de lettres de conclusions.

Par conséquent, le paragraphe 22.1(1) ne peut plus s’appliquer aux renseignements personnels créés par ou en son nom une fois l’enquête et toutes les procédures connexes, le cas échéant, terminées. Le terme « instances afférentes » fait normalement référence aux examens effectués par la Cour fédérale du Canada, la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada.

Cela ne signifie pas que les renseignements personnels visés au paragraphe 22.1(1) doivent être automatiquement communiqués par le CPVP à la suite d’une demande présentée en vertu de la LPRP une fois que toutes les procédures sont terminées. Au contraire, ces renseignements personnels échappent automatiquement au critère objectif de protection du paragraphe 22.1(1). S’il existe encore des motifs de les protéger, d’autres exceptions contenues dans la LPRP continueront de s’appliquer à tout ou partie des renseignements personnels.

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10.7 Article 22.2 : Commissaire à l’intégrité du secteur public

10.7.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements obtenus par le Commissaire à l’intégrité du secteur public Commissaire à l’intégrité

L’article 22.2 de la LPRP est une exception obligatoire qui ne peut être utilisée que par le Commissaire à l’intégrité du secteur public (Commissaire à l’intégrité). Elle exige que le Commissaire à l’intégrité refuse de communiquer tout renseignement personnel obtenu ou créé par lui ou en son nom dans le cadre de :

Une enquête sur une communication d’actes répréhensibles faite par un fonctionnaire en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR);
Une enquête ouverte par le Commissaire à l’intégrité en vertu de l’article 33 de la LPFDAR à la suite de renseignements :
- obtenus au cours d’une autre enquête sur des actes répréhensibles présumés; ou
- fournis par une personne qui n’est pas un fonctionnaire.

Pour que les renseignements soient « obtenus ou créés », ils doivent être acquis ou rédigés par le Commissaire à l’intégrité ou en son nom parce qu’il en avait besoin en vertu de son mandat. Cela comprend les renseignements personnels fournis par le fonctionnaire qui fait la divulgation; la personne accusée d’un acte répréhensible; et une personne qui remplit les conditions énoncées à l’article 33 de la LPFDAR. Cette exception vise à garantir que les fonctionnaires et toutes les personnes impliquées dans un processus de divulgation se sentent protégés lorsqu’ils signalent d’éventuels actes répréhensibles. Ils offrent une large protection aux renseignements personnels obtenus et créés dans le cadre d’une divulgation ou d’une enquête sur la divulgation, y compris l’identité du divulgateur et des témoins.

Contrairement à l’alinéa 16.4(1)b) de la LAI, l’article 22.2 de la LPRP n’inclut pas une obligation de faire exception des renseignements reçus par un conciliateur dans le cadre d’une tentative de règlement d’une plainte de représailles déposée en vertu du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR. Par conséquent, ces renseignements peuvent être communiqués en réponse à une demande formulée en vertu de la LPRP, à moins qu’une autre exception ne s’applique.

Étant donné que l’article 22.2 est une exception obligatoire, il doit s’appliquer à tous les renseignements personnels qui entrent dans la catégorie des documents. Le Commissaire à l’intégrité doit invoquer l’exception même dans les cas où les renseignements personnels ont été : précédemment divulgués au cours du processus d’enquête; signalé publiquement dans le cadre de la LPFDAR; publié dans les rapports du Commissaire à l’intégrité au Parlement; ou autrement communiqué.

Il n’y a pas de limite de temps concernant l’application de l’article 22.2, et l’exception s’applique même après la fin de l’enquête.

Sous réserve des articles 52 et 53 de la LPFDAR, le secteur public ne comprend pas les éléments suivants : les Forces armées canadiennes, le Centre de la sécurité des télécommunications Canada ou le Service canadien du renseignement de sécurité. La LPFDAR ne s’applique pas non plus aux élus ou à leur personnel, ni aux employés de la Chambre des communes et du Sénat.

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10.8 Article 22.3 : Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR)

10.8.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements créés aux fins de communication en vertu de la LPFDAR

L’article 22.3 de la LPRP est une exception obligatoire de critère objectif qui doit être invoquée par toutes les institutions fédérales. Il exige que le responsable d’une institution fédérale refuse de communiquer des renseignements personnels créés dans le but de faire une divulgation en vertu de la LPFDAR ou dans le cadre d’une enquête sur une divulgation en vertu de la LPFDAR. L’article 22.3 de la LPRP vise à garantir que les fonctionnaires et toutes les personnes impliquées dans un processus de divulgation se sentent protégés lorsqu’ils signalent d’éventuels actes répréhensibles. Il offre une large protection aux renseignements personnels créés dans le cadre d’une divulgation ou d’une enquête sur la divulgation, y compris l’identité du divulgateur et des témoins.

Pour que cette exception s’applique, les cinq conditions suivantes doivent être remplies :

Une divulgation d’actes répréhensibles a été faite ou a été envisagée. La LPFDAR définit la « divulgation protégée » comme une divulgation qui est faite de bonne foi par un fonctionnaire :
- en vertu de la LPFDAR;
- dans le cadre d’une procédure parlementaire;
- sous le régime d’une autre loi fédérale; ou
- lorsque la loi l’y oblige.
La divulgation a été faite ou est en cours de préparation par un fonctionnaire. « Fonctionnaire » est défini dans la LPFDAR comme toute personne employée dans le secteur public, tout membre de la Gendarmerie royale du Canada et tout administrateur général.
L’acte répréhensible allégué est au sein du secteur public ou le concerne. Le « secteur public » désigne les ministères et organismes nommés aux annexes I à V de la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que les sociétés d’État et les autres organismes publics énumérés à l’annexe 1 de la LPFDAR. Sous réserve des articles 52 et 53 de la LPFDAR, le secteur public, aux fins de l’application de cette Loi, ne comprend pas les éléments suivants : les Forces armées canadiennes, le Centre de la sécurité des télécommunications Canada ou le Service canadien du renseignement de sécurité. La LPFDAR ne s’applique pas aux élus ou à leur personnel, ni aux employés de la Chambre des communes et du Sénat.
L’acte répréhensible allégué concerne l’un des actes répréhensibles suivants au sein du ou en relation avec le secteur public, comme défini à l’article 8 de la LPFDAR :
- a) La contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime, à l’exception de la contravention de l’article 19 de la LPFDAR.
- b) L’usage abusif des fonds ou des biens publics.
- c) Les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public.
- d) Le fait de causer — par action ou omission — un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l’environnement, à l’exception du risque inhérent à l’exercice des attributions d’un fonctionnaire.
- e) La contravention grave d’un code de conduite établi en vertu des articles 5 ou 6 de la LPFDAR.
- f) Le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l’un des actes répréhensibles visés aux alinéas a) à e).
Les renseignements ont été créés dans le but de faire la divulgation ou au cours d’une enquête sur une divulgation.

Comme mentionné ci-dessus, l’exception doit être demandée par toutes les institutions fédérales si les conditions décrites dans la disposition sont remplies. Bien que les Forces armées canadiennes, le Service canadien du renseignement de sécurité et le Centre de la sécurité des télécommunications ne soient pas assujettis à la LPFDAR, ils doivent invoquer l’article 22.3 pour exempter les renseignements personnels obtenus auprès d’autres institutions fédérales et qui ont été créés dans le but de faire une divulgation en vertu de la LPFDAR ou dans le cadre d’une enquête sur une divulgation en vertu de la LPFDAR.

Les renseignements visés à l’article 22.3 sont protégés en permanence et ne peuvent être communiqués en réponse à une demande d’accès à des renseignements personnels. Dans de telles circonstances, les institutions doivent exempter tous les renseignements personnels liés à une divulgation d’actes répréhensibles présumés ou à une enquête menée en vertu de la LPFDAR, même dans les cas où les renseignements ont déjà été communiqués au cours du processus d’enquête, rapporté publiquement par le directeur général de l’institution en vertu de l’alinéa 11(1)c) de la LPFDAR, publiés dans les Rapports du Commissaire à l’intégrité au Parlement, ou autrement communiqués.

Il convient de prendre note que les renseignements relatifs aux plaintes en matière de représailles déposées en vertu du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR ne sont pas couverts par cette exception et peuvent être communiqués par les institutions, à moins que d’autres exceptions s’appliquent.

Il n’y a aucun délai ou autre contrainte restreignant l’application de l’article 22.3.

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10.8.2 Relation avec l’alinéa g) de la définition de « renseignements personnels »

Conformément à l’alinéa g) de la définition de « renseignements personnels » figurant à l’article 3 de la LPRP, les « points de vue ou opinions d’un autre individu au sujet de l’individu » qui fait la demande, y compris les allégations faites au sujet de l’individu, sont considérés comme des renseignements personnels sur cet individu. Dans la plupart des cas, ces renseignements seront communiqués à l’individu concerné sur demande, sous réserve des dispositions d’exception et d’exclusion de la LPRP.

Néanmoins, lorsque de tels points de vue ou opinions font partie d’une divulgation d’actes répréhensibles allégués ou d’une enquête sur une divulgation d’actes répréhensibles allégués en vertu de l’article 33 de la LPFDAR, tous les renseignements relatifs aux allégations, à la divulgation de l’acte répréhensible allégué et à l’enquête connexe doivent être exemptés en réponse à une demande de l’individu en vertu de la LPRP.

Comme mentionné dans la section précédente, cette protection ne s’applique pas aux renseignements relatifs aux plaintes en matière de représailles déposées en vertu du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR.

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10.9 Article 22.4 : Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement

10.9.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements obtenus par le Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement

L’article 22.4 de la LPRP est une exception obligatoire de critère objectif qui vise à protéger les renseignements personnels obtenus ou créés par le Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement (le Secrétariat), ou en leur nom, dans le cadre de l’aide qu’ils apportent au Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement (le Comité) dans l’accomplissement de son mandat.

Cet article stipule que le Secrétariat doit refuser de communiquer les renseignements personnels qui ont été obtenus auprès des institutions examinées. La disposition protège également les renseignements personnels créés par ou au nom du Secrétariat ou du Comité dans le cadre des examens pour empêcher toute ingérence dans les devoirs, pouvoirs et fonctions prévus par la loi du Comité.

Il n’y a pas de limite de temps concernant l’application de l’article 22.4, et l’exception s’applique même après la fin de l’enquête. Même les renseignements créés après la conclusion d’un examen sont couverts par cette exception.

Seuls le Secrétariat ou le Comité peuvent prétendre à cette exception. Les autres institutions fédérales ne peuvent pas invoquer l’article 22.4. Toutefois, une autre exception peut s’appliquer aux renseignements personnels demandés.

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10.10 Article 23 : Enquêtes de sécurité

10.10.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements obtenus pour les autorisations de sécurité

L’article 23 de la LPRP est une exception discrétionnaire qui contient un critère objectif et l’examen de la question de savoir si la communication pourrait révéler la source des renseignements.

Cet article prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel recueilli ou préparé par un organisme d’enquête spécifié à l’annexe IV du Règlement afin de déterminer s’il convient d’accorder des autorisations de sécurité, si nous pouvons raisonnablement nous attendre à ce que la communication des renseignements révèle l’identité de l’informateur à l’origine des renseignements à l’organisme. « Recueilli ou préparé » signifie que les renseignements personnels doivent avoir été acquis en vue d’être utilisés par l’organisme d’enquête. « L’informateur à l’origine des renseignements » signifie que l’individu a « donné » l’information à l’organisme. En ce qui a trait aux alinéas a) et b) de l’article 23, ils s’appliquent aux autorisations de sécurité qui sont :

Exigées par le gouvernement du Canada ou une institution fédérale pour :
- les individus employés par le gouvernement ou une institution.
- les individus effectuant des services pour le gouvernement ou une institution,
- les individus employés ou fournissant des services à un individu ou à un organisme fournissant des services au gouvernement ou à une institution,
- les individus cherchant à être employés ou cherchant à fournir des services au gouvernement ou à une institution;
Exigées par le gouvernement d’une province ou d’un État étranger ou une institution de celui-ci.

Le Règlement sur la protection des renseignements personnels contient une liste des organismes d’enquête auxquels l’article 23 de la LPRP s’applique. L’inclusion de ces organismes spécifiques vise à protéger les sources d’information dans le cadre du processus de cote de sécurité du gouvernement du Canada, en particulier lorsque les renseignements fournis concernent des activités subversives ou hostiles ou le crime organisé.

Les alinéas a) et b) de l’article 23 de la LPRP représentent les éléments du critère objectif de cette exception discrétionnaire. Si les renseignements personnels demandés appartiennent à l’un de ces critères, le critère objectif est satisfait.

La question de savoir si la communication pourrait révéler la source de l’information s’applique à la fois à l’identité de l’individu qui a fourni les renseignements à l’organisme d’enquête et aux méthodes ou autres sources d’information de l’organisme d’enquête. Le seuil applicable est qu’il doit y avoir une attente raisonnable de pouvoir identifier la source.

Après une analyse approfondie de ces considérations, une institution devrait alors exercer son pouvoir discrétionnaire en communiquant les renseignements en question. Cette deuxième étape de l’analyse devrait impliquer de peser les intérêts publics et privés pertinents qui seraient touchés par les renseignements communiqués.

Cette exception a été examinée dans Dolan c. Canada (1993), 64 FTR 284^{Voir la note en bas de page 3}, où la Cour fédérale a conclu que la protection accordée par l’article 23 s’applique aux renseignements personnels recueillis sur un individu qui cherchait un emploi dans une institution fédérale, même si cet individu n’avait pas encore reçu d’offre d’emploi conditionnelle avant la collecte.

Les institutions peuvent déterminer si l’alinéa 22(1)b) (Application de la loi et enquêtes) de la LPRP (section 10.5.3) peut également s’appliquer à des renseignements qui pourraient ne pas correspondre dans la catégorie d’une autorisation de sécurité, mais sont collectés accidentellement au cours de ce processus d’enquête. L’article 26 (Renseignements concernant un autre individu) de la LPRP (section 10.13) peut également être appliqué lorsque des renseignements sur d’autres individus sont entrelacés dans la demande.

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10.10.2 Consultation

Bien qu’il ne soit plus obligatoire de consulter l’institution fédérale la plus concernée, avant de décider de communiquer ou d’exempter des renseignements en vertu de l’article 23, les institutions pourraient envisager de consulter si elles ont besoin de renseignements supplémentaires pour démontrer qu’elles s’attendent raisonnablement à un préjudice probable si elles communiquent ces renseignements. Par exemple, l’institution peut avoir besoin de plus de renseignements de la part de l’organisme d’enquête sur la manière dont les renseignements trouvés dans la demande permettraient l’identification de la source et si cette identification serait susceptible de causer un préjudice à la source.

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10.11 Article 24 : Individus condamnés pour une infraction

10.11.1 Exception des renseignements personnels relatifs aux individus condamnés pour une infraction

L’article 24 de la LPRP prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel recueilli ou obtenu par le Service correctionnel du Canada ou la Commission des libérations conditionnelles du Canada alors que l’individu était sous le coup d’une peine pour une infraction à une loi fédérale si nous pouvions raisonnablement nous attendre à ce que la communication :

(a) entraîne une perturbation grave du programme de libération conditionnelle ou de libération d’office de l’individu;
(b) révèle des renseignements sur l’individu initialement obtenus sur une promesse de confidentialité, expresse ou implicite.

À l’instar de l’article 23 de la LPRP, les alinéas 24a) et 24b) constituent des exceptions discrétionnaires basées sur un critère objectif et sur un examen supplémentaire visant à déterminer si la communication pourrait perturber leur programme de libération ou révéler la source de renseignements obtenus de manière confidentielle.

La première étape de l’analyse implique un critère objectif. Dans le cadre de ce critère objectif, les institutions doivent déterminer si les renseignements personnels demandés ont été recueillis ou obtenus par le Service correctionnel du Canada ou la Commission des libérations conditionnelles du Canada alors que l’individu qui a fait la demande était sous le coup d’une peine pour une infraction à une loi fédérale. Ce facteur doit être présent pour que l’exception s’applique.

Si le critère objectif est satisfait, les institutions peuvent alors envisager la deuxième étape de l’analyse. Les institutions doivent examiner si la communication entraînerait une perturbation grave du programme de libération conditionnelle ou de libération d’office de l’individu, ou révéler des renseignements sur l’individu obtenus initialement sur une promesse de confidentialité expresse ou implicite. Un exemple pourrait être si un individu a fait une demande de renseignements personnels concernant des dossiers auprès de la Commission des libérations conditionnelles du Canada avant une audience. Certains renseignements contenus dans leur dossier pourraient être interprétés comme suggérant que la libération conditionnelle ne serait pas accordée et pourraient causer de la détresse à l’individu alors qu’il est encore incarcéré ou donner des renseignements sur qui aurait pu témoigner contre lui.

L’alinéa 24a) peut toujours s’appliquer après la libération de l’individu d’une prison fédérale si l’individu qui fait la demande est toujours incarcéré ou reste sous liberté conditionnelle ou sous surveillance obligatoire. Entre-temps, l’examen de la question de savoir si la communication pourrait révéler des renseignements obtenus sur la base d’une promesse de confidentialité énoncée à l’alinéa 24b) peut continuer d’exister après que l’individu qui en fait la demande ait purgé l’intégralité de sa peine.

La Cour fédérale du Canada a examiné l’exception prévue à l’article 24 dans l’affaire Longaphy c. Canada (Solliciteur général), [1992] C.F.J. No 302, [1992] A.C.F. No 302, 53 F.T.R. 147, 6 Admin. L.R. (2d) 54^{Voir la note en bas de page 4}. Dans cette décision, la Coura convenu qu’une promesse implicite de confidentialité pouvait être suffisante pour invoquer l’alinéa 24b) parce qu’un détenu soupçonné d’avoir fourni des renseignements sur un autre détenu au personnel du pénitencier peut être soumis à de graves représailles, voire à la mort, de la part d’autres détenus.

Les institutions doivent toujours exercer leur pouvoir discrétionnaire quant à la communication ou non des renseignements en question. Compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels visés par l’article 24, il est recommandé aux institutions fédérales de consulter le Service correctionnel du Canada ou la Commission des libérations conditionnelles du Canada si la communication de renseignements est envisagée.

Les institutions peuvent se demander si le sous-alinéa 22(1)b)(ii) (Application de la loi et enquêtes) (section 10.5.3) et l’article 26 (Renseignements concernant un autre individu) de la LPRP (section 10.13) peuvent également être appliqués lorsque l’exception ci-dessus est utilisée pour protéger le nom d’un autre individu autre que le demandeur. Alternativement, le sous-alinéa 22(1)b)(iii) (section 10.5.3) et l’alinéa 22(1)c) (section 10.5.4) peuvent être pris en considération pour les renseignements relatifs aux enquêtes ou à la sécurité des établissements pénitentiaires.

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10.12 Article 25 : Sécurité des individus

10.12.1 Exception des renseignements personnels liés à la sécurité des individus

L’article 25 de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif. Une institution fédérale peut refuser l’accès aux renseignements personnels demandés si nous pouvons raisonnablement nous attendre à ce que leur communication nuise à la sécurité d’un ou de plusieurs individus.

L’expression « nuire à la sécurité des individus » figurant à l’article 25 n’est pas définie dans la LPRP et n’a pas encore fait l’objet d’une interprétation judiciaire. Par conséquent, les termes reçoivent leur signification ordinaire dans le dictionnaire :

« Nuire », dans le contexte de l’article 25, signifie exposer à un risque ou à un préjudice; être une menace ou une source de danger.
« Sécurité » signifie l’absence de danger ou de risque; exception de blessure ou de perte.
« Individu » désigne un être humain.

Les types d’intérêts individuels en matière de sécurité qui pourraient être menacés sont relativement vastes et couvrent la vie, l’intégrité physique et la santé psychologique d’un individu.

Les dommages psychologiques ne se limitent pas à causer de la détresse. Cela implique que la communication pourrait conduire ou exacerber une maladie mentale ou un trouble psychologique existant ou pousser un individu à devenir suicidaire. Par exemple, la communication de photographies policières d’une scène de meurtre horrible peut menacer la santé mentale du conjoint du défunt, qui souffre déjà de dépression, même si le meurtre a eu lieu il y a plus de 20 ans.

Selon la nature des renseignements demandés, le fait que la personne qui fait la demande souffre d’une maladie mentale, comme un trouble de stress post-traumatique ou une dépression, peut avoir une incidence sur l’évaluation du risque pour la sécurité de cet individu. Si la personne demande l’accès à son dossier médical, l’article 28 (section 10.16) peut être applicable.

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10.12.2 Application

Cette exception s’applique à tous les cas où il y a eu, ou il semble y avoir, des menaces pour la sécurité d’un individu. Selon le contexte, les exemples peuvent inclure les éléments suivants :

noms et autres renseignements identifiant les employés ou agents du gouvernement associés à des questions dangereuses ou très controversées, comme le crime organisé, le blanchiment d’argent, le contrôle des armes à feu, les obligations alimentaires pour les enfants, les saisies-arrêts, l’avortement et les tests sur les animaux ou les travaux de laboratoire;
renseignements fournis par ou sur des informateurs dans les domaines criminels, quasi criminels et de sécurité;
renseignements sur les personnes qui ont fourni des renseignements sur les prisonniers;
renseignements sur les personnes qui pourraient avoir été témoins d’un événement ou d’un incident faisant l’objet d’une enquête plus approfondie;
identité des individus susceptibles d’être déployés dans un endroit où nous savons déjà que leur sécurité est menacée et la communication de l’information exacerberait ce risque;
identité d’un individu qui a fourni des renseignements au gouvernement du Canada sur les activités d’un pays doté d’un régime répressif;
témoignage de collègues concernant un individu qui les a harcelés et menacés de mal;
renseignements concernant le licenciement de la personne qui fait la demande, comme le témoignage d’anciens collègues de travail, lorsque le demandeur a menacé ou agressé d’anciens collègues de travail dans le passé.

Le type de renseignements protégés en vertu de cette exception couvre non seulement le nom de l’individu, mais également tout identifiant ou autre type de renseignement susceptible, par sa communication, soit par elle-même, soit par un « effet de mosaïque », nuire la sécurité des individus. Il peut s’agir de renseignements qui révèlent directement ou indirectement l’identité, l’adresse du domicile ou tout autre identifiant d’un tel individu. Il peut également s’agir de renseignements qui contribueraient à mettre un individu en danger ou à des dangers. Il convient de prendre en compte les renseignements concernant les employés d’une institution fédérale, car cette exception pourrait couvrir des renseignements qui ne sont normalement pas des renseignements protégés, comme le nom de l’employeur de l’individu, son lieu de travail, son adresse d’emploi ou son titre de poste ou son travail et son calendrier de déplacements, et pourraient autrement être habituellement communiqués dans les demandes d’AIPRP. Une attention particulière doit être accordée aux groupes impliqués dans des travaux controversés ou dangereux, ou dans des environnements où le risque pour la sécurité est déjà accru. L’exception peut également s’appliquer aux renseignements accessibles au public qui peuvent être comparés à d’autres données pour révéler des renseignements susceptibles, comme cela est décrit ci-dessus, de menacer la sécurité d’un individu, comme l’heure et le lieu des réunions.

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10.12.3 Le critère subjectif applicable

Le critère subjectif à respecter à l’article 25 est celui du « risque vraisemblable de préjudice probable ». L’attente d’un préjudice doit être plus que spéculative, et les institutions doivent démontrer qu’il existe des motifs raisonnables de croire que la communication de l’information mettra en danger la sécurité d’un individu.

Le critère subjectif pourrait se contenter d’au moins certains éléments de preuve démontrant que la probabilité est considérablement plus grande que de simples spéculations, mais quelque peu inférieure à « plus probable qu’improbable » et que la sécurité des individus est ou sera menacée par la communication. Cela peut être basé sur des incidents au cours desquels un comportement agressif était dirigé contre une ou plusieurs personnes spécifiques, sur la nature de l’emploi d’un individu ou sur des détails de menaces réelles.

Les institutions peuvent se demander si l’article 26 (Renseignements concernant un autre individu) de la LPRP (section 10.13) peut également s’appliquer lorsque des renseignements sur d’autres individus sont liés dans la demande, ou si l’accès à des renseignements peut être refusé en vertu du paragraphe 12(1) (Droit d’accès) si les renseignements n’appartiennent pas au demandeur.

L’alinéa 22(1)b) (Application de la loi et enquêtes) de la LPRP (section 10.5.3) peut également être pris en considération si les renseignements demandés révèlent l’identité d’une source confidentielle de renseignements et que la communication de ces renseignements est susceptible de menacer la sécurité d’une ou de plusieurs individus et de nuire à la conduite d’une enquête légitime.

L’alinéa 24(1)b) (Individus condamnés pour une infraction) de la LPRP (section 10.11) peut également être pris en considération si les renseignements demandés peuvent révéler des renseignements sur un autre individu obtenu à l’origine sur promesse de confidentialité, expresse ou implicite.

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10.12.4 Consultation

Avant de communiquer des renseignements fournis par une autre institution qui pourraient nuire à la sécurité des individus, les institutions fédérales devraient consulter l’institution qui les a fournis afin de veiller à ce que la communication ne puisse pas nuire à la sécurité des individus en cause.

