Réduction des retards de traitement des demandes d'accès à l'information

Rapport du Groupe d’étude de l’accès à l’information

Préparé par : Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l’information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Mars 2012

Table des matières

Résumé

Le présent rapport, intitulé Réduction des retards de traitement des demandes d’accès à l’information, représente l’aboutissement du travail du Groupe d’étude de l’accès à l’information (le Groupe d’étude). Le Groupe d’étude a été créé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) en réponse aux préoccupations concernant les retards de traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Ces préoccupations ont notamment été soulevées par le Commissariat à l’information du Canada (CIC), dans son rapport spécial 2008-2009 présenté au Parlement1. Le mandat du Groupe d’étude consistait à examiner les raisons des retards et à recommander des mesures correctives pour accélérer le traitement des demandes.       

Le Groupe d’étude a examiné divers facteurs afin de déterminer les principales causes des retards de traitement des demandes d’accès à l’information. Ces facteurs, examinés en détail dans le rapport qui suit, vont de la capacité en ressources humaines aux processus internes d’approbation et de consultation et enfin, à la nature et à la complexité même des demandes d’accès à l’information. Afin d’agir sur ces facteurs à l’origine des retards, le Groupe d’étude a formulé des recommandations, y compris l'investissement dans les capacités humaines et leur renforcement, la révision des instruments de politique et la modernisation des outils de traitement. Une liste sommaire de ces recommandations figure à l’annexe A du présent rapport.

Depuis le rapport spécial 2008-2009 du CIC et le début des travaux du Groupe d’étude, le SCT a entrepris diverses initiatives importantes visant à réduire les délais. Une de ces mesures consiste en la Directive sur la tenue des documents, entrée en vigueur le 1er juin 2009. Elle vise à améliorer les pratiques de gestion de l’information au sein des ministères du gouvernement2. Parmi les autres mesures, mentionnons la modification récente apportée à la Directive sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, qui limite certaines consultations interinstitutionnelles dans un effort pour réduire les retards3.

Le SCT s’engage à réduire les retards et à continuer de travailler à l’élaboration de mesures à l’échelle gouvernementale afin de s’assurer que les Canadiens jouissent d’un accès plus rapide à l’information.   

Introduction

Depuis près de 30 ans, la Loi sur l’accès à l’information (LAI) est une méthode importante d’accès à l’information du gouvernement du Canada.

La capacité des institutions fédérales à répondre aux demandes d'accès à l'information en temps opportun a fait l'objet de critiques au fil des ans. Par exemple, lorsque la commissaire à l’information (alors par intérim) a présenté au Parlement le rapport spécial 2008-2009 du CIC, elle a déclaré que « les retards constituent toujours le talon d’Achille du système d’accès à l’information »4. Et bien que les mesures annoncées récemment concernant le gouvernement ouvert soient censées favoriser l’ouverture et la transparence, la LAI restera le moyen prévu par la loi pour obtenir de l’information.

Le contexte est d’une importance capitale lorsqu’on tente de comprendre les retards dans l’administration de la LAI. Il est indéniable que les professionnels qui travaillent dans les bureaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) font face à des demandes toujours plus nombreuses, et une très forte pression est exercée sur le système. Le nombre de demandes d’accès à l’information augmente. De plus, la vitesse à laquelle les dossiers sont créés et distribués excède les pratiques traditionnelles de tenue des dossiers, sans compter que les demandes deviennent de plus en plus complexes.   

Dans ce contexte, une étude interministérielle, dirigée par le SCT, a été menée afin d’examiner les causes des retards dans les réponses aux demandes d’accès à l’information et de recommander des mesures correctives pour améliorer le programme d’AIPRP à l’échelle du gouvernement. Les principales conclusions de cette étude sont énoncées dans le présent rapport Réduction des retards de traitement des demandes d’accès à l’information (le rapport).  

Portée et participants

En mai 2010, la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels (DPIPRP) du SCT a créé un groupe d’étude afin d’examiner les facteurs potentiels pouvant contribuer aux retards de traitement des demandes d’accès à l’information à l’échelle du gouvernement et de recommander des mesures correctives pour réduire ces retards. Le Groupe d’étude a rencontré des représentants de 10 institutions5 qui avaient été évaluées dans le cadre de l’initiative des fiches de rendement de 2008-2009 du CIC.

