Administration des régimes de prestations d’assurance collective pour les organisations payées par Phénix, mais non couvertes par le Centre des services de paye

But

Le présent avis a pour but de fournir des renseignements concernant les modifications temporaires aux processus qui ont pris effet en octobre 2016, visant l’administration des régimes de prestations d’assurance collective qui ont été touchés par la mise en œuvre du système de paye Phénix.

Contexte

Le Secrétariat du Conseil du Trésor Canada (SCT), en collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et les administrateurs de régime, a mis en place en octobre 2016 des modifications temporaires aux processus afin d’éviter des difficultés inutiles aux participants des régimes d’assurance collective.

Les modifications temporaires aux processus autorisées qui suivent sont pour les employés de la fonction publique qui sont payés au moyen du système de paye Phénix. Les nouveaux processus seront en vigueur de manière rétroactive pour la période du 1^er septembre 2015 au 31 mars 2018.

Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP)

1. Annulation de toutes les périodes d’attente.
   1. Jusqu’au 31 mars 2018, à moins qu’on ne demande la rétroactivité, toute demande d’adhésion au Régime ou de changement de protection entrera en vigueur le premier du mois suivant la réception par le bureau de la rémunération désigné d’une demande électronique libre-service dans Phénix ou du formulaire de demande de l’employé papier dûment rempli (document PDF – 94.65 KO) (SCT-006491).
   2. Les employés doivent en premier lieu tenter de faire une demande d’adhésion au RSSFP ou de modifier leur protection au moyen de la demande électronique libre-service dans Phénix. Si la demande ne peut être soumise par voie électronique, une copie du formulaire de demande de l’employé papier (SCT-006491) peut être transmise au bureau de la rémunération désigné.
2. Rétroactivité
   1. Jusqu’au 31 mars 2018, un participant peut demander une modification rétroactive de la date d’entrée en vigueur de la protection. De telles demandes doivent être fournies par écrit au bureau de la rémunération et entreront en vigueur le premier du mois suivant la date à laquelle l’employé est devenu admissible pour la modification de protection demandée.
   2. Une demande de modification de la date d’entrée en vigueur rétroactive de la protection ne peut pas remonter à avant le 1^er septembre 2015.

Dans l’éventualité que le système de la Sun Life refuse une date d’entrée en vigueur de la protection rétroactive reportée, code d’erreur UPE567 dans le rapport hebdomadaire sur les erreurs d’admissibilité, le bureau de la rémunération communiquera avec l’équipe d’admissibilité de la Sun Life au 1-613-560-7512 et demander que la date soit manuellement modifiée dans le système de la Sun Life.

Exemple : Un employé qui est embauché le 21 janvier 2016 et qui a déjà fait la demande, ou fait tout juste la demande de protection, peut, jusqu’au 31 mars 2018, demander une date d’entrée en vigueur de la protection rétroactive du 1^er février 2016.

Remarque: Une demande de règlement doit être reçue par Sun Life dans les 12 mois suivant l'année civile au cours de laquelle la dépense est engagée. Les demandes ne seront pas acceptées après ce délai de 12 mois, à moins que la soumission tardive ne soit le résultat de circonstances incontrôlables, telles qu’une incapacité médicale ou psychologique. Si la demande d'un participant est refusée en raison d'une présentation tardive, un appel peut être soumis à l'Administration du RSSFP.

3. Les participants qui entament un congé non payé (CNP) entre le 1^er septembre 2015 et le 31 mars 2018 peuvent faire une demande de modification de leur protection sans retourner en premier lieu au travail, sous réserve de ce qui suit :
   1. ils soumettent un formulaire de demande de l’employé (SCT-006491) rempli à son bureau de la rémunération le 31 mars 2018 au plus tard;
   2. ils comprennent que toute cotisation rétroactive de l’employé sera prélevée sur leur paye à leur retour au travail.

Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP)

1. Jusqu’au 31 mars 2018, les participants en CNP qui ont perdu leur protection du RSDFP le 1^er septembre 2015 ou ultérieurement en raison de cotisations qui n’ont pas été versées en avance peuvent rétablir leur protection sans retourner en premier lieu au travail, sous réserve de ce qui suit :
   1. la demande de rétablissement doit être reçue par leur bureau de la rémunération avant le 31 mars 2018;
   2. le participant doit remettre à son bureau de la rémunération un ou plusieurs chèques pour toutes les cotisations manquées et à venir.
2. Les nouveaux employés qui n’ont pas été informés au sujet de leur régime ou de leur numéro de certificat doivent communiquer avec leur bureau de la rémunération pour une mise à jour de l’état de leur dossier.

Régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique (RACGFP) – Assurance-vie de base

1. L’exigence liée à la déclaration de santé sera annulée pour tout employé devenu admissible à l’assurance-vie de base et des personnes à charge après le 1^er septembre 2015 et en date du 31 mars 2018, sous réserve de ce qui suit :
   1. l’employé était et continue d’être admissible au régime conformément aux règles de ce dernier;
   2. aucune demande d’adhésion de l’employé n’a été refusée antérieurement par Industrielle Alliance;
   3. l’employé soumet un formulaire de demande PWGSC-TPSGC 2028 ou PWGSC-TPSGC 2028-5 dûment rempli à son bureau de la rémunération le 31 mars 2018 au plus tard.

Un employé qui était admissible à l’assurance-vie de base et des personnes à charge avant le 1^er septembre 2015 et qui continue de l’être, mais qui ne participe pas actuellement au régime, doit quand même remplir le formulaire de déclaration de santé.

Remarque : Cette annulation de l’exigence liée à la déclaration de santé pour l’assurance-vie de base ne s’applique pas à l’assurance-vie supplémentaire, pour laquelle le formulaire de déclaration de santé a toujours été obligatoire.

2. Lorsque qu’un employé retourne au travail, les bureaux de la rémunération sont autorisés à recouvrir toute cotisation manquée au cours d’une période de CNP qui a commencé entre le 1^er septembre 2015 et le 31 mars 2018, si les cotisations n’ont pas été versées à l’assureur conformément au Guide sur l’administration des régimes d’assurances (ARA) 4.17.1 et au Guide sur l’ARA 4.17.3.

Renseignements supplémentaires disponibles

Pour en savoir plus au sujet des mesures prises pour régler les divers problèmes liés aux services de paye, veuillez consulter la page Les problèmes du système de paye Phénix.

Des renseignements supplémentaires pour les employés sont disponibles sur la page Nouvel employé à la fonction publique.