Rapport d'étape sur le Plan d'action sur l'AIPRP - décembre 2025
Introduction
Depuis le lancement de son Plan d’action sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), Bibliothèques et Archives Canada (BAC) a fait des progrès constants dans la modernisation de ses opérations en matière d’AIPRP. Des ressources temporaires et des initiatives ciblées ont permis à BAC de stabiliser ses opérations et de répondre aux priorités clés à court et moyen terme. Cependant, sans un cadre de financement prévisible et permanent, l’efficacité à long terme de ces réformes demeure compromise. L’investissement durable est essentiel pour permettre à BAC de s’attaquer pleinement à son arriéré, de moderniser son infrastructure numérique et de répondre aux attentes des Canadiens et des Canadiennes cherchant un accès rapide aux documents gouvernementaux.
Au cours des deux dernières années, BAC a mis en œuvre des changements importants à ses politiques et procédures, lesquels auront une incidence durable sur la gestion et la prestation des services d’AIPRP au sein de l’institution. Ces améliorations à long terme, accompagnées d’une transparence accrue et d’une collaboration renforcée avec des partenaires internes et externes, représentent des étapes importantes vers une transformation durable.
Ces réalisations sont significatives; toutefois, la demande pour l’accès à l’information continue de croître chaque année. L’augmentation du volume et de la complexité des demandes, combinée à la nature archivistique unique des collections de BAC, exerce une pression constante sur la capacité de l’institution à traiter les demandes d’AIPRP.
À l’approche de 2026, les efforts passeront du redressement à la stabilisation, en veillant à consolider les changements structurels récents. BAC œuvrera aussi à sécuriser des ressources stables pour soutenir la fonction d’AIPRP et lui permettre de maintenir l’ouverture, la responsabilité ainsi que la confiance dans la gestion de l’information gouvernementale et l’accès à celle-ci.
Partie 1 : Redressement de la situation
Réduire l'arriéré de demandes
Comme démontré dans le tableau suivant, BAC a réalisé d’importants progrès pour éliminer son arriéré de demandes, avec une réduction de 15 % au cours du premier semestre de l’exercice 2025-2026. À la même période l’an dernier, BAC comptait 8 645 demandes en retard, comparativement à 4 806 actuellement. Cela représente une réduction globale de 44 % de l’arriéré.
| Type de documents | En retard au 1er avril 2025 | Demandes reçues entre le 1er avril et le 30 septembre 2025 | Demandes traitées au 30 septembre 2025 | Demandes en retard au 30 septembre 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Dossiers d’anciens membres des Forces armées canadiennes et d’anciens fonctionnaires | 3 435 | 3 467 | 4 599 | 2 488 |
| Documents d'archives du gouvernement du Canada | 2 224 | 1 243 | 1 144 | 2 315 |
| Documents opérationnels de BAC | 0 | 33 | 39 | 3 |
| TOTAL | 5 659 | 4 743 | 5 782 | 4 806 |
BAC a également maintenu ses efforts pour répondre en temps opportun aux nouvelles demandes reçues. Pour l’exercice en cours, BAC a jusqu’à présent traité 79 % des demandes dans les délais prévus par la loi, l’objectif étant de traiter 80 % des demandes.
| Réponses aux nouvelles demandes du 1er avril au 30 septembre 2025 | Nombre de demandes |
|---|---|
| Dans les délais prévus par la loi | 1 544 |
| Après les délais prévus par la loi | 412 |
Réduire l’arriéré de plaintes
BAC continue de traiter activement les plaintes reçues du Commissariat à l’information, répondant aux enquêtes de manière rapide et transparente. L’institution demeure centrée sur le traitement efficace des plaintes en attente tout en assurant le respect des obligations législatives et l’exercice équitable du pouvoir discrétionnaire. Les efforts en cours incluent également une collaboration continue avec d’autres institutions du gouvernement du Canada pour améliorer la coordination et la priorisation des consultations. Depuis le 1er avril 2025, BAC a reçu 54 nouvelles plaintes et a répondu à 49 d’entre elles.
| Plaintes actives au 1er avril 2025 | 122 |
|---|---|
| Plaintes actives au 30 septembre 2025 | 127 |
Partie 2 – Examen et améliorations internes
Renouveler nos politiques et processus
Réduire les consultations avec d’autres ministères
BAC continue de renforcer et de moderniser ses pratiques de consultation avec d’autres institutions fédérales. Les efforts récents ont porté sur cinq domaines clés : réaliser une analyse contextuelle détaillée avant de lancer les consultations, fournir des documents de référence pertinents et des questions ciblées, établir des délais clairs et raisonnables pour les réponses, assurer un suivi rigoureux de ces délais et prendre les mesures appropriées lorsque les délais sont dépassés. Ces mesures forment ensemble l’épine dorsale de la stratégie de BAC visant à réduire les délais de consultation et à améliorer la qualité et la rapidité des réponses en matière d’AIPRP.
