Rapport annuel 2014-2015 - Chapitre 4

Surveillance : examens, vérifications et enquêtes

4.1 Le préambule de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) souligne l’importance de la délégation et de la responsabilisation pour la création d’un environnement souple en matière de dotation. C’est la Commission de la fonction publique (CFP) qui, en définitive, doit rendre compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation. Les administrateurs généraux, quant à eux, rendent compte à la CFP de l’exercice des pouvoirs délégués au sein de leur organisation. Ainsi, la réussite globale du système de dotation relève à la fois des administrateurs généraux et de la CFP.

4.2 La CFP continue d’améliorer son approche en matière de surveillance au fur et à mesure que le système de dotation évolue et que la capacité s’accroît au sein des ministères et organismes délégataires. Pour ce faire, elle s’emploie à élaborer et renouveler le modèle existant et s’engage à réexaminer le modèle de surveillance établi par la suite.

4.3 La CFP s’assure de l’intégrité du système de dotation grâce à son cadre de surveillance de même qu’à son pouvoir de réglementation et à sa fonction d’établissement de politiques. Le cadre de surveillance fournit des renseignements sur l’intégrité du système de dotation par un examen systématique des différentes parties de ce système. Trois importants mécanismes de surveillance intégrés composent ce cadre : les examens, les vérifications et les enquêtes.

4.4 La surveillance, qui constitue une source essentielle de renseignements, aide les administrateurs généraux et la CFP à mieux connaître l’état du système de nomination et à mieux comprendre son mode de gestion. Elle permet de cerner les aspects qui nécessitent une intervention afin d’améliorer la gestion et le rendement en matière de dotation, et contribue à améliorer l’état du système de dotation de la fonction publique.

4.5 La CFP mène des vérifications afin de renseigner les administrateurs généraux et le Parlement sur la façon dont les organisations gèrent les pouvoirs de nomination qui leur sont délégués et d’établir si les nominations sont fondées sur le mérite. Les résultats de ces vérifications aident les administrateurs généraux à mieux comprendre les risques en matière de dotation, les mécanismes de contrôle et la gouvernance au sein de leurs organisations respectives. Au besoin, les vérifications contiennent des recommandations visant à aider les organisations à régler les problèmes et à améliorer les pratiques de dotation, en plus de fournir des renseignements sur les problèmes de dotation récurrents. Ainsi, les vérifications contribuent à l’apprentissage ainsi qu’à l’amélioration du rendement à l’échelle du système.

4.6 Les enquêtes permettent à la CFP de protéger le mérite ainsi que l’intégrité des processus de nomination. La CFP mène des enquêtes sur des cas possibles d’erreur, d’omission, de conduite irrégulière, de fraude ou d’influence politique dans les processus de nomination. Afin de préserver l’impartialité politique de la fonction publique, elle mène également des enquêtes sur des allégations d’activités politiques irrégulières de la part de fonctionnaires. Lorsque les allégations sont jugées fondées, c’est-à-dire en cas d’activités politiques irrégulières, la Commission peut prendre toute mesure corrective qu’elle juge appropriée, et notamment procéder à la révocation d’une nomination ou à la destitution d’un fonctionnaire.

4.7 Les résultats intégrés de ces trois mécanismes de surveillance permettent à la CFP de rendre compte au Parlement de l’intégrité générale du système de dotation, ainsi que de donner de la rétroaction aux administrateurs généraux et de promouvoir l’apprentissage de pratiques de dotation qui permettent d’améliorer le rendement en dotation. La CFP utilise également ces résultats intégrés pour améliorer son cadre de politiques et les documents d’orientation connexes, et pour soutenir les ministères et organismes délégataires.

4.8 Afin d’améliorer le modèle de surveillance actuel, la CFP, à la suite de vastes consultations et discussions avec des organisations de petite taille et des micro-organisations, a revu son approche en matière de vérification de manière à s’adapter à la taille de ces organisations, de même qu’au niveau de risque et au contexte qui leur sont propres. De plus, la CFP continue de prendre des mesures pour donner suite au rapport présenté par le comité d’experts externe qui a examiné sa fonction d’enquête en 2013.

