Notes au tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers de l’Agence

Février 2019

Table des matières

Introduction

Le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers de l’Agence (le tableau) et les annexes qui l’accompagnent définissent le cadre de délégation et de communication des pouvoirs de signature par lequel le ministre et le président habilitent les responsables de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale et de l’Agence qui la remplacera Note de bas de page 1 (l’Agence) à traiter en leur nom les questions financières.

Le présent document s’accompagne des annexes suivantes :

  1. Tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers
  2. Pouvoir de signature du registre de spécimens de signature

Ces documents ont été rédigés conformément aux directives, aux politiques et aux lignes directrices établies par le Conseil du Trésor (CT) aux fins de la gestion des finances de l’Agence, et aident le ministre et le président à exercer leurs responsabilités de gestion de l’Agence, et de ses programmes et priorités, conformément aux lois, aux règlements et aux politiques du Conseil du Trésor et aux pouvoirs financiers (Politique de gestion financière du CT). En outre, ils guident les employés investis de pouvoirs de dépenser et de pouvoirs financiers et les aident à comprendre et à appliquer ces pouvoirs délégués dans l’exercice de leurs fonctions.

En signant le tableau, le ministre établit le pouvoir délégué maximal pour chaque poste pertinent. Le président délègue ensuite ces pouvoirs, ou des pouvoirs moindres, aux personnes qui occupent les postes en question. Le président ne peut déléguer des pouvoirs supérieurs à ceux qui sont présentés dans le tableau.

Les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers délégués sont exercés exclusivement aux fins de l’exécution et de l’administration des programmes approuvés de l’Agence conformément aux lois de crédits. Avant de prendre la décision de dépenser des fonds publics, le gestionnaire de centre de coûts procède à des exercices de planification budgétaire et de planification des travaux pour examiner le bien-fondé et la légitimité des dépenses prévues. La dépense de fonds publics doit s’inscrire dans la portée du mandat de l’Agence et de la prestation de ses programmes, et répondre aux objectifs établis des programmes, tout en prenant en considération le rapport qualité-prix, la rentabilité et l’efficacité. Le gestionnaire de centre de coûts veille à exercer les pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers qui lui sont délégués à la seule fin de s’acquitter des responsabilités qui lui sont confiées selon le mandat approuvé et la portée des opérations, et conformément aux limites budgétaires et aux restrictions prévues par la loi.

Le gestionnaire de centre de coûts doit s’assurer que toute dépense proposée :

Il est à noter que les limites des pouvoirs financiers figurant dans les annexes comprennent toutes les taxes applicables.

Pratiques de gestion et contrôles

Des pratiques de gestion, des contrôles essentiels ainsi que des principes en matière de délégation sont établis afin de protéger la transparence et la responsabilité, et d’en assurer l’efficacité, dans l’exercice du pouvoir de signature en matière de finances et de dépenses, afin d’exercer une saine gestion et de veiller à ce que les fonds publics soient dépensés de manière appropriée et légitime. Ils font en sorte que les personnes auxquelles les pouvoirs sont délégués sont tenues responsables de leurs actions et en rendent compte, et que toutes les exigences relatives à l’indépendance, à la prudence et à la probité sont respectées. Il incombe aux employés investis de pouvoirs délégués de s’assurer de bien connaître l’étendue de leurs pouvoirs et de leurs responsabilités en matière financière.

Le tableau de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers indique les limites des pouvoirs accordés aux postes de l’Agence par le ministre et le président. Les pouvoirs se rattachant à un poste donné peuvent être restreints si c’est jugé nécessaire pour les besoins opérationnels. Le secteur de responsabilité indiqué dans le tableau est une limite essentielle de l’exercice des pouvoirs délégués. La délégation de pouvoirs par le président n’exempte pas l’agent investi des pouvoirs de s’assurer de l’utilisation de contrôles suffisants dans son secteur de responsabilité. La délégation ne fait qu’établir le plus bas niveau de poste où peut s’exercer le pouvoir délégué. Il est donc important de consulter le tableau de délégation de pouvoirs financiers signé (annexe A) et les présentes notes pour savoir quels pouvoirs sont réellement accordés au titulaire d’un poste donné.

Délégation de pouvoirs aux postes

Les pouvoirs sont délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes identifiées par leur nom. Par conséquent, peu importe son statut en tant qu’employé ou non-employé (par exemple, un entrepreneur), une personne peut obtenir un pouvoir de dépenser ou un pouvoir financier. Cependant, elle doit avoir suivi avec succès une formation avant d’obtenir un pouvoir délégué.

Les titulaires des postes opérationnels indiqués dans le tableau sont responsables d’un budget et de l’exécution des priorités stratégiques et de programme. Les postes fonctionnels sont ceux dont les titulaires détiennent une expertise spécialisée nécessaire à des attributions particulières au sein de l’Agence ou du ministère client qui exigent des connaissances, des compétences et des qualités propres à la fonction.

Le titulaire d’un poste assorti de pouvoirs financiers délégués conformément au tableau ne peut exercer ces pouvoirs jusqu’à ce qu’ils lui soient délégués par le président et qu’il ait rempli le registre de spécimens de signature approuvé.

Sous-délégation de pouvoirs

Le titulaire d’un poste auquel le ministre et le président ont délégué des pouvoirs financiers ne peut lui-même déléguer ces pouvoirs à une autre personne ou à un autre poste. Lorsqu’une personne reçoit des pouvoirs délégués, elle ne peut pas demander à une autre personne de l’organisme d’utiliser cette délégation en son nom. Le président peut déléguer à une personne le pouvoir d’occuper un poste à titre intérimaire. Lorsque la personne en question a été nommée à un poste de façon « intérimaire », elle assume les pouvoirs financiers délégués du poste en question. En tout temps, les pouvoirs de signature en matière de finances et de dépenses ne peuvent être délégués qu’à une seule personne, d’un poste donné, pour les secteurs de responsabilité déterminés.

Limitations financières à l’égard des pouvoirs délégués

Les limitations financières à l’égard des pouvoirs délégués sont définies dans le tableau. Les pleins pouvoirs (pouvoirs soumis à la limite du budget et du secteur de responsabilité et limités par les dispositions législatives et réglementaires ainsi que par les politiques et les directives habilitantes) sont désignés par la lettre P. Les pouvoirs restreints (pouvoirs conditionnels soumis aux restrictions établies dans le présent document et limités par les dispositions législatives et réglementaires ainsi que par les politiques et les directives habilitantes) sont désignés par la lettre R.

Formation indispensable (Conseil du Trésor)

Nul ne peut exercer de pouvoirs délégués à moins d’avoir réussi la formation indispensable et à moins que ses connaissances relatives aux responsabilités professionnelles et juridiques n’aient été validées. Les exigences en matière de formation sont indiquées dans les instruments de politique suivants du Conseil du Trésor : la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement et la Directive sur l’administration de la formation indispensable. La formation indispensable suivante est offerte par l’École de la fonction publique du Canada :

Suspension des pouvoirs délégués

Les pouvoirs financiers délégués peuvent être suspendus dans les situations suivantes :

  1. Dans les cas de non-conformité révélés par le processus de surveillance de la conformité;
  2. Lorsque les connaissances nécessaires à la validation des pouvoirs de signature délégués n’ont pas été revalidées dans les délais prescrits, dans le cadre de la formation indispensable exigée par le Conseil du Trésor;
  3. Dans les circonstances où une diligence raisonnable n’a pas été exercée.

Remarque: La surveillance de la conformité est un processus de vérification (des comptes) conçu et appliqué en vue d’assurer la conformité en tenant compte de l’importance relative des risques associés à chacune des opérations.

Lorsque le processus de surveillance de la conformité indique qu’un point critique a été atteint, le dirigeant principal ou la dirigeante principale des finances (DPF) envoie à l’employé concerné une lettre qui suspend les pouvoirs financiers qui lui ont été délégués. Le ou la DPF règle tous les cas de non-conformité en prenant des mesures correctives qui peuvent comprendre, selon le cas : exiger que l’employé suive une formation supplémentaire, apporter des modifications aux procédures et aux systèmes, suspendre ou retirer le pouvoir délégué, imposer des mesures disciplinaires et toute autre mesure jugée appropriée.

Lorsque les connaissances nécessaires ne sont pas revalidées dans les délais prescrits, dans le cadre de la formation indispensable exigée par le Conseil du Trésor, la situation est portée à l’attention du ou de la DPF afin qu’il ou elle suspende les pouvoirs financiers délégués à l’employé. Après la suspension, les pouvoirs financiers délégués peuvent être rétablis une fois la formation indispensable du Conseil du Trésor terminée.

Répartitions des fonctions

Les pouvoirs suivants ne doivent pas être exercés par la même personne :

  1. L’exécution d’une opération (article 41 de la LGFP) et l’attestation de cette même opération (article 34 de la LGFP), sauf s’il s’agit d’une opération à faible risque et de faible valeur (opérations avec les cartes d’achat);
  2. Le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) pour la même opération.

Si les processus ou d’autres circonstances ne permettent pas de séparer les tâches comme il est décrit ci-dessus, il est essentiel d’adopter d’autres mesures de contrôle et de les consigner.

