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Services publics et Approvisionnement Canada
Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin de leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et de les aider à exercer leurs droits en vertu de celle-ci.

Un accès central permet de consulter les renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements  d'Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux et une liste des organisations assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels attribuent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) la responsabilité générale de l'administration pangouvernementale des lois.

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Historique

Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le ministère est devenu Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en 2015 anciennement connu comme Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, de Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada). Toutefois, comme le titre du ministère n'a pas été légalement modifié, le titre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ainsi que son acronyme continue d'être utilisés.

TPSGC rend compte directement au Parlement par la ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA), une organisation indépendante à vocation horizontale faisant partie du portefeuille de la ministre, a été créé le 5 mai 2008, comme étant une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité. Les détails sur ses activités et des résultats de son rendement sont énoncés dans le rapport annuel de l'ombudsman de l'approvisionnement qui est déposé au Parlement par la ministre.

Responsabilités

Le mandat des TPSGC est d'agir en tant que fournisseur de services communs auprès des ministères, des organismes et des conseils du gouvernement du Canada.

En mettant l'accent sur les services de qualité et une saine gérance financière, TPSGC obtient le meilleur rapport qualité-prix en permettant à d'autres ministères et organismes d'assurer la prestation de leurs programmes et de leurs services à la population canadienne.

Les instruments de politique ministérielle de TPSGC sont créés à défaut ou en complément de politiques et d'autres instruments de politique connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ils ont pour but de faire connaître la position ou les engagements de TPSGC par rapport à un sujet particulier. Élaborés par des autorités fonctionnelles désignées, ces instruments de politique servent de référence permanente aux employés du ministère :

Bien qu'il s'agisse d'un programme de TPSGC, le BOA relève de la ministre et doit exercer ses activités de façon impartiale et indépendante. Il examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Fonctions, programmes et activités de l'institution

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) de TPSGC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte du résultat stratégique du ministère, à savoir offrir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales et de leurs programmes. Voici les 9 activités de programme comprises dans l'AAP de TPSGC :

La création de Services partagés Canada a été annoncée en août 2011. Cette organisation est maintenant responsable de la prestation des services d'infrastructure de la technologie de l'information qui relevaient à l'origine des TPSGC.

Approvisionnements

Ce programme offre aux organisations fédérales des solutions en matière d'approvisionnement, comme des contrats spécialisés, des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des protocoles d'entente pour l'achat d'une vaste gamme de biens et de services, y compris des services de construction. Ce programme fournit des services d'approvisionnement et des services communs connexes selon les principes de l'approvisionnement éclairé (engagement dès le début, gouvernance efficace, avis indépendants, et avantages pour les canadiens) au moyen d'un processus ouvert, équitable et transparent pour assurer le meilleur rapport qualité prix à la population canadienne et au gouvernement fédéral.

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Intendance de l'approvisionnement

Ce sous-programme assure la gestion efficace de la fonction d'approvisionnement en fournissant directives et conseils aux intervenants en exerçant une surveillance de développement et du déploiement de stratégies à l'échelle du gouvernement, et en conceptualisant des processus et des outils qui préservent l'intégrité du système d'approvisionnement. On y arrive également en gardant le bien fondé du système axé sur les besoins en constante évolution des ministères et des agences du gouvernement fédéral et les capacités des communautés de fournisseurs. Ce travail assure l'intendance des approvisionnements par le truchement d'un système d'approvisionnement bien rodé.

Politique d'approvisionnement et gestion stratégique

Ce sous-programme analyse le contexte législatif et politique afin d'appuyer la gestion et l'amélioration continue de la fonction d'approvisionnement. La prestation de conseils, de consignes et de surveillance liés aux achats, y compris l'élaboration et la mise en application de normes et de lignes directrices. Ceci se concrétise par le développement et le déploiement d'outils et d'instruments qui améliorent l'efficacité et l'efficience de gestion du cycle de vie de l'approvisionnement pour le gouvernement fédéral et les fournisseurs.

Gouvernance de la stratégie d'approvisionnement en matière de défense

Ce sous sous-programme assure une prise de décision rationnelle et efficace à l'appui de la Stratégie d'approvisionnement en matière de défense. Le sous sous-programme fournit une analyse stratégique, de l'orientation et des conseils selon une perspective pangouvernementale pour la défense ainsi que les approvisionnements majeurs relatifs à la Garde côtière canadienne. Ceci est principalement réalisé par l'entremise des comités de gouvernance de hauts niveaux qui agissent à titre d'instance décisionnelle clé pour la mise en œuvre de la stratégie.

Catégorie de documents en matière de services de soutien aux achats stratégiques
Description
Renseignements sur l'utilisation judicieuse des ressources du gouvernement fédéral, la poursuite de l'élaboration de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes et la vigilance continue de l'accès équitable aux marchés du gouvernement, y compris des outils et des pratiques exemplaires, un leadership stratégique et de gestion.
Types de documents
Rapports, sommaires, analyses sur des projets d'initiatives associées, conseils reliés aux achats, guidance, politiques, normes et lignes directrices en soutien aux organismes clients, directives sur le contrôle de la qualité des contrats, directives sur la prestation de services de conseil sur les risques et les assurances, et rapports de niveau de gestion pour la planification ministérielle.
Numéro du dossier
TPSGC Direction générale des approvisionnements (DGA) 330

Mobilisation des clients, et des fournisseurs et des petites et moyennes entreprises

Ce sous-programme gère une fonction qui répond aux besoins d'approvisionnement des clients et des fournisseurs, y compris des petites et moyennes entreprises. Pour ce faire, il mobilise les clients (c'est-à-dire, les ministères et les organismes du gouvernement fédéral), les fournisseurs et les autres intervenants en vue d'établir des pratiques exemplaires en matière d'approvisionnement, et de guider la conception et la gestion d'approches et d'outils qui sont efficaces. La mobilisation des clients, des fournisseurs et des petites et moyennes entreprises aide à atténuer le risque, à cerner des solutions novatrices, à accroître la concurrence et à améliorer le service à la clientèle.

Catégorie de documents en matière de mobilisation des clients et des fournisseurs et communications
Description
Les documents concernent des individus, associations ou représentants d'affaires enregistrés comme fournisseurs de biens et services à TPSGC et bases de données de ministères et agences gouvernementaux, ainsi que les dossiers des renseignements partagés avec eux.
Types de documents
Les ententes de services interministériels, ordres du jour, les comptes rendus des discussions, des notes de service, des procès-verbaux de réunions, des protocoles d'entente, des sondages, des publications électroniques, de communication avec les intervenants
Numéro du dossier
TPSGC DGA 400

Services d'approvisionnement

Ce sous-programme offre des services d'approvisionnement à valeur ajoutée et en temps opportun aux ministères et aux agences du gouvernement fédéral pour faciliter leurs achats de biens et services. Ceci se réalise par la négociation et l'octroi efficaces de contrats et par la gestion ou l'utilisation des offres à commandes et des arrangements d'approvisionnement de TPSGC. Pour ce faire également, le ministère établit un dialogue avec les fournisseurs et les clients qu'il entretient tout au long du processus d'approvisionnement.

Catégorie de documents en matière de services d'approvisionnement
Description
Renseignements sur l'approvisionnement de biens et de services offerts aux organismes du gouvernement, les clients, de la définition du besoin à la fermeture du contrat, en passant par une vaste gamme de solutions d'achat comme la planification des achats, la planification de l'appel d'offres, les consultations avec l'industrie, l'appel d'offres, la sélection des fournisseurs, des choix de stratégie d'approvisionnement et des outils qui permettent d'accélérer et de faciliter l'achat de biens et de services afin de répondre aux besoins de la clientèle de manière à élargir le choix des produits et à réduire autant que possible les dépenses d'exploitation et les frais imprévus, l'administration des contrats, des contrats spécialisés, des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des outils d'achat électroniques.
Types de documents
Énoncé de travail, énoncé des besoins, description technique, définition du matériel, spécifications et normes, modifications des écarts conceptuels, analyse des risques et de l'assurance de la qualité, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, demande de soumissions, demande de propositions, demande d'appel d'offres, demande de prix, demande d'intérêt, demande de contrats, demande de modification du contrat, avenant au contrat, formulaire d'approbation du contrat, propositions, de vérification et d'évaluation, compte-rendu aux soumissionnaires , contrats, offre à commandes, commandes subséquentes à une offre à commandes, arrangement en matière d'approvisionnement, attestations (équité en matière d'emploi, contenu canadien, etc.), source du financement, justification du prix, justification du fournisseur unique (marché non concurrentiel), avis juridique, avis financier et de l'assurance de la qualité du contrat, avis, analyse et vérification des prix, notes de service, procès-verbaux de réunion, protocoles d'ententes, sondages, etc.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 300
Fichier de renseignements personnels sur les données d'inscription des fournisseurs

Le FRP a été mis à jour en 2010 et comprend de l'information décrite précédemment dans « Registre des Fournisseurs » TPSGC banque publique spécifique à une institution (PPU) 025. L'information peut être consignée dans diverses bases de données et divers systèmes, dont : le Système de données d'inscription des fournisseurs, le Système d'information sur les fournisseurs : SELECT, l'Environnement automatisé de l'acheteur et le Système d'information sur les acquisitions.

Description
Ce fichier de renseignement personnel (FRP) décrit l'information sur les fournisseurs de biens et services. Il peut contenir des renseignements personnels : nom, coordonnées, numéro d'entreprise – approvisionnement, données financières, renseignements biographiques, information sur les restrictions imposées au fournisseur (y compris des détails sur son rendement), nom et mot de passe d'utilisateur, renseignements sur les biens et les services offerts, ainsi que contrats antérieurs du fournisseur.
Catégorie de personnes
Les personnes ou les représentants de sociétés du secteur privé enregistrés comme fournisseurs de biens et de services.
But
L'information personnelle est utilisée pour créer un inventaire de fournisseurs qualifiés et pour permettre l'accès à d'autres utilisateurs du gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.
Usages compatibles
L'information peut être consultée par des fonctionnaires des institutions fédérales et de divers paliers du gouvernement du Canada à des fins d'approvisionnement et de facturation. Le numéro d'entreprise sera communiqué à l'Agence du revenu du Canada à des fins de vérification pour l'obtention d'un numéro d'entreprise –  approvisionnement. S'il y a lieu, les renseignements seront communiqués au ministère des Affaires autochtones et du Nord Canada (INA) relativement au Programme des marchés réservés aux entreprises autochtones (voir INA PPU 132, Stratégie d'acquisition auprès des entreprises autochtones). Les renseignements recueillis peuvent servir à la création d'inventaires par les institutions fédérales [voir le fichier de renseignements personnels ordinaire Marché de services professionnels, Fichier ordinaire (grand public) (POU) 912]. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d'évaluation ou de présentation de rapports. Les restrictions imposées à un fournisseur, notamment les mesures correctives associées à son rendement, pourraient limiter sa capacité de passer des contrats avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Normes de conservation et de destruction
L'information est conservée indéfiniment et est révisée tous les 2 ans. Les comptes inactifs sont identifiés comme tel.
Numéro d'autorisation de disposition de documents (ADD)
2006/008
Renvoi aux documents numéro
TPSGC DGADGA 300, TPSGC DGA 320
Enregistrement (SCT)
000709
Numéro du fichier
TPSGC PPU 071
Fichier de renseignements personnels sur les dossiers des fournisseurs
Description
Ce fichier décrit l'information de nature commerciale, notamment des données financières, des informations concernant les capacités de fabrication et de distribution des fournisseurs, des listes de produits, matériaux ou services principaux qu'ils produisent et des rapports de rendement. Peut également contenir des renseignements personnels tels que les noms et les adresses des fournisseurs, des renseignements sur les articles disponibles, des détails sur les achats antérieurs de l'institution, les caractéristiques et antécédents personnels, ainsi que des renseignements sur les études et le rendement des propriétaires uniques ou des partenaires.
Catégorie de personnes
Les entreprises et fournisseurs désirant faire affaire avec le ministère.
But
Ce fichier a pour but de fournir des renseignements sur les fournisseurs éventuels.
Usages compatibles
Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers informatisés sont conservés pendant 5 ans; après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits. Les dossiers manuels sont conservés pendant 2 ans après la dernière mesure administrative et ils sont ensuite détruits.
Numéro d'ADD
69/048
Renvoi aux documents numéro
TPSGC DGADGA 300; TPSGC DGA 320
Enregistrement (SCT)
001367
Numéro de fichier
TPSGC PPU 005
Fichier de renseignements personnels sur le Programme de l'évaluation de l'intégrité
Description
Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées d'une personne-ressource, des renseignements biographiques, des vérifications judiciaires et des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
Catégorie de personnes
Personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
But
Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada, à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat (référence : Documents opérationnels – PPU 005). Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement (référence : fichier de renseignements personnels ordinaire Marchés de services professionnels – POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs (référence : Données d'inscription des fournisseurs – TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels – POU 912). L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou révoquer un niveau de filtrage de sécurité (référence : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée – TPSGC PPU 015).
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi aux documents numéro
TPSGC DGA 300, TPSGC DGA 320; TPSGC Direction générale de la cité parlementaire (DGCP) 024, TPSGC Traduction (TRA) 245, TPSGC Direction générale des biens immobiliers (DGBI) 040
Enregistrement (SCT)
20120412
Numéro du fichier
TPSGC PPU 184

Programme d'innovations – Construire au Canada

Ce sous-programme aide les entreprises canadiennes à mettre sur le marché leurs produits et leurs services. Il le fait en leur offrant l'occasion d'essayer et d'évaluer leurs produits et leurs services commerciaux en situation réelle à l'échelle du gouvernement.

Catégorie de documents en matière de Programme d'innovation – Construire au Canada
Description
Renseignements concernant des entreprises et des fournisseurs souhaitant mettre à l'essai leurs innovations pré commerciales avec le gouvernement du Canada. Ces individus, entreprises et fournisseurs développent des produits et services innovateurs dans le domaine de l'environnement, la santé, la sûreté et la sécurité, les technologies habilitantes et le volet militaire.
Types de documents
Documents liés aux appels de propositions, évaluations, liste d'innovations pré-qualifiées, protocoles d'entente conclus entre les ministères fédéraux participants et le programme, sondages de rétroaction sur le programme, résultats des essais, profils des entreprises, avis juridiques, rapport de statistiques et d'enquêtes des ministères participant aux essais, statistiques des fournisseurs, rétroaction et enquêtes de satisfaction, rapports mensuels à la gestion supérieure, procédures, directives, politiques, manuels de l'utilisateur, plans de travail, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, rapports d'évaluation de la menace et des risques, documentation sur la base de données techniques, journal du système, stratégies d'essais, résultats et rapports, documentation sur la gestion de la base de données (statistiques), documentation de formation (schéma de processus, graphique d'acheminement, procédures, exemples de situations et réponses, données contractuelles du Programme d'innovation Construire au Canada.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 345

Gestion des locaux et services immobiliers

TPSGC fournit aux ministères et aux organismes fédéraux des locaux à bureaux abordables et des installations à utilisation commune qui appuient la prestation de leurs programmes et services. Le ministère assure l'intendance de divers travaux publics, par exemple des immeubles, des ponts et des barrages, et de trésors nationaux tels que la Cité parlementaire ainsi que d'autres biens patrimoniaux dans l'ensemble du Canada. TPSGC fournit également aux ministères, aux organismes fédéraux et au Parlement du Canada des services immobiliers souples et économiques.

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Locaux fédéraux

Ce sous-programme permet de voir à ce que les besoins en locaux des organisations fédérales soient comblés grâce à la constitution et à la maintenance d'un portefeuille rentable d'immeubles à bureaux, de biens à utilisation commune et de biens à vocation particulière (essentiellement des centres de conférences et de formation). Ce sous-programme comprend 2 activités principales : la fourniture, sur une base obligatoire, de locaux à vocation générale et de locaux à utilisation commune, ce qui facilite l'exécution des programmes du gouvernement; et l'optimisation des investissements immobiliers, ce qui contribue directement à la fourniture de locaux.

