Info Source – Sources de renseignements sur le gouvernement fédéral et les fonctionnaires fédéraux

Renseignements généraux

Présentation d’Info Source

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux fournit de l’information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions gouvernementales visées par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il donne aux personnes et aux employés du gouvernement (actuels et anciens) des renseignements pertinents afin à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant et qui sont détenus par les institutions gouvernementales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à les aider à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un accès central permet de consulter l’avant-propos et une liste des institutions assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels désignent les responsabilités générales du président du Conseil du Trésor (à titre de ministre responsable) pour ce qui est de l’administration pangouvernementale des lois.

Raison d'être

Le mandat de la Commission de la fonction publique (CFP) consiste à promouvoir et à protéger les nominations fondées sur le mérite et, de concert avec les autres intervenants, à préserver l'impartialité politique de la fonction publique. La CFP rend directement compte de l'exercice de son mandat au Parlement.

Conformément au système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs établi par la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), la CFP remplit son mandat en fournissant des orientations et une expertise stratégiques, ainsi qu'en exerçant une surveillance efficace. De plus, la CFP offre des services de dotation et d'évaluation novateurs.

À titre de ministre désignée, la ministre de Service publics et Approvisionnement Canada est responsable de déposer au Parlement le Rapport annuel de la CFP et les autre rapports spéciaux. Visitez le site web de la Commission de la fonction publique pour en savoir plus sur notre histoire.

Responsabilités

La CFP est responsable de promouvoir et de protéger les nominations fondées sur le mérite qui sont exemptes de toute influence politique et, de concert avec les autres intervenants, de préserver l'impartialité politique de la fonction publique

Voici en quoi consiste le mandat de la CFP :

  • Faire des nominations internes et externes à la fonction publique qui sont fondées sur le mérite et qui sont exemptes de toute influence politique. La LEFP confère à la Commission le droit de déléguer aux administrateurs généraux ses pouvoirs de nomination à des postes dans la fonction publique. Actuellement, la CFP délègue ces pouvoirs aux administrateurs généraux assujettis à la LEFP dans toute l'administration publique fédérale.
  • Administrer les dispositions de la LEFP qui portent sur les activités politiques des fonctionnaires et des administrateurs généraux. La partie 7 de la LEFP reconnaît aux fonctionnaires le droit de se livrer à des activités politiques, tout en respectant le principe d'impartialité politique au sein de la fonction publique. Elle précise également les rôles et responsabilités des fonctionnaires et de la CFP au chapitre des activités politiques.
  • Surveiller l'intégrité du système de dotation et, de concert avec les autres intervenants, garantir l'impartialité politique de la fonction publique. Cette fonction de surveillance comprend le pouvoir de réglementation et la fonction d'établissement de politiques, l'apport continu de soutien et d'orientation et l'évaluation régulière du rendement en dotation des organisations délégataires, la tenue de vérifications permettant une évaluation indépendante du rendement et de la gestion des activités de dotation et la conduite d'enquêtes sur les processus de dotation et les activités politiques irrégulières des fonctionnaires.
  • Législation
  • Lignes directrices

Fonctions, programmes et activités de l’organisation

Résultat stratégique de la CFP : Offrir à la population canadienne une fonction publique hautement compétente, impartiale et représentative, capable de lui fournir des services dans les deux langues officielles, et au sein de laquelle les nominations sont exemptes de toute influence politique et sont fondées sur le mérite et sur les valeurs que sont la justice, l’accessibilité, la représentativité et la transparence.

1.1 Intégrité du système de dotation et impartialité politique

Le programme lié à l’intégrité du système de dotation et l'impartialité politique est axé sur la protection, par un tiers indépendant, des principes du mérite et de l’impartialité politique dans la fonction publique fédérale. Ce programme comprend l’établissement et la promotion de positions de principe et d’orientations en matière de politiques stratégiques, la réalisation de travaux de recherche stratégique, l’établissement de politiques et de normes pour la CFP, la formulation de conseils, d’interprétations et de lignes directrices, ainsi que l’administration des pouvoirs délégués et non délégués, incluant les langues officielles, le régime des activités politiques et l’administration des priorités.

1.1.1 Lignes directrices, conseils et soutien en matière de dotation et d’impartialité politique

Le sous-programme lié aux lignes directrices, aux conseils et au soutien en matière de dotation et d’impartialité politique permet l’élaboration et la promotion des positions de principe et d'orientations à donner aux politiques stratégiques sur le mérite et l’impartialité politique à la fonction publique fédérale. Il consiste également à élaborer et à interpréter les lignes directrices, les règlements et les décrets d’exemption de la CFP et du Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation afin de faire en sorte que les organisations, les gestionnaires et les spécialistes des ressources humaines disposent de toute l’information pertinente, et reçoivent avis et conseils en temps opportun. Il permet aussi d’élaborer la position de la CFP sur les questions de principe soulevées dans le cadre des plaintes présentées à la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique (CRTEFP).

L’Outil d’autoévaluation des activités politiques

Description : L’Outil d’autoévaluation des activités politiques est une ressource en ligne disponible sur le site Web de la Commission de la fonction publique, qui aide les fonctionnaires, assujettis aux dispositions régissant les activités politiques (Partie 7) de la Loi sur l’emploi de la fonction publique, à prendre une décision éclairée concernant leur participation à une activité non liée à une candidature.

Types de documents : Noms d’institution, la nature des fonctions actuelles du fonctionnaire dans le contexte de son organisation; le niveau et la visibilité du poste actuel du fonctionnaire; la nature de l’activité politique; et la visibilité personnelle du fonctionnaire. Les renseignements recueillis ne sont pas de nature personnelle et sont fournis volontairement par les utilisateurs et ne servent qu’à des fins statistiques et d’évaluation de programme.

Numéro de dossier : CFP 1.1.1 – 2413

Dossiers de la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique (CRTEFP)- Traitement des plaintes en dotation et des procès judiciaires

Description : Copies des dossiers de cas de la CRTEFP concernant les plaintes en matière de dotation déposées en vertu de l’article 65 (mise en disponibilité), de l’article 74 (révocation d’une nomination), de l’article 77 (nominations internes) et de l’article 83 (omission des mesures correctives ordonnées par la CRTEFP) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). En réponse aux plaintes en matière de dotation déposées à la CRTEFP, la CFP élabore des représentations sur les questions soulevées en lien avec la Politique de nomination et les questions juridiques soulevées. La CFP interviendra durant l’audience, soit oralement ou par voie de plaidoiries écrites, afin de fournir son interprétation de certains concepts, tel que l’abus de pouvoir, et afin d’expliquer la relation entre le mandat de la CRTEFP et celui de la CFP. Lorsqu’une décision de la CRTEFP en matière de dotation est amenée en Cour (Cour fédérale, Cour d’appel fédérale et Cour suprême), la CFP est considérée comme faisant partie du Procureur général (PG) du Canada, une des parties dans le cadre d’une instance, et par conséquent, elle contribue à l’élaboration de la position du PG et des représentations devant la Cour.

Types de documents : Copies de plaintes en matière de dotation, allégations, réponses des administrateurs généraux et des autres parties, correspondance, motions, requêtes, demandes, notes concernant la conférence préparatoire, actes de procédure, avis, preuves, avis de retrait d’une plainte, évaluations des risques liés à la Politique de nomination de la CFP, avis en matière de lignes directrices, avis juridiques, représentations écrites et décisions de la CRTEFP. Comprend aussi les demandes de contrôle judiciaire, affidavits, mémoires des faits et du droit, et factums.

Numéro du dossier : CFP 1.1.1 – 4926

1.1.2 Délégation, activités politiques, langues officielles et administration des droits de priorité

Le sous-programme lié à la délégation, aux activités politiques, aux langues officielles et à l’administration des droits de priorité consiste à administrer les pouvoirs délégués aux ministères et organismes, par des instruments de délégation clairement énoncés, des produits et services d’apprentissage et des conseils en matière de dotation, la collecte de renseignements à l’appui de la fonction de surveillance de la CFP. De même, il permet de soutenir les organisations de manière à leur permettre de déléguer les pouvoirs en matière de dotation et les pouvoirs connexes aux niveaux appropriés, et à exercer pleinement ceux-ci. Ce sous-programme permet également de veiller à l’administration du régime des activités politiques et à l’admissibilité aux dispositions législatives sur la mobilité, de surveiller l’utilisation du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et de fournir des conseils spécialisés à cet égard ainsi que sur l’administration des droits de priorité prévus dans la LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP).

Cadre de dotation

Description : Information sur l’établissement et l’application des lois, décrets d’exemption, règlements et lignes directrices en vertu de la LEFP, en ce qui a trait à la dotation et à la délégation aux ministères et organismes des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes ainsi qu’à la coordination des parties du programme sur les langues officielles dont la CFP est responsable.

Types de documents : Lignes directrices, directives, méthodes et procédures relatives à la dotation à la fonction publique fédérale et à l’approbation des programmes de dotation d’organismes distincts pour fin de mutation de leurs employés au sein d’organisations déléguées; instruments de délégation et responsabilisation en matière de nomination; listes des administrateurs généraux et organisations auxquels des pouvoirs de nomination et pouvoirs connexes ont été délégués; dispositions particulières visant la subdélégation; modalités et conditions additionnelles liées à la délégation; dossiers d’accréditation des conseillers en dotation sous l’ancienne LEFP; dossiers relatifs aux décrets et aux règlements; et rapports de dotation des organisations à l’intention de la CFP.