4.9 Par suite de l’examen de ses cadres de délégation et de politiques, et compte tenu de l’évolution du système de dotation et du renforcement de la capacité au sein des ministères et organismes délégataires au cours des neuf dernières années, la CFP continuera d’améliorer et de renouveler son modèle de surveillance en 2015-2016. L’approche renouvelée entérinera le rôle de la CFP et celui des administrateurs généraux lorsqu’il s’agit de surveiller l’état du système de dotation et d’assurer son intégrité, et permettra une surveillance mieux ciblée des organisations.

Examens

4.10 Les examens, qui représentent le premier mode de surveillance, constituent un moyen essentiel pour les administrateurs généraux de détecter et de corriger rapidement les erreurs, de cerner et d’atténuer les risques ainsi que d’améliorer le rendement en dotation afin d’atteindre les objectifs fixés. Les examens permettent tant aux administrateurs généraux qu’à la CFP d’acquérir de précieuses connaissances sur les activités et les pratiques de dotation au sein de la fonction publique. Par ailleurs, les administrateurs généraux peuvent se fonder sur les examens pour cerner toute source de préoccupation dans leur organisation et ainsi prendre les mesures préventives nécessaires afin d’améliorer continuellement leur propre gestion et leur propre rendement en matière de dotation.

4.11 En 2014-2015, les organisations devaient rendre compte à la CFP en ce qui concerne trois secteurs clés qui présentaient un risque pour l’intégrité globale du système de dotation :

• Gestion des droits de priorité – Les organisations devaient examiner l’efficacité de la démarche qu’elles avaient mise en œuvre pour s’assurer que l’autorisation en matière de priorité était obtenue avant le lancement de tout autre processus de nomination, et veiller à ce que les qualifications essentielles et les conditions d’emploi utilisées pour effectuer la nomination soient les mêmes que celles qui avaient été utilisées pour obtenir l’autorisation en matière de priorité.
• Langues officielles dans le processus de nomination – La CFP s’attendait à ce que les organisations surveillent l’application du Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique et du Règlement connexe ainsi que l’utilisation du délai de confirmation des résultats aux tests d’Évaluation de langue seconde, si nécessaire, et de traiter les cas afin de s’assurer que les délais prescrits ont été respectés.
• Amélioration continue – Les organisations devaient améliorer leurs pratiques de gestion et leur rendement dans le domaine de la dotation en prenant des mesures en fonction des résultats des examens, des vérifications et des enquêtes.

4.12 La CFP utilise les renseignements tirés des autoévaluations des organisations de même que les autres renseignements à sa disposition, comme les données sur le temps nécessaire pour inscrire et évaluer les bénéficiaires de priorité, et intègre les résultats de ses vérifications et de ses enquêtes à son évaluation de l’état du système de dotation de la fonction publique.

4.13 La majorité des organisations ont démontré une amélioration continue, car elles ont pris des mesures en fonction des résultats de leurs activités de surveillance internes, des recommandations découlant des vérifications de la CFP, de la rétroaction des années précédentes et des résultats des enquêtes. Au total, 84 % des organisations ont indiqué avoir un plan de dotation et, de ce nombre, 54 % l’ont mis à jour en 2014-2015 à l’appui de leur orientation future et de leurs objectifs stratégiques.

4.14 Dans l’ensemble, les résultats des examens menés en 2014-2015 indiquent une hausse continue du pourcentage des organisations qui satisfont à chacun des indicateurs. De tels résultats renforcent l’importance des examens pour l’amélioration continue et le maintien de l’efficacité du système de dotation.

Regard vers l’avenir

4.15 Au cours des dernières années, la CFP a constaté que la majeure partie des organisations avaient mis en place les éléments clés d’une gestion efficace de la dotation, et que leur rendement à cet égard s’améliorait continuellement. Compte tenu de l’évolution du système de dotation dans la fonction publique, la CFP reconnaît que ce sont les organisations elles-mêmes qui sont désormais les mieux placées pour détecter et régler rapidement les problèmes de dotation, et s’attendra à ce qu’elles le fassent. Ainsi, pour soutenir les organisations à cet égard, la CFP continuera d’élaborer des outils et de définir des approches qui répondent mieux à leurs besoins variés.

