Remplir un formulaire de rapport préliminaire de l’atteinte
Instructions
Qui
Lorsqu’une atteinte de la vie privée a été découverte, le formulaire de rapport préliminaire peut être rempli par le bureau de première responsabilité (BPR) pour le domaine de programme de l’institution fédérale où une atteinte a été découverte afin de respecter son obligation d’informer les responsables de la protection de la vie privée de toute atteinte potentielle ou confirmée à la vie privée. Souvent, l’employé qui a identifié l’atteinte sera responsable de la signaler aux responsables de la protection de la vie privée.
Quoi
Le rapport peut être utilisé pour en aviser officiellement les responsables de la protection de la vie privée d’une institution d’une atteinte confirmée ou potentielle. S’il y a des implications en matière de sécurité, le rapport peut également être utilisé pour en aviser les responsables de la sécurité des institutions.
Quand
Le rapport ne doit être rempli qu’après avoir pris les mesures nécessaires pour contenir une atteinte potentielle ou confirmée à la vie privée et sécuriser les renseignements personnels concernés.
Comment
Étape 1
Télécharger le formulaire de rapport préliminaire d’atteinte à la vie privée.
Conseil sur la protection de la vie privée
Remplir les champs obligatoires dans le rapport préliminaire d’atteinte à la vie privée garantit la conformité avec la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée.
Étape 2
Selon la gravité de l’atteinte ou la probabilité de préjudice, le rapport peut être soumis avant que tous les champs ne soient remplis. Cependant, les champs marqués « obligatoires » doivent être remplis.
Conseil sur la protection de la vie privée
Ne pas inclure de renseignements personnels dans ce rapport à moins qu’il ne soit nécessaire d’expliquer la nature et la sensibilité des renseignements personnels concernés. Si des renseignements personnels sont inclus, s’assurer d’étiqueter le document comme « Protégé B ».
Étape 3
Soumettre le formulaire aux responsables de la protection de la vie privée de l’institution. Ils sont généralement situés au sein du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP).
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