Manuel de l'accès à l'information

Avis : La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels procède actuellement à la mise à jour du Manuel de Conseil du Trésor sur l'accès à l'information (1er décembre 1993).

Les chapitres de ce Manuel seront publiés à mesure qu'ils seront complétés.

Le Manuel est destiné à servir d'outil de référence pour aider les institutions à interpréter et appliquer la Loi sur l'accès à l'information et le Règlement sur l'accès à l'information, et à respecter les exigences des instruments de politique connexes.

Chapitres renouvelés



Avant-propos

Le Manuel sur l'accès à l'information (le manuel) a été préparé par la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il remplace le Manuel du Conseil du Trésor, Volume Accès à l'information, du 1er décembre 1993.

Le manuel est destiné à servir d'outil de référence pour aider les institutions à interpréter et appliquer la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) et le Règlement sur l'accès à l'information, et à rencontrer les exigences des instruments de politique connexes. Il appuie l'engagement du Secrétariat d'améliorer l'administration de la Loi et d'aider et renforcer la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Les chapitres de ce manuel seront publiés à mesure qu'ils seront complétés au cours du prochain exercice financier. De plus, le manuel est conçu de façon à être modifié lorsque les sujets qu'il aborde évolueront. Certains chapitres, ou sections d'un chapitre, pourront être ajoutés et d'autres éliminés, c'est pourquoi nous vous invitons à consulter régulièrement le manuel. Sans prétendre exposer de façon exhaustive les approches et les situations, nous espérons que le présent manuel sera un outil de référence précieux pour la collectivité de l'AIPRP et pour toute personne qui s'intéresse à la Loi.

Le manuel est disponible pour consultation sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et peut être imprimé en format HTML ou XML.

Pour toutes questions reliées à ce manuel veuillez vous adresser au coordonnateur de l'AIPRP de votre institution. Pour une interprétation de ce manuel, le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :

La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : Contactez la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels par courriel ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-946-4945
Télécopieur : 613-952-7287

Chapitre 1 – Introduction

1.1 La Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Le paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information consacre le droit d'accès du public aux documents de l'administration fédérale en établissant les principes suivants :

  • Le public a le droit de consulter les documents de l'administration fédérale.
  • Les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées.
  • Les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Les fonctionnaires chargés d'appliquer la Loi doivent toujours avoir à l'esprit ces principes fondamentaux.

La Loi sur l'accès à l'information est une loi de portée générale, c'est-à-dire qu'elle s'applique de façon générale, à moins qu'on y déroge expressément dans une autre loi. De plus, la Loi sur l'accès à l'information est de valeur quasi-constitutionnelle. Les lois à valeur quasi-constitutionnelle sont ainsi désignées parce qu'elles expriment des valeurs que la société canadienne tient pour fondamentales et ont généralement préséance sur toute autre loi fédérale. La clause « nonobstant » au paragraphe 4(1) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi sur l'accès à l'information a préséance sur les dispositions d'autres lois qui interdissent la divulgation Voir la note en bas de page [1-1].

1.2 Les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information

Toutes les institutions figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information et toutes les sociétés d'État mères et les filiales à cent pour cent de telles sociétés, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont assujetties aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information.

Ces institutions sont aussi assujetties à la Politique sur l'accès à l'information et la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, à l'exception de la Banque du Canada (paragraphe 70(2) de la Loi sur l'accès à l'information).

1.3 Les instruments de politique

Selon l'alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information, le président du Conseil du Trésor est responsable de la rédaction des directives et lignes directrices qui ont trait à l'application de la Loi et du Règlement sur l'accès à l'information. Ces des directives et lignes directrices doivent être diffusées auprès des institutions fédérales.

Deux directives (appelées « instruments de politique ») contenant des exigences obligatoires ont été émises : la Politique sur l'accès à l'information et la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

La Politique sur l'accès à l'information impose des obligations précises aux responsables des institutions ou à leurs délégués. Ses objectifs sont les suivants :

  • Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace de la Loi et du Règlement par les institutions fédérales.
  • Assurer l'application uniforme de pratiques et procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les auteurs des demandes obtiennent de l'aide tout au long du processus de demande.

La Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information explique de façon plus détaillée ce qui est exigé dans la Politique. Elle établit des pratiques et des procédures pour le traitement des demandes d'accès.

La Loi, le Règlement et les instruments de politique obligatoires forment ensemble les exigences minimales auxquelles doivent se soumettre les institutions fédérales.

Il est utile de souligner que les exigences contenues dans les rapports de mise en œuvre et les avis d'information émis par la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels avant le 31 décembre 2011 sont maintenant intégrées dans la Politique et la Directive, alors que les conseils contenus dans ceux-ci ont été intégrés dans le présent manuel.

1.4 Objectif et structure du manuel

Le Manuel sur l'accès à l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor (le manuel) contient les lignes directrices administratives discrétionnaires pour aider les institutions à appliquer la législation et à respecter les exigences de politique. Il s'agit d'un guide détaillé qui explique les exigences de la Loi, du Règlement et des instruments de politique connexes. Il contient également des conseils stratégiques, des interprétations pratiques et des pratiques exemplaires. Lorsqu'il y a lieu, la jurisprudence pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits.

Comme il est mentionné en avant-propos, le présent manuel est appelé à être modifié en fonction de l'évolution des sujets traités afin de le garder à jour. On recommande fortement aux utilisateurs de vérifier si des modifications ont été apportées au chapitre qui les intéresse, en consultant le manuel à partir du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.5 Avis important

Le présent manuel fournit des lignes directrices générales sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information à l'intention des institutions fédérales. Le contenu du présent manuel ne constitue pas un avis légal et ne devrait pas être considéré comme tel. Veuillez consulter vos services juridiques pour obtenir tout avis juridique sur l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information.

Chapitre 2 – Rôles et responsabilités

Le présent chapitre offre un aperçu des rôles et responsabilités des ministres désignés, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du ministère de la Justice Canada, du Bureau du Conseil Privé, des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), du Commissariat à l’information du Canada, de la Cour fédérale du Canada, la Cour d’appel fédérale du Canada et la Cour suprême du Canada et du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique. Il regroupe également l’information essentielle à la compréhension des rôles et responsabilités conférés par la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et les instruments de politique au responsable de l’institution fédérale, aux délégués, au bureau de l’AIPRP de chaque institution et aux employés. Enfin, la section 2.3 du présent chapitre traite de la question de la délégation.

Les chapitres 3 à 16 du présent manuel fournissent des renseignements sur la façon que les responsables et les employés des institutions fédérales peuvent s’acquitter de leurs tâches.

2.1 Les principaux acteurs

2.1.1  Les ministres désignés

En vertu de la définition de « ministre désigné » à l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le gouverneur général en conseil a pris un règlement en vertu de la Loi intitulé Désignation du ministre de la Justice et du président du conseil du Trésor comme ministres chargés de l’application de certains articles de la Loi. Il incombe également aux deux ministres désignés de recommander des modifications à la Loi et au Règlement sur l’accès à l’information. Le tableau qui suit résume les responsabilités des ministres désignés conférées par la Loi.

Le ministre de la Justice Le président du Conseil du Trésor

Le ministre de la Justice est chargé de l’application des dispositions suivantes de la Loi sur l’accès à l’information :

Le président du Conseil du Trésor est chargé de l’application des autres dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, soit de :

  • l’article 5 – publier Info Source;
  • le paragraphe 70(1) :
    • a) contrôler les modalités de tenue et de gestion des documents;
    • b) établir les formulaires;
    • c)  rédiger et émettre les instructions et directives;
    • c.1) collecter les données statistiques;
    • d) déterminer la forme et le fond des rapports au Parlement.
  • le paragraphe 70(1.1) – fixer le nombre de cadres ou d’employés du Commissariat à l’information pour l’application du paragraphe 59(2);
  • le paragraphe 77(1) – proposer au gouverneur en conseil des règlements se rapportant aux :
    • a)  restrictions applicables au support;
    • a.1) restrictions applicables à la préparation de documents issus de documents informatisés;
    • b) formalités à suivre pour les demandes d’accès;
    • c) conditions de transmission des demandes;
    • d) frais;
    • e) modalités d’accès aux documents;
    • h) règles à suivre par le Commissariat à l’information en ce qui a trait à l’obtention ou à l’examen de copies de documents qui ont fait l’objet d’un refus de communication fondé sur les alinéas 13(1)a) ou b) ou l’article 15;
    • i)  critères pour ajouter des organismes à l’annexe I de la Loi sur l'accès à l'information.

Le président du Conseil du Trésor est chargé de surveiller l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. Le président du Conseil du Trésor a émis la Politique sur l’accès à l’information (la Politique) en vertu de l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information pour renforcer l’application efficace de la Loi et du Règlement sur l’accès à l’information et faciliter la conformité législative et règlementaire. Tel que mentionné à la section 3.7 de la Politique, le président du Conseil du Trésor a également émis la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Directive) à l’appui de la Politique, ainsi que des directives particulières sur l’obligation de prêter assistance aux demandeurs, le rapport annuel au Parlement, l’établissement de catégories de documents pour Info Source et les rapports statistiques. Il y  a une exception, celle du Gouverneur de la Banque du Canada qui est responsable de la rédaction et de la diffusion d’instructions et de directives nécessaires à la mise en œuvre de la Loi et de ses règlements.

2.1.2  Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

La Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada aide le président à s’acquitter de ses tâches. À cette fin, elle élabore les instruments de politique et offre de la formation et des occasions de perfectionnement professionnel. La Division donne des avis et fait preuve de leadership envers la collectivité de l’AIPRP. La section 8.1 de la Politique accorde les responsabilités suivantes au Secrétariat :

  • 8.1 Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de fournir une orientation politique et des lignes directrices aux institutions fédérales concernant l'application de la Loi et l'interprétation de cette politique. Et à cette fin, le SCT :
    • publie un répertoire annuel qui décrit les institutions fédérales ainsi que leurs responsabilités, programmes et fonds de renseignements;
    • examine et publie les révisions aux chapitres d'Info Source concernant les institutions fédérales, établit les formulaires à utiliser dans l'administration de la Loi et détermine la forme et le fond des rapports au Parlement;
    • avise tous les membres de la collectivité d'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) des mises à jour apportées aux instruments politiques;
    • travaille étroitement avec L'École de la fonction publique du Canada afin de déterminer dans quelle mesure les éléments de connaissance touchant la Politique sur l'accès à l'information seront intégrés aux cours de formation indispensable, aux programmes et aux instruments d'évaluations du savoir qui sont requis.

Les exigences en matière de surveillance et de rapports qui ont trait à la Loi se trouvent aux sections 6.3.3 et 6.3.4 de la Politique, comme suit :

  • 6.3.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la présente politique en analysant et en examinant les rapports publics requis en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et d'autres renseignements tel que les présentations au Conseil du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement, les résultats des vérifications, des évaluations et des études, afin d'évaluer l'application de la Loi par l'institution fédérale. En ce qui concerne les institutions assujetties au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG ), les renseignements obtenus pour évaluer la conformité avec la présente politique seront utilisés dans les évaluations effectuées dans le cadre du CRG .
  • 6.3.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la politique ainsi que ses directives, normes et lignes directrices connexes ainsi que leur efficacité cinq ans après l'entrée en vigueur de la politique. Si une analyse des risques le justifie, le SCT veillera également à ce qu'une évaluation soit réalisée.

2.1.3 Le ministère de la Justice Canada

Le ministère de la Justice Canada aide le ministre de la Justice à s’acquitter des tâches qui lui sont conférées par la Loi. Dans le cadre de son mandat stipulé dans la Loi sur le ministère de la Justice, le ministère de la Justice Canada fournit des conseils et des services juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes clients et représente la Couronne dans les recours en révision devant la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada. Le ministère de la Justice Canada fournit également des conseils juridiques sur l’application de l’article 69 de la Loi sur l'accès à l'information, tel qu’expliqué au chapitre 13 du présent manuel.

2.1.4 Le Bureau du Conseil privé

Le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet est responsable de garantir l’intégrité du processus du Cabinet et l’intendance des documents qui soutiennent ce processus. En tant que gardien des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada des ministères actuels et précédents, il est responsable des politiques concernant la gestion de ces renseignements confidentiels et de la détermination ultime de l’information qui constitue de tels renseignements confidentiels, et il doit être consulté conformément aux orientations énoncées au chapitre 13 du présent manuel.

2.1.5 Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Chaque institution désigne un fonctionnaire qui agira comme coordonnateur de l'AIPRP. Ce dernier est chargé, au nom du responsable de l'institution et de l'administrateur général, de veiller à ce que la Loi, le Règlement sur l’accès à l’information et les instruments de politique soient respectés. Dans plusieurs institutions, le responsable délègue toutes ses tâches au coordonnateur.

2.1.6 Le Commissaire à l’information du Canada

Le commissaire à l'information du Canada est un haut fonctionnaire du Parlement qui reçoit les plaintes présentées par les demandeurs qui estiment que des institutions fédérales n’ont pas respecté leurs droits en vertu de la Loi et mène des enquêtes indépendantes portant sur ces plaintes. Le commissaire peut également amorcer une enquête sur une question relative à la demande et l'obtention de documents s’il a des motifs valables de le faire. Le commissaire fait état de ses constatations et peut offrir des recommandations. Le commissaire peut également initier ou intervenir dans des procédures judiciaires ou, dans certaines circonstances, comparaître devant la Cour au nom de la personne qui a exercé un recours.

De plus, le commissaire à l’information présente au Parlement des rapports sur les activités du commissariat au cours de chaque exercice financier et peut présenter des rapports spéciaux sur toute question relevant de ses pouvoirs et fonctions.

2.1.7 La Cour fédérale du Canada, la Cour d’appel fédérale du Canada et la Cour suprême du Canada

La Cour fédérale examine les demandes de recours en révision présentées par les demandeurs, les tiers ou le commissaire à l’information relativement à la communication ou à la non-communication de renseignements. Les parties peuvent porter la cause en appel à la Cour d’appel fédérale et, ultimement, demander l’autorisation d’appel à la Cour suprême du Canada.

2.1.8 Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique

Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes (le Comité) mène des études et présente des rapports sur les questions qui lui sont renvoyées par la Chambre des communes ou sur celles qu’il choisit d’étudier de son propre chef.

Le mandat du Comité est défini à l’alinéa 108(3)h) du Règlement de la Chambre des communes. Ses responsabilités reliées à la Loi sur l’accès à l’information comprennent :

  • l'étude de l'efficacité, de l'administration et du fonctionnement du commissaire à l’information ainsi que de ses plans opérationnels et de dépenses, et l’établissement de rapports à ce sujet;
  • l’étude de tout projet de loi ou règlement fédéral ou de toute disposition du Règlement qui a une incidence sur l’accès à l’information;
  • la formulation de propositions d’initiatives en matière d’accès à l’information, ainsi que la promotion, le contrôle et l’évaluation de ces initiatives.

Pouvoirs des comités permanents

Le paragraphe 108(1) du Règlement de la Chambre des communes autorise les comités permanents à étudier toutes les questions qui leur sont renvoyées par la Chambre des communes ou dont la loi prévoit l’examen. Ils peuvent présenter des rapports à la Chambre des communes, convoquer des personnes, exiger la production de documents et déléguer leurs pouvoirs à des sous-comités. Ils peuvent se réunir quand bon leur semble, que la Chambre des communes siège ou non, et siéger conjointement avec d’autres comités permanents.

2.2 Responsabilités des institutions fédérales

2.2.1 Les responsables des institutions fédérales

Aux fins de l'application de la Loi, le responsable d'une institution fédérale est le ministre, dans le cas des ministères et des ministères d’État. Dans le cas des autres institutions du gouvernement sujettes à la Loi, le responsable est la personne désignée par décret ou, en l’absence d’une telle désignation, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre. Par exemple, le président du Conseil du Trésor est le responsable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le ministre de la Santé est le responsable de Santé Canada, le président est le responsable de la Monnaie royale canadienne et le président et premier dirigeant est le responsable dans certaines sociétés d’État, notamment la Société Radio-Canada et Via Rail Canada inc. Le responsable de chaque institution est chargé de faire appliquer la Loi, le Règlement sur l’accès à l’information, la Politique sur l’accès à l’information et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l'institution et il assume la responsabilité des décisions prises à cet égard.

Les tâches du responsable conférées par la Loi sont les suivantes :

De plus, aux termes de l’article 72.1 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable de tout ministère ou ministère d’État relevant du gouvernement du Canada doit publier chaque année un rapport sur les dépenses engagées relativement à son bureau et payées à partir du Trésor. Ce rapport est publié dans le Volume III, Section 10 des Comptes publics du Canada (Des renseignements additionnels sont fournis dans les Politiques à l’intention des cabinets des ministres.)

Le Règlement sur l’accès à l’information explique les modalités en ce qui concerne la transmission d’une demande (article 6), les frais (article 7), le mode d’accès (article 8) et le support pour les fins du paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information, qui exige que le responsable d’une institution fédérale communique, sous réserve des règlements, le document sur le support demandé (article 8.1).

Les sections 6.1, 6.2, 6.3.1 et 6.3.2 de la Politique et les sections 6 et 7 de la Directive donnent des obligations additionnelles aux responsables des institutions fédérales.

Le tableau qui suit présente une vue d’ensemble des responsabilités conférées au responsable d’une institution ou à son délégué en vertu de la Loi, du Règlement sur l’accès à l’information, de la Politique et de la Directive. Dans certains cas, les dispositions pertinentes de la Loi ou du Règlement sur l’accès à l’information sont indiquées à titre de référence même si elles n’obligent pas le responsable de l’institution à intervenir.

Responsabilité (responsable d’une institution ou délégué) Loi sur l’accès à l’information Règlement sur l’accès à l’information Politique sur l’accès à l’information Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Admissibilité des demandeurs

(renvoie à l’article 4)

(renvoie au Décret d’extension no 1 (Loi sur l’accès à l’information)

n/a

section 7.3

Consultations

n/a

n/a

sections 6.2.5 and 6.2.7

section 7.7

Contrats et ententes

n/a

n/a

section 6.2.9

n/a

Délégation

(renvoie à l’article 73)

n/a

section 6.1 (responsable seulement)

section 6.1 (responsable seulement)

Droit de porter plainte

paragraphe 10(1)

n/a

n/a

section 7.10

Entrave au droit d’accès

(renvoie à l’article 67.1)

n/a

section 6.2.10

section 7.12

Exceptions

Tous les responsables : articles 13 à 16, 16.5, 17 à 20, 21 à 24 et 26

Responsables nommés dans l’exception : articles 16.1 à 16.4, 20.1, 20.2 et 20.4

n/a

section 6.2.5

section 7.8

Exercice du pouvoir discrétionnaire

n/a

n/a

section 6.2.1

section 7.1

Exigences en matière d’établissement de rapports

article 72

Responsables de ministères

ou de départements d’État seulement : article 72.1

n/a

section 6.3.2

n/a

Exigences en matière de surveillance

n/a

n/a

section 6.3.1

n/a

Formation des délégués

n/a

n/a

n/a

section 6.2 (responsable seulement)

Frais

article 11

articles 5 et 7

n/a

section 7.5

Identité des demandeurs

n/a

n/a

section 6.2.3

section 7.4.1

Obligation d’aider le demandeur

paragraphe 4(2.1)

n/a

section 6.2.4

section 7.4

Prélèvements

article 25

n/a

n/a

n/a

Procédures

n/a

articles 4 et 5

sections 6.2.5 and 6.2.6

section 7.11

Prorogation du délai

article 9

n/a

n/a

section 7.6

Renseignements confidentiels du Cabinet

(renvoie à l’article 69)

n/a

sections 6.2.7 and 6.2.8

n/a

Renseignements non pertinents

n/a

n/a

n/a

section 7.9

Réponse au demandeur

article 7 et paragraphe 37(4)

articles 5, 8 et 8.1

n/a

n/a

Révision par la Cour fédérale

articles 43 et 44

n/a

n/a

n/a

Salle de lecture

article 71

n/a

n/a

n/a

Sensibilisation des employés à l’accès à l’information

n/a

n/a

section 6.2.2

section 7.2

Sommaires des demandes d’accès complétées

n/a

n/a

n/a

section 7.13

Support de substitution

article 12

n/a

n/a

n/a

Tiers

articles 27, 28, 29 et 33

n/a

n/a

n/a

Traduction des documents

article 12

n/a

n/a

n/a

Transmission de la demande

article 8

article 6

n/a

n/a

Une fois nommé, le responsable doit décider si ses pouvoirs, tâches et fonctions seront délégués en vertu de l’article 73 de la Loi sur l'accès à l'information. Le responsable ou son délégué prend les décisions finales. Comme le mentionne la section 2.1.5 du présent chapitre, les responsables de plusieurs institutions délèguent tous leurs pouvoirs, tâches et fonctions au coordonnateur de l’AIPRP. La section 2.3 du présent chapitre fournit des explications supplémentaires sur la délégation.

2.2.2 Le bureau de l’AIPRP

Les principales responsabilités du bureau de l’AIPRP sont les suivantes :

  1. Traiter les demandes d’accès à l’information– Le bureau de l’AIPRP répond à toutes les demandes présentées en application de la Loi sur l’accès à l’information, conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement sur l’accès à l’information, à la jurisprudence, de même qu’aux politiques et directives émises par le président du Conseil du Trésor. Ceci exige d’effectuer les tâches suivantes :
    • établir une méthode de travail permettant de fournir des réponses exactes et rapides aux demandes d'accès à l’information;
    • élaborer et mettre en œuvre les procédures et les pratiques de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi, et exercer un contrôle à cet égard;
    • consulter les gestionnaires de programmes, les cadres supérieurs, les conseillers juridiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le ministère de la Justice Canada, le Bureau du Conseil privé, les tiers et les institutions concernées, au besoin;
    • prendre des décisions au sujet des demandes lorsque ce pouvoir a été délégué au coordonnateur de l’AIPRP ou aux autres employés du bureau de l’AIPRP.
  2. Exercer les fonctions connexes– Le bureau de l’AIPRP exerce toutes les fonctions liées aux demandes d’accès à l’information, y compris les tâches suivantes :
    • répondre aux consultations d’autres institutions fédérales;
    • veiller à ce que les exigences de la Loi, de la Politique, de la Directive et de tout autre instrument de politique lié à l’AIPRP (p.ex., la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique) soient respectées;
    • rédiger des rapports et d’autres documents exigés par les organismes centraux;
    • veiller à la formation et au perfectionnement du personnel du bureau de l’AIPRP et à la sensibilisation à l’accès à l’information des employés de l'institution;
    • collaborer à la résolution des plaintes portées devant le Commissariat à l’information et aux révisions par les tribunaux, ce qui demande d’expliquer les décisions de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi;
    • contribuer, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'examen des instruments de politique relatifs à la Loi.
  3. Contribuer à Info Source – Le bureau de l’AIPRP doit préparer et publier annuellement le chapitre d’Info Source de l’institution, conformément au document d’orientation Info Source : Exigences relatives à la publication décentralisée.
  4. Fournir les installations aux fins de la consultation de documents conformément au paragraphe 71(1) de la Loi sur l'accès à l'information et à l’alinéa 8(3)a) du Règlement sur l’accès à l’information.
  5. Préparer un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi par l’institution, conformément à l'article 72 et à l'alinéa 70(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information et en envoyer une copie au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
  6. Recueillir des statistiques sur les activités de l’institution ayant trait à l’administration de la Loi et soumettre annuellement un rapport statistique au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, conformément aux exigences publiées par le Secrétariat.

2.2.3 Les employés

Les employés des institutions fédérales jouent un rôle important dans le traitement des demandes, en fournissant les documents pertinents et des recommandations quant à leur communication. Pour ce faire, il est important que tous les employés gèrent leurs documents efficacement, conformément aux politiques sur la gestion de l’information et la Directive sur la tenue de documents, et respectent les délais prévus par le bureau de l’AIPRP.

La section 8 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information accorde les responsabilités suivantes aux employés des institutions fédérales :

  • 8.1.1 Quand il est approprié de le faire, recommander au responsable ou au délégué de communiquer l'information demandée de façon informelle.
  • 8.2.1 Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver tous les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.
  • 8.3.1 Fournir au responsable de l'institution ou à son délégué, s'il y a lieu, une estimation réaliste des frais liés à la demande et leur justification.
  • 8.4.1 Présenter des recommandations valables au sujet de la divulgation des documents demandés et des renseignements contextuels, s'il y a lieu.
  • 8.5.1 En cas de participation à des activités de passation de contrats, faire en sorte que les contrats et les ententes ne minent pas le droit du public d'avoir accès à l'information.

2.3 Délégation

L’analyse qui suit porte sur la délégation. Elle se veut de portée générale et n’englobe pas toutes les possibilités.

2.3.1 Définitions

Délégation

Le Petit Robert de la langue française définit le verbe « déléguer » de la façon suivante :

  1. Charger (qqn) d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir.
  2. Transmettre, confier (une autorité, un pouvoir) pour un objet déterminé.
Délégué

L’annexe A de la Politique sur l'accès à l'information définit le mot « délégué » de la façon suivante :

  • Délégué – cadre ou employé d'une institution fédérale délégué pour exercer les pouvoirs, tâches et fonctions du responsable de l'institution en vertu de la Loi.

2.3.2 Dispositions législatives pertinentes

Article 73 de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 73 prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut, par arrêté, déléguer certains de ses pouvoirs, fonctions et tâches à un ou plusieurs cadres ou employés de l’institution.

Paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation

Les tribunaux ont reconnu que le ministre n’est pas censé exercer lui-même tous les pouvoirs dont il est investi et que, dans certains cas, des représentants du ministère peuvent exercer, en son nom, les pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi. Cette autorisation d’exercer les pouvoirs ministériels a été officiellement codifiée et est énoncée au paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation.

L’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation prévoit que le sous-ministre peut exercer les pouvoirs du ministre. En conséquence, lorsqu’aucun cadre ou employé de l’institution n’a été désigné pour agir au nom du ministre, il ne sera pas nécessaire que le ministre délègue ces pouvoirs à son sous-ministre.

Si le ministre n’a pas signé d’arrêté de délégation, l’alinéa 24(2)d) de la Loi d’interprétation permet aux fonctionnaires travaillant dans l’institution en question d’assumer les tâches décrites dans la Loi sur l’accès à l’information. Pour agir au nom du ministre, une personne doit :

  • être un fonctionnaire employé dans le ministère ou l’organisation dont le ministre est responsable;
  • avoir la compétence voulue, de sorte qu’on puisse s’attendre raisonnablement à ce qu’elle exerce les pouvoirs du ministre.

Il est important de prendre note que le personnel exonéré du cabinet d’un ministre, plus communément appelé personnel politique, n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui ne préside pas l’institution mais en est responsable, et en l’absence d’un arrêté de délégation, le ministre doit exercer lui‑même les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Le paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation s’applique lorsque le responsable de l’institution est un fonctionnaire public qui n’est pas un ministre. En vertu de cette disposition, les tâches d’un fonctionnaire public peuvent être exercées par ses successeurs à la charge ou par leurs délégués ou adjoints. Un adjoint est, en général, un fonctionnaire qui occupe un poste à un niveau immédiatement inférieur à celui du fonctionnaire public dans la hiérarchie et dont la fonction est principalement d’appuyer ce dernier et de l’aider dans l’exercice de ses fonctions. Il n’y a généralement qu’un adjoint, mais certaines institutions peuvent en compter plus d’un.

S’il y a un arrêté de délégation valide, les paragraphes 24(2) et 24(4) de la Loi d’interprétation ne s’appliquent pas et les fonctionnaires ne peuvent tacitement s’arroger eux-mêmes le droit d’agit au nom du responsable (voir la décision Edw. Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, paragraphe 84). Seul le responsable ou ses délégués, agissant dans les limites de l’arrêté de délégation, peut exercer les pouvoirs du responsable de l’institution.  

2.3.3 Exigences de la Politique

La Politique sur l'accès à l'information exige que le responsable d'une institution examine la pertinence de procéder à une délégation. La Politique précise que, lorsque la décision de déléguer est prise, le responsable doit signer un arrêté de délégation et que les cadres ou employés délégués doivent occuper un poste de niveau approprié pour exercer les fonctions mentionnées dans l’arrêté. Les dispositions de la Loi décrivant les pouvoirs, les tâches ou les fonctions qui peuvent être délégués sont mentionnées à l’annexe B de la Politique.

De plus, la section 6.1.1 de la Directive énonce les principes que le responsable d'une institution doit respecter lorsqu'il procède à une délégation. Ces catégories sont les suivantes :

  • Les responsables ne peuvent déléguer leurs tâches qu’aux cadres et employés de leur institution fédérale dans l’arrêté de délégation. Des consultants, des membres du personnel exonéré du ministre ou des employés de l’extérieur de l’institution fédérale ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l’arrêté de délégation.
  • Les tâches sont déléguées aux postes désignés par leur titre et non aux personnes désignées par leur nom.
  • Les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités.
  • Les pouvoirs, fonctions et tâches ayant été délégués ne peuvent pas être subdélégués. Les employés et les consultants peuvent, cependant, exécuter des tâches pour appuyer les responsabilités des délégués.
  • L’arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation changent. Un arrêté de délégation de pouvoirs demeure en vigueur jusqu’à ce que le responsable de l’institution fédérale le réexamine et le révise.

2.3.4 Que peut-on déléguer?

L’ensemble des pouvoirs, fonctions et tâches du responsable d’une institution sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information peut être délégué. Les dispositions de la Loi décrivant les pouvoirs, les tâches ou les fonctions qui peuvent être délégués sont mentionnées à l’annexe B de la Politique.

Le responsable d’une institution fédérale a, entre autres responsabilités, celle de répondre aux demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi. Bien que la Loi ne le mentionne pas expressément, cela suppose nécessairement que l’on traite ces demandes. La consultation des autres institutions et la réponse aux demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales sont des étapes essentielles du traitement des demandes reçues en application de la Loi sur l’accès à l’information. En conséquence, lorsque le responsable délègue le devoir de répondre aux demandes d’accès à l’information reçues en application de la Loi, la délégation comprend le devoir de traiter les demandes, de mener les consultations nécessaires et de répondre aux demandes de consultation reçues des autres institutions.

2.3.5 Qui peut déléguer?

Seul le responsable d’une institution du gouvernement, selon la définition de l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, est autorisé à déléguer les pouvoirs. Dans le cas des ministères et des ministères d’État, le responsable est le ministre. Dans toute autre institution, le responsable est la personne qui a été nommée responsable de l’institution par le gouverneur en conseil ou, si aucune personne n’a été nommée, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre.

De manière générale, le responsable d’une institution ne peut pas déléguer le pouvoir de déléguer. Toutefois, lorsque le responsable est un ministre, ce pouvoir peut être exercé par son « délégué », conformément à l’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation.

2.3.6 À qui peut-on déléguer?

Le responsable d’une institution ne peut déléguer des pouvoirs qu’aux cadres et employés de son institution. Cela signifie que les consultants, le personnel ministériel ou les employés qui ne font pas partie de l’institution ne peuvent être nommés dans l’arrêté de délégation.

La Politique prévoit que les pouvoirs seront délégués aux cadres ou employés de niveau approprié, c’est‑à‑dire qui ont la compétence voulue pour exercer les pouvoirs qui leur sont conférés, par exemple le coordonnateur de l’AIPRP. Pour déterminer si une personne peut raisonnablement exercer les pouvoirs au sein de l’institution, il faut tenir compte de divers facteurs, comme son poste et sa description de tâches, son niveau hiérarchique et le lieu géographique où elle travaille.

2.3.7 Les pouvoirs, fonctions et tâches délégués peuvent-ils être subdélégués?

Comme il est indiqué à la section 6.1.1 de la Directive, les pouvoirs, fonctions et tâches qui ont été délégués ne peuvent pas être subdélégués. Néanmoins, des employés, des agents ou des consultants peuvent accomplir des tâches à l’appui de l’exercice des pouvoirs, fonctions et tâches par les délégués.

2.3.8 Qui peut exercer les pouvoirs, fonctions et tâches?

Lorsqu’il n’y a pas eu d’arrêté de délégation

Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation précise les pouvoirs des ministres de la Couronne :

  • 24(2) La mention d’un ministre par son titre ou dans le cadre de ses attributions, que celles-ci soient d’ordre administratif, législatif ou judiciaire, vaut mention :
    1. de tout ministre agissant en son nom ou, en cas de vacance de la charge, du ministre investi de sa charge en application d’un décret;
    2. de ses successeurs à la charge;
    3. de son délégué ou de celui des personnes visées aux alinéas a) et b);
    4. indépendamment de l’alinéa c), de toute personne ayant, dans le ministère ou département d’État en cause, la compétence voulue.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui préside un ministère ou un département d’État et qu’aucun arrêté de délégation n’a été signé, les cadres ou employés du ministère sont autorisés, aux termes de l’alinéa 24(2)d) de la Loi d’interprétation, à prendre une décision déléguée par une loi au ministre, au nom du ministre.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui ne préside pas l’institution mais en est responsable, et en l’absence d’un arrêté de délégation, le ministre doit exercer lui‑même les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution. Par exemple, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile est le responsable de l’Agence des services frontaliers du Canada mais ne préside pas l’Agence.

Lorsque le responsable de l’institution est un fonctionnaire public qui n’est pas un ministre et qu’aucun arrêté de délégation n’a été signé, son délégué ou adjoint est autorisé, aux termes du paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation, à exercer les tâches du responsable.

S’il y a eu un arrêté de délégation

Après qu’une délégation expresse a été faite, les pouvoirs précisés ne peuvent être exercés que par le responsable ou son délégué. Lorsque la personne investie des pouvoirs délégués est absente ou frappée d'incapacité et que la délégation passe à un autre poste, la personne affectée à ce poste peut aussi prendre des décisions. De même, une personne occupant le poste du délégué de façon intérimaire peut prendre des décisions. Aucun autre cadre ou employé, du sous-ministre ou de l’administrateur général jusqu’aux employés de l’AIPRP, n’a le pouvoir juridique de prendre des décisions, à moins d’en être autorisé expressément dans l’arrêté.

Le responsable conserve, même lorsqu’une délégation a été faite, le pouvoir de prendre des décisions; il conserve ce pouvoir tant et aussi longtemps que le délégué ne prend pas de décision et communique celle-ci au demandeur. Le responsable n’est pas tenu de demander l’avis du délégué avant de prendre une décision, même s’il est tout à fait approprié de consulter le délégué et des fonctionnaires de l’institution.

De la même manière, il est entièrement approprié que l’autorité déléguée demande l’avis d’autres fonctionnaires ou de consultants avant de prendre une décision. La consultation est non seulement permise, elle peut aussi être nécessaire sur les plans administratif et pratique. La seule limite est que les personnes consultées ne peuvent dicter l’issue de l’exercice du pouvoir discrétionnaire conféré par la loi, puisque cela constituerait une entrave à l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Dans l'affaire Do-Ky c. Canada (Ministre des Affaires étrangères et du commerce international) (1re inst.), [1997] 2 C.F. 907, la Cour fédérale a déclaré : « Premièrement, on ne renonce pas à l'exercice de son pouvoir discrétionnaire lorsqu'on consulte les ministères les plus au fait de la situation visée et les plus directement concernés par elle. En vérité, il serait irresponsable de ne pas le faire. Si le titulaire du pouvoir discrétionnaire étudie les questions soulevées et s'il examine et soupèse tous les faits, il exerce pleinement son pouvoir discrétionnaire. »

Traitement des demandes

Comme il a déjà été mentionné, les pouvoirs, fonctions et tâches du responsable de l’institution ne peuvent être délégués qu’aux cadres et employés de cette institution. Les employés et les cadres peuvent également accomplir certaines tâches à l’appui de l’exercice des pouvoirs, fonctions et tâches par les délégués.

De plus, rien dans la Loi sur l’accès à l’information n’empêche un consultant ou un employé d’une autre institution de traiter une demande d’accès à l’information, dans la mesure où les conditions suivantes sont réunies :

  • Les marchés de services conclus avec les consultants comprennent des clauses de confidentialité visant à assurer le respect des obligations relatives à la sécurité et des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui touche la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
  • Lorsque des employés d’autres institutions sont chargés de traiter les demandes d’information :
    1. des pouvoirs législatifs ou réglementaires permettent à une institution fédérale de traiter les demandes d’accès à l’information d’une autre institution;
    2. la divulgation de la demande d’accès à l’information et des renseignements personnels connexes se fait en conformité avec le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette divulgation constitue un « usage compatible ». Si elle n’est pas déjà décrite dans le fichier de renseignements personnels pertinent, l’institution est tenue d’en aviser le Commissariat à la protection des renseignements personnels et de modifier en conséquence le fichier de renseignements personnels.

2.3.9 Le responsable peut-il annuler la décision d’un délégué?

Lorsqu’un pouvoir conféré par la Loi au responsable d’une institution a été délégué à un fonctionnaire, ce pouvoir peut être exercé par le responsable ou par le délégué. Lorsqu’un délégué chargé de l’examen des documents et de la préparation d’une lettre de réponse présente ces documents au responsable pour son approbation et sa signature, c’est le responsable, et non le délégué, qui prend la décision. Lorsque le délégué approuve la décision relative à la communication ou à la non‑communication des documents et signe la lettre de réponse en son propre nom, c’est le délégué qui prend la décision.

Tant et aussi longtemps que la décision d’accorder ou de refuser l’accès à un document n’a pas été communiquée au demandeur, elle peut être réexaminée par le responsable ou le délégué à l’étape du traitement interne. La décision peut être prise par le responsable de l’institution si son délégué ne l’a pas encore prise, mais une fois que le délégué a pris une décision valide dans l’exercice adéquat du pouvoir délégué et a communiqué celle-ci au demandeur, le responsable ne peut plus réexaminer la question ou remplacer la décision du délégué par sa propre décision.

Étant donné l’objectif de la Loi, lorsqu’une plainte est présentée au commissaire à l’information ou qu’une demande de révision judiciaire est présentée à la Cour fédérale, la décision d’accorder ou de refuser l’accès à un document peut être réexaminée par le responsable ou le délégué à n’importe que moment jusqu’à la fin de l’enquête du commissaire à l’information ou jusqu’à ce que la Cour rende son jugement. À titre d’exemple, si un délégué refuse l’accès à un document à l’étape du traitement d’une demande, le responsable peut prendre la décision de communiquer le document au moment de l’enquête relative à une plainte.

2.3.10 Qui est responsable des décisions prises en application de la Loi?

Dès qu’un arrêté est signé, les délégués doivent rendre compte de toute décision qu’ils prennent au responsable de l’institution. Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre parce qu’ils sont autorisés à agir. Toutefois, la responsabilité ultime revient toujours au responsable de l’institution fédérale.

S’il n’y a pas eu d’arrêté de délégation, le responsable de l’institution demeure le responsable ultime. Un cadre ou un employé du ministère qui exerce les pouvoirs en application du paragraphe 24(2) ou du paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation le fait « au nom du » responsable.

Dans les deux cas, les fonctionnaires devraient être clairement informés des obligations précises qu’ils doivent assumer au regard de la Loi sur l’accès à l’information.

2.3.11 Validité des décisions prises en l’absence d’une délégation appropriée

Dans le cas où une personne qui ne détient pas l’autorité nécessaire pour exercer des pouvoirs prétend les exercer, les décisions qu’il prendra peuvent être contestées au moyen d’un contrôle judiciaire et annulées.

Les décisions et les fonctions obligatoires de nature administrative (p. ex.,  le transfert d’une demande) et celles assorties d’un pouvoir discrétionnaire très limité (p. ex., pour donner accès à l’information dans une langue officielle plutôt qu’une autre ou sous une autre forme, percevoir des droits supplémentaires, donner accès à un format en particulier) peuvent être prises en charge par une personne compétente sans craindre une contestation judiciaire. Lorsque la décision exige l’exercice d’un certain pouvoir discrétionnaire, comme l’application d’une exception discrétionnaire, seule la personne qui détient l’autorité pertinente peut prendre la décision. Les tribunaux peuvent invalider une décision qui aurait été prise par une personne ne détenant pas l’autorité appropriée.

2.3.12 L’arrêté de délégation

Après un examen minutieux, le responsable de l’institution peut décider de déléguer une partie ou la totalité des pouvoirs, fonctions et tâches prévus sous le régime de la Loi à un ou à plusieurs cadres ou employés de l’institution. Dans de tels cas, la Politique exige que l’institution présente un arrêté de délégation dûment signé par le responsable de l’institution et indiquant quelles responsabilités ont été déléguées aux fonctionnaires désignés.

Les instructions formulées en vertu de l’alinéa 70(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information exigent que l’institution joigne une copie de l’arrêté de délégation signé au rapport annuel qu’elle présente au Parlement. (S’il n’y a pas eu de délégation, une déclaration en ce sens doit être incluse au rapport annuel.)

Les arrêtés de délégation signés doivent être conservés en lieu sûr et produits chaque fois que l’on demande de confirmer le pouvoir d’un fonctionnaire d’exercer un pouvoir aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Contenu de l’arrêté de délégation

Un responsable doit, lorsqu’il délègue des responsabilités, préciser dans l’arrêté quels pouvoirs, fonctions et tâches il désire déléguer, tel qu’exigé à la section 6.1.2 de la Politique.

De plus, la Directive exige que le responsable désigne les délégués par le titre de leur poste plutôt que par leur nom, ce qui donne une plus grande souplesse. Lorsque la délégation se fait à un poste plutôt qu’à une personne, il n’est pas nécessaire de procéder de nouveau à la délégation lorsqu’une nouvelle personne est nommée à ce poste ou qu’une personne occupe ce poste de manière intérimaire. On recommande que l’arrêté de délégation mentionne le poste auquel les pouvoirs délégués peuvent incomber dans le cas où le titulaire du poste original est absent ou incapable d’agir. Par exemple, un arrêté donnant les pleins pouvoirs au titulaire du poste de coordonnateur de l’AIPRP peut stipuler que lorsque le coordonnateur de l’AIPRP est absent ou incapable d’agir pour plus de cinq journées ouvrables, pleine délégation est donnée au titulaire du poste de directeur général, sous-ministre adjoint ou sous-ministre.

On recommande également de s’assurer d’investir d’un pouvoir délégué plus d’un cadre ou employé qui seront responsables de résoudre les questions lors d’une enquête sur une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.

Il faut répondre aux questions suivantes lorsque l’on prépare un arrêté de délégation :

  • Les pouvoirs ou les tâches en question ont-ils été délégués par la bonne personne (c.à-d. le responsable de l’institution ou, lorsque le responsable est un ministre, son sous-ministre)?
  • Est-ce que l’autorité déléguée est correctement et clairement décrite ou identifiée dans l’arrêté?
  • Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) doit-il se voir attribuer les pleins pouvoirs en matière d'administration de la Loi?
  • Plusieurs personnes doivent-elles avoir délégation? Les sous-ministres et les cadres supérieurs doivent-ils aussi être nommés dans l'arrêté de délégation?
  • Les fonctions sont-elles déléguées au niveau le plus bas possible dans la structure du bureau de l’AIPRP? Par exemple, les avis de prorogation et les avis aux tiers peuvent être délégués aux analystes de l'AIPRP ainsi qu'au coordonnateur.
  • L’arrêté de délégation investit-il d'un pouvoir délégué plus d’un cadre ou employé pour résoudre les problèmes avec le commissaire à l'information?
  • Les délégués connaissent-ils suffisamment les lois pour exercer adéquatement les pouvoirs délégués?

Le site Web de la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels présente une fiche d’information sur la délégation et des modèles d’arrêtés de délégation.

Durée de la délégation

Un arrêté de délégation de pouvoirs demeure en vigueur jusqu’à ce que le responsable de l’institution fédérale le réexamine et le modifie. Si l’arrêté de délégation désigne nommément une personne, le départ ou l’incapacité d’agir de cette personne rend l’arrêté inutilisable, sauf si un autre délégué ou un autre poste est également mentionné. La Directive exige que le responsable désigne les délégués par le titre de leur poste plutôt que par leur nom, de manière à éviter cette situation.

L’arrêté de délégation demeure en vigueur même lorsqu’un nouveau responsable est nommé. Le fait que ce ne soit pas le responsable en poste qui ait signé l’arrêté n’est pas critique, puis que la nomination d’un nouveau responsable n’annule aucune des mesures prises par son prédécesseur.

Examen de l’arrêté

Bien qu’un arrêté de délégation demeure en vigueur après la nomination d’un nouveau responsable, la section 6.1.1 de la Directive exige qu’il soit réexaminé lorsque la situation qui a entraîné la décision de déléguer des pouvoirs a changé. Il est recommandé d’examiner l’arrêté dans les plus brefs délais pour s’assurer qu’il reflète les préférences du nouveau responsable.

D’autres circonstances peuvent exiger l’examen d’un arrêté de délégation; par exemple, des changements au sein du personnel, la restructuration de l’organisation, le transfert de programmes ou de parties de programmes, la fusion d’institutions et des changements apportés au mandat de l’institution. Lorsque des institutions fusionnent ou que des programmes sont transférés en tout ou en partie à d'autres institutions, le pouvoir décisionnel accordé en vertu de la Loi est attribué au nouveau responsable.

Si un nouvel arrêté de délégation est nécessaire, il faudra procéder le plus rapidement possible pour éviter toute interruption dans le processus de traitement des demandes d’accès à l’information.

Sommaire (délégation)

Il y a un arrêté de délégation Il n’y a pas d’arrêté de délégation

Le responsable peut déléguer ses tâches à un ou plusieurs cadres et employés de son institution fédérale. Des consultants, les membres du personnel exonéré d'un ministre ou des employés de l'extérieur de l'institution fédérale ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l'arrêté de délégation.

n/a

Les paragraphes 24(2) et 24(4) de la Loi d’interprétation ne s’appliquent pas.

Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation s’applique aux ministères et ministères d’État. Le paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation s’applique aux autres institutions fédérales.

Seuls le(s) délégué(s) et le responsable peuvent exercer les pouvoirs, fonctions et tâches du responsable.

Dans le cas des ministères et des ministères d’État présidés par un ministre, les tâches du responsable peuvent être exécutées par un cadre ou un employé du ministère qui possède les compétences voulues.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui ne préside pas l’institution mais en est responsable, le ministre doit exercer lui-même les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Dans le cas des autres institutions fédérales, le délégué ou l’adjoint du responsable peut exécuter les tâches du responsable.

Le personnel exonéré du cabinet d’un ministre n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Le personnel exonéré du cabinet d’un ministre n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Les employés, cadres ou consultants peuvent accomplir certaines tâches à l’appui de l’exercice des pouvoirs, fonctions et tâches par les délégués et le responsable.

Les employés, cadres ou consultants peuvent accomplir certaines tâches à l’appui de l’exercice des pouvoirs, fonctions et tâches du responsable.

Les délégués exercent les pouvoirs en leur nom propre.

Un cadre ou un employé d’un ministère ou d’un ministère d’État qui exerce des pouvoirs en application du paragraphe 24(2) ou du paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation le fait « au nom » du responsable.

Une fois qu’un délégué a pris une décision dans l’exercice adéquat du pouvoir délégué et a communiqué celle-ci au demandeur, le responsable ne peut pas annuler la décision du délégué. Le responsable peut réexaminer la décision lors d’une enquête sur une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.

Une fois qu’un cadre ou un employé a pris une décision et a communiqué celle-ci au demandeur, le responsable ne peut pas annuler la décision du cadre ou de l’employé. Le responsable peut réexaminer la décision lors d’une enquête sur une plainte ou d’une révision par la Cour fédérale.

Les délégués doivent rendre compte au responsable de l’institution de toutes leurs décisions. Cependant, le responsable de l’institution fédérale reste l’ultime responsable.

Le responsable de l’institution reste l’ultime responsable.

Chapitre 3 – Définitions

Ce chapitre contient les définitions prévues à l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), l’annexe A de la Politique sur l’accès à l’information et l’annexe A de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information. Certains termes sont définis à la fois dans la Loi et les instruments de politique. Dans ces cas, les définitions suivantes incorporent les deux définitions. Cette section contient également les définitions de certains termes utilisés dans le présent Manuel.

3.1 Définitions prévues à l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 3 de la Loi définit les termes suivants. Dans certains cas, des précisions ont été apportées.

commissaire à l’information ( Information Commissioner)

Est un haut fonctionnaire du Parlement nommé par le gouverneur en conseil, conformément à l’article 54 de la Loi sur l'accès à l'information, et chargé de recevoir et de faire enquête sur les plaintes formulées en vertu de la Loi.

Cour ( Court)

Est la Cour fédérale. Le terme « cour » comprend également la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada.

déficience sensorielle ( sensory disability)

Signifie toute déficience liée à la vue ou à l’ouïe.

document ( record)

Tous les éléments d’information, quel qu’en soit le support. La section 3.3 du présent chapitre fournit de plus amples renseignements.

état étranger ( foreign state)

Désigne tout état autre que le Canada et comprend, p. ex., les États-Unis d’Amérique, le Mexique et l’Italie, mais exclut les autres ordres de gouvernements, comme les états de l’Ohio et du Vermont.

institution fédérale ( government institution)
Est :
  1. tout ministère ou département d’État relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme, figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information; et
  2. toute société d'État mère ou filiale à cent pour cent d’une telle société, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le terme « institution fédérale » n'englobe pas les cabinets de ministre.

ministre désigné ( Designated Minister)

Est un membre du Conseil privée de la Reine désigné à titre de ministre en vertu du paragraphe 3.2(1) de la Loi pour l’application de toute disposition de la Loi.  Deux ministres sont désignés en vertu de ce paragraphe, notamment :

Le président du Conseil du Trésor du Canada est également le ministre désigné aux fins d’interprétation de la Politique sur l’accès à l’information et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

responsable d’institution fédérale ( head)

Est le ministre, dans le cas d'un ministère ou un département d'État. Dans tout autre cas, c’est la personne désignée en vertu du Décret sur la désignation des responsables d'institutions fédérales (Loi sur l'accès à l'information), ou en l'absence d'une telle désignation, le premier dirigeant de l'institution, quel que soit son titre.

support de substitution ( alternative format)

Signifie tout support permettant à une personne ayant une déficience sensorielle de lire ou d’écouter un document.

tiers ( third party)

Est, dans le cas d’une demande de communication de document en vertu de la Loi, une personne, un groupement ou une organisation autre que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale.

3.2 Définitions des termes liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information

Les termes suivants ne sont pas définis dans la Loi. Leurs définitions ci-dessous veulent apporter de la clarté et une compréhension cohérente des termes généralement utilisés dans l’administration de la Loi.

auteur d’une demande (ou demandeur ou requérant) ( applicant or requester) – Est un citoyen canadien, un résident

permanent ou toute personne physique ou morale présente au Canada qui demande à avoir accès à des documents dans le cadre de la Loi. Dans le cas d’une révision par la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale, les termes « demandeur » et « demanderesse » peuvent également s’appliquer à l’auteur d’une demande, à un tiers ou au commissaire à l’information qui a fait une demande de révision en vertu de l’article 41 ou 44 de la Loi.

coordonnateur de l’AIPRP ( ATIP Coordinator)

Est le cadre ou employé désigné par chaque institution pour coordonner les activités de l’institution qui ont trait à l’application de la Loi, du Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement) et de la politique, directive et lignes directrices qui s’y rapportent.

critère objectif ( class test)

Est un critère qui décrit objectivement les catégories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l’objet de certaines exceptions en vertu de la Loi. Les exceptions suivantes sont fondées sur un critère objectif : 13(1), 16(1)a), 16(1)b), 16(3), 16.1, 16.2, 16.3, 16.4, 16.5, 18a), 18.1, 19(1), 20(1)a), 20(1)b), 20(1)b.1), 20.1, 20.2, 20.4, 21(1), 22.1, 23, 24 et 26.

critère subjectif ( injury test)

Est un critère fondé sur un risque raisonnable de préjudice probable qui serait causé par la communication de renseignements qui tombent sous l’égide de certaines exceptions de la Loi. Les exceptions suivantes sont fondées sur un critère subjectif : 14, 15(1), 16(1)c), 16(1)d), 16(2), 17, 18b), 18c), 18d), 20(1)c), 20(1)d) et 22.

délégué ( delegate)

Est un cadre ou employé d’une institution fédérale désigné par le responsable de l’institution pour exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable en vertu de la Loi. Le chapitre 2 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur la délégation. De plus, le site Web de la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels présente une fiche d’information sur la délégation et des modèles d’arrêtés de délégation.

demande d’accès ( access request)

Également appelée demande formelle, est une demande de communication faite en vertu de la Loi auprès de l’institution fédérale dont relève le document. Des frais peuvent être exigés pour ce type de demande et il y a un délai de réponse. En outre, la Loi prévoit que l’auteur d’une demande d’accès peut se plaindre auprès du commissaire à l’information. Le chapitre 9 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les demandes d’accès.

demande informelle ( informal request)

Est une demande pour obtenir des renseignements présentée au bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’une institution fédérale qui n’est pas faite ou traitée en vertu de la Loi. Aucun frais ne peut être exigé en vertu de la Loi pour ce type de demande et il n’y a aucun délai de réponse. En outre, la Loi ne prévoit pas que l’auteur d’une demande informelle puisse se plaindre auprès du commissaire à l’information. La section 9.1 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les demandes informelles.

demandeur (ou auteur d’une demande ou requérant) ( requester or applicant)

Est un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne physique ou morale présente au Canada qui demande à avoir accès à des documents dans le cadre de la Loi. Dans le cas d’une révision par la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale, les termes « demandeur » et « demanderesse » peuvent également s’appliquer à l’auteur d’une demande, à un tiers ou au commissaire à l’information qui a fait une demande de révision en vertu de l’article 41 ou 44 de la Loi.

exception ( exemption)

Est une disposition obligatoire ou discrétionnaire en vertu de la Loi qui oblige ou autorise le responsable d'une institution de refuser de communiquer des renseignements en réponse à une demande d’accès.

exception discrétionnaire ( discretionary exemption)

Est une disposition d’exception de la Loi qui contient l’expression « peut refuser la communication ». Les dispositions suivantes sont des exceptions discrétionnaires : 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16.3, 17, 18, 18.1, 21(1), 22, 22.1, 23 et 26.

exception obligatoire ( mandatory exemption)

st une disposition d’exception de la Loi qui contient l’expression « est tenu de refuser la communication ». Les dispositions suivantes sont des exceptions obligatoires : 13(1), 16(3), 16.1, 16.2, 16.4, 16.5, 19(1), 20(1), 20.1, 20.2, 20.4 et 24.

formation en accès à l’information (AI) ( ATI training)

Signifie toutes les activités qui augmentent la sensibilisation à l’accès à l’information, notamment la formation officielle, la recherche, les groupes de discussion, les conférences, les réunions de la collectivité de l’AIPRP, l’apprentissage auprès des collègues, la formation en cours d’emploi, les projets spéciaux, le jumelage et d’autres activités de communication qui favorisent l’apprentissage dans les domaines décrits à l’annexe B de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

Info Source ( Info Source)

Est une série de publications annuelles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l’intention du public qui contiennent des renseignements clairs et détaillés sur les institutions fédérales, leurs responsabilités en matière de programmes et leurs fonds de renseignements, y compris les catégories de documents qu’elles détiennent, pour permettre au public d’exercer son droit d’accès en vertu de la Loi. Les publications Info Source présentent également les coordonnées des ministères et organismes fédéraux ainsi que des résumés des causes de la cour et des statistiques sur les demandes d’accès.

information non structurée ( unstructured information)

information électronique qui n’a pas de structure identifiable et qui est habituellement créée en texte en format libre au moyen d’applications bureautiques telles que la messagerie électronique et les logiciels de traitement de texte, de présentation et de tableur.

information structurée ( structured information)

information électronique résidant dans les zones fixes (lignes et colonnes) d’un dépôt ou d’une banque de données.

la Loi ( the Act)

Signifie, dans le présent Manuel, la Loi sur l’accès à l’information.

personnel de l’AIPRP ( ATIP personnel)

Englobe le coordonnateur et les employés du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels dotés de responsabilités fonctionnelles relatives à l’administration de la Loi.

plaignant ( complainant)

Est une personne qui dépose une plainte auprès du commissaire à l'information pour un des motifs prévus au paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

prélèvements ( severability)

Est le principe dans l’article 25 de la Loi sur l'accès à l'information par lequel l’application d’exceptions doit être limitée aux documents ou aux parties de document que le responsable de l’institution fédérale est autorisé ou obligé de refuser la communication en vertu de la Loi.

rapport annuel ( annual report)

Est un rapport établi par le responsable de l’institution pour présentation au Parlement et qui porte sur l’application de la Loi au sein de son institution au cours de l’exercice financier.

rapport de mise en œuvre ( Implementation Report)

Est un avis publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour orienter l'interprétation et l'application de la Loi, de la politique, les directives et les lignes directrices connexes et de la jurisprudence pertinente.

rapport statistique ( statistical report)

Est le rapport statistique annuel qui fourni des statistiques à jour sur l'application de la Loi. Le rapport permet au gouvernement de surveiller les tendances et de répondre aux demandes de renseignements provenant des députés, du public et des médias. Il constitue en outre la portion statistique du rapport annuel présenté au Parlement par les institutions fédérales. Les formulaires utilisés pour la préparation de ce rapport sont prescrits par le ministre désigné, selon les alinéas 70(1)b) et d) de la Loi sur l'accès à l'information.

relever de ( under the control)

Voir la section 3.4 du présent chapitre.

renseignements accessibles au public ( publicly available information)

Renseignements auxquels le public a un accès permanent. Les renseignements divulgués par inadvertance ou en raison d’une fuite ne sont pas considérés comme accessibles au public. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 11.13.3 du présent Manuel.

renseignements exclus ( excluded information)

Sont des renseignements non assujettis à l’application de la Loi tel que prévu aux articles 68, 68.1, 68.2, 69, et 69.1. Des exemples comprennent  les renseignements publiés, tels que les manuels de procédures publiés sur Internet et les tweets ou gazouillis (alinéa 68a)) et les documents confidentiels, tels que les confidences du Cabinet (paragraphe 69(1)).

renseignements personnels ( personal information)

Sont les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable, tel que défini à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Voir la section 11.13.1 du présent Manuel et le chapitre 3 du Manuel sur la protection des renseignements personnels pour de plus amples renseignements.

renseignements publiés ( published information)

Renseignements communiqués au public et auxquels le public a accès, sur papier ou d’autres supports, y compris les renseignements publiés dans les sites Web des institutions et par l’entremise des outils Web 2.0 tels que YouTube et Twitter. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 13.1 du présent Manuel.

requérant (ou auteur d’une demande ou demandeur) ( applicant or requester)

Est un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne physique ou morale présente au Canada qui demande à avoir accès à des documents dans le cadre de la Loi. Dans le cas d’une révision par la Cour fédérale ou la Cour d’appel fédérale, les termes « demandeur » et « demanderesse » peuvent également s’appliquer à l’auteur d’une demande, à un tiers ou au commissaire à l’information qui a fait une demande de révision en vertu de l’article 41 ou 44 de la Loi.

système de suivi ( tracking system)

Est un système de gestion électronique ou sur papier utilisé dans les bureaux de l’AIPRP pour faire le suivi des demandes d’accès à l’information et documenter leur traitement.

tous les efforts raisonnables ( every reasonable effort)

Sont les efforts dont s’attend une personne juste et raisonnable ou qu’elle estime acceptables.

3.3 Documents

3.3.1 Définition de document

Le terme « document » est défini à l’article 3 de la Loi. Aux fins de la Loi, on entend par document « éléments d’information, quel qu’en soit le support ». Un logiciel n’est pas un document; c’est un élément utilisé pour générer, visionner ou corriger un document, par opposition au document lui-même. Voir la note en bas de page [3-1]

3.3.2 Documents électroniques, informatisés et non informatisés

Les termes « électronique », « informatisé » et « non informatisé » ne sont pas définis dans la Loi ni dans le Règlement et doivent donc être interprétés en tenant compte que la législation a été adoptée par le Parlement en  1983. À cette époque, la plupart des documents étaient sur support papier et les ordinateurs étaient utilisés surtout pour gérer de grosses banques de données d’où certains documents, inexistants au moment de la présentation de la demande, pouvaient être produits en programmant l’ordinateur d’une façon ou d’une autre. Il était peu courant de trouver en milieu de travail des ordinateurs personnels contenant des documents électroniques individuels pouvant être visualisés sur un moniteur ou imprimés sur du papier sans programmation.

Le contexte de l’information sur support papier qui existait en 1983 était fort différent du monde électronique d’aujourd’hui où les documents se présentent sous une variété de formats et de médias.

Documents électroniques

De nos jours, la grande majorité des documents sont créés par voie électronique. Les documents électroniques comprennent notamment des courriels, des documents produits par traitement de texte, des tableurs, des présentations, des renseignements entreposés dans des banques de données, des données produites par les logiciels de gestion de projet et de calendrier, des pages Web, des fichiers historiques produits par les explorateurs Web ainsi que les renseignements trouvés dans les téléphones cellulaires, les téléphones intelligents, les assistants numériques, les systèmes de messageries vocales et les systèmes d’impression numérique. Les documents électroniques peuvent être entreposés dans différents médias, tels les ordinateurs, les lecteurs de disque dur externe, les serveurs, les CD, les DVD, les bandes de sauvegarde et les clés USB.

Document informatisé et document non informatisé

Le terme « matériel » utilisé au paragraphe 4(3) de la Loi se rattache à la production de documents qui n’existeraient pas autrement. Au sens de l’article 7 du Règlement, en se fondant sur une approche contextuelle :

  • par document informatisé, on entend un document non existant qui peut être produit à partir d’un document informatisé;
  • par document non informatisé, on entend un document autre qu’un document non existant qui peut être produit à partir d’un document informatisé. Cela comprend les documents sur support papier et les documents sur support électronique, tels que les courriels et les documents Word, qui peuvent être produits sans qu’il soit nécessaire de programmer l’ordinateur.

Le chapitre 8 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les frais qui peuvent être exigées pour les documents informatisés et non informatisés.

3.3.3 Messages électroniques (courriels, messages SMS et messages de NIP à NIP)

Les messages électroniques incluent les courriels et les messages transmis au moyen d’appareils mobiles ou sans fil.

« Courriel » est l’abréviation de courrier électronique. C’est un message envoyé ou reçu par voie électronique ou informatique. Il est possible de joindre du document-texte ou des images au courriel (pièces jointes).

Les appareils sans fil englobent l’équipement utilisant la technologie de communication au moyen d’une interface hertzienne, telle la fréquence infrarouge et la fréquence radio, au lieu de circuits fermés câblés. Il y a, entre autres, les téléphones cellulaires, les téléavertisseurs, les assistants numériques et les téléphones intelligents. Les appareils mobiles offrent une variété de méthodes de communication, notamment l’envoi de courriels par téléphone, les textos et les messages envoyés à l’aide de numéros d’identification personnels (NIP).

Un service de messages courts (SMC) est le service de messagerie texte d’un téléphone, d’un système Web ou d’un système de communication mobile qui emploie des protocoles de communication standardisés qui permettent l’échange de courts messages textes entre lignes téléphoniques fixes et appareils de téléphonie mobiles. L’abréviation SMC est utilisée comme synonyme pour tous les types de services de messages courts.

La messagerie de NIP à NIP est celle où l’utilisateur envoie directement un message à un autre utilisateur de NIP plutôt qu’à son adresse courriel, contournant ainsi le serveur central.

Les courriels et les messages envoyés, reçus ou conservés au moyen d’un appareil sans fil, y compris les communications de NIP à NIP, sont des documents qui relèvent de l’institution fédérale et sont assujettis à la Loi. Ces renseignements devraient être traités de la même manière que tout autre élément d’information que l’institution a créé ou obtenu dans le cours de ses activités.

La Politique sur la gestion de l’information Voir la note en bas de page [3-2]du Conseil du Trésor donne la responsabilité aux administrateurs généraux de « veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations ministérielles, permettre la reconstitution de l'évolution des politiques et des programmes, et permettre la réalisation de vérifications et d'examens indépendant ».

De plus, la Directive sur la tenue des documents Voir la note en bas de page [3-3]exige que les institutions appuient les exigences de tenue des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, notamment par « la détermination, l'établissement, la mise en ouvre et le maintien de dépôts dans lesquels les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont stockées ou conservées, que ce soit dans un lieu physique ou dans un environnement électronique ». L’expression « ressources documentaires à valeur opérationnelle » signifie « documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation ».

Les exigences de la Politique sur la gestion de l’information et de la Directive sur la tenue des documents visent les documents électroniques, y compris les messages envoyés ou reçus au moyen d’appareils sans fil et les communications NIP à NIP. Les messages qui sont liés à une question institutionnelle et qui ont une valeur opérationnelle devraient être sauvegardés dans les dépôts de l’institution et tous les autres devraient être supprimés dès que possible.

Les messages éphémères devraient être supprimés conformément à la méthode de disposition des documents approuvée par le bibliothécaire et archiviste du Canada et aux saines pratiques de gestion de l’information. Cependant, s’ils n’ont pas été supprimés avant la réception d’une demande à laquelle ils sont pertinents, ils sont assujettis à la Loi. Le cas échéant, ils doivent être traités dans le cadre de la demande. Voir la section 3.3.4 ci-dessous.

Dans le contexte de l’administration des demandes d’accès à l’information, les bureaux de l’AIPRP devraient demander aux employés de l’institution de chercher tous les documents qui relèvent de l’institution, quel qu’en soit le support, y compris les communications NIP à NIP et les autres documents envoyés ou reçus par des appareils sans fil.

Lignes directrices institutionnelles concernant les responsabilités des employés

Les institutions peuvent créer et émettre des documents d’orientation politique comme suit :

  • Gestion de l’information : L’employé est responsable de la tenue adéquate des messages électroniques, y compris les messages de NIP à NIP et les messages textes, qui sont liés à une question institutionnelle et qui ont une valeur opérationnelle, comme l’exige la Politique sur la gestion de l’information et la Directive sur la tenue des documents. Les documents ont une valeur opérationnelle lorsqu’ils sont créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière d’établissement de rapports, de rendement et de responsabilisation.

    Toute autre information créée, reçue ou transmise à l’aide d’un appareil sans fil qui n’a pas une valeur opérationnelle est réputée être un document éphémère et devrait être supprimée dès qu’elle ne sert plus. Toutefois, si un document éphémère n’a pas été supprimé avant la réception d’une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour laquelle il est pertinent, il est visé par la Loi et doit être traité dans le cadre de la demande.

  • Accès à l’information : Les messages électroniques, y compris les messages de NIP à NIP et les messages textes, qui sont liés à une question institutionnelle ou qui ont une valeur opérationnelle sont des documents assujettis à la Loi sur l’accès à l’information. Il incombe à chaque utilisateur de récupérer les messages électroniques se rapportant à une demande présentée en vertu de la Loi et de les remettre au bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de son institution.

3.3.4 Documents temporaires

Dans le cours normal de ses activités, l'administration fédérale a recours à divers documents temporaires, c'est-à-dire des documents qui ne sont nécessaires que durant une brève période, le temps de terminer un travail de nature courante ou de préparer un nouveau document. Ces documents éphémères ne sont pas essentiels à la documentation des activités entreprises ou exécutées par une institution fédérale. Mentionnons à titre d'exemples le mémo utilisé pour transmettre un message téléphonique, les ébauches de documents dans lesquelles l'auteur jette ses premières idées avant de disséminer le document ou encore les copies non annotées d'un document qui sont utilisées à des fins d'information ou de consultation et dont les originaux sont dans les archives de l’institution. Les premières versions d'un document électronique, de même que le courrier électronique qui n'est pas conservé longtemps dans les dossiers, sont d'autres exemples de documents temporaires.

Le bibliothécaire et archiviste du Canada permet la destruction des documents éphémères en vertu d'une autorisation pluri institutionnelle de disposer de documents. L’Autorisation de détruire des documents éphémères définit les documents éphémères comme suit :

Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.

Les documents temporaires n'ont qu'une valeur limitée pour l'institution et ils peuvent être éliminés à la discrétion de la personne qui les a produits, ou automatiquement dans un système informatique. Cependant, s'ils n'ont pas été éliminés avant la réception d'une demande de communication à laquelle ils se rapportent, ils tombent sous le coup de la Loi et doivent être traités comme n’importe quel autre document dans le cadre de la demande.

3.3.5 Projets de documents

Les projets de documents (communément appelés ébauches) sont des versions préliminaires d'un document; elles peuvent servir à demander les commentaires ou l'apport d'autres personnes avant la rédaction de la version finale du document. Selon la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor, les projets de documents font partie des renseignements détenus par les institutions. Les institutions doivent conserver les projets rédigés dans le cadre du processus décisionnel, de la mise en œuvre d'une politique ou de l'exécution d'une activité de l’institution. Ces projets de documents, y compris ceux préparés par des consultants, tombent sous le coup de la Loi et doivent être traités comme n’importe quel autre document lorsqu’ils sont pertinents à une demande d’accès.

Il n'est cependant pas nécessaire de conserver certains projets de documents, comme les versions déjà «sauvegardées» d'un document électronique, si ces versions constituent des documents de travail à l'usage exclusif de l'employé qui les a produits, ou de copies utilisées uniquement à des fins d'information ou de consultation. Les documents de ce genre peuvent être considérés comme des documents temporaires et être détruits suivant les procédures habituelles. Encore une fois, s'ils n'ont pas été éliminés avant la réception d'une demande de communication à laquelle ils se rapportent, ils doivent être traités dans le cadre de la demande.

3.4 Notion de « relevant de »

3.4.1 Définition de « relevant de »

La Loi accorde un droit d’accès aux documents relevant d’une institution fédérale. L’expression « relevant de » n’est pas définie dans la Loi, mais elle a reçu de nombreuses interprétations de la part des tribunaux. L’expression « relevant de » s’applique aux documents de la façon suivante :

La principale cause qui établit si des documents relèvent d’une institution fédérale est celle de la Société canadienne des postes c. Canada (Ministre des Travaux publics), [1995] 2 C.F. 110 (C.A.). Dans cette décision, la Cour d’appel fédérale a statué que la Loi s’applique à  tous les documents en la possession du gouvernement, à l’exception des documents expressément exclus. Le fait qu’une institution fédérale ait en sa possession des documents, au sens légal ou matériel du terme, suffit pour que ces documents soient visés par la Loi. Selon la Cour d’appel fédérale, l’intention du législateur était de donner libéralement et largement un droit d’accès à de tels renseignements, les exceptions à ce droit étant précises et limitées.

Voici certains facteurs à prendre en considération pour déterminer si un document relève d’une institution fédérale :

  • Le document est en possession de l’institution, que ce soit à l’administration centrale, dans un bureau régional, satellite ou autre, tant au Canada qu’à l’étranger, à l’extérieur du lieu de travail, tel un lieu de stockage privé ou un centre fédéral de documents (installation d’entreposage de documents gérée par Bibliothèque et Archives Canada où sont entreposés des documents qui relèvent des institutions fédérales).
  • Le document est détenu ailleurs pour le compte de l’institution (par exemple, en possession d’un agent, d’un consultant ou de tout autre fournisseur de services à contrat).
  • L’institution est autorisée à accorder ou à refuser l’accès au document, à régir son usage et à en disposer avec l’accord de l’archiviste national.

La Cour suprême du Canada a clarifié la notion de « relever de » pour les documents détenus dans le cabinet d’un ministre dans l’arrêt Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25 (cette cause est connue comme « l’affaire des agendas du Premier ministre. »).

Le cabinet du ministre ne fait pas partie du ministère dont il est responsable et, en règle générale, les documents en possession exclusive du cabinet ministériel ne sont pas assujettis à la Loi. Cependant, un document en possession exclusive du cabinet ministériel peut être considéré comme relevant d’une institution fédérale lorsque les deux critères suivants sont respectés :

  1. Le contenu du document relève-t-il d’une affaire ministérielle?
  2. Si tel est le cas, un haut fonctionnaire de l’institution fédérale pourrait-il raisonnablement s’attendre à en obtenir une copie, à sa demande?

Les facteurs à prendre en considération sont les suivants :

  • la teneur réelle du document;
  • les circonstances dans lesquelles il a été créé;
  • les rapports juridiques entre l’institution fédérale et le détenteur du document.

La Cour suprême a insisté sur le fait 

  • qu’il n'existe aucune présomption d'inaccessibilité concernant les documents qui se trouvent dans les cabinets des ministres;
  • que le critère « ne conduit pas à une mise au secret générale des documents se trouvant dans les cabinets ministériels ».

3.4.2 Documents politiques

Les documents politiques sont assujettis à la Loi seulement lorsqu’ils relèvent d’une institution fédérale. Dans l’arrêt Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, [2011] 2 R.C.S. 306, la Cour suprême du Canada a déclaré qu’on ne trouve dans la Loi aucune exception ou exclusion en ce qui concerne les documents politiques. La conclusion selon laquelle les cabinets ministériels ne sont pas assujettis à la Loi ne saurait justifier la création d’une exception implicite au sujet des documents politiques. Cependant, il est peu probable que ces documents relèvent d’une institution fédérale s’ils ne se rapportent pas à une affaire institutionnelle. 

3.4.3 Documents publiés et documents mis en vente

Les documents publiés sur papier ou d’autres supports, y compris les renseignements publiés dans les sites Web des institutions et par l’entremise des outils Web 2.0 tels que YouTube et Twitter, et les documents mis en vente sont exclus du champ d'application de la Loi. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 13.1 du présent Manuel.