4.16 Afin de permettre aux organisations de continuer d’améliorer leur mode de gestion et leur rendement dans le domaine de la dotation, la CFP leur prêtera davantage assistance sur une base continue et augmentera ses interactions avec elles. En améliorant ses pratiques de gestion de la dotation, chaque organisation contribuera à améliorer le système de dotation dans son ensemble.

Vérifications

4.17 Les vérifications permettent de renseigner les ministères, les organismes et le Parlement sur l’intégrité du système de dotation. Les vérifications de la CFP constituent une partie importante de la rétroaction continue qui permet aux administrateurs généraux de mieux comprendre les risques en matière de dotation, les mécanismes de contrôle et la gouvernance au sein de leur organisation.

4.18 En tout, 63 vérifications d’organisations assujetties à la LEFP ont été effectuées au cours des sept dernières années. Pour avoir une perspective équilibrée de la dotation à la fonction publique fédérale tout au long du cycle de vérification, la CFP vérifie chaque année divers ministères et organismes sélectionnés selon leur taille et les risques décelés.

4.19 Le Plan de vérification 2014-2015, publié dans le Rapport annuel 2013-2014 de la CFP, prévoyait au total 16 vérifications organisationnelles et une vérification de suivi. En 2014-2015, la CFP a réalisé 13 vérifications organisationnelles. L’annexe 4 fournit des renseignements sur les projets de vérification et le plan de travail de la CFP pour 2015-2016. Ces projets tiennent compte de la transition vers le nouveau modèle de surveillance, qui découle de l’examen, par la CFP, de ses lignes directrices et de son cadre de délégation. Les projets mis à jour seront publiés en 2016-2017.

4.20 Les vérifications organisationnelles menées en 2014-2015 font partie intégrante du rapport annuel de la CFP au moment de sa publication. Les rapports de vérification de 2014-2015 portent sur les organisations suivantes :

• Agriculture et Agroalimentaire Canada;
• Patrimoine canadien;
• Citoyenneté et Immigration Canada;
• Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
• Tribunal des anciens combattants (révision et appel);
• Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada;
• Diversification de l’économie de l’Ouest Canada;
• Commissariat au lobbying du Canada;
• Conseil des produits agricoles du Canada;
• Comité externe d’examen des griefs militaires;
• Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada;
• Condition féminine Canada;
• Agence de développement économique du Canada pour le Sud de l’Ontario.

4.21 Fiabilité des résultats des examens ou des vérifications internes des organisations – Dans certains cas, la CFP peut établir la fiabilité des résultats des examens ou des vérifications internes d’une organisation et accepter ceux-ci. En 2014-2015, la CFP a conclu à la fiabilité des résultats de l’exercice de surveillance exhaustive des nominations effectué par Citoyenneté et Immigration Canada. En ce qui a trait aux activités de dotation, la CFP encourage les organisations à réaliser périodiquement une évaluation exhaustive fondée sur le risque, selon les besoins qui leur sont propres.

4.22 Démarche de vérification des organisations de petite taille et des micro-organisations – En 2014-2015, la CFP a entrepris de vastes consultations avec les administrateurs généraux d’organisations de petite taille et des micro-organisations sur le renouvellement de sa démarche à leur égard. Compte tenu de la nature, de la taille et de la portée des organisations de petite taille et des micro-organisations, il peut être difficile pour celles-ci de répondre aux exigences de la même manière que les organisations de plus grande taille.

4.23 Les organisations de petite taille et les micro-organisations ont souvent un mandat très spécialisé, disposent de peu d’employés et entreprennent un faible nombre d’activités de nomination. Certaines de ces organisations ont une capacité limitée en matière de ressources humaines, et bon nombre d’entre elles ont recours à des fournisseurs de services externes. Étant donné le petit nombre d’employés auxquels ces organisations peuvent faire appel, il arrive souvent que celles-ci doivent agir rapidement pour doter des postes d’experts essentiels.

4.24 En gardant à l’esprit ces facteurs, et avec la volonté de mieux soutenir les administrateurs généraux des organisations de petite taille et des micro-organisations, la CFP a revu ses attentes à leur égard. Comme mesure immédiate, la CFP a renouvelé sa méthodologie de vérification, dont la portée et la fréquence de ses vérifications, de sorte qu’elle soit adaptée à la taille de ces organisations, de même qu’au niveau de risque et au contexte qui leur sont propres.