Catégorie de documents en matière de biens immobiliers
Description
Renseignements sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux ministères et organismes du gouvernement, notamment les activités de location des secteurs public et privé.
Types de documents
Politiques, lignes directrices, normes, directives, pratiques exemplaires et cadres liés à l'attribution, à l'aménagement et à l'utilisation des locaux; documents relatifs à la gestion et à la planification des locaux, au stationnement et à l'accessibilité, et documents de location et d'appel d'offres.
Format
Plans d'étages, croquis et visites virtuelles.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 040

Fichier de renseignements personnels sur le Programme de l'évaluation de l'intégrité

Catégorie de documents en matière de conservation de l'énergie, développement durable et conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement ainsi que la santé et sécurité
Description
Fournir des directives conforme aux lois et aux règlements environnementaux ainsi que des services sur la durabilité des édifices et la gestion des sites contaminés pour les biens appartenant à la couronne et les biens gérés par TPSGC.
Types de documents
Revue de l'écologisation des immeubles (énergie, conservation de l'eau, déchets non dangereux, produits recyclables, technologies d'écologisation, etc.), étude d'évaluation des sites contaminés, échange de renseignements et collaboration.
Format
Rapports, dessins techniques, photographies et dossiers cartographiques.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 055
Catégorie de documents en matière d'enseignes et plaques
Description
Renseignements sur le Programme de coordination de l'image de marque, ainsi que sur la conception et l'établissement d'enseignes normalisées pour l'identification des installations du gouvernement fédéral.
Types de documents
Conception et normes pour les enseignes des immeubles.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 170
Catégorie de documents en matière de répertoires immobiliers
Description
Documents sur les biens qui portent sur les propriétés appartenant à TPSGC ou louées par celui-ci, aux fins d'utilisation par le gouvernement fédéral et ses organismes.
Types de documents
Inventaires, descriptions légales, actes notariés, transferts administratifs, coordonnées géographiques, plans d'arpentage, ententes, licences, terrains loués et rapports de titre.
Format
Cartes, fichiers conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 060

Avoirs fédéraux

Ce sous-programme englobe un portefeuille diversifié d'installations et d'activités fédérales relevant de la compétence du ministre des TPSGC, qui sont regroupées à des fins d'établissement de rapports : l'intendance et la gestion des principaux ouvrages techniques et quais ainsi que l'élaboration de stratégies en vue de leur dessaisissement; les services de gestion d'immobilisations et de location à l'égard des unités de logement résidentiel dans les territoires du nord-ouest et du Nunavut à l'appui de la réalisation des programmes du gouvernement fédéral; les évaluations de toutes les acquisitions, les aliénations et les transfert de biens immobiliers ainsi que la tenue à jour des lignes directrices et politiques s'y rattachant; l'interprétation faisant autorité en ce qui a trait aux lois et aux règlements en matière d'expropriation et la mise en œuvre du processus d'expropriation au nom du gouvernement fédéral.

Catégorie de documents en matière d'aménagement immobilier
Description
Renseignements sur la gestion et les stratégies pour une utilisation plus efficace des immeubles et des terrains fédéraux, y compris la mise en valeur future, des nouveaux investissements dans l'infrastructure et de l'aménagement urbain.
Types de documents
Stratégies et plans de réaménagement, options d'investissement et rationalisation du parc immobilier.
Format
Cartes, plans et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 150
Catégorie de documents en matière des biens excédentaires
Description
Renseignements sur l'aliénation des biens immobiliers ou structures dont les ministères et les organismes fédéraux n'ont plus besoin.
Types de documents
Avis de propriété excédentaire de la Couronne, rapports et plans d'activités, demandes de renseignements sur les biens immobiliers, évaluations, rapports techniques, levés et analyses, titres et actes, conventions d'inscription avec les agents immobiliers locaux, ententes légales et documents d'appel d'offres publics.
Format
Microfilms, photographies et cartes
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 050
Catégorie de documents en matière de bureaux régionaux des ministres
Description
Renseignements sur les locaux et le service fourni aux ministres fédéraux et leurs employés lorsqu'ils travaillent pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
Types de documents
Liste des clients, protocole d'entente, demande de services, lignes directrices, documents de facturation et rapports statistiques.
Numéro du dossier
TPSGC Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques (DGSMPS) 270
Catégorie de documents en matière de gestion des biens
Description
Renseignements sur le fonctionnement et l'entretien général des biens, y compris les immeubles appartenant à l'État ou loués par ce dernier, et d'autres biens à vocation particulière.
Types de documents
Ententes sur la gestion des immeubles et des installations, évaluations du rendement et de l'état des biens et plans de gestion des immeubles.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 065
Catégorie de documents en matière d'immeubles et terrains
Description
Renseignements sur la vaste gamme de services d'analyse en immobilier offerts par TPSGC, tant aux clients internes qu'aux autres ministères et organismes. L'information porte entre autres sur l'acquisition de divers droits immobiliers nécessaires pour répondre aux besoins des ministères en matière de programmes, ainsi que sur les consultations des groupes d'autochtones et les services d'expropriation, d'évaluation et de comptabilité d'exercice. L'information a également trait aux services que TPSGC fournit généralement aux clients par l'entremise de tiers fournisseurs dans le cadre d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement.
Types de documents
Acquisition; évaluations; documents de location, de vente, de transfert et d'achat; titres et actes; documents d'expropriation; lignes directrices et normes; études; protocoles d'entente; servitudes; levés; biens patrimoniaux; documents sur les travaux maritimes; rapports; analyses de rentabilisation; analyse des risques; cadres de gestion des locaux et des biens immobiliers; plans et stratégies d'investissement.
Format
Microfiches, dessins, plans et cartes.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 045
Fichier de renseignements personnels sur le registre des arpenteurs-géomètres
Description
Les Services de l'immobilier conservent les renseignements sur les arpenteurs immobiliers qualifiés qui peuvent travailler pour les organismes fédéraux. Ce registre comprend le nom, l'adresse, les compétences et, le cas échéant, les renseignements sur les projets exécutés antérieurement.
Catégorie de personnes
Les arpenteurs-géomètres.
But
L'information permet de faire la sélection des arpenteurs-géomètres.
Usages compatibles
Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction
L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs d'arpenteurs géomètres. L'information est conservée pendant les 3 années suivant sa suppression du registre.
Numéro d'ADD
79/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 045
Enregistrement (SCT)
000700
Numéro de fichier
TPSGC PPU 070
Fichier de renseignements personnels sur le registre des évaluateurs immobiliers
Description
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada utilise le Répertoire des membres désignés publié annuellement par l'Institut des évaluateurs du Canada et celui de l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec à titre de référence pour ses listes d'évaluateurs professionnels.
Catégorie de personnes
Les évaluateurs immobiliers.
But
L'information permet de faire la sélection des évaluateurs immobiliers en vue de l'exécution des projets gérés par le ministère.
Usages compatibles
Le Répertoire des membres désignés est nécessaire pour veiller à ce que le Programme d'évaluation de la Direction des programmes d'évaluation et de paiements en remplacement d'impôts ait accès à un répertoire complet et à jour de façon à ce qu'elle puisse sélectionner les évaluateurs immobiliers qui participeront aux projets gérés par le ministère.
Normes de conservation et de destruction
L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des firmes d'évaluation immobilière, par des évaluateurs indépendants et par des fonctionnaires du ministère. Cette information est conservée pendant les 3 années suivant sa suppression du registre; elle est ensuite détruite.
Numéro d'ADD
79/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 045
Enregistrement (SCT)
000701
Numéro de fichier
TPSGC PPU 030
Catégorie de documents en matière de logements
Description
Renseignements sur les logements fournis et les employés fédéraux qui les occupent, les locateurs et d'éventuels locateurs, ainsi que les personnes qui achètent des biens auprès de TPSGC ou qui lui en vendent ou lui en fournissent la location.
Types de documents
Documents de location, d'achat et de vente; titres et actes; renseignements biographiques et répertoires.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 455
Fichier de renseignements personnels sur les logements appartenant à l'État et logements locatifs –  Locataires

Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Registre des logements de la Couronne.

Description
Ce fichier renferme des renseignements sur les employés de l'administration fédérale qui occupent des logements appartenant à l'État ou des logements locatifs administrés par ce dernier, ou qui attendent de pouvoir les occuper. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques (y compris des renseignements sur les autres personnes qui résident dans l'unité de logement), de l'information financière, de l'information sur les véhicules (y compris le numéro d'immatriculation), des renseignements médicaux et la signature.
Catégorie de personnes
Les employés d'institutions gouvernementales qui présentent une demande en vue d'occuper un logement appartenant à l'État ou un logement locatif.
But
Ces renseignements personnels servent à l'administration des logements fédéraux, y compris au traitement des demandes. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
Usages compatibles
L'information est partagée avec les agents de logement des institutions gouvernementales aux fins de traitement des demandes présentées par leurs employés respectifs (voir les FRP propres à d'autres institutions, par exemple le fichier RNCan Banque particulière à une institution (PPE) 802 –  Logements de la Couronne). Les renseignements peuvent servir à établir un répertoire des logements appartenant à l'État et des logements locatifs occupés. Les renseignements (par exemple, les photos des nouvelles unités, l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, ainsi que le nom du locateur) peuvent être diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer la valeur de base du gîte à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et aux ministères clients (locataires). Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant une période de 5 ans dans le cas des besoins en logements, et de 3 ans après l'expiration du bail dans le cas de dossiers d'occupations particuliers, puis ils seront détruits.
Numéro d'ADD
79/008-1
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 455
Enregistrement (SCT)
000713
Numéro de fichier
TPSGC Programme de Choix environnemental (PCE) 701
Fichier de renseignements personnels sur les logements appartenant à l'État et logements locatifs – Locateurs

Ce FRP, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Liste des propriétaires.

Description
Ce fichier renferme des renseignements sur les locateurs de logements locatifs avec lesquels Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a signé des conventions de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, les antécédents en matière de crédit, de l'information financière, la signature et toute autre information contenue dans la convention de location.
Catégorie de personnes
Les personnes qui possèdent des biens loués par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
But
Les renseignements personnels servent à l'administration des contrats de location pour le gouvernement du Canada dans le cadre de l'achat et de la vente de biens appartenant à l'État. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
Usages compatibles
Les renseignements concernant les nouvelles unités louées, comme l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, le nom du locateur, ainsi que les photos de l'intérieur et de l'extérieur des unités sont diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer aux locataires la valeur de base du gîte. Les renseignements peuvent également servir à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers sont détruits 2 ans après la dernière mesure administrative.
Numéro d'ADD
79/008-1
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 455
Enregistrement (SCT)
000696
Numéro de fichier
TPSGC PPU 006
Catégorie de documents en matière de recherche et innovation
Description
Renseignements sur des produits, des systèmes et des processus novateurs découlant d'activités de recherche, de démonstration et de transfert liés aux biens immobiliers.
Types de documents
Propriétés et performance de nouveaux matériaux; résultats d'essais des éléments constituants de l'immeuble effectués en laboratoire ou sur les lieux; méthodes et outils ayant trait à la diminution des risques liés aux risques, comme les tremblements de terre et les incendies, et analyses des données concernant des ouvrages spécialisés, comme le pont de l'Île-du-Prince-Édouard.
Format
Films.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 155

Services immobiliers

Ce sous-programme fournit des services immobiliers, sur la base des honoraires à l'acte, aux programmes des Locaux fédéraux, des Avoirs fédéraux et de la Cité parlementaire de TPSGC ainsi qu'à d'autres ministères.

Catégorie de documents en matière de devis
Description
Directive sur comment manier, enlever et disposer des substances désignées et des matières dangereuses identifiées, devis et devis directeur du gouvernement canadien.
Types de documents
Devis : architecture, structure, géotechnique, municipal, marine, aménagement paysager, services alimentaires, transporteurs, génie mécanique, électrique et transport.
Format
Microfiches.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 020
Catégorie de documents en matière de dossiers de projets
Description
Renseignements sur les projets, notamment les travaux de rénovation, de réfection, de modifications secondaires ou de réparation d'immeubles, service sur place et d'ouvrages maritimes et civils; ou encore sur les travaux de dragage, d'aménagement paysager et d'asphaltage. L'information porte également sur l'initiative de modernisation de la Direction générale des biens immobiliers, entre autres les stratégies opérationnelles, les cadres et les infrastructures (processus et systèmes), les mécanismes et les outils à l'appui des nouveaux modèles de prestation de services.
Types de documents
Documents d'appel d'offres et documents contractuels, construction-versements, réclamations, rapports, épreuves, documents techniques et documents relatifs aux projets, matériel, spécifications et politiques.
Format
Microfilms, microfiches, cartes, plans, et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 030
Catégorie de documents en matière de services professionnels et techniques, design et construction
Description
Services professionnels et techniques, programmes de construction.
Types de documents
Gestion de projets, normes d'architecture et d'ingénierie, travaux de construction et plans d'assurance de la qualité, devis directeur de construction, experts-conseils – contrôle des projets, planification et estimation des coûts, analyse du milieu, aménagement paysager et normes d'aménagement des terrains, systèmes de contrôle des projets, rapports, propositions non sollicitées, questionnaires, et guides techniques pour le génie électrique, mécanique, structurel, géotechnique, municipal, maritime, et civil.
Format
Diapositives et films, brochures, microfilms, et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 025

Paiements en remplacement d'impôts

Au nom du gouvernement du Canada, ce sous-programme administre le Programme des paiements versés en remplacement d'impôts aux autorités taxatrices, en vertu de la Loi sur les paiements versés en remplacement d'impôts. Les autorités taxatrices tirent profit de ces paiements qui représentent une compensation pour les services qu'ils fournissent aux biens immobiliers fédéraux situés dans leurs juridictions.

Catégorie de documents en matière de dossiers de programme – Paiements en remplacement d'impôts
Description
Renseignements sur le Programme des paiements en remplacement d'impôts (PERI), dans le cadre duquel le gouvernement du Canada verse volontairement des PERI aux autorités taxatrices (municipalités conseils scolaires) dans lesquelles sont situées des biens fédéraux, afin de payer une part des coûts assumés par les administrations municipales (municipalités, conseils scolaires et provinces).
Types de documents
Applications, évaluations, rapports détaillant les paiements versés aux autorités taxatrices partout au Canada au cours d'une année d'imposition donnée, rapports détaillant les paiements versés pour le compte de tous les ministères gardiens, et liste de tous les biens immobiliers fédéraux admissibles aux paiements en remplacement d'impôts.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 115

Cité parlementaire

Ce sous-programme fournit des locaux à bureaux et à usage particulier essentiels qui appuient la prestation des programmes et des services au Parlement du Canada. Les locaux sont définis comme des immeubles occupés en majorité par le Sénat, la Chambre des communes et la Bibliothèque du Parlement ainsi que les terrains connexes, les baux requis, y compris les locaux transitoires et les immeubles réhabilités dans le cadre de la vision et du plan à long terme nécessaires pour appuyer leur travail (les bureaux de circonscription sont exclus).

Catégorie de documents en matière de gestion des biens – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur la programmation, l'opération, l'entretien et autre entretien général des biens incluant les immeubles appartenant et loués par l'État et d'autres biens spécialisés.
Types de documents
Documents sur la gestion des installations, plans de gestion immobilière, plans de gestion, plans des locaux, plans de stationnement, les implications historiques et les sauvegardes des richesses patrimoniales, contrats, demandes de service, bons de commande, factures, évaluation de la condition, rapports, ordres du jour et comptes rendus de réunions, notes de breffage, les activités sur les opérations et l'entretien des immeubles.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 066
Catégorie de documents en matière de commerce de détail et louage – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur l'autorisation de l'utilisation/occupation de locaux appartenant à l'État par des partis autre que des ministères ou organismes fédéraux, la valeur de marché des locaux vacants, les négociations de bail et préparation de bail pour exécution.
Types de documents
Documents d'appels d'offres, contrats de location et licences.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 024

Fichier de renseignements personnels sur le Programme de l'évaluation de l'intégrité

Catégorie de documents en matière de dossiers de programme – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur les programmes liés à la planification à long terme de la Cité parlementaire pour les travaux de réhabilitation, de rénovation et de réfection en ce qui a trait aux immeubles, aux terrains et à la connectivité. Ces renseignements portent notamment sur la planification et la conception des programmes, l'établissement des calendriers globaux des projets et la structure de gouvernance des programmes.
Types de documents
Documents de planification et de conception; cadres de référence; documents liés aux appels d'offres et à l'attribution des contrats; autorisations de modifications; ordres du jour et comptes rendus de réunions; programmes de travaux; chartes; gouvernance; ordonnancement des projets; cadres; rapports; images et dossiers graphiques de projets.
Format
Cartes, plans, conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), photos et spécifications.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 023
Catégorie de documents en matière de dossiers de Projet – Cité parlementaire
Description
Information sur les projets entrepris, comme des travaux de réfection, des projets d'envergure, des rénovations, des travaux de modification, des travaux mineurs, des travaux de réparation des immeubles, l'aménagement paysager et l'asphaltage.
Types de documents
Documents de planification et de conception, documents d'approbation, estimation des coûts de projet, dessins et devis, documents liés à l'attribution de contrat à des consultants, à l'attribution de contrat de construction, ainsi qu'aux appels d'offres et à l'attribution des contrats, paiements de construction, réclamations, autorisation de modifications, ordres du jour et comptes rendus de réunion, établissement des calendriers des projets, rapports, évaluations, mandats, leçons apprises, études, énoncé des travaux, mise à l'épreuve, beaux-arts, représentations graphiques ayant une incidence historique et relevés des richesses du patrimoine, dossiers graphiques de la gestion des biens immobiliers, matériel et équipement, spécifications.
Format
Cartes, plans, conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), et photos.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 021
Catégorie de documents en matière de biens immobiliers – Cité parlementaire
Description
Information sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux des organisations législatives, au Bureau du Conseil privé, au Cabinet du Premier ministre et à des tiers locataires, incluant les activités de location.
Types de documents
Mémorandum, rapport de décision, horaires, rapports, plans, évaluations et exigences, règlements, lignes directrices, politiques, normes et directives reliés à l'attribution, l'aménagement, l'utilisation, la gestion, la planification, le stationnement, l'accessibilité, les soumissions et la location d'espace.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 022
Catégorie de documents en matière de signalisation et plaques – Cité parlementaire
Description
Information sur les lignes directrices relatives à la signalisation intérieure pour les édifices du Parlement, y compris les normes en matière de signalisation.
Types de documents
Normes et lignes directrices.
Numéro du dossier
TPSGC DGCP 171

Opérations du Cap-Breton

Ce sous-programme désigne TPSGC en tant que responsable des opérations du Cap-Breton, ce qui comprend la gestion globale des opérations résiduelles de l'ancienne Société de développement du Cap-Breton (SDCB) de même que le portefeuille immobilier de l'ancienne Société d'expansion du Cap-Breton (SECB). Les obligations résiduelles comprennent la gestion des avantages postérieurs à l'emploi des employés de l'ancienne SDCB, y compris les mineurs, ainsi que les obligations liés au contrôle et à la surveillance des biens fonciers ayant subi des impacts environnementaux et à la gestion de l'eau d'exhaure. Ce sous-programme englobe étalement les activités de gestion foncière visant les biens transférés de la SECB, notamment la gestion et dessaisissement des biens excédentaires.