3.4.4 Documents confidentiels du Cabinet et du Bureau du vérificateur général du Canada

Bien que les documents confidentiels du Cabinet soient exclus du champ d’application de la Loi selon l’article 69 de la Loi sur l'accès à l'information, ils sont traités en vertu de la politique gouvernementale lorsqu’ils se rattachent à une demande d’accès à l’information. Compte tenu de la nature délicate des renseignements contenus dans les documents confidentiels du Cabinet, des mesures de sécurité spéciales sont appliquées, notamment la numérotation des exemplaires et des restrictions quant à la disponibilité. Le chapitre 13 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les documents confidentiels du Cabinet.

Par ailleurs, les institutions fédérales doivent prendre des mesures pour respecter la confidentialité des conclusions et rapports de vérification préliminaires du Bureau du vérificateur général du Canada avant leur dépôt au Parlement. Voir la note en bas de page [3-4] Néanmoins, les documents qui sont en possession matérielle d’une institution fédérale relèvent de cette institution. Si une institution détient des documents émanant du Bureau du vérificateur général lorsqu’une demande est reçue aux termes de la Loi, l’institution doit les traiter s’ils sont pertinents à la demande, sauf si celle-ci est transférée au Bureau du vérificateur général parce que les documents concernent davantage cette institution.

3.4.5 Documents détenus par les Services juridiques du ministère de la Justice

Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à un grand nombre de ministères et organismes. Même si les Services juridiques sont situés dans les locaux des ministères et organismes desservis, ils font partie du ministère de la Justice. Les documents qui se trouvent dans les bureaux des unités de Services juridiques relèvent du ministère de la Justice. Les ministères et organismes clients ne devraient pas récupérer de documents auprès de ces unités pour répondre aux demandes présentées en vertu de la Loi.

Cela dit, un avis juridique donné à une institution cliente par l’entremise de ses Services juridiques ministériels relève de l’institution cliente. Il relève aussi du ministère de la Justice, car ce dernier en conserve une copie. Lorsque l’institution cliente ou le ministère de la Justice reçoit une demande d’accès à l’information, l’applicabilité de l’article 23 de la Loi sur l'accès à l'information devrait être tenue en compte. De plus amples renseignements sur l’article 23 se trouvent à la section 11.21 du présent Manuel.

3.4.6 Documents d’autres institutions détenus par Services partagés Canada

Services partagés Canada a été créé en août 2011. Son mandat consiste à regrouper et d’uniformiser certains services administratifs des institutions fédérales. Au cours de la première phase, les services de la technologie de l’information (TI) ont été regroupés. Plusieurs unités de la TI du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux ont été transférés à Services partagés Canada, ainsi que les unités chargées du courrier électronique, des centres de données, des services réseau et des services de soutien dans 43 autres ministères et organismes, lesquels ne fournissent plus ces services à l’interne. C’est dorénavant Services partagés Canada qui exploite et entretient tous les systèmes de courrier électronique, les centres de données et les réseaux, y compris le matériel et les logiciels. D’autres types de services pourraient relever éventuellement de Services partagés Canada.

Les documents de ces 44 ministères et organismes, qui comprennent Services partagés Canada en tant qu’institution distincte, continuent de relever de chacune de ces institutions. L’article 15 de la Loi sur Services partagés Canada stipule que les documents des autres institutions fédérales qui sont mémorisés sur les serveurs de Services partagés Canada ne relèvent pas de cette institution :

15. Pour l’application de la Loi sur l’accès à l’information, il est entendu que les documents de toute autre institution fédérale, au sens de cette loi, ou organisation qui, pour le compte de cette institution ou organisation, sont conservés dans les systèmes de technologie de l’information de Services partagés Canada ou transitent par ces systèmes ne relèvent pas de Services partagés Canada.

3.4.7 Document Web 2.0 – Généralités

Web 2.0 est le terme utilisé pour décrire la deuxième génération du Web qui est axée sur la capacité des gens à collaborer et à échanger des renseignements en ligne. Le Web 2.0 comprend notamment les blogues, les wikis (tels GCpédia et Wikipédia), les sites de réseautage sociaux et professionnels (tels Facebook, MySpace, Twitter et LinkedIn), et les sites de partage de vidéos (tels YouTube).

Les institutions fédérales utilisent une variété d’outils Web 2.0. Les documents créés peuvent relever de l’institution et être assujettis à la Loi compte tenu d’un certain nombre de facteurs, notamment si les outils qu’elles utilisent viennent de l’intérieur ou de l’extérieur du gouvernement.

Usage interne du Web 2.0

L’usage interne du Web 2.0 s’applique aux réseaux électroniques privés du gouvernement du Canada, tels GCpédia, uniquement accessibles aux fonctionnaires et qui leur permet de collaborer et d’échanger des renseignements à l’interne. Lancé en octobre 2008 par la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, GCpédia en est un exemple. GCpédia est une plateforme permettant de cueillir, de publier et de distribuer les comptes rendus de réunion, de créer un tableau de mise à jour de l'état d’un projet, de rédiger des documents interministériels en collaboration, de faire du remue-méninges et de préparer des cahiers d’information assistés par wiki. Les utilisateurs doivent être enregistrés pour ajouter ou modifier du contenu de manière à ce que toutes les contributions soient attribuables à quelqu’un. Il y a aussi un outil de réseautage social, GCconnex, et un babillard, GCforums.

Tous les renseignements postés sur les blogues et les wikis internes sont assujettis à la Loi, sauf les renseignements publiés (c’est-à-dire mis à la disposition du public), les documents confidentiels du Cabinet et certains documents de la Société Radio-Canada et d’Énergie atomique du Canada Limitée.

Tel qu’indiqué à la section 3.4.6 du présent chapitre, Services partagés Canada exploite et entretient les réseaux de 44 ministères et organismes, y compris les siens. L’article 15 de la Loi sur Services partagés Canada stipule que les documents mémorisés sur les serveurs de Services partagés Canada provenant d’autres institutions fédérales ne relèvent pas de Services partagés Canada. Les documents continuent donc de relever des institutions concernées.

Pour ce qui est des outils Web 2.0, les institutions participantes peuvent introduire et modifier des renseignements dans le système, avoir accès au contenu du site, extraire des renseignements et les imprimer. Le contenu relève donc de toutes les institutions participantes, créant l’obligation pour chaque ministère ou organisme de faire des recherches et de traiter les documents relevant de l’institution à la réception d’une demande d’accès à l’information, y compris les documents créés par d’autres institutions fédérales.

Du point de vue opérationnel, les institutions ont intérêt, par mesure d’efficience, de traiter les demandes qui les concernent. La demande peut être transférée, s’il y a lieu, à une institution pour qui les documents recherchés sont d’un plus grand intérêt. Cette approche est plus simple et est conforme à l’esprit de la Loi.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’usage interne des outils Web 2.0, consultez la Ligne directrice sur l'utilisation acceptable des wikis et des blogues internes au sein du gouvernement du Canada.

Usage externe du Web 2.0

L’usage externe du Web 2.0 s’applique aux outils et réseaux qui sont accessibles aux institutions fédérales et sont aussi accessibles au public, tels Facebook, LinkedIn, Twitter et Wikipédia.

Beaucoup d’institutions participent à des sites Internet et à des réseaux d’usage externe. Santé Canada, par exemple, est présent sur Twitter, Facebook et YouTube, offre Widget sur les rappels et les avis de sécurité du gouvernement du Canada et participe à Fils de nouvelles RSS .

Les renseignements introduits sur ces sites par les institutions fédérales sont considérés comme étant publiés aux termes de l’article 68 de la Loi sur l’accès à l’information. Bien que la Loi ne s’applique pas aux renseignements publiés, les institutions sont encouragées à venir en aide aux demandeurs en leur fournissant les liens vers les sites qui pourraient les intéresser.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’usage externe des services et outils Web 2.0, consultez la Ligne directrice sur l'usage externe du Web 2.0.

Chapitre 4 – Info Source

4.1 Sources de renseignements fédéraux

Le paragraphe 5(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) exige que le ministre désigné fasse publier, selon une périodicité au moins annuelle, une publication dotée des éléments suivants :

  • une description de l'organisation et des responsabilités de chacune des institutions fédérales, ainsi que les détails des programmes et des fonctions de chaque division ou direction;
  • une description de toutes les catégories de documents qui relèvent de chaque institution fédérale, avec suffisamment de précisions pour que l'exercice du droit à leur accès en vertu de la Loi en soit facilité;
  • une description de tous les manuels qu'utilisent les employés de chaque institution fédérale dans l'application de ses programmes ou l'exercice de ses activités;
  • le titre et l'adresse du fonctionnaire de chaque institution chargé de recevoir les demandes d'accès en vertu de la Loi.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada satisfait aux exigences du paragraphe 5(1) de la Loi sur l'accès à l'information en publiant annuellement un répertoire intitulé Info Source : Sources de renseignements fédéraux. Info Source est accessible en ligne. Son objectif est d'aider les membres du public à exercer leur droit d'accès en vertu de la Loi. Le public peut porter plainte devant le Commissaire à l'information au sujet d'Info Source.

La Politique sur l'accès à l'information requiert que les institutions fournissent cette information conformément aux exigences qui leur sont communiquées chaque année par le Secrétariat. Les institutions fédérales sont tenues de décrire leurs fonctions, leurs programmes, leurs activités et leurs fonds de renseignements connexes, suivant le principe que le public devrait avoir accès à l'information détenue par le gouvernement. Les institutions fédérales doivent donc s'assurer que les descriptions sont claires, complètent et à jour. Elles ne sont toutefois pas tenues d'y inclure les renseignements qui feraient l'objet d'une exception en vertu de la Loi.

4.2 Les bulletins

Le paragraphe 5(2) de la Loi sur l'accès à l'information exige que le ministre désigné fasse publier, au moins deux fois l'an, un bulletin destiné à mettre à jour la publication annuelle et à fournir des renseignements utiles sur la Loi. La publication intitulée Info Source – Bulletin – Rapport des statistiques fournit annuellement des tableaux statistiques des demandes formulées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi qu'une perspective historique depuis la promulgation des deux lois. La publication Info Source – Bulletin – Sommaires des causes portées devant la Cour fédérale contient un sommaire des décisions de la Cour fédérale, de la Cour d'appel fédérale et de la Cour suprême liées à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Chapitre 5 – Droit d’accès

5.1 Introduction

En vertu du paragraphe 4(1) de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi), les citoyens canadiens et les résidents permanents au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiésont droit à l'accès aux documents des institutions fédérales. Le Décret d’extension no 1 (Loi sur l’accès à l’information)étend le droit d'accès à toute personne physique et à toute personne morale présente au Canada.

Le terme « présent » signifie être présent dans un lieu géographique. Le décret ne précise pas la période minimale durant laquelle l'auteur de la demande doit être présent au Canada. Le demandeur qui n'est ni citoyen canadien, ni résident permanent doit être présent au pays au moment où la demande est produite.

Le droit d’accès s’applique aux documents existants relevant d’une institution fédérale. Il n’y a aucune obligation de créer des documents en réponse à une demande en vertu de la Loi, sauf dans certains cas mettant en cause des renseignements conservés dans un ordinateur. Il existe certaines limites dans l’accès aux documents sous la forme d’exceptions et d’exclusions. (Le chapitre 3 fournit de l’information sur la notion de « relevant de » et les chapitres 10, 11 et 13 de ce manuel fournissent de l’information sur les exceptions et les exclusions. La création de documents est abordée au chapitre 9.)

La Loi ne fixe pas un âge minimal, ce qui signifie que les mineurs peuvent également présenter des demandes.

5.2 Vérification de l’admissibilité du demandeur

La section 7.3.1 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions s’assurent que le demandeur a un droit d’accès en vertu de la Loi. Une institution doit s'assurer de l'admissibilité du demandeur et être en mesure d'attester ce fait. Dans l'affaire Glaxo Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé nationale et du Bien-être social), [1990] 1 C.F. 652 (1re inst.); confirmé (1990), 113 N.R. 399 (C.A.F.), qui a été portée devant la Cour fédérale conformément à l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, le juge (dont la décision a été confirmée par la Cour d'appel) a ordonné que les renseignements ne soient pas communiqués au demandeur, la preuve n'ayant pas été faite de l'admissibilité du demandeur au sens de l'article 4 de la Loi sur l'accès à l'information. Les institutions devraient donc faire preuve de diligence raisonnable lors des vérifications faites à cet égard.

5.3 Obligation de l’institution de faire preuve de diligence raisonnable

L'institution peut se fier aux renseignements fournis par le demandeur, sauf si certains faits indiquent que ce dernier n'était pas présent au Canada au moment de la présentation de la demande ou qu'il n'est ni citoyen canadien ni résident permanent.

Dans l'affaire Cyanamid Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé nationale et du Bien-être social) (1992), 45 C.P.R. (3e) 390, [1992] A.C.F. no 950 (C.A.), la Cour a décidé que l'institution fédérale doit être raisonnablement convaincue de l'admissibilité du demandeur. Par contre, il ne peut pas y avoir une absence complète de preuve.

L’institution doit avoir suffisamment de renseignements pour être satisfaite que le demandeur rencontre les exigences de la Loi. Elle doit avoir en main suffisamment d’indices de présence au Canada au moment de la présentation de la demande, de résidence au Canada, de citoyenneté canadienne ou de preuve que le demandeur est un résident permanent en vertu de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.

5.4 Règles spéciales applicables en cas d'objection d'un tiers

C'est lorsqu'un tiers doute de l'admissibilité du demandeur par suite de l'avis qui lui a été donné conformément à l'article 27 de la Loi sur l'accès à l'information (avis de l'intention de donner communication) que les institutions sont le plus souvent appelées à attester l'admissibilité du demandeur en vertu de l'article 4 de la Loi sur l'accès à l'information. La preuve que le demandeur remplit les conditions prévues par la Loi était l’une des questions en litige dans les causes Glaxo Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé nationale et du Bien-être social), [1990] 1 C.F. 652 (1re inst.); conf. (1990), 113 N.R. 399 (C.A.F.) et Cyanamid Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé nationale et du Bien-être social) (1992), 41 C.P.R. (3d) 512 (C.F. 1re inst.); conf. (1992), 45 C.P.R. (3d) 390 (C.A.F.).

Lorsqu'elle répond à une objection de ce genre, l'institution doit informer le tiers en cause qu'elle s'est assurée que le demandeur était admissible en vertu de l'article 4. Elle peut indiquer la raison sur laquelle elle s'appuie pour faire cette affirmation, par exemple, le demandeur a attesté par écrit, dans le Formulaire de demande d'accès à l'information ou dans un autre document, qu'il était admissible en vertu de l'article 4, ou bien il a donné une adresse de retour au Canada. Les institutions ne doivent jamais oublier que le nom d'un demandeur ne peut être communiqué à un tiers, car il s'agit d'un renseignement personnel au sens de l'alinéa 3(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cet alinéa ne s'applique toutefois pas si le demandeur est une personne morale incorporée (société) ou si le demandeur a consenti à ce que son nom soit divulgué.

5.5 Paragraphe 4(2.1) – Obligation de prêter assistance

5.5.1 Introduction

Le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information impose trois obligations. Le responsable d’une institution fédérale doit, sans égard à l’identité de la personne qui fait une demande, faire tous les efforts raisonnables pour :

  • lui prêter toute l’assistance indiquée;
  • donner suite à sa demande de façon précise et complète;
  • sous réserve du Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement), lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé.

Ces trois obligations sont réunies sous l’expression « obligation de prêter assistance ».

Les objectifs du paragraphe 4(2.1) sont d’énoncer expressément la responsabilité des institutions fédérales et d’assurer le traitement égal de toutes les personnes qui présentent une demande. Bien que la disposition ne modifie pas les droits et les obligations qui découlent déjà de la Loi, elle ajoute la nouvelle obligation de faire tous les efforts raisonnables pour prêter assistance à la personne qui fait une demande et lui communiquer autant d’information pertinente à sa demande que possible dès que possible. La disposition crée ainsi un nouveau motif de plainte en ce qui concerne la qualité et l’importance des efforts déployés pour assister les demandeurs.

L’obligation de prêter assistance n’est pas facultative, car le terme « fait » est utilisé. Elle s’ajoute aux autres responsabilités déjà imposées en vertu de la Loi auxinstitutions pendant le processus d’accès formel, par exemple de répondre dans les délais et d’indiquer les dispositions qui justifient un refus.

Il est important de prendre note, toutefois, que le paragraphe 4(2.1) doit être lu conjointement avec les autres dispositions de la Loi. Il ne remplace pas ces dispositions.

La façon de s’acquitter de l’obligation de prêter assistance varie selon la nature de la demande d’accès et les besoins du demandeur. Les aspects les plus importants de l’obligation de prêter assistance devraient généralement se manifester dans le cadre des activités suivantes :

  • fournir l’information nécessaire pour que le demandeur puisse exercer les droits conférés par la Loi;
  • préciser la demande;
  • effectuer une recherche complète pour trouver les documents;
  • répondre au demandeur.

Vous trouverez davantage de détails sur les différents éléments du paragraphe 4(2.1) dans les pages qui suivent.

5.5.2 Sans égard à l’identité de la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande

Le paragraphe 4(2.1) stipule que l’identité de la personne qui fait une demande ne doit pas être prise en compte lors du traitement de sa demande. Cette précision signifie que même si certaines personnes peuvent avoir besoin de plus d’assistance que d’autres, tous les demandeurs doivent bénéficier du même niveau de service tout au long du processus de demande.

Toute demande doit être traitée de la même façon, sans égard à l’identité de la personne qui fait la demande, de la source de la demande (p. ex., des médias, une entreprise ou un parti politique), de la fréquence à laquelle une personne fait une demande ou du fait que la personne est partie à un conflit ou à un litige qui concerne l’institution.

L’identité du demandeur ne devrait pas influencer l’application d’exceptions, sauf dans certaines circonstances où l’identité est un facteur pertinent (p. ex., le document contient des renseignements personnels ou de tiers sur la personne ou l’organisation qu’elle représente).

De façon générale, l’identité du demandeur ne devrait pas influer sur les pratiques de l’institution en ce qui concerne les dispenses, les réductions ou les remboursements de frais. Par contre, dans des circonstances particulières, l’identité peut être un facteur pertinent – par exemple, lorsque le demandeur est un organisme de charité.

5.5.3 Faire tous les efforts raisonnables

Comme le terme « raisonnable » n’est pas défini dans la Loi, la définition habituelle est applicable, c’est-à-dire ce qui est équitable, sensé, modéré, dans la mesure où c’est approprié, équitable ou souhaitable compte tenu des circonstances. L’expression « tous les efforts raisonnables » signifie les efforts auxquels une personne juste et rationnelle pourrait s’attendre ou trouverait acceptable.

Le responsable d’une institution doit faire tous les efforts raisonnables pour comprendre ce que le demandeur cherche et répondre à sa demande, dans la mesure où c’est pratiquement réalisable. L’institution n’est pas obligée de faire des efforts déraisonnables pour répondre à une demande d’accès à l’information.

Selon le contexte, des exemples d’efforts raisonnables comprennent les activités suivantes :

  • informer un demandeur éventuel de ses droits en vertu de la Loi;
  • aider un demandeur à définir ou à préciser sa demande;
  • informer le demandeur lorsque l’information est disponible à un autre endroit, si cet endroit est connu de l’institution, et expliquer de quelle façon y accéder, par exemple, en consultant les publications de l’institution;
  • fournir de l’information contextuelle pour aider le demandeur à comprendre le document, si le document contient de l’information potentiellement trompeuse et que l’analyste de l’AIPRP sait que l’information peut être trompeuse.

Selon le contexte, des exemples d’efforts déraisonnables peuvent comprendre les activités suivantes :

  • fournir une explication technique, par exemple, sur les principes du génie civil, pour aider le demandeur à comprendre un rapport sur la conception de ponts;
  • rédiger la demande à la place du demandeur, sauf dans certaines circonstances exceptionnelles;
  • faire des recherches (p. ex., trouver tous les litiges auxquels l’institution est partie qui ont mené à un résultat précis) ou analyser ou manipuler manuellement des données;
  • créer des documents (p. ex., des transcriptions de documents manuscrits ou des bandes sonores) sauf dans la mesure prévue au paragraphe 4(3) de la Loi sur l'accès à l'information (des documents issus d’un document informatisé).

Les institutions devraient consigner par écrit les efforts déployés pendant qu’elles donnent suite à une demande.

5.5.4 Prêter assistance à la personne qui fait ou s’apprête à faire une demande

Renseignements généraux

L’obligation de prêter assistance prend naissance lorsqu’une personne fait ou indique qu’elle s’apprête à faire une demande en vertu de l’article 6 de la Loi sur l'accès à l'information. Elle s’applique pendant tout le processus de la demande.

L’obligation de prêter assistance ne dépend pas de la probabilité qu’une institution refuse l’accès aux documents demandés. L’institution doit toujours faire de réels efforts pour aider le demandeur. Par exemple, si l’information demandée se trouve dans le site Web de l’institution, il est généralement suffisant de fournir le lien à la page Web.

La façon dont une institution s’acquitte de son obligation de prêter assistance peut varier selon les circonstances propres à chaque demande. Elle doit faire preuve de jugement dans chaque cas. La plupart du temps, l’institution s’acquitte de son obligation en respectant les normes de services habituelles.

Principes pour aider le demandeur

La section 7.4.4 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions appliquent et communiquent les dix principes pour aider les demandeurs énoncés à l’Annexe C de cette directive. Ils sont les suivants :

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, nous devons :

  1. Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité.
  2. Offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
  3. Fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l’accès à l’information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada.
  4. Communiquer avec vous dans les délais raisonnables si des précisions sur votre demande sont requises.
  5. Mettre tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés qui sont sous le contrôle de l’institution fédérale.
  6. Appliquer les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée.
  7. Fournir des réponses exactes et complètes.
  8. Communiquer en temps opportun l’information demandée.
  9. Fournir, s’il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés.
  10. Fixer un endroit approprié dans l’institution fédérale pour examiner l’information.

Il n’est pas nécessaire de citer les principes dans toute la correspondance avec le demandeur. Une façon de rencontrer cette exigence est de faire référence aux principes dans l’accusé de réception, soit en fournissant un lien à l’annexe C de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information ou au site Web de l’institution, soit en reproduisant les principes dans une pièce jointe.

Communications avec le demandeur

Dans certains cas, il est nécessaire de communiquer avec le demandeur pour déterminer l’aide qui pourrait être appropriée et en conséquence raisonnable.

Il est important de garder un dossier détaillé qui comprend toutes les lettres, les courriels et les conversations téléphoniques avec le demandeur pendant que l’institution lui prête assistance. Ces documents seront versés au dossier, montrant ainsi comment la demande a été traitée.

Exemples de façons de prêter assistance :

  • fournir l’information nécessaire à l’exercice des droits prévus à la Loi;
  • expliquer le processus d’accès et de dépôt d’une plainte;
  • diriger le demandeur vers d’autres façons d’obtenir des documents, telles que la liste des sommaires des demandes d’accès complétées publiée dans le site Web de l’institution;
  • accuser réception d’une demande;
  • clarifier une demande;
  • aider à formuler une demande.

Si une personne autre que le personnel de l’accès à l’information ou le délégué souhaite entrer en communication directement avec le demandeur, le bureau de l’AIPRP de l’institution devrait obtenir le consentement du demandeur au préalable.

a) Fournir l’information nécessaire à l’exercice des droits en vertu de la Loi

Une institution devrait offrir de l’information sur le processus d’accès à l’information et de dépôt d’une plainte, ainsi que sur la différence entre une demande formelle et une demande informelle aux personnes qui présentent ou pourraient présenter une demande. Par exemple, les demandeurs peuvent obtenir, de façon informelle, les documents divulgués en réponse à des demandes précédentes, dont les sommaires sont publiés mensuellement sur les sites institutionnels.

Selon le paragraphe 2(2), la Loi ne remplace aucune disposition et complémente les modalités déjà en place pour obtenir l’information détenue par une institution fédérale. S’il existe plus d’une façon d’obtenir l’information demandée, l’institution devrait informer le demandeur des autres façons d’y accéder. Par exemple, les états de compte du cotisant au Régime de pensions du Canada sont accessibles en ligne. Si une personne présente une demande formelle d’accès à son état de compte, elle devrait être informée qu’elle peut obtenir une copie gratuitement et de la marche à suivre. L’institution n’est pas tenue, cependant, de faire des recherches pour s’assurer que l’information ne peut pas être obtenue d’une autre façon. Si une personne décide d’utiliser une autre façon d’obtenir de l’information après avoir fait une demande formelle, l’institution peut lui demander si elle souhaite retirer sa demande d’accès.

La section 6.2.4 de la Politique sur l’accès à l’information exige que les institutions élaborent et mettent en œuvre des procédures et des pratiques écrites qui aideront efficacement les personnes qui font une demande. Cette exigence laisse entendre que les procédures devraient être accessibles aux personnes qui font ou pourraient faire une demande. Une façon de les rendre accessibles est de publier les procédures relatives à l’accès à l’information dans le site Web. Elles peuvent notamment inclure :

  • une description générale des procédures pour faire et traiter une demande;
  • les principes pour aider le demandeur;
  • les pratiques de l’institution concernant l’accès informel;
  • les pratiques de l’institution en ce qui concerne la dispense, la réduction ou le remboursement des frais.

Le site Web peut aussi fournir les renseignements suivants :

Les employés appelés à communiquer avec le public doivent se rappeler que les gens ne sont pas tous au courant de la Loi et qu’ils pourront devoir informer des demandeurs éventuels de l’objectif et des dispositions de la Loi.

b) Offrir une assistance à une personne qui propose de faire une demande

Une institution devrait offrir une assistance à la personne qui déclare son intention de faire une demande d’accès à l’information. Une telle assistance peut comporter l’explication du type de renseignements qui relèvent de l’institution, des supports sur lesquels ils sont disponibles, des frais à payer et des pratiques générales connexes de l’institution.

Une institution peut aussi examiner la possibilité d’offrir certains renseignements généraux de façon proactive, par exemple, en faisant de la promotion du droit d’accès à l’information à partir de son site Web.

c) Offrir une assistance à une personne incapable de formuler sa demande par écrit

Si une personne est incapable de formuler sa demande par écrit, soit parce qu’elle a peu de compétences pour lire ou écrire en français ou en anglais ou qu’elle souffre d’une incapacité ou d’une maladie qui limite sa capacité à ce chapitre, une institution devrait veiller à ce qu’elle reçoive une assistance appropriée pour faire sa demande d’accès à l’information.

Selon les circonstances, il faudrait examiner les possibilités suivantes :

  • Informer le demandeur qu’une autre personne ou organisation (comme un groupe de défense des citoyens) pourrait être en mesure de l’aider à faire la demande ou de la présenter en son nom.
  • Dans des cas exceptionnels, offrir de noter la demande par téléphone ou en personne et ensuite envoyer la note au demandeur pour confirmation (dans un tel cas, la note écrite de la demande, une fois confirmée et retournée, constituerait la demande écrite d’accès à l’information et le délai de réponse prévu à la Loi commencerait à la date de réception de la confirmation écrite signée et des frais applicables).

Cette liste n’est pas exhaustive et une institution devrait faire preuve de souplesse pour offrir les conseils et l’assistance qui conviennent le mieux aux besoins du demandeur. Bien qu’une institution puisse aider une personne à formuler sa demande, elle devrait prendre garde à ne pas sembler influencer négativement cette personne ou la décourager quant à la poursuite de sa demande.

d) Clarifier ou modifier une demande

Lorsqu’une demande ne décrit pas suffisamment les documents demandés, n’est pas claire ou est trop vaste, l’institution devrait offrir une assistance pour reformuler la demande de façon à la rendre la plus précise possible et à éviter les résultats qui ne seront pas utiles au demandeur.

Si la demande n’est toujours pas claire après que l’institution a offert toute assistance raisonnable possible pour clarifier la demande, on ne s’attend pas à ce que l’institution cherche d’autres clarifications. L’article 6 de la Loi sur l'accès à l'information impose à la personne qui fait une demande l’obligation de fournir assez de détails pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de faire un effort raisonnable pour trouver les documents demandés. Dans l’arrêt Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, qui traitait de dispositions ayant un libellé semblable dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Cour d’appel fédérale a conclu que, compte tenu du défaut du demandeur de fournir des indications plus précises sur la location des renseignements personnels qu’il désirait obtenir lorsqu’on les lui a demandés, la décision de Citoyenneté et Immigration Canada de limiter la portée de la demande était raisonnable.

Le chapitre 9 du présent Manuel fournit des renseignements supplémentaires sur la clarification et les modifications d’une demande.

e) Informer le demandeur des progrès

En vertu de la Loi, le demandeur doit recevoir un avis par écrit qui fait état de ce qui suit :

  • décision de communiquer ou non le document (article 7);
  • transfert de la demande à une autre institution (article 8);
  • prorogation du délai (article 9);
  • frais que le demandeur doit payer (article 11);
  • décision de communiquer des renseignements supplémentaires à la suite d’une recommandation du Commissaire à l’information (article 29), sauf s’il y a exercice d’un recours en révision de la décision aux termes de l’article 44 de la Loi sur l'accès à l'information.

En général, la transmission d’un avis pour ces conditions est suffisante pour s’acquitter de l’obligation d’informer le demandeur des progrès.

Lorsqu’une institution ne peut pas respecter le délai original ou prorogé pour donner suite à une demande, il convient d’informer le demandeur du délai supplémentaire, d’en expliquer les raisons et de discuter d’un nouveau délai.

L’institution devrait aussi informer le demandeur si elle a des problèmes graves ou des délais non prévus, par exemple si elle ne peut pas obtenir les documents demandés parce qu’ils ont été endommagés ou perdus, ou s’il y a une panne de courant qui dure plusieurs jours.

Il n’y a pas d’obligation d’informer le demandeur, de façon régulière, des consultations faites, du nombre de pages qui restent à traiter, de l’étape du processus d’approbation ou d’autres activités de routine entreprises pendant le traitement d’une demande. Cependant, une institution peut choisir de le faire à son entière discrétion.

f) Transmission de la demande

Lorsque le responsable d’une institution juge que les documents relèvent davantage d’une autre institution, aux termes de l’article 8 de la Loi sur l'accès à l'information,il dispose de 15 jours, après la réception d’une demande, pour la transmettre à l’autre institution, sous réserve des dispositions de l’article 6 du Règlement. Ce pouvoir discrétionnaire est distinct et non subordonné à l’obligation de prêter assistance au demandeur aux termes du paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information.  En conséquence, l’institution n’est pas obligée de consulter le demandeur ou d’obtenir son consentement au moment de décider d’une transmission. Elle devrait cependant déterminer si la transmission aidera le demandeur à obtenir les documents recherchés. Un exemple est une demande qui vise des rapports préliminaires préparés par le bureau du vérificateur général du Canada et partagés avec une institution fédérale pour vérifier l’exactitude des renseignements factuels. Dans ce cas, le responsable de l’institution peut exercer le pouvoir discrétionnaire conféré par le paragraphe 8(1) de la Loi pour transmettre la demande au Bureau du vérificateur général du Canada.

Le chapitre 6 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur la transmission de la demande.

g) Frais et dispenses

L’obligation de prêter assistance s’applique aux frais et aux dispenses. Dans ce contexte, les pratiques suggérées pour se conformer à l’obligation de prêter assistance comprennent :

  • expliquer ce que les frais couvrent;
  • fournir le plus de renseignements possible sur la façon dont les frais sont estimés afin de permettre au demandeur de prendre une décision éclairée;
  • réviser l’estimation des frais dès que l’institution se rend compte que l’estimation est erronée et en aviser le demandeur;
  • offrir au demandeur la possibilité de soumettre des preuves pour appuyer sa demande de dispense, être clair au sujet des critères qui influeront sur la décision et, dans l’éventualité où le demandeur ne serait pas dispensé de l’ensemble ou d’une partie des droits, expliquer les fondements de la décision.

Le chapitre 8 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les frais.

5.5.5 Donner suite à la demande de façon précise et complète

Réalisation d’une recherche complète de documents pertinents

L’institution doit faire tous les efforts raisonnables pour localiser et récupérer, dans le cadre d’une demande formelle, tous les documents pertinents qui relèvent de l’institution, quel qu’en soit le support. Ce comprend également les messages de NIP à NIP et les autres messages textes qui existent lors de la présentation de la demande. Le chapitre 9 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur la recherche de documents.

Si on le lui demande, l’institution devrait être en mesure d’expliquer au demandeur la procédure suivie pour effectuer la recherche des documents demandés.

Création de documents

Le paragraphe 4(2.1) ne renferme pas une obligation de créer des documents. Les institutions ne sont pas tenues de créer un document pour satisfaire une demande, à moins d’être en présence des conditions décrites au paragraphe 4(3) de la Loi sur l'accès à l'information (document issu d’un document informatisé). 

En vertu de la Loi, les institutions ne sont pas tenues de produire la transcription d’une bande audio ou vidéo si cette transcription n’existe pas déjà. Cependant, une institution peut décider de créer un document si elle estime qu’il sera plus simple et moins coûteux pour elle que de choisir d’autres options. L’institution peut d’abord discuter avec le demandeur pour déterminer s’il s’agirait d’une approche permettant de répondre à ses besoins.

En général, il n’est pas nécessaire de transcrire les notes manuscrites. Une transcription mènerait à la création d’un nouveau document et si les notes sont difficiles à lire, l’institution serait incapable d’en garantir la fidélité au texte d’origine. Cependant, il est admissible de transcrire des notes manuscrites indéchiffrables lorsque l’auteur est toujours à l’emploi de l’institution et en mesure de déchiffrer ses notes malgré le temps écoulé.

Traduction des documents

Les documents pertinents à une demande d’accès sont habituellement divulgués dans la langue dans laquelle ils existent. Un demandeur peut demander que les documents soient traduits. Le paragraphe 12(2) établit les exigences permettant de répondre aux demandes dans une des deux langues officielles. Le responsable de l’institution ou son délégué a le pouvoir discrétionnaire de faire traduire les documents s’il juge que la traduction serait dans l’intérêt public. Comme l’indique la section 5.5.1, le paragraphe 4(2.1) doit être interprété à la lumière des autres dispositions de la Loi. De façon générale, le paragraphe 4(2.1) n’est pas à prendre en compte dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire dont il est question à l’alinéa 12(2)b).

Explication des motifs d’un refus

Aux termes de l’alinéa 10(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, l’avis de refus communiqué au demandeurdoit énoncer la disposition précise de la Loi sur laquelle se fonde le refus. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une exigence prévue par la Loi, la section 7.8.2 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information requiert des institutions qu’elles indiquent, sur les copies des documents qui seront remises au demandeur, toutes les exceptions dont elles se sont prévalues, sauf si cela aurait pour effet de révéler l’information non communiquée ou de causer le tort sur lequel l’exception est fondée.

En conséquence, comme pratique générale, les exceptions applicables à certaines portions d’un document qui sera communiqué en partie devraient être indiquées dans la marge du document. Il peut être plus approprié dans certains cas d’énumérer les exceptions dans une lettre d’accompagnement, par exemple, lorsque les notes dans la marge pourraient suffire en soi à causer des préjudices.

Explication de l’information fournie

Pour répondre à une demande d’information, tout effort raisonnable pour satisfaire les besoins du demandeur peut consister à :

  • fournir des renseignements généraux afin d’aider le demandeur à comprendre le document, si ce dernier contient lui-même des renseignements propres à induire en erreur, et l’analyste de l’AIPRP sait que les renseignements peuvent induire en erreur;
  • expliquer l’information qui ne peut être comprise dans les documents; par exemple, en fournissant des explications permettant de déchiffrer les codes, si l’information est encodée;
  • fournir, s’il y a lieu, la signification des acronymes et des abréviations utilisés dans le document.

L’obligation de prêter assistance ne requiert pas de l’institution qu’elle :

  • fournisse des explications d’ordre technique, par exemple, des principes de génie civil, pour aider le demandeur à comprendre un rapport au sujet de la conception structurale des ponts;
  • fournisse une interprétation médicale ou juridique de l’information contenue dans les documents communiqués;
  • communique la nature ou le contenu des documents faisant l’objet d’un refus de communication dans le cadre d’une demande d’accès;
  • porte à l’attention du demandeur l’existence de documents qui pourraient être liés à sa demande, mais n’ayant pas fait l’objet de la demande, à moins que la demande en question ne soit ambiguë.

Aucuns frais ne peuvent être exigés pour le temps passé à préparer l’explication d’un document communiqué au demandeur ou à lui fournir des explications.

5.5.6 Communiquer le document en temps utile

Les délais sont indiqués dans la Loi

Les délais pour le traitement des demandes sont indiqués dans la Loi. L’article 7 prescrit que le responsable d’une institution fédérale à qui est faite une demande de communication de document est tenu de répondre dans les trente jours civils suivant sa réception, sous réserve des articles 8, 9 et 11 de la Loi sur l'accès à l'information. Bien que le paragraphe 4(2.1) ne modifie pas les dispositions de la Loi touchant les délais, l’obligation de prêter assistance requiert que l’accès à l’information soit fourni aussi tôt que possible à l’intérieur des délais prescrits.

Réponses partielles

Fournir une réponse partielle peut constituer un autre moyen de remplir l’obligation de fournir un accès en temps utile. On encourage les institutions à communiquer au demandeur les documents demandés dès qu’ils deviennent disponibles, sans attendre que tous les documents aient été traités. Il est toutefois important de prendre soin de ne pas prématurément communiquer de l’information, notamment des renseignements concernant des personnes, des tiers ou d’autres gouvernements, s’il est possible que la communication puisse être modifiée en fonction des documents restants ou avoir un effet sur ceux-ci.

Processus internes liés à la communication

La communication de certains documents, de nature sensible, requiert parfois que les hauts fonctionnaires soient informés ou que des infocapsules ou d’autres produits de communication soient préparés. La réponse aux demandes d’accès à l’information ne devrait cependant pas être indûment retardée en raison des processus internes mis en œuvre.

Pour s’en assurer, les institutions peuvent introduire une procédure permettant aux directions et secteurs de l’organisation, ainsi qu’au cabinet du responsable de l’institution, d’examiner le matériel à communiquer en réponse à des demandes particulières. Cette procédure prévoirait un certain nombre de jours aux fins de cet examen, et respecterait les délais prescrits de façon à ne pas interférer avec la communication de l’information en temps utile.

Dans des cas comme ces derniers, l’identité de la personne qui fait la demande ne devrait pas être révélée, à moins que ce ne soit absolument nécessaire (p. ex., si les documents contiennent des renseignements personnels ou de tiers au sujet du demandeur ou de l’organisation qu’il représente) ou à moins que la personne recevant l’information possède le droit de connaître le nom du demandeur (p. ex., le responsable d’une institution ou son délégué).

Prorogation du délai

L’article 9 de la Loi sur l'accès à l'information donne au responsable d’une institution le pouvoir discrétionnaire de proroger le délai de réponse à une demande dans certaines circonstances. Ce pouvoir discrétionnaire n’est pas subordonné à l’obligation de prêter assistance au demandeur. En conséquence, l’institution n’a pas besoin de consulter le demandeur ou d’obtenir son approbation au moment de décider s’il faut proroger le délai prévu par la Loi. Le chapitre 7 du présent Manuel fournit des renseignements supplémentaires sur les prorogations.

5.5.7 Sous réserve du Règlement, communiquer le document sur le support demandé

Selon le paragraphe 4(2.1), le responsable d’une institution doit communiquer le document sur le support demandé, sous réserve du Règlement. L’article 8.1 du Règlement clarifie les limites du droit du demandeur à obtenir les documents demandés sur le support de son choix ainsi que les obligations de l’institution pour ce qui est de fournir les documents sur le support demandé.

Le terme « support » au paragraphe 4(2.1) se réfère à de l’information sur différents supports (p. ex., une copie papier ou un fichier électronique) ou l’information présentée de différentes façons sur le même support (p. ex., un document imprimé sur papier format lettre et grand format ou un document électronique enregistré en plus d’un logiciel, tel que Word et WordPerfect).

Le paragraphe 4(2.1) de la Loi et l’article 8.1 du Règlement s’appliquent lorsqu’une personne obtient accès au moyen d’une copie du document et que cette personne demande que cette copie lui soit fournie sur un support particulier. L’article 8.1 du Règlement exige des institutions fédérales qu’elles fournissent la copie sur le support demandé si elles ont déjà le document sur ce support et une copie peut être fournie. (L’article 8 du Règlement détermine si une copie du document existant doit ou non être fournie, tel qu’expliqué à la section 9.15.3 du présent Manuel).

Si le document demandé n’existe pas sur le support choisi par le demandeur, le Règlement énonce les facteurs que le responsable de l’institution fédérale doit prendre en compte pour déterminer s’il est raisonnable de transférer le document en question sur le support demandé.

Si le responsable d’une institution juge que le transfert sur le support demandé n’est pas raisonnable, le Règlement exige que l’institution fournisse une copie du document concerné sur un autre support choisi par le demandeur parmi les supports existant au sein de l’institution ou sur lesquels il serait raisonnable de transférer le document.

Veuillez consulter la section 9.15.4 du présent manuel pour obtenir des renseignements sur la façon de décider si un document doit être transféré sur un support de substitution en vertu du paragraphe 12(3) de la Loi.

Facteurs à prendre en compte

Le paragraphe 8.1(3) du Règlement présente une liste des facteurs devant être pris en compte pour établir si le transfert du document sur le support demandé est raisonnable :

a) Les frais pour l’institution fédérale

Les frais associés au transfert comprennent :

  • le coût lié à l’obtention de la technologie de transfert;
  • le temps de programmation requis;
  • le temps passé à effectuer le transfert en tant que tel;
  • le coût lié au média sur lequel l’information est fournie (CD, DVD, etc.)

Dans certains cas, les frais de transfert dépendent de la quantité de documents à transférer. Lorsque la quantité de documents est le principal motif de la décision de ne pas effectuer le transfert, le demandeur devrait en être informé et avoir la possibilité de réduire la portée de sa demande.

Le responsable de l’institution peut établir que le transfert sur le support demandé n’est pas raisonnable si les frais sont trop élevés. Le point auquel les coûts irrécouvrables sont considérés comme trop élevés est propre à chaque cas et est laissé à la discrétion du responsable de l’institution ou de son délégué. 

Seuls les frais dont la liste figure à l’article 7 du Règlement peuvent faire l’objet d’un recouvrement. Le temps passé à transférer les documents ne fait pas partie du temps de préparation et ne peut être facturé au demandeur.

b) Le risque de détérioration du document

Certains documents se prêtent mal à un transfert parce qu’ils risquent d’être endommagés. C’est notamment le cas des vieux films et documents papier, qui peuvent être endommagés simplement du fait de les manipuler.

c) Si la personne faisant la demande se voit donner accès à une partie seulement du document, la facilité avec laquelle des prélèvements sur le document pourraient être faits sur le support demandé

La facilité avec laquelle des prélèvements peuvent être effectués et transférés sur le support demandé est un autre facteur à prendre en compte. La plupart des institutions ne disposent pas de l’expertise ou de la technologie nécessaire pour effectuer des prélèvements sur des supports tels que les microfilms ou les enregistrements vidéo.

d) L’existence du document, au sein de l’institution fédérale, sur tout autre support pouvant être utile à la personne faisant la demande

Si l’information demandée existe déjà sur un autre support pouvant être utile au demandeur, le responsable d’une institution peut décider de la lui fournir sur le support existant. Le degré d’utilité du support existant devrait être déterminé en se fondant sur la comparaison de ce format avec le format demandé.

Une attention particulière devrait être accordée en fonction des situations où la capacité du demandeur à exercer ses droits en vertu d’une loi canadienne serait compromise si le document n'était pas fourni sur le support voulu. Les institutions devraient aussi tenir compte de l’accès du demandeur à un ordinateur, aux logiciels et aux outils technologiques en tant que facteur pouvant influer sur le choix du support approprié.

e) La possibilité de transférer le document sur tout autre support pouvant être utile ou nécessaire à la personne faisant la demande

Certains types d’information sont plus faciles ou coûtent moins cher que d’autres à transférer sur un autre support. L’institution peut choisir de transférer l’information sur un support autre que celui demandé si ce support peut être utile au demandeur. Comme c’est le cas pour le critère précédent, le degré d’utilité du support transféré devrait être déterminé en se fondant sur la comparaison de ce format avec le format demandé.

Une attention particulière devrait être accordée en fonction des situations où la capacité du demandeur à exercer ses droits en vertu d’une loi canadienne serait compromise si le document n'était pas fourni sur le support voulu. Les institutions devraient aussi tenir compte de l’accès du demandeur à un ordinateur, aux logiciels et aux outils technologiques en tant que facteur pouvant influer sur le choix du support approprié.

f) Les répercussions sur le fonctionnement de l’institution fédérale

Le transfert du document peut être considéré comme « déraisonnable » si les efforts déployés à cet égard entravent au fonctionnement de l’institution en nécessitant :

  • la réaffectation de ressources du secteur des opérations au bureau de l’AIPRP;
  • la monopolisation d’une part importante des ressources du bureau de première responsabilité au détriment de ses fonctions principales;
  • la mobilisation pour le traitement de la demande d’une si grande part des ressources du bureau de l’AIPRP que le traitement des autres demandes en souffrirait.
g) La disponibilité du personnel requis ainsi que des ressources, des technologies et du matériel requis

Le responsable d’une institution doit déterminer si son organisation dispose de l’expertise, des ressources, de la technologie et du matériel nécessaire pour transférer les documents sur le support voulu. Il n’est pas nécessaire d’acheter un logiciel ou du matériel ou d’engager des experts de l’extérieur pour répondre à une demande si cela entraîne des frais déraisonnables.

Autres points à examiner
a) Présentation de l’information transférée sur un autre support

Lorsqu’un document est transféré sur un autre support, il arrive que l’information change de présentation. Plus précisément, le « formatage » de l’information risque d’être perdu, y compris l’espacement, l’alignement, la numérotation, la taille et la couleur de la police, l’ombrage et les puces. Cela risque d’arriver lorsqu’on convertit des bases de données en langage relationnel SQL en documents Excel, un document WordPerfect en Word, un document Microsoft Works en Word ou un document PDF en plusieurs autres formats. Par ailleurs, certains programmes ne reconnaissent pas certaines polices et certains caractères (comme « é » et « à »).

En pareil cas, l’institution n’est pas responsable du reformatage de l’information. Il peut se révéler utile de discuter des difficultés qui seront rencontrées avec le demandeur avant d’effectuer un transfert. Si cette personne souhaite quand même que le document soit transféré sur un autre support, l’institution peut lui fournir, sous réserve des frais exigibles, une copie de l’information dans son format original afin de l’aider à comprendre les documents transférés.

b) Désaccord sur le support à fournir

Si une institution n’est pas en mesure de respecter la préférence du demandeur, il importe qu’elle détermine si l’information peut lui être fournie sur un autre support, et qu’elle en discute avec le demandeur. Par exemple, si une personne fait une demande d’information à être communiquée sur un CD-ROM, et que l’institution établit que ce serait trop coûteux, il faut discuter des solutions de rechange avec le demandeur. En tenant compte des critères susmentionnés, l’institution devrait tenter de fournir le document demandé sur un support qui lui est utile et qui permet à l’institution de traiter sa demande de manière raisonnable et économique. Si le demandeur et l’institution n’arrivent pas à s’entendre sur le support à utiliser, le document doit être fourni sur le support que le responsable de l’institution estime le plus approprié. En pareil cas, le demandeur a évidemment le droit de se plaindre auprès du Commissariat à l’information.

c) Retard causé par le transfert

Compte tenu de l’obligation de prêter assistance au demandeur, les institutions devraient aussi tenir compte du temps nécessaire pour fournir le document sur le support voulu. Lorsqu’on s’attend à ce qu’un transfert prenne beaucoup de temps, il est utile de proposer au demandeur d’autres façons de recevoir l’information recherchée. Un retard découlant du temps requis pour effectuer le transfert d’un document sur un autre support ne devrait pas constituer une raison pour refuser de réaliser le transfert, mais il s’agit d’un motif pour essayer de trouver d’autres moyens de répondre à une demande.

d) Supports multiples

Si le demandeur veut obtenir accès aux documents sur plus d’un support existant (p. ex.,  sur papier et en version électronique), l’institution n’est pas tenue de communiquer les documents sur les deux supports, mais elle détient le pouvoir discrétionnaire lui permettant de le faire.

Il importe de se souvenir que seuls les frais décrits à l’article 7 du Règlement peuvent être facturés. Le Règlement ne prévoit pas de frais pour de plus récents supports, comme les vidéocassettes, les CD et les DVD et aucuns frais ni aucun montant ne peuvent être facturés lorsqu’il s’agit de ces supports.

5.6 Salles de consultation

Selon le paragraphe 71(1) de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions fédérales doivent fournir des installations permettant au public de consulter les manuels dont se servent les fonctionnaires pour les programmes et les activités de l’institution qui touchent le public. Le terme « manuel » comprend les guides de l’utilisateur, les directives, les lignes directrices, les instructions et les documents de procédures. La disponibilité de tels manuels permet aux membres du public de comprendre comment sont prises les décisions qui les touchent et soumet le processus décisionnel à l’examen du public.

À titre d’exemples de manuels qui doivent être mis à la disposition du public, mentionnons, entre autres :

  • les règles et procédures d’administration d’un programme public;
  • les formules ou les critères d’admissibilité pour les subventions ou autres avantages;
  • les lignes directrices pour l’examen des demandes;
  • les guides expliquant les circonstances ayant une incidence sur les personnes participant à un programme, ou les obligations et les responsabilités des personnes dans le cadre d’un programme.

Parmi les exemples de manuels utilisés au Bureau de l’AIPRP qui touchent le public figurent les procédures écrites et les pratiques de l’institution qui aident les auteurs de demandes (exigence de l’article 6.2.4 de la Politique sur l’accès à l’information) et ses politiques concernant l’accès informel et la dispense des frais.

Il n’est pas nécessaire d’inclure des manuels et d’autres documents qui ne portent que sur le fonctionnement interne et l’administration de l’institution et qui ne touchent pas le public. Cela comprend les manuels d’entretien pour l’utilisation de l’équipement, les pratiques internes du personnel, les lignes directrices sur la gestion des documents et les procédures administratives. À titre d’exemples de manuels utilisés au bureau de l’AIPRP qui ne touchent pas le public, mentionnons les règles opérationnelles pour les rapports statistiques et les procédures pour la mise à jour et la maintenance du système de suivi.

Ceci dit, les institutions peuvent inclure les manuels décrits dans Info Source, tel qu’exigé par l’alinéa 5(1)c) de la Loi, soit les manuels utilisés par les employés dans l’application des programmes et l’exercice des activités de l’institution. Même si certains de ces manuels ne touchent pas le public, ils peuvent l’informer du fonctionnement de l’institution, lui permettant d’utiliser son droit d’accès de façon plus efficace.

En plus des manuels dont se servent les fonctionnaires pour les programmes et les activités de l’institution qui touchent le public, il est suggéré que les documents suivants soient placés dans les salles de lecture :

5.6.1 Exclusion des renseignements protégés

Le paragraphe 71(2) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que les renseignements faisant l’objet d’une exception de communication en vertu de la Loi peuvent être enlevés des manuels qui peuvent être consultés par le public. Par exemple, des parties d’un manuel portant sur les précautions et les protections en matière de sécurité d’un immeuble qui est ouvert au grand public (comme dans le cas de Bibliothèque et Archives nationales) peuvent être enlevées pour de nombreuses raisons légitimes.

5.6.2 Décision d’établir des salles de lecture

Toutes les institutions doivent fournir, au siège de l’institution et dans les autres bureaux de l’institution où il est possible sans problèmes sérieux de le faire, des installations de consultation par le public des manuels dont se servent les fonctionnaires pour les programmes et les activités de l’institution qui touchent le public.

Il existe de nombreuses façons d’atteindre cet objectif. Le terme « installation » peut inclure un endroit comme une aire d’accueil, un poste de travail, un bureau ou tout autre endroit utilisé dans le but d’offrir l’accès aux manuels. Par conséquent, une salle de lecture peut faire partie d’une autre installation, comme la bibliothèque ou le centre de ressources de l’institution. Une autre approche consiste à désigner un espace dans les aires de bureau de l’AIPRP de l’institution et des personnes‑ressources régionalesappropriées.Les institutions fédérales peuvent également souhaiter établir une salle de lecture virtuelle.

La décision d’établir des salles de lecture distinctes devrait être fondée sur ce qu’il est possible de faire sans problèmes sérieux, c’est-à‑dire la rentabilité par rapport à l’utilisation réelle de l’installation.

Chapitre 6 – Transmission des demandes

6.1 Conditions de transmission d'une demande

Il peut arriver qu'un requérant présente une demande d'information à une institution fédérale alors qu'une autre institution fédérale serait mieux placée pour traiter cette demande. L'article 8 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) et l'article 6 du Règlement sur l'accès à l'information font état des conditions à respecter pour transmettre une demande.

Une demande peut être transmise lorsque les conditions suivantes ont été respectées :

  1. Le responsable de l'institution est d'avis que le document concerne davantage une autre institution, tel que précisé au paragraphe 8(3) de la Loi sur l'accès à l'information :
    • l'autre institution est à l'origine du document, soit qu'elle l'ait préparé elle-même ou qu'il ait été d'abord préparé à son intention;
    • c'est la première institution fédérale à avoir reçu le document ou une copie de celui-ci, dans les cas où ce n'est pas une institution fédérale qui est à l'origine du document.
  2. La transmission a lieu dans les 15 jours qui suivent la réception de la demande.
  3. Le responsable de l'autre institution fédérale consent à donner suite à la demande dans le temps alloué qui reste tel que prévu par la Loi.
  4. La demande n'a pas été transmise auparavant par une autre institution.

6.2 Décision de transmettre une demande

Une institution n'a pas à consulter ou demander la permission du demandeur pour établir s'il y a lieu de transmettre la demande à une autre institution. L'institution devrait tenter de déterminer, par contre, si la transmission aidera le demandeur à obtenir les documents recherchés.

Une institution fédérale peut refuser la transmission lorsque les documents demandés ne la concernent pas davantage, s'il s'est écoulé plus de 15 jours depuis la réception de la demande par l'autre institution ou si le demandeur a présenté la même demande aux deux institutions.

En cas de refus de la transmission, l'institution qui a reçu la demande doit la traiter. Si l'institution est d'avis que d'autres institutions pourraient avoir des documents pertinents à la demande, elle devrait en informer le demandeur et lui suggérer de soumettre une demande distincte à ces autres institutions.

Dans les cas où une même demande a été soumise à deux institutions ou plus, il peut s'avérer utile de suggérer au demandeur que chaque institution traite seulement les documents qu'elle a elle-même produits, ainsi que ceux reçus d'individus et d'organismes qui ne sont pas assujettis à la Loi.

6.2.1 Transfert du dossier avec la transmission d'une demande

Il peut s'avérer nécessaire de transférer les documents si, par exemple, l'autre institution n'arrive pas à les trouver. Toutefois, la meilleure approche consisterait à discuter de la question avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'autre institution avant de procéder au transfert des documents.

6.2.2 Prorogation du délai de 15 jours pour la transmission de la demande

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution fédérale de prolonger la période de 15 jours prévue au paragraphe 8(1) dans les trois circonstances suivantes :

  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai viendrait sérieusement entraver le bon fonctionnement de l'institution;
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai statutaire de 30 jours;
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsqu'une demande est transmise à une autre institution, la limite de 30 jours est calculée à partir de la date à laquelle la demande a été reçue par la première institution. Autrement dit, la deuxième institution est réputée avoir reçu la demande à la date à laquelle la demande a été reçue par la première institution. Pour cette raison, il est important de transmettre la demande dès que possible. S'il est nécessaire de prolonger la période de 15 jours prévue au paragraphe 8(1) pour la transmission de la demande avant que la transmission à une autre institution puisse être effectuée, la prolongation devrait être aussi courte que possible. Si la première institution prolonge la période de 15 jours prévue au paragraphe 8(1) de plus de 15 jours, elle devrait aussi prolonger la période de 30 jours prévue à l'article 7 de façon à ne pas placer la deuxième institution dans une situation de présomption de refus. Les deux institutions concernées devraient déterminer ensemble s'il est nécessaire de prolonger la période de 30 jours prévue pour répondre au demandeur.

Le chapitre 7 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les prorogations.

6.3 Procédure

Quand une demande d'accès est transmise, on considère que la deuxième institution a reçu la demande à la date à laquelle la première institution l'a reçue. Par conséquent, la transmission des demandes devrait se faire le plus rapidement possible à l'intérieur du délai de 15 jours après la réception de la demande afin de donner suffisamment de temps à la seconde institution pour traiter la demande à l'intérieur du temps restant.

Même si l'institution qui est davantage concernée doit consentir au transfert avant que la demande puisse être transmise, il n'est pas nécessaire que ce consentement soit donné par écrit. Tel que susmentionné, le consentement du demandeur n'est pas nécessaire. Toutefois, le responsable de l'institution doit aviser le demandeur de la transmission, conformément au paragraphe 8(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Dans le but de faciliter la gestion des frais de demande, l'institution qui a reçu la demande en premier devrait indiquer à l'institution davantage concernée que les frais de demande ont été reçus et que la somme a été versée au Trésor.

Il ne faut pas oublier qu'une demande ne peut être transmise qu'une fois, tel que stipulé au paragraphe 6(2) du Règlement sur l'accès à l'information.

Chapitre 7 – Délais

7.1 Délais statutaires

Aux termes de l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), le responsable d'une institution fédérale doit donner suite à une demande dans les 30 jours suivant sa réception, sous réserve des articles 8, 9 et 11 de la Loi sur l'accès à l'information. Le responsable doit :

  • aviser par écrit le demandeur de ce qu'il sera donné ou non communication totale ou partielle du document;
  • le cas échéant, donner communication totale ou partielle du document.

En vigueur depuis septembre 2007, le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information exige que le responsable d'une institution fédérale fasse tous les efforts raisonnables pour communiquer le document demandé en temps utile. Le paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information ne modifie pas les dispositions de la Loi en matière de délais. Cependant, aux termes de l'obligation de prêter assistance à l'auteur de la demande, il faut donner accès au document en temps utile avant l'échéance de ces délais, dès que le traitement est terminé.

7.1.1 Calcul du délai statutaire

D'après le paragraphe 27(5) de la Loi d'interprétation, les 30 jours prévus par la Loi sur l'accès à l'information sont des jours civils. Ils sont comptés à partir de la première journée suivant la date de réception de la demande complète par l'un des bureaux dont le nom figure dans Info Source. Si le délai tombe la fin de semaine ou un jour férié, le délai de la réponse, de la prorogation ou de toute autre mesure est reporté au jour ouvrable suivant. Dans ces circonstances, l'avis de prorogation doit être envoyé au plus tard le jour ouvrable suivant.

En cas de prorogation, le délai est calculé à nouveau à compter de la date de réception de la demande plutôt qu'à compter du délai initial.

Exemple

Une demande est reçue le 23 novembre. Le 30e jour tombe le samedi 23 décembre. Le prochain jour ouvrable qui n'est pas un congé férié est le 27 décembre. Cette date devient donc le délai et l'institution dispose de 34 jours civils pour traiter la demande. Lorsqu'une prorogation de 30 jours est demandée, le nouveau délai est calculé à compter du 23 novembre (30 + 30 jours), et le 60e jour tombe le 22 janvier de l'année civile suivante.

7.2 Article 8 de la Loi – Transmission de la demande

La limite de 30 jours fixée à l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information est assujettie à l'article 8 de la Loi sur l'accès à l'information, qui permet au responsable d'une institution fédérale de transmettre une demande à une autre institution fédérale qui a un intérêt plus grand dans le document demandé.

Le paragraphe 8(1) de la Loi sur l'accès à l'information précise que la transmission doit être effectuée dans les 15 jours suivant la réception de la demande par la première institution. L'article 9 de la Loi permet au responsable de l'institution de prolonger cette période de 15 jours, comme l'explique la section 7.3 du présent chapitre.

Lorsqu'une demande est transmise, la limite de 30 jours est calculée à partir de la date à laquelle la demande a été reçue par la première institution. Autrement dit, la deuxième institution est réputée avoir reçu la demande à la date à laquelle la demande a été reçue par la première institution. Pour cette raison, s'il est nécessaire de prolonger la période de 15 jours avant que la transmission à une autre institution puisse être effectuée, il est important que la prolongation soit aussi courte que possible. Si la première institution prolonge la période de 15 jours de plus de 15 jours, elle devrait aussi prolonger la période de 30 jours de façon à ne pas placer la deuxième institution dans une situation de présomption de refus. (La section 7.5 du présent chapitre fournit des renseignements supplémentaires sur la présomption de refus.) Les deux institutions concernées devraient déterminer ensemble s'il est nécessaire de prolonger la période de 30 jours.

Le chapitre 6 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les transmissions.

7.3 Article 9 de la Loi – Prorogation du délai

La limite de 30 jours fixée à l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information et la limite de 15 jours fixée au paragraphe 8(1) de la Loi sur l'accès à l'information sont assujetties à l'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information. Plus particulièrement, le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution fédérale de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai entreverrait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai statutaire de 30 jours;
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Ce pouvoir discrétionnaire n'est pas subordonné à l'obligation d'aider le demandeur. Par conséquent, l'institution n'est pas obligée de consulter le demandeur ni d'obtenir son consentement lorsqu'elle décide de proroger le délai statutaire. L'institution doit prendre en considération les circonstances et le contexte de chaque demande.

Le délai peut être prorogé plus d'une fois à la condition que chaque prorogation soit demandée pendant la période initiale de 30 jours.

Exemple

Une institution proroge le délai aux termes de l'alinéa 9(1)a) le 7e jour lorsque le bureau de première responsabilité informe le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) que la demande vise un très grand nombre de documents et exigera plusieurs jours de recherche. Le délai est prorogé une deuxième fois le jour 15 après avoir examiné une première série de documents fournis par d'autres institutions. Le délai est prorogé pour la troisième fois le jour 29 après avoir relevé des renseignements d'un tiers.

7.3.1 Motifs de prorogation

a) Alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents

L'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information fait mention du « grand nombre » de documents demandés et d'une entrave « sérieuse » au fonctionnement de l'institution. Les deux qualificatifs sont subjectifs, c'est-à-dire qu'ils peuvent être interprétés en fonction des circonstances et du contexte de chaque demande.

En règle générale, on considère qu'une demande consiste en un grand nombre de documents lorsqu'elle vise plus de 500 pages. Une demande comprenant moins de 500 pages peut toutefois être considérée comme une demande volumineuse à cause de la complexité des documents ou de la taille de l'institution.

En règle générale, l'entrave au fonctionnement de l'institution pourra être considérée comme sérieuse si, pour donner suite à une demande dans un délai de 30 jours, il faut prendre l'une ou l'autre des mesures suivantes :

  • enlever du personnel aux opérations et le réaffecter au Bureau de l'AIPRP; 
  • monopoliser une portion appréciable de ressources du bureau de première responsabilité au détriment de ses fonctions de base; 
  • attribuer à la demande une partie si importante des ressources du Bureau de l'AIPRP que le traitement des autres demandes en souffrira. 
Situations d'urgence

Aucune disposition de la Loi ne permet de proroger les délais pour des situations d'urgence telle qu'une panne de courant ou une tempête de verglas. L'application d'une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information pour l'entrave au fonctionnement de l'institution basée seulement sur une situation d'urgence ne serait pas justifiée. Cependant, il est raisonnable de considérer une prorogation du délai dans les circonstances où une réponse dans les 30 premiers jours n'est pas possible en vue de l'impact de la situation d'urgence sur le fonctionnement de l'institution, et la demande implique une recherche d'une ampleur significative ou un grand nombre de documents.

b) Alinéa 9(1)b) – Consultations nécessaires

Aux fins de l'alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, « consultation » s'entend des consultations menées au sein d'une institution fédérale, auprès des autres institutions fédérales ou des autres ordres de gouvernement, ou auprès d'autres tiers lorsque les documents ne contiennent pas de renseignements pouvant être admissibles à une exception aux termes du paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information. (Le délai peut être prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information lorsqu'un avis est envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information pour l'informer de la communication prévue de renseignements pouvant être admissibles à une exception aux termes du paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information.)

À l'occasion, il pourra être nécessaire de proroger le délai de communication aux termes de l'alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information afin de pouvoir consulter un avocat pour résoudre un problème lié à une demande particulière. Cependant, les institutions ne devraient pas demander de prorogation pour la procédure normale d'approbation.

Une pratique exemplaire est d'obtenir, si possible, un temps de réponse convenu de l'institution, des autres institutions fédérales, des autres ordres de gouvernement ou des tiers consultés lorsque l'institution proroge le délai aux termes de l'alinéa 9(1)b) de la Loi.

c) Alinéa 9(1)c) – Avis au tiers

Tel que mentionné ci-dessus, une prorogation peut être demandée aux termes de l'alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information lorsqu'un avis écrit officiel est envoyé à un tiers conformément au paragraphe 27(1) de la Loi. Il n'est pas possible de demander une prorogation aux termes de l'alinéa 9(1)c) de la Loi lorsque le tiers est consulté de façon officieuse.

Aux termes du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions doivent donner au tiers intéressé un avis dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Qui plus est, selon le paragraphe 27(4) de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions peuvent donner l'avis prévu au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information après le délai initial de 30 jours lorsque le délai a été prorogé aux termes de l'alinéa 9(1)a) ou b) de la Loi sur l'accès à l'information, c'est-à-dire en respectant le délai prorogé. Toutefois, il n'est pas possible aux termes du paragraphe 27(4) de la Loi sur l'accès à l'information de proroger le délai pour traiter la demande, i.e., au-delà de la prorogation de délai demandée en vertu des alinéas 9(1)a) ou b) de la Loi sur l'accès à l'information.

7.3.2 Durée de la prorogation

Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que le délai de réponse peut être prorogé pour « une période que justifient les circonstances ». Le responsable de l'institution ou son représentant doit, dans chaque cas, exercer son jugement.

La prorogation du délai doit tenir compte de la somme de travail nécessaire pour donner suite à la demande et porter sur une période aussi brève que possible. Si la prorogation est trop longue et que le demandeur porte plainte au commissaire à l'information, cette plainte pourra être jugée comme étant bien fondée. Si au contraire la prorogation est trop courte et que l'institution ne parvient pas à répondre dans le délai, il en résultera une présomption de refus en vertu du paragraphe 10(3) de la Loi sur l'accès à l'information. (La section 7.5 du présent chapitre fournit des renseignements sur les présomptions de refus.)

Ainsi, la durée de la prorogation devrait être établie au cas par cas en prenant en considération le volume et la complexité de l'information de cette demande particulière. Les facteurs pertinents à considérer se trouvent à la section 7.3.3 du présent chapitre.

Cette approche évite de déterminer la durée de la prorogation en se basant uniquement sur des facteurs prédéterminés, tel que le temps de réponse moyen pris par une institution ou un tiers par le passé.

Cette approche appuie également la section 7.6.2 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information qui exige des responsables des institutions fédérales ou de leurs délégués de « s'assurer que la prorogation du délai est aussi brève que possible et peut être justifiée » tout en appuyant aussi l'obligation de prêter assistance en vertu du paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Dans l'arrêt Commissaire à l'information du Canada c. Canada (ministre de la Défense), 2015 CFA 576, la Cour d'appel fédérale a stipulé que le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai si certaines circonstances établies dans l'article 9 de la Loi sont rencontrées. À défaut de ces circonstances, la validité de la prorogation peut faire l'objet d'une révision judiciaire pour refus présumé de communication.

La Cour d'appel fédérale a également stipulé qu'il n'est pas suffisant pour une institution fédérale d'attester simplement de l'existence d'une justification statutaire pour une prorogation et de demander une prorogation de délai de son choix. Un effort doit être fait pour démontrer le lien entre la justification avancée et la longueur de la prorogation demandée. Dans le cas du paragraphe 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, cela signifie non seulement de démontrer qu'un grand nombre de documents sont en cause, mais aussi que la charge de travail requise pour y donner accès dans toute autre période plus courte que celle demandée entraverait le fonctionnement de l'institution. Le même raisonnement doit être fait aux termes de l'alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information concernant les consultations nécessaires.

Il est important de justifier toute prorogation de délai, qu'elle qu'en soit la durée, et de bien consigner les décisions prises en ce sens.

Avant 2011, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada faisait la collecte de statistiques sur la durée des prorogations pour les deux catégories suivantes : « 30 jours ou moins » et « 31 jours ou plus ». Depuis la période d'établissement de rapports 2011-2012, les institutions doivent fournir des données sur la durée des prorogations pour les catégories suivantes :

  • 30 jours ou moins;
  • 31 à 60 jours;
  • 61 à 120 jours;
  • 121 à 180 jours;
  • 181 à 365 jours;
  • plus de 365 jours.

7.3.3 Procédures

Il est recommandé de suivre les procédures suivantes en cas de prorogation de délai :

  1. Les institutions devraient examiner chaque demande aussitôt que possible après réception et, si nécessaire, transmettre au demandeur, dans les 30 jours suivant la réception de la demande, un avis de prorogation raisonnable.

    Plusieurs facteurs peuvent être pris en compte au moment de décider de la nécessité et de la durée d'une prorogation, y compris :

    • la portée et la complexité de la demande;
    • le nombre de documents demandés;
    • la quantité de dossiers dans lesquels il faut chercher pour trouver les documents demandés;
    • la mesure dans laquelle les activités de l'institution pourraient être entravées;
    • la quantité de consultations requises avec des employés de l'institution et d'autres organismes, comme des bureaux de première responsabilité et d'autres institutions ou ordres de gouvernement, et la complexité de ces consultations;
    • si un avis a été donné à un tiers aux termes du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information;
    • si d'autres consultations ou avis pourraient être requis selon les conclusions des consultations menées.
    Exemple

    Une institution dispose de documents qui revêtent un intérêt pour plusieurs institutions, tels que des documents portant sur une question délicate sur le plan de la sécurité qui relève de Sécurité publique Canada, de la Gendarmerie royale du Canada et du Service canadien du renseignement de sécurité. D'après les précédents, l'institution prévoie qu'il faudra deux rondes de consultations auprès de certaines de ces institutions en raison des renseignements supplémentaires obtenus pendant le processus de consultation.

    Dans certains cas, des précédents peuvent être utilisés pour déterminer le temps qu'il faudra pour traiter la demande. L'institution peut prendre en considération, par exemple, le temps qu'il faut habituellement pour mener à terme ce genre de consultations avec cette institution ou pour cette quantité de documents. Ceci dit, si un précédent est utilisé, il ne devrait pas être un facteur décisif distinct, mais il devrait plutôt faire partie des critères d'évaluation complets qui tiennent également compte du volume et de la complexité de l'information en cause.

    Lorsque le délai est prorogé aux termes de l'alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, une pratique exemplaire est de communiquer avec l'institution, la personne ou l'organisme consulté afin d'obtenir un délai de réponse convenu de la part de l'institution, de la personne ou de l'organisme.

  2. Si, après la période initiale de 30 jours, on découvre des documents contenant ou pouvant contenir des renseignements décrits au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, l'institution doit aviser le tiers intéressé s'il y a intention de divulguer les documents en question.

    De même, si les documents trouvés revêtent un intérêt pour une autre institution, un autre organisme ou une autre personne, il faut entreprendre des consultations lorsque des renseignements additionnels sont nécessaires pour exercer correctement le pouvoir discrétionnaire.

    Puisqu'il s'est écoulé plus de 30 jours depuis la réception de la demande, le délai ne peut pas être prorogé.

  3. Si l'accès aux documents ne peut être donné à l'intérieur du délai statutaire, l'institution devrait aviser le demandeur qu'il n'est pas possible de respecter le délai, préciser à quel moment l'accès sera donné et l'informer de son droit de porter plainte auprès du commissaire à l'information.

  4. Lorsque les documents pertinents contiennent des renseignements similaires ou reliés, tous les documents devraient être examinés ensemble pour assurer la cohérence et l'exercice approprié du pouvoir discrétionnaire.

  5. L'institution doit garder les demandes en traitement jusqu'à ce que toutes les consultations aient été reçues ou jusqu'à ce qu'un effort raisonnable ait été fait pour obtenir le consentement du tiers concerné et qu'un avis formel, comme il est indiqué à la section 7.3.4 du présent chapitre, ait été donné au demandeur.

7.3.4 Avis au demandeur

Lorsqu'une institution proroge le délai en tenant compte des facteurs énumérés à la section 7.3.3 du présent chapitre, l'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions fédérales donnent avis de la prorogation par écrit au demandeur dans le délai initial de 30 jours. Cette exigence est renforcée par la section 7.6.1 de la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information selon laquelle les institutions doivent évaluer le plus rapidement possible toutes les demandes d'accès reçues et, si une prorogation est requise pour le traitement de la demande, aviser le demandeur de cette prorogation dans les 30 jours suivant la réception de sa demande.

L'avis écrit doit comprendre :

sur l'accès à l'information

Si plus d'une prorogation est nécessaire, l'institution peut en informer le demandeur dans le même avis ou séparément.

