Examen de l'accès à l'information - Rapport intérimaire « Ce que nous avons entendu »

Renseignements généraux

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents, aux particuliers et aux organismes situés au Canada le droit d’accéder à l’information relevant du gouvernement

Ce que nous avons entendu

Les participants à l’atelier public, ainsi que plusieurs présentations écrites, ont mentionné que le Canada devrait élargir le droit d’accès en vertu de la Loi à un système universel, car il s’agit d’une pratique exemplaire internationale. Ainsi, toute personne dans le monde pourrait présenter une demande. Les participants ont toutefois reconnu qu’une telle étendue pourrait accroître la charge de travail des bureaux de l’accès à l’information en augmentant le nombre de demandes et qu’il pourrait être nécessaire d’obtenir plus de ressources. L’Association des bibliothèques de recherche du Canada a recommandé l’adoption d’un droit d’accès universel seulement si (traduction) « des fonds suffisants sont fournis aux ministères pour soutenir une demande accrue ». Les participants ont fait remarquer qu’un système universel permettrait toutefois de réaliser certaines économies, car les agents de programme n’auraient pas à déterminer d’abord si la demande provient de l’étranger.

Les participants ont rejeté l’augmentation des frais pour les demandeurs et ils ont également préconisé l’élimination des frais de cinq dollars exigés en vertu des règles actuelles. Un participant a déclaré que le coût financier lié à la présentation d’une demande est déjà (traduction) « déraisonnable », tandis que d’autres ont indiqué qu’il représentait un obstacle à l’accès au programme.

Les participants ont discuté des avantages et des défis liés à la hiérarchisation de certaines demandes d’accès. Les critères examinés comprenaient la question de savoir si l’information servirait l’intérêt public, si les Canadiens et les résidents permanents devraient avoir la priorité sur les ressortissants étrangers et si les demandes importantes devraient être traitées en premier, ce qui permettrait de traiter les demandes plus petites lorsque le temps le permet. Les participants n’ont pas atteint de consensus sur ces points de vue. Certains participants ont suggéré de traiter en priorité les demandes des médias parce qu’elles sont dans l’intérêt public. D’autres ont demandé pourquoi les demandes d’un type de demandeur, comme les médias, devraient l’emporter sur celles présentées par d’autres demandeurs, comme les syndicats et les OSC. On s’inquiétait aussi de la manière dont l’établissement des priorités serait mis en œuvre, certains faisant observer qu’il faudrait des systèmes et des directives clairs pour fonctionner efficacement.

Les participants ont suggéré que la Loi ne fasse pas de distinction entre les demandes provenant de différents types de demandeurs, comme les entreprises ou les organisations médiatiques. À l’instar des commentaires formulés au cours de la discussion sur la hiérarchisation des demandes, il a été constaté que l’établissement des priorités pour certaines organisations pouvait être perçu comme inéquitable ou injuste.

Renseignements généraux

La portée de la Loi se rapporte aux institutions fédérales qui doivent se conformer aux deux parties distinctes de la Loi.

La partie 1 de la Loi s’applique aux institutions qui font l’objet de demandes en vertu de la Loi. Elle couvre environ 265 institutions, y compris des ministères, des organismes, des administrations portuaires, des commissions, des tribunaux et d’autres types d’institutions fédérales.

La partie 2 de la Loi porte sur la publication proactive, qui identifie les renseignements que doivent publier les institutions sans qu’il soit nécessaire de présenter une demande, au moyen d’annexes définies. La partie 2 comprend toutes les institutions visées par la partie 1 de la Loi, mais elle comprend également le cabinet du premier ministre, les cabinets de ministres et de sénateurs, les députés et les organismes administratifs qui appuient le Parlement et les tribunaux fédéraux.

Ce que nous avons entendu

Certains participants étaient favorables à l’étendue de la partie 1 de la Loi à toutes les institutions qui exercent une charge publique ou qui reçoivent un financement public important (p. ex., les établissements de recherche ou les organismes sans but lucratif). Les participants ont toutefois fait remarquer que des critères clairs devraient être élaborés pour définir ce que constitue une « charge publique », le seuil pour recevoir un « financement substantiel » et les renseignements exacts qui seraient assujettis à la Loi. Par exemple, si une organisation a reçu une subvention du gouvernement, tous les dossiers de cette organisation devraient-ils être assujettis à la Loi, ou seulement ceux liés aux activités financées par la subvention? Selon le Centre for Free Expression (CFE) de l’Université Ryerson, les centres de demande de visa qui fournissent des services publics en tant qu’entités privées devraient être soumis à la Loi : (traduction) « Les documents auxquels les particuliers pouvaient avoir accès en vertu de la Loi deviennent inaccessibles lorsqu’un programme est externalisé, parce qu’ils ne sont plus sous le contrôle d’un ministère ».

