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Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux

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Introduction à Info Source

Info Source est une série de publications décrivant les programmes et les activités de la plupart des institutions fédérales. Les 2 principaux objectifs de ces publications sont d'assurer la transparence et d'aider les citoyens canadiens à présenter des demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La liste des institutions qui sont soumises à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels figure au lien suivant.

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels attribuent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre désigné) la responsabilité générale de l'administration pangouvernementale des lois.

Contexte

Mis sur pied en 1841 et initialement connu comme le Conseil des travaux, le ministère est devenu en 2015 Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), anciennement connu comme Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, de Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada), et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

Toutefois, comme le titre du ministère n'a pas encore été légalement modifié, le titre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ainsi que son sigle (TPSGC) continuent d'être utilisés à des fins législatives, de décrets et passation de marchés seulement. Le titre d'usage approuvé du ministère, « Services publics et Approvisionnement Canada », et son acronyme, doivent être utilisés dans tous les autres cas.

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, promulguée en 1996, a créé le Ministère actuel et défini les fondements législatifs de SPAC.

SPAC rend compte directement au Parlement par le ministre de la Transformation du gouvernement, des Travaux publics et de l'Approvisionnement.

Le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement (BOA), une organisation indépendante faisant partie du même portefeuille ministériel que SPAC, a été créé le 5 mai 2008 comme l'une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité. Les détails sur ses activités et des résultats de son rendement sont énoncés dans le rapport annuel de l'Ombud de l'approvisionnement, qui est déposé au Parlement par le ministre de la Transformation du gouvernement, des Travaux publics et de l'Approvisionnement.

Responsabilités

SPAC joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. En sa qualité d'acheteur central, de gestionnaire de biens immobiliers, de spécialiste des questions linguistiques, de trésorier, de comptable et d'administrateur de la paye et des pensions du gouvernement et de fournisseur de services communs, il aide les ministères et organismes fédéraux à réaliser les objectifs visés par leur mandat. Sa mission est d'offrir des programmes et des services centraux de première qualité qui favorisent une saine intendance au profit de la population canadienne et qui répondent aux besoins des programmes des institutions fédérales.

En tant qu'organisme chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes, SPAC réalise son mandat par le truchement de 5 responsabilités essentielles : soutien à l'échelle du gouvernement, paiements et comptabilité, Ombud de l'approvisionnement, biens et infrastructure et achat de biens et de services.

Le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement (BOA) mène ses activités sans lien de dépendance avec le ministère. Bien qu'il s'agisse d'un programme de SPAC, le BOA relève du ministre et doit exercer ses activités de façon impartiale et indépendante. Il examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but de les améliorer afin de s'assurer de maintenir et d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Les instruments de politique internes de SPAC sont créés à défaut ou en complément de politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Ils ont pour but de faire connaître la position ou les engagements de SPAC par rapport à un sujet particulier. Ces instruments de politique constituent un guide fiable pour les employés du ministère sur divers aspects de leur travail, notamment, la gestion des biens et les services acquis, la conformité et la gestion des risques, la gestion financière, la santé et la sécurité, l'information et la technologie, la gestion des personnes et la sécurité.

Programmes et activités institutionnels

Cette section d'Info Source contient de l'information sur tous les programmes et activités de SPAC. Elle est divisée en 2 sous-sections : « Contenu spécifique à l'institution » et « Services internes ».

Contenu spécifique à l'institution

Cette sous-section contient toutes les catégories de documents et les fichiers de renseignements personnels propres à SPAC, classés par responsabilités essentielles.

Dans cette sous-section

Responsabilité essentielle : Achat de biens et de services

SPAC achète des biens et des services pour le compte du gouvernement du Canada.

Programme d'approvisionnement

Le programme d'approvisionnement appuie les activités quotidiennes du gouvernement du Canada à titre d'agent central des achats. Il assure la gestion efficace de la fonction d'approvisionnement :

Catégorie de documents en matière de Programme d'innovation – Construire au Canada
Description
Renseignements concernant des entreprises et des fournisseurs souhaitant mettre à l'essai leurs innovations précommerciales avec le gouvernement du Canada. Ces individus, entreprises et fournisseurs développent des produits et services innovateurs dans le domaine de l'environnement, la santé, la sûreté et la sécurité, les technologies habilitantes et le volet militaire.
Types de document
Documents liés aux appels de propositions, évaluations, liste d'innovations préqualifiées, protocoles d'entente conclus entre les ministères fédéraux participants et le programme, sondages de rétroaction sur le programme, résultats des essais, profils des entreprises, avis juridiques, rapport de statistiques et d'enquêtes des ministères participant aux essais, statistiques des fournisseurs, rétroactions et enquêtes de satisfaction, rapports mensuels à la gestion supérieure, procédures, directives, politiques, manuels de l'utilisateur, plans de travail, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, rapports d'évaluation de la menace et des risques, documentation sur la base de données techniques, journal du système, stratégies d'essais, résultats et rapports, documentation sur la gestion de la base de données (statistiques), documentation de formation (schéma de processus, graphique d'acheminement, procédures, exemples de situations et réponses, données contractuelles du Programme d'innovation Construire au Canada.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGA 345
Catégorie de documents en matière de mobilisation des clients et des fournisseurs et communications
Description
Les documents concernent des individus, associations ou représentants d'affaires enregistrés comme fournisseurs de biens et services et bases de données de ministères et organismes gouvernementaux, ainsi que les dossiers des renseignements communiqués à eux.
Types de document
Les ententes de services interministériels, ordres du jour, les comptes rendus des discussions, des notes de service, des procès-verbaux de réunions, des protocoles d'entente, des sondages, des publications électroniques, de communication avec les intervenants
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGA 400
Catégorie de documents en matière de services d'approvisionnement
Description
Renseignements sur l'approvisionnement de biens et de services offerts aux organismes du gouvernement, les clients, de la définition du besoin à la fermeture du contrat, en passant par une vaste gamme de solutions d'achat comme la planification des achats, la planification de l'appel d'offres, les consultations avec l'industrie, l'appel d'offres, la sélection des fournisseurs, des choix de stratégie d'approvisionnement et des outils qui permettent d'accélérer et de faciliter l'achat de biens et de services afin de répondre aux besoins de la clientèle de manière à élargir le choix des produits et à réduire autant que possible les dépenses d'exploitation et les frais imprévus, l'administration des contrats, des contrats spécialisés, des offres à commandes, des arrangements en matière d'approvisionnement et des outils d'achat électroniques.
Types de document
Énoncé de travail, énoncé des besoins, description technique, définition du matériel, spécifications et normes, modifications des écarts conceptuels, analyse des risques et de l'assurance de la qualité, plan de projet, plan d'achat, plan d'évaluation, demande de soumissions, demande de propositions, demande d'appel d'offres, demande de prix, demande d'intérêt, demande de contrats, demande de modification du contrat, avenant au contrat, formulaire d'approbation du contrat, propositions, de vérification et d'évaluation, compte rendu aux soumissionnaires, contrats, offre à commandes, commandes subséquentes à une offre à commandes, arrangement en matière d'approvisionnement, attestations (équité en matière d'emploi, contenu canadien, etc.), source du financement, justification du prix, justification du fournisseur unique (marché non concurrentiel), avis juridique, avis financier et de l'assurance de la qualité du contrat, avis, analyse et vérification des prix, notes de service, procès-verbaux de réunion, protocoles d'ententes, sondages, etc.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGA 300
Fichier de renseignements personnels sur les services d'approvisionnement
Remarque
Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2021 et comprend de l'information décrite précédemment dans Registre des fournisseurs FRP PPU 025, Données d'inscription des fournisseurs FRP PPU 071 et Dossiers d'approvisionnement des fournisseurs FRP PPU 005. L'information peut être consignée dans diverses bases de données et divers systèmes, dont le Système de données d'inscription des fournisseurs; le Système de gestion de l'information sur les fournisseurs; SELECT; les services professionnels en ligne; l'Environnement automatisé de l'acheteur et le Système d'information sur les acquisitions.
Description
Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux renseignements concurrentiels des entreprises privées et toute information générée par le processus d'approvisionnement en biens et services obtenus par le gouvernement du Canada. Il décrit également les renseignements personnels liés aux caractéristiques de diversité des fournisseurs dans l'approvisionnement fédéral. Les renseignements personnels peuvent comprendre : nom; coordonnées; renseignements biographiques; vérifications du casier judiciaire; renseignements sur l'éducation; renseignements sur le sexe (homme, femme ou autre), le statut de personne handicapée, le statut d'Autochtone (Première Nation, Métis ou Inuit) des fournisseurs; renseignements personnels sur les employés, y compris les renseignements financiers, la signature et la préférence linguistique; listes des propriétaires et des exploitants, y compris leur pourcentage de parts détenues, des administrateurs et des associés; caractéristiques de diversité liées à des objectifs socioéconomiques relevés ou devant être relevés dans le cadre du système d'approvisionnement, tels que les groupes minoritaires visibles qui se sont identifiés comme des « personnes, autres que les Autochtones, qui ne sont pas de race blanche ou qui n'ont pas la peau blanche ». La population des minorités visibles est principalement composée des groupes suivants : Sud-Asiatique, Chinois, Noir, Philippin, Arabe, Latino-Américain, Asiatique du Sud-Est, Asiatique occidental, Coréen et Japonais. statut LGBTQ2; l'identification de l'intersectionnalité (pour les cas où les fournisseurs s'identifient à plus d'une caractéristique de diversité); curriculum vitæ; références; renseignements sur les rapports d'incidents de sécurité des utilisateurs; renseignements sur les tests des participants; numéro d'entreprise; renseignements sur les restrictions imposées aux fournisseurs, y compris, mais sans s'y limiter, les détails sur le rendement des fournisseurs; le nom d'utilisateur et le mot de passe; les détails sur les biens et services disponibles auprès des entreprises privées; les détails sur les achats antérieurs des ministères, le cas échéant; les antécédents et caractéristiques personnels; les études et le rendement des propriétaires uniques ou des partenaires. Remarque : En plus des exigences précisées dans le Formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir le sujet et la date de la correspondance ainsi que les noms et numéros de fichier précédents (Données d'inscription des fournisseurs FRP PPU 071 et Dossiers d'approvisionnement des fournisseurs FRP PPU 005), le cas échéant.
Catégorie de personnes
Les employés actuels ou anciens, à temps plein ou à temps partiel, des institutions gouvernementales, le personnel du gouvernement du Canada chargé de l'approvisionnement, les entrepreneurs (administrateurs de la TI, spécialistes de l'approvisionnement), les entreprises privées, leurs sous-traitants ou toute entreprise à propriétaire unique (personne) qui fait affaire avec le gouvernement du Canada ou qui tente de devenir un fournisseur de biens et de services pour le gouvernement du Canada.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Programme des approvisionnements de SPAC (services d'approvisionnement), y compris les politiques et programmes d'approvisionnement social. L'autorisation de collecter ces renseignements est prévue par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (MTPSG), paragraphes 5, 6(a) et 6(b), alinéa 7(1)(c), 18(1)(2)(3) et 21(1)(2)(3). L'autorisation de collecte est également prévue par le décret numéro 2015-0241, en vertu duquel le ministre de Services publics et Approvisionnement Canada peut exercer les pouvoirs, devoirs et fonctions attribués en vertu des alinéas 6(a), (b) et (c) pour ou au nom de tout ministère, conseil ou organisme du gouvernement du Canada, pour ou au nom du gouvernement de toute province ou municipalité du Canada, de tout organisme d'aide canadien, de toute organisation de santé publique canadienne, de toute organisation intergouvernementale ou de tout gouvernement étranger. L'article 5 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confirme le rôle de SPAC en tant qu'organisme de services communs pour l'approvisionnement, et donne au Ministère le pouvoir d'établir des politiques et des programmes d'approvisionnement social.
Usages compatibles
Les renseignements sur les entreprises privées et l'administration des programmes du gouvernement du Canada peuvent être utilisés ou divulgués pour faire rapport à la haute direction aux fins d'enquête, de sécurité et d'évaluation. Les renseignements seront obtenus auprès de sources telles que des entreprises privées, d'autres ministères, d'autres ordres de gouvernement ou des lignes de dénonciation. Les renseignements peuvent être divulgués à la fonction d'enquête sur la fraude et la détection de tout ministère du gouvernement du Canada et aux programmes et services de l'Intégrité pour aider à assurer une gestion et des opérations saines, prudentes, éthiques, légales et conformes (SPAC PPU 184). Les renseignements peuvent être divulgués aux systèmes de gestion financière de SPAC pour l'administration des paiements. Le numéro d'entreprise sera communiqué à l'Agence du revenu du Canada (ARC) aux fins de vérification. Les renseignements peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) aux fins de vérification des antécédents criminels (PSU 917). Les renseignements peuvent être communiqués à Affaires autochtones et du Nord Canada en ce qui concerne le Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones (AAN PPU 132). Les renseignements peuvent être collectés et utilisés aux fins d'inventaire par les institutions fédérales (PSU 912). Les renseignements personnels peuvent être obtenus dans le cadre des politiques et programmes d'approvisionnement social, des approvisionnements entrepris de manière à atteindre des objectifs socioéconomiques, y compris la diversité des fournisseurs ou des approvisionnements qui utilisent des critères d'avantages sociaux. Ces renseignements personnels seront également utilisés pour prendre des décisions administratives ainsi que pour effectuer des analyses de données et produire des rapports statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Une autorisation de destruction des documents et une période de conservation des documents sont en cours d'élaboration.
Numéro d'autorisation de disposition de documents (ADD)
En cours d'élaboration
Renvoi aux documents numéro
TPSGC DGA 300; TPSGC DGA 320
Enregistrement SCT
000709
Numéro de fichier
TPSGC PPU 071
Catégorie de documents en matière de services de soutien aux achats stratégiques
Description
Renseignements sur l'utilisation judicieuse des ressources du gouvernement fédéral, la poursuite de l'élaboration de pratiques d'approvisionnement efficaces et efficientes et la vigilance continue de l'accès équitable aux marchés du gouvernement, y compris des outils et des pratiques exemplaires, un leadership stratégique et de gestion.
Types de document
Rapports, sommaires, analyses sur des projets d'initiatives associées, conseils liés aux achats, orientations, politiques, normes et lignes directrices en soutien aux organismes clients, directives sur le contrôle de la qualité des contrats, directives sur la prestation de services de conseil sur les risques et les assurances, et rapports de niveau de gestion pour la planification ministérielle
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGA 330

Responsabilité essentielle : Paiements et comptabilité

SPAC perçoit les recettes et émet les paiements, tient les comptes financiers du Canada, publie des rapports financiers et gère les services de paye et de pensions pour l'ensemble du gouvernement du Canada.

Opérations du Cap-Breton : Avantages des legs en matière de ressources humaines

Ce programme permet de surveiller et de gérer les avantages postérieurs à l'emploi des employés de l'ancienne Société d'expansion du Cap-Breton, notamment les mineurs. Parmi ces avantages, on compte le Programme d'encouragement à la retraite anticipée, les paiements versés par la Commission des accidents du travail, et les avantages futurs des employés.

Catégorie de documents en matière du projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney
Remarque
Le système de classement est fondé sur la gestion du projet selon la norme Organisation internationale de normalisation (ISO).
Description
Renseignements sur la gestion, la direction et la coordination du projet. Information concernant la gestion environnementale et l'élaboration d'ententes ainsi que les aspects juridiques et techniques du projet et les aspects liés aux communications et à l'administration. Renseignements sur le fonctionnement de l'organisme d'exécution, l'ingénieur indépendant, l'ingénieur concepteur et la conception ou la mise en œuvre de la surveillance à long terme et les divers éléments du projet liés à la construction.
Types de document
Correspondance générale, communications internes et externes, rapports, contrats, politiques relatives aux sites, ententes, protocoles d'entente, évaluations environnementales, cadre de gestion du projet, calendriers, vérifications touchant les examens opérationnels et données des systèmes d'information géographique.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 095
Administration de la paye fédérale

Ce programme permet d'administrer les processus liés à la paye et aux avantages sociaux de la fonction publique du Canada et d'autres organisations, conformément aux conventions collectives, aux politiques en matière de rémunération et aux protocoles d'entente. L'administration de la paye et des avantages sociaux comprend l'élaboration et la prestation de services, l'établissement et l'exécution de processus et de systèmes, et la fourniture de renseignements, de formations et de conseils aux conseillers en rémunération. SPAC fournit également tous les services de rémunération à la plupart des ministères qui utilisent le système des ressources humaines certifié du gouvernement (PeopleSoft).