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10.13 Article 26 : Renseignements concernant un autre individu

10.13.1 Exception des renseignements personnels liés aux renseignements concernant un autre individu

L’article 26 de la LPRP prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel concernant un autre individu que le demandeur. Elle prévoit également qu’une institution fédérale doit refuser de communiquer de tels renseignements lorsque la communication est interdite en vertu de l’article 8 de la LPRP.

L’article 26 consacre le principe de la LPRP selon lequel un individu a le droit d’accéder uniquement aux renseignements la concernant. Cependant, il existe de nombreux scénarios dans lesquels les renseignements personnels d’un individu sont indissociables de ceux d’un autre individu (par exemple, des renseignements sur les conjoints ou partenaires dans un dossier d’immigration, des conflits relatifs à la garde, des problèmes de relations de travail, des points de vue et des opinions d’une autre personne). Lorsque cela se produit, l’accès aux renseignements personnels doit être refusé lorsque la communication n’est pas autorisée en vertu de l’article 8 de la LPRP parce que les renseignements sur un autre individu sont également des renseignements personnels.

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10.13.2 Application

L’application de l’article 26 de la LPRP nécessite trois étapes :

1. Établir que les renseignements répondent à la définition des renseignements personnels figurant à l’article 3 de la LPRP et qui concernent à la fois le demandeur et l’autre individu. Le chapitre 3 du présent manuel [en attente] fournit des renseignements détaillés sur la définition des renseignements personnels.

L’application de l’article 26 est relativement simple pour bon nombre des alinéas de l’article 3. Une analyse plus approfondie sera probablement nécessaire pour les catégories de renseignements personnels définies dans les alinéas suivants :

e) ses opinions ou ses idées personnelles, à l’exclusion de celles qui portent sur un autre individu ou sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à octroyer à un autre individu par une institution fédérale, ou subdivision de celle-ci visée par règlement;
f) toute correspondance de nature, implicitement ou explicitement, privée ou confidentielle envoyée par lui à une institution fédérale, ainsi que les réponses de l’institution dans la mesure où elles révèlent le contenu de la correspondance de l’expéditeur;
g) les idées ou opinions d’autrui sur lui;
i) son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d’autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la seule communication du nom révélerait des renseignements à son sujet.

Dans Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration), 2002 CAF 270, connu sous le nom de l’Affaire Pirie, il a été déterminé que les renseignements en question étaient à la fois des renseignements personnels de M. Pirie et des personnes interrogées. Après avoir mis en balance les intérêts privés des personnes interrogées, les intérêts privés de M. Pirie et l’intérêt public à la communication et à la non-communication, la Cour a déterminé que l’intérêt de M. Pirie dans l’information devait prévaloir. Par conséquent, les noms des personnes interrogées ainsi que les points de vue et opinions qu’elles ont exprimés à son sujet ont été communiqués.

2. Veiller à ce que les alinéas 3j), j.1), k), l) et m) de la définition de renseignements personnels ne s’appliquent pas et permettent ainsi la communication des renseignements personnels sur le demandeur et l’autre individu impliqué.

Les exclusions doivent être interprétées de manière restrictive. Par exemple, le nom et le titre d’un fonctionnaire seraient habituellement exclus, mais si leur nom et leur titre sont inclus dans une liste de candidats retenus dans le cadre d’un processus de dotation en cours, les renseignements répondraient désormais à la définition énoncée à l’alinéa 3i) et serait retenu en vertu de l’article 26. Dans Terry c. Canada (Ministre de la Défense nationale), [1994] T-845-94^{Voir la note en bas de page 5}, la Cour s’est appuyée sur la règle d’interprétation « expressio unius est exclusio alterius » (« la mention de l’un est l’exclusion de l’autre »), qui énonce que pour tomber sous le coup de cette exception, les renseignements demandés doivent relever clairement de l’exception 3j).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’interaction entre les alinéas 3i) et 3j), veuillez consulter Dagg c. Canada (Ministre des Finances), [1997] 2 R.C.S. 403.

Veuillez également consulter l’Avis de mise en œuvre en matière de protection des renseignements personnels 2020-02 : Définition de renseignements personnels – Personnel ministériel pour vous aider à appliquer l’article 3j.1).

3. Faites preuve de discrétion quant à savoir si les renseignements peuvent néanmoins être communiqués parce que :

les individus impliqués ont donné leur consentement respectif à la communication de leurs renseignements personnels;
les renseignements personnels sur le demandeur et l’autre individu impliqué sont accessibles au public; ou
les renseignements personnels concernant le demandeur et l’autre individu peuvent être communiqués conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP.

L’exercice du pouvoir discrétionnaire est discuté ci-dessous à la section 10.13.3.

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10.13.3 Pouvoir discrétionnaire de communiquer

Les institutions peuvent choisir d’exercer leur pouvoir discrétionnaire pour éviter des situations absurdes dans lesquelles une institution exempterait des renseignements déjà connus d’un demandeur.

Un exemple de cela pourrait être lorsque des renseignements factuels non sensibles sur un autre individu qui ont été fournis par le demandeur ou qui sont connus de lui (par exemple, les adresses des membres de la famille qui apparaissent sur un formulaire d’habilitation de sécurité) et dont la communication ne révélerait pas des renseignements personnels additionnels sur l’autre individu. Les institutions doivent également être conscientes de leur obligation de garantir l’exactitude et l’actualité des renseignements personnels en vertu du paragraphe 6(2) de la LPRP. Toutes ces communications doivent toutefois être faites avec prudence. Les décisions en faveur de la communication devraient être documentées dans le dossier de traitement et suivraient normalement des procédures internes lorsque l’institution détermine qu’il s’agit d’une approche acceptable lors du traitement des demandes de renseignements personnels. Lorsqu’il existe une possibilité d’une intrusion à la vie privée, les institutions doivent exempter les renseignements.

La communication de renseignements personnels sur un individu autre que le demandeur est autorisée si :

a) l’autre individu donne son consentement à la communication (paragraphe 8[1]); ou
b) les renseignements sont accessibles au public (paragraphe 69[2]);
c) la communication est autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP et, conformément à l’article 26 de la LPRP, le responsable a examiné l’applicabilité des sous-alinéas 8(2)m)(i) et 8(2)m)(ii).

a) Communication en vertu du paragraphe 8(1) : consentement

Une institution peut communiquer les renseignements personnels d’un autre individu au demandeur lorsque cet autre individu a consenti à la communication. Le consentement doit être fourni par écrit et documenté dans le dossier de traitement de l’AIPRP. Les institutions devraient veiller à ce que l’individu qui donne son consentement connaisse les renseignements personnels concernés et sache à qui ces renseignements seront fournis. En d’autres termes, l’individu doit savoir exactement quels renseignements personnels la concernant seront communiqués et à qui en vertu de son consentement. Tout consentement obtenu s’appliquerait uniquement aux dossiers en cours de traitement pour un dossier particulier et non aux demandes futures. Le Consentement pour un formulaire de demande de renseignements personnels a été développé pour permettre à un individu de donner de manière proactive son consentement à la communication de ses renseignements à un demandeur. Cependant, il pourrait être utilisé pour documenter le consentement à tout moment du traitement d’une demande.

Dans Layoun c. Canada (Procureur général), 2014 CF 1041, la Cour fédérale a examiné le paragraphe 19(2) de la LPRP, qui est une autre disposition discrétionnaire de la LPRP fondée sur le consentement. Elle a déclaré que la recherche du consentement est soumise à des considérations pratiques et a recommandé que les institutions fédérales puissent élaborer des procédures internes à suivre pour déterminer si et quand le consentement devrait être demandé. La Cour a souligné que les procédures doivent respecter la nature de la LPRP. La seule obligation est de faire des « efforts raisonnables » pour obtenir ce consentement. Il faut tenir compte du fait qu’une demande de renseignements personnels constitue en soi un renseignement personnel. Il peut y avoir des circonstances dans lesquelles la recherche du consentement révélerait des renseignements sur la demande de renseignements personnels elle-même et sur l’institution. Il peut également y avoir des circonstances dans lesquelles, en conjonction avec d’autres exceptions applicables, la recherche du consentement peut nuire à l’intérêt public ou privé particulier pour lequel l’exception vise à protéger.

Lors de l’élaboration de procédures internes, les scénarios suivants peuvent faire partie des considérations pour ou contre la demande de consentement :

si les renseignements recueillis étaient de nature courante ou sont requis par la loi pour accéder à un avantage ou à un service;
si la demande concerne un sujet de nature sensible qui serait habituellement gardé privé ou confidentiel;
s’il y avait une promesse de confidentialité lorsque les renseignements ont été fournis par l’une ou tous les individus impliqués;
si les renseignements ont été collectés dans le cadre d’une enquête, ou s’il y a des conséquences administratives ou juridiques dans le cadre des éléments demandés.

b) Communication en vertu du paragraphe 69(2) : accessible au public

Le paragraphe 69(2) prévoit que les articles 7 et 8 de la LPRP, qui établissent les paramètres d’utilisation et de communication des renseignements personnels, ne s’appliquent pas aux renseignements personnels qui sont accessibles au public. Bien que les articles 7 et 8 ne s’appliquent pas lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public, toutes les autres dispositions, comme les articles 4, 5 (Collectes) et 12 (Droit d’accès), continuent de s’appliquer. Dans le cadre de cet exercice discrétionnaire, les institutions doivent déterminer si ce sont les renseignements demandés ou les renseignements trouvés dans la demande qui sont accessibles au public.

Il convient d’examiner plus en détail à la fois la manière dont les renseignements ont été communiqués au public et l’étendue des renseignements communiqués. La section 11.1 du présent manuel fournit des renseignements sur la signification de l’expression « accessible au public ».

c) Communication en vertu du paragraphe 8(2)

Le paragraphe 8(2) de la LPRP énumère plusieurs circonstances dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués sans consentement.

Étant donné que les renseignements communiqués en vertu de l’alinéa 8(2)m) et l’avis de communication prévu au paragraphe 8(5) doivent être déclarés dans les rapports annuels de toutes les institutions, des renseignements additionnels sur ces dispositions sont inclus ci-dessous. Remarquez que les communications en vertu de l’alinéa 8(2)e) doivent également être déclarées dans le rapport annuel, mais sont moins susceptibles d’être utilisées dans le traitement des demandes de renseignements personnels.

Alinéa 8(2)m)

Ce paragraphe prévoit que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution, des raisons d’intérêt public emporte clairement sur toute intrusion à la vie privée qui pourrait résulter de la communication, ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

Cette disposition est conçue pour traiter la communication de renseignements personnels dans des situations qui ne peuvent pas être facilement prévues ou qui sont si spécialisées qu’elles ne peuvent pas être couvertes de manière appropriée en termes spécifiques ailleurs dans le paragraphe 8(2). Cette disposition n’implique aucun droit d’accès aux renseignements personnels; au contraire, elle autorise la communication uniquement à la discrétion du responsable de l’institution lorsque les conditions appropriées sont remplies. De plus, la disposition ne constitue qu’un complément et non un remplacement des alinéas a) à l) du paragraphe 8(2). Dans tous les cas, cet alinéa doit être utilisé avec beaucoup de retenue. Les renseignements ne devraient être communiqués en vertu de cette disposition que lorsqu’il est évident qu’il existe un intérêt public évident à la communication qui l’emporte sur l’intrusion à la vie privée ou qui bénéficierait clairement à l’individu, mais aucune autre catégorie de communication en vertu du paragraphe 8(2) n’est applicable.

Le paragraphe 8(5) exige que le Commissaire à la protection de la vie privée soit informé des communications effectuées en vertu de cette disposition. Le Commissaire à la protection de la vie privée peut, sous réserve de l’obligation de ne pas communiquer les renseignements pour lesquels une exception a été demandée, décider d’aviser l’individu concerné ou de débuter une plainte en vertu des paragraphes 29(1) et 29(3) ou une enquête en vertu de l’article 37 de la LPRP.

Sous-alinéa 8(2)m)(i)

La décision de communiquer ou non des renseignements en vertu de ce sous-alinéa doit équilibrer l’intérêt public de la communication et la menace pour la vie privée d’un individu. Cet équilibre devrait être fondé sur un critère d’intrusion à la vie privée qui met en balance les attentes de l’individu, la nature des renseignements personnels particuliers concernés et les conséquences possibles de la communication pour l’individu par rapport à l’intérêt public de la communication. Ce dernier élément peut être évalué en termes de bénéfice pour le seul demandeur ou pour le public dans son ensemble. Il n’existe pas de guide simple permettant de déterminer si une communication spécifique est ou non dans l’intérêt public. Les critères doivent couvrir les cas uniques et ponctuels, ainsi que les communications similaires et récurrentes touchant un certain nombre d’individus. Au-delà du régime de demande, il existe des situations d’urgence évidentes dans lesquelles les circonstances sont urgentes et sans ambiguïté, l’intérêt public à la communication est clair et la menace à la vie privée est très légère. Il y a aussi des situations où, en raison du type de renseignement en cause ou du temps qui passe, il y a peu, voire pas du tout, de menace à la vie privée d’un individu. Toutefois, dans la plupart des situations, l’intérêt public à la communication n’est pas immédiatement apparent. Le critère de l’intrusion à la vie privée est alors plus crucial pour décider exactement quels types de renseignements peuvent être communiqués.

Il y a trois facteurs interreliés qui devraient être pris en compte dans l’évaluation d’une intrusion à la vie privée :

Les voici :

Attentes de l’individu : Les conditions qui ont régi la collecte des renseignements personnels et les attentes de l’individu à qui ils se rapportent sont des critères importants dans toute l’évaluation. Les renseignements ont-ils été compilés ou obtenus sous des garanties qui excluent tout ou partie des types de communication? Ou, d’un autre côté, pouvons-nous considérer que les renseignements ont été non sollicités ou donnés librement ou volontairement avec peu d’espoir qu’ils soient maintenus en toute confidentialité? L’individu a-t-il lui-même rendu une version des renseignements généralement accessible au public et a-t-il diminué son caractère privé dans ces circonstances? Alternativement, l’individu reconnaîtrait-il que certains de ses renseignements sont déjà connus de la ou des personnes à qui ils seraient communiqués?
Sensibilité des renseignements : Il convient de déterminer quel type de renseignements est impliqué dans la demande de communication d’intérêt public. S’agit-il évidemment de renseignements personnels de nature délicate ou de renseignements d’apparence assez inoffensive? Par exemple, communiquer un nom peut sembler inoffensif, mais peut s’avérer très sensible du point de vue contextuel. Les renseignements sont-ils très à jour et, pour cette raison, sont-ils plus délicats, ou est-ce que le temps qui s’écoule a peut-être réduit cette sensibilité, de sorte que la communication dans des circonstances particulières n’entraînerait pas de préjudice mesurable à la vie privée de l’individu? D’un autre côté, la communication des renseignements, même après un certain temps, pourrait-elle continuer à causer un préjudice à l’individu?
Probabilité de préjudice : Si les renseignements sont considérés comme sensibles, pouvons-nous supposer que la communication particulière comporte la probabilité de causer un préjudice mesurable? Un préjudice doit être interprété comme tout préjudice ou tout embarras qui aura des effets négatifs directs sur la carrière, la réputation, la situation financière, la sécurité, la santé ou le bien-être d’un individu. De plus, le responsable d’une institution doit déterminer si la communication de renseignements personnels rendra ces renseignements accessibles à un processus décisionnel par une institution fédérale au-delà de celui pour lequel ils sont communiqués.

Les institutions peuvent également avoir d’autres facteurs propres à leur propre situation qui devraient être ajoutés au critère d’intrusion à la vie privée. Pour cette raison, les institutions sont encouragées à élaborer des lignes directrices sur l’application de l’évaluation d’intrusion à la vie privée au sein de leur institution.

Il est important de se rappeler que la curiosité du public n’est pas synonyme d’intérêt public. L’intérêt public à mettre en balance avec une éventuelle intrusion à la vie privée peut être évalué selon qu’il est spécifique, actuel et probable (semblable au critère subjectif décrit au Chapitre 9). Lorsqu’il y a une possible intrusion à la vie privée mise en balance avec l'intérêt public, il peut être envisagé de prendre en compte qui recevrait l'information et si des contrôles peuvent être mis en place sur son utilisation ultérieure ou sa diffusion.

Voici des exemples de situations dans lesquelles l’intérêt public pourrait l’emporter sur l’intrusion potentielle à la vie privée lors de la communication, comme indiqué au sous-alinéa 8(2)m)(i) :

(i) urgences sanitaires ou médicales, accidents, catastrophes naturelles ou actes hostiles ou terroristes où la vie et le bien-être d’un ou de plusieurs individus dépendent de leur communication;
(ii) communication de renseignements pour exécuter une ordonnance du tribunal (par exemple, exécution d’une ordonnance de garde); et
(iii) communication de renseignements visant à étayer ou à corriger une déclaration faite publiquement par l’individu concerné. Dans ces circonstances, l’individu aurait d’abord rendu publics les renseignements justifiés ou corrigés.

Application aux individus décédés

Le sous-alinéa 8(2)m)(i) peut être pris en compte dans le cadre d’une demande de communication de renseignements concernant un individu décédé depuis moins de vingt ans. Les problèmes de confidentialité diminuent souvent avec le temps et ces renseignements peuvent être communiqués. Le responsable de l’institution devrait mettre en balance le caractère sensible des renseignements et l’intérêt public de leur communication afin de déterminer si une intrusion injustifiée à la vie privée se produirait si les renseignements étaient communiqués. Les facteurs importants à prendre en compte sont :

si la communication peut causer un préjudice financier à la famille immédiate du défunt;
si la communication peut mettre en danger le bien-être physique d’un membre de la famille du défunt;
si le responsable de l’institution a des raisons de croire qu’un membre de la famille immédiate ou un ex-conjoint ne souhaite pas que les renseignements soient communiqués;
si les renseignements contiennent des rapports de cas médicaux, psychologiques ou sociaux ou des données dont il est raisonnable de croire qu’ils pourraient s’avérer préjudiciables aux relations familiales;
si le défunt avait exprimé ou implicitement des souhaits concernant ces renseignements;
si la communication peut nuire à la réputation du défunt (qui ne peut pas se défendre).

Sous-alinéa 8(2)m)(ii)

Cette disposition donne au responsable d’une institution le pouvoir discrétionnaire de veiller à ce que la communication de renseignements personnels ne soit pas refusée lorsque l’individu pourrait clairement bénéficier de leur communication. L’institution peut considérer, dans le cadre d’un exercice discrétionnaire, l’équilibre entre l’intérêt public de la communication si elle profite à l’individu et la vie privée du tiers auquel les renseignements personnels se rapportent. Remarquez que le terme « avantage » peut aider l’individu, mais les renseignements communiqués peuvent être de nature pénible. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles des renseignements personnels peuvent être communiqués au motif de l’« individu concerné en tirerait un avantage » :

communication de renseignements pour aider à déterminer le propriétaire de biens perdus ou volés;
notification aux proches en cas d’accident ou de catastrophe; et
communication de renseignements sur un individu aux membres de la famille immédiate ou à un représentant autorisé de l’individu, comme un avocat, dans des circonstances humanitaires (par exemple, des renseignements indiquant si un individu a été arrêté ou non dans un autre pays).

Paragraphe 8(5) – Avis de communication dans le cas de l’alinéa 8(2)m)

Le paragraphe 8(5) de la LPRP prévoit que le responsable d’une institution fédérale doit aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de toute communication de renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) soit avant la communication, soit, si cela n’est pas possible, au moment de la communication. Cette disposition offre un niveau de surveillance supplémentaire puisque ces communications se font au cas par cas. Le Commissaire à la protection de la vie privée a le pouvoir discrétionnaire d’informer l’individu auquel les renseignements se rapportent de la communication s’il estime qu’un tel avis est approprié. Le Commissaire à la protection de la vie privée peut également exprimer une opinion sur la communication et faire des recommandations à l’institution.

L’avis d’un individu par le Commissaire à la protection de la vie privée est toutefois soumis aux exigences de l’article 65 de la LPRP. Cette disposition impose le Commissaire à la protection de la vie privée de ne pas communiquer de renseignements qui sont exemptés en vertu de la LAI ou de la LPRP ni de renseignements qui pourraient confirmer l’existence de renseignements personnels lorsque le responsable d’une institution fédérale, en refusant de communiquer les renseignements à l’individu en question, n’a pas indiqué s’ils existaient.

Le CPVP a développé un portail central permettant à toutes les institutions de fournir leurs avis de manière sécurisée et efficace. Le Portail de présentation en ligne des avis de communication de renseignements personnels dans l’intérêt public est accessible à toutes les institutions. En soumettant des avis à l’aide du portail, les institutions peuvent être assurées qu’elles fournissent tous les renseignements dont le CPVP a besoin pour évaluer la communication. Le CPVP peut effectuer un suivi auprès des institutions qui n’utilisent pas le portail lorsqu’elles ont besoin de plus de renseignements. Les institutions doivent s’attendre à fournir au CPVP les renseignements suivants :

les noms des individus impliqués;
une description des éléments de renseignements personnels qui ont été communiqués;
à qui (que ce soit un particulier ou une institution fédérale);
le but de la communication et une déclaration expliquant pourquoi l’intérêt public l’emporte sur les préoccupations en matière de protection de la vie privée dans ce cas, ou comment la communication profiterait clairement à l’individu; et
le nom et la signature de la personne autorisant la communication.

Délégation de pouvoirs en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Il est recommandé que le pouvoir de communiquer des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)m) soit conservé par le responsable de l’institution ou délégué uniquement aux plus hauts fonctionnaires de l’institution.

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10.14 Article 27 : Renseignements protégés – avocats et notaires

L’article 27 de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère objectif qui protège les renseignements soumis au secret professionnel de l’avocat ou à son concept équivalent de droit civil, le secret professionnel des avocats et notaires (section 10.14.1) et au privilège relatif au litige (section 10.14.2). Par souci de simplicité, nous utiliserons le terme « privilèges » pour décrire toutes ces notions. Cette disposition intègre la protection qui existe en common law et en droit civil québécois pour les renseignements auxquels s’attache le secret professionnel de l’avocat. Il garantit que les communications entre une institution fédérale et ses avocats, y compris les communications liées à des litiges, sont protégées dans la même mesure que dans le secteur privé.

10.14.1 Le secret professionnel de l’avocat

Le secret professionnel de l’avocat, également connu sous le nom de privilège relatif aux conseils juridiques, protège les communications entre un avocat et un client contre toute communication sans la permission du client. Le but de ce privilège est de protéger et de promouvoir la relation confidentielle entre un avocat et un client, en facilitant une communication complète et franche lors de la recherche et de la fourniture de conseils juridiques.

Exigences juridiques

Les tribunaux ont déterminé trois critères qui doivent être satisfaits pour qu’une communication soit couverte par le secret professionnel de l’avocat (parfois appelé privilège relatif aux conseils juridiques). La communication doit :

être entre un avocat et un client;
impliquer la recherche ou la fourniture de conseils juridiques; et
être destinée à rester confidentielle par les parties.

1. La communication doit se faire entre un avocat et un client.

Aux fins de l’article 27 de la LPRP, un avocat s’entend comme :

conseiller juridique du ministère de la Justice;
praticiens du droit du secteur privé nommés agents juridiques du ministre de la Justice et procureur général du Canada;
ceux qui font partie des unités de services juridiques des institutions fédérales et qui ne sont pas représentés par le ministère de la Justice; ou
avocats du secteur privé retenus par une institution fédérale (par exemple, un cabinet d’avocats retenu par une société appartenant à l’État pour donner un avis juridique).

Pour la plupart des institutions fédérales, le client est « la Couronne ». Toutefois, à des fins opérationnelles, le client s’entend de l’institution fédérale individuelle, comme définie à l’article 3 de la LPRP, qui reçoit les services juridiques et comprend également ses agents. Toutefois, l’exception doit tenir compte du fait que l’intérêt plus large du gouvernement dans ce privilège doit être pris en compte.

2. La communication doit impliquer la recherche ou la fourniture de conseils juridiques.

Le secret professionnel de l’avocat s’applique uniquement aux communications qui, par nature, sont liées à la recherche ou à la fourniture de conseils juridiques. Lorsqu’il communique, l’avocat doit agir en tant qu’avocat en exercice professionnellement qualifié et non à un autre titre. Le privilège ne protège pas les conseils ne relevant pas des responsabilités juridiques de l’avocat, comme les conseils politiques, administratifs, de gestion ou de politique générale, sauf lorsque ces derniers sont si inextricablement liés aux conseils juridiques que leur communication révélerait les conseils juridiques.

Il n’est pas nécessaire que les communications demandent ou proposent spécifiquement des conseils juridiques, à condition qu’ils puissent être placés dans le continuum de communication dans lequel l’avocat donne des conseils. Le concept de continuum de communications est décrit comme suit : « toutes les communications [...] qui sont échangées entre l’avocat et son client et qui se rapportent directement à la consultation de l’avocat ou aux conseils ou services juridiques que l’avocat donne » et ont été reconnues par la Cour fédérale du Canada dans la décision Congrès juif canadien c. Canada (Ministre de l’Emploi et de l’Immigration), (1re inst.), [1996] 1 C.F. 268. Il a été examiné plus en détail dans Canada (Commissariat à l’information) c. Canada (Premier ministre), 2019 CAF 95. Par exemple, les renseignements fournis par le client à son conseiller juridique dans le but de recevoir des conseils juridiques sont également protégés par ce privilège.

