Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements

Accréditation des conseillers en dotation

Description : Ce fichier peut renfermer des dossiers individuels contenant des recommandations provenant des ministères et organismes aux fins d’accréditation en dotation, comme des lettres de recommandation des chefs des ressources humaines, des renseignements sur les études et l’expérience antérieures du personnel, des résultats obtenus à l’examen de connaissances en dotation, un aperçu de la formation en cours d’emploi et des activités et affectations connexes de même qu’une évaluation de ces activités et affectations. Une partie de ces renseignements se trouve également dans un répertoire informatisé. Depuis le 31 décembre 2005, la CFP n’offre plus d’accréditation aux conseillers en dotation. Ce fichier n’existe donc qu’à des fins de conservation des renseignements.

Catégorie de personnes : Conseillers en dotation de la fonction publique.

But : Les renseignements ont cessé d’être versés dans ce fichier le 31 décembre 2005, étant donné que la CFP n’offre plus d’accréditation aux conseillers en dotation depuis l’entrée en vigueur de la LEFP. Ce fichier avait été créé afin de fournir et de recueillir des renseignements sur l’accréditation des conseillers en dotation quant à l’exercice des pouvoirs de dotation délégués en vertu du paragraphe 6(1) de l’ancienne LEFP.

Usages compatibles : Ce fichier servait à fournir des renseignements à l’appui de l’accréditation des conseillers en dotation. Il servait également à produire divers rapports et analyses statistiques. Il sert aujourd’hui à des fins de conservation.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant une période de deux ans après la date d’accréditation. Les renseignements informatisés seront conservés jusqu’à l’année 2035, ce qui permet de tenir un registre des conseillers accrédités.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001464
Numéro de fichier : CFP PCE 800

Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, certificats médicaux, pièces justificatives, demandes des ministères et organismes et décisions de la Commission, dans certains cas.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires ayant fait une demande d’exemption en matière de langues officielles.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 37 et 41 de l’ancienne LEFP, abrogée en 2003, ainsi qu’aux articles 20 et 21 et l’alinéa 30(2)a) de la présente LEFP. Il vise à consigner les renseignements concernant l’examen du dossier des employés qui demandent d’être exemptés de l’obligation de satisfaire aux exigences linguistiques de leur poste.

Usages compatibles : L’information est utilisée par la CFP afin de déterminer si elle devrait accorder ou refuser une demande pour exempter un employé de l’obligation de respecter les exigences linguistiques de son poste pour des raisons d’ordre médical, selon le Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction des enquêtes de la CFP en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours d’une enquête menée en vertu de la LEFP.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 25 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001460
Numéro de fichier : CFP PCE 774

Personnes nommées en vertu d’un décret d’exemption

Description : Ce fichier peut contenir des données de base au sujet de nominations effectuées par la Commission conformément à un décret d’exemption, avec l’approbation du gouverneur en conseil.

Catégorie de personnes : Personnes nommées à ou dans la fonction publique qui sont exemptées de l’application de certaines dispositions de la LEFP en vertu de l’article 20.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 37 et 41 de l’ancienne LEFP, abrogée en 2003, ainsi qu’aux articles 20 et 21 de la présente LEFP. Il vise à consigner et à communiquer au Parlement le nom des fonctionnaires exemptés et la raison de leur exemption de certaines dispositions de la Loi en vertu de l’article 20.

Usages compatibles : Chaque année, ce fichier sert à faire connaître au Parlement le nom des employés et la raison de leur exemption en vertu d’un décret d’exemption.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans à compter de la date de fin de l’exemption, puis transmis à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001447
Numéro de fichier : CFP PCE 780

Les droits de priorités légales et réglementaires fichiers de renseignements personnels

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, des renseignements sur les priorités réglementaires ou légales, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi et les résultats des présentations aux ministères et organismes. Ces renseignements portent notamment sur les priorités suivantes : membres des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales attribuables au service, employés en congé, des anciens membres du personnel d’un ministre, personnel du Bureau du secrétaire du gouverneur général (disposition abrogée le 30 septembre 2010), mise en disponibilité, fonctionnaire excédentaire, réintégration, réinstallation du conjoint, fonctionnaire devenu handicapé, époux ou conjoint de fait survivant membres des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales non attribuables au service et membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) libérés pour des raisons médicales. Ces renseignements sont conservés sous forme de dossiers imprimés ou informatisés dans le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP).

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires et autres personnes qui bénéficient d’une priorité légale ou réglementaire de nomination.

But : Ce fichier existe en vertu des articles 11 et 39.1, 40 à 43 de la LEFP et des articles 3 à 12 du REFP pour fournir des renseignements sur les personnes qui ont une priorité de nomination légale ou réglementaire.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé par la CFP et d’autres organisations du gouvernement fédéral pour identifier les personnes qui ont une priorité légale ou réglementaire de nomination et pour effectuer des activités de recherche d’emploi en leur nom. Des rapports sur les résultats globaux (par exemple, le nombre total de bénéficiaires de priorité) sont fournis au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), aux organisations et aux syndicats à titre d’information. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, activités de production de rapports et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours d’une enquête menée en vertu de la LEFP. L’information personnelle est partagée avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour atteindre les objectifs des analyses de réaménagement des effectifs, en conformité avec un accord de partage d’information. Les données recueillies sur l’équité en matière d’emploi sont utilisées à des fins de rapports et de conformité tel que prévu dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Les informations contenues dans la base de données sont également utilisées à des fins d’authentification électronique (afin de vérifier si un utilisateur a l’autorisation nécessaire pour accéder au site). Cette utilisation fait partie du fichier de renseignements personnels de Services partagés Canada : SSC PCU 607 pour les Services de gestion des justificatifs externes.

Normes de conservation et d’élimination : Les documents papier sont conservés pendant cinq ans à compter de l’échéance de la priorité et ensuite détruits. L’information personnelle dans le SGIP est conservée indéfiniment.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4780
Enregistrement (SCT) : 001452
Numéro de fichier : CFP PCE 801

Administration des demandes relatives à une candidature électorale

Description : Ce fichier contient des renseignements sur l’administration des demandes de candidature électorale provenant de fonctionnaires fédéraux assujettis à la partie 7 de la LEFP, ainsi qu’au Règlement concernant les activités politiques (RAP). Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les données biographiques, les renseignements personnels du fonctionnaire, les préférences linguistiques, les points de vue et les opinions exprimés par la personne ou exprimés à son sujet et la signature. Outre les renseignements indiqués sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir l’objet et la date de la correspondance.