4.25 L’approche renouvelée de la CFP en matière de vérification des organisations de petite taille et des micro-organisations, qui a été mise à l’essai en 2014-2015, était axée sur les secteurs de risque les plus fréquemment signalés pour les organisations de cette taille. Les vérifications portaient sur la gestion de la subdélégation et la capacité organisationnelle à l’appui de la dotation, si l’organisation était en mesure de démontrer que les nominations étaient fondées sur le mérite et si la candidature des bénéficiaires de priorité avait été prise en considération avant que des nominations soient effectuées.

Observations en matière de vérification

4.26 Les vérifications ont pour but de déterminer si, d’une part, l’organisation a un cadre, des pratiques et des systèmes adéquats en place pour gérer ses activités de nomination et si, d’autre part, les nominations et les processus de nomination effectués par l’organisation sont conformes aux dispositions de la LEFP, à tout autre instrument législatif ou réglementaire applicable, au Cadre de nomination de la CFP, y compris l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, ainsi qu’à ses propres lignes directrices en matière de nomination.

4.27 Tel qu’il avait été constaté lors des années précédentes, les vérifications menées en 2014-2015 ont permis de conclure que la plupart des éléments clés du cadre de nomination étaient en place et que, dans la majorité des nominations, les organisations avaient démontré que la personne nommée possédait les qualifications établies par l’administrateur général. Cependant, quelques points à améliorer ont été cernés, et ceux-ci sont décrits à la section suivante de façon à favoriser l’apprentissage et l’amélioration continue à l’échelle du système de dotation.

Observations sur les cadres de nomination

4.28 Subdélégation des pouvoirs de nomination – L’instrument et le processus de subdélégation doivent être clairs et bien gérés pour que les organisations puissent s’assurer que les gestionnaires d’embauche remplissent les conditions de subdélégation établies par l’administrateur général, qu’ils ont reçu la formation adéquate et qu’ils comprennent parfaitement les pouvoirs qui leur sont délégués. Des mécanismes de contrôle efficaces peuvent contribuer au respect des conditions relatives à la subdélégation des pouvoirs.

4.29 Les vérifications de 2014-2015 ont permis de constater que presque toutes les organisations vérifiées s’étaient dotées d’instruments de subdélégation et avaient établi les conditions que les gestionnaires d’embauche devaient remplir pour exercer les pouvoirs de nomination subdélégués. Comme par les années précédentes, un point à améliorer pour certaines organisations était la mise en œuvre de mécanismes de contrôle se rapportant à la subdélégation.

4.30 Les administrateurs généraux doivent notamment établir les exigences en matière de formation auxquelles les gestionnaires doivent satisfaire avant que des pouvoirs de nomination leur soient subdélégués. Bien que la plupart des organisations aient instauré des mécanismes de contrôle à cet égard, certaines organisations pourraient améliorer leur mise en œuvre, car ces mécanismes ne leur permettaient pas toujours de s’assurer que les gestionnaires avaient suivi la formation requise avant d’être investis de pouvoirs subdélégués.

4.31 La CFP continuera de collaborer avec les ministères et organismes pour les aider à évaluer l’efficacité des mécanismes de contrôle qui encadrent la subdélégation des pouvoirs de nomination.

4.32 Surveillance – La surveillance est un processus continu qui permet aux administrateurs généraux d’évaluer le mode de gestion de la dotation et le rendement en la matière quant aux nominations et processus de nomination. Grâce à la surveillance, il est possible de cerner ce qui fonctionne bien, de repérer les problèmes qui devraient être corrigés, de gérer et d’atténuer les risques, ainsi que d’améliorer le rendement en dotation.

4.33 Les vérifications de 2014-2015 ont permis de conclure que toutes les organisations de moyenne et de grande taille avaient mis en œuvre des mécanismes de surveillance, comme des examens des pratiques et des processus de nomination. Grâce à cette surveillance, ces organisations veillaient à ce que l’exercice des pouvoirs délégués et subdélégués ainsi que les décisions de nomination soient conformes aux exigences des lois, des règlements et des lignes directrices. Les organisations ont en outre démontré que les résultats des activités de surveillance avaient été communiqués à la haute direction et que des mesures avaient été prises pour régler les problèmes.