Catégorie de documents en matière du projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney

Le système de classement est fondé sur la gestion du projet selon la norme ISO.

Description
Renseignements sur la gestion, la direction et la coordination du projet. Information concernant la gestion environnementale et l'élaboration d'ententes ainsi que les aspects juridiques et techniques du projet et les aspects liés aux communications et à l'administration. Renseignements sur le fonctionnement de l'organisme d'exécution, l'ingénieur indépendant, l'ingénieur concepteur et la conception ou la mise en œuvre de la surveillance à long terme et les divers éléments du projet liés à la construction.
Types de documents
Correspondance générale, communications internes et externes, rapports, contrats, politiques relatives aux sites, ententes, protocoles d'entente, évaluations environnementales, cadre de gestion du projet, calendriers, vérifications touchant les examens opérationnels et données des systèmes d'information géographique.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 095

Receveur général du Canada

Ce programme gère les opérations du Trésor fédéral, produit les Comptes publics et tient à jour les Comptes du Canada. Il offre également aux ministères fédéraux, sur une base facultative, un système ministériel de gestion des finances et du matériel et un service de paiement de factures.

Dans cette section

Intendance du Trésor et des Comptes du Canada

Ce sous-programme vise à assurer l'intégrité du Trésor et des Comptes du Canada (réception, transfert, intendance et décaissement de fonds publics, remboursement et règlement de tous les paiements, production des comptes publics et des états mensuels des opérations financières) ainsi que la conception et la maintenance de systèmes de gestion de trésorerie, de comptabilité et d'établissement de rapports du receveur général.

Catégorie de documents en matière de comptabilité et rapports financiers pangouvernementaux

Les ministères sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité et de l'intégralité des données financières soumises au receveur général.

Description
Renseignements concernant les Comptes du Canada et la balance de vérification ministérielle mensuelle, documents et dossiers relatifs à divers rapports et états financiers (par exemple Comptes publics du Canada, états mensuels des opérations financières et sommaire des états financiers trimestriels des sociétés d'État et d'autres entités) Contient des documents sur les activités associées au cycle de vie de gestion du développement de systèmes.
Types de documents
Rapports financiers sommaires, états financiers, rapports et statistiques de gestion financière, conseil et directives sur la comptabilité à l'intention des ministères, des organismes et d'autres entités, rapports d'incident, demandes de changement, définitions des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, matériel didactique, plans de projet, scénarios d'essai, documentation liée aux autorisations de sécurité et aux authentifications, résultats d'audit et demandes d'accès aux utilisateurs.
Numéro du dossier
TPSGC Compatibilité, gestion bancaire et rémunération (CGBR) 145
Catégorie de documents en matière du système ministériel non obligatoire de gestion des finances et du matériel.
Description
Contient des documents sur les activités associées au cycle de vie de gestion du développement de systèmes.
Types de documents
Accords sur les niveaux de service, rapports d'incidents, demandes de changement, définitions des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, matériel didactique, plans de projet, scénarios d'essai, documentation liée aux autorisations de sécurité et aux authentifications, résultats d'audit et demandes d'accès aux utilisateurs.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 130
Catégorie de documents en matière de fonds publics et gestion bancaire
Description
Renseignements sur les dispositions prises par le receveur général pour l'établissement de comptes bancaires et d'autres services connexes, la mise en place et acquisition des services bancaires du gouvernement, la tenue à jour des systèmes de trésorerie, la réception, le transfert, la garde, l'émission et le contrôle des paiements de fonds publics et la production d'intérêts y afférents, et le contrôle du remboursement et le règlement de paiements.
Types de documents
Relevés bancaires, avis de rétro facturation, pièces de remise aller-retour, énoncé de travaux, demandes de propositions, contrats de services, factures de fournisseurs, cahiers des charges informatiques, évaluations des risques, analyses des facteurs relatifs à la vie privée, stratégies sur les essais et résultats connexes, registres et rapports sur la gestion du changement, manuels et guides de l'utilisateur, chèques, correspondance concernant les demandes de renseignements et les enquêtes.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 140
Fichier de renseignements personnels sur dépôts du receveur général

Ce FRP remplace le FRP du Bouton d'achat du receveur général propre aux institutions financières (TPSGC PPU 100). Les demandes concernant des dépôts précis devraient être adressées au ministère ayant accepté les paiements.

Description
Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui versent des montants au receveur général du Canada selon différents modes de paiements. Voici des types de remises : paiements au titre de biens et de services et remboursements de prestations en vertu de programmes sociaux fédéraux et de certains programmes sociaux provinciaux. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements sur la carte de crédit, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements financiers, la nature du paiement, la signature, le numéro d'assurance sociale (pour les paiements reçus pour le compte de Emploi et Développement social Canada [EDSC]) et d'autres numéros d'identification.
Catégorie de personnes
Les personnes qui versent des montants au gouvernement fédéral, dont les représentants de sociétés et d'organisations ainsi que les employés actuels et anciens d'institutions gouvernementales.
But
Les renseignements personnels, qui servent à traiter les opérations visant des biens et des services, sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et d'autres lois particulières aux institutions gouvernementales qui acceptent les paiements. L'enregistrement du numéro d'assurance sociale en ce qui concerne les paiements reçus pour le compte de Ressources humaines et Développement des compétences Canada est autorisé en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences et de la Loi sur le ministère du Développement social.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être communiqués aux fournisseurs de services du secteur privé (nommément les institutions financières) aux fins du traitement des opérations ainsi qu'à des organismes de recouvrement aux fins du recouvrement de créances. Il est également possible que les renseignements soient divulgués à l'institution gouvernementale visée par le paiement, aux fins de remboursement, d'établissement de rapports et de rapprochement.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 6 ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
99/004
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 140
Enregistrement (SCT)
20100323
Numéro de fichier
TPSGC fichier public central (PCU) 717
Fichier de renseignements personnels sur les paiements du receveur général

Les demandes concernant des paiements particuliers devraient être adressées au ministère qui est responsable des montants versés. Ce fichier de renseignements personnels a été révisé en 2010, et remplace les fichiers de renseignements personnels suivants : Système d'interface de dépôt direct – TPSGC PPU 040; Feuillet T1204 de TPSGC – Renseignements de base – TPSGC PPU 051; Demandes de paiement à titre gracieux – TPSGC PPU 052; et, Système normalisé de paiement – TPSGC PPU 085.

Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait aux personnes à qui le receveur général du Canada émet des paiements. Voici des modes de paiement : chèque, dépôt direct, transfert électronique de données et règlement interministériel; ils peuvent porter sur les demandes de remboursement de frais de déplacement et d'accueil, les frais de cours de formation, les paiements versés en vertu de programmes, les indemnités d'isolement, les frais d'adhésion, les montants adjugés par une cour, les paiements à titre gracieux et d'autres paiements divers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, les numéros de compte bancaire, les numéros de transit bancaire et la nature des frais ou des réclamations, le numéro d'identification de l'employé, d'autres numéros d'identité, la signature électronique, la signature manuscrite et le numéro d'assurance sociale (NAS).
Catégorie de personnes
Les employés anciens ou actuels d'institutions gouvernementales, les demandeurs dans le grand public, les entrepreneurs et les représentants de société de même que les organismes auxquels le receveur général du Canada émet des paiements.
But
Les renseignements personnels servent à appuyer l'émission et la gestion des paiements de prestations et des versements relativement aux frais, aux honoraires, aux réclamations et à d'autres paiements autres que de la paye. Des renseignements personnels sont recueillis en vertu de différentes lois, dont la Loi sur la gestion des finances publiques (et comme l'exigent le Règlement sur les demandes de paiement, le Règlement sur l'émission des chèques et le Règlement sur le paiement électronique), le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements décrits ci-haut sont nécessaires pour permettre à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada d'émettre des feuillets T1204 supplémentaires à ses fournisseurs selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Le NAS est recueilli en vertu de différents textes législatifs, dont la Loi sur l'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu, le Règlement sur la sécurité de la vieillesse (Loi sur la sécurité de la vieillesse) et le Règlement sur les allocations aux anciens combattants (Loi sur les allocations aux anciens combattants).
Usages compatibles
Les renseignements peuvent servir à prendre des mesures de suivi administratif, en cas de paiements ou feuillets de renseignements retournés, perdus, volés ou endommagés et à répondre aux demandes de renseignements. Les renseignements reçus des ministères clients servent à effectuer des opérations de paiement et sont donc communiqués aux institutions fédérales clientes d'origine comme : 1) l'Agence du revenu du Canada (ARC) en ce qui concerne les remboursements d'impôt, les prestations fiscales canadiennes pour enfants, les prestations fiscales pour le revenu de travail, les crédits pour la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) et les prestations universelles pour la garde d'enfants – voir les fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution : banque de données sur la prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063), crédits pour la TPS et la TVH (ARC PPU 140); 2) Emploi et Développement social Canada en ce qui a trait aux prestations de la Sécurité de la vieillesse et aux rentes – voir les FRP spécifiques à l'institution : Suppléments de revenu garanti, allocation (Ressources humaines et Développement des compétences Canada [RHDCC] PPU 116), prestations de sécurité sociale internationale et prestations internes et étrangères pour les particuliers (RHDCC PPU 175) et Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès (particuliers) (RHDCC PPU 146).
Normes de conservation et de destruction

Les renseignements sont conservés pendant 6 ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.

Numéro d'ADD
99/004
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 140
Enregistrement (SCT)
20100138
Numéro de fichier
TPSGC PCU 712

Services du Receveur général

Ce sous-programme fournit aux ministères et organismes, sur une base facultative, des services de paiement de factures et maintient l'exploitation d'un système ministériel de gestion des finances et du matériel.

Catégorie de documents en matière du système ministériel non obligatoire de gestion des finances et du matériel

Les autres ministères utilisent ce système pour traiter les opérations financières et de la gestion du matériel ainsi que les données financières saisies par les ministères clients.

Description
Contient des documents sur les activités associées au cycle de vie de gestion du développement de systèmes.
Types de documents
Accords sur les niveaux de service, rapports d'incident, demandes de changement, définition des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, matériel didactique, plans de projet, scénarios d'essai, documentation liée aux autorisations de sécurité et aux authentifications, résultats d'audit et demandes d'accès aux utilisateurs.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 130
Fichier de renseignements personnels sur les solutions d'imagerie documentaire

Les personnes doivent fournir des éléments de données ou des détails propres à leur requête pour que les renseignements puissent être accessibles. Dans certains cas, ce peut être le NAS alors que dans d'autres, il faut donner des détails sur la demande.

Description
Ce fichier décrit les renseignements qui figurent dans les dossiers transmis par les institutions clientes à Emploi et Développement social Canada aux fins de traitement de bout en bout dans le cadre de solutions opérationnelles d'imagerie documentaire, ce qui comprend l'expédition, le traçage, la réception, la préparation de documents, la conversion de documents en images numériques, l'assurance de la qualité ainsi que l'archivage et la destruction de documents. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identité, la signature, le NAS et de l'information juridique.
Catégorie de personnes
Le grand public, les employés à temps plein et à temps partiel et les entrepreneurs.
But
Les renseignements servent à administrer les services de base aux clients en matière d'imagerie documentaire, dont l'archivage (pour certains clients). Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 5 et 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, qui autorise le ministère à exécuter de tels services pour d'autres institutions. Le NAS peut être recueilli pour soutenir les programmes et les services de base des clients et est utilisé par le ministère client pour demander des renseignements. L'autorisation de collecter des renseignements est accordée en vertu de diverses lois du Parlement, y compris l'article 33.03 de la Loi sur la sécurité de la vieillesse, de l'article 104.03 du Régime de pensions du Canada et de l'article 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les images de document et les renseignements sur les documents peuvent être communiqués aux autres ministères fédéraux auxquels sont fournis les services d'imagerie documentaire, comme Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Pêches et Océans Canada, Service Canada et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (dont le receveur général). Les renseignements peuvent aussi servir à la réalisation d'évaluations ou à l'établissement de rapports, ou être divulgués à ces fins.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 085
Enregistrement (SCT)
20100322
Numéro de fichier
TPSGC PCU 709

Administration de la paye et des pensions fédérales

Ce programme vise à offrir aux autres ministères et organismes fédéraux des systèmes et des processus centraux fiables pour l'administration de la paye et des pensions. Les services d'administration de la paye et des pensions de TPSGC permettent au ministère de s'assurer que les employés et les pensionnés du gouvernement du Canada reçoivent en temps opportun les montants qui leur sont dus.

Dans cette section

Paye

Ce sous-programme administre les processus liés à la paye et aux avantages sociaux pour le compte de la fonction publique du Canada et d'autres organisations, conformément aux conventions collectives, aux politiques sur la rémunération et aux protocoles d'entente. L'administration de la paye et des avantages sociaux comprend le développement et la prestation des services, des processus et des systèmes, ainsi que de fournir des renseignements, de la formation et des conseils aux conseillers en rémunération des ministères. Pour la plupart des ministères qui utilisent le système de gestion des ressources humaines accrédité par le gouvernement (PeopleSoft), TPSGC fournit aussi tous les services en matière de rémunération.

Catégorie de documents en matière de gestion du Code d'identification de dossier personnel
Description
Information des renseignements de base liés aux dossiers de la fonction publique qui sont utilisés pour créer ou modifier le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro individuel de l'organisme.
Types de documents
Extractions de systèmes, bordereaux de paye, rapports du fichier principal de l'employé.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 271
Fichier de renseignements personnels sur le fichier central

Les personnes qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données devraient fournir le CIDP, le numéro individuel d'organisme ou leur nom. Certains renseignements peuvent être stockés dans des bases de données électroniques, dont les suivantes : le Système central d'indexation, le Système régional de paye, le Système des cotisants, l'impression électronique Systems Network Architecture (SNA), le Système de contrôle des charges sociales et le Régime des soins de santé de la fonction publique.

Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des CIDP (le principal numéro d'identification interne des fonctionnaires fédéraux) et les numéros individuels d'organisme (le principal numéro d'identification externe des fonctionnaires fédéraux). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et le NAS des personnes, d'autres numéros d'identité (comme le numéro de pension) et des renseignements financiers.
Catégorie de personnes
Tous les employés des institutions gouvernementales qui sont assujettis à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques.
But
Les renseignements personnels servent à émettre et à gérer les CIDP et les numéros individuels d'organisme. Certains renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être transmis ou décrits dans les fichiers de renseignements personnels normalisés : dossiers personnels des employés (Fichier ordinaire [employés] [POE] 901) et rémunération et avantages sociaux (POE 904). Le NAS peut être communiqué à l'ARC et au ministère du Revenu du Québec, pour l'impôt sur le revenu. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements doivent être conservés indéfiniment; il n'y a donc aucun mécanisme d'archivage ni de destruction en place. Afin d'éviter tout dédoublement au moment de l'émission de CIDP, le fichier central est modifié et le CIDP est désactivé lorsque la personne atteint l'âge de 80 ans ou après son décès.
Numéro d'ADD
98/005
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 271
Enregistrement (SCT)
20100131
Numéro de fichier
TPSGC PCU 715
Catégorie de documents en matière d'administration de la paye
Description
Renseignements concernant l'administration et la prestation de services de paye aux employeurs clients fédéraux, notamment : renseignements concernant la saisie, la compilation des données, le calcul et le versement de la paye; le développement et l'exploitation du système (y compris les contrôles de validation, les avertissements et les modifications législatives requises, la validation et les contrôles comptables de la paye); la tenue à jour des relevés de salaire et des applications Web; la production d'états de la rémunération et de rapports sur les employés de la fonction publique; les exigences de la paye de l'employeur; les renseignements concernant les fonctions du personnel (congés, classification, paye et avantages sociaux, dotation, etc.); le service à la clientèle, les systèmes ainsi que les initiatives et les projets de modernisation et de regroupement des services de paye.
Types de documents
Paiements et états des gains; relevés d'impôts de fin d'exercice; rapports statistiques et rapports sur les erreurs de paye; relevés de données; directives et procédures à l'intention des utilisateurs, applications Web, questionnaires, registre de paye, normes de service, directives relatives aux rôles et aux responsabilités, critères d'évaluation et d'audit, matériel didactique, contrôles d'intégrité des données, contrôles système.
Format
Base de données, fichiers électroniques, papier.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 090
Fichier de renseignements personnels sur le programme de rémunération de la fonction publique
Description
Ce fichier décrit les renseignements personnels requis pour administrer et s'acquitter des responsabilités législatives liées aux processus fédéraux de rémunération administrés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom des employeurs de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels recueillis directement auprès des employés et/ou d'autres employeurs fédéraux comprennent le nom, l'adresse civique et le numéro de téléphone personnels (coordonnées), les détails relatifs à des données spécifiques sur le salaire et la pension de retraite de l'employé, d'autres paiements non salariaux tels que les demandes de remboursement de frais accessoires et de voyage, des renseignements historiques sur l'emploi/le travail et les classifications/postes, des renseignements fiscaux, des renseignements relatifs aux avantages sociaux et aux paiements de prestations, les codes d'identification de dossier personnel (CIDP), les numéros individuels d'organisme (NIO) historiques, les renseignements biographiques tels que le sexe, la date de naissance, la date de décès, le(s) numéro(s) d'identification unique(s) de l'employé, les identificateurs d'employé des systèmes de ressources humaines (RH), les renseignements financiers tels que le code d'institution financière de l'employé, le numéro de compte bancaire, le numéro de transit, le montant de la transaction et les renseignements sur le paiement, y compris les identificateurs de retenue/de versement, et les numéros d'assurance sociale (NAS).
Remarque

Fichier de renseignements personnels (FRP) autrefois intitulé « Système de rémunération de la fonction publique – TPSGC PCE 705 ». Les renseignements personnels sur lesquels on se fie pour administrer la paye/rémunération sont stockés en toute sécurité dans les systèmes actuels et/ou historiques (avant Phénix/2016) suivants : Phénix, Applications Web de la rémunération (AWR), Outil de gestion des cas (OGC), Système régional de paye (SRP) et/ou JIRA.

Catégories de personnes
Employés courants et anciens employés du gouvernement du Canada.
But
Les renseignements personnels, y compris le NAS, sont utilisés pour permettre aux employés d'accéder en libre-service aux renseignements relatifs à leur paye et pour fournir des services d'administration de la paye et de la rémunération au Conseil du Trésor du Canada et à d'autres employeurs de la fonction publique. Les renseignements personnels, y compris le NAS, sont recueillis conformément aux articles 5, 12, 13 et au paragraphe 15(b) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, aux décrets PC 2011-1550, 2013-0624 et 2015-0647 et aux paragraphes 38, 155 et 161(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le NAS est également recueilli en vertu des paragraphes 153(1) et 227(11) de la Loi de l'impôt sur le revenu pour déduire et retenir des portions de salaire et conformément à l'article 19(2) du Règlement sur l'assurance-emploi pour émettre des relevés d'emploi.
Usages compatibles

Les renseignements personnels provenant du système Phénix peuvent être utilisés et/ou divulgués de manière sécurisée aux fins suivantes : administration et établissement de rapports par SPAC relatifs à la paye et aux avantages sociaux des employés fédéraux à l'intention des fonctionnaires de SPAC et d'autres employeurs autorisés, d'où proviennent les renseignements personnels et/ou qui y sont liés, aux fins du rapprochement des comptes de fichiers de paye des employés, du couplage des données d'assurance de la qualité du programme de rémunération, développement et/ou des essais/tests autorisés du systèmes/d'outils/ d'applications de paie, de l'authentification des employés, de la conformité aux divulgations autorisées en vertu de l'article 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des vérifications ou évaluations fédérales officielles afin d'améliorer la prestation du programme de rémunération. Le NAS est utilisé à des fins d'assurance-emploi et de fiscalité des employés, comme l'un des nombreux identifiants personnels sur lesquels on s'appuie pour authentifier l'identité des employés et pour assurer l'exactitude des données (couplage de données).

Des renseignements personnels limités peuvent être divulgués en toute sécurité à des employeurs fédéraux responsables, à des gouvernements provinciaux autorisés par la loi (Revenu Québec et Régie des rentes du Québec) et/ou à des tiers (syndicat des employés et compagnies d'assurance et d'avantages sociaux) seulement si cela est nécessaire pour faciliter leurs responsabilités mandatées et/ou législatives associées aux fichiers de renseignements personnels enregistrés; aux institutions de l'employeur (Rémunération et avantages – POE 904); au receveur général aux fins de demande de versement de la paye, conformément aux fichiers sur les paiements du receveur général – PSPC PCU 712 et au fichier sur les dépôts du receveur général – PSPC PCU 717; aux employeurs fédéraux responsables concernant les exigences en matière de gestion de la paye, des paiements non salariaux et des dépenses fédérales associées aux fichiers sur les Comptes créditeurs – POU 931, Santé et sécurité au travail – POE 907 et Gestion des talents des cadres supérieurs – POU 934; aux employeurs responsables, conformément aux exigences fédérales en matière de gestion de l'information et de classement des dossiers, notamment les fichiers Dossier personnel d'un employé – POE 901, Planification des ressources humaines – POU 935 et Identificateurs d'emploi de la fonction publique (fichier central) – TPSGC PCE 715; sur une base individuelle aux domaines de programme de l'employeur fédéral responsables des fichiers Programme de gestion du rendement des employés – POE 912, Programme de reconnaissance – POE 920, Griefs – POE 910 et Mesures disciplinaires – POE 911 en ce qui concerne tout rajustement salarial et tout impôt connexe; aux fonctionnaires responsables des relations de travail de l'employeur à des fins d'indemnité et/ou de retenue en rapport avec les fichiers Griefs – POE 910 et avec le consentement individuel du syndicat de l'employé également; aux institutions fédérales offrant des retenues sur la paye à leurs employés pour le stationnement – PSE 914; à l'employeur fédéral chargé des indemnités et/ou des retenues liées aux situations associées aux fichiers Santé et sécurité au travail – POE 907 et Réinstallation – POU 910, qui, à leur tour, peuvent exiger des documents pour les situations décrites par le fichier Comptes débiteurs – POU 932; aux employeurs fédéraux concernés en ce qui concerne la surveillance responsable de la rémunération de leurs employés, la gestion des cas et/ou l'arbitrage lié aux fichiers Système versements/retenues – SCT PCE 741, Système de rapports sur les services supplémentaires – SCT PCE 747, Programme de gestion du rendement pour les employés – SCT PCE 754, Système sur les congés sans solde – SCT PCE 765 et Système de surveillance du réaménagement des effectifs – SCT PCE 804; au nom des employeurs fédéraux à l'ARC ou à la demande de l'ARC aux fins de traitement des déclarations et des paiements des particuliers ARC PPU 005, de recouvrements ARC PPU 050 et du Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l'assurance-emploi ARC PPU 070; à Emploi et Développement social Canada et/ou la Régie des rentes du Québec, conformément aux exigences décrites dans les fichiers Registre des gains – EDSC PPU 140, Régime de pensions du Canada – EDSC PPU 146, et Base de données de l'assurance-emploi EDSC PPU 501; à Postes Canada à des fins d'authentification des impressions, du courrier et des employés lors de l'accès aux services postaux électroniques tels que décrits dans le fichier Service postel – SCP PPU 004; au vérificateur général du Canada à des fins de vérification en ce qui concerne le fichier Dossiers des audits d'états financiers – OAG PPU 001; au ministère de la Justice afin d'administrer les responsabilités liées au fichier Greffe de la saisie-arrêt – JUS PPU 150 et Aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125; au sein de SPAC à des fins liées à l'administration du Fichier de renseignements personnels sur les fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances – TPSGC PCU 703 et du Fichier de renseignements personnels sur l'administration des pensions fédérales – TPSGC PCU 702; conformément à la législation provinciale applicable à Revenu Québec aux fins de l'impôt sur le revenu, et pour les employés résidant ou travaillant au Québec, à la Régie des rentes du Québec; conformément aux accords de tierce partie avec les syndicats et les compagnies d'assurance en ce qui concerne les retenues spécifiques pour les cotisations et/ou les régimes de service associés à l'employé.

Normes de conservation et de destruction
Les renseignements personnels, y compris le NAS, sera conservés jusqu'à ce que l'employé(e) ait atteint l'âge de 80 ans, ou pour un minimum de 2 ans après le décès confirmé de l'employé(e) et ensuite détruit conformément à l'autorisation de disposition de documents no 2015/012.
Numéro d'ADD
Autorisation de documents no 2015/012.
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 090 Administration de la paye
Enregistrement (SCT)
002596
Numéro de fichier
SPAC PCE 705

Fichier de renseignements personnels sur le fichier central

Catégorie de documents en matière d'administration des assurances
Description
Renseignements concernant l'administration des régimes d'assurance des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, notamment le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, et le Régime de services dentaires pour les pensionnés, ce qui comprend l'admissibilité, la tenue des dossiers ainsi que la rédaction et la communication de directives à l'intention des utilisateurs.
Types de documents
Document d'information, ententes, rapports, directives et procédures à l'intention des utilisateurs, matériel didactique, dossier-matières, questionnaire sur l'assurance de la qualité.
Format
Bases de données, fichiers électroniques, papier.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 080
Fichier de renseignements personnels sur les fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances

Outre les exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les particuliers qui demandent des renseignements figurant dans cette banque de données doivent fournir leur CIDP et le numéro de pension. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010; il s'appelait auparavant « carte de demande d'assurance ». À compter du 3 mai 2010, tous les renseignements personnels concernant le formulaire du Régime des soins de santé de la fonction publique et les demandes de règlements des régimes d'assurance invalidité et d'assurance invalidité de longue durée pour les employés actuels seront sous la garde et le contrôle du ministère d'accueil.

Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des régimes d'avantages sociaux des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, dont le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et le Régime de services dentaires pour les pensionnés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements personnels sur l'employé, la date de naissance, des données biographiques, le degré de protection d'assurance et les cotisations mensuelles, les numéros d'identification personnels (comme le code d'identification de dossier personnel, le numéro individuel de l'organisme, le numéro de pension, le matricule et la division de la GRC, le numéro du régime précédent), la date d'entrée au Canada ou de départ du Canada (dans le cas d'une protection à l'extérieur du Canada).
Catégorie de personnes
Les fonctionnaires actuels et anciens et leurs personnes à charge.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour les besoins suivants : attester de l'admissibilité à la protection et à l'inscription, déterminer et modifier la situation et la protection, obtenir l'autorisation de paiement ou de retenues sur la pension, fournir des données sur l'admissibilité aux administrateurs de régime et prélever des retenues sur la paye et sur la pension. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral.
Usages compatibles
Certains renseignements sont transmis aux administrateurs agréés de régime d'assurance du secteur privé (comme la Sun Life et Great-West) pour les besoins des paiements. Les renseignements peuvent être insérés dans les banques centrales de renseignements personnels ou en être extraits, dont la banque de données de l'Administration de la paye de la fonction publique (TPSGC PCE 705) et la banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702) et dans les fichiers de renseignements personnels normalisés, comme ceux qui portent sur les dossiers personnels des employés (POE 901) et la rémunération et les avantages sociaux (POE 904). S'il y a lieu, des renseignements peuvent être communiqués à l'institution d'attache de l'employé et, s'il s'agit d'un membre des Forces canadiennes, au ministère de la Défense nationale (PPE 859, dossier de pension) ou s'il s'agit d'un membre de la GRC, à la GRC (GRC PPE 802 GRC, dossiers de service du membre) pour les besoins de la vérification. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 2 ans après le décès de l'employé ou de l'ancien employé, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
98/005
Renvoi aux documents numéro
TPSGC CGBR 080, TPSGC CGBR 075
Enregistrement (SCT)
001375
Numéro de fichier
TPSGC PCU 703

Fichier de renseignements personnels sur le fichier central

Pension

Ce sous-programme administre les régimes de pensions et les avantages sociaux pour le compte du gouvernement du Canada. Les activités d'administration des pensions comprennent la mise en place et la prestation de services, l'établissement et l'exécution de processus et de systèmes, la prestation de renseignements et de conseils aux employés et aux pensionnés, ainsi que la communication avec ceux-ci. Ainsi, TPSGC peut administrer les pensions conformément aux lois et politiques applicables.

Catégorie de documents en matière d'administration des pensions

Les demandes d'accès concernant des chèques ou des paiements particuliers doivent être adressées aux responsables du programme ou au ministère concerné.

Description
Renseignements sur l'administration des régimes de pension des fonctionnaires, notamment les critères d'admissibilité, le calcul des prestations, la tenue des dossiers et l'entretien des applications Web, les rapports d'état et les directives, pour les régimes visés par la Loi sur la pension dans la fonction publique et d'autres lois connexes.
Types de documents
Relevés des prestations de retraite, relevés de paiement et d'impôt de fin d'année, rapports statistiques et rapports sur les paiements de pension et directives et procédures à l'intention des utilisateurs, dossiers-matières.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 075
Fichier de renseignements personnels sur l'administration des pensions fédérales

En plus de respecter les exigences précisées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements figurant dans le fichier doivent fournir un code d'identification de dossier personnel ou un numéro de pension. Fichier mis à jour en 2011 et auparavant appelé « Banque de données sur les pensions de la fonction publique » (TPSGC PCE 702).

Description
Le fichier décrit les renseignements liés aux régimes de pension de retraite de la fonction publique et aux prestations assurées connexes administrés par Travaux publics et services gouvernementaux du Canada au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor. Plusieurs types de renseignements personnels peuvent être recueillis. Des renseignements biographiques peuvent être recueillis, notamment : le nom complet, y compris le nom de famille, les initiales et les prénoms, le sexe biologique à la naissance, les dates de naissance et de décès, l’état matrimonial, y compris les dates de mariage, les changements à l’état matrimonial, y compris les dates de rupture du mariage, les renseignements sur la famille, y compris le nom du conjoint, les personnes à charge, les dates de naissance et le nom des survivants et/ou des bénéficiaires et leurs coordonnées, certains renseignements médicaux visant à déterminer l’admissibilité à la retraite pour raisons médicales, l’historique professionnel de l’employé, les périodes de congé, le salaire, les allocations et indemnités, l’option de prestation choisie, l’institution financière, les représentants désignés, le cas échéant, la langue officielle préférée et la signature. Les coordonnées des employés peuvent également être recueillies, y compris : l’adresse postale complète, le numéro de téléphone, les adresses électroniques et le numéro de télécopieur (le cas échéant). Les renseignements personnels des employés peuvent inclure : un dossier de service détaillé comprenant les dates d’entrée en fonction et de cessation d’emploi, les rachats de service, le statut de l’employé, les identificateurs liés à l’emploi, le salaire, les allocations et indemnités, les autorisations accordées et les options sélectionnées par les participants en ce qui concerne la pension et les assurances, les retenues à la source (RPC, RRQ, AE, impôt sur le revenu, etc.), le régime d’assurance collective auquel participe l’employé, le type d’assurance et la compagnie d’assurance, le numéro de certificat, le numéro du régime, les dates de début et de fin de la protection, le niveau de garantie-hospitalisation et le type de protection (complémentaire ou totale). Les renseignements financiers recueillis peuvent inclure : le salaire, les montants et les types de retenues, les sommes reçues, les cotisations mensuelles de retraite, le montant des prestations de retraite, l’institution financière choisie par l’employé pour le dépôt direct, le numéro de l’institution bancaire, le numéro de transit, le numéro de compte bancaire et les montants de prestations supplémentaires de décès payés. Les autres renseignements personnels considérés comme permettant d’identifier la personne et qui peuvent être recueillis comprennent : la date de naissance, la date de décès, le numéro individuel d’organisme (NIO), l’identificateur universel unique (IDUU), le numéro de dossier militaire et le grade, la clé du compte du prestataire, le code d’identification de dossier personnel (CIDP), le matricule et la division de la GRC, le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro de pension.
Catégorie de personnes

La catégorie de personnes comprend notamment les participants actifs (employés) et les participants retraités (pensionnés), leurs conjoints, leurs personnes à charge, leurs survivants, leurs bénéficiaires et leurs représentants désignés associés aux régimes de pensions qui sont assujettis aux dispositions (applicables au participant) énoncées dans les lois et règlements suivants :