Nota : Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2011. Il s’intitulait auparavant : « Congé sans solde et permission pour se porter candidat à une élection ».

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires fédéraux qui ont demandé la permission de se porter candidat à une élection ou de tenter de le devenir, avant ou pendant la période électorale et, le cas échéant, un congé sans solde. Les administrateurs généraux et les superviseurs qui fournissent un avis professionnel sur la capacité du titulaire d’exercer ses fonctions de façon politiquement impartiale. Les autres personnes qui émettent leurs points de vue et leurs opinions au sujet de la demande relative à une candidature électorale.

But : La CFP recueille les renseignements personnels en vertu du pouvoir que lui confèrent la LEFP, tel qu’il est précisé dans le préambule et surtout dans l’article 11 et la partie 7, ainsi que le RAP. Elle les utilise pour examiner les demandes de permission, assurer un suivi des conditions liées aux permissions accordées et prendre des mesures dans le cas où les activités contreviennent à cette loi.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués à la Cour fédérale dans le cadre d’un examen judiciaire, en conformité avec les alinéas 8(2)c) et 8(2)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnel (LPRP). Si la CFP recevait des allégations relatives à une activité politique irrégulière, les renseignements personnels pourraient être communiqués à la Direction des enquêtes de la CFP durant l’enquête (FRP CFP PPU 010) et aux fins de celle-ci, conformément à l’article 118 de la LEFP et en vertu de l’article 14 du RAP. La communication de ces renseignements est aussi conforme à l’alinéa 8(2)b) de la LPRP. La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 15 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment par Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Tous les documents présentés à la Commission dans le cadre des demandes de candidature électorale provenant de fonctionnaires fédéraux, ainsi que tous les Rapports de décision rendus par la Commission ou en son nom sont également conservés dans la catégorie de renseignements personnels intitulée « Documents de la Commission », conformément à la norme de conservation de cette classe.

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP1.1.2 – 2410
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001448
Numéro de fichier : CFP PCE 763

Dispositions concernant la mobilité

Description : Ce fichier contient des renseignements relatifs aux personnes qui ont été employées pendant au moins trois années en tant que membres exonérés du personnel du cabinet d’un ministre ou du titulaire des charges de leader de l’Opposition au Sénat ou de chef de l’Opposition à la Chambre des communes, ou encore de façon successive dans l’un ou l’autre de ces cabinets. Ces personnes ont le droit de déposer à la Commission de la fonction publique (CFP) une demande de confirmation d’admissibilité en vue de présenter leur candidature dans le cadre d’un processus de nomination interne annoncé, pour une période d’un an après avoir cessé leur emploi dans les fonctions susmentionnées. Ce fichier contient aussi des renseignements relatifs aux personnes qui ont occupé pendant au moins trois années consécutives un ou plusieurs des postes exclus au Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) portant un numéro allant de GGS-S-910 à GGS-S-920. Ces personnes ont le droit de déposer à la CFP une demande de confirmation d’admissibilité en vue de présenter leur candidature dans le cadre d’un processus de nomination interne annoncé, pour une période d’un an après avoir cessé leur emploi dans les fonctions susmentionnées. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les données biographiques, les renseignements personnels (dont le type de congé, par exemple le congé d’études, le congé personnel et le congé de maladie prolongé), les préférences linguistiques, les points de vue et les opinions de la personne qui demande une confirmation d’admissibilité, et la signature.

Catégorie de personnes : Les personnes qui présentent une demande de confirmation d’admissibilité selon la Disposition concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et la Disposition concernant la mobilité des personnes ayant occupé un poste exclu au Bureau du secrétaire du gouverneur général, en vue de participer à un processus de nomination interne annoncé.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la LEFP et du Règlement sur l’emploi au Secrétariat du gouverneur général en vue de confirmer si les postulants satisfont aux critères d’admissibilité pour participer à un processus de nomination interne annoncé, conformément à la Disposition concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et à la Disposition concernant la mobilité des personnes ayant occupé un poste exclu au Bureau du secrétaire du gouverneur général.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à valider les renseignements qui figurent sur les formulaires de demande de confirmation présentés par la personne qui demande la confirmation et le responsable de la rémunération désigné. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à la Cour fédérale dans le cadre d’un examen judiciaire, en conformité avec les alinéas 8(2)c) et 8(2)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives, dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : 1.1.2 – 2430
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110276
Numéro de fichier : CFP PCU 747

Orientation professionnelle et perfectionnement, gestion de la diversité : niveaux supérieurs

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, curriculum vitae, renseignements généraux sur la carrière et plans de carrière, renseignements d’évaluation et résultats de la vérification des références.

Catégorie de personnes : Membres de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, minorités visibles, Autochtones et personnes handicapées) aux niveaux équivalents à EX, EX moins 1 et EX moins 2, qui ont reçu des services d’orientation professionnelle et de perfectionnement.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 11 de la LEFP et a été créé pour tenir un registre historique des membres des groupes désignés qui ont recours aux services d’orientation professionnelle afin d’atteindre les objectifs de leur plan de carrière.

Usages compatibles : Le fichier sert à conserver des données sur les rencontres avec les clients pour communiquer avec les clients des groupes désignés qui peuvent soumettre leur candidature dans le cadre de processus de dotation de certains postes de direction et pour proposer des affectations de perfectionnement à des clients dans d’autres ministères et organismes. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après avoir été déclarés inactifs et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001466
Numéro de fichier : CFP PCE 721

Participants au Programme des initiatives de mesures spéciales

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements sur les affectations de formation en cours d’emploi des personnes ayant suivi le Programme des initiatives de mesures spéciales. Il s’agit d’initiatives telles que le Programme d’accès, le Programme d’emploi pour les minorités visibles, le Programme national de perfectionnement des Autochtones, le Programme des carrières du Grand Nord et le Programme des emplois non traditionnels pour les femmes (p. ex., l’identification des stagiaires, l’information relative à la formation, la lettre d’entente, le plan de formation, le formulaire d’autorisation médicale et psychiatrique, la description du poste, l’évaluation de la formation, les lettres d’offre, les rapports sur les opérations de dotation, ainsi que les détails sur l’emploi à la suite de la formation, y compris les résultats et les dates de suivi).

