Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information – 2019-2020

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents ainsi qu’à toute personne et société présentes au Canada le droit d’accéder aux documents relevant d’une institution fédérale assujettie à la Loi. Cela permet d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions fédérales et favorise une société ouverte et démocratique.

Services partagés Canada (SPC) est heureux de présenter au Parlement son 9e Rapport Annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport a été préparé conformément au paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information pour l’exercice financier du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Mandat institutionnel

SPC a été créé en 2011 dans le but de transformer la façon dont le gouvernement gère et protège son infrastructure de technologie de l’information (TI).

SPC joue un rôle clé dans la capacité du gouvernement à offrir des programmes et des services numériques qui améliorent la vie des Canadiens, de leurs familles et de leurs collectivités.

SPC travaille en partenariat avec d’importants intervenants des secteurs public et privé à la mise en œuvre d’approches pangouvernementales pour la gestion des services d’infrastructure TI et à l’utilisation de processus de gestion des activités efficaces et efficients. Le maintien de solides relations avec la clientèle et d’une bonne gestion des services est essentiel à l’exécution du mandat de SPC.

Pouvoir délégué

Au cours de la période visée par le rapport 2019-2020, l’honorable Joyce Murray, ministre du Gouvernement numérique, a été nommée et est devenue ministre responsable de SPC. Son rôle consiste à améliorer les services aux Canadiens en travaillant avec l’ensemble du gouvernement fédéral à la transition vers un gouvernement axé sur le numérique. En outre, elle dirigera les activités de SPC dans le cadre de sa réorganisation visant à soutenir adéquatement la mise en place d'une infrastructure commune de TI ainsi qu'à en assurer la fiabilité et la sécurité.

La ministre du Gouvernement numérique est responsable du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Conformément au paragraphe 95(1) de la Loi, la ministre a délégué tous ses pouvoirs, obligations et fonctions aux membres de la haute direction du ministère, y compris au directeur et aux directeurs adjoints de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), ci-après appelée la Division de l’AIPRP (voir l’annexe A).

Structure de la Division de l’AIPRP

La Division de l’AIPRP fait partie du Secrétariat ministériel, qui est supervisé par la directrice générale, secrétaire générale et chef de la protection des renseignements personnels et relève de la Direction générale de l’engagement stratégique.

La Division applique la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et son directeur joue le rôle de coordonnateur de l’AIPRP pour le ministère. Le travail est effectué sous l’autorité de deux directeurs adjoints respectivement responsables de l’Unité des opérations et de l’Unité des politiques et de la gouvernance. Parmi les 21 années-personnes en moyenne consacrées au programme d’AIPRP, 13 années-personnes l’ont été à l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ces chiffres en années-personnes comprennent les emplois à temps plein, les emplois temporaires et les emplois étudiants.

L’Unité des opérations est responsable du traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les activités en question comprennent notamment les tâches suivantes :

• Assurer la liaison avec les experts en la matière au sein de SPC.
• Effectuer un examen détaillé des dossiers demandés et tenir des consultations externes, tel que requis, pour trouver le juste équilibre entre le droit d’accès à l’information du public et la nécessité, pour le gouvernement, de protéger certains renseignements dans un nombre de cas limités et particuliers.
• Tel que requis, donner des séances d’information à la haute direction sur les questions relatives aux demandes et au rendement de l’institution.
• Agir comme principal point de contact avec le Commissariat à l’information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en ce qui concerne la résolution des plaintes relatives aux demandes présentées en vertu des deux lois.

L’Unité des politiques et de la gouvernance est responsable, entre autres, de :

• Donner des conseils et des orientations stratégiques à l’équipe de la haute direction de SPC sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
• Élaborer des instruments et des outils stratégiques en matière d’AIPRP.
• Aider les responsables des programmes à réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et à rédiger des ententes d’échange de renseignements personnels.
• Préparer et donner des séances de formation et de sensibilisation à l’échelle de SPC.
• Coordonner les exigences de SPC en matière de rapports annuels.
• Publier une version mise à jour d’un Chapitre Info Source de SPC.
• Agir comme principal point de contact avec le CIC et le CPVP pour divers examens, vérifications, enquêtes systémiques et atteintes à la vie privée.