Conflit d’intérêts [avantage personnel]

Les agents investis de pouvoirs délégués ne doivent pas exercer de pouvoirs ayant trait à des opérations auxquelles ils sont parties et dont ils peuvent tirer un avantage personnel, partiellement, directement ou indirectement (c.-à-d. que la personne est associée à l’opération ou nommée dans celle-ci, qu’elle n’est pas impartiale, mais est personnellement concernée). De telles opérations peuvent engendrer un conflit d’intérêt réel ou perçu, et elles requièrent un examen minutieux ainsi qu’une autorisation indépendante. Il peut s’agir, notamment, d’opérations liées aux salaires et aux avantages sociaux (ce qui inclut les prix et la reconnaissance, l’apprentissage et le perfectionnement – la formation), aux déplacements, à la réinstallation, aux indemnités de poste isolé et aux indemnités au titre de l’aide au déplacement, aux frais de participation aux conférences, aux frais d’adhésion et aux frais d’accueil. À l’égard de ces opérations, les personnes ayant des pouvoirs délégués ne doivent pas exercer :

Afin que de telles opérations puissent résister au plus rigoureux des examens publics, et pour protéger la ou les activités contre toute apparence d’acte répréhensible ou de mauvais jugement, l’autorisation doit être accordée par la personne à l’échelon supérieur suivant qui dispose des pouvoirs de signature voulus en matière de dépenses et de finances, nonobstant le pouvoir restreint délégué aux titulaires de postes en vertu du pouvoir d’attestation énoncé à l’article 34 de la LGFP (colonne E du tableau) dans des conditions particulières.

Le ou la DPF (niveau 6) peut exercer les pouvoirs de dépenser (engagement de dépenses et de fonds) et le pouvoir d’attestation à la place du président dans le cas de dépenses dont le président (niveau 1) ou les personnes relevant directement du président peuvent profiter, directement ou indirectement.

Il est absolument interdit de manipuler de telles opérations afin de dissimuler les parties qui y sont associées dans le but de contourner les mesures de contrôle clés, soit en omettant ou en remplaçant des renseignements concernant les personnes parties aux opérations, soit en prenant des dispositions pour que de les opérations soient exécutées et approuvées par des subordonnés ou des pairs ayant des pouvoirs délégués.

Fraude

La délégation des pouvoirs financiers est l’un des éléments de base essentiels à la prévention de la fraude puisqu’elle définit clairement les liens hiérarchiques, la délégation des responsabilités et la séparation des fonctions incompatibles.

Principes de gestion financière

Pouvoirs de gestion financière

Dans le présent document, les pouvoirs de signature en matière financière sont désignés comme suit : les pouvoirs de dépenser, les pouvoirs financiers et les autres pouvoirs. Le tableau fait la distinction entre ces trois types de pouvoirs.

Pouvoirs de dépenser

Les pouvoirs de dépenser comportent trois éléments, soit le pouvoir d’engager des dépenses, le pouvoir d’engager des fonds et le pouvoir d’exécuter une opération.

Pouvoir d’engager des dépenses

Le pouvoir d’engager des dépenses désigne l’autorisation de dépenser ou de contracter une obligation en vue de l’obtention de biens ou de services qui donnera lieu à la dépense de fonds publics. Il existe plusieurs types de pouvoir d’engager des dépenses :

Ce pouvoir est étroitement associé aux responsabilités gestionnaires, budgétaires et opérationnelles. Il vise à faire des gestionnaires de centre de coûts les principaux responsables de l’engagement des dépenses imputées à leur budget et à faire en sorte qu’ils aient le pouvoir d’engager une dépense que le Parlement a approuvée par l’adoption des lois de crédits annuelles.

Pouvoir d’engager des fonds

Le pouvoir d’engager des fonds (article 32 de la LGFP) est le pouvoir délégué par le ministre aux titulaires de postes désignés pour veiller à ce qu’un solde non grevé suffisant soit disponible avant de conclure un marché ou d’établir toute autre entente au nom de l’Agence.

Pouvoir d’exécuter une opération et de passer un marché

Le pouvoir d’exécuter une opération (article 41 de la LGFP) est le pouvoir délégué par le ministre dans le but d’autoriser le personnel délégué à conclure et à signer des marchés, dans les limites établies par le Conseil du Trésor et en tenant compte des autres lois faisant autorité, et à approuver des droits reconnus par la loi au nom de l’Agence.

Pouvoirs financiers

Les pouvoirs financiers comprennent le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP).

Pouvoir d’attestation

Le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) est le pouvoir délégué par le ministre à certains postes afin qu’ils puissent attester, avant le paiement, qu’un bien ou un service a été reçu et qu’il est conforme aux conditions énoncées dans un marché ou dans un autre document d’approvisionnement.

Pouvoir de payer

Le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) est le pouvoir délégué aux agents financiers par le ministre afin de garantir que tous les paiements et tous les autres frais imputés au Trésor sont dûment autorisés et effectués à temps et en toute légalité, conformément à la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor.

L’agent désigné au titre de l’article 33 de la LGFP doit s’assurer que le paiement peut être à juste titre imputé au crédit, qu’il ne grève pas le crédit et qu’il ne réduit pas le solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution des autres engagements qui y seront imputés.

Autres pouvoirs

Le tableau comprend une autre catégorie de pouvoir, qui sera décrite en détail à la section G du présent document.

Principes de passation des marchés

Le gouvernement a pour politique de veiller à ce que les marchés soient passés d’une façon qui va :

Les titulaires de postes investis du pouvoir délégué de passation de marchés doivent exercer ce pouvoir avec prudence afin que l’autorité contractante (au nom du ministre) agisse et soit perçue comme agissant en respectant l’esprit et la lettre du Règlement sur les marchés de l’État, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et des instruments de politique d’approvisionnement du gouvernement.

L’agent de négociation des marchés, de concert avec les gestionnaires de centre de coûts, doit déterminer la meilleure méthode à utiliser pour acheter les biens ou les services requis (processus d’appel d’offres, offre à commandes, demande à Services publics et Approvisionnement Canada, etc.) et offrir ce service aux gestionnaires de centre de coûts dont les budgets seront ultérieurement imputés de ces postes de dépense.

Interprétation des pouvoirs indiqués dans le tableau

Généralités

Le tableau a été conçu conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor afin de répondre aux exigences relatives à l’administration financière et à la gestion des programmes de l’Agence.

Disposition

Le pouvoir est délégué à des niveaux de poste précis selon la « structure organisationnelle », les « finances et ressources humaines » et les « autres postes fonctionnels ». Dans ces niveaux, les pouvoirs sont classés par « postes opérationnels et fonctionnels » et les postes sont limités aux secteurs de responsabilité. Les différents types de pouvoirs sont indiqués dans les colonnes divisées par section (de 1 à 3) et par sous-sections (de A à G).

Secteur de responsabilité

Agence – le titulaire du poste a le pouvoir d’agir comme indiqué, pour le compte de l’Agence.

Secteur – le titulaire du poste a le pouvoir d’agir, comme indiqué, au nom de son secteur de responsabilité.

Symboles

Les limites des pouvoirs dans les colonnes A1 à G5 du tableau définissent le niveau de pouvoir du pouvoir délégué et doivent être interprétées comme suit :

  1. « P » indique les pleins pouvoirs dans les secteurs de responsabilité et du budget;
  2. « R » indique un pouvoir restreint soumis à des restrictions énoncées dans les présentes notes et dans les limites des lois et règlements, des politiques, des directives, des secteurs de responsabilité et du budget.

Niveaux organisationnels

La présente section définit les titres de postes génériques auxquels un pouvoir est délégué dans le tableau. Il est entendu que les personnes nommées à ces postes doivent avoir les connaissances et la formation nécessaires pour exercer les pouvoirs financiers de manière responsable et prudente.

Postes opérationnels

Les postes de niveaux 1 à 5 sont responsables d’un budget et de l’exécution des priorités stratégiques et de programme. Ils reflètent les niveaux hiérarchiques de l’organisation.

Liste des postes équivalents
Postes opérationnels (N1 à N5)
Postes responsables de l’exécution d’un budget ou d’un programme

Niveau

Poste opérationnel

Secteur de responsabilité

Postes équivalents

N1

Président

Agence

-

N2

Chef de secteur

Secteur

Tout poste EX ou équivalent relevant directement d’un N1 (p. ex. vice-président, chef des finances et avocat général principal).

N3

a) Directeur général

Secteur

Tout poste EX ou équivalent relevant directement d’un N2.

N3

b) Directeur régional

Secteur

Tout poste EX ou équivalent relevant directement d’un N2.

N3

c) Directeur/directeur principal

Secteur

Tout poste EX ou équivalent relevant directement d’un N2.

N4

Gestionnaire/chef de cabinet/adjoint de direction du vice-président

Secteur

Tout poste relevant directement d’un N1, N2 ou N3 et gérant un budget.

N5

Adjoint administratif*

Secteur

Soutien administratif.

* Pour l’utilisation des cartes d’achat avec l’approbation préalable d’un gestionnaire.

Remarque concernant les postes opérationnels du niveau 1 (N1) au niveau 5 (N5) : Afin de déléguer les pouvoirs à un poste opérationnel, un centre de coûts et un budget uniques doivent être attribués à ce poste. En outre, à tout moment, un seul poste opérationnel peut avoir des pouvoirs relatifs à un centre de coûts donné. En d’autres termes, deux postes opérationnels de même niveau (chef de secteur [N2], directeur [N3] et gestionnaire [N4]) ne peuvent pas avoir de pouvoirs pour le même centre de coûts.

Postes fonctionnels

Les titulaires des postes des niveaux 6 à 14 détiennent une expertise spécialisée en fonction d’attributions particulières au sein du ministère qui exigent des connaissances, des compétences et des qualités précises.

Liste des postes équivalents
Postes dont les titulaires détiennent une expertise spécialisée en fonction d’attributions particulières au sein de l’Agence qui exigent des connaissances, des compétences et des qualités précises

Niveau

Poste

Secteur de responsabilité

Postes équivalents

N6

Dirigeant principal des finances

Agence

aucun

N7

Adjoint au dirigeant principal des finances

Agence

aucun

N8

Directeur, Ressources humaines

Agence

aucun

N9

Dirigeant principal de l’information

Agence

aucun

N10

Directeur, Communications

Agence

aucun

N11

Gestionnaire, Services administratifs

Agence

aucun

N12

Agent d’approvisionnement

Agence

aucun

N13

Agent des finances/Environnement et Changement climatique Canada

Agence

Gestionnaire des rapports et des procédures comptables;
Agents et analystes financiers;
Agent financier d’ECCC aux fins d’autorisation électronique.