L’équipe des Recherches archivistiques contribue de manière déterminante à ces progrès. Elle joue un rôle clé dans l’analyse des archives dans leur contexte historique avant d’initier la consultation. Au cours du premier semestre de l’exercice 2025-2026, l’équipe des Recherches archivistiques a produit 247 rapports de recherche, comparativement à 221 rapports durant l’exercice 2024-2025 au complet. Ce travail a non seulement permis de réduire considérablement le volume de consultations requises, mais il a également transformé la nature des consultations. Lorsqu’une consultation avec un autre ministère demeure nécessaire, la demande porte désormais sur des éléments spécifiques et bien définis d’un dossier relevant de l’expertise de l’institution consultée, plutôt que sur le document complet. Cette approche ciblée, bien accueillie par les ministères partenaires, réduit leur charge de travail et accélère le processus global de consultation.
Ces développements ont également redéfini le rôle de BAC au sein du système d’AIPRP à l’échelle du gouvernement. Avec le soutien de l’équipe des Recherches archivistiques, BAC peut maintenant offrir un niveau d’expertise archivistique et historique qui n’était pas disponible à l’interne auparavant. Cela renforce la capacité de BAC à prendre des décisions bien informées de façon indépendante et réduit le besoin de solliciter des avis externes.
Les consultations continuent d’être suivies de près. Au cours des deux premiers trimestres de 2025-2026, BAC a lancé 26 consultations, avec un délai de réponse moyen de 125 jours. Avec la mise en œuvre d’ATIPXpress et l’intégration d’outils analytiques tels que Microsoft Power BI, BAC bénéficie désormais d’un meilleur aperçu des délais de consultation. Ceci permet des suivis plus rapides et une communication aux niveaux hiérarchiques supérieurs en temps opportun lorsque les délais de réponse attendus sont dépassés.
Tout au long de la mise en place des nouvelles procédures de consultation, BAC a maintenu le dialogue avec les ministères qu’il consulte fréquemment. Ces relations de longue date ont favorisé une transition en douceur vers une approche plus ciblée et fondée sur la recherche. Les ministères ont réagi positivement, reconnaissant que la capacité accrue de recherche interne de BAC réduit les consultations inutiles, tout en améliorant la qualité et la précision des consultations qui demeurent nécessaires.
BAC met présentement à jour ses lignes directrices pour la gestion des consultations. Celles-ci établiront les délais de réponse des autres ministères, définiront la méthode de suivi des progrès et préciseront les mesures à prendre lorsque les consultations ne sont pas complétées en temps opportun. Il convient de noter que la mise en place de l’équipe des Recherches archivistiques (qui a réduit le nombre et le volume de pages envoyées pour consultation) a déjà amélioré la gestion du processus de consultation en allégeant considérablement la charge globale.
Revue proactive et déclassification
Les efforts d’examen proactif et de déclassification des documents d’archives se poursuivent. Ces initiatives rendent plus de documents accessibles sans nécessiter de demande d’AIPRP, réduisant ainsi le fardeau global sur le système d’AIPRP, y compris les consultations potentielles. À la mi-année 2025-2026, l’équipe responsable de l’examen en bloc avait ouvert plus de 12 millions de pages de documents d’archives. L’équipe a également commencé à examiner des médias spécialisés dans le cadre de projets pilotes. Jusqu’à présent, 360 photos de la collection de Service correctionnel Canada ont été rendues accessibles et 2 projets audiovisuels sont presque terminés, totalisant 1 400 heures de contenu ouvert (soit environ 84 000 pages).
Parallèlement, l’équipe de déclassification a analysé 414 535 pages de documents classifiés et a déclassifié 111 953 pages de manière proactive, soit plus du double du volume de l’an dernier. Cette hausse est attribuable à des améliorations clés des processus, notamment l’intégration de l’analyse des clauses de temporisation et le renforcement de la collaboration avec les ministères fédéraux grâce à des engagements encadrés par des délais.
La page Web Ouverture proactive de documents du gouvernement selon l’initiative d’examen en bloc est en cours de refonte pour offrir plus d’information, y compris des détails sur les thèmes liés à l’ouverture, à la déclassification et à la découvrabilité des documents. Les progrès seront régulièrement rapportés sur la page Web une fois la refonte terminée dans les prochains mois.