  • Loi sur la pension de la fonction publique
  • Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes
  • Loi sur la continuation de la pension des services de défense
  • Loi sur la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur les juges
  • Loi sur les allocations de retraite des parlementaires
  • Loi sur la pension spéciale du service diplomatique
  • Loi sur la pension de retraite des lieutenants-gouverneurs
  • Loi sur les régimes de retraite particuliers
But
Les renseignements personnels, y compris le numéro d'assurance sociale, servent à l'administration des prestations supplémentaires de décès et prestations de retraite fédérales. La collecte des renseignements personnels se fait en vertu des pouvoirs conférés par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, de la Loi sur la pension de la fonction publique et d'autres lois à l'égard de la pension administrées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : application de la loi, rapports à la haute direction, évaluation et sondages sur la satisfaction – POU 938 Activités de sensibilisation et POU 915 Communications internes. Nouveaux usages compatibles pour l'authentification avec postel, le service sécurisé de livraison de documents en ligne de la Société canadienne des postes SCP PPU 004 – Service postel. Des renseignements personnels peuvent être échangés avec l'Agence du revenu du Canada; Revenu Québec; le Secrétariat du Conseil du Trésor; la Gendarmerie royale du Canada; le ministère de la Défense nationale; Emploi et Développement social Canada; la Banque du Canada; la Société canadienne des postes; les sociétés d'État; le Bureau du surintendant des institutions financières et le Bureau du vérificateur général. Se reporter aux fichiers de renseignements personnels suivants; ARC PPU 070 – Régime de pensions du Canada et Programme d'assurance-emploi; ARC PPU 047 – Traitement des déclarations et des paiements des entreprises; ARC PPU 005 – Traitement des déclarations et des paiement des particuliers; ARC PPU 050 – Arriérés d'impôt des particuliers; SCT PCE 789 – Cas de pension de la fonction publique; SCT PCE 799 – Régimes de pension spéciaux; SCT PCE 741 – Système de versements et de retenues; GRC PPE 802 – Dossiers des membres de la GRC; GRC PPE 806 – Dossiers de paye et d'allocations des membres de la GRC; MDN PPE 858 – Dossiers de paye du MDN; MDN PPE 859 – Dossiers de pension du MDN; EDSC PPU 140 – Régime de pensions du Canada : Registre des gains; EDSC PPU 146 – Régime de pensions du Canada : Retraite, invalidité, survivants et prestations de décès (particuliers); Banque du Canada BOC PPU 005 – Registres des titres du gouvernement du Canada; Corporation Postes Canada SCP PPU 001 – Systèmes de contrôle des livraisons; SPC PPU 004 – Service de poste électronique; POE 907 – Santé et sécurité au travail; et POE 904 – Rémunération et avantages sociaux. Les renseignements personnels peuvent être échangés avec le Receveur général du Canada. Voir POU 931 – Comptes créditeurs; POU 932 – Comptes débiteurs; TPSGC PCU 717 – Dépôts du receveur général; TPSGC PCU 712 – Paiements du receveur général; TPSGC PCU 703 – Employés fédéraux, pensionnés et survivants – Renseignements sur l'assurance; TPSGC PCE 705 – Systèmes de rémunération de la fonction publique; TPSGC PCU 709 – Services d'imagerie numérique; et TPSGC PCU 715 – Fichier central. Des renseignements personnels peuvent être échangés avec des fournisseurs de services engagés à contrat pour administrer des programmes de prestations assurées pour les retraités, des programmes facultatifs de dons de bienfaisance et des organisations associatives de retraités facultatives. Le NAS peut être communiqué au Secrétariat du Conseil du Trésor, à l'Agence du revenu du Canada, à Revenu Québec, à la Régie des rentes du Québec, au Régime de pensions du Canada, à la Société canadienne des postes, à la Gendarmerie royale du Canada, et au ministère de la Défense nationale.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant deux ans après le décès de l'employé ou du survivant, puis ils sont détruits.
Numéro d'autorisation de disposition (ADD)
2015-012
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 075
Enregistrement (SCT)
2011-001374
Numéro de fichier
TPSGC PCU 702

Fichier de renseignements personnels sur les fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances

Programmes et services spécialisés

Ce programme assure la prestation en temps opportun de programmes et de services spécialisés de haute qualité et accessibles aux institutions fédérales.

Dans cette section

Services d'imagerie documentaire

Ce sous-programme offre aux organisations fédérales des solutions d'imagerie documentaire et de saisie des données selon le principe du recouvrement des coûts. Ces services comprennent la numérisation de documents, ainsi que l'indexation et l'archivage sécurisé de dossiers électroniques. Grâce à la modernisation des processus opérationnels par le biais de services d'imagerie documentaire, les ministères peuvent réduire leurs coûts de traitement et dans certains cas leurs coûts d'entreposage, améliorer les niveaux de service qu'ils offrent aux citoyens et rendre accessible les connaissances ministérielles conservées sur papier en vue d'une meilleure prise de décision. Ce service est conforme aux normes canadiennes requises pour les documents électroniques à utiliser comme preuve documentaire lors des litiges juridiques.

Catégorie de documents en matière du centre de solutions d'imagerie documentaire
Description
Les dossiers sont liés à la gestion des Services d'imagerie documentaire et sont relatifs aux contrats de services, aux acquisitions, aux services de courrier et d'entreposage, à la formation, aux systèmes et programmes, etc.
Types de documents
Évaluations et audits, Ententes de niveau de service (ENS), protocoles d'entente, données et documents financiers, opinions légales et copies de dispositions législatives, Énoncés de travail (EDT), énoncés des besoins opérationnels, Demandes de propositions (DP), matériel didactique et procédures, résultats de sondages, rapports statistiques et correspondance.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 085

Fichier de renseignements personnels sur les solutions d'imagerie documentaire

Services d'information du gouvernement

Ce sous-programme fournit de l'information aux Canadiennes et aux Canadiens sur les programmes et les publications du gouvernement du Canada et appuie l'efficacité des activités de communications du gouvernement du Canada par l'entremise des services suivants : Programme des services de dépôt; Coordination de la recherche sur l'opinion publique; Coordination de la publicité et des partenariats; La Gazette du Canada et le Programme de suivi électronique des médias.

Catégorie de documents en matière de droit d'auteur de la Couronne et octroi de licences

Programme aboli le 31 mars 2014. Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits. Chaque institution fédérale est maintenant responsable de la gestion du droit d'auteur de la Couronne et l'octroi de licences.

Description
Information sur la propriété intellectuelle en particulier sur la Loi sur le droit d'auteur et les règlements et politiques connexes, y compris les processus du gouvernement du Canada.
Types de documents
Documents liés aux demandes d'affranchissement du droit d'auteur ainsi qu'aux demandes de renseignements touchant les droits d'auteur et les licences connexes.
Numéro du dossier
TPSGC Direction générale des services ministériels et des politiques stratégiques (DGSI) 410
Catégorie de documents en matière de la Gazette du Canada

La version PDF officielle, disponible en ligne depuis 2003, est accessible sur le site Web de la Gazette du Canada.

Description
Partie I, Partie II et Partie III de la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada.
Types de documents
Publiée tous les samedis (mais disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 14 h le vendredi), la Partie I comprend des règlements projetés, des avis des ministères et des organismes, et des décisions d‘instances administratives du gouvernement fédéral ainsi que divers avis publics provenant du secteur privé. Publiée tous les 2 mercredis (et disponible sur le site Web de la Gazette du Canada à partir de 9 h), la Partie II comprend des règlements adoptés et certains textes réglementaires d'autres catégories tels les décrets et les proclamations. Publiée en moyenne entre 3 et 5 fois par année, la Partie III comprend les nouvelles lois et proclamations énonçant leur entrée en vigueur. Par ailleurs, tous les 3 mois, un index trimestriel de la Partie I est publié. Un index codifié des textes réglementaires à partir du 1er janvier 1955 est également publié 4 fois par année. Au besoin et selon certains critères précis, des éditions spéciales font également l'objet d'une publication.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 400
Catégorie de documents en matière de publications du gouvernement du Canada

Le Programme des publications a été aboli le 31 mars 2014. Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits.

Description
Renseignements sur les publications produites par les ministères et organismes du gouvernement fédéral, et accès à ces publications; Gestion de la base de données des publications du gouvernement du Canada.
Types de documents
Contrats, notes de services, procédures, plans de projets, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux de réunions, et publications.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 420
Catégorie de documents en matière de services de coordination de la publicité
Description
L'information sur les campagnes publicitaires gérées par les institutions fédérales et l'information se rapportant à la gestion des campagnes publicitaires en ligne du Gouvernement du Canada (GC) et financées par le biais de l'initiative pangouvernementale d'achat en ligne.
Types de documents
Plans de campagnes, documents relatifs aux achats de médias du gouvernement du Canada et Rapports annuels sur la publicité du GC.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 124
Catégorie de documents en matière de services de recherche sur l'opinion publique

Les rapports finaux de recherche sur l'opinion publique sont acheminés et conservés par institution à la Bibliothèque et Archives Canada et à la Bibliothèque du Parlement.

Description
Renseignements concernant les recherches sur l'opinion publique commandées par les ministères et organismes du gouvernement fédéral.
Types de documents
Énoncé des travaux, contrat, liste de contrôle de la qualité relative à la recherche sur l'opinion publique, correspondance par courriel avec les clients, formulaire de demande, pages de transmission, instruments de recherche (questionnaire de dépistage, guide d'entrevue, questionnaires le cas échéant), le plan de la recherche sur l'opinion publique du ministère, numéro d'inscription de la recherche sur l'opinion publique.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 445

Écologisation des opérations gouvernementales

Avec ce sous-programme, TPSGC fournit un leadership pour l'ensemble du gouvernement dans l'écologisation des opérations gouvernementales en veillant à l'écologisation efficace de ses opérations et en offrant un leadership à l'échelle du gouvernement pour réduire considérablement l'incidence que les opérations du gouvernement fédéral ont sur l'environnement. Pour ce faire, l'organisation établit des politiques et des lignes directrices relatives à l'intendance de l'environnement.

Catégorie de documents en matière d'écologisation des opérations gouvernementales
Description
Renseignements sur l'écologisation des opérations gouvernementales incluant les politiques, les stratégies, les lignes directrices, les publications ou la planification et l'établissement de rapports sur le développement durable, ayant trait à l'écologisation des opérations gouvernementales.
Types de documents
Documentation relative aux projets, notes d'information, présentations, correspondance, rapports, politiques, stratégies, lignes directrices, publications.
Numéro du dossier
TPSGC DGSMPS 071

Services de voyage partagés

Ce sous-programme présent TPSGC comme étant responsable de fournir des outils standardisés et communs à l'échelle du gouvernement, afin de simplifier et d'accroître l'efficacité de la gestion des déplacements des fonctionnaires, tout en réduisant le coût de ces derniers, tout en permettant d'accroître la transparence, la responsabilisation et l'établissement de rapports financiers pour tous les aspects des voyages du gouvernement.

Catégorie de documents en matière de services de voyage partagés
Description
Renseignements sur les services de voyage partagés (SVP) du gouvernement du Canada.
Types de documents
Voyages des employés, services de voyage partagés, , gestion des dépenses, renseignements d'affaires et rapports personnalisés, Directive sur les voyages, essais d'acceptation, évaluations de la menace et des risques, évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, questionnaire client, matériel de promotion, formation et trousses d'information.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 220
Fichier de renseignements personnels sur les services de voyage partagés – Profil des voyageurs

Vous trouverez des précisions sur le programme SVP dans l'Internet, à l'adresse Voyages d'affaires du gouvernement. Vous pouvez aussi consulter le FRP ordinaire POU 934 – Voyages.

Description
Ce fichier décrit l'information contenue dans le profil des voyageurs de SVP et concerne les employés qui voyagent pour affaires. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom et les coordonnées d'une personne à contacter en cas d'urgence, des renseignements sur le crédit, de l'information sur le passeport et sur le visa, des éléments d'identification associés au programme de fidélisation, la préférence pour la langue de communication, l'information d'authentification liée à la sécurité et de l'information sur le fournisseur de Services de cartes de crédit.
Catégorie de personnes
Les fonctionnaires fédéraux en poste et les anciens fonctionnaires fédéraux, les employés occasionnels et les entrepreneurs.
But
Les renseignements personnels sont recueillis en vue de faciliter les réservations de voyage des personnes employées par le gouvernement. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, article 7, 15, 16 et 17. L'autorisation de recueillir des renseignements personnels se trouve dans le décret en conseil numéro P.C. 1998-657.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés pour fournir de l'aide dans les situations d'urgence et ils peuvent être communiqués à un fournisseur de services de voyage de l'extérieur et au fournisseur de Services de cartes de crédit, à des fins d'approbation de la carte de voyage. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d‘évaluations, de recherches et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Les documents sont conservés pour une période variant d'un an à 10 ans, les courriels des employés sont conservés 7 ans puis ils sont détruits, les courriels des agents sont conservés pour 2 ans avec accès limité, les données de transactions des clients sont conservées pour 6 ans puis elles sont détruites, les données des rapports aux clients et les rapprochements des données sont conservées pour 10 ans puis elles sont détruites, la comptabilité ministérielle / données financières sont conservées pour 10 ans puis elles sont détruites, les données sur la gestion fiscale ministérielle sont conservées pour 7 ans puis elles sont détruites, les données téléphoniques sont conservées pour un an puis elles sont détruites.
Numéro d'ADD
2008/001
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 220
Enregistrement (SCT)
20090466
Numéro de fichier
TPSGC PCE 706

Service central de déménagement

Ce sous-programme présent TPSGC comme étant responsable de gérer un service commun pour l'ensemble du gouvernement fédéral qui a pour but de surveiller les opérations de déménagement de tous les employés gouvernementaux qui sont relocalisés, sauf ceux du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada.

Catégorie de documents en matière de gestion des transports
Description
Renseignements sur la relocalisation d'objets ménagers par un des modes de transport (aérien, routier, maritime, rail).
Types de documents
Formulaire de demande et/ou d'entreposage de biens ménagers et d'effets personnels, factures de l'entrepreneur avec documents à l'appui, coupons de pesée, factures de transport par avion, formulaires d'inspections douanières, fiche de paiement des Services Central de Déménagement – processus de paiement.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 210

Disposition des biens

Ce sous-programme aide le gouvernement fédéral à disposer des biens excédentaire ou des biens saisis, y compris par le biais de GCSurplus en ligne. Ce service permet la disposition des biens de manière transparente et financièrement viable.

Catégorie de documents en matière de la gestion des biens saisis
Description
Renseignements sur la gestion et d'aliénation des biens saisis, bloqués ou confisqués à titre de bien infractionnels en vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis.
Types de documents
Données de cas comprenant mais sans s'y limiter : ordonnances de la cour, documentation juridiques, évaluations, inspections, reçus de vente, factures, rapports de condition, documents pour l'administration de baux, différents types d'instruments financiers tels que des certificats de placements garantis, des comptes de banque et des investissements.
Numéro du dossier
TPSGC Acquisitions (ACQ) 215
Fichier de renseignements personnels sur le système d'information sur la gestion des biens saisis
Description
Ces fichiers comprennent des renseignements recueillis en vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis, concernant la gestion et l'aliénation des biens saisis, bloqués ou confisqués relativement à des infractions désignées (y compris les produits de la criminalité). Les renseignements personnels peuvent comprendre mais sans s'y limiter, le nom, la date de naissance, les coordonnées, le numéro du dossier de police, des renseignements financiers, des informations sur les biens personnels comme les biens immobiliers et les véhicules, ainsi que les accusations en vertu des lois applicables.
Catégorie de personnes
Les personnes touchées par des biens antérieurement et actuellement bloqués, saisis et confisqués.
But
En vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis, les renseignements personnels sont recueillis pour permettre la gestion des biens saisis ou bloqués relativement à une infraction, désignée, l'aliénation des biens confisqués et le partage du produit net.
Usages compatibles
Les informations peuvent être utilisées pour communiquer avec la GRC et les autorités provinciales et municipales chargées de l'application des lois pour faciliter ou gérer le transfert de biens, et communiquer avec le ministère de la Justice du Canada afin d'être utilisé dans le cadre d'actions en justice (Ministère de la Justice [JUS] PPU 015 –  Poursuites et sujets connexes). L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérification, d'évaluation, de recherche et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Les documents papiers directement liés à la gestion et à l'attestation des biens sont conservés pendant 2 ans et ensuite transférés dans une installation gouvernementale sécurisée pour une période supplémentaire de 4 ans (rétention totale de 6 ans). Les fichiers qui comprennent des biens immobiliers et/ou navires et/ou aéronefs sont conservés pour une période supplémentaire de 10 ans (rétention totale de 12 ans).
Numéro d'ADD
78/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 215
Enregistrement (SCT)
20090468
Numéro de fichier
TPSGC PPU 125
Catégorie de documents en matière de distribution des biens de la Couronne
Description
Renseignements sur la gestion et l'élimination des biens excédentaires de la Couronne au nom des ministères et organismes fédéraux et des biens saisis pour le compte d'autres gouvernements provinciaux, d'organismes, d'application des lois et d'autres pays. Les dossiers comprennent tout renseignement relatif à l'élimination de biens tels que, du matériel de bureau et des véhicules, ainsi que du matériel militaire, comme les navires et les avions, mais pas les renseignements relatifs à l'élimination de bâtiments ou de terrains appartenant au gouvernement fédéral. Les dossiers portent aussi sur l'exécution d'un programme gratuit de recyclage de papier pour les ministères et organismes clients, dans la région de la capitale nationale, appelé «Programme Épargne-Papier».
Types de documents
Propositions, factures, description des articles, prix de vente.
Format
Photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 340
Fichier de renseignements personnels sur les Renseignements sur les acheteurs – Biens de la Couronne

Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010 et comprend de l'information décrite précédemment dans Renseignements sur les acheteurs.