Le Groupe d’étude a également examiné les documents suivants :

  • Rapport spécial 2010 au Parlement du Commissaire à l’information du Canada;
  • Réponses des institutions au questionnaire du Commissaire à l’information à partir desquelles a été présenté au Parlement le rapport spécial 2008-2009;
  • Recommandations du Groupe de travail de 2002 sur l’examen de l’accès à l’information; et
  • Données statistiques fournies par toutes les institutions soumises à la LAI

En tout, le Groupe d'étude a identifié et examiné six facteurs. Il s’est avéré que certains d’entre eux avaient relativement peu d’incidences sur les retards, tandis que d’autres avaient des incidences importantes. Ce sont ces derniers qui exigeaient une attention.

Facteurs qui ont des incidences limitées sur les retards

Parmi les six facteurs examinés par le Groupe d’étude, les deux suivants se sont révélés relativement efficaces.

1. Leadership et responsabilité

Plusieurs participants interrogés au cours de l’étude ont mentionné qu’ils rencontrent régulièrement les cadres supérieurs pour discuter des demandes et fournir des rapports sur le rendement. En outre, plusieurs institutions ont mentionné qu’elles reçoivent un appui solide de la direction, et ce, à tous les niveaux.

Le SCT fournit, à l’échelle du gouvernement, une orientation politique à la collectivité de l’AIPRP. Il le fait depuis que la Loi est entrée en vigueur, au moyen d’instruments de politique et de lignes directrices détaillées, d’activités de sensibilisation et d’apprentissage et enfin, en répondant aux demandes provenant des institutions gouvernementales. Le SCT travaille aussi sur des activités de perfectionnement pour la collectivité de l’AIPRP, y compris une formation ciblée pour tous les niveaux au sein de la classification PM, et il modernise le programme d’AIPRP (Info Source et collecte de données statistiques, pour n’en nommer que deux). Le SCT a renforcé la gouvernance de l’AIPRP en établissant le Comité des DG sur l’AIPRP, dont le mandat est d’appuyer le Comité sur la gestion de l’information axée sur les affaires (CGIA). Enfin, le SCT a ajouté des mesures de la capacité et de la gouvernance au Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de cette année afin d’accroître la responsabilité.  

2. Divulgation proactive

Depuis décembre 2003, le gouvernement du Canada a lancé cinq initiatives de divulgation proactive en rapport avec les types de renseignements suivants :

  • Frais de voyage et d’accueil de certains fonctionnaires
  • Contrats de plus de 10 000 $
  • Subventions et contributions de plus de 25 000 $
  • Reclassification des postes
  • Actes répréhensibles fondés

Outre les initiatives de divulgation proactive indiquées ci-dessus, le gouvernement du Canada a fait connaître, en septembre 2011, son intention de se joindre au Partenariat pour un gouvernement transparent dans le cadre de son engagement continu envers les principes de gouvernement ouvert. Le gouvernement du Canada espère que de telles initiatives mèneront à des améliorations du système.

En réponse à une annonce faite par le président du Conseil du Trésor en mars 2011, le SCT a modifié la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et a imposé aux institutions, organismes et sociétés d'État la publication des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées. Cette exigence est devenue obligatoire pour les institutions et les organismes en janvier 2012, et elle le deviendra en juin 2012 pour les sociétés d’État.

Bien que les initiatives de divulgation proactive aient abouti à une plus grande transparence au sein du gouvernement, elles ne semblent pas, du moins jusqu’à maintenant, avoir donné lieu à une réduction du nombre de demandes d’accès, dont la tendance à la hausse se maintient.

Facteurs qui contribuent aux retards

Les facteurs qui semblent contribuer directement aux retards de traitement sont interdépendants, comme l’a exprimé sommairement un fonctionnaire du Bureau du Conseil privé (BCP) en réponse au questionnaire institutionnel relatif aux fiches de rendement de 2008-2009 du CIC :

« (…), les hausses de volume, les pénuries de main-d’œuvre, les dossiers toujours plus complexes et la nécessité de recourir à des consultations sont autant de choses qui freinent la capacité d’un ministère de régler les demandes sans prorogation 6. »

Parmi les six facteurs examinés par le Groupe d’étude, on a constaté que quatre contribuent directement aux retards dans les réponses aux demandes d’accès à l’information. Les voici, par ordre d’importance : 1) Capacités humaines 2) Recours aux prorogations de délai 3) Capacité structurelle 4) Tarification en vertu de la LAI.