7.3.5 Avis au commissaire à l'information

Si la prorogation dépasse 30 jours, le responsable de l'institution doit en aviser en même temps le commissaire à l'information et le demandeur, conformément au paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information et à la section 7.6.3 de la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsque le délai est prorogé plus d'une fois, chaque prorogation étant de moins de 31 jours mais l'ensemble des prorogations dépasse 30 jours, il faut en aviser le commissaire à l'information. Par exemple, il faut aviser le commissaire à l'information lorsqu'une prorogation de 15 jours est requise aux termes de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information et une autre de 30 jours aux termes de l'alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, ce qui porte le total à 45 jours.

Dans le cas des prorogations visées par l'alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information lorsqu'un avis est envoyé à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, il n'est pas nécessaire de préciser la période de prorogation. Par conséquent, les institutions ne sont pas tenues d'informer le commissaire à l'information des délais prorogés aux termes de l'alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information. Toutefois, même s'il ne s'agit pas d'une obligation, lorsqu'une institution précise sur l'avis au demandeur que la prorogation aux termes de l'alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information s'étend sur plus de 30 jours, l'institution doit en aviser le commissaire à l'information conformément au paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information.

7.4 Article 11 de la Loi – Frais

Le délai de 30 jours prévu à l'article 7 de la Loi sur l'accès à l'information est également assujetti à l'article 11 de la Loi sur l'accès à l'information. L'article 11 de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable d'une institution fédérale d'exiger que certains frais soient payés avant :

  • la préparation de copies;
  • le transfert du document sur support de substitution ou la production de copies sur support de substitution;
  • la recherche et la préparation du document s'il faut plus de cinq heures;
  • la production d'un document à partir d'un document informatisé.

Lorsqu'une institution avise par écrit, conformément au paragraphe 11(5) de la Loi sur l'accès à l'information, la personne qui a fait la demande du versement exigible, elle n'est pas tenue d'accéder à la demande avant qu'elle ait reçu le paiement. Autrement dit, la période de 30 jours ou la période prolongée est suspendue pendant le nombre de jours séparant l'envoi de l'avis et la réception du versement du demandeur.

7.5 Présomption de refus

Selon le paragraphe 10(3) de la Loi sur l'accès à l'information, le défaut de communication totale ou partielle d'un document dans les délais prévus par la Loi (30 jours civils ou la période de temps prorogée) équivaut à une décision de refus de communication. Cette situation est communément appelée une présomption de refus.

Si le délai de communication n'a pas été prorogé aux termes de l'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information et une réponse n'a pas été donnée, on considère que l'institution a refusé de communiquer l'information le 31e jour après réception de la demande (à moins que ce jour tombe une fin de semaine ou un congé férié). Autrement, on considère qu'il y a refus si, le jour suivant l'expiration de la prorogation, l'institution n'a toujours pas communiqué l'information demandée.

Dans ces situations, le demandeur et le commissaire à l'information se trouvent dans la même position que s'il y avait eu un refus au sens de l'article 7 et du paragraphe 10(1) de la Loi sur l'accès à l'information. Le demandeur peut déposer une plainte auprès du commissaire à l'information au sujet du refus de communication. De plus, le commissaire à l'information peut prendre l'initiative d'une plainte et en aviser le responsable de l'institution.

La Cour d'appel fédérale s'est penchée sur les conséquences potentielles d'une telle présomption dans l'affaire Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), Dossier A-785-96. La Cour a conclu que le commissaire à l'information peut utiliser son pouvoir d'assignation pour obliger une institution à répondre à une demande dans les délais qu'il a établis. Spécifiquement, elle a déterminé que, lorsqu'il y a présomption de refus, le commissaire peut obliger le responsable de l'institution concernée (ou son représentant) à préciser quelles exceptions justifient le refus et à défendre l'opportunité de ces exceptions. La Cour a déclaré :

En l'espèce, le Commissaire aurait pu, dès le défaut de l'institution de respecter le délai, entreprendre son enquête comme s'il y avait eu refus réel. Il dispose, en effet, de pouvoirs d'enquête tels qu'il peut, en début d'enquête, contraindre l'institution à exposer les raisons de son refus.

Dans la décision Statham c. Société Radio-Canada, 2010 CAF 315, la Cour d'appel fédérale a confirmé qu'il n'y a pas de distinction entre un refus effectif et un refus présumé.

Dans l'arrêt Commissaire à l'information du Canada c. Canada (ministre de la Défense), 2015 CFA 576, la Cour d'appel fédérale a statué que la validité d'une prorogation de délai pour répondre à une demande d'accès à l'information peut faire l'objet d'une révision judiciaire pour refus présumé de communication.

Le chapitre 14 du présent Manuel fournit des renseignements additionnels sur les conséquences des refus présumés.

Chapitre 11 – Exceptions particulières et article 35 de la Loi sur l’accès à l’information

Ce chapitre couvre les exceptions obligatoires et discrétionnaires au droit d'accès visées aux articles 13 à 24 et 26 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi). Il explique également d’autres motifs de refuser l’accès qui sont énoncés à l'article 35 de la Loi sur l'accès à l'information. Lorsqu'il y a lieu, la jurisprudence la plus récente et pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits. Lorsqu'elles examinent la jurisprudence, les institutions doivent se rappeler que les décisions des cours de plus haute instance prévalent.

11.1 Article 13 de la Loi – Renseignements obtenus à titre confidentiel

Conformément au paragraphe 13(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), le responsable d'une institution fédérale doit refuser de communiquer tout document contenant des renseignements obtenus à titre confidentiel par :

a) des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes;

Les États-Unis (un État étranger) et le Internal Revenue Service (une agence des États-Unis) en sont deux exemples. Il est à noter que cette exception ne vise pas les parties constituantes d'un État étranger (l'État de New York ou de l'Ohio, par exemple).

b) des organisations internationales d'États ou de leurs organismes;

Par « organisation internationale d'États » on entend toute organisation ayant des membres représentant les gouvernements d'au moins deux pays et agissant sous l'autorité de ceux-ci. Les Nations Unies, l'OTAN et le Fonds monétaire international en sont des exemples. Les organismes des Nations Unies, UNICEF et l'Organisation mondiale de la Santé sont des exemples d'institutions d'organisation internationale d'État.

c) des gouvernements des provinces ou de leurs organismes;

Il s'agit des gouvernements des dix provinces et des trois territoires et de leurs ministères, leurs départements et leurs organismes.

d) des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes;

Il s'agit des administrations municipales constituées en vertu d'une loi ou d'un règlement.

e) d'un gouvernement autochtone.

Il s'agit uniquement des gouvernements et des conseils autochtones énumérés au paragraphe 13(3) de la Loi sur l'accès à l'information.

Le paragraphe 13(1) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif visant à protéger la capacité du gouvernement fédéral d'obtenir des renseignements d'autres gouvernements. Il fournit aux autres ordres de gouvernement certaines assurances qu'ils conserveront un certain contrôle sur la divulgation des renseignements qu'ils ont communiqués au gouvernement fédéral à titre confidentiel.

Application

Il faut satisfaire à trois exigences pour que le paragraphe 13(1) s'applique :

1. Il s'agit de renseignements obtenus « à titre confidentiel ».

L'expression « à titre confidentiel » s'applique normalement aux renseignements obtenus en tenant pour acquis qu'ils resteraient confidentiels, c'est-à-dire qu'ils ne seraient communiqués qu'aux institutions fédérales ayant besoin de les connaître. Les renseignements peuvent être obtenus à titre confidentiel explicitement ou implicitement.

Les renseignements sont « explicitement » communiqués à titre confidentiel lorsque le gouvernement, l'organisme ou l'organisation gouvernemental(e) communiquant les renseignements demande ou indique d'une manière expresse que les renseignements doivent demeurer confidentiels. Il est possible d'indiquer l'intention de communiquer les renseignements à titre confidentiel dans le document, sous forme d'entente ou de vive voix. Il est recommandé de consigner par écrit toute demande verbale.

Les renseignements sont « implicitement » communiqués à titre confidentiel lorsque les circonstances dans lesquelles ils ont été communiqués laissent entendre l'intention de les traiter comme étant confidentiels – par exemple, d'après les pratiques en usage à l'égard de ce type de renseignements, les politiques, etc.

Des copies des renseignements obtenus à titre confidentiel sont souvent conservées dans les dossiers de plusieurs autres institutions fédérales. Étant donné qu'il s'agit d'une exception obligatoire, il est important que toutes les copies desdits renseignements soient protégées de toute communication. Afin que ces documents soient protégés, les institutions fédérales qui reçoivent des renseignements à titre confidentiel doivent s'assurer que ces renseignements sont étiquetés en conséquence, donnant la catégorie et la source, avant d'en diffuser des copies à d'autres institutions fédérales.

Voici des exemples de renseignements qui ont été communiqués à titre confidentiel :

  • renseignements portant la mention « Confidentiel » obtenus par le Service canadien du renseignement de sécurité des services de police municipaux;
  • transcriptions de rencontres confidentielles du G8;
  • correspondance envoyée à titre confidentiel du premier ministre d'une province au sujet d'une entreprise fédéro-provinciale.
2. Les renseignements doivent venir « de la part » d'un autre gouvernement ou d'une organisation internationale d'États ou de l'un de leurs organismes.

Le fait que le document provienne du gouvernement canadien ou d'un des organismes nommés au paragraphe 13(1) n'a pas d'importance, pourvu que les renseignements qu'il contient aient été communiqués par un organisme désigné au paragraphe 13(1). Ainsi, l'exception peut être invoquée lorsque la communication des renseignements contenus dans un document provenant du gouvernement canadien pourrait révéler des renseignements reçus d'un organisme nommé au paragraphe 13(1).

L'exception ne s'applique pas aux statistiques produites par une institution fédérale à partir de renseignements confidentiels obtenus de plusieurs pays, à moins que la divulgation de ces renseignements ne révèle le contenu des renseignements confidentiels eux-mêmes.

3. Les renseignements doivent avoir été obtenus d'une « autre administration ou organisation internationale d'États ou de l'un de leurs organismes ».

Délai

Il n'y a aucun délai pour l'application du paragraphe 13(1). En d'autres mots, l'exception s'applique quel que soit l'âge des documents.

Divulgation autorisée

Conformément au paragraphe 13(2) de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution fédérale peut donner communication de renseignements visés au paragraphe 13(1) si le gouvernement, l'organisation, l'administration ou l'organisme qui les a fournis

  • a) y consent; ou
  • b) rend les renseignements publics.

Ce paragraphe laisse une certaine marge de manœuvre aux institutions fédérales pour traiter les demandes d'accès à des renseignements obtenus à titre confidentiel. Lorsqu'elles appliquent l'article 13, les institutions fédérales doivent tenir compte de l'exercice du pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements. Dans Ruby c. Canada (Solliciteur général) (CA), [2000] 3 C.F. 589, contrôle judiciaire pour d'autres motifs 2002 CSC 75, la Cour d'appel fédérale a interprété l'article 19 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui est l'équivalent de l'article 13 de la Loi sur l'accès à l'information. La Cour a déclaré que pour appliquer correctement l'exception, le responsable d'une institution fédérale devait déployer des efforts raisonnables pour obtenir le consentement du gouvernement étranger qui a fourni les renseignements. Ceci étant dit, la Cour a ajouté qu'il n'est pas nécessaire pour une institution fédérale de demander le consentement si elle agit selon un protocole établi, qui respecte l'esprit et la lettre de la loi et de l'exception.

La divulgation autorisée en vertu du paragraphe 13(2) est discrétionnaire. Même si les conditions du paragraphe 13(2) sont respectées, une institution peut refuser la communication des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement ou d'une organisation internationale. Ce point a été confirmé dans l'affaire Do-Ky c. Canada (Ministre des Affaires étrangères et du commerce international) (1re inst.), [1997] 2 C.F. 907, contrôle judiciaire pour d'autres motifs Dossier A-200-97, où la Cour fédérale a déclaré que le paragraphe 13(2) n'exige pas la communication de documents contenant des renseignements qui ont été rendus publics. Il ne fait que permettre la possibilité de divulguer des documents qui pourraient faire l'objet d'un refus de communication en vertu du paragraphe 13(1). La Cour a ajouté que toutefois, la structure générale du régime d'accès impose au responsable d'une institution fédérale qui refuse la communication de justifier sa décision.

La Cour a aussi formulé les énoncés suivants :

L'élément pertinent, en l'espèce, est que l'autre gouvernement a requis la confidentialité et que le Canada ne peut trahir la confiance qui a été placée en lui sans que sa réputation au sein de la communauté internationale et, par le fait même, ses relations internationales ne subissent un préjudice considérable….

…Lorsqu'un État demande que de la correspondance diplomatique demeure confidentielle, le gouvernement canadien n'a pas à examiner les motifs de ce pays. Il suffit que cette requête lui ait été faite. De fait, sauf circonstances exceptionnelles, le gouvernement canadien commettrait une faute diplomatique s'il se posait en juge des raisons de l'État étranger.

Consultation

Les institutions devraient vérifier si le paragraphe 15(1) de la Loi sur l'accès à l'information s'applique aussi aux renseignements qui sont protégés en vertu de l'alinéa 13(1)a) et b), et si l'article 14 de la Loi sur l'accès à l'information s'applique aussi aux renseignements protégés en vertu de l'alinéa 13(1)c). Les sections 11.2 et 11.3 du présent Manuel fournissent des renseignements sur les consultations portant sur des documents se rapportant à des affaires fédéro-provinciales ou à des gouvernements étrangers et à des organisations internationales.

11.2 Article 14 de la Loi – Affaires fédéro-provinciales

L'article 14 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui vise à protéger le rôle du gouvernement du Canada dans la conduite des affaires fédéro-provinciales. Pour invoquer cette exception, l'institution fédérale doit être convaincue que la divulgation pourrait vraisemblablement porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédéro-provinciales.

Les alinéas 14a) et b) de la Loi sur l'accès à l'information énoncent des types de renseignements pouvant être visés par cette disposition :

  • a) [des renseignements sur] des consultations ou délibérations fédéro-provinciales;
  • b) [des renseignements sur] les orientations ou mesures adoptées ou à adopter par le gouvernement du Canada touchant la conduite des affaires fédéro-provinciales.

La liste n'est pas exhaustive; l'exception pourrait s'appliquer à d'autres types de documents se rapportant aux activités du gouvernement fédéral relativement aux affaires fédéro-provinciales. Il est aussi important de prendre note que les catégories ne sont énoncées qu'à titre d'illustration et que le risque vraisemblable de préjudice doit exister avant que quelque renseignement que ce soit ne soit visé par l'exception.

De manière générale, le risque de préjudice aux affaires fédéro-provinciales est le plus probable lorsque le gouvernement fédéral s'apprête à entreprendre ou est en train de mener des négociations, des délibérations ou des consultations particulières. Il existe toutefois des types de renseignements, tels que des positions, des techniques et des stratégies de négociation, dont la divulgation pourrait continuer de nuire à la position du gouvernement fédéral dans les affaires fédéro-provinciales ou se répercuter gravement sur ses relations avec un ou plusieurs gouvernements provinciaux. Les renseignements qui restent délicats devraient être protégés jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de risque de préjudice.

Dans l'affaire Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Premier ministre), [1993] 1 C.F. 427 (1re inst.), la Cour fédérale a déterminé que pour invoquer cette exception, l'institution fédérale devait remplir le critère d'une « risque vraisemblable de préjudice probable » et donc être convaincue que la divulgation des renseignements pourrait être dommageable ou préjudiciable à la conduite des affaires fédéro-provinciales ou au rôle du gouvernement fédéral à cet égard. La Cour a établi que le préjudice allégué ne devait pas être que spéculatif ou possible, mais que le responsable de l'institution fédérale devait être en mesure de démontrer qu'un préjudice probable ou réel serait entraîné par la divulgation. En fait, pour réussir à bénéficier de l'exception prévue à l'article 14, le responsable de l'institution fédérale doit démontrer un lien clair et direct entre la divulgation de l'information et le préjudice allégué.

L'alinéa 13(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 14 visent tous les deux des renseignements relatifs aux provinces. L'alinéa 13(1)c) protège une variété de types de renseignements fournis à titre confidentiel au gouvernement par une province; l'article 14 se limite pour sa part à des renseignements particuliers dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédéro-provinciales. L'article 14 vise les renseignements produits par le gouvernement fédéral ou obtenus d'autres sources (p. ex., d'un agent ou d'une firme de consultants).

Consultation

Les institutions devraient consulter le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Bureau du Conseil privé avant de divulguer des renseignements relatifs aux affaires fédéro-provinciales si elles ont besoin de plus de renseignements pour exercer leur pouvoir discrétionnaire ou si elles proposent divulguer des renseignements délicats.

11.3 Article 15 de la Loi – Affaires internationales, défense et sécurité nationale

Le paragraphe 15(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui s'applique à trois domaines d'intérêt public. L'accès peut être refusé si la communication des renseignements demandés risque vraisemblablement d'être préjudiciable aux activités suivantes :

  1. 1. La conduite des affaires internationales, non seulement les affaires entre États mais également les relations commerciales, culturelles ou scientifiques que les citoyens établissent avec leurs homologues étrangers.
  2. 2. La défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada : Un « État allié » est un État avec lequel le Canada a conclu des ententes ou des traités officiels. Un « État associé » est un État avec lequel le Canada peut avoir des liens commerciaux ou autres mais sans entente officielle.
  3. 3. La détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives : Cette exception vise à protéger certains types de renseignements concernant la sécurité du Canada.

Bien qu'ils soient étroitement et intimement interreliés et se chevauchent fréquemment, ces trois domaines d'intérêt public peuvent être considérés indépendamment.

Définitions

Le paragraphe 15(2) de la Loi sur l'accès à l'information contient la définition des expressions « défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada » et « activités hostiles ou subversives ».

« Défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada » s'entend notamment des efforts déployés par le Canada et des États étrangers pour détecter, prévenir ou réprimer les activités entreprises par des États étrangers en vue d'une attaque réelle ou éventuelle ou de la perpétration d'autres actes d'agression contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada.

« Activités hostiles ou subversives » s'entend :

  • a) de l'espionnage dirigé contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada;
  • b) du sabotage;
  • c) des activités visant la perpétration d'actes de terrorisme, y compris les détournements de moyens de transport, contre le Canada ou un État étranger ou sur leur territoire;
  • d) des activités visant un changement de gouvernement au Canada ou sur le territoire d'États étrangers par l'emploi de moyens criminels, dont la force ou la violence, ou par l'incitation à l'emploi de ces moyens;
  • e) des activités visant à recueillir des éléments d'information aux fins du renseignement relatif au Canada ou aux États qui sont alliés ou associés avec lui;
  • f) des activités destinées à menacer, à l'étranger, la sécurité des citoyens ou des fonctionnaires fédéraux canadiens ou à mettre en danger des biens fédéraux situés à l'étranger.

Deux des trois intérêts publics mentionnés dans la phrase introductive du paragraphe 15(1) sont définis au paragraphe 15(2). Il est important de signaler que l'expression « défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada » est employée dans un sens large (puisque l'expression « sont assimilés » est utilisée). La définition ne limite donc pas les exceptions aux types de renseignements qui sont énoncés. D'autre part, l'expression « activités hostiles ou subversives » est définie de façon exhaustive. On ne peut avoir recours à l'exception que pour les activités énumérées dans la définition. L'information concernant les autres services de sécurité ou de renseignements, par exemple l'information recueillie au cours d'enquêtes des services de sécurité, de l'immigration ou de la citoyenneté, de même que les enquêtes axées sur des questions délicates d'intérêt national ou encore les inspections sécuritaires, ne peut pas faire l'objet d'un refus de communication en vertu de cette disposition, sauf si elle a trait à une des activités mentionnées aux alinéas 15(2)a) à f) de la Loi ou si elle est visée par la phrase introductive du paragraphe 15(1).

Types de renseignements

Dans les alinéas 15(1)a) à i) de la Loi sur l'accès à l'information sont énumérés certains types de renseignements susceptibles de faire l'objet d'une exception. Il ne s'agit là que de quelques exemples des types de renseignements dont la divulgation pourrait être préjudiciable à l'un des trois intérêts publics précisés dans la Loi.

Les exemples trouvés aux alinéas 15(1)a) à i) précisent les types de renseignements suivants :

a) des renseignements d'ordre tactique ou stratégique ou des renseignements relatifs aux manœuvres et opérations destinées à la préparation d'hostilités ou entreprises dans le cadre de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités hostiles ou subversives;

Cette disposition traite des plans militaires concernant la stratégie (p. ex., les guerres intercontinentales) ou la tactique (p. ex., plans de théâtre d'opérations) ainsi que de la mise en œuvre de ces plans au moyen d'exercices ou d'opérations réelles; elle a aussi trait aux exercices ou aux opérations militaires visant à assurer la sécurité nationale – c'est-à-dire la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives

b) des renseignements concernant la quantité, les caractéristiques, les capacités ou le déploiement des armes ou des matériels de défense, ou de tout ce qui est conçu, mis au point, produit ou prévu à ces fins;

Cette disposition concerne aussi bien les armes actuelles que futures et le matériel de défense. Ce dernier peut comprendre une grande variété d'articles, notamment les matériels utilisés à des fins de communication, de surveillance ou de détection d'explosifs.

c) des renseignements concernant les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnels militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités hostiles ou subversives;

Cette disposition concerne les établissements de défense, les militaires et le personnel chargé de la sécurité nationale.

Dans la Loi sur la défense nationale, « établissement de défense » signifie une « zone ou installation placées sous l'autorité du ministre [de la Défense nationale], ainsi que le matériel et les autres objets situés dans la zone ou l'installation en question ».

d) des éléments d'information recueillis ou préparés aux fins du renseignement relatif à :

  • (i) la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada; ou à
  • (ii) la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives;

Cet alinéa traite des renseignements concernant la défense et la sécurité nationale. Les éléments d'information « recueillis ou préparés aux fins du renseignement » englobent les données brutes rassemblées et les données traitées ou analysées.

e) des éléments d'information recueillis ou préparés aux fins du renseignement relatif aux États étrangers, aux organisations internationales d'États ou aux citoyens étrangers et utilisés par le gouvernement du Canada dans le cadre de délibérations ou consultations ou dans la conduite des affaires internationales;

Cet alinéa traite du renseignement concernant les relations internationales. Dans ce cas aussi, les renseignements recueillis ou préparés aux fins du renseignement englobent tant les données brutes recueillies que les données traitées ou analysées.

f) des renseignements concernant les méthodes et le matériel technique ou scientifique de collecte, d'évaluation ou de traitement des éléments d'information visés aux alinéas d) et e), ou encore des renseignements concernant leurs sources;

Cet alinéa concerne la collecte, l'évaluation et le traitement des données recueillies ou préparées aux fins du renseignement ainsi que les questions connexes.

La combinaison des alinéas d), e) et f) a pour effet d'être le plus englobant possible en ce qui a trait à la protection des renseignements et des documents liés au renseignement national ou international.

g) des renseignements concernant les positions adoptées ou envisagées, dans le cadre de négociations internationales présentes ou futures, par le gouvernement du Canada, les gouvernements d'États étrangers ou les organisations internationales d'États;

Cet alinéa concerne les renseignements relatifs aux négociations internationales. L'exception ne s'applique qu'aux négociations actuelles ou futures et non aux négociations internationales passées et terminées (voir aussi la section 11.18.5 de ce chapitre portant sur les négociations relativement à l'alinéa 21(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information).

h) des renseignements contenus dans la correspondance diplomatique échangée avec des États étrangers ou des organisations internationales d'États, ou dans la correspondance officielle échangée avec des missions diplomatiques ou des postes consulaires canadiens;

Cet alinéa concerne la correspondance entre les États ou les gouvernements, ou encore la correspondance officielle entre les missions diplomatiques et les postes consulaires canadiens et Ottawa. La dernière catégorie touche les rapports politiques, militaires ou économiques qui ne sont pas directement associés avec la production de renseignements dans les cas où la divulgation de renseignements pourrait vraisemblablement porter préjudice. L'exception ne protège pas toute la correspondance puisqu'un critère subjectif est en cause. Par exemple, une grande partie de la correspondance sur l'administration interne des missions, les programmes culturels ou les programmes d'information publique ne se qualifiera probablement pas pour une exception.

i) des renseignements relatifs à ceux des réseaux de communications et des procédés de cryptographie du Canada ou d'États étrangers qui sont utilisés aux fins suivantes :

  • (i) la conduite des affaires internationales;
  • (ii) la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada;
  • (iii) la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives.

Dans cet alinéa qui traite des réseaux de communications utilisés pour la défense, les relations internationales ou la sécurité nationale, l'expression « procédé de cryptographie » signifie systèmes de codage et de décodage.

Application

Il est essentiel de retenir que les types de renseignements énumérés au paragraphe 15(1) ne feront pas automatiquement l'objet d'une exception. Pour que l'exception s'applique à l'une ou l'autre des catégories de renseignements définies dans ce paragraphe, le responsable d'une institution fédérale doit démontrer qu'il existe un risque vraisemblable de préjudice probable à l'un des trois intérêts précisés découlant de la divulgation.

Lorsqu'on invoque le paragraphe 15(1), il n'est pas nécessaire de renvoyer au paragraphe descriptif. Dans l'arrêt Commissaire à l'information c. Ministre de la Défense nationale, [1990] 3 C.F. 22 (1re inst.), la Court fédérale a déclaré que « L'obligation qui est faite sous le régime de l'article 15 est d'informer l'auteur de la demande que les renseignements sont refusés parce que leur communication risquerait de porter préjudice (1) à la conduite des affaires internationales, (2) à la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada ou (3) à la détection, à la prévention ou à la répression d'activités hostiles ou subversives ».

Dans l'arrêt Al Yamani c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration),  [2000] 3 C.F. 433 (1re inst.), la Cour fédérale a caractérisé les « activités hostiles ou subversives » comme des activités « qui comportent ou non de la violence et qui ont pour cible le Canada ou tout État allié ou associé avec le Canada. Elle [la définition] ne fait pas de distinction entre les activités qui seraient considérées subversives par opposition aux activités hostiles; elle regroupe plutôt un vaste mélange d'activités allant de l'obtention d'éléments pour le renseignement au terrorisme. ».

Lorsque l'on demande à un État étranger la permission de divulguer les notes diplomatiques et qu'il a refusé cette permission, cette réponse justifie probablement à elle seule la non-communication même si le demandeur a déjà eu accès à une partie des renseignements qui se trouvent dans l'une des notes. Dans l'affaire Do-Ky c. Canada (Ministre des Affaires étrangères et du commerce international)(1re inst.), [1997] 2 C.F. 907, la Cour fédérale a déclaré ce qui suit :

…L'intimé pouvait à bon droit tenir compte des usages diplomatiques habituels dans son appréciation du préjudice que la divulgation risquait de causer car c'était le meilleur critère à appliquer pour évaluer le préjudice probable….

…Le gouvernement fédéral n'a pas à prouver que la note diplomatique envoyée au Canada n'est pas publique, pas plus qu'il n'est obligé, dans de tels cas, de prouver une prémisse négative….

…L'élément pertinent, en l'espèce, est que l'autre gouvernement a requis la confidentialité et que le Canada ne peut trahir la confiance qui a été placée en lui sans que sa réputation au sein de la communauté internationale et, par le fait même, ses relations internationales ne subissent un préjudice considérable….

…Lorsqu'un État demande que de la correspondance diplomatique demeure confidentielle, le gouvernement canadien n'a pas à examiner les motifs de ce pays. Il suffit que cette requête lui ait été faite. De fait, sauf circonstances exceptionnelles, le gouvernement canadien commettrait une faute diplomatique s'il se posait en juge des raisons de l'État étranger.

Ceci dit, il est important de prendre note que dans l'affaire X c. Canada (Ministre de la Défense nationale) (1992), 58 F.T.R. 93 (C.F. 1re inst.), la Cour fédérale a jugé qu'il serait déraisonnable de conclure que les documents datés de 1941 et 1942 et portant sur une époque où le Canada était engagé dans une guerre mondiale pourraient révéler quoi que ce soit qui pourrait être pertinent et porter préjudice à la conduite des relations internationales du Canada et à sa défense nationale 50 ans après le fait.

Dans l'arrêt Bronskill c. Canada (Patrimoine canadien), 2011 CF 983 Voir la note en bas de page [11-1], la Cour fédérale a dit qu'une institution fédérale ne doit pas, pour justifier l'application de l'article 15, invoquer « une justification passe-partout » qui n'indique pas le lien précis entre la communication de documents spécifiques et le préjudice allégué. La Cour fédérale a aussi indiqué que l'évaluation du risque vraisemblable de préjudice probable doit être uniforme pour tous les documents. Des caviardages variables et des évaluations variables du préjudice pouvant résulter de la communication pourraient constituer un motif suffisant pour que la Cour ordonne une communication plus étendue.

Dans l'arrêt Attaran c. Canada (Affaires étrangères), 2011 CAF 182, la Cour était saisie de la question de savoir si le pouvoir discrétionnaire prévu au paragraphe 15(1) de la Loi sur l'accès à l'information avait été exercé et, dans l'affirmative, s'il l'avait été de façon raisonnable. La Cour d'appel fédérale a rendu que la preuve déposée à la Cour doit montrer que le décideur a exercé le pouvoir discrétionnaire conféré par le paragraphe 15(1). Il se peut que le fardeau de la preuve incombe à l'institution fédérale qui doit alors établir que le pouvoir discrétionnaire a été exercé de façon raisonnable, particulièrement dans les cas où le demandeur n'a pas accès aux documents complets et où une partie de la procédure se tient à huis clos Voir la note en bas de page [11-2]. La Cour a examiné le genre de preuve qui serait nécessaire pour démontrer que le décideur a exercé le pouvoir discrétionnaire qui lui est conféré en vertu du paragraphe 15(1). La Cour a déclaré ce qui suit :

Tout comme l'absence d'éléments de preuve précis concernant l'exercice du pouvoir discrétionnaire n'est pas déterminante, l'existence d'une déclaration dans un document portant qu'un pouvoir discrétionnaire a été exercé ne sera pas nécessairement déterminante.…Dans chaque affaire portant sur l'aspect discrétionnaire de l'article 15 de la Loi, la cour de révision doit examiner l'ensemble de la preuve pour décider si elle est convaincue, selon la prépondérance des probabilités, que le décideur a compris qu'il avait un pouvoir discrétionnaire de communiquer des documents et qu'il a ensuite exercé ce pouvoir discrétionnaire.

La divulgation publique antérieure de l'information a été considérée comme un facteur pertinent dans l'exercice du pouvoir discrétionnaire. Bien que cela ne puisse pas être vrai dans tous les cas, la communication publique antérieure des renseignements constituait un incitatif en faveur de l'exercice du pouvoir discrétionnaire de communiquer les renseignements au demandeur.

Consultation

Depuis janvier 2012, il n'est plus obligatoire de consulter l'institution fédérale la plus concernée avant de décider d'accepter ou de refuser la communication de renseignements en vertu de l'article 15. En fait, la section 7.7.1 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information demande aux institutions de limiter les consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait à l'application de l'article 15 de la Loi à deux cas : lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus d'information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de refuser l'accès aux renseignements ou lorsqu'elle a l'intention de divulguer des renseignements de nature délicate. Au besoin, les institutions devraient consulter :

  • Affaires étrangères et Commerce international Canada pour décider de refuser ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la conduite des affaires internationales;
  • Défense nationale pour décider de refuser ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada;
  • l'institution fédérale la plus concernée – c'est-à-dire le Service canadien du renseignement de sécurité, Affaires étrangères et Commerce international Canada, Défense nationale, Sécurité publique Canada ou la Gendarmerie royale du Canada – pour décider de refuser ou de communiquer tout renseignement qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives.

11.4 Article 16 de la Loi – Application des lois, enquêtes et sécurité des établissements pénitentiaires

L'article 16 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) comprend une série d'exceptions discrétionnaires et obligatoires fondées sur des critères objectifs et subjectifs qui visent à protéger :

  • l'application efficace des lois, y compris le droit pénal;
  • l'intégrité et l'efficacité des autres types d'enquêtes Voir la note en bas de page [11-3] – p. ex., les enquêtes à caractère administratif ordinaires se rapportant à l'application d‘une loi du Parlement, les enquêtes touchant la réglementation ou encore les accidents d'avion;
  • la sécurité des établissements pénitentiaires.

Chacun de ses trois premiers paragraphes constitue, en soi, une exception à prendre en considération indépendamment des autres. Le paragraphe 16(4) de la Loi sur l'accès à l'information définit le terme « enquête » aux fins des alinéas 16(1)b) et c).

11.4.1 Alinéa 16(1)a)

L'alinéa 16(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information constitue une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif, qui protège l'intégrité des enquêtes et, en particulier, les renseignements obtenus ou préparés par un organisme d'enquête, selon la définition donnée à l'article 9 du Règlement sur l'accès à l'information, au cours d'une enquête licite. L'exception est fondée sur un critère objectif parce qu'il serait difficile d'appliquer une exception fondée sur un critère subjectif aux documents d'enquête dont pratiquement tout le contenu est de nature délicate.

L'exception est assujettie aux trois conditions suivantes :

  1. Les renseignements ont été obtenus ou préparés par un organisme d'enquête mentionné à l'annexe I du Règlement sur l'accès à l'information.

    Cela ne signifie pas que seuls ces organismes d'enquête peuvent invoquer l'exception. D'autres institutions peuvent se prévaloir de l'exception en autant que le document respecte les trois conditions.

  2. Les renseignements ont été obtenus ou préparés au cours d'une enquête conforme à la loi Voir la note en bas de page [11-4].

    Il importe donc que l'enquête soit effectuée dans le cadre d'une loi et qu'elle ne soit pas interdite par la loi. L'application n'est pas conditionnelle cependant à la légalité des techniques utilisées pendant une enquête conforme à la loi ou au fait que la preuve ait été obtenue légalement ou non.

  3. Elle ne s'applique que si l'enquête a trait :

    1. à la détection, la prévention et la répression du crime,
    2. aux activités destinées à aire respecter les lois fédérales ou provinciales,
    3. aux activités soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.

    L'alinéa 16(1)a) et ses sous-alinéas s'appliquent aux renseignements obtenus au cours d'enquêtes aux termes du Code criminel ou d'enquêtes sur toute autre activité illicite interdite en vertu de la loi fédérale ou provinciale, y compris les lois municipales.

    Le sous-alinéa 16(1)a)(i) faut référence au crime et a trait aux enquêtes menées en vue de faire respecter le Code criminel. Il faut toutefois prendre note que seulement une partie des infractions au droit pénal est prévue au Code criminel et que, de ces infractions au Code criminel, seulement une partie est fondée sur le droit pénal. Le sous-alinéa 16(1)a)(ii) a trait aux enquêtes sur les activités interdites en vertu de lois fédérales ou provinciales. Ces enquêtes peuvent porter sur des crimes; dans ces cas, il y a chevauchement des sous-alinéas 16(1)a)(i) et (ii). En général, les activités dont il est question au sous-alinéa 16(1)a)(ii) constituent des infractions aux lois fédérales ou provinciales. L'expression « loi provinciale » désigne également les lois municipales.

    Le sous-alinéa 16(1)a)(iii) traite des activités qui pourraient menacer la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité. L'exception ne se limite pas aux renseignements recueillis par le Service canadien du renseignement de sécurité. Un organisme d'enquête figurant à l'annexe I du Règlement sur l'accès à l'information peut l'invoquer dans la mesure où les autres critères mentionnés à l'alinéa 16(1)a) sont respectés.

Délais

L'alinéa 16(1)a) s'applique uniquement aux documents datés de moins de vingt ans, ce qui ne signifie pas que les documents assujettis à cette exception doivent être automatiquement communiqués à la suite d'une demande en vertu de la Loi dès que vingt années se sont écoulées depuis leur établissement. Bien que les documents datés de plus de vingt ans soient automatiquement soustraits à l'exception définie à l'alinéa 16(1)a), il faut invoquer l'alinéa 16(1)c) s'il y a toujours lieu de les protéger.

Dans l'arrêt Fontaine c. Canada (Gendarmerie royale), 2009 CAF 150, la Cour d'appel fédérale a dit que la durée du moratoire de vingt ans se calcule par rapport à la date où la demande d'accès a été faite et non pas par rapport à celle où elle fait l'objet d'une décision ultérieure finale.

Pouvoir discrétionnaire

Il faut prendre note qu'en dépit du critère objectif, l'alinéa 16(1)a) est une exception discrétionnaire. La latitude ainsi accordée vise à restreindre la portée générale du critère objectif. Le responsable doit donc exercer son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si des documents visés par la disposition peuvent néanmoins être communiqués. Si après avoir soupesé le pour et le contre en toute bonne foi et conformément aux dispositions pertinentes de la Loi, le responsable a des motifs raisonnables de croire que les renseignements ne devraient pas être divulgués, il a le pouvoir discrétionnaire de refuser de les communiquer.

Consultation relative à l'alinéa 16(1)a)

Il est important de signaler que l'exception en vertu de l'alinéa 16(1)a) « suit » le document. Autrement dit, l'exception peut être invoquée par une institution qui n'est pas un organisme d'enquête énuméré dans le Règlement sur l'accès à l'information à condition qu'il ait été préparé par un organisme d'enquête ou lui soit passé entre les mains à un moment donné au cours d'une enquête sur une activité mentionnée à l'alinéa 16(1)a). À titre d'exemple, Santé Canada peut invoquer l'exception en vertu de l'alinéa 16(1)a) pour un rapport qu'il détient et que la GRC a rédigé au cours d'une enquête portant sur des stupéfiants.

Depuis janvier 2012, il n'est plus obligatoire de consulter l'organisme d'enquête avant de décider d'accepter ou de refuser la communication de renseignements en vertu de l'article 16. En fait, la section 7.7.1 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information demande aux institutions de limiter les consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait à l'application de l'article 16 de la Loi à deux cas : lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus amples renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de refuser l'accès aux renseignements ou lorsqu'elle a l'intention de divulguer des renseignements de nature délicate.

Au besoin, les institutions devraient consulter l'organisme d'enquête qui a initialement obtenu ou préparé les renseignements.

11.4.2 Alinéa 16(1)b)

L'alinéa 16(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information est une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif dont la période d'application n'est pas limitée. Aux termes de cet alinéa, une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements relatifs à des techniques d'enquête ou à des projets d'enquête licite déterminée. Cette exception vise à protéger l'essence de l'application efficace des lois et la tenue efficace d'enquêtes, de sorte que ces dernières puissent être effectuées en secret, sans que les personnes visées par l'enquête sachent ou comprennent comment l'enquête est menée.

Tout renseignement concernant une technique d'enquête peut être refusé en vertu de cette exception; les projets doivent toutefois porter sur une enquête licite déterminée. Le terme « licite » signifie que l'enquête doit être conforme à la loi.

Selon le paragraphe 16(4) de la Loi sur l'accès à l'information, les projets peuvent être protégés seulement pour une enquête qui :

  • a) se rapporte à l'application d'une loi fédérale;
  • b) est autorisée sous le régime d'une loi fédérale;
  • c) fait partie d'une catégorie d'enquête précisée dans le [Règlement sur l'accès à l'information].

Le terme « enquête » est défini plus en détail à la section 11.4.7 du présent chapitre.

Consultation relative à l'alinéa 16(1)b)

Depuis janvier 2012, il n'est plus obligatoire de consulter l'organisme d'enquête avant de décider d'accepter ou de refuser la communication de renseignements en vertu de l'article 16. En fait, la section 7.7.1 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information demande aux institutions de limiter les consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait à l'application de l'article 16 de la Loi à deux cas : lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus amples renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de refuser l'accès aux renseignements ou lorsqu'elle a l'intention de divulguer des renseignements de nature délicate.

Au besoin les institutions devraient consulter l'organisme d'enquête ou l'autre institution fédérale la plus touchée par la technique d'enquête ou l'enquête en question.

11.4.3 Alinéa 16(1)c)

L'alinéa 16(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui vise à protéger l'application de la loi et la tenue d'enquêtes. Aux termes de cet alinéa, une institution fédérale peut refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d'enquêtes licites. La Loi contient des exemples des types de renseignements visés par cette exception aux sous-alinéas (i), (ii) et (iii). Il s'agit :

  • (i) des renseignements relatifs à l'existence ou à la nature d'une enquête déterminée,
  • (ii) des renseignements qui permettraient de remonter à une source de renseignements confidentielle,
  • (iii) des renseignements obtenus ou préparés au cours d'une enquête.

Les types de renseignements cités dans cette disposition sont donnés à titre d'exemples seulement, et l''exception peut s'appliquer dans d'autres cas.

L'alinéa 16(1)c) prévoit des exceptions discrétionnaires fondées sur un critère subjectif de deux types :

  1. Préjudice à l'application des lois fédérales ou provinciales : Cette exception fondée sur un critère subjectif complète l'exception fondée sur un critère objectif concernant les renseignements ayant trait à l'application de la loi contenus dans l'alinéa 16(1)a). Elle vise :
    • l'application des règlements fédéraux et provinciaux qui interdisent certains types d'activité ou de comportement (p. ex., l'application de la Loi sur les produits dangereux);
    • des types d'enquêtes telles que les vérifications de l'impôt entreprises par l'Agence du revenu du Canada;
    • les recours en droit civil concernant les activités ou les comportements interdits, tels que les recours prévus par la Loi canadienne sur les droits de la personne;
    • les renseignements qui ont été obtenus ou préparés autrement que par une enquête (p. ex., des renseignements se rapportant au dépistage de fraudes fiscales ou à des programmes informatiques utilisés dans l'application de la loi);
    • les renseignements qui seraient assujettis à l'alinéa 16(1)a) s'ils ne dataient pas de plus de vingt ans lors de la demande.
  2. Préjudice au déroulement d'enquêtes licites : Cette exception vise à protéger l'intégrité et l'efficacité des enquêtes qui ne concernent pas l'application de la loi. Par exemple, il peut s'agir :
    • d'enquêtes menées pour déterminer la cause d'un accident, mais non pour porter plainte ou pour évaluer un degré de culpabilité aux fins d'un recours au civil;
    • d'enquêtes en vue de déterminer si une personne possédant un dossier judiciaire devrait se voir accorder un pardon;
    • d'enquêtes sur une utilisation inacceptable de réseaux électroniques, sur des plaintes de harcèlement ou sur des griefs.

On peut aussi invoquer l'alinéa 16(1)c) pour protéger l'identité des personnes qui ont fourni des renseignements confidentiels aux enquêteurs, ainsi que les renseignements qui pourraient servir à déterminer leur identité, lorsque la divulgation pourrait avoir pour effet d'empêcher les personnes de s'exprimer avec franchise et de nuire au déroulement de l'enquête.

Le type d'enquête auquel cette exception peut s'appliquer doit satisfaire à deux critères :

  1. L'enquête doit être conforme à la loi, c'est-à-dire qu'elle ne doit pas aller à l'encontre de la loi.
  2. L'enquête doit être conforme à la définition donnée au paragraphe 16(4) de la Loi sur l'accès à l'information. Par conséquent, il doit s'agir d'une enquête qui :
  • a) se rapporte à l'application d'une loi fédérale;
  • b) est autorisée sous le régime d'une loi fédérale;
  • c) fait partie d'une catégorie d'enquête précisée dans le [Règlement sur l'accès à l'information].

Le terme « enquête » est défini plus en détail à la section 11.4.7 du présent chapitre. Il faut prendre note que d'autres enquêtes de type plus général qui ne sont pas expressément autorisées par une loi fédérale ou menées afin d'appliquer ou d'exécuter une telle loi, comme des évaluations de programmes, des vérifications internes et d'autres études et analyses connexes, ne sont pas considérées comme des enquêtes en vertu de paragraphe 16(4) et, par conséquent, ne peuvent faire l'objet d'une exception conformément à la présente disposition.

Dans la décision Lavigne c. Canada (Commissariat aux langues officielles), 2002 CSC 53, [2002] 2 R.C.S. 773, la Cour suprême du Canada a soutenu que l'alinéa 22(1)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (qui est identique à l'alinéa 16(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information) ne doit pas être interprété de manière plus étroite que ne le permet la formulation utilisée par le Parlement. D'après l'arrêt du tribunal sur la portée de l'exception, l'existence d'un risque vraisemblable que la divulgation de renseignements nuise aux enquêtes futures constitue un motif d'exclusion. Le tribunal a aussi insisté sur le fait qu'il doit y avoir un lien clair et direct entre la divulgation d'un renseignement et le préjudice allégué. La Cour a précisé que : « La non-divulgation ne doit pas avoir pour seul objectif de faciliter le travail de l'organisme en question et doit se justifier par un vécu professionnel. »

Consultation relative à l'alinéa 16(1)c)

Depuis janvier 2012, il n'est plus obligatoire de consulter l'organisme d'enquête avant de décider d'accepter ou de refuser la communication de renseignements en vertu de l'article 16. En fait, la section 7.7.1 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information demande aux institutions de limiter les consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait à l'application de l'article 16 de la Loi à deux cas : lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus amples renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de refuser l'accès aux renseignements ou lorsqu'elle a l'intention de divulguer des renseignements de nature délicate.

Au besoin les institutions devraient consulter l'organisme d'enquête ou toute autre institution fédérale qui est la plus touchée par la loi ou l'enquête en question.

11.4.4 Alinéa 16(1)d)

L'alinéa 16(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif visant à protéger les renseignements concernant la sécurité des établissements pénitentiaires. En voici des exemples :

  • des plans de pénitencier qui pourraient faciliter une tentative d'évasion;
  • des renseignements pouvant servir à instiguer une émeute;
  • des renseignements ayant trait à l'emplacement des entrepôts d'armes dans un pénitencier.
Consultation relative à l'alinéa 16(1)d)

Depuis janvier 2012, il n'est plus obligatoire de consulter l'organisme d'enquête avant de décider d'accepter ou de refuser la communication de renseignements en vertu de l'article 16. En fait, la section 7.7.1 de la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information demande aux institutions de limiter les consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait à l'application de l'article 16 de la Loi à deux cas : lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus amples renseignements pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de refuser l'accès aux renseignements ou lorsqu'elle a l'intention de divulguer des renseignements de nature délicate.

Au besoin les institutions devraient consulter le Service correctionnel du Canada.

11.4.5 Paragraphe 16(2) – Faciliter la perpétration d'infractions

Le paragraphe 16(2) de la Loi sur l'accès à l'information est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui assure une protection particulière des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de favoriser la perpétration d'une infraction.

Les alinéas a), b) et c) fournissent les exemples suivants de types de renseignements susceptibles d'être visés par cette exception :

  • a) des renseignements sur les méthodes ou techniques utilisées par les criminels;
  • b) des renseignements techniques concernant des armes actuelles ou futures;
  • c) des renseignements portant sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages ou de réseaux ou systèmes divers, y compris des réseaux ou systèmes informatisés ou de communications, ou portant sur les méthodes employées pour leur protection.

La liste de renseignements contenue dans le paragraphe est donnée à titre d'exemple seulement. Une institution fédérale doit avoir de bonnes raisons de croire que la divulgation de renseignements précis faciliterait vraisemblablement la perpétration d'une infraction. L'exception vise aussi les renseignements sur les méthodes et les techniques criminelles (c'est-à-dire les façons d'agir des criminels). Elle touche en outre les renseignements sur les techniques de fabrication des armes (p. ex., comment fabriquer une bombe) ainsi que sur la vulnérabilité des immeubles, structures et systèmes publics et privés, y compris les systèmes informatiques et les systèmes de communication, et les méthodes utilisées pour protéger ces immeubles, structures et systèmes. Par exemple, une institution fédérale peut refuser de divulguer les plans des systèmes de sécurité ou d'autres renseignements sur les aspects vulnérables des immeubles fédéraux et des autres installations qui pourraient avoir une importance stratégique en cas d'urgence civile ou en temps de guerre.

La plupart de ces renseignements pourraient très probablement être protégés en vertu du paragraphe 16(1), mais le paragraphe 16(2) vise à faciliter le traitement des demandes de renseignements de cette nature.

11.4.6 Paragraphe 16(3) – Renseignements sur les fonctions de police provinciale et municipale de la GRC

Conformément au paragraphe 16(3) de la Loi sur l'accès à l'information, une institution fédérale est tenue de refuser la communication des documents contenant des renseignements obtenus ou préparés par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) dans l'exercice de fonctions de police provinciale ou municipale qui lui sont confiées sur conclusion d'une entente aux termes de l'article 20 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, si, à la demande de la province ou de la municipalité, le gouvernement du Canada a consenti à ne pas divulguer ces renseignements.

Il s'agit d'une exception obligatoire fondée sur un critère objectif visant à protéger les renseignements obtenus ou préparés par la GRC dans l'exercice de fonctions de police provinciale ou municipale. Pour que l'on puisse avoir recours à l'exception, il faut (1) que la province ou la municipalité demande que l'exception s'applique; et (2) que le gouvernement fédéral approuve la demande.

Il est à noter que l'exception s'applique non seulement lorsque la GRC se sert de ces renseignements pour exercer des fonctions de police provinciale ou municipale, mais aussi lorsqu'elle les utilise à d'autres fins ou que ces renseignements sont transmis à une autre institution fédérale pour une autre raison ou à d'autres fins. Lorsque des renseignements ont été obtenus ou préparés par la GRC dans l'exercice de fonctions de police provinciale ou municipale et que le gouvernement fédéral a, à la demande de la province, consenti à ne pas divulguer ces renseignements, la GRC doit, lorsqu'elle transmet ces renseignements à une autre institution fédérale, indiquer clairement l'origine du document et préciser que l'exception s'applique dans ce cas.

11.4.7 Paragraphe 16(4) – Définition du terme « enquête»

Le paragraphe 16(4) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que pour l'application des alinéas 16(1)b) et c), le terme « enquête » s'entend de toute enquête qui :

  • a) se rapporte à l'application d'une loi fédérale;
  • b) est autorisée sous le régime d'une loi fédérale;
  • c) fait partie d'une catégorie d'enquêtes précisée dans les règlements.

Selon cette définition, seuls les types d'enquêtes autorisées expressément en vertu d'une loi fédérale ou menées en vue d'appliquer une loi fédérale sont visées par les exceptions des alinéas 16(1)b) et c). Voici quelques exemples d'enquêtes visées par les alinéas 16(4)a) et b) :

  • 16(4)a) : enquête menée par le Service national des libérations conditionnelles en vue de déterminer si un individu peut recevoir un pardon en vertu de la Loi sur le casier judiciaire;
  • 16(4)b) : enquête sur une nomination menée par la Commission de la fonction publique du Canada;
  • 16(4)a) et b) : enquête effectuée par des agents de sécurité conformément à la Partie II du Code canadien du travail.

Les autres catégories d'enquêtes sont prévues à l'alinéa 16(4)c) et sont énumérées à l'article 10 du Règlement sur l'accès à l'information. Il pourrait s'agir, par exemple, d'une enquête spéciale effectuée par des contrôleurs aériens sur la perte d'espacement entre avions.

Dans Sherman c. Canada (Ministre du Revenu national), 2004 CF 1423; contrôle judiciaire pour d'autres motifs 2005 CAF 375, la Cour fédérale a déclaré que le terme « enquête » devrait être interprété dans son sens ordinaire et être défini comme « l'acte d'investiguer, toute recherche ou enquête; un examen systématique, une recherche soigneuse ou minutieuse », et qu'une telle enquête devrait être menée avec un certain objet dans l'esprit et supposer un modèle que l'on suit.

11.5 Article 16.1 de la Loi – Documents se rapportant à des enquêtes, examens ou vérifications

L'article 16.1 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui vise à protéger les documents qui contiennent des renseignements obtenus ou créés par le vérificateur général du Canada, le commissaire aux langues officielles, le commissaire à l'information et le commissaire à la protection de la vie privée ou pour leur compte dans le cadre de tout examen, toute enquête ou vérification mené(e) par eux ou sous leur autorité.

Seuls les quatre responsables nommés au paragraphe 16.1(1) peuvent se prévaloir de cette exception. Aucune autre institution ne peut l'invoquer. Toutefois, les autres institutions peuvent demander toute autre exception qui s'applique aux renseignements.

Cette disposition reconnaît qu'il serait inapproprié pour les quatre responsables nommés de divulguer des documents ou des renseignements qu'ils ont obtenus des institutions qui font l'objet d'un examen, d'une enquête ou d'une vérification. La disposition reconnaît également que les demandes d'accès à de tels documents reçues par les quatre responsables sont mieux traitées par les institutions qui ont généré les documents demandés. La disposition protège aussi les renseignements créés par les quatre responsables ou sous leur autorité dans le cadre de leurs examens, enquêtes ou vérifications pour éviter l'ingérence dans leurs attributions.

Restriction concernant l'exception

Aucune contrainte temporelle ou aucune autre restriction ne s'applique au paragraphe 16.1(1) pour les documents créés ou obtenus par le vérificateur général du Canada ou le commissaire aux langues officielles ou pour leur compte dans le cadre d'une enquête, d'un examen ou d'une vérification.

Toutefois, le paragraphe 16.1(2) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit une restriction pour les documents créés par le commissaire à l'information et le commissaire à la protection de la vie privée ou pour leur compte. En conséquence, le commissaire à l'information et le commissaire à la protection de la vie privée ne peuvent pas refuser, en vertu du paragraphe 16.1(1), la communication de renseignements créés par eux ou pour leur compte une fois que l'enquête ou la vérification et toute instance afférente, le cas échéant, sont terminées. Les documents créés peuvent comprendre, notamment, les notes de l'enquêteur, les courriels internes, les rapports d'enquêtes et les lettres de conclusion.

Cela ne signifie pas que les documents assujettis à cette exception doivent être automatiquement communiqués par le Commissariat à l'information ou le Commissariat à la protection de la vie privée à la suite d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information une fois que toutes les instances sont terminées. Plus exactement, cela veut dire que ces documents sont automatiquement soustraits à l'exception fondée sur un critère objectif définie aux alinéas 16.1(1)c) et d) de la Loi sur l'accès à l'information. S'il y a toujours lieu de les protéger, d'autres exceptions trouvées dans la Loi sur l'accès à l'information continuent de s'appliquer à tous ou à une partie des renseignements.

Il est important de distinguer les « documents créés » des « documents obtenus ». Les documents obtenus par le commissaire à l'information et le commissaire à la protection de la vie privée ou pour leur compte dans le cadre de leur enquête ou vérification continuent d'être protégés conformément au paragraphe 16.1(1), même après que toutes les instances ayant trait à l'enquête ou à la vérification sont terminées. Les documents obtenus comprennent tous les documents amassés ou reçus par les commissaires aux fins de l'enquête, notamment les observations des parties et les documents connexes. Il pourrait aussi s'agir de documents provenant de l'extérieur du gouvernement, par exemple du public, qui ont été transmis au Commissariat à l'information ou au Commissariat à la protection de la vie privée durant l'enquête – p. ex., témoignages, documents et courriels.

11.6 Article 16.2 de la Loi – Documents se rapportant à des enquêtes menées par le commissaire au lobbying ou sous son autorité

L'article 16.2 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui vise à protéger les documents qui contiennent des renseignements obtenus ou créés par le commissaire au lobbying ou pour son compte dans le cadre d'une enquête menée par lui ou sous son autorité.

Le commissaire au lobbying est le seul qui peut se prévaloir du paragraphe 16.2(1). Aucune autre institution ne peut s'en prévaloir. Toutefois, les autres institutions peuvent demander toute autre exception qui s'applique aux renseignements.

Restriction concernant l'exception

Le paragraphe 16.2(2) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que le commissaire au lobbying ne peut plus refuser de communiquer, en vertu du paragraphe 16.2(1), les renseignements créés dans le cadre d'une enquête une fois que l'enquête en question et toute instance afférente, le cas échéant, sont terminées.

Cela ne signifie pas que les documents visés par cette exception doivent être automatiquement communiqués à la suite d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information une fois que toutes les instances sont terminées. Plus exactement, cela veut dire que ces documents sont automatiquement soustraits à l'exception fondée sur un critère objectif définie au paragraphe 16.2(1). D'autres exceptions trouvées dans la Loi peuvent être invoquées s'il y a toujours lieu de protéger les documents.

11.7 Article 16.3 de la Loi – Documents se rapportant à des enquêtes, des examens et des révisions aux termes de la Loi électorale du Canada

L'article 16.3 de la Loi sur l'accès à l'information est une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif qui vise à protéger les documents qui contiennent des renseignements obtenus ou créés par toute personne qui effectue un examen, une enquête ou une révision dans l'exercice de ses fonctions sous le régime de la Loi électorale du Canada ou pour son compte.

Le directeur général des élections est le seul qui peut se prévaloir de l'article 16.3. Aucune autre institution ne peut s'en prévaloir. Toutefois, les autres institutions peuvent demander toute autre exception qui s'applique aux renseignements.

Aucune contrainte temporelle ou aucune autre restriction ne s'applique à la présente exception.

11.8 Article 16.4 de la Loi – Exception pour le commissaire à l'intégrité du secteur public

L'article 16.4 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui ne peut être utilisée que par le commissaire à l'intégrité du secteur public (commissaire à l'intégrité).

L'alinéa 16.4(1)a) exige du commissaire à l'intégrité qu'il refuse de communiquer tout document obtenu ou créé par lui ou en son nom dans le cadre :

Ces documents comprennent les documents obtenus par le commissaire à l'intégrité du fonctionnaire divulgateur et les renseignements fournis par une personne au titre de l'article 33 de la LPFDAR.

L'alinéa 16.4(1)b) de la Loi garantit la confidentialité des renseignements reçus par un conciliateur dans le cadre d'une tentative de règlement d'une plainte de représailles déposée auprès du commissaire à l'intégrité en vertu du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR. Les autres renseignements relatifs aux plaintes de représailles ne sont pas visés par l'article 16.4 de la Loi sur l'accès à l'information bien que d'autres dispositions d'exception de cette Loi puissent s'appliquer.

Les renseignements obtenus ou créés par le commissaire à l'intégrité ou pour son compte relatifs à une enquête sur la divulgation d'un acte répréhensible présumé ou à une enquête menée au titre de l'article 33 de la LPFDAR doivent être protégés par le commissaire à l'intégrité en vertu de l'article 16.4 de la Loi sur l'accès à l'information dans le cadre d'une demande d'accès, même s'ils ont été communiqués antérieurement au cours du processus d'enquête, rendus publics en vertu de la LPFDAR, publiés dans les rapports au Parlement du commissaire à l'intégrité ou autrement communiqués.

Étant donné que le paragraphe 16.4(1) est une exception obligatoire, il doit être invoqué pour tout renseignement appartenant à cette catégorie de renseignements. Si, par exemple, des renseignements personnels tombent sous le coup du paragraphe 16.4(1), l'exercice de la discrétion prévue au paragraphe 19(2) de la Loi sur l'accès à l'information, qui permet de divulguer des renseignements personnels dans certaines circonstances, ne peut exempter de l'obligation de refuser la communication. En d'autres termes, le paragraphe 19(2) ne s'applique pas et ne peut être invoqué pour justifier la communication des renseignements personnels.

Limite à l'exception

Le paragraphe 16.4(2) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que l'alinéa 16.4(1)b) ne s'applique pas si la personne qui a fourni les renseignements au conciliateur consent à leur communication. Cela n'empêche pas l'application d'autres exceptions aux documents créés dans de telles circonstances, le cas échéant.

Aucun délai ne restreint l'application de l'article 16.4, et l'exception s'applique même après la fin de l'enquête.

En résumé, aucun renseignement relatif à une enquête sur la divulgation d'un acte répréhensible ne peut être communiqué par le commissaire à l'intégrité en réponse à une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, sauf les renseignements reçus par un conciliateur en vue d'en arriver à un règlement d'une plainte de représailles seulement si la personne qui les a fournis au conciliateur consent à leur communication et si aucune autre exception ne s'applique.

11.9 Article 16.5 de la Loi – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles

L'article 16.5 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui doit être invoquée par toutes les institutions fédérales. L'exception exige que le responsable d'une institution fédérale refuse de communiquer les documents qui contiennent des renseignements créés en vue de faire une divulgation au titre de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) ou dans le cadre d'une enquête menée sur une divulgation en vertu de la LPFDAR.

Les conditions suivantes doivent être satisfaites pour que cette exception s'applique :

  1. Une divulgation d'acte répréhensible a été faite ou est en voie de se faire. La LPFDAR définit le terme « divulgation protégée » comme étant une divulgation qui est faite de bonne foi par un fonctionnaire, selon le cas :

    • en vertu de la LPFDAR;
    • dans le cadre d'une procédure parlementaire;
    • sous le régime d'une autre loi fédérale;
    • lorsque la loi l'y oblige.
  2. La divulgation a été faite ou est en train d'être préparée par un fonctionnaire. Le terme « fonctionnaire » est défini dans la LPFDAR comme toute personne employée dans le secteur public, tout membre de la Gendarmerie royale du Canada et tout administrateur général.

  3. L'acte répréhensible présumé est commis au sein du secteur public ou le concernait. « Secteur public » désigne les ministères et organismes figurant aux annexes I à V de la Loi sur la gestion des finances publiques et les autres organismes publics figurant à l'annexe I de la LPFDAR. Le secteur public ne comprend pas les Forces canadiennes, le Service canadien du renseignement de sécurité ni le Centre de la sécurité des télécommunications Canada.

  4. L'acte répréhensible présumé est l'un des suivants commis au sein du secteur public ou le concernant, tel que les définit l'article 8 de la LPFDAR :

    • a) la contravention d'une loi fédérale ou provinciale ou d'un règlement pris sous leur régime, à l'exception de la contravention de l'article 19 de la LPFDAR;
    • b) l'usage abusif des fonds ou des biens publics;
    • c) les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public;
    • d) le fait de causer – par action ou omission – un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l'environnement, à l'exception du risque inhérent à l'exercice des attributions d'un fonctionnaire;
    • e) la contravention grave d'un code de conduite établi en vertu des articles 5 ou 6 de la LPFDAR;
    • f)  le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre l'un des actes répréhensibles visés aux alinéas a) à e).
  5. Les renseignements ont été créés en vue d'une divulgation ou au cours d'une enquête sur une divulgation.

Tel qu'il est mentionné plus haut, l'exception doit être invoquée par toutes les institutions fédérales si les conditions décrites dans la disposition sont remplies. Bien que les Forces canadiennes, le Service canadien du renseignement de sécurité et le Centre de la sécurité des télécommunications Canada ne soient pas assujettis à la LPFDAR, ils doivent invoquer l'article 16.5 de la Loi sur l'accès à l'information pour refuser la communication des documents provenant d'autres institutions fédérales et contenant des renseignements créés en vue d'une divulgation au titre de la LPFDAR ou dans le cadre d'une enquête menée sur une divulgation en vertu de la LPFDAR.

L'article 54.3 de la LPFDAR stipule que toute divulgation engagée, à l'entrée en vigueur de la LPFDAR, aux termes de la politique du Conseil du Trésor intitulée Politique sur la divulgation interne d'information concernant des actes fautifs au travail est considérée comme une divulgation faite en vertu de la LPFDAR. (La Politique a été abrogée à l'entrée en vigueur de la LPFDAR le 15 avril 2007.) Par conséquent, l'exception s'applique aux divulgations faites avant le 15 avril 2007 et toujours sous examen à cette date.

En outre, pour que l'exception s'applique, il n'est pas nécessaire que la divulgation ait été faite au commissaire à l'intégrité. L'exception s'applique aux divulgations faites au surveillant d'un fonctionnaire ou à un agent supérieur désigné par la LPFDAR. De plus, l'exception s'applique même si la LPFDAR n'a pas été invoquée ou mentionnée au moment de la divulgation.

Lorsque les institutions ne savent pas avec certitude si la divulgation a été faite au titre de la LPFDAR, elles devraient consulter l'agent supérieur chargé de recevoir et de traiter les divulgations d'actes répréhensibles faites par les fonctionnaires de l'institution.

Les renseignements visés à l'article 16.5 sont protégés de façon permanente et ne peuvent être communiqués en réponse à une demande d'accès à l'information. Dans de telles circonstances, les institutions doivent refuser la communication de tous les renseignements liés à la divulgation d'un acte répréhensible présumé ou à une enquête effectuée en vertu de la LPFDAR même s'ils ont été communiqués antérieurement au cours du processus d'enquête, rendus publics par l'administrateur général de l'institution en vertu de l'alinéa 11(1)c) de la LPFDAR, publiés dans les rapports au Parlement du commissaire à l'intégrité ou autrement communiqués.

Étant donné que l'article 16.5 est une exception obligatoire, il doit être invoqué pour tout renseignement appartenant à cette catégorie de renseignements. Si, par exemple, des renseignements personnels tombent sous le coup de l'article 16.5, l'exercice de la discrétion prévue au paragraphe 19(2) de la Loi sur l'accès à l'information, qui permet de divulguer des renseignements personnels dans certaines circonstances, ne peut exempter de l'obligation de refuser la communication. En d'autres termes, le paragraphe 19(2) ne s'applique pas et ne peut être invoqué pour justifier la communication des renseignements personnels.

Il convient de noter que les renseignements relatifs à des plaintes de représailles formulées au titre du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR ne sont pas visés par cette exception et peuvent être communiqués par les institutions à moins que d'autres exceptions s'appliquent.

Aucun délai ou autre contrainte ne restreint l'application de l'article 16.5.

11.10 Article 17 de la Loi – Sécurité des individus

L'article 17 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif. Une institution fédérale peut refuser l'accès à certains renseignements si elle a des motifs raisonnables de croire que la divulgation de ces renseignements pourrait nuire à la sécurité des individus.

L'expression « nuire à la sécurité des individus » à l'article 17 n'est pas définie dans la Loi et n'a pas encore fait l'objet d'une interprétation judiciaire. Par conséquent, les éléments de l'expression sont interprétés selon leur définition dans le dictionnaire :

« Nuire »

dans le contexte de l'article 17, signifie exposer à un risque ou à des dommages; constituer une menace ou une source de danger.

« Sécurité »

signifie une absence de danger ou de risque; le fait de ne pas être exposé à une blessure, à un dommage ou à une perte.

« Individu »

désigne un être humain.

Les différents types de sécurité personnelle qui peuvent être menacés sont relativement nombreux et couvrent aussi l'intégrité physique, et peuvent comprendre les dommages psychologiques.

Un dommage psychologique n'est pas simplement une cause de détresse. Il implique qu'une divulgation pourrait donner lieu à une maladie mentale ou à un trouble psychologique ou aggraver une condition existante, ou encore pousser une personne au suicide. Par exemple, la divulgation de photographies d'une scène de meurtre particulièrement horrible prises par la police peut menacer la santé mentale de la veuve ou du veuf de la victime qui souffre de dépression même si le meurtre a eu lieu il y a plus de 20 ans.

Tout dépendant de la nature de l'information demandée, le fait que l'auteur de la demande souffre d'une maladie mentale telle qu'un état de stress post-traumatique ou une dépression peut influer sur la détermination du risque pour la sécurité de cet individu.

L'article 17 ne protège pas la sécurité économique.

Application

Cette exception s'applique à toute situation dans laquelle il existe ou semble exister des menaces pour la sécurité d'un individu. Selon le contexte, en voici des exemples possibles :

  • les noms et autres renseignements qui permettent d'identifier des employés ou agents du gouvernement associés à des dossiers dangereux ou très controversés, tels que le crime organisé, le blanchiment d'argent, le contrôle des armes à feu, les obligations en matière de pension alimentaire, les saisies-arrêts et l'avortement;
  • l'emplacement d'une maison de transition;
  • les renseignements fournis par ou à propos d'informateurs dans des situations criminelles, quasi-criminelles ou de sécurité;
  • l'identité d'une personne qui a fourni des renseignements au gouvernement canadien sur les activités d'un pays dirigé par un gouvernement répressif;
  • l'information sur des personnes qui fournissent des renseignements sur des prisonniers;
  • les plans d'étage de certains bâtiments gouvernementaux;
  • les mesures de sécurité relatives aux installations de production d'énergie;
  • le témoignage des collègues de travail d'un individu qui les harcèle et les menace de leur faire du mal;
  • les renseignements relatifs au congédiement de la personne qui fait la demande, comme les témoignages des anciens collègues, lorsque le demandeur a, dans le passé, menacé ou attaqué ses anciens collègues.

Les types de renseignements protégés en vertu de cette exception couvrent non seulement le nom de la personne, mais aussi tout élément d'identification ou autre type de renseignements dont on peut raisonnablement craindre que la divulgation puisse, en elle-même ou par un effet de mosaïque, nuire à la sécurité de certains individus. Il pourrait ainsi s'agir de renseignements qui révèlent directement ou indirectement l'identité, l'adresse domiciliaire ou un autre élément d'identification de l'individu. En ce qui concerne les employés d'une institution fédérale, l'exception peut couvrir certains renseignements qui ne font pas normalement l'objet d'un refus de communication, par exemple le nom de l'employeur de l'individu, l'adresse de son lieu de travail ou le titre de son poste. L'exception peut également s'appliquer à des renseignements normalement accessibles au public qui peuvent être jumelés à d'autres données de manière à révéler des renseignements qui pourraient nuire à la sécurité d'un individu.

Le critère subjectif applicable

Le critère subjectif à respecter dans le contexte de l'article 17 est celui du « risque vraisemblable de préjudice probable ». Le risque de préjudice ne doit pas seulement être spéculatif, et les institutions doivent démontrer qu'elles sont raisonnablement en droit de croire que la divulgation des renseignements pourrait nuire à la sécurité d'un individu (physique ou psychologique).

On peut satisfaire au critère subjectif en expliquant le fondement de la conviction que la sécurité d'un individu est menacée, en décrivant des incidents dans lesquels un comportement agressif visait une ou des personnes spécifiques, en décrivant la nature de leur travail ou encore en présentant les détails de menaces réelles.

Consultation

Avant de divulguer des renseignements fournis par une autre institution qui pourrait nuire à la sécurité de certains individus, les institutions fédérales doivent consulter l'institution qui a fourni l'information afin de s'assurer que sa divulgation ne pourra pas nuire à la sécurité des individus en cause.

11.11 Article 18 – Intérêts économiques du gouvernement du Canada

L'article 18 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) énonce une série d'exceptions discrétionnaires visant à protéger les secrets industriels, les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques et techniques appartenant au gouvernement, la priorité de publication des chercheurs du gouvernement, les intérêts financiers du gouvernement du Canada et l'aptitude de ce dernier à gérer l'économie du Canada. Chacune de ces exceptions est expliquée en détail ci-après.

11.11.1 Alinéa 18a)

L’alinéa 18a) de la Loi sur l'accès à l'information est une exemption discrétionnaire fondée sur un critère objectif visant à protéger les renseignements appartenant au gouvernement du Canada. Il peut s’agir de renseignements brevetables ou de renseignements que le gouvernement du Canada veut breveter.

Pour que cette exemption s’applique, les documents doivent contenir :

  • des secrets industriels; ou
  • des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui appartiennent au gouvernement du Canada ou à une institution fédérale et qui ont une valeur importante ou pourraient vraisemblablement en avoir une.

Après avoir déterminé si le document ou une partie de celui-ci remplit ces conditions, le responsable de l’institution fédérale doit exercer le pouvoir discrétionnaire de communiquer ou non les renseignements.

Secret industriel

Dans la décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a confirmé que le terme « secret industriel » doit recevoir son sens juridique traditionnel. Le secret industriel doit s’entendre d’un plan ou procédé, d’un outil, d’un mécanisme ou d’un composé qui possède les caractéristiques suivantes :

  1. L’information doit être secrète dans un sens absolu ou relatif (elle est connue seulement d’une ou de quelques personnes).
  2. Le détenteur de l’information doit démontrer qu’il a agi avec l’intention de traiter l’information comme si elle était secrète.
  3. L’information doit avoir une application pratique dans le secteur industriel ou commercial.
  4. Le détenteur doit avoir un intérêt (par exemple, un intérêt économique) digne d’être protégé par la loi.

Selon la Cour suprême du Canada, la partie invoquant l’exception doit établir selon la prépondérance des probabilités que le document était visé par la définition.

Le genre de renseignements qui est susceptible de tomber dans cette catégorie inclut la composition chimique d’un produit (par exemple, le vaccin contre la méningite développé par le Conseil national de recherches Canada) et les procédés de fabrication utilisés. Toutefois, ce ne sont pas tous les procédés ou tous les essais qui feraient partie de cette catégorie, surtout lorsque le procédé ou l’essai en question est courant dans une industrie donnée.

Les données de recherche, les idées abstraites et les données personnelles que l’on ne peut pas utiliser de façon industrielle ou commerciale, du moins dans un proche avenir, ne sont pas habituellement considérées comme des secrets industriels. La question de savoir si ces renseignements constituent un secret industriel doit être décidé au cas par cas. 

Renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques

Outre les secrets industriels, l'alinéa 18a) protège les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant au gouvernement du Canada ou à une institution fédérale assujettie à la Loi.

Les renseignements appartenant à d'autres organismes fédéraux non assujettis à la Loi, comme l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada, sont des renseignements de tiers (voir la section 11.14 du présent chapitre). Toutefois, l’expression « gouvernement du Canada » utilisée à l’alinéa 18a) revêt un sens plus large que le terme « institutions fédérales » qu’on trouve ailleurs dans la Loi. Les renseignements délicats appartenant aux organismes gouvernementaux qui ne sont pas assujettis à la Loi peuvent également faire l’objet d’un refus de communication en vertu de l'alinéa 18a) ou de l’alinéa 18d) lorsqu’ils rencontrent les conditions de ces exceptions. Ainsi, les alinéas 18a) et 18d) et l’article 20 peuvent être invoqués afin de protéger des renseignements appartenant à des organismes fédéraux qui ne sont pas assujettis à la Loi.