Numéro de dossier : CFP 1.1.2 – 4390

Accréditation des conseillers en dotation

Description : Ce fichier peut renfermer des dossiers individuels contenant des recommandations provenant des ministères et organismes aux fins d’accréditation en dotation, comme des lettres de recommandation des chefs des ressources humaines, des renseignements sur les études et l’expérience antérieures du personnel, des résultats obtenus à l’examen de connaissances en dotation, un aperçu de la formation en cours d’emploi et des activités et affectations connexes de même qu’une évaluation de ces activités et affectations. Une partie de ces renseignements se trouve également dans un répertoire informatisé. Depuis le 31 décembre 2005, la CFP n’offre plus d’accréditation aux conseillers en dotation. Ce fichier n’existe donc qu’à des fins de conservation des renseignements.

Catégorie de personnes : Conseillers en dotation de la fonction publique.

But : Les renseignements ont cessé d’être versés dans ce fichier le 31 décembre 2005, étant donné que la CFP n’offre plus d’accréditation aux conseillers en dotation depuis l’entrée en vigueur de la LEFP. Ce fichier avait été créé afin de fournir et de recueillir des renseignements sur l’accréditation des conseillers en dotation quant à l’exercice des pouvoirs de dotation délégués en vertu du paragraphe 6(1) de l’ancienne LEFP.

Usages compatibles : Ce fichier servait à fournir des renseignements à l’appui de l’accréditation des conseillers en dotation. Il servait également à produire divers rapports et analyses statistiques. Il sert aujourd’hui à des fins de conservation.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant une période de deux ans après la date d’accréditation. Les renseignements informatisés seront conservés jusqu’à l’année 2035, ce qui permet de tenir un registre des conseillers accrédités.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001464
Numéro de fichier : CFP PCE 800

Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, certificats médicaux, pièces justificatives, demandes des ministères et organismes et décisions de la Commission, dans certains cas.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires ayant fait une demande d’exemption en matière de langues officielles.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 37 et 41 de l’ancienne LEFP, abrogée en 2003, ainsi qu’aux articles 20 et 21 et l’alinéa 30(2)a) de la présente LEFP. Il vise à consigner les renseignements concernant l’examen du dossier des employés qui demandent d’être exemptés de l’obligation de satisfaire aux exigences linguistiques de leur poste.

Usages compatibles : L’information est utilisée par la CFP afin de déterminer si elle devrait accorder ou refuser une demande pour exempter un employé de l’obligation de respecter les exigences linguistiques de son poste pour des raisons d’ordre médical, selon le Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des enquêtes de la CFP en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours d’une enquête menée en vertu de la LEFP.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 25 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001460
Numéro de fichier : CFP PCE 774

Personnes nommées en vertu d’un décret d’exemption

Description : Ce fichier peut contenir des données de base au sujet de nominations effectuées par la Commission conformément à un décret d’exemption, avec l’approbation du gouverneur en conseil.

Catégorie de personnes : Personnes nommées à ou dans la fonction publique qui sont exemptées de l’application de certaines dispositions de la LEFP en vertu de l’article 20.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 37 et 41 de l’ancienne LEFP, abrogée en 2003, ainsi qu’aux articles 20 et 21 de la présente LEFP. Il vise à consigner et à communiquer au Parlement le nom des fonctionnaires exemptés et la raison de leur exemption de certaines dispositions de la Loi en vertu de l’article 20.

Usages compatibles : Chaque année, ce fichier sert à faire connaître au Parlement le nom des employés et la raison de leur exemption en vertu d’un décret d’exemption.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans à compter de la date de fin de l’exemption, puis transmis à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4390
Enregistrement (SCT) : 001447
Numéro de fichier : CFP PCE 780

Les droits de priorités légales et réglementaires catégories de documents

Description : Information sur l’administration des droits de priorité découlant de la LEFP et du REFP, y compris les renseignements personnels des bénéficiaires de priorité, les documents d’orientation et les manuels de procédure requis pour l’administration de ces droits, et information sur les responsabilités concernant le réaménagement des effectifs dans son ensemble.

Types de documents : Élaboration de politiques et programmes; documents d’orientation et manuels de formation pour la CFP et le personnel des ministères/organismes qui s’occupe de l’administration des droits de priorité; renseignements figurant dans les dossiers pour la présentation et le placement de bénéficiaires de priorité; Système de gestion de l’information sur les priorités; lettres, curriculum vitæ, références et information sur l’admissibilité des personnes au droit de priorité, sur la présentation des bénéficiaires de priorité aux fins d’examen par des organisations, y compris les résultats des présentations et des nominations des bénéficiaires de droit de priorité, et documents concernant les priorités tels que des rapports de données sur diverses populations de bénéficiaires de priorité, l’historique des présentations et le taux de nomination de l’organisation.

Numéro de dossier : CFP 1.1.2 – 4780

Les droits de priorités légales et réglementaires fichiers de renseignements personnels

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, des renseignements sur les priorités réglementaires ou légales, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi et les résultats des présentations aux ministères et organismes. Ces renseignements portent notamment sur les priorités suivantes : membres des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales attribuables au service, employés en congé, des anciens membres du personnel d’un ministre, personnel du Bureau du secrétaire du gouverneur général (disposition abrogée le 30 septembre 2010), mise en disponibilité, fonctionnaire excédentaire, réintégration, réinstallation du conjoint, fonctionnaire devenu handicapé, époux ou conjoint de fait survivant membres des Forces armées canadiennes libérés pour des raisons médicales non attribuables au service et membres de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) libérés pour des raisons médicales. Ces renseignements sont conservés sous forme de dossiers imprimés ou informatisés dans le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP).

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires et autres personnes qui bénéficient d’une priorité légale ou réglementaire de nomination.

But : Ce fichier existe en vertu des articles 11 et 39.1, 40 à 43 de la LEFP et des articles 3 à 12 du REFP pour fournir des renseignements sur les personnes qui ont une priorité de nomination légale ou réglementaire.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé par la CFP et d’autres organisations du gouvernement fédéral pour identifier les personnes qui ont une priorité légale ou réglementaire de nomination et pour effectuer des activités de recherche d’emploi en leur nom. Des rapports sur les résultats globaux (par exemple, le nombre total de bénéficiaires de priorité) sont fournis au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), aux organisations et aux syndicats à titre d’information. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, activités de production de rapports et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être communiqués à la Direction générale des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) en vertu de l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours d’une enquête menée en vertu de la LEFP. L’information personnelle est partagée avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour atteindre les objectifs des analyses de réaménagement des effectifs, en conformité avec un accord de partage d’information. Les données recueillies sur l’équité en matière d’emploi sont utilisées à des fins de rapports et de conformité tel que prévu dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Les informations contenues dans la base de données sont également utilisées à des fins d’authentification électronique (afin de vérifier si un utilisateur a l’autorisation nécessaire pour accéder au site). Cette utilisation fait partie du fichier de renseignements personnels de Services partagés Canada : SSC PCU 607 pour les Services de gestion des justificatifs externes.

Normes de conservation et d’élimination : Les documents papier sont conservés pendant cinq ans à compter de l’échéance de la priorité et ensuite détruits. L’information personnelle dans le SGIP est conservée indéfiniment.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.1.2 – 4780
Enregistrement (SCT) : 001452
Numéro de fichier : CFP PCE 801

Activités politiques – Permission et congés

Description : Information sur les fonctionnaires fédéraux assujettis aux dispositions régissant les activités politiques (Partie 7) de la LEFP qui demandent à la CFP la permission de se porter candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, ou de tenter de le devenir avant ou pendant la période électorale et, un congé sans solde, s’il y a lieu.

Types de documents : Demandes, notes d’information, rapports, lettres, rapports de décisions, opinions, avis juridiques et recommandations.

Numéro de dossier : CFP 1.1.2 – 2410

Administration des demandes relatives à une candidature électorale

Description : Ce fichier contient des renseignements sur l’administration des demandes de candidature électorale provenant de fonctionnaires fédéraux assujettis à la partie 7 de la LEFP, ainsi qu’au Règlement concernant les activités politiques (RAP). Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les données biographiques, les renseignements personnels du fonctionnaire, les préférences linguistiques, les points de vue et les opinions exprimés par la personne ou exprimés à son sujet et la signature. Outre les renseignements indiqués sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir l’objet et la date de la correspondance.

Nota : Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2011. Il s’intitulait auparavant : « Congé sans solde et permission pour se porter candidat à une élection ».

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires fédéraux qui ont demandé la permission de se porter candidat à une élection ou de tenter de le devenir, avant ou pendant la période électorale et, le cas échéant, un congé sans solde. Les administrateurs généraux et les superviseurs qui fournissent un avis professionnel sur la capacité du titulaire d’exercer ses fonctions de façon politiquement impartiale. Les autres personnes qui émettent leurs points de vue et leurs opinions au sujet de la demande relative à une candidature électorale.

But : La CFP recueille les renseignements personnels en vertu du pouvoir que lui confèrent la LEFP, tel qu’il est précisé dans le préambule et surtout dans l’article 11 et la partie 7, ainsi que le RAP. Elle les utilise pour examiner les demandes de permission, assurer un suivi des conditions liées aux permissions accordées et prendre des mesures dans le cas où les activités contreviennent à cette loi.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués à la Cour fédérale dans le cadre d’un examen judiciaire, en conformité avec les alinéas 8(2)c) et 8(2)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnel (LPRP). Si la CFP recevait des allégations relatives à une activité politique irrégulière, les renseignements personnels pourraient être communiqués à la Direction générale des enquêtes de la CFP durant l’enquête (FRP CFP PPU 010) et aux fins de celle-ci, conformément à l’article 118 de la LEFP et en vertu de l’article 14 du RAP. La communication de ces renseignements est aussi conforme à l’alinéa 8(2)b) de la LPRP. La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 15 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP1.1.2 – 2410
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001448
Numéro de fichier : CFP PCE 763

Dispositions concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et des personnes ayant occupé certains postes exclus au Bureau du secrétaire du gouverneur général

Description : Renseignements relatifs à la confirmation de l’admissibilité par la CFP des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et des personnes ayant occupé certains postes exclus au Bureau du secrétaire du gouverneur général qui postulent dans le cadre de processus de nomination internes annoncés.