Nota : Ce programme a cessé en 1998.

Catégorie de personnes : Les participants au Programme des initiatives de mesures spéciales, y compris au Programme d’accès pour les personnes handicapées, au Programme d’emploi pour les minorités visibles, au Programme national de perfectionnement des Autochtones, au Programme des carrières du Grand Nord et au Programme des emplois non traditionnels pour les femmes.

But : Ce fichier existe en vertu de la décision du Conseil du Trésor 789462 pour consigner les renseignements sur les participants au Programme des initiatives de mesures spéciales.

Usages compatibles : Le fichier sert à mesurer les progrès des participants et l’efficacité de chaque initiative ou programme, ainsi qu’à produire des rapports statistiques et de gestion de l’information pour la CFP, le SCT, les ministères et organismes fédéraux et les comités pour l’équité en matière d’emploi. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les documents papier ou les dossiers officiels sont conservés par les bureaux régionaux de la CFP. Des copies des dossiers peuvent aussi être conservées dans les dossiers des organisations participantes. Les fichiers papier sont conservés pendant cinq ans après la fin de l’affectation et sont ensuite détruits. Les dossiers informatisés seront conservés jusqu’à l’année 2023 et seront ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 002297
Numéro de fichier : CFP PCE 798

Postes de cadre de direction utilisant une marge de manœuvre et postes visés par le Plan de rémunération d’affectation spéciale

Description : Ce fichier peut contenir des ententes entre les employés et les organisations visées, des pièces de correspondance administrative, des rapports d’opérations de dotation, des formulaires d’approbation et des curriculum vitæ, au besoin.

Catégorie de personnes : Cadres de direction embauchés par la CFP à des postes non classifiés du groupe EX et employés d’autres groupes embauchés en vertu du Plan de rémunération d’affectation spéciale (PRAS).

But : Ce fichier existe en vertu de la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs et a été créé pour consigner et contrôler la situation des cadres de direction embauchés à des postes non classifiés et le recours au PRAS à la CFP.

Usages compatibles : Le fichier sert à administrer et à conserver des données sur les cadres de direction embauchés à des postes non classifiés et le recours au PRAS à la CFP. Il sert également à fournir des renseignements d’ordre général aux gestionnaires de la CFP et au SCT, au besoin. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 98/005
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001486
Numéro de fichier : CFP PPE 801

Ressourcement des cadres de direction

Description : Ce fichier peut contenir des évaluations liées aux habilitations de sécurité; des résultats d’examens d’aptitudes linguistiques; des résultats des rapports du comité d’évaluation; des lettres envoyées aux candidats non retenus, des avis (s’il y a lieu), des formulaires d’information sur les langues officielles, des descriptions de travail, des énoncés des critères de mérite, des curriculum vitae, des rapports individuels de candidats du Centre de psychologie du personnel; des résultats de vérification des références et une liste des candidats qualifiés. Les personnes désirant avoir accès à ces renseignements doivent fournir le bon numéro de processus de sélection.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont participé à un processus de nomination de cadres de direction administré par la CFP au nom d’organisations clientes.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 11 et du paragraphe 30(1) de la LEFP afin d’enregistrer et de fournir des renseignements concernant les processus de sélection des cadres de direction administrés par la CFP au nom d’organisations clientes.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour fournir des renseignements concernant la sélection et la nomination des cadres de direction. Sur demande, des renseignements peuvent être divulgués aux participants à un processus de nomination pour expliquer les raisons à l’origine de la décision de sélection. Des renseignements de ce fichier peuvent provenir des répertoires des postulants, résultats d’évaluation et organismes clients. La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives, dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques. Les renseignements peuvent être divulgués à la Direction des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LEFP.

Nota : Ce programme a cessé d’exister en juillet 2013.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la dernière activité administrative et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001475
Numéro de fichier : CFP PCE 746

Sélection du personnel

Description : Ce fichier peut comprendre des demandes de présentations de candidats, énoncés des critères de mérite et conditions d’emploi, renseignements sur les profils de langues officielles, avis relatifs aux processus de sélection, formulaires de demande, curriculum vitae, guides de cotation, rapports de comité d’évaluation, documents utilisés pour évaluer le mérite des candidats, résultats et notifications de nomination.

Nota : Les personnes remplissant un formulaire de demande de renseignements personnels doivent fournir le bon numéro de processus de nomination.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires dont la candidature est prise en considération pour une nomination dans le cadre d’un processus commun d’une nomination annoncée par la Secteur des services et du développement des affaires.

But : Ce fichier a été créé conformément à l’article 11 de la LEFP dans le but de consigner et de fournir des renseignements liés à tous les processus de sélection du personnel, annoncés ou non, qui sont administrés par la CFP.

Usages compatibles : Ce fichier sert à la dotation de postes. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements peuvent être diffusés à la Direction des enquêtes (CFP PPU 010). Les renseignements sur les groupes désignés au titre de l’équité en emploi sont utilisés à des fins statistiques par la CFP, le SCT et les ministères ou organismes employeurs. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent provenir des systèmes liés aux répertoires de candidats et aux résultats d’évaluations.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pour une période de cinq ans après la dernière action administrative et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 4700
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001427
Numéro de fichier : CFP PPU 040