Dans sa décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a souscrit à la jurisprudence bien établie de la Cour fédérale selon laquelle il convient de donner aux termes « financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques » leur sens lexicographique ordinaire. La Cour suprême du Canada a statué que les renseignements en cause n’ont pas à avoir une valeur inhérente Voir la note en bas de page 11-6, et les détails administratifs comme la numérotation des pages et des volumes, les dates et les passages des documents où se trouvent les renseignements ne constituent pas des renseignements de nature scientifique, technique, financière ou commerciale.

Un document doit lui-même contenir des renseignements financiers ou commerciaux. Il ne suffit pas que le document en question ait été créé dans le cadre d’une instance susceptible d’avoir des incidences financières ou commerciales. Voir la note en bas de page 11-7

Un document n’a pas de connotation financière simplement parce qu’il mentionne un terrain, même si un terrain est un avoir. De même, un document contenant des renseignements recueillis par une tierce partie lors de la prestation de services fournis à titre onéreux ne peut pas être considéré comme des renseignements commerciaux.

Valeur importante

Les renseignements doivent avoir une valeur « réelle » par opposition à une valeur « nominale » à l'heure actuelle ou doivent vraisemblablement être susceptibles d'acquérir une telle valeur à l'avenir. Aux fins du présent alinéa, valeur s'entend de la valeur marchande.

La valeur marchande de renseignements peut être établie directement lorsqu'il existe un marché actuel ou éventuel pour ces renseignements. La recherche effectuée par le Conseil national de recherches Canada pour être ensuite approfondie par le secteur privé en vertu de diverses ententes d'exploitation sous licence constitue un exemple de renseignements qui, en termes techniques, peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de l’alinéa 18a).

Ce ne sont pas les frais engagés pour produire ou préparer les renseignements qui importent, mais la valeur des renseignements eux-mêmes. Des sommes importantes peuvent être dépensées pour produire des renseignements n’ayant aucune valeur; dans ces circonstances, l’exception ne s’appliquerait pas. Il incombe au gouvernement de démontrer que les renseignements ont non seulement de la valeur, mais une valeur importante. La tâche est plus ardue dans les cas où les renseignements ne prendront de la valeur que dans l’avenir.

D'autres catégories de renseignements semblables peuvent également avoir une valeur réelle sur le marché (par exemple, un logiciel) même si ces renseignements n'ont pas été établis dans l'intention immédiate de lancer un produit sur le marché.

11.11.2 Alinéa 18b)

L’alinéa 18b) constitue une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif et il vise à protéger deux domaines en particulier :

  1. la compétitivité d’une institution fédérale;
  2. les négociations – contractuelles ou autres – menées par une institution fédérale.

1. Compétitivité d’une institution fédérale

L’exception vise à protéger les renseignements dont la communication risquerait d’affaiblir la compétitivité des institutions fédérales qui livrent concurrence au secteur privé ou au secteur public d’un autre gouvernement.

Dans ce contexte, il y a « préjudice » lorsque la communication des renseignements risque de nuire à la compétitivité d’une institution fédérale. Un préjudice peut être porté à la compétitivité d’une institution fédérale même en l’absence de perte immédiate. Toutefois, pour que cette exception s’applique, l’institution doit être convaincue que la communication des renseignements risquerait vraisemblablement (au-delà d’une simple possibilité) de permettre à un concurrent actuel ou potentiel de nuire à la compétitivité d’une institution fédérale.

Dans l’arrêt  Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a examiné le critère pour établir le degré de probabilité qu’un préjudice découle de la divulgation des renseignements visés. La Cour a dit que le test approprié est de démontrer qu’il existe beaucoup plus qu’une simple possibilité qu’un préjudice soit causé, mais il n’est pas tenu d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que le préjudice se produira effectivement. 

L’exception peut être invoquée, qu’il y ait actuellement un concurrent sur le marché ou non.

Exemple

La Monnaie royale canadienne est une société d’État commerciale assujettie à la Loi sur l’accès à l’information. Elle exerce ses activités à l’échelle internationale et fait compétition à d’autres monnaies nationales et à des entreprises du secteur privé. La divulgation de documents qui contiennent des renseignements sur un produit qui n’est pas encore sur le marché et ses coûts de production ou un rapport sur les problèmes prévus dans l’approvisionnement d’argent et d’autres métaux pourrait vraisemblablement nuire à la compétitivité de la Monnaie royale canadienne.

2. Négociations – contractuelles ou autres – menées par une institution fédérale

Cette exception a pour but de protéger la capacité d’une institution fédérale de négocier efficacement avec d’autres parties. Elle assure aux activités économiques et commerciales d’une institution fédérale une protection semblable à celle offerte aux tiers en vertu de l’alinéa 20(1)d).

L’exception vise à protéger les négociations contractuelles et autres d’une institution fédérale de toute interférence. Bien que l’alinéa 21(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit une exception correspondante, fondée sur un critère objectif, pour des projets préparés ou des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom, le test prévu à l’alinéa 18b) peut s’avérer plus onéreux que celui de l’alinéa 21(1)c). Une institution qui invoque l’alinéa 18b) doit démontrer qu’elle a de bonnes raisons de croire qu’il y aurait interférence dans les négociations suite à la divulgation des renseignements demandés.

L’alinéa 18b) couvre les négociations menées directement par des employés ou des fonctionnaires d’une institution fédérale ou menées par des tiers agissant comme mandataires de l’institution fédérale. Il ne couvre pas les renseignements relatifs aux négociations auxquelles une institution fédérale n’est pas partie.

Dans ce contexte, le terme « négociations » s’entend des discussions et des communications qui ont pour but d’en arriver à un règlement ou une entente. Les négociations peuvent comprendre les négociations contractuelles ou les négociations portant sur le règlement d’une action en justice.

Une institution peut refuser de communiquer des projets préparés ou des renseignements portant sur des positions envisagées, des procédures, des critères ou des instructions dans le cadre de toutes les négociations menées ou à mener par une institution, ou en son nom. Ce droit de refus s’étend aux options, solutions de repli et tactiques élaborées dans le cadre du processus de négociation.

L’exception s’applique normalement aux négociations courantes ou futures. Elle peut s’appliquer même si les négociations ne sont pas encore entamées au moment de la présentation de la demande d’accès à l’information, y compris lorsque aucun contact direct n’a été établi avec l’autre partie ou son mandataire. Toutefois, il n’est pas suffisant de parler d’une « vague possibilité » de négociations futures. On doit pouvoir s’attendre vraisemblablement, en se basant sur des faits, à ce que des négociations aient lieu dans l’avenir.

Les renseignements découlant des négociations menées à terme ne sont pas couverts, à moins, par exemple, qu’on projette de recourir à nouveau à la même stratégie et que cette dernière n’ait pas été dévoilée publiquement.

L’expression « entraver des négociations – contractuelles ou autres – menées par une institution fédérale » signifie faire obstruction ou nuire à la négociation d’un contrat ou autre forme d’entente entre l’institution fédérale et un tiers, ou encore la rendre beaucoup plus difficile. La communication des renseignements doit risquer vraisemblablement de nuire aux négociations et il doit s’agir de négociations précises et pas de possibles négociations de nature générale dans l’avenir.

Pour invoquer l’exception, l’institution doit établir que :

  • le document renferme des projets préparés ou des renseignements portant sur des positions envisagées, des procédures, des critères ou des instructions;
  • le document porte sur des négociations;
  • des négociations sont en cours ou seront menées dans l’avenir;
  • des négociations sont menées par une institution ou en son nom;
  • la communication du document risque vraisemblablement de nuire aux négociations.

Exemples

  • un projet de négociation concernant un marché qui n’a pas encore été conclu;
  • une stratégie pour les négociations collectives en cours avec les syndicats;
  • des instructions relatives aux négociations sur une expropriation qui sont menées par un arbitre nommé par l’institution fédérale et agissant sous son autorité;
  • des notes manuscrites sur une ébauche d’entente entre une institution et une entreprise privée, lesquelles énoncent la position envisagée par l’institution à l’égard des diverses dispositions de l’entente;
  • un document de travail créé à l’appui de négociations particulières entreprises entre l’institution et un tiers.

L’alinéa 18b) ne s’applique qu’aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information. Il ne peut être appliqué aux intérêts du gouvernement du Canada dans son ensemble.

Les organismes fédéraux qui n’entrent pas dans la définition d’une « institution fédérale » donnée à l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information ne peuvent réclamer une protection en vertu de l’alinéa 18b). Par exemple, les filiales d’une société d’État mère qui ne sont pas des filiales à cent pour cent, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ne peuvent réclamer une protection en vertu de l’alinéa 18b) parce qu’elles ne sont pas des « institutions fédérales » au sens de la Loi sur l’accès à l’information. Elles sont toutefois des tiers en vertu de la Loi et leur compétitivité et leurs négociations peuvent bénéficier d’une protection en vertu des alinéas 20(1)c) et d) respectivement.

11.11.3 Alinéa 18c)

Selon l'alinéa 18c) de la Loi sur l'accès à l'information, une institution fédérale peut refuser la communication de tout document qui renferme des renseignements techniques ou scientifiques obtenus grâce à des recherches par un cadre ou un employé d'une institution fédérale et dont la divulgation risquerait vraisemblablement de priver cette personne de sa priorité de publication. L’objectif est de permettre au gouvernement de maintenir sa capacité d’embaucher des experts scientifiques et techniques.

Cette exception est discrétionnaire et fondée sur un critère subjectif. L'alinéa reconnaît le droit exclusif des cadres ou des employés d'une institution fédérale de publier des ouvrages fondés sur des recherches scientifiques ou techniques qu'ils ont effectuées eux-mêmes pendant qu'ils faisaient partie du personnel d'une institution fédérale. Ce droit est provisoire étant donné qu'une fois l'ouvrage publié, les données de base ne sont plus protégées par cette exception.

Afin d'avoir recours à cette exception, le cadre ou l'employé doit travailler activement à la recherche et prévoir, dans une mesure raisonnable, la publication des résultats.

Cette exception ne s'applique pas à l'information scientifique ou technique tirée de recherches effectuées par une entreprise de l'extérieur qui exécute un marché conclu avec une institution fédérale.

Exemple

Durant une étude visant à déterminer si un certain type de boisson cause le cancer chez des rats, les scientifiques du gouvernement mènent de nombreux tests et consignent minutieusement les résultats. Ensuite, ils analysent ces résultats et tirent des conclusions qui seront éventuellement publiées dans une revue scientifique. Si l’on divulguait les résultats des tests avant que l’étude soit publiée, un autre scientifique pourrait s’emparer des résultats, les analyser et émettre ses propres conclusions, privant ainsi la personne à l’origine de l’étude de sa priorité de publication.

11.11.4 Alinéa 18d)

L’alinéa 18d) constitue une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif, laquelle vise trois objectifs :

  1. protéger les intérêts financiers d’une institution fédérale; ou
  2. protéger la capacité du gouvernement de gérer l'économie; ou
  3. éviter que la communication des renseignements ne procure des avantages injustifiés à une personne.

1. Protéger les intérêts financiers d’une institution fédérale

« Intérêts financiers » s’entend de la situation financière d’une institution fédérale et de sa gestion des fonds. Les intérêts financiers comprennent des aspects comme la gestion de l’actif et du passif; l’aptitude d’une institution à protéger ses propres intérêts dans ses transactions avec des tiers, d’autres institutions fédérales et d’autres gouvernements et dans les ententes de partenariats publics-privés; et sa capacité de percevoir des frais et de générer des recettes.

Comme la disposition utilise précisément le terme « intérêts financiers d’une institution fédérale », l’exception ne peut être appliquée à la protection des intérêts financiers du gouvernement du Canada dans son ensemble.

Dans la plupart des cas, l’institution dont les intérêts économiques sont en cause sera l’institution qui détient ou contrôle les documents demandés. Dans certains cas, toutefois, une institution peut détenir des renseignements portant sur une autre institution dont les intérêts économiques risquent d’être entravés par la communication. Dans ces cas, l’institution qui traite la demande devrait consulter si elle n’a pas toute l’information dont elle a besoin pour exercer son pouvoir discrétionnaire ou si elle a l’intention de divulguer des renseignements délicats.

2. Protéger la capacité du gouvernement du Canada de gérer son économie

L’expression « gouvernement du Canada » utilisée à l’alinéa 18d) revêt un sens plus large que le terme « institution fédérale » qu’on trouve ailleurs dans la Loi. On reconnaît ainsi qu’individuellement ou collectivement, les institutions peuvent détenir des quantités considérables de renseignements financiers et économiques essentiels à la gestion de l’économie du pays. Les renseignements délicats ayant trait aux organismes gouvernementaux qui ne sont pas assujettis à la Loi peuvent également faire l’objet d’un refus de communication en vertu de l’alinéa 18d) s’il peut être démontré que leur divulgation pourrait nuire à la capacité du gouvernement du Canada de gérer l’économie du pays. Par exemple, l’Office d’investissement du Régime de pensions du Canada gère le Régime de pensions du Canada, dont la valeur s’établissait à 152 milliards de dollars le 31 décembre 2011, et qui assurera la viabilité des retraites futures de 18 millions de Canadiens. La divulgation de renseignements qui pourrait entraîner des pertes considérables pour le Régime de pensions du Canada pourrait également nuire à la capacité du gouvernement de gérer l’économie. De tels renseignements seraient aussi protégés en vertu de l’alinéa 20(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information.

L’expression « capacité de gérer l’économie du Canada » fait référence à la responsabilité du gouvernement du Canada de gérer ses activités économiques en veillant à ce qu’une infrastructure économique convenable soit instaurée. Elle dépend de tout un éventail d’activités, notamment les politiques monétaires, fiscales et économiques, l’impôt et les initiatives de développement économique et de développement des entreprises. Elle peut inclure, par exemple, des activités touchant la lutte contre l’inflation ou le chômage, le développement régional, le crédit, la balance des paiements, l’établissement du taux d’intérêt bancaire ou le prix des biens ou des ressources.

Un préjudice porté à ces intérêts comprend tout préjudice ou activité susceptibles de nuire aux politiques ou activités économiques dont une seule institution a la responsabilité, ainsi que tout tort causé aux politiques ou programmes qui s’étendent à l’ensemble de l’économie du Canada.

Dans les cas où la divulgation de renseignements pourrait porter préjudice à la capacité du gouvernement de gérer l’économie du Canada, l’institution qui traite la demande devrait consulter le ministère des Finances Canada lorsqu’elle n’a pas toute l’information dont elle a besoin pour exercer son pouvoir discrétionnaire ou si elle a l’intention de divulguer des renseignements délicats.

3. Éviter que la communication des renseignements ne procure des avantages injustifiés à une personne

Cette disposition peut aussi être invoquée lorsqu’il y a des motifs objectifs de croire que la communication des renseignements pourrait vraisemblablement procurer des avantages injustifiés pouvant se mesurer en termes monétaires ou leur équivalent (par exemple, une hausse des recettes, une amélioration de la réputation d’une organisation ou un accroissement de l’actif incorporel). « Avantage injustifié » s’entend des avantages superflus ou inopportuns.

Le terme « personne » comprend non seulement des êtres humains mais aussi des personnes morales. Pour que cette disposition s’applique, il n’est pas nécessaire que la personne qui retirera vraisemblablement des avantages soit l’auteur de la demande.

Exemples

  • La communication de renseignements confidentiels concernant l’intention du gouvernement d’acheter une certaine propriété pourrait faire en sorte que des tiers achèteront cette propriété dans le but de faire un profit en la vendant par la suite au gouvernement.
  • La communication hâtive de renseignements sur un changement dans les sources de revenu, notamment les taxes, droits ou taux tarifaires, pourrait donner lieu à un avantage injustifié à un tiers.
  • On pourrait vraisemblablement s’attendre à ce que la communication des spécifications de matériel d’essai spécial ou d’un logiciel mis au point par une institution qui ont été tenues secrètes ou confidentielles procure un avantage injustifié.

L’alinéa 18d) donne une liste de types de renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à l’un des deux domaines d’intérêt susmentionnés ou de procurer des avantages injustifiés à une personne. Ces renseignements peuvent notamment porter sur :

  1. la monnaie canadienne, son monnayage ou son pouvoir libératoire,
  2. les projets de changement du taux d’intérêt bancaire ou du taux d’emprunt du gouvernement,
  3. les projets de changement des taux tarifaires, des taxes, impôts ou droits ou des autres sources de revenu,
  4. les projets de changement dans le mode de fonctionnement des institutions financières,
  5. les projets de vente ou d’achat de valeurs mobilières ou de devises canadiennes ou étrangères,
  6. les projets de vente ou d’acquisition de terrains ou autres biens.

La liste n’est pas exhaustive. Elle est fournie à titre indicatif et d’autres types de documents semblables peuvent également faire l’objet d’une exception, notamment les documents décrits dans les exemples ci-dessus et les suivants :

  • les renseignements au sujet des stratégies d’investissement d’une institution, lesquels pourraient avoir une incidence sur ses intérêts ou sa situation financière future;
  • les renseignements contenus dans les documents entourant la préparation du budget, lesquels pourraient amener certains segments du secteur privé à prendre des mesures pouvant avoir une incidence sur la capacité du gouvernement d’atteindre ses objectifs économiques;
  • les ébauches de plans pour mettre un terme au programme de subventions au développement de la petite entreprise.

L’alinéa 18d) n’est pas une exception basée sur un critère objectif. Avant de pouvoir bénéficier d’une exception en vertu de cet alinéa, les institutions fédérales doivent faire la preuve d’un risque vraisemblable (au-delà d’une simple possibilité) de préjudice. Il n’est pas nécessaire de préciser quel sous-alinéa est invoqué étant donné qu’il s’agit d’exemples uniquement.

Finalement, l’alinéa 18d) ne peut pas être utilisé pour refuser la communication de renseignements qui mettent au jour une responsabilité susceptible de donner lieu à une action en justice contre une institution fédérale pour acte fautif présumé. En outre, il n’est pas suffisant, pour satisfaire aux critères de cette exception, d’avoir la conviction que l’institution pourrait faire l’objet de poursuites si les renseignements étaient communiqués.

11.12 Article 18.1 – Intérêts économiques de certaines sociétés d'État

Le paragraphe 18.1(1) de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) crée une exception discrétionnaire qui vise à protéger les renseignements commerciaux confidentiels des sociétés d’État énoncés dans la disposition. Contrairement à l’article 18, il n’est pas nécessaire de fournir la preuve que les renseignements ont une valeur importante ou pourraient vraisemblablement en avoir une ou que leur communication risque vraisemblablement de porter préjudice.

Toutefois, celui qui exerce un pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des incidences de la communication.

Pour que cette exception s’applique, les trois conditions suivantes doivent être respectées :

  1. Les renseignements doivent être des secrets industriels ou de nature financière, commerciale, scientifique ou technique.

    Dans la décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a confirmé que le terme « secret industriel » doit recevoir son sens juridique traditionnel. Le secret industriel doit s’entendre d’un plan ou procédé, d’un outil, d’un mécanisme ou d’un composé qui possède les caractéristiques suivantes :

    1. l’information doit être secrète dans un sens absolu ou relatif (elle est connue seulement d’une ou de quelques personnes);
    2. le détenteur de l’information doit démontrer qu’il a agi avec l’intention de traiter l’information comme si elle était secrète;
    3. l’information doit avoir une application pratique dans le secteur industriel ou commercial;
    4. le détenteur doit avoir un intérêt (par exemple, un intérêt économique) digne d’être protégé par la loi.

    Selon la Cour suprême du Canada, la partie invoquant l’exception doit établir selon la prépondérance des probabilités que le document était visé par la définition.

    Le genre de renseignements qui est susceptible de tomber dans cette catégorie inclut la composition chimique d’un produit et les procédés de fabrication utilisés. Toutefois, ce ne sont pas tous les procédés ou tous les essais qui feraient partie de cette catégorie, surtout lorsque le procédé ou l’essai en question est courant dans une industrie donnée.

    Les données de recherche, les idées abstraites et les données personnelles que l’on ne peut pas utiliser de façon industrielle ou commerciale, du moins dans un proche avenir, ne sont pas habituellement considérées comme des secrets industriels. La question de savoir si ces renseignements constituent un secret industriel doit être décidé au cas par cas. 

    Dans sa décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a souscrit à la jurisprudence bien établie de la Cour fédérale selon laquelle il convient de donner aux termes « financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques » leur sens lexicographique ordinaire. La Cour suprême du Canada a statué que les renseignements en cause n’ont pas à avoir une valeur inhérente Voir la note en bas de page 11-8, et les détails administratifs comme la numérotation des pages et des volumes, les dates et les passages des documents où se trouvent les renseignements ne constituent pas des renseignements de nature scientifique, technique, financière ou commerciale.

  2. Les renseignements appartiennent à la Société canadienne des postes, Exportation et développement Canada, l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public ou VIA Rail Canada inc. ou à l’une de leurs filiales en propriété exclusive au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  3. La société d’État nommée au paragraphe 18.1(1), ou sa filiale en propriété exclusive, qui détient les renseignements a toujours eu l'intention de préserver la nature secrète de ces renseignements.

    Les renseignements désignés confidentiels ne sont pas, pour cette seule raison, automatiquement visés par l'exception. Les renseignements de nature confidentielle devront quand même être examinés au cas par cas pour déterminer s’ils sont traités comme tels de façon constante par la société d’État ou la filiale en propriété exclusive. Les renseignements ne sont pas confidentiels si le public y a accès, y compris d’autres sources. Pour que des renseignements soient jugés confidentiels, ils ne peuvent pas être obtenus de sources auxquelles le public a autrement accès, ou ne peuvent pas être obtenus par observation ou par étude indépendante par un simple citoyen agissant de son propre chef.

Il faut se rappeler qu’en dépit de sa nature objective, l’article 18.1 est une exception discrétionnaire. La latitude ainsi accordée vise à restreindre la portée générale du critère objectif. Le responsable doit donc exercer son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si des documents visés par la disposition peuvent néanmoins être communiqués. Si après avoir soupesé le pour et le contre en toute bonne foi et conformément aux dispositions pertinentes de la Loi, le responsable a des motifs raisonnables de croire que les renseignements ne devraient pas être divulgués, il a le pouvoir discrétionnaire de refuser de les communiquer.

11.12.1 Restrictions concernant l’exception

Il y a deux restrictions concernant l’application du paragraphe 18.1(1).

  1. L’alinéa 18.1(2)a) prévoit que le paragraphe 18.1(1) ne s’applique pas aux parties d'un document qui contiennent des renseignements se rapportant à l’administration de la Société canadienne des postes, d’Exportation et développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public et de VIA Rail Canada inc., ou de leurs filiales en propriété exclusive.

    L’article 3.1 de la Loi sur l'accès à l'information stipule que, pour l'application de la Loi, les renseignements se rapportant à l'administration de l'institution fédérale comprennent ceux qui ont trait à ses dépenses en matière de déplacements, d'hébergement et d'accueil. Comme le terme « administration » n’est pas défini dans la Loi, on lui donne son sens habituel : « fonctions de gestion liées à l’administration d’une organisation ».

    Par conséquent, les renseignements se rapportant à l’administration des quatre sociétés d’État susmentionnées et de leurs filiales en propriété exclusive comprennent les renseignements portant sur les activités financières (y compris les frais de déplacements, d’hébergement et d’accueil), les ressources humaines, la formation et le perfectionnement, la gestion de l’information et la technologie, les activités de gestion (notamment la planification stratégique, la gestion du rendement, les vérifications et les évaluations), la gestion des biens, la sécurité, et tout autre renseignement relatif à la gestion de l’institution.

  2. L’alinéa 18.1(2)b) prévoit que le paragraphe 18.1(1) ne s’applique pas aux parties d'un document qui contiennent des renseignements se rapportant à toute activité de la Société canadienne des postes entièrement financée sur des crédits votés par le Parlement – c’est-à-dire entièrement financées à même le Trésor.

11.13 Article 19 – Renseignements personnels

L’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) vise à établir un équilibre entre le droit du public d’avoir accès aux documents qui relèvent d’une institution fédérale et le droit des personnes à la vie privée. L’article 19 incorpore par renvoi les articles 3 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, lesquels sont essentiels à l’interprétation et à l’application de cette exception.

11.13.1 Définition de « renseignements personnels »

Le paragraphe 19(1) est une exception obligatoire fondée sur un critère objectif selon lequel, sous réserve des trois exceptions prévues au paragraphe 19(2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur la protection des renseignements personnels définit « renseignements personnels » comme des « renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Cette définition est large et contient des exemples de renseignements personnels. Par conséquent, les renseignements non mentionnés précisément dans la liste, mais clairement visés par la définition dans son sens large – p. ex., les renseignements concernant le revenu, l’ADN, l’échantillon de substances corporelles, l’orientation sexuelle ou la volonté politique d’un individu identifiable – doivent être considérés comme des renseignements personnels.

La principale cause entendue par la Cour suprême du Canada est la décision de 1997 Dagg c. Canada (Ministre des Finances), [1997] 2 R.C.S. 403. La Cour suprême du Canada a conclu ce qui suit :

Une fois qu’il a été jugé qu’un document relève de la disposition liminaire de la définition de l’expression «renseignements personnels», figurant à l’art. 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il n’est pas nécessaire d’examiner s’il correspond aussi à l’un des exemples précis, mais non exhaustifs, donnés aux al. a) à i). 

Il est donc suffisant que les renseignements soient visés par la disposition liminaire de la définition de renseignements personnels de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans certains cas, il est nécessaire de se référer aux alinéas a) à j) de la définition pour déterminer quel individu est concerné par les renseignements personnels (p. ex, les idées et opinions d’individus, dont il est question aux alinéas e), g) et h) de la définition).

Selon la définition de « renseignements personnels », les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, ne sont pertinents que s’ils concernent un individu identifiable. Dans l’arrêt Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports), 2006 CAF 157, la Cour d’appel fédérale a examiné les termes « concernant » et « renseignements personnels ». La Cour d’appel fédérale a statué ainsi :

Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, sont pertinents s’il s’agit de renseignements « concernant » un individu et s’ils permettent d’identifier l’individu ou rendent possible son identification. Il existe des précédents selon lesquels un individu « identifiable » est une personne dont il est raisonnable de croire qu’elle pourra être identifiée à l’aide des renseignements en cause s’ils sont combinés avec des renseignements d’autres sources.

... Les « renseignements personnels » doivent cependant être vus comme l’équivalent de renseignements entrant dans le droit d’une personne à la vie privée.

... La notion de vie privée intègre donc celles d’intimité, d’identité, de dignité et d’intégrité de l’individu.

Dans l’arrêt Gordon c. Canada (Santé), 2008 CF 258, la Cour fédérale a accepté le critère suivant :

Les renseignements seront des renseignements concernant un individu identifiable lorsqu’il y a de fortes possibilités que l’individu puisse être identifié par l’utilisation de ces renseignements, seuls ou en combinaison avec des renseignements d’autres sources.

L’expression « fortes possibilités » signifie plus qu’une chance frivole, mais moins que la prépondérance des probabilités. Les « renseignements d’autres sources » comprennent les renseignements accessibles au public – p. ex., par l’entremise d’Internet ou d’autres médias accessibles au public. La décision Gordon est examinée en de plus amples détails dans la section 11.13.4 du présent chapitre.

Les renseignements doivent concerner un individu identifiable pour que l’article 19 s’applique. Un « individu identifiable » est une personne physique, et non une personne morale. Une société ne constituerait donc pas un individu identifiable et l’article 19 ne pourrait s’appliquer aux renseignements protégés concernant la société. Toutefois, dans l’arrêt Janssen-Ortho Inc. c. Canada (Ministre de la Santé),2007 CAF 252, la Cour d’appel fédérale a statué que le nom des employés d’une société (lesquels sont des individus identifiables) était qualifié de renseignements personnels. L’exception était applicable puisqu’aucun de ces employés n’avait consenti à la divulgation de son nom ou du fait qu’il travaillait pour la société. Les idées ou opinions des employés en leur qualité de représentants de la société sont aussi qualifiées de renseignements personnels. Dans l’arrêt SNC Lavalin inc. c. Canada (Coopération internationale), 2007 CAF 397, la Cour d’appel fédérale a statué que quatre déclarations se trouvant dans le procès‑verbal d’une réunion entre des employés de SNC et des représentants de l’Agence canadienne de développement international constituaient des renseignements personnels. (Mais la Cour a rendu que les renseignements n’étaient pas visés par l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information à cause de l’exclusion touchant les contrats de services énoncée à l’alinéa 3k) de la définition de renseignements personnels dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.)

Dans la décision Robertson c. Canada (Ministre de l'Emploi et de l'Immigration), [1987] 42 D.L.R. (4th) 552; 13 F.T.R. 120 (1re inst.), la Cour fédérale a jugé que le titre et le nom des employés du secteur privé ne constituent pas des renseignements personnels au sens de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette décision a été renversée par l’interprétation qu’a fait la Cour suprême de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les décisions Dagg c. Canada (Ministre des Finances), [1997] 2 R.C.S. 403 et Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Commissaire de la Gendarmerie royale du Canada), 2003 CSC 8. Ainsi, la décision Robertson ne devrait pas être suivie sur cette question.

Dans l’arrêt Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration) (C.A.), 2002 CAF 270, [2003] 1 C.F. 219, la Cour d’appel fédérale a conclu que les mêmes renseignements peuvent être « personnels » pour plusieurs personnes. Dans cette affaire, des employés avaient fait des remarques au sujet de leur gestionnaire lors d’entrevues pour évaluer le milieu de travail. La Cour a dit que les noms des personnes interrogées constituaient des renseignements personnels pour les employés qui avait été interrogés et pour le gestionnaire. Après avoir pesé les intérêts privés des personnes interrogées et du gestionnaire et l’intérêt public de la divulgation et de la non‑divulgation, la Cour a statué que l’intérêt du gestionnaire ayant trait aux renseignements devrait avoir préséance. De plus, la Cour a décidé que le gestionnaire avait le droit de savoir les propos qui ont été tenus à son sujet et qui a tenu ces propos en réponse à sa demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Enfin, dans l’arrêt Cie H.J. Heinz du Canada ltée c. Canada (Procureur général), 2006 CSC 13, [2006] 1 R.C.S. 441, la Cour suprême du Canada a statué qu’un tiers peut invoquer l’article 19 dans le contexte d’une demande de contrôle judiciaire sur l’application de l’article 20 (renseignements de tiers). Ainsi, un tiers peut invoquer l’article 19 pour protéger des renseignements personnels se trouvant dans un document le concernant, par exemple les noms de ses employés.

La définition de « renseignements personnels » est examinée en de plus amples détails au chapitre 3 du Manuel sur la protection des renseignements personnels.

11.13.2 Restrictions à la définition de « renseignements personnels »

Les alinéas 3j), k), l) et m) de la définition de « renseignements personnels » de la Loi sur la protection des renseignements personnelsexcluent du sens donné à l’expression certains types de renseignements habituellement considérés comme des renseignements personnels lorsqu’une demande est formulée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ainsi, on ne peut avoir recours à une exception en vertu de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information dans le cas de renseignements concernant : 
 

  • le poste ou les fonctions, actuels ou anciens, d’un employé ou d’un cadre d’une institution fédérale (alinéa j));
  • les services qui sont rendus ou qui étaient rendus par un individu qui, au titre d’un contrat, a assuré la prestation de ces services à une institution fédérale (alinéa k));
  • les avantages financiers facultatifs accordés à un individu (alinéa l));
  • un individu décédé depuis plus de vingt ans (alinéa m)).

Les exceptions prévues aux alinéas j), k) et l) reflètent le fait qu’il existe certains renseignements concernant les employés d’une institution fédérale, les individus qui, au titre d’un contrat, assurent la prestation de services à une institution fédérale et les avantages facultatifs que, sous réserve d’autres considérations, la population a le droit de savoir.

Les exceptions prévues aux alinéas j), k) et l) devraient toutefois recevoir une interprétation restrictive puisqu’il s’agit d’exceptions au principe général selon lequel les renseignements personnels doivent être protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi sur l’accès à l’information. Par exemple, les alinéas j) et k) devraient être interprétés comme s’appliquant uniquement aux renseignements relatifs à l’emploi ou aux fonctions de nature factuelle. Cependant, les évaluations du personnel (p. ex., évaluations de rendement) et les autres évaluations de compétences ou de caractéristiques personnelles, les déclarations de conflit d’intérêts ou les rapports sur les mesures disciplinaires prises contre un employé ou un contractuel sont à inclure dans la définition de renseignements personnels.

Il convient de souligner que l’alinéa 3j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels vise seulement :

  1. les renseignements concernant un cadre ou employé, actuel ou ancien, d’une institution fédérale. Un ministre et le personnel exonéré ne sont pas des cadres ou employés de l’institution. L’expression « institution fédérale » est définie à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information;
  2. les renseignements portant sur le poste ou les fonctions du cadre ou de l’employé. En général, les renseignements portant sur le poste sont du genre de ceux qu’on trouve dans la description de travail, telles que les conditions liées au poste, dont les qualités requises, les attributions, les responsabilités, les heures de travail et l’échelle de traitement.

Dans l’arrêt Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Commissaire de la Gendarmerie royale du Canada), 2003 CSC8, [2003] 1 R.C.S. 66, la Cour suprême du Canada a notamment indiqué ce qui suit :

  • L’alinéa 3j) a pour objet de garantir que l’État et ses représentants répondront de leurs actes devant l’ensemble de la population.
  • Les exemples énumérés dans ce paragraphe ne sont pas exhaustifs et ne restreignent pas la portée générale de la disposition introductive (c’est-à-dire la définition de « renseignements personnels »).
  • Il n’existe aucune raison de restreindre la portée temporelle de l’alinéa 3j).
  • Le terme « poste » figurant à l’alinéa 3j) doit être interprété comme applicable à plusieurs postes. Les renseignements qui auraient été accessibles au moment où la personne occupait un poste donné ou exerçait certaines fonctions demeurent accessibles après qu’elle a été promue ou qu’elle a pris sa retraite.
  • Seuls les renseignements portant sur le poste ou les fonctions de l’employé visé de l’administration fédérale ou correspondant à l’un des exemples donnés sont exclus de la définition des « renseignements personnels ».

De très nombreux renseignements pouvant être considérés comme des antécédents professionnels demeurent inaccessibles. C’est le cas notamment des examens et évaluations du rendement d’un employé de l’administration fédérale, ainsi que des notes prises pendant une entrevue. En effet, ces évaluations ne constituent pas des renseignements qui portent sur le poste ou les fonctions de l’employé, mais touchent plutôt sa compétence quant à l’accomplissement de sa tâche. 

La signature d’un cadre ou employé d’une institution fédérale est un renseignement personnel. Il faut déterminer, cas par cas, si la signature tombe sous l’exception retrouvée à l’alinéa 3j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Selon l’alinéa 3j) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la signature d’un cadre ou d’un employé est exclue de la définition de renseignements personnels lorsque, par exemple, la signature du cadre  ou de l’employé était nécessaire pour prouver la validité du document ou pour attester de l’approbation d’une dépense. La signature d’un cadre ou d’un employé d’une institution fédérale sur un document préparé dans le cadre de ses fonctions est un renseignement personnel tel que défini à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels lorsque le nom de cette personne est aussi dactylographié ou imprimé sur le document. Dans un tel cas, la signature pourrait néanmoins être divulguée à la discrétion du responsable de l’institution conformément à l’article 19(2) de la Loi sur l’accès à l’information.

L’alinéa 3k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels crée une exception à la définition de renseignements personnels pour l’application des articles 7, 8 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information. Tel que mentionné ci-dessus, l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information ne peut pas être invoqué pour refuser la communication des renseignements concernant un individu qui, au titre d’un contrat, assure ou a assuré la prestation de services à une institution fédérale. Dans l’arrêt Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Secrétaire d’État aux Affaires extérieures), [1990] 1 C.F. 395(1ère inst.), la Cour fédérale a, en examinant l’alinéa 3k), conclu que la classification de sécurité comprise dans un formulaire de commandes subséquentes se rapporte au poste, et non à l’individu qui occupait le poste.

Pour l’application des articles 7, 8 et 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information, l’alinéa 3l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels crée une exception à la définition de renseignements personnels pour les renseignements concernant des avantages financiers facultatifs accordés à un individu. En ce qui concerne l’alinéa 3l), la Cour fédérale a affirmé dans l’arrêt Sutherland c. Canada (Ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien) ( 1re inst. ), [1994] 3 C.F. 527, que l’expression « avantages financiers facultatifs » n’est pas définie dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il faut l’interpréter à l’aide des mots employés, du contexte dans lequel ces mots s’inscrivent ainsi que de l’objet et du but de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans The Shorter Oxford English Dictionary, le mot [traduction] « avantage » est notamment défini comme signifiant [traduction] « faveur », « don », «  bénéfice » ou « profit ». Le mot « facultatif » laisse entendre qu’on peut accorder l’avantage prévu à l’alinéa 3l) à sa discrétion.

11.13.3 Divulgation autorisée : paragraphe 19(2)

Le paragraphe 19(2) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut donner communication de documents contenant des renseignements personnels dans les cas où :

  1. l’individu qu’ils concernent y consent;
  2. le public y a accès;
  3. la communication est conforme à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le paragraphe 19(2) accorde aux responsables des institutions le pouvoir de communiquer des renseignements personnels dans les trois situations susmentionnées. Ce paragraphe a été interprété par la Cour suprême du Canada dans l’arrêt Dagg c. Canada (Ministre des Finances), [1997] 2 R.C.S. 403, comme étant discrétionnaire en raison de l’emploi particulier du mot « peut ».

En ce qui concerne l’alinéa 19(2)b), la Cour fédérale a affirmé dans l’arrêt Yeager c. Commission nationale des libérations conditionnelles, 2008 CF 113, que même si le public avait eu accès à certains des renseignements personnels, le responsable de l’institution fédérale avait le pouvoir d’en refuser la communication. Ce principe s’applique aussi aux alinéas 19(2)a) et c).

Alinéa 19(2)a)

Dans l’arrêt Fontaine c. Canada (Gendarmerie royale du Canada), 2009 CAF 150, la Cour d’appel fédérale a déclaré qu’en vertu de l’alinéa 19(2)a), l’obligation est tout au plus de faire des efforts raisonnables pour obtenir le consentement des personnes concernées et que, pour déterminer ce qui est raisonnable, il faut tenir compte des difficultés pratiques qui risquent d’entourer les efforts déployés pour retracer et localiser ces personnes. La Cour a ajouté qu’il peut y avoir des circonstances où même si des personnes ont consenti à la divulgation au demandeur de renseignements les concernant, les institutions fédérales peuvent exercer leur pouvoir discrétionnaire et invoquer le paragraphe 19(1) afin de refuser de divulguer l’information; un tel exercice de ce pouvoir dans l’intérêt de la justice ou de la répression de la criminalité ne constituerait pas, dans des circonstances appropriées, un exercice illégal du pouvoir discrétionnaire.

Il revient à chaque institution d’établir s’il est approprié d’obtenir le consentement de la personne visée. Par exemple, il est inutile d’obtenir le consentement d’un individu poursuivi en justice par l’auteur de la demande ou d’une personne souffrant d’un trouble mental. Parmi les facteurs dont il faut tenir compte avant de demander le consentement, mentionnons :

  • Dans le cas d’un fonctionnaire, l’individu travaille-t-il encore pour le gouvernement fédéral?
  • Peut-on facilement trouver l’individu? A-t-il été simplement muté à un autre ministère ou travaille-t-il maintenant pour un organisme du secteur privé?
  • Les coordonnées sont-elles accessibles au public?
  • Les mesures menées pour trouver l’individu constitueraient-elles une atteinte déraisonnable à la vie privée?
  • Les ressources et le temps à consacrer pour trouver l’individu et pour obtenir son consentement sont-ils acceptables? 

En général, tout consentement obtenu doit uniquement s’appliquer aux documents traités pour un dossier particulier, et non aux demandes futures.

Alinéa 19(2)b)

L’expression « le public y a accès » n’est pas définie dans la Loi sur l'accès à l'information ni la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, le terme a été interprété par la Cour fédérale dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports, 2005 CF 384. D’après la Cour fédérale, pour que des renseignements appartiennent au domaine public, il faut que le public y ait un accès permanent. Par ailleurs, la Cour a noté que le paragraphe 19(2) est rédigé au présent de l’indicatif : « ...la disposition permet au responsable d’une institution fédérale de communiquer des renseignements si le public y « a » accès ». En d’autres termes, l’alinéa 19(2)b) s’applique aux renseignements personnels qui sont actuellement accessibles au public, et non à ceux qui auraient pu l’être à un moment donné par le passé et qui ne le sont plus.

Dans d’autres affaires judiciaires où il était question de l’application de l’alinéa 19(2)b) de la Loi, les juges ont statué ce qui suit :

  • Les renseignements personnels sont publiquement accessibles lorsqu’ils peuvent être obtenus à partir de plusieurs sources publiques. L’information trouvée dans un annuaire pouvant être obtenu à la Bibliothèque du Parlement est accessible publiquement. Même s’il est nécessaire d’obtenir l’autorisation afin d’utiliser les services de la Bibliothèque du Parlement, il n’en demeure pas moins que le public a accès aux renseignements demandés Voir la note en bas de page 11-10.
  • Des renseignements divulgués par inadvertance ne deviennent pas accessibles publiquement. Voir la note en bas de page 11-11

Ainsi, les renseignements personnels sont considérés comme « accessibles au public » :

  • s’ils ont été publiés sous une forme accessible au public (p. ex., dans un quotidien, un magazine, une émission télédiffusée ou radiodiffusée ou dans un site Internet) ou s’ils sont consultables dans un document accessible au public tel qu’un dossier de la cour (p. ex., greffe de la Cour fédérale) ou une base de données accessible au public;
  • le public bénéficie d’un accès raisonnable aux renseignements; l’accès n’est pas restreint à certains groupes de personnes;
  • si les renseignements auraient pu être obtenus, avec peu d’effort, dans différents documents publics ou au moyen d’une comparaison de documents obtenus à l’aide d’un moteur de recherche informatique;
  • il est évident que l’individu a rendu ses renseignements personnels accessibles au public soit en les publiant, soit en autorisant leur publication (p. ex.,  il est possible de les retrouver dans une entrevue aux médias ou dans une « lettre de lecteur » d’un quotidien);
  • ils ont été délibérément communiqués, c’est-à-dire par obligation juridique ou avec le consentement de l’individu, et non de façon accidentelle.

Les institutions doivent faire un effort raisonnable pour déterminer si des renseignements personnels sont accessibles publiquement. Il n’est pas nécessaire « d’effectuer une recherche dans tous les périodiques, les publications, etc., pour vérifier si les renseignements ont été rendus publics sous une forme quelconque ». Voir la note en bas de page 11-12

Il faut toujours évaluer à quel point les renseignements personnels sont réellement accessibles au public avant de les divulguer. Par exemple, lorsqu’on cherche à déterminer s’il y a lieu de communiquer un document du tribunal, il faut s’assurer qu’il n’y a pas d’ordonnance de confidentialité, de mise sous scellés ou autre qui y restreint l’accès.

Lorsqu’on propose divulguer des renseignements personnels qui sont du domaine public, il faut s’assurer que :

  • les renseignements personnels qu’on compte divulguer sont exactement les mêmes que les renseignements qui sont du domaine public;
  • le public a encore accès à ces renseignements;
  • les renseignements ont été obtenus de façon légitime (et non par inadvertance ou suite à une fuite).

De plus, l’alinéa 19(2)b) est discrétionnaire et il faut considérer si la divulgation serait une nouvelle atteinte à la vie privée de l’individu. La section 6.3.13 du Manuel sur la protection des renseignements personnels fournit des avis sur les trois critères inter reliés qui devraient être pris en ligne de compte pour déterminer si la divulgation d'un renseignement pourrait porter atteinte à la vie privée d'un individu. Il s'agit des critères suivants :

  • les attentes de l'individu;
  • la nature délicate des renseignements;
  • la probabilité d'un préjudice.
Alinéa 19(2)c)

Tel que déjà mentionné, l’alinéa 19(2)c) stipule qu’une institution fédérale peut communiquer des renseignements personnels conformément à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le paragraphe 8(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu’une institution fédérale ne peut pas communiquer les renseignements personnels d’un individu sans son consentement, à moins qu’une des 14 exceptions énoncées au paragraphe 8(2) ne s’applique. Veuillez consulter la section 6.3 du Manuel sur la protection des renseignements personnels pour obtenir des précisions sur le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

11.13.4 Application de l’article 19

L’application de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information exige le recours à un processus comportant trois étapes :

  1. démontrer que les renseignements sont visés par la définition de renseignements personnels figurant à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  2. s’assurer que les alinéas 3j), k), l) et m) de la définition de renseignements personnels ne s’appliquent pas pour permettre la divulgation des renseignements personnels;
  3. exercer un pouvoir discrétionnaire quant à savoir si les renseignements peuvent néanmoins être communiqués en vertu du paragraphe 19(2) de la Loi sur l’accès à l’information.

Les institutions fédérales doivent faire un effort raisonnable pour déterminer si l’une ou l’autre des exceptions au paragraphe 19(2) s’applique. Dans l’arrêt X c. Canada (Ministre de la Défense nationale) [1992] 1 C.F. 77 (1re inst.), la Cour fédérale a déclaré qu’il ne suffit pas pour les dirigeants d’institutions fédérales d’affirmer simplement qu’elles ne sont pas au courant ou qu’elles ne savent pas si les exceptions s’appliquent. Elles devraient plutôt être en mesure d’indiquer quelles activités et initiatives ont été entreprises à cet égard.

Les sections 9.9.1, 10.4 et 10.5 du présent Manuel fournissent des précisions concernant l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

La section 10.8 du présent Manuel contient de l’information sur l’application de l’article 25 de la Loi sur l'accès à l'information aux documents qui renferment des renseignements personnels, lequel est reproduit ci-dessous pour en faciliter la consultation.

  • Lorsqu’il est question des renseignements personnels d’un individu, le droit à la vie privée l’emporte sur le droit d'accès à l’information Voir la note en bas de page 11-13
  • Les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, sont considérés comme étant personnels s’il s’agit de renseignements « concernant » un individu et s’ils permettent d’identifier l’individu ou rendent possible son identification. Un individu est considéré comme « identifiable » s’il est raisonnable de penser qu’il peut être identifié par les renseignements en cause lorsqu’ils sont associés aux renseignements d’autres sources accessibles (y compris les sources accessibles au public). Voir la note en bas de page 11-14
  • Lorsqu’un document contient des renseignements personnels, il est possible dans certains cas de le dépersonnaliser de sorte qu’il ne reste aucun renseignement concernant un individu identifiable. Ce sera le cas lorsque le document renferme des renseignements personnels pouvant s’appliquer à un grand nombre d’individus. Au besoin, l’institution devrait obtenir des services spécialisés de Statistique Canada ou d’autres entités qui lui laisseront savoir si les renseignements qu’elle propose de divulguer permettent d’identifier les personnes auxquelles ils se rapportent et constituent par conséquent des renseignements personnels.
  • Dans les cas où les renseignements se rapportent à un individu en particulier, tel qu’un grief, il sera difficile de dépersonnaliser le document car quelqu’un pourrait connaître les détails du grief et pourrait connaître ou deviner l’identité de l’individu.
  • On dépersonnalise un document contenant des renseignements personnels en retirant les identificateurs tels que le nom de la personne, sa date de naissance et les autres données personnelles pouvant être reliées à la personne, de même que tous les autres renseignements qui permettraient de l’identifier. La ré‑identification devrait être impossible, c’est-à-dire que les données restantes, même si elles étaient combinées avec d’autres sources (publiques ou autres), ne devraient pas permettre de faire de liens avec la personne. Le risque de ré‑identification est plus élevé dans les situations ayant trait à une personne ou à un groupe en particulier, tel un petit groupe de personnes (p. ex, des renseignements sur dix cadres moyens d’une division au sein d’une institution), un emplacement géographique restreint ou précis (p. ex.,  la province de l’Île-du-Prince-Édouard, la ville de Goderich), des dates précises ou des scénarios rares ou inhabituels (p. ex., une maladie rare). Lors de l’évaluation du risque de ré-identification, il est important de prendre en considération les technologies qui facilitent la collecte de renseignements personnels par le biais d’activités telles que le couplage de données et l'exploration de données. Au besoin, les institutions devraient obtenir des services spécialisés.
  • Il faut veiller à ce que la communication d’une partie d’un document ne révèle pas de renseignements personnels à propos de l’individu ou ne divulgue pas de renseignements pouvant être liés à un individu identifiable. Par exemple, communiquer un document dépersonnalisé en réponse à une demande visant à obtenir des renseignements sur les plaintes déposées contre John Smith révélerait automatiquement que les plaintes concernaient M. Smith.
  • De même, le nom d'un lieu ou d'une chose peut faire l'objet d'une exception et seuls ces renseignements devraient être supprimés. Par exemple, la phrase « John Doe, spécialiste en recherches sur l'environnement de l'Université de Toronto, a appuyé les observations faites par plusieurs groupes environnementaux » peut être dépersonnalisée en enlevant le nom « John Doe » et la mention relative à son affiliation à l'Université de Toronto, à condition toutefois qu'il soit justifié de croire que le reste de la phrase ne permet pas d'identifier la personne en cause.

L’affaire Gordon c. Canada (Santé), 2008 CF 258, illustre la nécessité de faire preuve de prudence lorsqu’on fait des prélèvements dans des documents contenant des renseignements personnels.

Mike Gordon, journaliste à la CBC, a présenté une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au ministère de la Santé du Canada visant à obtenir une « copie de la base de données sur les effets indésirables des médicaments » (qui se nomme CADRIS). CADRIS est une base de renseignements recueillis par Santé Canada concernant les effets indésirables soupçonnés survenus au Canada et liés à des produits de santé commercialisés au Canada, incluant les produits pharmaceutiques, biologiques et radiopharmaceutiques ainsi que les produits de santé naturels.

Les renseignements concernant de tels effets sont communiqués volontairement au moyen de rapports fournis par les professionnels de la santé et les consommateurs (environ 38 pourcent), alors que les fabricants de médicaments ont l'obligation de déclarer ces effets (environ 62 pourcent). Autour du 5 juillet 2006, CADRIS comptait quelque 125 champs de données comportant des renseignements tirés de plus de 180 000 rapports des effets indésirables soupçonnés, fournis depuis 1965. Les données de tous les champs ont été communiquées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, à l'exception de celles sur les identificateurs directs et sur le champ de la province. Le terme « province » désigne la province où le rapport a été transmis, qui peut être différente de la province de résidence de la personne victime des effets indésirables du médicament.

Une des questions en litige était la suivante :Est-ce que la communication du champ de données de la province équivaut à la communication des renseignements personnels? Plus précisément, la divulgation des données du champ de la province permet‑elle d'identifier une personne, ce qui ferait que d'autres renseignements communiqués deviendraient des renseignements personnels aux termes de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Cour fédérale a conclu que « les renseignements, quels que soient leur forme et leur support, sont des renseignements « concernant » un individu s’ils « permettent » d’identifier l’individu ou « rendent possible » son identification, que ces renseignements soient utilisés seuls ou combinés avec des renseignements d’autres sources, y compris les sources auxquelles le public a accès ». Santé Canada a produit trois affidavits mettant en évidence le niveau de risque d'identification des personnes ayant été victimes des effets indésirables des médicaments. La Cour s'est dite convaincue que Santé Canada, en raison de la preuve qu'elle avait devant elle, devait refuser de communiquer le contenu du champ de la province en vertu du paragraphe 19(1) de la Loi, puisque la divulgation des données de ce champ augmenterait considérablement le risque d'identification des personnes ayant été victimes des effets indésirables des médicaments, étant donné la possibilité de comparer les données du champ de la province avec celles d'autres champs du CADRIS déjà divulguées et avec des renseignements accessibles au public (p. ex., les avis de décès à une date donnée, dans une ville donnée d'une province donnée). La Cour a conclu que les données du champ de la province, compte tenu de l'ensemble des circonstances, constituaient des « renseignements personnels » tels qu'ils sont définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

11.14 Article 20 – Renseignements de tiers

L’article 20 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) traite des renseignements de tiers, notamment les secrets industriels, les renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle, et les renseignements utilisés dans le cadre de l’établissement de plans de gestion des urgences. Tel que défini à l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, un « tiers » désigne « personne, groupement ou organisation autres que l’auteur de la demande ou qu’une institution fédérale ». La définition de tiers englobe les organismes et bureaux gouvernementaux auxquels la Loi ne s’applique pas, par exemple l’Office d'investissement du régime de pensions du Canada. Les gouvernements étrangers sont également des tiers en vertu de l’article 20 Voir la note en bas de page 11-15.

11.14.1 Paragraphe 20(1) – Exception pour les renseignements de tiers

Le paragraphe 20(1) comprend des exceptions obligatoires fondées sur un critère objectif aux alinéas a), b) et b.1) et des exceptions obligatoires fondées sur un critère subjectif aux alinéas c) et d).

Une fois qu’il a été déterminé que les renseignements sont visés par une exception en vertu des alinéas 20(1)a), b), b.1), c) ou d), la communication doit être refusée à moins que l’exception ne soit outrepassée par les paragraphes 20(5) ou (6), comme il est expliqué aux sections 11.14.10 et 11.14.11 du présent chapitre.

Obligation d’aviser

En vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, lorsque le responsable d’une institution fédérale a l’intention de communiquer un document susceptible de comprendre des renseignements visés au paragraphe 20(1), un avis écrit de la demande et de l’intention du responsable de communiquer le document doit être donné au tiers. S’il n’y a pas d’intention de communication, les exceptions peuvent être appliquées sans qu’un avis ne soit donné.

Les exigences et procédures pour informer les tiers sont décrites au chapitre 12 du présent Manuel.

Fardeau de la preuve

Il incombe au responsable de l’institution de démontrer l’applicabilité de l’article 20 et ce, même pendant le processus d’avis, mais il est attendu du tiers qu’il collabore pleinement pendant ce processus. Le fardeau de la preuve revient au tiers lorsqu’il demande une révision judiciaire en vertu de l’article 44 de la Loi sur l'accès à l'information de la décision de l’institution de divulguer les renseignements.

Conséquences des paragraphes 20(2), (5) et (6)

Dans certains cas, les paragraphes 20(2), (5) ou (6) de la Loi peuvent affecter l’application des exceptions prévues par le paragraphe 20(1). Le paragraphe 20(2) prévoit que les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement effectués par une institution fédérale ou pour son compte ne peuvent pas faire l’objet d’un refus de communication en vertu du paragraphe 20(1), à moins que les essais constituent une prestation de services fournis à titre onéreux mais non destinés à une institution fédérale. Le paragraphe 20(5) permet la communication des renseignements de tiers avec le consentement du tiers. Le paragraphe 20(6) permet la communication de renseignements de tiers pour des raisons d’intérêt public concernant la santé publique, la sécurité publique ou la protection de l’environnement. Le responsable de l’institution doit prendre ces dispositions en considération avant de décider de divulguer ou non des renseignements qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu du paragraphe 20(1).
Les paragraphes 20(2), (5) et (6) de la Loi sont examinés en détail aux articles 11.14.7, 11.14.10 et 11.14.11 respectivement.

11.14.2 Alinéa 20(1)a) – Secrets industriels

Aux termes de l’alinéa 20(1)a), le responsable d’une institution fédérale doit refuser de communiquer tout document contenant des secrets industriels de tiers. Il s'agit d'une exception obligatoire fondée sur un critère objectif. Les documents qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu du paragraphe 20(1) sont les seuls documents qui ne peuvent être communiqués pour des raisons d’intérêt public en vertu du paragraphe 20(6) de la Loi.

Dans sa décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a confirmé que le terme « secret industriel » doit recevoir son sens juridique traditionnel. Aux fins de l’alinéa 20(1)a) de la Loi, un secret industriel est un plan ou procédé, un outil, un mécanisme ou un composé qui possède les caractéristiques suivantes :

  1. l’information doit être secrète dans un sens absolu ou relatif (elle est connue seulement d'une ou de quelques personnes);
  2. le détenteur de l'information doit démontrer qu’il a agi dans l'intention de traiter l'information comme si elle était secrète;
  3. l'information doit avoir une application pratique dans le secteur industriel ou commercial;
  4. le détenteur doit avoir un intérêt (par exemple, un intérêt économique) digne d'être protégé par la loi.

La Cour suprême du Canada a soutenu que la partie invoquant l’exception doit établir, selon la prépondérance des probabilités, que le document est visé par la définition ci-dessus.

Les types de renseignements qui sont susceptibles de tomber dans cette catégorie incluent la composition chimique d’un produit et les procédés de fabrication utilisés. Toutefois, ce ne sont pas tous les procédés ou tous les essais qui se rangeraient dans cette catégorie, surtout lorsque, dans une industrie particulière, le procédé ou l’essai en question est répandu.

Les données de recherche, les idées abstraites et les données personnelles que l’on ne peut pas utiliser de façon industrielle ou commerciale, du moins dans un proche avenir, ne sont pas habituellement considérées comme des secrets industriels. La question de savoir si ces renseignements constituent un secret industriel doit être décidée au cas par cas. 

Il importe de souligner que cette exception n’exige pas de preuve du préjudice qui pourrait être causé par la communication. La seule exigence est que le renseignement est un secret industriel du tiers.

11.14.3 Alinéa 20(1)b) – Renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle

L'alinéa 20(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit une exception obligatoire fondée sur un critère objectif pour tout document qui renferme des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers. Cette exception s’applique peu importe que les renseignements confidentiels aient été fournis volontairement à l’institution fédérale ou parce que la loi l’exigeait.

Pour que l’exception s’applique, quatre conditions doivent être respectées. Les documents doivent comprendre des renseignements qui sont :

  1. des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques;
  2. « confidentiels » suivant un critère objectif;
  3. fournis à une institution fédérale par un tiers;
  4. traités de manière confidentielle de façon constante par ce tiers.

Ces conditions sont décrites plus en détail ci-dessous.

1. Les renseignements doivent être financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques

Dans sa décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a souscrit à la jurisprudence bien établie de la Cour fédérale selon laquelle il convient de donner aux termes « financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques » leur sens lexicographique ordinaire. La Cour suprême du Canada a statué que les renseignements en cause n’ont pas à avoir une valeur inhérente Voir la note en bas de page 11-16, et les détails administratifs comme la numérotation des pages et des volumes, les dates et les passages des documents où se trouvent les renseignements ne constituent pas des renseignements de nature scientifique, technique, financière ou commerciale.

Pour pouvoir faire l’objet d’une exception, un document doit comprendre des renseignements financiers ou commerciaux. Il n’est pas suffisant que le document soit créé dans le contexte d’une instance ayant des répercussions financières ou commerciales Voir la note en bas de page 11-17.

De plus, un document n’a pas une connotation financière simplement parce qu’il renvoie à un terrain, même si un terrain est un actif. De la même façon, un document qui comprend des renseignements recueillis par un tiers dans le cadre d’un service contre rémunération ne peut être considéré comme contenant des renseignements « commerciaux ».

2. Les renseignements doivent être « de nature confidentielle »

Dans sa décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a affirmé que les facteurs énumérés dans la décision Air Atonabee Limited c. Canada (Ministre des Transports), (1989) 27 F.T.R. 194, sont appropriés pour décider si les renseignements visés sont de nature confidentielle au sens de l’alinéa 20(1)b).

Dans Air Atonabee, la Cour fédérale a déclaré qu’une détermination de la confidentialité doit être fondée sur le contenu, le but et les circonstances dans lesquelles les renseignements ont été rassemblés et communiqués. La Cour fédérale a cerné trois indicateurs de la confidentialité :

  • les renseignements que comprend le document ne sont pas accessibles à partir d’autres sources du domaine public ni ne peuvent être obtenus par observation ou par étude indépendante par un simple citoyen agissant de son propre chef;
  • les circonstances dans lesquelles les renseignements sont obtenus et communiqués donnent lieu à une attente raisonnable qu’ils ne seront pas divulgués;
  • les renseignements sont communiqués, que ce soit parce que la loi l'exigeait ou à titre gracieux, dans le cadre d'une relation de confiance entre les parties ou d’une relation qui n’est pas contraire à l'intérêt public et l'échange confidentiel des renseignements doit favoriser cette relation dans l'intérêt du public.

En ce qui concerne le premier indicateur de confidentialité, la Cour suprême du Canada a stipulé ce qui suit :

… Il s’ensuit que les renseignements qui ont été publiés ne sont pas confidentiels. En outre, l’information qui ne fait que révéler l’existence de renseignements accessibles au public n’est généralement pas confidentielle, car le simple membre du public peut prendre connaissance du fait que les renseignements existent en faisant ses propres recherches.

Il n’est pas suffisant que le tiers traite les renseignements de façon confidentielle. Il doit aussi y avoir des preuves quant à savoir comment ou pourquoi les renseignements sont confidentiels. De plus, les renseignements doivent en fait être confidentiels selon une norme objective plutôt qu’une norme subjective.

La norme établie par les tribunaux pour une telle détermination effectuée par une institution exige que cette dernière ait effectué une recherche raisonnable (non extraordinaire). C’est‑à‑dire qu’il n’y a aucune obligation pour l’institution fédérale de mener une recherche, par exemple, dans toutes les publications et revues pour vérifier si les renseignements ont été diffusés au public sous quelque forme.

En outre, aucune disposition de la Loi sur l’accès à l’information ne précise comment ou combien de fois un tiers doit revendiquer la confidentialité pour qu’elle soit maintenue. Le fait qu’il ne soit pas possible de réaffirmer la confidentialité d’un document ne signifie pas que ce dernier n’a pas été traité de manière confidentielle de façon uniforme.

Enfin, le nombre de personnes qui ont accès aux renseignements n’est pas un facteur déterminant du caractère confidentiel des renseignements si seulement les personnes qui ont un intérêt bénéficiaire ou un droit reconnu par la loi dans les renseignements y ont accès.

De nombreuses décisions des tribunaux traitent de la confidentialité et de l’alinéa 20(1)b). Leurs conclusions sont les suivantes :

  • Des renseignements auxquels ont facilement accès des entreprises actives dans le même secteur ne peuvent objectivement pas être confidentiels – pas plus que ceux que l'on peut obtenir par voie d'observation, même si cela requiert un certain degré d'effort. Voir la note en bas de page 11-18
  • Un tiers ne peut pas prendre des renseignements auxquels le public a accès, les « emballer » différemment et créer ainsi un voile de confidentialité. Voir la note en bas de page 11-19
  • Une fois que les renseignements font partie du domaine public, on ne peut plus dire qu’ils sont confidentiels, même s’ils sont présentés différemment. La chose la plus importante est le contenu de ces renseignements, et non leur présentation. Voir la note en bas de page 11-20
  • Lorsque des individus, des associations ou des personnes morales demandent au gouvernement de prendre des mesures spéciales en leur faveur, il ne suffit pas de déclarer que leur présentation est confidentielle pour que cela soit objectivement le cas. Voir la note en bas de page 11-21
  • Non seulement les renseignements de tiers doivent-ils être confidentiels, mais le tiers doit aussi démontrer qu’il a une attente raisonnable que les renseignements ne seraient pas divulgués ultérieurement. Voir la note en bas de page 11-22
  • Un tiers ne peut raisonnablement s’attendre à ce que demeurent confidentiels les montants qui lui sont versés à partir de fonds publics en vertu d’un contrat avec le gouvernement. Le droit du public de savoir comment le gouvernement dépense les fonds publics, à titre de moyen de tenir le gouvernement responsable de ses dépenses, est une notion fondamentale du gouvernement responsable que tous connaissent. Voir la note en bas de page 11-23
  • Même si des propositions de contrats ou des soumissions peuvent être présentées de façon confidentielle, une fois que le contrat est octroyé ou retenu, il n’est plus nécessaire de maintenir le caractère secret des soumissions, sauf dans des cas particuliers. C’est-à-dire que lorsque des entrepreneurs éventuels souhaitent gagner un contrat du gouvernement, ils ne devraient pas s’attendre à ce que les conditions auxquelles ils sont disposés à conclure le contrat, y compris les capacités que leur entreprise apporte à la tâche, échappent totalement à l’obligation de divulgation du gouvernement du Canada dans le cadre de son devoir de rendre compte aux électeurs. Voir la note en bas de page 11-24
  • Dans la décision Bande indienne de Montana c. Canada (Ministre des Affaires indiennes et du Nord canadien), [1989] 1 C.F. 143 (1re inst.), la Cour fédérale a convenu que les dossiers des avoirs financiers d’un groupe de particuliers étaient visés par l’alinéa 20(1)b). Cette conclusion n’était pas touchée par 1) les exigences d’établissement de rapport découlant de la relation de fiduciaire entre la bande et Affaires indiennes et du Nord Canada; 2) la divulgation de renseignements contenus dans ces dossiers aux membres de la bande parce que les fonds appartiennent à la bande; ou 3) l’exigence que ces états soient affichés dans la réserve parce que les réserves sont des propriétés privées et que l’affichage dans une réserve ne rend pas les renseignements accessibles au grand public.
  • Les renseignements non sollicités envoyés au gouvernement en réponse à un besoin que le tiers a estimé que le gouvernement pourrait avoir sont visés par l’alinéa 20(1)b). Les renseignements ont été communiqués dans le cadre d’une relation qui n’est pas contraire à l’intérêt public et la communication des renseignements confidentiels favorisait cette relation dans l'intérêt du public. Voir la note en bas de page 11-25
  • Le fait que les documents demandés ont été produits en raison de la demande du tiers visant l’approbation de médicaments par Santé Canada n’est pas un facteur déterminant de l’application de l’alinéa 20(1)b). Voir la note en bas de page 11-26

Les institutions qui reçoivent des renseignements confidentiels doivent les désigner et les étiqueter comme tels au moment où ils sont reçus. Cependant, le fait qu’un document soit désigné comme étant confidentiel n’assure pas en soi que les renseignements sont visés par une exception en matière d’accès; chaque document doit être examiné pour déterminer quelles parties, le cas échéant, peuvent faire l’objet d’une exception.

3. Les renseignements doivent avoir été fournis à l'institution fédérale par un « tiers »

L’alinéa 20(1)b) s’applique seulement aux renseignements confidentiels qui ont été fournis à une institution fédérale par un tiers.

Dans la décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a affirmé que la question de savoir si des renseignements ont été fournis à une institution fédérale par un tiers est une question de fait et que c’est le contenu plutôt que la forme des renseignements qui doit être pris en compte. Le simple fait qu’un document ait été préparé par un fonctionnaire du gouvernement n’est pas suffisant pour refuser qu’il fasse l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)b). Plus précisément, si les renseignements contenus dans le document étaient fondés sur les observations de fonctionnaires ou ont été obtenus d’autres sources, l’exception ne s’appliquerait pas. Cependant, si les renseignements confidentiels ont été obtenus d’un tiers et intégrés dans un document préparé par un fonctionnaire, l’exception s’appliquerait.

Voici des exemples de renseignements non fournis par un tiers :

  • les renseignements qui reflètent des points de vue, des opinions ou des commentaires de fonctionnaires;
  • les rapports fondés sur des observations factuelles faites par des inspecteurs du gouvernement;
  • les conditions d’un bail négociées par un tiers et une institution gouvernementale. Voir la note en bas de page 11-27
4. Les renseignements doivent toujours être traités de façon confidentielle par le tiers

Le tiers doit toujours avoir traité les renseignements de façon confidentielle. Les renseignements doivent aussi avoir été traités de façon confidentielle par le gouvernement et ne doivent pas avoir été autrement divulgués ou accessibles à partir d’autres sources du domaine public.

Une simple assertion, sans preuve directe convaincante de la façon dont le tiers a traité les renseignements de façon confidentielle, ne permet pas d’établir que l’exception devrait s’appliquer. Pour déterminer de façon objective si des renseignements sont confidentiels, il faut tenir compte du contenu des renseignements, de leur but et des circonstances dans lesquelles ils ont été compilés et communiqués.

Divulgation par inadvertance

La décision Occam Marine Technologies ltée c. Canada (Conseil national de recherches du Canada) Voir la note en bas de page 11-28 a confirmé que la divulgation par inadvertance ne constitue pas une divulgation en vertu de la Loi et n’a pas d’incidence négative sur la confidentialité de l’information.

L’administrateur et propriétaire d’Occam a déposé une demande d’accès auprès du Conseil national de recherches du Canada visant le procès-verbal d’une réunion au cours de laquelle la proposition de financement de deux autres compagnies a été examinée. Le Conseil national de recherches du Canada a fourni une copie du procès-verbal dans laquelle les renseignements de tiers visés par une exception avaient été noircis. Le demandeur a tout de même pu lire l’ensemble du document en le tenant à la lumière. Il a demandé à examiner le document original, soutenant que les renseignements avaient déjà été divulgués.

La Cour fédérale a déclaré que le fait que le demandeur avait pu lire les parties noircies d’un document, qui devaient faire l’objet d’une exception mais qui n’avaient pas été bien masquées, ne libérait pas le Conseil de ses obligations en vertu de la Loi de refuser la communication des renseignements confidentiels de tiers parce que les renseignements retirés n’ont pas été divulgués intentionnellement. La Cour a conclu que parce que les tiers avaient toujours traité de façon confidentielle les renseignements faisant l’objet d’une exception et avaient fournis les renseignements en prenant pour acquis qu’ils seraient conservés de façon confidentielle, les renseignements étaient exemptés de la divulgation en vertu de l’alinéa 20(1)b).

Garanties de confidentialité

Les promesses de confidentialité offertes par les fonctionnaires fédéraux ne peuvent pas garantir que les renseignements ne seront pas divulgués en vertu de la Loi. Les ententes ou clauses de confidentialité sont généralement considérées comme la preuve d’une intention déclarée entre les parties quant à leur volonté de garder les renseignements confidentiels. Cependant, même si ces ententes peuvent être prises en considération au moment d’évaluer le statut de renseignements présentés comme étant confidentiels, il importe de se rappeler qu’elles n’ont pas préséance sur la Loi. Autrement dit, si les renseignements assujettis à une entente de confidentialité ne sont pas confidentiels suivant un critère objectif, l’exception prévue à l’alinéa 20(1)b) ne s’applique pas, peu importe l’entente de confidentialité. Voir la note en bas de page 11-29

Preuve que les renseignements de tiers ont toujours été conservés de façon confidentielle

La décision PricewaterhouseCoopers Voir la note en bas de page 11-30(PwC) donne des exemples de preuves démontrant que des renseignements de tiers ont toujours été conservés de façon confidentielle. La Cour fédérale a conclu que les renseignements contenus dans deux rapports pouvaient faire l’objet d’une exception en vertu des alinéas 20(1)a), b), c) et d) en raison des preuves suivantes :

  • L’entente entre les parties renfermait les conditions qui s’appliquent aux activités du tiers, y compris la déclaration : « [TRADUCTION] Il est entendu que les travaux seront effectués sous le sceau du secret dans un environnement sûr et sécuritaire … »
  • D’autres documents renfermaient les déclarations suivantes :

    Les méthodologies et analyses privatives ont été élaborées par PwC sur une période de plus de cinq ans et font l'objet de la plus stricte confidentialité.

    … Lorsqu'elle emploie les méthodologies et analyses privatives dans l'exécution de ses autres tâches, PwC veille toujours à assurer la confidentialité des documents qui en sont tirés ainsi qu'à garantir le maintien de la confidentialité et à empêcher la communication de ces documents à qui que ce soit, à part le client.

  • Dans les lettres d'emploi de PwC, on exige la confidentialité; les associés et le personnel signent en outre chaque année des déclarations en vue d'assurer la confidentialité des produits exclusifs et secrets de PwC.

Il importe de souligner que, pour que l’exception prévue à l’alinéa 20(1)b) s’applique, il n’y a pas d’exigence en ce qui a trait à la présentation d’une preuve d’un préjudice découlant de la divulgation. La seule exigence est que les renseignements répondent aux quatre conditions susmentionnées.

11.14.4 Alinéa 20(1)b.1) – Renseignements utilisés dans l’élaboration de plans de gestion des urgences

L’alinéa 20(1)b.1) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit une exception obligatoire fondée sur un critère objectif qui protège les renseignements qui ont été fournis à titre confidentiel par un tiers à une institution fédérale en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par celle-ci de plans de gestion des urgences. Le but de cet alinéa est de faciliter l’échange, entre le gouvernement du Canada et des tiers, de renseignements de nature délicate concernant la gestion des urgences à l’échelle nationale.

Contrairement aux alinéas 20(1)c) et d), il n’est pas nécessaire que la preuve démontre une probabilité d’un préjudice découlant de la divulgation.

Les cinq conditions suivantes doivent être remplies pour que l’exception s’applique :

  1. Les renseignements sont fournis à une institution fédérale.

    Les renseignements doivent être fournis à une institution fédérale assujettie à la Loi sur l’accès à l’information.

  2. Les renseignements sont fournis par un tiers.

    L’exception ne s’applique qu’aux renseignements fournis par un tiers, y compris des renseignements dans un document préparé par un fonctionnaire du gouvernement qui ont été obtenus d’un tiers.

  3. Les renseignements portent sur des renseignements ayant trait à des infrastructures essentielles, c’est-à-dire la vulnérabilité des bâtiments ou autres ouvrages de ce tiers, de ses réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection.

