Rapport d’observation ou déclaration électronique

Sommaire de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Introduction

L’application Rapport d’observation ou déclaration électronique (RODE) a fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP). L’évaluation avait pour but de déterminer si le projet ou l’activité a des répercussions sur la protection des renseignements personnels et, le cas échéant, de proposer des recommandations pour les atténuer ou les résoudre.

Description de la proposition

Avant la mise en œuvre du RODE, tous les membres du personnel, entrepreneurs et bénévoles consignaient les activités, les comportements et les renseignements considérés comme significatifs ou inhabituels dans une version Microsoft Word du Rapport d’observation ou déclaration (ROD) (CSC/SCC 0875). En général, ces formulaires étaient uniquement tenus à jour dans les dossiers papier des délinquants.

La solution RODE est une façon moderne, pour le personnel des établissements et des bureaux communautaires du SCC, de consigner le ROD dans un portail Web. De plus, le RODE a des caractéristiques intégrées supplémentaires comme des fonctions d’audit et des niveaux d’accès multiples qui permettent de restreindre l’accès à l’information en fonction du besoin de savoir.

Grâce à la collecte, à l’analyse et à l’échange de renseignements de sécurité, le RODE contribue directement aux opérations et aux interventions de sécurité. À cette fin, le RODE facilite le processus de gestion des cas tout en repérant et en gérant les activités illicites et les menaces pour la sécurité dans les établissements et dans la collectivité.

Collecte, utilisation, communication et conservation des renseignements personnels

En vertu de l’article 3 et de l’alinéa 5a) de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), le SCC est responsable de la prise en charge et de la garde des détenus, ainsi que de l’application de mesures de garde et de surveillance sécuritaires et humaines. Afin d’assurer la sécurité des établissements et des détenus, le SCC doit surveiller les activités des délinquants et consigner l’information relative aux incidents de sécurité, puis produire des rapports. Le SCC doit également respecter les directives du commissaire concernant la consignation et le signalement des incidents de sécurité. 

Ces directives sont :

• 566 : Cadre pour des milieux correctionnels sécuritaires et efficaces
  • 566-1 : Contrôle des entrées et sorties des établissements
  • 566-2 : Contrôle des entrées et des sorties des véhicules
  • 566-4 : Dénombrements et patrouilles de sécurité
  • 566-7 : Fouille des délinquants

  • 566-8 : Fouille du personnel et des visiteurs

• 568 : Gestion de l’information et des renseignements de sécurité
  
  • 568-1 : Consignation et signalement des incidents de sécurité
  • 568-2 : Consignation et communication de l’information et des renseignements de sécurité
  • 568-4 : Protection des lieux de crime et conservation des preuves
  • 568-5 : Gestion des objets saisis
  • 568-6 : Création, contrôle et manipulation des dossiers de la Sécurité préventive et du renseignement de sécurité

  • 568-7 : Délinquants incompatibles

• 700 : Interventions correctionnelles
  
  • 710-8 : Visites familiales privées
  • 715-1 : Surveillance dans la collectivité
  • 784 : Engagement des victimes
  • 786 : Plaintes des victimes

Les fichiers de renseignements personnels associés à ce programme sont :

• Sécurité préventive - SSC PPU 065
• Gestion des cas - SSC PPU 042

L’application RODE change efficacement la manière de remplir les ROD en passant du format papier traditionnel à un format électronique sur le Web. Dans le contexte du RODE, il ne s’agit pas, pour le SCC, de recueillir de nouveaux renseignements personnels, mais plutôt de simplifier les processus d’établissement de rapports liés au formulaire RODE. 

Le portail n’est pas différent du ROD traditionnel. On y retrouve :

• Identification du délinquant (prénom, nom, numéro de la Section des empreintes digitales (SED))
• Établissement ou bureau chargé de la surveillance
• Observations concernant la participation d’un délinquant à un incident qui survient dans un établissement du SCC

Le SCC est le principal utilisateur de l’information contenue dans le ROD. Les observations contenues dans le RODE peuvent servir à étayer des décisions administratives, des enquêtes sur les incidents et le renseignement, des processus disciplinaires, des décisions opérationnelles ayant trait à la sécurité de l’établissement, etc. Ces rapports et leurs utilisations connexes existent déjà dans le cadre du modèle de ROD traditionnel.

Le plus souvent, les renseignements personnels sont utilisés conformément à l’alinéa 8(2)a) qui prévoit que la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution ou pour un usage compatible avec ces fins. Le SCC peut également communiquer des renseignements personnels en vertu d’autres alinéas du paragraphe 8(2), notamment à un organisme d’enquête pendant la tenue d’enquêtes licites et pour des travaux de recherche ou de statistique.

De plus, la LSCMLC accorde le pouvoir de communiquer des renseignements personnels dans certaines circonstances précises décrites aux paragraphes 25(1), (2) et (3). 

Les dossiers des délinquants stockés dans les fichiers de Sécurité préventive et de Gestion des cas sont conservés jusqu’à ce que le délinquant atteigne l’âge de 70 ans ou pendant cinq ans après l’expiration du dernier mandat, l’échéance la plus éloignée étant retenue. Les RODE sont assujettis aux mêmes exigences de conservation. Les documents historiques sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. Le rapport officiel est la copie papier portant deux signatures manuscrites (celles de l’auteur du rapport et du superviseur), conservée à l’unité ou à l’établissement local.