Les participants étaient généralement d’avis que les organismes fédéraux assujettis aux parties 1 et 2 de la Loi devraient être plus cohérents dans leur mise en œuvre et leur application des obligations qui leur incombent en vertu de la Loi. Les participants qui ont exprimé ce sentiment ont indiqué que cela pourrait contribuer à améliorer la transparence et les sentiments qu’entretiennent les gens à l’égard du programme d’accès à l’information.

De nombreux participants voulaient également élargir la portée de la partie 1 de la Loi afin d’y inclure le cabinet du premier ministre et les cabinets des ministres.

Renseignements généraux

Bien que la Loi garantisse un large droit d’accès à l’information gouvernementale, des exceptions s’appliquent. Ces exceptions existent pour protéger les renseignements personnels des individus, les intérêts commerciaux des organisations, ou les intérêts nationaux de l’État et de ses résidents. Selon le libellé actuel de la Loi, ces exceptions doivent être limitées et précises. La Loi prévoit deux exceptions au droit d’accès : les exemptions et les exclusions.

Les exemptions sont des circonstances dans lesquelles certains types de renseignements peuvent être soustraits à la divulgation publique. Les exemptions sont obligatoires ou discrétionnaires et elles sont également fondées sur le préjudice ou la catégorie.

Si une exemption est obligatoire, cela signifie que les renseignements ne peuvent être divulgués. Cependant, les exemptions discrétionnaires exigent que les institutions évaluent toutes les considérations pertinentes en faveur et à l’encontre de la divulgation des renseignements avant de décider si les renseignements doivent être divulgués.

Ce que nous avons entendu

Certains participants ont fait remarquer que les exemptions entrent en conflit avec la nature de la Loi, qui est de fournir un moyen d’accéder aux documents du gouvernement autrement indisponibles. De nombreux participants ont exprimé un sentiment de frustration envers les exemptions et ont indiqué que, dans de nombreux cas, leurs demandes avaient été considérablement retardées ou renvoyées en caviardant les renseignements pertinents. Les participants ont généralement convenu que le gouvernement devrait procéder à un examen complet de toutes les exemptions de la Loi afin de les simplifier : (traduction) « Les prolongations actuelles constituent des obstacles déraisonnables à l’accès. Les exemptions prévues par la Loi, comme le paragraphe 21(1) et l’article 26, constituent un obstacle inutile à la divulgation et ne servent pas l’intérêt public ».

Un participant a suggéré que le gouvernement réécrive les exemptions (traduction) « à partir de zéro » en expliquant clairement leurs applications afin que les demandeurs les comprennent mieux. On a aussi fait remarquer que des demandes identiques émanant de différents ministères pourraient entraîner des caviardages différents, ce qui suggère une grande variation dans l’interprétation de la Loi. Les commentaires des institutions fédérales ont fait écho à ce sentiment, et celles-ci ont indiqué qu’il faut plus de clarté et de directives pour plusieurs exemptions afin d’assurer une application plus uniforme.

La plupart des présentations publiques indiquent que le gouvernement doit mener un examen en profondeur des exemptions. Dans plusieurs présentations, on a fait état de sujets de préoccupation semblables, par exemple, le Congrès du travail du Canada (CTC) a souligné que l’article 20 (renseignements de tiers) constituait une exemption surutilisée. Selon le CTC, il faut revoir l’article 20 afin de (traduction) « limiter et de restreindre son utilisation dans la rétention de renseignements cruciaux auprès du public ». L’article 21 était le sujet de préoccupation le plus fréquent pour les exemptions et diverses présentations donnaient des exemples de renseignements qui n’ont pas été divulgués en conséquence. Le Commissariat à l’information a déclaré que ces exemptions étaient souvent appliquées inutilement : (traduction) « Une grande partie de l’information contenue dans les dossiers visés par l’article 21 peut être rendue publique sans compromettre l’élaboration des politiques ou les processus décisionnels des ministres et des institutions ».

Les participants s’entendaient sur le fait que le délai de 20 ans pour la protection de certains types de renseignements, comme les conseils et les recommandations aux ministres et certains types de renseignements sur l’application de la loi et les enquêtes, devrait être raccourci. On a suggéré de recourir à des clauses de temporisation, qui permettraient la diffusion de l’information après une certaine période, pour permettre la communication de l’information en temps opportun. De nombreuses présentations indiquaient que le délai de protection de l’information devrait être réduit, tandis que d’autres recommandaient des délais précis pour certains articles. Par exemple, le Commissariat à l’information a recommandé que (traduction) « la période de 20 ans prévue au paragraphe 21(1) de la Loi soit ramenée à 10 ans ».

Renseignements généraux

Contrairement aux exemptions, les exclusions couvrent des catégories de renseignements qui ne sont pas assujettis à la Loi. Les renseignements visés par les exclusions ne peuvent être divulgués et ne sont généralement pas assujettis aux mécanismes d’examen prévus par la Loi. Les dispositions d’exclusion s’appliquent surtout aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada ou aux documents confidentiels du Cabinet, y compris les documents de travail, les projets de loi et plus encore.