N14

Centre des services de paye de la fonction publique (CSPFP) – Conseiller à la vérification de la paye*

Agence

Conseiller en rémunération;
Agent de contrôle de la rémunération ministérielle;
Gestionnaire en rémunération.

N15

Agent des services administratifs**

Agence

-

* Les approbations sont données au nom de l’Agence par d’autres ministères.

** Pour l’utilisation des cartes d’achat avec l’approbation préalable d’un gestionnaire.

1. Pouvoirs de dépenser

Les pouvoirs de dépenser comprennent :

  1. Le pouvoir d’engager des dépenses;
  2. Le pouvoir d’engager des fonds en vertu de l’article 32 de la LGFP;
  3. Les pouvoirs d’exécuter une opération en vertu de l’article 41 de la LGFP (pouvoirs de passer un marché);
  4. Les pouvoirs d’exécuter une opération – autres pouvoirs d’exécuter des opérations.
A – Pouvoir d’engager des dépenses

Les gestionnaires de centre de coûts exercent ces pouvoirs lorsqu’ils prennent des décisions pour l’obtention de biens ou de services qui entraîneront d’éventuelles dépenses provenant d’un crédit. L’objectif du pouvoir d’engager des dépenses est de confier aux gestionnaires de centre de coûts la responsabilité principale d’engager les dépenses au titre de leur budget.

L’engagement des dépenses est le pouvoir d’approuver des dépenses ou de contracter une obligation pour l’obtention de biens ou de services qui entraîneront d’éventuelles dépenses. Ce pouvoir englobe le pouvoir d’embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services et d’autoriser des voyages, des réinstallations ou des activités d’accueil, ainsi que le pouvoir de conclure des ententes aux fins d’un programme. Ce pouvoir est étroitement associé aux responsabilités gestionnaires9, budgétaires et opérationnelles (Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor).

A1. Salaires et avantages

Il s’agit du pouvoir de demander ou d’approuver diverses opérations en matière de ressources humaines telles que la dotation de nouveaux postes ou de postes vacants; des opérations de paiement telles que des demandes d’heures supplémentaires, de paiement au lieu de congés compensatoires ou annuels accumulés, et d’autres avantages offerts aux fonctionnaires, tels que la prime de bilinguisme et les primes de postes.

Le président est investi de pouvoirs délégués et de fonctions ou de responsabilités particulières par les organismes centraux, notamment ceux précisés dans l’Entente concernant la délégation des pouvoirs et la responsabilité en dotation. Le président a le pouvoir de subdéléguer certains éléments de ces pouvoirs aux titulaires de postes de l’Agence en vertu de lois, de règlements, de directives et de conventions collectives ayant trait aux employés et à l’emploi, comme ceux relatifs aux langues officielles, aux griefs, aux congés, etc.

Tous les gestionnaires de centre de coûts subdélégataires sont tenus de lire le guide sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et l’Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines avant d’exercer leurs pouvoirs. Ils peuvent consulter un conseiller en ressources humaines lorsqu’ils exercent leur pouvoir d’engager des dépenses.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Salaires et avantages

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur régional

Directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

DPF

ADPF

Directeur, Ressources humaines

Salaires et avantages

P

R

R

R

R

R

P

R

P

Prime pour longs services

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

P

R

P

Références :

Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines de l’Agence

A2. Déplacements

Il s’agit du pouvoir d’approuver les demandes de déplacements en service commandé, y compris les demandes d’avances et les frais portés à la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV).

Dans les cas où un déplacement est considéré comme un événement, veuillez suivre les indications données à la section A7 « Événements » du présent guide.

La catégorie des déplacements en service commandé comprend les déplacements effectués pour participer à une conférence, à une activité de formation, à une réunion ainsi que les déplacements d’autres personnes en service commandé. Les déplacements comprennent le transport par voie aérienne, terrestre et maritime ainsi que les repas et l’hébergement dans des établissements comme les hôtels, les motels, les résidences d’affaires, les appartements, les logements particuliers non commerciaux et les locaux d’hébergement du gouvernement ou d’une institution.

Les déplacements des fonctionnaires et d’autres personnes (comme les bénévoles qui se déplacent en application d’ententes de bénévolat ou les personnes qui se déplacent après avoir reçu une lettre d’invitation) doivent être effectués conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM), à la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT et à la Ligne directrice sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences, de formation et d’événements de l’Agence. Dans le cas des autres groupes, y compris le président, les membres du groupe de la direction, les agents contractuels et les étudiants, il faut également consulter le document Autorisations spéciales de voyager du CT. Les annexes B, C et D de la Directive sur les voyages précisent les taux et les indemnités consentis pour les voyages en service commandé. Il faut considérer les frais de voyage comme des sommes payables en vertu du marché même. Toutes les dépenses de voyages devraient être précisées, et le montant devrait être inclus dans le coût total du marché.

Le pouvoir de conclure un marché avec des personnes qui ne font pas partie de la fonction publique est décrit dans la Politique sur les marchés.

Il incombe aux gestionnaires de centre de coûts investis du niveau de pouvoir délégué nécessaire d’effectuer l’autorisation préalable des déplacements, par les moyens les plus pratiques et les plus économiques, et de veiller à ce que les tous les éléments des déplacements soient conformes aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM et de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor. Le gestionnaire investi du pouvoir délégué d’engager des dépenses doit donner son approbation préalable par écrit ou par voie électronique dans le système financier de l’Agence avant que les réservations nécessaires au déplacement ne soient effectuées. Le gestionnaire investi du pouvoir d’engager des dépenses peut remplir et approuver les demandes de déplacement individuel (établies par la personne qui doit se déplacer, conformément aux politiques applicables, puis soumises à l’approbation du gestionnaire) et les autorisations générales de voyager (établies pour l’employé par un gestionnaire investi du pouvoir délégué pertinent, conformément aux lignes directrices de l’Agence fondées sur les politiques applicables).

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Déplacement*

Module (selon la Directive sur les voyages du CNM)

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeurs régionaux

Directeur, directeur principal

DPF

ADPF

Déplacements dans la zone de l’administration centrale (déplacements locaux)**

3.1

P

R

R

R

R

P

P

Déplacements hors de la zone de l’administration centrale – (sans nuitée)

3.2

P

R

R

R

R

P

P

Déplacements au Canada et dans les États continentaux des États-Unis, y compris l’Alaska

3.3

P

R

R

R

R

P

P

Voyages internationaux

3.4

P

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

Déplacements du président

3.2 à 3.4

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

Exceptions à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte – pour les employés seulement jusqu’à 10 000 $

3.1 à 3.4

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

* Les déplacements effectués par les ministres et leur personnel exonéré à l’appui des activités de l’Agence ne sont pas assujettis aux approbations d’engagement de dépenses de voyage mentionnées dans la présente section.

** Déplacements locaux : Les déplacements effectués dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituels d’un employé qui utilise des moyens de transport tels que les taxis, les transports en commun, un véhicule personnel ou un véhicule du parc du gouvernement dans le cadre de l’exercice des activités quotidiennes du gouvernement, peuvent être autorisés par le gestionnaire de centre de coûts compétent.

Références :

Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements;
Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM);
Autorisations spéciales de voyager du CT;
Lignes directrices sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements de l’Agence;
Décision no 828699 rendue par le Conseil du Trésor le 8 février 2001, et confirmée le 7 octobre 2004 - exceptions aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM.

A3. Réinstallation

Il s’agit du pouvoir d’approuver les demandes de réinstallation.

La réinstallation se définit comme le déménagement autorisé d’un employé d’un lieu de travail à un autre ou d’une personne nommée à un poste dans la fonction publique de son lieu de résidence à son premier lieu de travail.

La Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (CNM) s’applique aux employés de la fonction publique, aux employés et aux personnes nommées au sein du groupe de la direction (EX) et aux personnes nommées par le gouverneur en conseil. Le remboursement des dépenses de réinstallation s’effectue conformément à cette directive.

Employé – Le mot désigne une personne au service de la fonction publique fédérale qui exerce les fonctions de son poste à plein temps et en permanence et dont le traitement est payé à même le Trésor (les employés exerçant en permanence des fonctions à plein temps à titre saisonnier sont également inclus). Le terme désigne aussi un sous-ministre ou toute autre personne nommée par le gouverneur en conseil à un poste classé dans les groupes professionnels des catégories englobant la haute direction, l’administration et les services extérieurs, le groupe scientifique et professionnel et le groupe technique.

Personne nommée – Personne recrutée de l’extérieur de la fonction publique et nommée ou affectée à un ministère ou à un organisme mentionné dans les annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques. Lors de sa réinstallation à son premier lieu de travail, cette personne n’est pas considérée comme un employé aux fins de la présente directive.

Avant d’amorcer le processus, il est important de communiquer avec le coordonnateur désigné de la réinstallation de l’Agence pour s’assurer de l’admissibilité.

Le processus de réinstallation est lancé au moyen d’une lettre d’offre approuvée ou d’un document de dotation équivalent contenant une demande de réinstallation. Ce document initial est le résultat du processus de dotation, et comme la mesure a trait à des questions touchant le personnel ou la dotation, le gestionnaire doit examiner l’Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines afin de déterminer et de confirmer que le président a délégué les pouvoirs, les fonctions ou les tâches, conformément aux règlements, lois, directives, ententes collectives, etc. se rapportant à l’emploi et à l’employé, au poste que le gestionnaire occupe (le gestionnaire de centre de coûts doit s’assurer que les instruments de délégation des ressources humaines et financières sont respectés, lorsque des activités et des dépenses en lien avec la réinstallation d’un employé sont envisagées).

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Réinstallation

Président

Chef de secteur

Directeur général

Coûts de réinstallation

P

P

P

Références :

Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (CNM);
Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines de l’Agence

A4. Formation et perfectionnement

Il s’agit du pouvoir d’approuver les demandes de formation et de perfectionnement.

La Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT définit la formation comme suit : une activité d’apprentissage officielle dont les frais sont payés et qui comprend un plan et des objectifs d’apprentissage établis et vise principalement à permettre aux participants d’acquérir ou de maintenir à jour leurs compétences et leurs connaissances.

Les coûts de formation comprennent normalement les frais d’inscription et d’admission, ainsi que le coût des manuels et autres matériels nécessaires pour satisfaire aux exigences du cours.

Lorsque les activités de formation et de perfectionnement ne sont pas liées au mandat de base ou ne sont pas exemptées, veuillez consulter la section A7 « Événements » du présent guide.

Tous les gestionnaires de centre de coûts subdélégataires sont tenus de lire le guide sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et l’Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines avant d’exercer leurs pouvoirs.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Formation et perfectionnement

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur régional

Directeur, directeur principal

DPF

Coûts de la formation et du perfectionnement jusqu’à 10 000 $

P

R

R

R

R

R

Coûts de la formation et du perfectionnement s’élevant à plus de 10 000 $

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Coûts de la formation pour le président

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

R

Références :

Instrument de délégation en matière de pouvoirs de ressources humaines de l’Agence.

A5. Accueil

Il s’agit du pouvoir d’approuver les activités d’accueil.

L’accueil consiste à fournir des repas, des boissons ou des rafraîchissements à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral lors d’événements nécessaires au bon déroulement des activités gouvernementales et pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.

Selon la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT, l’accueil, y compris tous les éléments suivants, doit être seulement fourni aux non-fonctionnaires et au nombre minimal nécessaire de fonctionnaires aux fins de courtoisie, de diplomatie ou de protocole :

Dans certaines circonstances, compte tenu des restrictions énoncées dans la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT, l’accueil peut être fourni à des fonctionnaires. Lorsque seulement des fonctionnaires sont présents, l’accueil n’est fourni que dans les situations suivantes :

Dans tous les cas, la fourniture d’aliments et de boissons doit être conforme aux limites de coûts prévues dans la Directive sur les dépenses de voyage, d’accueil, de conférences et d’événements du CT.

Dans les cas où un déplacement est considéré comme un événement, veuillez suivre les indications données à la section A7 « Événements » du présent guide. Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Frais d’accueil

Ministre

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeurs régionaux

DPF

Coûts de l’accueil ne dépassant pas 1 500 $

P

R*

R*

R*

R*

R*

Coûts de l’accueil de plus de 1 500 $ et jusqu’à 3 000 $

P

R*

R*

R*

aucun

R*

Coûts de l’accueil de plus de 3 000 $ et jusqu’à 10 000 $

P

R*

aucun

aucun

aucun

aucun

Coûts de l’accueil lorsque seuls des fonctionnaires et des employés contractuels du gouvernement fédéral sont présents

P

R*

R*

aucun

aucun

R*

Activité d’accueil dans le cadre d’une cérémonie de remise de prix aux employés ou dans le cadre de la Semaine nationale de la fonction publique

P

R*

aucun

aucun

aucun

aucun

Coûts d’accueil jusqu’à concurrence de 10 000 $ lorsque le président est présent

P

aucun

aucun

aucun

aucun

R*

Coût de l’accueil dépassant 10 000 $

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Des boissons alcoolisées sont servies ou seront fournies

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum ou standard par personne

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Des activités de divertissement sont prévues

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Des activités d’accueil ou de divertissement seront offertes à un conjoint ou à une personne accompagnant le participant

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Des activités d’accueil payées par le gouvernement fédéral seront tenues à la résidence d’un employé fédéral

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Nota : Tous les frais d’accueil de 3 000 $ ou plus doivent être examinés et validés par le groupe Finances et administration.

R* = Aucun pouvoir si l’une ou l’autre des situations s’applique

Remarque : À l’exception du ministre, un participant à un événement d’accueil ne peut pas approuver les frais d’accueil en question. Dans ces circonstances, l’approbation à un niveau supérieur est requise.

Références :

Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements;
Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
Alinéa 12(1)b) de la Loi sur la gestion des finances publiques;
Loi sur la semaine nationale de la fonction publique : pour un meilleur service aux Canadiens.

A6. Conférences

Il s’agit du pouvoir d’approuver la participation à une conférence ou le parrainage d’une conférence.

Le terme « conférence » désigne un congrès, un séminaire, un symposium ou d’autres rencontres officielles qui sont généralement organisés par une tierce partie indépendante du gouvernement et pendant lesquels les participants échangent sur l’état d’une discipline et en sont informés (p. ex. les sciences, l’économie, la technologie et la gestion). Des conférenciers y sont souvent invités, y compris des fonctionnaires fédéraux ou des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Les retraites, les réunions de planification et les cours ou ateliers de formation ne sont pas considérés comme des conférences.

Les conférences ont pour but principal d’appuyer l’exécution du mandat de base de l’Agence et cet objectif devrait être mentionné dans le document d’approbation de la conférence. Lorsque des déplacements doivent être effectués, les éléments d’autorisation (p. ex. l’objectif du déplacement, la catégorie, le nombre de personnes déplacées, le mode de transport, l’hébergement, les repas et les frais accessoires) s’appliqueront, ainsi que la justification du nombre minimal de participants nécessaire à la conférence.

Le nombre d’employés de l’Agence participant à une conférence sera le nombre minimal nécessaire pour l’atteinte de ses objectifs. Lorsque plusieurs employés participent à la même conférence, cela constitue un événement, et le total des coûts prévus de la conférence sera soumis à l’approbation de la plus haute autorité d’approbation, tel que défini à la section A7 « Événements » du présent guide.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Conférences

Président

Chef de secteur

DPF

Conférences dont les frais sont inférieurs à 10 000 $

P

R

R

Frais de conférence de plus de 10 000 $

P

aucun

aucun

Le président participe à la conférence

aucun

aucun

R

Nota : Les frais de conférence s’élevant à 10 000 $ ou plus doivent être examinés et validés par le groupe Finances et administration.

Références :

Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT.

A7. Événements

Il s’agit du pouvoir d’approuver la tenue d’événements.

Les événements désignent des rassemblements de personnes (fonctionnaires ou autres) qui participent à des activités non opérationnelles du Ministère. Parmi les exemples d’événements, mentionnons notamment :

Peuvent être compris des représentants d’autres ordres de gouvernement ou de gouvernements étrangers, des dignitaires étrangers ou politiques, des organismes nationaux ou internationaux, des représentants d’une industrie et des groupes d’intérêt public.

Pour l’approbation d’un événement, le coût total comprend, notamment, des éléments comme les frais de participation aux conférences, les services professionnels, les frais d’accueil, de logement, de transport et de repas et les autres frais pertinents, y compris ceux qui sont engagés par les participants en déplacement officiel. Les coûts totaux excluent les coûts salariaux des fonctionnaires fédéraux ainsi que les autres coûts de fonctionnement fixes du Ministère.

Facteurs à prendre en considération

Lorsque l’Agence organise un événement dont le coût total dépasse 25 000 $ et que d’autres ministères y participent, il incombe au secteur responsable de l’organisation d’obtenir les coûts estimatifs pour l’ensemble des participants des autres ministères fédéraux. Les ministères participants sont tenus de fournir l’information sur les coûts estimatifs, y compris les coûts totaux estimatifs des participants pour les déplacements.

Dans les cas où un événement ou une activité d’accueil nécessitent plusieurs niveaux d’approbation, une seule démarche d’approbation doit être entreprise. Ainsi, le détenteur du pouvoir d’approbation le plus élevé accordera une approbation unique pour l’ensemble des éléments énoncés dans la présente directive.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Événement

Ministre

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeurs régionaux

DPF

Les frais d’accueil ne dépassent pas 25 000 $

P

R

R

R

R

R

Coûts de l’événement supérieurs à 25 000 $, mais inférieurs à 50 000 $

P

R

aucun

aucun

aucun

aucun

Participation du président et coût de l’événement supérieur à 10 000 $, mais inférieur à 50 000 $, ou encore participation du président et du chef de secteur et coût de l’événement inférieur à 10 000 $

P

aucun

aucun

aucun

aucun

R

Le coût de l’événement dépasse 50 000 $

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

Nota : Les frais d’événements s’élevant à 25 000 $ ou plus doivent être examinés et validés par le groupe Finances et administration

Références :

Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du CT.

A8. Subventions et contributions

Il s’agit du pouvoir d’approuver le financement d’un projet de subvention ou de contribution à des particuliers, à des organismes et à d’autres ordres de gouvernement qui participent à l’un ou l’autre des quatre programmes de financement, comme suit :

Les subventions et les contributions sont des paiements de transfert réalisés conformément à la Politique sur les paiements de transfert ainsi qu’à la Directive sur les paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les politiques, directives et guides du Conseil du Trésor et de l’Agence régissant les paiements de transfert doivent être consultés et observés.

Un paiement de transfert est un paiement imputé à un crédit sans que l’on reçoive directement de biens ou de services en contrepartie, mais pour lequel le bénéficiaire peut devoir présenter un rapport ou d’autres renseignements après avoir reçu un paiement.

Une subvention est un paiement de transfert à un particulier ou un organisme qui n’est pas soumis à un compte rendu ni à une vérification, mais l’admissibilité et le droit à la subvention peuvent faire l’objet d’une vérification et le bénéficiaire peut devoir remplir des conditions préalables.

Une contribution est un paiement de transfert conditionnel à un particulier ou à un organisme à une fin précise; elle peut faire l’objet d’un compte rendu ou d’une vérification conformément à l’entente à son sujet.

Le Comité de surveillance des subventions et des contributions est chargé d’examiner les ressources financières disponibles et de recommander les affectations annuelles aux quatre programmes, conformément aux ententes du SCT. Par la suite, le Comité de surveillance peut recommander des réaffectations au cours de l’exercice financier. Le président a le pouvoir d’approuver ces affectations ou réaffectations.

