Lignes directrices sur l’élaboration d’un plan de sûreté pour la sauvegarde des marchandises contrôlées

Les inscrits au Programme des marchandises contrôlées (le Programme) doivent élaborer un plan de sûreté pour chacun de leurs établissements de travail où des marchandises contrôlées sont examinées, possédées ou transférées.

1. But

Les présentes lignes directrices ont pour but de faciliter l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de sûreté qui assurera la protection des marchandises contrôlées contre l’examen, la possession et le transfert non autorisés. L’article 7 des présentes lignes directrices comprend un modèle de plan de sûreté à remplir par les entreprises. Il est recommandé de revoir au complet ce document et le modèle de plan de sûreté avant d’élaborer un plan de sûreté.

2. Demande

Parmi les conditions d’inscription au Programme, l’article 10 du Règlement sur les marchandises contrôlées stipule que les entreprises inscrites au Programme doivent élaborer et mettre en œuvre un plan de sûreté pour chacun de leurs établissements au Canada où se trouvent des marchandises contrôlées.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent aux présentes lignes directrices sur l’élaboration d’un plan de sûreté :

3.1 Accéder

Signifie examiner, posséder ou transférer une marchandise contrôlée.

3.2 Devoir

Signifie une obligation ferme.

3.3 Étudiant étranger

Désigne une personne autorisée en vertu d’un permis d’étude ou du Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés à poursuivre des études au Canada et qui n’est pas un agent, ni un directeur, ni un employé d’une entreprise inscrite au Programme.

3.4 Examiner

Étudier en détail ou analyser un objet ou un sujet afin d’en découvrir les principales caractéristiques ou la signification.

3.5 Marchandises contrôlées

Les marchandises contrôlées sont principalement des marchandises qui sont sujettes aux mesures de contrôle intérieur du gouvernement du Canada et définies à l’Annexe de la Loi sur la production de défense, notamment des composantes et des données techniques d’une importance militaire ou servant à assurer la sécurité nationale. Les marchandises contrôlées peuvent être des biens tangibles, comme des pièces ou des composants, des documents imprimés ou des données électroniques.

3.6 Personne autorisée

Le propriétaire ou cadre supérieur de l’organisation désigné comme étant le représentant de l’entreprise et ayant signé la section H de la demande d’inscription (PDF, 498Ko) pour cette organisation.

3.7 Posséder

Signifie la possession effective, c’est-à-dire lorsqu’une personne exerce un contrôle matériel direct sur une marchandise contrôlée à un moment donné, ou la possession de droit, c’est à dire lorsqu’une personne a le pouvoir et l’intention à un moment donné d’exercer un contrôle sur une marchandise contrôlée, soit directement ou par l’intermédiaire d’une ou de plusieurs autres personnes.

3.8 Représentant désigné

Un représentant de l’entreprise ou un autre employé de l’organisation qui a été nommé par la personne autorisée et qui a suivi avec succès la formation obligatoire destinée aux représentants désignés.

3.9 Transfert

Aliène de quelque façon une marchandise contrôlée ou en communique le contenu.

3.10 Travailleur temporaire

Désigne un agent, un directeur ou un employé d’une entreprise inscrite au Programme et qui n’est pas :

• un citoyen canadien, résidant habituellement au Canada
• un résident permanent, résidant habituellement au Canada

3.11 Visiteur

Une personne physique – autre qu’un étudiant étranger – qui n’est pas un agent, un directeur ou un employé d’une entreprise inscrite au Programme, et qui n’est pas :

• un citoyen canadien, résidant habituellement au Canada
• un résident permanent, résidant habituellement au Canada

4. Élaborer un plan de sûreté

Les éléments suivants doivent être pris en compte lors de la création d’un plan de sûreté :

4.1 Élaboration et mise en œuvre

Un plan de sûreté doit être élaboré et mis en œuvre pour chaque établissement au Canada où des marchandises contrôlées sont conservées. Il y a lieu de mettre en place un plan de sûreté propre à chaque établissement ou de produire un seul plan de sûreté pour l’ensemble des établissements. Si un seul plan de sûreté est créé, l’entreprise doit s’assurer que les procédures utilisées pour protéger les marchandises contrôlées tiennent bien compte des conditions propres à chaque emplacement. Pour ce faire, le plan devra peut-être compter des sections distinctes couvrant les conditions et procédures présentes dans chaque emplacement.

