Système de gestion des ressources humaines

Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aperçu

Le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) est un système national qui permet l'accès direct aux renseignements sur les ressources humaines (RH). Il permet aux spécialistes des RH d'administrer électroniquement les fonctions relatives aux RH en saisissant un large éventail de données sur les employés, dont :

• les plans de carrière;
• les attestations;
• les personnes à charge;
• la discipline;
• les études;
• l'équité en matière d'emploi;
• les griefs;
• la santé, la sécurité et les rapports d'accident;
• la compétence linguistique;
• les congés et les autorisations de congé;
• les compétences;
• les tests; et
• les cours de formation.

Le SGRH permet aussi aux employés d'avoir accès électroniquement :

• à leurs renseignements personnels et de les mettre à jour, notamment :
  • leur adresse;
  • leur état matrimonial;
  • leurs numéros de téléphone et;
  • la capacité de s'auto-identifier;
• de consulter leurs congés.

Sommaire des risques et des recommandations

Utilisation générale/globale

Risque

Possibilité que les renseignements personnels soient utilisés à des fins non prévues.

Recommandations liées à l'atténuation

Veiller à ce qu'un protocole d'entente soit en place pour les renseignements fournis à des tiers et qu'il établisse la responsabilité juridique de ces derniers en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels qui leur sont fournis, conformément à :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Disposal

Risque

L'application du SGRH comporte plusieurs catégories de données. La collecte de renseignements n'a pas commencé pour toutes les catégories lors de la mise en œuvre initiale du système.

Recommandations liées à l'atténuation

Élaborer le processus d'épuration électronique dans l'application du SGRH en fonction des périodes de conservation établies dans les manuels du SCC.

Informer tous les intervenants de la responsabilité juridique consistant à retirer les renseignements personnels en conformité avec le paragraphe 6(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.