En fonction du budget du programme, et conformément aux exigences énoncées dans un cadre pluriannuel, signé par le président pour chaque programme, l’autorisation d’engager des dépenses est déléguée conformément à l’article A8 du tableau (subventions et contributions). Ces dépenses peuvent être engagées dans un projet qui fait appel au versement de fonds à plusieurs bénéficiaires (p. ex. l’aide financière aux participants pour une évaluation environnementale). L’affectation des fonds aux bénéficiaires est fondée sur la recommandation du Comité d’examen de l’aide financière. Le pouvoir de signer des ententes avec les bénéficiaires est précisé à la section D2 du tableau (subventions et contributions).

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Subventions et contributions

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur, directeur principal

Attributions de subventions et de contributions n’excédant pas 100 000 $

P

P

R

R

Attributions de subventions et de contributions supérieures à 100 000 $

P

P

Aucun

Aucun

Nota : Les attributions de fonds doivent être recommandées par le Comité d’examen de l’aide financière.

Références :

Politique sur les paiements de transfert du CT;
Directive sur les paiements de transfert du CT.

A9. Paiements à titre gracieux

Il s’agit du pouvoir d’approuver les paiements à titre gracieux conformément à la Directive sur les paiements du CT.

Un paiement à titre gracieux est un paiement de secours versé par l’État et utilisé uniquement lorsqu’il n’existe pas d’autre moyen législatif, réglementaire ou politique d’effectuer un tel paiement. Le paiement est effectué dans l’intérêt public au titre de pertes subies ou de dépenses engagées dans les cas où l’État n’a aucune obligation juridique ou autre, ou dans les cas où le plaignant n’a droit à aucun paiement ni à aucune forme d’indemnisation. Il s’agit d’un paiement discrétionnaire découlant d’une obligation morale ou d’une raison de politique de la part de l’État. Les deux conditions donnant droit à un paiement à titre gracieux sont les suivantes : aucune obligation légale ne doit être rattachée au paiement en question ET il doit être dans l’intérêt public d’effectuer le paiement, notamment lorsqu’un lien existe entre certaines politiques, actions, ou inactions d’un organisme public ou de l’autorité déléguée financée par le public et le dommage à indemniser.

Dans les cas d’un paiement à titre gracieux, un examen des lois fédérales ou provinciales applicables, des programmes publics ou privés, des dispositions contractuelles, des assurances commerciales, des mesures de recouvrement des tiers, des autorités responsables du financement des programmes ou des subventions et contributions du CT doit être effectué pour s’assurer qu’il n’existe aucun autre moyen d’indemnisation. S’il n’existe aucune autre source de financement, si aucune responsabilité ne peut être imputée à l’État et si aucune limitation ou restriction liée aux mécanismes existants ne l’empêche, un paiement à titre gracieux peut alors être effectué.

Les réclamations d’employés concernant des effets personnels perdus, volés ou endommagés doivent être traitées comme des réclamations et non comme des demandes de paiement à titre gracieux. Une indemnisation (pour le remplacement ou la réparation, selon ce qui convient le mieux) pourrait être autorisée lorsque le décideur estime que les effets servaient dans une mesure raisonnable à l’exercice des fonctions de l’employé au moment de la perte ou des dommages.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Paiements à titre gracieux

Président

DPF

 

P

R

Paiements à titre gracieux inférieurs à 2 000 $

P

R

Paiements à titre gracieux dépassant 2 000 $

P

aucun

Nota : Les Services juridiques doivent examiner tous les paiements effectués à titre gracieux

Références :

Directive sur les paiements du CT.

A10. Réclamations contre la Couronne

Il s’agit du pouvoir d’approuver le règlement des réclamations contre l’État, conformément à la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor.

Par réclamation faite contre l’État, on entend une réclamation en responsabilité civile ou toute demande extracontractuelle de compensation visant à couvrir des pertes, des frais ou des dommages subis par un requérant, du fait d’opérations gouvernementales.

Les réclamations visées par d’autres autorités, instruments directeurs ou politiques doivent être traitées conformément à ces autres autorités. La Directive sur les paiements du CT ne s’applique ni à la réinstallation de biens mobiliers ni à des demandes de remboursement de frais de voyage ni à des recours traditionnellement reconnus pour le règlement d’offres à commande ou le règlement de différends relatifs à des soumissions ou à l’exécution de marchés. Ces différends sont abordés dans la Directive sur la réinstallation du CNM, la Directive sur les voyages du CNM et la Politique sur les marchés du CT, respectivement. Les réclamations ayant pour but de couvrir des fonds publics perdus sont assujetties à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs.

Les gestionnaires de centre de coûts sont encouragés à consulter leur conseiller en gestion financière (CGF) avant de recommander le règlement de ces paiements.

Un avis juridique des Services juridiques est requis pour toutes les réclamations de plus de 25 000 $.

Pour ce qui est du paiement d’une réclamation en responsabilité contre l’État, il convient d’obtenir une exemption, sauf si cela n’est pas opportun sur le plan administratif.

Dans le cas d’une réclamation contre des fonctionnaires de l’État, il faut s’assurer que la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation du CT est prise en considération dès le début du processus. Les services juridiques du ministère de la Justice du Canada fournissent des conseils juridiques aux frais de l’État et doivent être consultés.

Les services juridiques doivent examiner toute réclamation faite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne aux fins d’examen et de commentaires.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Réclamations contre la Couronne

Président

DPF

Paiements de demandes d’indemnisation jusqu’à 25 000 $

P

R

Paiements de demandes d’indemnisation de plus de 25 000 $

P

aucun

Nota : Un avis juridique des Services juridiques est requis pour toutes les réclamations de plus de 25 000 $.

Références :

Directive sur les paiements du CT;
Politiques sur les services juridiques et l’indemnisation du CT;
Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT;
Politique sur les marchés du CT;
Directive sur la réinstallation du CNM;
Directive sur les voyages du CNM.

A11. Ordinateurs et équipement de GI-TI

Il s’agit de l’autorisation d’acquérir des ordinateurs et du matériel de GI-TI qui ne relèvent pas de Services partagés Canada.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Ordinateurs, équipement de GI-TI

Président

DPI*

DPF

Directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

Périphériques et composantes de l’Offre à commandes principale et nationale pour les micro-ordinateurs

R

R

R

R

R

Imprimantes, numériseurs et encre achetés au moyen d’une commande subséquente aux offres à commandes principales et nationales de Services partagés Canada

R

R

R

aucun

aucun

Les autres équipements de la GI-TI, tels que les stations d’accueil, les moniteurs et les systèmes tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables et les tablettes, doivent être achetés par l’entremise de Services partagés Canada.

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

* Communiquez avec le gestionnaire des opérations TI et Sécurité pour l’achat d’ordinateurs et de matériel de GI-TI via la boîte courriel générique ceaa.ITServices-ServicesTI.acee@ceaa-acee.gc.ca.

A12. Toutes autres dépenses

Il s’agit de l’autorisation d’engager des dépenses pour les biens et les services qui ne sont pas mentionnés dans les sections précédentes.

Pouvoir d’engager des dépenses – limites des pouvoirs

Type de dépense

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur régional

Directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

DPF

ADPF

Directeur des communications

Acquisition de biens et de services non précisés dans les autres sections

P

R

R

R

R

R

P

P

aucun

Acquisition de biens et de services pour le président et le chef de secteur

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

Parrainage

P

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

R

Adhésion à des clubs privés*

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

* Le droit d’adhésion à un club privé ne comprend pas le droit d’adhésion à un organisme professionnel (p. ex. les Comptables professionnels agréés [CPA] du Canada, l’Association médicale canadienne ou l’Association du Barreau canadien). L’Agence ne rembourse pas le coût d’adhésion de ses membres à l’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada (APEX).

Références :

Directive sur les paiements du CT;
Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT.

B – Pouvoir d’engager des fonds en vertu de l’article 32 de la LGFP

Il s’agit du pouvoir d’accorder des approbations en vertu de l’article 32 de la LGFP.

Article 32 de la LGFP

(1) Il ne peut être passé de marché ou autre entente prévoyant un paiement, dans le cadre d’un programme auquel est affecté un crédit ou un poste figurant dans les prévisions de dépenses alors déposées devant la Chambre des communes et sur lequel le paiement sera imputé, que si le solde disponible non grevé du crédit ou du poste est suffisant pour l’acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l’exercice au cours duquel a lieu la passation.

(2) L’administrateur général ou autre responsable chargé d’un programme affecté d’un crédit ou d’un poste des prévisions de dépenses alors déposées devant la Chambre des communes met en œuvre, pour ce qui est des engagements financiers imputables sur ce crédit ou ce poste, des méthodes de contrôle et de comptabilisation conformes aux instructions du Conseil du Trésor.

En somme, le titulaire du pouvoir délégué doit :

Paragraphe 32(1) – Vérifier le solde non grevé : le titulaire du pouvoir délégué doit veiller à disposer, dans son propre budget, d’un solde non grevé suffisant.

Paragraphe 32(2) – Gérer les engagements financiers : après confirmation d’un solde inutilisé, un engagement est enregistré et mis à jour selon la Ligne directrice en matière de budgétisation et de contrôle des engagements de l’ACEE.

Références :

Loi sur la gestion des finances publiques;
Ligne directrice en matière de budgétisation et de contrôle des engagements.

C – Pouvoirs de passer des marchés (article 41 de la LGFP)

Le pouvoir de passer des marchés est le pouvoir de se procurer des biens et des services et de signer les contrats connexes. Il ne peut être exercé sans la signature du gestionnaire compétent qui a le pouvoir d’engager des fonds et le pouvoir d’exécuter des opérations.

Les marchés publics ont pour objet d’acheter des biens et des services et de réaliser des travaux de construction d’une manière qui favorise l’accès, la concurrence et l’équité dans les dépenses publiques, afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix et de résister à l’examen public quant à la prudence et à la probité ou de manière à permettre un équilibre optimal entre les avantages globaux pour l’État et la population canadienne.