1. Capacités humaines 

Plusieurs institutions ont mentionné qu’elles manquent de fonds, de personnel et d’expertise nécessaires pour traiter les demandes plus rapidement. Ce facteur constitue la plus importante cause de retards signalée. Il peut s’avérer particulièrement ardu de maintenir un niveau adéquat de ressources dans les bureaux de l’AIPRP à cause de la difficulté de prévoir le nombre et la complexité des demandes, lesquelles peuvent varier considérablement d’une année à l’autre en raison d’événements majeurs imprévisibles (p. ex., catastrophes naturelles, terrorisme, pandémies), qui ont souvent des incidences sur un certain nombre d’institutions. Nous savons tous très bien que les événements importants (p. ex., sommets du G8 et du G20) ont tendance à entraîner plus de demandes d’accès au sein d’une institution.

17 des 24 institutions interrogées par le CIC en 2008-2009 ont mentionné que les pénuries de personnel dans les bureaux de l’AIPRP ont directement contribué aux retards. Dans le but d’attirer et de conserver le personnel, des promotions sont parfois offertes avant même que les employés aient acquis les connaissances et les compétences appropriées pour exécuter les tâches d’un nouveau poste. En outre, un examen des responsabilités a révélé une divergence entre les institutions au niveau de la classification, de sorte qu’il est difficile de distinguer les compétences requises pour exécuter efficacement les tâches dans divers postes au sein des institutions. Enfin, les connaissances et les compétences nécessaires pour s’acquitter des fonctions liées à divers postes au sein de l’environnement de l’AIPRP, par exemple le travail d’élaboration de politiques par rapport au travail opérationnel, manquent de définition et de cohérence d’application.    

Recommandations

Il est recommandé au SCT d’élaborer et de mettre en œuvre une approche pangouvernementale afin de renforcer les capacités humaines dans la collectivité de l’AIPRP, notamment au moyen des mesures suivantes :

  1. Intégration d’outils des ressources humaines (RH) à l’échelle de la collectivité, tels des modèles organisationnels, des profils de compétences et des descriptions de travail, en appui à la planification des ressources humaines et au perfectionnement des compétences.
  2. Lancement de mesures de dotation collective pour combler les postes vacants et établir des bassins de candidats préqualifiés pour répondre aux besoins futurs.
  3. Création d’une stratégie d’apprentissage qui répondra aux besoins actuels et futurs en matière de formation et de perfectionnement des spécialistes de l’AIPRP.
  4. Exploration des options d'accréditation pour les professionnels de l'AIPRP.

2. Recours aux prorogations de délai

Le recours aux prorogations a également été indiqué dans le rapport spécial du CIC comme étant l’une des causes principales de retards dans le traitement des demandes d’accès à l’information. Ce rapport spécial indique que « l’utilisation abusive des prorogations de délai constitue une cause importante de retards dans le système » et que « les institutions qui n’ont pas suffisamment de ressources utilisent de plus en plus les prorogations comme mesure administrative pour gérer les lourdes charges de travail ».7

Bien qu’il s’agisse du point de vue exprimé dans le rapport spécial du CIC, il est très important de souligner que les prorogations de délai aux fins de traitement d’une grande quantité de dossiers et à des fins de consultations auprès de tiers, y compris d’autres institutions gouvernementales, constituent un élément légitime du processus de traitement des demandes d’accès à l’information.8 Les institutions confrontées ées au traitement d’une quantité massive de documents ont recours à de telles prorogations de délai, étant donné le nombre toujours plus grand de demandes d’accès.

On peut classer les prorogations de trois façons : 1) Recherche et volume 2) Consultations interinstitutionnelles et auprès de tiers 3) Renseignements confidentiels du Cabinet.

2.1 Prorogations pour causes de recherche et de volume

En 2003, 28% des prorogations étaient dues aux recherches et au volume, alors qu'en 2009, 42% des prorogations avaient lieu pour ces mêmes objectifs. En 2009, au niveau pangouvernemental, la recherche et le volume étaient les causes de prorogation les plus couramment invoquées.