4.2 Évaluation et gestion du risque

Les entreprises sont les mieux placées pour évaluer et gérer le risque relatif aux marchandises contrôlées qu’elles ont en leur possession. Le risque se fonde sur les menaces réelles ou possibles pour les marchandises contrôlées. Voici quelques exemples :

• Activités criminelles perpétrées à proximité de l’emplacement — un nombre élevé d’introductions par effraction pourrait justifier le renforcement des mesures de sécurité physique
• Emplacement géographique : L’emplacement se trouve-t-il en zone rurale ou urbaine? Distance avec les services de police ou de sécurité, etc.
• Type de marchandises contrôlées conservées sur place

4.3 Mesures requises

Le plan de sûreté doit énoncer les mesures suivantes :

• la description des responsabilités de l’organisation de la sécurité de l’entreprise et l’identité des personnes responsables de la sécurité des marchandises contrôlées
• les procédures pour contrôler l’examen, la possession et le transfert des marchandises contrôlées
• les procédures pour signaler les atteintes à la sûreté relatives aux marchandises contrôlées et pour mener les enquêtes afférentes
• le contenu des programmes de formation offerts aux agents, aux directeurs, aux employés et aux travailleurs temporaires
• le contenu des séances d’information sur la sécurité données aux visiteurs

4.4 Contenu varié

Un modèle de plan de sûreté se trouve à la fin des présentes lignes directrices. Les exigences en matière de sécurité varieront d’une entreprise à l’autre. Il pourrait s’avérer nécessaire de modifier le modèle de plan de sûreté pour tenir compte du type de marchandises contrôlées, des conditions physiques sur place et des procédures de l’entreprise du point de vue de la protection des marchandises contrôlées, s'assurant que toutes les mesures requises ont été incluses.

Consultez la section 7. Modèle de plan de sûreté.

4.5 Maintien et application

Non seulement faut-il élaborer un plan de sûreté et le tenir à jour, mais ce plan doit également être appliqué efficacement tout au long de la période d’inscription.

5. Renseignements obligatoires à inclure dans le plan de sûreté

Le plan de sûreté doit contenir les éléments suivants :

5.1 Nom légal de l’entreprise

Le plan de sûreté doit désigner l’entreprise par son nom légal. La raison sociale et le nom commercial peuvent aussi être ajoutés en tant que nom secondaire.

5.2 Adresse de l’emplacement

L’adresse municipale complète de chaque emplacement où des marchandises contrôlées sont conservées doit être inscrite dans le plan de sûreté. Les adresses de cases postales (C.P.) ne constituent pas une adresse municipale.

5.3 Organisation chargée de la sûreté

L’organisation chargée de la sûreté au sein de l’entreprise doit indiquer les principaux postes responsables de la protection des marchandises contrôlées et identifier les responsables. L’organisation chargée de la sûreté doit fournir l’identité de la personne autorisée et du (des) représentant(s) désigné(s).

5.4 Responsabilités de l’organisation chargée de la sûreté

Les responsabilités de chaque membre de l’organisation chargée de la sûreté doivent être décrites. Les responsabilités de la personne autorisée et du (des) représentant(s) désigné(s) sont énumérées dans le modèle de plan de sûreté. D’autres responsabilités jugées pertinentes pour l’organisation pourraient s’ajouter.

5.5 Autres responsabilités

Les autres responsabilités relatives à la protection des marchandises contrôlées pourraient englober entre autres l’identité de la personne ou du poste responsable de :

• tenir un registre du transfert et de l’élimination des marchandises contrôlées. Ce registre doit contenir les renseignements suivants :
  • la description de toute marchandise contrôlée reçue, la date de sa réception et l’identité de l’entreprise à partir de laquelle cette marchandise a été transférée
  • la description des marchandises contrôlées transférées, la date de leur transfert ainsi que l’identité et l’adresse de l’entreprise à qui elles ont été transférées
  • les modalités, notamment la date, l’élimination de la marchandise contrôlée
• donner la formation sur la manipulation sécuritaire des marchandises contrôlées aux agents, aux directeurs, aux employés, aux travailleurs temporaires et étudiants internationaux qui sont autorisés à posséder, à examiner ou à transférer des marchandises contrôlées
• obtenir la preuve qu’une personne est un directeur, un agent ou un employé d’une entreprise dont l’inscription lui permet d’accéder à des marchandises contrôlées en vertu de l’International Traffic in Arms Regulations (disponible en anglais seulement) lorsque ce visiteur se présente à l’emplacement dans le but d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées

5.6 Procédures de surveillance des marchandises contrôlées

Cette section sert à décrire les mesures mises en place pour protéger les marchandises contrôlées contre l’examen, la possession ou le transfert non autorisé. Les renseignements suivants doivent être inclus dans cette section :