Profils de candidat, candidatures et présentations de candidature

Description : Ce fichier contient des renseignements concernant les personnes qui ont créé un compte de candidat dans le système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Pour créer un compte de candidat du SRFP, une personne doit fournir les renseignements requis, qui sont conservés dans le profil du compte de la personne et qui peuvent être stockés dans le SRFP (candidatures soumises et en progrès). Les renseignements personnels requis pour créer un compte de candidat du SRFP comprennent le nom, les coordonnées, la citoyenneté et la date de naissance partielle. Les renseignements personnels supplémentaires requis pour soumettre une candidature sont conservés dans le profil du compte de la personne et peuvent être stockés dans le SRFP (candidatures soumises et en progrès). Les renseignements personnels supplémentaires requis pour soumettre une candidature peuvent comprendre le numéro matricule des Forces armées canadiennes et l’éligibilité à la préférence aux anciens combattants, le numéro séquentiel de priorité et le type du droit de priorité, les renseignements sur les bénéficiaires de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, les renseignements sur les études, l’historique d’emploi et la situation professionnelle, nom et coordonnées des références, les numéros d’identification de l’employé, la langue, les renseignements médicaux ainsi que les renseignements sur l’équité en matière d’emploi. La personne peut fournir des renseignements sur le sexe sur une base facultative; ces renseignements sont conservés dans le profil du compte à des fins d’analyse et de rapports statistiques. Le SRFP contient également des renseignements de présélection électronique et il peut comprendre des renseignements de présélection manuelle pour chaque candidature soumise par la personne à un processus annoncé. Le SRFP saisit aussi les renseignements du candidat pour les annonces d’emplois et les notifications de dotation internes, les emplois ouverts au public ainsi que les programmes de recrutement suivants : Programme de recrutement postsecondaire (anciennement CFP PPU 096), Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (anciennement CFP PPU 086), Programme de recrutement de leaders en politiques et Programme des adjoints de recherche. Les renseignements sur l’évaluation et les présentations de candidatures peuvent également être contenus dans ce fichier, de même que les résultats d’examens individuels (examens en ligne non supervisés, examens professionnels ou évaluations de langue seconde) (CFP PPU 025).

Catégorie de personnes : Le grand public (non-fonctionnaires), les employés fédéraux (fonctionnaires) ou toute personne ayant un compte de candidat dans le SRFP qui désire postuler un emploi à la fonction publique.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 11, 30 et 36 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et aux articles 5 et 9 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et au chapitre 23 de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. Les renseignements personnels fournis par la personne seront utilisés par la CFP, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les organisations du gouvernement fédéral afin d’identifier les candidats qui conviennent aux présentations de candidature et nominations à des postes (autres que le groupe de direction) au sein de la fonction publique.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour recueillir des données sur le candidat, rechercher et identifier des candidats qui conviennent aux présentations de candidatures et avoir accès au compte et profil de candidat de la personne. Le fichier sert aussi à conserver les candidatures en cours de soumission et demandes soumises dans le cadre de processus annoncés internes et externes au moyen du SRFP. Les recherches dans le SRFP permettent de cibler les candidats qui conviennent pour une présentation de candidature et nomination à des postes au sein de la fonction publique; dans le cas de certains programmes, les renseignements sur les présentations de candidature sont communiqués aux ministères. Les renseignements sur l’équité en matière d’emploi peuvent être utilisés pour le recrutement lié à l’équité en matière d’emploi, la gestion des ressources humaines ainsi qu’à des fins statistiques par la CFP, le BDPRH, le SCT et l’organisme employeur. Ils sont ensuite transmis aux systèmes suivants : Environnement analytique (CFP PCE 761) et base de données sur l’équité en matière d’emploi (SCT PCE 739). Les renseignements sur les bénéficiaires de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut peuvent servir non seulement au recrutement, mais aussi à des fins d’analyse. Ils peuvent en outre être communiqués à Emploi et Développement social Canada pour la production de rapports sur l’analyse de la main-d’œuvre inuit. Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être divulgués à la Direction des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LEFP.

Nota : Les personnes qui veulent avoir accès à ces renseignements doivent fournir leurs numéros de compte de candidat du SRFP ou leur nom d’utilisateur (adresse courriel), nom et date de naissance partielle. Si la personne demande des renseignements au sujet d’un processus annoncé précis ou d’une notification de dotation interne, elle doit inclure le numéro de référence ou certains renseignements déterminants concernant le processus.

Normes de conservation et d’élimination : La pratique actuelle de conservation des dossiers dans le SRFP satisfait aux exigences minimales du Règlement sur la protection des renseignements personnels, à savoir une période de deux ans suivant la prise de la dernière mesure administrative. La CFP établit actuellement des normes de conservation et d’élimination pour le SRFP qui devraient être définies au cours de l’exercice financier 2016 2017. La mise en œuvre des moyens technologiques qui en permettront l’application aura lieu à une date ultérieure.

Numéro d’ADD : En cours d’élaboration
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.1 – 4700
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001422
Numéro de fichier : CFP PPU 015

Dossiers des services de counselling aux cadres supérieurs

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements biographiques, documents liés aux services et résultats d’évaluation.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires du groupe EX, fonctionnaires occupant un poste de niveau EX ou équivalent et un poste de niveau EX moins 1, EX moins 2 et EX moins 3 qui ont demandé des services. Autres fonctionnaires ou citoyens canadiens suivant une évaluation psychologique pour fins de sélection.

But : Ce fichier existe conformément à l’article 11 de la LEFP pour fournir aux fonctionnaires ayant recours aux services de counselling aux cadres supérieurs des renseignements leur permettant de développer leur carrière, d’améliorer leur connaissance de soi et pour leur donner l’occasion de recevoir des services de counselling confidentiels. Ce fichier peut être aussi utilisé pour fournir aux gestionnaires d'embauche des résultats d’évaluations psychologiques pour fins de sélection.

Usages compatibles : Ces renseignements servent à fournir des conseils au client, après quoi, avec son consentement écrit, des renseignements à son sujet peuvent être fournis à une tierce partie. Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins statistiques visant à assurer la qualité du service. De plus, les résultats des évaluations normalisées de la CFP obtenus dans le cadre des services de counselling aux cadres supérieurs peuvent être contenus dans le fichier d’évaluation par le CPP (CFP PCU 025).