Ce que nous avons entendu

Les participants ne comprenaient généralement pas l’objet des exclusions prévues dans la Loi. En fait, dans six présentations, on suggérait de réduire les exclusions ou de les éliminer de la Loi. Ces participants estimaient généralement que les exemptions pouvaient offrir les mêmes protections, mais que la reddition de comptes au public serait améliorée.

L’article 69 de la Loi relatif à l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet a attiré l’attention des participants. Plusieurs ont dit que l’article 69 devrait être converti d’une exclusion à une exemption. Les participants souhaitaient également que la commissaire à l’information du Canada surveille davantage les décisions d’exclure les documents, y compris les documents confidentiels du Cabinet. La CIC a repris cette opinion dans sa présentation et indiqué qu’il faut mener un examen indépendant pour vérifier que les documents exclus en vertu de l’article 69 contiennent effectivement des documents confidentiels du Cabinet.

De nombreux participants ont indiqué qu’ils estimaient que l’exclusion des documents confidentiels du Cabinet s’était accrue, ce qui faisait que de plus en plus de renseignements se situaient à l’extérieur du champ d’application de la Loi. Les participants, y compris certaines institutions fédérales et des fonctionnaires, ont réclamé une meilleure définition de ce qui constitue un document confidentiel du Cabinet. Les participants ont laissé entendre que tous les dossiers du Cabinet relatifs à la discussion ne devaient pas être exclus, par exemple les notes de service ou les communications qui ne comportent pas d’information de nature délicate : (traduction) « Une demande d’accès à l’information pour le XXIe siècle doit donner la priorité à l’intérêt public, ce qui signifie que les plus hauts bureaux du pays sont assujettis à la Loi ».

Les participants s’entendaient aussi sur le fait que le délai de 20 ans pour protéger ces documents était trop long, et ont proposé une solution de rechange de 10 ans pour les documents de nature délicate, tandis que d’autres documents devraient être publiés dans l’année ou les deux années suivantes. Stanley Tromp, citant l’ancien commissaire à l’information John Grace, a proposé un délai de 15 ans pour les documents du Cabinet dans sa présentation écrite.

Certains participants à l’atelier ont fait remarquer que l’information historique sur la politique de radiodiffusion de la Société Radio-Canada (SRC) devrait être rendue disponible au fil du temps, plutôt que d’être complètement exclue. Des participants, comme Patrick McCurdy, professeur à l’Université d’Ottawa, ont raconté leurs expériences de voir régulièrement leurs demandes être refusées lorsqu’ils tentaient d’accéder aux productions historiques de la SRC. M. McCurdy précise que Radio-Canada détient des (traduction) « documents historiques importants de plusieurs décennies », mais que (traduction) « les universitaires, les chercheurs et le public canadien ne peuvent y avoir accès ». Certains participants ont proposé une clause de temporisation pour faciliter la diffusion de l’information.

Renseignements généraux

Les dérogations à l’intérêt public sont des dispositions de la législation sur l’accès à l’information qui l’emportent sur les exemptions si la divulgation des renseignements en question est jugée dans l’intérêt du public. La Loi ne prévoit actuellement aucune dérogation à l’intérêt public général. La Loi ne comprend que des dispositions d’intérêt public qui l’emportent sur les dispositions relatives aux renseignements personnels et aux renseignements de tiers, quoique ces dispositions ont des applications très précises. Dans le cas d’exemptions discrétionnaires, l’intérêt public peut être un facteur.

Dans le monde entier, certaines administrations comme l’Irlande et le Royaume-Uni recourent à un modèle hybride, où les priorités à l’intérêt public s’appliquent à certaines exceptions, mais pas à toutes. Toutefois, d’autres administrations, notamment l’Inde et l’Afghanistan, et certaines provinces canadiennes (p. ex. l’Alberta et la Colombie-Britannique) prévoient une priorité de l’intérêt public qui s’applique à toutes les exemptions.

Ce que nous avons entendu

Près d’un tiers de toutes les présentations écrites indiquaient que la priorité de l’intérêt public constituait un domaine à améliorer. La British Columbia Freedom of Information and Privacy Association (BCFIPA) a recommandé que la Loi (traduction) « s’harmonise avec les lois provinciales et les pairs internationaux en prévoyant une priorité générale et obligatoire de l’intérêt public ». Le Centre for Free Expression de l’Université Ryerson, a recommandé une disposition semblable dans sa présentation, et demandé (traduction) « que la Loi prévoit une priorité générale de l’intérêt du public, exigeant la divulgation de documents si l’intérêt public dans leur divulgation l’emporte sur la raison de l’exemption de leur divulgation ».