4.34 La CFP reconnaît le rôle important que peut jouer la surveillance continue de la dotation dans la détection et la résolution des problèmes de dotation. À l’avenir, elle continuera d’aider les organisations à surveiller leurs nominations et leur cadre de gestion de la dotation en fonction du contexte et de la capacité qui leur sont propres, tout en réduisant au minimum les exigences auxquelles les organisations délégataires doivent satisfaire pour faire rapport à la CFP.

Observations sur les nominations

4.35 Mérite – Pour environ 93 % des nominations vérifiées cette année, les organisations étaient en mesure de démontrer que la personne nommée possédait les qualifications établies par l’administrateur général. Globalement, six des organisations vérifiées cette année ont pu démontrer, dans toutes les nominations qu’elles avaient effectuées, que les personnes nommées possédaient les qualifications requises. Pour ce qui est des autres organisations, le respect du mérite n’avait pas été démontré dans quelques cas. On dit que le respect du mérite n’est pas démontré lorsqu’il n’y a pas suffisamment de renseignements pour établir si tous les critères de mérite utilisés pour la nomination ont été respectés.

4.36 Bien que le respect du mérite ait été démontré dans presque toutes les nominations vérifiées cette année, dans certains cas, il n’avait pas été démontré pour les raisons suivantes : des renseignements étaient manquants, comme la preuve d’études, de sorte que les qualifications essentielles n’avaient pas été entièrement évaluées; les qualifications essentielles avaient été évaluées plusieurs mois après la nomination; les résultats d’évaluation de la langue seconde n’étaient pas valides au moment de la nomination.

4.37 Les vérifications ont permis de conclure que le mérite avait été démontré dans la plupart des cas; cependant, il importe que les résultats de l’évaluation des critères de mérite soient consignés et rendus accessibles afin d’étayer la décision de nomination. Pour aider les ministères et organismes à documenter leurs décisions de nomination, la CFP propose de clarifier les exigences minimales à cet égard au moment du renouvellement du cadre de politiques.

4.38 Prise en considération des droits de priorité – La LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique accordent à certaines personnes répondant à des conditions précises un droit de priorité qui leur permet d’être nommées avant tout autre candidat, lorsqu’elles sont jugées qualifiées. Cette année encore, la CFP a vérifié si ces droits étaient respectés et si les attentes énoncées dans ses lignes directrices étaient satisfaites.

4.39 Les vérifications ont permis d’établir si les organisations avaient obtenu une autorisation en matière de priorité avant de procéder à une nomination; si les gestionnaires d’embauche avaient évalué les bénéficiaires de priorité dont la candidature avait été présentée; si les mêmes critères, tels que les qualifications essentielles, les exigences liées au poste et la durée d’emploi, avaient été utilisés pour présenter la demande d’autorisation en matière de priorité et pour effectuer la nomination. De plus, la CFP a cherché à déterminer si les organisations avaient pris en considération la candidature des bénéficiaires de priorité avant de lancer un processus de nomination.

4.40 Il a été conclu que toutes les organisations vérifiées en 2014-2015 avaient pris en considération la candidature des bénéficiaires de priorité avant de procéder à une nomination. C’est la première fois que la CFP constate la pleine conformité dans l’ensemble des nominations vérifiées. Une telle constatation pourrait indiquer que le système fonctionne très bien, c’est-à-dire qu’il y a compréhension et respect des exigences des lois et des lignes directrices. Cependant, les vérifications ont aussi permis de relever des situations particulières où les organisations n’avaient pas demandé d’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination, par exemple dans le cas de nominations effectuées à partir d’un bassin existant. Il est important que les gestionnaires d’embauche examinent la candidature des bénéficiaires de priorité et demandent une autorisation en matière de priorité le plus rapidement possible, avant de lancer un processus de nomination, pour assurer la prise en compte optimale de la candidature de ces personnes. Compte tenu des conclusions découlant des vérifications, la CFP s’efforcera en 2015-2016 de clarifier ses attentes quant à l’application de cette exigence des lignes directrices.