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers imprimés sont conservés pendant 10 ans après avoir été déclarés inactifs et ils sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 002912
Numéro de fichier : CFP PCE 744

Évaluation par le Centre de psychologie du personnel

Description : Ce fichier comprend des renseignements liés à la participation des candidats aux évaluations menées par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP, ou en son nom. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, le statut d’emploi et les antécédents professionnels, le niveau d’études, la date de naissance, le sexe, le niveau de compétence en matière de langues officielles, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements médicaux liés aux demandes de mesures d’adaptation, les considérations de déficience physique, la citoyenneté, le numéro d’identification d’employé, les renseignements figurant au dossier du personnel, les renseignements biographiques. Les opinions de tiers, comme les personnes jointes aux fins de vérification des références, sont comprises dans ce fichier.

Nota : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou, si elles n’ont pas de CIDP, leur date de naissance.

Catégorie de personnes : Toute personne (fonctionnaire actuel ou ancien, ou non fonctionnaire) ayant passé des examens ou participé à des évaluations, ou ayant agi à titre de répondant pour les candidats participant à des évaluations par le CPP de la CFP, ou en son nom.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 11, 30 et 35 de la LEFP et utilisés pour soutenir les activités d’évaluation et la prise de décision en matière de dotation et de gestion des ressources humaines comme la formation et le perfectionnement, le counselling et le rendement.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être utilisés aux fins du contrôle de la qualité et dans le but d’assurer la conformité aux directives d’examen comme les limites de reprise d’examen (c.-à-d. pour faire en sorte que les périodes d’attente de reprise d’examen soient respectées), la sécurité des examens et les exigences de non divulgation. Les résultats de l’évaluation de langue seconde sont utilisés par les organisations fédérales autorisées pour des raisons liées à la gestion des exigences en matière de langues officielles en vertu de la politique de l’employeur et de la Loi sur les langues officielles. Les renseignements personnels recueillis sur une base volontaire, comme les études, l’âge, le sexe et les renseignements contenus dans l’auto-identification des membres des groupes d’équité en matière d’emploi ainsi que les réponses et résultats d’évaluation des candidats peuvent être utilisés aux fins de recherche et développement, comme la validation du contenu d’examen, l’élaboration de nouveaux examens et le suivi du rendement à cet égard. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements peuvent être diffusés à la Direction des enquêtes (CFP PPU 010). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les fichiers imprimés sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits. Les enregistrements audio du test de compétence orale de l’évaluation de langue seconde sont conservés pendant deux ans et sont ensuite détruits, sauf si le candidat accepte qu’ils soient éliminés à une date antérieure. Les résultats des examens des candidats sont conservés indéfiniment sous forme de fichiers informatisés.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 001424
Numéro de fichier : CFP PCU 025

Examinateurs de l’évaluation de langue seconde

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements liés à l’inscription ou à l’accréditation et à la surveillance des administrateurs et des correcteurs de l’Évaluation de la langue seconde (ELS) y compris les évaluateurs du Test de compétence orale; des formulaires d’inscription pour le programme d’accréditation; des ententes d’utilisation de l’examen; des lettres d’accréditation/de retrait de l’accréditation, commentaires et recommandations des formateurs et surveillants et d’autres données administratives recueillies relativement à l’accréditation et à l’inscription.

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires qui ont participé au programme d’accréditation pour le test de compétence orale (anciennement le « test d’interaction orale ») ou qui ont été autorisés à administrer et à corriger les tests de l’ELS.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 11, 31, 35 et 37 de la LEFP afin de consigner tous les renseignements relatifs à l’inscription ou à l’accréditation des examinateurs de l’ELS.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour consigner les renseignements liés aux qualifications, à la formation et à l’accréditation ou à l’inscription des examinateurs de l’ELS actuels et potentiels. Il sert également à fournir des renseignements afin de surveiller le rendement des examinateurs de l’ELS en tant qu’individus et comme équipe, pour surveiller la performance du test, et prendre des mesures correctives au besoin.

Normes de conservation et d’élimination : Tous les dossiers sont conservés pendant dix ans une fois que l’employé a quitté son poste d’examinateur. Les dossiers concernant les personnes qui n’ont pas effectué les tâches d’examinateur sont également conservées pendant dix ans. Les dossiers sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 001458
Numéro de fichier : CFP PCE 796

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation pour les personnes ayant des besoins particuliers

Description : Ce fichier comprend des renseignements sur les demandes de mesures d’adaptation liées aux examens et à d’autres formes d’évaluation, dont celle de langue seconde ou d’autres activités de gestion des ressources humaines. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, le numéro d’identification personnel, la langue, les renseignements médicaux, les traits physiques, la date de naissance et la signature de la personne.

Nota : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT s’il y a lieu, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro de processus de sélection ainsi que l’objet et la date de la pièce de correspondance.

Catégorie de personnes : Le grand public et les employés du gouvernement fédéral qui participent à des examens, à des évaluations ou à d’autres activités de gestion des ressources humaines de la CFP et les personnes qui demandent des mesures d’adaptation en matière d’évaluation.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer les mesures d’adaptation en matière d’évaluation qui sont appropriées, et ils sont recueillis en vertu des articles 11, 30 et 36 de la LEFP et des articles 7 et 10, et du paragraphe 15(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Usages compatibles : Avec le consentement écrit de la personne demandant des mesures d’adaptation, le personnel de la CFP peut demander à communiquer directement avec des spécialistes médicaux ou autres pour obtenir des éclaircissements sur des questions relatives aux demandes de mesures d’adaptation. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour des raisons d’archivage, d’exécution de la loi et de sécurité. Avec le consentement de la personne, les renseignements peuvent être communiqués à l’institution fédérale effectuant la sélection ou le processus de nomination pour lequel le candidat a demandé des mesures d’adaptation. De plus, les renseignements contenus dans le fichier peuvent, avec le consentement de la personne, être regroupés à ceux d’autres candidats et utilisés aux fins de recherche, formation, évaluation et statistique. L’information dans la banque de données peut aussi être utilisée pour l’assurance de la qualité afin de valider le contenu de test et pour la surveillance de la performance du test. Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Tous les dossiers en papier sont conservés pendant dix ans après avoir été déclarés inactifs et ils sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2015/ ???
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.2 – 4900
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110275
Numéro de fichier : CFP PCU 202

Recherche et développement

Description : Ce fichier comprend des renseignements obtenus de façon volontaire au cours des travaux de recherche afin de soutenir l’élaboration et la prestation de produits et services liés à l’évaluation des ressources humaines aux fins de recrutement, de sélection et de perfectionnement au sein de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la signature, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur les études, le numéro d’identification de l’employé, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements du personnel, les réponses d’examen, les opinions et les perspectives des personnes, et/ou les perspectives à leur sujet, les questions liées à l’évaluation.

