Fiche de référence : Se préparer à soumissionner un marché

Apprendre le processus de base pour soumissionner des marchés

Bon nombre de contrats du gouvernement du Canada sont attribués au moyen d’un processus concurrentiel, lequel exige que vous présentiez une soumission. Les exigences peuvent être très précises. Assurez-vous que votre soumission satisfait à chacune des exigences énoncées dans la demande de soumissions et que vous offrez le meilleur rapport qualité-prix.

Comprendre le processus de demandes de soumissions

Examiner et comprendre une occasion de marché

Chaque demande de soumissions est unique. Lisez l’ensemble des conditions et des modalités et suivez les instructions attentivement. Les documents d’invitation à soumissionner sont habituellement divisés en six parties, auxquelles s’ajoutent les annexes.

Vous devez répondre à tous les critères obligatoires afin que votre soumission soit prise en considération pour l’étape suivante du processus.

Restez à l’affût des modifications qui pourraient être apportées à la demande de soumissions. Vous devez vous assurer de bien prendre connaissance de toutes les modifications ou les questions et réponses publiées pendant le processus d’appel d’offres.

• Assister à une conférence des soumissionnaires pour obtenir des précisions
• Consulter la politique sur les communications pendant la période de la demande de soumissions
• Surveiller les avis d’appels d’offres
• Signaler votre intérêt pour un partenariat dans le cadre d’un appel d’offres actif

Prendre connaissance de vos responsabilités à titre de soumissionnaire : Consultez les clauses, les conditions générales et les instructions standardisées dans la demande de soumissions et voir le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) pour les explications plus détaillées.

Prendre la décision de soumissionner un marché

Pour décider de soumissionner ou non un marché, veuillez tenir compte de ce qui suit :

• Votre entreprise est-elle capable de combler le besoin?
• Votre entreprise satisfait-elle aux critères d’évaluation?
• Les modalités sont-elles acceptables?
• Votre entreprise est-elle en mesure d’accepter la méthode d’établissement des prix?
• Devriez-vous établir un partenariat avec un autre fournisseur?

Renseignez-vous pour savoir quelles pourraient être les entreprises concurrentes et évaluez si vous avez la capacité de leur faire concurrence.

• Apprenez comment rechercher des avis d’attribution et des contrats octroyés

Obtenir l’attestation de sécurité

Une attestation de sécurité est nécessaire lorsque, dans le cadre de contrats conclus avec le gouvernement du Canada, votre personnel doit accéder à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail protégés ou classifiés. Les exigences en matière de sécurité sont identifiées dans le document de demande de soumissions.

Pour les contrats qui exigent une enquête de sécurité sur l’organisation, vous devez présenter votre demande d’enquête lors que vous soumissionnez.

Pour les contrats qui exigent une enquête de sécurité sur le personnel, en général, vous pouvez faire une demande une fois que vous soyez octroyé un contrat ou qualifié dans le cadre d’une offre à commandes ou un arrangement en matière d’approvisionnement.

Pour des questions sur les exigences en matière de sécurité qui s’appliquent à une demande de soumissions particulière, contactez l’autorité contractante mentionnée dans le document de demande de soumissions.

• Comprendre les exigences en matière d’attestation de sécurité
• Passer en revue la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
• Communiquer avec le Programme de sécurité des contrats

Préparer votre soumission

Lorsque vous préparez votre soumission, assurez-vous de respecter le format décrit dans le document de demande de soumissions, et de la signer pour confirmer que vous acceptez les modalités.

Répondez à chaque élément conformément aux critères d’évaluation, en veillant à fournir tous les renseignements demandés et à démontrer clairement votre capacité à exécuter les travaux.

Vous devrez inclure toutes les informations à l’appui nécessaires pour démontrer que vous êtes en mesure de répondre aux critères obligatoires. Cela peut comprendre les spécifications techniques, preuve de certification, curriculums vitae, ou descriptions de projets antérieurs. La demande de soumissions précisera quels documents sont requis.

Exemple de marche à suivre pour préparer une soumission

Nota : Chaque demande de soumissions est unique. Cet exemple est fondé sur des documents d’invitation à soumissionner courants.