• une brève description des marchandises contrôlées et de l’utilisation que l’entreprise fait de ces mêmes marchandises. Par exemple, les marchandises contrôlées peuvent prendre la forme de données et de dessins techniques, de composants ou d’articles assemblés
• les procédures précisant la façon dont les marchandises contrôlées sont reçues, conservées et transférées. Le modèle de plan de sûreté contient une liste des procédures proposées

5.7 Atteintes à la sûreté

Décrire les procédures et les mesures d’enquête que l’entreprise mettra en place advenant une atteinte à la sûreté, ou une présumée atteinte, mettant en cause des marchandises contrôlées. Définir ce qu’est une atteinte à la sûreté – par exemple : vol ou perte; examen, possession ou transfert non autorisé; dommages intentionnels et altération de marchandises contrôlées. Aviser le Programme dans les 3 jours suivant la découverte d’une atteinte possible à la sûreté en rapport avec des marchandises contrôlées. Les étapes nécessaires devant être décrites dans le plan de sûreté se trouvent dans le modèle de plan de sûreté.

5.8 Formation

Tous les agents, directeurs, employés, travailleurs temporaires et étudiants internationaux doivent suivre une formation initiale avant d’accéder à des marchandises contrôlées. Cette formation doit tenir compte du contenu du plan de sûreté et permettre aux participants :

• de comprendre la signification des termes examiner, posséder et transférer dans le contexte de la protection des marchandises contrôlées
• de prendre connaissance des procédures de protection des marchandises contrôlées
• de prendre connaissance des procédures de déclaration des éventuelles atteintes à la sûreté mettant en cause des marchandises contrôlées
• de suivre une formation d’appoint prenant la forme d’une révision annuelle de la formation mentionnée ci-dessus

Il est recommandé de tenir un registre des formations initiales et des révisions annuelles.

5.9 Séances d’information sur la sécurité

Décrire la procédure visant à informer les visiteurs qui se présentent à l’emplacement dans le but d’examiner, de posséder et de transférer des marchandises contrôlées. Les énoncés suivants doivent être ajoutés :

• Les visiteurs qui ont été exemptés de l’inscription par le Programme doivent être rappelés de toute restriction pouvant avoir été imposée au certificat d’exemption ainsi que toute condition pouvant avoir été établie par l’entreprise concernée
• Les visiteurs qui ne sont pas exemptés de l’inscription par le Programme doivent être informés qu’ils n’auront pas l’autorisation d’examiner, de posséder ou de transférer des marchandises contrôlées lors de leur visite

6. Mise en œuvre du plan de sûreté

Les actions suivantes doivent être entreprises dans le cadre de l'exécution du plan de sûreté :

6.1 Examen et mise à jour

Le plan de sûreté est un document à caractère évolutif. Le plan doit être revu régulièrement et mis à jour au besoin pour tenir compte de tout changement aux conditions présentes à l’emplacement ainsi qu’aux exigences imposées par le Programme. Le plan doit être mis à la disposition de tous les agents, directeurs, employés et employés temporaires dont le mandat consiste à examiner, à posséder ou à transférer des marchandises contrôlées.

6.2 Intégration aux plans existants

Le contenu du plan de sûreté pour les marchandises contrôlées peut être intégré au plan de sûreté déjà en place à la condition que le contenu abordé dans les présentes lignes directrices s’y retrouve.

6.3 Période de demande

L’entreprise doit veiller à ce que le plan de sûreté soit appliqué efficacement tout au long de la période d’inscription.

6.4 Approbation finale

L’approbation finale du plan de sûreté sera donnée lors d’une inspection de conformité. L’inspecteur passera en revue le plan pour s’assurer qu’il répond aux exigences Règlement sur les marchandises contrôlées et que les procédures contenues dans le plan sont compatibles avec les conditions présentes à chaque emplacement, soit collectivement ou individuellement.

7. Modèle de plan de sûreté

Consultez le modèle de plan de sûreté pour aider l'organisation à respecter les présentes lignes directrices.

Les exigences en matière de sécurité varient d’une entreprise à l’autre. Il pourrait s’avérer nécessaire de modifier le modèle de plan de sûreté fourni pour tenir compte du type de marchandises contrôlées, des conditions physiques sur place et des procédures uniques de l’entreprise en matière de protection des marchandises contrôlées. Il faut tenir compte de la situation particulière de l’entreprise lors de l’établissement d’un plan de sûreté.

Modèle de plan de sûreté pour les marchandises contrôlées

8. Renseignements supplémentaires

Établir un plan de sûreté et le mettre à jour : Lignes directrices sur l’inscription au Programme des marchandises contrôlées