4.41 Pour quatre organisations, les vérifications ont permis de repérer des différences entre l’énoncé des critères de mérite qui avait été utilisé pour la décision de nomination et celui qui avait servi à la demande d’autorisation en matière de priorité. Les administrateurs généraux devraient continuer de s’assurer que les renseignements utilisés pour obtenir une autorisation en matière de priorité (p. ex. critères de mérite, durée d’emploi) sont les mêmes que ceux qui sont utilisés pour effectuer une nomination à un poste.

4.42 Renseignements sur les processus de nomination – Des renseignements inexacts peuvent avoir une incidence sur la décision des postulants potentiels de présenter ou non leur candidature ou sur la décision des personnes qui sont dans la zone de sélection d’exercer ou non leur droit de recours. Dans quatre organisations, les vérifications ont permis de repérer des différences importantes entre les versions anglaise et française de l’énoncé des critères de mérite figurant dans les annonces d’emploi. Les administrateurs généraux devraient continuer de s’assurer que les renseignements relatifs aux nominations sont les mêmes dans les deux langues officielles.

4.43 Modalités et conditions additionnelles liées à la délégation – Selon les conclusions d’une vérification, la CFP peut formuler des recommandations pour améliorer les pratiques de dotation de l’organisation et s’assurer que celle-ci se conforme aux exigences des lois, des règlements et des lignes directrices. Par ailleurs, en fonction des problèmes soulevés, la CFP peut prendre d’autres mesures; elle peut notamment collaborer avec l’organisation afin de régler les problèmes, ou lui imposer des modalités et conditions additionnelles.

4.44 Les administrateurs généraux des ministères et organismes vérifiés au cours de cette année ont présenté à la CFP des plans d’action pour donner suite aux recommandations découlant des vérifications, le cas échéant.

4.45 La CFP apporte également un soutien aux ministères et organismes vérifiés en leur fournissant des conseils et une aide continue dans la mise en œuvre de leurs plans d’action. Pour ce faire, elle :

• Élabore des plans d’action clairs et complets à la suite de toute activité de surveillance (p. ex. vérification, enquête, examen);
• Renforce la capacité des organisations dans divers aspects de la gestion de la dotation, comme la surveillance et la présentation de rapports à la haute direction;
• Aide à régler les problèmes récurrents soulevés dans les rapports de surveillance;
• Élabore, précise et met en œuvre un programme de surveillance de la dotation, des outils et d’autres mécanismes de contrôle.

Regard vers l’avenir

4.46 Évolution des méthodes de vérification – Au cours de l’année à venir, la CFP élaborera une méthode lui permettant de réaliser une vérification pangouvernementale de la conformité, qui pourrait fournir des renseignements sur le rendement de l’ensemble du système de dotation. La CFP mettra également à jour sa méthodologie de vérification afin d’y intégrer les changements découlant du renouvellement de ses cadres de nomination et de délégation. Grâce notamment à ces mises à jour, les vérifications de la CFP devraient demeurer axées sur les principaux secteurs de risque et favoriser l’amélioration de la dotation à l’échelle du système.

4.47 Publication des rapports de vérification – À l’heure actuelle, les rapports de vérification sont publiés en même temps que le rapport annuel de la CFP. Puisque les vérifications sont liées au rapport annuel, qui demeure confidentiel jusqu’à son dépôt au Parlement, les rapports de vérification comme tels doivent aussi être traités comme des documents confidentiels. Cela signifie parfois que certaines organisations ne peuvent donner suite aux recommandations avant le dépôt du rapport annuel. Pour fournir une rétroaction plus rapidement aux organisations et au Parlement et pour appuyer l’amélioration du système de dotation, la CFP explore actuellement de nouvelles méthodes pour la publication des rapports de vérification.

Enquêtes

4.48 La fonction d’enquête joue un rôle important dans l’obligation de la CFP de rendre compte au Parlement. Elle contribue en effet à protéger l’intégrité des nominations et l’impartialité politique de la fonction publique fédérale.

4.49 Pouvoirs de la Commission – En vertu de la partie 5 de la LEFP, la Commission a le pouvoir de mener une enquête sur un processus de nomination, et ce, pour les motifs suivants :

• Article 66 : mérite, erreur, omission ou conduite irrégulière dans un processus de nomination externe;
• Paragraphes 67(1) et 67(2) : pouvoirs de nomination non délégués, erreur, omission ou conduite irrégulière dans un processus de nomination interne, à la demande d’un administrateur général;
• Article 68 : influence politique présumée dans tout type de processus de nomination;
• Article 69 : fraude présumée dans tout type de processus de nomination.