Types de documents : Demandes, copies des fiches et bordereaux de paie, correspondance des bureaux de la rémunération et de la paie, guide des procédures, avis juridiques, recommandations et correspondance.

Numéro de dossier : CFP 1.1.2 – 2430

Dispositions concernant la mobilité

Description : Ce fichier contient des renseignements relatifs aux personnes qui ont été employées pendant au moins trois années en tant que membres exonérés du personnel du cabinet d’un ministre ou du titulaire des charges de leader de l’Opposition au Sénat ou de chef de l’Opposition à la Chambre des communes, ou encore de façon successive dans l’un ou l’autre de ces cabinets. Ces personnes ont le droit de déposer à la Commission de la fonction publique (CFP) une demande de confirmation d’admissibilité en vue de présenter leur candidature dans le cadre d’un processus de nomination interne annoncé, pour une période d’un an après avoir cessé leur emploi dans les fonctions susmentionnées. Ce fichier contient aussi des renseignements relatifs aux personnes qui ont occupé pendant au moins trois années consécutives un ou plusieurs des postes exclus au Bureau du secrétaire du gouverneur général (BSGG) portant un numéro allant de GGS-S-910 à GGS-S-920. Ces personnes ont le droit de déposer à la CFP une demande de confirmation d’admissibilité en vue de présenter leur candidature dans le cadre d’un processus de nomination interne annoncé, pour une période d’un an après avoir cessé leur emploi dans les fonctions susmentionnées. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les données biographiques, les renseignements personnels (dont le type de congé, par exemple le congé d’études, le congé personnel et le congé de maladie prolongé), les préférences linguistiques, les points de vue et les opinions de la personne qui demande une confirmation d’admissibilité, et la signature.

Catégorie de personnes : Les personnes qui présentent une demande de confirmation d’admissibilité selon la Disposition concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et la Disposition concernant la mobilité des personnes ayant occupé un poste exclu au Bureau du secrétaire du gouverneur général, en vue de participer à un processus de nomination interne annoncé.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la LEFP et du Règlement sur l’emploi au Secrétariat du gouverneur général en vue de confirmer si les postulants satisfont aux critères d’admissibilité pour participer à un processus de nomination interne annoncé, conformément à la Disposition concernant la mobilité des anciens membres du personnel des cabinets de ministres et à la Disposition concernant la mobilité des personnes ayant occupé un poste exclu au Bureau du secrétaire du gouverneur général.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à valider les renseignements qui figurent sur les formulaires de demande de confirmation présentés par la personne qui demande la confirmation et le responsable de la rémunération désigné. Les renseignements personnels peuvent être communiqués à la Cour fédérale dans le cadre d’un examen judiciaire, en conformité avec les alinéas 8(2)c) et 8(2)d) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives, dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant 5 ans et ensuite détruits, sauf pour certains dossiers auxquels on reconnaît une valeur historique, qui sont conservés indéfiniment par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : 1.1.2 – 2430
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110276
Numéro de fichier : CFP PCU 747

1.2 Services de dotation et d’évaluation

Le programme lié aux Services de dotation et d’évaluation permet le maintien des systèmes de ressourcement qui font le lien entre les Canadiens et les fonctionnaires à la recherche de possibilités d’emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes d’embauche. Il fournit des services d’évaluation et des produits connexes, tels que recherche et développement, consultation, évaluation et counselling pouvant être utilisés pour le recrutement, la sélection et le perfectionnement dans toute la fonction publique fédérale. Ce programme inclut également la fourniture de services, programmes et produits de dotation aux ministères et organismes, aux Canadiens et aux fonctionnaires grâce à des unités de service à la clientèle situées partout au Canada.

1.2.1 Services de dotation

Dans le cadre du sous-programme relatif aux services de dotation, la CFP élabore et fournit des services et des programmes de dotation aux ministères, aux organismes, à la population canadienne et aux fonctionnaires. La CFP offre entre autres des services de dotation complets pour tous les niveaux, ainsi que des programmes de recrutement d’étudiants et de diplômés. Ces programmes et services visent à aider les ministères et organismes fédéraux à nommer des personnes qualifiées à des postes de divers groupes et niveaux au sein de la fonction publique.

Programmes des cadres de direction

Description : Renseignements sur l’évaluation et le counselling des cadres de direction et des employés des groupes de relève.

Types de documents : Documents d’évaluation; dossiers et formulaires de counselling en emploi.

Numéro de dossier : CFP 1.2.1 – 2900

Orientation professionnelle et perfectionnement, gestion de la diversité : niveaux supérieurs

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels généraux, curriculum vitae, renseignements généraux sur la carrière et plans de carrière, renseignements d’évaluation et résultats de la vérification des références.

Catégorie de personnes : Membres de groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, minorités visibles, Autochtones et personnes handicapées) aux niveaux équivalents à EX, EX moins 1 et EX moins 2, qui ont reçu des services d’orientation professionnelle et de perfectionnement.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 11 de la LEFP et a été créé pour tenir un registre historique des membres des groupes désignés qui ont recours aux services d’orientation professionnelle afin d’atteindre les objectifs de leur plan de carrière.

Usages compatibles : Le fichier sert à conserver des données sur les rencontres avec les clients pour communiquer avec les clients des groupes désignés qui peuvent soumettre leur candidature dans le cadre de processus de dotation de certains postes de direction et pour proposer des affectations de perfectionnement à des clients dans d’autres ministères et organismes. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après avoir été déclarés inactifs et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001466
Numéro de fichier : CFP PCE 721

Participants au Programme des initiatives de mesures spéciales

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements sur les affectations de formation en cours d’emploi des personnes ayant suivi le Programme des initiatives de mesures spéciales. Il s’agit d’initiatives telles que le Programme d’accès, le Programme d’emploi pour les minorités visibles, le Programme national de perfectionnement des Autochtones, le Programme des carrières du Grand Nord et le Programme des emplois non traditionnels pour les femmes (p. ex., l’identification des stagiaires, l’information relative à la formation, la lettre d’entente, le plan de formation, le formulaire d’autorisation médicale et psychiatrique, la description du poste, l’évaluation de la formation, les lettres d’offre, les rapports sur les opérations de dotation, ainsi que les détails sur l’emploi à la suite de la formation, y compris les résultats et les dates de suivi).

Nota : Ce programme a cessé en 1998.

Catégorie de personnes : Les participants au Programme des initiatives de mesures spéciales, y compris au Programme d’accès pour les personnes handicapées, au Programme d’emploi pour les minorités visibles, au Programme national de perfectionnement des Autochtones, au Programme des carrières du Grand Nord et au Programme des emplois non traditionnels pour les femmes.

But : Ce fichier existe en vertu de la décision du Conseil du Trésor 789462 pour consigner les renseignements sur les participants au Programme des initiatives de mesures spéciales.

Usages compatibles : Le fichier sert à mesurer les progrès des participants et l’efficacité de chaque initiative ou programme, ainsi qu’à produire des rapports statistiques et de gestion de l’information pour la CFP, le SCT, les ministères et organismes fédéraux et les comités pour l’équité en matière d’emploi. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les documents papier ou les dossiers officiels sont conservés par les bureaux régionaux de la CFP. Des copies des dossiers peuvent aussi être conservées dans les dossiers des organisations participantes. Les fichiers papier sont conservés pendant cinq ans après la fin de l’affectation et sont ensuite détruits. Les dossiers informatisés seront conservés jusqu’à l’année 2023 et seront ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 002297
Numéro de fichier : CFP PCE 798

Postes de cadre de direction utilisant une marge de manœuvre et postes visés par le Plan de rémunération d’affectation spéciale

Description : Ce fichier peut contenir des ententes entre les employés et les organisations visées, des pièces de correspondance administrative, des rapports d’opérations de dotation, des formulaires d’approbation et des curriculum vitæ, au besoin.

Catégorie de personnes : Cadres de direction embauchés par la CFP à des postes non classifiés du groupe EX et employés d’autres groupes embauchés en vertu du Plan de rémunération d’affectation spéciale (PRAS).

But : Ce fichier existe en vertu de la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs et a été créé pour consigner et contrôler la situation des cadres de direction embauchés à des postes non classifiés et le recours au PRAS à la CFP.

Usages compatibles : Le fichier sert à administrer et à conserver des données sur les cadres de direction embauchés à des postes non classifiés et le recours au PRAS à la CFP. Il sert également à fournir des renseignements d’ordre général aux gestionnaires de la CFP et au SCT, au besoin. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 98/005
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001486
Numéro de fichier : CFP PPE 801

Ressourcement des cadres de direction

Description : Ce fichier peut contenir des évaluations liées aux habilitations de sécurité; des résultats d’examens d’aptitudes linguistiques; des résultats des rapports du comité d’évaluation; des lettres envoyées aux candidats non retenus, des avis (s’il y a lieu), des formulaires d’information sur les langues officielles, des descriptions de travail, des énoncés des critères de mérite, des curriculum vitae, des rapports individuels de candidats du Centre de psychologie du personnel; des résultats de vérification des références et une liste des candidats qualifiés. Les personnes désirant avoir accès à ces renseignements doivent fournir le bon numéro de processus de sélection.