Catégorie de documents en matière d'administration des assurances
Description
Renseignements concernant l'administration des régimes d'assurance des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, notamment le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, et le Régime de services dentaires pour les pensionnés, ce qui comprend l'admissibilité, la tenue des dossiers ainsi que la rédaction et la communication de directives à l'intention des utilisateurs.
Types de document
Document d'information, ententes, rapports, directives et procédures à l'intention des utilisateurs, matériel didactique, dossier-matières, sondage sur l'assurance de la qualité.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 080
Fichier de renseignements personnels sur les fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances
Remarque
Outre les exigences précisées sur le formulaire de demande d'accès aux renseignements personnels, les particuliers qui demandent des renseignements figurant dans ce fichier doivent fournir leur code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension. Le fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2010; il s'appelait auparavant « carte de demande d'assurance ». À compter du 3 mai 2010, tous les renseignements personnels concernant le formulaire du Régime des soins de santé de la fonction publique et les demandes de règlements des régimes d'assurance-invalidité et d'assurance-invalidité de longue durée pour les employés actuels seront sous la garde et le contrôle du ministère d'accueil.
Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des régimes d'avantages sociaux des fonctionnaires et des pensionnés de la fonction publique, dont le Régime de soins de santé de la fonction publique, le Régime de soins dentaires de la fonction publique, le Régime d'assurance-vie à la retraite, le Régime d'assurance-invalidité, le Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique et le Régime de services dentaires pour les pensionnés. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom; les coordonnées; des renseignements personnels sur l'employé; la date de naissance; les renseignements biographiques; le degré de protection d'assurance et les cotisations mensuelles; les numéros d'identification personnels, comme le CIDP ou le numéro individuel d'organisme (NIO).
Catégorie de personnes
Les fonctionnaires actuels et anciens et leurs personnes à charge.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour les besoins suivants : attester de l'admissibilité à la protection et à l'inscription, déterminer et modifier la situation et la protection, obtenir l'autorisation de paiement ou de retenues sur la pension, fournir des données sur l'admissibilité aux administrateurs de régime et prélever des retenues sur la paye et sur la pension. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral.
Usages compatibles
Certains renseignements sont transmis aux administrateurs agréés de régime d'assurance du secteur privé (comme la Sun Life et la Canada Vie) pour les besoins des paiements. Les renseignements peuvent être insérés dans les fichiers centraux de renseignements personnels ou en être extraits, dont la banque de données de l'Administration de la paye de la fonction publique (TPSGC PCE 705) et la banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702) et dans les fichiers de renseignements personnels ordinaires, comme ceux qui portent sur les dossiers personnels des employés (POE 901) et la rémunération et les avantages sociaux (POE 904). S'il y a lieu, des renseignements peuvent être communiqués à l'institution d'attache de l'employé et, s'il s'agit d'un membre des Forces canadiennes, au ministère de la Défense nationale (PPE 859, dossier de pension) ou s'il s'agit d'un membre de la GRC, à la GRC (GRC PPE 802 GRC, dossiers de service du membre) pour les besoins de la vérification. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 2 ans après le décès de l'employé ou de l'ancien employé, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
98/005
Renvoi aux documents numéro
TPSGC CGBR 080, TPSGC CGBR 075
Enregistrement SCT
001375
Numéro de fichier
TPSGC PCU 703
Catégorie de documents en matière de gestion du Code d'identification de dossier personnel
Description
Information des renseignements de base liés aux dossiers de la fonction publique qui sont utilisés pour créer ou modifier le CIDP et le NIO.
Types de document
Extractions de systèmes, bordereaux de paye, rapports du fichier principal de l'employé.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 271
Fichier de renseignements personnels sur le fichier central
Remarque
Les personnes qui demandent des renseignements figurant dans ce fichier doivent fournir le CIDP, le NIO ou leur nom. Certains renseignements liés à la paye, à la rémunération et aux avantages sociaux peuvent être stockés dans des bases de données électroniques ou des systèmes gérés par SPAC. Ce fichier de renseignements personnels est en cours d'évaluation.
Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait à l'administration des CIDP (le principal numéro d'identification interne des fonctionnaires fédéraux) et les NIO (le principal numéro d'identification externe des fonctionnaires fédéraux). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et le NAS des personnes, d'autres numéros d'identité (comme le numéro de pension) et des renseignements financiers.
Catégorie de personnes
Tous les employés des institutions gouvernementales qui sont assujettis à l'annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques.
But
Les renseignements personnels servent à émettre et à gérer les CIDP et les NIO. Certains renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être transmis ou décrits dans les fichiers de renseignements personnels ordinaires Dossier personnel d'un employé POE 901 et Rémunération et avantages POE 904. Le NAS peut être communiqué à l'ARC et au ministère du Revenu du Québec, pour l'impôt sur le revenu. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements doivent être conservés indéfiniment; il n'y a donc aucun mécanisme d'archivage ni de destruction en place. Afin d'éviter tout dédoublement au moment de l'émission de CIDP, le fichier central est modifié et le CIDP est désactivé lorsque la personne atteint l'âge de 80 ans ou après son décès.
Numéro d'ADD
98/005
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 271
Enregistrement SCT
20100131
Numéro de fichier
TPSGC PCU 715
Catégorie de documents en matière d'administration de la paye
Description
Renseignements concernant les services administratifs de programme pour le versement de la paye et la rémunération et/ou les avantages sociaux des fonctionnaires; renseignements concernant la saisie, la compilation des données, le calcul et l'émission générale et/ou procédurale d'informations sur la paye; le développement et l'exploitation de systèmes de paye courants ou anciens de la fonction publique (y compris les contrôles de validation, l'accès sécurisé, les capacités de vérification, les avertissements et les modifications législatives requises, la validation et les contrôles comptables de la paye); la tenue à jour des relevés de salaire et des applications Web; et la production d'états de la rémunération et de rapports sur les employés de la fonction publique.
Types de document
Rapports statistiques et rapports sur les erreurs de paye; relevés de données; directives et procédures à l'intention des utilisateurs, procédures, protocoles, lignes directrices, listes de vérification, accords/protocoles d'entente/contrats, politiques, orientation et/ou compte rendu de décision, applications Web, questionnaires relatifs à l'assurance de la qualité, instructions sur les rôles et les responsabilités du Centre des services de paye et des clients
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 090
Fichier de renseignements personnels sur le programme de rémunération de la fonction publique
Remarque
Fichier de renseignements personnels autrefois intitulé Système de rémunération de la fonction publique – TPSGC PCE 705. Les renseignements personnels sur lesquels on se fie pour administrer la paye/rémunération sont stockés en toute sécurité dans les systèmes actuels et/ou historiques (avant Phénix/2016) suivants : Phénix, Applications Web de la rémunération (AWR), Outil de gestion des cas (OGC), Système régional de paye (SRP) et/ou JIRA.
Description
Ce fichier décrit les renseignements personnels requis pour administrer et s'acquitter des responsabilités législatives liées aux processus fédéraux de rémunération administrés par SPAC au nom des employeurs de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels recueillis directement auprès des employés et/ou d'autres employeurs fédéraux comprennent le nom, l'adresse civique et le numéro de téléphone personnels (coordonnées), les détails relatifs à des données spécifiques sur le salaire et la pension de retraite de l'employé, d'autres paiements non salariaux tels que les demandes de remboursement de frais accessoires et de voyage, des renseignements historiques sur l'emploi/le travail et les classifications/postes, des renseignements fiscaux, des renseignements relatifs aux avantages sociaux et aux paiements de prestations, les CIDP, les NIO historiques, les renseignements biographiques tels que le sexe, la date de naissance, la date de décès, le(s) numéro(s) d'identification unique(s) de l'employé, les identificateurs d'employé des systèmes de ressources humaines (RH), les renseignements financiers tels que le code d'institution financière de l'employé, le numéro de compte bancaire, le numéro de transit, le montant de la transaction et les renseignements sur le paiement, y compris les identificateurs de retenue/de versement, et les numéros d'assurance sociale (NAS).
Catégorie de personnes
Employés courants et anciens employés du gouvernement du Canada.
But
Les renseignements personnels, y compris le NAS, sont utilisés pour permettre aux employés d'accéder en libre-service aux renseignements relatifs à leur paye et pour fournir des services d'administration de la paye et de la rémunération au Conseil du Trésor du Canada et à d'autres employeurs de la fonction publique. Les renseignements personnels, y compris le NAS, sont recueillis conformément aux articles 5, 12, 13 et au paragraphe 15(b) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, aux décrets PC 2011-1550, 2013-0624 et 2015-0647 et aux paragraphes 38, 155 et 161(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Le NAS est également recueilli en vertu des paragraphes 153(1) et 227(11) de la Loi de l'impôt sur le revenu pour déduire et retenir des portions de salaire et conformément à l'article 19(2) du Règlement sur l'assurance-emploi pour émettre des relevés d'emploi.
Usages compatibles

Les renseignements personnels provenant du système Phénix peuvent être utilisés et/ou divulgués de manière sécurisée aux fins suivantes : administration et établissement de rapports par SPAC relatifs à la paye et aux avantages sociaux des employés fédéraux à l'intention des fonctionnaires de SPAC et d'autres employeurs autorisés, d'où proviennent les renseignements personnels et/ou qui y sont liés, aux fins du rapprochement des comptes de fichiers de paye des employés, du couplage des données d'assurance de la qualité du programme de rémunération, développement et/ou des essais/tests autorisés du systèmes/d'outils/d'applications de paye, de l'authentification des employés, de la conformité aux divulgations autorisées en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des vérifications ou évaluations fédérales officielles afin d'améliorer la prestation du programme de rémunération. Le NAS est utilisé à des fins d'assurance-emploi et de fiscalité des employés, comme l'un des nombreux identifiants personnels sur lesquels on s'appuie pour authentifier l'identité des employés et pour assurer l'exactitude des données (couplage de données).

Des renseignements personnels limités peuvent être divulgués en toute sécurité à des employeurs fédéraux responsables, à des gouvernements provinciaux autorisés par la loi (Revenu Québec et Régie des rentes du Québec) et/ou à des tiers (syndicat des employés et compagnies d'assurance et d'avantages sociaux) seulement si cela est nécessaire pour faciliter leurs responsabilités mandatées et/ou législatives associées aux fichiers de renseignements personnels enregistrés; aux institutions de l'employeur (Rémunération et avantages – POE 904); au receveur général aux fins de demande de versement de la paye, conformément aux fichiers sur les paiements du receveur général – PSPC PCU 712 et au fichier sur les dépôts du receveur général – PSPC PCU 717; aux employeurs fédéraux responsables concernant les exigences en matière de gestion de la paye, des paiements non salariaux et des dépenses fédérales associées aux fichiers sur les Comptes créditeurs – POU 931, Santé et sécurité au travail – POE 907 et Gestion des talents des cadres supérieurs – POU 934; aux employeurs responsables, conformément aux exigences fédérales en matière de gestion de l'information et de classement des dossiers, notamment les fichiers Dossier personnel d'un employé – POE 901, Planification des ressources humaines – POU 935 et Identificateurs d'emploi de la fonction publique (fichier central) – TPSGC PCE 715; sur une base individuelle aux domaines de programme de l'employeur fédéral responsables des fichiers Programme de gestion du rendement des employés – POE 912, Programme de reconnaissance – POE 920, Griefs – POE 910 et Mesures disciplinaires – POE 911 en ce qui concerne tout rajustement salarial et tout impôt connexe; aux fonctionnaires responsables des relations de travail de l'employeur à des fins d'indemnité et/ou de retenue en rapport avec les fichiers Griefs – POE 910 et avec le consentement individuel du syndicat de l'employé également; aux institutions fédérales offrant des retenues sur la paye à leurs employés pour le stationnement – PSE 914; à l'employeur fédéral chargé des indemnités et/ou des retenues liées aux situations associées aux fichiers Santé et sécurité au travail – POE 907 et Réinstallation – POU 910, qui, à leur tour, peuvent exiger des documents pour les situations décrites par le fichier Comptes débiteurs – POU 932; aux employeurs fédéraux concernés en ce qui concerne la surveillance responsable de la rémunération de leurs employés, la gestion des cas et/ou l'arbitrage lié aux fichiers Système versements/retenues – SCT PCE 741, Système de rapports sur les services supplémentaires – SCT PCE 747, Programme de gestion du rendement pour les employés – SCT PCE 754, Système sur les congés sans solde – SCT PCE 765 et Système de surveillance du réaménagement des effectifs – SCT PCE 804; au nom des employeurs fédéraux à l'ARC ou à la demande de l'ARC aux fins de traitement des déclarations et des paiements des particuliers ARC PPU 005, de recouvrements ARC PPU 050 et du Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l'assurance-emploi ARC PPU 070; à Emploi et Développement social Canada et/ou la Régie des rentes du Québec, conformément aux exigences décrites dans les fichiers Registre des gains – EDSC PPU 140, Régime de pensions du Canada – EDSC PPU 146, et Base de données de l'assurance-emploi EDSC PPU 501; à Postes Canada à des fins d'authentification des impressions, du courrier et des employés lors de l'accès aux services postaux électroniques tels que décrits dans le fichier Service postel – SCP PPU 004; au vérificateur général du Canada à des fins de vérification en ce qui concerne le fichier Dossiers des audits d'états financiers – OAG PPU 001; au ministère de la Justice afin d'administrer les responsabilités liées au fichier Greffe de la saisie-arrêt – JUS PPU 150 et Aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125; au sein de SPAC à des fins liées à l'administration du Fichier de renseignements personnels sur les fonctionnaires, pensionnés et survivants – Renseignements sur les assurances – TPSGC PCU 703 et du Fichier de renseignements personnels sur l'administration des pensions fédérales – TPSGC PCU 702; conformément à la législation provinciale applicable à Revenu Québec aux fins de l'impôt sur le revenu, et pour les employés résidant ou travaillant au Québec, à la Régie des rentes du Québec; conformément aux accords de tierce partie avec les syndicats et les compagnies d'assurance en ce qui concerne les retenues spécifiques pour les cotisations et/ou les régimes de service associés à l'employé.

Normes de conservation et de destruction
Les renseignements personnels, y compris le NAS, sera conservés jusqu'à ce que l'employé(e) ait atteint l'âge de 80 ans, ou pour un minimum de 2 ans après le décès confirmé de l'employé(e) et ensuite détruit conformément à l'autorisation de disposition de documents no 2015/012.
Numéro d'ADD
2015/012
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 090
Enregistrement SCT
002596
Numéro de fichier
TPSGC PCE 705
Administration des pensions fédérales

Ce programme administre les régimes de pensions et les avantages sociaux pour le compte du gouvernement du Canada. Les activités d'administration des pensions comprennent la mise en place et la prestation de services, l'établissement et l'exécution de processus et de systèmes, ainsi que la transmission de renseignements et de conseils aux employés et aux pensionnés. Ainsi, SPAC peut administrer les pensions conformément aux lois et politiques applicables.

Catégorie de documents en matière d'administration des pensions
Description
Renseignements sur l'administration des régimes de pension des fonctionnaires, notamment les critères d'admissibilité, le calcul des prestations, la tenue des dossiers et l'entretien des applications Web, les rapports d'état et les directives, pour les régimes visés par la Loi sur la pension de la fonction publique et d'autres lois connexes.
Remarque
Les demandes d'accès concernant des chèques ou des paiements particuliers doivent être adressées aux responsables du programme ou au ministère concerné.
Types de document
Relevés des prestations de retraite; relevés de paiement et d'impôt de fin d'année; rapports statistiques et rapports sur les paiements de pension; directives et procédures à l'intention des utilisateurs; dossiers-matières.
Résumés de divulgation
Le programme ou l'activité transmet des renseignements personnels par l'entremise de contrats et d'ententes d'échange de renseignements avec les tiers suivants : R.E. Gilmore Investments Corp., SEB Administrative Services Inc., Advanis, Canada Vie, Agence du revenu du Canada, ministère de la Défense nationale, Bibliothèque et Archives Canada, Affaires mondiales Canada, Bureau du surintendant des institutions financières, Anciens Combattants Canada, Conseil national de recherches du Canada, Commissariat à la magistrature fédérale Canada.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 075
Fichier de renseignements personnels sur l'administration des pensions fédérales
Remarque
En plus de respecter les exigences précisées dans la Formule de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements figurant dans le fichier doivent fournir un CIDP ou un numéro de pension. Fichier de renseignements personnels mis à jour en 2011 et auparavant appelé « Banque de données sur les pensions de la fonction publique » (TPSGC PCE 702).
Description
Le fichier décrit les renseignements liés aux régimes de pension de retraite de la fonction publique et aux prestations assurées connexes administrés par SPAC au nom du SCT. Plusieurs types de renseignements personnels peuvent être recueillis. Des renseignements biographiques peuvent être recueillis, notamment : le nom complet, y compris le nom de famille, les initiales et les prénoms, le sexe biologique à la naissance, les dates de naissance et de décès, l'état matrimonial, y compris les dates de mariage, les changements à l'état matrimonial, y compris les dates de rupture du mariage, les renseignements sur la famille, y compris le nom du conjoint, les personnes à charge, les dates de naissance et le nom des survivants et/ou des bénéficiaires et leurs coordonnées, certains renseignements médicaux visant à déterminer l'admissibilité à la retraite pour raisons médicales, l'historique professionnel de l'employé, les périodes de congé, le salaire, les allocations et indemnités, l'option de prestation choisie, l'institution financière, les représentants désignés, le cas échéant, la langue officielle préférée et la signature. Les coordonnées des employés peuvent également être recueillies, y compris : l'adresse postale complète, le numéro de téléphone, les adresses électroniques et le numéro de télécopieur (le cas échéant). Les renseignements personnels des employés peuvent inclure : un dossier de service détaillé comprenant les dates d'entrée en fonction et de cessation d'emploi, les rachats de service, le statut de l'employé, les identificateurs liés à l'emploi, le salaire, les allocations et indemnités, les autorisations accordées et les options sélectionnées par les participants en ce qui concerne la pension et les assurances, les retenues à la source (RPC, RRQ, AE, impôt sur le revenu, etc.), le régime d'assurance collective auquel participe l'employé, le type d'assurance et la compagnie d'assurance, le numéro de certificat, le numéro du régime, les dates de début et de fin de la protection, le niveau de garantie-hospitalisation et le type de protection (complémentaire ou totale). Les renseignements financiers recueillis peuvent inclure : le salaire, les montants et les types de retenues, les sommes reçues, les cotisations mensuelles de retraite, le montant des prestations de retraite, l'institution financière choisie par l'employé pour le dépôt direct, le numéro de l'institution bancaire, le numéro de transit, le numéro de compte bancaire et les montants de prestations supplémentaires de décès payés. Les autres renseignements personnels considérés comme permettant d'identifier la personne et qui peuvent être recueillis comprennent : la date de naissance, la date de décès, le NIO, l'identificateur universel unique (IDUU), le numéro de dossier militaire et le grade, la clé du compte du prestataire, le CIDP, le matricule et la division de la GRC, le NAS et le numéro de pension.
Catégorie de personnes

La catégorie de personnes comprend notamment les participants actifs (employés) et les participants retraités (pensionnés), leurs conjoints, leurs personnes à charge, leurs survivants, leurs bénéficiaires et leurs représentants désignés associés aux régimes de pensions qui sont assujettis aux dispositions (applicables au participant) énoncées dans les lois et règlements suivants :