Examen de la procédure relative aux demandes d’AIPRP reçues
Depuis le 15 décembre 2025, BAC dispense les demandeurs de tous les frais liés aux demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cette décision appuie le mandat de BAC, qui consiste à faciliter l’accès au patrimoine documentaire canadien et à agir comme mémoire permanente du gouvernement du Canada et de ses institutions. BAC souhaite ainsi simplifier le processus de demande d’accès à l’information tout en réduisant le fardeau administratif lié à la perception des paiements, tant pour sa clientèle que pour son personnel.
Les demandes d’AIPRP visant des documents archivistiques qui sont soumises sans références ou avec des références incomplètes sont désormais automatiquement mises en « suspens », et ce depuis le 1er avril 2025. Pendant ce temps, l’équipe du Soutien à la recherche vérifie les documents et clarifie les demandes auprès des clients. Cette approche garantit que les demandes qui sont assignées à l’AIPRP sont prêtes à être traitées. Les analystes constatent déjà des bénéfices pour de nombreuses demandes. De plus, depuis la mise en œuvre de cette initiative, environ 30 % des demandes examinées par l’équipe du Soutien à la recherche ne nécessitaient pas d’examen sous l’AIPRP. Les clients ont donc pu obtenir les documents par d’autres moyens — une situation avantageuse tant pour eux que pour BAC. Pour rendre le processus encore plus efficace, l’équipe de Triage de l’AIPRP a récemment commencé à effectuer des recherches préliminaires avant de solliciter l’aide des archivistes de référence. L’AIPRP a également amorcé des discussions avec la Division des archives gouvernementales et l’équipe du Soutien à la recherche pour renforcer la collaboration entre toutes les équipes impliquées dans le traitement des demandes d’AIPRP.
Mise en œuvre du nouvel instrument de délégation concernant l’AIPRP
Comme mentionné dans nos rapports précédents, BAC a mis en œuvre avec succès un nouvel instrument de délégation concernant l’AIPRP pour simplifier le traitement des demandes. Cet instrument permet de déléguer certaines actions à des niveaux hiérarchiques inférieurs au sein de l’organisation, selon une approche fondée sur les risques, ce qui devrait améliorer l’efficacité et le temps de réponse. Par exemple, certains types de demandes qui pouvaient auparavant nécessiter un examen complet et une approbation par un analyste de niveau PM-03 peuvent maintenant être traités et approuvés par un agent subalterne de l’AIPRP de niveau PM-01.
Pour assurer l’utilisation efficace de ce nouvel instrument de délégation, une formation exhaustive est offerte à tout le personnel participant au traitement des demandes d’AIPRP. Cette formation permet aux membres du personnel d’acquérir les compétences et connaissances nécessaires pour exécuter efficacement les tâches déléguées, réduisant ainsi les obstacles et améliorant le temps de réponse global. En donnant au personnel des niveaux hiérarchiques inférieurs les moyens d’assumer certaines responsabilités appropriées, BAC prévoit être en mesure d’améliorer davantage les délais de réponse aux clients.
Mise en œuvre de nouvelles procédures
Depuis le dernier rapport d’étape, BAC a continué de mettre en œuvre de nouvelles procédures améliorées afin de renforcer l’efficacité et la durabilité de ses opérations d’AIPRP. Les nouvelles procédures visent à rationaliser les flux de travail internes, à clarifier les responsabilités et à exploiter les outils existants pour améliorer la coordination entre les équipes. BAC suit de près l’incidence de ces changements procéduraux pour s’assurer qu’ils produisent des résultats mesurables, tant en matière de temps de réponse que d’expérience client. Ces améliorations s’inscrivent dans l’effort continu de BAC pour réduire le fardeau administratif associé aux demandes d’accès à l’information, en rendant sa collection et ses services plus accessibles aux Canadiens.
Dans le cadre de ses efforts continus pour améliorer l’accès aux fonds d’archives les plus recherchés, BAC a mis en place une nouvelle procédure concernant le traitement des demandes liées aux dossiers de service militaire de la Deuxième Guerre mondiale. Ces documents représentent l’une des collections les plus sollicitées à BAC, et suscitent un intérêt soutenu et croissant de la part des chercheurs, des familles et du grand public. Selon la nouvelle procédure, lorsqu’une demande concerne une personne née il y a plus de 110 ans, le dossier de service militaire est divulgué sans processus d’examen formel. Ce changement est conforme à la législation sur la vie privée et s’appuie sur l’analyse de BAC selon laquelle le risque pour la vie privée dans de tels cas est minime comparativement aux avantages importants d’un accès plus rapide et plus direct.