    Les exemples de renseignements sur les infrastructures essentielles qui peuvent être visés par l’exception comprennent les suivants :

    • les techniques et protocoles de protection des systèmes;
    • les méthodes et mesures pour prévenir les défaillances ou interruptions, les atténuer, y réagir et reprendre le service après;
    • les cartes et plans, par exemple, des biens, installations, nœuds de communications et réseaux informatiques essentiels;
    • l’évaluation des vulnérabilités et risques que comportent des systèmes et réseaux d’infrastructures physiques ou virtuels essentiels;
    • les éléments clés de plans de continuité des services ou de reprise des activités;
    • les emplacements de remplacement pour les services essentiels;
    • les emplacements pour la réserve de vaccins et d’autre matériel d’urgence;
    • les renseignements qui peuvent être utilisés pour nuire au rétablissement d’un organisme à la suite de la défaillance d’une infrastructure essentielle, d’une attaque la visant ou d’une interruption de celle-ci.
  4. Les renseignements sont fournis à titre confidentiel.

    L’expression « à titre confidentiel » est habituellement appliquée à des renseignements obtenus selon la présomption qu’ils demeureraient confidentiels, c’est‑à‑dire que les renseignements ne seraient pas diffusés au-delà des institutions fédérales qui ont besoin de les connaître. Les renseignements peuvent être obtenus à titre confidentiel de façon explicite ou implicite.

  5. Les renseignements sont fournis en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par l’institution fédérale de plans de gestion des urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences.

    L’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences définit l’expression « plan de gestion des urgences » comme suit : « Programme, disposition ou autre mesure à mettre en œuvre : a) soit par la population civile pour faire face à une urgence; b) soit par les Forces canadiennes pour faire face à une urgence civile, conformément à la Loi sur la défense nationale ».

11.14.5 Alinéa 20(1)c) – Perte ou profit financier ou préjudice à la compétitivité d’un tiers

Aux termes de l’alinéa 20(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions fédérales doivent refuser de communiquer tout document contenant des renseignements qui, s’ils étaient divulgués, risqueraient vraisemblablement de :

  • causer des pertes financières appréciables à un tiers;
  • causer des profits financiers appréciables à un tiers;
  • nuire à la compétitivité d’un tiers.

Il s’agit d’une exception obligatoire fondée sur un critère subjectif. Elle s’applique peu importe que les renseignements aient été fournis au gouvernement par un tiers ou qu’ils aient été produits par une institution fédérale. Le terme « appréciable » n’est pas défini dans la Loi, mais a le sens de « considérable » ou « important » Voir la note en bas de page 11-31.

Signification de « risqueraient vraisemblablement de »

La phrase « risqueraient vraisemblablement de » a été définie par les tribunaux comme signifiant « risque vraisemblable de préjudice probable » Voir la note en bas de page 11-32.

Cette définition a été confirmée par la Cour suprême du Canada dans la décision Merck Frosst Canada ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3. La Cour suprême du Canada a stipulé que le critère applicable consiste à démontrer qu’il existe beaucoup plus qu’une simple possibilité qu’un préjudice soit causé, bien qu’il ne soit pas nécessaire d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que le préjudice se produira effectivement.

Preuve de préjudice

Tel que mentionné ci-dessus, le risque de préjudice probable doit être raisonnable, mais il n’est pas nécessaire que ce soit une certitude. La preuve de préjudice doit :

  • démontrer comment la divulgation des renseignements causerait un préjudice;
  • indiquer l’importance du préjudice qui résulterait;
  • fournir des faits à l’appui des affirmations formulées.

En ce qui concerne le type de préjudice qui doit être démontré, la Cour suprême du Canada Voir la note en bas de page 11-33 a énoncé les principes généraux suivants :

  1. La divulgation de renseignements généraux tels que les dates, la numérotation et la partie des documents où se trouvent les renseignements ou, de façon générale, la façon dont ceux-ci sont présentés, ne suscite pas le risque nécessaire en matière de préjudice vraisemblable ou de perte de compétitivité.
  2. L’alinéa 20(1)c) n’est pas conçu de manière à protéger les renseignements que l’on peut tirer des documents au sujet du fonctionnement du processus réglementaire; cela serait contraire à un objet de la Loi sur l’accès à l’information, qui est d’accroître la transparence des activités de l’administration.
  3. La divulgation de renseignements qui n’ont pas déjà été rendus publics et dont on démontre la longueur d’avance qu’ils confèrent à la concurrence dans le développement de produits concurrents, ou l’avantage concurrentiel qu’ils offrent à cette dernière en ce qui concerne des opérations à venir, peut, en principe, satisfaire aux conditions prévues à l’alinéa 20(1)c). La preuve doit convaincre la cour siégeant en révision qu’il existe un lien direct entre la divulgation des renseignements et le préjudice appréhendé et que la divulgation risque vraisemblablement de causer ce préjudice.

La Cour suprême du Canada a en outre dit que la communication de renseignements qui pourraient donner une impression erronée quant à l’innocuité d’un produit ne peut, exception faite d’un cas inhabituel, donner lieu au risque de préjudice vraisemblable nécessaire. Un refus de communiquer des renseignements par crainte que le public les comprenne mal compromettrait l’objet fondamental de la Loi.

En ce qui concerne la question de savoir si la divulgation de renseignements accessibles au public peut causer un préjudice, la Cour suprême du Canada a déclaré ce qui suit :

En ce qui concerne la question de savoir s’il est possible que la divulgation de renseignements faisant déjà partie du domaine public puisse causer un préjudice, les renseignements accessibles au public ne sont généralement pas des renseignements soustraits à la divulgation selon le critère du préjudice. Toutefois, il peut être possible dans certains cas d’établir que la façon dont des renseignements accessibles au public ont été compilés à une fin particulière n’est pas elle-même de notoriété publique, ce qui pose le risque que la divulgation cause un préjudice.

Lorsqu’une institution fédérale applique les alinéas 20(1)a) et b), elle ne peut pas spéculer si les renseignements en cause sont des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle fournis par un tiers. Par contre, dans les décisions Astrazeneca Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé), 2005 CF 189 et Astrazeneca Canada inc. c. Santé Canada, 2005 CF 1451, la Cour fédérale a statué qu’en ce qui concerne la preuve d’un préjudice pour les alinéas 20(1)c) et d), il est nécessaire d’effectuer des conjectures raisonnables parce que « dans bien des cas une partie ne peut se fier à un préjudice attribuable à des divulgations antérieures comme preuve d'un préjudice raisonnablement attendu, car il est possible qu'une divulgation antérieure de ce type de preuve n'a peut-être jamais eu lieu. » Néanmoins, la partie qui cherche à protéger les renseignements doit soumettre davantage que des croyances et des craintes personnelles. Une preuve de nature prévisionnelle, une preuve d’expert et une preuve de traitement d’éléments de preuve semblables ou de situations semblables sont souvent admises comme un fondement logique dans le cas d'une expectative de préjudice, ainsi que comme preuve de la catégorie de documents considérés.

Par ailleurs, même si le mobile ou l’occupation du demandeur ne sont pas pertinents aux fins des alinéas 20(1)a) ou b), le mobile est un facteur pertinent pour ce qui est d’établir un « risque vraisemblable de préjudice probable » à des tiers aux fins des alinéas c) et d). Les pressions de tiers pour des fonds de commandites équivalents et les pressions de concurrents peuvent également être des facteurs pertinents quant à la preuve requise en vertu de l’alinéa 20(1)c).

Le critère est « risqueraient vraisemblablement de », et l’institution doit démontrer qu’il existe beaucoup plus qu’une simple possibilité qu’un préjudice soit causé, bien qu’il ne soit pas nécessaire d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que le préjudice se produira effectivement. Chaque cas doit être décidé en fonction de la preuve présentée. On ne peut présumer qu’un certain type de documents sera soustrait de la divulgation simplement parce qu’un document semblable a fait l’objet d’une exception dans un autre cas.

La décision Coopérative fédérée du Québec c. Canada (Agriculture et Agroalimentaire) Voir la note en bas de page 11-34donne un exemple de preuve insuffisante. La Cour fédérale a jugé que l’alinéa 20(1)c) ne s’appliquait pas parce que :

  • la preuve était d’une telle nature générale qu’elle aurait pu s’appliquer à toute situation où un rapport d’inspection contenait des renseignements négatifs sur une entreprise;
  • il n’y avait pas de preuve de l’importance du préjudice prévu;
  • le plaignant n’a donné aucune indication du lien entre les renseignements et le préjudice décrit;
  • le plaignant ne semblait pas prendre en considération le fait que le rapport renfermait également plusieurs conclusions positives au sujet du plaignant;
  • le plaignant ne pouvait présumer, comme il l’a fait, que le public ne pourrait pas interpréter correctement les renseignements contenus dans les rapports sans appuyer ses arguments de preuves concrètes.

Un exemple de l’application réussie de l’alinéa 20(1)c) et du type de preuves requises pour avoir droit à la protection en vertu de cette exception est donné dans la décision Culver c. Canada (Ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux), [1999] A.C.F. No 1641 (1re inst.)(QL). Cette affaire comportait des renseignements qui auraient permis à des concurrents de déterminer les profits réels réalisés par Standard Aero ltée et ses coûts dans l’exécution des contrats. Il y avait plus qu’un risque vraisemblable que les concurrents de la compagnie auraient utilisé de tels renseignements pour offrir des prix moins élevés dans leurs soumissions pour des contrats du gouvernement. Des preuves montraient également que le demandeur était à l’emploi d’une filiale d’un des concurrents de Standard Aero, et avait accès à d’autres renseignements du gouvernement qui lui permettrait de calculer la marge de profit réelle de Standard Aero.

Autres décisions des tribunaux concernant l’alinéa 20(1)c)

Il y a de nombreuses décisions des tribunaux concernant l’alinéa 20(1)c) qui fournissent les conseils suivants :

  • Le fait qu’un tiers concurrent, par ses propres efforts et dans un but préjudiciable pour un autre tiers, ait mis au jour des renseignements n’est pas pertinent, pas plus que ne l’est une poursuite en instance et son interrogatoire préalable. Voir la note en bas de page 11-35
  • Le fait que des documents contiennent des « renseignements négatifs » n’est pas suffisant pour soustraire ces documents de la divulgation en vertu de l’alinéa 20(1)c). Voir la note en bas de page 11-36
  • Une clause de confidentialité dans une entente n’a pas préséance sur la Loi. Voir la note en bas de page 11-37
  • Une plus forte concurrence n’équivaut pas à un risque vraisemblable de pertes appréciables ou d’atteinte à la position concurrentielle d’un tiers. Voir la note en bas de page 11-38
  • La proportion de renseignements positifs et négatifs dans les documents demandés, la présence de notes explicatives, l’âge des documents, les mesures correctives prises et la probabilité du préjudice qui ferait suite à la divulgation des documents sont des facteurs additionnels dont la Cour fédérale tiendra compte relativement à l’application de l’alinéa 20(1)c). Voir la note en bas de page 11-39

Exemples

Voici des exemples des types de renseignements qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)c), dans la mesure où les préjudices prévus dans l’exception risqueraient vraisemblablement de se produire :

  • les renseignements au sujet du potentiel en ressources d’une société donnée;
  • les évaluations économiques confidentielles d’une société, comme celles présentées aux organismes de réglementation;
  • les rapports devant être fournis au gouvernement par les fabricants – par exemple, les rapports sur les problèmes de conception donnant lieu à des rappels.

11.14.6 Alinéa 20(1)d) – Entrave aux négociations

En vertu de l’alinéa 20(1)d) de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable d’une institution fédérale doit refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.

L’alinéa 20(1)d) est une exception obligatoire fondée sur un critère subjectif qui s’applique aux situations contractuelles non visées par l’alinéa 20(1)c). Voir la note en bas de page 11-40 L’alinéa 20(1)d) s’applique également aux renseignements obtenus ou compilés par une institution fédérale.

Pour appliquer le critère subjectif, les institutions fédérales doivent déterminer si la divulgation de documents risquerait vraisemblablement de nuire à la capacité d’un tiers de négocier dans un cadre libre de préjudices, que le tiers ait ou non soumis les renseignements. Ici, les mêmes commentaires concernant la probabilité du préjudice que ceux présentés pour l’alinéa 20(1)c) s’appliquent.

Trois conditions doivent être remplies pour que l’alinéa 20(1)d) s’applique :

  1. Il doit y avoir des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.
  2. Il doit y avoir un risque d’entrave de ces négociations découlant de la divulgation des renseignements demandés.
  3. Cette entrave doit être considérablement plus qu’une simple possibilité, bien qu’il ne soit pas nécessaire d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que le préjudice se produira effectivement. Autrement dit, il doit y avoir un « risque vraisemblable de préjudice probable ».
Signification du mot « entrave »

Le mot « entrave » a été interprété comme signifiant l’empêchement et non simplement une concurrence plus forte. Les pressions exercées par des tiers pour des fonds de commandites équivalents et les pressions de concurrents ne peuvent être perçues comme une entrave ou un empêchement aux négociations contractuelles. Lorsque l’entrave est temporaire, les renseignements doivent être soustraits de la divulgation seulement pour la période nécessaire pour que l’entrave cesse. Voir la note en bas de page 11-41

Les tribunaux examineront l’âge des documents en question et la gravité de tout renseignement négatif qu’ils contiennent au moment d’évaluer le risque d’entrave aux négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.

Signification de « négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins »

Le terme « négociation » n’est pas défini dans la Loi et a le sens que lui accorde généralement le dictionnaire, soit une discussion entre au moins deux parties pour parvenir à une entente.

L’expression « négociations en vue de contrats » désigne le processus consistant à parvenir à une entente sur les modalités d’un contrat avec une ou plusieurs autres parties. Les « négociations en vue de contrats » ne comprennent pas les activités commerciales quotidiennes ou d’autres contrats en général.

L’expression « négociations à d’autres fins » qui suit « en vue de contrats » indique que les parties doivent se trouver dans un contexte commercial ou d’affaires.

  • Les « négociations à d’autres fins » ne renvoient pas au processus consistant à obtenir l’approbation du gouvernement. L’obtention de l’approbation en vue de l’inscription d’un produit sur les listes provinciales des médicaments remboursés survient généralement dans un contexte réglementaire.
  • Les « négociations à d’autres fins » comprennent les négociations en vue d’un règlement Voir la note en bas de page 11-42 où, par exemple, la divulgation entraînerait la perte de contrôle des efforts de règlement en ouvrant le processus à une intervention extérieure.
Risque vraisemblable de préjudice probable

L’alinéa 20(1)d) exige un risque vraisemblable que les négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins seront entravées par la divulgation. Le critère est « un risque vraisemblable de préjudice probable ». Par conséquent, l’institution doit démontrer qu’il existe beaucoup plus qu’une simple possibilité qu’un préjudice soit causé, bien qu’il ne soit pas nécessaire d’établir, selon la prépondérance des probabilités, que le préjudice se produira effectivement. Voir la note en bas de page 11-43

Lorsqu’une institution fédérale applique les alinéas 20(1)a) et b), elle ne peut pas spéculer si les renseignements en cause sont des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle fournis par un tiers. Par contre, dans les décisions Astrazeneca Canada inc. c. Canada (Ministre de la Santé), 2005 CF 189 et Astrazeneca Canada inc. c. Santé Canada, 2005 CF 1451, la Cour fédérale a statué qu’en ce qui concerne la preuve d’un préjudice pour les alinéas 20(1)c) et d), il est nécessaire d'effectuer des conjectures raisonnables parce que « dans bien des cas une partie ne peut se fier à un préjudice attribuable à des divulgations antérieures comme preuve d'un préjudice raisonnablement attendu, car il est possible qu'une divulgation antérieure de ce type de preuve n'a peut-être jamais eu lieu. » Néanmoins, la partie qui cherche à protéger les renseignements doit soumettre davantage que des croyances et des craintes personnelles. Une preuve de nature prévisionnelle, une preuve d’expert et une preuve de traitement d’éléments de preuve semblables ou de situations semblables sont souvent admises comme un fondement logique dans le cas d'une expectative de préjudice, ainsi que comme preuve de la catégorie de documents considérés.

Par ailleurs, même si le mobile ou l’occupation du demandeur ne sont pas pertinents aux fins des alinéas 20(1)a) ou b), le mobile est un facteur pertinent pour ce qui est d’établir un « risque vraisemblable de préjudice probable » à des tiers aux fins des alinéas c) et d). Des exemples de mobiles pour présenter une demande d’accès comprennent l’obtention de documents pour préparer une négociation ou un litige, de renseignements sur les produits et les services offerts par un compétiteur, et de documents qui pourraient être utiles pour obtenir des contrats avec le gouvernement.

Tel que mentionné ci-dessus, l’alinéa 20(1)d) ne concerne pas les opérations commerciales quotidiennes du tiers ni la concurrence accrue qui pourrait découler de la divulgation. Les éléments de preuve soumis sur les conséquences possibles de la divulgation tant sur d’autres contrats en général que sur des problèmes hypothétiques sont insuffisants pour entraîner l’application de l’exception. Il n’est pas non plus suffisant de simplement affirmer par affidavit que la divulgation entraverait sans aucun doute des négociations en vue de contrats ou à d’autres fins dans le cadre de projets futurs.

11.14.7 Paragraphe 20(2) – Essais de produits ou essais d’environnement

Le paragraphe 20(2) rend obligatoire la communication de renseignements se rapportant à la santé et à la sécurité publiques. L'aspect primordial est l'intérêt public dans la communication Voir la note en bas de page 11-44. Aux termes de cette disposition, même si un document était soustrait à la divulgation en vertu du paragraphe 20(1), une institution fédérale ne peut faire valoir cette exception relativement à quelque partie du document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement effectués par une institution fédérale ou pour son compte.

Il y a deux exceptions à la communication obligatoire en vertu du paragraphe 20(2). Ce dernier ne s’applique pas lorsque :

  • les essais constituent une prestation de services fournis à titre onéreux mais non destinés à une institution fédérale. Cela signifie que le tiers doit avoir payé une institution fédérale pour qu’elle effectue les essais, et l’institution effectue les essais à titre d’entreprise commerciale (par exemple, les essais de produits effectués sur une base commerciale par le Conseil national de recherches du Canada);
  • les essais ont été effectués par un tiers et ont été soumis à une institution fédérale, sur une base volontaire ou obligatoire. Cela signifie que les essais ont été effectués par un tiers ou pour son compte et non pour le compte d’une institution fédérale et ont été payés par ce tiers et fournis au gouvernement.

La divulgation de renseignements qui tombent sous les deux exceptions ci-dessus n’est pas obligatoire. Le paragraphe 20(1) peut être invoqué pour refuser leur communication lorsque cette exception s’applique.

La mesure dans laquelle les essais de produits ont effectivement eu lieu sera déterminée au cas par cas. L’expression « essais de produits » n’est pas définie dans la Loi. Par conséquent, les mots « produit » et « essai » ont le sens que leur accorde généralement le dictionnaire. Le sens habituel de « produit » admet tout bien, animal ou végétal. En outre, le paragraphe 20(2) prévoit que les « essais de produits » sont un terme générique. Par conséquent, l’expression « essais de produits » est suffisamment large pour inclure tous genres d’essais de produits. Le fait qu’une inspection et les essais de produits connexes se déroulent d’une manière obligatoire ou imprévue ne les empêche pas d’être des essais de produits.

Un avis de l'intention de donner communication en vertu du paragraphe 20(2) doit être envoyé aux tiers concernés. Les observations des tiers sont limitées à la question de savoir si les renseignements constituent des résultats d’essais effectués par une institution fédérale ou pour son compte, qui ne constituent pas une prestation de services fournis à titre onéreux à une personne, un groupement ou une organisation autre qu’une institution fédérale.

11.14.8 Paragraphe 20(3) – Méthodes utilisées pour les essais

Lorsqu’une institution communique les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement conformément au paragraphe 20(2), elle doit, aux termes du paragraphe 20(3), fournir au demandeur une note explicative des méthodes utilisées pour effectuer les essais. L’obligation de créer un nouveau document fait en sorte que les résultats des essais, qui pourraient être trompeurs s’ils étaient diffusés isolément, sont compris.

11.14.9 Paragraphe 20(4) – Essais préliminaires

Le paragraphe 20(4) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement ne comprennent pas les résultats d’essais préliminaires qui ont pour objet la mise au point de méthodes d’essais.

11.14.10 Paragraphe 20(5) – Communication autorisée

Le paragraphe 20(5) de la Loi sur l'accès à l'information est une disposition discrétionnaire qui autorise les responsables d’institutions à communiquer des renseignements décrits au paragraphe 20(1) avec le consentement du tiers concerné. Cette disposition vise à éviter les situations où l’institution aurait l’obligation de ne pas communiquer un document même si le tiers a consenti à la communication.

Lorsqu’il est déterminé qu’un des alinéas du paragraphe 20(1) s’applique ou pourrait s’appliquer, le responsable de l’institution devrait faire un effort raisonnable pour obtenir le consentement du tiers à la communication des renseignements demandés.

En donnant son consentement à la communication lorsque la demande est reçue ou lors d’une consultation informelle, le tiers renonce à son droit de recevoir un avis en vertu du paragraphe 27(1). Sinon, l’institution devrait inclure, dans l’avis prévu au paragraphe 27(1), un paragraphe demandant le consentement.

Le consentement devrait être obtenu par écrit pour faire en sorte que le dossier soit bien documenté afin de parer à l’éventualité d’une plainte ou de toute procédure judiciaire contre l’institution où l’obtention du consentement peut être un enjeu.

11.14.11 Paragraphe 20(6) – Communication dans l’intérêt public

Le paragraphe 20(6) de la Loi sur l'accès à l'informationstipule que le responsable d’une institution fédérale peut communiquer, en tout ou en partie, tout document qui comprend les renseignements visés à l’un ou l’autre des alinéas (1)b), b.1), c) ou d) :

  • pour des raisons d’intérêt public concernant la santé ou la sécurité publique ou la protection de l’environnement;
  • lorsque ces raisons justifient nettement les conséquences éventuelles de la communication pour un tiers : pertes ou profits financiers, atteintes à la sécurité de ses ouvrages, réseaux ou systèmes, atteintes à sa compétitivité ou entraves aux négociations – contractuelles ou autres – qu’il mène.

Cette disposition discrétionnaire permet à une institution fédérale de divulguer des renseignements autrement protégés en vertu de l’article 20 lorsque le critère de l’intérêt public est respecté. Il revient ainsi aux responsables des institutions de déterminer si la communication dans l’intérêt public justifie nettement le préjudice éventuel lorsque les renseignements de tiers qui pourraient autrement faire l’objet d’une exception concernent la santé ou la sécurité publique ou la protection de l’environnement.

Le paragraphe 20(6) ne s’applique pas à l’alinéa 20(1)a) (secrets industriels).

Application du paragraphe 20(6)

Les décisions concernant l’applicabilité du paragraphe 20(6) devraient être documentées pleinement et de façon objective en prévision de tout examen qui pourrait avoir lieu. Il est important de démontrer que le responsable de l’institution a pris la décision de communiquer :

  • après avoir pris en considération tous les facteurs pertinents;
  • sans prendre en considération des facteurs non pertinents;
  • d’une manière équitable et impartiale;
  • après considération individuelle des différents documents et des renseignements fournis par le tiers;
  • après avoir donné tous les avis et effectué toutes les consultations nécessaires.

Pour appliquer la disposition correctement, l’institution doit :

  1. Déterminer si les renseignements peuvent faire l’objet d’une exception en vertu des alinéas 20(1)b), b.1), c) ou d).

    La « primauté » de l’intérêt public n’entre en ligne de compte que lorsque la totalité ou une partie d’un document est visée par l’une ou plusieurs des catégories de documents décrites aux alinéas 20(1)b), b.1), c) ou d).

  2. Déterminer si le document est lié à la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement.

    Au moment d’entreprendre l’examen initial des documents, il faut établir immédiatement si la primauté de l’intérêt public pourrait entrer en ligne de compte.

  3. Déterminer si la communication d’un document lié à la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement peut être dans l’intérêt public.

    Au cours du traitement initial d’une demande, les institutions ont la responsabilité de soupeser le bien-fondé des arguments tant en faveur qu’à l’encontre de la communication pour des raisons d’intérêt public.

  4. Envoyer un avis aux tiers aux termes du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

    Si les documents sont liés à la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement, les institutions devraient demander aux tiers de fournir non seulement des observations expliquant pourquoi ils considèrent que les renseignements devraient faire l’objet d’une exception mais aussi les raisons pour lesquelles la communication dans l’intérêt public ne devrait pas justifier le préjudice éventuel. L’institution devrait donner des indications très précises quant au type de renseignements exigés des tiers pour prendre une décision.

    Si l’institution est déjà convaincue, sans qu’elle n’ait à consulter les tiers concernés, que les renseignements peuvent faire l’objet d’une exception en vertu de l’un ou l’autre des alinéas 20(1)b), b.1), c) ou d), elle doit informer les tiers et leur demander de présenter des observations expliquant pourquoi le document ne devrait pas être communiqué pour des raisons d’intérêt public.

  5. Analyser les observations des tiers.

    Une fois que les observations ont été reçues, les institutions fédérales devraient analyser en profondeur les arguments présentés par les tiers pour justifier les exceptions en vertu du paragraphe 20(1).

    Si le tiers ne présente pas d’observations ou si, de l’avis du responsable de l’institution, ses arguments en faveur de l’exception en vertu des alinéas 20(1)b), b.1), c) ou d) ne satisfont pas aux critères de ces dispositions, le responsable de l’institution doit fonder sa décision sur d’autres facteurs pertinents. Dans les deux cas, les procédures d’avis énoncées à l’article 28 de la Loi sur l'accès à l'information devraient être suivies.

    Si l’institution convient que les observations d’un tiers justifient une exception en vertu des alinéas 20(1)b), b.1), c) ou d), elle doit ensuite évaluer le bien-fondé des observations présentées par rapport à la divulgation pour des raisons d’intérêt public.

    Dans certains cas, la possibilité de communication pour des raisons d’intérêt public ne sera portée à l’attention de l’institution qu’après que le tiers a présenté des observations relatives à l’application des exceptions. Dans de tels cas, il importe de donner au tiers la possibilité de présenter des arguments écrits expliquant pourquoi la communication pour des raisons d’intérêt public ne devrait pas s’appliquer. Il en est de même si le responsable d’une institution accepte la recommandation du commissaire à l’information d’examiner la « primauté » de l’intérêt public dans le cadre de l’enquête liée à une plainte. Le tiers doit être informé et doit avoir la possibilité de présenter des observations.

    Des renseignements supplémentaires sur l’exercice du pouvoir discrétionnaire sont donnés au chapitre 9 du présent Manuel.

  6. Obtenir des avis juridiques au besoin.

    Lorsqu’il y a un doute quant à la validité des exceptions invoquées par un tiers et la possibilité de divulgation pour des raisons d’intérêt public, les institutions doivent demander l’avis de leur conseiller juridique avant de donner suite à la demande.

Critère de l’intérêt public

L’intérêt public lié à la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement doit « justifier nettement » le préjudice aux tiers. Le Robert 2012 définit « nettement » comme suit : « clairement – d’une manière qui paraît claire, incontestable ». Ainsi, le critère est rigoureux, limitant l’applicabilité de la « primauté » de l’intérêt public prévue au paragraphe 20(6).

a) Application du paragraphe 20(6) aux alinéas 20(1)b) et b.1)

Aux alinéas 20(1)b) et 20(1)b.1), les documents demeurent des renseignements exclusifs du tiers qui les a fournis à titre confidentiel. La violation de cette confidentialité par une institution fédérale est une affaire grave. L’intérêt public particulier dont il est question doit justifier nettement tout gain financier ou perte financière d’un tiers ou toute atteinte à la sécurité de ses structures, réseaux ou systèmes découlant de la divulgation.

Lorsque l’on considère communiquer les renseignements pour des raisons d’intérêt public, la conduite du tiers doit être prise en considération. Est-ce que certains faits indiquent qu'il a commis un acte illégal, qu'il a violé une loi ou qu'il a commis volontairement un acte répréhensible? (Par exemple, le tiers a-t-il falsifié les résultats des études sur un nouveau médicament?) Y a-t-il obligation, en vertu d'une loi autre que la Loi sur l’accès à l’information, de communiquer les documents en question? De tels facteurs auraient pour effet de réduire considérablement le poids du préjudice pouvant être causé au tiers et militer en faveur de leur communication. Quelle est la responsabilité de l'institution fédérale dont les renseignements relèvent face aux menaces envers la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement, et quel est son mandat à cet égard? Ce ne sont là que quelques-unes des questions plus générales qui doivent être prises en considération.

b) Application du paragraphe 20(6) à l’alinéa 20(1)c)

Les documents à l’égard desquels une exception en vertu de l’alinéa 20(1)c) est le plus souvent envisagée comprennent les rapports d’inspection et les vérifications sur divers aspects de la santé et de la sécurité et les rapports des organismes de réglementation et rapports de recherche concernant l'approbation de médicaments, de pesticides ou d'autres substances semblables. Il arrive souvent que ces renseignements ne soient pas produits par un tiers. Ils sont plutôt établis par une institution fédérale dans le cadre d’une activité de réglementation ou d’application de la loi liée à la santé ou la sécurité publique ou à la protection de l’environnement.

Les institutions doivent évaluer les intérêts publics en question et établir s’ils justifient nettement tout préjudice qui pourrait être causé à un tiers en raison de la divulgation, par exemple des pertes ou des gains financiers ou des atteintes à sa compétitivité.

La question est celle de savoir si l’intérêt public qui est sous-jacent à la bonne gestion des programmes gouvernementaux et dont il est question au paragraphe 20(6) l’emporte nettement sur l’obligation de protéger le tiers ou ses renseignements. Dans de tels cas, des facteurs d'importance et de continuité entrent en jeu. Les difficultés ou les infractions en cause constituent-elles des irritants mineurs qu'on retrouve dans la plupart des opérations ou cas semblables, ou sont-elles au contraire des difficultés majeures et spécifiques qui présentent une menace déterminée envers la santé et la sécurité publiques ou l'environnement? A-t-on remédié directement et efficacement à ces difficultés ou à ces infractions? Le tiers a-t-il retiré son produit du marché volontairement à la lumière des résultats de la recherche ou de l'inspection menée, ou a-t-il au contraire omis de prendre les mesures nécessaires pour éliminer le danger à la suite de l'avis donné par l'institution fédérale dans le cadre du processus de réglementation ou d'application de la loi?

Les réponses à ces questions doivent être évaluées avec soin par rapport aux arguments invoqués par le tiers à l'appui de la protection de l'information. Il est entendu que si les irritants ont été éliminés, peu importe s'ils étaient mineurs ou majeurs, ou que le produit posant problème a été retiré du marché, les raisons d'intérêt public à l'appui de la divulgation sont beaucoup moins convaincantes que si des problèmes ou risques importants pour le public subsistaient.

Il arrive que les raisons d'intérêt public appuyant la divulgation de renseignements protégés par ailleurs par l'alinéa 20(1)c) soient importantes même si elles ne satisfont pas parfaitement aux critères mentionnés ci-dessus. Les institutions chargées de protéger la santé et la sécurité publiques ainsi que l'environnement peuvent exercer un contrôle sur les renseignements qui concernent un risque précis pour la santé ou la sécurité publique, qu'il s'agisse d'un groupe particulier de personnes ou du grand public (par exemple, les effets à long terme d'un produit qui a été retiré du marché), lorsque leurs obligations en vertu de la loi ou la nécessité de maintenir la confiance du public justifient le préjudice éventuel causé à un tiers. Dans ce cas, il se peut que l'institution soit tenue, de par son mandat, de communiquer l'information dans l'intérêt du public en vertu du paragraphe 20(6). Ici encore, il ne suffit pas dans ces cas que les renseignements soient « d'intérêt public » : il faut qu'un risque important, pouvant être déterminé de façon précise, existe et que la protection permanente de ces renseignements ait pour conséquence directe de nuire à la santé ou à la sécurité publique ou à l'environnement, à court ou à long terme. En pareil cas, le responsable d'une institution fédérale est tenu d'envisager la divulgation de certains renseignements pour des raisons d'intérêt public en application du paragraphe 20(6).

c) Application du paragraphe 20(6) à l’alinéa 20(1)d)

Les institutions doivent évaluer les intérêts publics en question et établir s’ils justifient nettement les conséquences éventuelles d’entraves aux négociations contractuelles ou autres du tiers, pouvant découler de la divulgation.

11.15 Article 20.1 – Exception visant l’office d’investissement des régimes de pensions du secteur public

L’article 20.1 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) prévoit une exception obligatoire fondée sur un critère objectif ne pouvant être invoquée que par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et ses filiales à cent pour cent, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’exception vise à protéger certains renseignements obtenus d’un tiers et qui ont été traités de façon constante comme étant de nature confidentielle par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public.

Les quatre conditions suivantes doivent être satisfaites pour que l’exception s’applique.

  1. Les documents contiennent des conseils ou des renseignements en matière d’investissement.

    Comme le terme « investissement » n’est pas défini dans la Loi, il prend son sens commun, c’est-à-dire l’action d’investir de l’argent ou des capitaux pour en retirer un profit. « Investir » se définit comme le fait d’employer un capital (de l’argent), par achat ou dépense, dans quelque chose qui offre la possibilité d’un profit.

  2. Les conseils ou les renseignements ont été obtenus d’un tiers.

    L’exception ne s’applique qu’aux renseignements ou conseils obtenus d’un tiers par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et ses  filiales à cent pour cent. Elle couvre aussi les renseignements ou conseils fournis au nom d’un tiers par un avocat ou un comptable ainsi que l’information préparée par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public au moyen de renseignements fournis par un tiers.

  3. Les conseils ou les renseignements ont été obtenus à titre confidentiel.

    L’expression « à titre confidentiel » signifie que le tiers a fourni les renseignements en tenant pour acquis qu’ils resteraient confidentiels, c’est-à-dire qu’ils ne seraient communiqués qu’aux institutions fédérales ayant besoin de les connaître (comme l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada).

    Les renseignements sont obtenus « explicitement » à titre confidentiel lorsque le tiers qui les fournit demande expressément ou indique explicitement que leur confidentialité soit maintenue. L’intention de fournir les renseignements à titre confidentiel peut être indiquée dans le document, énoncée dans une entente ou formulée verbalement. Il est souhaitable de consigner par écrit une demande verbale.

    Les renseignements sont obtenus « implicitement » à titre confidentiel lorsque les circonstances dans lesquelles ils sont fournis laissent entendre l’intention que leur confidentialité soit maintenue, par exemple, selon les pratiques antérieures à l’égard de tels renseignements, les politiques, etc.

    La seule exigence est que les renseignements aient été obtenus à titre confidentiel. Contrairement à l’alinéa 20(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, l’article 20.1 ne contient pas l’énoncé suivant : « et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers ». Il n’est donc pas nécessaire que le tiers garde les renseignements confidentiels.

  4. Les renseignements ou les conseils ont été traités de façon constante comme étant de nature confidentielle par l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public.

Le fait de désigner des renseignements de nature confidentielle n’en exclut pas en lui-même la communication. Les renseignements devront être analysés au cas par cas afin de déterminer si l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public les a traités de façon constante comme étant de nature confidentielle.

Contrairement à d’autres exceptions obligatoires, aucune disposition ne permet la communication dans certaines circonstances. Si les conditions énoncées précédemment sont satisfaites, la communication doit être refusée.

11.16 Article 20.2 – Exception pour l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada

L’article  20.2 de la Loi sur l’accès à l’information est une exception obligatoire basée sur un critère objectif qui peut être invoquée uniquement par l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada et ses filiales en propriété exclusive, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Cette exception vise à protéger certains renseignements obtenus de tiers que l’Office a traités de façon constante comme étant de nature confidentielle.

Au 28 février 2013, l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada n’était pas assujetti à la Loi sur l’accès à l’information. Conformément au paragraphe 228(2) de la Loi sur la responsabilité, l’Office deviendra sujet à la Loi sur l’accès à l’information avec le consentement d’au moins les deux tiers des provinces incluses, au sens du paragraphe 114(1) du Régime de pensions du Canada, comptant au total les deux tiers au moins de la population de toutes les provinces incluses.

11.17 Article 20.4 – Exception visant la Corporation du Centre national  des Arts

L’article 20.4 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) prévoit une exception obligatoire fondée sur un critère objectif ne pouvant être invoquée que par la Corporation du Centre national des Arts et ses filiales à cent pour cent, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’exception vise à protéger certains renseignements obtenus d’un tiers ou au sujet d’un tiers et qui ont été traités de façon constante comme étant de nature confidentielle par la Corporation du Centre national des Arts.

Les deux conditions suivantes doivent être satisfaites pour que l’exception s’applique.

  1. La communication divulguerait :
    • les modalités d’un contrat de services d’un artiste de spectacle;
    • l’identité d’un donateur qui a fait un don à titre confidentiel.

    L’article 20.4 s’applique uniquement aux renseignements révélant les modalités d’un contrat ou l’identité d’un donateur. La disposition ne peut être appliquée à d’autres renseignements relatifs au contrat ou au don ne divulguant pas les modalités du contrat ou l’identité du donateur, par exemple les échanges concernant la gestion du contrat ou certains détails concernant le don (son montant ou son objet).

    Le terme « modalité » garde son sens commun et s’entend dans ce contexte des conditions déterminant la nature et la portée d’une entente. Les modalités d’un contrat comprennent toute disposition composant le contrat, dont la description du travail à accomplir par l’artiste de spectacle, le moment, le cachet et les conditions de paiement, ainsi que toute indemnité ou obligation.

    Pour ce qui est des dons, l’article 20.4 ne protège que l’identité du donateur qui a fait un don à titre confidentiel. L’expression « à titre confidentiel » signifie que le donateur a demandé, verbalement ou par écrit, que les renseignements ne soient communiqués qu’aux institutions fédérales ayant besoin de les connaître (comme la Corporation du Centre national des Arts et l’Agence du revenu du Canada).

    La seule exigence est que les renseignements aient été obtenus à titre confidentiel. Contrairement à l’alinéa 20(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, l’article 20.4 ne contient pas l’énoncé suivant : « et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers ». Il n’est donc pas nécessaire que le tiers garde les renseignements confidentiels.

  2. La Corporation du Centre national des Arts et ses filiales à cent pour cent a traité de façon constante les renseignements comme étant de nature confidentielle.

Le fait de désigner des renseignements de nature confidentielle n’en exclut pas en lui-même la communication. Les renseignements devront être analysés au cas par cas afin de déterminer si la Corporation du Centre national des Arts et ses filiales à cent pour cent les ont traités de façon constante comme étant de nature confidentielle.

Contrairement à d’autres exceptions obligatoires, aucune disposition ne permet la communication dans certaines circonstances. Si les conditions énoncées précédemment sont satisfaites, la communication doit être refusée.

11.18 Article 21 de la Loi – Activités du gouvernement

11.18.1 Introduction

Le paragraphe 21(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif. Cette exception protège certaines catégories de renseignements concernant les processus décisionnels internes du gouvernement dont la divulgation nuirait aux activités des institutions fédérales. Le motif à l'origine de cette exception est que la communication de renseignements peut, dans certains cas, avoir des conséquences négatives sur la franchise des conseils, des recommandations, des consultations et des délibérations destinés à la fonction publique ou préparés par celle-ci, et pourrait engendrer une réticence à traiter de questions délicates avec franchise.

Les alinéas 21(1)a) et b) ne visent pas uniquement à protéger la fonction consultative des employés d'institutions fédérales. Ils ont aussi pour but de préserver le principe constitutionnel de la responsabilité de chaque ministre à l'égard des actions de son institution, ainsi que son corollaire, l'anonymat de la fonction publique.

L'exception ne vise que les documents datés de moins de 20 ans lors de la demande. Ainsi, si les documents ont été créés plus de 20 ans avant la date où la demande d'accès a été faite, le paragraphe 21(1) ne peut pas être invoqué.

11.18.2 Exercice du pouvoir discrétionnaire

L'exception prévue à l'article 21 de la Loi sur l'accès à l'information, qui est fondée sur un critère objectif, peut être appliquée lorsqu'un document fait partie d'une des catégories de documents mentionnées dans la présente disposition. Cependant, l'article 21 prévoit aussi une exception discrétionnaire. Cette discrétion vise à restreindre la portée générale du critère objectif et à reconnaître le principe du droit d'accès du public aux documents de l'administration fédérale, même à ceux pouvant techniquement faire l'objet d'une exception.

Il n'y a aucune obligation législative d'appliquer un critère subjectif à cette exception ou de prouver l'existence d'un préjudice (comme le confirme la Cour fédérale dans l'affaire Telezone, dont il est question à la section 11.18.3 du présent chapitre). Toutefois, l'exercice du pouvoir discrétionnaire exige que le responsable de l'institution prenne en considération les conséquences de la communication des renseignements. Dans l'exercice de son pouvoir discrétionnaire, le responsable doit soupeser les arguments en faveur de la communication et ceux à l'encontre de celle-ci.

Les lignes directrices non exhaustives qui suivent pourraient aider les institutions à décider si les renseignements peuvent être divulgués.

  1. Genre d'avis, de recommandations, de consultation ou délibération :

    Le processus décisionnel implique-t-il des questions d'orientation ou des questions de nature administrative, technique ou courante? Il y a une différence considérable entre un avis portant sur une nouvelle initiative gouvernementale d'importance et un avis ayant trait à l'achat de matériel de bureau. Il peut être approprié, par exemple, de divulguer des documents traitant des questions de routine.

  2. Circonstances entourant les avis, recommandations, consultations ou délibérations :

    Dans le cadre de ce processus, existe-t-il une attente traditionnelle ou un sens de fiabilité envers la confidentialité? Il se peut qu'une grande partie de l'information ait déjà été publiée. Le contexte et la nature de la confidentialité ne sont pas toujours les mêmes.

  3. Incidences de la divulgation :

    Y a-t-il un risque que l'on s'exprime avec moins de franchise et plus de réserve dans les recommandations ou avis futurs par suite de la divulgation des renseignements? Les participants aux consultations ou délibérations risquent-ils de s'exprimer moins librement? Le gouvernement serait-il autant en mesure d'établir et de mettre en œuvre des stratégies et tactiques utiles aux négociations actuelles ou futures? La capacité de l'institution de se charger de la planification en matière de personnel et d'administration serait-elle touchée?

    La divulgation aurait-elle pour effet d'affaiblir le principe de la responsabilité ministérielle ou son corollaire, l'anonymat de la fonction publique? Aurait-elle pour effet de diminuer la capacité de l'institution de gérer ou d'élaborer un programme ou une activité? Risque-t-elle de nuire à la prise de décisions du gouvernement sur des questions d'une importance toujours aussi grande, d'empêcher les responsables de fournir toutes les raisons appuyant une décision ou d'entraîner la communication de renseignements inexacts?

  4. Caractère critique délicat de l'information :

    Peut-on prévoir dans l'immédiat que la divulgation des renseignements nuira au processus décisionnel, ou est-ce que l'information porte sur des aspects techniques ou des questions de nature courante, de sorte que la divulgation court un risque minime de causer un préjudice? Il peut être approprié de divulguer des documents traitant des questions de routine ou techniques et qui ont une faible possibilité de nuire au processus décisionnel. L'âge des documents est un autre facteur à prendre en considération. En général, plus le document est ancien, moins sa communication est susceptible de nuire au processus décisionnel. Il n'y a pas de règle bien définie à cet égard, puisque la divulgation de documents peu récents peut encore aujourd'hui avoir une incidence très importante.

Des renseignements additionnels sur l'exercice de la discrétion se trouvent aux sections 9.6.1 et 10.4 du présent Manuel.

11.18.3 Alinéa 21(1)a) – Avis et recommandations

L'exception prévue à l'alinéa 21(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information porte sur les avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre.

La présente disposition comporte trois éléments clés : avis, recommandations et identité des individus impliqués.

1. Avis

Puisque le terme « avis » n'est pas défini dans la Loi, il faut lui accorder son sens courant : opinion, point de vue ou jugement fondé sur les connaissances, la formation et l'expérience d'une ou de plusieurs personnes touchant la ligne de conduite à suivre.

2. Recommandations

La Loi ne définit pas non plus le terme « recommandation ». La définition du terme dans Le Nouveau Petit Robert décrit sa signification : « Action de désigner (qqch.) à l'attention favorable de qqn, en soulignant les mérites, les avantages ».

3. Identité des individus impliqués

L'exception prévue dans l'alinéa 21(1)a) s'applique aux avis et recommandations élaborés:

  • par une institution fédérale (c'est-à-dire par des fonctionnaires);
  • par un ministre;
  • pour une institution fédérale (c'est-à-dire de sources externes); Les mots « pour une institution fédérale » de l'alinéa 21(1)a) englobent les avis et les recommandations donnés par des sources externes, comme des personnes, des organisations et des sociétés, pourvu que :
    • les avis ou recommandations ne se trouvent pas dans un rapport préparé par un conseiller ou un consultant externe;
    • l'institution fédérale ait demandé les commentaires en question ou qu'en raison de pratiques antérieures il soit entendu que de tels commentaires sont attendus.
    Un exemple d'un avis donné pour le compte d'une institution fédérale serait un document envoyé à une institution fédérale par une association qui exprime son point de vue quant aux retombées perçues des projets de règlement amorcés par l'institution.
  • pour un ministre (c'est-à-dire par son personnel, ses fonctionnaires ou les sources externes).

L'exception ne s'applique pas aux énoncés de faits purement objectifs. Toutefois, elle pourrait être invoquée dans le cas où l'énoncé factuel est inexorablement lié à l'avis ayant été donné, rendant le prélèvement impossible, ou renfermerait un élément subjectif qui permettrait d'en déduire la nature de l'avis, soit de par l'organisation des faits présentés soit en raison de la manière dont ils sont effectivement présentés.

Jurisprudence sur l'alinéa 21(1)a)

Deux affaires concernant cette exception sont dignes de mention :

1. Conseil canadien des œuvres de charité chrétiennes c. Canada (ministre des Finances), [1999] 4 C.F. 245

La Cour fédérale a statué comme suit :

Autoriser ou exiger la communication d'avis donnés par des fonctionnaires et la communication de délibérations confidentielles au sein de la fonction publique concernant certaines options politiques éroderait la capacité du gouvernement de formuler et de justifier ses politiques. Par ailleurs, les principes démocratiques exigent que le public soit en mesure de participer aussi pleinement que possible à l'élaboration des politiques en exerçant une certaine influence. La plupart des documents internes qui analysent un problème, en commençant par identifier celui-ci, et qui proposent ensuite un certain nombre de solutions avant de terminer sur des recommandations précises au niveau des changements sont susceptibles d'être visés par les alinéas 21(1)a) ou b). La Loi accorde donc aux responsables des institutions fédérales…le pouvoir discrétionnaire de décider lesquels parmi la très grande série de documents visés par ces alinéas peuvent être communiqués sans porter atteinte à l'efficacité du gouvernement.

La Cour fédérale a conclu que : « l'effet combiné des alinéas 21(1)a) et b) est d'exclure de la communication prévue par la Loi un très grand nombre de documents établis dans les processus internes d'élaboration des politiques d'une institution fédérale. ».

2. 3430901 Canada Inc. c. Canada (Ministre de l'Industrie), [1999] A.C.F. No. 1859 (Q.L.) (C.F. 1re instance), T-648-98, et l'appel en 2001 CAF 254 (Telezone)

En 1995, le ministre de l'Industrie a invité les parties intéressées à fournir des services de communications personnelles sur une gamme de fréquences de 2 GHz à présenter des demandes de licences. Un comité de 18 personnes, appelé « groupe de travail », a analysé les demandes en détail en tenant compte d'un certain nombre de critères d'évaluation et il a présenté ses conclusions à un autre comité, appelé « comité de sélection ». Le rôle de ce dernier était de classer les demandes en tenant compte des critères de sélection et de présenter des recommandations au Ministre quant à celles qui devraient faire l'objet de l'octroi d'une licence. En 1996, 3430901 Canada Inc. et son prédécesseur, Telezone Inc. (collectivement, Telezone), ont demandé la communication de documents liés à la décision du Ministre concernant les quatre licences. La demande a été en grande partie rejetée pour le motif que les documents demandés étaient protégés en vertu du paragraphe 21(1) de la Loi.

Décision de la Cour fédérale

La Cour fédérale a maintenu la décision d'Industrie Canada. La Cour fédérale a conclu que les exceptions décrites aux alinéas 21(1)a) et b) visent à préserver l'intégrité du processus décisionnel du gouvernement. Une considération d'ordre politique les sous-tend, soit le risque que la divulgation d'un trop grand nombre de documents puisse inhiber la communication ouverte et franche entre les conseillers gouvernementaux et les décideurs.

Les alinéas 21(1)a) et b) ne requièrent pas de preuve d'un préjudice.

L'avis n'a pas nécessairement à proposer une voie à suivre pour être de nature plus que factuelle.

…Une discussion des options de politique qui se solde par une recommandation est une « recommandation » au sens de l'alinéa 21(1)a), mais que le terme « avis » recouvre un concept beaucoup plus large. Dans son sens ordinaire, le terme « avis » peut comprendre la discussion de questions de politique générale ou d'options de politique, même si on n'y trouve pas de conclusion ou de résolution au débat.

Le terme « avis » englobe l'expression d'une opinion sur des questions de politique, mais exclut les renseignements de nature très factuelle, à moins que ces renseignements ne soient étroitement liés à l'avis et ne puissent en être séparés.

Il n'est pas toujours possible de classer les « faits », les « avis » et les « recommandations » dans des compartiments étanches et distincts. Plusieurs documents comportent plus d'un élément. Les renseignements factuels qui sont inextricablement liés à l'avis donné peuvent être exemptés en vertu de l'alinéa 21(1)a).

La Cour fédérale a déterminé également que les renseignements suivants étaient exemptés en vertu de l'alinéa 21(1)a) :

  • un document écrit, où un fonctionnaire avise le Ministre qu'un critère donné devrait recevoir une pondération spéciale par suite d'un motif de politique générale particulier, ou recommande qu'on donne un nombre de points donnés à une demande qui comporte une caractéristique précise;
  • des documents qui portent sur la pondération des pourcentages et les discussions de politique générale afférentes;
  • le paragraphe d'introduction qui informe le Ministre qu'il doit prendre une décision de politique, car il est lié de façon fondamentale à l'avis qui suit;
  • les renseignements qui informent le Ministre qu'il doit prendre une décision de politique, l'explication et l'analyse des options et les recommandations sur la façon d'agir;
  • un document qui reproduit la projection de transparents résumant les arguments de politique relatifs à la décision que le Ministre doit prendre;
  • un courrier électronique adressé par un des membres du groupe de travail à d'autres membres qui porte sur une analyse préliminaire de certaines questions de politique générale qui devront être discutées afin de préparer les recommandations au comité de sélection et, par la suite, au Ministre.
Décision de la Cour d'appel fédérale

La Cour d'appel fédérale a maintenu la décision de la Cour fédérale. Elle a déclaré que les exceptions prévues par la Loi doivent être interprétées en considérant à la fois l'objectif de la Loi et les valeurs qui sous-tendent les exceptions invoquées, et en particulier, en ce qui concerne l'alinéa 21(1)a), la préservation des échanges sans entraves de renseignements entre les fonctionnaires participant au processus décisionnel.

Voici d'autres conclusions importantes de la Cour d'appel fédérale :

  • En décidant d'inclure les « avis ou recommandations » dans une exception, le Parlement avait probablement l'intention d'accorder un sens plus général au premier qu'au deuxième, sinon il y aurait redondance.
  • Les renseignements principalement normatifs plutôt que simplement factuels sont visés par les motifs qui permettent de refuser la communication en vertu de l'alinéa 21(1)a).
  • Un document entrant par ailleurs dans la catégorie des « avis » peut être exempté en vertu de l'alinéa 21(1)a) même s'il n'avait pour but que d'aider les participants au processus décisionnel à formuler les avis ou les recommandations qu'ils feraient en fin de compte au décideur.
  • Un document à l'intention du Ministre indiquant qu'une décision doit être prise sur une question donnée, précisant les points saillants d'une demande ou présentant des options de politique, comporte implicitement le point de vue de l'auteur sur ce que devrait faire le Ministre ou sur la manière dont il devrait envisager une question. Tous ces éléments sont de nature normative et font partie intégrante du processus décisionnel d'une institution. L'alinéa 21(1)a) pourrait donc s'appliquer.

11.18.4 Alinéa 21(1)b) – Compte rendu des consultations et des délibérations

L'exception prévue à l'alinéa 21(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information porte sur les comptes rendus de consultations ou délibérations mettant en cause des cadres ou employés d'une institution fédérale, un ministre ou son personnel.

La présente disposition comprend quatre éléments clés : compte rendu, consultation, délibération et identité des individus impliqués.

  1. Compte rendu

    Comme ce terme n'est pas défini dans la Loi, le Parlement entendait lui donner son sens ordinaire : exposé ou récit d'un événement ou d'un fait; rapport, relation ou description.

    L'échange d'idées par écrit constitue un compte rendu. Les échanges de notes établissant le point de vue de leurs auteurs et une note retournée à son auteur sur laquelle sont écrits à la main les commentaires du destinataire en sont des exemples.

    Qu'en est-il des points de vue non demandés? Une note adressée à un ministre ou à un cadre de l'institution, qui n'a pas été demandée et dans laquelle un autre fonctionnaire expose ses vues sur un sujet particulier, pourrait aussi constituer un compte rendu de consultation.

    Le but de l'alinéa 21(1)b) est de protéger les points de vue exprimés pendant des consultations ou des délibérations afin qu'il soit toujours possible de s'exprimer avec franchise lors de tels échanges. L'alinéa 21(1)b) ne s'applique pas à des renseignements factuels ou à des rubriques de documents, à moins que la rubrique ne révèle les vues exprimées.

    Il doit s'agir du compte rendu d'une consultation ou d'une délibération. La Loi ne définit pas ces termes et ceux-ci sont entendus selon leur sens ordinaire, soit :

  2. Consultation

    Par « consultation », on entend :

    • action de consulter, de prendre avis; délibération, conférence;
    • réunion de personnes (p. ex., des avocats ou des médecins) qui délibèrent sur une affaire, un cas.
  3. Délibération

    Par « délibération », on entend :

    • action de délibérer (délibérer : réfléchir sur une décision à prendre, peser le pour et le contre avant de prendre une décision); examen réfléchi avant de prendre une décision;
    • action pour des conseillers d'examiner et de discuter les motifs invoqués à l'appui ou à l'encontre d'une mesure.
  4. Identité des individus impliqués

    Le dernier élément de l'alinéa 21(1)b) concerne l'identité des personnes qui doivent participer aux consultations ou délibérations pour que l'exception s'applique. Il suffit qu'une seule des personnes suivantes participe aux consultations ou délibérations pour que l'alinéa 21(1)b) s'applique :

    1. les administrateurs, les dirigeants et les employés d'une institution fédérale;
    2. un ministre;
    3. le personnel d'un ministre.

Selon ces définitions, seuls les renseignements décrivant l'avis donné, les consultations entreprises ou l'échange d'idées conduisant à une décision particulière constituent un compte rendu pouvant faire l'objet d'une exception en vertu de l'alinéa 21(1)b).

Jurisprudence sur l'alinéa 21(1)b)
1. Conseil canadien des œuvres de charité chrétiennes c. Canada (Ministre des Finances), [1999] 4 C.F. 245

La Cour fédérale a statué comme suit :

Autoriser ou exiger la communication d'avis donnés par des fonctionnaires et la communication de délibérations confidentielles au sein de la fonction publique concernant certaines options politiques éroderait la capacité du gouvernement de formuler et de justifier ses politiques. Par ailleurs, les principes démocratiques exigent que le public soit en mesure de participer aussi pleinement que possible à l'élaboration des politiques en exerçant une certaine influence. La plupart des documents internes qui analysent un problème, en commençant par identifier celui-ci, et qui proposent ensuite un certain nombre de solutions avant de terminer sur des recommandations précises au niveau des changements sont susceptibles d'être visés par les alinéas 21(1)a) ou b). La Loi accorde donc aux responsables des institutions fédérales…le pouvoir discrétionnaire de décider lesquels parmi la très grande série de documents visés par ces alinéas peuvent être communiqués sans porter atteinte à l'efficacité du gouvernement.

La Cour fédérale a conclu que : « l'effet combiné des alinéas 21(1)a) et b) est d'exclure de la communication prévue par la Loi un très grand nombre de documents établis dans les processus internes d'élaboration des politiques d'une institution fédérale ».

2. Canada (commissaire à l'information) c. Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, [1986] 3 C.F. 413 (1re instance)

La Cour fédérale a confirmé l'utilisation de l'alinéa 21(1)b) par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC) pour refuser de divulguer des extraits de certaines réunions du comité de direction. La Cour a indiqué qu'il est absolument essentiel que les communications entre les membres du comité pendant la préparation d'une décision restent confidentielles et que l'alinéa 21(1)b) prévoit une exception particulière entièrement appropriée à cet effet.

3. Newfoundland Power Inc. c. Ministre du Revenu national, 2002 CFPI 692

La Cour a statué qu'une note interne signée par deux cadres du Ministère analysant les diverses options stratégiques ou juridiques et toute recommandation faite par ses cadres concernant la position que devrait adopter le ministre du Revenu national à l'égard d'un avis de position d'un contribuable était clairement visée par l'alinéa 21(1)b) de la Loi.

Je suis d'avis que l'analyse de différentes alternatives d'ordre stratégique ou légal, ainsi que toute recommandation émanant de cadres ou d'employés du défendeur relativement à la position que devrait prendre celui-ci à l'égard d'un avis d'opposition d'un contribuable sont clairement visées par l'alinéa 21(1)b) de la Loi. Ayant examiné le contenu de la note, je conclus qu'elle contient des « délibérations » et que le défendeur peut légalement en refuser la communication en vertu de l'alinéa 21(1)b) de la Loi.

4. Rubin c. Canada (Société canadienne d'hypothèques et de logement) [1989] 1 C.F. 265

La Cour fédérale a statué qu'une institution fédérale pouvait invoquer l'alinéa 20(1)b) pour refuser la communication des ordres du jour de réunions du conseil d'administration de la Société canadienne d'hypothèques et de logement, mais elle a rejeté l'application générale de cette exception pour protéger systématiquement la totalité d'un document. L'alinéa 20(1)b) doit être appliqué après un examen minutieux visant à établir si les renseignements sont visés par l'exception, suivi de l'exercice du pouvoir discrétionnaire pour décider si l'exception devrait être invoquée et de l'examen visant à établir si le document peut faire l'objet d'un prélèvement aux termes de l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information.

11.18.5 Alinéa 21(1)c) – Positions ou projets

Conformément à l'alinéa 21(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information, une institution fédérale peut refuser la communication de documents contenant des projets préparés ou des renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées ou à mener par le gouvernement du Canada ou en son nom, ainsi que des renseignements portant sur les considérations qui y sont liées.

Cet alinéa protège, en tant que catégorie de renseignements, les stratégies et les tactiques utilisées ou envisagées par les institutions fédérales dans le cadre de négociations. De tels renseignements peuvent être protégés de la communication même après que les négociations sont terminées.

La Loi ne définit pas les termes « position », « projet » et « considération » et ceux-ci sont entendus selon leur sens ordinaire. Dans le contexte de l'alinéa 21(1)c), les projets et les positions concernent les renseignements susceptibles d'être utilisés au cours de négociations.

Le terme « position » correspond à la définition suivante : « attitude ou opinion, point de vue; façon de voir des situations ou des sujets; ensemble des idées qu'une personne soutient et qui la situe par rapport à d'autres personnes dans une discussion ou une dispute ». Le terme « projet » est défini comme « une méthode formulée et particulièrement détaillée pour faire une chose; un plan ou une façon d'agir ou de procéder décidée à l'avance; une intention ou un procédé proposé; un esquisse, dessin ou diagramme ».

L'alinéa 21(1)c), en plus de protéger les positions et les projets, couvre également les « considérations qui y sont liées ». Le terme « considération » est défini comme suit : « action de considérer; examen attentif; raisons qui motivent une décision, un choix ». Ainsi, un document décrivant les faits, les circonstances ou les facteurs pris en compte pour l'élaboration de projets et de positions serait également couvert par l'exception.

L'exception ne couvre que les négociations avec des parties à l'extérieur du gouvernement fédéral et ne s'applique pas aux négociations entre institutions fédérales.

Le mandat et les solutions de rechange établis par les négociateurs gouvernementaux dans le cadre de négociations concernant des contrats de travail et des marchés financiers et commerciaux sont des exemples de renseignements qui pourraient être visés par l'alinéa 21(1)c).)

11.18.6 Alinéa 21(1)d) – Projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration

L'alinéa 21(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information protège en tant que catégorie de renseignements les projets concernant la gestion interne des institutions fédérales qui ne sont pas encore entièrement en opération, par exemple, les projets concernant la réinstallation ou la réorganisation des institutions fédérales ou la gestion du personnel et les plans d'abolir des postes ou des programmes.

Le terme « projet » a la même signification que celle dans l'alinéa 21(1)c), soit : « une méthode formulée et particulièrement détaillée pour faire une chose; un plan ou une façon d'agir ou de procéder décidée à l'avance; une intention ou un procédé proposé; une esquisse, dessin ou diagramme ».

Cette exception est disponible temporairement. Aussitôt qu'un projet est mis en œuvre, les renseignements le concernant ne peuvent plus être protégés en vertu de cette exception. Il faut toutefois signaler que bien qu'il faille divulguer le projet final, il n'est pas nécessaire de divulguer les options envisagées avant la prise de décisions.

Les renseignements portant sur les projets qui n'ont jamais été mis en œuvre peuvent être protégés durant une période de 20 ans conformément au paragraphe 21(1).

11.18.7 Restrictions concernant les exceptions

Délai de prescription

Le paragraphe 21(1) de la Loi sur l'accès à l'information ne peut être invoqué que si les documents ont moins de 20 ans lors de la demande. En d'autres mots, le paragraphe 21(1) ne peut pas être invoqué pour refuser la communication de documents qui ont 20 ans ou plus.

Alinéa 21(2)a) : Exercice d'un pouvoir discrétionnaire ou d'une fonction judiciaire ou quasi judiciaire

L'alinéa 21(2)a) de la Loi sur l'accès à l'information précise que l'exception trouvée au paragraphe 21(1) ne s'applique pas aux renseignements qui concernent les droits d'une personne et font partie de l'une des catégories suivantes :

  • les décisions prises dans l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire (p. ex., l'attribution d'une subvention ou le financement d'un projet par le gouvernement);
  • les décisions prises dans l'exercice d'un pouvoir judiciaire ou quasi judiciaire) (p. ex., les appels concernant les impôts, le rajustement de l'assurance-emploi ou les griefs relatifs au personnel).

L'alinéa 21(2)a) vise à faire en sorte que le texte de certaines décisions et les raisons qui les motivent soient accessibles aux parties concernées. Cependant, l'exception au paragraphe 21(1) ne s'applique qu'à la décision même et aux raisons qui la justifient, mais non aux renseignements concernant le processus et les observations qui y ont mené. La décision dans l'affaire du CRTC mentionnée à la section 11.18.4 du présent chapitre, où la Cour fédérale a jugé que les notes préparatoires et autres communications internes menant à une décision définitive ne sont pas visées par l'alinéa 21(2)a) et peuvent faire l'objet d'un refus de communication en vertu du paragraphe 21(1), a confirmé cette interprétation.

De plus, dans l'arrêt Canada (Commissaire à l'information) c. Canada (Ministre de l'Industrie), 2001 CAF 254, la Cour d'appel fédérale a jugé que l'alinéa 21(2)a) ne s'appliquait que si les « droits reconnus par la loi » d'une personne sont en jeu. En d'autres mots, pour que ce paragraphe s'applique, une personne doit avoir un droit exécutoire aux termes d'un contrat ou d'une loi, plutôt qu'une simple admissibilité à obtenir certains avantages discrétionnaires. Les droits sont jugés exécutoires lorsque le décideur doit honorer le droit s'il a été satisfait à toutes les conditions préalables énoncées dans le contrat ou dans la loi. Ce paragraphe ne s'applique pas si l'obtention de l'avantage relève du pouvoir discrétionnaire du décideur; en ce cas, l'exception trouvée au paragraphe 21(1) continue de s'appliquer.

Alinéa 21(2)b) : Rapport établi par un consultant ou un conseiller

Conformément à l'alinéa 21(2)b) de la Loi sur l'accès à l'information, l'exception trouvée au paragraphe 21(1) de la Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas à un document qui contient un rapport établi par un consultant ou un conseiller à un moment où il n'était pas un administrateur, un dirigeant ou un employé d'une institution fédérale ou un membre du personnel d'un ministre de la Couronne. En d'autres mots, les rapports préparés par des consultants ou des conseillers externes ne peuvent pas faire l'objet d'un refus de communication en vertu du paragraphe 21(1).

L'alinéa 21(2)b) exige seulement que le document en question soit un rapport et qu'il soit préparé par un consultant ou un conseiller externe. Bien entendu, d'autres exceptions peuvent s'appliquer, comme l'alinéa 16(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information pour le rapport d'une enquête sur une plainte de harcèlement préparé par un consultant indépendant, ou l'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information pour un rapport préparé par un mandataire.

11.19 Article 22 de la Loi – Examens et vérifications

L'article 22 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) estune exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif. Cette exception prévoit la protection des méthodes et techniques employées pour effectuer des examens et des vérifications, et des détails relatifs à des examens précis qui doivent être effectués ou à des vérifications qui doivent être réalisées lorsque cela nuirait à ces opérations ou à leurs résultats. Autrement dit, l'exception s'applique lorsque la divulgation :

  • rend possible l'invalidation des résultats d'examens précis devant être effectués ou de vérifications devant être exécutées;
  • pose un danger à l'utilisation d'examens et de vérifications semblables à l'avenir.

Les termes « examen » et « vérification » couvrent un vaste éventail d'activités entreprises par le gouvernement fédéral relativement à ses propres institutions et au secteur privé. Des exemples sont les essais environnementaux, évaluations linguistiques, vérifications du personnel, vérifications financières, examens de dotation. L'exception s'applique aux examens et aux vérifications effectués par les institutions fédérales, les consultants et les entrepreneurs.

L'article 22 ne s'applique pas aux renseignements relatifs aux examens ou aux vérifications antérieurs, à moins que les mêmes méthodes doivent être utilisées dans le cadre d'opérations futures et que la divulgation causerait alors le préjudice décrit dans l'article 22.

Dans l'arrêt Bombardier c. Commission de la Fonction publique du Canada, [1990] 44 F.T.R. 39 (1ère inst.), la Cour fédérale a établi que l'article 22 permettait aux institutions fédérales de protéger la confidentialité d'un test passé par le demandeur et la grille de correction. La Cour a déterminé que si le test et la grille de correction étaient divulgués au demandeur, certains candidats futurs pourraient bénéficier d'un avantage indu. Le demandeur affirmait que le test et la grille de correction constituaient « le support » des renseignements personnels le concernant détenus par l'institution. Le juge a toutefois établi qu'une telle interprétation serait incompatible avec l'intention du législateur énoncée à l'article 22 de la Loi et que son intention « serait non seulement infirmée mais annulée et l'article deviendrait inopérant puisque toute personne ayant subi un essai, un examen ou une épreuve jouirait d'un droit absolu d'en obtenir communication intégrale grâce aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. »

Cependant, l'article 22 ne prévoit aucune exception pour les résultats des examens ou des vérifications.

La section 11.14 du présent chapitre fournit des conseils supplémentaires relativement à la divulgation des résultats d'essais environnementaux et de mises à l'essai de produits. On trouve des conseils supplémentaires au sujet des vérifications internes à la section 11.20 du présent chapitre.

11.20 Article 22.1 de la Loi – Vérifications internes

L'article 22.1 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire qui vise à protéger les documents de travail se rapportant à la vérification interne et les rapports préliminaires de vérification. Son objet est d'assurer une protection d'une durée limitée de l'information fournie aux vérificateurs internes, afin d'encourager la communication libre et franche de faits susceptibles d'être importants dans le cadre d'une vérification, et de protéger l'intégrité du processus de vérification.

11.20.1 Définitions

Les termes « vérification interne », « rapport de vérification interne » et « document de travail » ne sont définis ni dans la Loi ni par les tribunaux. Afin d'assurer une interprétation uniforme de l'article 22.1 de la Loi sur l'accès à l'information, il faut utiliser les définitions qui suivent.

Vérification interne

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada Voir la note en bas de page [11-5] fournit la définition suivante :

3.1 Au sein du gouvernement du Canada, la vérification interne est une fonction d'évaluation professionnelle, indépendante et objective qui utilise une démarche rigoureuse et fondée sur des éléments probants, ayant pour but d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.

Cette définition est conforme à la définition de l'Institute of Internal Auditors (anglais seulement) qui est acceptée par la collectivité internationale de la vérification.

La vérification interne vise tous les systèmes, processus et méthodes de gestion, y compris l'intégrité de l'information financière et non financière.

La vérification interne offre une valeur ajoutée en évaluant l'efficacité des mécanismes existants pour garantir que l'organisation atteint ses objectifs tout en démontrant que les décisions sont prises de manière éclairée et responsable pour ce qui est de l'éthique, de la conformité, des risques, de l'économie et de l'efficience, et en présentant des recommandations à ce sujet.

La vérification interne, aussi appelée mission de vérification interne ou mission d'assurance, est exécutée sous l'autorité du dirigeant de la vérification, fait partie du plan des missions de vérification interne de l'institution et est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Si une activité répond à ces critères, il s'agit d'une vérification interne pour les fins de l'article 22.1, peu importe le nom qui lui est donnée.

Ainsi, les activités entreprises par le service de vérification interne d'une institution ou en son nom ne sont pas toutes considérées comme des vérifications internes. De façon générale, seules les missions fournissant de l'assurance seront considérées comme des vérifications internes. (« Assurance » est le terme technique utilisé par les vérificateurs pour désigner le niveau de confiance que peut avoir la haute direction à l'égard de la vérification interne et de ses conclusions.) Par exemple, les activités suivantes peuvent, selon les faits, ne pas être une vérification interne :

  • les évaluations;
  • les évaluations du risque;
  • les enquêtes de sécurité;
  • les rapports de rendement;
  • les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général et les autres vérifications externes;
  • les missions de consultation.

Le Bureau du contrôleur général du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada peut effectuer des vérifications internes pour les petits ministères, tel que définis dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Voir la note en bas de page [11-45]

Début et fin de la vérification interne : Une vérification interne est réputée avoir commencé quand deux conditions sont réunies : 1) le dirigeant de la vérification (ou son délégué) approuve les objectifs, la portée, les critères et l'approche; 2) la direction du secteur faisant l'objet de la vérification a été informée du commencement de celle-ci. La vérification interne est jugée terminée lorsque l'administrateur général de l'institution approuve le rapport définitif.

Rapport de vérification interne

Le rapport de vérification interne est rédigé par les vérificateurs et contient les résultats de la vérification. De façon générale, le rapport de vérification interne :

  • est préparé par le service de vérification interne de l'institution ou en son nom (c'est-à-dire par un vérificateur du secteur privé qui a conclu un contrat avec l'institution);
  • fait partie du plan des missions de vérification interne de l'institution;
  • énonce les objectifs, l'étendue et le contexte de la mission en décrivant le secteur examiné, la place que ce secteur occupe dans l'organisation et son importance, de même que les lois, les politiques et les normes pertinentes;
  • définit les risques et les améliorations recommandées à la direction;
  • définit les critères de vérification qui ont été retenus pour l'exécution de la mission;
  • formule une conclusion au regard des objectifs;
  • contient un énoncé de conformité;
  • présente la réponse de la direction aux recommandations, laquelle comprendra habituellement un résumé des mesures envisagées, y compris les éléments importants ou déterminants du plan d'action de la direction, le cas échéant.

Bien que le plan des missions puisse représenter un point de référence important pour déterminer si les documents sont liés à une vérification interne, on ne peut s'y fier entièrement puisqu'il est sujet à modifications. L'administrateur général peut demander la tenue d'une vérification interne qui n'est pas prévue dans le plan. De plus, il est possible qu'une vérification interne prévue dans le plan ne soit pas effectuée.

Le rapport de vérification interne est jugé définitif lorsque l'administrateur général de l'institution l'a approuvé.

Rapport préliminaire de vérification interne

Un rapport préliminaire de vérification interne est une ébauche utilisée pour rédiger le rapport définitif. Le rapport préliminaire de vérification interne peut être protégé en vertu du paragraphe 22.1(1) de la Loi sur l'accès à l'information peu importe le degré d'avancement de la vérification, sujet au paragraphe 22.1(2) de la Loi sur l'accès à l'information tel qu'expliqué à la section 11.20.2 ci-dessous.

Document de travail

Les documents de travail se rapportant à la vérification interne, aussi appelés feuilles de travail, comprennent tous les renseignements utilisés pour étayer et communiquer les décisions et les travaux de la vérification. Ils servent à consigner l'information recueillie et les analyses effectuées ainsi qu'à appuyer les observations et les recommandations qui seront publiées.