Lorsque le besoin porte sur un mélange de biens, de services et de travaux de construction, le pouvoir requis sera fondé sur l’élément principal. Par exemple, lorsque la composante biens est accessoire à la composante services, besoin, il faut utiliser le pouvoir relatif aux services.

Remarque: Les limites des montants alloués incluent toutes les taxes applicables (TPS, TVH, TVP, TVQ, etc.)

Conformément au chapitre 6 du Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada :

  1. Les contrats sont conclus par Sa Majesté la Reine, représentée par un ministre. Le pouvoir de conclure des contrats se trouve en général dans la loi instituant l’Agence en question et conférant certains pouvoirs au ministre. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre le pouvoir de conclure des contrats. Le pouvoir du ministre est délégué à des agents à l’échelle du ministère qui sont ensuite chargés d’exécuter le processus contractuel interne.
  2. Les limites financières sont établies par le Conseil du Trésor (CT) en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elles sont décrites dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
  3. Les pouvoirs de conclure, de signer et de modifier les contrats sont délégués aux agents de négociation des contrats en fonction du niveau de responsabilité du poste qu’ils occupent.

Références :

Politique sur les marchés du Conseil du Trésor;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux;
Loi sur la gestion des finances publiques.

C1. Achats de biens et de services de faible valeur et cartes d’achat (de moins de 5 000 $)

Il s’agit du pouvoir de passer des marchés de biens et de services de faible valeur. Les biens et services peuvent être achetés au moyen d’une carte d’achat (jusqu’à concurrence de 5 000 $ par opération), au moyen d’une commande d’achat local, d’une commande subséquente à une offre à commandes ou avec un instrument que le directeur de la passation de marchés aura déterminé.

Dans l’établissement des exigences en matière d’approvisionnement d’achats de faible valeur (AFV), et l’exercice des pouvoirs correspondants, les agents disposant des pouvoirs délégués ne doivent pas scinder ou diviser artificiellement les exigences en vue de respecter le seuil des AFV. De plus, les agents délégués devraient déterminer la stratégie d’approvisionnement la plus appropriée qui permettrait d’obtenir la meilleure valeur, la meilleure qualité, au meilleur prix et le plus rapidement possible, et d’assurer la transparence des marchés publics par la documentation des arguments ayant servi à justifier les méthodes d’approvisionnement et d’évaluation choisies.

Lorsqu’une carte d’achat est utilisée, le détenteur doit avoir obtenu l’autorisation d’engager des dépenses, dans le respect de l’instrument mis en place à cet effet par l’Agence, d’une personne investie du pouvoir délégué d’engager des dépenses dans les circonstances où le détenteur de carte n’est pas autorisé à le faire.

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Achat de faible valeur et cartes d’achat

Président

Chef de secteur

Directeur général,

directeur régional, directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

Adjoint administratif

DPF

ADPF

DPI

DPI, Directeur des communica-tions

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvisionnement, agent des services administratifs

Biens et services jusqu’à 5 000 $ par opération

P

P

P

P

P

P

P

P

P

P

Biens et services de 5 000 $ à 25 000 $ par opération*

P

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

aucun

aucun

* Doit être justifié par une note au dossier.

Références :

Guide des approvisionnements Chapitre 3 – Achats de faible valeur;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C2. Biens

Il s’agit du pouvoir d’acquérir des biens dans le cadre de commandes d’achat local.

Les biens suivants doivent être achetés par l’intermédiaire d’offres à commande :

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Biens

Président

Chef de secteur

Directeur général, directeur régional, directeur,

directeur principal

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvision-nement

Achat de biens dans le cadre de commandes d’achat local jusqu’à concurrence de 25 000 $ (valeur totale du marché, incluant les modifications)

R

R

R

R

R

R

Remarque : Le matériel de GI-TI doit être acheté par l’entremise de Services partagés Canada, à l’exception de l’équipement mentionné à la section A11.

Références :

Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C3. Services – Système d’appel d’offres électronique pour les marchés concurrentiels

Il s’agit du pouvoir de passation des marchés pour faire l’acquisition de services par le biais de marchés attribués si des propositions ont été demandées par :

  1. a) un avis public publié par le truchement d’un service d’information électronique approuvé faisant état des possibilités d’approvisionnement (p. ex. Service électronique d’appels d’offres du gouvernement); ou
  2. b) un avis public publié dans la publication « Marchés publics » ou par toute autre méthode d’approvisionnement susceptible d’être approuvée par le Conseil du Trésor.
Passation de marchés – limites des pouvoirs

Services – Système d’appel d’offres électronique pour les marchés concurrentiels

Président

Chef de secteur

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvisionnement

Le contrat ne doit pas dépasser 1 million de dollars pour la valeur initiale du marché ou 0,5 million de dollars pour le total de l’ensemble des modifications

R

R

R

R

R

Les contrats ne doivent pas dépasser 2 millions de dollars pour le marché original ou 1 million de dollars pour le total de toutes les modifications

R

R

R

R

aucun

Références :

Guide des approvisionnements Chapitre 3 – Achats de faible valeur;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C4. Services – marchés concurrentiels

Il s’agit du pouvoir de passation des marchés pour faire l’acquisition de services dans le cas où le processus retenu pour la sollicitation des offres permet de s’assurer qu’un nombre raisonnable et représentatif de fournisseurs se voient offrir l’occasion de présenter une telle offre :

Soit

  1. en publiant un avis public d’une manière qui soit conforme avec les pratiques commerciales généralement reconnues ou par un appel d’offres visant le marché proposé;
  2. en invitant au moins trois fournisseurs qualifiés dont le nom figure sur une liste de fournisseurs à présenter une offre à l’égard du marché proposé; lorsqu’au moins deux soumissions valables ont été reçues, la soumission la plus basse ou celle offrant la meilleure valeur selon le titulaire du pouvoir de conclure des marchés a été acceptée.

Soit

  1. en donnant un avis public à cet effet conformément aux pratiques commerciales généralement reconnues;
  2. en invitant au moins trois fournisseurs qualifiés à soumissionner en vue de l’attribution d’un marché, et une seule soumission valable a été reçue et que l’autorité contractante détermine que l’État obtiendra une juste valeur.
Passation de marchés – limites des pouvoirs

Services – marchés concurrentiels

Président

Chef de secteur

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvisionnement

Les contrats ne peuvent pas dépasser 200 000 $ pour le contrat initial ou 100 000 $ pour l’ensemble des modifications.

R

R

R

R

R

Contrats de service dont la valeur totale, y compris l’ensemble des modifications, est de 100 000 $ ou moins avec d’anciens fonctionnaires touchant une pension *

R

R

R

R

R

Les contrats ne doivent pas dépasser 400 000 $ pour le marché original ou 200 000 $ pour le total de toutes les modifications.

R

R

R

R

aucun

* L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour conclure tout marché dont la valeur totale dépasse 100 000 $ avec les anciens fonctionnaires touchant une pension; l’approbation du Conseil du Trésor est requise pour modifier tout contrat dont la valeur totale dépasse 100 000 $ avec les anciens fonctionnaires touchant une pension.

Références :

Guide des approvisionnements Chapitre 3 – Achats de faible valeur;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C5. Services – marchés non concurrentiels

Il s’agit du pouvoir de passation des marchés pour faire l’acquisition de services dans les cas où une offre/proposition est sollicitée d’une source unique ou lorsque les conditions relatives à une demande concurrentielle ne sont pas réunies.

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Services – marchés non concurrentiels

Président

Chef de secteur

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvisionnement

Les contrats ne peuvent pas dépasser 25 000 $ pour le contrat initial et pour l’ensemble des modifications.

R

R

R

R

R

Contrats de service dont la valeur totale, y compris toutes les modifications, est de 25 000 $ ou moins avec les anciens fonctionnaires touchant une pension*

R

R

R

R

R

Contrats dépassant 25 000 $

R

aucun

R

aucun

aucun

* L’approbation du Conseil du Trésor est requise pour conclure tout marché dont la valeur totale dépasse 25 000 $ avec les anciens fonctionnaires touchant une pension; la composante honoraire de tout contrat doit être réduite si la personne est à la retraite depuis moins d’un an et qu’elle reçoit une pension; l’approbation du Conseil du Trésor est requise pour modifier tout contrat dont la valeur totale dépasse 25 000 $.

Références :

Guide des approvisionnements Chapitre 3 – Achats de faible valeur;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C6. Commande subséquente à une offre à commandes ou arrangement en matière d’approvisionnement (y compris les services d’aide temporaire)

Il s’agit du pouvoir de conclure des contrats pour l’acquisition de biens ou de services selon les modalités établies dans l’offre à commandes ou l’arrangement en matière d’approvisionnement.

Une offre à commandes est une offre de la part d’un fournisseur éventuel en vue de fournir des biens, des services ou les deux, au prix et selon les modalités énoncées dans l’offre à commandes. Les offres à commandes sont établies par appel d’offres ou par négociation. Chaque commande subséquente à une offre à commandes fait l’objet d’un contrat distinct.

Un arrangement en matière d’approvisionnement est une méthode d’approvisionnement qu’utilise Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour se procurer des biens et des services. Tout comme les offres à commandes, ce n’est pas un contrat, et aucune des parties n’est légalement liée à la suite de la signature d’un arrangement en matière d’approvisionnement uniquement. Ces arrangements permettent aux ministères clients de lancer un appel d’offres à un groupe de fournisseurs préqualifiés pour des besoins particuliers. Ils permettent aux ministères clients d’inviter des entrepreneurs qui figurent dans un bassin de fournisseurs présélectionnés à soumettre des propositions liées à des besoins précis. Ils se distinguent ainsi des offres à commandes dans lesquelles les ministères clients ne peuvent demander qu’une partie de certains biens ou services, qui sont déjà définis et dont le prix est établi. De nombreux arrangements en matière d’approvisionnement prévoient des prix plafond permettant aux ministères clients de négocier les prix à la baisse, d’après les besoins précis.