La capacité des institutions à gérer efficacement l’information est la clé d’un système d’accès durable. La vitesse à laquelle les dossiers sont créés et distribués excède les pratiques traditionnelles de tenue électronique des dossiers, ce qui a influé directement sur la capacité des institutions à rechercher et à localiser les dossiers pour répondre aux demandes d’accès à l’information.Par conséquent, les institutions recourent de plus en plus aux prorogations afin de rechercher des documents pertinents. Elles y recourent aussi pour gérer le très grand nombre de documents qu’elles doivent traiter en réponse à un nombre toujours plus important de demandes.

Les participants au Groupe d’étude ont déclaré que les documents électroniques, notamment les courriels, sont particulièrement difficiles à traiter, car il s’agit de données non structurées, et ils constituent un moyen de communication et de conservation de l’information de plus en plus utilisé. En tant que tels, les courriels ont accru de manière significative le volume de documents traités couramment, sans nécessairement ajouter à la qualité des réponses. Malgré le fait que les courriels et autres systèmes électroniques facilitent les recherches par mots clés, de telles recherches trouvent souvent un grand nombre de documents, lesquels nécessitent alors un examen approfondi pour déterminer s’ils répondent ou non à une demande.

Une étude effectuée par l’International Data Corporation (IDC) a conclu que le nombre de renseignements numériques créés, saisis et reproduits à l’échelle mondiale a décuplé entre 2006 et 2011. Il est prévu que la croissance des données non structurées (p. ex., répertoires définis par l’utilisateur en évolution constante) doublera celle des données structurées, selon le rapport de l’IDC intitulé « The Diverse and Exploding Digital Universe »9.

En 2010, Gartner Inc., une importante entreprise mondiale de consultation et de recherche dans le domaine des technologies de l’information, a estimé qu’environ 80% des données des entreprises ne sont pas structurées. La société estime que cette catégorie de données pourrait s’accroître de 650% au cours des cinq prochaines années.10

Recommandations

On recommande que le SCT examine et élabore une orientation ayant trait à la gestion de l’information, y compris le fait de :

  1. Fournir une orientation politique sur le terme « dossier informatisé » et de différencier les données structurées de celles qui ne le sont pas.
  2. Continuer à promouvoir la Directive sur la tenue des documents du gouvernement du Canada (GC) au sein de la collectivité de l’AIPRP comme un moyen d’améliorer la gestion de l’information à l’échelle du gouvernement, tout en lui rappelant que les ministères et organismes (au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques) doivent s’y conformer d’ici 2014.

2.2 Prorogations aux fins de consultations

Les prorogations aux fins de consultations peuvent être divisées en deux grandes catégories : i) les prorogations exigées par la loi; ii) les prorogations exigées par les politiques.  

Loi

Les articles 20 et 27 de la LAI exigent que les institutions consultent des tiers si elles ont l’intention de divulguer de l’information pouvant comporter des renseignements confidentiels provenant de tiers, et à cette fin, la LAI prévoit une disposition de prorogation particulière. Parmi toutes les prorogations invoquées en 2003, 22% d’entre elles l’étaient aux fins de consultations avec des tiers. En 2009, seulement 17% des prorogations étaient effectuées aux mêmes fins.

Politiques

Les prorogations aux fins de consultations interinstitutionnelles sont exigées par les politiques. En 2003, la moitié des prorogations avaient servi aux fins de consultations auprès d’autres institutions. En 2009, ce pourcentage avait diminué, passant à 40%.

Parmi les 24 institutions qui ont participé au processus des fiches de rendement du Commissaire à l’information pour 2008-2009, 13 ont mentionné que les consultations auprès de tiers et d’autres institutions avaient engendré des retards au niveau des réponses. Plusieurs institutions ont aussi mentionné que les demandes de consultation à leur adresse avaient beaucoup augmenté ces dernières années. Selon le rapport spécial du CIC, « les consultations interinstitutionnelles représentent elles aussi une source de retard reconnue »11.

Dans un effort visant à réduire les retards résultant des consultations obligatoires dictées par les politiques, le SCT a modifié la Directive sur l’administration de la LAI (la directive), comme l’indique la page 3 du présent rapport. L’ancienne directive exigeait que les institutions traitant les demandes d’accès à l’information consultent les institutions gouvernementales compétentes dans tous les cas concernant l’application des articles 15 et 16 de la LAI. Cette exigence était considérée comme une cause de retard inutile dans le traitement des demandes d’accès et dans la diffusion rapide de l’information à l’intention des Canadiens.