Les documents de travail pourraient inclure entre autres :

  • des documents de planification et le programme des vérifications;
  • des questionnaires de contrôle, des graphiques d'acheminement, des listes de contrôle et des exposés de faits;
  • des notes et des résumés d'entrevues;
  • des données sur l'organisation, dont des organigrammes et des descriptions de travail;
  • des copies de contrats et d'ententes;
  • de l'information concernant les politiques opérationnelles et financières;
  • des résultats des évaluations des mesures de contrôle;
  • des lettres de confirmation et de représentation;
  • des notes d'information ou des échanges entre des fonctionnaires au sujet du rapport de vérification;
  • des analyses des tests auxquels ont été soumis les processus, les opérations et les soldes des comptes;
  • des résultats des procédures de vérification analytiques;
  • de la correspondance concernant la mission.

Les documents utilisés pour rédiger le rapport préliminaire de la vérification interne sont considérés comme des « travaux en cours » qui font partie des documents de travail.

11.20.2 Application de l'article 22.1

L'article 22.1 de la Loi sur l'accès à l'information constitue une exception à la fois discrétionnaire et fondée sur un critère objectif qui vise à protéger les documents de travail se rapportant à la vérification interne et les rapports préliminaires de vérification. Il faut tenir compte de ces deux aspects au moment de l'appliquer.

Exception fondée sur un critère objectif

En tant qu'exception fondée sur un critère objectif, l'article 22.1 peut s'appliquer à tout document faisant partie de l'une des catégories décrites dans la disposition, à savoir les rapports préliminaires de la vérification interne ainsi que les documents de travail se rapportant à la vérification interne.

On ne peut pas invoquer cette exception pour refuser de communiquer des rapports définitifs de vérification interne. On ne peut pas non plus y avoir recours pour refuser la communication de tous les documents produits ou recueillis par le dirigeant de la vérification ou le service de vérification interne d'une institution. Veuillez consulter à ce sujet la définition de « vérification interne » fournie plus haut. Il pourrait être utile d'obtenir le plan des missions de vérification interne de l'institution pour déterminer si les documents font partie des catégories décrites dans la disposition.

Exception discrétionnaire

Il faut se rappeler qu'en dépit de sa nature objective, l'article 22.1 est une exception discrétionnaire. La latitude ainsi accordée vise à restreindre la portée générale du critère objectif. Le responsable de l'institution doit donc exercer son pouvoir discrétionnaire pour déterminer si des documents visés par la disposition peuvent néanmoins être communiqués. Si après avoir soupesé le pour et le contre, le responsable a des motifs raisonnables de croire que la divulgation des documents nuirait à la communication libre et franche de faits susceptibles d'être importants dans le cadre d'une vérification ou entraînerait d'autres préjudices semblables, il a le pouvoir discrétionnaire de refuser de communiquer ces renseignements. Inversement, le responsable peut divulguer les documents de travail (tels que des organigrammes, des descriptions de travail, des clauses uniformisées d'un contrat, des ententes et de l'information sur les politiques opérationnelles et financières) lorsque leur communication ne nuira pas à la vérification interne ou ne portera pas préjudice à l'institution. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de démontrer un préjudice, la possibilité que la divulgation cause un préjudice est un des facteurs à prendre en considération lors de l'exercice du pouvoir discrétionnaire.

L'article 22 de la Loi sur l'accès à l'information exige que l'on démontre le caractère vraisemblable du préjudice qui serait causé par la divulgation, ce qui n'est pas le cas de l'article 22.1. Toutefois, celui qui exerce le pouvoir discrétionnaire doit tenir compte des incidences de la communication.

Institutions autorisées à invoquer l'article 22.1

Seuls les documents des institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information peuvent être soustraits à la communication en vertu de l'article 22.1. Une institution qui a en sa possession le rapport préliminaire ou les documents de travail se rapportant à une vérification interne concernant un organisme fédéral qui n'est pas visé par la Loi (p. ex., une filiale d'une société d'État ne lui appartenant pas en propriété exclusive) ne peut pas refuser de les divulguer en ayant recours à l'article 22.1.

Finalement, le fait que la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor ne s'applique pas à toutes les institutions fédérales sujettes à la Loi n'est pas un facteur à considérer lorsqu'on invoque l'article 22.1.

Restrictions

Les paragraphes 22.1(1) et 22.1(2) de la Loi sur l'accès à l'information fixent des limites quant à la protection des documents relatifs aux vérifications internes. C'est pourquoi l'exception ne peut pas être utilisée pour protéger :

  • les documents de travail se rapportant à la vérification interne qui ont plus de 15 ans au moment de la demande (c'est-à-dire à la date de la demande);
  • les rapports préliminaires de la vérification interne si
    • le rapport final de la vérification interne à été publié; ou
    • plus de deux ans se sont écoulés depuis le début de la vérification interne et le rapport définitif n'a pas été remis à l'institution.

Cela ne signifie pas que les documents visés par l'article 22.1 doivent automatiquement être communiqués à la suite d'une demande présentée en vertu de la Loi lorsque ces conditions sont présentes. D'autres exceptions peuvent s'appliquer, notamment celles décrites dans le paragraphe 19(1) de la Loi sur l'accès à l'information [renseignements personnels], le paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information [renseignements de tiers] et l'article 22 de la Loi sur l'accès à l'information [examens et vérifications].

Documents du Comité ministériel de vérification

Le Comité ministériel de vérification (CMV) est un organisme indépendant qui conseille l'administrateur général. Il est principalement composé de membres qui n'occupaient pas un poste au sein de l'administration publique fédérale au moment de leur nomination. Ces membres de l'extérieur sont nommés par le Conseil du Trésor du Canada pour un mandat d'une durée déterminée et sont réputés faire partie de l'institution fédérale durant cette période. Les documents qu'ils ont en leur possession relèvent donc de l'institution et sont sujets à la Loi.

Documents du Bureau du vérificateur général

Tel que mentionné à la section 11.20.1 du présent chapitre, les vérifications internes ne comprennent pas les vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général du Canada. Par conséquent, l'article 22.1 ne s'applique pas aux documents liés aux vérifications effectuées par le Bureau du vérificateur général, y compris les rapports préliminaires.

Les institutions fédérales doivent prendre des mesures pour respecter la confidentialité des conclusions et des rapports de vérification préliminaires du Bureau du vérificateur général avant leur dépôt au Parlement. Voir la note en bas de page [11-46] Ces documents sont protégés par le privilège parlementaire. Voir la note en bas de page [11-47] Néanmoins, les documents qui sont en possession matérielle d'une institution fédérale relèvent de cette institution. Si une institution détient des documents émanant du Bureau du vérificateur général lorsqu'une demande est reçue aux termes de la Loi, l'institution doit les traiter s'ils sont pertinents à la demande, sauf si celle-ci est transférée à une autre institution que les documents concernent davantage. Le responsable de l'institution peut exercer le pouvoir discrétionnaire conféré par le paragraphe 8(1) de la Loi sur l'accès à l'information pour transmettre la demande au Bureau du vérificateur général.

11.21 Article 23 de la Loi – Secret professionnel des avocats

L'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception discrétionnaire fondée sur un critère objectif qui protège le secret professionnel qui lie un avocat à son client. Cette disposition reflète la protection qui existe en common law et dans le droit civil du Québec concernant les renseignements protégés par le secret professionnel de l'avocat. Elle vise à assurer aux communications entre une institution fédérale et ses avocats et aux communications relatives aux litiges la même protection que celle accordée dans le secteur privé.

Dans la cause Congrès juif canadien c. Canada (Ministre de l'Emploi et de l'Immigration), (1re inst.), [1996] 1 C.F. 268, la Cour fédérale du Canada a reconnu qu'il existe un « continuum de communications » dans le processus de consultation juridique et souligné que « toutes les communications qui sont échangées entre l'avocat et son client et qui se rapportent directement à la consultation de l'avocat ou aux conseils ou services juridiques que l'avocat donne sont protégées par le secret professionnel de l'avocat ».

L'expression « secret professionnel de l'avocat » aux fins de cette exception s'applique à deux types de privilèges : le privilège applicable aux avis juridiques et le privilège relatif aux litiges.

11.21.1 Privilège applicable aux avis juridiques

Exigences prévues par la loi

Les tribunaux ont cerné trois critères qui doivent être remplis pour qu'une communication soit sujette au privilège applicable aux avis juridiques. La communication doit :

  1. avoir lieu entre un avocat et son client;
  2. comporter une consultation ou un avis juridiques;
  3. être considérée de nature confidentielle par les parties.
1. La communication doit avoir lieu entre un avocat et son client.

Les avocats du ministère de la Justice sont sans équivoque des conseillers juridiques aux fins du secret professionnel de l'avocat, ainsi que les juristes du secteur privé nommés à titre de mandataires du ministre de la Justice et procureur général du Canada.

Les autres avocats qui représentent les institutions fédérales sont également des conseillers juridiques aux fins de l'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information. Ces derniers comprennent les avocats qui travaillent uniquement pour une institution (p. ex., le cabinet du Juge-avocat général des Forces canadiennes ou les avocats qui travaillent pour les hauts fonctionnaires du Parlement) et les avocats du secteur privé dont les services sont retenus par une institution fédérale (p. ex., une firme d'avocats engagée par une société de la Couronne pour fournir un avis juridique).

Le client, dans son sens le plus large, est l'exécutif du gouvernement du Canada. Bien que ce soit la Couronne fédérale qui constitue, en bout de ligne, le client aux fins des opérations, souvent le client peut aussi être un ministère ou organisme individuel.

2. La communication doit comporter une consultation ou un avis juridique.

Les communications juridiques ne sont privilégiés que lorsque l'avocat agit en tant que conseiller juridique et non pas lorsqu'il dispense des avis de nature politique ou administrative ou des conseils relatifs à la gestion ou à un avis général de politique.

Les renseignements fournis par le client à son conseiller juridique dans le but de recevoir des avis juridiques sont également protégés par ce privilège.

3. La communication doit être considérée de nature confidentielle par les parties.

En général, le client (normalement une institution du gouvernement fédéral) doit ne pas divulguer l'avis (verbalement ou par écrit) à des parties à l'extérieur du gouvernement fédéral. Vous pourrez vous informer des exceptions à cette règle auprès de vos services juridiques.

Si un seul des trois éléments est absent (p. ex., la communication n'est pas entre un avocat et son client; la communication est préparée par un avocat mais ne fournit que des conseils stratégiques; l'avocat assume provisoirement le rôle de gestionnaire ou donne des avis sur des questions administratives; ou encore ni l'avocat ni le client n'a traité la communication de façon confidentielle), le privilège applicable aux avis juridiques ne peut s'appliquer.

Justification du privilège applicable aux avis juridiques

L'intérêt protégé par ce privilège est celui de toute personne d'avoir pleinement et facilement accès à des avis juridiques sans crainte de divulgation. Si une personne ne peut pas se confier à un avocat sachant que ce qui est dit ne sera pas divulgué, il serait difficile, sinon impossible, pour cette personne d'obtenir des avis juridiques fondés sur des discussions franches dans le cadre de la relation avocat-client.

Durée

Le privilège applicable aux avis juridiques n'est pas limité dans le temps ni par la conclusion de la question à l'origine des avis juridiques.

Exemples du privilège applicable aux avis juridiques

Le privilège applicable aux avis juridiques s'applique à n'importe quel document :

  • qui est échangé entre l'avocat et son client et qui contient des renseignements nécessaires à la prestation ou à la demande de avis juridiques;
  • qui décrit la loi et contient des renseignements concernant ce que le client doit faire de façon prudente et sensée dans un contexte particulier;
  • qui ne mentionne pas spécifiquement des avis juridiques mais qui se situe dans l'échange normal des communications entre un client et un avocat et dans le cadre duquel des avis juridiques sont recherchés;
  • lorsque le document fait référence à un avis juridique et ceci figure clairement sur le document.
Limites à la portée du privilège applicable aux avis juridiques

Dans l'arrêt Blank c. Canada (Ministre de l'environnement), 2001 CAF 374, la Cour d'appel fédérale a statué ainsi que le privilège applicable aux avis juridiques ne s'applique pas aux « renseignements d'identification générale » apparaissant sur un avis juridique, à moins de preuve démontrant qu'ils dévoilent la nature de la communication juridique confidentielle.

Les « renseignements d'identification générale » comprennent :

  • la description du document (p.ex., l'entête de la note de service et l'identification du dossier interne);
  • le nom, le titre et l'adresse de la personne à qui la communication a été adressée;
  • l'objet;
  • le préambule et la conclusion qui sont anodines; et
  • le bloc de signature.

11.21.2 Privilège relatif au litige/privilège du plaideur

Toute communication effectuée en préparation d'un litige ou en vue de prendre la décision de porter ou non une affaire en justice, et toute communication adressée à l'avocat à ces fins, est protégée en vertu du privilège relatif au litige (appelé aussi le privilège du plaideur).

Il n'est pas nécessaire que les communications soient confidentielles pour que s'applique le privilège relatif au litige. Voici des exemples de documents protégés en vertu de ce privilège :

  • communications avec les tiers (p. ex., des experts);
  • copies de documents qui ne sont pas protégés autrement ou qui sont publics, y compris des copies de décisions judiciaires et d'articles juridiques;
  • notes manuscrites de l'avocat au sujet de l'affaire;
  • listes de témoins potentiels;
  • notes prises par l'avocat plaidant au cours des délibérations.
Exigences juridiques

Le privilège relatif au litige ne peut s'appliquer que s'il satisfait à deux exigences juridiques :

  1. Critère du but principal

    La création du document doit avoir principalement pour but la décision d'engager un recours ou de se préparer pour un litige. La préparation de ce document à diverses fins, dont une est le litige, ne doit pas faire partie des opérations normales. Par contre, si un document a été créé, obtenu ou compilé dans le but principal d'un litige, le fait que ce document peut aussi être utilisés à d'autres fins n'affecte pas le secret professionnel de l'avocat.

  2. Litige en cours ou anticipé

    Il doit s'agir d'un litige en cours ou il doit exister une attente raisonnable d'engagement de litige (p. ex., le plaideur a été avisé qu'il recevra un avis d'introduction d'instance). Il ne doit pas s'agir d'une vague anticipation ou d'une simple crainte d'une possibilité de litige.

Justification du privilège relatif au litige

Le privilège relatif au litige assure au plaideur une zone de confidentialité qui lui permet de préparer le dossier du client sans crainte de divulgation avant de plaider la cause devant le tribunal.

Durée

En général, en l'absence de procédures étroitement liées (p. ex., un appel de la décision), le privilège relatif au litige prend fin lorsque le litige qui lui a donné lieu est terminé.

Dans l'arrêt Blank c. Canada (Ministre de la Justice), 2006 CSC 39, [2006] 2 R.C.S. 319 (au paragraphe 39), la Cour suprême du Canada a donné une définition élargie du terme « litige » afin de déterminer quand le litige prend fin. Cette définition élargie comprend :

  • les procédures distinctes qui opposent les mêmes parties ou des parties liées et qui découlent de la même cause d'action ou d'une cause d'action connexe;
  • les procédures qui soulèvent des questions communes avec l'action initiale et qui partagent son objet fondamental.

Le dossier du plaideur peut contenir des avis juridiques. Le secret professionnel s'applique toujours à ces avis une fois le litige terminé.

Exemples de documents bénéficiant du privilège relatif au litige
  • correspondance entre l'avocat et les clients;
  • documents pertinents à la cause en litige qui ont été produits par les parties;
  • déposition de témoins;
  • lettres retenant les services de spécialistes ou contenant des commentaires sur les rapports de ceux-ci;
  • mémoires de recherche et jurisprudence;
  • notes du plaideur sur des documents;
  • documents publics divers, y compris les coupures de journaux, les communiqués de presse et les rapports d'enquêteurs.

11.21.3 Exercice de la discrétion

En vertu de l'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution fédérale qui reçoit une demande d'accès, peut, à sa discrétion, invoquer le secret professionnel de l'avocat.

Il existe deux types de décisions à prendre par rapport à l'article 23 :

  1. Une décision factuelle : Les renseignements demandés sont-ils protégés par le secret professionnel de l'avocat? (Autrement dit, les exigences légales expliquées ci-haut ont-elles été satisfaites?)
  2. Une décision discrétionnaire : Les renseignements devraient-ils néanmoins être divulgués?

Il faut, pour ce faire, soupeser les motifs de la non-divulgation des renseignements privilégiés et les facteurs raisonnables en faveur de la divulgation, suivi par l'exercice de la discrétion dans un sens ou dans l'autre.

Dans la cause Ontario (Sûreté et Sécurité publique) c. Criminal Lawyers' Association, 2010 SCS 23, la Cour suprême du Canada a statué sur l'existence d'un examen de la primauté implicite de l'intérêt public inscrit dans les exceptions discrétionnaires de la législation sur l'accès à l'information. La Cour a conclu que l'exercice du pouvoir discrétionnaire doit tenir compte de l'intérêt public dans un gouvernement ouvert, un débat public et le bon fonctionnement des institutions gouvernementales. Cet examen de l'intérêt public signifie que dans l'exercice du pouvoir discrétionnaire d'invoquer une exception discrétionnaire, le responsable de l'institution ou sa ou son délégué(e) doit tenir compte de l'intérêt public dans la divulgation de l'information demandée. Pour ce qui est de l'exception protégeant le secret professionnel de l'avocat, la Cour fait valoir qu'il serait exceptionnel que l'exercice d'un tel pouvoir discrétionnaire exige la divulgation de l'information demandée.

Les responsables des institutions n'ont pas à démontrer qu'il y aura préjudice pour que l'article 23 s'applique, ni fournir leurs motifs à l'origine du refus de communication. Dans l'arrêt Canada (Justice) c. Blank, 2007 CAF 87, la Cour d'appel fédérale a indiqué que la faculté exprimée à l'article 23 reflète la possibilité pour un client de renoncer au privilège avocat-client ou la possibilité que cette renonciation soit faite en son nom. Toujours d'après la Cour, on peut supposer qu'en invoquant le privilège avocat-client, le client ou une partie agissant au nom du client a décidé que la renonciation ne serait pas dans l'intérêt public. Il n'y a pas d'obligation légale imposée au ministre d'expliquer de façon expresse la raison pour laquelle il n'a pas renoncé au privilège.

11.21.4 Renonciation au secret professionnel

L'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas lorsque le privilège du secret professionnel de l'avocat est perdu. Cela peut se produire lorsqu'il y a eu renonciation au secret professionnel en totalité ou en partie. Il y a renonciation lorsque le détenteur du secret professionnel est conscient de l'existence de celui-ci et divulgue de plein gré des renseignements visés par le secret professionnel à un tiers en dehors de la relation avocat-client.

Lorsque le responsable ou son délégué, dans l'exerce de son pouvoir discrétionnaire, décide de divulguer des renseignements visés par l'article 23 de la Loi, il y a renonciation au privilège pour ces renseignements. Cependant, il n'y a pas de risque de renonciation pour des renseignements connexes, à moins que la communication partielle de renseignements protégés soit une tentative visant à créer une situation inéquitable entre les parties ou à induire un requérant ou un tribunal en erreur. Dans l'affaire Stevens c. Canada (Premier ministre), [1998] 4 C.F. 89 (C.A.), la Cour d'appel fédérale a dit que l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information autorise la divulgation de parties de renseignements protégés. Conclure que l'application de l'article 25 équivaut à la renonciation au secret professionnel aurait pour effet d'abroger le pouvoir discrétionnaire accordé au responsable de l'institution aux termes de l'article 23. Une telle conclusion aurait pour effet de fausser le résultat escompté, c'est-à-dire la recherche d'un juste équilibre entre les droits des particuliers à l'accès à l'information d'une part et la confidentialité à laquelle d'autres personnes ont droit, d'autre part.

Il n'y a pas renonciation du secret professionnel de l'avocat lorsque la divulgation est exigée par la loi ou lorsque la divulgation a été faite par inadvertance. La communication de documents privilégiés qui font l'objet d'une demande d'accès au Commissariat à l'information lors d'une enquête sur une plainte faite en vertu de la Loi n'équivaut pas à une renonciation.

Par contre, certains documents privilégiés ne doivent pas être communiqués au commissaire à l'information. Les avis juridiques qui ne constituent pas en soi l'objet de la demande mais qui ont été obtenus durant le traitement de la demande ou durant une enquête portant sur une plainte concernant la demande ne sont pas habituellement inclus avec l'information fournie au commissaire pour qu'il l'examine. Dans l'affaire Canada (Procureur général) c. Canada (Commissaire à l'information), 2005 CAF 199 (Mel Cappe), la Cour d'appel fédérale a statué que le Commissaire à l'information ne peut pas examiner les avis juridiques préparés en vue de conseiller une institution fédérale quant à la façon dont elle devrait répondre à une demande d'accès à l'information, sauf si cela est absolument nécessaire pour terminer son enquête portant sur cette même demande.

La communication de renseignements protégés par le secret professionnel de l'avocat d'un ministère à un autre n'équivaut pas normalement à une renonciation car cette communication se fait à l'intérieur du gouvernement, le bénéficiaire ultime du privilège. De même, il n'y a pas renonciation du secret professionnel de l'avocat lorsque des parties qui ont un « intérêt commun » partagent des renseignements privilégiés. Par exemple, le privilège n'est pas perdu lorsque des renseignements sont partagés entre les gouvernements du Canada et de la province de la Colombie Britannique lorsqu'ils font l'objet d'une poursuite et ont décidé d'adopter une défense ou une stratégie conjointe. Au Canada, le privilège d'intérêt commun s'applique aux litiges et aux transactions commerciales.

11.21.5 Consultation

Le secret professionnel de l'avocat appartient au client. Bien qu'un dossier intéresse davantage une ou plusieurs institutions, le gouvernement dans son ensemble est le bénéficiaire ultime du privilège, et la communication de renseignements privilégiés peut avoir une incidence sur d'autres institutions.

C'est pour cette raison que les institutions devraient consulter leur conseiller juridique lorsqu'elles n'ont pas suffisamment de renseignements pour déterminer :

  • si le secret professionnel de l'avocat s'applique;
  • si la divulgation pourrait :
    • nuire à ses positions juridiques ou à un litige en cours ou anticipé;
    • empêcher les institutions fédérales de communiquer en tout temps et franchement avec leurs conseillers juridiques;
    • entraîner une renonciation au secret professionnel de l'avocat pour d'autres documents connexes.

Les institutions dont les conseillers juridiques relèvent du ministère de la Justice devraient consulter le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Justice si elles ont besoin de plus de renseignements pour exercer leur pouvoir discrétionnaire ou si elles proposent divulguer des renseignements privilégiés. Par contre, il n'est pas nécessaire de consulter le ministère de la Justice lorsque les institutions ont suffisamment de renseignements pour exercer correctement leur pouvoir discrétionnaire et invoquer le secret professionnel de l'avocat.

11.22 Article 24 de la Loi – Interdictions fondées sur d'autres lois

Le paragraphe 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est une exception obligatoire qui englobe, dans le cadre de la Loi, certaines interdictions précises de divulgation de renseignements stipulées dans d'autres lois. Aux termes de ce paragraphe, une institution fédérale est tenue de refuser de communiquer tout document contenant des renseignements dont la divulgation est restreinte en vertu d'une disposition figurant à l'annexe II de la Loi sur l'accès à l'information. Par exemple, l'annexe II énumère le paragraphe 104.01(1) du Régime de pensions du Canada et l'article 17 de la Loi sur la statistique qui protègent respectivement les renseignements obtenus sur un particulier et les relevés faits pour l'application de la Loi sur la statistique.

11.22.1 Si la loi qui stipule la restriction prévoit un autre moyen d'accéder à l'information

La plupart des dispositions figurant à l'annexe II de la Loi sur l'accès à l'information font état d'une personne autorisée à divulguer l'information dans des circonstances précises hors du régime de l'accès à l'information. Par exemple, le paragraphe 17(2) de la Loi sur la statistique permet au statisticien en chef de révéler les renseignements ayant trait à une personne ou à une organisation avec le consentement écrit de cette personne ou organisation. En pareils cas, une fois qu'une institution fédérale a établi que les renseignements demandés sont protégés par une disposition législative figurant à l'annexe II de la Loi, l'institution doit invoquer l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information.

Un individu peut tout de même demander le document, sans recourir à la Loi, en invoquant le régime législatif applicable. Pour aider le demandeur, l'institution devrait l'informer qu'il peut s'adresser à la personne autorisée et demander à celle-ci d'envisager de divulguer les documents visés par l'article 24. Si la demande est approuvée, la divulgation se fait en vertu du texte législatif pertinent et non aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

Dans l'arrêt Canada (Industrie) c. Canada (Commissaire à l'information), 2007 CAF 212, la Cour d'appel fédérale a précisé que l'article 24 impose une obligation non qualifiée au responsable d'une institution fédérale de refuser la communication de documents contenant des renseignements dont la communication est « restreinte » en vertu d'une disposition figurant à l'annexe II. La Cour d'appel fédérale a conclu que « l'article 24 interdit la communication, demandée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de documents régis par l'une des dispositions législatives énumérées à l'annexe II, et ce, même si leur divulgation n'est que restreinte, et non interdite, par la disposition figurant à l'annexe II. »

11.22.2 Si la loi qui stipule la restriction ne prévoit pas d'autre moyen d'accéder à l'information

Dans l'arrêt Top Aces Consulting Inc. c. Canada (Défense nationale), 2012 CAF 75 Voir la note en bas de page [11-48], la Cour d'appel fédérale a statué que, lorsque la loi créant la restriction ne prévoit pas d'autre moyen d'accéder à l'information qui est protégée par le paragraphe 24(1) de la Loi sur l'accès à l'information, mais renferme une disposition autorisant la divulgation de l'information spécifiée avec le consentement de la partie intéressée, ce consentement libère le responsable de l'institution de son devoir de refuser de divulguer l'information spécifiée en application du paragraphe 24(1) de la Loi.

Par conséquent, lorsque la loi stipulant la restriction ne prévoit pas d'autre moyen d'accéder à l'information, mais renferme une disposition autorisant la divulgation de l'information spécifiée à certaines conditions, ces conditions doivent être considérées avant d'invoquer l'article 24.

11.23 Article 26 de la Loi – Publication

Conformément à l'article 26 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), une institution fédérale peut refuser la communication totale ou partielle d'un document si elle a des motifs de croire que le contenu du document sera publié en tout ou en partie par une institution fédérale, un mandataire du gouvernement du Canada ou un ministre de la Couronne dans les 90 jours suivant la demande ou dans tel délai supérieur entraîné par les contraintes de l'impression ou de la traduction en vue de l'impression.

But

Il s'agit d'une exception discrétionnaire en vertu de laquelle les institutions fédérales peuvent conserver un certain contrôle sur les manuscrits et les autres documents devant être publiés. Elle a aussi pour but de permettre que le public et le Parlement soient traités de façon équitable en leur donnant la possibilité de voir les documents en même temps. L'exception vise aussi les types de documents gouvernementaux qui doivent être publiés et déposés au Parlement. Elle protège le droit du Parlement d'être le premier à prendre connaissance de certaines questions et veille à ce que les renseignements qui doivent être rendus publics soient à la disposition de tous en même temps et dans les deux langues officielles.

Publication

Le responsable a des « motifs de croire » s'il doit se conformer à une obligation juridique de publier le document ou si un plan de publication contenant des dates limites a été établi avant qu'il reçoive la demande. Il doit s'agir d'une publication d'un ministre de la Couronne ou encore d'une institution fédérale ou d'un mandataire agissant pour le compte du gouvernement conformément à un contrat.

Délais

Pour invoquer l'article 26 pour refuser la communication d'un document, ce document doit être finalisé dans au moins une langue officielle dans les 90 jours suivant la demande, c'est-à-dire qu'il ne reste qu'à le traduire et l'imprimer. La divulgation du document au demandeur peut alors être retardée pour le nombre de jours normalement requis pour la traduction et l'impression.

L'article 26 ne vise qu'à assurer une protection à court terme et est fondée sur des délais normaux et raisonnables de publication. La disposition ne fait que retarder la communication des renseignements jusqu'à leur publication. En cas de doute quant à la publication du document dans un délai raisonnable après les 90 jours, les institutions doivent communiquer les renseignements au demandeur, sous réserve des autres exceptions applicables. Lorsque l'information n'est pas publiée dans le délai prévu, elle peut alors être communiquée, sous réserve des autres exceptions applicables.

Prélèvement

Il faut appliquer l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information puisque le refus de communication ne peut viser que la partie des documents contenant les renseignements qui seront publiés.

Ébauches de document

Dans la décision d'invoquer l'article 26, ce n'est pas le fait que les documents visés sont des ébauches ou des versions finales qui compte, mais plutôt le fait que les renseignements se trouvant dans ces ébauches ou versions finales seront publiés dans les 90 jours suivant la réception de la demande d'accès à l'information. On peut invoquer l'article 26 seulement pour les parties des ébauches qui se trouvent dans le rapport à publier, et le reste des ébauches doit être divulgué si aucune autre exception ne s'applique.

Si le rapport final n'est pas attendu dans un avenir prévisible, il est difficile de prétendre que le rapport final sera publié dans les 90 jours suivant la réception de la demande. En pareil cas, les ébauches doivent être examinées pour déterminer si elles peuvent être divulguées ou si d'autres exceptions s'appliquent.

11.24 Autres motifs de refus d'accès : Article 35 de la Loi – Protection des observations présentées au commissaire à l'information dans le cadre d'une enquête

Conformément à la décision de la Cour d’appel fédérale dans l’affaire Rubin c. Canada (greffier du Conseil privé) (C.A.), [1994] 2 C.F. 707, ayant été confirmée par la Cour suprême du Canada dans l’arrêt Rubin c. Canada (greffier du Conseil privé), [1996] 1 R.C.S. 6, l’article 35 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) a un double objectif :

  1. elle offre au plaignant et à l’institution fédérale visée par la plainte (ainsi qu’à un tiers intéressé) la possibilité de présenter leurs observations au commissaire à l’information;
  2. elle interdit l’accès à de telles observations.

La Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada ont conclu que les observations qu’une institution fédérale présente au commissaire à l’information dans le cadre d’une enquête, ainsi que les réponses que le commissaire transmet à l’institution, doivent, en vertu de l’article 35, être soustraites à la communication suite à une demande d’accès à l’information. Cette protection s’applique autant aux observations présentées au commissaire dans le cadre d’une enquête en cours que d’une enquête qui est close.

Voici des exemples de l’information qui est protégée par l’article 35 de la Loi :

  • les observations présentées au commissaire par une institution fédérale, ce qui comprend les documents joints à ces observations;
  • les réponses du commissaire;
  • les renvois dans d’autres documents aux observations présentées au commissaire ou les renvois aux réponses reçues du commissaire dans le cadre d’une enquête.

Chapitre 12 – Processus de notification de tiers

12.1 Étape initiale de la prise de décisions (articles 27 et 28)

Tel qu'expliqué au chapitre 11 du présent Manuel, le paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) vise à protéger les renseignements de tiers. Lorsque le responsable d'une institution fédérale a l'intention de communiquer un document qui, selon lui, peut contenir des renseignements visés au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, il doit en aviser le tiers concerné et lui permettre de se prévaloir de son droit de présenter des observations, conformément aux articles 27 et 28 de la Loi sur l'accès à l'information. Cependant, il faut noter que les exigences relatives à la notification du tiers ne s'appliquent que si l'institution a décidé de communiquer les renseignements à l'étape initiale de la prise de décisions. Si, au contraire, elle a l'intention d'invoquer une exception prévue au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard des renseignements, les exigences des articles 27 et 28 de la Loi sur l'accès à l'information concernant la notification ne s'appliquent pas.

Dans l'affaire Merck Frosst ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, Merck Frosst affirmait que Santé Canada n'avait pas fait une analyse véritable et approfondie des documents demandés avant de lui faire parvenir un avis et qu'une telle analyse est exigée par la Loi. La Cour suprême du Canada a rejeté cet argument et a conclu que la Politique sur l'accès à l'information de 1993 Voir la note en bas de page [12-1] du gouvernement fédéral décrivait correctement la nature de l'examen à faire avant de décider s'il convient ou non de donner l'avis au tiers : l'institution doit examiner chacun des documents afin de déterminer quelles parties doivent, le cas échéant, faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception. La Cour a souligné que l'institution doit véritablement se demander si l'une ou l'autre des exceptions s'applique et que le tiers doit aider le plus possible le responsable de l'institution à déterminer précisément pourquoi la divulgation des renseignements en cause n'est pas autorisée. La Cour suprême du Canada a ajouté que pour que le système fonctionne, il est nécessaire d'adopter une approche constructive axée sur la coopération.

Pendant que les renseignements qui font l'objet d'un avis aux termes de l'article 27 de la Loi sur l'accès à l'information sont en cours de traitement ou que le tiers porte un recours devant les tribunaux en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions devraient donner suite au traitement des autres renseignements demandés. On encourage les institutions à communiquer au demandeur les documents demandés dès qu'ils deviennent disponibles, sans attendre que tous les documents aient été traités. Il est toutefois important de prendre soin de ne pas prématurément communiquer de l'information s'il est possible que la communication pourrait être modifiée en fonction des documents restants ou avoir un effet sur ceux-ci.

12.1.1 Exigences relatives à la notification

Selon le paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, lorsqu'une institution fédérale a l'intention de communiquer un document pouvant contenir des renseignements visés au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, elle doit en aviser le tiers intéressé, c'est-à-dire le tiers à qui les renseignements appartiennent, qui a fourni les renseignements au gouvernement ou à qui la communication risquerait de causer un préjudice de la manière indiquée à l'alinéa 20(1)c) ou d) de la Loi sur l'accès à l'information. Cet avis doit être donné par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande s'il est possible de rejoindre le tiers sans problèmes sérieux.

L'avis doit être envoyé à la dernière adresse connue du tiers. Si l'adresse n'est pas connue, il faut faire un effort raisonnable pour trouver le tiers. Les institutions peuvent utiliser le service de confirmation de livraison offert par les services postaux et de courrier pour confirmer les dates exactes d'expédition et de livraison en cas de contestation judiciaire.

Il est proposé d'inclure une phrase dans les avis aux tiers pour leur demander d'avertir l'institution lorsqu'ils présentent une demande de recours devant la Cour fédérale en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information. Ceci réduirait le risque de communiquer des renseignements par inadvertance après l'expiration du délai.

Dans tous les cas où un tiers n'a pas répondu à l'avis, l'institution devrait obtenir la confirmation qu'aucun recours n'a été présenté avant de divulguer des documents qui pourraient contenir des renseignements décrits au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information. Sur réception d'un avis de recours, l'institution devrait en informer immédiatement son conseiller juridique et lui fournir l'information pertinente à la demande d'accès.

Dans tous les cas où une réponse n'est pas reçu du tiers consulté à l'intérieur du délai statutaire, une pratique exemplaire est que l'institution envoie, si possible, une lettre de décision au tiers et, si aucun recours judiciaire n'est présenté par le tiers en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, l'institution fera une nouvelle communication des documents.

S'il est possible que le document à communiquer contienne des secrets industriels de tiers (alinéa 20(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information) ou des renseignements de nature confidentielle fournis par un tiers (alinéas 20(1)b) et b.1) de la Loi sur l'accès à l'information), il n'y a alors en général qu'un seul tiers concerné et ce dernier est facile à identifier. Cependant, s'il est vraisemblable que la communication du document porte préjudice à un tiers de la manière indiquée à l'alinéa 20(1)c) ou d) de la Loi sur l'accès à l'information, des tiers autres que celui qui a fourni les renseignements peuvent être touchés. Le paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information exige que tous ces tiers soient avisés de l'intention de communiquer.

Seuil à atteindre pour aviser les tiers avant de divulguer des renseignements les concernant

Dans l'affaire Merck Frosst ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a reconnu qu'il ressort clairement du sens ordinaire et grammatical des termes utilisés au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information qu'il ne faut donner l'avis que si certaines conditions sont réunies dans les circonstances particulières en cause. La Cour a indiqué que le responsable d'une institution doit donner un avis au tiers dans les cas suivants :

  • il ne sait pas avec certitude si les renseignements sont soustraits à la divulgation (il y a certitude s'il n'y a aucune raison de croire que les renseignements sont soustraits à la divulgation ou lorsque les renseignements sont manifestement soustraits à la divulgation);
  • il a l'intention de divulguer, pour des raisons d'intérêt public en vertu du paragraphe 20(6) de la Loi sur l'accès à l'information, des renseignements soustraits à la divulgation;
  • il a l'intention de divulguer des renseignements prélevés en application de l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information.

La Cour suprême du Canada a déclaré que l'application d'un critère peu exigeant en matière d'avis aux tiers garantit l'équité procédurale et réduit le risque que des renseignements ne pouvant être divulgués le soient par erreur.

12.1.2 Droit du tiers de renoncer à l'avis

En vertu du paragraphe 27(2) de la Loi sur l'accès à l'information, un tiers peut renoncer à l'avis prévu au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, soit au moment où les renseignements sont fournis à l'institution ou ultérieurement. Le paragraphe 20(5) de la Loi sur l'accès à l'information permet au responsable de l'institution de communiquer tout document contenant les renseignements visés au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information si le tiers que les renseignements concernent y consent. Tout consentement à la communication du document vaut renonciation à l'avis prévu au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information. Le consentement à la divulgation et la renonciation à l'avis doivent être formulés par écrit.

12.1.3 Contenu de l'avis

En vertu du paragraphe 27(3) de la Loi sur l'accès à l'information, l'avis donné au tiers doit contenir les éléments suivants :

  • la mention de l'intention de l'institution fédérale de donner communication totale ou partielle du document susceptible de contenir les renseignements visés au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information;
  • la désignation du contenu total ou partiel du document qui appartient au tiers, a été fourni par lui ou le concerne (ceci peut être fait en fournissant une copie du document ou d'une partie du document);
  • la mention du droit du tiers de présenter à l'institution fédérale, dans les 20 jours suivant la transmission de l'avis, ses observations quant aux raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle.

12.1.4 Prorogation de délai pour donner avis au tiers

Selon le paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, l'avis au tiers doit être donné dans le délai initial de 30 jours. Néanmoins, le paragraphe 27(4) de la Loi sur l'accès à l'information permet, si le délai a été prorogé en vertu des alinéas 9(1)a) ou 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, d'envoyer l'avis au tiers à l'intérieur des délais prorogés. Toutefois, le paragraphe 27(4) de la Loi sur l'accès à l'information ne permet pas à l'institution de proroger le délai de traitement de la demande.

12.1.5 Avis tardifs

Si, après la période de 30 jours ou le délai prorogé, on découvre que certains des documents que l'on propose communiquer pourraient contenir des renseignements visés au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, il faut en aviser le tiers dès que possible. Dans l'affaire Cyanamid Canada Inc. c. Canada (Ministre de la Santé nationale et du Bien-être social) (1992), 45 C.P.R. (3d) 390 (C.A.F.), la Cour d'appel fédérale a conclu que les avis tardifs n'avaient aucun impact sur les décisions de communiquer les renseignements.

12.1.6 Observations d'un tiers

En vertu de l'alinéa 28(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, lorsqu'une institution fédérale a avisé un tiers de son intention de communiquer un document conformément aux articles 27 et 28 de la Loi sur l'accès à l'information, elle doit donner à ce tiers la possibilité de lui présenter, dans les 20 jours suivant la transmission de l'avis, des observations sur les raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle du document. Ces observations doivent être faites par écrit, sauf autorisation de l'institution fédérale (paragraphe 28(2) de la Loi sur l'accès à l'information).

Si, suite à l'avis qu'elle a transmis au tiers, l'institution fédérale n'a reçu aucune réponse de ce dernier dans le délai fixé, elle doit faire des efforts raisonnables pour entrer en communication avec lui afin de savoir s'il a présenté des observations ou s'il a l'intention d'en présenter.

Dans tous les cas où une réponse n'est pas reçu du tiers consulté en vertu de l'article 27 de la Loi sur l'accès à l'information ou lorsque le tiers n'indique pas qu'il présentera des observations en vertu de l'alinéa 28(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information dans les délais prescrits, l'institution devrait comme pratique exemplaire, si possible, envoyer une lettre de décision au tiers et faire une nouvelle communication de documents, si aucun recours judiciaire n'a été présenté par le demandeur en vert de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information. La section 12.1.7 de ce chapitre fournit de plus amples renseignements.

Fardeau de la preuve

Dans l'arrêt Canada (Santé) c. Merck Frosst Canada ltée, 2009 CAF 166, la Cour fédérale d'appel a indiqué ce qui suit en ce qui concerne le fardeau de preuve :

  • Le fardeau de démontrer qu'une institution fédérale doit refuser la communication d'un document repose sur la partie qui s'oppose à cette communication. (Le responsable de l'institution a la responsabilité de démontrer que l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information s'applique durant le traitement de la demande, y compris le processus de notification. Cependant, cette responsabilité devient celle du tiers lorsque ce dernier s'objecte à la communication et exerce un recours en révision de la décision de l'institution devant la Cour sous l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information.)
  • La preuve par affidavit, qui dans l'ordre des choses est vague ou spéculative, ne peut servir d'appui pour justifier une exception en vertu du paragraphe 20(1) de la Loi.
  • Pour les paragraphes 20(1)c) et d) de la Loi, il faut démontrer une probabilité de préjudice et non une simple possibilité de préjudice et présenter des éléments de preuve démontrant la probabilité de ce préjudice.

Dans ses motifs de jugement, le premier juge avait conclu que bien que le processus crée pour un tiers un fardeau et un montant de travail considérable, un tel fardeau n'est pas disproportionné si l'on considère l'expertise du tiers et l'importance qu'il est susceptible d'accorder à la protection de l'information le concernant. En somme, un tel processus a pour objet de donner au responsable de l'institution l'obligation de consulter le tiers après un examen plus ou moins sommaire de la documentation, de tenir compte des recommandations du tiers et, s'il décide de ne pas suivre ces recommandations, d'expliquer pourquoi il décide de ne pas les suivre. Si le tiers n'est pas satisfait de la décision du responsable, il peut s'adresser à la Cour fédérale par le biais de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information pour qu'elle analyse la décision du responsable. La Cour fédérale d'appel a jugé que la conclusion du premier juge était conforme à la Loi.

Dans l'affaire Merck Frosst ltée c. Canada (Santé), 2012 CSC 3, la Cour suprême du Canada a confirmé qu'il est bien établi en droit que c'est au tiers qui demande le contrôle judiciaire en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information qu'il incombe de démontrer pourquoi le document ne doit pas être communiqué. La Cour suprême du Canada a également confirmé que la norme de preuve est soit celle de la prépondérance des probabilités.

Les observations du tiers ne sont pas limitées à l'article 20

Un tiers peut, lorsqu'il présente ses observations en vertu de l'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information et dans le cadre d'une révision fondée sur l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, invoquer d'autres exceptions, telles que les articles 19 et l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information.

Dans la cause Cie H.J. Heinz du Canada ltée c. Canada (Procureur général), 2006 CSC 13, [2006] 1 R.C.S. 441, Heinz a exercé un recours en révision conformément à l'article 44 en vertu de l'exception de l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information, et a cherché à invoquer les paragraphes 19(1) et 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information. La Cour suprême du Canada a conclu ce qui suit :

  • Lorsqu'un tiers apprend qu'une institution fédérale a l'intention de communiquer un document contenant des renseignements personnels, rien dans le libellé clair des articles 28, 44 et 51 de la Loi ne l'empêche de soulever cette question au moyen d'un recours en révision.
  • Une interprétation restrictive de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information affaiblirait la protection des renseignements personnels et diluerait le droit à la vie privée.
  • Le droit à un avis conféré aux tiers est la conséquence logique de la nature particulière de l'exception des renseignements commerciaux confidentiels et ne limite pas le droit de révision prévu à l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information.
Pertinence et portée de la demande

Le tiers ne peut pas soulever des objections quant à la pertinence et la portée de la demande d'accès pour empêcher la divulgation.

Plusieurs décisions portent sur ces questions, entre autres : AstraZeneca Canada Inc. c. Canada (Ministre de la Santé), 2005 CF 189; Corp. Hôtelière Canadien Pacifique c. Canada (Procureur général), 2004 CF 444; Conseil canadien des fabricants des produits du tabac c. Canada (Ministre du revenu national), 2003 CF 1037; et Bristol-Myers Squibb Canada Co. v. Canada (Attorney General), 2005 FC 235.

Le seul cas où la pertinence et la portée ont un rôle à jouer touche au processus de demande d'accès et à l'article 6 de la Loi sur l'accès à l'information. La demande doit être rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre au fonctionnaire de trouver le document en cause et de répondre à la demande de façon adéquate. Le libellé de l'article 6 n'interdit nullement la communication de documents qui ne sont pas pertinents à la demande. Toute autre interprétation irait à l'encontre de l'objet de la Loi exposé au paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information et au droit d'accès fondamental prévu à l'article 4 de la Loi sur l'accès à l'information et ajouterait une nouvelle exception non prévue par ailleurs par la Loi.

12.1.7 Décision faisant suite aux observations du tiers

Dans les 30 jours suivant la transmission de l'avis dans lequel elle a donné au tiers la possibilité de présenter des observations, l'institution doit prendre une décision finale quant à la communication totale ou partielle du document (alinéa 28(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information). Les procédures et délais applicables parallèlement à cette procédure devraient être respectés en l'absence de réponse du tiers. Comme les observations du tiers doivent être reçues dans les 20 jours suivant la transmission de l'avis, l'institution dispose normalement de 10 jours pour prendre sa décision. Elle doit aviser le tiers de sa décision dans le délai prévu de 30 jours.

Revue par le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Dans AstraZeneca Canada Inc. c. Canada (Ministre de la Santé), 2005 CF 189, la Cour fédérale a confirmé que le coordonnateur n'est pas tenu, sous le régime de la Loi sur l'accès à l'information, de passer personnellement en revue chaque document et d'en arriver à une conclusion sur la communication de celui-ci. Toute interprétation contraire aurait pour effet de paralyser l'application de la Loi. Le fait que la décision de procéder à la communication ait été largement influencée par les recommandations du bureau de première responsabilité ne porte aucunement atteinte à la validité de la décision. Le régime mis en place par la Loi ne pourrait fonctionner, surtout dans les domaines scientifiques et techniques, si les personnes chargées de l'application de cette loi au nom d'un ministère donné ne pouvaient obtenir des recommandations et des conseils d'experts. En d'autres mots, le coordonnateur de l'AIPRP n'entrave pas l'exercice de son pouvoir discrétionnaire en tenant raisonnablement compte des avis des experts en la matière.

Équité procédurale

L'affaire Viandes du Breton Inc. c. Canada (Agence Canadienne d'Inspection des Aliments), 2006 CF 335, traite de l'équité procédurale.

La demanderesse Les Viandes du Breton Inc. a fait valoir, à l'appui de sa demande de révision judiciaire, que l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) avait manqué à son devoir d'équité procédurale en ne lui remettant pas une copie de la demande d'accès. Selon la demanderesse, la décision de l'ACIA n'était pas suffisamment motivée puisque l'ACIA n'avait pas décrit son raisonnement plus en détails relativement à chacun des arguments que la demanderesse avait soulevés en réponse à l'avis prévu au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

La Cour a conclu que l'obligation d'équité procédurale applicable à ce dossier n'exigeait pas la remise d'une copie de la demande d'accès à la demanderesse. La Cour a précisé, toutefois, que l'ACIA se devait de décrire correctement et suffisamment l'objet de la demande. La Cour s'est estimée satisfaite de la description de la demande fournie. La Cour a ajouté, en obiter, (c'est à dire une remarque ou une observation qui n'a pas une valeur légale contraignante), qu'il serait prudent, à l'avenir, pour l'ACIA de citer verbatim la description contenue dans la demande d'accès et de confirmer que les conditions de article 4 de la Loi sur l'accès à l'information (le droit d'accès) ont bien été remplies. La Cour s'est aussi montrée satisfaite du fait que l'obligation de motiver la décision avait été respectée par l'ACIA.

Décision de communiquer le document (paragraphes 28(3) et (4))

Si une institution fédérale décide de communiquer la totalité ou une partie d'un document soit après avoir reçu les observations du tiers soit à défaut d'en avoir reçu, un avis de la décision doit être transmis au tiers conformément à l'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information et doit faire mention :

L'institution fédérale ne doit pas communiquer le document avant l'expiration du délai de 20 jours prévu pour le recours devant la Cour fédérale. Cependant, si le tiers n'exerce pas ce recours, l'institution doit communiquer le document à l'auteur de la demande dès l'expiration du délai de 20 jours (paragraphe 28(4) de la Loi sur l'accès à l'information). L'institution devrait vérifier auprès de son conseiller juridique ou de la Cour fédérale si une application a été faite en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information.

Décision d'invoquer une exception (alinéas 7a) et 28(1)b))

Si, après avoir reçu les observations du tiers, l'institution fédérale décide d'invoquer une exception à l'égard de la communication totale ou partielle du document, elle doit donner avis de sa décision au tiers intéressé (alinéa 28(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information) ainsi qu'au demandeur (alinéa 7a) de la Loi sur l'accès à l'information).

12.2 Recours devant le commissaire à l'information du Canada (article 33 et 35(2)c))

12.2.1 Avis transmis au commissaire à l'information du Canada par l'institution fédérale

Lorsqu'une institution fédérale invoque une exception conformément au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard d'un document demandé en vertu de la Loi, et que le demandeur porte plainte auprès du commissaire à l'information à propos du refus de communication, l'institution est tenue de mentionner au commissaire le nom du tiers à qui elle a donné l'avis prévu au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information ou à qui elle aurait donné avis si elle avait eu l'intention de communiquer le document (article 33 de la Loi sur l'accès à l'information).

12.2.2 Avis transmis au tiers par le commissaire à l'information

Il est possible que, par suite d'une enquête menée en vertu de la Loi, le commissaire à l'information recommande à une institution fédérale de donner communication totale ou partielle d'un document pouvant contenir des renseignements visés par le paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information. Dans de tels cas, il est tenu d'en aviser le tiers concerné et, s'il est possible de rejoindre ce dernier sans problèmes sérieux, de lui donner la possibilité de lui présenter des observations (alinéa 35(2)c) de la Loi sur l'accès à l'information).

12.2.3 Mesures à prendre suite à l'examen de la recommandation du commissaire à l'information (article 29)

Si, après examen de la recommandation du commissaire à l'information, l'institution décide de donner communication totale ou partielle d'un document qui peut contenir des renseignements visés par le paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, elle est tenue, en vertu de l'article 29 de la Loi sur l'accès à l'information, de prendre les mesures suivantes :

  • donner avis de sa décision de communiquer le document au tiers à qui elle a transmis un avis auparavant conformément au paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information, ou à qui elle aurait transmis un avis en vertu de ce paragraphe si elle avait eu l'intention de communiquer le document (c'est-à-dire le tiers à qui les renseignements appartiennent, qui a fourni les renseignements à une institution fédérale ou à qui la divulgation des renseignements risquerait vraisemblablement de causer un préjudice de la manière indiquée à l'alinéa 20(1)c) ou d) de la Loi sur l'accès à l'information). L'avis doit faire mention du droit du tiers d'exercer, en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, un recours en révision devant la Cour fédérale du Canada dans les 20 jours suivant la transmission de l'avis;
  • aviser le demandeur de la décision de communiquer le document. Cet avis doit indiquer qu'à défaut de l'exercice, par le tiers, d'un recours en révision devant la Cour fédérale dans les 20 jours suivant la transmission de l'avis, la personne qui a fait la demande recevra communication du document.

L'institution fédérale ne doit pas communiquer le document avant l'expiration du délai de 20 jours prévu pour l'exercice d'un recours devant la Cour fédérale. Si le tiers n'exerce pas le recours prévu dans ce délai, l'institution doit, à l'expiration du délai, donner communication du document au demandeur. Si un recours en révision est exercé devant la Cour fédérale, cette dernière en avise l'institution fédérale. Pour s'assurer que l'avis d'appel n'a pas été transmis en retard, les institutions devraient obtenir confirmation qu'aucun recours n'a été exercé avant de communiquer le document.

12.3 Recours devant la Cour fédérale (articles 43 et 44)

12.3.1 Exigences en matière de notification

Un avis de recours en révision devant la Cour fédérale doit être transmis dans les situations suivantes :

12.3.2 Ordonnances de la Cour (articles 49 et 51)

Selon l'article 49 de la Loi sur l'accès à l'information, lorsque la Cour fédérale examine, lors d'un recours en révision exercé en vertu de la Loi, la nature des renseignements d'un tiers, elle ordonne la divulgation de ces renseignements si elle juge que l'exception prévue à l'article 20 de la Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas. Selon l'article 51 de la Loi sur l'accès à l'information, si la Cour fédérale juge que le document en litige contient des renseignements visés par le paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information et que dans les circonstances, les paragraphes 20(2), (5) et (6) de la Loi sur l'accès à l'information ne peuvent pas être invoqués pour écarter le caractère obligatoire de l'exception prévue au paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, elle ordonne à l'institution fédérale de ne pas communiquer le document.

12.4 Tableaux des avis à donner

12.4.1 Avis à donner et délais durant le traitement de la demande

Dispositions Mesure Délai
27(1) de la Loi sur l'accès à l'information L'institution informe le tiers de son intention de divulguer. 30 jours après la réception de la demande ou selon le par. 27(4), c.-à-d. à l'intérieur du délai prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)a) ou b) de la Loi sur l'accès à l'information
28(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information Le tiers fournit des représentations à l'institution. 20 jours après la transmission de l'avis en vertu du par. 27(1)
28(1)b) et 28(3) de la Loi sur l'accès à l'information Après avoir examiné les représentations reçues, l'institution informe le tiers de sa décision et du droit du tiers d'exercer un recours en révision. 30 jours après la transmission de l'avis en vertu du par. 27(1)
44(1) de la Loi sur l'accès à l'information Le tiers exerce un recours en révision devant la Cour fédérale. 20 jours suivant la transmission de l'avis en vertu du par. 28(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information

12.4.2 Avis à donner et les délais durant le processus de plainte et la révision par la Cour fédérale

Dispositions Mesure Délai
33 de la Loi sur l'accès à l'information L'institution informe le commissaire à l'information de l'existence d'un tiers à qui elle a donné avis ou à qui elle aurait donné avis si elle avait eu l'intention de donner communication totale ou partielle du document. Dès la réception d'un avis de plainte
35(2)c) de la Loi sur l'accès à l'information Le commissaire à l'information donne au tiers la possibilité de lui présenter des observations. Délai prescrit par le commissaire à l'information
29(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information Suivant une recommandation du commissaire à l'information, l'institution avise le tiers de son intention de divulguer et du droit du tiers d'en appeler à la Cour fédérale. Dans les délais indiqués par le commissaire à l'information dans le rapport d'enquête rédigé en vertu du par. 37(1) de la Loi sur l'accès à l'information
37(2) de la Loi sur l'accès à l'information Le commissaire à l'information transmet ses conclusions et recommandations au plaignant et au tiers. Suite à l'expiration du délai dans lequel l'institution doit répondre à l'avis transmis par le commissaire à l'information en vertu du par. 37(1) de la Loi sur l'accès à l'information
44(1) de la Loi sur l'accès à l'information Le tiers demande à la Cour fédérale de réviser la décision de l'institution. 20 jours après la transmission de l'avis au tiers en vertu de l'al. 29(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information
43 de la Loi sur l'accès à l'information L'institution donne avis au tiers du recours en révision exercé par le plaignant ou le commissaire à l'information. Dès réception d'un avis de recours en révision en vertu de l'article 41 ou 42 de la Loi sur l'accès à l'information

Chapitre 13 – Exclusions

13.1 Article 68 de la Loi – Documents publiés ou mis en vente, documents de bibliothèque et de musée

L'article 68 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) se lit comme suit :

La présente loi ne s'applique pas aux documents suivants :

  • a) les documents publiés ou mis en vente dans le public;
  • b) les documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public;
  • c) les documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada, au Musée des beaux-arts du Canada, au Musée canadien des civilisations, au Musée canadien de la nature, au Musée national des sciences et de la technologie, au Musée canadien des droits de la personne ou au Musée canadien de l'immigration du Quai 21 par des personnes ou organisations extérieures aux institutions fédérales ou pour ces personnes ou organisations.

La Loi ne définit pas le mot « publié ». Il doit par conséquent être lu et compris dans son contexte tout entier et dans son sens grammatical et ordinaire d'une façon qui s'harmonise avec l'esprit et l'objet de la Loi. Une approche pratique consiste à examiner la définition contenue dans le dictionnaire. Or, le Oxford English Dictionary définit le terme « publié » de la façon suivante : « état de ce qui a été préparé et communiqué à des fins de vente ou de distribution auprès du public, ou encore à des fins de lecture par ce dernier; caractère de l'information communiquée au plus grand nombre, annoncée publiquement » [Traduction]. Cette définition est conforme à la décision rendue dans l'affaire Tolmie c. Canada (Procureur général) (1re inst.) [1997] 3 C. F. 893, dans laquelle la Cour fédérale a statué que la version électronique des Lois révisées du Canada était exempte des dispositions concernant la communication énoncées au paragraphe 68a) de la Loi parce qu'elles avaient mises à la disposition du public en format CD-ROM et par le biais d'Internet.

Les gazouillis et autres renseignements introduits dans les sites Web 2.0 d'usage externe sont des documents publiés au sens de l'alinéa 68a) de la Loi. Le chapitre 3 du présent Manuel fournit de plus amples renseignements sur les documents de type Web 2.0.

Les renseignements ayant fait l'objet d'une fuite ou ayant été communiqués par inadvertance ne sont pas considérés comme ayant été publiés.

Selon le paragraphe 68c), la Loi ne s'applique pas aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public. De plus, la Loi ne s'applique pas aux documents déposés à Bibliothèque et Archives du Canada et dans les six musées énumérés au paragraphe 68c) par des personnes ou organisations provenant de l'extérieur de ces institutions fédérales ou pour le compte de ces personnes ou organisations. Ceci comprend les collections privées ou publiques de dossiers et de documents déposés par des personnes, des sociétés ou d'autres groupes.

13.2 Article 68.1 de la Loi – Certains renseignements de la Société Radio-Canada

L'article 68.1 de la Loi sur l'accès à l'information soustrait à l'application de la Loi les renseignements qui relèvent de la Société Radio-Canada (SRC) qui se rapportent à ses activités de journalisme, de création ou de programmation. Il prévoit la protection des renseignements ayant trait aux sources d'information ainsi qu'à l'indépendance en matière de création et de programmation de la SRC.

La SRC et ses filiales à cent pour cent, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont les seules institutions qui peuvent se prévaloir de l'exclusion. En février 2013, la SRC n'avait aucune filiale en propriété exclusive.

Toutefois, l'exclusion ne s'applique pas aux renseignements se rapportant à son administration. L'article 3.1 de la Loi sur l'accès à l'information stipule qu'aux fins de la Loi, les renseignements se rapportant à l'administration de l'institution fédérale comprennent ceux qui ont trait à ses dépenses en matière de déplacements, d'hébergement et d'accueil. Le verbe « comprennent » utilisé à l'article 3.1 indique que la liste des exemples est illustrative et n'est pas exhaustive. Étant donné que le terme « administration » n'est pas autrement défini dans la Loi, il prend son acception courante : fonctions de gestion et dépenses liées à l'administration d'une organisation.

Ainsi, les renseignements qui se rapportent à l'administration de la SRC et de ses filiales en propriété exclusive comprennent les renseignements se rapportant à ses activités financières ainsi qu'à celles liées aux ressources humaines, à la formation et au perfectionnement, à la gestion et à la technologie de l'information et à la gestion (y compris la planification stratégique et la gestion du rendement, les vérifications et les évaluations), à la gestion des actifs, à la sécurité, et tout autre renseignement lié à la gestion de l'institution.

13.3 Article 68.2 de la Loi – Certains renseignements d'Énergie atomique du Canada, ltée

L'article 68.2 de la Loi sur l'accès à l'information crée une exclusion pour tout renseignement relevant d'Énergie atomique du Canada ltée, à l'exception de ceux qui ont trait :

Cette exclusion vise à protéger les renseignements se rapportant aux activités de recherche et aux activités commerciales d'Énergie atomique du Canada ltée. Les renseignements relatifs à son administration sont assujettis à la Loi et sont distingués de ceux qui se rapportent aux activités de recherche et aux activités commerciales.

Cette exclusion n'est disponible qu'à Énergie atomique du Canada ltée et à ses filiales à cent pour cent (nommées collectivement EACL) au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En février 2013, il y avait une filiale à cent pour cent : AECL Technologies inc.

Administration

Le droit d'accès s'applique aux renseignements relatifs à l'administration d'EACL. L'article 3.1 de la Loi sur l'accès à l'information précise qu'aux fins de l'application de la Loi, les renseignements se rapportant à l'administration de l'institution fédérale comprennent ceux ayant trait à ses dépenses en matière de déplacements, d'hébergement et d'accueil. Le verbe « comprennent » utilisé à l'article 3.1 indique que la liste des exemples est illustrative et non exhaustive. Puisque le terme « administration » n'est pas défini davantage dans la Loi, il s'entend dans son sens ordinaire : fonctions de gestion et dépenses associées à l'administration d'une organisation.

Par conséquent, les renseignements se rapportant à l'administration d'EACL et de ses filiales à cent pour cent comprennent les renseignements concernant sa structure de gouvernance et son organisation, ses activités financières, ses ressources humaines, ses activités de formation et de perfectionnement, sa gestion et ses technologies de l'information, ses activités de gestion (y compris planification stratégique et gestion du rendement, vérifications et évaluations, gestion des biens et sécurité) et tout renseignement se rapportant à la gestion de l'institution.

Exploitation de toute installation nucléaire

Par ailleurs, l'exclusion ne s'applique pas aux renseignements touchant l'exploitation, par EACL ou par ses filiales à cent pour cent, d'une installation nucléaire, au sens de l'article 2 de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, qui est assujettie à la réglementation de la Commission canadienne de sûreté nucléaire. En février 2013, il y avait seulement une installation de ce genre, à Chalk River, Ontario.

Le terme « exploitation » n'est pas défini dans la Loi et il faut lui donner le sens habituel du dictionnaire et qui correspond le mieux au contexte où il apparaît à l'article 68.2. Le terme « exploitation » renvoie à l'action ou au processus qui consiste à faire qu'une entité (ici l'installation nucléaire) assure sa fonction, ou à contrôler ou à gérer la manière dont elle fonctionne. L'exploitation d'une installation nucléaire comprend les activités suivantes :

  • exploitation et maintenance de réacteurs nucléaires;
  • fabrication d'isotopes nucléaires;
  • fabrication, stockage et destruction des matières nucléaires;
  • systèmes, équipement et bâtiments utilisés pour réaliser ces activités.

Les renseignements relatifs à la recherche effectuée à l'installation nucléaire ne sont pas des renseignements concernant l'exploitation de l'installation ni son administration. Ils sont donc exclus de l'application de la Loi en vertu de l'article 68.2.

13.4 Article 69 de la Loi – Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (documents confidentiels du Cabinet)

13.4.1 Principes

Le gouvernement canadien administre par la voie d'un Cabinet. Composé de ministres agissant au nom du Conseil privé de la Reine pour le Canada, le Cabinet décide des politiques et les priorités du gouvernement fédéral pour tout le pays. Les ministres du Cabinet ont une responsabilité collective envers toutes les mesures prises par le Cabinet et doivent appuyer publiquement toutes les décisions de ce dernier. Pour être en mesure de prendre une décision définitive, les ministres doivent pouvoir s'exprimer librement au cours des discussions du Cabinet. Si ces délibérations étaient publiques, la responsabilité collective des ministres en serait diminuée. Cette règle de confidentialité protège donc le principe de la responsabilité collective des ministres, car elle permet à ces derniers de participer à des débats francs qui sont essentiels au fonctionnement efficace de ce genre de régime. Voir la note en bas de page [13-1]

La Cour suprême du Canada a reconnu que la confidentialité des délibérations du Cabinet est essentielle au bon gouvernement. Dans la décision Babcock c. Canada, 2002 CSC 57 au paragraphe 18, la Cour a expliqué les raisons ainsi : « Le processus de gouvernement démocratique atteint son efficacité maximum lorsque les membres du Cabinet à qui incombe le choix des politiques et des décisions gouvernementales peuvent s'exprimer sans réserve au sein du Cabinet ».

Pour préserver la confidentialité essentielle au fonctionnement efficace du Cabinet, le paragraphe 69(1) de la Loi sur l'accès à l'information exclut du champ d'application de la Loi les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Pour alléger le présent texte, nous utiliserons désormais l'expression « documents confidentiels » au sens de « documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada ».

13.4.2 Sens de « Conseil »

Le paragraphe 69(2) de la Loi sur l'accès à l'information indique que le terme « Conseil » s'entend du Conseil privé de la Reine pour le Canada, du Cabinet et de leurs comités respectifs. Les comités du Cabinet comprennent les comités permanents, les comités spéciaux et tous les autres comités ministériels. En outre, les discussions des ministres lors des réunions d'information de ces derniers peuvent donner lieu à l'établissement de documents confidentiels du Cabinet, à condition évidemment que ces discussions portent sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

13.4.3 Types de documents

Les documents confidentiels du Cabinet sont définis dans la Loi sous la forme d'une liste de sept catégories de documents mentionnés aux alinéas 69(1)a) à g) de la Loi sur l'accès à l'information. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, elle fournit plusieurs exemples de ces types de documents. Ces sept catégories de documents sont décrites de façon plus détaillée ci-après.

a) Notes

L'alinéa 69(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents destinés à soumettre des propositions ou des recommandations au Cabinet. Les documents de cette catégorie comprennent, entre autres, les documents intitulés « Mémoire au Cabinet ». Par exemple, les présentations au Conseil du Trésor du Canada sont des documents qui présentent des propositions ou des recommandations au Cabinet. Les facteurs déterminants sont le but dans lequel le document a été préparé et son contenu et non son titre.

En général, un mémoire ayant pour objet de présenter des propositions au Cabinet est signé par le ministre qui propose les mesures en question. Ce n'est toutefois pas toujours le cas : le mémoire peut être signé par le secrétaire du Cabinet ou par le secrétaire d'un comité du Cabinet, et il s'agira quand même d'un document confidentiel.

Les projets de mémoire sont aussi des documents confidentiels. Par exemple, un projet de mémoire rédigé dans l'intention de soumettre des propositions et des recommandations au Cabinet mais qui, en fait, n'est jamais présenté demeure un document confidentiel. De même, la version définitive d'un mémoire est un document confidentiel même si le mémoire n'a pas été présenté au Cabinet.

Un document annexé à un mémoire présenté au Cabinet ne constitue pas forcément un document confidentiel. Cela dépend du but du document et de sa location, tel qu'expliqué dans les exemples suivants :

  • Un document a été préparé dans le but de présenter des propositions ou des recommandations au Cabinet et annexé à un mémoire au Cabinet. L'original du document et toutes les copies, y compris celle annexée au mémoire, sont des documents confidentiels du Cabinet.
  • Des coupures de presse, des tableaux statistiques et des rapports à l'usage d'un ministère ont été annexés à un mémoire au Cabinet. Les originaux de ces documents ne sont pas des documents confidentiels puisqu'ils n'ont pas été préparés dans le but de présenter des propositions ou des recommandations au Cabinet. Ils ne deviennent pas des documents confidentiels simplement parce qu'ils ont été annexés à un mémoire. Par contre, les copies de ces documents qui sont annexées au mémoire au Cabinet sont des documents confidentiels. De plus, le fait que des documents étaient annexés à un mémoire au Cabinet constitue en soi un renseignement confidentiel, et ce dernier ne doit pas être révélé.
b) Documents de travail

L'alinéa 69(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents de travail destinés à présenter des problèmes, des analyses ou des options politiques à l'examen du Cabinet. Le système de dossiers du Cabinet a été modifié en 1984 et l'on a cessé de créer des documents de travail. L'alinéa 69(1)b) n'était plus invoqué pour les documents du Cabinet créés après cette date. Dans l'arrêt Canada (Ministre de l'environnement) c. Canada (Commissaire à l'information), 2003 CAF 68 Voir la note en bas de page [13-2] (souvent appelé la cause Ethyl), la Cour d'appel fédérale a conclu que les parties des mémoires au Cabinet ou des documents d'information à l'usage des ministres qui équivalent à ce qui était autrefois trouvé dans les documents de travail (p. ex., des problèmes, des analyses et des options politiques), et qui sont trouvées dans ou annexées à un document doivent être identifiées et traitées de la même façon que si elles se trouvaient dans un document de travail. Par conséquent, les parties d'un document qui forment un groupe constitué ou un ensemble de mots lequel, pris isolément, répond à la définition de « documents de travail » et qui tombe sous l'exception des documents de travail trouvée à l'alinéa 69(3)b) de la Loi sur l'accès à l'information, doivent être prélevées conformément à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information et communiquées, sous réserve de toute exception qui pourrait s'appliquer. (La section 13.4.4 fournit des renseignements supplémentaires sur l'alinéa 69(3)b).)

De plus, il faut déterminer s'il s'agit bien d'un document de travail. Le titre d'un tel document n'est donc pas nécessairement un indicateur fiable de sa nature réelle. Par exemple, un texte intitulé « document de travail » mais contenant des recommandations ou des propositions destinées au Cabinet n'est plus un document de travail aux termes de l'article 69 mais bien un mémoire.

c) Ordres du jour et procès-verbaux des délibérations ou des décisions du Cabinet

L'alinéa 69(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux ordres du jour du Cabinet et aux procès-verbaux de ses délibérations ou décisions. Cette catégorie de documents vise les réunions du Cabinet et de ses comités et comprend les ordres du jour, les procès-verbaux et les décisions prises lors de ces réunions (p. ex., les lettres de décision du Conseil du Trésor du Canada). Il est à noter que cette catégorie comprend les projets de documents et les notes informelles que les fonctionnaires prennent lors des réunions du Cabinet ou d'un de ses comités.

Il faut distinguer le texte du compte rendu officiel d'une décision de la substance de la décision du Cabinet. Le compte rendu officiel de la décision demeure toujours un document confidentiel exclu du champ d'application de la Loi pour une période de 20 ans. La substance de la décision rendue par le Cabinet peut être divulguée au public par le Cabinet ou un ministre ayant obtenu l'approbation du Cabinet, s'ils jugent approprié de le faire. Le Conseil du Trésor du Canada peut, par exemple, juger utile de faire état d'une décision dans une circulaire ou un manuel. Par ailleurs, lorsque la substance d'une décision est rendue publique, les documents de travail connexes sont assujettis à l'application de la Loi, conformément à l'alinéa 69(3)b) de la Loi sur l'accès à l'information, tel qu'expliqué à la section 13.4.4 ci-dessous.

d) Documents faisant état de communications entre ministres

L'alinéa 69(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents employés en vue ou faisant état de communications ou de discussions entre ministres sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique.

Il peut s'agir d'une lettre qu'un ministre adresse à un autre ministre, dans laquelle il fait part de ses opinions ou des décisions qu'il a prises. Il peut aussi s'agir d'un document contenant des notes prises lors de discussions informelles entre ministres, ou encore d'un document préparé à l'intention d'un ministre en vue d'une discussion avec un ou plusieurs autres ministres.

Si des documents faisant état de communications entre ministres n'ont pas été utilisés en vue de discussions sur des questions liées à la prise de décisions du gouvernement ou à la formulation de sa politique ou ne font pas état de ces discussions, ils n'entrent pas dans cette catégorie.

e) Documents d'information à l'usage des ministres

L'alinéa 69(1)e) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents d'information à l'usage des ministres sur des questions portées ou qu'il est prévu de porter devant le Cabinet, ou sur des questions qui font l'objet de communications ou de discussions entre ministres relativement à la prise de décisions du gouvernement ou la formulation de sa politique.

Il faut prendre soin de distinguer ces documents de ceux dont il est question à l'alinéa 21(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, à savoir les documents contenant des avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre. Des recommandations stratégiques peuvent figurer dans un document qui n'est pas relié aux travaux du Cabinet ou qui n'a pas été préparé en vue d'informer un ministre sur des questions portées devant le Cabinet ou devant servir à ce dernier pour une discussion avec d'autres ministres.

Le but dans lequel le document a été préparé et son utilisation sont les facteurs à prendre en considération pour déterminer si un document est exclu en vertu de l'alinéa 69(1)d). Par exemple, un compte rendu officiel d'une décision charge des fonctionnaires à formuler des recommandations de principe sur un sujet particulier à l'intention de leur ministre. Ces fonctionnaires tiennent des réunions pour lesquelles des ordres du jour et des procès-verbaux sont rédigés, et des rapports sont établis en vue des discussions ultérieures sur le même sujet. Bien que le but final des réunions et des rapports soit la formulation des recommandations de principe à l'intention du ministre qui les présentera au Cabinet, les documents eux-mêmes ne sont pas des documents confidentiels. Ils ont été préparés pour les fonctionnaires en vue de l'élaboration des recommandations, et non à l'intention du ministre, et ils sont sujets à la Loi. Toutefois, si des renseignements contenus dans ces documents sont liés au Cabinet, ils doivent être exclus en vertu de l'alinéa 69(1)g) de la Loi sur l'accès à l'information. La version finale – c.à.d. le document utilisé par le ministre pour sa présentation au Cabinet – est également confidentielle.

f) Versions provisoires d'une loi

L'alinéa 69(1)f) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux avant-projets de loi. Cette disposition vise tous les avant-projets de loi du gouvernement, que la loi ait été présentée ou non à la Chambre des communes ou au Sénat, que le Cabinet en ait pris connaissance ou non. Il s'agit toujours de documents confidentiels.