Description
Ce fichier décrit l'information sur les acheteurs éventuels de biens excédentaires de la Couronne. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le mot de passe, la langue, et des renseignements financiers (par exemple,  le montant des soumissions et la quantité de biens achetés).
Catégorie de personnes
Le grand public ou les représentants d'entreprises qui se sont enregistrés pour acheter des biens excédentaires de la Couronne ou qui présentent des offres à cette fin.
But
Les renseignements sont utilisés pour créer un inventaire sur les acheteurs à des fins de sollicitation pour la vente de biens excédentaires de la Couronne et pour l'administration de l'achat des biens excédentaire de la Couronne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins d'évaluation de programme et pour faire des rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements électroniques sont mis à jour chaque année et les comptes inactifs sont supprimés. Les renseignements imprimés sont conservés pendant 3 ans, puis transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Numéro d'ADD
99/003
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 340
Enregistrement (SCT)
003317
Numéro de fichier
TPSGC PPU 026

Élaboration de normes générales et certification

Ce sous-programme offre des services d'évaluation de normes et de leur conformité en appui aux intérêts du gouvernement, de l'industrie et des consommateurs dans les domaines de l'économie, la réglementation, l'approvisionnement, la santé, la sécurité et l'environnement. Pour ce faire, il élabore et renouvelle les normes et certifie les produits, services et systèmes de gestion dans les délais prescrits, et ce en vue d'assurer la confiance des consommateurs.

Catégorie de documents en matière de Programme de certification du personnel
Description
Renseignements sur le Programme de certification pour les membres de la collectivité des approvisionnements et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral, qui est une composante du Programme de perfectionnement professionnel et de certification pangouvernemental administré par le SCT du Canada.
Types de documents
Attestation professionnelle et normes.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 190
Fichier de renseignements personnels sur le Programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral
Description
Ce fichier décrit l'information au sujet des personnes qui s'inscrivent au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Pour obtenir cette reconnaissance professionnelle, les personnes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, de l'information sur les études, le numéro d'identification de l'employé, le numéro du titre professionnel, de l'information liée à l'équité en matière d'emploi, la langue, des renseignements médicaux, la signature et les évaluations de l'employé. Ce fichier comprend aussi des renseignements sur le gestionnaire ou le superviseur requérant, ainsi que le nom, les coordonnées, la correspondance et les évaluations de l'employé.
Catégorie de personnes
Les employés à temps plein et à temps partiel des institutions fédérales et autres organismes publics ou privés qui s'appliquent et de participer dans le cadre du programme de certification ainsi que leur gestionnaire ou superviseur.
But
Les renseignements personnels sont utilisés afin de réaliser une évaluation impartiale des qualifications d'un candidat, d'administrer et de fournir des services au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent servir pour effectuer des évaluations, tenir un inventaire des spécialistes fédéraux agréés, présenter des rapports à la haute gestion et faire des suivis et peuvent servir à des fins statistiques (y compris fournir des statistiques globales au Secrétariat du Conseil du Trésor). Le superviseur ou le gestionnaire du programme participant, reçoit les renseignements personnels requis pour accepter l'inscription, le paiement, lancer les évaluations et surveiller les progrès de l'employé. Si les personnes acceptent, leurs numéros des titres professionnels peuvent être affichés sur le site Web de l'Office des normes générales du Canada.
Normes de conservation et de destruction
Les documents seront conservés indéfiniment. Un calendrier de conservation et de disposition de dossiers est en cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
2008/001
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 190
Enregistrement (SCT)
20100132
Numéro de fichier
TPSGC PCU 195
Catégorie de documents en matière de programmes de certification des produits et services
Description
Renseignements sur les programmes indépendants de certification et d'homologation de l'Office des normes générales du Canada relativement aux produits et services évalués pour leur rendement et leur qualité. Le programme de certification s'applique aux produits et services suivants : matériaux de construction; produits d'usage médical; mobilier de bureau; vêtements de protection; personnel de sécurité; services d'essais (Programme d'acceptation des laboratoires) et cartouches d'encre.
Types de documents
Vérifications, évaluations, profils des fournisseurs, noms des représentants des fournisseurs, descriptions des produits et des services des fournisseurs et résultats des essais de produits.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 175
Catégorie de documents en matière de services d'élaboration de normes
Description
Renseignements sur l'élaboration de Normes nationales du Canada, de normes de l'Office des normes générales du Canada, de normes du gouvernement du Canada, et un soutien dans l'élaboration de normes internationales (ISO). Normes pour appuyer les secteurs de l'approvisionnement, de l'économie, de la réglementation, de l'environnement, de la santé et de la sécurité et couvrant une vaste gamme de produits et de services : bâtiment et construction; matériel et fourniture de bureau; produits alimentaires; et agriculture biologique; qualifications et compétences du personnel; vêtements de protection; sécurité sociétale et préparatifs d'urgence; textiles; carburants; et transport de carburants et des marchandises dangereuses. Documents relatifs à la publication de catalogue Web pour des normes officielles que le gouvernement du Canada soutient et la fourniture de ces normes moyennant certains frais.
Types de documents
Normes, spécifications, publications, catalogues, formulaires.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 195
Catégorie de documents en matière de services de gestion de certification
Description
Renseignements sur l'évaluation et la certification des systèmes de gestion en ce qui a trait à la conformité aux diverses normes de l'Office des normes générales du Canada, notamment ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnemental), et santé et sécurité au travail (OHSAS) 18001.
Types de documents
Rapport d'audit et certificat d'enregistrement.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 205

Stratégie de service à la clientèle

Ce sous-programme dirige la Stratégie de service à la clientèle de TPSGC.

Catégorie de documents en matière de documents de la Stratégie de service à la clientèle
Description
Information reliée à la stratégie ministérielle de service à la clientèle et ses 6 piliers (normes de services claires, ententes de services ministérielles, offres de services novatrices, mobilisation intégrée des clients, satisfaction accrue de la clientèle et culture axée sur les clients), incluant ses projets, lignes directrices et publications.
Types de documents
Documentations reliés à la stratégie, présentations, rapports, ententes de services, publications, lignes directrices, politiques, notes de breffage.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 450

Services administratifs du Gouvernement du Canada

Ce sous-programme détient une orientation horizontale dans la livraison de services ministériels administratifs et de support en ressources humaines, selon le principe du recouvrement des coûts, afin d'atteindre des efficacités pour les organismes clients fédéraux. Les Services administratifs du Gouvernement du Canada réduisent la quantité de systèmes administratifs en technologie de l'information (TI) d'arrière-plan à l'échelle du gouvernement et achètent, créent, modifient et maintiennent des versions communes au Gouvernement du Canada des produits, ce qui élimine les duplicatas individuellement au sein des ministères et organismes, leur permettant de concentrer leurs ressources vers des programmes clés.

Catégorie de documents en matière d'intégration des services partagés
Description
Information sur les services fournis et les coûts associés à la livraison des secteurs d'activités suivants : les services et les systèmes de ressources humaines (Services de ressources humaines partagés et le Système d'information sur les ressources humaines), les finances (le Système intégré des finances et du matériel et FreeBalance et la gestion de cas (le Système de gestion de cas partagé).
Types de documents
Documents contractuels, protocoles d'ententes, documents de gouvernance tels que les ordres du jour et les comptes rendus de décisions et plans opérationnels annuels des secteurs d'activités.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 110
Catégorie de documents en matière de MesRHGC
Description
MesRHGC est une solution standard unique sur les ressources humaines qui sera utilisée par toutes les organisations fédérales pour le soutien de la prestation de services de ressources humaines communs à tous les fonctionnaires. Il s'agit d'une solution unique pour toutes les transactions administratives en ressources humaines, comme la gestion des congés, l'affectation d'un horaire de travail ou le résumé de la formation.
Types de documents
Contrats, énoncés des travaux, ententes de services interministérielles, comptes rendus et plans opérationnels annuels.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 120

Ombudsman de l'approvisionnement

Ce programme, exercé sans lien de dépendance avec le gouvernement, permet d'examiner les pratiques d'approvisionnement des ministères et organismes fédéraux, d'enquêter sur les plaintes des fournisseurs relatives à l'attribution ou à l'administration des contrats fédéraux et de veiller à donner accès à un mécanisme extrajudiciaire pour des contrats existants. Ce programme contribue à promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

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Examen des pratiques en matière d'approvisionnement

Ce sous-programme permet de réaliser un examen indépendant des pratiques d'approvisionnement à l'échelle des ministères et du gouvernement, et de formuler des recommandations en vue de promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux.

Catégorie de documents en matière d'examen des pratiques d'approvisionnement ministérielles
Description
Comprend les documents liés aux examens des pratiques d'approvisionnement ministérielles menés en vertu du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
Types de documents
Dossiers contractuels et correspondance connexe, critères d'attribution de contrats, politiques, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents et rapports d'appel d'offres ou de soumissions, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après exécution, justifications de marchés à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité, communications avec les fonctionnaires fédéraux, plans d'examen, cadres de référence, analyses, recommandations, rapports, et produits de communication.
Numéro du dossier
TPSGC BOA 015
Fichier de renseignements personnels sur le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement – Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs

Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements du FRP, les personnes demandant des renseignements contenus dans ledit fichier doivent fournir l'objet et la date de la pièce de correspondance et le numéro du contrat ou de la demande de propositions. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement est une nouvelle activité de programme, entrée en vigueur le 5 mai 2008.

Description
Ce fichier décrit des renseignements se rapportant à des plaintes formulées par des fournisseurs éventuels, concernant l'attribution et la gestion des contrats fédéraux pour des biens et des services. Ce type d'information personnelle peut comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom de l'entreprise), des informations financières, des numéros d'identification, des opinions sur des personnes et des signatures.
Catégorie de personnes
Des personnes ou des représentants des entreprises qui ont présentés une plainte au BOA, et les répondants à la plainte, qui peuvent comprendre des employés des institutions fédérales et/ou des membres du public.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur des plaintes des fournisseurs présentées au BOA et ces derniers sont recueillis en vertu des articles 22.1 à 22.3 et 23.1 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
Usages compatibles
Les constatations et les recommandations de l'ombudsman peuvent être fournies aux plaignants, aux répondants, au ministre fédéral concerné et à la ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. De l'information peut être divulguée à toute institution fédérale visée par la plainte, et certains renseignements peuvent être décrits dans le FRP normalisé pour les contrats de services professionnels, POU 912. De l'information peut aussi être utilisée ou divulguée pour établir un répertoire des plaintes ou à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports (y compris le rapport annuel du BOA au Parlement).
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi aux documents numéro
TPSGC BOA 015, TPSGC BOA 011
Enregistrement (SCT)
20100136
Numéro de fichier
TPSGC PPU 001

Plaintes des fournisseurs

Ce sous-programme assure que les plaintes des fournisseurs canadiens concernant l'attribution ou l'administration des contrats, de même que toutes autres demandes déposées auprès du Bureau, sont traitées de manière opportune par une tierce partie indépendante et bien informée.

Catégorie de documents en matière de plaintes des fournisseurs
Description
Comprend les documents liés aux demandes de renseignements, aux plaintes et aux demandes de services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) des particuliers ou des représentants des entreprises qui présentent une demande de renseignements, une plainte ou une demande de services de RED au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, ainsi que les répondants à la plainte ou à la demande.
Types de documents
Plaintes ou demandes de renseignement; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, des renseignements des ministères clients, des renseignements sur la nature du différend, les détails de chaque parties en dispute, les mesures prises par le ministère et le plaignant; la chronologie des événements; les comptes rendus de décisions; les procès-verbaux; la correspondance entre les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux; les détails des demandes et des mesures de suivi, les procédures, les politiques et les règlements; les plans d'action; les analyses, les recommandations; les rapports; et les produits de communications.
Numéro du dossier
TPSGC BOA 011

Fichier de renseignements personnels sur le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement – Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs

Gestion linguistique et services connexes

Ce programme définit le Bureau de la traduction de TPSGC comme étant un intervenant clé dans l'infrastructure de prestation de services du gouvernement fédéral. Le Bureau, seul fournisseur interne de services linguistiques au gouvernement, offre des services de traduction, de révision, d'interprétation et d'autres services linguistiques au Parlement, aux tribunaux ainsi qu'aux ministères et organismes fédéraux. Il est aussi l'autorité du gouvernement fédéral en matière de terminologie et a reçu le mandat d'élaborer des normes terminologiques pour garantir des communications claires, uniformes et de qualité au sein du gouvernement. Le Programme Gestion linguistique et services connexes découle de la Loi sur le Bureau de la traduction.

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Programme de normalisation terminologique

À titre d'autorité de l'administration fédérale en matière de normalisation terminologique et des services linguistiques, le Bureau de la traduction a le mandat d'établir, de normaliser et de diffuser la terminologie pour l'ensemble de la fonction publique. À ce titre, ce sous-programme a pour objectif d'établir des normes terminologiques et linguistiques de façon à favoriser la cohérence et la qualité des communications du gouvernement avec la population canadienne, à optimiser la gestion de l'expertise terminologique de l'appareil gouvernemental, à consolider la place du gouvernement sur les scènes nationale et internationale dans le domaine langagier et à démontrer la richesse collective du savoir linguistique et terminologique au Canada.

Catégorie de documents en matière de services de normalisation
Description
Renseignements liés à la prestation de services de normalisation terminologique, la préparation de lexiques, la révision de lexiques produits par les clients, le stockage, la gestion et la diffusion des données terminologiques. Peut comprendre des données sur l'établissement, l'organisation, les fonctions, les activités et la gestion des comités liés à la terminologie : information sur les membres des comités liés, leur rôle et leurs responsabilités et la documentation sur le soutien administratif.
Types de documents
Fiches terminologiques, bulletins et mises à jour, feuilles de renseignements terminologiques, questions et réponses, calendrier d'événements prévus, liste de comités, liste des représentants du Bureau de la traduction aux divers comités (fédéraux, nationaux, internationaux), mandats, ordres du jour, dossiers de réunions, dossiers de correspondance, procès-verbaux de réunions, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, dossiers de voyage et dossiers d'accueil.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 240

Traduction et autres services linguistiques

Ce sous-programme vise à offrir une gamme complète et intégrée de solutions langagières dans les 2 langues officielles et les langues autochtones du Canada ainsi que dans une centaine de langues étrangères. Il assure une prestation de services de traduction, de révision, de corrections d'épreuves et de conseils linguistiques de qualité, de façon efficace et efficiente et à un prix raisonnable aux tribunaux ainsi qu'aux ministères et aux organismes fédéraux, selon le principe du recouvrement des coûts.

Catégorie de documents en matière d'analyse de l'industrie linguistique
Description
Renseignements sur l'évolution de l'industrie langagière, la disponibilité de la main-d'œuvre, la relève, les tendances du marché linguistique et l'évolution de la technologie langagière.
Types de documents
Rapports et analyses, recommandations, études de marchés et plans d'action.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 234
Catégorie de documents en matière de contrats linguistiques
Description
Renseignements sur le processus d'approvisionnement et de passation de marchés du Bureau de la traduction afin d'obtenir des services professionnels linguistiques. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements sur la détermination des services à acquérir; les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des marchés; les négociations contractuelles; l'administration des contrats accordés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l'entrepreneur tels que le profil de son entreprise, les curriculum vitæ, les diplômes, l'expérience de travail, les marchés antérieurs qu'il a réalisés et ses clients.
Types de documents
Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d'attribution de contrats, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents d'appel d'offres ou de soumissions, rapports d'appels d'offres ou de soumissions, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justification de marchés à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, communications avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 245

Fichier de renseignements personnels sur le Programme de l'évaluation de l'intégrité

Catégorie de documents en matière de formation et perfectionnement
Description
Renseignements sur la formation des employés du Bureau de la traduction pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l'information sur les programmes de formations langagière et terminologique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les politiques sur l'apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et de rapports, l'apprentissage continu et l'orientation professionnelle.
Types de documents
Rapports annuels sur la formation, matériel d'orientation des employés, documents d'analyse des besoins en formation et en compétences, dossier de l'évaluation des compétences professionnelles, descriptions, critères, évaluations, plan de cours, examens maison.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 260
Catégorie de documents en matière de Normes et politiques
Description
Renseignements sur les normes et politiques liées à l'embauche de professionnels linguistiques, aux normes de qualité des services offerts par le Bureau de la traduction ainsi qu'au développement professionnel des langagiers.
Types de documents
Rapports et analyses démographiques, projection des besoins en matière de ressources humaines, analyse de la performance professionnelle, analyses et rapports sur la qualité des services du Bureau de la traduction, recommandations.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 250
Catégorie de documents en matière de services linguistiques
Description
Renseignements liés à la prestation de services de traduction et de révision aux ministères et organismes fédéraux. Peux aussi comprendre des renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques, comme l'aide à la rédaction et la correction d'épreuves.
Types de documents
Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du Bureau de traduction auprès du client et nom de la personne-ressource du client, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, fiches clients, recherches documentaires, documents de facturation, données sur les projets.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 230

Traduction et interprétation au Parlement

Ce sous-programme a pour objectif d'offrir au Parlement des services de traduction et d'interprétation ainsi que d'autres services linguistiques en temps opportun pour lui permettre de fonctionner dans les 2 langues officielles et, au besoin, dans d'autres langues.