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Commande subséquente à une offre à commandes ou à un arrangement en matière d’approvisionnement

Président

Chef de secteur

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvisionnement

Offres à commandes

P

P

P

P

P

Arrangements en matière d’approvisionnement

P

P

P

P

P

Références :

Guide des approvisionnements Chapitre 3 – Achats de faible valeur;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles.

C7. Marchés d’urgence

Il s’agit du pouvoir de passer des marchés en cas d’extrême urgence.

Pour le Conseil du Trésor, une situation d’extrême urgence désigne une situation dans laquelle tout retard dans la prise d’une décision serait contraire à l’intérêt public. Les urgences sont ordinairement inévitables et exigent des mesures immédiates qui empêchent la stricte application de la procédure établie pour les soumissions résultant des appels d’offres. Il peut s’agir d’une situation réelle ou imminente menaçant la vie, un sinistre compromettant la qualité de vie ou susceptible d’entraîner des pertes de vies, ou encore une situation pouvant conduire à des pertes ou des dommages importants pour les biens de l’État.

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Marchés d’urgence

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur régional

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs, agent d’approvision-nement

Le montant total du contrat ne doit pas dépasser 500 000 $

R

R

R

R

R

R

R

Le montant total du contrat ne doit pas dépasser 1 million de dollars

R

R

aucun

aucun

R

aucun

aucun

Nota : Un rapport doit être envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 30 jours suivant l’autorisation ou le début des travaux.

Références :

Ligne directrice sur les ententes contractuelles;
Suite des politiques du Programme des approvisionnements;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

C8. Conditions de nomination des membres de commission

Il s’agit d’un pouvoir conféré dans le seul but de déterminer les conditions de nomination en vue d’obtenir les services de membres d’une commission d’examen nommés ou de médiateurs du Ministère à l’appui de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

Passation de marchés – limites des pouvoirs

Nomination des membres du comité

Président

Détermination des conditions

P

Référence :Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

D – Autres pouvoirs d’exécuter des opérations

Il s’agit du pouvoir de conclure des ententes, des protocoles d’entente (PE), des ententes de prestation de services relatives aux biens immobiliers, etc.

D1. Ententes (PE, ententes interministérielles, ententes de collaboration, ententes sur les revenus)

Il s’agit du pouvoir de conclure et de signer des protocoles d’entente, des ententes de collaboration, des accords relatifs aux revenus lorsque l’Agence fournit des biens ou des services, effectue des paiements ou reçoit de l’argent, ou lorsque les parties conviennent explicitement de collaborer à l’atteinte des objectifs de la politique publique avec d’autres ministères, d’autres ordres de gouvernement, des organisations non gouvernementales, le secteur privé, des universités, ainsi que des particuliers dans le but d’atteindre les objectifs de l’Agence. Ce faisant, l’Agence étend sa propre capacité au-delà du cadre de la fonction publique, en récupérant des fonds de ceux qui bénéficient directement des activités qui se rapportent précisément au mandat de l’Agence, comme il est décrit dans la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012).

Résiliation d’un accord

Dans les cas où l’Agence invoquerait la clause de résiliation pour mettre fin à un accord avant la date de fin du contrat original, il faudrait normalement obtenir l’approbation du fondé de pouvoir qui a fourni le pouvoir d’exécuter l’opération. Il y a lieu de noter que le chef de secteur, à sa discrétion, peut fournir une approbation de résilier un accord au nom du président. En outre, en cas de résiliation, il faudrait normalement demander conseil auprès des Services juridiques.

Enfin, s’il est possible que la résiliation d’un accord génère une publicité négative ou ait d’autres répercussions pour l’Agence ou le gouvernement du Canada, la haute direction et les Communications doivent en être informées à l’avance.

Tous les accords ou tous les protocoles d’entente abordés dans la présente section sont soumis à la Directive sur la budgétisation et le contrôle des engagements au moyen du Système intégré de gestion financière (SAP). Les chefs de secteur peuvent obtenir des conseils auprès de leur conseiller en gestion financière.

Autres pouvoirs d’exécuter des opérations – limites des pouvoirs

Ententes (PE, ententes interministérielles, ententes de collaboration, ententes sur les revenus)

Président

Chef de secteur

DPF

ADPF

Ententes

P

P

P

P

Références :

Loi canadienne sur l’évaluation environnementale (2012);
Ligne directrice en matière de budgétisation et de contrôle des engagements.

D2. Subventions et contributions (signature des accords)

Il s’agit du pouvoir de signer des accords de subventions et de contributions, ainsi que les modifications connexes.

Ce pouvoir ne peut être exercé sauf si le pouvoir d’engager des dépenses (A8) selon l’article 32 de la LGFP pour cette subvention ou cette contribution a déjà été exercé.

Les politiques, les directives et les lignes directrices du Conseil du Trésor et de l’Agence régissant les subventions et les contributions doivent être consultées et respectées.

Résiliation d’un accord

Dans les cas où l’Agence invoquerait la clause de résiliation (dans l’accord de contribution ou de subvention) en vue de mettre fin à un accord avant la date de fin du contrat original, il faudrait normalement obtenir l’approbation du fondé de pouvoir qui a permis l’engagement des dépenses.

En outre, en cas de résiliation d’un accord, il faudrait normalement demander conseil auprès des Services juridiques avant d’informer le titulaire de cette résiliation conformément à la clause de résiliation contenue dans l’accord.

Enfin, s’il est possible que la résiliation d’un accord génère une publicité négative ou ait d’autres répercussions pour l’Agence ou le gouvernement du Canada, la haute direction et les Communications doivent en être informées à l’avance.

Autres pouvoirs d’exécuter des opérations – limites des pouvoirs

Subventions et contributions

Président

Chef de secteur

Directeur général

Directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

DPF

Conventions et modifications

P

P

P

P

P

P

Références :

Politique sur les paiements de transfert du CT;
Directive sur les paiements de transfert du CT;

Ligne directrice de l’Agence en matière de budgétisation et de contrôle des engagements.

D3. Ententes de prestation de services relatives aux biens immobiliers

Il s’agit du pouvoir de conclure des ententes de prestation de services relativement aux biens immobiliers, comme les conventions particulières de services (CPS), les demandes de services directs aux locataires avec les fournisseurs de services de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et les énoncés des besoins du locataire.

Une CPS est un accord de financement entre l’Agence et SPAC où l’Agence paiera SPAC afin d’entreprendre un projet pour le compte de l’Agence (souvent des services de biens immobiliers ou d’ingénierie de projets). Une « CPS » est l’entente écrite entre l’Agence (le « client ») et SPAC, qui définit la portée et les modalités d’un projet, ainsi que les travaux à effectuer et les détails concernant la facturation ou le paiement; en bref, il s’agit de l’approbation par le client (l’Agence) du pouvoir financier pour le projet.

Seuls certains postes fonctionnels au sein de l’Agence ont le pouvoir de négocier et d’approuver une « CPS » avec SPAC. SPAC utilise un formulaire, généralement appelé « CPS », pour obtenir de l’Agence l’approbation financière de démarrer le projet. Ce formulaire est disponible en ligne à PWGSC-TPSGC 5031-v2.

Une demande de services directs aux locataires est une entente écrite entre un ministère client occupant des locaux dans un immeuble géré par SPAC et le fournisseur de services de SPAC concernant la prestation de certains services immobiliers selon les modalités énoncées dans le contrat entre SPAC et le fournisseur.

L’énoncé des besoins du locataire est une entente écrite entre un ministère client et SPAC présentant les besoins du ministère en matière de locaux lorsque SPAC acquiert de nouveaux locaux ou des locaux supplémentaires au nom d’un ministère locataire.

Autres pouvoirs d’exécuter des opérations – limites des pouvoirs

Biens immobiliers

Président

DPF

ADPF

Gestionnaire,

Services administratifs

Ententes de service

P

P

P

P

Références :

Politique sur les services du CT;
Ligne directrice sur les ententes de services – Synthèse du CT;
Guide des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux;
Ligne directrice sur les ententes contractuelles du CT.

D4. Accord d’occupation

Il s’agit du pouvoir de conclure des accords d’occupation.

Un accord d’occupation est une entente écrite entre la Direction générale des biens immobiliers de SPAC et un ministère locataire qui définit la superficie et le type de locaux occupés par un locataire dans un immeuble géré par SPAC, y compris le coût de la location. L’accord d’occupation détermine également les responsabilités en matière de financement de SPAC et de l’Agence. Lorsque l’Agence a des responsabilités en matière de financement (p. ex. les dispositions relatives aux remboursements, les services supplémentaires), l’accord d’occupation fait office d’entente utilisée pour la facturation ou le paiement.

Autres pouvoirs d’exécuter des opérations – limites des pouvoirs

Accord d’occupation

Président

DPF

Ententes d’occupation

P

P

Références :

Politique sur la gestion des biens immobiliers du CT;
Guide de la gestion des biens immobiliers.

2. Pouvoirs financiers

Les pouvoirs financiers comprennent ceux prévus à l’article 34 de la LGFP (pouvoirs d’attestation) et à l’article 33 de la LGFP (pouvoirs de payer).

E – Attestation selon l’article 34 de la LGFP

Le paragraphe 34(1) de la LGFP prévoit ce qui suit :

Tout paiement d’un secteur de l’administration publique fédérale est subordonné à la remise des pièces justificatives et à une attestation de l’adjoint ou du délégué du ministre compétent selon laquelle :

  1. a) en cas de fournitures, de services ou de travaux :
    1. d’une part, les fournitures ont été livrées, les services rendus ou les travaux exécutés, d’autre part, le prix demandé est conforme au marché ou, à défaut, est raisonnable;
    2. tout paiement anticipé est conforme au marché;
    3. si le paiement est à effectuer antérieurement à la détermination de l’admissibilité selon les règles et méthodes prévues au paragraphe (2), la demande de paiement est raisonnable;
  2. b) en tout autre cas, le bénéficiaire est admissible au paiement.