Catégorie de personnes : Les personnes qui ont participé à un processus de nomination de cadres de direction administré par la CFP au nom d’organisations clientes.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 11 et du paragraphe 30(1) de la LEFP afin d’enregistrer et de fournir des renseignements concernant les processus de sélection des cadres de direction administrés par la CFP au nom d’organisations clientes.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour fournir des renseignements concernant la sélection et la nomination des cadres de direction. Sur demande, des renseignements peuvent être divulgués aux participants à un processus de nomination pour expliquer les raisons à l’origine de la décision de sélection. Des renseignements de ce fichier peuvent provenir des répertoires des postulants, résultats d’évaluation et organismes clients. La CFP pourrait utiliser ou communiquer les renseignements personnels à des fins non administratives, dans le cadre de ses activités de programme, conformément au paragraphe 8(2) de la LPRP, pour les activités ci-après, lesquelles sont autorisées en vertu de la LEFP : les études, les évaluations, les activités d’analyse, les vérifications, la recherche, la production de rapports et les analyses statistiques. Les renseignements peuvent être divulgués à la Direction générale des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LEFP.

Nota : Ce programme a cessé d’exister en juillet 2013.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la dernière activité administrative et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 2900
Enregistrement (SCT) : 001475
Numéro de fichier : CFP PCE 746

Services de ressourcement

Description : Renseignements sur la gestion et l’exécution des programmes de recrutement interne et externe et sur l’élaboration d’approches visant à recruter des personnes qualifiées pour la fonction publique fédérale.

Types de documents : Lignes directrices et stratégies sur le recrutement; recrutement postsecondaire et recrutement d’étudiants, lettres de recommandation, curriculum vitæ, candidatures, comptes et profils des candidats, documents d’autodéclaration ou d’auto-identification, annonces d’emplois, notifications, énoncés de critères de mérite, critères de présélection, modalités d’accès.

Numéro de document : CFP 1.2.1 – 4700

Sélection du personnel

Description : Ce fichier peut comprendre des demandes de présentations de candidats, énoncés des critères de mérite et conditions d’emploi, renseignements sur les profils de langues officielles, avis relatifs aux processus de sélection, formulaires de demande, curriculum vitae, guides de cotation, rapports de comité d’évaluation, documents utilisés pour évaluer le mérite des candidats, résultats et notifications de nomination.

Nota : Les personnes remplissant un formulaire de demande de renseignements personnels doivent fournir le bon numéro de processus de nomination.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires dont la candidature est prise en considération pour une nomination dans le cadre d’un processus commun d’une nomination annoncée par la Direction générale des services de dotation et d’évaluation.

But : Ce fichier a été créé conformément à l’article 11 de la LEFP dans le but de consigner et de fournir des renseignements liés à tous les processus de sélection du personnel, annoncés ou non, qui sont administrés par la CFP.

Usages compatibles : Ce fichier sert à la dotation de postes. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements peuvent être diffusés à la Direction générale des enquêtes (CFP PPU 010). Les renseignements sur les groupes désignés au titre de l’équité en emploi sont utilisés à des fins statistiques par la CFP, le SCT et les ministères ou organismes employeurs. Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent provenir des systèmes liés aux répertoires de candidats et aux résultats d’évaluations.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pour une période de cinq ans après la dernière action administrative et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.1 – 4700
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001427
Numéro de fichier : CFP PPU 040

Profils de candidat, candidatures et présentations de candidature

Description : Ce fichier contient des renseignements concernant les personnes qui ont créé un compte de candidat dans le système de ressourcement de la fonction publique (SRFP). Pour créer un compte de candidat du SRFP, une personne doit fournir les renseignements requis, qui sont conservés dans le profil du compte de la personne et qui peuvent être stockés dans le SRFP (candidatures soumises et en progrès). Les renseignements personnels requis pour créer un compte de candidat du SRFP comprennent le nom, les coordonnées, la citoyenneté et la date de naissance partielle. Les renseignements personnels supplémentaires requis pour soumettre une candidature sont conservés dans le profil du compte de la personne et peuvent être stockés dans le SRFP (candidatures soumises et en progrès). Les renseignements personnels supplémentaires requis pour soumettre une candidature peuvent comprendre le numéro matricule des Forces armées canadiennes et l’éligibilité à la préférence aux anciens combattants, le numéro séquentiel de priorité et le type du droit de priorité, les renseignements sur les bénéficiaires de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut, les renseignements sur les études, l’historique d’emploi et la situation professionnelle, nom et coordonnées des références, les numéros d’identification de l’employé, la langue, les renseignements médicaux ainsi que les renseignements sur l’équité en matière d’emploi. La personne peut fournir des renseignements sur le sexe sur une base facultative; ces renseignements sont conservés dans le profil du compte à des fins d’analyse et de rapports statistiques. Le SRFP contient également des renseignements de présélection électronique et il peut comprendre des renseignements de présélection manuelle pour chaque candidature soumise par la personne à un processus annoncé. Le SRFP saisit aussi les renseignements du candidat pour les annonces d’emplois et les notifications de dotation internes, les emplois ouverts au public ainsi que les programmes de recrutement suivants : Programme de recrutement postsecondaire (anciennement CFP PPU 096), Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (anciennement CFP PPU 086), Programme de recrutement de leaders en politiques et Programme des adjoints de recherche. Les renseignements sur l’évaluation et les présentations de candidatures peuvent également être contenus dans ce fichier, de même que les résultats d’examens individuels (examens en ligne non supervisés, examens professionnels ou évaluations de langue seconde) (CFP PPU 025).

Catégorie de personnes : Le grand public (non-fonctionnaires), les employés fédéraux (fonctionnaires) ou toute personne ayant un compte de candidat dans le SRFP qui désire postuler un emploi à la fonction publique.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 11, 30 et 36 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et aux articles 5 et 9 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et au chapitre 23 de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. Les renseignements personnels fournis par la personne seront utilisés par la CFP, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et les organisations du gouvernement fédéral afin d’identifier les candidats qui conviennent aux présentations de candidature et nominations à des postes (autres que le groupe de direction) au sein de la fonction publique.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour recueillir des données sur le candidat, rechercher et identifier des candidats qui conviennent aux présentations de candidatures et avoir accès au compte et profil de candidat de la personne. Le fichier sert aussi à conserver les candidatures en cours de soumission et demandes soumises dans le cadre de processus annoncés internes et externes au moyen du SRFP. Les recherches dans le SRFP permettent de cibler les candidats qui conviennent pour une présentation de candidature et nomination à des postes au sein de la fonction publique; dans le cas de certains programmes, les renseignements sur les présentations de candidature sont communiqués aux ministères. Les renseignements sur l’équité en matière d’emploi peuvent être utilisés pour le recrutement lié à l’équité en matière d’emploi, la gestion des ressources humaines ainsi qu’à des fins statistiques par la CFP, le BDPRH, le SCT et l’organisme employeur. Ils sont ensuite transmis aux systèmes suivants : Environnement analytique (CFP PCE 761) et base de données sur l’équité en matière d’emploi (SCT PCE 739). Les renseignements sur les bénéficiaires de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut peuvent servir non seulement au recrutement, mais aussi à des fins d’analyse. Ils peuvent en outre être communiqués à Emploi et Développement social Canada pour la production de rapports sur l’analyse de la main-d’œuvre inuit. Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques. Les renseignements peuvent être divulgués à la Direction générale des enquêtes de la CFP (CFP PPU 010) conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LEFP.

Nota : Les personnes qui veulent avoir accès à ces renseignements doivent fournir leurs numéros de compte de candidat du SRFP ou leur nom d’utilisateur (adresse courriel), nom et date de naissance partielle. Si la personne demande des renseignements au sujet d’un processus annoncé précis ou d’une notification de dotation interne, elle doit inclure le numéro de référence ou certains renseignements déterminants concernant le processus.

Normes de conservation et d’élimination : La pratique actuelle de conservation des dossiers dans le SRFP satisfait aux exigences minimales du Règlement sur la protection des renseignements personnels, à savoir une période de deux ans suivant la prise de la dernière mesure administrative. La CFP établit actuellement des normes de conservation et d’élimination pour le SRFP qui devraient être définies au cours de l’exercice financier 2016 2017. La mise en œuvre des moyens technologiques qui en permettront l’application aura lieu à une date ultérieure.

Numéro d’ADD : En cours d’élaboration
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.1 – 4700
Numéro d’enregistrement (SCT) : 001422
Numéro de fichier : CFP PPU 015

1.2.2 Évaluation

Par l’intermédiaire du Centre de psychologie du personnel de la CFP et des unités régionales de service à la clientèle, le sous-programme lié à l’évaluation permet de fournir des produits et services dans le domaine de l’évaluation. Il le fait au moyen de travaux de recherche et développement, de consultations, d’évaluations et de conseils aux fins de dotation, de sélection et de perfectionnement dans l’ensemble des ministères et organismes. Ces outils d’évaluation normalisés, ces services professionnels et ces techniques de pointe, comme les examens en ligne, permettent d’obtenir des nominations efficaces et fondées sur le mérite grâce à une évaluation précise et équitable des qualifications, notamment au regard des exigences relatives aux langues officielles.

Centre de psychologie du personnel

Description : Renseignements sur les outils d’évaluation du personnel qui aident les gestionnaires de la fonction publique à trouver et à former un personnel compétent, le counselling professionnel pour les personnes qui aspirent à un poste de cadre et les cadres eux-mêmes, les conseils donnés aux employés des ministères au chapitre de la réorientation professionnelle, la consultation et la formation offertes à la collectivité des ressources humaines.

Types de documents : Outils d’évaluation, rapports, manuels et procédures, résultats d’évaluation, profils de compétences, matériel de formation et dossiers des clients. De plus, sondages auprès des clients, protocoles d’entente et propositions d’évaluation auprès d’autres organisations fédérales et analyses statistiques.