4.50 Nombre d’enquêtes – Comme l’indique le tableau 25, la Direction générale des enquêtes de la CFP a reçu 254 nouvelles demandes d’enquête sur des processus de nomination en 2014-2015. Il s’agit d’une légère baisse par rapport à 2013-2014.

Source : Système d’information de gestion des enquêtes de la Commission de la fonction publique

^(a) Il se peut que certains dossiers soient ouverts en vertu d’un article de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) mais qu’ils fassent ultérieurement l’objet d’une enquête en vertu d’un autre article.

^(b) Parmi les autres articles ou paragraphes figurent l’article 17 et les paragraphes 67(1) et 15(3), ainsi que les nominations internes et dossiers qui ne font manifestement pas partie d’une catégorie donnée (autre).

^(c) Dossiers clos pour les raisons suivantes : aucun mandat, impossibilité de prendre des mesures correctives ou autres politiques ou considérations réglementaires.

^(d) L’intervention précoce ne s’applique qu’aux dossiers visés par les articles 66, 67(1), ou 67(2) de la LEFP.

Enquêtes menées en vertu de pouvoirs précis

4.51 Article 66 : Processus de nomination externes (mérite, erreur, omission ou conduite irrégulière) – La plupart des dossiers d’enquête portaient sur le respect du mérite ou sur une erreur, omission ou conduite irrégulière dans un processus de nomination externe.

4.52 En 2014-2015, il a été établi que 12 dossiers d’enquête étaient fondés au titre de l’article 66. Par ailleurs, il a été établi que 26 dossiers n’étaient pas fondés. Deux cas reposant sur l’article 66 ont été réglés au cours de cette période grâce à une intervention précoce, soit un processus confidentiel entrepris sur une base volontaire qui a pour but de régler les problèmes liés au processus de nomination. Une intervention précoce peut être offerte avant la phase d’enquête (pour les enquêtes menées en vertu de l’article 66 ou des paragraphes 67(1) ou 67(2), selon le cas); un enquêteur de la CFP agit alors à titre de facilitateur pour aider les personnes concernées à trouver une solution satisfaisante pour tous.

4.53 En plus d’offrir une intervention précoce, la CFP encourage le dialogue entre les candidats et les ministères et organismes qui mènent les processus de nomination quand il pourrait y avoir eu erreur ou omission, particulièrement si la nomination n’a pas encore été effectuée. Dans de tels cas, quand l’erreur ou l’omission peut être corrigée, la CFP peut collaborer avec le ministère ou l’organisme et la personne qui a soulevé des préoccupations afin de régler les problèmes et, si possible, d’éviter la tenue d’une enquête.

4.54 Paragraphe 67(2) : Enquêtes au nom d’une organisation – En vertu de cette disposition de la LEFP, la CFP continue de mettre son expérience et son expertise au service des ministères et organismes en leur offrant de mener des enquêtes en leur nom lorsque les dossiers relèvent des pouvoirs subdélégués de l’administrateur général, et que c’est à celui-ci qu’il incombait de mener une enquête avant de prendre les mesures correctives nécessaires. Au cours de l’exercice, la CFP a réalisé cinq enquêtes au nom d’autres organisations; dans quatre dossiers, les allégations étaient fondées. Les rapports d’enquête et les mesures correctives recommandées ont été transmis aux administrateurs généraux à des fins de suivi.

4.55 Article 68 : Influence politique – Cet article de la LEFP confère à la Commission le pouvoir de faire enquête sur des allégations d’influence politique dans un processus de nomination. Ces enquêtes visent à favoriser le respect de l’impartialité politique du système de dotation. En 2014-2015, aucune enquête sur des allégations d’influence politique dans un processus de nomination n’a été menée.

4.56 Article 69 : Fraude – En tout, 76 enquêtes ont été menées durant la période visée : les allégations étaient fondées dans 54 d’entre elles (71 %), et non fondées dans les 22 autres (29 %). Le nombre d’enquêtes sur des cas de fraude cette année a connu une hausse par rapport à l’an dernier. Cette hausse peut être attribuable aux activités de communication que la CFP a menées auprès des ministères et organismes pour présenter les motifs d’enquête et accroître la sensibilisation en général. De plus, de nombreuses enquêtes effectuées en vertu de l’article 69 et menées à terme au cours de l’exercice découlent d’enquêtes demandées et entreprises en 2013-2014. Cette année-là, les activités de dotation avaient repris de la vigueur après la diminution générale observée à la suite de l’examen des dépenses de 2012.