En réduisant les étapes d’examen inutiles pour ces documents historiques, BAC accélère l’accès à une collection de grande valeur pour le public tout en libérant des ressources pour se concentrer sur des demandes plus complexes ou de nature délicate. Ce changement de procédure reflète une approche équilibrée, conciliant soigneusement les considérations de vie privée tout en facilitant de manière proactive l’accès au patrimoine militaire canadien. BAC continue de surveiller l’incidence de cette mesure et d’explorer les occasions d’appliquer des approches semblables à d’autres collections archivistiques lorsque les considérations de vie privée le permettent.
En septembre 2025, tout le personnel de l’AIPRP a suivi une formation sur l’identification des renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat dans les documents d’archives. Grâce à cette formation, les membres du personnel sont en mesure de repérer et traiter avec précision les renseignements protégés, assurant ainsi une meilleure uniformité. Une formation supplémentaire est en cours d’élaboration pour soutenir le personnel archivistique de l’AIPRP de BAC dans la révision et l’analyse des différents articles de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Investir dans les technologies de l’information
En juin 2025, BAC a mis en œuvre des améliorations significatives à l’expérience de navigation en ligne pour les clients cherchant à accéder aux documents. L’interface repensée propose un cheminement plus clair, guidant les usagers étape par étape. Elle met en lumière les options en libre-service avant de les diriger vers le processus formel de demande d’AIPRP. Ce changement a déjà eu un impact mesurable sur le comportement des usagers. Seulement 30 % des demandeurs accèdent directement à la page « Demander un document » de l’AIPRP, ce qui indique que la plupart des utilisateurs explorent d’autres voies pour trouver les documents dont ils ont besoin. Il est important de noter que le temps moyen passé sur les pages a été réduit de moitié, ce qui démontre que les usagers trouvent l’information pertinente beaucoup plus rapidement. Ces premiers résultats confirment que le flux de navigation repensé aide les Canadiens et les Canadiennes à accéder à l’information plus efficacement, réduisant les demandes d’AIPRP inutiles et soutenant l’objectif plus large de BAC visant à simplifier l’accès à sa vaste collection.
BAC continue d’élargir et d’améliorer sa base de données des demandes d’accès à l’information précédemment complétées pour les documents d’archives. Depuis le lancement de l’outil de consultation en ligne, la base de données est devenue un point d’accès clé pour les Canadiens et les Canadiennes à la recherche de documents historiques. Au cours de la dernière année, son utilisation a continué de croître de façon constante, avec plus de 25 000 téléchargements et 45 000 vues enregistrés depuis septembre 2024. Cette progression démontre que les usagers se tournent activement vers des options en libre-service pour accéder directement à l’information, sans avoir besoin d’un soutien intermédiaire de l’équipe d’AIPRP. En offrant un moyen plus intuitif et efficace de consulter les documents déjà publiés, BAC réduit les demandes répétitives et la pression sur les opérations d’AIPRP. L’accès rapide et facile aux documents déjà communiqués dans le cadre de demandes d’accès à l’information est une ressource précieuse qui soutient également les analystes dans l’examen de nouvelles demandes.
BAC a commencé à mettre en œuvre le nouvel outil de gestion de l’AIPRP, ATIPXpress, au début de 2025. Après six mois d’utilisation, le système a apporté des gains d’efficacité dans le suivi des demandes et dans la normalisation des flux de travail. Cependant, plusieurs défis subsistent, notamment en raison de la nature unique du traitement des demandes d’AIPRP dans un contexte archivistique. Contrairement aux autres institutions fédérales, le travail de BAC porte sur des collections historiques complexes, des formats de documents variés et une grande quantité de documents transférés, ce qui occasionne des défis d’intégration et des contraintes opérationnelles rarement rencontrés ailleurs. BAC continue de collaborer étroitement avec le fournisseur de services pour cerner et mettre en œuvre des solutions qui alignent mieux l’outil avec son contexte archivistique. Parallèlement, des efforts sont en cours pour achever le déploiement sur des réseaux sécurisés afin d’assurer la pleine conformité aux exigences en matière de sécurité de l’information et de confidentialité.
Assurer la stabilité et la continuité des activités
S’appuyant sur l’évaluation fonctionnelle en cours, BAC développe la future structure permanente de sa fonction d’AIPRP, qui succédera au modèle actuel soutenu par un financement temporaire. Cet exercice tourné vers l’avenir vise à définir une conception organisationnelle durable qui s’harmonise avec les réalités opérationnelles et les attentes à long terme en matière de service. Grâce à cette analyse, il est devenu de plus en plus clair que les opérations permanentes de la fonction d’AIPRP nécessiteront un financement renforcé et stable pour maintenir les niveaux de service, poursuivre les efforts de modernisation et assurer le respect des obligations législatives. Sans une telle base, les progrès réalisés grâce aux initiatives récentes seront impossibles à maintenir à long terme.