Au terme de la récente modification, les consultations interinstitutionnelles au sujet de l’application des articles 15 (affaires internationales et défense) et 16 (respect des lois et enquêtes) se limitent à deux situations :

  1. lorsque l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son devoir de réserve;  
  2. lorsque l’institution qui traite la demande a l’intention de divulguer des renseignements sensibles.     

En résumé, la modification apportée à la directive, entrée en vigueur en janvier 2012, a pour objectif : 

  • de fournir aux responsables des institutions, ou à leurs délégués, une plus grande souplesse pour prendre des décisions en vertu des articles 15 et 16 de la LAI;
  • de veiller à ce que les institutions poursuivent les consultations dans les cas où elles ont l’intention de divulguer des renseignements sensibles;
  • de contribuer à réduire les retards dans le traitement des demandes d’accès à l’information.

2.3 Renseignements confidentiels du Cabinet

Outre les prorogations indiquées ci-dessus, les institutions ont recourt aux prorogations aux fins d’examen des renseignements confidentiels du Cabinet. De fait, des rapports statistiques révèlent qu’environ 8% des demandes comportent l’examen de renseignements confidentiels du Cabinet. La politique du SCT exige que ces renseignements soient vérifiés et certifiés par le BCP. Les consultations sont menées par les Services juridiques de l’institution, avec la Division des renseignements confidentiels du Cabinet du BCP.  

À l'échelle du gouvernement, le chiffre de 8% ne semble pas d’une grande importance. Cependant, certaines institutions sont représentées de manière disproportionnée en ce qui a trait au nombre de demandes qui nécessitent des consultations avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques et, par conséquent, leur rendement dépend davantage de la capacité du BCP à donner suite rapidement aux consultations. Le Bureau du Conseil privé, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, le ministère des Finances, le ministère de la Justice, le ministère de la Défense nationale et le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ont été nommés comme étant les ministères ayant le plus de renseignements confidentiels du Cabinet dans les dossiers traités aux termes de la LAI. Ces ministères sont dès lors plus directement concernés par le processus de consultation avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques.

Les consultations visant à prendre des décisions concernant les renseignements confidentiels du Cabinet ont longtemps été considérées par les spécialistes de l’AIPRP comme étant particulièrement onéreuses. Ces derniers ont signalé que les consultations avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques nécessitent des prorogations d’au moins 90 jours, et il n’est pas rare que des institutions recourent à des prorogations de 180 jours ou plus dans le seul but de consulter le BCP afin de confirmer la validité des renseignements confidentiels du Cabinet. Les participants ont aussi déclaré que les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques exigeaient souvent plus de temps que la période prolongée, ce qui se traduit par des présomptions de refus par l’institution, même si les décisions ne relèvent pas de cette dernière.

Ce scénario ajoute aux difficultés dans les cas où les institutions doivent communiquer avec les demandeurs pour les aviser qu’elles ne pourront pas respecter la date d’échéance prolongée parce qu’elles ne peuvent confirmer quand une réponse finale sera disponible. De plus, de diverses institutions gouvernementales ont signalé le manque de clarté et d’orientation relativement à ce qui constitue un renseignement confidentiel du Cabinet, conformément à l’article 69 de la LAI.

Recommandations

Il est recommandé au SCT de poursuivre ses efforts en vue d’examiner et de moderniser les processus de consultation au sein des institutions et entre elles, en y incluant ce qui suit :

  1. Examiner et, lorsqu’il y a lieu, revoir les instruments de politique du SCT afin de clarifier à quel moment les consultations doivent ou devraient être tenues.
  2. Élaborer, en collaboration avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP, des pratiques exemplaires et des normes de services pour rationaliser le processus de consultation et réduire les retards.
  3. Mettre sur pied et fournir, en consultation avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP et le ministère de la Justice, une formation spécialisée qui couvre les notions de ce qui constitue un renseignement confidentiel du Cabinet.

3. Capacité structurelle

Bien que les institutions s’efforcent constamment de rationaliser leurs processus pour garantir des réponses rapides, des retards surviennent parfois à cause de facteurs plus généraux sur lesquels elles n’exercent qu’un contrôle limité.