Les avant-projets de loi et les projets de règlement et de décret constituent des versions provisoires d'une loi. Les avant-projets de loi demeurent des documents confidentiels même après que la version définitive a été présentée à la Chambre des communes ou au Sénat. Dans l'arrêt Quinn c. Canada (Premier ministre), 2011 FC 379, la Cour fédérale a conclu que l'examen d'un projet de règlement par le greffier du Conseil privé fait partie du processus règlementaire et est donc exclu de la Loi. Les projets de règlement et de décret demeurent des documents confidentiels même après leur approbation par le gouverneur en conseil et leur publication.

g) Documents contenant des renseignements relatifs à des documents confidentiels

L'alinéa 69(1)g) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi ne s'applique pas aux documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas 69(1)a) à 69(1)f). Cet alinéa ne vise pas les documents contenant simplement des renseignements qui se trouvent aussi dans un document mentionné aux alinéas 69(1)a) à 69(1)f). L'alinéa ne s'applique que si le document établit un lien entre les renseignements fournis et le processus de prise de décisions et de formulation de politique des ministres.

Par exemple, si un document fait mention de données statistiques qui figurent aussi dans un mémoire présenté au Cabinet, le premier document n'est pas pour autant un document confidentiel. Cependant, si ce même document indique que les statistiques figurent dans un mémoire présenté au Cabinet, il constitue alors un document confidentiel. L'exemple le plus fréquent est sans doute le document qui fait mention d'un compte rendu de décisions.

Seules les parties du document qui contiennent les renseignements confidentiels sont exclues de la Loi. Le principe de prélèvement énoncé à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information s'applique aux parties du document qui ne sont pas des renseignements confidentiels.

13.4.4 Délais

L'application du paragraphe 69(1) est soumise à certains délais qui sont spécifiés au paragraphe 69(3) de la Loi sur l'accès à l'information.

Aux termes de l'alinéa 69(3)a) de la Loi sur l'accès à l'information, un document confidentiel qui existe depuis plus de 20 ans ne peut pas être exclu du champ d'application de la Loi en vertu du paragraphe 69(1). Après cette période, le document est assujetti à la Loi et peut être divulgué, sous réserve de toute exception applicable.

Conformément à l'alinéa 69(3)b) de la Loi sur l'accès à l'information lorsqu'une décision à laquelle se rapporte un document de travail (selon la décision Ethyl Voir la note en bas de page [13-3], les parties d'un document qui équivalent à un document de travail) a été rendue publique, ce document de travail n'est plus exclu du champ d'application de la Loi. Si la décision n'a pas été rendue publique mais quatre années se sont écoulées depuis que la décision a été prise, le document de travail n'est plus considéré comme étant confidentiel. La Loi s'applique alors à ces documents et, à moins qu'une exception ne s'applique, ils doivent être communiqués lorsqu'ils font l'objet d'une demande de communication en vertu de la Loi. Par contre, si aucune décision n'a été prise, l'alinéa 69(3)b) ne s'applique pas.

13.4.5 Procédures à suivre aux fins de l'examen des documents assujettis au paragraphe 69(1)

Bien que la Loi ne s'applique pas aux documents confidentiels du Cabinet, il faut répondre à la personne qui demande l'accès à de tels documents. La réponse doit renvoyer à l'article 69 de la Loi et informer le demandeur du droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information.

Examen par les responsables ministériels de l'accès à l'information et par les spécialistes en la matière

Après le repérage des documents pertinents répondant à la demande d'accès, les fonctionnaires du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ou les spécialistes en la matière, ou les deux, examinent les documents. S'ils estiment que des documents ou des parties de ceux-ci comportent des renseignements confidentiels, ils doivent indiquer les documents ou parties en question ainsi que l'alinéa applicable de l'article 69. Par exemple, si l'examen révèle qu'une partie d'un document consigne des décisions du Conseil, le fonctionnaire doit marquer cette partie en l'annotant comme suit : PRÉLEVER – 69(1)g) visés à l'alinéa 69(1)c).

Consultations nécessaires
a) Consultations avec le ministère de la Justice

Les bureaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) des institutions fédérales sont tenus de consulter leurs unités de Services juridiques ministériels (USJM) dans tous les cas où des renseignements susceptibles d'être des renseignements confidentiels du Cabinet ont été repérés au cours du traitement d'une demande d'accès à l'information.

Après l'examen préliminaire des documents par l'institution fédérale, tous les documents susceptibles d'être des documents confidentiels ou de contenir des renseignements révélant la teneur de documents confidentiels doivent être soumis à l'examen des USJM. Ce faisant, le bureau de l'AIPRP du ministère doit expliquer pourquoi le document ou la partie du document doit être visé par l'exclusion prévue à l'article 69. Il est particulièrement important à l'égard des documents non conservés dans le Système des dossiers du Cabinet, mais tout de même visés par l'alinéa 69(1)g) (p. ex., des diapositives produites aux fins de communications au Cabinet, sans qu'un renvoi à la communication n'apparaisse sur les copies imprimées des diapositives).

Tous les documents sont renvoyés aux bureaux de l'AIPRP après l'examen. Si d'autres questions surgissent plus tard, les documents doivent être renvoyés aux USJM.

Dans leur rôle de conseillers juridiques, les USJM avisent leurs clients si, selon elles, l'exclusion relative aux documents confidentiels du Cabinet prévue dans la Loi s'applique. Les USJM sont aussi tenues de dresser une liste de tous les documents à l'égard desquels elles ont recommandé l'application de l'exclusion et la transmettre simultanément au Bureau du Conseil privé et à la Section du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels à l'Administration centrale du ministère de la Justice.

b) Consultations avec le Bureau du Conseil privé

S'il y a un doute quant à la nature confidentielle d'un document dans les cas comportant des situations de fait complexes ou lorsqu'il y a divergence d'opinion entre les USJM et le bureau de l'AIPRP quant à la nature des renseignements, l'avocat du ministère de la Justice doit consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé. En outre, il est obligatoire de consulter le Bureau du Conseil privé si les documents renferment des documents de travail, conformément au principe énoncé dans l'arrêt Ethyl décrit dans la section 13.4.3(b).

Examen de documents de travail et consultations connexes

Avant de consulter leurs USJM, les bureaux de l'AIPRP doivent prendre les mesures ci-dessous s'ils concluent qu'un document du Cabinet ou ses annexes renferment l'équivalent d'un document de travail (« ensemble de mots ») dont l'objet est de présenter des explications générales, des analyses de problèmes ou des options politiques à l'examen du Conseil pour que ce dernier prenne des décisions (voir l'alinéa 69(1)b)) :

  1. si le document de travail renferme des recommandations ou des renvois à d'autres documents confidentiels (p. ex. des comptes rendus de décisions ou des avant-projets de loi), les porter à l'attention de l'avocat du ministère de la Justice;
  2. s'ils constatent qu'un document de travail figure dans le corps ou l'annexe d'un mémoire au Cabinet ou d'un document d'information destiné aux ministres, vérifier si le Cabinet a pris une décision sur le document du Cabinet en question en vérifiant le compte rendu de décision connexe;
  3. confirmer que la décision se rapporte au document de travail en question (il vous faudra peut-être consulter plusieurs comptes rendus de décision) et citer le compte rendu de décision pertinent;
  4. si une décision a été prise, établir si la première ou la deuxième partie de l'alinéa 69(3)b) s'applique.
    1. Première partie de l'alinéa 69(3)b) : la décision a été rendue publique.
      1. Vérifier si la décision a été rendue publique, par exemple :
        • Le ministre a-t-il fait une annonce à la Chambre des communes? (consulter le Hansard);
        • Existe-t-il un communiqué de presse prouvant que la décision a été rendue publique?
      2. Fournir une copie du communiqué de presse ou de tout autre élément matériel prouvant que la décision a été rendue publique.
    2. Deuxième partie de l'alinéa 69(3)b) : la décision a été prise plus de quatre ans auparavant.
      1. Vérifier si quatre ans se sont écoulés depuis la décision (et non quatre ans depuis la date du document de travail).

Après avoir consulté leurs clients, les USJM :

  1. déterminent si les documents sélectionnés sont des documents de travail aux termes de l'alinéa 69(3)b) et s'ils remplissent les critères énoncés dans la première ou la deuxième partie de celui-ci;
  2. demandent au Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé de confirmer que ces documents constituent des documents de travail;
  3. informent leurs clients du résultat de leur consultation auprès du Bureau du Conseil privé.

Après avoir été informés du résultat de la consultation auprès du Bureau du Conseil privé, les bureaux de l'AIPRP doivent :

  1. exclure le document si l'alinéa 69(1)b) s'applique et les critères énoncés dans la première ou la deuxième partie de celui-ci ne sont pas remplis;
  2. si les critères énoncés dans la première ou la deuxième partie de l'alinéa 69(3)b) sont remplis, vérifier si d'autres dispositions relatives à des exceptions s'appliquent au document.
Prélèvement

Si possible, et après avoir consulté l'avocat du ministère, les fonctionnaires doivent appliquer le principe du prélèvement à l'égard des documents visés à l'alinéa 69(1)g). Si les renseignements confidentiels peuvent raisonnablement être retirés du document dont ils font partie, ils doivent être expurgés afin de permettre au reste du document d'être assujetti à la Loi.

Aucun pouvoir discrétionnaire

La Loi ne confère aucun pouvoir discrétionnaire à un ministre ou à une institution fédérale de divulguer un renseignement confidentiel au grand public.

13.4.6 Examen d'une plainte

Si un demandeur porte plainte par suite du refus de l’accès aux documents, un enquêteur du Commissariat à l’information du Canada peut demander de voir tous les documents auxquels le demandeur s’est vu refuser l’accès. Toutefois, l’enquêteur ne peut avoir accès aux documents ni aux parties de documents à l’égard desquels une exclusion aux termes du paragraphe 69(1) est invoquée. En 2011, le Commissariat à l’information a soutenu devant la Cour d’appel fédérale qu’il avait le droit, dans le cadre d’une enquête, de prendre connaissance de documents confidentiels du Cabinet visés par une exclusion aux termes de l’article 69, à moins qu’un certificat n’ait été délivré aux termes de l’article 39 de la Loi sur la preuve au Canada Voir la note en bas de page [13-4]. La Cour d’appel fédérale a rejeté cet argument Voir la note en bas de page [13-5]. Seuls les documents dont les renseignements confidentiels du Cabinet ont déjà été prélevés peuvent être mis à la disposition du Commissariat à l’information. Cependant, le Commissariat à l’information peut exiger la confirmation que les documents ou les parties des documents sont des renseignements confidentiels du Cabinet.

Lorsqu’une institution fédérale reçoit une demande de confirmation de la part du commissaire à l’information, elle doit la transmettre immédiatement au coordonnateur de l’AIPRP de l’institution, qui consultera les unités de Services juridiques ministériels (USJM) pour préparer la réponse. S’il existe un doute quelconque au sujet de la rédaction de la réponse, les USJM peuvent consulter le Bureau du conseiller juridique auprès du greffier du Conseil privé.

Le coordonnateur de l’AIPRP doit préparer et signer une lettre de confirmation en utilisant la lettre type qui figure à la section 13.4.7 et y joindre une liste décrivant le contenu des documents, tel qu’il est indiqué dans la liste type qui figure à la section 13.4.8. La lettre de confirmation doit être envoyée dans le délai fixé dans la demande du commissaire à l’information. Si plus de temps est nécessaire, le coordonnateur de l’AIPRP devrait demander une prolongation au Commissariat à l’information.

Une copie de la lettre de confirmation signée doit être envoyée aux USJM en même temps que la lettre est envoyée au commissaire.

13.4.7 Lettre de confirmation

N/Réf. [insérer le numéro de dossier]

[insérer la date]

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Madame(Monsieur),

Le [insérer la date d’avis de plainte], le(la) [insérer le nom de l’institution] a été informé(e) qu’une plainte concernant l’application de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) avait été déposée en lien avec la demande d’accès [insérer le numéro de la demande]. Je confirme que le(s) document(s) ou une partie de celui(ceux)-ci qui est(sont) visé(e)(s) par la demande d’accès [insérer le numéro de la demande] et qui est(sont) décrit(e)(s) dans la liste ci-jointe est(sont) un(des) document(s) confidentiel(s) du Conseil privé de la Reine, aux termes du paragraphe 69(1) de la Loi.

La liste ci-jointe contient une description détaillée du(des) document(s), sans pour autant divulguer des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine, ainsi que notre(nos) conclusion(s) concernant le document (chacun des documents).

Veuillez agréer, Madame(Monsieur), mes sentiments distingués.

[insérer le nom et le titre du coordonnateur]

Pièces jointes

c. c. Services juridiques institutionnels

13.4.8 Description des documents exclus dans les lettres de confirmation

Liste des documents annexés à la lettre de
[insérer le nom du coordonnateur]
datée du [insérer la date de la lettre]
Dossier [insérer le numéro de dossier]

Numéro de Document Description et Conclusion

1.
(p. 22 à 240)

Présentation dont le but est de soumettre des propositions et des recommandations au Conseil privé
Destinataire : Conseil du Trésor
Expéditeur : Ministre de la Sécurité publique
Date : Le 17 janvier 2013
Conclusion : Exclure

  • Pages 22 à 240 intégralement 69(1)a)

2.
(p. 1 à 30)

Note de service contenant de l’information ayant pour but de soumettre des propositions et des recommandations au Conseil privé
Destinataire : Cabinet
Expéditeur : Ministre de la Justice
Date : Le 15 février 2013
Conclusion : Retirer

  • Pages 1 à 25 intégralement 69(1)a)

3.
(p. 20 à 21)

Courriel contenant de l’information sur la teneur de propositions et de recommandations destinées au Conseil privé
Destinataire : Directeur, Secteur des politiques
Expéditeur : Directeur adjoint, Secteur des politiques
Objet : Résumé
Date : Le 23 mars 2013
Conclusion : Retirer

  • Page 20, paragraphe 4 : la première phrase intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa a)
  • Page 21 intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa a)

4.
(p. 589)

Lettre du Conseil du Trésor contenant une décision du Conseil privé
Destinataire : Sous-ministre de l’Industrie
Expéditeur : Secrétaire du Conseil du Trésor
Date : Le 29 avril 2013
Conclusion : Exclure

  • Page 589 intégralement 69(1)c)

5.
(p. 291 à 293)

Notes manuscrites contenant de l’information sur le contenu d’un ordre du jour du Conseil privé
Expéditeur : Sous-secrétaire du Cabinet
Date : Le 4 mai 2013
Conclusion : Retirer

  • Page 293 intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa c)

6.
(p. 12 à 21)

Lettre qui rend compte de communications entre des ministres sur une question liée à la prise de décisions par le gouvernement
Destinataire : Ministre de l’Industrie
Expéditeur : Président du Conseil du Trésor
Date : Le 15 juin 2013
Conclusion : Exclure

  • Pages 12 à 21 intégralement 69(1)d)

7.
(p. 21 à 25)

Note de service contenant de l’information sur la teneur d’une lettre qui rend compte de communications entre des ministres sur une question liée à la prise de décisions par le gouvernement
Destinataire : Greffier du Conseil privé
Expéditeur : Sous-ministre adjoint, Ressources naturelles
Objet : Projet vert
Date : Le 15 juillet 2013
Conclusion : Retirer

  • Page 22, paragraphe 3, quatrième et cinquième phrases intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa d)

8.
(p. 213 à 216)

Note d’information et pièces jointes ayant pour but de breffer des ministres sur des questions que l’on propose de soumettre au Conseil privé
Destinataire : Ministre de la Justice
Expéditeur : Sous-ministre de la Justice
Date : Le 6 août 2013
Conclusion : Exclure

  • Pages 213 à 216 intégralement 69(1)e)

9.
(p. 1 à 2)

Courriel contenant de l’information sur la teneur d’un document dont le but est de breffer des ministres sur des questions qui font l’objet de communications entre ministres concernant l’élaboration de politiques du gouvernement
Destinataire : Directeur adjoint, Secteur des politiques
Expéditeur : Analyste principal, Secteur des politiques
Objet : Projet vert
Date : Le 10 septembre 2013
Conclusion : Retirer

  • Page 1, objet et première pastille, intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa e)

10.
(p. 1 à 27)

Projet de loi (ou projet de règlement)
Date : Le 10 octobre 2013
Conclusion : Exclure

  • Pages 1 à 27 intégralement 69(1)f)

11.
(p. 721 à 728)

Note de service contenant de l’information sur le contenu d’un projet de loi ou de règlement
Destinataire : Premier ministre
Expéditeur : Greffier du Conseil privé
Date : Le 30 novembre 2013
Conclusion : Exclure

  • Pages 721 à 728 intégralement 69(1)g) relatif à l’alinéa f)

12.
(p. 126 à 153)

Lettre et pièce jointe
Destinataire : Ministre
Expéditeur : Sous-ministre
Date : Le 30 décembre 2013
Conclusion : Il ne s’agit pas d’un document confidentiel

13.4.9 Contrôle par la Cour fédérale

Une fois que le commissaire à l'information a mené à bien son enquête et produit son rapport sur une plainte relative à l'application de l'article 69 de la Loi, le demandeur ou le commissaire à l'information, avec l'assentiment du demandeur, peut s'adresser à la Cour fédérale pour demander le contrôle de la décision d'exclure le document en question. Dans des jugements distincts, la Cour fédérale et la Cour d'appel fédérale ont convenu que les décisions d'exclure des documents demandés en application de la Loi en invoquant l'article 69 pouvaient faire l'objet d'un contrôle judiciaire et que la norme de contrôle applicable est celle de la décision correcte Voir la note en bas de page [13-6]. Dans les deux cas cependant, les cours ont conclu qu'aux fins d'un contrôle judiciaire, elles ne peuvent consulter les documents en litige que l'institution fédérale soutient être des documents confidentiels du Cabinet. La Cour a toutefois statué qu'elle pouvait utiliser la preuve extrinsèque afin de déterminer si l'article 69 de la Loi a été bien appliqué.

Par ailleurs, dans Quinn c. Canada (Premier ministre), la Cour fédérale a conclu que le pouvoir de refuser la divulgation d'un renseignement confidentiel du Cabinet demandé sous le régime de la Loi découle directement des exigences de la Loi. La Cour a aussi conclu qu'un processus de certification distinct aux termes de l'article 39 de la Loi sur la preuve au Canada n'est pas nécessaire dans les instances où l'application de l'article 69 de la Loi est contestée Voir la note en bas de page [13-7].

13.5 Article 69.1 de la Loi – Certificat en vertu de la Loi sur la preuve au Canada

Le paragraphe 69.1(1) de la Loi sur l'accès à l'information exclut de l'application de la Loi les renseignements contenus dans un document faisant l'objet d'un certificat au titre de l'article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada lorsque ce certificat est délivré avant le dépôt d'une plainte au Commissariat à l'information.

L'article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada autorise le procureur général du Canada à délivrer un certificat interdisant la divulgation de renseignements dans le cadre d'une instance dans le but de protéger :

Si une plainte a été déposée avant la délivrance d'un certificat au titre de l'article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada, le paragraphe 69.1(2) stipule que toutes les procédures prévues par la Loi portant surla plainte, notamment une enquête, un appel ou une révision judiciaire, doivent être interrompues. Il interdit également au commissaire à l'information de divulguer les renseignements; exige qu'il prenne toutes les précautions nécessaires pour empêcher leur divulgation; et l'oblige à renvoyer les renseignements au responsable de l'institution dans les dix jours suivant la publication du certificat dans la Gazette du Canada.

On recommande aux institutions de consulter leur conseiller juridique dans tous les cas entraînant la délivrance d'un certificat en vertu du paragraphe 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada.

Chapitre 15 – Infractions et immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales

Il y a deux types d'infraction à la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) : entraver l'action du Commissaire à l'information et entraver le droit d'accès. En plus de discuter de ces infractions, le présent chapitre explique l'immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales et l'inadmissibilité des dépositions faites au cours d'une enquête.

15.1 Article 67 de la Loi – Entraver l'action du Commissaire à l'information

Selon l'article 67 de la Loi sur l'accès à l'information, toute personne qui entrave l'action du Commissaire à l'information ou des personnes agissant en son nom ou sous son autorité dans l'exercice des pouvoirs et fonctions qui sont conférés au Commissaire en vertu de la Loi, est coupable d'une infraction et passible, sur déclaration sommaire de culpabilité, d'une amende d'au plus 1 000 $.

15.2 Article 67.1 de la Loi – Entrave au droit d’accès

15.2.1 Infraction et peine

Selon l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, quiconque pose un des gestes suivants dans l'intention d'entraver le droit d'accès prévu par la Loi commet un acte criminel :

  • a) détruire, tronquer ou modifier un document;
  • b) falsifier un document ou faire un faux document;
  • c cacher un document;
  • d) ordonner, proposer, conseiller ou amener de n'importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé dans l'un des alinéas a) à c).

Une personne qui contrevient à l’article 67.1 est coupable :

  • a) soit d’un acte criminel passible d’un emprisonnement maximal de deux ans et d’une amende maximale de dix milles dollars, ou de l’une de ces peines;
  • b) soit d’une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d’un emprisonnement maximal de six mois et d’une amende maximale de cinq milles dollars, ou de l’une de ces peines.

15.2.2 Exigences des instruments de politique

La section 6.2.10 de la Politique sur l'accès à l'information exige que le responsable de l'institution ou son délégué assure la mise en œuvre de procédures adéquates en cas d'allégation d'entrave au droit d’accès de la Loi. Ces procédures doivent être en harmonie avec la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles.

De plus, la section 7.12.1 de la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information exige que le responsable de l'institution ou son délégué établisse des procédures internes à suivre en cas d'entrave apparente au droit d'accès. Ces procédures doivent indiquer les mesures à prendre pour :

La Politique sur la gestion de l'information Voir la note en bas de page [15-1] et la Directive sur la tenue des documents Voir la note en bas de page [15-2] du Conseil du Trésor du Canada donnent une orientation générale sur la conservation et l'élimination des documents, y compris les exigences suivantes :

  • La Politique sur la gestion de l'information donne la responsabilité aux administrateurs généraux de « veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations ministérielles, permettre la reconstitution de l'évolution des politiques et des programmes, et permettre la réalisation de vérifications et d'examens indépendant ». De plus, la Politique sur la gestion de l'information donne la responsabilité aux administrateurs généraux d'« assurer la participation des ministères à la définition des orientations pangouvernementales en matière de gestion de l'information et de tenue de dossiers. »
  • La Directive sur la tenue des documents exige que les institutions appuient les exigences de tenue des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, notamment par « la détermination, l'établissement, la mise en ouvre et le maintien de dépôts dans lesquels les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont stockées ou conservées, que ce soit dans un lieu physique ou dans un environnement électronique ». L'expression « ressources documentaires à valeur opérationnelle » signifie « documents publiés ou non, quel que soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu'ils permettent et documentent la prise de décisions à l'égard de programmes, de services et d'opérations continues, et appuient les exigences des ministères en matière de rapports, de rendement et de responsabilisation ». La Directive sur la tenue des documents exige également que les institutions élaborent et mettent en œuvre un processus documenté de disposition couvrant toutes les ressources documentaires et exécutent des activités périodiques de disposition couvrant toutes les ressources documentaires.

15.2.3 Procédures des institutions

Les institutions fédérales doivent donc élaborer, mettre en œuvre et communiquer les procédures à suivre en cas d'infraction apparente de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information. Les institutions fédérales doivent veiller à ce que ces procédures prévoient un mécanisme opportun d'enquête en cas de soupçon, une action rapide pour mettre fin à la destruction ou à la modification de documents, et des lignes directrices claires pour les employés qui estiment avoir été invités à commettre cette infraction.

Les procédures des institutions doivent préciser que la violation apparente de cet article de la Loi est traitée de la même façon que la présomption de vol, la destruction de biens ou une autre atteinte à la sécurité qui peut être de nature criminelle. Les procédures devraient prévoir :

  • une exigence selon laquelle le fonctionnaire désigné doit immédiatement faire rapport à l'administrateur général de tout soupçon de falsification, de dissimulation ou de destruction irrégulière de documents;
  • des directives de signalement d'une infraction apparente aux organismes d'application des lois pour qu'ils fassent enquête. Ces directives devraient être les mêmes que celles pour signaler la présomption de vol de biens;
  • des directives d'action rapide pour mettre fin aux activités de modification ou de destruction;
  • la désignation d'un fonctionnaire responsable des enquêtes sur les allégations de falsification, de dissimulation ou de destruction irrégulière de documents (ce fonctionnaire doit avoir l'autorisation de mettre fin à ces activités en attendant que le coordonnateur de l'accès à l'information ou qu'une autre personne autorisée puisse vérifier que l'activité n'est pas contraire à la Loi);
  • une exigence selon laquelle les enquêtes doivent être étayées de documents;
  • la possibilité pour les employés de soumettre au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) leurs questions ou leurs préoccupations en la matière.

Tel qu'exigé par la section 6.2.10 de la Politique sur l'accès à l'information, les procédures de l'institution doivent être en harmonie avec la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Ceci veut dire que les procédures de l'institution pour donner suite aux allégations d'entrave au droit d'accès devraient être semblables aux procédures suivies lorsqu'il y a une allégation d'acte répréhensible. En particulier, les procédures devraient :

  • sous réserve de toute autre loi fédérale applicable, de l'équité procédurale et de la justice naturelle, protéger l'identité des personnes en cause, notamment celle du divulgateur, des témoins et de l'auteur présumé de l'entrave au droit d'accès;
  • mettre en place des mécanismes visant à assurer la protection de l'information recueillie.

Des renseignements additionnels sur la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles sont accessibles à partir du site Web du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines.

Le personnel de l'AIRPP et de la sécurité devraient travailler en collaboration et consulter leurs conseillers juridiques pour établir les procédures requises. Celles-ci peuvent être distinctes ou elles peuvent être intégrées à une autre politique de l'institution, comme une politique sur la sécurité ou sur l'accès à l'information.

15.2.4 Les documents éphémères

L'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information définit comme suit le terme « document » : « éléments d'information, quel qu'en soit le support ». De la même façon, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada définit ce terme comme « éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications ».

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada interdit la destruction des documents gouvernementaux sans le consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada, cela afin de permettre l'identification et la conservation des archives et documents historiques. Les institutions sont autorisées à disposer des documents créés dans le cadre de leurs programmes par l'entremise d'ententes établies avec Bibliothèque et Archives Canada. Il y a deux types d'autorisations :

Le bibliothécaire et archiviste du Canada permet la destruction des documents éphémères en vertu d'une autorisation pluriinstitutionnelle, l'Autorisation de détruire des documents éphémères. Cette autorisation définit les documents éphémères comme suit :

Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.

Les documents éphémères peuvent ainsi inclure les documents suivants:

  • l'information communiquée de manière informelle;
  • les versions qui ne sont pas allées plus loin que la personne qui a créé le document;
  • les copies faites uniquement à titre documentaire (information ou consultation) ou pour des raisons de commodité;
  • les versions annotées, lorsque les renseignements ajoutés se trouvent dans des versions ultérieures (à moins qu'elles ne doivent être conservées afin de prouver qu'elles ont été approuvées ou de montrer l'évolution du document);
  • les documents-sources ayant servi à mettre à jour les registres électroniques;
  • les versions électroniques de documents pour lesquels on conserve une copie papier dans les dossiers;
  • les photographies de mauvaise qualité qui ne contribuent pas à l'atteinte des buts visés par la prise de photographies.

Les documents éphémères peuvent être créés de différentes façons, notamment par courriels, textes et communications NIP à NIP. Toutes les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle créées ou reçues sur un appareil mobile ou stationnaire appartenant au gouvernement du Canada doivent être transférées et conservées dans les dépôts de données de l'institution.

Dans tous les cas, l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information interdit la destruction en prévision d'une demande d'accès à l'information en vertu de la Loi et durant le traitement d'une telle demande. Il peut y avoir contravention à l'article 67.1 même lorsqu'aucune demande formelle n'a été reçue par l'institution lorsqu'il y a une intention claire d'entraver le droit d'accès. Il est de plus interdit de détruire un document si l'on a connaissance qu'une demande d'accès s'y rapportant a été présentée, même s'il s'agit d'un document éphémère ou d'un document qu'il serait normalement temps de détruire, conformément au plan d'élimination en place.

Voici quelques exemples :

  • Scénario A
    • Un employé produit un rapport à la suite de recherches. L’employé imprime dix copies de la première version et les remet à des collègues pour qu'ils commentent. Une fois les commentaires reçus, l’employé modifie son rapport et présente la version révisée à son surveillant. Une fois que les changements demandés sont apportés par ce dernier, l’employé soumet son rapport final au chef de la direction.

      Une fois le rapport final produit, l’employé peut détruire ses notes de recherche. L’employé peut aussi détruire les copies de la première version qui lui ont été retournées s’il a conservé un document maître qui indique les changements importants. Il en va de même des changements de fond demandés par son surveillant. L’employé devrait par ailleurs documenter tout changement à la politique, à l'approche ou aux recommandations formulées.

  • Scénario B
    • Une employée est invitée à assister à une réunion jeudi. L'employée devrait supprimer le courriel dès qu'il ne sert plus conformément à l'Autorisation de détruire des documents éphémères, à moins qu'elle n'ait connaissance d'une demande d'accès.

  • Scénario C
    • Un employé reçoit un courriel contenant des renseignements d'importance appréciable. L'employé peut détruire le courriel une fois qu'il a imprimé le message et classé la sortie papier ou une fois le contenu transféré dans un document électronique pertinent.

  • Scénario D
    • En préparant le déménagement de ses bureaux, une employée découvre un dossier portant sur un projet terminé il y a deux ans. L'employée devrait faire parvenir ce dossier au centre des documents ou au service d'archivage de son organisation, qui examinera le contenu et décidera de ce qu'il convient de faire (c.-à-d., archivage pour une période donnée, destruction ou transfert à Bibliothèque et Archives Canada).

Dans ces scénarios, la destruction de documents aurait pu, selon les circonstances, contrevenir à la Politique sur la gestion de l'information ou à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, sans toutefois constituer une violation de l'article 67.1, à moins que :

  • l'individu a détruit les documents pour empêcher leur communication aux termes de la Loi sur l'accès à l'information;
  • l'individu a détruit les documents sachant pourtant qu'une demande d'accès les visant avait déjà été présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Les institutions devraient rappeler aux fonctionnaires de consulter leur spécialiste en matière de gestion de l'information pour obtenir des conseils sur la gestion des documents relevant de l'institution, y compris la période de rétention, quels documents transférer à Bibliothèque et Archives Canada et dans quelles circonstances. Les fonctionnaires devraient également obtenir des conseils sur les documents qu'ils peuvent détruire, et dans quelles circonstances ils peuvent le faire.

15.2.5 Notification des allégations

Les institutions n'ont pas à aviser le Commissaire à l'information des allégations d'infraction à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information. Les institutions devraient traiter ces allégations de la même façon que n'importe quelle autre allégation d'activité criminelle. Une fois que le haut fonctionnaire ou autre cadre de l'institution aura été mis au courant de l'allégation, il prendra une décision en ce qui a trait au signalement de l'allégation à l'organisme compétent chargé du respect de la loi.

15.3 Immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales

Nonobstant toute autre loi fédérale, selon l'article 74 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une institution fédérale et les personnes qui agissent en son nom ou sous son autorité bénéficient de l'immunité ayant trait aux procédures civiles ou pénales, et la Couronne ainsi que les institutions fédérales bénéficient de l'immunité devant toute juridiction, pour :

  • la communication totale ou partielle d'un document faite de bonne foi dans le cadre de la Loi ;
  • les conséquences qui découlent de telle communication ;
  • ayant fait preuve de la diligence nécessaire, le défaut de donner un avis prévu par la Loi.

15.4 Inadmissibilité des dépositions faites au cours d’une enquête

Le paragraphe 36(3) de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que les dépositions faites par un employé d'une institution fédérale ou par toute autre personne concernée au cours d'une enquête ne sont pas admissibles contre le déposant devant les tribunaux ni dans aucune autre procédure, sauf dans le cas :

Chapitre 16 – Rapports annuels

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) exige que chaque responsable d'une institution fédérale dépose devant le Sénat et la Chambre des communes un rapport sur l'application de la Loi au sein de leur institution. Le calendrier de dépôt des rapports est le suivant :

  • Si le Parlement siège, le rapport doit être déposé dans les trois mois suivant la fin de l'exercice visé. Par exemple, si l'exercice se termine le 31 décembre, le rapport annuel doit être présenté au plus tard le 31 mars de l'année suivante. Si l'exercice prend fin le 31 mars, les rapports annuels doivent être présentés au plus tard le 30 juin de la même année civile.
  • Si le Parlement ne siège pas à la fin de la période de trois mois, le rapport doit être déposé dans les 15 premiers jours de séance ultérieurs, lesquels n'incluent pas les fins de semaine, les congés ou tout autre jour au cours duquel le Parlement ne siège pas.
  • Lorsque le Parlement ne siège pas, les institutions devraient consulter leur agent de liaison parlementaire pour confirmer les dates de dépôt, étant donné que le calendrier du Parlement varie annuellement.

Le rapport annuel vise à assurer la responsabilisation des institutions à l'égard de leurs actions et de leurs décisions dans l'application de la Loi. Tous les rapports annuels sont renvoyés au comité permanent chargé par le Parlement d'examiner l'application de la Loi. Les institutions peuvent être invitées à comparaître devant le comité pour expliquer leur rendement en ce qui concerne le traitement des demandes d'accès.

Les renseignements contenus dans les rapports peuvent être également utilisés ou inclus dans un rapport global préparé par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat), établissant une perspective pangouvernementale à l'égard de l'application de la Loi.

En outre, les institutions fédérales présentent des rapports statistiques sur l'application de la Loi au Secrétariat. Ces rapports statistiques sont également inclus dans le rapport annuel de l'institution.

Le Secrétariat établit les définitions et donne, chaque année, des directives précises aux institutions sur la façon de compiler les rapports annuels et statistiques.

Compte tenu des expériences uniques de chaque institution, il est impossible de concevoir un modèle qui réponde aux besoins de toutes les institutions fédérales. Par conséquent, même si les institutions doivent se conformer aux exigences en matière d'établissement de rapport du Secrétariat, rien ne les empêche de structurer leurs rapports annuels comme bon leur semble et d'ajouter des renseignements témoignant de leurs réalisations et leurs défis.

Annex A – Modèles de lettres

Les modèles de lettres suivants ont pour but d'aider les institutions fédérales à correspondre avec les demandeurs, les autres institutions fédérales, les tiers et d'autres entités en ce qui a trait au traitement des demandes d'accès à l'information. Ils visent à fournir une orientation générale et peuvent être modifiés selon les circonstances de chaque demande. Des crochets ont été utilisés pour indiquer où des renseignements devraient être insérés.

Les lettres sont les suivantes :

Accusé de réception et clarification

La section 7.4.4 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions appliquent et communiquent les principes pour aider les demandeurs. Les fiches de renseignements annexées aux lettres 1, 2 et 3 comprennent ces principes. Au lieu de fournir ces renseignements dans les accusés de réception, les institutions peuvent choisir de publier les principes par l’entremise de leur site Web et de fournir l’adresse aux demandeurs.

Lettre type 1 – Accusé de réception de la demande

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

J'accuse réception de votre demande du [date de la demande] et du droit de présentation, reçus le [date de réception de la demande], pour obtenir, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

[texte complet de la demande]

Nous procédons aux recherches nécessaires et nous communiquerons de nouveau avec vous dans les 30 jours suivant la réception de votre demande.

Vous trouverez ci-joint un reçu pour le droit de présentation et une fiche de renseignements qui énumère les principes que nous suivrons pour traiter votre demande. Cette fiche de renseignements explique également les frais additionnels qui peuvent être exigés et les circonstances dans lesquelles le délai peut être prorogé. Nous vous aviserons si des frais additionnels venaient à être exigibles ou si une prorogation venait à être nécessaire.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à ce propos dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Fiche de renseignements

Principes relatifs à l'assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous allons :

  1. Traiter votre demande sans égard à votre identité.
  2. Vous offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
  3. Vous fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada.
  4. Communiquer avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande.
  5. Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés qui relèvent du contrôle de l'institution fédérale.
  6. Appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés.
  7. Vous fournir des réponses exactes et complètes.
  8. Vous communiquer promptement l'information demandée.
  9. S'il y a lieu, vous fournir les documents sur le support de votre choix et dans la langue officielle de votre choix.
  10. Vous offrir un endroit approprié au sein de l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Frais

Outre le droit de présentation de la demande, il est possible que d’autres frais soient exigés. L'article 11 de la Loi sur l’accès à l'information et l'article 7 du Règlement sur l’accès à l'information permettent d’exiger les frais suivants :

  • le temps consacré à la recherche du document ou à la préparation de la partie communicable, s'il a fallu plus de cinq heures pour effectuer ce travail;
  • la production d’un document produit à partir d’un document informatisé, y compris le coût de la programmation;
  • la reproduction d'un document;
  • les supports de substitution.

Prorogation du délai

De plus, une prorogation peut être nécessaire. Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d'une institution fédérale ou à son délégué de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai entreverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai statutaire de 30 jours;
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Lettre type 2 – Accusé de réception de la demande – droit de présentation manquant

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

J'accuse réception de votre demande du [date de la demande], reçue le [date de réception de la demande], pour obtenir, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

[texte complet de la demande]

Selon l’alinéa 11(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information et l’alinéa 7(1)a) du Règlement sur l'accès à l'information, un droit de 5 $ est exigible au moment de présenter une demande. Par conséquent, je vous demande de nous faire parvenir un chèque ou un mandat poste au montant de 5 $ à l'ordre [du Receveur général du Canada ou nom de l’institution] afin d'acquitter le droit de présentation de la demande. Sur réception de ce montant, il nous fera plaisir de traiter votre demande.

Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements qui énumère les principes que nous suivrons pour traiter votre demande. Cette fiche de renseignements explique également les frais additionnels qui peuvent être exigés et les circonstances dans lesquelles le délai peut être prorogé. Nous vous aviserons si des frais additionnels venaient à être exigibles ou si une prorogation venait à être nécessaire.

Veuillez prendre note que votre demande est en suspens et sera considérée comme étant abandonnée si nous n’avons pas reçu votre chèque d’ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à ce propos dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièce jointe

Fiche de renseignements

Principes relatifs à l'assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous allons :

  1. Traiter votre demande sans égard à votre identité.
  2. Vous offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
  3. Vous fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada.
  4. Communiquer avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande.
  5. Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés qui relèvent du contrôle de l'institution fédérale.
  6. Appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés.
  7. Vous fournir des réponses exactes et complètes.
  8. Vous communiquer promptement l'information demandée.
  9. S'il y a lieu, vous fournir les documents sur le support de votre choix et dans la langue officielle de votre choix.
  10. Vous offrir un endroit approprié au sein de l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Frais

Outre le droit de présentation de la demande, il est possible que d’autres frais soient exigés. L'article 11 de la Loi sur l’accès à l'information et l'article 7 du Règlement sur l’accès à l'information permettent d’exiger les frais suivants :

  • le temps consacré à la recherche du document ou à la préparation de la partie communicable, s'il a fallu plus de cinq heures pour effectuer ce travail;
  • la production d’un document produit à partir d’un document informatisé, y compris le coût de la programmation;
  • la reproduction d'un document;
  • les supports de substitution.

Prorogation du délai

De plus, une prorogation peut être nécessaire. Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d'une institution fédérale ou à son délégué de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai entreverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai statutaire de 30 jours;
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Lettre type 3 – Accusé de réception de la demande – clarification requise

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

J'accuse réception de votre demande du [date de la demande] et du droit de présentation, reçus le [date de réception de la demande], pour obtenir, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

[texte complet de la demande]

Nous avons besoin de précisions pour trouver les documents que vous souhaitez obtenir.

[choisir les paragraphes pertinents :

  • Avant de procéder à une recherche dans nos dossiers, nous devons obtenir plus de précisions sur les documents demandés. Nous vous demandons de bien vouloir nous préciser ce que signifie...
  • Nous vous demandons de nous donner plus de précisions sur le genre de documents qui, selon vous, seraient conservés par [nom de l’institution].
  • Étant donné la façon dont vous avez formulé votre demande, nous ne savons pas avec exactitude quels sont les documents recherchés. De plus, votre demande n’est pas rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.
  • La Loi sur l’accès à l’information donne un droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents existants. Même si votre lettre contient plusieurs questions, il n’est pas nécessaire pour une institution de préparer un document afin de répondre à une demande. Par ailleurs, l’article 6 de la Loi énonce qu’une demande devrait contenir suffisamment de détails pour permettre à un employé de l’institution de trouver les documents demandés sans problèmes sérieux. Règle générale, il est plus difficile de trouver des documents qui répondent à une série de questions.
  • Votre demande est formulée de façon si générale qu’elle pourrait renvoyer à un grand nombre de documents. Les fonctionnaires nous ont signalé que la recherche et la préparation de votre demande seraient très longues. Pour réduire le temps requis pour traiter votre demande, vous pourriez définir son sujet, les types de documents demandés et la période visée. La limitation de la portée de votre demande pourrait également réduire les frais à être payés.
  • Nous vous saurions gré de bien vouloir clarifier ou reformuler votre demande et de préciser les documents recherchés.]

Si vous voulez discuter de la portée de votre demande ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].
                                                                                           
Vous trouverez ci-joint un reçu pour le droit de présentation et une fiche de renseignements qui énumère les principes que nous suivrons pour traiter votre demande. Cette fiche de renseignements explique également les frais additionnels qui peuvent être exigés et les circonstances dans lesquelles le délai peut être prorogé. Nous vous aviserons si des frais additionnels venaient à être exigibles ou si une prorogation venait à être nécessaire.

Votre demande sera mise en suspens jusqu’à ce que nous ayons reçu des précisions. Si nous n’avons pas reçu de réponse d’ici le [date d’échéance], nous considérerons votre demande abandonnée et nous fermerons le dossier.

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à ce propos dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Fiche de renseignements

Principes relatifs à l'assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous allons :

  1. Traiter votre demande sans égard à votre identité.
  2. Vous offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
  3. Vous fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada.
  4. Communiquer avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande.
  5. Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés qui relèvent du contrôle de l'institution fédérale.
  6. Appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés.
  7. Vous fournir des réponses exactes et complètes.
  8. Vous communiquer promptement l'information demandée.
  9. S'il y a lieu, vous fournir les documents sur le support de votre choix et dans la langue officielle de votre choix.
  10. Vous offrir un endroit approprié au sein de l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.

Frais

Outre le droit de présentation de la demande, il est possible que d’autres frais soient exigés. L'article 11 de la Loi sur l’accès à l'information et l'article 7 du Règlement sur l’accès à l'information permettent d’exiger les frais suivants :

  • le temps consacré à la recherche du document ou à la préparation de la partie communicable, s'il a fallu plus de cinq heures pour effectuer ce travail;
  • la production d’un document produit à partir d’un document informatisé, y compris le coût de la programmation;
  • la reproduction d'un document;
  • les supports de substitution.

Prorogation du délai

De plus, une prorogation peut être nécessaire. Le paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information permet au responsable d'une institution fédérale ou à son délégué de prolonger la période initiale dans les trois circonstances suivantes :

  • en raison du grand nombre de documents demandés ou de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande, l'observation du délai entreverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
  • les consultations nécessaires rendraient impossible l'observation du délai statutaire de 30 jours;
  • un avis a été donné à un tiers en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.

Lettre type 4 – Confirmation de la demande modifiée

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

J'accuse réception de votre lettre du [date de la lettre apportant des précisions] dans laquelle vous précisez les documents que vous recherchez. Votre demande a été modifiée comme suit :
OU
Suite à votre conversation téléphonique avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] le [date], je confirme que votre demande a été modifiée comme suit :

[texte de la demande révisée]

Par conséquent, votre demande est maintenant complète et est réputée avoir été reçue le [date de la lettre de clarification ou de la conversation téléphonique]. Nous procédons aux recherches nécessaires et nous communiquerons de nouveau avec vous dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à ce propos dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Transmission de la demande

Lettre type 5 – Avis de la transmission de la demande

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

J'accuse réception de votre demande du [date de la demande] et du droit de présentation, reçus le [date de réception de la demande], pour obtenir, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

[texte complet de la demande]

Après examen de votre demande, j'estime que les documents que vous recherchez concernent davantage [nom de l’autre institution à qui la demande est transmise] et le coordonnateur de l'accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de cette institution en convient. Je vous avise donc que votre demande est transmise, en vertu du paragraphe 8(1) de la Loi sur l’accès sur l’information , au bureau de l’AIPRP de cette institution pour y être traitée. Vous pouvez rejoindre ce bureau au besoin à :

[coordonnées de l’institution à qui la demande est transmise]

Ce bureau communiquera directement avec vous en temps voulu.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à ce propos dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

c.c. [coordonnateur de l’autre institution]

Recherche des documents relatifs à la demande

Lettre type 6 - Recherche

Objet : Demande d’accès à l’information [numéro de la demande]

Nous avons reçu la demande suivante présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

[texte complet de la demande]

Pour pouvoir traiter cette demande dans le délai de 30 jours civils prévu par la Loi, nous vous  prions de rechercher tous les documents relatifs à la demande dans votre bureau et de nous en transmettre une copie, accompagnée de vos recommandations au sujet de leur divulgation. Votre réponse doit parvenir au bureau de l’AIPRP au plus tard le [date d’échéance].

Clarification

Si vous avez besoin de précisions au sujet de la demande ou du délai indiqué ci‑dessus, veuillez communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP] dans les 24 heures.

Recherche des documents relatifs à la demande

Vous devez retrouver et transmettre tous les documents pertinents que vous avez en votre possession, pas seulement ceux que vous avez créés. Si vous ne détenez pas de documents relatifs à cette demande, veuillez nous en aviser par écrit. De plus, si cette demande de documents devait être envoyée à un autre bureau de votre institution, veuillez nous en informer immédiatement.

Si vous prévoyez que la recherche prendra plus de cinq heures, n’effectuez pas la recherche et communiquez immédiatement avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP].

Recommandations concernant la communication des documents

Veuillez conserver les documents originaux et en acheminer des copies non marquées, sauf avec un surligneur jaune, au bureau de l’AIPRP.

Vous devez également joindre une note exposant vos recommandations concernant la communication des documents et tous les renseignements contextuels, s’il y a lieu, qui pourraient aider le bureau de l’AIPRP dans son examen des documents. Par exemple, veuillez indiquer si les documents :

  • sont du domaine public;
  • renferment des renseignements communiqués à titre confidentiel par le gouvernement d’une municipalité, d’une province ou d’un État étranger;
  • renferment un avis adressé au ministre;
  • ont trait à des négociations;
  • ont trait à un litige ou à une question légale;
  • sont des documents confidentiels du Cabinet;
  • font l’objet d’une interdiction de publication;
  • concernent un individu identifiable et sont des renseignements personnels;
  • sont des renseignements de tiers;
  • seront publiés dans les prochains 90 jours.

Veuillez envoyer votre réponse à :

[nom de l’analyste et adresse du bureau de l’AIPRP]

Prorogation du délai

Lettre type 7 – Avis de prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) (volume et entrave au fonctionnement de l’institution) et/ou de l’alinéa 9(1)b) (consultations)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

[Choisir le paragraphe approprié :

Prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) :

Conformément à l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, je vous avise que
[nombre de jours] jours additionnels seront nécessaires pour traiter votre demande. Cette prorogation est justifiée parce que l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison [veuillez préciser : du grand nombre de documents demandés, de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande]. Il est possible, cependant, que nous soyons en mesure de vous répondre avant la fin de cette période.

Prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) :

Conformément à l’alinéa 9(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information, je vous avise que
[nombre de jours] jours additionnels nous seront nécessaires pour traiter votre demande. Cette prorogation est justifiée en raison de consultations nécessaires pour donner suite à votre demande, que nous ne pouvons compléter dans la limite de temps initiale. Il est possible, cependant, que nous soyons en mesure de vous répondre avant la fin de cette période.

Prorogation en vertu des alinéas 9(1)a) et b) :

Conformément aux alinéas 9(1)a) et 9(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information, je vous avise que [nombre de jours] jours additionnels seront nécessaires pour traiter votre demande. Ces prorogations sont justifiées parce que l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison [veuillez préciser : du grand nombre de documents demandés, de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande]. De plus, des consultations que nous ne pouvons compléter dans la limite de temps initiale sont nécessaires pour donner suite à votre demande. Il est possible, cependant, que nous soyons en mesure de vous répondre avant la fin de cette période.

Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements sur l’article 9. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos de la prorogation du délai dans les 60 jours suivant la date de réception de cet avis. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Fiche de renseignements

Article 9 de la Loi sur l’accès à l’information

9. (1) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l’article 7 ou au paragraphe 8(1) d’une période que justifient les circonstances dans les cas où :

  1. l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
  2. les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;
  3. avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1).

Dans l’un ou l’autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l’institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information; dans les cas prévus aux alinéas a) et b), il lui fait aussi part du nouveau délai.

(2) Dans les cas où la prorogation de délai visée au paragraphe (1) dépasse trente jours, le responsable de l’institution fédérale en avise en même temps le Commissaire à l’information et la personne qui a fait la demande.

Lettre type 8 – Avis de prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c) – avis à un tiers

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Conformément à l’alinéa 9(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information, je désire vous aviser qu’une prorogation des délais sera nécessaire pour traiter votre demande car un avis à un tiers a été donné en vertu du paragraphe 27(1) de la Loi. Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements sur l’article 9 et le paragraphe 27(1).

Nous vous informerons lorsque le processus de notification sera complété. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos de la prorogation du délai dans les 60 jours suivant la date de réception de cet avis. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Fiche de renseignements

Article 9 de la Loi sur l’accès à l’information

9. (1) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l’article 7 ou au paragraphe 8(1) d’une période que justifient les circonstances dans les cas où :

  1. l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l’ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;
  2. les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l’observation du délai;
  3. avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1).

Dans l’un ou l’autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l’institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information; dans les cas prévus aux alinéas a) et b), il lui fait aussi part du nouveau délai.

(2) Dans les cas où la prorogation de délai visée au paragraphe (1) dépasse trente jours, le responsable de l’institution fédérale en avise en même temps le Commissaire à l’information et la personne qui a fait la demande.

Paragraphe 27(1) de la Loi sur l’accès à l’information

27. (1) Le responsable d’une institution fédérale qui a l’intention de communiquer un document fait tous les efforts raisonnables pour donner au tiers intéressé, dans les trente jours suivant la réception de la demande, avis écrit de celle-ci ainsi que de son intention, si le document contient ou s’il est, selon lui, susceptible de contenir des secrets industriels du tiers, des renseignements visés aux alinéas 20(1)b) ou b.1) qui ont été fournis par le tiers ou des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement, selon lui, d’entraîner pour le tiers les conséquences visées aux alinéas 20(1)c) ou d).

Frais

Lettre type 9 – Frais de recherche

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Nous avons effectué une recherche préliminaire de nos dossiers et nous estimons que [nombre d’heures de recherche] heures seront nécessaires pour trouver les documents relatifs à votre demande. Les frais de recherche que nous avons évalués en vue de traiter votre demande s’élèvent à [montant], tel qu’il est prévu au paragraphe 11(2) de la Loi sur l’accès à l’information et au paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information. Si la recherche des documents exige plus de [nombre d’heures de recherche] heures, nous communiquerons de nouveau avec vous pour vous signaler les frais supplémentaires.

Il est à noter que nous avons assumé le coût pour les cinq premières heures de recherche et que ce montant a déjà été déduit du coût total. Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements sur l’article 11 de la Loi et l’article 7 du Règlement.

Si vous souhaitez que nous poursuivions le traitement de votre demande, veuillez nous faire parvenir, dans les [nombre de jours] jours suivant cet avis, un chèque ou un mandat de [montant exigé] fait à l’ordre [veuillez préciser : du Receveur général du Canada OU nom de l’institution]. Si nous ne nous recevons rien de votre part d’ici le [date d’échéance], nous fermerons le dossier.

Nous avons suspendu le traitement de votre demande jusqu’à ce qu’une réponse soit reçue de votre part. Si vous décidez toutefois de réduire la portée de votre demande en indiquant quels sont les sujets qui vous intéressent en particulier ou de limiter la période sur laquelle elle porte, il serait possible de diminuer les frais de recherche ainsi que le temps nécessaire au traitement des documents.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos des frais exigés dans les 60 jours suivant la date de réception de cet avis. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièce jointe

Fiche de renseignements

Article 11 de la Loi sur l’accès à l’information

11. (1) Sous réserve des autres dispositions du présent article, il peut être exigé que la personne qui fait la demande acquitte les droits suivants :

  1. un versement initial accompagnant la demande et dont le montant, d’un maximum de vingt-cinq dollars, peut être fixé par règlement;
  2. un versement prévu par règlement et exigible avant la préparation de copies, correspondant aux frais de reproduction;
  3. un versement prévu par règlement, exigible avant le transfert, ou la production de copies, du document sur support de substitution et correspondant au coût du support de substitution.

 (2) Le responsable de l’institution fédérale à qui la demande est faite peut en outre exiger, avant de donner communication ou par la suite, le versement d’un montant déterminé par règlement, s’il faut plus de cinq heures pour rechercher le document ou pour en prélever la partie communicable.

(3) Dans les cas où le document demandé ne peut être préparé qu’à partir d’un document informatisé qui relève d’une institution fédérale, le responsable de l’institution peut exiger le versement d’un montant déterminé par règlement.

(4) Dans les cas prévus au paragraphe (2) ou (3), le responsable d’une institution fédérale peut exiger une partie raisonnable du versement additionnel avant que ne soient effectuées la recherche ou la préparation du document ou que la partie communicable n’en soit prélevée.

(5) Dans les cas où sont exigés les versements prévus au présent article, le responsable de l’institution fédérale :

  1. avise par écrit la personne qui a fait la demande du versement exigible;
  2. l’informe, par le même avis, qu’elle a le droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information.

(6) Le responsable de l’institution fédérale peut dispenser en tout ou en partie la personne qui fait la demande du versement des droits ou lui rembourser tout ou partie du montant déjà versé.

Article 7 du Règlement sur l’accès à l’information

7. (1) Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d’un document doit payer

  1. un droit de 5 $ au moment de présenter la demande;
  2. s’il y a lieu, un droit pour la reproduction d’une partie ou de la totalité du document, établi comme suit :
    1. ;photocopie d’une page dont les dimensions n’excèdent pas 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,20 $ la page,
    2. reproduction d’une micro-fiche, sans emploi d’argent, 0,40 $ la fiche,
    3. reproduction d’un microfilm de 16 mm, sans emploi d’argent, 12 $ la bobine de 30,5 m,
    4. reproduction d’un microfilm de 35 mm, sans emploi d’argent, 14 $ la bobine de 30,5 m,
    5. reproduction d’une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page, et
    6. reproduction d’une bande magnétique sur une autre bande, 25 $ la bobine de 731,5 m;
  3. s’il y a lieu, un droit pour le support de substitution sur lequel une partie ou la totalité du document est reproduite, ce droit ne dépassant pas celui exigible aux termes de l’alinéa b) pour le même document, établi comme suit :
    1. version en braille sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    2. version en gros caractères sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    3. version sur audiocassette, 2,50 $ l’audiocassette,
    4. version sur disquette de micro-ordinateur, 2 $ la disquette.

(2) Lorsque le document demandé en vertu du paragraphe (1) n’est pas informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, outre les droits prescrits à l’alinéa (1)a), exiger le versement d’un montant de 2,50 $ la personne par quart d’heure pour chaque heure en sus de cinq passée à la recherche et à la préparation.

(3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est produit à partir d’un document informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

  1. 16,50 $ par minute pour l’utilisation de l’unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place; et
  2. 5 $ la personne par quart d’heure passé à programmer l’ordinateur.

Lettre type 10 – Frais de préparation

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Les frais de préparation que nous avons évalués en vue de traiter votre demande s’élèvent à [montant], tel qu’il est prévu au paragraphe 11(2) de la Loi sur l’accès à l’information et au paragraphe 7(2) du Règlement sur l’accès à l’information. Nous avons estimé qu’il nous faudra [nombre d’heures] heures pour exécuter les prélèvements. Si la préparation des documents exige plus de [nombre d’heures] heures, nous communiquerons de nouveau avec vous pour vous signaler les frais supplémentaires.

Il est à noter que nous avons assumé le coût pour les cinq premières heures de recherche et que ce montant a déjà été déduit du coût total. Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements sur l’article 11 de la Loi et l’article 7 du Règlement.

Si vous souhaitez que nous poursuivions le traitement de votre demande, veuillez nous faire parvenir, dans les [nombre de jours] jours suivant cet avis, un chèque ou un mandat de [montant exigé] fait à l’ordre [veuillez préciser : du Receveur général du Canada OU nom de l’institution]. Si nous ne nous recevons rien de votre part d’ici le [date d’échéance], nous fermerons le dossier.

Nous avons suspendu le traitement de votre demande jusqu’à ce qu’une réponse soit reçue de votre part. Si vous décidez toutefois de réduire la portée de votre demande en indiquant quels sont les sujets qui vous intéressent en particulier ou de limiter la période sur laquelle elle porte, il serait possible de diminuer les frais de préparation.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos des frais exigés dans les 60 jours suivant la date de réception de cet avis. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièce jointe

Fiche de renseignements

Article 11 de la Loi sur l’accès à l’information

11. (1) Sous réserve des autres dispositions du présent article, il peut être exigé que la personne qui fait la demande acquitte les droits suivants :

  1. un versement initial accompagnant la demande et dont le montant, d’un maximum de vingt-cinq dollars, peut être fixé par règlement;
  2. un versement prévu par règlement et exigible avant la préparation de copies, correspondant aux frais de reproduction;
  3. un versement prévu par règlement, exigible avant le transfert, ou la production de copies, du document sur support de substitution et correspondant au coût du support de substitution.

 (2) Le responsable de l’institution fédérale à qui la demande est faite peut en outre exiger, avant de donner communication ou par la suite, le versement d’un montant déterminé par règlement, s’il faut plus de cinq heures pour rechercher le document ou pour en prélever la partie communicable.

(3) Dans les cas où le document demandé ne peut être préparé qu’à partir d’un document informatisé qui relève d’une institution fédérale, le responsable de l’institution peut exiger le versement d’un montant déterminé par règlement.

(4) Dans les cas prévus au paragraphe (2) ou (3), le responsable d’une institution fédérale peut exiger une partie raisonnable du versement additionnel avant que ne soient effectuées la recherche ou la préparation du document ou que la partie communicable n’en soit prélevée.

(5) Dans les cas où sont exigés les versements prévus au présent article, le responsable de l’institution fédérale :

  1. avise par écrit la personne qui a fait la demande du versement exigible;
  2. l’informe, par le même avis, qu’elle a le droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information.

(6) Le responsable de l’institution fédérale peut dispenser en tout ou en partie la personne qui fait la demande du versement des droits ou lui rembourser tout ou partie du montant déjà versé.

Article 7 du Règlement sur l’accès à l’information

7. (1) Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d’un document doit payer

  1. un droit de 5 $ au moment de présenter la demande;
  2. s’il y a lieu, un droit pour la reproduction d’une partie ou de la totalité du document, établi comme suit :
    1. ;photocopie d’une page dont les dimensions n’excèdent pas 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,20 $ la page,
    2. reproduction d’une micro-fiche, sans emploi d’argent, 0,40 $ la fiche,
    3. reproduction d’un microfilm de 16 mm, sans emploi d’argent, 12 $ la bobine de 30,5 m,
    4. reproduction d’un microfilm de 35 mm, sans emploi d’argent, 14 $ la bobine de 30,5 m,
    5. reproduction d’une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page, et
    6. reproduction d’une bande magnétique sur une autre bande, 25 $ la bobine de 731,5 m;
  3. s’il y a lieu, un droit pour le support de substitution sur lequel une partie ou la totalité du document est reproduite, ce droit ne dépassant pas celui exigible aux termes de l’alinéa b) pour le même document, établi comme suit :
    1. version en braille sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    2. version en gros caractères sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    3. version sur audiocassette, 2,50 $ l’audiocassette,
    4. version sur disquette de micro-ordinateur, 2 $ la disquette.

(2) Lorsque le document demandé en vertu du paragraphe (1) n’est pas informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, outre les droits prescrits à l’alinéa (1)a), exiger le versement d’un montant de 2,50 $ la personne par quart d’heure pour chaque heure en sus de cinq passée à la recherche et à la préparation.

(3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est produit à partir d’un document informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

  1. 16,50 $ par minute pour l’utilisation de l’unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place; et
  2. 5 $ la personne par quart d’heure passé à programmer l’ordinateur.

Lettre type 11 – Frais de reproduction

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Lors du traitement de votre demande, nous avons identifié [nombre de pages qui peuvent être divulguées] pages qui peuvent être communiquées [veuillez préciser : au complet, en tout ou en partie, en partie]. Vous remarquerez que certains renseignements sont protégés en vertu des articles [articles applicables] de la Loi sur l’accès à l’information.

Les frais de photocopie pour ces documents se chiffrent à [montant], tel que l’autorisent l'alinéa 11(1)b) de la Loi et l’alinéa 7(1)b) du Règlement sur l’accès à l’information. Si vous souhaitez obtenir les photocopies des documents relatifs à votre demande, veuillez nous faire parvenir, dans les [nombre de jours] jours suivant cet avis, un chèque ou un mandat poste de [montant exigé] fait à l’ordre [veuillez préciser : du Receveur général du Canada OU nom de l’institution].

Vous pouvez choisir d’examiner les documents en personne à nos bureaux au lieu de recevoir des photocopies. Vous pouvez également demander une copie des documents, sans frais, sur CD-ROM. Vous trouverez ci-joint une fiche de renseignements sur l’article 11 de la Loi et l’article 7 du Règlement.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste]. Si nous ne nous recevons rien de votre part d’ici le [date d’échéance], nous fermerons le dossier.

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos des frais exigés dans les 60 jours suivant la date de réception de cet avis. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièce jointe

Fiche de renseignements

Article 11 de la Loi sur l’accès à l’information

11. (1) Sous réserve des autres dispositions du présent article, il peut être exigé que la personne qui fait la demande acquitte les droits suivants :

  1. un versement initial accompagnant la demande et dont le montant, d’un maximum de vingt-cinq dollars, peut être fixé par règlement;
  2. un versement prévu par règlement et exigible avant la préparation de copies, correspondant aux frais de reproduction;
  3. un versement prévu par règlement, exigible avant le transfert, ou la production de copies, du document sur support de substitution et correspondant au coût du support de substitution.

 (2) Le responsable de l’institution fédérale à qui la demande est faite peut en outre exiger, avant de donner communication ou par la suite, le versement d’un montant déterminé par règlement, s’il faut plus de cinq heures pour rechercher le document ou pour en prélever la partie communicable.

(3) Dans les cas où le document demandé ne peut être préparé qu’à partir d’un document informatisé qui relève d’une institution fédérale, le responsable de l’institution peut exiger le versement d’un montant déterminé par règlement.

(4) Dans les cas prévus au paragraphe (2) ou (3), le responsable d’une institution fédérale peut exiger une partie raisonnable du versement additionnel avant que ne soient effectuées la recherche ou la préparation du document ou que la partie communicable n’en soit prélevée.

(5) Dans les cas où sont exigés les versements prévus au présent article, le responsable de l’institution fédérale :

  1. avise par écrit la personne qui a fait la demande du versement exigible;
  2. l’informe, par le même avis, qu’elle a le droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information.

(6) Le responsable de l’institution fédérale peut dispenser en tout ou en partie la personne qui fait la demande du versement des droits ou lui rembourser tout ou partie du montant déjà versé.

Article 7 du Règlement sur l’accès à l’information

7. (1) Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d’un document doit payer

  1. un droit de 5 $ au moment de présenter la demande;
  2. s’il y a lieu, un droit pour la reproduction d’une partie ou de la totalité du document, établi comme suit :
    1. ;photocopie d’une page dont les dimensions n’excèdent pas 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,20 $ la page,
    2. reproduction d’une micro-fiche, sans emploi d’argent, 0,40 $ la fiche,
    3. reproduction d’un microfilm de 16 mm, sans emploi d’argent, 12 $ la bobine de 30,5 m,
    4. reproduction d’un microfilm de 35 mm, sans emploi d’argent, 14 $ la bobine de 30,5 m,
    5. reproduction d’une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page, et
    6. reproduction d’une bande magnétique sur une autre bande, 25 $ la bobine de 731,5 m;
  3. s’il y a lieu, un droit pour le support de substitution sur lequel une partie ou la totalité du document est reproduite, ce droit ne dépassant pas celui exigible aux termes de l’alinéa b) pour le même document, établi comme suit :
    1. version en braille sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    2. version en gros caractères sur papier d’au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
    3. version sur audiocassette, 2,50 $ l’audiocassette,
    4. version sur disquette de micro-ordinateur, 2 $ la disquette.

(2) Lorsque le document demandé en vertu du paragraphe (1) n’est pas informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, outre les droits prescrits à l’alinéa (1)a), exiger le versement d’un montant de 2,50 $ la personne par quart d’heure pour chaque heure en sus de cinq passée à la recherche et à la préparation.

(3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est produit à partir d’un document informatisé, le responsable de l’institution fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du coût de la production du document et de la programmation, calculé comme suit :

  1. 16,50 $ par minute pour l’utilisation de l’unité centrale de traitement et de tous les périphériques connectés sur place; et
  2. 5 $ la personne par quart d’heure passé à programmer l’ordinateur.

Consultations

Lettre type 12 – Consultation interne

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Vous trouverez ci-joint une copie des documents relatifs à la demande. Je suis d'avis que les pages [numéros des pages] peuvent être communiquées au requérant. Cependant, les exceptions visées aux articles [dispositions applicables] de la Loi s'appliquent aux pages [numéros des pages], tel qu’indiqué sur les copies.

Je vous saurais gré d’examiner les documents et de me faire part de vos recommandations au sujet de leur divulgation. Si vous n’êtes pas d'accord avec mes conclusions, veuillez expliquer vos préoccupations et mentionner la disposition législative sur laquelle vous fondez votre opinion.

[S'il y a lieu : De plus, veuillez nous aviser si votre bureau a préparé ou entend préparer une note d’information pour la période de questions ou des infocapsules pour aider le ministre à répondre à toute question qui pourrait être soulevée en ce qui concerne la communication des documents. Le cas échéant, veuillez envoyer une copie de la note ou des infocapsules au bureau de l’AIPRP.]

Pour observer le délai imparti par la Loi, j’apprécierais recevoir votre réponse d'ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec moi au [numéro de téléphone] ou par courriel à [adresse courriel].

[nom et titre de l’analyste]

Lettre type 13 – Consultation avec une autre institution fédérale

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom du coordonnateur et adresse de l’autre institution]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et émanent de votre institution. Je suis d'avis que les pages [numéros des pages] peuvent être communiquées au requérant. Cependant, les exceptions visées aux articles [dispositions applicables] de la Loi s'appliquent aux pages [numéros des pages], tel qu’indiqué sur les documents.

Je vous saurais gré d’examiner les documents et de me faire part de vos recommandations au sujet de leur divulgation. Si vous n’êtes pas d'accord avec mes conclusions, veuillez expliquer vos préoccupations et mentionner la disposition législative sur laquelle vous fondez votre opinion.

Pour observer le délai imparti par la Loi, j’apprécierais recevoir votre réponse d'ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec moi au [numéro de téléphone] ou par courriel à [adresse courriel].

Je vous remercie à l’avance de l’attention que vous porterez à la présente.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre de l’analyste]

Pièces jointes

Lettre type 14 – Consultation avec un autre gouvernement au sujet de l’application du paragraphe 13(1)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom du coordonnateur et adresse de l’autre gouvernement]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints contiennent des renseignements qui nous ont été transmis par [veuillez préciser : nom du ministère] et sont relatifs à la demande.

L'article 13 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit que les documents soumis à titre confidentiel par un gouvernement provin­cial ne peuvent être divulgués sans le consentement exprès de ce dernier. L'article 13 se lit comme suit :

  • 13. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant des renseignements obtenus à titre confidentiel :
    1. des gouvernements des États étrangers ou de leurs organismes;
    2. des organisations internationales d’États ou de leurs organismes;
    3. des gouvernements des provinces ou de leurs organismes;
    4. des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes;
    5. d’un gouvernement autochtone.
  • (2) Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication de documents contenant des renseignements visés au paragraphe (1) si le gouvernement, l’organisation, l’administration ou l’organisme qui les a fournis :
    1. consent à la communication;
    2. rend les renseignements publics.

Par conséquent, nous apprécierions si vous pouviez faire réviser les pages ci-jointes et nous informer si vous consentez à leur communication d'ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec moi au [numéro de téléphone] ou par courriel à [adresse courriel].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre de l’analyste]

Pièces jointes

Lettre type 15 – Consultation avec des individus ou des organisations lorsque l’article 20 ne s’applique pas

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse de l’individu ou organisation]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Je suis d'avis que les pages [numéros des pages] peuvent être communiquées au requérant. Cependant, les exceptions visées aux articles [dispositions applicables] de la Loi s'appliquent aux pages [numéros des pages], tel qu’indiqué sur les documents.

Je vous saurais gré d’examiner les documents et de m’indiquer si vous êtes d’accord avec mes conclusions. Si vous n’êtes pas d'accord, veuillez expliquer vos préoccupations.

Pour observer le délai imparti par la Loi, j’apprécierais recevoir votre réponse d'ici le [date d’échéance]. Si vous avez des questions à ce sujet, n’hésitez pas à communiquer avec moi au [numéro de téléphone] ou par courriel à [adresse courriel].

Je vous remercie à l’avance de l’attention que vous porterez à la présente.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre de l’analyste]

Pièces jointes

Avis aux tiers concernant l’application de l’article 20

Lettre type 16 – Avis à un tiers de l’intention de divulguer

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Ces documents pourraient renfermer des renseignements de nature confidentielle au sens du paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information, mais nous ne disposons pas de suffisamment d'information pour le justifier. Comme la Loi vise la communication, nous avons pris la décision préliminaire de communiquer les renseignements à la personne qui en a fait la demande.

Selon le paragraphe 28(1) de la Loi, vous avez 20 jours suivant la transmission du présent avis pour y répondre. Vous pouvez soit donner votre consentement à la communication des documents, soit présenter vos observations par écrit pour donner les motifs qui justifieraient la non-communication des documents. Nous joignons, pour votre gouverne, une copie des articles 20, 27 et 28 de la Loi et une fiche de renseignements qui énumère les conditions d'application du paragraphe 20(1).

Nous prendrons vos observations en considération lors de notre décision de communiquer ou non ces documents. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Si vous n'êtes pas le destinataire approprié pour cet avis, ou si vous pensez qu’un autre tiers pourrait avoir un intérêt à l’égard des renseignements ou être touché par leur communication, veuillez nous en aviser.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Loi sur l’accès à l’information

Article 20

20. (1) Le responsable d’une institution fédérale est tenu, sous réserve des autres dispositions du présent article, de refuser la communication de documents contenant :

  • a) des secrets industriels de tiers;
  • b) des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers;
  • b.1) des renseignements qui, d’une part, sont fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par celle-ci de plans de gestion des urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences et, d’autre part, portent sur la vulnérabilité des bâtiments ou autres ouvrages de ce tiers, ou de ses réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection;
  • c) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité;
  • d) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.

(2) Le paragraphe (1) n’autorise pas le responsable d’une institution fédérale à refuser la communication de la partie d’un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement effectués par une institution fédérale ou pour son compte, sauf si les essais constituent une prestation de services fournis à titre onéreux mais non destinés à une institution fédérale.

(3) Dans les cas où, à la suite d’une demande, il communique, en tout ou en partie, un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement, le responsable d’une institution fédérale est tenu d’y joindre une note explicative des méthodes utilisées pour effectuer les essais.

(4) Pour l’application du présent article, les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement ne comprennent pas les résultats d’essais préliminaires qui ont pour objet la mise au point de méthodes d’essais.

(5) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer tout document contenant les renseignements visés au paragraphe (1) si le tiers que les renseignements concernent y consent.

(6) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer, en tout ou en partie, tout document qui contient les renseignements visés à l’un ou l’autre des alinéas (1)b) à d) pour des raisons d’intérêt public concernant la santé ou la sécurité publiques ou la protection de l’environnement; ces raisons doivent de plus justifier nettement les conséquences éventuelles de la communication pour un tiers : pertes ou profits financiers, atteintes à la sécurité de ses ouvrages, réseaux ou systèmes, atteintes à sa compétitivité ou entraves aux négociations — contractuelles ou autres — qu’il mène.

Article 27

27. (1) Le responsable d’une institution fédérale qui a l’intention de communiquer un document fait tous les efforts raisonnables pour donner au tiers intéressé, dans les trente jours suivant la réception de la demande, avis écrit de celle-ci ainsi que de son intention, si le document contient ou s’il est, selon lui, susceptible de contenir des secrets industriels du tiers, des renseignements visés aux alinéas 20(1)b) ou b.1) qui ont été fournis par le tiers ou des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement, selon lui, d’entraîner pour le tiers les conséquences visées aux alinéas 20(1)c) ou d).

(2) Le tiers peut renoncer à l’avis prévu au paragraphe (1) et tout consentement à la communication du document vaut renonciation à l’avis.