Dans Canada (Sécurité publique et Protection civile) c. Canada (Commissaire à l’information), 2013 CAF 104, la Cour d’appel fédérale a précisé que « [p]our déterminer où s’arrête le continuum des communications protégées, il s’agit de se demander si une communication donnée fait [traduction] “partie de cet échange nécessaire de renseignements dont l’objet est la prestation de conseils juridiques” … Si la réponse à cette question est affirmative, les renseignements appartiennent au continuum des communications protégées. »

3. La communication doit être destinée à rester confidentielle par les parties.

La Cour suprême du Canada a confirmé que les communications entre le client et l’avocat, y compris les renseignements qu’ils ont partagés, sont présumées être de nature confidentielle.^{Voir la note en bas de page 6} De plus, en règle générale, la confidentialité d’une communication sera perdue si elle a été communiquée, verbalement ou par écrit, à des individus ou à des organisations qui ne font pas partie du gouvernement fédéral. Pour les exceptions à cette règle, veuillez consulter vos services juridiques.

Si un seul des trois éléments fait défaut, le secret professionnel de l’avocat ne s’appliquera pas, par exemple :

la communication n’a pas lieu entre un avocat et son client;
la communication est préparée par un avocat, mais fournit uniquement des conseils politiques et non des conseils juridiques sur une question;
l’avocat donne des conseils sur des questions administratives et non sur des questions juridiques; ou
la communication n’a pas été traitée de manière confidentielle ni par le client ni par l’avocat.

Justification du secret professionnel de l’avocat

L’exception prévue à l’article 27 protège le secret professionnel de l’avocat en garantissant que des conseils juridiques peuvent être obtenus sans crainte de communication. Si un individu ne peut se confier à un avocat sachant que ce qui est dit ne sera pas révélé, il lui sera difficile, voire impossible, pour cet individu d’obtenir des conseils juridiques appropriés fondés sur une discussion franche dans le cadre de la relation avocat-client.

Durée

« Privilégié un jour, privilégié toujours » est le principe général, à moins que le privilège n’ait été renoncé. En d’autres termes, le secret professionnel de l’avocat est permanent : il n’est limité ni par le passage du temps, ni par la fin de l’affaire qui a nécessité l’avis juridique.

Exemples de secret professionnel de l’avocat

Le secret professionnel de l’avocat s’applique à tout document qui :

passe entre l’avocat et le client et contient les renseignements nécessaires pour donner ou demander des conseils juridiques;
énonce la loi et contient des renseignements sur ce que le client doit faire avec prudence et discernement dans un contexte juridique particulier;
ne fait pas spécifiquement référence aux conseils juridiques, mais relève de l’échange normal de communications entre un client et un avocat au cours duquel un conseil juridique est demandé;
à première vue, fait référence à des conseils juridiques; et
comprend la prestation de services liés à une question juridique concernant le client pour laquelle les compétences et les connaissances professionnelles d’un avocat sont requises, même si ces services ne peuvent pas être considérés comme la fourniture de conseils juridiques au sens ordinaire.

Limites de la portée du secret professionnel de l’avocat

Les communications qui sont criminelles en elles-mêmes, destinées à promouvoir des objectifs criminels et les preuves d’un abus de procédure de la part du demandeur ou d’une conduite répréhensible similaire ne sont pas privilégiées. Il existe d’autres exclusions au privilège, comme la défense pleine et entière. Toutefois, les institutions devraient s’en remettre à leurs services juridiques, car ceux-ci sont trop complexes pour être inclus dans le présent manuel.

Le privilège relatif au règlement (également connu sous le nom de privilège « sans préjudice ») ne fait pas partie du secret professionnel de l’avocat et, par conséquent, les documents protégés par le privilège relatif au règlement ne peuvent pas être protégés contre la communication en réponse à une demande d’accès en vertu de l’article 27. Les institutions devraient demander conseil à leurs services juridiques et déterminer si d’autres exceptions pertinentes peuvent s’appliquer ou si le droit d’accès doit être accordé.

Dossiers sur les indemnités de départ et le secret professionnel de l’avocat

Dans la décision Blank c. Canada (Ministre de l’Environnement), 2001 CAF 374, la Cour d’appel fédérale a statué que le secret professionnel de l’avocat ne s’applique pas aux « renseignements d’identification générale » qui apparaissent dans un avis juridique et devraient généralement être séparés et communiqués conformément à l’article 25 de la LAI. Cela est vrai à moins que les renseignements d’identification générale révèlent la nature de la communication juridique confidentielle ou fournissent des indices sur le contenu des renseignements privilégiés. Le tribunal a statué, en vertu de la LAI, que si un document n’est que partiellement exempté de la communication, ce qui reste et ainsi communiqué doit être compréhensible en soi. Dans le cas contraire, les renseignements non privilégiés ne doivent pas être communiqués.

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une disposition de la LPRP, le concept de prélèvement est désormais une exigence de l’article 4.2.25.5 de la Politique sur la protection de la vie privée.

Les « renseignements d’identification générale » peuvent inclure :

la description du document (par exemple, l’en-tête « mémorandum » et l’identification interne du dossier);
le nom, le titre et l’adresse de la personne à qui la communication était adressée;
la ligne d’objet;
les mots d’ouverture et de clôture généralement inoffensifs de la communication; et
le bloc-signature.

Des orientations supplémentaires sur le principe de prélèvement peuvent être trouvées au chapitre 9 du présent manuel.

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10.14.2 Privilège relatif au litige

Le privilège relatif au litige, également connu sous le nom de privilège bref de l’avocat, offre une zone de confidentialité en ce qui concerne les litiges en cours ou appréhendés. Il garantit que les parties peuvent préparer leurs dossiers respectifs pour le procès en privé, sans ingérence contradictoire et sans crainte d’une communication prématurée.^{Voir la note en bas de page 7}

Toutes les communications faites et les documents créés ou obtenus dans le but principal d’un litige sont protégés par le privilège relatif au litige. Contrairement au secret professionnel de l’avocat, le privilège relatif au litige s’étend aux communications de nature non confidentielle, ainsi qu’à celles entre l’avocat et des tiers, ou entre ou parmi des non-avocats (par exemple, témoins, experts, relations de travail, etc.).

Exigences juridiques

Il existe deux conditions légales pour que le privilège relatif au litige s’applique :

le document est créé ou obtenu dans le but principal d’un litige;
le litige était en cours ou était raisonnablement prévu au moment de la création du document.

1. Le document est créé ou obtenu dans le but principal d’un litige.

Les dossiers doivent être créés ou obtenus dans le but principal d’un litige raisonnablement anticipé. De plus, si un document a été créé, obtenu ou compilé dans le but principal d’un litige, le fait qu’il puisse également être utilisé à d’autres fins n’a pas d’incidence sur l’application du privilège relatif au litige.

2. Le litige était en cours ou avait été raisonnablement appréhendé au moment où la communication a été faite.

La communication doit être produite pendant que le litige est en cours, ou pendant qu’un litige est raisonnablement envisagé; le litige ne peut pas être une simple vague possibilité. Toutefois, le privilège relatif au litige n’exige pas l’introduction d’une action en justice pour s’appliquer. Plutôt, dans Hamalainen c. Sippola, 1991 CanLII 440, et confirmé dans Blank c. Canada (Ministre de la Justice), 2006 CSC 39, la Cour suprême du Canada a noté que [TRADUCTION] « nous pouvons dire qu’un litige est raisonnablement envisagé lorsqu’une personne raisonnable, ayant la même connaissance de la situation que l’une des parties ou les deux, estimerait peu probable que le différend soit réglé sans lui ».

Justification du privilège relatif au litige

Le privilège relatif au litige offre une zone de confidentialité au plaideur dans laquelle il peut préparer le dossier de son client sans craindre d’être divulgué avant de présenter son dossier au tribunal.

Durée

Contrairement au secret professionnel de l’avocat, le privilège relatif au litige est temporaire et dure jusqu’à ce qu’un litige ayant la même « source juridique » prenne fin, comme énoncé dans Blank c. Canada (Ministre de la Justice), 2006 CSC 39, [2006] 2 R.C.S. 319. En général, cela signifie que le privilège relatif au litige cesse avec la conclusion du litige dont il est né.

Dans la décision Blank c. Canada (Ministre de la Justice), 2006 CSC 39, [2006] 2 R.C.S. 319 (à l’alinéa 39), la Cour suprême du Canada a élargi la définition de litige pour permettre le maintien du privilège dans des procédures distinctes, lorsqu’elles sont « étroitement liées ». Il s’agit notamment de ceux-ci :

les procédures distinctes qui opposent les mêmes parties, ou des parties liées, et qui découlent de la même cause d’action ou source juridique, ou d’une cause d’action connexe; ou
les procédures qui soulèvent des questions communes avec l’action initiale et qui partagent son objet fondamental seraient également visées.

La Cour suprême du Canada a également réitéré que même si les communications ne sont plus protégées par le privilège relatif au litige, elles pourraient également relever du secret professionnel de l’avocat, auquel cas elles « demeurer[ont] manifestement protégé[es] à jamais ».

En effet, la Cour suprême reconnaît que dans la pratique, le secret professionnel de l’avocat et le privilège relatif au litige se chevauchent souvent.

Exemples de dossiers privilégiés en cas de litige

Voici des exemples non exhaustifs de documents protégés par le privilège relatif au litige :

correspondance entre un avocat et les clients;
les communications entre un avocat et des tiers (par exemple, des témoins ou des experts);
les documents pertinents aux questions plaidées dans le procès qui ont été produits par les parties;
les listes de témoins potentiels;
les déclarations de témoins;
les lettres retenant les services d’experts ou commentant leurs rapports;
les mémorandums de recherche et d’autorités juridiques; et
les annotations sur des dossiers rédigés par le plaideur ou des notes prises par le plaideur au cours de la procédure.

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10.14.3 Distinctions entre les deux privilèges

Pour résumer :

Secret professionnel des avocats	Privilège relatif aux litiges
La communication se fait généralement entre un avocat et un client (sauf si elle s’étend dans le cadre du continuum de communications).	La communication peut avoir lieu entre un avocat et un client, un avocat et des tiers, ou un plaideur et des tiers.
Se produit au cours d’une relation avocat-client.	Se pose et s’applique même en l’absence de relation avocat-client et s’applique sans distinction à tous les justiciables (qu’ils soient ou non représentés par un avocat).
Ne se termine jamais (sauf sous réserve de renonciation ou couvert par une exception). Principe « une fois privilégié, toujours privilégié ».	Prend fin, en l’absence de litige étroitement lié, à la fin du litige qui a donné naissance au privilège.

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10.14.4 Exercice du pouvoir discrétionnaire

En vertu de l’article 27 de la LPRP, le responsable de l’institution fédérale, ou son délégué, a le pouvoir discrétionnaire de refuser de communiquer les renseignements personnels demandés protégés par le secret professionnel de l’avocat, le secret professionnel des avocats et des notaires ou le privilège relatif au litige.

Dans l’exercice de ce pouvoir discrétionnaire, deux questions doivent être considérées :

Les renseignements demandés sont-ils couverts par l’exception?
En tant qu’exception basée sur une catégorie, les renseignements doivent simplement relever de l’un des privilèges mentionnés ci-dessus et répondre à ses exigences légales pour pouvoir s’appliquer.
Les renseignements demandés doivent-ils être communiqués même s’ils entrent dans le champ d’application de l’exception?
La décision de communiquer des renseignements relatifs au secret professionnel de l’avocat doit être prise en consultation avec le ministère de la Justice Canada et après avoir pesé les intérêts publics et privés favorisant la communication par rapport à ceux favorisant la non-communication. Il existe un grand intérêt public à préserver la nature confidentielle du secret professionnel de l’avocat. Le pouvoir discrétionnaire doit être exercé de manière raisonnable, de bonne foi et en tenant compte uniquement des considérations pertinentes.

Les institutions doivent équilibrer le droit d’accès aux renseignements personnels avec l’intérêt que cette exception protège. Toutefois, contrairement à d’autres exceptions, l’ancienneté du dossier ne serait pas un facteur déterminant à prendre en considération dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire étant donné que le secret professionnel de l’avocat est de durée permanente. De plus, dans la décision Ontario (Sûreté et Sécurité publique) c. Criminal Lawyers’ Association, 2010 CSC 23, la Cour suprême du Canada a noté que le secret professionnel de l’avocat est une protection quasi absolue en reconnaissance de l’intérêt public élevé du maintien de la confidentialité de la relation avocat-client. La Cour a souligné qu’il était difficile d’imaginer comment l’intérêt public pourrait un jour prévaloir pour exiger la communication d’un document protégé par le secret professionnel de l’avocat.

Dans le contexte de l’article 27, rien n’exige que le responsable de l’institution fédérale ou son délégué fournisse expressément les raisons de refuser la communication de renseignements privilégiés au demandeur ni qu’il démontre un préjudice si les renseignements privilégiés étaient communiqués.

Dans l’arrêt Canada (Justice) c. Blank, 2007 CAF 87, la Cour d’appel fédérale a indiqué que la nature permissive de l’article 23 de la LAI, qui est l’équivalent de l’article 27 de la LPRP, reflète le fait que le secret professionnel de l’avocat puisse être levé par ou au nom du client. Nous pouvons présumer qu’en invoquant le secret professionnel de l’avocat, le client ou une partie agissant en son nom a décidé que la renonciation ne serait pas dans l’intérêt public. Le ministre n’a aucune obligation légale d’expliquer expressément pourquoi le privilège n’est pas renoncé au demandeur. En vertu de l’article 4.1.18 de la directive, les institutions sont tenues de documenter à l’interne les facteurs pris en considération lorsqu’elles exercent leur pouvoir discrétionnaire, que des recommandations sont formulées, que des justifications sont fournies et que des décisions sont prises.

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10.14.5 Renonciation au privilège

Le secret professionnel de l’avocat et de son client, le secret professionnel des avocats et des notaires ainsi que le privilège relatif au litige appartiennent à l’institution fédérale qui reçoit les services juridiques (le client). Par conséquent, la possibilité de renoncer à ces privilèges appartient également aux institutions fédérales.

Il appartient à l’institution d’établir ses propres processus internes pour déterminer qui peut renoncer à ces privilèges au sein de l’organisation et communiquer des renseignements privilégiés en réponse à une demande de renseignements personnels. Les processus internes doivent également couvrir les circonstances dans lesquelles il est conseillé de le faire. Les institutions fédérales sont encouragées à aborder ce sujet dans le décret de délégation signé par le responsable d’un gouvernement en vertu du paragraphe 73(1) de la LPRP.

Cela dit, les institutions sont encouragées à consulter leur conseiller juridique avant de prendre une telle décision.

La divulgation requise par la loi n’est pas considérée comme une renonciation au privilège. Dans certains cas, la divulgation par inadvertance ne l’est pas non plus lorsque des mesures sont prises pour atténuer la divulgation, lorsque cela est possible. Voir la section 10.14.6 pour des directives supplémentaires en ce qui concerne les communications avec le CPVP.

La renonciation se produit lorsque le client est conscient de l’existence du privilège et divulgue volontairement les renseignements privilégiés à une partie extérieure à la relation avocat-client. Cela dit, la divulgation entre ministères ou organismes de renseignements protégés par les privilèges n’équivaut normalement pas à une renonciation : la communication a lieu au sein du gouvernement, qui est le bénéficiaire ultime du privilège. De même, il ne s’agit pas d’une renonciation au secret professionnel de l’avocat ni au privilège relatif au litige, lorsque des renseignements privilégiés sont partagés entre des parties qui ont un « intérêt commun ». Par exemple, le privilège ne serait pas perdu si des renseignements étaient communiqués entre les gouvernements du Canada et de la Colombie-Britannique s’ils étaient tous deux cités dans une poursuite et avaient décidé d’une défense ou d’une stratégie commune.

Une fois levé, le privilège ne peut être récupéré ni appliqué à toute demande future de renseignements personnels. Cela signifie que le responsable de l’institution, ou son délégué, ne peut plus exercer le pouvoir discrétionnaire prévu à l’article 27 de la LPRP et doit communiquer les renseignements pour lesquels le privilège a été levé.

Consultation

Au sens le plus large, le client est la Couronne ou le gouvernement du Canada dans son ensemble. Même si une affaire peut intéresser davantage une ou plusieurs institutions, le gouvernement dans son ensemble est le bénéficiaire ultime du privilège, et la communication de renseignements privilégiés par une institution peut avoir une incidence sur d’autres institutions.

C’est pourquoi les institutions devraient toujours consulter leur conseiller juridique, surtout lorsqu’elles ne disposent pas de renseignements suffisants pour déterminer si :

les renseignements sont privilégiés;
la communication pourrait :
- porter atteinte aux positions juridiques du gouvernement ou à des litiges en cours ou en suspens,
- entraver la capacité des institutions fédérales à communiquer pleinement et franchement avec leurs conseillers juridiques, ou
- mener à la renonciation au secret professionnel de l’avocat à l’égard d’autres documents connexes.

Les institutions dont les conseillers juridiques relèvent du ministère de la Justice Canada devraient consulter le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Justice Canada si elles ont besoin de plus amples renseignements pour exercer correctement leur pouvoir discrétionnaire de refuser la communication, ou si elles ont l’intention de communiquer des documents contenant des renseignements privilégiés. Cependant, conformément à l’article 4.1.24 de la directive, les institutions ne sont pas tenues de consulter le ministère de la Justice Canada si elles disposent de suffisamment de renseignements pour exercer efficacement leur pouvoir discrétionnaire et appliquer les exceptions de privilèges.

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10.14.6 Communications avec le Commissariat à la protection de la vie privée

La communication de documents privilégiés faisant partie de l’objet d’une demande de renseignements personnels au CPVP au cours de l’enquête sur une plainte déposée en vertu de la LPRP ne constitue pas une renonciation, conformément au paragraphe 34(2.2) de la LPRP. En vertu du paragraphe 34(2.1) de la LPRP, les renseignements retenus auprès d’un demandeur en tant que privilèges en vertu de l’article 27 doivent être fournis, sur demande, au CPVP au cours d’une enquête.

Il existe cependant des cas où des renseignements privilégiés ne devraient pas être communiqués au Commissaire à la protection de la vie privée. Les conseils juridiques qui ne font pas en soi l’objet de la demande, mais qui ont été obtenus lors du traitement de la demande ou lors de l’enquête sur une plainte concernant la demande ne devraient pas être inclus avec les renseignements fournis au Commissaire à la protection de la vie privée pour examen. Dans la décision Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2005 CAF 199 (Mel Cappe), la Cour d’appel fédérale a statué que les avis juridiques préparés pour conseiller une institution fédérale sur la manière dont elle devrait répondre à une demande d’accès à l’information ne peuvent être examinés par le Commissaire à l’information que si cela est absolument nécessaire pour que le Commissaire termine son enquête concernant cette même demande. Même si cette décision concernait la LAI, elle s’appliquerait probablement également à la LPRP.

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10.15 Article 27.1 : Renseignements protégés – brevets et marques de commerce

L’article 27.1 de la LPRP est une exception discrétionnaire basée sur un critère objectif qui protège les communications entre les agents de brevets ou les agents de marques de commerce et leurs clients. Cet article s’appliquerait généralement aux « idées ou opinions d’autrui sur lui » qui fait la demande, conformément au l’alinéa g) de la définition de « renseignements personnels » trouvée à l’article 3 de la LPRP.

Les communications avec les agents de brevets qui sont protégées doivent remplir les conditions suivantes pour être incluses dans la catégorie, conformément au paragraphe 16.1(1) de la Loi sur les brevets :

elles sont faites entre l’agent de brevets titulaire d’un permis d’agent de brevets ou d’un permis d’agent de brevets en formation, ou un individu autorisé à agir en son nom, et le client de cet individu;
elles sont destinées à être confidentielles; et
elles visent à donner ou à recevoir des conseils en ce qui a trait à toute affaire relative à la protection d’une invention.

Les communications avec les agents de marques de commerce qui sont protégées doivent remplir les conditions suivantes pour être incluses dans la catégorie, conformément à l’article 51.13 de la Loi sur les marques de commerce :

elles sont faites entre l’agent de marques de commerce titulaire d’un permis d’agent de marques de commerce ou d’un permis d’agent de marques de commerce en formation, ou un individu autorisé à agir en son nom, et le client de cet individu;
elles sont destinées à être confidentielles; et
elles visent à donner ou à recevoir des conseils en ce qui a trait à toute affaire relative à la protection d’une marque de commerce, d’une indication géographique ou d’une marque visée aux alinéas 9(1)e), i), i.1), i.3), n) ou n.1) de la Loi sur les marques de commerce.

Si un seul des trois éléments fait défaut, l’exception ne peut être appliquée.

10.15.1 Justification du privilège des brevets et des marques de commerce

L’intérêt protégé par le privilège des conseils en matière de brevets et de marques de commerce est l’intérêt de toutes les personnes d’avoir un accès complet et facile à des conseils sur les inventions, les marques de commerce, etc., sans souci de divulgation. Si un individu ne peut pas se confier à un agent en sachant que ce qui est dit ne sera pas révélé, il sera difficile, voire impossible, pour cet individu d’obtenir des conseils appropriés sur son innovation en se fondant sur une discussion franche.

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10.15.2 Durée

Le privilège des conseils en matière de brevets et de marques de commerce n’est pas limité par le passage du temps et ne prend pas fin.

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10.15.3 Exercice du pouvoir discrétionnaire

L’article 27.1 de la LPRP donne au responsable d’une institution fédérale qui reçoit une demande d’accès à des renseignements personnels le pouvoir discrétionnaire d’invoquer ou non le privilège des brevets et des marques de commerce.

Il existe deux types de décisions à prendre relativement à l’article 27.1 :

Une décision factuelle : Les renseignements demandés sont-ils soumis au privilège des brevets ou des marques de commerce? En d’autres termes, les exigences légales expliquées ci-dessus ont-elles été remplies?
Une décision discrétionnaire : Les renseignements doivent-ils néanmoins être communiqués?

Pour ce faire, il faut établir un équilibre entre les raisons pour lesquelles des renseignements privilégiés ne sont pas communiqués et les facteurs raisonnables en faveur de la communication, puis exercer son pouvoir discrétionnaire d’une façon ou d’une autre. Pour que l’article 27.1 s’applique, les responsables d’institutions n’ont pas à démontrer l’existence d’un préjudice; ils n’ont pas non plus à motiver le refus de communication.

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10.16 Article 28 : Dossiers médicaux

L’article 28 de la LPRP prévoit qu’une institution fédérale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel qui a trait à la santé physique ou mentale de l’individu qui demande les renseignements lorsque l’examen de ces renseignements par cet individu serait contraire à son intérêt supérieur.

Il s’agit d’une exception discrétionnaire basée sur un critère subjectif. Il ne s’agit pas d’empêcher les individus d’avoir accès à tous les dossiers médicaux, mais plutôt lorsque la communication des renseignements serait contraire à l’intérêt supérieur, en termes de santé personnelle, de l’individu.

Le paragraphe 13(1) du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) permet au responsable de l’institution fédérale d’obtenir un avis d’un médecin ou d’un psychologue qualifié lors de l’application du présent article. L’institution peut permettre à l’individu de faire examiner les renseignements par un médecin ou un psychologue de son choix, si l’institution est convaincue que la personne choisie est qualifiée pour déterminer si la communication serait contraire à l’intérêt supérieur du demandeur.

Le paragraphe 13(2) du Règlement interdit au médecin ou au psychologue examinateur de communiquer les renseignements personnels à toute autre personne, sauf à un médecin ou un psychologue dûment qualifié pour obtenir son opinion. Les institutions devraient rappeler aux médecins et aux psychologues leurs obligations lorsque des renseignements personnels leur sont transmis pour solliciter leur avis professionnel, et leur demander de restituer les renseignements à l’institution une fois l’examen terminé.

L’article 14 du Règlement prévoit qu’un individu qui a accès à des renseignements personnels relatifs à sa santé physique ou mentale peut être tenu d’examiner ces renseignements en personne et en présence d’un médecin ou d’un psychologue dûment qualifié qui peut expliquer ou clarifier les renseignements à l’individu.

La norme de preuve que doit respecter une institution fédérale qui souhaite invoquer cette exception devrait donc être la norme civile de la prépondérance des probabilités, une norme plus élevée que celle requise pour les autres exceptions fondées sur les critères subjectif de la LPRP.