  • Loi sur la pension de la fonction publique
  • Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes
  • Loi sur la continuation de la pension des services de défense
  • Loi sur la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada
  • Loi sur les juges
  • Loi sur les allocations de retraite des parlementaires
  • Loi sur la pension spéciale du service diplomatique
  • Loi sur la pension de retraite des lieutenants-gouverneurs
  • Loi sur les régimes de retraite particuliers
But
Les renseignements personnels, y compris le NAS, servent à l'administration des prestations supplémentaires de décès et prestations de retraite fédérales. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, de la Loi sur la pension de la fonction publique, de la Loi de l'impôt sur le revenu et des décrets en conseil numéros 1969-655, 1982-63/3819 et 1994-1631. Politiques du Conseil du Trésor et autres textes législatifs sur les pensions administrés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : application de la loi, rapports à la haute direction, évaluation et sondages sur la satisfaction – POU 938 Activités de sensibilisation et POU 915 Communications internes. Nouveaux usages compatibles pour l'authentification avec postel, le service sécurisé de livraison de documents en ligne de la Société canadienne des postes SCP PPU 004 – Service postel. Des renseignements personnels peuvent être communiqués à l'ARC; le SCT; la GRC; le ministère de la Défense nationale; Emploi et Développement social Canada (EDSC); la Banque du Canada; la Société canadienne des postes; les sociétés d'État; la Bureau du surintendant des institutions financières; le Bureau du vérificateur général. Se reporter aux fichiers de renseignements personnels suivants : APC PPU 125 – Examen et contrôle; ARC PPU 150 – Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec); ARC PPU 070 – Régime de pensions du Canada et Programme d'assurance-emploi; ARC PPU 047 – Traitement des déclarations et des paiements des entreprises; ARC PPU 005 – Traitement des déclarations et des paiements des particuliers; ARC PPU 050 – Arriérés d'impôt des particuliers; SCT PCE 789 – Cas de pension de la fonction publique; SCT PCE 799 – Régimes de pension spéciaux; SCT PCE 741 – Système de versements et de retenues; GRC PPE 802 – Dossiers des membres de la GRC; GRC PPE 806 – Dossiers de paye et d'allocations des membres de la GRC; MDN PPE 858 – Dossiers de paye du MDN; MDN PPE 859 – Dossiers de pension du MDN; EDSC PPU 140 – Régime de pensions du Canada : Registre des gains; EDSC PPU 146 – Régime de pensions du Canada : Retraite, invalidité, survivants et prestations de décès (particuliers); Banque du Canada (BOC) PPU 005 – Registres des titres du gouvernement du Canada; Corporation Postes Canada (CPC) PPU 001 – Systèmes de contrôle des livraisons; CPC PPU 004 – Service de poste électronique; POE 907 – Santé et sécurité au travail; POE 904 – Rémunération et avantages sociaux. Les renseignements personnels peuvent être communiqués au receveur général du Canada : Voir POU 931 – Comptes créditeurs; POU 932 – Comptes débiteurs; PCU 717 – Dépôts du receveur général; PCU 712 – Paiements du receveur général; PCU 703 – Employés fédéraux, pensionnés et survivants – Renseignements sur l'assurance; PCE 705 – Systèmes de rémunération de la fonction publique; PCU 709 – Services d'imagerie numérique; PCU 715 – Fichier central. Des renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs de services engagés à contrat pour administrer des programmes de prestations assurées pour les retraités, des programmes facultatifs de dons de bienfaisance et des organisations associatives de retraités facultatives. Le NAS peut être transmis au SCT; à l'ARC; à Revenue Québec; à la Régie des rentes du Québec; au Régime de pensions du Canada à la Société canadienne des postes; à la GRC et au MDN.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 2 ans après le décès de l'employé ou du survivant, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
2015‑012
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 075
Enregistrement SCT
001374
Numéro de fichier
TPSGC PCU 702
Comptabilité et production de rapports à l'échelle du gouvernement

Ce programme permet de maintenir les comptes financiers du Canada et le plan comptable du gouvernement (ce qui fournit le cadre pour l'identification, la collecte et la déclaration des transactions financières pour satisfaire aux exigences d'information ministérielle du gouvernement), en produisant les comptes publics du Canada, y compris les états financiers annuels consolidés et vérifiés, et les états mensuels des opérations financières du gouvernement du Canada.

Catégorie de documents en matière de comptabilité et rapports financiers pangouvernementaux
Remarque
Les ministères sont responsables de l'exactitude, de l'intégrité et de l'intégralité des données financières soumises au receveur général. Ce programme tient à jour les comptes du Canada en plus de produire les comptes publics et les états mensuels des opérations financières du gouvernement du Canada. Il offre aux ministères fédéraux un système ministériel facultatif de gestion des finances et du matériel.
Description
Renseignements concernant les comptes du Canada et la balance de vérification ministérielle mensuelle, documents et dossiers relatifs à divers rapports et états financiers (par exemple Comptes publics du Canada, états mensuels des opérations financières et sommaire des états financiers trimestriels des sociétés d'État et d'autres entités). Contient des documents sur les activités associées au cycle de vie de gestion du développement de systèmes.
Types de document
Rapports financiers sommaires, états financiers, rapports et statistiques de gestion financière, conseil et directives sur la comptabilité à l'intention des ministères, des organismes et d'autres entités, rapports d'incident, demandes de changement, définitions des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, matériel didactique, plans de projet, scénarios d'essai, documentation liée aux autorisations de sécurité et aux authentifications, résultats d'audit et demandes d'accès aux utilisateurs.
Résumés de divulgation
Depuis octobre 2022, aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements ou de contrats nouveaux ou modifiés.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 145
Catégorie de documents en matière du système ministériel non obligatoire de gestion des finances et du matériel
Remarque
Les autres ministères utilisent ce système pour traiter les opérations financières et de la gestion du matériel ainsi que les données financières saisies par les ministères clients.
Description
Contient des documents sur les activités associées au cycle de vie de gestion du développement de systèmes.
Types de document
Accords sur les niveaux de service, rapports d'incidents, demandes de changement, définitions des besoins opérationnels, documentation de système, guides de l'utilisateur, procédures, matériel didactique, plans de projet, scénarios d'essai, documentation liée aux autorisations de sécurité et aux authentifications, résultats d'audit et demandes d'accès aux utilisateurs.
Résumés de divulgation
Depuis octobre 2022, aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements ou de contrats nouveaux ou modifiés.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 130
Paiements en remplacement d'impôts aux administrations locales

Le programme des paiements en remplacement d'impôts aux administrations locales permet de verser des paiements aux autorités taxatrices en vertu de la Loi sur les paiements en remplacement d'impôts. Les gouvernements locaux reçoivent des paiements en reconnaissance des services qu'ils fournissent à l'égard des biens fédéraux situés sur leur territoire, étant donné que les biens du gouvernement du Canada sont exonérés d'impôt. Le programme vise à assurer une administration juste et équitable des paiements aux autorités taxatrices au nom des ministères et organismes gardiens fédéraux pertinents.

Catégorie de documents en matière de dossiers de programme – Paiements en remplacement d'impôts
Description
Renseignements sur le programme des paiements en remplacement d'impôts, dans le cadre duquel le gouvernement du Canada verse volontairement des paiements en remplacement d'impôts aux autorités taxatrices (municipalités, conseils scolaires) dans lesquelles sont situés des biens fédéraux, afin de payer une part des coûts assumés par les administrations municipales (municipalités, conseils scolaires et provinces).
Types de document
Applications, évaluations, rapports détaillant les paiements versés aux autorités taxatrices partout au Canada au cours d'une année d'imposition donnée, rapports détaillant les paiements versés pour le compte de tous les ministères gardiens, et liste de tous les biens immobiliers fédéraux admissibles aux paiements en remplacement d'impôts.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 115
Paiements et perception des recettes

Ce programme permet d'assurer l'intégrité du Trésor pour le compte des Canadiens (la réception, le transfert, la détention et le décaissement de l'argent public, ainsi que le rachat et le règlement de tous les paiements) ainsi que le développement et la maintenance des systèmes de gestion de trésorerie du receveur général. De plus, le programme permet de fournir aux ministères fédéraux des services de rapprochement bancaire, d'enquête et de recouvrement, un centre de service à la clientèle, l'option de paiement de factures et des services de recouvrement de dettes.

Catégorie de documents en matière de fonds publics et gestion bancaire
Description
Renseignements sur les dispositions prises par le receveur général pour l'établissement de comptes bancaires et d'autres services connexes, la mise en place et acquisition des services bancaires du gouvernement, la tenue à jour des systèmes de trésorerie, la réception, le transfert, la garde, l'émission et le contrôle des paiements de fonds publics et la production d'intérêts y afférents, et le contrôle du remboursement et le règlement de paiements.
Types de document
Relevés bancaires, avis de rétrofacturation, pièces de remise aller-retour, énoncés de travaux, demandes de propositions, contrats de service, factures de fournisseurs, cahiers des charges informatiques, évaluations des risques, stratégies sur les essais et résultats connexes, registres et rapports sur la gestion du changement, manuels et guides de l'utilisateur, chèques, correspondance concernant les demandes de renseignements et les enquêtes.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 140
Fichier de renseignements personnels sur dépôts du receveur général
Remarque
Ce fichier de renseignements personnels remplace le fichier de renseignements personnels du Bouton d'achat du receveur général propre aux institutions financières (TPSGC PPU 100). Les demandes concernant des dépôts précis devraient être adressées au ministère ayant accepté les paiements.
Description
Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui versent des montants au receveur général du Canada selon différents modes de paiement. Voici des types de remises : paiements au titre de biens et de services et remboursements de prestations en vertu de programmes sociaux fédéraux et de certains programmes sociaux provinciaux. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements sur la carte de crédit, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements financiers, la nature du paiement, la signature, le numéro d'assurance sociale (pour les paiements reçus pour le compte d'Emploi et Développement social Canada [EDSC]) et d'autres numéros d'identification.
Catégorie de personnes
Les personnes qui versent des montants au gouvernement fédéral, dont les représentants de sociétés et d'organisations ainsi que les employés actuels et anciens d'institutions gouvernementales.
But
Les renseignements personnels, qui servent à traiter les opérations visant des biens et des services, sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et d'autres lois particulières aux institutions gouvernementales qui acceptent les paiements. L'enregistrement du NAS en ce qui concerne les paiements reçus pour le compte d'EDSC est autorisé en vertu de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences et de la Loi sur le ministère du Développement social. L'enregistrement du NAS en ce qui concerne les paiements reçus pour le compte de l'ARC est autorisé en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d'accise.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être communiqués aux fournisseurs de services du secteur privé (à savoir, les institutions financières) au Canada et à l'étranger aux fins du traitement des opérations ainsi qu'à des organismes de recouvrement aux fins du recouvrement de créances. Il est également possible que les renseignements soient divulgués à l'institution gouvernementale visée par le paiement, aux fins de remboursement, d'établissement de rapports et de rapprochement.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 6 ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
99/004
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 140
Enregistrement SCT
20100138
Numéro de fichier
TPSGC PCU 717
Fichier de renseignements personnels sur les paiements du receveur général
Remarque
Les demandes concernant des paiements particuliers devraient être adressées au ministère qui est responsable des montants versés. Ce fichier de renseignements personnels a été révisé en 2010, et remplace les fichiers de renseignements personnels suivants : Système d'interface de dépôt direct – TPSGC PPU 040; Feuillet T1204 de TPSGC – Renseignements de base – TPSGC PPU 051; Demandes de paiement à titre gracieux – TPSGC PPU 052; Système normalisé de paiement – TPSGC PPU 085.
Description
Ce fichier décrit les renseignements ayant trait aux personnes à qui le receveur général du Canada émet des paiements. Voici des modes de paiement : chèque, dépôt direct, transfert électronique de données et règlement interministériel; ils peuvent porter sur les demandes de remboursement de frais de déplacement et d'accueil, les frais de cours de formation, les paiements versés en vertu de programmes, les indemnités d'isolement, les frais d'adhésion, les montants adjugés par une cour, les paiements à titre gracieux et d'autres paiements divers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, les numéros de compte bancaire, les numéros de transit bancaire et la nature des frais ou des réclamations, le numéro d'identification de l'employé, d'autres numéros d'identité, la signature électronique, la signature manuscrite et le NAS.
Catégorie de personnes
Les employés anciens ou actuels d'institutions gouvernementales, les demandeurs dans le grand public, les entrepreneurs et les représentants de société de même que les organismes auxquels le receveur général du Canada émet des paiements.
But
Les renseignements personnels servent à appuyer l'émission et la gestion des paiements de prestations et des versements relativement aux frais, aux honoraires, aux réclamations et à d'autres paiements autres que de la paye. Des renseignements personnels sont recueillis en vertu de différentes lois, dont la Loi sur la gestion des finances publiques (et comme l'exigent le Règlement sur les demandes de paiement, le Règlement sur l'émission des chèques et le Règlement sur le paiement électronique), le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi. Les renseignements décrits ci-haut sont nécessaires pour permettre à SPAC d'émettre des feuillets T1204 supplémentaires à ses fournisseurs selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Le NAS est recueilli en vertu de différents textes législatifs, dont la Loi sur l'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu, le Règlement sur la sécurité de la vieillesse (Loi sur la sécurité de la vieillesse) et le Règlement sur les allocations aux anciens combattants (Loi sur les allocations aux anciens combattants).
Usages compatibles
Les renseignements peuvent servir à prendre des mesures de suivi administratif, en cas de paiements ou feuillets de renseignements retournés, perdus, volés ou endommagés et à répondre aux demandes de renseignements. Les renseignements reçus des ministères clients servent à effectuer des opérations de paiement et sont donc communiqués aux institutions fédérales clientes d'origine comme : 1) l'ARC en ce qui concerne les remboursements d'impôt, les prestations fiscales canadiennes pour enfants, les prestations fiscales pour le revenu de travail, les crédits pour la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) et les prestations universelles pour la garde d'enfants – voir les fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution : banque de données sur la prestation fiscale canadienne pour enfants (ARC PPU 063); crédits pour la TPS et la TVH (ARC PPU 140); 2) Ressources humaines et Développement des compétences Canada en ce qui a trait aux prestations de la Sécurité de la vieillesse et aux rentes – voir les fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution : Suppléments de revenu garanti, allocation (Ressources humaines et Développement des compétences Canada [RHDCC] PPU 116), prestations de sécurité sociale internationale et prestations internes et étrangères pour les particuliers (RHDCC PPU 175); Régime de pensions du Canada, prestations de retraite, d'invalidité, au survivant et de décès (particuliers) (RHDCC PPU 146). Pour les opérations au Canada, les renseignements peuvent être communiqués à la banque (membre adhérent) : Alberta Treasury Branches, Banque de Montréal, Banque de Nouvelle-Écosse, Fédération des caisses Desjardins du Québec, Centrale des caisses de crédit du Canada, Banque Canadienne Impériale de Commerce, Banque HSBC Canada, Banque Laurentienne du Canada, Banque Nationale du Canada, Banque Royale du Canada, Banque Toronto-Dominion et Peoples Trust Company. Pour les opérations en devises étrangères, les renseignements peuvent être transmis à l'actuel fournisseur de services étrangers aux membres adhérents. Des renseignements peuvent aussi être communiqués à d'autres programmes internes de SPAC, dont ceux sur les prestations de retraite de la fonction publique et les systèmes de trésorerie utilisés dans les processus du cadre de contrôle financier et de règlement. Voir les fichiers de renseignements personnels suivants : banque de données sur les pensions de la fonction publique (TPSGC PCE 702). Dans certains cas, le NAS et d'autres renseignements sont communiqués à l'ARC et à la province de Québec et utilisés à des fins de couplage de données, notamment la vérification du revenu; voir le fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution intitulé Système de traitement des déclarations de renseignements (Infodec) (ARC PPU 150). Des renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'établissement de rapports financiers et d'évaluation et communiqués à des ministères et organismes autres que le ministère émetteur seulement lorsque cela est justifié pour la gestion des paiements ainsi que la détection et la prévention des fraudes et des pertes liées à la fraude.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 6 ans suivant la dernière opération, puis ils sont détruits.
Numéro d'ADD
99/004
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 140
Enregistrement SCT
20100138
Numéro de fichier
TPSGC PCU 712

Responsabilité essentielle : Biens et infrastructure

SPAC fournit des locaux à bureaux aux fonctionnaires fédéraux et aux parlementaires; construit, entretient et gère les biens fédéraux et d'autres ouvrages publics, comme les ponts et les barrages; et fournit des services connexes aux organisations fédérales.

Opérations du Cap-Breton : Gestion du portefeuille

Ce programme est responsable du portefeuille immobilier de l'ancienne Société d'expansion du Cap-Breton (SECB/Devco). Le programme permet de surveiller et de superviser les biens fonciers ayant subi des impacts environnementaux et la gestion de l'eau d'exhaure, de même que les activités de gestion foncière visant les biens transférés de la SECB/Devco et la cession de propriétés excédentaires.

Catégorie de documents en matière du projet d'assainissement des étangs de goudron et du site des fours à coke de Sydney
Remarque
Le système de classement est fondé sur la gestion du projet selon la norme ISO.
Description
Renseignements sur la gestion, la direction et la coordination du projet. Information concernant la gestion environnementale et l'élaboration d'ententes ainsi que les aspects juridiques et techniques du projet et les aspects liés aux communications et à l'administration. Renseignements sur le fonctionnement de l'organisme d'exécution, l'ingénieur indépendant, l'ingénieur concepteur et la conception ou la mise en œuvre de la surveillance à long terme et les divers éléments du projet liés à la construction.
Types de document
Correspondance générale, communications internes et externes, rapports, contrats, politiques relatives aux sites, ententes, protocoles d'entente, évaluations environnementales, cadre de gestion du projet, calendriers, vérifications touchant les examens opérationnels et données des systèmes d'information géographique.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 095
Locaux fédéraux et Infrastructure

Le programme Locaux fédéraux et Infrastructure permet de gérer les besoins en locaux des organisations fédérales au moyen d'un portefeuille d'installations à bureaux et de biens à utilisation commune, incluant l'intendance et la gestion des biens patrimoniaux. Le programme comprend un portefeuille diversifié d'installations et d'activités fédérales, telles que l'intendance et la gestion des principaux actifs techniques; les services d'administration, de gestion d'immobilisations et de location de logements résidentiels dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut à l'appui de la réalisation des programmes du gouvernement fédéral; les évaluations d'acquisitions, d'aliénation et de transfert de biens immobiliers; l'expropriation de terrains ou de propriétés pour le compte du gouvernement fédéral, notamment l'interprétation des lois et des règlements régissant l'expropriation.