L’application des lois par la Division de l’AIPRP est également facilitée à l’échelon des directions générales et des directions de SPC. Dix officiers de liaison au bureau du sous-ministre adjoint et 59 officiers de liaison aux directions générales coordonnent la collecte des dossiers et des renseignements demandés. Ils donnent également des conseils aux gestionnaires des directions générales et des directions sur l’application des Lois.

SPC n’était partie à aucune entente de service au titre de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le rapport.

Faits saillants du rapport statistique de 2019-2020

Le rapport statistique (Annexe B) sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information contient un sommaire des demandes d’accès à l’information et des consultations traitées pendant la période visée par le rapport de 2019-2020.

Demandes reçues

Le ministère a traité 137 demandes d’accès à l’information, ce qui représente une baisse de 56 % des demandes par rapport à l’année précédente. Cela est dû à une augmentation des divulgations proactives d’information sur le portail du gouvernement ouvert ainsi qu’à une diminution des demandes de notes d’information basées sur les listes mensuelles affichées. La Division traite les demandes de titres de notes d’information comme des demandes individuelles, même si plusieurs titres sont demandés en même temps. Ce processus nous permet de travailler efficacement et de respecter les échéanciers prévus par la Loi. De même, le rapport annuel rend compte d’une diminution de 44 % du nombre de pages traitées – 103 269 pages pour l’exercice 2019-2020. Cependant, le rapport statistique ne fait état que des pages des dossiers clos. Environ 200 000 autres pages qui ont été traitées par la Division de l’AIPRP ne sont pas prises en compte dans le rapport. Ces volumineux dossiers étaient toujours en cours d’examen à la fin de la période visée par le rapport.

Il est important de souligner que SPC a atteint un taux de conformité de 100 %.

SPC a reporté 22 demandes de 2019-2020 pour un total de 159 demandes durant la période visée par le rapport. La Division de l’AIPRP continue d’assurer un contrôle régulier de ses délais de traitement des demandes et veille à leur rapidité d’exécution.

Demandes d’accès à l’information – Version texte

Année fiscale	Reçues	Traitées
2019-2020	159	137
2018-2019	312	332
2017-2018	257	285
2016-2017	278	285
2015-2016	222	232
2014-2015	189	172

Demandes informelles

SPC affiche les sommaires des demandes d’accès à l’information complétées relatives aux dossiers ministériels sur le portail du gouvernement ouvert. Pendant la période visée par le rapport, le ministère a reçu et traité 88 demandes informelles en lien avec des documents communiqués antérieurement.

Répercussions de la COVID-19

La Division de l’AIPRP s’est rapidement adaptée aux réalités du télétravail à plein temps. La majorité des employés de l’AIPRP étaient déjà équipés pour travailler à domicile en cas de fermeture des bâtiments. Voici quelques-unes de nos réalisations aux premiers stades de la pandémie de COVID-19 :

• Adaptation de tous les processus permettant de continuer à répondre aux demandes du public canadien.
• Solutions pour les consultations auprès d’autres ministères ainsi que de tiers internes et externes.
• Conseils à d’autres institutions pour la mise en œuvre de postel.
• Nombreuses heures de conseils sur la protection de la vie privée à des hauts fonctionnaires de SPC au sujet de la COVID-19.
• Participation à divers groupes de travail coopératifs sur les réalités actuelles de la COVID-19.

La Division de l’AIPRP est parvenue à réaliser ces accomplissements tout en relevant de nombreux défis. Voici les plus importantes des difficultés qu’elle a rencontrées ainsi que les mesures prises par la Division pour les surmonter :

• Certains employés n’étaient pas outillés pour le télétravail lorsque les bureaux de la Division ont été fermés. La Division a rapidement demandé des ordinateurs portables et un accès Réseau privé virtuel (RPV) pour ces employés, y compris les étudiants.
• Le manque d’équipement de bureau adéquat au domicile des employés a affecté leur efficacité. Les employés ont pu entrer dans le bâtiment afin d’y récupérer du matériel et des fournitures de bureau en suivant les directives de la direction.
• Des connexions réseau plus lentes ont causé une baisse de la productivité. La Division a travaillé avec le groupe des TI pour augmenter la vitesse du logiciel de traitement de l’AIPRP.
• Le traitement des demandes par courrier a été retardé par les fermetures de bâtiments. Le courrier a été récupéré lorsque l’accès aux bâtiments a été accordé.
• Tous les demandeurs ont été informés que l’envoi des documents demandés serait retardé, car le traitement des demandes ne pourrait se faire qu’au retour de la Division de l’AIPRP à ses bureaux. Pour éviter les retards, postel a été utilisé pour la majorité des demandes.
• Baisse de productivité relative à l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle. La Division a modifié ses priorités pour se concentrer principalement sur les tâches essentielles et en créant des horaires de travail plus flexibles.
• La santé mentale des employés était une préoccupation. Le ministère a organisé des séances de soutien pour aider les employés à relever le défi de la COVID-19. De plus, la direction et les collègues se sont soutenus mutuellement pendant cette période.