Nota : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT, s’il y a lieu, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro de processus, l’objet et la date pertinente de la pièce de correspondance ainsi que le type d’activité de recherche (p. ex. examen préliminaire, sondages, groupes de consultation ou autres consultations) à laquelle elles ont participé.

Catégorie de personnes : Le grand public et les employés fédéraux ayant participé à des examens préliminaires de la CFP, groupes de consultation ou autres consultations ou activités liées à la recherche et au développement des produits et services d’évaluation dans le domaine des ressources humaines.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour faciliter la recherche liée à l’élaboration et à la validation d’examens et de produits connexes aux fins du recrutement, de la dotation et du perfectionnement professionnel dans la fonction publique. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la LEFP.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués aux ministères et organismes du gouvernement fédéral relevant de la compétence de base et de la compétence élargie de la CFP. Avec le consentement de la personne, les renseignements peuvent être comparés à ceux contenus dans les fichiers de renseignements personnels suivants : Profils de candidat, candidatures et présentations de candidatures (CFP PPU 015); évaluations par le Centre de psychologie du personnel (PSC PPU 025), mesures d’adaptations liées aux évaluations pour des personnes ayant des besoins particuliers (PSC PPU 202) et Dossiers des services de counseling aux cadres supérieurs (PSC PCE 744). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : L’information personnelle est conservée pendant dix ans et ensuite détruite. Les réponses aux tests anonymes et l’information démographique sont conservées indéfiniment en format électronique.

Numéro d’ADD : En cours d’élaboration
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.2 – 4900
Numéro d’enregistrement : 20110553
Numéro de fichier : CFP PPU 211

Vérifications

Description : Ce fichier comprend des renseignements relatifs aux vérifications indépendantes sur l’intégrité du processus de nomination, notamment sur la protection du mérite et sur l’impartialité politique. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, la date de naissance, le code d’identification de dossier personnel, le curriculum vitae, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi et les études.

Catégorie de personnes : Les candidats et les personnes nommées (grand public, fonctionnaires actuels et anciens) à des postes au sein d’une organisation fédérale assujettie à la LEFP.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour mener des vérifications sur les pratiques de dotation, y compris des nominations individuelles, des organisations fédérales assujetties à la LEFP et au règlement connexe, pour assurer leur conformité aux lignes directrices de la CFP en matière de nomination et aux pouvoirs de dotation délégués aux organisations. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 11, 15 et 17 de la LEFP.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux consultants en vérification et sont protégés en vertu des dispositions relatives à la protection des renseignements personnels incluses dans les ententes contractuelles. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou recrutement, les renseignements peuvent être divulgués à la Direction des enquêtes (voir le FRP de la CFP – Enquêtes, médiation et conciliation, CFP PPU 010). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives dans le cadre des activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, activités d’analyse, recherches, activités de production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant dix ans et sont ensuite envoyés à Bibliothèque et Archives Canada à titre de documents d’archives.

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.3.2 – 8600
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110274
Numéro de fichier : CFP PPU 080

Environnement analytique

Description : L’environnement analytique comprend des données provenant des sources suivantes : le Système d’information analytique sur les emplois (SIAE), lequel est alimenté par les fichiers sur les titulaires et la mobilité fournis par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), qui fournit des renseignements sur les fonctionnaires occupant des postes à la fonction publique et est utilisé pour l’évaluation des activités de nomination; les extraits de données sur l’équité en matière d’emploi fournis par BDPRH et dérivés de la banque de données sur l’équité en matière d’emploi (BDEE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT PCE 739) sont utilisés à des fins statistiques. Le sondage sur la dotation, pour lequel la collecte de données est effectuée tous les deux ans en partenariat avec Statistique Canada, fournit des données à la fois quantitatives et qualitatives (non personnelles) y compris la perception relative à la dotation et la sensibilisation des employés de la fonction publique quant à leurs droits et leurs responsabilités légales en matière d’activités politiques; les rapports trimestriels sur le processus de nomination (seulement les dossiers historiques), qui fournissent des renseignements sur les nominations issues de processus annoncés ou non annoncés; le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP), qui transmet le nom des bénéficiaires de priorité dans un inventaire que les ministères consultent en période de recrutement ou de dotation; le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP), qui fournit des renseignements sur les postulants et les candidatures dans le cadre de processus de nomination annoncés; et Publiservice, qui fournit des renseignements sur les annonces et les notifications de dotation se rapportant à des postes offerts aux fonctionnaires dans le cadre de processus internes (seulement les dossiers historiques).

Les fonds de données sont tenus à jour par la Commission de la fonction publique (CFP) et contiennent des renseignements personnels de base, comme le numéro de service à la clientèle (NSC, un numéro d’identification créé par la CFP), l’historique d’emploi, le statut d’emploi, la maîtrise des langues officielles, l’appartenance à un groupe désigné au titre de l’équité en matière d’emploi, le motif de cessation d’emploi, le niveau d’études, le principal domaine d’études et des données du SRFP relatives à des processus annoncés. La CFP reçoit aussi tous les mois des données extraites du fichier central de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) (PCU 715), y compris des numéros d’assurance social (NAS). Ces données ne se retrouvent pas dans le fichier sur l’environnement analytique, mais servent à créer des NSC aléatoirement.

Ces renseignements sont utilisés pour la préparation du rapport annuel de la CFP, la production de rapports statistiques et organisationnels, les réponses aux demandes des clients, la planification et l’analyse des ressources humaines, le Tableau de bord de la dotation de la CFP, la surveillance du système de dotation, la réalisation de recherches et d’études menées par la CFP. Par ailleurs, les renseignements des systèmes sur les titulaires et la mobilité du SCT sont utilisés pour mettre à jour le SIAE. Les données statistiques du fichier sur l’environnement analytique sont utilisées à la CFP aux fins de vérification (voir le FRP de la CFP – Vérifications, CFP PPU 080).