(3) L’avis prévu au paragraphe (1) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention de l’intention du responsable de l’institution fédérale de donner communication totale ou partielle du document susceptible de contenir les secrets ou les renseignements visés au paragraphe (1);
  • b) la désignation du contenu total ou partiel du document qui, selon le cas, appartient au tiers, a été fourni par lui ou le concerne;
  • c) la mention du droit du tiers de présenter au responsable de l’institution fédérale de qui relève le document ses observations quant aux raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis.

(4) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai visé au paragraphe (1) dans les cas où le délai de communication à la personne qui a fait la demande est prorogé en vertu des alinéas 9(1)a) ou b), mais le délai ne peut dépasser celui qui a été prévu pour la demande en question.

Article 28

28. (1) Dans les cas où il a donné avis au tiers conformément au paragraphe 27(1), le responsable d’une institution fédérale est tenu :

  • a) de donner au tiers la possibilité de lui présenter, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, des observations sur les raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle du document;
  • b) de prendre dans les trente jours suivant la transmission de l’avis, pourvu qu’il ait donné au tiers la possibilité de présenter des observations conformément à l’alinéa a), une décision quant à la communication totale ou partielle du document et de donner avis de sa décision au tiers.

(2) Les observations prévues à l’alinéa (1)a) se font par écrit, sauf autorisation du responsable de l’institution fédérale quant à une présentation orale.

(3) L’avis d’une décision de donner communication totale ou partielle d’un document conformément à l’alinéa (1)b) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention du droit du tiers d’exercer un recours en révision en vertu de l’article 44, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis;
  • b) la mention qu’à défaut de l’exercice du recours en révision dans ce délai, la personne qui a fait la demande recevra communication totale ou partielle du document.

(4) Dans les cas où il décide, en vertu de l’alinéa (1)b), de donner communication totale ou partielle du document à la personne qui en a fait la demande, le responsable de l’institution fédérale donne suite à sa décision dès l’expiration des vingt jours suivant la transmission de l’avis prévu à cet alinéa, sauf si un recours en révision a été exercé en vertu de l’article 44.

Fiche de renseignements

Critères pour l’application de l’article 20

La Loi sur l'accès à l'information confère le droit d'accès aux documents relevant des institutions fédérales sous réserve d'exemptions précises et limitées. Pour que leur communication soit refusée sur le fondement du paragraphe 20(1) de la Loi, les renseignements de tiers doivent répondre aux conditions énoncées dans ce paragraphe. Les questions suivantes peuvent vous aider à préparer vos observations.

Alinéa 20(1)a) – Secrets industriels

  1. Les documents contiennent-ils de l’information considérée comme un secret industriel? Un secret industriel s'entend d'un plan ou procédé, d'un outil, d'un mécanisme ou d'un composé qui possède les caractéristiques suivantes : 
    • L’information doit être secrète dans un sens absolu ou relatif (elle est connue seulement d’une ou de quelques personnes).
    • Le détenteur de l’information doit démontrer qu’il a agi dans l’intention de traiter l’information comme étant secrète.
    • L’information doit avoir une application pratique dans le secteur industriel ou commercial.
    • Le détenteur doit avoir un intérêt (par exemple, un intérêt économique) digne d’être protégé par la loi.
  2. Veuillez expliquer comment l’information se qualifie comme un secret industriel.

Alinéa 20(1)b) – Renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques de nature confidentielle

  1. Le document contient-il des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques?
  2. Qui a fourni les renseignements à l’institution fédérale?
  3. Les renseignements sont-ils confidentiels?
  4. Les renseignements ont-ils été traités de façon constante comme étant de nature confidentielle?
  5. Quelles mesures ont-elles été prises pour traiter de façon constante les renseignements comme étant de nature confidentielle?
  6. Les documents contiennent-ils des renseignements connus du public ou pouvant facilement être obtenus sur demande auprès du tiers lui-même ou d'une autre source?

Alinéa 20(1)b.1) – Renseignements utilisés par une institution fédérale pour des plans de gestion des urgences

Veuillez expliquer comment les cinq conditions suivantes à l'application de l'exception sont respectées :

  1. Les renseignements ont été fournis à une institution fédérale assujettie à la Loi sur l’accès à l’information.
  2. Les renseignements ont été fournis par un tiers.
  3. Il s’agit de renseignements concernant des infrastructures essentielles qui portent sur la vulnérabilité de certains bâtiments ou ouvrages de ce tiers, ou de ses réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection.
  4. Les renseignements ont été fournis à titre confidentiel.
  5. Les renseignements ont été fournis en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par l’institution fédérale de plans de gestion des urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences.

    L’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences définit l’expression « plan de gestion des urgences » comme suit : « Programme, disposition ou autre mesure à mettre en œuvre : a) soit par la population civile pour faire face à une urgence; b) soit par les Forces canadiennes pour faire face à une urgence civile conformément à la Loi sur la défense nationale ».

Alinéa 20(1)c) – Pertes ou profits financiers ou atteinte à la compétitivité d’un tiers

  1. Est-ce que la communication des renseignements risquerait vraisemblablement de se traduire par des pertes ou profits appréciables pour vous ou un tiers?
  2. Décrivez comment la communication des renseignements pourrait se traduire par des pertes ou des profits financiers appréciables.
  3. La communication des renseignements pourrait-elle nuire à votre compétitivité?
  4. Décrivez de quelle manière la communication des renseignements pourrait nuire à votre compétitivité.

NOTA :Un simple énoncé indiquant que la communication des renseignements risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ne suffira pas. Les questions ci-dessus visent à obtenir de vous une indication précise de la façon dont la communication de renseignements particuliers porterait un préjudice.

Alinéa 20(1)d) – Entrave aux négociations

  1. La communication des renseignements risquerait-elle vraisemblablement d’entraver vos négociations en vue de contrats ou à d’autres fins? 
  2. Le cas échéant, de quelle manière?
  3. De telles négociations sont-elles en cours ou sont-elles clairement prévues dans un proche avenir? Le cas échéant, veuillez préciser l’échéancier prévu.

Lettre type 17 – Avis à un tiers de l’intention de divulguer les résultats d’essais conformément au paragraphe 20(2)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Ces documents renferment des renseignements de nature confidentielle au sens du paragraphe 20(1)[veuillez préciser : b), b.1), c), d)] de la Loi sur l'accès à l'information. À notre avis, ils contiennent des résultats d’essais [veuillez préciser : de produits, environnementaux] effectués par une institution fédérale ou en son nom. Par conséquent, en vertu du paragraphe 20(2) de la Loi, nous ne pouvons en refuser la communication.

Selon le paragraphe 28(1) de la Loi, vous avez 20 jours suivant la transmission du présent avis pour y répondre. Vous pouvez soit donner votre consentement à la communication des documents, soit présenter vos observations par écrit pour donner les motifs qui justifieraient la non-communication des documents. Vos observations doivent s’en tenir à l’un ou l’autre des éléments suivants :

  1. Les documents ne renferment pas de résultats d’essais [veuillez préciser : de produits, environnementaux] effectués par une institution fédérale ou en son nom.
  2. Les essais ont été effectués en tant que service rendu à titre onéreux à une personne, à un groupe de personnes ou à une organisation autre qu’une institution fédérale.

Si vous n'êtes pas le destinataire approprié pour cet avis, ou si vous pensez qu’un autre tiers pourrait avoir un intérêt à l’égard des renseignements ou être touché par leur communication, veuillez nous en aviser.

Nous joignons, pour votre gouverne, une fiche de renseignements sur les articles 20, 27 et 28 de la Loi.

Nous prendrons vos observations en considération lors de notre décision de communiquer ou non ces documents. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Fiche de renseignements

Article 20 de la Loi sur l'accès à l'information

20. (1) Le responsable d’une institution fédérale est tenu, sous réserve des autres dispositions du présent article, de refuser la communication de documents contenant :

  • a) des secrets industriels de tiers;
  • b) des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers;
  • b.1) des renseignements qui, d’une part, sont fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par celle-ci de plans de gestion des urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences et, d’autre part, portent sur la vulnérabilité des bâtiments ou autres ouvrages de ce tiers, ou de ses réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection;
  • c) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité;
  • d) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.

(2) Le paragraphe (1) n’autorise pas le responsable d’une institution fédérale à refuser la communication de la partie d’un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement effectués par une institution fédérale ou pour son compte, sauf si les essais constituent une prestation de services fournis à titre onéreux mais non destinés à une institution fédérale.

(3) Dans les cas où, à la suite d’une demande, il communique, en tout ou en partie, un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement, le responsable d’une institution fédérale est tenu d’y joindre une note explicative des méthodes utilisées pour effectuer les essais.

(4) Pour l’application du présent article, les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement ne comprennent pas les résultats d’essais préliminaires qui ont pour objet la mise au point de méthodes d’essais.

(5) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer tout document contenant les renseignements visés au paragraphe (1) si le tiers que les renseignements concernent y consent.

(6) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer, en tout ou en partie, tout document qui contient les renseignements visés à l’un ou l’autre des alinéas (1)b) à d) pour des raisons d’intérêt public concernant la santé ou la sécurité publiques ou la protection de l’environnement; ces raisons doivent de plus justifier nettement les conséquences éventuelles de la communication pour un tiers : pertes ou profits financiers, atteintes à la sécurité de ses ouvrages, réseaux ou systèmes, atteintes à sa compétitivité ou entraves aux négociations — contractuelles ou autres — qu’il mène.

Article 27 de la Loi sur l'accès à l'information

27. (1) Le responsable d’une institution fédérale qui a l’intention de communiquer un document fait tous les efforts raisonnables pour donner au tiers intéressé, dans les trente jours suivant la réception de la demande, avis écrit de celle-ci ainsi que de son intention, si le document contient ou s’il est, selon lui, susceptible de contenir des secrets industriels du tiers, des renseignements visés aux alinéas 20(1)b) ou b.1) qui ont été fournis par le tiers ou des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement, selon lui, d’entraîner pour le tiers les conséquences visées aux alinéas 20(1)c) ou d).

(2) Le tiers peut renoncer à l’avis prévu au paragraphe (1) et tout consentement à la communication du document vaut renonciation à l’avis.

(3) L’avis prévu au paragraphe (1) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention de l’intention du responsable de l’institution fédérale de donner communication totale ou partielle du document susceptible de contenir les secrets ou les renseignements visés au paragraphe (1);
  • b) la désignation du contenu total ou partiel du document qui, selon le cas, appartient au tiers, a été fourni par lui ou le concerne;
  • c) la mention du droit du tiers de présenter au responsable de l’institution fédérale de qui relève le document ses observations quant aux raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis.

(4) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai visé au paragraphe (1) dans les cas où le délai de communication à la personne qui a fait la demande est prorogé en vertu des alinéas 9(1)a) ou b), mais le délai ne peut dépasser celui qui a été prévu pour la demande en question.

Article 28 de la Loi sur l'accès à l'information

28. (1) Dans les cas où il a donné avis au tiers conformément au paragraphe 27(1), le responsable d’une institution fédérale est tenu :

  • a) de donner au tiers la possibilité de lui présenter, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, des observations sur les raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle du document;
  • b) de prendre dans les trente jours suivant la transmission de l’avis, pourvu qu’il ait donné au tiers la possibilité de présenter des observations conformément à l’alinéa a), une décision quant à la communication totale ou partielle du document et de donner avis de sa décision au tiers.

(2) Les observations prévues à l’alinéa (1)a) se font par écrit, sauf autorisation du responsable de l’institution fédérale quant à une présentation orale.

(3) L’avis d’une décision de donner communication totale ou partielle d’un document conformément à l’alinéa (1)b) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention du droit du tiers d’exercer un recours en révision en vertu de l’article 44, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis;
  • b) la mention qu’à défaut de l’exercice du recours en révision dans ce délai, la personne qui a fait la demande recevra communication totale ou partielle du document.

(4) Dans les cas où il décide, en vertu de l’alinéa (1)b), de donner communication totale ou partielle du document à la personne qui en a fait la demande, le responsable de l’institution fédérale donne suite à sa décision dès l’expiration des vingt jours suivant la transmission de l’avis prévu à cet alinéa, sauf si un recours en révision a été exercé en vertu de l’article 44.

Lettre type 18 – Avis à un tiers de l’intention de divulguer dans l’intérêt public

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Ces documents renferment des renseignements de nature confidentielle au sens du paragraphe 20(1)[veuillez préciser : b), b.1), c), d)] de la Loi. À notre avis, leur divulgation serait dans l’intérêt public étant donné qu’ils se rapportent à [veuillez préciser : la santé publique, la sécurité publique, la protection de l’environnement] et que l’intérêt public est plus important que [veuillez préciser : toute perte financière qui vous serait causée; tout profit financier qui vous serait causé; toute atteinte à la sécurité de vos ouvrages, réseaux ou systèmes; tout préjudice à votre compétitivité; toute entrave à vos négociations contractuelles ou autres]. Par conséquent, en vertu du paragraphe 20(6) de la Loi, nous ne pouvons en refuser la communication.

Selon le paragraphe 28(1) de la Loi, vous avez 20 jours suivant la transmission du présent avis pour y répondre. Vous pouvez soit donner votre consentement à la communication des documents, soit présenter vos observations par écrit pour donner les motifs qui justifieraient la non-communication des documents. Dans ce cas, il est important que vous puissiez nous démontrer que l’intérêt public n’est pas plus important que le préjudice qui découlerait de la communication. Nous joignons, pour votre gouverne, une fiche de renseignements sur les articles 20, 27 et 28 de la Loi.

Nous prendrons vos observations en considération lors de notre décision de communiquer ou non ces documents. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Fiche de renseignements

Article 20 de la Loi sur l'accès à l'information

20. (1) Le responsable d’une institution fédérale est tenu, sous réserve des autres dispositions du présent article, de refuser la communication de documents contenant :

  • a) des secrets industriels de tiers;
  • b) des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers;
  • b.1) des renseignements qui, d’une part, sont fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue de l’élaboration, de la mise à jour, de la mise à l’essai ou de la mise en œuvre par celle-ci de plans de gestion des urgences au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des urgences et, d’autre part, portent sur la vulnérabilité des bâtiments ou autres ouvrages de ce tiers, ou de ses réseaux ou systèmes, y compris ses réseaux ou systèmes informatiques ou de communication, ou sur les méthodes employées pour leur protection;
  • c) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité;
  • d) des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.

(2) Le paragraphe (1) n’autorise pas le responsable d’une institution fédérale à refuser la communication de la partie d’un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement effectués par une institution fédérale ou pour son compte, sauf si les essais constituent une prestation de services fournis à titre onéreux mais non destinés à une institution fédérale.

(3) Dans les cas où, à la suite d’une demande, il communique, en tout ou en partie, un document qui donne les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement, le responsable d’une institution fédérale est tenu d’y joindre une note explicative des méthodes utilisées pour effectuer les essais.

(4) Pour l’application du présent article, les résultats d’essais de produits ou d’essais d’environnement ne comprennent pas les résultats d’essais préliminaires qui ont pour objet la mise au point de méthodes d’essais.

(5) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer tout document contenant les renseignements visés au paragraphe (1) si le tiers que les renseignements concernent y consent.

(6) Le responsable d’une institution fédérale peut communiquer, en tout ou en partie, tout document qui contient les renseignements visés à l’un ou l’autre des alinéas (1)b) à d) pour des raisons d’intérêt public concernant la santé ou la sécurité publiques ou la protection de l’environnement; ces raisons doivent de plus justifier nettement les conséquences éventuelles de la communication pour un tiers : pertes ou profits financiers, atteintes à la sécurité de ses ouvrages, réseaux ou systèmes, atteintes à sa compétitivité ou entraves aux négociations — contractuelles ou autres — qu’il mène.

Article 27 de la Loi sur l'accès à l'information

27. (1) Le responsable d’une institution fédérale qui a l’intention de communiquer un document fait tous les efforts raisonnables pour donner au tiers intéressé, dans les trente jours suivant la réception de la demande, avis écrit de celle-ci ainsi que de son intention, si le document contient ou s’il est, selon lui, susceptible de contenir des secrets industriels du tiers, des renseignements visés aux alinéas 20(1)b) ou b.1) qui ont été fournis par le tiers ou des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement, selon lui, d’entraîner pour le tiers les conséquences visées aux alinéas 20(1)c) ou d).

(2) Le tiers peut renoncer à l’avis prévu au paragraphe (1) et tout consentement à la communication du document vaut renonciation à l’avis.

(3) L’avis prévu au paragraphe (1) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention de l’intention du responsable de l’institution fédérale de donner communication totale ou partielle du document susceptible de contenir les secrets ou les renseignements visés au paragraphe (1);
  • b) la désignation du contenu total ou partiel du document qui, selon le cas, appartient au tiers, a été fourni par lui ou le concerne;
  • c) la mention du droit du tiers de présenter au responsable de l’institution fédérale de qui relève le document ses observations quant aux raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis.

(4) Le responsable d’une institution fédérale peut proroger le délai visé au paragraphe (1) dans les cas où le délai de communication à la personne qui a fait la demande est prorogé en vertu des alinéas 9(1)a) ou b), mais le délai ne peut dépasser celui qui a été prévu pour la demande en question.

Article 28 de la Loi sur l'accès à l'information

28. (1) Dans les cas où il a donné avis au tiers conformément au paragraphe 27(1), le responsable d’une institution fédérale est tenu :

  • a) de donner au tiers la possibilité de lui présenter, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, des observations sur les raisons qui justifieraient un refus de communication totale ou partielle du document;
  • b) de prendre dans les trente jours suivant la transmission de l’avis, pourvu qu’il ait donné au tiers la possibilité de présenter des observations conformément à l’alinéa a), une décision quant à la communication totale ou partielle du document et de donner avis de sa décision au tiers.

(2) Les observations prévues à l’alinéa (1)a) se font par écrit, sauf autorisation du responsable de l’institution fédérale quant à une présentation orale.

(3) L’avis d’une décision de donner communication totale ou partielle d’un document conformément à l’alinéa (1)b) doit contenir les éléments suivants :

  • a) la mention du droit du tiers d’exercer un recours en révision en vertu de l’article 44, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis;
  • b) la mention qu’à défaut de l’exercice du recours en révision dans ce délai, la personne qui a fait la demande recevra communication totale ou partielle du document.

(4) Dans les cas où il décide, en vertu de l’alinéa (1)b), de donner communication totale ou partielle du document à la personne qui en a fait la demande, le responsable de l’institution fédérale donne suite à sa décision dès l’expiration des vingt jours suivant la transmission de l’avis prévu à cet alinéa, sauf si un recours en révision a été exercé en vertu de l’article 44.

Lettre type 19 – Avis à un tiers de la décision de divulguer à la suite d’observations présentées par le tiers (ou en l’absence de telles observations)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Si des observations ont été reçues :

Nous avons reçu vos observations en réponse à notre avis du [date de l'avis]. Nous avons pris en considération votre avis et nous avons décidé que les documents demandés ne sont pas visés par une exception au titre du paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information.]

 [En l’absence d’observations :

En l'absence des observations demandées dans notre avis du [date de l'avis], nous avons décidé que les documents demandés ne sont pas visés par une exception au titre du paragraphe 20(1) de la Loi sur l'accès à l'information.]

[Si les documents seront communiqués en partie :

Nous avons décidé d'accorder au demandeur l'accès aux documents demandés à l’exception du contenu visé par les exceptions autorisées ou requises par la Loi sur l’accès à l’information, à savoir [dispositions de la Loi et courte description]. Une copie des documents qui seront communiqués est jointe à la présente à titre de référence.]

Vous avez le droit d’exercer un recours en révision de cette décision devant la Cour fédérale du Canada dans les 20 jours suivant la mise à la poste de cet avis, conformément à l’article 44 de la Loi. Si vous n’exercez pas ce recours, les documents seront communiqués le [date].

Une copie de l'article 44 de la Loi est jointe à la présente pour votre commodité. Si vous décidez d'exercer un recours en révision de notre décision devant la Cour fédérale, nous vous serions très reconnaissants de nous en informer.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Article 44 de la Loi sur l’accès à l’information

44. (1) Le tiers que le responsable d’une institution fédérale est tenu, en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1), d’aviser de la communication totale ou partielle d’un document peut, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, exercer un recours en révision devant la Cour.

(2) Le responsable d’une institution fédérale qui a donné avis de communication totale ou partielle d’un document en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1) est tenu, sur réception d’un avis de recours en révision de cette décision, d’en aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.

(3)La personne qui est avisée conformément au paragraphe (2) peut comparaître comme partie à l’instance.

Lettre type 20 – Avis à un tiers de la décision de divulguer les résultats d’essais à la suite d’observations présentées par le tiers (ou en l’absence de telles observations)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Si des observations ont été reçues :

Nous avons reçu vos observations en réponse à notre avis du [date de l'avis]. Nous avons pris en considération votre avis et nous avons confirmé notre position que les renseignements demandés sont visés par le paragraphe 20(2) de la Loi sur l'accès à l'information et devraient être communiqués.]

 [En l’absence d’observations :

En l'absence des observations demandées dans notre avis du [date de l'avis], nous avons confirmé notre position que les renseignements demandés sont visés par le paragraphe 20(2) de la Loi sur l'accès à l'information et devraient être communiqués.]

Vous avez le droit d’exercer un recours en révision de cette décision devant la Cour fédérale du Canada dans les 20 jours suivant la mise à la poste de cet avis, conformément à l’article 44 de la Loi. Si vous n’exercez pas ce recours, les documents seront communiqués le [date].

Une copie de l'article 44 de la Loi est jointe à la présente pour votre commodité. Si vous décidez d'exercer un recours en révision de notre décision devant la Cour fédérale, nous vous serions très reconnaissants de nous en informer.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Article 44 de la Loi sur l’accès à l’information

44. (1) Le tiers que le responsable d’une institution fédérale est tenu, en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1), d’aviser de la communication totale ou partielle d’un document peut, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, exercer un recours en révision devant la Cour.

(2) Le responsable d’une institution fédérale qui a donné avis de communication totale ou partielle d’un document en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1) est tenu, sur réception d’un avis de recours en révision de cette décision, d’en aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.

(3)La personne qui est avisée conformément au paragraphe (2) peut comparaître comme partie à l’instance.

Lettre type 21 – Avis à un tiers de la décision de divulguer dans l’intérêt public à la suite d’observations présentées par le tiers (ou en l’absence de telles observations)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Si des observations ont été reçues :

Nous avons reçu vos observations en réponse à notre avis du [date de l'avis]. Nous avons pris en considération votre avis et nous avons décidé que les documents demandés doivent être communiqués conformément au paragraphe 20(6) de la Loi sur l'accès à l'information.]

[En l’absence d’observations :

En l'absence des observations demandées dans notre avis du [date de l'avis], nous avons décidé que les documents demandés doivent être communiqués conformément au paragraphe 20(6) de la Loi sur l'accès à l'information.]

Vous avez le droit d’exercer un recours en révision de cette décision devant la Cour fédérale du Canada dans les 20 jours suivant la mise à la poste de cet avis, conformément à l’article 44 de la Loi. Si vous n’exercez pas ce recours, les documents seront communiqués le [date].

Une copie de l'article 44 de la Loi est jointe à la présente pour votre commodité. Si vous décidez d'exercer un recours en révision de notre décision devant la Cour fédérale, nous vous serions très reconnaissants de nous en informer.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Article 44 de la Loi sur l’accès à l’information

44. (1) Le tiers que le responsable d’une institution fédérale est tenu, en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1), d’aviser de la communication totale ou partielle d’un document peut, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, exercer un recours en révision devant la Cour.

(2) Le responsable d’une institution fédérale qui a donné avis de communication totale ou partielle d’un document en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1) est tenu, sur réception d’un avis de recours en révision de cette décision, d’en aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.

(3)La personne qui est avisée conformément au paragraphe (2) peut comparaître comme partie à l’instance.

Lettre type 22 – Avis à un tiers de la décision de ne pas divulguer à la suite d’observations présentées par le tiers (ou en l’absence de telles observations)

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Si des observations ont été reçues :

Nous avons reçu vos observations en réponse à notre avis du [date de l'avis]. Nous avons pris en considération votre avis et nous avons décidé que les documents sont exemptés en vertu de l’alinéa 20(1)[préciser l'alinéa] de la Loi sur l'accès à l'information. Par conséquent, les documents ne seront pas communiqués.]

[En l’absence d’observations :

Nous n'avons pas reçu votre réponse à notre lettre de [date de l'avis à un tiers], dans laquelle nous vous demandions votre avis au sujet de la communication de documents d'intérêt pour [vous, votre organisation]. Nous avons décidé que les documents sont exemptés en vertu de l’alinéa 20(1)[préciser l'alinéa] de la Loi sur l'accès à l'information. Par conséquent, les documents ne seront pas communiqués.]

Le demandeur a été informé de cette décision et dispose de 60 jours à compter de la date de notre avis pour déposer une plainte auprès du commissaire à l'information quant à notre refus de communiquer les documents demandés. Dans une telle éventualité, le commissaire pourrait communiquer avec vous à titre de partie intéressée. Nous vous informerons de tout nouveau développement dans cette affaire.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de cet avis, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Réponse au demandeur

Lettre type 23 – Réponse partielle au demandeur

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Il me fait plaisir de vous envoyer une première série de [nombre de pages] pages relatives à votre demande, qui sont communiquées sous la Loi sur l’accès à l’information. Certains renseignements font l’objet d’un refus de communication en vertu des articles [dispositions de la Loi et courte description] de la Loi. De plus, des renseignements sont exclus conformément au paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Conseil privé] de la Loi. Je joins également une liste des pages communiquées pour votre information.

J’ai pris toutes les décisions concernant la communication des documents ci-joints, ayant reçu le pouvoir délégué de le faire du responsable de l’institution. En outre, j’ai tranché la question de l’applicabilité des exceptions et celle de savoir si les renseignements devaient, en vertu de mon pouvoir discrétionnaire, néanmoins être communiqués. J’ai pris en compte les critères suivants :

[énumérer les critères]

[Expliquer si ces critères ont été satisfaits et pourquoi.]

Nous consultons présentement [veuillez préciser : d’autres ministères, des tiers] pour déterminer si des renseignements additionnels peuvent être divulgués. Nous communiquerons de nouveau avec vous dès que possible. Entre-temps, si vous avez des questions au sujet du traitement de votre demande, n'hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou à [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 24 – Réponse au demandeur – documents divulgués en entier

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

[Si les documents sont joints :

Il me fait plaisir de vous envoyer tous les documents relatifs à votre demande, qui sont divulgués en entier sous la Loi sur l’accès à l’information.]

[Si le demandeur veut examiner les documents :

Il me fait plaisir de vous accorder l'accès aux documents relatifs à votre demande, qui sont communiqués en entier en application de la Loi sur l'accès à l'information.Vous avez demandé la possibilité de consulter les documents au lieu de recevoir des copies. Je vous invite à les consulter à [lieu et adresse] le [date] à [heure]. Si vous ne pouvez pas consulter les documents à ce moment-là, veuillez communiquer avec [nom et numéro de téléphone] pour prendre d'autres dispositions.]

 [Si les documents ne peuvent pas être copiés :

Il me fait plaisir de vous accorder l'accès aux documents relatifs à votre demande, qui sont communiqués en entier en application de la Loi sur l'accès à l'information. Malheureusement, il est impossible de faire des copies des documents en raison de [donnez la raison]. Je vous invite à examiner les documents originaux à [lieu et adresse] le [date] à [heure]. Si vous ne pouvez pas consulter les documents à ce moment-là, veuillez communiquer avec [nom et numéro de téléphone] pour prendre d'autres dispositions.]

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 25 – Réponse au demandeur – documents divulgués en partie

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Il me fait plaisir de vous envoyer les documents communicables relatifs à votre demande, qui sont divulgués sous la Loi sur l’accès à l’information. Certains renseignements font l’objet d’un refus de communication en vertu des articles [dispositions de la Loi et courte description] de la Loi. De plus, des renseignements sont exclus conformément au paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Conseil privé] de la Loi. Je joins également une liste des pages communiquées pour votre information.

J’ai pris toutes les décisions concernant la communication des documents relatifs à votre demande, ayant reçu le pouvoir délégué de le faire du responsable de l’institution. En outre, j’ai tranché la question de l’applicabilité des exceptions et celle de savoir si les renseignements devaient, en vertu de mon pouvoir discrétionnaire, néanmoins être communiqués. J’ai pris en compte les critères suivants :

[énumérer les critères]

[Expliquer si ces critères ont été satisfaits et pourquoi.]

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 26 – Réponse au demandeur – aucun document

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Je dois vous informer que, d'après nos fichiers, [nom de l’institution] ne détient aucun document à ce sujet. [Si les documents ont été détruits, veuillez fournir des renseignements, si possible, en ce qui concerne le moment de la destruction et en vertu de quelle autorisation les documents ont été détruits.]

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 27 – Réponse au demandeur – documents exemptés ou exclus au complet

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Nous avons examiné nos fichiers et identifié [nombre de pages] pages relatives à votre demande. Cependant, tous les renseignements font l’objet d’un refus de communication en vertu des articles [dispositions de la Loi et courte description] de la Loi. De plus, des renseignements sont exclus conformément au paragraphe 69(1) [documents confidentiels du Conseil privé] de la Loi.

J’ai pris toutes les décisions concernant la communication des documents relatifs à votre demande, ayant reçu le pouvoir délégué de le faire du responsable de l’institution. En outre, j’ai tranché la question de l’applicabilité des exceptions et celle de savoir si les renseignements devaient, en vertu de mon pouvoir discrétionnaire, néanmoins être communiqués. J’ai pris en compte les critères suivants :

[énumérer les critères]

[Expliquer si ces critères ont été satisfaits et pourquoi.]

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Lettre type 28 – Réponse au demandeur – refus de confirmation de l’existence des documents

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].

Conformément au paragraphe 10(2) de la Loi sur l'accès à l'information, je ne confirme pas et je ne nie pas l'existence de documents relatifs à votre demande. De tels documents seraient toutefois visés par une exemption au titre de [article] de la Loi, qui permet au responsable d'une institution fédérale de refuser de communiquer [brève description].

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Soyez avisé(e) que vous êtes en droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information à propos du traitement de votre demande dans les 60 jours suivant la date à laquelle vous avez pris connaissance des motifs sur lesquels votre plainte est fondée. Si vous vous prévalez de ce droit, vous devez faire parvenir votre plainte à l'adresse suivante :

Commissaire à l’information du Canada
30, rue Victoria, 7e étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Téléphone : 613-995-2410 (région de la capitale nationale)
1-800-267-0441 (sans frais)

Il vous est possible d’obtenir de plus amples renseignements sur le processus de plaintes en visitant le site Web du Commissariat à l’information, au www.oic-ci.gc.ca.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Plaintes

Lettre type 29 – Documents additionnels communiqués suite à une plainte

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Suite à votre plainte au Commissariat  à l’information, nous avons réexaminé les exceptions invoquées pour refuser la communication des documents relatifs à votre demande. Nous avons décidé que les renseignements suivants peuvent être divulgués :

  • Les pages [numéros des pages] sont divulguées au complet.
  • Les pages [numéros des pages] sont divulguées en partie, certaines portions faisant l’objet d’un refus de communication en vertu de [disposition(s)] de la Loi sur l’accès à l’information.

Nous maintenons les exceptions invoquées pour le reste des documents.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 30 – Avis à un tiers du dépôt d’une plainte auprès du commissaire à l’information

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Nous avons jugé que ces documents faisaient l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)[alinéa] de la Loi. Toutefois, l’auteur de la demande a déposé une plainte auprès du commissaire à l’information au sujet des exceptions invoquées. Le Commissariat à l'information du Canada fera enquête et communiquera probablement avec vous s'il prend la décision préliminaire de recommander que les documents soient communiqués. Dans cette éventualité, vous aurez l'occasion de présenter vos observations quant aux motifs pour lesquels les documents ne devraient pas être communiqués.

Nous vous tiendrons au courant des nouveaux développements dans cette affaire. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Lettre type 31 – Avis à un tiers de la décision de divulguer suivant la recommandation du commissaire à l’information

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Si un avis du dépôt de la plainte a été donné :

La présente fait suite à notre avis du [date de l’avis du dépôt de la plainte].]

[Si un avis du dépôt de la plainte n’a pas été donné :

Nous avons reçu une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information pour obtenir [résumé de la demande].

Les documents ci-joints sont relatifs à la demande et [veuillez préciser : vous intéressent, intéressent votre organisation]. Nous avons jugé que ces documents faisaient l’objet d’une exception en vertu de l’alinéa 20(1)[alinéa] de la Loi. Toutefois, l’auteur de la demande a déposé une plainte auprès du commissaire à l’information au sujet des exceptions invoquées.]

Le Commissariat à l’information a recommandé que les documents en question soient communiqués à l’auteur de la demande. Nous avons donc révisé notre décision antérieure et avons décidé de les communiquer.

Vous avez le droit d’exercer un recours en révision de cette décision devant la Cour fédérale du Canada dans les 20 jours suivant la mise à la poste de cet avis, conformément à l’article 44 de la Loi. Si vous n’exercez pas ce recours, les documents seront communiqués le [date].

Une copie de l'article 44 de la Loi est jointe à la présente pour votre commodité. Si vous décidez d'exercer un recours en révision de notre décision devant la Cour fédérale, nous vous serions très reconnaissants de nous en informer.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste de l’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Pièces jointes

Article 44 de la Loi sur l’accès à l’information

44. (1) Le tiers que le responsable d’une institution fédérale est tenu, en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1), d’aviser de la communication totale ou partielle d’un document peut, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, exercer un recours en révision devant la Cour.

(2) Le responsable d’une institution fédérale qui a donné avis de communication totale ou partielle d’un document en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1) est tenu, sur réception d’un avis de recours en révision de cette décision, d’en aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.

(3) La personne qui est avisée conformément au paragraphe (2) peut comparaître comme partie à l’instance.

Lettre type 32 – Avis au demandeur de la décision de divulguer des documents contenant des renseignements de tiers suivant la recommandation du commissaire à l’information

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

Suite à votre plainte au Commissariat  à l’information, nous avons réexaminé les exceptions invoquées pour refuser la communication des documents relatifs à votre demande. Nous avons décidé que les renseignements suivants peuvent être divulgués :

  • Les pages [numéros des pages] sont divulguées au complet.
  • Les pages [numéros des pages] sont divulguées en partie, certaines portions faisant l’objet d’un refus de communication en vertu de [disposition(s)] de la Loi sur l’accès à l’information.

Les tiers qui risquent d’être touchés par la communication en ont été avisés et disposent de 20 jours pour exercer un recours en révision devant la Cour fédérale du Canada. Les documents vous seront communiqués le [date], à moins qu’un tiers ne fasse appel de cette décision.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de votre demande, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Recours en révision devant la Cour fédérale

Lettre type 33 – Avis au demandeur d’un recours exercé par un tiers devant la Cour fédérale

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à l’avis que nous vous avons fait parvenir le [date de l’avis de la décision de divulguer].

Nous vous avisons que [nom de la tierce partie], pour lequel la communication des documents que vous avez demandés pourrait avoir une incidence, a déposé à la Cour fédérale du Canada, en vertu de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, une demande de révision de notre décision de communiquer les documents. Par conséquent, les documents ne peuvent pas être communiqués pour le moment. Nous vous informerons de la décision finale en ce qui concerne la communication des documents au terme des procédures judiciaires.

Le paragraphe 44(3) de la Loi vous confère le droit de comparaître comme partie dans cette affaire. Une copie de l'article 44 de la Loi est jointe à la présente pour votre commodité.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Article 44 de la Loi sur l’accès à l’information

44. (1) Le tiers que le responsable d’une institution fédérale est tenu, en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1), d’aviser de la communication totale ou partielle d’un document peut, dans les vingt jours suivant la transmission de l’avis, exercer un recours en révision devant la Cour.

(2) Le responsable d’une institution fédérale qui a donné avis de communication totale ou partielle d’un document en vertu de l’alinéa 28(1)b) ou du paragraphe 29(1) est tenu, sur réception d’un avis de recours en révision de cette décision, d’en aviser par écrit la personne qui avait demandé communication du document.

(3) La personne qui est avisée conformément au paragraphe (2) peut comparaître comme partie à l’instance.

Lettre type 34 – Avis à un tiers d’un recours exercé par le demandeur ou le commissaire à l’information devant la Cour fédérale

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du tiers]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à notre avis du [date de l’avis de la décision de ne pas divulguer].

Suite à la plainte déposée par l’auteur de la demande auprès du(de la) commissaire à l’information et à l’enquête menée par ce(cette) dernier(dernière), nous avons décidé de maintenir notre décision antérieure de refuser la communication des documents demandés en vertu de l’alinéa 20(1)[alinéa] de la Loi sur l’accès à l’information.
 
Je vous avise que [veuillez préciser : l’auteur de la demande, le(la) commissaire à l’information] a exercé un recours en révision de cette décision devant la Cour fédérale du Canada, conformément à l’article [veuillez préciser : 41, 42] de la Loi. Selon l’article 43 de la Loi, vous avez le droit de comparaître comme partie à l’instance.

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

Lettre type 35 – Réponse à une demande de consultation reçue d’une autre institution fédérale

Votre dossier :  [numéro du dossier de l’autre institution]
Notre dossier :  [numéro de dossier]

[date]

[nom du coordonnateur ou de l’analyste en matière d’AIPRP et adresse de l’autre institution]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

La présente fait suite à votre demande de consultation du [date] au sujet de la communication des documents qui ont trait à votre dossier [numéro du dossier de l’autre institution].

[Choisir le(s) paragraphe(s) pertinent(s) :

  • Je n’ai pas d’objection à la communication des pages [numéros des pages].
  • Je recommande que les renseignements suivants fassent l’objet d’un refus de communication en vertu de [disposition(s)] de la Loi sur l’accès à l’information : [numéros de pages ou portions de pages]. [fournir une justification]   
  • Veuillez prendre note que nous examinons uniquement les renseignements qui proviennent de [nom de l’institution] ou qui l’intéressent. Il est possible que d’autres exceptions s’appliquent aux documents ou que des renseignements soient exclus de l’application de la Loi.
  • Si vous n’êtes pas d’accord avec les exceptions que nous recommandons, nous aimerions que vous nous en informiez avant la communication des documents.]

Si vous souhaitez discuter plus longuement de cette question, veuillez communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre du coordonnateur]

Demandes informelles

Lettre type 36 – Réponse à une demande informelle

Notre dossier : [numéro du dossier]

[date]

[nom et adresse du demandeur]

[veuillez préciser : Monsieur, Madame],

[Choisir les paragraphes pertinents :

  • La présente fait suite à votre demande informelle du [date de la demande], pour obtenir une copie des documents divulgués en réponse à la demande [numéro de la demande]. Il me fait plaisir de vous envoyer tous les documents en question.
  • La présente fait suite à votre demande informelle du [date de la demande], pour obtenir [résumé de la demande].
    • Il me fait plaisir de vous envoyer les documents relatifs à votre demande qui peuvent être communiqués.
    • Je dois vous informer que, d'après nos fichiers, [nom de l’institution] ne détient aucun document à ce sujet.
    • Je dois vous informer que tous les documents relatifs à votre demande ne peuvent pas être communiqués.]

Ceci met fin au traitement de votre demande. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec [nom de l’analyste en matière d’AIPRP], au [numéro de téléphone de l’analyste] ou [adresse courriel de l’analyste].

Veuillez agréer, [veuillez préciser : Monsieur, Madame], l'expression de mes sentiments les meilleurs.

[nom et titre de l’analyste]

Avis : La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels procède actuellement à la mise à jour du Manuel de Conseil du Trésor sur l'accès à l'information (1er décembre 1993).

Les chapitres de ce Manuel seront publiés à mesure qu'ils seront complétés.

Le Manuel est destiné à servir d'outil de référence pour aider les institutions à interpréter et appliquer la Loi sur l'accès à l'information et le Règlement sur l'accès à l'information, et à respecter les exigences des instruments de politique connexes.

Chapitres renouvelés



Avant-propos

Le Manuel sur l'accès à l'information (le manuel) a été préparé par la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il remplace le Manuel du Conseil du Trésor, Volume Accès à l'information, du 1er décembre 1993.

Le manuel est destiné à servir d'outil de référence pour aider les institutions à interpréter et appliquer la Loi sur l'accès à l'information (la Loi) et le Règlement sur l'accès à l'information, et à rencontrer les exigences des instruments de politique connexes. Il appuie l'engagement du Secrétariat d'améliorer l'administration de la Loi et d'aider et renforcer la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).

Les chapitres de ce manuel seront publiés à mesure qu'ils seront complétés au cours du prochain exercice financier. De plus, le manuel est conçu de façon à être modifié lorsque les sujets qu'il aborde évolueront. Certains chapitres, ou sections d'un chapitre, pourront être ajoutés et d'autres éliminés, c'est pourquoi nous vous invitons à consulter régulièrement le manuel. Sans prétendre exposer de façon exhaustive les approches et les situations, nous espérons que le présent manuel sera un outil de référence précieux pour la collectivité de l'AIPRP et pour toute personne qui s'intéresse à la Loi.

Le manuel est disponible pour consultation sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et peut être imprimé en format HTML ou XML.

Pour toutes questions reliées à ce manuel veuillez vous adresser au coordonnateur de l'AIPRP de votre institution. Pour une interprétation de ce manuel, le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :

La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : Contactez la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels par courriel ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-946-4945
Télécopieur : 613-952-7287

Chapitre 1 – Introduction

1.1 La Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983.

Le paragraphe 2(1) de la Loi sur l'accès à l'information consacre le droit d'accès du public aux documents de l'administration fédérale en établissant les principes suivants :

  • Le public a le droit de consulter les documents de l'administration fédérale.
  • Les exceptions indispensables qui restreignent ce droit sont précises et limitées.
  • Les décisions relatives à la communication sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Les fonctionnaires chargés d'appliquer la Loi doivent toujours avoir à l'esprit ces principes fondamentaux.

La Loi sur l'accès à l'information est une loi de portée générale, c'est-à-dire qu'elle s'applique de façon générale, à moins qu'on y déroge expressément dans une autre loi. De plus, la Loi sur l'accès à l'information est de valeur quasi-constitutionnelle. Les lois à valeur quasi-constitutionnelle sont ainsi désignées parce qu'elles expriment des valeurs que la société canadienne tient pour fondamentales et ont généralement préséance sur toute autre loi fédérale. La clause « nonobstant » au paragraphe 4(1) de la Loi sur l'accès à l'information stipule que la Loi sur l'accès à l'information a préséance sur les dispositions d'autres lois qui interdissent la divulgation Voir la note en bas de page [1-1].

1.2 Les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information

Toutes les institutions figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information et toutes les sociétés d'État mères et les filiales à cent pour cent de telles sociétés, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont assujetties aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information.

Ces institutions sont aussi assujetties à la Politique sur l'accès à l'information et la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, à l'exception de la Banque du Canada (paragraphe 70(2) de la Loi sur l'accès à l'information).

1.3 Les instruments de politique

Selon l'alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information, le président du Conseil du Trésor est responsable de la rédaction des directives et lignes directrices qui ont trait à l'application de la Loi et du Règlement sur l'accès à l'information. Ces des directives et lignes directrices doivent être diffusées auprès des institutions fédérales.

Deux directives (appelées « instruments de politique ») contenant des exigences obligatoires ont été émises : la Politique sur l'accès à l'information et la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

La Politique sur l'accès à l'information impose des obligations précises aux responsables des institutions ou à leurs délégués. Ses objectifs sont les suivants :

  • Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application efficace de la Loi et du Règlement par les institutions fédérales.
  • Assurer l'application uniforme de pratiques et procédures dans l'administration de la Loi et du Règlement afin que les auteurs des demandes obtiennent de l'aide tout au long du processus de demande.

La Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information explique de façon plus détaillée ce qui est exigé dans la Politique. Elle établit des pratiques et des procédures pour le traitement des demandes d'accès.

La Loi, le Règlement et les instruments de politique obligatoires forment ensemble les exigences minimales auxquelles doivent se soumettre les institutions fédérales.

Il est utile de souligner que les exigences contenues dans les rapports de mise en œuvre et les avis d'information émis par la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels avant le 31 décembre 2011 sont maintenant intégrées dans la Politique et la Directive, alors que les conseils contenus dans ceux-ci ont été intégrés dans le présent manuel.

1.4 Objectif et structure du manuel

Le Manuel sur l'accès à l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor (le manuel) contient les lignes directrices administratives discrétionnaires pour aider les institutions à appliquer la législation et à respecter les exigences de politique. Il s'agit d'un guide détaillé qui explique les exigences de la Loi, du Règlement et des instruments de politique connexes. Il contient également des conseils stratégiques, des interprétations pratiques et des pratiques exemplaires. Lorsqu'il y a lieu, la jurisprudence pertinente est citée et des extraits sont parfois reproduits.

Comme il est mentionné en avant-propos, le présent manuel est appelé à être modifié en fonction de l'évolution des sujets traités afin de le garder à jour. On recommande fortement aux utilisateurs de vérifier si des modifications ont été apportées au chapitre qui les intéresse, en consultant le manuel à partir du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.5 Avis important

Le présent manuel fournit des lignes directrices générales sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information à l'intention des institutions fédérales. Le contenu du présent manuel ne constitue pas un avis légal et ne devrait pas être considéré comme tel. Veuillez consulter vos services juridiques pour obtenir tout avis juridique sur l'interprétation de la Loi sur l'accès à l'information.

Chapitre 2 – Rôles et responsabilités

Le présent chapitre offre un aperçu des rôles et responsabilités des ministres désignés, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du ministère de la Justice Canada, du Bureau du Conseil Privé, des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), du Commissariat à l’information du Canada, de la Cour fédérale du Canada, la Cour d’appel fédérale du Canada et la Cour suprême du Canada et du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique. Il regroupe également l’information essentielle à la compréhension des rôles et responsabilités conférés par la Loi sur l’accès à l’information (la Loi) et les instruments de politique au responsable de l’institution fédérale, aux délégués, au bureau de l’AIPRP de chaque institution et aux employés. Enfin, la section 2.3 du présent chapitre traite de la question de la délégation.

Les chapitres 3 à 16 du présent manuel fournissent des renseignements sur la façon que les responsables et les employés des institutions fédérales peuvent s’acquitter de leurs tâches.

2.1 Les principaux acteurs

2.1.1  Les ministres désignés

En vertu de la définition de « ministre désigné » à l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le gouverneur général en conseil a pris un règlement en vertu de la Loi intitulé Désignation du ministre de la Justice et du président du conseil du Trésor comme ministres chargés de l’application de certains articles de la Loi. Il incombe également aux deux ministres désignés de recommander des modifications à la Loi et au Règlement sur l’accès à l’information. Le tableau qui suit résume les responsabilités des ministres désignés conférées par la Loi.

Le ministre de la Justice Le président du Conseil du Trésor

Le ministre de la Justice est chargé de l’application des dispositions suivantes de la Loi sur l’accès à l’information :

Le président du Conseil du Trésor est chargé de l’application des autres dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, soit de :

  • l’article 5 – publier Info Source;
  • le paragraphe 70(1) :
    • a) contrôler les modalités de tenue et de gestion des documents;
    • b) établir les formulaires;
    • c)  rédiger et émettre les instructions et directives;
    • c.1) collecter les données statistiques;
    • d) déterminer la forme et le fond des rapports au Parlement.
  • le paragraphe 70(1.1) – fixer le nombre de cadres ou d’employés du Commissariat à l’information pour l’application du paragraphe 59(2);
  • le paragraphe 77(1) – proposer au gouverneur en conseil des règlements se rapportant aux :
    • a)  restrictions applicables au support;
    • a.1) restrictions applicables à la préparation de documents issus de documents informatisés;
    • b) formalités à suivre pour les demandes d’accès;
    • c) conditions de transmission des demandes;
    • d) frais;
    • e) modalités d’accès aux documents;
    • h) règles à suivre par le Commissariat à l’information en ce qui a trait à l’obtention ou à l’examen de copies de documents qui ont fait l’objet d’un refus de communication fondé sur les alinéas 13(1)a) ou b) ou l’article 15;
    • i)  critères pour ajouter des organismes à l’annexe I de la Loi sur l'accès à l'information.

Le président du Conseil du Trésor est chargé de surveiller l’application de la Loi à l’échelle de l’administration fédérale. Le président du Conseil du Trésor a émis la Politique sur l’accès à l’information (la Politique) en vertu de l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information pour renforcer l’application efficace de la Loi et du Règlement sur l’accès à l’information et faciliter la conformité législative et règlementaire. Tel que mentionné à la section 3.7 de la Politique, le président du Conseil du Trésor a également émis la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information (la Directive) à l’appui de la Politique, ainsi que des directives particulières sur l’obligation de prêter assistance aux demandeurs, le rapport annuel au Parlement, l’établissement de catégories de documents pour Info Source et les rapports statistiques. Il y  a une exception, celle du Gouverneur de la Banque du Canada qui est responsable de la rédaction et de la diffusion d’instructions et de directives nécessaires à la mise en œuvre de la Loi et de ses règlements.

2.1.2  Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

La Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada aide le président à s’acquitter de ses tâches. À cette fin, elle élabore les instruments de politique et offre de la formation et des occasions de perfectionnement professionnel. La Division donne des avis et fait preuve de leadership envers la collectivité de l’AIPRP. La section 8.1 de la Politique accorde les responsabilités suivantes au Secrétariat :

  • 8.1 Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de fournir une orientation politique et des lignes directrices aux institutions fédérales concernant l'application de la Loi et l'interprétation de cette politique. Et à cette fin, le SCT :
    • publie un répertoire annuel qui décrit les institutions fédérales ainsi que leurs responsabilités, programmes et fonds de renseignements;
    • examine et publie les révisions aux chapitres d'Info Source concernant les institutions fédérales, établit les formulaires à utiliser dans l'administration de la Loi et détermine la forme et le fond des rapports au Parlement;
    • avise tous les membres de la collectivité d'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) des mises à jour apportées aux instruments politiques;
    • travaille étroitement avec L'École de la fonction publique du Canada afin de déterminer dans quelle mesure les éléments de connaissance touchant la Politique sur l'accès à l'information seront intégrés aux cours de formation indispensable, aux programmes et aux instruments d'évaluations du savoir qui sont requis.

Les exigences en matière de surveillance et de rapports qui ont trait à la Loi se trouvent aux sections 6.3.3 et 6.3.4 de la Politique, comme suit :

  • 6.3.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la présente politique en analysant et en examinant les rapports publics requis en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et d'autres renseignements tel que les présentations au Conseil du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement, les résultats des vérifications, des évaluations et des études, afin d'évaluer l'application de la Loi par l'institution fédérale. En ce qui concerne les institutions assujetties au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG ), les renseignements obtenus pour évaluer la conformité avec la présente politique seront utilisés dans les évaluations effectuées dans le cadre du CRG .
  • 6.3.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la politique ainsi que ses directives, normes et lignes directrices connexes ainsi que leur efficacité cinq ans après l'entrée en vigueur de la politique. Si une analyse des risques le justifie, le SCT veillera également à ce qu'une évaluation soit réalisée.

2.1.3 Le ministère de la Justice Canada

Le ministère de la Justice Canada aide le ministre de la Justice à s’acquitter des tâches qui lui sont conférées par la Loi. Dans le cadre de son mandat stipulé dans la Loi sur le ministère de la Justice, le ministère de la Justice Canada fournit des conseils et des services juridiques au gouvernement et aux ministères et organismes clients et représente la Couronne dans les recours en révision devant la Cour fédérale, la Cour d’appel fédérale et la Cour suprême du Canada. Le ministère de la Justice Canada fournit également des conseils juridiques sur l’application de l’article 69 de la Loi sur l'accès à l'information, tel qu’expliqué au chapitre 13 du présent manuel.

2.1.4 Le Bureau du Conseil privé

Le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet est responsable de garantir l’intégrité du processus du Cabinet et l’intendance des documents qui soutiennent ce processus. En tant que gardien des renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada des ministères actuels et précédents, il est responsable des politiques concernant la gestion de ces renseignements confidentiels et de la détermination ultime de l’information qui constitue de tels renseignements confidentiels, et il doit être consulté conformément aux orientations énoncées au chapitre 13 du présent manuel.

2.1.5 Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Chaque institution désigne un fonctionnaire qui agira comme coordonnateur de l'AIPRP. Ce dernier est chargé, au nom du responsable de l'institution et de l'administrateur général, de veiller à ce que la Loi, le Règlement sur l’accès à l’information et les instruments de politique soient respectés. Dans plusieurs institutions, le responsable délègue toutes ses tâches au coordonnateur.

2.1.6 Le Commissaire à l’information du Canada

Le commissaire à l'information du Canada est un haut fonctionnaire du Parlement qui reçoit les plaintes présentées par les demandeurs qui estiment que des institutions fédérales n’ont pas respecté leurs droits en vertu de la Loi et mène des enquêtes indépendantes portant sur ces plaintes. Le commissaire peut également amorcer une enquête sur une question relative à la demande et l'obtention de documents s’il a des motifs valables de le faire. Le commissaire fait état de ses constatations et peut offrir des recommandations. Le commissaire peut également initier ou intervenir dans des procédures judiciaires ou, dans certaines circonstances, comparaître devant la Cour au nom de la personne qui a exercé un recours.

De plus, le commissaire à l’information présente au Parlement des rapports sur les activités du commissariat au cours de chaque exercice financier et peut présenter des rapports spéciaux sur toute question relevant de ses pouvoirs et fonctions.

2.1.7 La Cour fédérale du Canada, la Cour d’appel fédérale du Canada et la Cour suprême du Canada

La Cour fédérale examine les demandes de recours en révision présentées par les demandeurs, les tiers ou le commissaire à l’information relativement à la communication ou à la non-communication de renseignements. Les parties peuvent porter la cause en appel à la Cour d’appel fédérale et, ultimement, demander l’autorisation d’appel à la Cour suprême du Canada.

2.1.8 Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique

Le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique de la Chambre des communes (le Comité) mène des études et présente des rapports sur les questions qui lui sont renvoyées par la Chambre des communes ou sur celles qu’il choisit d’étudier de son propre chef.

Le mandat du Comité est défini à l’alinéa 108(3)h) du Règlement de la Chambre des communes. Ses responsabilités reliées à la Loi sur l’accès à l’information comprennent :

  • l'étude de l'efficacité, de l'administration et du fonctionnement du commissaire à l’information ainsi que de ses plans opérationnels et de dépenses, et l’établissement de rapports à ce sujet;
  • l’étude de tout projet de loi ou règlement fédéral ou de toute disposition du Règlement qui a une incidence sur l’accès à l’information;
  • la formulation de propositions d’initiatives en matière d’accès à l’information, ainsi que la promotion, le contrôle et l’évaluation de ces initiatives.

Pouvoirs des comités permanents

Le paragraphe 108(1) du Règlement de la Chambre des communes autorise les comités permanents à étudier toutes les questions qui leur sont renvoyées par la Chambre des communes ou dont la loi prévoit l’examen. Ils peuvent présenter des rapports à la Chambre des communes, convoquer des personnes, exiger la production de documents et déléguer leurs pouvoirs à des sous-comités. Ils peuvent se réunir quand bon leur semble, que la Chambre des communes siège ou non, et siéger conjointement avec d’autres comités permanents.

2.2 Responsabilités des institutions fédérales

2.2.1 Les responsables des institutions fédérales

Aux fins de l'application de la Loi, le responsable d'une institution fédérale est le ministre, dans le cas des ministères et des ministères d’État. Dans le cas des autres institutions du gouvernement sujettes à la Loi, le responsable est la personne désignée par décret ou, en l’absence d’une telle désignation, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre. Par exemple, le président du Conseil du Trésor est le responsable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le ministre de la Santé est le responsable de Santé Canada, le président est le responsable de la Monnaie royale canadienne et le président et premier dirigeant est le responsable dans certaines sociétés d’État, notamment la Société Radio-Canada et Via Rail Canada inc. Le responsable de chaque institution est chargé de faire appliquer la Loi, le Règlement sur l’accès à l’information, la Politique sur l’accès à l’information et la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l'institution et il assume la responsabilité des décisions prises à cet égard.

Les tâches du responsable conférées par la Loi sont les suivantes :

De plus, aux termes de l’article 72.1 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable de tout ministère ou ministère d’État relevant du gouvernement du Canada doit publier chaque année un rapport sur les dépenses engagées relativement à son bureau et payées à partir du Trésor. Ce rapport est publié dans le Volume III, Section 10 des Comptes publics du Canada (Des renseignements additionnels sont fournis dans les Politiques à l’intention des cabinets des ministres.)

Le Règlement sur l’accès à l’information explique les modalités en ce qui concerne la transmission d’une demande (article 6), les frais (article 7), le mode d’accès (article 8) et le support pour les fins du paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l'accès à l'information, qui exige que le responsable d’une institution fédérale communique, sous réserve des règlements, le document sur le support demandé (article 8.1).

Les sections 6.1, 6.2, 6.3.1 et 6.3.2 de la Politique et les sections 6 et 7 de la Directive donnent des obligations additionnelles aux responsables des institutions fédérales.

Le tableau qui suit présente une vue d’ensemble des responsabilités conférées au responsable d’une institution ou à son délégué en vertu de la Loi, du Règlement sur l’accès à l’information, de la Politique et de la Directive. Dans certains cas, les dispositions pertinentes de la Loi ou du Règlement sur l’accès à l’information sont indiquées à titre de référence même si elles n’obligent pas le responsable de l’institution à intervenir.

Responsabilité (responsable d’une institution ou délégué) Loi sur l’accès à l’information Règlement sur l’accès à l’information Politique sur l’accès à l’information Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information

Admissibilité des demandeurs

(renvoie à l’article 4)

(renvoie au Décret d’extension no 1 (Loi sur l’accès à l’information)

n/a

section 7.3

Consultations

n/a

n/a

sections 6.2.5 and 6.2.7

section 7.7

Contrats et ententes

n/a

n/a

section 6.2.9

n/a

Délégation

(renvoie à l’article 73)

n/a

section 6.1 (responsable seulement)

section 6.1 (responsable seulement)

Droit de porter plainte

paragraphe 10(1)

n/a

n/a

section 7.10

Entrave au droit d’accès

(renvoie à l’article 67.1)

n/a

section 6.2.10

section 7.12

Exceptions

Tous les responsables : articles 13 à 16, 16.5, 17 à 20, 21 à 24 et 26

Responsables nommés dans l’exception : articles 16.1 à 16.4, 20.1, 20.2 et 20.4

n/a

section 6.2.5

section 7.8

Exercice du pouvoir discrétionnaire

n/a

n/a

section 6.2.1

section 7.1

Exigences en matière d’établissement de rapports

article 72

Responsables de ministères

ou de départements d’État seulement : article 72.1

n/a

section 6.3.2

n/a

Exigences en matière de surveillance

n/a

n/a

section 6.3.1

n/a

Formation des délégués

n/a

n/a

n/a

section 6.2 (responsable seulement)

Frais

article 11

articles 5 et 7

n/a

section 7.5

Identité des demandeurs

n/a

n/a

section 6.2.3

section 7.4.1

Obligation d’aider le demandeur

paragraphe 4(2.1)

n/a

section 6.2.4

section 7.4

Prélèvements

article 25

n/a

n/a

n/a

Procédures

n/a

articles 4 et 5

sections 6.2.5 and 6.2.6

section 7.11

Prorogation du délai

article 9

n/a

n/a

section 7.6

Renseignements confidentiels du Cabinet

(renvoie à l’article 69)

n/a

sections 6.2.7 and 6.2.8

n/a

Renseignements non pertinents

n/a

n/a

n/a

section 7.9

Réponse au demandeur

article 7 et paragraphe 37(4)

articles 5, 8 et 8.1

n/a

n/a

Révision par la Cour fédérale

articles 43 et 44

n/a

n/a

n/a

Salle de lecture

article 71

n/a

n/a

n/a

Sensibilisation des employés à l’accès à l’information

n/a

n/a

section 6.2.2

section 7.2

Sommaires des demandes d’accès complétées

n/a

n/a

n/a

section 7.13

Support de substitution

article 12

n/a

n/a

n/a

Tiers

articles 27, 28, 29 et 33

n/a

n/a

n/a

Traduction des documents

article 12

n/a

n/a

n/a

Transmission de la demande

article 8

article 6

n/a

n/a

Une fois nommé, le responsable doit décider si ses pouvoirs, tâches et fonctions seront délégués en vertu de l’article 73 de la Loi sur l'accès à l'information. Le responsable ou son délégué prend les décisions finales. Comme le mentionne la section 2.1.5 du présent chapitre, les responsables de plusieurs institutions délèguent tous leurs pouvoirs, tâches et fonctions au coordonnateur de l’AIPRP. La section 2.3 du présent chapitre fournit des explications supplémentaires sur la délégation.

2.2.2 Le bureau de l’AIPRP

Les principales responsabilités du bureau de l’AIPRP sont les suivantes :

  1. Traiter les demandes d’accès à l’information– Le bureau de l’AIPRP répond à toutes les demandes présentées en application de la Loi sur l’accès à l’information, conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement sur l’accès à l’information, à la jurisprudence, de même qu’aux politiques et directives émises par le président du Conseil du Trésor. Ceci exige d’effectuer les tâches suivantes :
    • établir une méthode de travail permettant de fournir des réponses exactes et rapides aux demandes d'accès à l’information;
    • élaborer et mettre en œuvre les procédures et les pratiques de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi, et exercer un contrôle à cet égard;
    • consulter les gestionnaires de programmes, les cadres supérieurs, les conseillers juridiques, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le ministère de la Justice Canada, le Bureau du Conseil privé, les tiers et les institutions concernées, au besoin;
    • prendre des décisions au sujet des demandes lorsque ce pouvoir a été délégué au coordonnateur de l’AIPRP ou aux autres employés du bureau de l’AIPRP.
  2. Exercer les fonctions connexes– Le bureau de l’AIPRP exerce toutes les fonctions liées aux demandes d’accès à l’information, y compris les tâches suivantes :
    • répondre aux consultations d’autres institutions fédérales;
    • veiller à ce que les exigences de la Loi, de la Politique, de la Directive et de tout autre instrument de politique lié à l’AIPRP (p.ex., la Norme sur la protection de la vie privée et le Web analytique) soient respectées;
    • rédiger des rapports et d’autres documents exigés par les organismes centraux;
    • veiller à la formation et au perfectionnement du personnel du bureau de l’AIPRP et à la sensibilisation à l’accès à l’information des employés de l'institution;
    • collaborer à la résolution des plaintes portées devant le Commissariat à l’information et aux révisions par les tribunaux, ce qui demande d’expliquer les décisions de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi;
    • contribuer, avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l'examen des instruments de politique relatifs à la Loi.
  3. Contribuer à Info Source – Le bureau de l’AIPRP doit préparer et publier annuellement le chapitre d’Info Source de l’institution, conformément au document d’orientation Info Source : Exigences relatives à la publication décentralisée.
  4. Fournir les installations aux fins de la consultation de documents conformément au paragraphe 71(1) de la Loi sur l'accès à l'information et à l’alinéa 8(3)a) du Règlement sur l’accès à l’information.
  5. Préparer un rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi par l’institution, conformément à l'article 72 et à l'alinéa 70(1)d) de la Loi sur l'accès à l'information et en envoyer une copie au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
  6. Recueillir des statistiques sur les activités de l’institution ayant trait à l’administration de la Loi et soumettre annuellement un rapport statistique au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, conformément aux exigences publiées par le Secrétariat.

2.2.3 Les employés

Les employés des institutions fédérales jouent un rôle important dans le traitement des demandes, en fournissant les documents pertinents et des recommandations quant à leur communication. Pour ce faire, il est important que tous les employés gèrent leurs documents efficacement, conformément aux politiques sur la gestion de l’information et la Directive sur la tenue de documents, et respectent les délais prévus par le bureau de l’AIPRP.

La section 8 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information accorde les responsabilités suivantes aux employés des institutions fédérales :

  • 8.1.1 Quand il est approprié de le faire, recommander au responsable ou au délégué de communiquer l'information demandée de façon informelle.
  • 8.2.1 Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver tous les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.
  • 8.3.1 Fournir au responsable de l'institution ou à son délégué, s'il y a lieu, une estimation réaliste des frais liés à la demande et leur justification.
  • 8.4.1 Présenter des recommandations valables au sujet de la divulgation des documents demandés et des renseignements contextuels, s'il y a lieu.
  • 8.5.1 En cas de participation à des activités de passation de contrats, faire en sorte que les contrats et les ententes ne minent pas le droit du public d'avoir accès à l'information.

2.3 Délégation

L’analyse qui suit porte sur la délégation. Elle se veut de portée générale et n’englobe pas toutes les possibilités.

2.3.1 Définitions

Délégation

Le Petit Robert de la langue française définit le verbe « déléguer » de la façon suivante :

  1. Charger (qqn) d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir.
  2. Transmettre, confier (une autorité, un pouvoir) pour un objet déterminé.
Délégué

L’annexe A de la Politique sur l'accès à l'information définit le mot « délégué » de la façon suivante :

  • Délégué – cadre ou employé d'une institution fédérale délégué pour exercer les pouvoirs, tâches et fonctions du responsable de l'institution en vertu de la Loi.

2.3.2 Dispositions législatives pertinentes

Article 73 de la Loi sur l’accès à l’information

L’article 73 prévoit que le responsable d’une institution fédérale peut, par arrêté, déléguer certains de ses pouvoirs, fonctions et tâches à un ou plusieurs cadres ou employés de l’institution.

Paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation

Les tribunaux ont reconnu que le ministre n’est pas censé exercer lui-même tous les pouvoirs dont il est investi et que, dans certains cas, des représentants du ministère peuvent exercer, en son nom, les pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi. Cette autorisation d’exercer les pouvoirs ministériels a été officiellement codifiée et est énoncée au paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation.

L’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation prévoit que le sous-ministre peut exercer les pouvoirs du ministre. En conséquence, lorsqu’aucun cadre ou employé de l’institution n’a été désigné pour agir au nom du ministre, il ne sera pas nécessaire que le ministre délègue ces pouvoirs à son sous-ministre.

Si le ministre n’a pas signé d’arrêté de délégation, l’alinéa 24(2)d) de la Loi d’interprétation permet aux fonctionnaires travaillant dans l’institution en question d’assumer les tâches décrites dans la Loi sur l’accès à l’information. Pour agir au nom du ministre, une personne doit :

  • être un fonctionnaire employé dans le ministère ou l’organisation dont le ministre est responsable;
  • avoir la compétence voulue, de sorte qu’on puisse s’attendre raisonnablement à ce qu’elle exerce les pouvoirs du ministre.

Il est important de prendre note que le personnel exonéré du cabinet d’un ministre, plus communément appelé personnel politique, n’est pas autorisé à exercer les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui ne préside pas l’institution mais en est responsable, et en l’absence d’un arrêté de délégation, le ministre doit exercer lui‑même les pouvoirs, responsabilités et fonctions du responsable de l’institution.

Le paragraphe 24(4) de la Loi d’interprétation s’applique lorsque le responsable de l’institution est un fonctionnaire public qui n’est pas un ministre. En vertu de cette disposition, les tâches d’un fonctionnaire public peuvent être exercées par ses successeurs à la charge ou par leurs délégués ou adjoints. Un adjoint est, en général, un fonctionnaire qui occupe un poste à un niveau immédiatement inférieur à celui du fonctionnaire public dans la hiérarchie et dont la fonction est principalement d’appuyer ce dernier et de l’aider dans l’exercice de ses fonctions. Il n’y a généralement qu’un adjoint, mais certaines institutions peuvent en compter plus d’un.

S’il y a un arrêté de délégation valide, les paragraphes 24(2) et 24(4) de la Loi d’interprétation ne s’appliquent pas et les fonctionnaires ne peuvent tacitement s’arroger eux-mêmes le droit d’agit au nom du responsable (voir la décision Edw. Leahy c. Canada (Citoyenneté et Immigration), 2012 CAF 227, paragraphe 84). Seul le responsable ou ses délégués, agissant dans les limites de l’arrêté de délégation, peut exercer les pouvoirs du responsable de l’institution.  

2.3.3 Exigences de la Politique

La Politique sur l'accès à l'information exige que le responsable d'une institution examine la pertinence de procéder à une délégation. La Politique précise que, lorsque la décision de déléguer est prise, le responsable doit signer un arrêté de délégation et que les cadres ou employés délégués doivent occuper un poste de niveau approprié pour exercer les fonctions mentionnées dans l’arrêté. Les dispositions de la Loi décrivant les pouvoirs, les tâches ou les fonctions qui peuvent être délégués sont mentionnées à l’annexe B de la Politique.

De plus, la section 6.1.1 de la Directive énonce les principes que le responsable d'une institution doit respecter lorsqu'il procède à une délégation. Ces catégories sont les suivantes :

  • Les responsables ne peuvent déléguer leurs tâches qu’aux cadres et employés de leur institution fédérale dans l’arrêté de délégation. Des consultants, des membres du personnel exonéré du ministre ou des employés de l’extérieur de l’institution fédérale ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l’arrêté de délégation.
  • Les tâches sont déléguées aux postes désignés par leur titre et non aux personnes désignées par leur nom.
  • Les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités.
  • Les pouvoirs, fonctions et tâches ayant été délégués ne peuvent pas être subdélégués. Les employés et les consultants peuvent, cependant, exécuter des tâches pour appuyer les responsabilités des délégués.
  • L’arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation changent. Un arrêté de délégation de pouvoirs demeure en vigueur jusqu’à ce que le responsable de l’institution fédérale le réexamine et le révise.

2.3.4 Que peut-on déléguer?

L’ensemble des pouvoirs, fonctions et tâches du responsable d’une institution sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information peut être délégué. Les dispositions de la Loi décrivant les pouvoirs, les tâches ou les fonctions qui peuvent être délégués sont mentionnées à l’annexe B de la Politique.

Le responsable d’une institution fédérale a, entre autres responsabilités, celle de répondre aux demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi. Bien que la Loi ne le mentionne pas expressément, cela suppose nécessairement que l’on traite ces demandes. La consultation des autres institutions et la réponse aux demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales sont des étapes essentielles du traitement des demandes reçues en application de la Loi sur l’accès à l’information. En conséquence, lorsque le responsable délègue le devoir de répondre aux demandes d’accès à l’information reçues en application de la Loi, la délégation comprend le devoir de traiter les demandes, de mener les consultations nécessaires et de répondre aux demandes de consultation reçues des autres institutions.

2.3.5 Qui peut déléguer?

Seul le responsable d’une institution du gouvernement, selon la définition de l’article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, est autorisé à déléguer les pouvoirs. Dans le cas des ministères et des ministères d’État, le responsable est le ministre. Dans toute autre institution, le responsable est la personne qui a été nommée responsable de l’institution par le gouverneur en conseil ou, si aucune personne n’a été nommée, le premier dirigeant de l’institution, quel que soit son titre.

De manière générale, le responsable d’une institution ne peut pas déléguer le pouvoir de déléguer. Toutefois, lorsque le responsable est un ministre, ce pouvoir peut être exercé par son « délégué », conformément à l’alinéa 24(2)c) de la Loi d’interprétation.

2.3.6 À qui peut-on déléguer?

Le responsable d’une institution ne peut déléguer des pouvoirs qu’aux cadres et employés de son institution. Cela signifie que les consultants, le personnel ministériel ou les employés qui ne font pas partie de l’institution ne peuvent être nommés dans l’arrêté de délégation.

La Politique prévoit que les pouvoirs seront délégués aux cadres ou employés de niveau approprié, c’est‑à‑dire qui ont la compétence voulue pour exercer les pouvoirs qui leur sont conférés, par exemple le coordonnateur de l’AIPRP. Pour déterminer si une personne peut raisonnablement exercer les pouvoirs au sein de l’institution, il faut tenir compte de divers facteurs, comme son poste et sa description de tâches, son niveau hiérarchique et le lieu géographique où elle travaille.

2.3.7 Les pouvoirs, fonctions et tâches délégués peuvent-ils être subdélégués?

Comme il est indiqué à la section 6.1.1 de la Directive, les pouvoirs, fonctions et tâches qui ont été délégués ne peuvent pas être subdélégués. Néanmoins, des employés, des agents ou des consultants peuvent accomplir des tâches à l’appui de l’exercice des pouvoirs, fonctions et tâches par les délégués.

2.3.8 Qui peut exercer les pouvoirs, fonctions et tâches?

Lorsqu’il n’y a pas eu d’arrêté de délégation

Le paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation précise les pouvoirs des ministres de la Couronne :

  • 24(2) La mention d’un ministre par son titre ou dans le cadre de ses attributions, que celles-ci soient d’ordre administratif, législatif ou judiciaire, vaut mention :
    1. de tout ministre agissant en son nom ou, en cas de vacance de la charge, du ministre investi de sa charge en application d’un décret;
    2. de ses successeurs à la charge;
    3. de son délégué ou de celui des personnes visées aux alinéas a) et b);
    4. indépendamment de l’alinéa c), de toute personne ayant, dans le ministère ou département d’État en cause, la compétence voulue.

Lorsque le responsable de l’institution est un ministre qui préside un ministère ou un département d’État et qu’aucun arrêté de délégation n’a été signé, les cadres ou employés du ministère sont autorisés, aux termes de l’alinéa 24(2)