Source des demandes

Le grand public est à l’origine de la plus grande partie des demandes d’accès à l’information, soit 39 % des demandes. Les demandes reçues des médias ont constitué 30,5 % des demandes, tandis que celles provenant du secteur privé et de sources anonymes ont représenté respectivement 22,5 % et 6 %. Les demandes provenant d’organisations et du milieu universitaire ont représenté environ 2 % de l’ensemble des demandes reçues.

Sources des demandes – Version texte

Sources des demandes	Pourcentage de demandes reçues
Médias	39 %
Milieu universitaire	0.5 %
Secteur privé	22 %
Organismes	1 %
Public	39 %
Refus de s’identifier	6 %

Refus de donner suite

À la suite à l’adoption du Projet de loi C-58, qui a reçu la sanction royale le 17 juin 2019, l’article 6.1 a été ajouté. L’article prévoit que le responsable d’une institution gouvernementale peut demander au commissaire à l’information d’enquêter sur une demande jugée vexatoire, faite de mauvaise foi ou qui constitue un abus de droit. L’approbation du commissaire à l’information est nécessaire pour refuser la demande d’accès aux dossiers. SPC n’a pas invoqué cet article au cours de la période visée par le rapport.

Disposition des demandes traitées

Au cours de la période visée par le rapport, SPC a publié l’intégralité des dossiers dans 23 cas (17 %).

Dans 85 cas (64 %), le ministère a invoqué des exceptions. Il est arrivé dans trois cas (2 %) que les documents correspondant aux demandes ont fait l’objet d’une exception ou d’une exclusion complète. Pour les 21 demandes restantes (17 %), soit il n’existait aucun document, soit la demande a été abandonnée par le demandeur, soit la demande a été transférée.

Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet la prorogation des délais prévus par la Loi si des consultations sont nécessaires ou si la demande concerne un volume important de documents et que leur traitement à l’intérieur du délai initial entravait de façon sérieuse les activités du ministère.

SPC a demandé des prorogations dans 46 cas (58 %) lorsqu’il a dû consulter son unité des Services juridiques et d’autres ministères avant de répondre au demandeur. De plus, des prorogations ont été obtenues dans 20 cas (25 %) afin de réduire le risque d’interférence avec les opérations quotidiennes en raison d’une grande quantité de dossiers. Le ministère a également invoqué 13 prorogations (17 %) pour pouvoir donner une notification à un tiers.

Délai de traitement

La Loi sur l’accès à l’information établit le délai de réponse aux demandes d’accès à l’information. Elle prévoit également des prorogations lorsque la réponse à la demande exige l’examen d’une grande quantité d’information ou des consultations exhaustives auprès d’autres institutions du gouvernement ou de tierces parties.

SPC a traité 62 demandes (47 %) en 30 jours ou moins et 25 autres demandes (19 %) dans un délai de 31 à 60 jours. SPC a traité 39 demandes (30 %) dans un délai de 61 à 120 jours, trois (2 %) dans un délai de 121 à 180 jours et trois autres (2 %) en 181 jours ou plus.

Exceptions

Chaque fois que SPC a invoqué une disposition prévoyant une exception, le principe de prélèvement mentionné à l’article 25 de la Loi a été appliqué de sorte que la plus grande quantité possible de renseignements pertinents puisse être communiquée. Aucune demande n’a fait l’objet d’une exception complète.

Les exceptions les plus fréquemment invoquées à SPC se rapportaient à deux alinéas et un paragraphe de la Loi sur l’accès à l’information, que voici :

• L’alinéa 16(2)(c), qui concerne la sécurité et la vulnérabilité des bâtiments, structures ou systèmes (64 cas ou 24,5 %);
• Le paragraphe 19(1), qui protège les renseignements personnels (56 cas ou 21 %);
• L’alinéa 20(1)(c), qui protège les renseignements qui pourraient entraîner des pertes ou des gains financiers pour un tiers (44 cas ou 17 %).