Le CIC a recommandé une disposition un peu plus restrictive, notant que six lois provinciales sur l’accès à l’information contiennent des dispositions d’intérêt public et que la Loi devrait (traduction) « inclure une disposition exigeant que les institutions gouvernementales divulguent des renseignements sur un risque de préjudice important à la santé publique, à la sécurité publique ou à la protection de l’environnement ». Les participants s’entendaient aussi sur le fait qu’il pourrait y avoir un décalage entre ce que le gouvernement pourrait juger être dans l’intérêt du public et les renseignements que le demandeur cherche à obtenir.

Renseignements généraux

L’obligation de documenter renvoie à la responsabilité des institutions gouvernementales de documenter leurs processus décisionnels. Même s’il est généralement reconnu qu’il s’agit d’une bonne pratique d’entreprise de documenter ses décisions, ce processus est également de plus en plus considéré comme une fonction clé de reddition de comptes dans de nombreux pays du monde.

Le gouvernement du Canada (GC) a le devoir de documenter dans sa Politique sur les services et le numérique récemment mise en œuvre. Il ne s’agit toutefois pas d’une responsabilité prévue par la loi et la politique ne s’applique pas à de nombreuses institutions.

Ce que nous avons entendu

Divers participants, des institutions fédérales aux membres du public, ont appuyé l’obligation de documenter du GC qui est prévue par la loi. Le Commissariat à l’information a déclaré dans sa présentation publique : (traduction) « Le droit d’accès ne peut exister sans documents ». Il ajoute qu’une telle exigence législative serait bien alignée sur l’objectif de la Loi, qui est de promouvoir la responsabilité institutionnelle. Dix autres présentations écrites faisaient écho à la nécessité de l’obligation de documenter.

Selon l’Association canadienne des libertés civiles, le Commissariat à l’information devrait jouer un rôle dans cette fonction de reddition de comptes, en précisant que (traduction) « la compétence du commissaire à l’information devrait être élargie pour inclure la surveillance des pratiques de tenue de documents des institutions assujetties à la Loi, y compris des pouvoirs d’audit ».

Dans plusieurs présentations, on suggérait également que les institutions fédérales devraient mieux cataloguer leurs dossiers. On favoriserait ainsi de meilleures pratiques de tenue de dossiers et, par extension, on améliorerait également la capacité de formuler des demandes plus ciblées.

Renseignements généraux

La publication proactive est l’obligation légale en vertu de la partie 2 de la Loi selon laquelle certaines catégories de renseignements du gouvernement doivent être ouvertement accessibles au public. Toutefois, les renseignements contenus dans ces publications peuvent demeurer assujettis aux exceptions à la divulgation énumérées à la partie 1 de la Loi. Cette exigence est entrée en vigueur dans le cadre des modifications apportées à la Loi en vertu du projet de loi C-58 en 2019. La publication proactive vise à faciliter l’accès à l’information du gouvernement, à aider les gens à faire des demandes plus ciblées d’information supplémentaire et à réduire le besoin de présenter une demande d’accès à l’information. Les documents publiés de façon proactive ne font pas l’objet d’une surveillance de la part du commissaire à l’information. Étant donné que les renseignements contenus dans des documents publiés de façon proactive peuvent être exemptés de la divulgation, il est toujours possible de demander de les obtenir en vertu de la partie 1 de la Loi, qui permet au demandeur de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information.

La Loi définit les documents qui doivent être publiés de façon proactive, et les délais pour rendre ces documents accessibles. Les documents publiés de façon proactive doivent répondre aux normes d’accessibilité et être disponibles en français et en anglais.

Ce que nous avons entendu

Les participants ont généralement convenu que le régime actuel de publication proactive ne va pas assez loin. Les participants à l’atelier, par exemple, ont suggéré de rendre davantage de documents du gouvernement ouverts par défaut. Plusieurs ont fait remarquer que la publication proactive devrait aller au-delà des données administratives ou financières, notant que l’étendue de la portée de la législation sur l’accès à l’information dans d’autres administrations, comme celle des États-Unis, dépasse largement celle du Canada. Ce sentiment a été repris dans 11 présentations écrites et le Congrès du travail du Canada (CTC) a recommandé (traduction) « que le gouvernement poursuive ses efforts pour accroître le nombre et le type de renseignements publiés sur le Portail du gouvernement ouvert ». D’autres estimaient que la divulgation de renseignements du gouvernement devait être requise dans tous les cas, sauf s’il y a de bonnes raisons de ne pas publier (p. ex., pour des raisons personnelles ou de sécurité). Un participant à l’atelier s’est toutefois interrogé sur l’intérêt de tout publier de façon proactive, particulièrement si certains renseignements ne sont que très peu, voire pas du tout demandés. D’autres ont reconnu que l’information devait encore être examinée en vue de déterminer si elle est de nature délicate, surtout en ce qui concerne les renseignements commerciaux et personnels de nature délicate.

