Aide pour autoriser ou gérer les représentants et voir les transactions
Autoriser les représentants
Gérer les représentants autorisés
Voir les transactions du représentant
Autoriser les représentants
1. Qui peut être un représentant?
Un représentant peut être un particulier, un employé, une firme (ou un de ses employés) ou un groupe de particuliers.
Pour qu'un particulier, un employé ou un employé d'une firme puisse être un représentant, il doit avoir un identificateur du représentant (ID Rep). Pour obtenir un ID Rep, il doit s'inscrire au service « Représenter un client » à partir du site Web de l'ARC.
S'il s'agit d'une firme (p. ex. un fournisseur de services fiscaux), elle devra utiliser son numéro d'entreprise lorsqu'elle s'inscrira au service « Représenter un client » à partir du site Web de l'ARC. En autorisant une firme à être votre représentant, vous permettez aussi à tous ses employés d'accéder à vos comptes d'entreprise.
S'il s'agit d'un groupe de particuliers, il doit avoir un identificateur du groupe (ID Groupe). Pour obtenir un ID Groupe, ces particuliers devront s'inscrire au service « Représenter un client » à partir du site Web de l'ARC.2. Comment autoriser un représentant?
Avant de pouvoir autoriser un particulier, une firme ou un groupe de particuliers à vous représenter, vous devez avoir son ID Rep (identificateur du représentant), son numéro d'entreprise ou son ID Groupe (identificateur du groupe).
Rendez-vous sur la page « Autoriser ou gérer les représentants », sélectionnez « Autoriser un représentant » et suivez les étapes 1 à 3.3. Quels sont les niveaux d'autorisation pouvant être accordés aux représentants?
Le niveau 1 permet à l'ARC de divulguer au représentant de l'information sur les comptes d'entreprise. Elle peut le faire en personne, par téléphone ou par écrit. Elle peut aussi le faire en ligne, à partir de « Représenter un client » sur la page principale de son site Web.
À ce niveau, le représentant pourra, notamment :
- Voir la correspondance;
- Voir le solde du compte;
- Voir l'adresse de l'entreprise.
Le niveau 2 permet à l'ARC de divulguer au représentant de l'information sur les comptes d'entreprise. Il permet aussi à l'ARC d'accepter ou de faire des modifications aux comptes à la demande du représentant. Elle peut le faire en personne, par téléphone, par écrit ou à partir de « Représenter un client » sur la page principale de son site Web.
À ce niveau, le représentant pourra, notamment :
- Produire une déclaration
- Faire des demandes en ligne
- Demander des décisions en matière de RPC/AE
- Enregistrer un avis de différend officiel (appel, avis d'opposition)
Le niveau 3 permet à l'ARC de divulguer au représentant autorisé des renseignements sur les comptes d'entreprise. Il permet aussi à l'ARC d'accepter ou de faire des modifications aux comptes à la demande du représentant, ainsi que de donner à ce dernier le pouvoir de signature à l'égard du formulaire RC59, Formulaire de consentement de l'entreprise, et d'autres formulaires ou documents exigeant une signature. Le niveau 3 donne au représentant des pouvoirs délégués, et ce dernier doit avoir son propre ID Rep.
À ce niveau, le représentant pourra, notamment :
- Produire une déclaration
- Faire des demandes en ligne
- Demander des décisions en matière de RPC/AE
- Enregistrer un avis de différend officiel (appels, avis d'opposition)
- Donner une autorisation d'accès ainsi que modifier ou annuler l'accès d'un représentant (y compris celui d'un représentant ayant des pouvoirs délégués) au moyen du service Mon dossier d'entreprise.
Le représentant ayant des pouvoirs délégués doit avoir accès aux comptes appropriés afin de pouvoir ajouter des représentants ainsi que modifier ou annuler une autorisation ou l'accès d'un représentant :
- S'il a accès à « Tous les comptes », il peut ajouter, modifier ou annuler une autorisation ou un représentant.