Numéro de dossier : CFP 1.2.2 – 4900

Dossiers des services de counselling aux cadres supérieurs

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements biographiques, documents liés aux services et résultats d’évaluation.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires du groupe EX, fonctionnaires occupant un poste de niveau EX ou équivalent et un poste de niveau EX moins 1, EX moins 2 et EX moins 3 qui ont demandé des services. Autres fonctionnaires ou citoyens canadiens suivant une évaluation psychologique pour fins de sélection.

But : Ce fichier existe conformément à l’article 11 de la LEFP pour fournir aux fonctionnaires ayant recours aux services de counselling aux cadres supérieurs des renseignements leur permettant de développer leur carrière, d’améliorer leur connaissance de soi et pour leur donner l’occasion de recevoir des services de counselling confidentiels. Ce fichier peut être aussi utilisé pour fournir aux gestionnaires d'embauche des résultats d’évaluations psychologiques pour fins de sélection.

Usages compatibles : Ces renseignements servent à fournir des conseils au client, après quoi, avec son consentement écrit, des renseignements à son sujet peuvent être fournis à une tierce partie. Les renseignements peuvent également être utilisés à des fins statistiques visant à assurer la qualité du service. De plus, les résultats des évaluations normalisées de la CFP obtenus dans le cadre des services de counselling aux cadres supérieurs peuvent être contenus dans le fichier d’évaluation par le CPP (CFP PCU 025).

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers imprimés sont conservés pendant 10 ans après avoir été déclarés inactifs et ils sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 002912
Numéro de fichier : CFP PCE 744

Évaluation par le Centre de psychologie du personnel

Description : Ce fichier comprend des renseignements liés à la participation des candidats aux évaluations menées par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP, ou en son nom. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, le statut d’emploi et les antécédents professionnels, le niveau d’études, la date de naissance, le sexe, le niveau de compétence en matière de langues officielles, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements médicaux liés aux demandes de mesures d’adaptation, les considérations de déficience physique, la citoyenneté, le numéro d’identification d’employé, les renseignements figurant au dossier du personnel, les renseignements biographiques. Les opinions de tiers, comme les personnes jointes aux fins de vérification des références, sont comprises dans ce fichier.

Nota : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir leur code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou, si elles n’ont pas de CIDP, leur date de naissance.

Catégorie de personnes : Toute personne (fonctionnaire actuel ou ancien, ou non fonctionnaire) ayant passé des examens ou participé à des évaluations, ou ayant agi à titre de répondant pour les candidats participant à des évaluations par le CPP de la CFP, ou en son nom.

But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 11, 30 et 35 de la LEFP et utilisés pour soutenir les activités d’évaluation et la prise de décision en matière de dotation et de gestion des ressources humaines comme la formation et le perfectionnement, le counselling et le rendement.

Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être utilisés aux fins du contrôle de la qualité et dans le but d’assurer la conformité aux directives d’examen comme les limites de reprise d’examen (c.-à-d. pour faire en sorte que les périodes d’attente de reprise d’examen soient respectées), la sécurité des examens et les exigences de non divulgation. Les résultats de l’évaluation de langue seconde sont utilisés par les organisations fédérales autorisées pour des raisons liées à la gestion des exigences en matière de langues officielles en vertu de la politique de l’employeur et de la Loi sur les langues officielles. Les renseignements personnels recueillis sur une base volontaire, comme les études, l’âge, le sexe et les renseignements contenus dans l’auto-identification des membres des groupes d’équité en matière d’emploi ainsi que les réponses et résultats d’évaluation des candidats peuvent être utilisés aux fins de recherche et développement, comme la validation du contenu d’examen, l’élaboration de nouveaux examens et le suivi du rendement à cet égard. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements peuvent être diffusés à la Direction générale des enquêtes (CFP PPU 010). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les fichiers imprimés sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits. Les enregistrements audio du test de compétence orale de l’évaluation de langue seconde sont conservés pendant deux ans et sont ensuite détruits, sauf si le candidat accepte qu’ils soient éliminés à une date antérieure. Les résultats des examens des candidats sont conservés indéfiniment sous forme de fichiers informatisés.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 001424
Numéro de fichier : CFP PCU 025

Examinateurs de l’évaluation de langue seconde

Description : Ce fichier peut contenir des renseignements liés à l’inscription ou à l’accréditation et à la surveillance des administrateurs et des correcteurs de l’Évaluation de la langue seconde (ELS) y compris les évaluateurs du Test de compétence orale; des formulaires d’inscription pour le programme d’accréditation; des ententes d’utilisation de l’examen; des lettres d’accréditation/de retrait de l’accréditation, commentaires et recommandations des formateurs et surveillants et d’autres données administratives recueillies relativement à l’accréditation et à l’inscription.

Catégorie de personnes : Les fonctionnaires qui ont participé au programme d’accréditation pour le test de compétence orale (anciennement le « test d’interaction orale ») ou qui ont été autorisés à administrer et à corriger les tests de l’ELS.

But : Ce fichier existe conformément aux articles 11, 31, 35 et 37 de la LEFP afin de consigner tous les renseignements relatifs à l’inscription ou à l’accréditation des examinateurs de l’ELS.

Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour consigner les renseignements liés aux qualifications, à la formation et à l’accréditation ou à l’inscription des examinateurs de l’ELS actuels et potentiels. lI sert également à fournir des renseignements afin de surveiller le rendement des examinateurs de l’ELS en tant qu’individus et comme équipe, pour surveiller la performance du test, et prendre des mesures correctives au besoin.

Normes de conservation et d’élimination : Tous les dossiers sont conservés pendant dix ans une fois que l’employé a quitté son poste d’examinateur. Les dossiers concernant les personnes qui n’ont pas effectué les tâches d’examinateur sont également conservées pendant dix ans. Les dossiers sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.2.2 – 4900
Enregistrement (SCT) : 001458
Numéro de fichier : CFP PCE 796

Mesures d’adaptation en matière d’évaluation pour les personnes ayant des besoins particuliers

Description : Ce fichier comprend des renseignements sur les demandes de mesures d’adaptation liées aux examens et à d’autres formes d’évaluation, dont celle de langue seconde ou d’autres activités de gestion des ressources humaines. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, le numéro d’identification personnel, la langue, les renseignements médicaux, les traits physiques, la date de naissance et la signature de la personne.

Nota : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT s’il y a lieu, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro de processus de sélection ainsi que l’objet et la date de la pièce de correspondance.

Catégorie de personnes : Le grand public et les employés du gouvernement fédéral qui participent à des examens, à des évaluations ou à d’autres activités de gestion des ressources humaines de la CFP et les personnes qui demandent des mesures d’adaptation en matière d’évaluation.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour déterminer les mesures d’adaptation en matière d’évaluation qui sont appropriées, et ils sont recueillis en vertu des articles 11, 30 et 36 de la LEFP et des articles 7 et 10, et du paragraphe 15(2) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Usages compatibles : Avec le consentement écrit de la personne demandant des mesures d’adaptation, le personnel de la CFP peut demander à communiquer directement avec des spécialistes médicaux ou autres pour obtenir des éclaircissements sur des questions relatives aux demandes de mesures d’adaptation. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour des raisons d’archivage, d’exécution de la loi et de sécurité. Avec le consentement de la personne, les renseignements peuvent être communiqués à l’institution fédérale effectuant la sélection ou le processus de nomination pour lequel le candidat a demandé des mesures d’adaptation. De plus, les renseignements contenus dans le fichier peuvent, avec le consentement de la personne, être regroupés à ceux d’autres candidats et utilisés aux fins de recherche, formation, évaluation et statistique. L’information dans la banque de données peut aussi être utilisée pour l’assurance de la qualité afin de valider le contenu de test et pour la surveillance de la performance du test. Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Tous les dossiers en papier sont conservés pendant dix ans après avoir été déclarés inactifs et ils sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2015/ ???
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.2 – 4900
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110275
Numéro de fichier : CFP PCU 202

Recherche et développement

Description : Ce fichier comprend des renseignements obtenus de façon volontaire au cours des travaux de recherche afin de soutenir l’élaboration et la prestation de produits et services liés à l’évaluation des ressources humaines aux fins de recrutement, de sélection et de perfectionnement au sein de la fonction publique fédérale. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, la signature, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur les études, le numéro d’identification de l’employé, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, les renseignements du personnel, les réponses d’examen, les opinions et les perspectives des personnes, et/ou les perspectives à leur sujet, les questions liées à l’évaluation.

Nota : Outre les renseignements indiqués sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du SCT, s’il y a lieu, les personnes demandant des renseignements contenus dans ce fichier doivent fournir le numéro de processus, l’objet et la date pertinente de la pièce de correspondance ainsi que le type d’activité de recherche (p. ex. examen préliminaire, sondages, groupes de consultation ou autres consultations) à laquelle elles ont participé.

Catégorie de personnes : Le grand public et les employés fédéraux ayant participé à des examens préliminaires de la CFP, groupes de consultation ou autres consultations ou activités liées à la recherche et au développement des produits et services d’évaluation dans le domaine des ressources humaines.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour faciliter la recherche liée à l’élaboration et à la validation d’examens et de produits connexes aux fins du recrutement, de la dotation et du perfectionnement professionnel dans la fonction publique. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la LEFP.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués aux ministères et organismes du gouvernement fédéral relevant de la compétence de base et de la compétence élargie de la CFP. Avec le consentement de la personne, les renseignements peuvent être comparés à ceux contenus dans les fichiers de renseignements personnels suivants : Profils de candidat, candidatures et présentations de candidatures (CFP PPU 015); évaluations par le Centre de psychologie du personnel (PSC PPU 025), mesures d’adaptations liées aux évaluations pour des personnes ayant des besoins particuliers (PSC PPU 202) et Dossiers des services de counselling aux cadres supérieurs (PSC PCE 744). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : L’information personnelle est conservée pendant dix ans et ensuite détruite. Les réponses aux tests anonymes et l’information démographique sont conservées indéfiniment en format électronique.