Initiatives de formation et de perfectionnement
La Direction générale de l’AIPRP de BAC s’engage à assurer le perfectionnement professionnel continu de son personnel. Depuis le dernier rapport d’étape, l’équipe chargée de la formation et du perfectionnement a élaboré plus de 15 modules de formation spécialement conçus pour le personnel de l’AIPRP de BAC. Ils couvrent un large éventail de sujets, tels que la commande de documents, l’identification des documents pouvant être communiqués en fonction du type de demande, le remboursement des frais, la clôture des demandes en suspens, le transfert des demandes et la réception d’un transfert d’une autre institution. Ces modules offrent au personnel un accès à des ressources de formation exhaustives et à jour.
Dans les mois qui ont suivi la mise en œuvre d’ATIPXpress, l’équipe des Systèmes de l’AIPRP a aussi conçu près de 100 ensembles d’instructions détaillées pour soutenir le personnel dans l’exécution de ses tâches quotidiennes avec un nouveau logiciel. Ces documents, adaptés aux besoins opérationnels de chaque équipe, offrent des directives étape par étape pour l’ensemble des instructions liées à l’enregistrement, à la gestion et au traitement des demandes d’AIPRP, favorisant l’uniformité et la rigueur dans les tâches. L’équipe a aussi offert des séances de formation personnalisées à chaque groupe débutant l’utilisation du nouveau système. Elle continue également d’offrir un soutien continu et des services de dépannage afin d’assurer une transition fluide et l’intégration complète d’ATIPXpress dans les opérations quotidiennes.
Partie 3 – Collaboration avec les partenaires externes sur des questions plus larges touchant l’AIPRP
Collaborer avec les partenaires du gouvernement du Canada
En 2025, BAC a renforcé son engagement avec les principaux partenaires du gouvernement du Canada et la communauté élargie de l’information et des archives en présentant une mise à jour de ses activités d’AIPRP au Forum des partenaires de BAC . Ce forum sert de plateforme pour échanger des perspectives, communiquer les pratiques exemplaires et discuter des développements en cours dans le domaine de l’AIPRP. Les discussions récentes ont porté sur la divulgation de l’information gouvernementale en fonction du temps écoulé, les mises à jour proposées à la Loi sur l’accès à l’information et les principes de souveraineté des données autochtones. En favorisant ces dialogues, BAC continue de jouer un rôle actif dans la promotion d’une approche coordonnée à l’échelle du gouvernement en matière de transparence et d’accès. Ces partenariats contribuent non seulement à s’assurer que les pratiques de BAC sont harmonisées avec l’évolution des normes et attentes nationales, mais renforcent aussi son rôle de chef de file dans la promotion d’une gestion de l’information ouverte, respectueuse et inclusive au sein des administrations.
Collaborer avec des organisations internationales
BAC a continué de renforcer son engagement international en amorçant des discussions préliminaires avec ses homologues australiens concernant leur législation sur la liberté d’information et leurs pratiques opérationnelles. Dans ce contexte, BAC a rencontré les Archives nationales d'Australie en décembre afin de discuter de questions liées à la conservation des documents et à l'accès à l'information. Ces échanges visent à communiquer les perspectives et à cerner les leçons potentielles applicables au contexte canadien, notamment en ce qui concerne la divulgation proactive, la gestion des demandes numériques et l’équilibre entre accès et vie privée dans le milieu des archives.
Collaborer avec les clients et le public
Conformément à la mesure 6 de son plan d’action sur l’AIPRP, BAC a renforcé la transparence avec ses clients en communiquant régulièrement son volume actuel de demandes reçues et traitées sur son site Web. Cette nouvelle pratique permet aux clients de mieux comprendre les réalités opérationnelles et les pressions liées à la charge de travail de BAC. Ils peuvent ainsi prendre des décisions plus éclairées lorsqu’ils soumettent une demande. En communiquant cette information de façon proactive, BAC cherche à favoriser une plus grande ouverture et à instaurer un climat de confiance avec le public, tout en gérant les attentes de manière juste et transparente. Cette initiative reflète également la volonté de BAC de miser sur la communication continue et l’engagement des clients, des éléments clés de l’excellence du service au sein du programme d’AIPRP.