1. Recherchez tous les produits à livrer avant la date de clôture (échantillons, visites des lieux, conférences des soumissionnaires, attestation de sécurité).
2. Examinez la demande de soumissions pour prendre connaissance de l’information sur la période de questions.
3. Vérifiez la date et l’heure de clôture, renseignez-vous sur les méthodes acceptées de présentation des soumissions et consultez les instructions pour la préparation des soumissions.
4. Passez en revue les critères obligatoires, y compris les clauses uniformisées applicables dans le cadre de la demande.
5. Si vous présentez votre soumission au moyen du service Connexion de Postes Canada, démarrez une conversation de Connexion avec l’Unité de réception des soumissions.
6. Examinez l’énoncé des travaux, y compris toutes les exigences obligatoires et cotées.
7. Examinez la méthode de sélection et les critères d’évaluation.
8. Assurez-vous de comprendre la structure de prix et la base de paiement.
9. Fournissez toutes les attestations nécessaires.
10. Préparez votre document de soumission.

Conseil d’expert : Dans la demande de soumissions, la section des instructions pour la préparation des soumissions explique quelles sections inclure dans votre présentation, ainsi que la marche à suivre pour créer et présenter votre soumission.

Présenter votre soumission

Vérifiez également comment votre soumission peut être soumise. Pour certains appels d’offres de Services publics et Approvisionnement Canada, les soumissions peuvent maintenant être présentées par voie électronique, au moyen du service en ligne Connexion de Postes Canada. Créez votre compte du service Connexion à l’avance afin d’être prêt à présenter vos documents de soumission à temps. Vous devrez recevoir un courriel de confirmation de Connexion pour vérifier que votre soumission a été envoyée.

• S’inscrire au service Connexion

Nota : Connexion est utilisé uniquement pour l’envoi de votre soumission et la réception d’un courriel de confirmation. Si vous devez communiquer avec l’autorité contractante, suivez les consignes concernant les communications figurant dans les documents d’invitation à soumissionner.

Les appels d’offres publiés dans la solution d’achats électroniques exigent la présentation des soumissions par moyen de SAP Ariba. Chaque processus d’approvisionnement exposera clairement le moyen à utiliser pour présenter une soumission.

• Apprenez comment répondre aux appels d’offres sur SAP Ariba

Après la présentation de la soumission

Pendant le processus d’évaluation, l’acheteur peut communiquer avec vous pour obtenir des précisions sur votre soumission. On ne retardera pas le processus d’évaluation ou d’attribution du contrat. Répondez aux questions par la date et l’heure indiquées dans la demande.

Lorsque l’évaluation des soumissions est terminée, un avis d’attribution est affiché en ligne. Que votre entreprise ait obtenu le contrat ou non, vous serez informé du résultat, d’abord par téléphone et ensuite par lettre.

• Connaître le processus de transmission d’avis aux soumissionnaires
• Faire une demande de compte rendu auprès de l’autorité contractante
• Apprendre le processus et les règles applicables aux séances de rétroaction à l’intention des soumissionnaires
• Apprenez-en davantage sur la gestion des différends d’approvisionnement et le processus de plainte

Nota : Des dates d’échéance strictes sont fixées relativement aux contestations liées aux soumissions, et les périodes varient selon l’endroit où les contestations sont déposées. Les fournisseurs peuvent consulter leurs avocats pour déterminer la méthode de contestation appropriée.

Achats électroniques

Le gouvernement fait passer les approvisionnements fédéraux en ligne. Vous pourrez peut-être participer à certains appels d’offres par l’intermédiaire de la solution d’achats électroniques. En apprendre sur les achats électroniques.

Obtenir de l'aide

Assistez à un séminaire pour en apprendre plus sur les manières de faire affaire avec le gouvernement du Canada.

Si vous avez besoin d’aide pour comprendre le processus d’approvisionnement fédéral ou pour obtenir un numéro d’entreprise – approvisionnement :

• Contactez la LigneInfo nationale 1‑800‑811‑1148 (du lundi au vendredi de 8 h à 17 h, HE);
• Demander un rappel à Soutien en approvisionnement Canada; ou,
• Communiquer avec un bureau régional près de vous. Nous disposons d’un réseau de bureaux partout au Canada.