Dans la décision Dzevad Cemerlic MD c. Canada (Solliciteur général), 2003 CFPI 133, la Cour fédérale a déclaré que l’article 28 est discrétionnaire et que deux conditions doivent être remplies avant qu’une institution fédérale puisse appliquer l’exception. La première est que les renseignements en question portent sur la santé physique ou mentale de l’individu qui les a demandés. La deuxième est que le responsable d’une institution fédérale évalue si la communication des renseignements demandés est dans l’intérêt supérieur de l’individu. La Cour a estimé que :

Un lourd fardeau pèse sur l'institution fédérale lorsqu'il s'agit de justifier l'application de l'exception prévue à l'article 28. Contrairement aux autres exceptions légales, dont l'application exige la pondération du droit de l'individu aux renseignements personnels et des intérêts d'autrui, l'article 28 implique une pondération entre le droit de l'individu aux renseignements personnels et son propre intérêt déterminé par le responsable de l'institution fédérale. Nul besoin de dire que, dans notre société, chacun a généralement le droit de décider de ce qui sert son intérêt. Ce droit ne doit pas être écarté à la légère.

La décision concernant l’intérêt supérieur doit en fin de compte être prise soit par le responsable de l’institution fédérale, soit par son délégué, et non par le médecin ou le psychologue lui-même. Cependant, le médecin ou le psychologue jouera un rôle précieux dans le processus, car son opinion sera l’un des facteurs que le responsable ou la personne désignée prendra en compte au moment de prendre une décision définitive.

Lorsqu’il examine le préjudice causé à un individu, le responsable de l’institution doit déterminer si les renseignements ont déjà été communiqués à l’individu ou s’il y a l’intention de les lui communiquer à l’avenir. Même si l’article 14 prévoit qu’un médecin ou un psychologue dûment qualifié peut être présent pour expliquer ou clarifier les renseignements à l’individu, cela peut ne pas être suffisant dans tous les cas. Par exemple, s’il y a une recommandation au dossier selon laquelle un individu ne retourne pas au travail, mais que l’individu n’en a pas encore été informé, le médecin ou le psychologue qualifié pourrait ne pas être en mesure de parler des ramifications des recommandations en ce qui concerne son emploi. Les renseignements doivent être communiqués en utilisant un canal alternatif et établi dont l’institution dispose pour ces types de scénarios.

Cette exception peut également être pertinente lorsqu’un individu ayant des antécédents longs et difficiles d’instabilité mentale pourrait subir un traumatisme mental ou physique grave si des renseignements sur certains diagnostics lui étaient mis à disposition, ou si un plan de traitement est suggéré, mais n’a pas encore été discuté avec lui.

Les institutions peuvent envisager si l’article 26 (Renseignements concernant un autre individu) de la LPRP (section 10.13) peut également être appliqué lorsque des renseignements sur d’autres individus sont liés aux dossiers médicaux des individus. L’article 25 (Sécurité des individus) de la LPRP (section 10.12) peut également être pris en compte si les renseignements demandés peuvent menacer la vie, l’intégrité physique intégrité ou santé psychologique de l’individu. Toutefois, l’application de cette exception peut en elle-même causer le préjudice contre lequel elle tente de protéger.

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10.17 Autres motifs de refus d’accès : paragraphe 33(1) de la LPRP – Protection des représentations faites au Commissaire à la protection de la vie privée dans le cadre d’une enquête

Le paragraphe 33(1) exige que toute enquête menée par le Commissaire à la protection de la vie privée sur une plainte déposée en vertu de la LPRP soit menée en privé. Le paragraphe 33(2) garantit au plaignant et au responsable de l’institution fédérale concernée la possibilité de présenter leurs observations. Toutefois, « nul n’a le droit absolu d’être présent lorsqu’une autre personne présente des observations au Commissaire, ni d’en recevoir communication ou de faire des commentaires à leur sujet ». Il existe également des dispositions supplémentaires dans les articles 62 à 65 de la LPRP qui décrivent des restrictions supplémentaires en matière de sécurité, de confidentialité et de communication en ce qui concerne les renseignements reçus ou obtenus au cours d’une enquête menée en vertu de la LPRP.

Bien que l’article 33 ne relève pas des rubriques d’exceptions ni d’exclusions de la LPRP, dans le jugement Rubin c. Canada (Greffier du Conseil privé) (C.A.), [1994] 2 C.F. 707, confirmé en appel devant la Cour suprême du Canada dans Rubin c. Canada (Greffier du Conseil privé), [1996] 1 R.C.S. 6, les deux tribunaux ont conclu que les observations faites par une institution fédérale au Commissaire à l’information au cours d’une enquête et les réponses du Commissaire à l’institution doivent être exclues de la communication en vertu de l’article 35 de la LAI s’il y a une demande d’accès à l’information. Une telle protection contre la communication existe non seulement pour les observations faites dans le cadre d’une enquête en cours du Commissaire, mais également pour les observations faites dans le cadre d’une enquête terminée. L’article 35 de la LAI offre les mêmes protections parallèles au processus d’enquête que l’article 33 de la LPRP et les deux cas doivent être pris en compte pour élaborer une justification justifiant le refus de l’accès aux renseignements relatifs à une plainte ayant fait l’objet d’une enquête par l’un ou l’autre des commissaires.

Les institutions peuvent traiter les renseignements qui relèveraient de l’article 33 de la LPRP comme s’il s’agissait d’une exception obligatoire basée sur un critère objectif sans limites de durée pour leur protection. Voici une liste non exhaustive d’exemples de renseignements qui peuvent être protégés contre la communication en vertu du paragraphe 33(2) de la LPRP :

les représentations faites par une institution fédérale au Commissaire, y compris les documents joints à ces représentations;
les réponses du bureau du Commissaire;
les références, dans d’autres documents, à des observations fournies au Commissaire ou des références à des réponses reçues du Commissaire au cours d’une enquête.

Dans les rares cas où les renseignements sont adressés à toutes les parties (le plaignant, l’institution fédérale concernée et un enquêteur travaillant pour le CPVP), les institutions peuvent envisager de communiquer ces renseignements s’ils font partie de la demande. Toutefois, si les renseignements débouchent sur des discussions qui n’engagent que l’institution fédérale concernée et le CPVP, l’accès devrait être refusé.

Tout au long du présent manuel, d’autres exceptions ont été introduites pour examen, car les institutions sont autorisées à invoquer plus d’une exception, le cas échéant. Dans le cas présent, bien qu’il semble logique de suggérer une application possible de l’alinéa 22(1)b), la décision Rubin c. Canada (Greffier du Conseil privé) (C.A.), [1994] 2 C.F. 707, affirme que si l’article 35 de la LAI est utilisé pour refuser l’accès, il n’est pas nécessaire d’invoquer une autre exception. Seul le CPVP, voir la section 10.6 du présent manuel, peut appliquer une exception, l’article 22.1, aux renseignements personnels obtenus ou créés par le Commissaire à la protection de la vie privée ou en leur nom.

Un modèle de lettre a été élaboré pour aider les institutions à communiquer le refus d’accès. Bien que les enquêtes soient menées en privé, il n’est pas nécessaire de « ni confirmer ni nier » l’existence d’un dossier en invoquant le paragraphe 16(2) de la LPRP.

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Note en bas de page 1

« À huis clos » décrit des débats (ou des parties de ceux-ci) menés où le public et la presse ne sont pas admis.

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Note en bas de page 2

L’enquête administrative doit correspondre à la définition d’« enquête » énoncée au paragraphe 22(3) de la Loi, c’est-à-dire qu’elle doit porter sur l’administration ou l’application d’une loi fédérale, être autorisée par ou en vertu d’une loi fédérale, ou être une enquête spécifiée dans le Règlement sur la protection des renseignements personnels.

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Note en bas de page 3

Veuillez vous référer à vos services juridiques pour obtenir de plus amples renseignements sur cette citation, ou vous pouvez en obtenir une copie en contactant le greffe de la Cour fédérale par courriel, à fc_reception_cf@cas-satj.gc.ca.

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Note en bas de page 4

Veuillez vous référer à vos services juridiques pour obtenir de plus amples renseignements sur cette citation.

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Note en bas de page 5

Veuillez contacter vos services juridiques pour obtenir une copie de cette citation.

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Note en bas de page 6

Voir R. c. Gruenke, [1991] 3 R.C.S. 263; R. c. McClure, 2001 CSC 14; Foster Wheeler Power Co. c. Société intermunicipale de gestion et d’élimination des déchets (SIGED) inc., 2004 CSC 18; et Canada (Procureur général) c. Chambre des notaires du Québec, 2016 CSC 20.

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Note en bas de page 7

Blank c. Canada (Ministre de la Justice), 2006 CSC 39 et PMG Technologies Inc. c. Canada (Transports), 2018 CF 344.

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Chapitre 11 – Exclusions

Date de mise à jour : 2024-12-09
Renvoi au Manuel de l’accès à l’information

Les articles 69 et 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) sont appelés « exclusions », car ils visent les renseignements auxquels la LPRPou certaines de ses parties ne s’appliquent pas. Les individus n’ont pas de droit d’accès aux renseignements entièrement exclus de l’application de la LPRP. Le présent chapitre décrit les documents qui ne sont pas régis par la LPRP.
11.1 Article 69 – Documents de bibliothèque ou de musée et renseignements personnels
11.1.1 Paragraphe 69(1) – Documents de bibliothèque ou de musée

L’alinéa 69(1)a) de la LPRP exclut les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d’exposition pour le public. Ces renseignements personnels ne sont pas détenus par le gouvernement à ses propres fins ou à des fins « gouvernementales » normales. Il ne s’agit donc pas du type de renseignement auquel ce type de législation est censée s’appliquer.

En outre, l’alinéa 69(1)b) exclut les documents déposés par ou pour des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales dans les établissements suivants :
- Bibliothèque et Archives Canada;
- le Musée canadien de l’histoire;
- le Musée canadien de l’immigration du Quai 21;
- le Musée canadien de la nature;
- le Musée canadien des droits de la personne;
- le Musée des beaux-arts du Canada;
- le Musée national des sciences et de la technologie.
Il s’agit de collections privées et publiques de documents et d’archives déposés dans ces institutions par une entité autre qu’une institution fédérale, par ou pour le compte de particuliers, d’entreprises et d’autres groupes. En excluant ces documents de l’application de la LPRP, on reconnaît le droit des donneurs de renseignements de fixer leurs propres conditions en ce qui concerne la communication de renseignements.

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11.1.2 Paragraphe 69(2) – Renseignements personnels auxquels le public a accès

Le paragraphe 69(2) de la LPRP prévoit que les articles 7 et 8, qui définissent les paramètres d’usage et de communication des renseignements personnels, ne s’appliquent pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès. L’alinéa 19(2)b) de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et l’article 26 de la LPRPprennent en compte les « renseignements auxquels le public a accès » dans leur application. Pour en savoir plus sur la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication des renseignements personnels accessibles au public en ligne, reportez-vous à l’Avis de mise en œuvre sur la protection des renseignements personnels 2023‑03.

Bien que les articles 7 et 8 ne s’appliquent pas aux renseignements personnels auxquels le public a accès, toutes les autres dispositions de la LPRP continuent de s’appliquer. Par exemple, les individus conservent le droit d’accéder à leurs renseignements personnels relevant d’une institution fédérale et de les corriger même si le public y a accès.

L’expression « auxquels le public a accès » n’est pas définie dans la LPRPni dans la LAI. À titre de référence, l’expression « information accessible au public » est définie comme suit dans la Loi sur le Centre de la sécurité des télécommunications :

« Information publiée ou diffusée à l’intention du grand public, accessible au public dans l’infrastructure mondiale de l’information ou ailleurs ou disponible au public sur demande, par abonnement ou achat. Ne vise pas l’information à l’égard de laquelle un Canadien ou une personne se trouvant au Canada a une attente raisonnable en matière de protection de la vie privée ».

En outre, l’expression « auxquels le public a accès » est définie dans le Règlement précisant les renseignements auxquels le public a accès pris en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), dont les alinéas pertinents sont inclus ci-dessous :
- 1c) les renseignements personnels qui figurent dans un registre, qui sont recueillis aux termes d’une autorisation législative et pour lesquels un droit d’accès public est autorisé par la loi, si la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont directement liées à la raison pour laquelle ils figurent dans le registre;
- 1d) les renseignements personnels qui figurent dans un dossier ou document d’un organisme judiciaire ou quasi judiciaire, qui est accessible au public, si la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements sont directement liées à la raison pour laquelle ils figurent dans le dossier ou le document;
- 1e) les renseignements personnels qui figurent dans une publication, y compris les magazines, livres et journaux, sous forme imprimée ou électronique, qui est accessible au public, si l’intéressé a fourni les renseignements.
La Loi sur le Centre de la sécurité des télécommunications et les règlements de la LPRPDE sont inclus pour sensibiliser les institutions aux interprétations potentiellement pertinentes du concept de renseignements auxquels le public a accès, mais ils ne déterminent pas l’interprétation que peuvent en faire les tribunaux en vertu de la LPRP.

L’expression a été interprétée par la Cour fédérale dans la décision Canada (Commissaire à l’information) c. Bureau canadien d’enquêtes sur les accidents de transports et de la sécurité des transports (renversée pour d’autres motifs; 2006 CAF 157). La Cour fédérale a estimé que « […] pour que des renseignements appartiennent au domaine public, il faut que le public, justement, y ait un accès permanent ». De plus, la Cour a constaté l’utilisation du présent de l’indicatif dans le paragraphe 19(2) de la LAI : « la disposition permet au responsable d'une institution fédérale de communiquer des renseignements si le public y "a" accès ». En d’autres termes, l’alinéa 19(2)b) de la LAI s’applique aux renseignements personnels qui sont actuellement accessibles au public, mais pas à ceux qui ont pu l’être par le passé et qui ne le sont plus.

D’autres affaires judiciaires concernant l’alinéa 19(2)b) de la LAI ont abouti aux conclusions suivantes :
- Le public a accès aux renseignements personnels s’il peut les glaner dans les archives publiques^{Note en bas de page 1}. En outre, les renseignements contenus dans un annuaire disponible à la Bibliothèque du Parlement sont accessibles au public. Même s’il est nécessaire d’obtenir une autorisation afin d’utiliser les services de la Bibliothèque du Parlement, il n’en demeure pas moins que le public a accès aux renseignements^{Note en bas de page 2}.
- Les renseignements communiqués par inadvertance ne sont pas mis à la disposition du public^{Note en bas de page 3}.
Bien que ces quatre décisions aient été rendues en vertu de la LAI, elles peuvent faciliter l’interprétation du paragraphe 69(2) de la LPRP.

Par conséquent, les renseignements personnels « auxquels le public a accès » satisfont aux conditions suivantes :
- ils se présentent sous une forme actuellement accessible au public (par exemple, dans un journal, un magazine, un blogue, à la télévision, à la radio, dans un balado, ou sur un site Web) ou sont disponibles dans un document accessible au public comme un dossier du tribunal (par exemple, le greffe de la Cour fédérale) ou un ensemble de données publiques;
- ils sont raisonnablement accessibles au public, plutôt qu’à une catégorie de personnes sélectionnées;
- ils ont pu être compilés, moyennant peu d’efforts, à partir d’un certain nombre de documents publics distincts ou en comparant des documents sources obtenus à l’aide d’un moteur de recherche informatique;
- ils ont été sciemment publiés par la personne concernée dans une tribune publique, par exemple lorsqu’il est confirmé que les renseignements ont été fournis lors d’une entrevue dans les médias ou dans une lettre à la rédaction;
- ils ont été rendus publics à dessein, c’est-à-dire en vertu de la loi ou avec le consentement de la personne concernée, et non par accident ou par inadvertance.
Avant de communiquer des renseignements personnels, il convient toujours d’évaluer dans quelle mesure le public y a réellement accès. Par exemple, lorsqu’on envisage de communiquer un dossier judiciaire, il faut s’assurer qu’aucun type d’ordonnance de confidentialité, d’apposition du sceau ou autre n’en limite l’accès^{Note en bas de page 4}.

Lorsqu’on envisage de communiquer des renseignements personnels du domaine public, il faut s’assurer que :
- les renseignements personnels qu’on compte communiquer sont les mêmes que ceux du domaine public;
- le public y a encore accès;
- les renseignements ont été obtenus de manière légitime (et non par inadvertance ou à la suite d’une fuite, d’un piratage ou d’un vol).
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11.2 Article 69.1 – Renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par la Société Radio Canada

L’article 69.1 exclut du champ d’application de la LPRP les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par la Société Radio‑Canada (SRC) à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires, à condition que la SRC ne les recueille, ni ne les utilise, ni ne les communique à d’autres fins. Par conséquent, si les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués exclusivement à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires, la SRC peut se prévaloir de l’exclusion en vertu de l’article 69.1 en ce qui concerne les demandes de renseignements personnels qu’elle reçoit. Cette exclusion protège les renseignements relatifs aux sources journalistiques, ainsi que l’indépendance de la SRC en matière de création et de programmation.

L’exclusion ne s’applique qu’à la SRC et à ses filiales à cent pour cent, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En date de novembre 2024, la SRC n’avait aucune filiale à cent pour cent.

L’article 69.1 vise à garantir que les renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués pour les émissions d’information et les représentations artistiques et littéraires ne sont pas soumis aux mêmes contraintes que ceux normalement recueillis et utilisés dans le cadre d’une activité professionnelle. Il protège l’indépendance de la SRC en matière de création et de programmation.

Toutefois, l’exclusion ne s’applique pas aux renseignements personnels liés à d’autres types d’activités de la SRC, telles que les activités de ressources humaines, la formation et l’évaluation du rendement. En outre, elle ne s’applique pas non plus si les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires ont également servi à d’autres fins. Par exemple, la SRC ne pourra se prévaloir de l’exclusion des renseignements personnels recueillis à des fins journalistiques, mais qu’elle utilise parallèlement à des fins d’administration générale (comme un audit). Dans ce cas, conformément à la LPRP, la SRC doit fournir un droit d’accès aux renseignements personnels, sous réserve des exceptions applicables.

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11.3 Article 70 – Renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada^{Note en bas de page 5} (renseignements confidentiels du Cabinet)

11.3.1 Principes

Le gouvernement du Canada administre par la voie d’un Cabinet. Le Cabinet, composé de ministres agissant au nom du Conseil privé du Roi pour le Canada, définit les politiques et les priorités du gouvernement fédéral pour le pays. Les ministres du Cabinet ont une responsabilité collective envers toutes les mesures prises par le Cabinet et doivent soutenir publiquement toutes ses décisions. Pour être en mesure de prendre des décisions définitives, les ministres doivent pouvoir s’exprimer librement au cours des discussions du Cabinet. Si ces délibérations étaient publiques, la responsabilité collective des ministres en serait diminuée. Cette règle de confidentialité protège donc le principe de la responsabilité collective des ministres, car elle permet à ces derniers de participer à des débats francs qui sont essentiels au fonctionnement efficace de ce genre de régime^{Note en bas de page 6}.

La Cour suprême du Canada a reconnu que la confidentialité des délibérations du Cabinet est essentielle au bon gouvernement. Dans le paragraphe 18 de la décision Babcock c. Canada (Procureur général), 2002 CSC 57, la Cour a expliqué les raisons ainsi: « Le processus de gouvernement démocratique atteint son efficacité maximum lorsque les membres du Cabinet à qui incombe le choix des politiques et des décisions gouvernementales peuvent s’exprimer sans réserve au sein du Cabinet ».

Afin de préserver la règle de confidentialité, le paragraphe 70(1) de la LPRP prévoit que celle-ci ne s’applique pas aux renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada. Pour alléger le texte, l’expression « renseignements confidentiels du Cabinet » sera utilisée tout au long du présent chapitre pour désigner les « renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada » . Le paragraphe 70(1) dresse une liste non exhaustive des types de renseignements réputés confidentiels (voir la section 11.3.3 du présent document). En outre, l’accès aux renseignements confidentiels est limité aux personnes autorisées, notamment au personnel des ministres et des ministères. La confidentialité des renseignements du Cabinet ne peut être invoquée s’ils ont été transmis sciemment à une personne non autorisée (voir Babcock, aux paragraphes 45 à 47, et Greffier du Conseil privé c. Pelletier, 2005 CAF 118, aux paragraphes 25 et 26). À titre de rappel, indépendamment de la catégorie de sécurité, des clauses de confidentialité ou de la sensibilité attribuée à un document particulier, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) demeure tenu d’examiner les renseignements en vue de déterminer les exceptions et les exclusions pertinentes. Ainsi, certains analystes de l’AIPRP et leur chaîne de commandement auront un besoin de connaître et disposeront des cotes de sécurité appropriées pour examiner les renseignements confidentiels du Cabinet. Dans l’exercice de leurs fonctions, ils doivent avoir accès aux documents fournis dans le cadre des demandes.

Le greffier du Conseil privé, qui est responsable des politiques relatives à l’administration des renseignements confidentiels, détermine de façon définitive l’information qui constitue des renseignements confidentiels. Il doit être consulté d’une manière conforme aux orientations énoncées dans le présent chapitre.

Bien que toutes les décisions citées dans cette section du présent chapitre aient été rendues en vertu de la LAI, elles influeraient vraisemblablement sur l’interprétation du paragraphe 70(1) de la LPRP. Concrètement, les renseignements confidentiels du Cabinet se trouvent rarement parmi les documents qui répondent à une demande de renseignements personnels. Entre 2013 et 2023, une exclusion au titre du paragraphe 70(1) a été appliquée 59 fois au total dans les demandes de renseignements personnels traités par l’ensemble des institutions. Il s’agissait peut-être de renseignements confidentiels du Cabinet sur le demandeur ou de demandes portant sur des renseignements confidentiels du Cabinet touchant le demandeur.

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11.3.2 Sens de « Conseil »

Le paragraphe 70(2) de la LPRP stipule que le terme « Conseil » s’entend du Conseil privé du Roi pour le Canada, du Cabinet et de leurs comités respectifs. Les comités du Cabinet comprennent les comités permanents, les comités spéciaux et tous les autres comités ministériels. En outre, les discussions des ministres lors de réunions peuvent aboutir à la création de documents constituant des renseignements confidentiels du Cabinet, à condition que les discussions portent sur des questions liées à la prise des décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

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11.3.3 Types de documents

Les alinéas 70(1)a) à 70(1)f) de la LPRP montrent une liste de six types de documents qui sont réputés contenir des renseignements confidentiels du Cabinet. Sans être exhaustive, cette liste donne des exemples de tels documents. Les six types de documents sont décrits ci-dessous.
a) Notes

En vertu de l’alinéa 70(1)a), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels dans les documents destinés à soumettre des propositions ou des recommandations au Cabinet. Les documents de cette catégorie comprennent, entre autres, les « mémoires au Cabinet ». Par exemple, les présentations au Conseil du Trésor sont des documents qui présentent des propositions ou des recommandations au Cabinet. Les facteurs déterminants du document sont le but dans lequel il a été préparé et son contenu, plutôt que son titre.

En général, le mémoire qui présente des propositions au Cabinet est signé par le ministre qui propose les mesures en question. Ce n’est toutefois pas toujours le cas. Les mémoires signés par le secrétaire du Cabinet ou le secrétaire d’un comité du Cabinet peuvent demeurer confidentiels.

Les projets de mémoires constituent également des renseignements confidentiels. Par exemple, un projet de mémoire rédigé dans l’intention de soumettre des propositions et des recommandations au Cabinet, mais qui n’est jamais présenté, demeure confidentiel. De même, le mémoire en version définitive est confidentiel, même s’il n’a pas été présenté au Cabinet.

Un document annexé à un mémoire au Cabinet n’est pas nécessairement confidentiel. L’objet du document et l’endroit où il se trouve sont des facteurs à prendre en compte pour en déterminer la confidentialité, comme il est expliqué dans les exemples suivants :

Un document, préparé pour présenter des recommandations ou des propositions au Cabinet, est annexé à un mémoire au Cabinet. Le document d’origine et toutes les copies, y compris celle annexée au mémoire, sont des renseignements confidentiels du Cabinet.

Des coupures de presse, des tableaux statistiques et des rapports à l’usage d’un ministère sont annexés à un mémoire au Cabinet. Ici, les documents d’origine ne constituent pas des renseignements confidentiels puisqu’ils n’ont pas pour objet de présenter des recommandations ou des propositions au Cabinet. Ils ne deviennent pas des renseignements confidentiels simplement parce qu’ils sont joints à un mémoire. Toutefois, les copies de ces documents annexés au mémoire sont des renseignements confidentiels du Cabinet. En outre, le fait que des documents aient été annexés à un mémoire au Cabinet constitue en soi un renseignement confidentiel du Cabinet et ne doit pas être révélé.
b) Documents de travail

En vertu de l’alinéa 70(1)b), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels dans les documents de travail destinés à présenter des problèmes, des analyses ou des options politiques à l’examen du Cabinet. En 1984, le Système des dossiers du Cabinet a été modifié et l’on a cessé de créer des documents de travail.

Dans l’arrêt Canada (Environnement) c. Canada (Commissaire à l’information), 2003 CAF 68(souvent appelé l’arrêt Ethyl), la Cour d’appel fédérale a conclu que les parties des mémoires au Cabinet ou des documents d’information à l’usage des ministres qui équivalent à ce qui était autrefois trouvé dans les documents de travail (par exemple, des problèmes, des analyses et des options politiques), et qui se trouvent dans un document ou y sont annexées doivent être identifiées et traitées de la même façon que si elles se trouvaient dans un document de travail. Par conséquent, les parties d’un document qui forment un groupe constitué ou un ensemble de mots qui, pris isolément, répondent à la définition d’un document de travail peuvent être considérées comme des renseignements confidentiels du Cabinet. Ces documents sont exclus de l’application de la LPRP.