Plusieurs suggestions ont été faites quant aux types de renseignements qu’il pourrait être nécessaire de publier de façon proactive, y compris les documents les plus fréquemment demandés. À l’appui de cette idée, la BCFIPA a déclaré que ce genre de divulgation proactive (traduction) « empêcherait les personnes d’avoir à demander le même type d’information à maintes reprises et réduirait la charge de travail des équipes d’accès, qui n’auraient plus à évaluer le même type de dossier chaque fois qu’il est demandé ». Les commentaires formulés par certaines institutions fédérales et certains fonctionnaires appuyaient aussi l’idée de publier des documents qui avaient été demandés fréquemment ou divulgués précédemment en vertu de la Loi. Parmi les autres suggestions, mentionnons la recherche du gouvernement, les sondages ou d’autres renseignements relatifs à la santé et à la sécurité. Plusieurs participants ont mentionné que l’élargissement des mesures de publication proactive pourrait contribuer à réduire le nombre total de demandes d’accès à l’information, tout en favorisant une plus grande transparence.

Plusieurs personnes ont fait des commentaires sur l’absence de responsabilité en matière de publication proactive. Ils ont dit qu’il était important de s’assurer que les bons documents soient publiés conformément aux délais prévus par la loi, mais qu’il n’y a actuellement aucune surveillance. On s’entend généralement pour dire que le CIC devrait avoir le pouvoir d’examiner les documents publiés de façon proactive.

Renseignements généraux

La question de la déclassification des documents qui étaient auparavant de nature délicate est étroitement liée à celle de la publication proactive. Les documents au Canada se voient attribuer l’une des deux grandes catégories de sécurité lorsqu’ils sont créés, selon la nature délicate de l’information : protégé, ou classifié. Aucun processus n’existe pour inférioriser ces classifications une fois qu’elles sont appliquées, ce qui signifie que la désignation de sécurité demeure à perpétuité.

Ce que nous avons entendu

Même si la déclassification n’était pas un sujet de discussion parmi les participants à l’atelier, plusieurs présentations ont soulevé la question, tout comme certaines institutions fédérales. Le CIC a fait remarquer dans sa présentation que, sans une approche systématique pour inférioriser la classification de sécurité attribuée aux documents, les documents hautement classifiés constituent un obstacle à l’accès. En particulier, il a indiqué ce qui suit : (traduction) « Un système de déclassification approprié fondé sur des examens réguliers et un consensus par des experts permettrait aux chercheurs et à d’autres personnes d’avoir accès à des documents qui ne sont plus de nature délicate en ce qui concerne la sécurité nationale, grâce à des mécanismes autres que la Loi ».

Plusieurs participants ont soulevé la question de la classification des documents comme obstacle à l’accès. Le CIC a fait remarquer dans sa présentation que, sans une approche systématique pour inférioriser la classification de sécurité attribuée aux documents, les documents hautement classifiés constituent un obstacle à l’accès, même quand les documents ne sont plus de nature délicate. C’est particulièrement vrai avec les dossiers historiques de sécurité nationale, de défense et de renseignement du Canada. Dans ce contexte, le CIC a appelé à l’élaboration d’un mécanisme de déclassification pour les documents anciens : (traduction) « Un système de déclassification approprié fondé sur des examens réguliers et un consensus par des experts permettrait aux chercheurs et à d’autres personnes d’avoir accès à des documents qui ne sont plus de nature délicate en ce qui concerne la sécurité nationale, grâce à des mécanismes autres que la Loi ».

Certaines institutions fédérales partageaient cette opinion. Non seulement les documents hautement classifiés sont-ils plus difficiles à récupérer et à examiner parce qu’ils sont conservés dans des environnements de stockage spécialisés, mais leur divulgation exige également plus de ressources.

Sur une note connexe, un participant à l’atelier a dit qu’il serait utile que l’information transmise à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) soit considérée comme (traduction) « ouverte par défaut ». À l’heure actuelle, lorsque des documents sont transférés d’un ministère à BAC, ils sont (traduction) « fermés » par défaut, y compris leur classification de sécurité, de sorte que toute tentative subséquente d’y accéder est assujettie à une demande d’accès à l’information. BAC doit donc traiter les demandes d’accès à l’information de plus de 100 ministères et entités du gouvernement une fois qu’il devient titulaire officiel de documents.

Renseignements généraux

La période de conservation de la plupart des dossiers liés au traitement des demandes d’accès à l’information, y compris les dossiers de réponses finales, est généralement de deux ans à compter de la date de la dernière mesure relative à la demande (p. ex., envoi des dossiers à un demandeur ou conclusion d’une enquête sur une plainte). Les politiques de conservation et de destruction des institutions fédérales sont guidées par les Outils génériques d’évaluation de BAC, qui permettent au gouvernement du Canada de déterminer les ressources en information qui ont une valeur opérationnelle et d’établir des spécifications de conservation qui sont deux exigences de la Directive sur les services et le numérique du SCT. Les sommaires des demandes reçues par chaque institution sont publiés sur le Portail du gouvernement ouvert, triés par ministère et date et ils comprennent un lien pour demander une copie. Le Portail est configuré pour supprimer les sommaires après l’expiration de la période de deux ans, puisque l’institution responsable ne pourra plus détenir l’ensemble des renseignements divulgués après cette date.