Catégorie de documents en matière de gestion des biens
Description
Renseignements sur le fonctionnement et l'entretien général des biens, y compris les immeubles appartenant à l'État ou loués par ce dernier, et d'autres biens à vocation particulière.
Types de document
Ententes sur la gestion des immeubles et des installations, évaluations du rendement et de l'état des biens et plans de gestion des immeubles.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 065
Catégorie de documents en matière d'immeubles et terrains
Description
Renseignements sur la vaste gamme de services d'analyse en immobilier offerts par SPAC, tant aux clients internes qu'aux autres ministères et organismes. L'information porte entre autres sur l'acquisition de divers droits immobiliers nécessaires pour répondre aux besoins des ministères en matière de programmes, ainsi que sur les consultations des groupes d'autochtones et les services d'expropriation, d'évaluation et de comptabilité d'exercice. L'information a également trait aux services que SPAC fournit généralement aux clients par l'entremise de tiers fournisseurs dans le cadre d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement.
Types de document
Acquisition; évaluations; documents de location, de vente, de transfert et d'achat; titres et actes; documents d'expropriation; lignes directrices et normes; études; protocoles d'entente; servitudes; levés; biens patrimoniaux; documents sur les travaux maritimes; rapports; analyses de rentabilisation; analyse des risques; cadres de gestion des locaux et des biens immobiliers; plans et stratégies d'investissement.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Microfiches, dessins, plans et cartes
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 045
Fichier de renseignements personnels sur le registre des arpenteurs-géomètres
Description
Les Services de l'immobilier conservent les renseignements sur les arpenteurs immobiliers qualifiés qui peuvent travailler pour les organismes fédéraux. Ce registre comprend le nom, l'adresse, les compétences et, le cas échéant, les renseignements sur les projets exécutés antérieurement.
Catégorie de personnes
Arpenteurs-géomètres
But
L'information permet de faire la sélection des arpenteurs-géomètres.
Usages compatibles
s/o
Normes de conservation et de destruction
L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs d'arpenteurs géomètres. L'information est conservée pendant les 3 années suivant sa suppression du registre.
Numéro d'ADD
79/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 045
Enregistrement SCT
000700
Numéro de fichier
TPSGC PPU 070
Fichier de renseignements personnels sur le registre des évaluateurs immobiliers
Description
SPAC utilise le Répertoire des membres désignés publié annuellement par l'Institut des évaluateurs du Canada et celui de l'Ordre des évaluateurs agréés du Québec à titre de référence pour ses listes d'évaluateurs professionnels. Pour les services d'évaluation et d'estimation, SPAC dispose depuis 2019 d'une liste de plus de 85 entreprises et de 350 évaluateurs qualifiés, accrédités ou agréés provenant principalement de ces 2 associations professionnelles.
Catégorie de personnes
Évaluateurs dûment accrédités ou agréés
But
L'information permet de faire la sélection des évaluateurs immobiliers en vue de l'exécution des projets gérés par le ministère.
Usages compatibles
Le Répertoire des membres désignés est nécessaire pour veiller à ce que les services d'estimation et d'évaluation aient accès à un répertoire complet et à jour de façon à pouvoir sélectionner les évaluateurs immobiliers qui participeront aux projets gérés par le ministère.
Normes de conservation et de destruction
L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des firmes d'évaluation immobilière, par des évaluateurs indépendants et par des fonctionnaires du ministère. Cette information est conservée pendant les 3 années suivant sa suppression du registre; elle est ensuite détruite.
Numéro d'ADD
79/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 045
Enregistrement SCT
000701
Numéro de fichier
TPSGC PPU 030
Catégorie de documents en matière de logements
Description
Renseignements sur les logements fournis et les employés fédéraux qui les occupent, les locateurs et d'éventuels locateurs, ainsi que les personnes qui achètent des biens auprès de SPAC ou qui lui en vendent ou lui en fournissent la location.
Types de document
Documents de location, d'achat et de vente; titres et actes; renseignements biographiques; répertoires.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 455
Fichier de renseignements personnels sur les logements appartenant à l'État et logements locatifs – Locateurs
Remarque
Ce fichier de renseignements personnels, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Liste des propriétaires.
Description
Ce fichier renferme des renseignements sur les locateurs de logements locatifs avec lesquels SPAC a signé des conventions de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la signature et toute autre information contenue dans la convention de location.
Catégorie de personnes
Les personnes qui possèdent des biens loués par SPAC.
But
Les renseignements personnels servent à l'administration des contrats de location pour le gouvernement du Canada dans le cadre de l'achat et de la vente de biens appartenant à l'État. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
Usages compatibles
Les renseignements concernant les nouvelles unités louées, comme l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, le nom du locateur, ainsi que les photos de l'intérieur et de l'extérieur des unités sont diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer aux locataires la valeur de base du gîte. Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers sont détruits 2 ans après la dernière mesure administrative.
Numéro d'ADD
79/008-1
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 455
Enregistrement SCT
000696
Numéro de fichier
TPSGC PPU 006
Fichier de renseignements personnels sur les logements appartenant à l'État et logements locatifs – Locataires
Remarque
Ce fichier de renseignements personnels, qui a été mis à jour en 2010, s'intitulait auparavant Registre des logements de la Couronne.
Description
Ce fichier renferme des renseignements sur les employés de l'administration fédérale qui occupent des logements appartenant à l'État ou des logements locatifs administrés par ce dernier, ou qui attendent de pouvoir les occuper. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques (y compris des renseignements sur les autres personnes qui résident dans l'unité de logement), de l'information financière, de l'information sur les véhicules (y compris le numéro d'immatriculation), des renseignements médicaux et la signature.
Catégorie de personnes
Les employés d'institutions gouvernementales qui présentent une demande en vue d'occuper un logement appartenant à l'État ou un logement locatif.
But
Ces renseignements personnels servent à l'administration des logements fédéraux, y compris au traitement des demandes. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux.
Usages compatibles
L'information est communiquée aux agents de logement des institutions gouvernementales aux fins de traitement des demandes présentées par leurs employés respectifs (voir les fichiers de renseignements personnels propres à d'autres institutions). Les renseignements peuvent servir à établir un répertoire des logements appartenant à l'État et des logements locatifs occupés. Les renseignements (par exemple, les photos des nouvelles unités, l'emplacement du bien et les détails s'y rapportant, ainsi que le nom du locateur) peuvent être diffusés à la Société canadienne d'hypothèques et de logement de manière qu'elle puisse communiquer la valeur de base du gîte à SPAC et aux ministères clients (locataires). Les renseignements peuvent aussi être utilisés aux fins d'évaluation et d'établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant une période de 5 ans dans le cas des besoins en logements, et de 3 ans après l'expiration du bail dans le cas de dossiers d'occupations particuliers, puis ils seront détruits.
Numéro d'ADD
79/008-1
Renvoi au document numéro
TPSGC DGBI 455
Enregistrement SCT
000713
Numéro de fichier
TPSGC PCE 701
Catégorie de documents en matière de bureaux régionaux des ministres
Description
Renseignements sur les locaux et le service fourni aux ministres fédéraux et leurs employés lorsqu'ils travaillent pour le gouvernement fédéral à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
Types de document
Liste des clients, demande de services, protocole d'entente, lignes directrices, modèle de services, documents de facturation et rapports statistiques.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSMPS 270
Catégorie de documents en matière d'aménagement immobilier
Description
Renseignements sur la gestion et les stratégies pour une utilisation plus efficace des immeubles et des terrains fédéraux, y compris la mise en valeur future, des nouveaux investissements dans l'infrastructure et de l'aménagement urbain.
Types de document
Stratégies et plans de réaménagement, options d'investissement et rationalisation du parc immobilier.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Cartes, plans et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 150
Catégorie de documents en matière de recherche et innovation
Description
Renseignements sur des produits, des systèmes et des processus novateurs découlant d'activités de recherche, de démonstration et de transfert liés aux biens immobiliers.
Types de document
Propriétés et performance de nouveaux matériaux; résultats d'essais des éléments constituants de l'immeuble effectués en laboratoire ou sur les lieux; méthodes et outils ayant trait à la diminution des risques liés aux risques, comme les tremblements de terre et les incendies; analyses des données concernant des ouvrages spécialisés, comme le pont de l'Île-du-Prince-Édouard.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Films
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 155
Colline du Parlement et ses environs

Le programme est offert par la Direction générale de la science et de l'infrastructure parlementaire (DGSIP) et permet de fournir des locaux à bureaux et des locaux à usage particulier essentiels qui appuient la prestation des programmes et des services de gestion immobilière au Parlement du Canada et ses environs. Les locaux sont définis comme les immeubles occupés en majorité par le Sénat, la Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement, le Service de protection parlementaire ainsi que les terrains connexes. Cela comprend notamment tous les édifices et les terrains sur la Colline du Parlement ainsi que ceux au nord de la rue Sparks, entre les rues Elgin et Bank pour en faire un complexe unique et inclusif afin de faciliter une planification et un aménagement plus efficaces, de même qu'un soutien efficient des activités parlementaires. Le programme de la Colline du Parlement et de ses environs reconnaît l'importance historique unique et la valeur patrimoniale de la Cité parlementaire, tout en répondant aux besoins distincts en locaux des clients qui, en grande partie, ne sont pas des fonctionnaires, mais font plutôt partie de l'organe législatif du gouvernement.

Catégorie de documents en matière de gestion des biens – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur la programmation, le fonctionnement, l'entretien et autre entretien général des biens incluant les immeubles appartenant et loués par l'État et d'autres biens spécialisés.
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 066
Types de document
Documents sur la gestion des installations, plans de gestion immobilière, plans de gestion, plans des locaux, plans de stationnement, les implications historiques et les sauvegardes des richesses patrimoniales, contrats, demandes de service, bons de commande, factures, évaluation de la condition, rapports, ordres du jour et comptes rendus de réunions, notes de breffage, les activités sur les opérations et l'entretien des immeubles.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 066
Catégorie de documents en matière de commerce de détail et louage – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur l'autorisation de l'utilisation/occupation de locaux appartenant à l'État par des partis autre que des ministères ou organismes fédéraux, la valeur de marché des locaux vacants, les négociations de bail et préparation de bail pour exécution.
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 024
Types de document
Documents d'appels d'offres, contrats de location et licences.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 024
Catégorie de documents en matière de dossiers de programme – Cité parlementaire
Description
Renseignements sur les programmes liés à la planification à long terme de la Cité parlementaire pour les travaux de réhabilitation, de rénovation et de réfection en ce qui a trait aux immeubles, aux terrains et à la connectivité. Ces renseignements portent notamment sur la planification et la conception des programmes, l'établissement des calendriers globaux des projets et la structure de gouvernance des programmes.
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 023
Types de document
Documents de planification et de conception; cadres de référence; documents liés aux appels d'offres et à l'attribution des contrats; autorisations de modifications; ordres du jour et comptes rendus de réunions; programmes de travaux; chartes; gouvernance; ordonnancement des projets; cadres; rapports; images et dossiers graphiques de projets.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Cartes, plans, conception et dessin assisté par ordinateur (CDAO), photos et spécifications.
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 023
Catégorie de documents en matière de dossiers de projet – Cité parlementaire
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 021
Description
Information sur les projets entrepris, comme des travaux de réfection, des projets d'envergure, des rénovations, des travaux de modification, des travaux mineurs, des travaux de réparation des immeubles, l'aménagement paysager et l'asphaltage.
Types de document
Documents de planification et de conception, documents d'approbation, estimation des coûts de projet, dessins et devis, documents liés à l'attribution de contrat à des consultants, à l'attribution de contrat de construction, ainsi qu'aux appels d'offres et à l'attribution des contrats, paiements de construction, réclamations, autorisation de modifications, ordres du jour et comptes rendus de réunion, établissement des calendriers des projets, rapports, évaluations, mandats, leçons apprises, études, énoncé des travaux, mise à l'épreuve, beaux-arts, représentations graphiques ayant une incidence historique et relevés des richesses du patrimoine, dossiers graphiques de la gestion des biens immobiliers, matériel et équipement, spécifications.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Cartes, plans, CDAO, et photos.
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 021
Catégorie de documents en matière de biens immobiliers – Cité parlementaire
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 022
Description
Information sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux des organisations législatives, au Bureau du Conseil privé, au cabinet du premier ministre et à des tiers locataires, incluant les activités de location.
Types de document
Mémorandum, rapport de décision, horaires, rapports, plans, évaluations et exigences, règlements, lignes directrices, politiques, normes et directives reliés à l'attribution, l'aménagement, l'utilisation, la gestion, la planification, le stationnement, l'accessibilité, les soumissions et la location d'espace.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 022
Catégorie de documents en matière de signalisation et plaques – Cité parlementaire
Remarque
Anciennement TPSGC DGCP 171
Description
Information sur les lignes directrices relatives à la signalisation intérieure pour les édifices du Parlement, y compris les normes en matière de signalisation.
Types de document
Normes et lignes directrices.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSIP 171
Services immobiliers

Ce programme permet de fournir des services immobiliers, selon le principe de la rémunération des services, aux programmes de locaux fédéraux et d'infrastructure de SPAC, à la Colline du Parlement et à ses environs, ainsi qu'à d'autres ministères. Ce programme offre ses services conformément aux instructions de ses clients et à l'orientation fonctionnelle reçue par les responsables de service. Par conséquent, les bureaux fédéraux et les autres installations (marine, aéroports, routes et autoroutes, etc.) sont maintenus, modernisés et rénovés de manière à respecter les exigences du gouvernement ainsi que les normes de santé, de sécurité et d'environnement. Ce programme permet d'offrir des services de prestation de projet, de gestion des propriétés et des installations, et de consultation. Le nouveau modèle centré sur la clientèle des Services immobiliers devrait augmenter la demande à court et à long terme dans les années à venir. Les Services immobiliers répondront à la demande accrue en établissant une approche de prestation de service équilibrée, soutenue par une capacité de prestation de service interne et externe. Les mécanismes d'approvisionnement joueront un rôle clé dans la fourniture d'une capacité de service flexible, agile et efficace pour garantir que ces services immobiliers sont fournis.

Catégorie de documents en matière de conservation de l'énergie, développement durable et conformité aux lois et aux règlements sur l'environnement ainsi que la santé et sécurité
Description
Fournir des directives conformes aux lois et aux règlements environnementaux ainsi que des services sur la durabilité des édifices et la gestion des sites contaminés pour les biens appartenant à la couronne et les biens gérés par SPAC.
Types de document
Revue de l'écologisation des immeubles (énergie, conservation de l'eau, déchets non dangereux, produits recyclables, technologies d'écologisation, etc.), étude d'évaluation des sites contaminés, échange de renseignements et collaboration.
Format
Photographies, documents cartographiques, microfilms et bandes vidéos.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 055
Catégorie de documents en matière de services professionnels et techniques, design et construction
Description
Services professionnels et techniques, programmes de construction.
Types de document
Gestion de projets, normes d'architecture et d'ingénierie, travaux de construction et plans d'assurance de la qualité, devis directeur de construction, experts-conseils – contrôle des projets, planification et estimation des coûts, analyse du milieu, aménagement paysager et normes d'aménagement des terrains, systèmes de contrôle des projets, rapports, propositions non sollicitées, questionnaires, et guides techniques pour le génie électrique, mécanique, structurel, géotechnique, municipal, maritime, et civil.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Diapositives et films, brochures.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 025
Catégorie de documents en matière de dossiers de projets
Description
Renseignements sur les projets, notamment les travaux de rénovation, de réfection, de modifications secondaires ou de réparation d'immeubles, services sur place et d'ouvrages maritimes et civils; ou encore sur les travaux de dragage, d'aménagement paysager et d'asphaltage. L'information porte également sur l'initiative de modernisation de la Direction générale des biens immobiliers, entre autres les stratégies opérationnelles, les cadres et les infrastructures (processus et systèmes), les mécanismes et les outils à l'appui des nouveaux modèles de prestation de services.
Types de document
Documents d'appel d'offres et documents contractuels, construction-versements, réclamations, rapports, épreuves, documents techniques et documents relatifs aux projets, matériel, spécifications et politiques.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Microfilms, microfiches, cartes, plans, et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 030
Catégorie de documents en matière de répertoires immobiliers
Description
Documents sur les biens qui portent sur les propriétés appartenant à SPAC ou louées par celui-ci, aux fins d'utilisation par le gouvernement fédéral et ses organismes.
Types de document
Inventaires, descriptions légales, actes notariés, transferts administratifs, coordonnées géographiques, plans d'arpentage, ententes, licences, terrains loués et rapports de titre.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Cartes, fichiers CDAO, et photographies.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 060
Catégorie de documents en matière de biens immobiliers
Description
Renseignements sur l'attribution de locaux et la prestation de services connexes aux ministères et organismes du gouvernement, notamment les activités de location des secteurs public et privé.
Types de document
Politiques, lignes directrices, normes, directives, pratiques exemplaires et cadres liés à l'attribution, à l'aménagement et à l'utilisation des locaux; documents relatifs à la gestion et à la planification des locaux, au stationnement et à l'accessibilité, et documents de location et d'appel d'offres.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Plans d'étages, croquis et visites virtuelles.
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 04
Catégorie de documents en matière d'enseignes et plaques
Description
Renseignements sur le Programme de coordination de l'image de marque, ainsi que sur la conception et l'établissement d'enseignes normalisées pour l'identification des installations du gouvernement fédéral.
Types de document
Conception et normes pour les enseignes des immeubles.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 170
Catégorie de documents en matière de devis
Description
Directive sur comment manier, enlever et disposer des substances désignées et des matières dangereuses identifiées, devis et devis directeur du gouvernement canadien.
Types de document
Devis : architecture, structure, géotechnique, municipal, marine, aménagement paysager, services alimentaires, transporteurs, génie mécanique, électrique, maritime et transport.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Microfiche
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 020

Responsabilité essentielle : Soutien à l'échelle du gouvernement

SPAC fournit aux organisations fédérales des services administratifs et des outils qui leur permettent d'offrir des programmes et des services à la population canadienne.

Aliénation des biens

Ce sous-programme aide le gouvernement fédéral à aliéner les biens meubles excédentaires ou saisis, notamment par l'intermédiaire de GCSurplus en ligne. Ce service permet d'aliéner des biens de manière transparente et financièrement viable.