3.1 Systèmes de traitement des demandes et exigences en matière d’établissement de rapports

Certaines institutions se servent d’un logiciel pour passer en revue ou rédiger des documents par voie électronique. D’autres, qui reçoivent peu de demandes, n’ont pas acquis d’outils spécialisés à cette fin et, par conséquent, traitent les demandes et compilent les données statistiques manuellement. Bien que les outils de traitement informatisés aient contribué à réduire le temps de traitement, ils peuvent s’avérer trop coûteux pour certaines institutions.

Les institutions qui utilisent des systèmes spécialisés exécutent encore plusieurs procédures manuellement (p. ex., impression de documents électroniques seulement pour les balayer dans un nouveau format électronique, impression de documents aux fins d’acheminement à une autre institution, laquelle, à son tour, convertit les documents dans un format électronique).

La plupart des institutions n’ont pas encore la technologie nécessaire pour accepter les demandes et les frais liés au traitement par voie électronique.

En plus des demandes de traitement, les bureaux de l’AIPRP doivent produire une variété de rapports, lesquels ne se reflètent pas nécessairement dans les niveaux de financement de certaines institutions. Les exigences en matière d’établissement de rapports comprennent les rapports annuels au Parlement sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les rapports statistiques, les évaluations du CRG, les mises à jour d’Info Source, de même que les rapports réguliers sur l’état des demandes d’AIPRP adressées aux hauts fonctionnaires. En outre, certaines institutions peuvent être tenues de fournir des renseignements requis par le Commissariat à l’information du Canada dans le cadre des rapports au Parlement et des enquêtes spéciales du commissaire. La réalisation de ces tâches réduit la disponibilité des ressources consacrées au traitement proprement dit des demandes d’AIPRP.

Recommandations

Il est recommandé au SCT d’examiner la faisabilité de mettre en place des systèmes et des processus normalisés, dans le cadre de ses efforts de rationalisation et de consolidation dans le domaine des technologies de l’information, pour :

  1. rationaliser les processus administratifs relatifs au traitement des demandes en exploitant la technologie disponible;
  2. faciliter l’établissement de rapports uniformes, y compris la collecte de données brutes, afin de mesurer le rendement des demandes d’AIPRP et des demandes entre les institutions gouvernementales, et de réduire le fardeau imposé au personnel des bureaux de l’AIPRP;
  3. faciliter la soumission des demandes et leur paiement par voie électronique.

4. Tarification en vertu de la LAI

4.1 Tarification

Les demandes en vertu de la LAI sont parfois vagues et de portée très étendue, ce qui contribue aux retards. Bien que plusieurs bureaux de l’AIPRP communiquent avec les demandeurs pour clarifier certains points, cette forme de communication peut s’avérer laborieuse, sans compter qu’elle n’est pas toujours couronnée de succès. Il n’existe que deux instruments légaux auxquels une institution peut avoir recours pour résoudre ce problème : les prorogations de délai, déjà mentionnées dans le présent rapport, et la tarification.

Les modalités d’application des droits sont exposées à l’article 11 de la LAI, et ces modalités sont prescrites de façon plus détaillée dans le Règlement sur l’accès à l’information (le Règlement). Le Règlement n’a pas été mis à jour depuis son entrée en vigueur en 1983. Les droits au titre du régime fédéral canadien sont peu élevés comparativement à d’autres compétences. Par exemple, la province de la Colombie-Britannique permet aux institutions d’imposer des droits de 30 $ l’heure pour la recherche de documents et la préparation à la divulgation, tandis que les institutions fédérales ne peuvent imposer que des droits de 10 $ l’heure pour les mêmes activités.

La tarification est aussi considérée par plusieurs comme étant obsolète, puisqu’elle est établie selon une connaissance de l’informatique qui remonte à 1983. Par exemple, le terme « document informatisé » a été dépassé par l’évolution rapide des technologies. De plus, la tarification ne prend pas en compte de manière appropriée la façon dont les institutions gouvernementales créent et gèrent l’information dans l’environnement technologique d’aujourd’hui.

Le barème de droits devrait être mis à jour pour encourager l’efficacité dans l’encadrement et le traitement des demandes d’accès à l’information et pour contribuer à la viabilité du système d’accès à l’information du gouvernement.   