Ce que nous avons entendu

Les participants s’entendaient généralement sur le fait que tous les sommaires des demandes d’accès à l’information devraient rester en ligne le plus longtemps possible, sinon de façon permanente. Comme l’a demandé une personne, (traduction) « si la Loi vise la reddition de comptes et l’amélioration des connaissances des Canadiens, pourquoi ne pas afficher de l’information de façon permanente? » Un participant a suggéré qu’un système de dossiers, comme celui des États-Unis, créerait essentiellement un dossier permanent et constituerait une amélioration. Les participants ont longuement discuté du fait qu’une période de rétention de dix ans semblait raisonnable pour les sommaires des demandes d’accès à l’information qui demeuraient sur le Portail.

La discussion sur les sommaires des demandes d’accès à l’information a donné lieu à une discussion plus large sur l’archivage et l’entreposage de publications numériques et d’autres renseignements disponibles de façon proactive. Les participants ont reconnu que la conservation des documents indéfiniment ou pendant une décennie nécessiterait des ressources et un stockage de données considérables. On estimait que le Portail n’était peut-être pas l’outil le plus approprié pour archiver les documents. Les participants ont suggéré de transférer l’information sur le Portail à BAC après une période déterminée, en indiquant sur le Portail où l’information a été transférée et comment y accéder. Notamment, la conservation et l’élimination de tous les documents publiés de façon proactive étaient des domaines sur lesquels les institutions fédérales voulaient des orientations plus claires.

Renseignements généraux

Les retards dans le traitement des demandes d’information sont l’une des principales questions soulevées par la commissaire à l’information dans divers rapports et recommandations et ont été un défi soulevé tout au long du processus. L’article 7 de la Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions fédérales répondent aux demandes d’accès à l’information dans les 30 jours civils. L’article 9 de la Loi permet au responsable d’une institution de proroger un délai « d’une période justifiée », selon certaines circonstances. La Loi ne fixe pas de délai pour ces prorogations. Les prorogations sont autorisées pour diverses raisons, comme les consultations, les demandes qui ont un volume élevé de dossiers et les procédures opérationnelles.

Ce que nous avons entendu

Les délais de traitement des demandes sont perçus comme étant très différents d’une institution à l’autre, en raison d’une combinaison de volume de demandes, de ressources et d’autres facteurs.

Certains participants estimaient que le gouvernement fédéral avait une culture du secret et de retard au niveau fédéral. Plus précisément, certains participants ont estimé que le système d’accès à l’information était utilisé pour retenir des renseignements qui pourraient être jugés de nature délicate sur le plan politique en retardant leur communication. Comme l’a décrit la B.C. Freedom of Information and Privacy Association (BCFIPA) : (traduction) « la culture du secret traite la divulgation de documents comme un risque, plutôt que comme un droit ». Il a été noté que certaines administrations provinciales ont moins de temps pour répondre aux demandes, mais qu’elles connaissent aussi moins de retards. Sur ce point, la BCFIPA a précisé que ces retards au niveau fédéral risquaient de rendre l’information demandée non pertinente au moment de sa publication.

Les participants ont estimé que cette culture du retard s’est normalisée en raison d’un manque d’application ou de conséquences pour les délais manquants. Près de 70 % des répondants au sondage sur l’expérience utilisateur ont indiqué qu’ils n’avaient pas reçu de réponse dans les 30 jours suivant la réception de leur demande par l’établissement. Certains participants ont recommandé d’imposer des conséquences législatives aux bureaux de l’accès à l’information qui ne respectent pas les délais.

De nombreux participants ont mentionné que les retards étaient attribuables au recours à des prorogations importantes. Certains, y compris des institutions fédérales, ont déclaré qu’il fallait davantage de directives législatives sur les prorogations et des exigences plus claires pour l’application des prorogations. Ils estimaient également qu’il fallait des délais plus appropriés, en particulier pour les consultations auprès de tiers.

Les participants du public et du gouvernement ont indiqué que les consultations auprès de tiers étaient une cause importante de retard. Ces participants estimaient qu’il n’y avait aucune obligation de rendre compte en ce qui concerne le respect des délais prescrits par la Loi. Certains participants à l’atelier ont estimé que les tiers devraient être plus responsables et qu’ils pourraient être visés par des exigences de signer les formulaires de consentement à la divulgation. Ils ont également suggéré des interventions plus actives des responsables de l’accès à l’information lorsque les délais ne sont pas respectés.