De plus, il faut déterminer s’il s’agit bien d’un document de travail. Le titre d’un tel document n’est pas nécessairement un indicateur fiable de sa nature réelle. Par exemple, un texte intitulé « document de travail » qui contient des recommandations ou des propositions à présenter au Cabinet n’est pas un document de travail au sens de l’article 70 de la LPRP, mais un mémoire.

En vertu de l’alinéa 70(3)b), les documents de travail (et, comme conclu dans l’arrêt Ethyl, les parties d’un document équivalant à un document de travail) ne sont plus exclus de l’application de la LPRP si :

les décisions auxquelles ils se rapportent ont été rendues publiques ou,

la décision n’a pas été rendue publique, et quatre ans se sont écoulés.

Par conséquent, les renseignements contenus dans ces documents sont visés par la LPRP et, à moins qu’une exception ne s’applique, seront communiqués s’ils font l’objet d’une demande en vertu de la LPRP. Si aucune décision n’a été prise, l’alinéa 70(3)b) ne s’applique pas.
c) Ordres du jour du Cabinet et procès-verbaux de ses délibérations ou décisions

En vertu de l’alinéa 70(1)c), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels contenus dans les ordres du jour du Cabinet et procès-verbaux de ses délibérations ou décisions. Cette catégorie de documents vise les réunions du Cabinet et de ses comités et comprend les ordres du jour, les procès-verbaux et les comptes rendus de décisions (par exemple, les lettres de décision du Conseil du Trésor). Il convient de noter que ces documents comprennent les projets de documents et les notes informelles prises par les fonctionnaires lors des réunions du Cabinet ou d’un de ses comités.

Il faut distinguer le texte du compte rendu officiel d’une décision de la substance de la décision du Cabinet. Le compte rendu officiel de la décision demeure le plus souvent confidentiel et est exclu du champ d’application de la LPRP pendant 20 ans. La substance de la décision rendue par le Cabinet peut être communiquée au public par le Cabinet ou un ministre ayant obtenu l’approbation du Cabinet si cette mesure est jugée appropriée. Par exemple, le Conseil du Trésor peut juger utile de faire état d’une décision dans une circulaire ou un manuel avant sa mise en œuvre. Si la décision est rendue publique, la LPRP s’applique alors aux documents de travail connexes en vertu de l’alinéa 70(3)b), tel qu’il est expliqué ci-dessus au point b).

d) Documents faisant état de communications entre ministres

En vertu de l’alinéa 70(1)d), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels contenus dans les documents employés en vue ou faisant état de communications ou de discussions entre ministres sur des questions liées à la prise des décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

Il peut s’agir d’une lettre qu’un ministre adresse à un autre ministre et dans laquelle il fait part de ses opinions ou des décisions qu’il a prises. Il peut aussi s’agir d’un document contenant des notes prises lors de discussions informelles entre ministres, ou encore d’un document préparé à l’intention d’un ministre en vue d’une discussion avec un ou plusieurs autres ministres.

Les renseignements contenus dans les documents faisant état de communications entre ministres qui n’ont pas été employés en vue de discussions sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique, ou qui ne font pas état de ces discussions, n’entrent pas dans cette catégorie.

e) Documents d’information à l’usage des ministres

En vertu de l’alinéa 70(1)e), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels dans les documents d’information à l’usage des ministres sur des questions portées ou qu’il est prévu de porter devant le Cabinet, et les documents employés en vue ou faisant état de communications ou de discussions entre ministres sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

Le but dans lequel le document a été préparé et son utilisation sont des facteurs à prendre en compte pour déterminer si les renseignements confidentiels contenus dans le document sont exclus en vertu de l’alinéa 70(1)e). Par exemple, un compte rendu de décision officiel charge des fonctionnaires de formuler des recommandations de principe sur un sujet particulier à l’intention de leur ministre. Ces fonctionnaires tiennent des réunions pour lesquelles des ordres du jour et des procès-verbaux sont rédigés, et des rapports sont établis en vue de discussions ultérieures sur le même sujet. Bien que le but ultime des réunions et des rapports soit la formulation de recommandations de principe à l’intention du ministre qui les présentera au Cabinet, les renseignements contenus dans les documents mêmes ne sont pas confidentiels. Les documents préparés pour les fonctionnaires en vue de l’élaboration des recommandations, et non à l’intention du ministre, sont visés par la LPRP. Toutefois, si des renseignements contenus dans ces documents sont liés au Cabinet (s’ils témoignent des processus collectifs de prise de décision et d’élaboration des politiques des ministres), ils doivent être exclus en vertu du paragraphe 70(1). Le produit final, soit les renseignements contenus dans le document utilisé par le ministre pour sa présentation au Cabinet, est également confidentiel.

f) Avant-projets de loi ou projets de règlement

En vertu de l’alinéa 70(1)f), la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels contenus dans les avant-projets de loi. Cette disposition vise tous les avant-projets de loi du gouvernement, que la loi ait été présentée ou non à la Chambre des communes ou au Sénat, que le Cabinet en ait pris connaissance ou non. Il s’agit toujours de renseignements confidentiels.

Les avant-projets de lois et les projets de règlement et de décret constituent des versions provisoires d’une loi. Les avant-projets de loi demeurent confidentiels même après la présentation de la version définitive à la Chambre des communes ou au Sénat. Dans l’arrêt Quinn c. Canada (Premier ministre), 2011 CF 379, la Cour fédérale a conclu que l’examen d’un projet de règlement par le greffier du Bureau du Conseil privé fait partie du processus réglementaire et est donc exclu de la LPRP. Les projets de règlement et de décret demeurent confidentiels même après leur approbation par le gouverneur en conseil et leur publication.

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11.3.4 Délais

L’application du paragraphe 70(1) est soumise aux délais prévus au paragraphe 70(3) de la LPRP. Conformément à l’alinéa 70(3)a), les renseignements confidentiels du Cabinet dont l’existence remonte à plus de 20 ans ne peuvent pas être exclus en vertu du paragraphe 70(1) de la LPRP. Passé ce délai, la LPRP s’applique aux renseignements contenus dans le document et ceux-ci peuvent être communiqués sous réserve des exceptions applicables.

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11.3.5 Procédures à suivre aux fins de l’examen des documents assujettis au paragraphe 70(1)

Bien que la LPRP ne s’applique pas aux renseignements confidentiels du Cabinet, il faut répondre à la demande de la personne qui souhaite les obtenir. La réponse doit renvoyer à l’article 70 de la LPRP et aviser cette personne de son droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

Examen par les responsables ministériels de l’AIPRP

Les renseignements confidentiels qui peuvent se trouver au Cabinet ne sont pas soumis à des procédures différentes de celles des autres documents lorsqu’ils sont récupérés auprès du bureau de première responsabilité, à l’exception de toute mesure de sauvegarde supplémentaire conformément à leur classification de sécurité. S’il estime après examen que des documents sont confidentiels ou contiennent des renseignements confidentiels en lien avec le Cabinet, le Bureau de l’AIPRP indiquera les documents ou parties de documents en question et le paragraphe de l’article 70 qui s’applique. Par exemple, si des parties d’un document contiennent des renseignements présentant des propositions ou des recommandations au Cabinet, le fonctionnaire doit marquer ces parties avec l’annotation : « Prélever – 70(1)a) ». Si un document n’entre dans aucune des six catégories énumérées au paragraphe 70(1), mais qu’il contient néanmoins des renseignements révélant les processus collectifs de prise de décision et de formulation des politiques des ministres, le fonctionnaire doit signaler les renseignements exclus avec l’annotation : « Prélever – 70(1) ».

Consultations nécessaires

a) Consultations avec les Services juridiques

Le Bureau de l’AIPRP est tenu de consulter ses Services juridiques dans tous les cas où les renseignements fournis en réponse à une demande peuvent constituer des renseignements confidentiels du Cabinet en vertu de la LPRP, conformément au article 4.2.27 de la Politique sur la protection de la vie privée (la politique).

À la suite de l’examen préliminaire par l’institution fédérale, tous les documents susceptibles de contenir des renseignements confidentiels du Cabinet doivent être soumis à l’examen des Services juridiques. Ce faisant, le Bureau de l’AIPRP doit expliquer pourquoi l’exclusion prévue à l’article 70 s’applique au document ou à la partie du document. Cette explication est particulièrement importante à l’égard des documents qui ne sont pas conservés dans le Système des dossiers du Cabinet, mais qui révèlent ou reflètent les processus collectifs de prise de décision et de formulation des politiques des ministres (par exemple, la correspondance à laquelle sont jointes les présentations préparées pour les présentations au Cabinet, sans qu’un renvoi à la présentation au Cabinet figure dans les diapositives).

Tous les documents sont renvoyés au Bureau de l’AIPRP après l’examen. Si d’autres questions surgissent plus tard, les documents doivent être renvoyés aux Services juridiques.

Les Services juridiques, dans leur rôle de conseillers juridiques, indiquent à leurs clients si, à leur avis, l’exclusion relative aux renseignements confidentiels du Cabinet prévue par la LPRP s’applique. Ils sont également tenus de dresser une liste des documents pour lesquels ils ont recommandé l’application de cette exclusion. Les Services juridiques qui relèvent du ministère de la Justice Canada doivent rendre la liste accessible, sur demande, au Secteur des services juridiques du Bureau du Conseil privé et au Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) à l’administration centrale du ministère de la Justice Canada.

b) Consultations avec le Centre du droit à l’information et à la protection des renseignements personnels (CDIPRP) du ministère de la Justice Canada et avec le Bureau du Conseil privé – Pour les Services juridiques qui relèvent du ministère de la Justice Canada

En cas de doute sur le caractère confidentiel des renseignements du Cabinet dans des affaires impliquant des situations factuelles complexes ou s’il y a un désaccord entre les Services juridiques et le Bureau de l’AIPRP quant à la nature des renseignements, le conseiller juridique du ministère de la Justice Canada doit d’abord consulter le CDIPRP. Si la question ne peut être résolue suite à cette consultation, le CDIPRP doit consulter le Secteur des services juridiques du Bureau du Conseil privé. En outre, il est obligatoire de consulter le Bureau du Conseil privé si les documents renferment des documents de travail, conformément à l’arrêt Ethyl décrit au point 11.3.3b) du présent document.

Les Services juridiques qui ne relèvent pas du ministère de la Justice Canada doivent consulter le Secteur des services juridiques du Bureau du Conseil privé pour obtenir des conseils, le cas échéant.
Examen des documents de travail et consultations conformément à l’arrêt Ethyl

Avant de consulter ses Services juridiques, le Bureau de l’AIPRP doit prendre les mesures ci‑dessous s’il conclut qu’un document du Cabinet ou ses annexes renferment l’équivalent d’un document de travail (« ensemble de mots »), dont l’objet est de présenter des explications générales, des analyses de problèmes ou des options politiques à l’examen du Conseil pour que ce dernier prenne des décisions (voir l’alinéa 70(1)b)).

Si le document de travail renferme des recommandations ou des renvois à d’autres renseignements confidentiels (p. ex. des comptes rendus de décisions ou des avant-projets de loi), les porter à l’attention du conseiller juridique.

S’il constate qu’un document de travail figure dans le corps ou l’annexe d’un mémoire au Cabinet ou d’un document d’information destiné aux ministres, vérifier si le Cabinet a pris une décision sur le document du Cabinet en question en vérifiant le compte rendu de décision connexe.

Confirmer que la décision se rapporte au document de travail en question (il pourrait être nécessaire de consulter plusieurs comptes rendus de décision) et citer le compte rendu de décision pertinent.

Si une décision a été prise, établir si la première ou la deuxième partie de l’alinéa 70(3)b) s’applique :

Première partie de l’alinéa 70(3)b) : la décision a été rendue publique.

Vérifier si la décision a été rendue publique, par exemple :

Le ministre a-t-il fait une annonce à la Chambre des communes? (Consulter le Hansard.)

Existe-t-il un communiqué de presse attestant que la décision a été rendue publique?

Fournir une copie du communiqué de presse ou de tout autre document attestant que la décision a été rendue publique.

Deuxième partie de l’alinéa 70(3)b) : la décision a été rendue il y a plus de quatre ans.

Vérifier si quatre ans se sont écoulés depuis la prise de décision (et non depuis la date du document de travail).

Après avoir été consulté par ses clients, le conseiller juridique doit :

déterminer si les renseignements figurant dans les documents constituent des documents de travail selon l’alinéa 70(3)b) et s’ils remplissent les critères énoncés à la première ou la deuxième partie de l’alinéa;

demander au Secteur des services juridiques du Conseil privé de vérifier si ces documents constituent ou non des documents de travail;

informer les clients du résultat de la consultation auprès du Bureau du Conseil privé.

Après avoir appris le résultat de la consultation auprès du Bureau du Conseil privé, le Bureau de l’AIPRP doit :

soit exclure le document si l’alinéa 70(1)b) s’applique et que les critères énoncés à la première ou à la deuxième partie de l’alinéa ne sont pas remplis;

soit vérifier si des dispositions d’exception s’appliquent aux renseignements lorsque les critères énoncés à la première ou à la deuxième partie de l’alinéa 70(3)b) sont remplis et que la LPRP s’applique au document de travail.
Prélèvement

Dans la mesure du possible et après avoir consulté un conseiller juridique, le principe du prélèvement doit être appliqué pour dissocier, sur chaque page des documents, les renseignements confidentiels du Cabinet, des renseignements personnels demandés en vertu de la LPRP. Si les renseignements confidentiels du Cabinet peuvent raisonnablement être prélevés, il convient de le faire pour que la LPRP s’applique aux renseignements personnels demandés.

Si le prélèvement est possible, le Bureau de l’AIPRP doit également examiner les renseignements restants pour déterminer si des exceptions s’appliquent. Les renseignements auxquels la LPRP ne s’applique pas ne peuvent être exemptés simultanément.

Aucun pouvoir discrétionnaire

La LPRP ne confère ni aux ministres ni aux institutions gouvernementales le pouvoir discrétionnaire de rendre publics les renseignements confidentiels du Cabinet.

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11.3.6 Examen d’une plainte

Dans le cas où un demandeur porte plainte par suite du refus de l’accès à des renseignements personnels, un enquêteur du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada demandera, conformément au paragraphe 34(2) de la LPRP, l’accès à tous les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, qui relèvent d’une institution fédérale et auxquels le demandeur s’est vu refuser l’accès. Toutefois, comme l’indique explicitement le même paragraphe, l’enquêteur ne peut avoir accès aux renseignements contenus dans les documents ou parties de documents pour lesquels une exclusion est appliquée en vertu du paragraphe 70(1). Seuls les documents dont les renseignements confidentiels sont prélevés peuvent être mis à la disposition du Commissariat. Celui-ci peut toutefois demander une confirmation comme quoi les documents ou parties de documents constituent des renseignements confidentiels du Cabinet. Conformément à l’article 4.2.28 de la politique, les institutions doivent obtenir une attestation que les renseignements exclus constituent des renseignements confidentiels du Cabinet, en cohérence avec les procédures établies.

Lorsqu’une institution gouvernementale reçoit une demande de confirmation de la part du Commissariat à la protection de la vie privée, elle doit la transmettre immédiatement au coordonnateur de l’AIPRP, qui consultera les Services juridiques pour préparer la réponse. En cas de doute concernant la rédaction de la réponse, les Services juridiques peuvent consulter le Secteur des services juridiques du Bureau du Conseil privé ou le CDIPRP s’ils relèvent du ministère de la Justice Canada.

Le coordonnateur de l’AIPRP peut utiliser la lettre de confirmation type figurant à la section 11.3.7 ci-dessous, en y joignant une liste décrivant le contenu des documents tel qu’il est indiqué dans la liste type figurant plus bas à la section 11.3.8. La lettre de confirmation doit être envoyée dans le délai fixé dans la demande du Commissariat à la protection de la vie privée. Si plus de temps est nécessaire, le coordonnateur de l’AIPRP doit le demander au Commissariat.

Une copie de la lettre de confirmation signée doit être envoyée aux Services juridiques en même temps que la lettre est envoyée au Commissariat à la protection de la vie privée.

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11.3.7 Lettre de confirmation

Notre dossier : [insérer le numéro de dossier]

[insérer la date]

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Madame (Monsieur),

Le [insérer la date d’avis de plainte], le (la) [insérer le nom de l’institution] a appris qu’une plainte concernant l’application de l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) avait été déposée en lien avec la demande d’accès aux renseignements personnels [insérer le numéro de la demande]. Je confirme que les documents ou parties de documents visés par la demande [insérer le numéro de la demande] et décrits dans la liste ci-jointe constituent des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi aux termes du paragraphe 70(1) de la LPRP.

La liste ci-jointe contient une description détaillée des documents, sans pour autant divulguer des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi, ainsi que les conclusions s’y rapportant.

Veuillez agréer, Madame (Monsieur), mes sentiments distingués.

[insérer le nom et le titre du coordonnateur]

Pièces jointes

c. c. Services juridiques institutionnels

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11.3.8 Liste type préparée par l’institution à joindre à la lettre de confirmation
Liste des documents joints à la
lettre de [insérer le nom du coordonnateur]
datée du [insérer la date de la lettre]

Dossier [insérer le numéro de dossier]

Numéro de document

1.
(p. 1 à 24)

Description et conclusion

Présentation ayant pour but de soumettre des propositions et des recommandations au Conseil du Trésor concernant un fonctionnaire touchant une pension.
Destinataire : Conseil du Trésor
Expéditeur : Ministre de la Sécurité publique
Date : Le 17 janvier 2024
Conclusion : Exclure

Pages 1 à 24 intégralement
70(1)a)

2.
(p. 25 à 56)

Note contenant des renseignements ayant pour but de soumettre des propositions et des recommandations au Cabinet concernant une liste de candidatures au poste de gouverneur en conseil.
Destinataire : Cabinet
Expéditeur : Ministre de la Justice
Date : Le 15 février 2024
Conclusion : Prélever

Pages 25 à 51 intégralement
70(1)a)

3.
(p. 57 à 58)

Courriel contenant des renseignements sur la teneur de propositions et de recommandations au Cabinet concernant une liste de candidatures au poste de gouverneur en conseil.
Destinataire : Directeur, Secteur des politiques
Expéditeur : Directeur adjoint, Secteur des politiques
Objet : Résumé
Date : Le 22 mars 2024
Conclusion : Prélever

Page 57, paragraphe 4, 1re phrase intégralement
70(1)a)

Page 58 intégralement
70(1)a)

4.
(p. 59)

Lettre du Conseil du Trésor faisant état d’une décision concernant un fonctionnaire touchant une pension.
Destinataire : Sous-ministre de la Sécurité publique
Expéditeur : Secrétaire du Conseil du Trésor
Date : Le 29 avril 2024
Conclusion : Exclure

Page 59 intégralement
70(1)c)

5.
(p. 60 à 62)

Notes manuscrites contenant des renseignements sur la teneur d’un ordre du jour du Cabinet.
Expéditeur : Sous-secrétaire du Cabinet
Date : Le 6 mai 2024
Conclusion : Prélever

Page 62 intégralement
70(1)c)

6.
(p. 63 à 72)

Lettre rendant compte de communications entre des ministres sur une question liée à la prise de décisions par le gouvernement.
Destinataire : Ministre de la Sécurité publique
Expéditeur : Président du Conseil du Trésor
Date : Le 17 juin 2024
Conclusion : Exclure

Pages 63 à 72 intégralement
70(1)d)

7.
(p. 73 à 77)

Note contenant des renseignements sur la teneur d’une lettre qui rend compte de communications entre des ministres sur une question liée à la prise de décisions par le gouvernement.
Destinataire : Greffier du Conseil privé
Expéditeur : Sous-ministre des Ressources naturelles
Objet : Projet vert
Date : Le 15 juillet 2024
Conclusion : Prélever

Page 74, paragraphe 3, 4e et 5e phrases intégralement
70(1)d)

8.
(p. 78 à 81)

Note d’information et pièces jointes ayant pour but d’informer les ministres sur des questions qu’il est prévu de porter devant le Cabinet.
Destinataire : Ministre de la Justice
Expéditeur : Sous-ministre de la Justice
Date : Le 8 août 2024
Conclusion : Exclure

Pages 78 à 81 intégralement
70(1)e)

9.
(p. 92 à 106)

Lettre et pièce jointe
Destinataire : Ministre
Expéditeur : Sous-ministre
Date : Le 27 septembre 2024
Conclusion : Il ne s’agit pas de renseignements confidentiels
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11.3.9 Contrôle par la Cour fédérale

Une fois que le Commissariat à la protection de la vie privée a terminé son enquête et produit son rapport sur une plainte relative à l’application de l’article 70 de la LPRP, le demandeur (ou, si ce dernier y consent, le Commissariat) peut demander à la Cour fédérale du Canada, en vertu de l’alinéa 42a) de la LPRP, le contrôle de la décision d’exclure les documents en question. Dans des jugements distincts, la Cour fédérale et la Cour d’appel fédérale ont convenu que les décisions d’exclure des documents demandés sur la base de l’article 69 de la LAI qui, à bien des égards, est équivalent à l’article 70 de la LPRP) pouvaient faire l’objet d’un contrôle judiciaire et que la norme de contrôle applicable est celle de la décision correcte^{Note en bas de page 7}. Dans les deux cas cependant, elles ont conclu que pour effectuer un contrôle, elles ne peuvent pas avoir accès aux documents qui font l’objet du litige et que l’institution gouvernementale soutient être des renseignements confidentiels du Cabinet. La Cour a toutefois statué qu’elle pouvait utiliser la preuve extrinsèque afin de déterminer si l’article 69 de la LAI avait été correctement appliqué.

Par ailleurs, dans l’affaire Quinn c. Canada (Premier ministre), la Cour fédérale a statué que le pouvoir de refuser la communication de renseignements confidentiels du Cabinet demandés sous le régime de la LAI découle directement des exigences de la loi. La Cour a également conclu qu’un processus de certification distinct en vertu de l’article 39 de la Loi sur la preuve au Canadan’est pas nécessaire dans les instances où l’application de l’exclusion des renseignements confidentiels du Cabinet est contestée^{Note en bas de page 8}.

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11.4 Article 70.1 – Certificat en vertu de la Loi sur la preuve au Canada

Aux termes de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada, le procureur général du Canada peut délivrer un certificat interdisant la divulgation de renseignements dans le cadre d’une instance visant à protéger :
- soit des renseignements obtenus à titre confidentiel d’une entité étrangère, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’ingérence étrangère la protection de l’information, ou qui concernent une telle entité;
- soit la défense nationale ou la sécurité nationale.
Si une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée concernant le traitement d’une demande de renseignements personnels a été déposée après la délivrance d’un certificat en vertu de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada, le paragraphe 70.1(1) exclut du droit d’accès les renseignementsfaisant l’objet du certificat. Par conséquent, la personne visée par le certificat ne peut pas accéder aux renseignements à la suite d’une plainte.

Si une plainte a été déposée avant la délivrance d’un certificat, le paragraphe 70.1(2) de la LPRP stipule que toute procédure (par exemple une enquête, une vérification, un appel ou une révision judiciaire) prévue par la LPRP et portant sur cette plainte doit être interrompue. De plus, le Commissariat à la protection de la vie privée ne peut pas communiquer les renseignements et doit prendre les précautions nécessaires pour empêcher leur communication. Il doit renvoyer les renseignements au responsable de l’institution fédérale dans les dix jours suivant la publication du certificat dans la Gazette du Canada.

On recommande aux institutions de consulter leur conseiller juridique dans toutes les situations entraînant la délivrance d’un certificat en vertu de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada.

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Note en bas de page 1

Lukács c. Canada (Transport, Infrastructure et Collectivités), 2015 CAF 140 (CanLII)

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Note en bas de page 2

Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Travaux publics) (T.D.) [1997] 1 C.F. 164.

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Note en bas de page 3

Terry c. Canada (ministre de la Défense nationale) 30 Admin. L.R. (2d) 122 (communiquez avec votre service juridique pour obtenir une copie de cette citation).

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Note en bas de page 4

Info Source : Bulletin 39A — Sommaire des décisions des Cours fédérales : Lukács c. Canada (Transport, Infrastructure et Collectivités), 2015 CAF 140

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Note en bas de page 5

Au moment de la publication de ce manuel, la LPRP et la LAI mentionnaient encore les renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Lorsque la LPRP est entrée en vigueur en 1983, Sa Majesté la reine Elizabeth II était la chef d’État. L’accession au trône du nouveau souverain du Canada, Sa Majesté le roi Charles III, a eu lieu le 10 septembre 2022. Jusqu’à la mise à jour, les définitions de l’article 35 de la Loi d’interprétation permettent d’interpréter les mentions à la Reine comme des mentions au Roi dans les lois fédérales.