Le paragraphe 34(2) de la LGFP prévoit ce qui suit :

Le Conseil du Trésor peut établir les règles et méthodes à suivre concernant l’attestation et la détermination de l’admissibilité visées au paragraphe (1).

Les personnes détenant des pouvoirs délégués NE PEUVENT exercer :

  1. un pouvoir d’attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  2. un pouvoir de dépenser, un pouvoir d’attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut toucher des avantages directs ou indirects (p. ex. si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne).
Pouvoirs financiers – limite des pouvoirs

Article 34 de la LGFP

Président

Chef de secteur

Directeur général, directeur régional, directeur, directeur principal

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

DPF

ADPF

CPFP – Conseiller à la vérification de la paye

Toutes les opérations pour le secteur de responsabilité visé, à l’exception des opérations énumérées ci-dessous

P

P

P

P

P

P

aucun

Les paiements faits au président ou aux subordonnés directs du président (N2) ou les dépenses engagées pour eux

aucun

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

Paiements consolidés (cartes d’achat et de voyage)

P

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

Paiements d’urgence

P

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

Opérations de petite caisse

P

aucun

aucun

aucun

P

P

aucun

Opérations de paye particulières sous la responsabilité Centre des services de paye de la fonction publique*

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

aucun

R

* Centre des services de paye de la fonction publique : une délégation appropriée des pouvoirs prévus à l’article 34 de la LGFP a été accordée au Centre des services de paye de la fonction publique au moyen du formulaire de délégation officielle ci-dessous, signé par le sous-ministre d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC).

Public Service Pay Centre: Delegation of FAA s.34 Verification Document. An image of the original signed document.

Références :

Directive sur les paiements;
Loi sur la gestion des finances publiques.

F – Pouvoir de payer en vertu de l’article 33 de la LGFP

Il s’agit du pouvoir de présenter des demandes de paiement en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

L’article 33 de la LGFP doit être exercé selon le tableau des risques et au moyen des listes de contrôle de vérification des comptes de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale (ACEE). Seuls le président, le ou la DPF et l’ADPF peuvent autoriser les fiches de spécimen de signature pour les employés qui occupent des postes assortis des pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Il est interdit de demander des paiements dans les cas où ils entraîneraient :

  1. a) une imputation irrégulière sur un crédit;
  2. b) une dépense supérieure à un crédit;
  3. c) une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution des autres engagements.
Pouvoirs financiers – limite des pouvoirs

Article 33 de la LGFP

Président

DPF

ADPF

Agent financier, agent financier d’ECCC

Demandes de paiement

P

P

P

P

Remarques :

Le pouvoir d’attestation (article 34 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP) ne doivent pas être exercés par la même personne pour le même paiement.

Le pouvoir de payer ne peut être exercé par une personne qui en profitera directement ou indirectement (p. ex. si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de payer, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne).

Il incombe au ou à la DPF de s’assurer que le pouvoir de payer, en vertu de l’article 33 de la LGFP, est exercé de manière efficace et rentable.

Références :

Directive sur les paiements;
Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Autres pouvoirs

G – Autres pouvoirs
G1. Radiation de créances

Il s’agit du pouvoir de radier des créances.

Les créances dues à l’État peuvent être supprimées des comptes de l’Agence par voie de renonciation, de remise ou de radiation.

La radiation d’une dette est une mesure comptable qui s’applique principalement aux dettes irrécouvrables. Elle n’annule pas la dette, ne libère pas le débiteur de l’obligation de payer et n’enlève pas à la Couronne le droit de prendre de futures mesures de recouvrement. Consultez également le Règlement sur la radiation des créances.

Ce pouvoir se limite à la radiation des créances.

Autres pouvoirs – limite des pouvoirs

Radiation de créances

Président

DPF

Créance ne dépassant pas 1 000 $

R

R

La créance dépassant 1 000 $ avec la recommandation du Comité d’examen de la radiation des créances.

R

R

Nota : La radiation d’une créance dépassant 1 000 $ doit être examinée et validée par le Comité d’examen de la radiation des créances.

Références :

Mandat du Comité de radiation des créances de l’ACEE;
Guide de gestion des comptes débiteurs de l’Agence;
Règlement sur la radiation de créances;
Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT;
Règlement sur les intérêts et les frais administratifs.

G2. Renonciation aux intérêts ou aux frais administratifs ou réduction de ceux-ci

Il s’agit du pouvoir de renoncer aux intérêts ou aux frais administratifs ou de réduire ceux-ci.

Conformément au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs concernant l’intérêt sur les comptes en souffrance et les frais administratifs pour les effets refusés, un agent délégataire peut annuler ou réduire l’intérêt en vertu des articles 9 et 12 du Règlement sur une base individuelle ou de classe.

Autres pouvoirs – limite des pouvoirs

Renonciation aux intérêts ou aux frais administratifs ou réduction de ceux-ci

Président

DPF

Annulation ou réduction des frais

R

R

Références :

Règlement sur les intérêts et les frais administratifs;
Guide de gestion des comptes débiteurs de l’Agence;
Règlement sur la radiation de créances;
Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs du CT.

G3. Déduction et compensation (article 155 de la LGFP)

Il s’agit du pouvoir d’approuver les mesures visant à recouvrer une créance par compensation.

Lorsqu’un débiteur défaillant n’est pas prêt à prendre des dispositions volontaires pour rembourser sa dette, des mesures peuvent être prises pour recouvrer les créances par compensation. Les pouvoirs liés au recouvrement par compensation en vertu du paragraphe 155(1) de la LGFP autorisent le ministre responsable à recouvrer un montant dû à l’État et à retenir ce montant par compensation ou déduction de toute somme due et payable par l’État au débiteur. Cette disposition s’applique dans les cas où aucun pouvoir précis n’existe en vertu d’une loi ou d’un règlement pour permettre une compensation ou un recouvrement (p. ex. le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l’assurance-emploi contiennent des dispositions réglementaires précises).

De plus, l’article 38 de la LGFP prévoit le recouvrement des avances comptables ou de toute portion qui n’est pas remboursée ou comptabilisée dans les 30 jours suivant la fin de l’exercice financier.

Le paragraphe 155(4) de la LGFP stipule que la retenue d’argent prévue au paragraphe 155(1) de la LGFP ne peut être effectuée sans l’assentiment du ministre sous la responsabilité duquel le paiement serait normalement fait. En vertu du paragraphe 24(2) de la Loi d’interprétation, le refus ou l’acceptation de recourir au recouvrement par compensation pourrait être exercé au nom du ministre par le président ou la personne responsable du programme qui occupe le poste supérieur.

L’exigence de consentir du ministre débiteur ne s’applique pas aux compensations pour recouvrer les paiements en trop de salaires, de traitements et d’indemnités liés à l’emploi en vertu du paragraphe 155(3).

Autres pouvoirs – limite des pouvoirs

Déduction et compensation (article 155 de la LGFP)

Président

DPF

Déduction et compensation

R

R

Référence : Loi sur la gestion des finances publiques.

G4. Radiation et élimination de matériel

Il s’agit du pouvoir d’engager et d’approuver la radiation de biens matériels perdus en raison d’incendie, de vol, d’accident ou de disparition après une prise d’inventaire.

La radiation doit être réalisée conformément aux politiques et aux procédures de l’Agence et du CT, et conformément à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne.

Ce pouvoir ne s’applique pas aux biens immobiliers.

Autres pouvoirs – limite des pouvoirs

Radiation et élimination de matériel

Président

DPF

ADPF

DPI

Gestionnaire,

Services administratifs

Toutes les catégories de matériel non précisées ci-dessous

R

R

R

aucun

aucun

Ordinateurs et équipement de GI-TI

R

R

R

R

aucun

Matériel de bureau

R

R

R

aucun

R

Remarque: Les limites des pouvoirs pour la radiation du matériel sont fondées sur la valeur comptable nette (VCN) au moment de la radiation et non sur le coût des biens.

Référence : Loi sur les biens de surplus de la Couronne.

G5. Aliénation de biens excédentaires

Il s’agit du pouvoir d’engager et d’approuver l’aliénation de biens excédentaires.

L’aliénation doit être réalisée conformément aux politiques et aux procédures de l’Agence sur l’aliénation du matériel, et conformément à la Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du CT.

Ce pouvoir ne s’applique pas aux biens immobiliers.

Autres pouvoirs – limite des pouvoirs

Aliénation de biens excédentaires

Président

DPF

ADPF

DPI

Gestionnaire,

Services administratifs

Toutes les catégories d’actifs excédentaires non précisées ci-dessous

R

R

R

aucun

aucun

Ordinateurs et accessoires de GI-TI

R

R

R

R

aucun

Mobilier de bureau

R

R

R

aucun

R

Référence : Directive sur l’aliénation du matériel en surplus du CT.

Annexe A

Diagramme de la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Annexe B

Pouvoir de signature du registre de spécimens de signature

Postes opérationnels – Structure organisationnelle

Niveau

Poste

Qui peut signer?

N1

Président

Ministre

N2

Chef de secteur

N1

N3

a. Directeur général

N1, N2

N3

b. Directeur régional

N1, N2

N3

c. Directeur, directeur principal

N1, N2

N4

Gestionnaire, chef de cabinet, adjoint de direction du vice-président

N1, N2, N3

N5

Adjoint administratif

N1, N2, N3, N4

Postes fonctionnels

Niveau

Poste

Qui peut signer?

N6

Dirigeant principal des finances

N1

N7

Adjoint au dirigeant principal des finances

N1, N6

N8

Directeur, Ressources humaines

N1

N9

Dirigeant principal de l’information

N2

N10

Directeur, Communications

N2

N11

Gestionnaire, Services administratifs

N1, N6, N7

N12

Agent d’approvisionnement

N1, N6, N7

N13

Agent financier, agent financier d’ECCC*

N1, N6, N7

N14

CPFP - Conseiller à la vérification de la paye*

N1, N6, N7

N15

Agent des services administratifs

N1, N6, N7

* Les approbations sont effectuées pour le compte de l’Agence par d’autres ministères.

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