L’alinéa 16(2)(c) est une exception discrétionnaire, tandis que le paragraphe 19(1) et l’alinéa 20(1)(c) sont des exceptions obligatoires.

Exclusions

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà publics, comme les publications gouvernementales et les documents que l’on retrouve dans les bibliothèques et les musées (article 68). Elle exclut aussi, notamment, les documents confidentiels du Cabinet (article 69). Au cours de 2019-2020, SPC a exclu à deux reprises des documents relevant de l’article 68 et l’article 69 a été invoqué dans 25 cas.

Consultations

Au cours de la période visée par le présent rapport, SPC a reçu 103 consultations d’autres institutions gouvernementales. Le ministère a mené sept consultations à la fin de la période 2019-2020.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Au cours de l’exercice 2019-2020, SPC a reçu deux rapports de conclusions de plaintes précédentes. Aucune plainte n’a été reçue pour la période visée.

Au cours de l’exercice, les enquêtes sur les plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information visaient cinq dossiers.

Aucune vérification concernant SPC n’a été effectuée par le CIC en vertu de la Loi.

Principaux enjeux soulevés et mesures prises à la suite de plaintes

La Division de l’AIPRP continue de travailler avec diligence au règlement des plaintes. Dès la réception d’une demande, la Division travaille diligemment avec les demandeurs afin de bien comprendre la demande et ainsi réduire le temps de traitement et assurer la pertinence des documents fournis. De plus, SPC a pris diverses mesures dans le but de réduire au minimum le nombre de plaintes reçues. Par exemple, la Division révise régulièrement ses procédures afin d’améliorer son rendement et de réduire le délai de traitement des demandes dans le but de diminuer le nombre de plaintes. Les analystes de l’AIPRP reçoivent une formation continue sur le processus de traitement des plaintes et le traitement des plaintes reçues du CIC. La Division a établi un processus simplifié de traitement des plaintes dans le cadre duquel le directeur adjoint de l’Unité des opérations est chargé de formuler des observations à l’intention du CIC.

Surveillance de la conformité

La Division a mis en œuvre diverses procédures internes pour s’assurer que les demandes d’accès à l’information sont traitées de façon efficace et sans délai. Par exemple, la direction et les analystes de la Division de l’AIPRP se réunissent régulièrement pour effectuer le suivi de la charge de travail et de l’état d’avancement des demandes d’accès à l’information. Ces réunions permettent à l’équipe d’améliorer la reddition de comptes et d’apporter plus de précisions.

La Division de l’AIPRP présente des rapports à la Direction générale des Communications et au bureau du président et se réunit toutes les semaines pour discuter des dossiers et des consultations à venir. L’AIPRP dispose d’une norme de service de cinq jours ouvrés pour la récupération de documents et assure le suivi du rendement de la Direction générale. Chaque mois, la Division de l’AIPRP produit un rapport sur le rendement à l’intention des sous-ministres adjoints et du bureau du président, qui permet à la haute direction d’aborder diverses questions touchant l’ensemble de SPC. De plus, la Division organise une réunion mensuelle avec les officiers de liaison des directions générales afin de cerner les préoccupations et les problèmes communs et d’améliorer la récupération des documents et les recommandations.

Frais

La Loi sur les frais de service exige que SPC fasse annuellement rapport au Parlement des frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

En 2019-2020, SPC a perçu 465 $ en frais de demande et a dispensé des demandeurs à hauteur de 195 $. Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information publiée le 5 mai 2016, SCP a dispensé les demandeurs de tous frais prescrits par la Loi et son Règlement d’application, à l’exception des frais de demande de 5 $ prévus à l’alinéa 7(1)(a) du Règlement.

Coûts

Pendant la période visée par le rapport, la Division de l’AIPRP a dépensé un total de 779 660 $ dans l’application de la Loi sur l’accès à l’information, dont 744 741 $ en salaires et 34 919 $ en biens et services.

Activités de formation et de sensibilisation

La Division de l’AIPRP se consacre à la promotion d’une culture d’excellence en matière d’AIPRP à l’échelle de SPC. C’est pourquoi la Division continue à élaborer et offrir des activités de formation et de sensibilisation visant à accroître l’ouverture et la transparence dans l’ensemble du ministère.