En plus des consultations auprès de tiers, d’autres consultations au sein du gouvernement ont également été considérées comme une cause de retards dans la réponse aux demandes, un sentiment partagé par plusieurs institutions fédérales. Certains points de vue sur ces questions étaient favorables à la création d’un plafond ferme sur la capacité de consultation, comme celui utilisé par la Colombie-Britannique : un maximum de 30 jours supplémentaires.

Enfin, certains ont estimé que les bureaux de l’accès à l’information n’avaient pas communiqué clairement l’état des demandes, en particulier en cas de retard. Ce sentiment a été appuyé par le sondage sur l’expérience utilisateur, dans lequel seulement 57,8 % des répondants au sondage ont indiqué que les agents de l’accès à l’information ont aidé à résoudre les problèmes liés à leurs demandes : (traduction) « Les prorogations d’années sont souvent établies sans aucune communication. Le système est fondamentalement brisé ». Les représentants des gouvernements provinciaux et territoriaux ont également signalé des problèmes occasionnels de communication avec certaines institutions fédérales, particulièrement en ce qui concerne les consultations. Certains participants ont également noté que, même si des consultations sont en cours avec d’autres organismes, les renseignements qui ne font pas l’objet de consultations pourraient encore être traités et divulgués, mais ce n’est souvent pas le cas.

Renseignements généraux

Des processus opérationnels et des technologies numériques innovateurs et efficaces peuvent contribuer au traitement des demandes d’information dans les délais établis. Ils peuvent réduire le besoin d’extensions et aider à éliminer les arriérés.

Le Portail et le Service de demande d’AIPRP en ligne (SDAL) sont deux secteurs où le GC a simplifié le processus d’accès à l’information grâce à l’innovation numérique. Le Portail centralise ses sources d’information ouvertes, y compris les documents publiés de façon proactive en vertu de la Loi. Le SDAL est le service central qui permet de présenter des demandes à plus de 200 institutions. Les deux plateformes appuient les utilisateurs français et anglais et sont accessibles.

Ce que nous avons entendu

Les processus opérationnels et les technologies désuets continuent d’être utilisés dans de nombreux bureaux de l’accès à l’information, ce qui a des répercussions diverses sur les demandeurs.

De nombreux participants du public ont reconnu la valeur des technologies numériques et étaient d’accord avec le fait que les investissements futurs dans ces technologies pourraient également améliorer la prestation des services. La pandémie de COVID-19 a en outre mis en évidence les lacunes du système actuel, où les dossiers sur papier et les documents classifiés ne pouvaient être examinés à domicile, ce qui a entraîné des retards dans la réponse aux demandes. Par exemple, la BCFIPA a mentionné les processus à forte intensité de main-d’œuvre décrits dans le Manuel de l’accès à l’information, comme l’obligation pour les fonctionnaires de l’accès à l’information d’analyser manuellement les dossiers individuels. Comme de nombreux intervenants, l’organisation affirme que la technologie a le potentiel d’améliorer l’efficacité des bureaux de l’accès à l’information et appuie l’investissement dans de nouvelles technologies pour améliorer les temps de traitement.

Les institutions fédérales étaient parmi les plus fervents défenseurs des solutions numériques. Elles s’entendaient généralement sur le fait que les processus d’accès à l’information liés à l’attribution de tâches et à l’extraction et à l’examen des dossiers étaient entravés de façon chronique par des problèmes de gestion de l’information. De nombreuses institutions conservent encore des systèmes de stockage de fichiers anciens, ce qui rend difficile la recherche des renseignements demandés. Cette situation est aggravée par l’absence de fonctions de recherche intégrées dans tous les sites de stockage de renseignements. Dans l’ensemble, l’absence d’applications interopérables et d’emplacements de stockage est considérée comme un obstacle important à l’accès rapide à l’information.

Les institutions ont également exprimé des préoccupations au sujet de l’absence générale de pratiques de gestion de l’information efficaces et cohérentes, au sein des institutions et entre elles. Le virage du papier au numérique a considérablement augmenté le nombre d’ébauches, de courriels et d’autres types de renseignements enregistrés. Un grand nombre de ces documents en double ou transitoires doivent être récupérés et examinés, même s’ils ne font pas partie d’une trousse de réponse à la demande.

Plusieurs participants et des institutions fédérales ont fait ressortir les avantages des portails de demandes en ligne, comme le SDAL, en insistant sur le fait qu’il s’agissait d’une façon d’améliorer l’efficacité et d’éliminer les doublons. Le traitement centralisé des frais, par exemple, a été considéré comme un avantage. Ils ont également reconnu l’intérêt d’adopter la livraison numérique de l’information aux demandeurs, par l’intermédiaire du service Postel ou de courriels, plutôt que d’utiliser des supports physiques (p. ex., des clés USB ou des CD). La rapidité a également été soulevée comme un avantage du modèle numérique, comme l’a fait remarquer un répondant du sondage sur l’expérience utilisateur en ce qui a trait à l’accès à l’information : (traduction) « il a fallu presque deux semaines avant de recevoir un simple accusé de réception de mes demandes présentées sur papier. Le modèle en ligne est bien meilleur ».