Catégorie de documents en matière de distribution des biens de l'État
Description
Renseignements sur la gestion et l'aliénation des biens excédentaires de l'État pour le compte des ministères et organismes fédéraux, ainsi que des biens saisis pour le compte d'autres gouvernements provinciaux, d'organismes chargés de l'application de la loi et d'autres pays. Les dossiers comprennent tout renseignement relatif à l'aliénation de biens tels que, du matériel de bureau et des véhicules, ainsi que du matériel militaire, comme les navires et les avions, mais pas les renseignements relatifs à l'aliénation de bâtiments ou de terrains appartenant au gouvernement fédéral. Les dossiers portent également sur l'exécution d'un programme gratuit de recyclage de papier pour les ministères et organismes clients, dans la région de la capitale nationale, appelé le programme Épargne-papier.
Types de document
Propositions, factures, description du bien et prix de vente
Format
Photographies
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 340
Fichier de renseignements personnels de GCSurplus
Description
Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au programme GCSurplus au sein du Secteur des services spécialisés de la Direction générale du receveur général et des pensions de SPAC. Le Programme fournit aux institutions fédérales et aux autres organisations clientes des services et des programmes spécialisés de haute qualité et accessibles en temps opportun pour la gestion et l'aliénation des biens excédentaires de l'État et des biens saisis, de manière transparente, financièrement viable et qui offre la meilleure valeur au contribuable canadien. Les biens à aliéner peuvent comprendre du matériel de bureau et des véhicules, du matériel militaire tel que des navires et des avions, ainsi que des biens saisis pour les gouvernements provinciaux et les organismes chargés de l'application de la loi, mais pas l'aliénation de bâtiments ou de terrains appartenant au gouvernement fédéral. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre : le nom de famille, le prénom, les initiales; les coordonnées, qui peuvent comprendre l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l'adresse électronique, l'adresse municipale, le numéro d'appartement/de logement, la ville, la province, le pays et le code postal/code zip; la langue de préférence et les renseignements financiers (montant des offres et volume des biens achetés).
Catégorie de personnes
Les catégories de personnes comprennent les fonctionnaires employés par Services publics et Approvisionnement Canada et d'autres institutions clientes fédérales, provinciales et municipales, les soumissionnaires et le grand public.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour effectuer la vente des biens excédentaires de l'État par les ministères et organismes du gouvernement du Canada, les provinces, les municipalités et les gouvernements étrangers, et pour administrer le programme GCSurplus de Services publics et Approvisionnement Canada. L'autorisation de recueillir vos renseignements personnels se trouve dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, aux articles 6(b), 7(c) et 16(b), ainsi que dans la Loi sur les biens de surplus de la Couronne. Le décret C.P. 2015-0241 donne le pouvoir légal de recueillir des renseignements personnels en lien avec les services offerts aux provinces, aux municipalités et aux gouvernements étrangers. Le programme GCSurplus est assuré à l'aide d'un ensemble d'applications personnalisées qui sont hébergées directement sur Internet (centre de données Internet) par un fournisseur tiers canadien ayant signé un contrat que gère la Direction générale des approvisionnements de SPAC.
Usages compatibles
Les renseignements personnels peuvent être diffusés à d'autres ministères du gouvernement du Canada aux fins de la récupération de biens qui ne se trouvent pas dans les locaux de GCSurplus et à des fins d'expédition à la demande de l'acheteur. GCSurplus utilise des marqueurs numériques sessionnels et persistants (témoins) sur certaines parties de son site Web afin de reconnaître une visite précédente et d'améliorer l'expérience du visiteur. Au cours de la séance en ligne d'un visiteur, son navigateur Web échange des données avec le serveur Web de GCSurplus afin de mémoriser certains éléments d'information auxquels le serveur Web renvoie lors de la même visite ou de visites ultérieures sur le site Web et de suivre les informations consultées sur le site, ce qui aide les administrateurs du site Web à s'assurer que les visiteurs trouvent ce qu'ils cherchent. L'utilisation de marqueurs numériques ne permet pas à GCSurplus d'identifier les personnes. Les informations peuvent également être utilisées ou divulguées à des fins d'audit, d'évaluation de programmes, d'établissement de rapports, de recherche et/ou de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Les informations électroniques sont mises à jour chaque année et les comptes inactifs sont supprimés. Les documents papier sont conservés pendant 3 ans et sont ensuite transférés à Bibliothèque et Archives Canada à des fins d'archivage.
Numéro d'ADD
99/003
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 340
Enregistrement SCT
003317
Numéro de fichier
TPSGC PPU 026
Catégorie de documents de la Direction de la gestion des biens saisis
Remarque
Anciennement TPSGC DGA 215
Description
Renseignements sur la gestion et l'aliénation des biens saisis, bloqués ou confisqués à titre de biens infractionnels en vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis.
Types de document
Données de cas comprenant, mais sans s'y limiter, les procédures relatives aux conseils et consultations préalables à la saisie, les ordonnances de tribunaux, les documents juridiques, les évaluations, les inspections, les reçus de vente, les factures, les rapports d'état, l'administration des documents de location, les types d'instruments financiers tels que les certificats de placement garanti, les comptes bancaires et les investissements.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 215
Fichier de renseignements personnels du Système d'information sur la gestion des biens saisis
Description
Ce fichier décrit les renseignements recueillis selon les pouvoirs conférés par la Loi sur l'administration des biens saisis concernant la gestion et l'aliénation des biens saisis, bloqués ou confisqués relativement à des infractions désignées (y compris les produits de la criminalité). Les renseignements personnels peuvent comprendre, sans s'y limiter : le nom, la date de naissance, les coordonnées, le numéro de dossier de police, les renseignements financiers, des informations sur les biens personnels comme les biens immobiliers et les véhicules, ainsi que les accusations portées en vertu des lois applicables.
Catégorie de personnes
Personnes touchées par des biens antérieurement et actuellement bloqués, saisis et/ou confisqués.
But
En vertu de la Loi sur l'administration des biens saisis, des renseignements sont recueillis pour permettre la gestion des biens saisis ou bloqués relativement à une infraction désignée, l'aliénation de biens confisqués et le partage du produit net.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés pour communiquer avec la Gendarmerie royale du Canada et les autorités provinciales et municipales chargées de l'application de la loi afin de faciliter ou de gérer le transfert de biens, et pour communiquer avec le ministère de la Justice du Canada (JUS) dans le cadre de procédures judiciaires (JUS PPU 015–Poursuites et sujets connexes). Les renseignements peuvent également servir à des fins d'audit, d'évaluation, de recherche et/ou de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Les documents papier directement liés à la gestion et à l'aliénation des biens sont conservés pendant 2 ans et ensuite transférés dans une installation gouvernementale sécurisée pour une période supplémentaire de 4 ans (période de conservation totale de 6 ans). Les fichiers qui comprennent des biens immobiliers et/ou des navires et/ou des aéronefs sont conservés pendant 10 années de plus (période de conservation totale de 12 ans).
Numéro d'ADD
78/008
Renvoi au document numéro
TPSGC DGRGP 215
Enregistrement SCT
20090468
Numéro de fichier
TPSGC PPU 125
Catégorie de documents en matière de biens excédentaires
Description
Renseignements sur l'aliénation de biens immobiliers ou de structures excédentaires par rapport aux besoins des ministères et organismes gouvernementaux.
Types de document
Avis de biens excédentaires de l'État, rapports et plans d'activités, demandes concernant des biens immobiliers, évaluations, rapports techniques, enquêtes et analyses, titres et actes, accords d'inscription avec des agents immobiliers locaux, accords juridiques et documents d'appels d'offres publics.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Format
Microfilms, photographies et cartes
Numéro du dossier
TPSGC DGBI 050
Office des normes générales du Canada

L'Office des normes générales du Canada (ONGC) élabore des normes et propose des évaluations de la conformité à l'appui des intérêts des Canadiens, des gouvernements, de l'industrie et des consommateurs en matière d'économie, de réglementation, d'approvisionnement, de santé, de sécurité et d'environnement.

Catégorie de documents en matière de services de gestion de certification
Remarque
Anciennement TPSGC DGSI 205
Description
Renseignements sur l'évaluation et la certification des systèmes de gestion en ce qui a trait à la conformité aux différentes normes de l'ONGC, notamment la norme ISO 9001 (qualité) et la norme ISO 14001 (environnement).
Types de document
Rapport d'audit et certificat d'enregistrement
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 205
Catégorie de documents en matière de programmes de certification des produits et services
Remarque
Anciennement TPSGC DGA 175. Les programmes suivants ont été mis hors service : produits d'usage médical (2023), vêtements de protection (2023) et cartouches d'encre (2023).
Description
Renseignements sur les programmes indépendants de certification et d'homologation de l'ONGC relativement aux produits et services évalués par rapport à des normes de rendement et de qualité. Le programme de certification s'applique aux produits et services suivants : matériaux de construction, personnel de sécurité et services d'essais (Programme d'acceptation des laboratoires).
Types de document
Audits, évaluations, profils des fournisseurs, noms des représentants des fournisseurs, descriptions des produits et services des fournisseurs, résultats des essais de produits.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 175
Catégorie de documents liés au Programme de certification du personnel
Remarque
Anciennement TPSGC DGA 190. Ce programme a pris fin le 31 mars 2023.
Description
Renseignements sur le Programme de certification administré par l'ONGC pour les membres de la collectivité des approvisionnements et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral, qui est une composante du Programme de perfectionnement professionnel et de certification pangouvernemental administré par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Types de document
Attestation professionnelle et normes
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 190
Fichier de renseignements personnels sur le Programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral
Description
Ce fichier décrit l'information au sujet des personnes qui s'inscrivent au programme de certification de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Le programme, fondé sur les compétences de la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement du Canada, permet aux praticiens en approvisionnement et en gestion du matériel d'obtenir un titre professionnel reconnaissant leurs qualifications. Pour obtenir cette reconnaissance professionnelle, les personnes doivent répondre aux exigences du programme en matière de formation, d'expérience et de connaissances. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements biographiques, de l'information sur les études, le code d'identification du dossier personnel (CIDP), le numéro d'identification de l'employé, le numéro du titre professionnel, de l'information liée à l'équité en matière d'emploi, la langue, des renseignements médicaux, la signature et les évaluations de l'employé. Ce fichier comprend aussi des renseignements sur le gestionnaire ou le superviseur requérant. Il peut s'agir de son nom et de ses coordonnées, de correspondance ainsi que d'évaluations des employés.
Catégorie de personnes
Les employés à temps plein et à temps partiel des institutions fédérales et autres organismes publics ou privés qui s'inscrivent et participent au programme de certification ainsi que leur gestionnaire ou superviseur.
But
Les renseignements personnels sont utilisés afin de réaliser une évaluation impartiale des qualifications d'un candidat, d'administrer des services du programme de certification et de les fournir à la collectivité des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent servir pour effectuer des évaluations, tenir un inventaire des spécialistes fédéraux agréés, présenter des rapports à la haute direction et faire des suivis, et peuvent servir à des fins statistiques (y compris fournir des statistiques globales au Secrétariat du Conseil du Trésor). Le superviseur ou le gestionnaire du programme participant reçoit les renseignements personnels requis pour accepter l'inscription et le paiement, lancer les évaluations nécessaires et surveiller les progrès de l'employé. Si la personne accepte, ses numéros de titres professionnels peuvent être publiés sur le site Web de l'Office des normes générales du Canada.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers seront conservés indéfiniment. Un calendrier de conservation et de destruction des dossiers est en cours d'élaboration.
Numéro d'ADD
2008/001
Renvoi au document numéro
TPSGC DGRGP 190
Enregistrement SCT
20100132
Numéro de fichier
TPSGC PCU 195
Catégorie de documents en matière de services d'élaboration de normes
Remarque
Anciennement TPSGC DGA 195
Description
Renseignements sur l'élaboration des Normes nationales du Canada et soutien dans l'élaboration de normes ISO. Normes pour appuyer les secteurs de l'approvisionnement, de l'économie, de la réglementation, de l'environnement, de la santé et de la sécurité et couvrant une vaste gamme de produits et de services : bâtiment et construction; produits alimentaires et agriculture biologique; qualifications et compétences du personnel; vêtements de protection; textiles; pétrole et produits connexes et transport de marchandises dangereuses. Documents relatifs à la publication de catalogue Web pour les Normes nationales du Canada et la fourniture de ces normes sans frais.
Types de document
Normes, publications, catalogues
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 195
Services d'imagerie documentaire

Le programme de services d'imagerie documentaire offre aux organisations fédérales des services d'imagerie documentaire et de saisie de données de qualité et rentables en tirant parti de la production interne et des entrepreneurs du secteur privé par l'entremise de la solution pangouvernementale d'imagerie documentaire. Ces services comprennent le traitement d'images, l'indexation et l'archivage sécurisés de documents électroniques. Grâce aux services d'imagerie documentaire, les ministères peuvent réduire les coûts de traitement et généralement les coûts de stockage, améliorer les niveaux de service qu'ils offrent aux citoyens et rendre accessibles les connaissances ministérielles conservées sur papier en vue d'une meilleure prise de décision. Ce service est conforme aux normes canadiennes requises pour les documents électroniques à utiliser comme preuve documentaire lors des litiges juridiques.

Catégorie de documents en matière de solutions d'imagerie documentaire
Description
Les dossiers sont liés à la gestion des services d'imagerie documentaire, tels que les contrats de service, l'approvisionnement, les services de courrier et de stockage, la formation, les systèmes et les programmes, etc.
Type de documents
Évaluations et audits, ententes de niveau de service, protocoles d'entente, données et documents financiers, avis juridiques et copies de dispositions législatives, énoncés des travaux, énoncés des besoins opérationnels, demandes de propositions, matériel didactique et procédures pédagogiques, résultats d'enquêtes, rapports statistiques et correspondance.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC CGBR 085
Fichier de renseignements personnels sur les solutions d'imagerie documentaire
Remarque
Les personnes doivent fournir des éléments de données ou des détails propres à leur requête pour que les renseignements puissent être récupérés. Dans certains cas, il peut s'agir du numéro d'assurance sociale (NAS), tandis que dans d'autres cas, il faut donner des précisions sur la demande.
Description
Ce fichier décrit les renseignements qui figurent dans les dossiers transmis par les institutions clientes à TPSGC aux fins de traitement de bout en bout dans le cadre de solutions opérationnelles d'imagerie documentaire, ce qui comprend l'expédition, le suivi, la réception, la préparation de documents, la conversion de documents en images numériques, l'assurance de la qualité ainsi que l'archivage et la destruction de documents. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom et les coordonnées des personnes, des renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identité, la signature, le NAS et de l'information juridique.
Catégorie de personnes
Le grand public, y compris les employés à temps plein et à temps partiel et les entrepreneurs.
But
Les renseignements servent à administrer les services de base aux clients en matière d'imagerie documentaire, y compris l'archivage (pour certains clients). Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 5 et 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, qui autorise le ministère à exécuter de tels services pour d'autres institutions. Le NAS peut être recueilli pour appuyer les programmes et les services de base des clients et est utilisé par le ministère client pour demander des renseignements. L'autorisation de recueillir des renseignements est accordée en vertu de diverses lois du Parlement, y compris l'article 33.03 de Loi sur la sécurité de la vieillesse, l'article 104.03 du Régime de pensions du Canada (RPC) et l'article 15 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les images de document et les renseignements sur les documents peuvent être communiqués aux autres ministères fédéraux auxquels sont fournis les solutions d'imagerie documentaire, comme Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Pêches et Océans Canada, Service Canada et TPSGC. Les renseignements peuvent aussi servir à la réalisation d'évaluations ou à l'établissement de rapports, ou être divulgués à ces fins.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration
Renvoi au document numéro
TPSGC CGBR 085
Enregistrement SCT
20100322
Numéro de fichier
TPSGC PCU 709
Services organisationnels pangouvernementaux

Le programme des Services organisationnels pangouvernementaux offre en temps opportun aux organisations fédérales des services, des outils et des systèmes de haute qualité et accessibles en matière de voyage, de gestion de l'information, de ressources humaines, de processus opérationnels et de gestion des finances et du matériel. Ce programme permet aux organisations fédérales d'adopter des systèmes modernes et regroupés qui sont axés sur des processus opérationnels normalisés pouvant appuyer la réduction des coûts liés à l'administration et aux services d'appui et l'amélioration du rendement des employés ainsi que la réduction des dépenses gouvernementales globales pour les services internes.

Catégorie de documents liés à MesRHGC
Description
MesRHGC est une solution standard unique en matière de ressources humaines qui sera utilisée par les organisations fédérales pour appuyer la prestation de services de ressources humaines communs à tous les fonctionnaires. Il s'agit d'une solution unique pour toutes les transactions administratives en ressources humaines, comme la gestion des congés, l'affectation d'un horaire de travail ou le résumé de la formation.
Types de document
Contrats, énoncés des travaux, ententes de services interministérielles, comptes rendus de décisions, plans opérationnels annuels et plans opérationnels des secteurs d'activité.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 120
Catégorie de documents en matière d'intégration des services partagés
Description
Renseignements sur les services fournis et les coûts associés à l'exécution de ces secteurs d'activité : les services et les systèmes de ressources humaines (Services de ressources humaines partagés et le Système d'information sur les ressources humaines), les finances (le Système intégré des finances et du matériel et FreeBalance) et la gestion de cas (le Système de gestion de cas partagé).
Types de document
Documents contractuels, protocoles d'entente, documents de gouvernance comme les ordres du jour et les comptes rendus de décisions, et plans opérationnels des secteurs d'activité.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSI 110
Catégorie de documents en matière de services de voyage partagés
Remarque
Anciennement TPSGC DGA 220
Description
Renseignements sur les services de voyage partagés du gouvernement du Canada.
Types de document
Voyages des employés, voyages partagés, gestion des dépenses, veille stratégique et rapports personnalisés, politique sur les voyages, tests d'acceptation, évaluation de la menace et des risques, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, questionnaire destiné aux clients, matériel de promotion, formation et trousses d'information.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSN 220
Fichier de renseignements personnels sur les services de voyage partagés – Profil des voyageurs
Remarque
Vous trouverez des précisions sur le programme dans l'Internet, à la page : Voyages d'affaires du gouvernement. Vous pouvez aussi consulter le FRP ordinaire POU 909 – Voyages.
Description
Ce fichier décrit l'information contenue dans le profil des voyageurs de l'Initiative des services de voyage partagés et concerne les employés fédéraux qui voyagent à des fins professionnelles. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le nom et les coordonnées d'une personne à joindre en cas d'urgence, des renseignements sur le crédit (facultatifs), de l'information sur le passeport et sur le visa, des éléments d'identification associés au programme de fidélisation, la préférence pour la langue de communication, l'information d'authentification liée à la sécurité et de l'information sur le fournisseur de services de cartes de crédit.
Catégorie de personnes
Les fonctionnaires fédéraux en poste et les anciens fonctionnaires fédéraux, les employés occasionnels et les entrepreneurs.
But
Les renseignements personnels sont recueillis aux fins du programme ou de l'activité des Services de voyage partagés. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 7, 15, 16 et 17 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. L'autorisation de recueillir des renseignements personnels se trouve dans le décret PC 1998-657.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés pour fournir de l'aide dans les situations d'urgence et ils peuvent être communiqués à un fournisseur de services de voyage de l'extérieur et au fournisseur de services de cartes de crédit, à des fins d'approbation de la carte de voyage. Les renseignements peuvent également servir à des fins d'audit, d'évaluation, de recherche et/ou de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
Les documents sont conservés pendant une période variant d'un an à 10 ans : les courriels des employés sont conservés pendant 7 ans, puis ils sont détruits; les courriels des agents sont conservés pendant 2 ans avec accès limité, les données de transactions des clients sont conservées pendant 6 ans, puis elles sont détruites; les données des rapports aux clients et les rapprochements des données sont conservés pendant 10 ans, puis elles sont détruites; la comptabilité ministérielle et les données financières sont conservées pendant 10 ans, puis elles sont détruites; les données sur la gestion fiscale ministérielle sont conservées pendant 7 ans, puis elles sont détruites; les données téléphoniques sont conservées pendant un an, puis elles sont détruites.
Numéro d'ADD
2008/001
Renvoi au document numéro
TPSGC DGA 220
Enregistrement SCT
20090466
Numéro de fichier
TPSGC PCE 706
Catégorie de documents en matière de gestion des transports
Description
Renseignements sur la relocalisation d'articles ménagers et d'effets personnels par l'un des modes de transport (aérien, routier, maritime, ferroviaire).
Types de document
Formulaire de demande de déménagement et/ou d'entreposage d'articles ménagers et d'effets personnels, factures de l'entrepreneur avec documents à l'appui, coupons de pesée, factures de transport aérien, formulaires d'inspections douanières, fiche de paiement des services centraux de déménagement – processus de paiement.
Numéro du dossier
TPSGC DGA 210
Services d'information (anciennement nommé services de communication)

Ce programme fournit aux ministères fédéraux des services consultatifs et des conseils techniques sur la publicité au gouvernement du Canada; un droit d'accès aux sources électroniques de nouvelles et des activités de renforcement de la capacité à cet égard; des services de consultation, des conseils techniques et des activités de renforcement de la capacité relativement à la recherche sur l'opinion publique au gouvernement du Canada; ainsi qu'un accès centralisé aux publications du gouvernement du Canada et de l'aide pour la recherche de ces publications; et produit et publie la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada depuis 1841.