Plus précisément, le Bureau traduit et révise les documents émanant de la Chambre des communes, du Sénat, des comités parlementaires de la Chambre et du Sénat, des bureaux des députés et des sénateurs, des services administratifs des 2 chambres, de la Bibliothèque du Parlement; du Commissaire aux conflits d'intérêt et à l'éthique et du Bureau du conseiller sénatorial en éthique.

Au niveau des services d'interprétation, il assure l'interprétation en langues officielles des débats de la Chambre des communes, du Sénat, du Cabinet et de ses comités, des conférences de presse et des travaux des associations parlementaires. De plus, les interprètes accompagnent régulièrement les députés et sénateurs membres de comités parlementaires à l'occasion de leurs déplacements au Canada et à l'étranger. De plus, le Bureau fournit le sous-titrage en direct en français et en anglais des délibérations quotidiennes de la Chambre des communes et des comités télédiffusés.

Catégorie de documents en matière de services linguistiques au Parlement
Description
Renseignements liés à la prestation de services de traduction, de révision et d'interprétation au Parlement. Peut aussi comprendre des renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques comme l'aide à la rédaction et la correction d'épreuves.
Types de documents
Liste de demandeurs, demandes de services, correspondance, ententes de service, nom de la personne ressource du demandeur, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, recherches documentaires, données sur les projets.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 232

Interprétation des conférences

Ce sous-programme a pour objectif d'offrir des services d'interprétation de conférences en langues officielles, en langues autochtones du Canada, en langues étrangères et en langues visuelles à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada, notamment lors des sommets internationaux, des échanges bilatéraux ou multilatéraux entre chefs d'État et du gouvernement, des conférences intra ou interministérielles et des rencontres entre ministres fédéraux et leurs homologues provinciaux ou territoriaux. Il a également comme objectif d'offrir aux fonctionnaires fédéraux sourds ou malentendants des services d'interprétation de conférence en langues visuelles.

Catégorie de documents en matière de services d'interprétation des conférences
Description
Renseignements liés à la prestation de services d'interprétation lors de conférences.
Types de documents
Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, correspondance, nom de la personne-ressource du client, fiches clients, documents de facturation, et frais de déplacement, liste des priorités, données sur les projets.
Numéro du dossier
TPSGC TRA 231

Programmes et services d'intégrité

Ce programme assure la prestation en temps opportun de programmes et de services spécialisés de haute qualité et accessibles au gouvernement du Canada pour appuyer une gestion et des opérations saines, prudentes et éthiques.

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Sécurité des contrats

Ce sous-programme appuie le programme du gouvernement du Canada en matière de sécurité nationale et d'économie et protège les renseignements de nature délicate et les biens du gouvernement du Canada et des gouvernements étrangers confiés aux entreprises du secteur privé ou à des particuliers par l'entremise de marchés du gouvernement. Dans ce contexte, elle permet l'évaluation et l'octroi des demandes d'attestation de sécurité de l'industrie. Le sous-programme permet d'évaluer le risque et d'octroyer des demandes d'attestation de sécurité, d'inspecter des entreprises du secteur privé et leurs employés, de même que de négocier, conclure et d'administrer des ententes industrielles internationales bilatérales.  

Catégorie de documents en matière de coopération internationale et intergouvernementale
Description
Information sur les visites étrangères et les activités intergouvernementales à l'échelle internationale, comme la communication d'information et des meilleures pratiques, qui sont utilisées pour assurer le respect des normes en matière de sécurité internationale.
Types de documents
Instruments de sécurité industrielle bilatéraux et internationaux (accords et échanges), rapports, avis juridiques, décisions et processus de mise en œuvre et logistique.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 035
Catégorie de documents en matière de sécurité de l'industrie
Description
Information sur le Programme de sécurité des contrats visant à protéger les renseignements et biens classifiés ou confidentiels de nature nationale ou internationale ayant trait aux contrats du gouvernement et les renseignements concernant les attestations sécuritaires des employés de l'industrie et des employés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Types de documents
Instruments de sécurité industrielle bilatéraux et internationaux (accords et échanges) (information entre le Canada et d'autres pays), contrats ayant des exigences en matière de sécurité, demandes d'inscription et documents de l'industrie, inspections et enquêtes, demandes et évaluations d'attestation sécuritaire d'employé de l'industrie et d'employés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, sécurité de l'Organisation de Traité de l'Atlantique Nord, formation en sécurité industrielle.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 105
Fichier de renseignements personnels sur les autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel du secteur privé

La collecte des renseignements inscrits dans le Formulaire de vérification de sécurité peut être effectuée par une source autre que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, notamment par des employés ministériels ou du secteur privé qui ont été désignés responsables de la sécurité, conformément au Programme de sécurité des contrats. La collecte des renseignements personnels par un responsable de la sécurité autorisé au gouvernement et dans le secteur privé est effectuée moyennant le consentement de la personne concernée.

Description
Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux évaluations de sécurité effectuées sur des personnes travaillant ou voulant travailler dans une institution fédérale ou dans le secteur privé par voie de nomination, d'affectation ou d'accord contractuel. Les renseignements personnels peuvent être recueillis à l'aide de ce qui suit : Formulaire de vérification de sécurité rempli, formulaires de consentement et d'autorisation, documents pertinents relatifs à l'autorisation de sécurité et aux antécédents personnels, et le formulaire « Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité » rempli. Le fichier peut également décrire des renseignements personnels sur les parents immédiats, notamment le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès et la relation avec le demandeur.
Catégorie de personnes
Le grand public, notamment les bénévoles, tous les employés, actuels et anciens, les entrepreneurs, les parents immédiats, les époux ou conjoints de fait actuels et anciens, les organismes, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (notamment auprès de voisins), les employeurs anciens et actuels.
But
On utilise les renseignements personnels pour étayer la décision d'accorder la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux, ou d'examiner les causes justifiant leur attribution, relativement aux personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation ou de contrat. Un examen des causes justifiant l'attribution peut donner lieu au refus ou à la révocation de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'accès aux lieux.
Usages compatibles
La cote de sécurité peut être communiquée aux représentants des ressources humaines afin de mettre à jour le dossier personnel d'une personne (veuillez consulter le ficher de renseignements personnels « Dossier personnel d'un employé » – POE 901). Les renseignements peuvent également être communiqués à des agences d'évaluation du crédit pour obtenir la cote de crédit de la personne en vue d'étayer les décisions d'accorder ou d'examiner une cote de fiabilité, une autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes. La divulgation de certains renseignements personnels est effectuée dans le but de satisfaire aux exigences relatives aux cotes de sécurité du personnel, telles qu'elles sont définies dans les contrats du gouvernement. Lorsqu'une personne présente pour la première fois une demande pour obtenir une cote de sécurité, elle consent à ce que ses renseignements personnels soient divulgués. Les renseignements de nature personnelle qui sont divulgués à la GRC portent sur le nom, la date de naissance et les empreintes digitales de la personne. Certains renseignements personnels peuvent être divulgués à des employés à l'intérieur ou à l'extérieur du gouvernement. La personne doit signer un formulaire de consentement avant que ses renseignements personnels soient fournis à une organisation certifiée. Des activités périodiques de couplage de données peuvent être mises en œuvre pour valider les renseignements personnels recueillis.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers sont conservés pendant les 2 années qui suivent la fin du processus d'autorisation de sécurité. Si aucune mesure n'a lieu durant ces 2 années, la version papier du dossier est transmise à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de destruction, conformément à la norme; le dossier électronique est éliminé, à l'exception de renseignements de base minimaux, qui eux sont archivés.
Numéro d'ADD
79/018
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 105
Enregistrement (SCT)
001369
Numéro de fichier
TPSGC PPU 015
Catégorie de documents en matière des Services de base de données sur l'intégrité
Description
Les documents concernant les vérifications de la conformité des fournisseurs aux dispositions du cadre d'intégrité. Les vérifications identifient les fournisseurs inadmissibles avant l'attribution des marchés et surveillent la conformité pendant le processus d'approvisionnement ou l'opération immobilière. Un fournisseur est considéré comme non conforme si des membres de son conseil d'administration et de ses sociétés affiliées ont été reconnus coupables ou se sont vu accorder une absolution conditionnelle ou inconditionnelle pour l'une des infractions en vertu du cadre d'intégrité au Canada ou pour une infraction semblable à l'étranger au cours des 10 dernières années.
Types de documents
Formulaires de demande de vérification de l'entreprise, dossier de vérification de l'entreprise, profils de l'entreprise, documents judiciaires concernant l'entreprise (jugements et ententes), liste de condamnations, liste de mises en garde, avis juridiques, dossiers de décision concernant le fournisseur, rapports statistiques sur les clients et sondages sur la satisfaction, protocole d'entente sur l'échange d'information et les services de vérification de l'intégrité, rapports mensuels à la haute direction, rapports d'activité, procédures, lignes directrices et politiques concernant la base de données, manuels de l'utilisateur, plans de travail, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, rapports sur l'évaluation de la menace et du risque, documentation technique sur la base de données, journaux de système, stratégies, résultats et rapports en lien avec les essais, documentation sur la gestion de la base de données (statistiques), documents de formation (schémas de processus d'activités et de flux de travaux, procédures, exemples de situations et réponses).
Numéro du dossier
TPSGC DGS 0005

Services de juricomptabilité

Ce sous-programme offre des services de juricomptabilité aux gouvernements, fédéral, provincial et municipal, aux instances internationales, aux organismes d'application de la loi ainsi que des services de poursuite dans le cadre d'enquêtes criminelles touchant des domaines comme les crimes économiques, les produits de la criminalité, les crimes commerciaux, le blanchiment d'argent, la fraude dans le marché des valeurs mobilières, le crime organisé, le marché des drogues illicites, la corruption d'agents étrangers publics et les activités terroristes. Il appuie les enquêtes policières et les poursuites pénales en offrant des conseils spécialisés, des rapports détaillés de juricomptabilité et le témoignage d'experts sur les aspects financiers des enquêtes criminelles. L'objectif ultime du programme est d'appuyer le système de justice pénale du Canada en définissant, en analysant et en expliquant les éléments comptables et financiers complexes des activités criminelles de manière objective, indépendante et non technique, permettant ainsi aux juges et aux jurés de prendre des décisions éclairées.

Catégorie de documents en matière de dossiers juricomptables
Description
Documents électroniques et papiers (renseignements) utilisés pour préparer des rapports juricomptables et pour donner des conseils dans le cadre d'enquêtes criminelles comprenant des composantes financières. Les renseignements sont obtenus et gérés par les organismes clients (par exemple, la Gendarmerie royale du Canada, le Département de la Défense Nationale, la Police provinciale de l'Ontario ou le Service de police de la Ville de Montréal) et sont fournis à l'organisation afin qu'elle puisse préparer et présenter des analyses et rapports juricomptables. Les documents originaux demeurent entre les mains des clients.
Types de documents
Copie papier et version électronique de rapports juricomptables, lettres, notes de service, diagrammes, graphiques, tableaux, sommaires, et notes à l'appui. Les documents peuvent aussi comprendre, s'ils sont pertinents, en partie ou en totalité, des brefs, des transcriptions de témoignage, des déclarations et/ou des affidavits.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 007
Fichier de renseignements personnels sur les services de juricomptabilité

En plus des exigences énoncées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui demandent à accéder aux renseignements figurant dans ce fichier doivent préciser l'incident ainsi que le lieu et l'autorisation légale des personnes agissant au nom d'un titulaire de compte ou d'une succession. Les renseignements personnels sont recueillis et conservés par les clients et les partenaires. Les juricomptables et adjoints juricomptables de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peuvent accéder aux renseignements personnels afin de pouvoir exercer leur expertise dans l'analyse financière relativement aux produits de la criminalité, au blanchiment d'argent, au crime économique et à la fraude dans le marché des valeurs mobilières.

Description

Ce fichier contient des renseignements auxquels Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a accès et qu'il utilise dans les demandes provenant des autres gouvernements et administrations (provinces, territoires, municipalités, Autochtones) et des services de police compétents en vue de fournir des services de juricomptabilité relativement à la détection de fraude dans le marché des valeurs mobilières, des produits de la criminalité et du blanchiment d'argent, etc. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les données biographiques, le statut de citoyenneté, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, des informations financières, d'autres numéros d'identification, le lieu de naissance, le lieu de décès, la signature, les opinions et points de vue de personnes ou au sujet de personnes, et les vérifications judiciaires.

Catégorie de personnes
Les personnes ou entités légales (y compris les entreprises, les fiduciaires d'une succession, etc.) faisant l'objet d'une enquête menée par des organismes chargés de l'application de la loi, leurs représentants légaux, des représentants d'autres gouvernements et les services de police, et toutes les autres personnes participant à l'enquête.
But
Les renseignements personnels sont utilisés en vue d'établir des rapports de juricomptabilité et d'appuyer le témoignage d'experts dans le cadre d'enquêtes criminelles menées par des organismes nationaux, provinciaux et municipaux chargés de l'application de la loi.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'application de la loi. Les renseignements inclus dans les rapports de juricomptabilité peuvent être transmis à l'entité qui a demandé les services à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ce qui peut comprendre la Gendarmerie royale du Canada, le Service des poursuites pénales du Canada, la Police provinciale de l'Ontario et le Service de Police de la Ville de Montréal.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 007
Enregistrement (SCT)
20100308
Numéro de fichier
TPSGC PPU 210

Marchandises contrôlées

Ce sous-programme, par l'entremise de l'inscription et de l'inspection des particuliers et des entreprises du secteur privé en position de posséder, d'examiner ou de transférer des marchandises contrôlées, règlemente l'accès aux marchandises contrôlées, permet de réduire les risques de prolifération de biens tactiques et stratégiques, et contribue à renforcer les contrôles commerciaux du Canada en matière de défense, et d'appuyer les intérêts du Canada en matière de sécurité à l'échelle nationale et internationale.

Catégorie de documents en matière d'inscription des marchandises contrôlées
Description
Information sur toutes les personnes inscrites ou exemptées de l'inscription (par exemple, les visiteurs et les travailleurs temporaires) qui examinent, possèdent et transfèrent des marchandises contrôlées au Canada.
Types de documents
Ententes et échanges (information entre TPSGC et d'autres organismes du gouvernement); inscriptions (comprend également les renouvellements et les amendements); évaluations de sécurité ou vérifications; demandes d'exemption; approbation pour utiliser une habilitation de sécurité du gouvernement du Canada.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 415
Fichier de renseignements personnels sur le Programme des marchandises contrôlées
Description
En vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et du Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC), le programme est chargé de mener une évaluation de sécurité, dans la mesure où il y a une risque que la personne transfère des marchandises contrôlées à une personne qui n'est pas enregistrée ou exemptée. Ce fichier contient des renseignements sur toute personne, demandant une inscription, une modification ou une exemption, inscrite, exemptée, refusée, suspendue ou révoquée, examinant, possédant ou transférant des marchandises contrôlées au Canada. Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, des renseignements sur les contacts, le numéro de téléphone, des renseignements biographiques, des renseignements biométriques (empreintes digitales), le lieu et la date de naissance, la citoyenneté, de l'information sur les antécédents criminels, les études, voyages, et les emplois actuels et précédents.
Catégorie de personnes
Les personnes qui exercent des activités commerciales au Canada tel que le définit l'article 2 du RMC, qui font une demande d'inscription ou qui soumettent une demande d'exemption à examiner légalement, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées au Canada (art. 37 de la LPD). Les personnes peuvent inclure des propriétaires uniques, copropriétaires, cadres, administrateurs, représentants désignés au sein des entreprises selon l'article 10 d) du RMC, ainsi que les visiteurs et travailleurs temporaires définis à l'article 1 pour l'exemption et selon l'article 17.
But
Avant d'examiner, posséder ou transférer toute marchandise contrôlée au Canada, les personnes doivent être évaluées en fonction des risques de sécurité et être inscrites ou exemptées de l'inscription conformément à la LPD et au RMC. Basé sur les renseignements personnels obtenus par le demandeur, une évaluation du risque de transférer des marchandises contrôlées par le demandeur pour quelqu'un qui n'est pas inscrit ou exempté est faite et l'inscription ou l'exemption est accordée ou refusée. Les renseignements sont également passés en revue sur la base d'une évaluation de sécurité pour refuser, suspendre, modifier ou révoquer l'inscription ou l'exemption existante. Le nom et les informations sur le contact peuvent être utilisés ou divulgués pour communiquer avec les personnes inscrites ou pour la validation aux fins de recherche sur le site Web du Programme des marchandises contrôlées.
Usages compatibles
Le Programme des marchandises contrôlées peut communiquer des renseignements à d'autres institutions fédérales pour aider à évaluer le risque des personnes qui souhaitent s'inscrire au programme de transférer des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas enregistrées ou exemptées. Comme le ministère de la Défense nationale a un intérêt de première importance concernant la LPD, le Programme des marchandises contrôlées (PMC) peut échanger des renseignements personnels fournis dans le FRP Département de la Défense Nationale (DDN) PPE 835, du ministère de la Défense nationale. Dans le but de vérifier que les individus et les entreprises qu'elles représentent possèdent les permis d'importation et d'exportation nécessaires ainsi que l'autorité identifiée sur la Liste d'exportation contrôlée du ministère des Affaires mondiales Canada utilisée pour déterminer la liste des marchandises contrôlées, certaines données sont communiquées au ministère des Affaires mondiales Canada. Dans le but de valider et d'évaluer les risques de transferts illégaux des importateurs et des exportateurs et de valider le risque de transfert illégal de marchandises contrôlées par des visiteurs étrangers et des travailleurs temporaires, les données peuvent être échangées avec l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), dans le FRP ASFC PPU 016. Les rapports de la Division de l'analyse du renseignement de sécurité (DARS) sont communiqués au Service canadien du renseignement de sécurité dans le FRP Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) PPU 016. Aux fins de l'article 30 de la LPD, les renseignements peuvent être communiqués à d'autres ministères, ou à toute personne autorisée par un ministère du gouvernement, exigeant l'information pour la décharge des fonctions de ce ministère. Dans le but de mener des enquêtes en vertu de la LPD ou de toute autre infraction contre une loi canadienne qui exige cette information, le PMC peut communiquer avec la GRC, PPU 005, ou la Défense nationale, PPE 835.
Normes de conservation et de destruction
Présentement en élaboration. La Direction des marchandises contrôlées conserve les documents opérationnels jusqu'à ce qu'une autorisation de disposition de documents soit approuvée.
Numéro d'ADD
Présentement en élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 415
Enregistrement (SCT)
005093
Numéro de fichier
TPSGC PPU 045

Cadre d'intégrité

Ce sous-programme permet de certifier de manière indépendante à la direction, aux ministères clients, aux fournisseurs du gouvernement, au Parlement et à la population canadienne, que les activités de TPSGC sont réalisées avec prudence, probité et intégrité.