De nombreux participants ont suggéré qu’un système centralisé d’accès à l’information pourrait résoudre de nombreux problèmes et retards, comme cela s’est produit dans d’autres administrations. Certains ont suggéré qu’il serait avantageux d’avoir un système de gestion ministérielle, qui pourrait aider les services d’accès à l’information à héberger les dossiers dans un endroit centralisé et à normaliser les outils entre les institutions. Cette centralisation du service permettrait de simplifier la gestion de l’information et, à son tour, d’améliorer l’efficacité du processus de recherche et de récupération : (traduction) « de nombreux ministères refusent de communiquer par courriel ou d’utiliser le service Postel du Canada même si cela est acceptable dans d’autres ministères ».

Les participants ont néanmoins indiqué que certaines exigences en matière de service numérique pourraient entraîner des retards. Par exemple, certains participants ont discuté de la nécessité de publier l’information dans les deux langues officielles sur le Portail et estimaient que la traduction pouvait être fournie sur demande afin de trouver un meilleur équilibre entre les droits linguistiques et liés à l’accès à l’information. On a également proposé le contraire, et suggéré que le gouvernement investisse dans la traduction et l’accessibilité de tous les documents. Un autre participant a proposé une approche intermédiaire, dans laquelle des résumés succincts de documents plus longs seraient fournis en français et en anglais au moment de la publication. Dans l’ensemble, il n’y a pas eu d’accord sur la question des exigences en matière de langues officielles, sauf une reconnaissance générale que la traduction peut entraîner des retards sans la mise en place de pratiques efficaces.

Lors des discussions sur l’obligation de créer des documents accessibles, un participant à l’atelier a suggéré que le gouvernement devait aller plus loin. Dans son exposé, Justin Ling a suggéré que les renseignements diffusés soient lisibles par machine et diffusés dans le format qu’ils ont été créés.

Les participants ont également discuté de la façon dont ils souhaitaient voir des fonctions améliorées sur le Portail qui leur permettraient de comparer les dossiers de différentes institutions, ainsi que de se concentrer sur une seule institution.

Renseignements généraux

Le responsable de chaque institution assujettie à la Loi est responsable de l’application de la Loi dans son organisation. Cela comprend la dotation en ressources appropriées de ses opérations d’accès à l’information et la formation pertinente du personnel. Les grandes institutions ont des bureaux entiers consacrés au respect des obligations de l’accès à l’information. Les petites institutions, qui reçoivent peu de demandes et parfois aucune demande au cours d’une année donnée, peuvent n’avoir qu’un employé responsable de l’accès à l’information et celui-ci est susceptible d’exercer ces fonctions en même temps que d’autres responsabilités.

De même, le niveau de formation entre les institutions varie. L’École de la fonction publique du Canada (EFPC) offre une formation sur l’accès à l’information aux institutions de la fonction publique centrale, mais ses services d’apprentissage ne sont pas offerts à toutes les institutions assujetties à la Loi. Par conséquent, bon nombre d’institutions, souvent plus petites, qui n’ont pas accès aux services de l’EFPC doivent soit créer et offrir leur propre programme de formation, soit recourir à un service externe. Certaines organisations offrent également une formation liée à l’accès à l’information aux employés qui ne participent pas aux fonctions de base de l’accès à l’information.

Ce que nous avons entendu

De nombreux participants s’entendaient sur le fait que, dans l’ensemble, les bureaux de l’accès à l’information manquent considérablement d’employés et de ressources. Des appels similaires ont été lancés en faveur d’une meilleure dotation au CIC pour assurer une surveillance efficace.

Les institutions fédérales ont également mentionné les répercussions des modifications apportées à la Loi. À titre d’exemple, l’ajout de publications proactives à la Loi a accru les pressions exercées sur les activités d’accès à l’information pour plusieurs institutions. Les institutions ont également fait observer que les fonctionnaires de l’accès à l’information accomplissaient de plus en plus de tâches en dehors des fonctions essentielles de l’accès à l’information, comme l’appui aux processus judiciaires, l’examen d’autres renseignements et des divulgations de données et la réponse aux processus de divulgation parlementaire.

De nombreux participants ont discuté du niveau de formation des fonctionnaires sur l’accès à l’information. Cela était particulièrement pertinent pour les petites institutions, où le personnel, la formation et les outils peuvent être moins nombreux et où le manque de ressources nuit à la capacité de formation.

Dans l’ensemble, on estimait que les agents et les fonctionnaires de l’accès à l’information avaient besoin d’une meilleure formation en gestion de l’information et en technologie. Tous les types de participants s’entendaient sur le fait que la numérisation pouvait simplifier les processus d’accès à l’information, mais pas sans un investissement suffisant dans les outils et la formation pour utiliser les outils de manière plus efficace.