Catégorie de documents en matière de coordination de la publicité
Remarque
Anciennement TPSGC DGSI 124
Description
L'information sur les campagnes publicitaires gérées par les institutions fédérales et l'information se rapportant à la gestion des campagnes publicitaires en ligne du gouvernement du Canada financées dans le cadre de l'initiative pangouvernementale d'achat en ligne.
Types de document
Plans de campagne, documents relatifs aux achats de médias du gouvernement du Canada et rapports annuels sur la publicité du gouvernement du Canada.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 124
Catégorie de documents relatifs à la Gazette du Canada
Remarque
Anciennement TPSGC DGSI 400
Description
Partie I, Partie II et Partie III de la Gazette du Canada, le journal officiel du gouvernement du Canada. La version PDF, disponible en ligne depuis 2003, est accessible sur le site Web Gazette du Canada.
Types de document
Publiée tous les samedis (mais disponible sur le site de la Gazette du Canada à partir de 14 h le vendredi), la Partie I comprend des règlements projetés, des avis des ministères et des organismes, et des décisions d'instances administratives du gouvernement fédéral ainsi que divers avis publics provenant du secteur privé. Publiée tous les 2 mercredis (et disponible sur le site de la Gazette du Canada à partir de 9 h), la Partie II comprend des règlements adoptés et des textes réglementaires, comme des décrets et des proclamations. Publiée en moyenne entre 3 et 5 fois par année, la Partie III comprend les nouvelles lois et proclamations énonçant leur entrée en vigueur. Par ailleurs, tous les 3 mois, un indice trimestriel de la Partie I est publié. Un index codifié des textes réglementaires à partir du 1er janvier 1955 est publié 4 fois par année. Au besoin et selon certains critères précis, des numéros spéciaux sont également publiés.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 400
Catégories de documents en matière de services de recherche sur l'opinion publique
Remarque
Anciennement TPSGC DGSI 445
Description
Renseignements concernant les recherches sur l'opinion publique commandées par les ministères et organismes du gouvernement fédéral.
Types de document
Énoncé des travaux, contrats, liste de contrôle de la qualité relative à la recherche sur l'opinion publique, correspondance par courriel avec les clients, formulaires de demande, pages de transmission, instruments de recherche (questionnaire de dépistage, guide d'entrevue, questionnaires le cas échéant), plan de la recherche sur l'opinion publique du ministère, numéro d'inscription de la recherche sur l'opinion publique.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGRGP 445
Services linguistiques

Le programme des Services linguistiques offre une gamme complète et intégrée de services linguistiques dans les 2 langues officielles, dans des langues autochtones du Canada, et dans plus d'une centaine de langues étrangères. Il fournit des services de traduction, d'interprétation, d'interprétation visuelle, de sous‑titrage codé, de révision, d'édition et de conseils linguistiques de qualité au Parlement, aux tribunaux canadiens, ainsi qu'aux ministères et organismes fédéraux, afin d'aider le gouvernement fédéral à s'acquitter de ses obligations au titre de la Loi sur les langues officielles. Le programme permet d'élaborer, de normaliser et de fournir de la terminologie ainsi que de mettre au point, de tenir à jour et de promouvoir le Portail linguistique du Canada, afin de gérer l'expertise terminologique du gouvernement, de promouvoir la cohérence et la qualité, et d'encourager les Canadiens à utiliser les 2 langues officielles.

Catégorie de documents en matière de services d'interprétation des conférences
Description
Renseignements liés à la prestation de services d'interprétation lors de conférences.
Types de document
Liste des clients, liste de tarifs, demandes de services, correspondance, nom de la personne-ressource du client, fiches clients, documents de facturation, frais de déplacement, liste des priorités, données sur les projets.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 231
Catégorie de documents en matière de services linguistiques
Description
Renseignements sur le processus de passation de marchés et d'approvisionnement du Bureau de la traduction pour l'obtention de services linguistiques professionnels. Les documents comprennent des renseignements concernant l'identification des services à acheter, les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des contrats, les négociations contractuelles, l'administration des contrats attribués, y compris les modifications si nécessaire, les évaluations post-contractuelles, les renseignements sur l'entrepreneur comme le profil de l'entreprise, les curriculum vitae, les diplômes, l'expérience professionnelle, les contrats antérieurs réalisés et les clients.
Types de document
Documents contractuels et correspondance connexe, critères d'attribution de contrats, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents et rapports de demandes de soumissions ou d'appel d'offres, rapports de contrôle, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justification de contrat à source unique, offres à commandes, arrangements en matière d'approvisionnement, communications avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations ou vérifications de sécurité.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 245
Catégorie de documents en matière d'analyse de l'industrie des services linguistiques
Description
Renseignements sur l'évolution de l'industrie des services linguistiques, la disponibilité de la main-d'œuvre, la planification de la relève, les tendances du marché des langues, l'évolution des technologies langagières.
Types de document
Rapports, analyses, recommandations, études de marché et plans d'action
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 234
Catégorie de documents en matière de services linguistiques
Description
Renseignements liés à la prestation de services de traduction et de révision aux ministères et organismes fédéraux. Il peut s'agir de renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques, comme des conseils techniques sur des questions relatives à la traduction, à la terminologie, au style et à la correction d'épreuves.
Types de document
Liste de clients; liste des tarifs, demandes de service, devis et proposition de service, correspondance, ententes de service, nom du représentant du client du Bureau de la traduction et de la personne-ressource pour le client, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, dossiers des clients, recherche documentaire, documents de facturation, données du projet, technologie de l'information.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 230
Catégorie de documents en matière de services linguistiques au Parlement
Description
Renseignements liés à la prestation de services de traduction, de révision et d'interprétation ainsi que d'autres services linguistiques au Parlement. Il peut s'agir de renseignements sur la prestation d'autres services linguistiques, tels que l'aide à la rédaction et la correction d'épreuves.
Types de document
Liste de demandeurs, demandes de service, correspondance, ententes de service, nom de la personne-ressource du demandeur, protocole et lignes directrices en matière de prestation de services, recherches documentaires, données sur les projets.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 232
Catégorie de documents en matière de services de normalisation
Description
Renseignements liés à la prestation de services de normalisation terminologique, la préparation de glossaires, le stockage, la gestion et la diffusion des données terminologiques. Il peut s'agir de renseignements sur l'établissement, l'organisation, les fonctions, les activités et la gestion des comités de terminologie. Des informations sur les membres du comité, leur rôle et leurs responsabilités, ainsi que des documents de soutien administratif peuvent également être inclus.
Types de document
Dossiers et bulletins terminologiques et mises à jour, fiches d'information terminologique, questions et réponses, calendrier des événements prévus, liste des comités, liste des représentants du Bureau de la traduction au sein de divers comités (fédéraux, nationaux, internationaux), mandats, ordres du jour, dossiers de réunions, correspondance, rapports, documents de recommandation, notes d'information et documents de discussion, dossiers de voyage et dossiers d'accueil.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 240
Catégorie de documents en matière de normes et de politiques
Description
Renseignements sur les normes et politiques liées à l'embauche de langagiers, aux normes de qualité des services offerts par le Bureau de la traduction ainsi qu'au perfectionnement professionnel des langagiers.
Types de document
Rapports et analyses démographiques, projection des besoins en matière de ressources humaines, analyse du rendement professionnel, analyses et rapports sur la qualité des services du Bureau de la traduction, recommandations.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 250
Catégorie de documents en matière de formation et de perfectionnement
Description
Renseignements sur la formation offerte aux employés du Bureau de la traduction pour leur permettre d'acquérir de nouvelles connaissances et compétences, d'exploiter leur potentiel au maximum et d'accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l'information sur les programmes de formations langagière et terminologique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les politiques sur l'apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et de rapports, l'apprentissage continu et l'orientation professionnelle.
Types de document
Rapports annuels sur la formation, matériel d'orientation des employés, documents d'analyse des besoins en formation et en compétences, dossier de l'évaluation des compétences professionnelles, descriptions, critères, évaluations, plan de cours, examens maison.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC TRA 260
Services de sécurité et de surveillance

Les services de sécurité et de surveillance soutiennent la gestion éthique et sécurisée des activités du gouvernement du Canada. Ce programme est responsable des inspections, des enquêtes et des vérifications de l'intégrité pour le compte du ministère, des autres ministères et des Canadiens. Les services de sécurité et de surveillance comprennent ce qui suit : sécurité des contrats, marchandises contrôlées, régime d'intégrité, services de contrôle de l'équité et services de juricomptabilité, gestion des conflits d'ordre commercial, analyse des données et détection des fraudes. Il vise à fournir des programmes et des services de haute qualité qui garantissent que les opérations gouvernementales sont menées en toute sécurité, avec probité et intégrité, et que le gouvernement fait des affaires avec des fournisseurs éthiques.