Numéro d’ADD : En cours d’élaboration
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.2.2 – 4900
Numéro d’enregistrement : 20110553
Numéro de fichier : CFP PPU 211

1.2.3 Infrastructure habilitante

Le sous-programme lié à l’infrastructure habilitante permet d’élaborer et d’actualiser les systèmes et les processus connexes qui établissent un lien entre ceux qui sont à la recherche d’occasions d’emploi dans la fonction publique fédérale et les ministères et organismes d’embauche. Le système soutient les activités de dotation et de recrutement, y compris les programmes de recrutement d’étudiants et de diplômés.

Infrastructure habilitante catégorie de document

Description : Fournir des services à la clientèle aux utilisateurs du Système de ressourcement de la fonction de tous les niveaux (y compris les postulants internes et externes et les spécialistes des ressources humaines) par l'intermédiaire du service de dépannage, des outils de libre-service, de la formation et des conseils individuels ou collectifs, et dans le cadre du protocole d'entente avec Services Canada (soutien aux utilisateurs de niveau inférieur). Collaborer avec les clients afin de comprendre les problèmes et déterminer les améliorations à apporter au système. Documenter les cas de problèmes techniques, les besoins des utilisateurs et les demandes de changements. Analyser et surveiller l'utilisation du système par les clients à partir des données saisies dans les registres de soutien aux utilisateurs, des réactions et commentaires des clients ainsi que des outils de production de rapports.

Types de documents : les politiques, directives, rapports, manuels et procédures, courriels, registres de soutien aux utilisateurs, modèles standardisé, analyse statistique, études, propositions, PE, demandes de service, notes d’information.

Numéro de dossier : PSC 1.2.3 - 5100

1.3 Surveillance de l’intégrité de la dotation et de l’impartialité politique

Le programme de surveillance de l’intégrité en matière de dotation et d’impartialité politique assure une responsabilisation pour la mise en œuvre de la politique et du cadre réglementaire en matière de nomination dans le but de veiller à la protection de l’intégrité de la dotation au sein de la fonction publique et de s’assurer que la dotation est exempte d’influence politique. Ce programme comprend la surveillance du rendement des ministères et organismes et de leur respect des exigences législatives; l’exécution de vérifications et d’études; la réalisation d’enquêtes et la présentation au Parlement de rapports sur l’intégrité de la dotation et l’impartialité politique de la fonction publique.

1.3.1 Surveillance

Le sous-programme de surveillance vise à s’assurer que les ministères et organismes respectent les valeurs de nomination et se conforment aux exigences de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) dans le contexte de leurs pouvoirs délégués et autres pouvoirs non délégués. Il comprend l’analyse et la rétroaction transmise aux organisations fondées sur les activités et outils de surveillance, tels que les rapports et les visites sur place.

Surveillance catégories de documents

Description : Les objectifs des vérifications consistent à déterminer si, d'une part, l'organisation a en place un cadre des pratiques et des systèmes adéquats pour gérer ses activités de nomination et si, d'autre part, les nominations et les processus de nomination effectués par l'organisation sont conformes aux prescriptions de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif applicable, au Cadre de nomination de la CFP, y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu'à ses propres lignes directrices en matière de nomination. L'information à l'appui de ces objectifs se retrouve à l'intérieur des éléments du sous-programme.

Types de documents : Les documents de travail, les gabarits, les présentations, les lignes directrices et les fichiers sur ayant trait aux phases de la planification des vérifications. Ces documents sont soit fournis par les organisations (par ex.: les plans et les politiques des RH) ou à même les résultats d'analyses menées par l'équipe de vérification, y inclus toute documentation à l'appui des activités de planification de la Direction générale des vérifications et des services de données sur la vérification.

Numéro de dossier : CFP 1.3.1 – 8536

1.3.2 Vérifications et services de données

Le sous-programme des vérifications et services de données permet d'effectuer des vérifications organisationnelles et pangouvernementales indépendantes afin d’appuyer les activités de surveillance de la CFP. De plus, il procure des services de données, de l’information, des études et des analyses sur la fonction publique afin d’appuyer les activités d’habilitation de la CFP, ainsi que celles des ministères et organismes. Cela permet de fournir information, assurance et avis objectifs au Parlement – et, en bout de ligne, aux Canadiens – sur l’intégrité et l’efficacité du processus de nomination, notamment quant à la protection du mérite et à l’impartialité.

Vérifications de la Commission de la fonction publique en vertu de la LEFP

Description : La CFP mène diverses vérifications, dont des vérifications organisationnelles et pangouvernementales. Ces vérifications visent à déterminer si, d'une part, les organisations ont en place un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats pour gérer leurs activités de nomination et si, d'autre part, les nominations et les processus de nomination effectués par les organisations sont conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), à tout autre instrument législatif applicable, au Cadre de nomination de la CFP, y compris l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN), ainsi qu'à leurs propres politiques de nomination. L'information à l'appui de ces objectifs se trouve dans les fonds documentaires du sous-programme.

Types de documents : Sont inclus divers documents de travail de vérification produits durant les étapes de la planification, de l’examen et de la production de rapports de la mission. Ces documents peuvent inclure ceux fournis par les organisations, par exemple, les plans et les politiques des RH ou les résultats d'analyses menées par l'équipe de vérification.

Ce fichier peut aussi inclure des documents à l’appui du travail des vérificateurs, tels les gabarits, les présentations, les lignes directrices et les chiffriers. Finalement, le fichier renferme des documents à l’appui de la fonction de planification des vérifications des Services de données et de la vérification.

Numéro de dossier : CFP 1.3.2 – 8600

Vérifications

Description : Ce fichier comprend des renseignements relatifs aux vérifications indépendantes sur l’intégrité du processus de nomination, notamment sur la protection du mérite et sur l’impartialité politique. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, la date de naissance, le code d’identification de dossier personnel, le curriculum vitae, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi et les études.

Catégorie de personnes : Les candidats et les personnes nommées (grand public, fonctionnaires actuels et anciens) à des postes au sein d’une organisation fédérale assujettie à la LEFP.

But : Les renseignements personnels sont utilisés pour mener des vérifications sur les pratiques de dotation, y compris des nominations individuelles, des organisations fédérales assujetties à la LEFP et au règlement connexe, pour assurer leur conformité aux lignes directrices de la CFP en matière de nomination et aux pouvoirs de dotation délégués aux organisations. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 11, 15 et 17 de la LEFP.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux consultants en vérification et sont protégés en vertu des dispositions relatives à la protection des renseignements personnels incluses dans les ententes contractuelles. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou recrutement, les renseignements peuvent être divulgués à la Direction générale des enquêtes (voir le FRP de la CFP – Enquêtes, médiation et conciliation, CFP PPU 010). Les renseignements peuvent être recueillis, conservés, utilisés ou divulgués à des fins non administratives dans le cadre des activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, activités d’analyse, recherches, activités de production de rapports, sondages et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les dossiers sont conservés pendant dix ans et sont ensuite envoyés à Bibliothèque et Archives Canada à titre de documents d’archives.

Numéro d’ADD : 2001/025
Numéro de la catégorie de documents pertinents : CFP 1.3.2 – 8600
Numéro d’enregistrement (SCT) : 20110274
Numéro de fichier : CFP PPU 080

Services de données (autrefois Information sur les nominations et analyse)

Description : Information sur les services de données ayant trait à la production de données statistiques, à la réalisation d’analyses quantitatives et qualitatives et à l’utilisation de cette information.

Types de documents : Fichiers de données, analyses statistiques, requêtes, notes d’information, rapports, études, présentations, résultats des sondages, questionnaires, dictionnaires de données, lettres, guides d’utilisation, protocoles d’entente auprès d’autres organisations fédérales, et chartes de projet.

Numéro de dossier : CFP 1.3.2 – 8450

Environnement analytique

Description : L’environnement analytique comprend des données provenant des sources suivantes : le Système d’information analytique sur les emplois (SIAE), lequel est alimenté par les fichiers sur les titulaires et la mobilité fournis par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), qui fournit des renseignements sur les fonctionnaires occupant des postes à la fonction publique et est utilisé pour l’évaluation des activités de nomination; les extraits de données sur l’équité en matière d’emploi fournis par BDPRH et dérivés de la banque de données sur l’équité en matière d’emploi (BDEE) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT PCE 739) sont utilisés à des fins statistiques. Le sondage sur la dotation, pour lequel la collecte de données est effectuée tous les deux ans en partenariat avec Statistique Canada, fournit des données à la fois quantitatives et qualitatives (non personnelles) y compris la perception relative à la dotation et la sensibilisation des employés de la fonction publique quant à leurs droits et leurs responsabilités légales en matière d’activités politiques; les rapports trimestriels sur le processus de nomination (seulement les dossiers historiques), qui fournissent des renseignements sur les nominations issues de processus annoncés ou non annoncés; le Système de gestion de l’information sur les priorités (SGIP), qui transmet le nom des bénéficiaires de priorité dans un inventaire que les ministères consultent en période de recrutement ou de dotation; le Système de ressourcement de la fonction publique (SRFP), qui fournit des renseignements sur les postulants et les candidatures dans le cadre de processus de nomination annoncés; et Publiservice, qui fournit des renseignements sur les annonces et les notifications de dotation se rapportant à des postes offerts aux fonctionnaires dans le cadre de processus internes (seulement les dossiers historiques).