- S'il a accès à un « Programme » en particulier et à tous les comptes qui y sont rattachés (p. ex. le programme Retenue sur la paie (RP) et les comptes RP0001, RP0002), il peut ajouter ou modifier les autorisations et l'accès des représentants associés à ce programme. Il peut annuler l'accès d'un représentant uniquement si ce dernier a seulement accès à ce programme.
- S'il a accès à un « Compte » en particulier (p. ex. le compte TPS/TVH (RT) RT0001), il peut ajouter et modifier des autorisations et l'accès des représentants associés à ce compte. Il peut annuler l'accès d'un représentant uniquement si ce dernier a seulement accès à ce compte.
4. À quels comptes un représentant autorisé a‑t-il accès en ligne?
Il peut avoir accès en ligne aux comptes suivants :
- RT – TPS/TVH
- RP – Retenues sur la paie
- RC – Sociétés
- RD – Droits d'accise
- RE – Taxe d'accise
- RN – Taxe d'accise sur les primes d'assurance
- RG – Droit pour la sécurité des passagers du transport aérien
- SL – Droits d'exportation de produits de bois d'œuvre
Le représentant peut avoir les accès suivants :
- L'accès à « Tous les comptes » vise tous les comptes rattachés au numéro d'entreprise, p. ex. les comptes RP0001, RP0002, RT0001 ou RC0001. Si vous choisissez de lui donner accès à « Tous les comptes », vous ne pourrez pas sélectionner un programme pour le même numéro d'entreprise, puisque cet accès s'applique à tous les programmes auxquels il est rattaché.
- L'accès à « Programme » vise un programme en particulier et tous les comptes qui y sont rattachés, p. ex. le programme Retenues sur la paie (RP) et les comptes RP0001 et RP0002.
- L'accès à « Compte » vise un compte en particulier, p. ex. le compte de TPS/TVH (RT) RT0004.
5. Comment autoriser un représentant pour une période de temps déterminée?
L'autorisation commence le jour où vous entrez les renseignements sur la page « Autoriser un représentant ». Pour limiter la durée de l'autorisation, vous devrez indiquer la date d'expiration voulue selon le format jour‑mois‑année. Si vous n'inscrivez pas de date d'expiration, l'autorisation sera valide jusqu'à ce qu'une date d'expiration soit entrée ou que l'autorisation soit annulée.
Gérer les représentants autorisés
1. Comment permettre à un représentant autorisé d'accéder à plus de comptes?
Rendez-vous à la page « Autoriser ou gérer les représentants » et sélectionnez « Voir détails » sous le nom du représentant visé. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter une autorisation », en bas de la page « Voir détails », puis suivez les étapes.
Notez que, si la nouvelle autorisation est incompatible avec l'autorisation actuelle, vous obtiendrez un message d'erreur. Vous pourriez devoir annuler l'autorisation actuelle et demander une nouvelle autorisation pour inclure tous les comptes auxquels vous aimeriez que le représentant ait accès. Si vous êtes un représentant ayant des pouvoirs délégués, vous pourriez ne pas avoir l'autorité d‘ajouter une autorisation d'accès.2. Comment afficher la date d'entrée en vigueur et d'expiration d'une autorisation?
La date d'entrée en vigueur d'une autorisation est la date où les renseignements ont été entrés. Vous ne pouvez pas modifier cette date et vous ne pourrez pas la voir à partir de Mon dossier d'entreprise.
Pour connaître la date d'entrée en vigueur de l'autorisation d'un représentant, communiquez avec votre bureau des services fiscaux. Si vous accordez l'autorisation en ligne, le représentant aura accès à toutes les années d'imposition, peu importe la date d'entrée en vigueur de son autorisation.