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Note en bas de page 6

Des renseignements complémentaires sur le Cabinet sont accessibles sur le site Web du Bureau du Conseil privé.

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Note en bas de page 7

Quinn c. Canada (Premier ministre), 2011 CF 379 au paragraphe 28; Canada (Environnement) c. Canada (Commissaire à l’information), 2007 CAF 404; Canada (Environnement) c. Canada (Commissaire à l’information), 2003 CAF 68 (arrêt Ethyl).

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Note en bas de page 8

Dans l’affaire Quinn (ibid.), l’objet de l’examen était la décision du directeur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée du Bureau du Conseil privé d’invoquer l’article 69 de la LAI. Voir aussi l’affaire Société Radio-Canada c. Canada (Commissaire à l’information), 2011 CAF 326, dans laquelle on a approuvé la décision rendue dans l’affaire Quinn sur ce point.

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Chapitre 12 — Enquêtes et révisions

Date de mise à jour : 2024-05-15
Renvoi au Manuel de l’accès à l’information

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) prévoit un système à deux niveaux de révision des décisions de refus lorsqu’une personne s’est vu refuser l’accès à des renseignements personnels demandés en vertu de la LPRP par des responsables d’institutions fédérales.

La première étape de la révision consiste à déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée, un agent du Parlement qui rend compte directement à la Chambre des communes et au Sénat. Le commissaire à la protection de la vie privée enquête sur les plaintes déposées par des personnes qui estiment qu’une institution fédérale n’a pas respecté leurs droits en vertu de la LPRP.

En outre, le commissaire mène également des enquêtes sur d’autres questions, y compris les plaintes de particuliers concernant la collecte, l’utilisation, la communication, l’exactitude, la destruction et la conservation de renseignements personnels, ainsi que les fichiers de renseignements personnels. Le commissaire peut également ouvrir lui-même des requêtes sur ces questions et peut contrôler les fichiers exemptés et le respect des articles 4 à 8 de la LPRP.

La deuxième étape consiste à demander à la Cour fédérale du Canada de réexaminer le refus d’accès après que le commissaire à la protection de la vie privée a enquêté sur l’affaire et fourni un rapport sur les résultats de l’enquête.
12.1 Plaintes auprès du commissaire à la protection de la vie privée (articles 29 et 30)

Le paragraphe 29(1) de la LPRP prévoit que les questions suivantes relatives aux demandes de renseignements personnels peuvent faire l’objet d’une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée :
- refus d’accès aux renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) de la LPRP;
- le refus d’accorder les droits relatifs à la correction ou à l’annotation de renseignements personnels ou le refus d’effectuer des corrections en vertu du paragraphe 12(2), sans justification;
- le caractère abusive de la prorogation des délais en vertu de l’article 15 pour répondre à une demande;
- le fait de ne pas donner accès à tout ou partie d’un document dans la langue officielle choisie par le demandeur en vertu du paragraphe 17(2);
- le fait de ne pas donner accès à un document ou à une partie d’un document sur un support de substitution en vertu du paragraphe 17(3);
- toute autre question relative à la demande ou à l’obtention de l’accès à des renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(1).
Les plaintes auprès du commissaire à la protection de la vie privée peuvent être déposées par une personne ou son représentant autorisé. Les institutions peuvent tenter de trouver une solution avec l’individu avant et après le dépôt d’une plainte formelle. L’institution doit informer le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) de toute tentative faite après le dépôt d’une plainte.

En vertu de l’article 30 de la LPRP, une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée doit être formulée par écrit, sauf autorisation contraire du commissaire.

Le commissaire à la protection de la vie privée peut également ouvrir, en vertu du paragraphe 29(3), une enquête sur toute question relevant de la LPRP, s’il estime qu’il existe des motifs raisonnables de le faire. Cela signifie que le commissaire est libre d’agir sans qu’une plainte soit déposée par un individu si une affaire est portée à son attention et qu’il a des motifs raisonnables de croire qu’une enquête doit être menée.
12.1.1 Notification au demandeur de son droit de porter plainte

La LPRP impose au responsable d’une institution fédérale d’informer le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée dans l’un ou l’autre des cas suivants :
1. Les délais sont prolongés en vertu de l’article 15.
2. L’accès à tout renseignement personnel demandé en vertu du paragraphe 12(1) est refusé en vertu du paragraphe 16(1).
En outre, la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la Directive) exige des institutions qu’elles informent les demandeurs de leur droit de porter plainte pour toutes les questions relatives à la demande.
12.1.2 Délai de dépôt d’une plainte relative à l’accès aux renseignements personnels

Contrairement à la Loi sur l’accès à l’information (LAI), la LPRP ne prévoit pas de délai pour déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée.
12.2 Enquête
12.2.1 Procédures

L’article 32 de la LPRP donne au commissaire à la protection de la vie privée un large pouvoir discrétionnaire pour déterminer la procédure à suivre dans l’exercice de ses devoirs ou fonctions en vertu de la LPRP. Lors de la réception d’une plainte et de l’enquête la concernant, les principales exigences procédurales imposées au commissaire à la protection de la vie privée par la LPRP sont les obligations suivantes :
- aviser le responsable de l’institution fédérale concernée de l’intention du commissaire d’enquêter et l’informer de l’objet de la plainte (article 31);
- mener des enquêtes en secret (article 33);
- donner au plaignant et au responsable de l’institution la possibilité de présenter leurs observations (paragraphe 33[2]);
- établir un rapport à l’issue d’une enquête (article 35).
Avis d’enquête

L’article 31 de la LPRP prévoit qu’avant d’entamer une enquête sur une plainte déposée au titre de cette loi, le commissaire à la protection de la vie privée notifie au responsable de l’institution fédérale concernée son intention de mener l’enquête et l’informe de la teneur de la plainte. Dans la pratique, l’avis est généralement donné au délégué du responsable de l’institution.

Possibilité de présenter des observations

Le paragraphe 33(2) de la LPRP garantit que les institutions fédérales auront la possibilité de présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête, tout comme le plaignant. Les observations de l’institution fédérale peuvent appuyer les actions de l’institution, reconnaître les lacunes ou les erreurs, suggérer des mesures correctives appropriées, ou toute combinaison de ces éléments.

Les institutions sont responsables des observations qu’elles font au commissaire à la protection de la vie privée. Si le commissaire à la protection de la vie privée estime qu’une institution ne fournit pas de représentations significatives et appropriées, il peut en faire mention dans son rapport.

Le commissaire à la protection de la vie privée mène ses enquêtes en privé, mais il fournit des rapports d’enquête au plaignant et au responsable de l’institution fédérale concernée par la plainte. (Voir les sections ci-dessous sur les articles 33 et 35 de la LPRP.)
12.2.2 Pouvoirs du commissaire à la protection de la vie privée pour la tenue des enquêtes

Le paragraphe 34(1) de la LPRP prévoit que le commissaire à la protection de la vie privée a le pouvoir de prendre les mesures suivantes lorsqu’il mène une enquête :
- convoquer des personnes, les contraindre à témoigner et à produire les documents qu’il juge nécessaires à l’instruction complète de la plainte, de la même façon et dans la même mesure qu’une cour supérieure d’archives;
- faire prêter serment;
- recevoir des preuves, que ce soit sous serment, par affidavit ou autrement;
- pénétrer dans des locaux occupés par une institution fédérale;
- converser en privé avec toute personne se trouvant dans ces locaux;
- examiner ou obtenir des copies de tous les documents trouvés dans ces locaux qui sont pertinents pour une enquête.
Les employés d’une institution fédérale ou toute autre personne ne doivent pas faire obstacle à une enquête du commissaire à la protection de la vie privée. L’article 68 de la LPRP prévoit que l’obstruction au commissaire ou à ses délégués dans l’exercice des devoirs et fonctions prévus par la LPRP constitue une infraction et est passible, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, d’une amende ne dépassant pas 1 000 dollars. Le chapitre 13 du présent manuel fournit de plus amples renseignements sur les infractions.
12.2.3 Accès aux renseignements

En vertu du paragraphe 34(2) de la LPRP, les institutions fédérales doivent fournir au commissaire à la protection de la vie privée, pour examen, tout renseignement, quels que soient leur forme et leur support, qui relèvent de l’institution fédérale, à l’exception des renseignement confidentiels du Cabinet exclus en vertu du paragraphe 70(1). Il existe toutefois des considérations supplémentaires concernant l’accès du commissaire à la protection de la vie privée aux documents soumis au secret professionnel de l’avocat et du notaire, aux documents exclus et aux documents conservés dans le cabinet d’un ministre.

Documents soumis au secret professionnel de l’avocat

Afin de préserver le secret professionnel de l’avocat et du notaire, les avis juridiques qui ne sont pas en eux-mêmes l’objet de la demande ne sont normalement pas inclus dans les renseignements fournis au commissaire pour examen. Dans l’affaire Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2005 CAF 199, la Cour d’appel fédérale a statué que les avis juridiques préparés pour conseiller une institution fédérale sur la façon de répondre à une demande d’accès à l’information ne peuvent être examinés par le commissaire à l’information, sauf si cela est absolument nécessaire pour que le commissaire puisse mener à bien son enquête. Selon la Cour, le Parlement n’a pas voulu qu’une institution fédérale soit privée du bénéfice d’un conseil juridique, fourni à titre confidentiel, pour décider de la façon de répondre correctement à une demande de renseignements. La Cour a estimé que le paragraphe 36(2) de la LAI, qui est l’équivalent du paragraphe 34(2) de la LPRP, doit être interprété de façon restrictive afin de ne permettre l’accès à des renseignements privilégiés que lorsque cela est absolument nécessaire à l’exercice du pouvoir conféré par la loi.

En de rares occasions, le commissaire, ou des personnes travaillant en son nom ou sous sa direction (généralement un enquêteur), peuvent demander à examiner cet avis juridique. Avant que ces informations ne soient fournies au commissaire, il est essentiel de consulter les conseillers juridiques de l’institution afin de déterminer si la demande du commissaire relève du critère de « nécessité absolue » établi par la Cour d’appel fédérale dans la décision mentionnée ci-dessus et, si tel est le cas, de prendre des mesures pour éviter que la divulgation au commissaire n’entraîne une renonciation au secret professionnel de l’avocat.

Documents exclus en vertu du paragraphe 70(1)

Comme l’indique le paragraphe 34(2) de la LPRP, le commissaire à la protection de la vie privée ne peut, au cours de l’enquête concernant une plainte déposée en vertu de la LPRP, examiner un document confidentiel du Conseil privé du Roi pour le Canada, auquel s’applique le paragraphe 70(1). En vertu des paragraphes 4.2.26 et 4.2.27 de la Politique sur la protection de la vie privée, les institutions, à la demande du commissaire à la protection de la vie privée, doivent obtenir l’assurance de leur conseiller juridique que les renseignements exclus sont des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada, conformément aux procédures établies.
Dossiers du cabinet d’un ministre

Dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, [2011] 2 RCS 306 (communément appelée l’affaire des agendas du premier ministre), la Cour suprême du Canada a clarifié le concept de relèvement des renseignement détenus dans le cabinet d’un ministre. Cette décision s’applique également à la LPRP. La Cour suprême du Canada a confirmé que le cabinet d’un ministre ne fait pas partie du ministère qu’il préside et que les documents conservés exclusivement dans le cabinet d’un ministre ne sont généralement pas soumis à la LPRP. Toutefois, un document détenu exclusivement dans le bureau d’un ministre peut être considéré comme relevant d’une institution fédérale s’il répond aux critères suivants :

Le contenu du dossier concerne-t-il une affaire ministérielle?

Si c’est le cas, un haut fonctionnaire de l’institution fédérale peut-il raisonnablement s’attendre à obtenir une copie du document sur demande?

Les prochains facteurs à prendre en compte sont les suivants :

le contenu substantiel du dossier;

les circonstances dans lesquelles il a été créé;

le lien juridique entre l’institution fédérale et le détenteur du document.

La Cour suprême du Canada a souligné que :

il n’y a pas de présomption d’inaccessibilité pour les documents se trouvant dans le cabinet d’un ministre;

« ce critère ne conduit pas à une mise au secret générale des documents se trouvant dans les cabinets ministériels ».

Le CPVP peut, au cours de son enquête, demander à consulter les dossiers du cabinet d’un ministre afin de déterminer si ces dossiers relèvent de l’institution fédérale. Si un bureau de l’AIPRP reçoit une telle demande, il doit indiquer au CPVP de communiquer directement avec le cabinet du ministre.

Le commissaire à la protection de la vie privée n’a pas le pouvoir de pénétrer dans le bureau d’un ministre. Toutefois, le commissaire dispose de pouvoirs d’enquête importants. Ces pouvoirs comprennent le pouvoir :

de convoquer des témoins, y compris des ministres et des membres du personnel exonéré;

d’obliger ces personnes à témoigner sous serment;

de les contraindre à produire les documents et les pièces que le commissaire juge indispensables à l’instruction complète de la plainte.
12.2.4 Ordonnances de confidentialité

L’article 32 de la LPRP donne au commissaire à la protection de la vie privée le pouvoir discrétionnaire de délivrer des ordonnances de confidentialité aux témoins au cours de l’instruction d’une plainte. Toutefois, les tribunaux ont rappelé que, d’une façon générale, les ordonnances de confidentialité ne doivent pas avoir une portée excessive et doivent porter le moins possible atteinte à la liberté d’expression des témoins.

Les deux décisions suivantes portent sur l’article 34 de la LAI, qui est l’équivalent de l’article 32 de la LPRP.

Dans l’affaire Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2004 CF 431, la Cour fédérale a conclu que le commissaire à l’information est habilité à délivrer des ordonnances de confidentialité, mais elle a fait observer que :

tout régime général qui empêche une personne de communiquer pour toujours tous les renseignements se rapportant à son témoignage et à sa comparution devant le commissaire porterait atteinte à la liberté d’expression de cette personne, laquelle est garantie à l’alinéa 2b) de la Charte, et ce, d’une façon qui ne pourrait pas être justifiée en vertu de l’article premier.

Le Tribunal fédéral a également déclaré ce qui suit :

Dans la mesure où les ordonnances de confidentialité restreignaient la communication, alors que rien ne permettait raisonnablement de craindre que pareille communication nuise à l’enquête ou entraîne la communication illégitime de renseignements confidentiels, les ordonnances constituaient à mon avis une restriction injustifiable de la liberté d’expression des témoins.

Dans l’affaire Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2007 CF 1024, qui a confirmé 2008 CAF 321, la Cour fédérale a examiné le bien-fondé des ordonnances de confidentialité émises par le Commissariat à l’information à l’égard des témoins et des avocats représentant les témoins. La première série d’ordonnances demandait aux témoins de ne pas communiquer les questions posées, les réponses données et les pièces utilisées par le témoin « tant que le sous-commissaire à l’information n’aura pas terminé de recueillir la déposition des autres employés du ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien, sauf son avocat […] » La deuxième série d’ordonnances demandait aux avocats de ces témoins de ne pas communiquer « les questions posées, les réponses données et les pièces utilisées […] au cours des témoignages […], sauf instructions légitimes contraires [du témoin] » La Cour fédérale a rejeté la demande de contrôle judiciaire, déclarant que les ordonnances de confidentialité n’allaient pas plus loin que nécessaire pour :
1. favoriser la recherche de la vérité à laquelle visent les enquêtes du commissaire laquelle enquête est menée de façon à renforcer le droit quasi constitutionnel d’accès;
2. maintenir l’intégrité de l’enquête;
3. s’assurer que le témoignage d'une personne n'est pas vicié du fait que celle-ci connaît la preuve présentée par un autre témoin;
4. maintenir le caractère ex parte de l’enquête, laquelle doit être indépendante du gouvernement, selon la volonté clairement exprimée par le législateur dans la Loi;
5. tenir compte du caractère unique des multiples mandats exercés par les avocats du ministère de la Justice;
6. préserver le caractère privé de l’enquête et assurer la protection de tout renseignement confidentiel précis.
12.2.5 Secret des enquêtes

En vertu de l’article 33 de la LPRP, toutes les enquêtes du commissaire doivent être menées en secret, et aucune partie n’a le droit d’être présente, d’avoir accès ou de commenter les observations faites par une autre partie impliquée dans la plainte. Le caractère secret et confidentiel des enquêtes encourage les plaignants, les témoins et les institutions fédérales à participer aux enquêtes et constitue un élément important du régime légal.
D’autres exigences en matière de sécurité et de confidentialité

L’article 62 prévoit que le commissaire à la protection de la vie privée et les personnes agissant en son nom qui reçoivent ou obtiennent des informations relatives à une enquête doivent, en ce qui concerne l’accès à ces informations et leur utilisation, respecter les exigences de sécurité et prêter le serment de discrétion exigé des personnes qui ont normalement accès à ces renseignements et les utilisent.

L’article 63 interdit au commissaire à la protection de la vie privée et aux personnes agissant en son nom de communiquer toute information dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions. En outre, conformément à l’article 65 de la LPRP, ils doivent prendre toutes les précautions raisonnables pour éviter la communication et ne doivent pas communiquer les renseignements que le responsable d’une institution fédérale serait autorisé à refuser de communiquer, ou toute information concernant l’existence de renseignements personnels lorsque le responsable d’une institution fédérale n’a pas indiqué s’ils existaient.

Cependant, l’article 64 de la LPRP prévoit que le commissaire à la protection de la vie privée peut communiquer, ou autoriser toute personne agissant en son nom à communiquer, les renseignements qui, de l’avis du commissaire, sont nécessaires :

pour mener une enquête en vertu de la LPRP ou établir les motifs des conclusions et des recommandations contenues dans tout rapport en vertu de la LPRP;

ou dans le cadre d’une poursuite pour infraction à la LPRP, d’une poursuite pour infraction à l’article 131 du Code criminel (parjure) à l’égard d’une déclaration faite en vertu de la LPRP, d’une révision devant le tribunal en vertu de la LPRP ou de la partie 1 de la LAI, ou d’un appel d’une révision de ce tribunal.

En ce qui concerne la communication des infractions, le commissaire à la protection de la vie privée peut communiquer :

au procureur général du Canada les renseignements relatifs à la commission d’une infraction par un directeur, un agent ou un employé d’une institution fédérale si, de l’avis du commissaire, il existe des preuves d’une telle infraction;

des renseignements concernant les activités du commissaire au titre du paragraphe 37(1) à l’Office de surveillance des activités en matière de sécurité nationale et de renseignement, dans la mesure où le commissaire ou la personne agissant en son nom estime nécessaire que les deux organismes coordonnent leurs activités afin d’éviter tout double emploi inutile.

L’article 66 de la LPRP prévoit que le commissaire et les personnes agissant en son nom ne sont pas des témoins compétents ou contraignables en ce qui concerne les faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions en vertu de la LPRP. Les exceptions concernent les poursuites pour infraction à la LPRP ou pour parjure, ainsi que les procédures de contrôle judiciaire devant la Cour fédérale en vertu de la LPRP et les recours résultant de ces contrôles.
12.2.6 Inadmissibilité de la preuve dans d’autres procédures

En vertu du paragraphe 34(3), le témoignage d’une personne dans le cadre d’une procédure engagée en vertu de la LPRP n’est pas recevable comme preuve contre cette personne devant un tribunal ou dans toute autre procédure, sauf dans le cadre de poursuites pour une infraction visée à l’article 131 du Code criminel (parjure), dans une poursuite pour infraction à la LPRP, dans une révision devant le tribunal en vertu de la LPRP, ou dans un appel résultant d’une telle révision.

12.2.7 Renvoi des documents

En vertu du paragraphe 34(5), le commissaire à la protection de la vie privée dispose d’un délai de 10 jours pour restituer les documents produits par une institution fédérale en vue de leur examen, si l’institution en fait la demande. Le commissaire peut toutefois exiger à nouveau la production de tout document s’il l’estime nécessaire à l’enquête.

Dans l’affaire Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2004 FC 431 révisé pour d’autres motifs dans Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l’information), 2005 CAF 199, la Cour fédérale a confirmé que la disposition équivalente de la LAI n’empêchait pas le Commissariat à l’information de faire des copies des documents qu’il avait obtenus au cours de son enquête. En outre, l’obligation de restituer les documents ne s’applique pas aux copies réalisées, mais uniquement aux versions mêmes des documents produites devant le commissaire.

12.2.8 Cas particuliers : Enquête sur les présomptions de refus

Les présomptions de refus sont examinées en détail au point 7.3 du présent manuel. Si une institution fédérale n’accorde pas l’accès dans un délai déterminé, le CPVP considère qu’il y a « présomption de refus » d’accès. Tous les refus présumés doivent faire l’objet d’une enquête par le commissaire à la protection de la vie privée et d’un rapport avant qu’une demande de révision judiciaire puisse être introduite auprès de la Cour fédérale. La procédure de présomption de refus a eu pour effet d’encourager les institutions à répondre aux demandes d’accès dans un délai plus raisonnable et de donner aux plaignants le droit de porter l’affaire devant la Cour fédérale lorsque ce n’est pas le cas.
12.3 Conclusions et recommandations

12.3.1 Approche normale des résultats

Le paragraphe 35(1) de la LPRP prévoit que, lorsque le commissaire à la protection de la vie privée a enquêté sur une plainte et l’a jugée fondée, il fournit au responsable de l’institution fédérale qui détient les renseignements personnels en question un rapport contenant les conclusions de l’enquête et les recommandations qui en découlent.

Le cas échéant, ce rapport peut comporter une demande de réponse de l’institution dans un délai déterminé, concernant toute mesure prise ou proposée par l’institution pour mettre en œuvre les recommandations formulées dans le rapport. Si l’institution ne prévoit pas de donner suite aux recommandations, le rapport peut demander les raisons de cette décision. En indiquant les mesures correctives, les institutions doivent préciser les mesures prises ou à prendre, ainsi que la date à laquelle elles seront achevées, puis procéder en conséquence.

Dans la pratique, les rapports sont parfois envoyés au délégué du responsable de l’institution.

Une procédure similaire s’applique lorsque le commissaire à la protection de la vie privée prend l’initiative d’une plainte et constate qu’une infraction à la LPRP a été commise.

Le paragraphe 35(2) de la LPRP exige que le commissaire à la protection de la vie privée fasse rapport au plaignant sur les résultats de son enquête.

Lorsque le commissaire à la protection de la vie privée demande une réponse à ses recommandations, il ne doit pas faire rapport au plaignant avant l’expiration du délai imparti pour fournir une réponse. Conformément au paragraphe 35(3), le commissaire informe le plaignant dans le rapport si aucune réponse n’a été reçue ou si l’action proposée dans la réponse est, de l’avis du commissaire, inadéquate, inappropriée ou ne sera pas prise dans un délai raisonnable. Le commissaire peut également inclure dans ce rapport tout commentaire qu’il juge approprié sur la question.

En vertu du paragraphe 35(4) de la LPRP, lorsqu’une institution notifie au commissaire à la protection de la vie privée que l’accès aux renseignements personnels sera donné au demandeur selon les recommandations du commissaire, l’institution devra donner l’accès dans les plus brefs délais. De même, si une institution notifie au commissaire qu’elle prendra des mesures pour répondre à toute autre recommandation du commissaire (par exemple, en ce qui concerne les prorogations de délai et la langue d’accès), elle doit mettre en œuvre les mesures correctives dans le délai imparti.

Le commissaire peut recommander qu’un plaignant ait accès à des renseignements personnels, mais il ne peut pas ordonner à l’institution fédérale de le faire. Si, à la suite d’une enquête relative à un refus d’accès, l’accès n’est pas accordé au plaignant, le commissaire doit, conformément au paragraphe 35(5) de la LPRP, informer le plaignant de son droit de demander à la Cour fédérale de réexaminer l’affaire qui a fait l’objet de l’enquête.

Si le responsable d’une institution fédérale ne se conforme pas à ses recommandations, le commissaire peut, conformément à l’article 39 de la LPRP, faire rapport au Parlement. Cela peut se faire à tout moment, soit dans un rapport annuel, soit dans un rapport spécial, lorsque le commissaire à la protection de la vie privée estime que l’affaire en question est d’une urgence ou d’une importance telle qu’un rapport, en vertu de l’article 38, ne devrait pas être différé jusqu’à la date prévue pour le prochain rapport annuel du commissaire.

12.3.2 Résolution rapide

Le CPVP s’efforce de veiller à ce que les plaintes de nature non systémique soient résolues de la façon la plus efficace possible. Une résolution rapide, une approche d’enquête négociée ou médiatisée, est généralement le meilleur résultat pour les parties concernées. Dans ce cas, le CPVP n’émet pas de conclusions et les parties ne peuvent donc pas recourir à la Cour fédérale.