Formation obligatoire

Afin de s’assurer que tous les employés de SPC, peu importe leur poste ou leur niveau, connaissent leurs responsabilités par rapport à l’AIPRP et acquièrent une compréhension approfondie des meilleures pratiques et des principes connexes, SPC a lancé, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), le cours en ligne sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015) le 14 juillet 2016. Offert sur le site Web de l’EFPC, ce cours est facultatif pour les employés de la fonction publique fédérale, mais il est obligatoire pour tous les employés de SPC. Au cours de la période visée par le présent rapport, 989 employés de SPC ont suivi et réussi ce cours. Cela représente une augmentation de 28 % par rapport à l’exercice précédent.

La Division de l’AIPRP a offert 25 séances de formation et de sensibilisation à l’interne à environ 490 participants, dont des cadres, des gestionnaires et des employés de SPC de tous les niveaux. Le nombre de participants qui ont reçu une formation au cours de cet exercice a augmenté de 126 %. Au cours de l’exercice précédent, 217 employés de SPC avaient participé à la formation.

Formation sur l’AIPRP 101

La Division a donné de nombreuses séances de formation AIPRP 101 au cours de 2019-2020. En tout, 47 employés ont suivi la formation.

Projet de loi C-58 : sensibilisation des dirigeants de SPC

Le Projet de loi C-58 a reçu la sanction royale le 21 juin 2019. Il vise à accroître la transparence du gouvernement, à aider le public à se former une opinion plus éclairée et à favoriser une société ouverte et démocratique. Au cours de la période visée par le présent rapport, neuf séances de sensibilisation ont été offertes à 276 cadres supérieurs. Ces séances ont permis de donner un aperçu des principaux changements et responsabilités du ministère en ce qui concerne le Projet de loi C-58. Les principaux changements sont les suivants : publication proactive, refus de donner suite, attribution au commissaire à l’information du pouvoir de rendre des ordonnances et suppression de tous les frais, à l’exception des frais de demande de 5 $.

Semaine du droit à l’information

En 2019, la Semaine du droit à l’information a eu lieu du 23 au 28 septembre. Elle est célébrée depuis 17 ans dans le monde entier. Elle vise à sensibiliser les individus au droit d’accès aux informations gouvernementales, afin de promouvoir la liberté d’information comme élément essentiel de la démocratie et de la bonne gouvernance. La Division de l’AIPRP a tenu un kiosque d’information pour distribuer de la documentation sur l’accès à l’information et pour répondre aux questions des employés. En outre, le bureau de l’AIPRP a créé un bref questionnaire destiné aux employés de SPC visant à mesurer leurs connaissances en matière de protection des renseignements personnels. Diverses publications et ressources ont été mises à la disposition des employés de SPC. De plus, des activités de sensibilisation ont eu lieu sur Twitter et sur notre réseau de communication interne.

Politiques, lignes directrices et procédures

Afin de maintenir une norme d’excellence élevée et d’améliorer continuellement les services à la clientèle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, la Division de l’AIPRP de SPC a lancé un certain nombre d’initiatives :

• La Division de l’AIPRP a transmis des rapports mensuels et trimestriels aux directions générales de SPC pour contribuer à améliorer les délais de traitement des documents correspondant aux demandes. De plus, la Division de l’AIPRP a rencontré les gestionnaires des enjeux sur une base hebdomadaire afin de maintenir les lignes de communication et d’aborder les nouveaux enjeux.
• L’Unité des politiques et de la gouvernance a mis au point des procédures opérationnelles normalisées internes de niveau Très secret (TS) en vue d’une application cohérente des mesures de sécurité lors de la réception de dossiers TS.
• L’Unité des politiques et de la gouvernance a élaboré une nouvelle formation AIPRP 101 sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de continuer à instruire tous les employés de SPC sur leurs rôles et responsabilités en matière d’AIPRP.
• L’AIPRP a achevé son intégration à postel, qui permet la livraison électronique des documents requis aux demandeurs. Avec l’ajout de signatures électroniques pour la correspondance avec les demandeurs, la Division de l’AIPRP de SPC est désormais entièrement numérique.
• La Division a consulté les principaux intervenants internes et la collectivité de l’AIPRP au sujet des changements législatifs et stratégiques découlant de la réforme de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (Projet de loi C-58). Un groupe de travail composé de partenaires internes clés a été créé pour modifier et mettre à jour les processus de SPC afin d’assurer une mise en œuvre rapide et cohérente. De plus, la Division de l’AIPRP a donné de nombreuses et importantes séances de formation à la haute direction et aux groupes concernés dans le but de présenter les changements et les répercussions que le Projet de loi C-58 aurait sur le ministère.
• Les employés de la Division de l’AIPRP ont reçu les éléments de formation suivants pour approfondir leurs connaissances : GCdocs, logiciel de traitement de l’AIPRP, langage clair, évaluations de l’incidence sur la vie privée, notes d’information et atelier de deux jours sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Annexe A – Arrêté de délégation