Les fonds de données sont tenus à jour par la Commission de la fonction publique (CFP) et contiennent des renseignements personnels de base, comme le numéro de service à la clientèle (NSC, un numéro d’identification créé par la CFP), l’historique d’emploi, le statut d’emploi, la maîtrise des langues officielles, l’appartenance à un groupe désigné au titre de l’équité en matière d’emploi, le motif de cessation d’emploi, le niveau d’études, le principal domaine d’études et des données du SRFP relatives à des processus annoncés. La CFP reçoit aussi tous les mois des données extraites du fichier central de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) (PCU 715), y compris des numéros d’assurance social (NAS). Ces données ne se retrouvent pas dans le fichier sur l’environnement analytique, mais servent à créer des NSC aléatoirement.

Ces renseignements sont utilisés pour la préparation du rapport annuel de la CFP, la production de rapports statistiques et organisationnels, les réponses aux demandes des clients, la planification et l’analyse des ressources humaines, le Tableau de bord de la dotation de la CFP, la surveillance du système de dotation, la réalisation de recherches et d’études menées par la CFP. Par ailleurs, les renseignements des systèmes sur les titulaires et la mobilité du SCT sont utilisés pour mettre à jour le SIAE. Les données statistiques du fichier sur l’environnement analytique sont utilisées à la CFP aux fins de vérification (voir le FRP de la CFP – Vérifications, CFP PPU 080).

Toutes les publications et le Tableau de bord de la dotation de la CFP sont accessibles par l’intermédiaire de l’extranet de la CFP.

Catégorie de personnes : Toutes les personnes qui ont posé leur candidature ou ont été nommées à des postes dans la fonction publique ou qui ont quitté la fonction publique.

But : Conformément à l’article 11 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, ce fichier sur l’environnement analytique a été créé pour consigner des renseignements sur les nominations dans la fonction publique (avant avril 1999), les départs, et la répartition des fonctionnaires par ministère, organisme et lieu, et pour produire des données sur l’intégrité du système de dotation de la fonction publique. Les activités de dotation sont évaluées en fonction des données issues du Système d’information analytique sur les emplois (SIAE). Le fichier sur l’environnement analytique est mis à jour régulièrement.

Usages compatibles : Ces données sont utilisées pour la rédaction de rapports pour le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) sur l’utilisation des ressources humaines et le statut des programmes. Elles servent notamment à suivre la mobilité des employés et à déterminer le nombre d’étudiants qui sont devenus des employés permanents de la fonction publique, ainsi qu’à d’autres fins statistiques. Les données sources des systèmes sur les titulaires (SCT PCE 753) et la mobilité (SCT PCE 769) du BDPRH fournissent aussi des renseignements de base supplémentaires pour les inventaires d’employés de la CFP. En cas d’irrégularités soupçonnées dans les processus de dotation ou de recrutement, les renseignements personnels, tel que le registre d’emploi dans la fonction publique, peuvent être communiqués à la Direction générale des enquêtes de la CFP pour valider d’autres sources de renseignements directes, en plus de faire le suivi des conditions des mesures correctives (voir le FRP de la CFP – Enquêtes, médiation et conciliation, CFP PPU 010).

Normes de conservation et d’élimination : Système de gestion de l’information sur les nominations : Les données informatisées sont conservées dans des archives optiques pour une période indéterminée. Départs : Les données informatisées sont conservées jusqu’à ce qu’elles soient remplacées, puis elles sont supprimées, à l’exception des données de fin d’exercice, qui sont conservées dans des archives optiques pour une période indéterminée. Système de production de rapports sur le réaménagement des effectifs : Les dossiers sont conservés indéfiniment dans des archives optiques. Fichier statistique trimestriel (assimilé au fichier sur l’environnement analytique de 1995-1996 et supprimé en 2010–2011) : Les renseignements personnels sont conservés indéfiniment dans des archives optiques. Programme d’emploi pour les étudiants : Les renseignements sont stockés dans des archives optiques pour une période indéterminée. Le SIAE (incluant des NSCs) : Les renseignements personnels sont conservés indéfiniment. Les extraits de données de l’équité en matière d’emploi : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données du SRFP : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données du SGIP : sont stockés indéfiniment. Les renseignements du Sondage sur la dotation : sont stockés indéfiniment. Les extraits de données de Publiservice : sont stockés indéfiniment.

Numéro d’ADD : 85/016, 94/00, 90/012 et 92/016
Renvoi au document no : CFP 1.3.2 – 8450
Enregistrement (SCT) : 002299
Numéro de fichier : CFP PCE 761

Système d’information des ressources de gestion (SIRG)

Description : En 1993, les renseignements électroniques ont été transférés aux systèmes d’environnement analytique (CFP PCE 761). Ce fichier peut contenir les certificats de nomination, les fiches d’employés, les données personnelles de base, les compétences, les antécédents professionnels, les aspirations de carrière, l’expérience en gestion et les cours de perfectionnement et de formation suivis. Dans le cas des fonctionnaires faisant partie du groupe de la direction, le fichier peut aussi contenir les avis de mise en disponibilité, les avis concernant la situation d’employé excédentaire ou de bénéficiaire de priorité, les notes concernant les demandes de mutation, les notes concernant les exigences en matière de, les notes concernant les cas où la candidature de l’employé a été étudiée en vue de doter un poste, la note de service la plus récente (rapport du comité) à la CFP, les lettres d’offre et d’acceptation, les notes au dossier, les lettres de recommandation, les formulaires d’inclusion à la liste d’intervention, l’autorisation de l’administrateur général d’inclure un nom sur la liste d’intervention, et les notes et rapports de prise en considération et de counselling. Ce fichier peut aussi contenir des dossiers particuliers sur les agents supérieurs du personnel, des finances et de la vérification interne.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires nommés à des groupes et niveaux déclarés admissibles par la CFP, fonctionnaires qui recherchent une affectation dans le cadre du programme Échanges Canada ou du programme d’affectations internationales ou qui participent à ces programmes, et fonctionnaires des groupes et niveaux FI-4 ou équivalents, et PE-6 jusqu’à EX-3, qui sont réputés avoir un haut niveau de qualification et qui ont fait l’objet d’une évaluation par un comité consultatif supérieur.

But : Ce fichier, créé en 1993, existe en vertu de l’article 5 de l’ancienne Loi sur l’emploi dans la Fonction publique et de l’ancien REFP afin de permettre à la CFP d’exercer ses pouvoirs et de s’acquitter de ses fonctions, c’est-à-dire de maintenir un répertoire des candidats pour des postes à des groupes et niveaux déterminés par la CFP.

Usages compatibles : Ce fichier a servi à fournir des renseignements au SCT, aux ministères et organismes aux fins de la dotation, de la gestion des ressources humaines, des statistiques, de l’analyse, de l’évaluation et de la planification de la gestion de carrière. Liens avec d’autres systèmes (avant 1993) : le SIRG était rattaché au Système d’information des titulaires du Conseil du Trésor (SCT PCE 723) pour obtenir des renseignements sur les employés, au Système d’information sur le personnel supérieur du Conseil du Trésor (SCT PCE 715) pour obtenir des renseignements sur les postes, au Système de gestion de l’information sur les nominations de la CFP pour mettre à jour les changements découlant de nominations et au Système de cessation d’emploi pour identifier les personnes qui ont quitté la fonction publique. Il était aussi rattaché au Fichier de données sur les groupes visés par l’équité en matière d’emploi (SCT PCE 706) pour fournir des données statistiques au SCT concernant l’équité en matière d’emploi. De plus, des données de base provenaient également du Système du CAP, du Système d’Échanges Canada et des Programmes internationaux, du Répertoire des postulants au groupe de la direction et du Fichier statistique trimestriel. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les données informatisées sont conservées pendant 10 ans après avoir été retirées du système ou après que l’employé a quitté la fonction publique. Elles sont ensuite supprimées du système. Les évaluations de rendement sont conservées pendant cinq ans et sont ensuite détruites. Les renseignements transférés au fichier de l’environnement analytique sont conservés pendant 20 ans après leur collecte, puis ils sont stockés indéfiniment dans des archives optiques.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CF 1.3.2 – 8450
Enregistrement (SCT) : 001477
Numéro de fichier : CFP PCE 734

1.3.3 Enquêtes

Dans le cadre du sous-programme relatif aux enquêtes, la CFP réalise des enquêtes concernant les processus de nomination (fonctionnaires et membres du public) afin de s'assurer qu'ils respectent le principe du mérite et sont exempts de toute influence politique. En outre, le sous-programme relatif aux enquêtes mène des enquêtes concernant des allégations d'activités politiques irrégulières des fonctionnaires dans le but de garantir le respect des principes du mérite et de l'impartialité. Dans les cas exceptionnels, ce sous-programme pourrait inclure le recours à la compétence de vérification élargie de la CFP, qui couvre toutes les entités dans les limites de son mandat tel qu'il est défini dans la LEFP.

Appels catégories de documents

Description : Renseignements sur les appels interjetés par des fonctionnaires concernant des nominations internes qui ont été instruites relativement à des allégations d’infractions à l’ancienne LEFP et à l’ancien REFP.

Types de documents : Décisions de comité d’appel.

Format : électronique.

Numéro de dossier : CFP 1.3.3 – 8265

Audiences d’appel

Description : Ce fichier contient des décisions de comité d’appel qui sont conservées sur CD-ROM. Les personnes qui remplissent une formule de demande d’accès à des renseignements personnels doivent fournir le numéro de dossier de la Direction générale des enquêtes qui est indiqué sur la décision du comité d’appel envoyée à l’appelant.

Catégorie de personnes : Fonctionnaires qui avaient interjeté un appel ou qui étaient concernés par un appel.

But : Ce fichier existe en vertu de l’article 21 de l’ancienne LEFP et des articles 19 à 28 de l’ancien REFP. Il vise à consigner et à fournir des renseignements sur les appels.

Usages compatibles : En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués régulièrement pour les activités de programme suivantes de la CFP : Études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, production de rapports et analyses statistiques.