Le CPVP a également pris l’habitude de publier des rapports d’enquête sommaires, qui sont des enquêtes abrégées se terminant par la publication d’un bref rapport ou d’une lettre de conclusions. Dans ce cas, les parties continueront à pouvoir s’adresser à la Cour fédérale conformément à la section 12.4 ci-dessous.
12.4 Révision par la Cour fédérale (articles 41 à 52)

Le demandeur ou le commissaire à la protection de la vie privée peut demander à la Cour fédérale du Canada de réexaminer un refus d’accès selon les modalités suivantes :
- En vertu de l’article 41 de la LPRP, le demandeur qui n’a pas obtenu l’accès aux renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) peut demander à la Cour fédérale de réviser l’affaire dans un délai de 45 jours après que le commissaire à la protection de la vie privée a communiqué les résultats de l’enquête au plaignant, ou dans tout autre délai accordé par la Cour.
- Le commissaire à la protection de la vie privée peut demander, en vertu du paragraphe 42(a), la révision d’un refus d’accès à des renseignements personnels ayant fait l’objet d’une enquête, à condition qu’il obtienne au préalable le consentement de la personne qui a demandé l’accès aux renseignements.
La Cour fédérale peut réviser le refus du responsable d’une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels demandés en vertu de la LPRP, y compris dans les cas de présomption de refus. Les révisions par la Cour fédérale sont effectuées de novo, c’est-à-dire que la réponse à la demande ou l’objet de la plainte sont examinés comme une nouvelle affaire. Il convient de noter que la LPRP ne prévoit pas de révision juridictionnelle pour les questions autres que le refus d’accès (la seule exception est prévue au paragraphe 16[3], lorsque le dépassement d’un délai est considéré comme un refus d’accès).

Dans les cas où le commissaire a déterminé qu’il y a eu présomption de refus, une demande en vertu de l’article 41 peut être limitée dans son champ d’application puisque le commissaire n’aura généralement pas examiné l’application d’une quelconque exemption. Dans l’affaire Statham c. Société Radio-Canada, 2010 CAF 315, la Cour d’appel fédérale a déclaré que, dans le cadre d’une demande présentée en vertu de l’article 41 de la LAI :

« […] la Cour ne peut statuer sur l’application de toute dérogation ou exception invoquée en vertu de la LPRP que si le commissaire n’a pas enquêté et rendu compte de ses conclusions au sujet de la dérogation ou de l’exception revendiquée. »

De même, dans l’affaire Canada (Sécurité publique et Protection civile) c. Gregory, 2021 CAF 33, la Cour d’appel fédérale a réaffirmé qu’un rapport du commissaire à la protection de la vie privée sur la validité de la demande d’exemption d’une institution fédérale est nécessaire avant que la Cour fédérale puisse ordonner la communication des renseignements personnels en question. La Cour d’appel fédérale, citant Blank c. Canada (Justice), 2016 CAF 189, a noté que :

« L’examen indépendant des plaintes par le commissaire constitue la pierre angulaire du régime mis en place par le législateur, et la Cour fédérale est en droit de bénéficier de l’expertise et des connaissances considérables de cet agent du Parlement avant de se pencher sur l’application des exceptions et le caviardage de documents par une institution publique. »

La Cour d’appel fédérale a également noté que la LPRP ne prévoit pas de délai pour déposer une nouvelle plainte auprès du commissaire à la protection des renseignements personnels au sujet d’une demande de dérogation présentée après une présomption de refus. Une fois que le commissaire à la protection de la vie privée a publié un rapport sur une telle plainte, le demandeur sera en mesure d’obtenir réparation devant la Cour fédérale si nécessaire.

12.4.1 Notification du recours au Tribunal fédéral

Si une institution fédérale est représentée devant la Cour fédérale par une personne autre que le ministère de la Justice du Canada, l’institution doit en informer le ministère de la Justice du Canada.

12.4.2 Droit de comparaître en tant que partie

Outre le droit de saisir la Cour fédérale avec le consentement du demandeur, conformément aux alinéas 42b) et c) de la LPRP, le commissaire à la protection de la vie privée peut comparaître devant la Cour au nom d’un demandeur qui a demandé un réexamen au titre de l’article 41 de la LPRP ou, avec l’autorisation de la Cour, comparaître en tant que partie à toute révision au titre de l’article 41.

12.4.3 Procédure judiciaire

Les articles 44 à 52 de la LPRP décrivent la procédure à suivre par la Cour fédérale. Les institutions doivent consulter leur conseiller juridique pour toute question relative à la procédure judiciaire.
12.4.4 Éléments de preuve à fournir à la Cour

Dans l’affaire Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, la Cour d’appel fédérale a conclu qu’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada n’avait pas fourni une base de preuve suffisante pour permettre à une cour de révision de s’acquitter de son rôle. Dans un post-scriptum, la Cour d’appel fédérale a donné des indications sur la façon dont les lettres de décision des institutions refusant l’accès peuvent être rédigées pour fournir des informations suffisantes à une cour qui procède à une révision. La Cour d’appel fédérale a indiqué que cet objectif pouvait être atteint en veillant à ce que la lettre de décision ou le dossier du tribunal contienne les informations suivantes :
1. qui a tranché la question;
2. son pouvoir de décision;
3. si cette personne s’est prononcée à la fois sur la question de l’applicabilité des exceptions et sur la question de savoir si l’information devait néanmoins être communiquée en vertu d’un pouvoir discrétionnaire;
4. les critères qui ont été pris en compte; et si ces critères ont été ou n’ont pas été respectés et pourquoi.
12.4.5 Appel

Chaque partie peut faire appel des décisions de la Cour fédérale devant la Cour d’appel fédérale et, en dernier ressort, demander l’autorisation d’interjeter appel devant la Cour suprême du Canada.
Chapitre 13 – Infractions et immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales

Date de mise à jour : 2024-12-09
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Ce chapitre explique l’infraction d’entrave au travail du Commissaire à la protection de la vie privée, la protection contre les poursuites civiles et l’inadmissibilité des dépositions présentées dans le cadre du processus de plainte.

13.1 Article 68 ‑ Entrave à l’action du Commissaire à la protection de la vie privée

En vertu de l’article 68 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP), toute personne qui entrave l’action du Commissaire à la protection de la vie privée ou de toute personne agissant au nom ou sous la direction du Commissaire dans l’exercice des pouvoirs et fonctions du Commissaire en vertu de la LPRP est coupable d’une infraction et passible, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, d’une amende ne dépassant pas 1 000 $. À ce jour, aucune personne n’a été condamnée à une amende au titre de l’article 68.

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13.2 Protection contre les procédures civiles ou les poursuites judiciaires

Nonobstant toute autre Loi du Parlement, en vertu de l’article 74 de la LPRP, le responsable d’une institution fédérale et toute personne agissant en son nom ou sous sa direction bénéficient d’une protection contre les poursuites civiles ou pénales, et la Couronne ou toute institution fédérale bénéficient d’une protection contre les poursuites, en ce qui concerne les éléments suivants :
- communication de renseignements personnels de bonne foi dans le cadre de la LPRP;
- toute conséquence découlant de cette communication;
  ou
- ayant fait preuve de la diligence nécessaire, ils n’ont pu donner les avis prévus par la présente Loi.
L’article 74 a été expressément examiné dans Gauthier c. Canada (ministre de la Consommation et des Corporations) (1992) 58 F.T.R. 161^{Note en bas de page 1}. La Cour fédérale a indiqué que la LPRP était structurée de manière à prévoir un droit de contrôle juridictionnel en ce qui concerne les refus d’accès aux renseignements. Toutefois, il y est indiqué que « la Loi [sur la protection des renseignements personnels] interdit expressément aux plaignants d’intenter une action régulière en dommages-intérêts pour négligence ». Dans l’affaire Canada c. M. Untel, 2016 CAF 191 la Cour d’appel fédérale a noté que les communications qui sont protégées sont celles qui sont faites en vertu de la LPRP. Il peut s’agir d’une réponse à une demande de renseignements personnels. L’article 74 ne s’applique pas nécessairement à une action qui n’est pas fondée sur la LPRP.

Néanmoins, l’article 74 ne devrait pas créer une immunité absolue. Les institutions doivent consulter leurs propres services juridiques pour obtenir de plus amples renseignements.

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13.3 Compétence de la Cour en vertu de l’article 41

L’article 41 de la LPRP engage la Cour fédérale à examiner de novo^{Note en bas de page 2} les refus de communication de renseignements personnels en vertu du paragraphe 12(1) de la LPRP. Pour qu’une personne puisse se prévaloir de ce droit, l’article 41 exige qu’une plainte soit d’abord déposée et examinée par le Commissaire à la protection de la vie privée. Ceci a été réitéré dans l’affaire Cumming c. Canada (Gendarmerie royale du Canada), 2020 CF 271. Comme l’indique la décision de la Cour fédérale Connolly c. Société canadienne des postes (2000), 197 F.T.R. 161, conf. 2002 CAF 50 le seul recours que la Cour fédérale peut ordonner se trouve aux articles 48 et 49 de la LPRP et consiste à ordonner la communication lorsque celle-ci a été refusée en violation de la LPRP.

D’autres décisions de la Cour fédérale dont la conclusion est semblable comprennent Murdoch c. Gendarmerie Royale du Canada, 2005 CF 420, Lavigne c. Canada (Commission des droits de la personne), 2011 CF 290, Frezza c. Canada (Défense Nationale), 2014 CF 32 et Canada (Sécurité publique et Protection civile) c. Gregory, 2021 CAF 33.

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13.4 Inadmissibilité des preuves fournies au cours de la procédure de plainte

Le paragraphe 34(3) de la LPRP prévoit que les preuves fournies au cours d’une enquête par un fonctionnaire d’une institution fédérale ou par toute autre personne impliquée dans la plainte ne sont pas admissibles comme preuves contre le fonctionnaire ou la personne devant un tribunal ou toute autre procédure, sauf dans le cas :
- d’une poursuite pour une infraction visée à l’article 131 du Code criminel (parjure) en ce qui concerne une déclaration faite en vertu de la LPRP;
- d’une poursuite pour une infraction visée à l’article 68 de la LPRP (entrave);
- d’un recours devant la Cour fédérale en vertu de la LPRP, ou dans le cadre d’un recours résultant d’un tel recours.
Bien qu’il existe une présomption de véracité, les fonctionnaires peuvent et seront appelés à démontrer et à justifier leurs déclarations et leur témoignage sous serment dans les circonstances susmentionnées. Les services juridiques de l’institution ou une autre représentation juridique peuvent les guider tout au long de la procédure.

Les éléments de preuve présentés dans le cadre d’une enquête menée par le Commissaire à la protection de la vie privée en vertu de la LPRP ne seraient pas admissibles dans d’autres procédures que celles énumérées ci-dessus.

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Note en bas de page 1

Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette citation, veuillez-vous adresser à vos services juridiques. Vous pouvez également en obtenir une copie en contactant le greffe de la Cour fédérale par courriel à l’adresse suivante : fc_reception_cf@cas-satj.gc.ca

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Note en bas de page 2

Les révisions par la Cour fédérale sont effectuées de novo, c’est-à-dire que la réponse à la demande ou l’objet de la plainte sont examinés comme une nouvelle affaire.

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Chapitre 14 – Surveillance et établissement de rapports

Date de mise à jour : 2024-12-09
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14.1 Rapports annuels

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la LPRP) exige que le responsable de chaque institution fédérale prépare un rapport annuel sur l’administration de la LPRP au sein de son institution au cours de la période comprise entre le 1^er avril de l’année précédente et se terminant le 31 mars de l’année en cours. Le rapport doit être déposé devant le Sénat et la Chambre des communes dans les 15 premiers jours de séance de cette Chambre après le 1^er septembre de l’année au cours de laquelle le rapport est préparé.

Les institutions doivent préparer des rapports annuels distincts et séparés pour la Loi sur l’accès à l’information et pour la LPRP conformément aux instructions émises annuellement par la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) conformément à l’article 4.2.32 de la Politique sur la protection de la vie privée (la politique). Toutefois, les deux rapports peuvent être déposés sous la même couverture.

Les rapports annuels visent à rendre compte des actions et des décisions des institutions dans leur administration de la LPRP. Tous les rapports annuels sont renvoyés au comité permanent désigné par le Parlement pour examiner l’administration de la LPRP. Les institutions peuvent être invitées à comparaître devant le comité pour expliquer leur rendement en matière de réponse aux demandes de renseignements personnels.

Les institutions doivent fournir une copie électronique de leur rapport annuel dans les deux langues officielles au SCT et au Commissaire à la protection de la vie privée, comme l’exige l’article 4.2.33 de la politique.

L’information contenue dans les rapports est incluse dans un rapport agrégé préparé par le SCT qui fournit une perspective pangouvernementale sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et la LPRP.

En vertu des articles 38 et 39 de la LPRP, le commissaire à la protection de la vie privée du Canada prépare également un rapport annuel au Parlement sur les activités de son bureau au cours de l’exercice financier, et peut présenter des rapports spéciaux au Parlement.

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14.2 Rapports statistiques

De plus, les institutions fédérales soumettent au SCT des rapports statistiques annuels sur l’administration de la LPRP et de ses règlements d’application. Ces rapports statistiques sont également inclus dans le rapport annuel de l’institution. Des rapports statistiques complétés [Formulaire pour le Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information (TBS/SCT 350-62) et Formulaire pour le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels (TBS/SCT 350-63)] doivent figurer dans les rapports annuels de chaque institution.

Les institutions doivent fournir leur rapport statistique avec leur rapport annuel au SCT, comme l’exige l’article 4.2.34 de la politique.

Le SCT établit des définitions et émet chaque année des directives précises aux institutions sur la façon de compiler les rapports annuels et statistiques. En raison des expériences uniques des institutions, aucun format unique ne peut répondre aux besoins de toutes les institutions fédérales. Par conséquent, bien que les exigences en matière de rapports déterminées par le SCT doivent être satisfaites, les institutions peuvent structurer leurs rapports annuels et statistiques comme elles le jugent approprié et ajouter des renseignements pour refléter leurs réalisations et leurs défis particuliers.

Afin de favoriser l’accessibilité et la transparence, les institutions doivent publier leurs rapports annuels sur leurs sites Web.

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14.3 Surveillance de la conformité à la politique

Les responsables des institutions ou leurs délégués sont responsables de surveiller la conformité des institutions à la politique et à ses instruments de soutien, conformément à l’article 4.2.29 de la politique et à l’article 4.1.37 de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels (la directive). S’ils déterminent qu’il y a un problème de conformité à la politique, ils doivent prendre les mesures correctives appropriées pour régler le problème, conformément à l’article 4.2.30 de la politique, et informer le SCT de tout problème important en temps opportun, conformément à l’article 4.2.31 de la politique.

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14.4 Surveillance des renseignements fréquemment demandés

Bien que les demandes de renseignements personnels devraient toujours être un moyen pour une personne d’accéder à ses renseignements personnels détenus par une institution fédérale, il peut y avoir d’autres moyens qui pourraient être mis à la disposition des bénéficiaires de programmes gouvernementaux. Les responsables d’institution ou leurs délégués sont responsables d’envisager d’autres moyens de rendre l’information gouvernementale accessible. Conformément à l’article 4.2.28 de la politique et à l’article 4.1.36 de la directive, les institutions doivent examiner la nature des demandes reçues et évaluer la possibilité de rendre disponibles par d’autres moyens les types de renseignements fréquemment demandés. Cela pourrait inclure l’offre de nouveaux portails de service à la clientèle ou de courriels automatisés aux demandeurs pendant le traitement des demandes. Des communications efficaces pourraient aider soit à réduire le nombre de demandes de renseignements personnels, soit à affiner le type de renseignements recherchés par les demandeurs.

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Annexe A – Modèles de lettres

À jour au 09-12-2024
Renvoi au Manuel sur l’accès à l’information

Les modèles de lettres suivants sont fournis pour aider les institutions à correspondre avec les demandeurs et d’autres institutions aux fins du traitement des demandes de renseignements personnels. Les lettres servent de guide général et peuvent être modifiées en fonction des particularités de chaque demande, conformément aux exigences énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels qui se rapportent à la notification aux demandeurs. Des crochets sont utilisés pour indiquer où l’information doit être insérée.

Les lettres sont les suivantes :

Accusé de réception et clarification
Consultations
Réponses aux demandeurs
Corrections
Plaintes
- Lettre type 25 ‒ Communication de documents supplémentaires à la suite d’une plainte
Réponse informelle
- Lettre type 26 ‒ Réponses aux demandes informelles
Annexes relatives aux lettres types envoyées par la poste

Accusé de réception et clarification

Lettre type 1 – Accusé de réception de la demande

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente vise à accuser réception, le [date de réception], de votre demande datée du [date de la demande]. Dans cette dernière, vous demandez la communication de renseignement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

[texte intégral de la demande]

À [Nom de l’institution], nous nous faisons un devoir de vous aider à obtenir les renseignements demandés. Sachez que nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous fournir une réponse complète, exacte et rapide. Votre demande sera traitée conformément aux Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs.

En vertu de l’article 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous disposons d’un délai de 30 jours pour répondre à votre demande. Notez que nous entamons des recherches dans nos dossiers, et que nous communiquerons de nouveau avec vous le [date d’échéance] afin de vous informer de l’état d’avancement de votre demande.

Toutefois, certaines circonstances peuvent justifier une prorogation du délai prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous vous en informerons, le cas échéant. Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements indiquant les circonstances et les raisons pour lesquelles une prorogation du délai peut s’avérer nécessaire.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de votre demande. Pour en savoir plus sur la marche à suivre, veuillez consulter le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez également envoyer votre plainte par la poste au 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3, ou par téléphone, au numéro sans frais 1‑800-282-1376.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs; Prorogation du délai.

Lettre type 2 ‒ Avis de demande incomplète (clarification/identification requise)

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

[texte intégral de la demande]

Pour être en mesure de bien traiter votre demande, nous avons besoin de précisions suivantes :

[Choisir les paragraphes pertinents ‒ clarification]

Avant d’entamer nos recherches dans nos dossiers, nous devons obtenir de plus amples précisions sur les renseignements personnels demandés. Nous vous demandons de bien vouloir préciser ce que vous entendez par [… ]
Nous aimerions obtenir de plus amples renseignements sur le type de dossiers que [nom de l’institution] pourrait, selon vous, avoir à sa disposition sur […]
L’information contenue dans votre demande ne permet pas de déterminer clairement les renseignements personnels que vous cherchez à obtenir. Par conséquent, nous avons besoin de plus amples précisons pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de [nom de l’institution] de trouver les documents pertinents sans problèmes sérieux. Afin de vous aider à exercer votre droit d’accès, nous vous invitons à préciser ou à reformuler votre demande de façon à indiquer clairement les documents que vous cherchez.
Votre demande contient plusieurs questions. Selon le paragraphe 13(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une demande doit contenir de l’information suffisamment précise sur la localisation des renseignements personnels pour permettre à l’institution de les retrouver sans problèmes sérieux. Cela dit, il est plus difficile de trouver des documents à partir d’une série de questions. Notez que nous ne produisons pas de nouveau document ou dossier pour répondre à une demande. Par conséquent, afin de vous aider à exercer votre droit d’accès, nous vous invitons à préciser ou à reformuler votre demande de façon à indiquer clairement les documents que vous cherchez.
L’information contenue dans votre demande est très générale et se rapporte à un grand nombre de documents. Le temps nécessaire aux travaux de recherche et à la rédaction d’une réponse serait tout simplement déraisonnable. Pour nous aider à accélérer le traitement de votre demande, nous vous invitons à préciser l’objet de cette dernière, le type des documents demandés et la période visée.
Afin de vous aider à exercer votre droit d’accès, nous vous invitons à préciser ou à reformuler votre demande de façon à indiquer clairement les documents que vous cherchez.

Notez que nous commencerons à traiter votre demande dès que nous aurons reçu les précisions demandées. Si nous n’avons reçu aucune réponse de votre part le [date limite de réponse], nous considérerons que vous avez choisi de ne pas donner suite à votre demande et nous fermerons notre dossier.

[ET/OU]

Vous avez omis de fournir une preuve d’identité adéquate aux termes du paragraphe 8(2) du Règlement sur la protection des renseignements personnels. Le gouvernement du Canada prend la protection des renseignements personnels très au sérieux. Par conséquent, nous devons nous assurer que vous êtes bien la personne sur laquelle portent les renseignements personnels demandés, ou la personne qui la représente. Veuillez donc nous fournir une preuve d’identité adéquate.

Nous commencerons à traiter votre demande dès que nous aurons reçu la preuve d’identité exigée. [Insérer de l’information sur le type de documents d’identité exigés par l’institution]

Si nous n’avons reçu aucune réponse de votre part le [délai fixé par l’institution], nous considérerons que vous avez choisi de ne pas donner suite à votre demande. Si tel est le cas, vous pourrez soumettre une nouvelle demande de renseignements personnels ultérieurement et fournir la preuve d’identité exigée.

Si vous souhaitez discuter de votre demande ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 3 ‒ Confirmation que la demande est complète

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente vise à accuser réception, le [date de réception des précisions], des précisions demandées sur la nature des renseignements personnels que vous souhaitez obtenir. Votre demande a donc été modifiée comme suit :

[OU]

La présente vise à vous confirmer que, par suite de votre entretien téléphonique avec [nom du responsable de l’AIPRP] le [date], votre demande a été modifiée comme suit :

[texte de la demande modifiée]

[ET/OU]

La présente vise à accuser réception, le [date de réception de la pièce d’identité], d’une pièce d’identité adéquate de votre part.

Notez que votre demande est maintenant complète et que nous procédons aux recherches nécessaires dans nos dossiers. Nous avons jusqu’au [insérer la date] pour répondre à votre demande. Entre-temps, si vous avez des questions, veuillez communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées de l’analyste].

En outre, il convient de préciser que votre demande sera traitée conformément aux Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs. Vous trouverez ci-joint une fiche des renseignements indiquant les circonstances et les raisons pour lesquelles le délai peut être prorogé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous vous en informerons le cas échéant.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs; Prorogation du délai.

Lettre type 4 ‒ Avis de prorogation en vertu de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur]

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le [insérer la date] et qui se lit comme suit : (insérer le texte intégral de la demande)

[Insérer toutes les explications qui s’appliquent]

Circonstances	Explication proposée	Disposition de la LPRP
Un examen approfondi est nécessaire et permettra de déterminer si les renseignements doivent être exemptés en vertu des articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car les dossiers contenant vos renseignements personnels comprennent également d’autres renseignements confidentiels. Nous devrons examiner les dossiers pour protéger la vie privée d’autrui et pour protéger les autres renseignements qui ne peuvent pas être communiqués. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
La demande vise un nombre important de documents	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car la demande vise un nombre important de documents. Nous devrons trouver, recueillir et examiner un nombre important de documents. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
L’institution reçoit un grand volume de demandes	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande en raison d’un volume inhabituel de demandes auprès de notre institution. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
Les documents sont difficiles à obtenir	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande étant donné que certains des dossiers que vous avez demandés sont actuellement difficiles à obtenir, car [ils ont été archivés, les registres sont en entreposage, les dossiers ne sont pas disponibles par voie électronique, les documents sont stockés dans des bandes de sauvegarde, nous devons compiler les dossiers provenant de plusieurs sites, ou votre demande porte sur une période de temps importante]. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette prorogation est nécessaire, car l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.	15a)(i)
La demande nécessite des recherches auprès d’organismes externes	Nous nous voyons dans l’obligation de proroger le délai de réponse de 30 jours prévu dans la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de nous permettre de consulter d’autres organisations externes, telles que des administrations provinciales ou territoriales. Cette prorogation est conforme au point 15 (a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15a)(ii)
La demande nécessite des consultations exhaustives au sein de l’institution ou avec d’autres institutions fédérales	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons consulter au sein de notre institution ou avec d’autres institutions fédérales. La présente prorogation est prévue au sous-alinéa 15a)(ii) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15a)(ii)
La demande exige une traduction ou une conversion	Nous aurons besoin d’un délai additionnel au-delà de la période initiale de 30 jours précisée dans la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à votre demande, car nous devrons procéder à une traduction des documents demandés ou convertir les documents dans un autre format afin de faciliter votre accès à vos renseignements personnels. La présente prorogation est prévue à l’alinéa 15b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	15b)

Si vous avez des questions concernant votre demande ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Consultations

Lettre type 5 ‒ Consultation interne

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

Nous avons reçu la demande qui suit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels : [résumé de la demande].

Vous trouverez ci-joint une copie des documents relatifs à la demande. À mon avis, la communication des pages suivantes ne pose aucun problème : [indiquer les numéros de pages].

Cependant, l’intégralité ou certaines parties des pages [indiquer les numéros de pages] devraient faire l’objet d’une exception conformément aux articles [dispositions applicables] de la Loi sur la protection des renseignements personnels, comme indiqué sur les copies ci-jointes.

Par conséquent, je vous saurais gré de bien vouloir examiner les documents en question et de me faire part de vos recommandations au sujet de leur communication. Si vous n’êtes pas du même avis, veuillez m’expliquer votre raisonnement et citer toute exception qui, selon vous, pourrait s’appliquer selon la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il convient de préciser que, pour respecter notre obligation légale, nous devons de répondre à la demande d’ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi, par téléphone, au [numéro de téléphone] ou, par courriel, à [adresse électronique].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 6 ‒ Consultation d’une autre institution

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

Nous avons reçu la demande qui suit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels : [résumé de la demande].