Toutes les publications et le Tableau de bord de la dotation de la CFP sont accessibles par l’intermédiaire de l’extranet de la CFP.

Catégorie de personnes : Toutes les personnes qui ont posé leur candidature ou ont été nommées à des postes dans la fonction publique ou qui ont quitté la fonction publique.

But : Conformément à l’article 11 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ce fichier sur l’environnement analytique a été créé pour consigner des renseignements sur les nominations dans la fonction publique (avant avril 1999), les départs, et la répartition des fonctionnaires par ministère, organisme et lieu, et pour produire des données sur l’intégrité du système de dotation de la fonction publique. Les activités de dotation sont évaluées en fonction des données issues du Système d’information analytique sur les emplois (SIAE). Le fichier sur l’environnement analytique est mis à jour régulièrement.

Usages compatibles : Ces données sont utilisées pour la rédaction de rapports pour le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) sur l’utilisation des ressources humaines et le statut des programmes. Elles servent notamment à suivre la mobilité des employés et à déterminer le nombre d’étudiants qui sont devenus des employés permanents de la fonction publique, ainsi qu’à d’autres fins statistiques. Les données sources des systèmes sur les titulaires (SCT PCE 753) et la mobilité (SCT PCE 769) du BDPRH fournissent aussi des renseignements de base supplémentaires pour les inventaires d’employés de la CFP. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements personnels, tel que le registre d’emploi dans la fonction publique, peuvent être communiqués à la Direction des enquêtes de la CFP pour valider d’autres sources de renseignements directes, en plus de faire le suivi des conditions des mesures correctives (voir le FRP de la CFP – Enquêtes, médiation et conciliation, CFP PPU 010).

Normes de conservation et d’élimination : Système de gestion de l’information sur les nominations : Les données informatisées sont conservées dans des archives optiques pour une période indéterminée. Départs : Les données informatisées sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient remplacées, puis elles sont supprimées, à l’exception des données de fin d’exercice, qui sont conservées dans des archives optiques pour une période indéterminée. Système de production de rapports sur le réaménagement des effectifs : Les dossiers sont conservés indéfiniment dans des archives optiques. Fichier statistique trimestriel (assimilé au fichier sur l’environnement analytique de 1995-1996 et supprimé en 2010–2011) : Les renseignements personnels sont conservés indéfiniment dans des archives optiques. Programme d’emploi pour les étudiants : Les renseignements sont stockés dans des archives optiques pour une période indéterminée. Le SIAE (incluant des NSCs) : Les renseignements personnels sont conservés indéfiniment. Les extraits de données de l’équité en matière d’emploi : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données du SRFP : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données du SGIP : sont stockés indéfiniment. Les renseignements du Sondage sur la dotation : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données de Publiservice : sont stockés indéfiniment.

Numéro d’ADD : 85/016, 94/00, 90/012 et 92/016
Renvoi au document no : CFP 1.3.2 – 8450
Enregistrement (SCT) : 002299
Numéro de fichier : CFP PCE 761

Système d’information des ressources de gestion (SIRG)

Description : En 1993, les renseignements électroniques ont été transférés aux systèmes d’environnement analytique (CFP PCE 761). Ce fichier peut contenir les certificats de nomination, les fiches d’employés, les données personnelles de base, les compétences, les antécédents professionnels, les aspirations de carrière, l’expérience en gestion et les cours de perfectionnement et de formation suivis. Dans le cas des fonctionnaires faisant partie du groupe de la direction, le fichier peut aussi contenir les avis de mise en disponibilité, les avis concernant la situation d’employé excédentaire ou de bénéficiaire de priorité, les notes concernant les demandes de mutation, les notes concernant les exigences en matière de, les notes concernant les cas où la candidature de l’employé a été étudiée en vue de doter un poste, la note de service la plus récente (rapport du comité) à la CFP, les lettres d’offre et d’acceptation, les notes au dossier, les lettres de recommandation, les formulaires d’inclusion à la liste d’intervention, l’autorisation de l’administrateur général d’inclure un nom sur la liste d’intervention, et les notes et rapports de prise en considération et de counselling. Ce fichier peut aussi contenir des dossiers particuliers sur les agents supérieurs du personnel, des finances et de la vérification interne.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires nommés à des groupes et niveaux déclarés admissibles par la CFP, fonctionnaires qui recherchent une affectation dans le cadre du programme Échanges Canada ou du programme d’affectations internationales ou qui participent à ces programmes, et fonctionnaires des groupes et niveaux FI-4 ou équivalents, et PE-6 jusqu’à EX-3, qui sont réputés avoir un haut niveau de qualification et qui ont fait l’objet d’une évaluation par un comité consultatif supérieur.

But : Ce fichier, créé en 1993, existe en vertu de l’article 5 de l’ancienne Loi sur l’emploi dans la Fonction publique et de l’ancien REFP afin de permettre à la CFP d’exercer ses pouvoirs et de s’acquitter de ses fonctions, c’est-à-dire de maintenir un répertoire des candidats pour des postes à des groupes et niveaux déterminés par la CFP.

Usages compatibles : Ce fichier a servi à fournir des renseignements au SCT, aux ministères et organismes aux fins de la dotation, de la gestion des ressources humaines, des statistiques, de l’analyse, de l’évaluation et de la planification de la gestion de carrière. Liens avec d’autres systèmes (avant 1993) : le SIRG était rattaché au Système d’information des titulaires du Conseil du Trésor (SCT PCE 723) pour obtenir des renseignements sur les employés, au Système d’information sur le personnel supérieur du Conseil du Trésor (SCT PCE 715) pour obtenir des renseignements sur les postes, au Système de gestion de l’information sur les nominations de la CFP pour mettre à jour les changements découlant de nominations et au Système de cessation d’emploi pour identifier les personnes qui ont quitté la fonction publique. Il était aussi rattaché au Fichier de données sur les groupes visés par l’équité en matière d’emploi (SCT PCE 706) pour fournir des données statistiques au SCT concernant l’équité en matière d’emploi. De plus, des données de base provenaient également du Système du CAP, du Système d’Échanges Canada et des Programmes internationaux, du Répertoire des postulants au groupe de la direction et du Fichier statistique trimestriel. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les données informatisées sont conservées pendant 10 ans après avoir été retirées du système ou après que l’employé a quitté la fonction publique. Elles sont ensuite supprimées du système. Les évaluations de rendement sont conservées pendant cinq ans et sont ensuite détruites. Les renseignements transférés au fichier de l’environnement analytique sont conservés pendant 20 ans après leur collecte, puis ils sont stockés indéfiniment dans des archives optiques.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CF 1.3.2 – 8450
Enregistrement (SCT) : 001477
Numéro de fichier : CFP PCE 734