Catégorie de documents en matière de gestion des conflits d'ordre commercial
Description
Renseignements concernant les services internes de résolution des conflits offerts aux autorités contractantes de TPSGC, aux ministères clients et aux fournisseurs dans des cas où TPSGC est l'autorité signataire.
Types de document
Renseignements touchant des plaintes ou des enquêtes; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, des renseignements des ministères clients, la nature du différend, y compris le montant potentiel en cause et les mesures prises par le ministère; chronologie des événements; comptes rendus de décisions; procès-verbaux; correspondance; plans d'action; recommandations; et détails des demandes et des mesures de suivi.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 002
Fichier de renseignements personnels sur la gestion des conflits d'ordre commercial – Marchés
Remarque
Précédemment nommé Gestion des conflits – Marchés
Description
Ce fichier comprend des renseignements liés aux conflits en matière d'approvisionnement ou de biens immobiliers découlant des contrats d'acquisition de biens et de services communs. Ces renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements opérationnels, des détails sur la plainte ou le conflit, et d'autres numéros d'identification (tels que l'identifiant du dossier de SPAC ou du BOA).
Catégorie de personnes
Fournisseurs offrant des services et/ou des biens à SPAC et/ou aux ministères clients.
But
Les renseignements sont recueillis pour permettre à SPAC de gérer et de résoudre les plaintes et/ou les conflits avec les fournisseurs. Il s'agit des plaintes et des demandes reçues directement par SPAC ou par l'intermédiaire du BOA.
Usages compatibles
Renseignements utilisés pour résoudre les différends contractuels. Ils peuvent être communiqués aux parties au différend, y compris le fournisseur, l'autorité contractante de SPAC et les représentants du ministère client. Les renseignements peuvent être utilisés pour assurer la coordination entre SPAC et le BOA en ce qui concerne les demandes de renseignements, les examens des pratiques d'approvisionnement, les plaintes des fournisseurs et les demandes de règlement extrajudiciaire des différends. Les renseignements peuvent également servir à des fins d'audit, d'évaluation, de recherche et/ou de statistiques.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 002
Enregistrement SCT
20090463
Numéro de fichier
TPSGC PPU 182
Catégorie de documents en matière d'inscription des marchandises contrôlées
Description
Renseignements sur toutes les personnes inscrites ou exemptées de l'inscription (par exemple, les travailleurs temporaires, les étudiants étrangers et les visiteurs) qui examinent, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées au Canada.
Types de document
Ententes et échanges (information entre TPSGC et d'autres organismes du gouvernement); inscriptions (y compris les renouvellements et les modifications); évaluations ou vérifications de sécurité; demandes d'exemption; inspections et enquêtes; formation du représentant désigné, et approbation pour utiliser une autorisation de sécurité du gouvernement du Canada.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGS 415
Fichier de renseignements personnels sur le Programme des marchandises contrôlées
Description
En vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et du Règlement sur les marchandises contrôlées (RMC), le Programme est chargé de mener une évaluation de sécurité, dans la mesure où il y a un risque que la personne transfère des marchandises contrôlées à une personne qui n'est pas inscrite ou exemptée. Ce fichier contient des renseignements sur toute personne, demandant une inscription, une modification ou une exemption, inscrite, exemptée, refusée, suspendue ou révoquée, examinant, possédant ou transférant des marchandises contrôlées au Canada. Les renseignements personnels peuvent inclure : le nom, les coordonnées, le numéro de téléphone, des renseignements biographiques, des renseignements biométriques (empreintes digitales), le lieu et la date de naissance, la citoyenneté, de l'information sur les antécédents criminels, les études, les voyages, et les emplois actuels et précédents.
Catégorie de personnes
Les personnes exerçant une activité au Canada, au sens de l'article 2 du RMC, qui font une demande d'inscription ou soumettent une demande d'exemption en vue de pouvoir légalement examiner des marchandises contrôlées, en avoir en sa possession ou en transférer à une autre personne (article 37 de la LPD). Les personnes peuvent inclure des propriétaires uniques, copropriétaires, directeurs, cadres, représentants désignés au sein des organisations selon l'article 10 d) du RMC, ainsi que les visiteurs et travailleurs temporaires définis à l'article 1 pour l'exemption selon l'article 17.
But
Avant d'examiner, posséder ou transférer toute marchandise contrôlée au Canada, les personnes doivent être évaluées en fonction des risques de sécurité et être inscrites ou exemptées de l'inscription conformément à la LPD et au RMC. À la lumière des renseignements personnels reçus du demandeur, le risque de transfert de marchandises contrôlées, par le demandeur, à une personne non inscrite ou exemptée de l'inscription est évalué, et l'inscription, ou l'exemption, est accordée ou rejetée. Les renseignements sont également examinés en fonction d'une évaluation de sécurité visant à rejeter une nouvelle inscription ou exemption ou le renouvellement d'une inscription ou d'une exemption, ou encore à suspendre, modifier ou révoquer l'inscription ou l'exemption actuelle. Le nom et les coordonnées peuvent être utilisés ou divulgués pour communiquer avec les personnes inscrites ou pour la validation dans le cadre d'une recherche sur le site Web du Programme des marchandises contrôlées.
Usages compatibles
Le Programme des marchandises contrôlées peut communiquer des renseignements à d'autres institutions fédérales pour aider à évaluer le risque que des personnes qui souhaitent s'inscrire au programme ou qui reçoivent une exemption transfèrent des marchandises contrôlées à des personnes qui ne sont pas inscrites ou exemptées. Comme le ministère de la Défense nationale (MDN) a un intérêt de première importance concernant la LPD, le Programme des marchandises contrôlées peut échanger des renseignements personnels fournis dans le FRP du MDN connexe et le dossier MDN PPE 835 afin de vérifier les personnes et les organisations qui possèdent les licences d'importation et d'exportation requises ainsi que l'autorité identifiée sur la liste de contrôle des exportations d'Affaires mondiales Canada (GAC) (utilisée pour déterminer la liste des marchandises contrôlées). Les renseignements peuvent également être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) (GRC PPU 030 – Services d'information et d'identification – Casier judiciaire) et au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) (SCRS PPU 005 – Évaluations/conseils de sécurité) pour qu'ils effectuent les vérifications nécessaires conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor. Certains renseignements sont communiqués à Affaires mondiales Canada aux fins d'évaluation et de validation du risque de transferts illégaux par les importateurs et les exportateurs et de validation du risque de transfert illégal de marchandises contrôlées par les travailleurs temporaires, les étudiants internationaux et les visiteurs. Ces renseignements peuvent être échangés avec l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) (FRP ASFC PPU 016) et la Direction de l'analyse du renseignement de sécurité. Les rapports sont communiqués au SCRS dans le FRP SCRS PPU 015 pour l'application de l'article 30 de la LPD. Les renseignements peuvent être communiqués à d'autres ministères gouvernementaux ou à toute autre personne autorisée par un ministère, qui a besoin de ces renseignements pour s'acquitter des fonctions de ce ministère dans le but de mener des enquêtes au titre de la LPD ou sur toute autre infraction à une loi canadienne qui requiert ces informations. Par exemple, le Programme des marchandises contrôlées peut communiquer des renseignements à la GRC (GRC PPU 005) ou au MDN (MDN PPE 835).
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers opérationnels sont conservés par la Direction des marchandises contrôlées. Les dossiers d'inscription sont détruits 5 ans après que la personne cesse d'être inscrite. Lorsqu'une inscription est renouvelée, tous les documents relatifs à l'inscription précédente sont détruits 5 ans après la date de réception, à l'exception de la documentation relative à la preuve de l'activité, du dernier rapport d'inspection et des plans de sécurité pour tous les sites (actifs et inactifs). Les dossiers relatifs à l'exemption des travailleurs temporaires, des étudiants étrangers et des visiteurs sont détruits 2 ans après l'expiration de l'exemption. Les dossiers relatifs à des infractions au RMC ou à la LPD sont détruits 2 ans après la résolution du dossier. Dans le cas d'une infraction confirmée, les dossiers sont détruits 5 ans après que la personne cesse d'être inscrite ou après l'expiration de l'exemption. Les dossiers d'enquête criminelle sont détruits 2 ans après la résolution du dossier. Dans le cas d'une infraction confirmée, les dossiers sont détruits 5 ans après que la personne cesse d'être inscrite ou après l'expiration de l'exemption.
Numéro d'ADD
2015/012
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 415
Enregistrement SCT
005093
Numéro de fichier
TPSGC PPU 045
Catégorie de documents sur la surveillance de l'équité
Description
Renseignements concernant la surveillance de l'équité, effectuée par des tiers, des activités ministérielles, telles que l'approvisionnement ou l'acquisition et l'aliénation de biens immobiliers, afin de certifier que ces activités sont réalisées de manière équitable, ouverte et transparente.
Types de document
Demandes de propositions et autres documents de soumission; évaluations de soumissionnaires; dossiers terminés et dossiers en cours (renseignements sur le processus de sélection d'un surveillant de l'équité, y compris la demande subséquente à une offre à commandes ou des autorisations de tâche, les coordonnées de l'entrepreneur, le contrat et les renseignements connexes); factures reçues des fournisseurs; produits livrables reçus dans le cadre du contrat; renseignements généraux concernant l'activité ministérielle; correspondance; et renseignements sur les activités de suivi.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 003
Fichier de renseignements personnels sur la surveillance de l'équité
Description
Ce fichier comprend des renseignements sur les entrepreneurs tiers indépendants retenus pour surveiller l'équité dans le cadre des activités de TPSGC. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques portant sur, notamment, les qualifications professionnelles, les renseignements financiers, le type d'entreprise, d'autres numéros d'identification (comme les identificateurs de fournisseur et/ou de cas de TPSGC).
Catégorie de personnes
Fournisseurs offrant des services à TPSGC et/ou aux ministères clients
But
L'information est recueillie dans les propositions et soumissions présentées par les fournisseurs potentiels de surveillance de l'équité cherchant à travailler pour TPSGC en tant que surveillants de l'équité tiers indépendants et elle est utilisée pour évaluer et coter la capacité du fournisseur.
Usages compatibles
Les rapports finaux sur la surveillance de l'équité, qui sont publiés dans le site Internet de TPSGC, comprennent habituellement le nom de l'entreprise de l'entrepreneur chargé de la surveillance de l'équité et les noms des employés de l'entrepreneur qui ont effectué les travaux de surveillance de l'équité. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'audit, de statistiques et de rapports.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 003
Enregistrement SCT
20090462
Numéro de fichier
TPSGC PPU 183
Catégorie de documents en matière de dossiers juricomptables
Description
Documents électroniques et papier (renseignements) utilisés pour préparer des rapports juricomptables et pour donner des conseils juricomptables dans le cadre d'enquêtes criminelles ou administratives comportant des éléments financiers et comptables. Les renseignements sont obtenus et gérés par les organismes clients (par exemple, la Gendarmerie royale du Canada, le ministère de la Défense nationale, la Police provinciale de l'Ontario ou le Service de police de la Ville de Montréal) et sont fournis à l'organisation afin qu'elle puisse préparer et présenter des analyses et rapports juricomptables. Les documents originaux demeurent entre les mains des clients.
Types de document
Rapports juricomptables, lettres, diagrammes, graphiques, tableaux, résumés et notes justificatives. Les documents de travail de la juricomptabilité peuvent également comprendre, s'ils sont pertinents, des parties ou la totalité des brefs, des transcriptions de témoignages, des déclarations et/ou des affidavits.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 007
Fichier de renseignements personnels sur les services de juricomptabilité
Remarque
En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui demandent à accéder aux renseignements figurant dans ce fichier doivent préciser l'incident ainsi que le lieu et l'autorisation légale des personnes agissant au nom d'un titulaire de compte ou d'une succession. Les renseignements personnels sont recueillis et conservés par les clients et les partenaires. L'accès aux renseignements personnels est fourni aux employés de TPSGC pour qu'ils puissent faire leur travail.
Description
Ce fichier décrit les renseignements auxquels SPAC a accès et qu'il utilise dans le cadre de demandes provenant des autres gouvernements et administrations (provinciales, territoriales, municipales, autochtones) et des services de police compétents, en vue de fournir des services de juricomptabilité dans le cadre d'enquêtes criminelles ou administratives. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements sur l'équité en matière d'emploi, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identification, le lieu de naissance, le lieu de décès, la signature, les opinions et points de vue sur des personnes ou à leur sujet, et les vérifications des antécédents criminels.
Catégorie de personnes
Les personnes physiques ou morales (y compris les entreprises, les fiduciaires d'une succession, etc.) faisant l'objet d'une enquête menée par des organismes chargés de l'application de la loi, leurs représentants légaux, des représentants d'autres gouvernements et les services de police, et toutes les autres personnes participant à l'enquête.
But
Les renseignements personnels sont utilisés en vue d'établir des rapports de juricomptabilité et d'appuyer le témoignage d'experts dans le cadre d'enquêtes criminelles menées par des organismes nationaux, provinciaux et municipaux chargés de l'application de la loi ou dans le cadre d'enquêtes administratives.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d'application de la loi. Les renseignements inclus dans les rapports de juricomptabilité peuvent être transmis à l'entité qui a demandé les services à TPSGC, ce qui peut comprendre la Gendarmerie royale du Canada, le Service des poursuites pénales du Canada, la Police provinciale de l'Ontario et le Service de Police de la Ville de Montréal.
Normes de conservation et de destruction
En cours d'élaboration
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 007
Enregistrement SCT
20100308
Numéro de fichier
TPSGC PPU 210
Catégorie de documents en matière de sécurité de l'industrie
Description
Renseignements sur le Programme de sécurité des contrats visant à protéger les renseignements classifiés ou protégés de nature nationale et internationale ayant trait aux contrats du gouvernement et renseignements concernant les fournisseurs inscrits au Programme de sécurité des contrats et sur les cotes de sécurité ou de fiabilité de leurs organisations, de leur personnel et des employés de TPSGC.
Types de document
Instruments de sécurité industrielle bilatéraux et internationaux (accords, protocoles d'entente ou arrangements), informations échangées entre le Canada et d'autres pays, contrats assortis d'exigences en matière de sécurité, demandes d'inscription et documents de l'industrie, inspections et enquêtes, demandes et évaluations d'attestation de sécurité du personnel de l'industrie et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, lettres d'avis et de décision, sécurité de l'Organisation de Traité de l'Atlantique Nord, formation en sécurité industrielle, dans le contexte de la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor et la norme sur le filtrage de sécurité.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGS 105
Fichier de renseignements personnels sur les autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie
Remarque
La collecte de renseignements sur les formulaires d'autorisations de sécurité peut être effectuée par une source autre que TPSGC. Il peut notamment s'agir d'autres ministères ainsi que de personnes du secteur privé désignées comme responsables de la sécurité de l'entreprise et les hauts fonctionnaires clés, de même que les responsables de la sécurité autorisés dans le cadre du Programme de sécurité du contrat. La collecte de renseignements personnels par un responsable de la sécurité autorisé au gouvernement et dans le secteur privé est effectuée moyennant le consentement de la personne concernée.
Description
Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux évaluations de sécurité effectuées sur des personnes travaillant ou voulant travailler dans une institution fédérale ou dans le secteur privé par voie de nomination, d'affectation ou d'accord contractuel. Les renseignements personnels peuvent inclure les formulaires de filtrage, de consentement et d'autorisation du personnel, les documents relatifs à l'autorisation de sécurité appropriée et aux antécédents personnels, ainsi que les certificats d'enquête de sécurité et les profils de sécurité dûment remplis. Les renseignements personnels peuvent comprendre des renseignements biographiques, des données biométriques (comme des empreintes digitales, des photographies numériques, etc.), des évaluations de caractère (telles que la loyauté, la fiabilité, etc.), le statut de citoyen, des coordonnées, des informations sur le crédit, des vérifications des antécédents criminels, la date de naissance, de l'information sur les études, le numéro d'identification de l'employé, des renseignements personnels sur l'employé, des renseignements financiers, d'autres numéros d'identification, des opinions et des points de vue de personnes ou au sujet de personnes, des attributs physiques, le lieu de naissance, la signature et/ou des renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également comprendre des renseignements personnels sur tout parent proche, y compris le nom, les coordonnées, la date de naissance et de décès, et le lien de parenté avec le demandeur.
Catégorie de personnes
Le grand public, notamment les bénévoles, tous les employés, actuels et anciens, les entrepreneurs, les parents immédiats, les époux ou conjoints de fait actuels et anciens, les organismes, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (notamment auprès de voisins), les employeurs anciens et actuels.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour étayer la décision d'accorder la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité ou l'accès aux lieux, ou d'examiner les causes justifiant leur attribution, relativement aux personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation ou de contrat. Un examen des causes justifiant l'attribution peut donner lieu au refus ou à la révocation de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'accès aux lieux. Pour de nombreuses institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor. Pour les institutions qui ne sont pas assujetties à la Loi sur la gestion des finances publiques ou à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor, veuillez consulter le coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution pour déterminer l'autorisation de collecte de renseignements.
Usages compatibles
S'il y a lieu, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être communiqués à la GRC et au SCRS aux fins de vérifications ou d'enquêtes nécessaires, conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor et à la Norme sur le filtrage de sécurité; se rapportent aux fichiers de renseignements personnels suivants, propres à chaque institution : pour la GRC, les services de police scientifique et d'identification et les services canadiens d'identification criminelle en temps réel – GRC PPU 030; pour le SCRS, évaluations/conseils en matière de sécurité – SCRS PPU 005. L'état du filtrage de sécurité peut être communiqué aux responsables des ressources humaines aux fins de mise à jour du dossier personnel de la personne. Se reporter au fichier de renseignements personnels ordinaire – Dossier personnel de l'employé – POE 901. Les renseignements peuvent également être communiqués aux agences d'évaluation du crédit afin d'obtenir une cote de crédit pour étayer les décisions d'octroi ou de révision de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'accès au site des personnes concernées. Certains renseignements peuvent également être utilisés ou servir dans le cadre de l'évaluation de programmes. La divulgation de certains renseignements personnels est effectuée dans le but de répondre aux exigences en matière d'autorisation de sécurité du personnel, telles qu'elles sont définies dans les contrats gouvernementaux. Lorsqu'une personne présente pour la première fois une demande pour obtenir une cote de sécurité, elle consent à ce que ses renseignements personnels soient divulgués. Les renseignements personnels qui sont divulgués à la GRC comprennent le nom, la date de naissance et les empreintes digitales de la personne. Comme pour les renseignements communiqués à la GRC, les renseignements personnels transmis au SCRS peuvent concerner le lieu de résidence d'une personne, ses frères et sœurs, ses voyages, son emploi, ses références morales, etc. Si des renseignements défavorables sont reçus, le centre de responsabilité (Direction de la sécurité industrielle canadienne) sollicitera les recommandations du conseiller juridique de TPSGC afin de clarifier toute ambiguïté et de fournir un avis juridique concernant l'octroi ou le refus de l'autorisation de sécurité demandée. Certains renseignements personnels peuvent être divulgués à des personnes autorisées à l'intérieur et à l'extérieur du gouvernement. En ce qui concerne l'extérieur du gouvernement, les renseignements personnels peuvent être divulgués à tout agent de sécurité autorisé de toute organisation inscrite au Programme de sécurité des contrats de TPSGC, sur demande. La personne doit signer un formulaire de consentement avant que ses renseignements personnels ne soient fournis à une organisation certifiée. Au sein du gouvernement, les renseignements personnels peuvent être divulgués aux responsables de la sécurité des ministères, aux responsables des achats et de l'intégrité, et aux responsables de projets. Des rapprochements périodiques de données peuvent être effectués pour valider les renseignements personnels recueillis.
Normes de conservation et de destruction
Les dossiers sont conservés pendant 2 ans après la fin de l'autorisation de sécurité. Si aucune mesure n'a lieu durant ces 2 années, la version papier du dossier est transmise à Bibliothèque et Archives Canada aux fins de destruction, conformément à la norme; le dossier électronique est éliminé, à l'exception des renseignements de base minimaux, qui eux sont archivés.
Numéro d'ADD
79/018
Renvoi au document numéro
TPSGC DGS 105
Enregistrement SCT
001369
Numéro de fichier
TPSGC PPU 015
Catégorie de documents en matière de services de vérification de l'intégrité
Description
Comprend les documents concernant les accusations et les condamnations précises pour les infractions énumérées dans la Politique d'inamissibilité et de suspension et fournit une approche cohérente et fiable de la vérification des renseignements sur les fournisseurs pour aider à réduire le risque d'attribuer des contrats et des ententes sur les biens immobiliers à des fournisseurs qui ne respectent pas les règles d'éthique. Les vérifications d'intégrité permettent de s'assurer qu'un fournisseur n'est pas inadmissible ou suspendu avant l'attribution d'un contrat ou d'une entente sur les biens immobiliers. Une surveillance de la conformité est effectuée pendant toute la durée de l'approvisionnement ou de la transaction immobilière. Un fournisseur peut être considéré comme inadmissible ou suspendu si le fournisseur, sa société affiliée ou son propriétaire, administrateur, directeur ou cadre supérieur a été accusé d'une infraction énumérée dans la Politique d'admissibilité et de suspension, ou condamné pour une telle infraction, y compris une infraction similaire commise à l'étranger au cours des 3 dernières années.
Types de document
Formulaires de demande de vérification des fournisseurs, profils des fournisseurs, dossiers contenant les condamnations et les accusations, documents judiciaires (jugements et accords), dossiers de diligence raisonnable renforcée, formulaires de vérification de l'intégrité, sondage sur la satisfaction, protocoles d'entente pour l'échange d'information, statistiques, rapports trimestriels, rapports d'activité des bases de données, procédures, lignes directrices et politiques, manuels d'utilisation, plans de travail, évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, rapports de renseignements sur les fournisseurs, rapports d'évaluation des risques, documentation technique des bases de données, journaux des systèmes, stratégies/résultats/rapports des tests d'acceptation par l'utilisateur, matériel de formation et schémas de processus.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC DGS 005
Fichier de renseignements personnels sur le Programme d'évaluation de l'intégrité
Description
Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs au cours du processus d'évaluation des soumissions ainsi que le suivi après la signature d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées d'une personne‑ressource, des renseignements biographiques, des vérifications des antécédents criminels, la date de naissance, des renseignements financiers, des caractéristiques physiques, une signature et des renseignements sur la cote de sécurité.
Catégorie de personnes
Les personnes trouvées coupables d'infractions précisées dans les clauses de sollicitation et les conditions des contrats et des baux.
But
Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour administrer le programme d'évaluation de l'intégrité, déterminer l'admissibilité à l'octroi et à la poursuite d'un contrat, d'un bail ou d'une entente de location, et pour constituer un inventaire des personnes trouvées coupables d'infractions qui les empêcheraient de conclure un contrat, un bail ou une entente de location avec le gouvernement du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'article 750(3) du Code criminel du Canada; à l'alinéa 42(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques, et aux articles 7 et 21 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
Usages compatibles
Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : évaluation. L'information peut être communiquée à la GRC afin de valider des attestations de condamnation requises pour obtenir ou conserver un document d'achat; se reporter aux documents opérationnels – Unité de placement prioritaire de la GRC – PPU 005. Les renseignements concernant des condamnations peuvent être communiqués à d'autres ministères et organismes fédéraux qui pourraient en avoir besoin pour leurs propres processus d'approvisionnement; se reporter au fichier de renseignements personnels ordinaire Marchés de services professionnels – Grand public (POU 912). Les renseignements sur les condamnations peuvent aussi être communiqués à la Direction générale des approvisionnements et à d'autres directions générales pour l'évaluation des soumissionnaires et des fournisseurs; se reporter aux fichiers de renseignements personnels suivants, propres à chaque institution : TPSGC PPU 071 et Marchés de services professionnels – POU 912. L'information peut aussi être transmise au secteur de la Sécurité industrielle afin de l'aider à déterminer s'il faudrait refuser, suspendre ou révoquer un niveau de filtrage de sécurité; se reporter à Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée – TPSGC PPU 015.
Normes de conservation et de destruction
Un système d'archivage dans la base de données sera développé au cours du prochain exercice financier (en développement) et de nouvelles normes de conservation et de destruction seront mises en place par l'intermédiaire de l'autorisation de disposition de documents. Nous prévoyons donc élaborer de nouvelles normes au cours de l'été 2022.
Numéro d'ADD
En cours d'élaboration
Renvoi aux documents numéro
TPSGC DAG 300, TPSGC DAG 320, TPSGC DGBI 040, TPSGC DGCP 024, TPSGC TRA 245, TPSGC DGS 005
Enregistrement SCT
20120412
Numéro de fichier
TPSGC PPU 184
Catégorie de documents en matière de coopération internationale et intergouvernementale
Description
Renseignements sur les visites étrangères et les activités intergouvernementales à l'échelle internationale, comme la communication d'information et de pratiques exemplaires, qui sont utilisées pour assurer le respect des normes en matière de sécurité internationale. Les renseignements concernent également les instruments bilatéraux internationaux de sécurité industrielle (arrangements, protocoles d'entente ou accords) avec des pays étrangers ou des organisations internationales sur l'échange de renseignements et de biens classifiés et protégés.
Types de document
Instruments de sécurité industrielle bilatéraux et internationaux (arrangements, protocoles d'ententes ou accords), rapports, avis juridiques, décisions et processus de mise en œuvre, procédures de gestion et logistique.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGS 035
Gestion des services

Le programme de Gestion des services des programmes permet à l'agent désigné responsable de la gestion des services de réaliser des programmes de travaux et de produire des données pour la production de rapports sur les résultats des services ministériels.