Vous trouverez ci-joint une copie des documents se rapportant à la demande qui présentent un intérêt pour votre institution. À mon avis, la communication des pages suivantes ne pose aucun problème : [indiquer les numéros de pages].

Il convient de préciser que, pour respecter notre obligation légale, nous devons de répondre à la demande d’ici le [date d’échéance]. Si vous souhaitez discuter de cette question, n’hésitez pas à communiquer avec moi, par téléphone, au [insérer le numéro de téléphone] ou, par courriel, à [insérer l’adresse électronique].

Je vous remercie de l’attention que vous portez à cette question.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 7 ‒ Consultation d’un autre gouvernement au sujet de l’application du paragraphe 19(1)

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

Nous avons reçu la demande qui suit en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels : [résumé de la demande].

Dans le cadre du traitement de cette demande, nous avons trouvé les documents ci‑joints [préciser : qui proviennent de OU qui présentent un intérêt pour] [nom du ministère] et qui, à notre avis, se rapportent à la demande.

Nous sommes d’avis que ces documents sont susceptibles de vous concerner. Bien qu’ils puissent contenir des renseignements personnels au sens du paragraphe 19(1) de la Loi, ces documents peuvent être communiqués si vous y consentez.

L’article 19 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que les renseignements personnels obtenus à titre confidentiel auprès d’un autre gouvernement ne peuvent pas être communiqués sans le consentement exprès de cette dernière. L’article 19 se lit comme suit :

19(1) Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui ont été obtenus à titre confidentiel :
- a) des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes;
- b) des organisations internationales d’États ou de leurs organismes;
- c) des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes; ou
- d) des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes;
- e) du conseil, au sens de l’Accord d’autonomie gouvernementale de la première nation de Westbank mis en vigueur par la Loi sur l’autonomie gouvernementale de la Première Nation de Westbank
- e.1) du gouvernement des Dakotas de Whitecap, au sens de l’article 2 de la Loi sur le traité concernant l’autonomie gouvernementale et la reconnaissance de la Nation dakota de Whitecap/Wapaha Ska Dakota Oyate Act;
- du conseil de la première nation participante, au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique; ou
- du gouvernement de la première nation ou du gouvernement de la Nation des Anishinabes, au sens de l’article 2 de la Loi sur l’accord en matière de gouvernance conclu avec la Nation des Anishinabes, ou d’une institution anishinabe, au sens de l’article 1.1 de l’accord, au sens de l’article 2 de cette loi.
(2) Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication des renseignements personnels visés au paragraphe (1) si le gouvernement, l’organisation, l’administration ou l’organisme qui les a fournis :
- (a) consent à la communication;
- (b) rend les renseignements publics.

Par conséquent, nous vous saurions gré de bien vouloir examiner les pages ci-jointes et d’indiquer si vous consentez à leur communication.

Nous vous serions également fort reconnaissants de bien vouloir nous faire parvenir votre réponse avant le [date], afin que nous puissions respecter le délai prévu dans la Loi. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de la personne responsable] aux coordonnées suivantes : [insérer ses coordonnées].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre de l’analyste]

Pièces jointes

Lettre type 8 ‒ Réponse à une demande de consultation reçue d’une autre institution

Numéro de référence : [numéro du dossier]

Votre numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande de consultation que vous nous avez adressée le [insérer] concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre du traitement d’une demande de renseignements personnels suivants :

[insérer les renseignements]

[Si aucune exception ne s’applique :] Nous avons terminé l’examen [du document/des documents] et n’avons aucune objection à [sa/leur] communication.

[OU]

[En cas d’exceptions :] Vous nous avez transmis [insérer le nombre de pages] pages pour que nous les examinions et vous donnions notre avis sur leur communication ou leur caviardage intégrale ou partielle en raison d’une exception.

À la suite de notre examen, nous vous recommandons de caviarder ces renseignements personnels, comme indiqué dans la pièce jointe, conformément à [insérer l’information].

Nous vous remercions de nous avoir donné l’occasion de nous prononcer sur la communication de ces renseignements personnels. Si vous avez des questions concernant notre réponse, ou si vous n’êtes pas en accord avec notre recommandation, veuillez communiquer avec [insérer les coordonnées].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Réponses aux demandeurs

Lettre type 9 ‒ Réponse au demandeur ‒ Aucun document pertinent

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Nous avons effectué une recherche approfondie des dossiers sous la responsabilité de [nom de l’institution] et nous n’avons pas trouvé de document se rapportant à l’objet de votre demande.

Ceci met donc fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de l’analyste en matière d’AIPRP], par téléphone, au [insérer le numéro de téléphone de l’analyste] ou, par courriel, à [insérer l’adresse électronique de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 10 ‒ Réponse au demandeur ‒ Documents détruits conformément à la politique de conservation

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Après une recherche approfondie de nos fonds de renseignements, nous avons déterminer que [le document/les documents] que vous demandez [a été détruit/ont été détruits] conformément à notre politique en matière de conservation et de destruction de renseignements.

Si vous avez des questions concernant votre demande ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de la personne responsable] aux coordonnées suivantes : [insérer ses coordonnées].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 11 ‒ Réponse au demandeur ‒ Communication intégrale

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

[Si des documents sont joints :] Vous trouverez ci-joint tous les documents se rapportant à votre demande, lesquels vous sont communiqués dans leur intégralité en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

[Si le demandeur veut consulter les documents :] J’ai le plaisir de vous accorder l’accès aux documents se rapportant à votre demande, lesquels vous seront communiqués dans leur intégralité en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Comme vous avez demandé de pouvoir examiner les documents et non d’en recevoir une copie, je vous invite à vous rendre au [insérer l’adresse] le [insérer la date] à [insérer l’heure] afin de les consulter. Si vous n’êtes pas en mesure d’examiner les documents à ce moment, veuillez communiquer avec [insérer le nom et l’adresse électronique] pour prendre d’autres dispositions.

[Si des copies des documents ne peuvent pas être faites :] J’ai le plaisir de vous accorder l’accès aux documents relatifs à votre demande, lesquels vous seront communiqués dans leur intégralité en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Malheureusement, il est impossible de faire des copies de ces documents en raison de [insérer la justification].

Je vous invite donc à vous rendre au [insérer l’adresse] le [insérer la date] à [insérer l’heure] afin de consulter les documents originaux. Si vous n’êtes pas en mesure d’examiner les documents à ce moment, veuillez communiquer avec [insérer le nom et l’adresse électronique] pour prendre d’autres dispositions.

Vous avez le droit de demander la correction de vos renseignements personnels si vous croyez qu’ils contiennent des erreurs ou omissions. Pour ce faire, vous devez nous faire parvenir le Formulaire de demande de correction de dossier dûment rempli ainsi qu’une preuve documentaire justifiant la correction. Si votre demande de correction est refusée, une mention sera ajoutée à votre dossier concernant l’erreur ou l’omission que vous avez signalée.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de votre demande. Pour en savoir plus sur la marche à suivre, veuillez consulter le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez également envoyer votre plainte par la poste au 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3, ou par téléphone, au numéro sans frais 1‑800-282-1376.

Ceci met donc fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions concernant votre demande ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de la personne responsable] aux coordonnées suivantes : [insérer ses coordonnées].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 12 – Réponse au demandeur – Communication partielle (renseignement non personnel)

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Vous trouverez ci-joint une copie des renseignements personnels que vous êtes en droit de recevoir.

Cependant, certaines parties des documents contiennent des renseignements autres que personnels et ne peuvent donc pas vous être communiquées. Ces parties sont indiquées au moyen de la mention « 12(1) ». Cette dernière signifie que les renseignements ne sont pas de nature personnelle et ne sont donc pas soumis aux exigences du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui suivent :

Droit d’accès
12 (1) Sous réserve des autres dispositions de la présente loi, tout citoyen canadien et tout résident permanent au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés ont le droit de se faire communiquer sur demande :
a) les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels;
b) les autres renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale, dans la mesure où il peut fournir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que l’institution fédérale puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 13 ‒ Réponse au demandeur ‒ Communication partielle (en attente de consultation)

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

[Choisissez l’un des textes suivants :]

Vous trouverez ci-joint une copie de certains des documents que vous avez demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Certains renseignements personnels peuvent faire l’objet d’une exception en vertu [de l’article/des articles] [insérer] de la Loi. Pour en savoir plus sur l’application [de ce dernier/de ces derniers], consultez le guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels .
Nous devons consulter [d’autres institutions gouvernementales et/ou organisations externes] au sujet de la communication des documents restants. Nous communiquerons à nouveau avec vous dès que nous aurons reçu leur réponse.
[OU]
Malheureusement, à l’heure actuelle, nous ne sommes pas en mesure de vous fournir les documents se rapportant à votre demande, car nous devons consulter [d’autres institutions gouvernementales et/ou organisations externes] au sujet de leur communication. Nous communiquerons à nouveau avec vous dès que nous aurons reçu leur réponse.

[Si des documents sont communiqués] Vous avez le droit de demander la correction de vos renseignements personnels si vous croyez qu’ils contiennent des erreurs ou omissions. Pour ce faire, vous devez nous faire parvenir le Formulaire de demande de correction de dossier dûment rempli ainsi qu’une preuve documentaire justifiant la correction. Si votre demande de correction est refusée, une mention sera ajoutée à votre dossier concernant l’erreur ou l’omission que vous avez signalée.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Lettre type 14 – Réponse au demandeur – Exclusion ou exception partielle

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Vous trouverez ci-joint les renseignements personnels que nous pouvons vous communiquer en réponse à votre demande.

[Si des exclusions s’appliquent :] Les [documents/parties de documents] demandé(e)s qui sont mentionné(e)s ci-après ne peuvent pas vous être communiqué(e)s, car [ils/elles] sont expressément exclu(e)s du droit d’accès en vertu de l’article [citer l’article] de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui stipule que [citer la Loi] :

[inscrire les documents ou parties]

[Si des exceptions s’appliquent :] Les [documents/parties de documents] que vous avez demandé(e)s font l’objet d’un refus de communication en vertu [de la disposition/des dispositions] [insérer] de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui stipule que [citer la Loi] :

[inscrire les documents ou parties]

Pour en savoir plus sur [cette disposition/ces dispositions], consultez le guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si vous croyez que les renseignements personnels que vous avez reçus contiennent des erreurs ou omissions, vous pouvez demander qu’il soit corrigé. Pour ce faire, vous devez remplir le Formulaire de demande de correction de dossier et nous le faire parvenir. Si votre demande de correction est refusée, une mention sera ajoutée à votre dossier concernant l’erreur ou l’omission que vous avez signalée.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Lettre type 15 ‒ Réponse au demandeur ‒ Exception intégrale

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Les renseignements personnels que vous avez demandés font l’objet d’un refus de communication en vertu de [insérer l’article, le paragraphe, etc.] de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui stipule ce qui suit :

[citer la Loi]

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Lettre type 16 ‒ Réponse au demandeur ‒ Exclusion totale

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Malheureusement, les renseignements personnels que vous avez demandés ne peuvent pas vous être communiqués, car ils sont expressément exclus du droit d’accès en vertu de [insérer l’article, le paragraphe, etc.] de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui stipule :

[citer la Loi]

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Lettre type 17 ‒ Réponse au demandeur ‒ Refus de confirmation de l’existence des renseignements personnels

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

En vertu du paragraphe 16(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous ne pouvons ni confirmer ni nier l’existence des renseignements personnels demandés. Si de tels renseignements personnels existaient, ils feraient l’objet d’une exception du droit d’accès en vertu de [insérer l’article, le paragraphe, etc.] de la Loi, qui stipule :

[citer la Loi]

Si vous avez des questions au sujet de votre demande ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec [insérer le nom de la personne responsable] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Résumé en langage clair

Lettre type 18 ‒ Confirmation de la fermeture de la demande

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Comme nous n’avons reçu aucune réponse à notre lettre datée du [insérer la date], nous considérons que vous avez choisi de ne pas donner suite à votre demande et nous fermerons votre dossier.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 19 ‒ Réponse au demandeur ‒ Impossible de confirmer l’identité

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande que vous avez soumise, le [insérer la date], en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Les renseignements personnels que vous avez demandés ne peuvent pas vous être communiqués en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, car vous avez omis de nous fournir une preuve d’identité adéquate, comme l’exige le paragraphe 8(2) du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

Le gouvernement du Canada prend la protection des renseignements personnels très au sérieux. Par conséquent, nous devons nous assurer que vous êtes bien la personne sur laquelle portent les renseignements personnels demandés, ou la personne qui la représente. Veuillez donc nous fournir une preuve d’identité adéquate.

Vous pouvez soumettre une nouvelle demande de renseignements personnels et nous fournir la preuve d’identité exigée.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 20 ‒Renseignements personnels additionnels à communiquer au demandeur

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à notre correspondance datée du [insérer] en réponse à la demande que vous avez soumise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui vise la communication de ce qui suit :

[insérer les renseignements]

Vous trouverez ci-joint d’autres documents se rapportant à votre demande que nos recherches nous ont permis de localiser. [Choisir l’une des options suivantes] Ces documents vous sont communiqués dans leur intégralité. [OU]Certains renseignements contenus dans ces documents font l’objet d’une exception en vertu [de l’article/des articles] [insérer l’article/les articles] de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous nous excusons pour toute confusion que cela aurait pu causer.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Corrections

Lettre type 21 ‒ Réponse au demandeur ‒ Accusé de réception de la demande de correction

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente vise à accuser réception, le [date de réception], de la demande de correction que vous avez soumise en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et qui concerne les renseignements suivants :

[insérer les renseignements]

Nous examinons votre demande de correction et vous informerons de son statut dans les 30 jours suivant sa réception.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à [insérer le courriel].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 22 ‒ Réponse au demandeur ‒ Correction des renseignements personnels

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente vise à accuser réception, le [date de réception], de la demande de correction de vos renseignements personnels que vous avez adressée à notre [ministère/institution] en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous souhaitons vous informer que votre dossier a bien été corrigé depuis. Vous trouverez ci-joint une copie du dossier corrigé.

[Si des renseignements personnels erronés ont été communiqués à une autre personne ou à un autre organisme, ajouter :] En vertu de l’alinéa 12(2)c) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous avons notifié les institutions auxquelles nous avons communiqué ces renseignements personnels au cours des deux dernières années. Ces institutions sont :

[Liste des institutions]

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 23 ‒ Réponse au demandeur ‒ Correction partielle

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente vise à accuser réception, le [date de réception], de la demande de correction de vos renseignements personnels que vous avez soumise à notre [ministère/institution] en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Veuillez noter que nous avons bien corrigé une partie de vos renseignements personnels. Cependant, nous n’avons pu effectuer toutes les corrections demandées en raison de [expliquer la raison de la correction partielle]. Vous trouverez ci-joint une copie [du document corrigé/des documents corrigés].

[Liste des institutions]

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 24 ‒ Réponse au demandeur ‒ Refus de correction

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

Bien que votre demande de correction n’ait pas été acceptée, une mention s’y rapportant a été ajoutée à votre dossier.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Plaintes

Lettre type 25 ‒ Communication de documents supplémentaires à la suite d’une plainte

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

La présente fait suite à la demande et à la plainte subséquente que vous avez déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant ce qui suit :

[insérer les renseignements]

À la suite de la plainte que vous avez déposée auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, nous avons réexaminé les exceptions appliquées aux documents visés par votre demande. Nous avons ensuite conclu que les renseignements suivants peuvent vous être communiqués :

Les pages [numéros des pages] vous sont communiquées dans leur intégralité.
Les pages [numéros des pages] vous sont communiquées en partie, puisque certaines parties font l’objet d’une exception en vertu [de la disposition/des dispositions] de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour ce qui est du reste des documents, l’exception dont ils font l’objet est maintenue.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette lettre, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] aux coordonnées suivantes : [insérer les coordonnées de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes : Guide en langage clair

Réponse informelle

Lettre type 26 ‒ Réponses aux demandes informelles

Numéro de référence : [numéro du dossier]

[Madame/Monsieur],

[Choisir les paragraphes pertinents :]

La présente fait suite à votre demande informelle que nous avons reçue le [insérer la date] en vue de la communication de ce qui suit : [résumé de la demande].
Vous trouverez ci-joint les documents se rapportant à votre demande qui peuvent vous être communiqués.
J’ai le regret de vous informer que nous avons effectué une recherche approfondie des dossiers sous la responsabilité de [nom de l’institution] et que nous n’en avons trouvé aucun se rapportant à l’objet de votre demande.
J’ai le regret de vous informer que les documents se rapportant à votre demande ne peuvent pas vous être communiqués.

Ceci met donc fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à m’en faire part par courriel à [adresse électronique de l’analyste].

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes sentiments distingués.

[Nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Annexes relatives aux lettres types envoyées par la poste

Principes relatifs à l’assistance aux demandeurs

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, nous allons :

Vous offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
Vous fournir des renseignements au sujet de la Loi, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du commissaire à l’information du Canada ou du commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
Communiquer avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande.
Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés.
Appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés.
Vous fournir des réponses exactes et complètes.
Vous communiquer promptement l’information demandée.
S’il y a lieu, vous fournir les documents sur le support de votre choix et dans la langue officielle de votre choix.
Vous offrir un endroit approprié au sein de l’institution fédérale pour examiner l’information demandée.

Prorogation du délai

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai de réponse d’une demande de communication de renseignements personnels.

La prorogation peut s’étendre jusqu’à 30 jours si :

l’observation du délai initial entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution;
les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai.

La prorogation peut être aussi longue que nécessaire si des documents se rapportant à la demande doivent être traduits dans l’une ou l’autre des deux langues officielles ou s’ils doivent être transférés sur un support de substitution.

Si une prorogation devait s’avérer nécessaire, le responsable de l’institution vous enverra un avis indiquant la durée de la prorogation dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère à chacun un droit général d’accès aux renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Elle protège également ces renseignements personnels contre la collecte, l’utilisation, la conservation et la communication non autorisées.

Toutefois, le droit d’accès aux renseignements personnels comporte certaines limites. Il existe deux catégories d’exceptions au droit d’accès général :

les exceptions où certains types de renseignements personnels sont exemptés des exigences d’accès de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
les exclusions lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux données à caractère personnel.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux institutions fédérales de refuser de divulguer certains types de renseignements personnels. Le présent Guide est organisé en fonction des articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui traitent des exceptions et des exclusions de divulgation. Ils vous aideront à comprendre pourquoi certaines parties de votre dossier de réponse ont été noircies et ne vous ont pas été communiquées.

En règle générale, pour être inclus dans le dossier de réponse, les renseignements doivent remplir les trois conditions suivantes pour être considérés comme des renseignements personnels et être divulgués en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Les renseignements peuvent vous identifier. Votre nom figure dans le dossier ou votre identité peut être déduite à partir des renseignements contenus dans le dossier, qu’ils soient seuls ou combinés à des renseignements provenant d’autres sources.
Les renseignements vous concernent en tant qu’individu. Les renseignements relatifs aux sociétés et aux autres personnes morales ne relèvent pas de la définition des données à caractère personnel. Toutefois, les renseignements relatifs à une ou plusieurs personnes dans une entreprise individuelle ou dans une société de personnes seraient considérés comme des « renseignements personnels » au sens de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les renseignements sont enregistrés. Ils peuvent être enregistrés sous n’importe quelle forme. Par exemple, les enregistrements vidéo et les images photographiques de vous contiennent des renseignements personnels vous concernant parce qu’ils montrent quelque chose sur votre race, votre sexe, votre âge et votre origine ethnique, ainsi que votre apparence ou le son de votre voix. Cela s’applique aux enregistrements et aux images des employés d’une institution fédérale et des personnalités publiques. Les conversations orales, même si elles sont de nature personnelle, ne sont pas considérées comme des renseignements personnels aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à moins que la conversation ne soit enregistrée d’une manière quelconque.

Il convient de prendre note que lorsqu’une personne donne son avis ou fait une déclaration sur quelqu’un d’autre, cet avis ou cette déclaration est généralement considéré comme un renseignement personnel des deux parties. Cela peut avoir une incidence sur le fait qu’il vous soit communiqué ou non.

Droit d’accès et prélèvement

Une demande des renseignements personnels vous donne généralement accès à vos propres renseignements personnels. Les dossiers contenant vos renseignements personnels peuvent également contenir d’autres renseignements. Les institutions peuvent vous communiquer certains de ces renseignements supplémentaires. Dans la pratique, les parties des documents qui ne font pas l’objet d’une exception ou d’une exclusion ne seront pas noircies, alors que les parties d’un document où les exceptions de la Loi sur la protection des renseignements personnels s’appliquent seront noircies.

Exceptions

Les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitent des exceptions. Ils limitent l’accès aux renseignements personnels. Une exception peut être accordée, par exemple, parce que la divulgation des renseignements personnels pourrait causer un préjudice à une personne ou au pays. Elle peut également être faite en raison de la manière dont les renseignements ont été obtenus (p. ex., au cours d’une enquête). Certaines exceptions sont obligatoires, auquel cas les institutions sont légalement tenues de ne pas divulguer les renseignements personnels. D’autres sont discrétionnaires, auquel cas les responsables de la protection des renseignements personnels peuvent décider s’il y a lieu ou non de divulguer ces renseignements.

Exclusions

Les articles 69 et 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont appelés « exclusions » parce qu’ils couvrent les renseignements qui sont exclus de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les personnes n’ont pas le droit d’avoir accès à ces renseignements.

[copier le(s) article(s) approprié(s) du guide en langage clair et simple sur les exceptions et exclusions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels]

Détails de la page

Date de modification :: 2025-01-02

Manuel des demandes de renseignements personnels

Dans cette page

Avant-propos

Chapitre 1 – Introduction

1.1 La Loi

1.2 Institutions gouvernementales assujetties à la Loi

1.3 Instruments de politique

1.4 Objectifs et structure

Chapitre 2 – Rôles et responsabilités

2.1 Les principaux acteurs

2.1.1 Ministres désignés

Rôles et responsabilités

2.1.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)

2.1.3 Le ministère de la Justice du Canada

2.1.4 Le Bureau du Conseil privé

2.1.5 Coordinateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

2.1.6 Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada

2.1.7 Examen par le système judiciaire canadien

2.1.8 Les comités parlementaires

2.2 Responsabilités des institutions fédérales

2.2.1 Les responsables des institutions fédérales

2.2.2 Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

2.2.3 Employés de l’institution fédérale

2.3 Délégation

2.3.1 Définitions

2.3.2 Dispositions législatives pertinentes

2.3.3 Exigences politiques

2.3.4 Quels pouvoirs peut-on déléguer?

2.3.5 Qui peut déléguer?

2.3.6 Qui peut recevoir la délégation de pouvoir?

2.3.7 Les pouvoirs, attributions et fonctions qui ont été délégués peuvent-ils faire l’objet d’une nouvelle délégation?

2.3.8 Qui peut exercer les pouvoirs, attributions et fonctions?

S’il n’y a pas d’arrêté de délégation

S’il y a un arrêté de délégation

Traitement des demandes

2.3.9 Le responsable peut-il annuler les décisions du délégué?

2.3.10 Qui est responsable des décisions prises en vertu de la Loi?

2.3.11 Validité des décisions prises sans délégation appropriée

2.3.12 L’arrêté de délégation

Ce qui doit être inclus dans l’arrêté de délégation

Durée de validité d’un arrêté de délégation

Quand un arrêté de délégation doit-il être examiné?

Résumé

2.4 Partage des services

Chapitre 4 – Info Source

4.1 Sources des renseignements du Gouvernement fédéral publiées par institutions

4.2 Sources de renseignements du gouvernement fédéral publiées par le SCT

Chapitre 5 — Droit d’accès

5.1 Introduction

5.2 Vérification de l’admissibilité du demandeur

Établir un droit d’accès par la vérification de l’identité

5.3 Obligation de l’institution de faire preuve de diligence raisonnable

5.4 Le pouvoir d’une personne qui fait une demande au nom d’une autre personne

5.5 Demandes émanant de fonctionnaires ou d’employés, anciens ou actuels, d’une institution fédérale.

5.6 Frais

Chapitre 6 – Traitement des demandes

6.1 Obligation de prêter assistance

6.1.1 Remarque sur la communication avec les demandeurs

6.2 Présentation d’une demande

6.2.1 Demandes de renseignements personnels sur papier

6.2.2 Demandes de renseignements personnels en ligne

6.2.3 Transferts

6.3 Accès informel

6.3.1 Demandes informelles

6.3.2 Facteurs à prendre en compte pour le traitement informel d’une demande

6.3.3 Exemples

6.3.4 Procédures

6.3.5 Exigences en matière d’établissement de rapports

6.4 Protection de l’identité du demandeur selon le principe du « besoin de savoir »

6.5 Procédures et systèmes

6.5.1 La documentation

6.5.2 Système de suivi

6.6 Analyse de la demande

6.6.1 Demande complète et compréhensible

6.6.2 Demande incomplète

6.6.3 Demande de renseignements relative à une autre loi

6.6.4 Demande transmise à un bureau inapproprié

6.6.5 Demandes non traitables

6.6.6 Demandes de renseignements dépersonnalisés

6.6.7 Clarification de la demande