Surveillance de l'équité et gestion des conflits d'ordre commercial

Ce sous-programme fournit une assurance concernant l'équité, l'ouverture et la transparence de certaines activités ministérielles en engageant des surveillants de l'équité indépendants afin d'observer, en tout ou en partie, une activité ministérielle. La gestion des conflits d'ordre commercial offre des services de prévention et de règlement extrajudiciaires des différends aux entrepreneurs, aux autres ministères du gouvernement et aux employés de TPSGC, dans le cadre d'un contrat pour lequel TPSGC est l'autorité contractante.

Catégorie de documents en matière de gestion des conflits d'ordre commercial
Description
Information concernant les services internes de résolution des conflits offerts aux autorités contractantes de TPSGC, aux ministères clients et aux fournisseurs dans des cas où TPSGC est l'autorité signataire.
Types de documents
Renseignements touchant des plaintes ou des enquêtes; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, des renseignements des ministères clients, la nature du différend, y compris le montant potentiel en cause, et les mesures prises par le ministère; la chronologie des événements; les comptes rendus de décisions; les procès-verbaux; la correspondance; les plans d'action; les recommandations; et les détails des demandes et des mesures de suivi.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 002
Fichier de renseignements personnels sur la gestion des conflits d'ordre commercial – Marchés

Précédemment nommé Gestion des conflits – Marchés.

Description
Ce fichier comprend des renseignements liés aux conflits, qui font l'objet de discussions ou d'un processus d'appel ou d'examen touchant les acquisitions, ainsi qu'aux coûts supplémentaires découlant des contrats de biens et de services, des contrats de construction et des contrats de services d'architecture et de génie. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements opérationnels, des informations sur les plaintes ou les conflits de même que des numéros d'identification (par exemple identificateur de cas des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada).
Catégorie de personnes
Les fournisseurs de services des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et/ou des ministères clients.
But
L'information est recueillie pour que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada puisse gérer et régler les plaintes et/ou les conflits, de manière officieuse au moyen de négociations ou de manière officielle par l'entremise des débats du Conseil, avec les fournisseurs ou les entrepreneurs.
Usages compatibles
Si les plaintes sont complexes et dépassent 100 000 $, des consultants du secteur privé, un représentant indépendant du responsable du projet ainsi que le conseiller juridique du Conseil peuvent assister aux débats de ce dernier, et l'information leur est communiquée. Si le processus de négociation aboutit à une impasse, l'information peut être communiquée à des arbitres d'un institut provincial d'arbitres reconnu. Si le montant du règlement dépasse les autorisations ministérielles approuvées, il devra être approuvé par les ministres du Conseil du Trésor. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, d'évaluations, de recherches et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 002
Enregistrement (SCT)
20090463
Numéro de fichier
TPSGC PPU 182
Catégorie de documents en matière de surveillance de l'équité
Description
Information concernant la surveillance de l'équité, effectuée par des tiers, des activités d'approvisionnement, afin de certifier que ces activités sont réalisées de manière équitable, ouverte et transparente.
Types de documents
Demandes de propositions; évaluations de soumissionnaires; dossiers terminés et dossiers en cours (renseignements sur le processus de sélection d'un surveillant de l'équité, y compris la demande subséquente à une offre à commandes, les coordonnées de l'entrepreneur, le contrat et les renseignements connexes); factures reçues des fournisseurs; produits livrables reçus dans le cadre du contrat; renseignements généraux concernant l'activité ministérielle; correspondance; et renseignements sur les activités de suivi.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 003
Fichier de renseignements personnels sur la surveillance de l'équité – Processus d'acquisition
Description
Ce fichier comprend des renseignements sur les entrepreneurs tiers indépendants retenus pour surveiller l'équité liée aux activités de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des informations biographiques portant sur, notamment, les qualifications professionnelles, les aspects financiers et le type d'affaires, ainsi que des numéros d'identification (par exemple identificateurs de fournisseur et/ou de cas de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada).
Catégorie de personnes
Les fournisseurs de services de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et/ou des ministères clients.
But
L'information est recueillie dans les propositions et soumissions présentées par les fournisseurs potentiels de surveillance de l'équité (SE) cherchant à travailler pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en tant que tiers indépendants surveillants de l'équité et elle est utilisée pour évaluer et coter la capacité du fournisseur.
Usages compatibles
Les rapports finaux sur la surveillance de l'équité, qui sont publiés dans le site Internet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, comprennent habituellement la raison sociale de l'entrepreneur pour la SE, le logo de l'entreprise et les noms des employés de l'entrepreneur qui ont effectué les travaux de SE. L'information peut aussi être utilisée aux fins de vérifications, de statistiques et de rapports.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 003
Enregistrement (SCT)
20090462
Numéro de fichier
TPSGC PPU 183

Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services des technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel et services de gestion des acquisitions. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

Dans cette section

Services de gestion et de surveillance

Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s'appliquent.

Services de communications

Activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d'information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l'évaluation de politiques, de programmes, de services et d'initiatives.

Services juridiques

Activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d'atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Catégorie de document en matière des services juridiques

Services de gestion des ressources humaines

Activités de détermination de l'orientation stratégique, d'affectation des ressources entre les services et les processus et activités liées à l'analyse des risques et à la détermination des mesures d'atténuation à prendre. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

Services de gestion financière

Activités visant à assurer l'utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Services de gestion de l'information

Activités visant à assurer une gestion efficiente et efficace de l'information à l'appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu'à conserver l'information et les documents pour le bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu'ils demeurent accessibles.

Services de technologie de l'information

Activités dont le but est d'assurer l'utilisation efficiente et efficace de la technologie de l'information, à l'appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes afin d'accroître la productivité et d'améliorer les services offerts au public.

Services des biens immobiliers

Activités ayant pour objet d'assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Catégorie de document en matière de gestion des biens immobiliers

Services du matériel

Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin d'appuyer l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

Services d'acquisitions

Activités mises en œuvre dans de but de se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu'à la passation ou à la modification d'un marché.

Activités abolies

Les sous-programmes ou sous-activités de programmes suivants ont été abolis.

Dans cette section

Inspections maritimes et services techniques

Ce sous-programme a été lancé en 1977 à la suite de la présentation d'un décret du Conseil du Trésor. On a décidé qu'un groupe indépendant d'inspecteurs maritimes compétents relevant du ministère des Approvisionnements et Services (maintenant connu sous le nom de Services publics et Approvisionnement Canada) effectuerait les inspections liées aux contrats visant les constructions maritimes, les travaux de réparation navale et les matériels nautiques. L'opération comprenait le service d'assurance de la qualité pour les autorités contractantes maritimes au moyen de l'inspection de tous les navires civils et du matériel connexe dans le but d'assurer l'harmonisation des travaux aux contrats. En outre, si les ressources le permettent, un service d'inspection technique pouvait offrir aux ministères clients, à des gouvernements étrangers ainsi qu'à d'autres organisations publiques ou commerciales une vaste gamme de services techniques, par exemple des services d'examen de l'état de navires, de préparation de spécifications, de conseils techniques, d'inspection de la construction de navires et de gestion de projets sur le principe du recouvrement des coûts.

Catégorie de documents en matière d'inspections maritimes et services techniques

Sous-programme aboli le 31 décembre 2011. La plupart des documents ont été transférés à la Garde côtière canadienne. Par contre, à des fins de référence, les rapports d'inspection technique seulement seront conservés à TPSGC pour 5 autres années (jusqu'en 2019).

Description
Renseignements sur l'achat et la construction de bateaux et de navires, de pièces de rechange ainsi que des travaux de réparation qui ont lieu dans les chantiers maritimes, dans les ateliers spécialisés et à bord des navires ainsi que des services d'inspection technique maritime principalement pour les navires non militaires. Les renseignements comprennent des rapports de révision de la conformité de l'exécution des contrats afin d'assurer que tous les travaux prévus dans les contrats de TPSGC octroyés sont conformes aux devis. Les renseignements portent également sur des services techniques fournis aux ministères qui n'ont pas l'expertise nécessaire dans le domaine maritime, notamment pour la rédaction de devis et l'évaluation des besoins.
Types de documents
Rapport sur les opérations et inspections des projets, devis et documents d'évaluation.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 350

Services de vérification Canada

Par l'entremise de cette sous-activité de programme, les organismes fédéraux ont accès à des services professionnels de vérification qui leur permettent de veiller à ce que leurs programmes, leurs politiques et leurs procédures aient été vérifiés en fonction des normes pertinentes.

Catégorie de documents en matière de services de vérification Canada

Services de vérification Canada a cessé de fournir ses services en mars 2012. Les demandes d'accès à des titres de rapport peuvent être adressées à TPSGC, tandis que les demandes d'accès à des rapports particuliers et aux documents à l'appui devraient être adressées aux ministères clients fédéraux concernés.

Description
Opinions de vérificateur, évaluations, recommandations et/ou renseignements relatifs aux missions de vérification menées pour des clients.
Types de documents
Protocoles d'entente pour des missions de vérification; plans de mission; programmes de réalisation d'examens; correspondance; rapports provisoires; rapports finaux; notes d'information; documents de travail à l'appui de rapports.
Numéro du dossier
TPSGC Services de vérification Canada (SVC) 010

Services conseils du gouvernement

Cette sous-activité de programme est le noyau interne du gouvernement fédéral en matière de connaissance et d'expertise du secteur public qui aide les ministères et les organismes à résoudre des enjeux relatifs à la gestion dans le secteur public. Le mandat des Services conseils du gouvernement (SCG) est de faire avancer les priorités du gouvernement et de favoriser une fonction publique gérée de façon plus efficace en fournissant de l'expertise selon le principe de la rémunération des services (service facultatif). Ce faisant, les SCG permettent à leurs clients d'offrir leurs programmes essentiels de manière plus efficace et efficiente, et, de ce fait, de réaliser des économies de coûts et d'offrir une plus grande valeur aux contribuables canadiens. Le mandat des SCG, lequel est établi par la loi, stipule que ces derniers doivent servir, sur demande, tous les paliers de gouvernement au Canada, en plus des gouvernements étrangers et des organisations internationales.

Catégorie de documents en matière de services conseils du gouvernement

TPSGC a cessé de fournir des services de conseils de gestion en mars 2012. Les services conseils du gouvernement ont cessé ses activités le 31 mars 2012. Le 31 mars 2019, les documents auront atteint leur calendrier de conservation. Une période de conservation de 7 ans s'applique à ces dossiers.

Description
L'information relative à la livraison des mandats pour ses clients.
Types de documents
Protocole d'entente et modifications, plans de travail, données financières concernant le projet, correspondance clé concernant le projet et produits livrables définitifs.
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 135
Fichier de renseignements personnels sur le système d'inventaire des compétences

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a cessé de fournir des services de système d'inventaire des compétences en mars 2012. Les services conseils du gouvernement ont cessé leurs activités le 31 mars 2012. Le 31 mars 2019, les documents auront atteint leur calendrier de conservation. Une période de conservation de 7 ans s'applique à ces dossiers.

Description
Le système fournit de l'information concernant les ensembles de compétences des personnes-ressources du secteur privé inscrites.
Catégorie de personnes
Les personnes et sociétés du secteur privé qui veulent être considérées pour des affectations avec Services conseils du gouvernement.
But
Pour l'enregistrement des personnes-ressources du secteur privé, par exemple les compétences, les taux et disponibilité.
Usages compatibles
Pour extraire et classer l'information des compétences.
Normes de conservation et de destruction
Révision et mise à jour tous les 5 ans.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration.
Renvoi au document numéro
TPSGC DGSI 135
Enregistrement (SCT)
005018
Numéro de fichier
TPSGC PPU 027

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels servent à décrire les renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou qui ne sont pas récupérables au moyen d'un identificateur personnel, entre autre les opinions, les plaintes ou la correspondance non sollicitées. Les catégories sont ajoutées afin que les institutions rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.

Publications du gouvernement du Canada

Cette catégorie de renseignements personnels contient de l'information au sujet des personnes qui communiquent avec la Direction des Éditions et Services de dépôt par le biais du service à la clientèle ou en ligne. L'information sert au traitement de demandes de renseignements ou de requêtes. L'information comprend les noms, adresses, numéros de téléphone et courriels des clients.

Cette catégorie de renseignements personnels comprend les membres du public, les employés fédéraux et les personnes représentant des firmes, des bibliothèques, des écoles (tous les niveaux), ainsi que des organismes de santé et communautaires qui se sont renseignés sur les publications du gouvernement du Canada.

Le nom, l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone de ces personnes pourraient être communiqués à une autre institution gouvernementale si la demande concerne cette institution.

Registre des projets

Dans l'exercice des fonctions qui lui ont été attribuées, le ministère demande et reçoit une grande quantité de renseignements et de lettres liés aux projets de travaux. Ces projets comprennent notamment l'acquisition, l'aliénation, l'expropriation et la gestion de biens immobiliers; la construction, la réparation et la démolition d'immeubles, de routes et d'ouvrages maritimes, les services de dragage et la gestion de la flotte; la prestation de services de recherche, de développement et de consultation qui s'y rattachent.

Cette catégorie renferme souvent les opinions et points de vue personnels de certaines personnes; l'évaluation des entrepreneurs et du rendement des experts-conseils; des renseignements d'ordre financier liés à la gestion des projets; ainsi que toute autre correspondance relative à des projets particuliers. Ces renseignements personnels sont conservés pendant les périodes qui s'appliquent aux fichiers généraux dans lesquels ils sont classés.

Les dossiers des projets sont classés selon le lieu. Par conséquent, toute demande de consultation de renseignements personnels versés dans les dossiers exige que la personne intéressée fournisse le lieu de réalisation du projet en particulier ainsi que la nature du projet.

Manuels

Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la publication d'information par l'intermédiaire de demandes informelles. Vous pouvez consulter les sommaires des demandes d'accès à l'information complétées, la divulgation proactive et les données ouvertes de Services publics et Approvisionnement Canada.

Pour de plus amples renseignements veuillez visiter Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ou contactez-nous pour des demandes d'ordre général ou des demandes liées au ministère.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dans le but de bien définir, d'évaluer et de minimiser les incidences sur la vie privée avant la mise en œuvre d'une activité ou d'un programme nouveau (nouvelle) ou modifié(e) de façon substantielle touchant les renseignements personnels. Consultez les sommaires d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

Pour présenter une demande formelle sur l'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou une demande formelle sur les renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou Communiquer avec l'accès à l'information et protection des renseignements personnels.

Salle de lecture

En vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, il se peut que le demandeur souhaite consulter du matériel en personne. Veuillez-vous référer à l'adresse postale sur la page Communiquer avec l'accès à l'information et protection des renseignements personnels pour l'emplacement.

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