Audiences d’appel

Description : Ce fichier contient des décisions de comité d’appel qui sont conservées sur CD-ROM. Les personnes qui remplissent une formule de demande d’accès à des renseignements personnels doivent fournir le numéro de dossier de la Direction des enquêtes qui est indiqué sur la décision du comité d’appel envoyée à l’appelant.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires qui avaient interjeté un appel ou qui étaient concernés par un appel.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 21 de l’ancienne LEFP et des articles 19 à 28 de l’ancien REFP. Il vise à consigner et à fournir des renseignements sur les appels.

Usages compatibles : En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les décisions sont conservées sur CD-ROM pendant 20 ans à compter de la date de la décision.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.3.3 – 8265
Enregistrement (SCT) : 001445
Numéro de fichier : CFP PCE 708

Enquêtes

Description : Conformément à son mandat, la Commission de la fonction publique (CFP) enquête sur des allégations liées à des processus de nomination (fonctionnaires et membres du public) ainsi que sur les cas d’activités politiques irrégulières. Il s’agit notamment d’allégations d’influence politique et de fraude ainsi que d’erreurs, d’omissions ou de conduite irrégulière. Ces dernières comprennent également les erreurs, les omissions ou les conduites irrégulières en lien à des préjugés et des obstacles qui ont désavantagé les personnes appartenant à tout groupe en quête d’équité.

Les enquêtes sont menées par la Direction des enquêtes de la CFP en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Les enquêtes menées en vertu de la LEFP impliquent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels. Ceux-ci peuvent comprendre des renseignements sur les personnes qui demandent que l’on mène une enquête, les personnes dont les actions font l’objet d’une enquête et les autres personnes impliquées, notamment : nom et coordonnées, code d’identification de dossier personnel ou autres identifiants, date de naissance, renseignements médicaux et liés à des accommodements, renseignements relatifs au statut de groupe en quête d’équité; renseignements d’emploi, allégations, soumissions, témoignages, autres renseignements jugés pertinents et nécessaires pour les besoins d’une enquête, et renseignements sur les employeurs actuels ou éventuels. Ces renseignements peuvent être obtenus de diverses sources, y compris les personnes impliquées, les dossiers organisationnels, les documents publiés, l’Internet et les médias sociaux.

Catégories de personnes : Individus (fonctionnaires et membres du public) impliqués dans un processus de nomination faisant l’objet d’une enquête en vertu de la LEFP et autres individus qui fournissent des renseignements pertinents à l’enquête. Également, les fonctionnaires fédéraux et administrateurs généraux ayant participé à des activités politiques irrégulières pouvant être perçues comme portant atteinte à la capacité de l’employé d’exercer ses fonctions de manière politiquement impartiale ou les fonctionnaires nommés à la suite d’une influence politique.

But : Ce fichier contient des informations collectées ou crées conformément aux pouvoirs d’enquête de la CFP découlant de la partie 5 ou la partie 7 de la LEFP. Les renseignements décrits dans ce fichier sont utilisés afin de déterminer si la CFP a compétence pour enquêter sur les irrégularités présumées, pour déterminer si une enquête est justifiée, pour mener une enquête et pour assurer la conformité aux mesures correctives.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués au personnel de la compétence, des enquêtes et de l’assurance de la qualité pour la formation du personnel et les activités d’assurance de la qualité. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à des fins non administratives aux activités de programme de la CFP conformément à l’autorisation prévue par la LEFP aux fins d’études, d’activités de vérification et d’analyse, de rapports, de sondages, d’analyses statistiques ou pour permettre à un programme ou à un service de la CFP de prévenir la récurrence d’une irrégularité dans l’application de la LEFP et de protéger l’intégrité du système de dotation.

Note : Conformément aux pouvoirs conférés par l’article 19 du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et de l’article 14 du Règlement sur les activités politiques, la CFP peut également communiquer au public certains renseignements personnels obtenus au cours d’une enquête menée en vertu de la partie 5 ou 7, ou communiquer les renseignements, sans consentement, à d’autres organisations du secteur public ou privé, à des établissements d’enseignement, à des organismes d’application de la loi et des organismes de surveillance professionnelle.

Normes de conservation et de destruction : Les renseignements personnels qui sont recueillis par la CFP en vue de déterminer le mérite d’une allégation et de déterminer la compétence de la CFP de mener une enquête, mais qui ne sont pas utilisés pour mener une enquête, sont conservés pendant cinq ans. Les renseignements personnels recueillis et utilisés aux fins d’une enquête sont conservés pendant dix ans après la conclusion de l’enquête et des mesures correctives en découlant, le cas échéant. Après ces périodes de conservation, les informations recueillis à ces deux fins sont détruites, sauf dans le cas qu'un avis de conservation de la preuve soit en vigueur ou en vertu de toutes autres exigences légales. Tous les documents présentés à la Commission dans le cadre du processus d’enquête, ainsi que tous les Rapports de décision rendus par la Commission ou en son nom, sont également conservés dans la catégorie de renseignements personnels intitulée « Documents de la Commission », conformément à la norme de conservation de cette classe.

Remarques : Les personnes souhaitant présenter une demande de leurs renseignements personnels doivent fournir le numéro de dossier d’enquête pertinent.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée relativement aux activités des enquêtes de la CFP en mars 2019.

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de renvoi au document : PSC 1.3.3 – 8255
Enregistrement (SCT) : 001421
Numéro du fichier : PSC PPU 010