Normes de conservation et d’élimination : Les décisions sont conservées sur CD-ROM pendant 20 ans à compter de la date de la décision.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.3.3 – 8265
Enregistrement (SCT) : 001445
Numéro de fichier : CFP PCE 708

Enquêtes catégories de documents

Description : Ce fichier comprend des renseignements sur les enquêtes concernant des irrégularités dans un processus de nomination et/ou les enquêtes sur des allégations d’activités politiques irrégulières chez des fonctionnaires et toute autre question découlant de l’administration ou de l’application de l’actuelle Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) [L.C., 2003, ch. 22, art. 12,13 ], du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP) [DORS/2005-334], ou du Règlement concernant les activités politiques (RAP) [DORS/2005-373].

Types de documents : Lettres, notes d’entrevues, notes de synthèse, rapports préliminaires, rapports d’enquête, extraits de dossiers personnels ou de dossiers de processus de nomination, notes d’entrevues, allégations, notes de service et lettres, évaluations de rendement, coupures de presse, protocoles d’entente et rapports officiels d’enquêtes.

Format : Électronique et papier; bandes sonores.

Numéro de dossier : CFP 1.3.3 – 8255

Enquêtes, médiation et conciliation

Description : Ce fichier peut contenir des extraits de dossiers personnels ou de dossiers de processus de nomination, notes d’entrevues, allégations, notes de service et lettres, évaluations de rendement, coupures de presse, protocoles d’entente et rapports officiels d’enquêtes. Pour les enquêtes, la CFP utilise le Système d’information de gestion des enquêtes (SIGE) pour assurer un appui logistique et administratif afin de consigner au dossier certains renseignements tels que la source de l’information et nature des questions soulevées; pour suivre l’évolution de chaque dossier d’enquête aux diverses étapes; pour enregistrer la date à laquelle une mesure est prise et par qui au sein de la Direction générale; ainsi que pour donner des détails sur le résultat des enquêtes.

Catégorie de personnes : Toute personne (fonctionnaire et non-fonctionnaire) ayant suggéré la tenue d’une enquête découlant de l’application de l’actuelle LEFP et de son règlement d’application, et les personnes impliquées dans le dossier.

But : Ce fichier a été créé conformément à l’article 11 de l’actuelle LEFP en vue de consigner des renseignements sur les enquêtes portant sur l’application de l’actuelle LEFP et de son règlement d’application connexe.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour que les allégations et/ou préoccupations puissent être examinées, pour faire des recommandations et pour prendre des mesures correctives, au besoin. Ce fichier sert aussi à recueillir la documentation en vue de la tenue d’une enquête, à préparer un dossier à présenter devant la Cour fédérale, et à fournir des renseignements pour les rapports de la CFP au Parlement et des rapports statistiques ou les Rapports ministériels sur le rendement. Dans le cadre d’une enquête, de l’information personnelle – telle que le nom d’une personne et son CIDP – peut être partagée avec l’Environnement analytique de la CFP (PIB PSC PCE 761) dans le but d’obtenir l’historique d’emploi à la fonction publique d’un individu qui servira à valider de l’information obtenue d’autres sources, ainsi qu’à faire un suivi des conditions ordonnées par mesures correctives. En vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués à des fins non administratives pour les activités de programme suivantes de la CFP, qui sont autorisées par la LEFP : études, évaluations, activités d’analyse, vérifications, recherches, activités de production de rapports et analyses statistiques. Les renseignements personnels recueillis par la Direction générale des enquêtes au cours d’une enquête en vertu de la Partie 5 ou 7 de la LEFP peuvent être communiqués en vertu de l’article 19 du REFP ou de l’article 14 du RAP; cette communication est conforme à l’alinéa 8(2)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis par la Direction générale des enquêtes au cours d’une enquête en vertu de l’article 69 (fraude) de la LEFP peuvent être communiqués à la GRC conformément à l’article 133 de la LEFP et au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et d’élimination : Les documents en papier demeurent actifs pendant les étapes de l’enquête. Les allégations présentées qui n’ont pas donné lieu à une enquête officielle sont conservées pendant deux ans, puis elles sont détruites. Une fois l’enquête achevée, les dossiers informatisés sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits.

Numéro d’ADD : 2001/025
Renvoi au document no : CFP 1.3.3 – 8255
Enregistrement (SCT) : 001421
Numéro de fichier : CFP PPU 010

2.1 Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités connexes et de ressources administrés de manière à répondre aux besoins des programmes d'une organisation, et à lui permettre de remplir ses autres obligations organisationnelles. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources qui visent l'ensemble d'une organisation et non les activités et les ressources qui s'appliquent à un programme particulier. Les groupes d'activités et de ressources sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services de communications, services juridiques internes, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information, services de technologies de l'information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel et les services de gestion des acquisitions.

Services d’acquisitions

Activités mises en œuvre dans le but de se procurer les biens et services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu’à la passation ou à la modification d’un marché.

Services de communications

Activités mises en œuvre afin de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, bien coordonnées et répondent aux divers besoins d’information du public. La fonction de gestion des communications assure la diffusion de renseignements gouvernementaux au public interne et externe ainsi que la prise en considération de ses préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l’évaluation de politiques, de programmes, de services et d’initiatives.

Services de gestion financière

Activités visant à assurer l’utilisation responsable des ressources publiques comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

Services de gestion des ressources humaines

Activités de détermination de l’orientation stratégique, d’affectation des ressources entre les services et les processus, d’analyse des risques et de détermination des mesures d’atténuation à prendre. Elles permettent de s'assurer que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

Services de gestion de l’information

Activités visant à assurer une gestion efficiente et efficace de l’information à l’appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition des comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu’à conserver l’information et les documents pour le bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu’ils demeurent accessibles.

Services de technologie de l’information

Activités dont le but est d’assurer l’utilisation efficiente et efficace de la technologie de l’information, à l’appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes afin d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public.

Services juridiques

Activités permettant aux ministères et organismes de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié.

Services de gestion et de surveillance

Activités de détermination de l’orientation stratégique, d’affectation des ressources entre les services et les processus, d’analyse des risques et de détermination des mesures d’atténuation à prendre. Elles permettent de s'assurer que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s’appliquent.

Services du matériel

Activités visant à assurer, de la part des ministères, une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier afin d’appuyer l’exécution efficiente et efficace des programmes gouvernementaux.

Services des biens immobiliers

Activités ayant pour objet d’assurer une gestion des biens immobiliers durable et responsable sur le plan financier, tout au long de leur cycle de vie, afin de soutenir l’exécution efficiente et efficace des programmes gouvernementaux.

Services de voyage et autres services administratifs

Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes.

Catégories de renseignements personnels

Documents administratifs d’ordre général

Durant la réalisation des programmes et activités de la CFP, certains renseignements personnels recueillis n’entrent dans aucune catégorie des divers fichiers décrits ci-dessus. Notons, par exemple, la correspondance générale de nature administrative, les dossiers de plaintes, les demandes de renseignements, les marchés de services professionnels et ceux de services relatifs au personnel ainsi que les demandes d’emploi non sollicitées. Généralement, ces renseignements sont classés par sujet et ne peuvent être récupérés que si l’on fournit des détails particuliers sur les données ou l’objet de la demande. La période de conservation de ces renseignements est régie par les calendriers de conservation des dossiers généraux dans lesquels ils sont classés.

Sondages et études

À l’occasion, la CFP fait des sondages auprès de personnes et d’organismes des secteurs privé ou public qui ont participé à ses programmes ou fait appel à ses services. Dans la plupart des cas, l’identité des personnes répondant aux sondages n’est pas consignée. En général, les sondages font partie d’études et visent à obtenir des opinions sur les activités de la CFP, comme la formation, la dotation, les appels et les vérifications, ainsi que sur d’autres responsabilités organisationnelles. Les renseignements servent à la planification des programmes et à l’évaluation de l’efficacité des méthodes de formation et des opérations de la CFP. On les utilise aussi pour répondre aux besoins de formation, élaborer des politiques et procédures, évaluer la qualité des services, déterminer les problèmes connexes et apporter les améliorations qui s’imposent. La période de conservation de ces renseignements est régie par les calendriers de conservation des dossiers généraux dans lesquels ils sont classés.

Manuels

  • Manuel de vérification de la Commission de la fonction publique
  • Plan de la Commission de la fonction publique (plan d’activités)
  • Manuel des renseignements sur la dotation
  • Guide sur l’administration des priorités de la Commission de la fonction publique;
  • Guide de la Commission de la fonction publique sur les bénéficiaires de priorité libérés pour des raisons médicales;
  • Tutoriels vidéo du Système de gestion de l’information sur les priorités;
  • Guide de référence du Système de gestion de l’information sur les priorités;
  • Manuel de l’utilisateur du portail du Système de gestion de l’information sur les priorités;
  • Guide de classification par sujet

Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la diffusion de renseignements dans le cadre de demandes non officielles. Vous pourriez souhaiter consulter les résumés des demandes d’accès à l’information achevées de la Commission de la fonction publique. Pour faire une demande non officielle, voir Faire une demande d’accès à l’information.

Veuillez consulter l'introduction de la présente publication pour obtenir des renseignements sur les procédures officielles d’accès en vertu des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez présenter votre demande d’accès à l’information ou votre demande de communication de renseignements personnels en ligne ou par courrier. Pour faire une demande officielle, voir Faire une demande d’accès à l’information.

La Commission de la fonction publique effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour bien définir, évaluer et résoudre les problèmes de confidentialité que pourrait occasionner la mise en œuvre d’activités et de programmes nouveaux ou passablement modifiés qui touchent les renseignements personnels. Les sommaires des EFVP achevées sont disponibles à Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le demandeur pourrait souhaiter consulter du matériel en personne au Direction de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels :

22, rue Eddy
Gatineau (QC
K1A 0M7

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