Catégorie de documents relatifs à la Stratégie de service à la clientèle
Description
Renseignements concernant la stratégie de TPSGC en matière de service à la clientèle, y compris ses projets, ses lignes directrices et ses publications.
Remarque
Anciennement TPSGC DGSI 450
Types de document
Documents, présentations, rapports, ententes de service, publications, lignes directrices, politiques et notes d'information se rapportant à la stratégie.
Résumés de divulgation
En cours d'élaboration
Numéro du dossier
TPSGC DGSN 450

Responsabilité essentielle : Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement

Le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement (BOA) mène ses activités sans aucun lien de dépendance avec les autres organisations fédérales. En vertu de la loi, l'Ombud doit examiner les pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales ainsi que les plaintes des fournisseurs canadiens, et fournir des services de règlement des différends;

Bureau de l'Ombud

Le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement (BOA) mène ses activités sans aucun lien de dépendance avec les autres organisations fédérales. En vertu de la loi, l'Ombud doit examiner les pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales ainsi que les plaintes des fournisseurs canadiens, et fournir des services de règlement des différends.

Catégorie de documents en matière d'examen des pratiques d'approvisionnement ministérielles
Description
Comprend les documents liés aux examens des pratiques d'approvisionnement ministérielles menées en vertu de l'alinéa 22.1(3)a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du paragraphe 4(1) du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
Type de documents
Dossiers contractuels et correspondance connexes, critères d'attribution de contrats, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, documents de planification, documents et rapports de demandes de soumissions ou d'appel d'offres, rapports de contrôle, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justification de contrat à source unique, offres à commandes, arrangements en matière d'approvisionnement, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité, communications avec les fonctionnaires fédéraux, plans d'examen, cadres de référence, analyses, recommandations, rapports, et produits de communication.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC BOA 015
Fichier de renseignements personnels sur le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement – Examen des pratiques d'approvisionnement et des plaintes des fournisseurs
Remarque
Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir l'objet et la date de la pièce de correspondance et le numéro du contrat ou de la demande de soumissions.
Description
Ce fichier décrit des renseignements se rapportant à des plaintes formulées par des fournisseurs éventuels concernant l'attribution et la gestion des contrats fédéraux pour des biens et des services. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom de l'entreprise), des renseignements financiers, des numéros d'identification, des points de vue et des opinions sur des personnes ou à leur sujet, et des signatures. Tous les renseignements personnels obtenus dans le cadre de communications relatives aux activités du Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement mandatées par la loi sont contenus dans la base de données de l'Ombud de l'approvisionnement. Le BOA reçoit souvent des demandes de renseignements de la part des médias et des communications non sollicitées de la part du grand public, qui peuvent contenir des renseignements personnels, des demandes de renseignements généraux sans lien à des cas gérés par le BOA, qui sont toutes conservées en dehors de la base de données de l'Ombud de l'approvisionnement.
Catégorie de personnes
Des personnes ou des représentants des entreprises qui ont présenté une plainte au Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement, et les répondants à la plainte, qui peuvent comprendre d'anciens employés ou des employés actuels d'institutions fédérales et/ou des membres du grand public.
But
Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur des plaintes des fournisseurs présentées au Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement et ces derniers sont recueillis en vertu des articles 22.1 à 22.3 et 23.1 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du paragraphe 18(1) du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.
Usages compatibles
Les constatations et les recommandations de l'Ombud peuvent être fournies aux plaignants, aux répondants, au ministre fédéral concerné et au ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, conformément au Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement. Les informations seront divulguées aux personnes concernées au sein d'autres institutions gouvernementales auxquelles la plainte fait référence, et certaines informations peuvent être décrites dans le FRP ordinaire Marchés de services professionnels (POU 912). De l'information peut aussi être utilisée ou divulguée pour établir un répertoire des plaintes ou à des fins d'évaluation et d'établissement de rapports (y compris le rapport annuel du Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement au Parlement). Le Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement ne publie que les renseignements personnels que le plaignant a consenti à divulguer, et ne les communique que dans le contexte et le but pour lesquels il a donné son consentement.
Normes de conservation et de destruction
Les renseignements sont conservés pendant 7 ans, après quoi ils sont détruits.
Numéro d'ADD
2016/009
Renvoi aux documents numéro
TPSGC BOA 015, TPSGC BOA 011
Enregistrement SCT
20100136
Numéro de fichier
TPSGC PPU 001
Catégorie de documents en matière de plaintes des fournisseurs
Description
Comprend les documents relatifs aux demandes de renseignements, aux plaintes et aux demandes de services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) formulées par des particuliers ou des représentants des entreprises qui présentent une demande de renseignements, une plainte ou une demande de services de RED au Bureau de l'Ombud de l'approvisionnement, ainsi que les répondants à la plainte ou à la demande.
Types de document
Plaintes ou demandes de renseignements; dossiers terminés ou dossiers en cours qui peuvent comprendre les noms et les coordonnées des personnes concernées, renseignements des ministères clients, renseignements sur la nature du différend, détails du différend selon chaque partie, mesures prises par le ministère et le plaignant; chronologie des événements; comptes rendus de décisions; procès‑verbaux; correspondance entre les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux; détails des demandes et des mesures de suivi, procédures, politiques et règlements; plans d'action; analyses, recommandations; rapports; et produits de communications.
Résumés de divulgation
Aucune divulgation de renseignements personnels à des tiers n'a eu lieu à la suite d'ententes d'échange de renseignements nouveaux ou modifiés, d'ententes d'échange de renseignements et/ou de contrats depuis octobre 2022.
Numéro du dossier
TPSGC BOA 011

Services internes

Cette sous-section énumère toutes les catégories de documents et tous les fichiers de renseignements personnels ordinaires en usage à Services publics et approvisionnements Canada.

Dans cette sous-section

Les Services internes sont les groupes d'activités et de ressources connexes que le gouvernement fédéral considère comme étant des services à l'appui de programmes et/ou nécessaires pour permettre à une organisation de s'acquitter de ses obligations générales. Les services internes désignent les activités et les ressources des 10 services distincts qui soutiennent l'exécution des programmes au sein de l'organisation, sans égard au modèle de prestation des services internes de l'organisation. Ces services sont les suivants : Services de gestion des acquisitions, services de communication, services de gestion financière, services de gestion des ressources humaines, services de gestion de l'information, services de technologie de l'information, services juridiques, services de gestion du matériel, services de gestion et de surveillance, services de gestion des biens immobiliers.

Services de gestion des acquisitions

Les services de gestion des acquisitions concernent les activités entreprises pour appuyer l'acquisition de biens, de services ou de services de construction identifiés comme nécessaires pour qu'un ministère puisse remplir son mandat et son objectif. Il s'agit des activités suivantes :

Catégorie de documents en matière d'approvisionnement et de marchés

Services de communication

Les services de communication comprennent les activités entreprises pour garantir que les communications du gouvernement du Canada sont gérées efficacement et bien coordonnées et qu'elles répondent aux divers besoins d'information du public. Ces activités permettent de veiller à ce que le public reçoive les informations du gouvernement et que les opinions et les préoccupations du public soient prises en compte dans la planification, la gestion et l'évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

Cette catégorie de services internes concerne les communications ministérielles, qui touchent l'ensemble du ministère, qu'il s'agisse de communications internes destinées à tous les employés ou de communications externes au nom du ministère.

Catégorie de documents en matière des communications

Services de gestion financière

Les services de gestion financière comprennent les activités entreprises au sein du ministère pour assurer l'utilisation prudente des ressources financières et leur gestion efficace, efficiente et économique. Les activités comprennent la planification, la budgétisation, la comptabilité, le calcul des coûts, l'établissement de rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, l'aide à la décision et le conseil, ainsi que les systèmes financiers.

Catégorie de documents en matière de gestion financière

Services de gestion des ressources humaines

Les services de gestion des ressources humaines comprennent les activités liées à la planification des ressources humaines et à l'établissement de rapports; à l'examen, à l'évaluation et au développement de la conception organisationnelle; à l'examen et à l'évaluation des descriptions de poste et des classifications; au soutien des processus de dotation; à la collecte et au traitement des données relatives aux employés aux fins de la rémunération, des congés et les mutations; à l'identification et à la coordination des besoins de formation et d'apprentissage à l'échelle de l'organisation; à la promotion des valeurs, de l'éthique et de l'équité en matière d'emploi;, à la gestion des programmes de reconnaissance et de récompense des employés; à la gestion du lieu de travail et aux relations professionnelles; ainsi qu'au développement et à la maintenance des systèmes d'information sur les ressources humaines au sein de l'organisation.

Catégorie de documents en matière de prix : fierté et reconnaissance
Catégorie de documents en matière de classification des postes
Catégorie de documents en matière de rémunération et d'avantages sociaux
Catégorie de documents relatifs à l'équité en matière d'emploi et diversité
Catégorie de documents en matière d'accueil
Catégorie de documents en matière de planification des ressources humaines
Catégorie de documents en matière de relations de travail
Catégorie de documents en matière de santé et sécurité au travail
Catégorie de documents en matière de langues officielles
Catégorie de documents sur l'évaluation de la gestion du rendement
Catégorie de documents en matière de recrutement et de dotation
Catégorie de documents en matière de réinstallation
Catégorie de documents sur la formation et le perfectionnement

Services de gestion de l'information

Les services de gestion de l'information comprennent les activités entreprises pour assurer une gestion efficace et efficiente de l'information afin d'appuyer la fourniture de programmes et de services, de favoriser une prise de décision éclairée, de faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration, et de préserver et garantir l'accès à l'information et aux documents au profit des générations actuelles et futures. La gestion de l'information est la discipline qui dirige et soutient la gestion efficace et efficiente de l'information dans une organisation, depuis la planification et le développement des systèmes jusqu'à l'élimination ou la conservation à long terme.

Catégorie de documents en matière d'accès à l'information et protection des renseignements personnels
Catégorie de documents en matière de gestion de l'information

Services de technologie de l'information

Les services de technologie de l'information comprennent les activités entreprises pour parvenir à une utilisation efficiente et efficace de la technologie de l'information (TI) afin de soutenir les priorités du gouvernement et l'exécution des programmes, d'accroître la productivité et d'améliorer les services au public. Les activités de gestion des TI comprennent la planification, le développement (ou l'acquisition) et l'exploitation des TI, des télécommunications, de l'infrastructure et des applications.

Catégorie de documents en matière de technologie de l'information

Services juridiques

Les services juridiques comprennent les activités entreprises pour permettre aux ministères et aux organismes gouvernementaux de mener à bien les priorités et les objectifs liés à la politique, aux programmes et à la prestation de services dans un cadre juridique bien établi. Les activités comprennent la fourniture des services suivants : avis juridiques, litiges et services législatifs.

Catégorie de documents en matière de services juridiques

Services de gestion et de surveillance

Les services de gestion et de surveillance comprennent les activités entreprises pour veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral soient conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux plans applicables. Les activités comprennent la fourniture d'orientations stratégiques, la gouvernance et la planification intégrée, l'affectation des ressources et la prise de décisions en matière d'investissements, ainsi que l'analyse de l'exposition aux risques et la détermination de contre-mesures appropriées.

Catégorie de documents en matière de coopération et de liaison
Catégorie de documents en matière de services à la haute direction
Catégorie de documents en matière de vérification interne et d'évaluation

Services de gestion du matériel

Les services de gestion du matériel comprennent les activités entreprises pour s'assurer que le matériel peut être géré par les ministères d'une manière durable et financièrement responsable qui soutient l'exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux. La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor définit le matériel comme étant « tous biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l'exception de l'argent et des dossiers ». Les biens meubles sont des biens tangibles qui comprennent une vaste gamme de biens comme l'équipement (par exemple le matériel de bureau, le matériel de TI, le matériel de télécommunications et le matériel scientifique), le mobilier et l'ameublement, ainsi que les biens de grandes dimensions (par exemple les véhicules et les navires). La plupart des dépenses liées au matériel sont des dépenses propres à des programmes en particulier. Toutefois, à titre de Services internes, les services de gestion du matériel comprennent les dépenses associées au soutien en matière de politique et au soutien administratif offerts aux personnes responsables de la gestion et de l'élimination du matériel de l'ensemble du ministère.

Catégorie de documents en matière de gestion du matériel

Services de gestion des biens immobiliers

Les services de gestion des biens immobiliers comprennent les activités entreprises pour garantir que les biens immobiliers (par exemple les terrains, les ponts et les bâtiments) sont gérés de manière durable et financièrement responsable tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir la mise en œuvre rentable et efficace des programmes gouvernementaux. La plupart des dépenses des services de gestion des biens immobiliers fédéraux sont imputées à des programmes en particulier. En tant que service interne, les services de gestion des biens immobiliers se limitent aux dépenses associées aux locaux à bureaux qui ne sont pas financés par SPAC, ainsi qu'aux dépenses des services de gestion des biens immobiliers. Sont également incluses dans cette catégorie les dépenses de tous les ETP qui fournissent des conseils stratégiques en matière de biens immobiliers aux praticiens de la gestion des biens immobiliers de l'ensemble du ministère.

Catégorie de documents en matière de gestion des biens immobiliers

Services de voyage et autres services administratifs

Les services de voyage et autres services administratifs comprennent les services de voyage du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui n'entrent pas directement dans l'une des catégories de services internes.

Catégorie de documents en matière de services administratifs
Catégorie de documents en matière de conseils d'administration, de comités et de conseils
Catégorie de documents en matière de planification de la continuité des activités
Catégorie de documents en matière de divulgation aux organismes d'enquête
Catégorie de documents en matière de divulgation proactive
Catégorie de documents en matière de sécurité
Catégorie de documents en matière de voyages

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels servent à décrire les renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou qui ne sont pas récupérables au moyen d'un identificateur personnel, entre autres les opinions, les plaintes ou la correspondance non sollicitées. Les catégories sont ajoutées pour veiller à ce que les institutions rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.

Publications du gouvernement du Canada

Cette catégorie de renseignements personnels contient de l'information au sujet des personnes qui communiquent avec la Direction des publications du gouvernement du Canada (anciennement la Direction des éditions et des services de dépôt) par l'intermédiaire du service à la clientèle ou en ligne.

L'information sert au traitement de demandes de renseignements ou de requêtes. L'information comprend les noms, adresses, numéros de téléphone et courriels des clients.

Cette catégorie de renseignements personnels comprend les membres du public, les employés fédéraux et les personnes représentant des entreprises, des bibliothèques, des écoles (tous les niveaux), ainsi que des organismes de santé et communautaires qui se sont renseignés sur les publications du gouvernement du Canada.

Le nom, l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone de ces personnes pourraient être communiqués à une autre institution du gouvernement fédéral si la demande concerne cette institution.

Demandes de droits

La Division des opérations du receveur général reçoit des courriers non sollicités à l'adresse postale du receveur général de la part de membres du public souhaitant faire valoir un droit ou déposer une plainte d'ordre général. Les demandes sont numérisées et une réponse générique est renvoyée à l'expéditeur, accompagnée d'une copie papier de la documentation originale. Les copies numérisées des demandes sont conservées pour une durée indéterminée dans nos dossiers et sont classées par date de correspondance. Les correspondances peuvent contenir différents types de renseignements personnels sur le demandeur, en fonction de ce que ce dernier a décidé d'inclure (nom, coordonnées, renseignements financiers, etc.).

Registre des projets

Dans l'exercice de son mandat, le ministère génère et reçoit une grande quantité de renseignements et de correspondance liés aux projets de travaux. Ces projets comprennent l'acquisition, l'aliénation, l'expropriation et la gestion de biens immobiliers; la réparation et la démolition de bâtiments, d'autoroutes et de constructions maritimes; les services de dragage et la gestion de la flotte; ainsi que la fourniture de services de recherche, de développement et de conseils qui s'y rattachent.

Cette catégorie renferme souvent les opinions et points de vue personnels de certaines personnes; l'évaluation du rendement des entrepreneurs et des experts‑conseils; des renseignements financiers relatifs à la gestion des projets et toute autre correspondance associée à des projets particuliers. Les renseignements personnels de cette catégorie sont conservés pendant les périodes qui s'appliquent aux fichiers généraux dans lesquels ils sont stockés.

Les dossiers des projets sont classés selon le lieu. Par conséquent, toute demande de consultation de renseignements personnels versés dans les dossiers exige que la personne intéressée fournisse le lieu de réalisation du projet en particulier ainsi que la nature du projet.

Manuels

Renseignements supplémentaires

Pour de l'information générale sur la façon de présenter une demande d'accès à l'information ou à vos renseignements personnels, voir Présenter une demande d'accès à l'information ou à vos renseignements personnels.

Pour soumettre une demande d'information en ligne, accédez au Service de demande d'accès à l'information et de renseignements personnels en ligne.

Pour soumettre une demande d'information au titre de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels par courrier, envoyez votre lettre ou le Formulaire de demande d'accès à l'information (Loi sur l'accès à l'information) ou le Formulaire de demande de renseignements personnels(Loi sur la protection des renseignements personnels), dûment rempli, accompagné de tous les documents nécessaires (notamment le consentement ou les frais de 5 $ pour une demande au titre de la Loi sur l'accès à l'information), à l'adresse suivante :

Directeur principal de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et coordonnateur de l'AIPRP

Arrêt postal 164-1
161, promenade Goldenrod, bureau 130
Ottawa (Ontario) K1A 0S5
Téléphone : 1‑844‑417‑2847
Télécopieur : 819‑994‑2119
aiprp.atip@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le demandeur disposera d'un espace sur place pour examiner les documents originaux s'il le souhaite (et s'il est possible de le faire), ou s'il n'est pas possible de créer des copies des documents.

Chaque demande au titre de la Loi sur l'accès à l'information doit inclure les frais de demande de 5 $. Pour les demandes effectuées en ligne, le paiement s'effectue par carte de crédit au moment de la demande. Pour les demandes faites par courrier, le paiement s'effectue en joignant un chèque ou un mandat à l'ordre du receveur général du Canada.

SPAC effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de s'assurer que les questions relatives à la vie privée sont cernées, évaluées et résolues avant la mise en place d'un nouveau programme ou d'une nouvelle activité ou d'une modification importante d'un programme ou d'une activité qui requiert l'utilisation de renseignements personnels. Les résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont disponibles.

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