Pour connaître la date d'expiration d'une autorisation, rendez‑vous à la page « Autoriser ou gérer les représentants » et sélectionnez « Voir détails » sous le nom du représentant visé.3. Comment annuler un représentant ou une autorisation?
Rendez‑vous à la page « Autoriser ou gérer les représentants » et sélectionnez « Voir détails » sous le nom du représentant visé. Vous verrez alors la liste de tous programmes et de toutes les années d'imposition, ainsi que le niveau d'autorisation et la date d'expiration de l'autorisation du représentant.
Pour annuler l'accès d'un représentant à un compte en particulier, sélectionnez « Annuler l'autorisation » sous le compte en question et suivez les étapes jusqu'à ce que l'annulation soit faite.
Pour annuler l'accès d'un représentant à tous les comptes auxquels il est associé, sélectionnez le bouton « Annuler le représentant », dans le coin inférieur droit de la page « Voir détails », et suivez les étapes jusqu'à ce que l'annulation soit faite.
Notez que, si vous êtes un représentant ayant des pouvoirs délégués, il est possible que vous n'ayez pas l'autorité d'annuler une autorisation ou un représentant.
4. Comment remplacer un représentant ayant des pouvoirs délégués?
Rendez‑vous à la page « Autoriser ou gérer les représentants » et sélectionnez « Remplacer le représentant ayant des pouvoirs délégués » au milieu de la page ou sur le menu de gauche.
Seul un représentant ayant des pouvoirs délégués qui a accès à « Tous les comptes » peut faire ce changement. Une fois que vous aurez sélectionné « J'accepte », à l'étape 2, vous n'aurez plus accès aux comptes en tant que représentant ayant des pouvoirs délégués.
Voir les transactions du représentant
1. Qu'est-ce que les transactions du représentant?
Les transactions du représentant sont des transactions exécutées dans le site Web Mon dossier d'entreprise, effectuées par votre ou vos représentants autorisés, relativement à un ou plusieurs comptes relevant de leur autorité. Les transactions en ligne sont affichées lorsqu'un représentant autorisé a visionné ou a apporté des changements aux renseignements du compte.
Parmi les transactions du représentant, on compte les suivantes sans toutefois se limiter à celles-ci:
- produire une déclaration
- afficher les renseignements bancaires
- afficher ou modifier le nom commercial
- présenter des demandes en direct
- autoriser ou gérer les renseignements sur le représentant
2. Comment voir les transactions du représentant
Sélectionnez le lien « Voir les transactions du représentant » dans la page « Autoriser ou gérer les représentants ». Cette page affiche une liste de tous les représentants autorisés de votre entreprise dont l'autorisation en ligne est active ou expirée.
Si vous êtes un propriétaire d'entreprise, ou le représentant ayant des pouvoirs délégués autorisé à accéder à « tous les comptes », sélectionnez le lien « Voir les détails des transactions » afin d'afficher les transactions en ligne effectuées par le représentant autorisé.
Si vous êtes un représentant ayant des pouvoirs délégués autorisé à accéder à un ou à plusieurs comptes en particulier, sélectionnez le lien « Voir les détails des transactions » et un nouvel écran affichant une liste des comptes qui relèvent de votre propre autorisation pourrait apparaître. Vous pouvez maintenant sélectionner « Voir les détails des transactions », afin d'afficher les transactions en ligne effectuées sur ces comptes par le représentant autorisé sélectionné.
3. Comment modifier la période d'extraction
L'affichage de toutes les transactions en ligne est réglé par défaut à « 7 derniers jours ». On peut modifier ce paramètre afin de sélectionner les transactions en ligne qui ont été effectuées au cours des « 30 derniers jours », des « 180 derniers jours », des « 365 derniers jours » ou encore, « Toutes les transactions ». La sélection « Toutes les transactions » permettra seulement d'afficher les transactions pour lesquelles le représentant autorisé a ajouté ou changé des renseignements sur le compte et qu'il a confirmées en sélectionnant « J'accepte ».