Services partagés Canada

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu du paragraphe 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et du paragraphe 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Ministre du Gouvernement numérique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont elle est, en qualité de responsable de Services partagés Canada, investie par les dispositions des lois ou de leurs règlements mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté de délégation antérieur.

Annexe

Poste	Loi sur l’accès à l’information et Règlement	Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement
1. Président	Autorité absolue	Autorité absolue
2. Première vice-présidente	Autorité absolue	Autorité absolue
3. Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue
4. Directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée	Autorité absolue	Autorité absolue
5. Directeurs adjoints, Opérations et Politique et gouvernance, Direction de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels	Autorité absolue	Autorité absolue

Daté, à Ottawa,
ce 26ième jour de juin, 2020

L’honorable Joyce Murray
Ministre du Gouvernement numérique et Responsable de Services partagés Canada 

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Services partagés Canada

Période de référence : 2019-04-01 au 2020-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	137
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente	22
Total	159
Fermées pendant la période d’établissement de rapport	132
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport	27

1.2 Source des demandes

Source	Nombre de demandes
Médias	42
Secteur universitaire	1
Secteur commercial (secteur privé)	31
Organisation	2
Public	53
Refus de s’identifier	8
Total	137

1.3 Demandes informelles

Délai de traitement

1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
76	10	2	0	0	0	0	88

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Section 2 : Motifs pour ne pas donner suite a une demande

	Nombre de demandes
En suspens depuis la période d’établissement de rapports précédente	0
Envoyées pendant la période d’établissement de rapports	0
Total	0
Approuvées par la commissaire à l’information pendant la période d’établissement de rapports	0
Refusées par la commissaire à l’information au cours de la période d’établissement de rapports	0
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapports	0

Section 3 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	2	12	6	3	0	0	0	23
Communication partielle	2	24	17	36	3	3	0	85
Exception totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclusion totale	1	1	1	0	0	0	0	3
Aucun document n’existe	5	4	1	0	0	0	0	10
Demande transmise	7	0	0	0	0	0	0	7
Demande abandonnée	3	1	0	0	0	0	0	4
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0	0	0	0
Refus d'agir avec l'approbation du commissaire à l'information	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	20	42	25	39	3	3	0	132

3.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes
13(1)(a)	1
13(1)(b)	0
13(1)(c)	0
13(1)(d)	0
13(1)(e)	0
14	0
14(a)	0
14(b)	0
15(1)	3
15(1) - I.A.*	1
15(1) - Def.*	1
15(1) - S.A.*	8
16(1)(a)(i)	0
16(1)(a)(ii)	0
16(1)(a)(iii)	0
16(1)(b)	0
16(1)(c)	1
16(1)(d)	0
16(2)	32
16(2)(a)	0
16(2)(b)	0
16(2)(c)	32
16(3)	0
16.1(1)(a)	0
16.1(1)(b)	0
16.1(1)(c)	0
16.1(1)(d)	0
16.2(1)	0
16.3	0
16.4(1)(a)	0
16.4(1)(b)	0
16.5	0
17	0
18(a)	0
18(b)	0
18(c)	0
18(d)	1
18.1(1)(a)	0
18.1(1)(b)	0
18.1(1)(c)	0
18.1(1)(d)	0
19(1)	56
20(1)(a)	3
20(1)(b)	26
20(1)(b.1)	0
20(1)(c)	44
20(1)(d)	4
20.1	0
20.2	0
20.4	0
21(1)(a)	9
21(1)(b)	14
21(1)(c)	18
21(1)(d)	4
22	0
22.1(1)	0
23	3
23.1	0
24(1)	0
26	0

A.I. : Affaires internationales Déf. : Défense du Canada A.S. : Activités subversives

