Procédures à suivre pour le changement de nom ou de date de naissance Renseignements pour les institutions financières

Si vous avez un dossier individuel rejeté de CELI d'un particulier provenant de l'ARC qui indique :

• Le code 11 - Le format de la date de naissance du titulaire n'est pas valide
• Le code 37 - Le nom de famille du titulaire ne correspond pas avec les données de l'ARC.
• Le code 72 - La date de naissance du titulaire du compte ne concorde pas avec les données de l'ARC.

Vérifiez auprès de votre client pour confirmer qu'il vous a fourni des renseignements exacts et ils correspondent à ceux qu'il a envoyé à l'ARC. Si vous communiquez avec votre client et qu'il confirme que la date de naissance et le nom de famille qui figurent sur le dossier envoyé sont exacts, demandez à votre client de téléphoner au service des demandes de renseignements sur l'impôt des particuliers de l'ARC au numéro suivant :

1-800-959-7383 (bilingue) ou 1-800-959-8281 (anglais)

La personne devra s'identifier à l'agent des demandes de renseignements et indiquer qu'elle appelle au sujet de son CELI et que son institution financière lui a demandé d'appeler à ce numéro pour confirmer ou mettre à jour sa date de naissance ou son nom de famille auprès de l'Agence.

Remarque : Il est important que la personne précise à l'agent de l'ARC que son appel concerne le fait qu'il est titulaire d'un CELI.

Confidentialité et représentant légal

Dans tous les cas, en raison des directives de confidentialité très strictes, seuls les particuliers eux-mêmes doivent communiquer avec l'ARC pour vérifier du demander des changements liés aux renseignements personnels. La seule exception serait un représentant légal qui aurait été particulièrement autorisé à traiter avec l'ARC au nom de la personne. Si toute autre personne, tel un conjoint, un enfant, ou un parent ou autre, essaie de communiquer avec l'ARC au nom du particulier, les renseignements personnels ne seront ni confirmés ni mis à jour.

Date de naissance (DDN)

La date de naissance indiquée dans la base de données de l'ARC correspond à la date de naissance qui nous a été transmise dans le Registre d'assurance sociale (RAS) par Service Canada.

Renseignements contradictoires

Si la DDN fournie par la personne ne correspond pas à celle indiquée sur le RAS, la personne doit fournir un original ou une copie certifiée de l'un des documents suivants :

• un certificat de naissance canadien émis par la Direction des statistiques de l'état civil de la province ou du territoire de naissance;
• un passeport canadien valide;
• un certificat de citoyenneté canadienne (carte pour le portefeuille);
• une Fiche d'immigration Canada, comme une carte de résident permanent (aussi connue sous le nom de carte feuille d'identifié nationale pour les immigrants), une confirmation de résidence permanente (formulaire IMM 1442) ou un document certifié semblable sur lequel est indiquée la date de naissance.

La personne doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l'ARC. La copie originale lui sera retournée. L'agent des demandes de renseignements de l'ARC lui expliquera la procédure à suivre.

Changement de nom

Changement de prénom et ou de nom de famille

Un changement de nom peut être effectué par un agent des demandes de renseignements de l'ARC sauf si un changement de l'autre nom a été fait (c.-à-d. le contribuable a déjà changé son prénom et demande maintenant de faire changer son nom de famille). Si c'est le cas, il sera nécessaire de fournir des documents. La seule exception est lorsqu'une personne souhaite reprendre son nom de jeune fille.

Changement de nom complet

Dans le cas d'un changement de nom complet, une demande signée doit être accompagnée de l'un des documents suivants :

• un certificat de changement de nom de la part d'un bureau de l'état civil provincial ou territorial;
• un ordre de la cour émis en vertu d'une loi sur un changement de nom.

La personne doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l'ARC. La copie originale lui sera retournée. L'agent des demandes de renseignements de l'ARC lui expliquera la procédure à suivre.

Nom de jeune fille

Lorsqu'une personne veut reprendre son nom de jeune fille et que ce nom était dans nos dossiers auparavant, elle n'a pas besoin d'envoyer de documents. L'agent des demandes de renseignements de l'ARC peut procéder aux changements par téléphone.

Lorsqu'un nom de jeune fille ne peut pas être vérifié dans le système de l'ARC, une demande signée doit être envoyée accompagnée d'un original ou d'une copie certifiée de l'un des documents suivants :

• un certificat de naissance canadien émis par le bureau de l'état civil de la province ou du territoire de naissance;
• un passeport canadien valide;
• un certificat de citoyenneté canadienne (carte pour le portefeuille);
• une Fiche d'immigration Canada, comme une carte de résident permanent (aussi connue sous le nom de carte d'identité nationale pour les immigrants),une confirmation de résidence permanente (formulaire IMM 1442) ou un document certifié semblable sur lequel est indiquée la date de naissance.

La personne doit envoyer la demande à son centre fiscal régional de l'ARC. La copie originale lui sera retournée. L'agent des demandes de renseignements lui expliquera la procédure à suivre.

Corriger une erreur d'orthographe dans le nom de famille et/ou le prénom

S'il est évident qu'il y a une erreur d'orthographe dans le nom ou si le nom et le nom de famille ont été inversés, l'agent des demandes de renseignements de l'ARC peut procéder à la correction par téléphone.

Si la correction demandée ne correspond pas aux renseignements dans les dossiers de l'ARC, l'agent des demandes de renseignements de l'ARC peut quand même effectuer le changement; cependant, le contribuable sera avisé qu'il doit faire modifier son fichier dans le Registre d'assurance sociale en procédant comme si c'était un changement de nom. L'agent des demandes de renseignements lui expliquera la procédure à suivre.

Copie d'un document certifié

Voici la liste des représentants qui sont habilités à certifier la copie d'un document original :

• médecin ou l'équivalent;
• juge ou magistrat;
• officier de police (municipale, provinciale ou GRC);
• avocat (membre d'une association d'avocats provinciale);
• maire;
• ministre d'une religion autorisé, par la loi provinciale, à célébrer des mariages;
• notaire;
• comptable professionnel (membre d'une association de APC, de CA, de CGA, de CMA ou d'ABI);
• ingénieur professionnel (P. Eng., Ing au Québec);
• membre du Parlement ou d'une législature provinciale.

Conséquences des dossiers rejetés sur MDE

Si le titulaire d'un CELI communique avec l'ARC et que ses renseignements personnels ont été mis à jour dans notre système afin qu'ils correspondent aux données fournies dans le dossier individuel CELI, des mesures internes seront prises par la suite afin d'accepter le dossier tel qu'il a été soumis à l'origine.

Ce faisant, ce dossier pourra être enlevé de la liste des dossiers rejetés et téléchargé depuis Mon dossier d'entreprise. Si certains dossiers n'ont pas été retirés de la liste des dossiers rejetés à la suite de ce processus et que les émetteurs croient qu'ils devraient l'être, vous pouvez essayer de soumettre le dossier à nouveau. Si les contradictions persistent, les employés de l'Unité de traitement des CELI pourront vous aider ou intervenir s'il y a lieu.