Recommandation

Il est recommandé au SCT de répondre à la nécessité d’avoir un régime réglementaire modernisé, avec une tarification qui contribue à l’efficacité de l’encadrement et du traitement des demandes d’accès à l’information, qui comprendrait : 

  1. En consultation avec le ministère de la Justice, examiner les options de modernisation du Règlement sur l’accès à l’information en ce qui a trait à la tarification.

Conclusion

Collectivement, les institutions ont toujours démontré une volonté de respecter la lettre de la LAI, mais aussi son esprit. Elles continuent à investir dans les ressources humaines, la technologie et la formation. De même, elles surveillent le rendement et adaptent les processus internes, au besoin. De fait, le degré de maturité du programme d’AIPRP dans certaines institutions est exemplaire et digne d’éloges.

Cependant, malgré ces efforts, les retards continuent d’avoir une incidence sur un certain pourcentage de demandes. Les recommandations contenues dans le présent rapport présentent une approche pangouvernementale stratégique, globale et coordonnée, et elles visent à réduire les retards de façon durable.

Annexe A - Recommandations

Recommandations – Capacités humaines

Il est recommandé au SCT d’élaborer et de mettre en œuvre une approche pangouvernementale afin de renforcer les capacités humaines dans la collectivité de l’AIPRP, notamment au moyen des mesures suivantes :

  1. Intégration d’outils des ressources humaines (RH) à l’échelle de la collectivité, tels des modèles organisationnels, des profils de compétences et des descriptions de travail, en appui à la planification des ressources humaines et au perfectionnement des compétences.
  2. Lancement de mesures de dotation collective pour combler les postes vacants et établir des bassins de candidats préqualifiés pour répondre aux besoins futurs.
  3. Création d’une stratégie d’apprentissage qui répondra aux besoins actuels et futurs en matière de formation et de perfectionnement des spécialistes de l’AIPRP.
  4. Exploration des options d’accréditation pour les professionnels de l’AIPRP.

Recommandations – Recours aux prorogations de délai

Il est recommandé au SCT d’examiner et d’élaborer une orientation entourant la gestion de l’information, et aussi d’examiner et de moderniser les processus de consultation au sein des institutions et entre elles, y compris :

  1. Fournir une orientation politique sur le terme « dossier informatisé » et de différencier les données structurées de celles qui ne le sont pas.
  2. Continuer à promouvoir la Directive sur la tenue des documents du gouvernement du Canada (GC) au sein de la collectivité de l’AIPRP comme un moyen d’améliorer la gestion de l’information à l’échelle du gouvernement.
  3. Examiner et, lorsqu’il y a lieu, revoir les instruments de politique du SCT afin de clarifier à quel moment les consultations doivent ou devraient être tenues
  4. Élaborer, en collaboration avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP, des pratiques exemplaires et des normes de services pour rationaliser le processus de consultation et réduire les retards.
  5. Mettre sur pied et fournir, en consultation avec les Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP et le ministère de la Justice, une formation spécialisée qui couvre les notions de ce qui constitue un renseignement confidentiel du Cabinet.

Recommandations – Capacité structurelle

Il est recommandé au SCT d’examiner, dans le cadre de ses efforts de rationalisation et de consolidation dans le domaine des technologies de l’information, la faisabilité de mettre en place un système pangouvernemental de gestion du flux de travail afin de :

  1. Rationaliser les processus administratifs relatifs au traitement des demandes en exploitant la technologie disponible.
  2. Faciliter l’établissement de rapports uniformes, y compris la collecte de données brutes, afin de mesurer le rendement des demandes d’AIPRP et des demandes entre les institutions gouvernementales, et de réduire le fardeau imposé au personnel des bureaux de l’AIPRP.
  3. Faciliter la soumission des demandes et leur paiement par voie électronique.

Recommandations – Évolution de la tarification

Il est recommandé au SCT de répondre à la nécessité d’avoir un régime réglementaire modernisé, avec une tarification qui contribue à l’efficacité de l’encadrement et du traitement des demandes d’accès à l’information, qui comprendrait :

  1. En consultation avec le ministère de la Justice, examiner les options de modernisation du Règlement sur l’accès à l’information en ce qui a trait à la tarification.

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