3.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes
68(a)	2
68(b)	0
68(c)	0
68.1	0
68.2(a)	0
68.2(b)	0
69(1)	0
69(1)(a)	1
69(1)(b)	0
69(1)(c)	0
69(1)(d)	0
69(1)(e)	0
69(1)(f)	0
69(1)(g) re (a)	15
69(1)(g) re (b)	0
69(1)(g) re (c)	4
69(1)(g) re (d)	0
69(1)(g) re (e)	2
69(1)(g) re (f)	3
69.1(1)	0

3.4 Support des documents communiqués

Papier	Électronique	Autres
1	107	0

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

Nombre de pages traitées	Nombre de pages communiquées	Nombre de demandes
103 269	35 585	115

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Estimation des frais	Avis juridique	Autres	Total
Communication totale	9	0	0	5	14
Communication partielle	48	0	1	9	58
Exception totale	0	0	0	0	0
Exclusion totale	2	0	0	1	3
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Ni confirmée ni infirmée	0	0	0	0	0
Total	59	0	1	15	75

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi

	Demandes fermées dans les délais prévus par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi	132
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%)	100

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non- respect du délai statutaire

Nombre de demandes fermées après le délai statutaire	Motif principal
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
0	0	0	0	0

3.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la loi

Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la loi	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où aucune prolongation n’a été prise	Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi où une prolongation a été prise	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	0	0

3.8 Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l’anglais au français	0	0	0
Du français à l’anglais	0	0	0
Total	0	0	0

Section 4 : Prorogations

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
Communication totale	2	2	5	1
Communication partielle	18	4	34	12
Exception totale	0	0	0	0
Exclusion totale	0	0	1	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0
Total	20	6	40	13

4.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations	9(1)(a) Entrave au fonctionnement	9(1)(b) Consultation		9(1)(c) Avis à un tiers
		Article 69	Autres
30 jours ou moins	12	1	11	2
31 à 60 jours	5	3	15	9
61 à 120 jours	3	2	14	2
121 à 180 jours	0	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0	0
Total	20	6	40	13

Section 5 : Frais

Type de frais	Frais perçus		Frais dispensés ou remboursés
	Nombre de demandes	Montant	Nombre de demandes	Montant
Présentation	93	465 $	39	195 $
Autres frais	0	0 $	0	0 $
Total	93	465 $	39	195 $

Section 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

Consultations	Autres institutions du gouvernement du Canada	Nombre de pages à traiter	Autres organisations	Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport	103	4 778	4	35
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente	2	130	0	0
Total	105	4 908	4	35
Fermées pendant la période d'établissement de rapport	98	3 637	4	35
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport	7	1 271	0	0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	49	15	4	0	0	0	0	68
Communiquer en partie	9	10	7	1	0	0	0	27
Exempter en entier	1	0	0	0	0	0	0	1
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	2	0	0	0	0	0	0	2
Total	61	25	11	1	0	0	0	98

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation	Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communiquer en entier	4	0	0	0	0	0	0	4
Communiquer en partie	0	0	0	0	0	0	0	0
Exempter en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Exclure en entier	0	0	0	0	0	0	0	0
Consulter une autre institution	0	0	0	0	0	0	0	0
Autre	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	4	0	0	0	0	0	0	4

Section 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 8 : Plaintes et enquêtes

Article 32 Avis d’enquête	Article 30(5) Cessation de l’enquête	Article 35 Présenter des observations	Article 37 Compte rendus de conclusion reçus	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des recommandations émis par la Commissaire de l’information	Article 37 Compte rendus de conclusion contenant des ordonnances émis par la Commissaire de l’information
0	0	0	2	0	0

Section 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

Article 41 (avant 21 juin 2019)	Article 42	Article 44
0	0	0

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Article 41 (après 21 juin 2019)
Plaignant (1)	Institution (2)	Tier (3)	Commissiaire à la protection de la vie privée (4)	Total
0	0	0	0	0

Section 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

Dépenses		Montant
Salaires		723 784 $
Heures supplémentaires		20 957 $
Biens et services		34 919 $
Contrats de services professionnels	0 $
Autres	34 919 $	-
Total		779 660 $

10.2 Ressources humaines

Ressources	Années-personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein	10,50
Employés à temps partiel et occasionnels	1,25
Employés régionaux	0,00
Experts-conseils et personnel d’agence
Étudiants	1,25
Total	13,00