4.57 Comme c’était le cas dans les exercices précédents, les types de fraude à l’enquête concernaient notamment des personnes ayant triché ou copié des réponses lors d’une évaluation, ou omis de divulguer l’existence de relations personnelles dans le cadre d’un processus de nomination. En outre, le fait que des candidats avaient présenté de faux diplômes ou titres professionnels, ou falsifié ou modifié des documents, comme les résultats aux examens linguistiques, demeurait une source de préoccupation.

4.58 En 2014-2015, le nombre d’allégations de fraude est demeuré faible (78) compte tenu du fait que plus de 83 000 activités de dotation ont été menées dans la fonction publique fédérale. Seule la Commission a le pouvoir de faire enquête sur des cas de fraude dans un processus de nomination. La Commission s’attend à ce qu’un ministère ou un organisme qui a de bonnes raisons de croire qu’une fraude a été commise dans un processus de nomination fasse part de la situation à la Direction générale des enquêtes, même lorsque le processus n’a donné lieu à aucune nomination. Cette procédure permet à la Commission de veiller à l’intégrité globale du système de dotation.

4.59 Mesures correctives découlant d’enquêtes fondées – Lorsque les préoccupations sur lesquelles portent les enquêtes menées en vertu de la LEFP sont fondées, la Commission peut prendre les mesures correctives qu’elle estime indiquées, y compris la révocation de la nomination. Ces mesures sont définies au cas par cas. Parmi les mesures correctives prises depuis l’entrée en vigueur de la LEFP, mentionnons les suivantes : révocation de la nomination, reprise de l’évaluation, formation obligatoire, retrait des pouvoirs de dotation subdélégués, et obligation de demander la permission à la Commission avant d’accepter un poste à la fonction publique fédérale pendant une période déterminée.

4.60 En 2014-2015, les mesures correctives prises à la suite d’enquêtes fondées ont donné lieu à la révocation de six nominations. Par ailleurs, certaines personnes se sont vu imposer l’obligation de demander la permission à la CFP avant d’accepter un emploi à la fonction publique fédérale, pour des périodes allant d’un an à trois ans. Des gestionnaires et des employés ont dû suivre des séances de formation suivies d’une discussion avec leur superviseur, notamment sur les valeurs et l’éthique; des candidatures ont été retirées ou des évaluations ont dû être reprises. Dans un cas, la candidature d’une personne a été retirée du répertoire du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant. Dans un autre, il a été ordonné qu’un résumé de l’enquête soit envoyé aux associations professionnelles en cause.

4.61 Le tableau 26 montre la répartition des mesures correctives imposées par la Commission au cours des trois derniers exercices.

Source : Système d’information de gestion des enquêtes de la Commission de la fonction publique.

^(a) Les totaux des mesures correctives ne correspondent pas directement au nombre d’enquêtes fondées puisqu’une enquête peut avoir plusieurs mesures correctives ou encore aucune.

^(b) L’article 73 prévoit qu’une personne peut, en cas de révocation de sa nomination en vertu de l’un des articles 66 à 69, être nommée à un autre poste pour lequel elle possède les qualifications essentielles.

^(c) Pour une période donnée, obligation d’obtenir l’autorisation écrite de la Commission avant d’accepter un poste ou un emploi à la fonction publique fédérale.

^(d) En 2014-2015 une nouvelle exigence a été ajoutée à cette mesure corrective, soit que la personne en question doit avoir une discussion avec un membre du cadre de gestion à la suite de la formation pour s’assurer que la formation a été bien comprise.

4.62 Divulgation des résumés de rapports d’enquête – Aux termes de l’article 19 du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique et de l’article 14 du Règlement concernant les activités politiques, la CFP peut communiquer des renseignements personnels obtenus au cours d’une enquête si elle estime que des raisons d’intérêt public l’emportent sur la protection de la vie privée de la personne concernée. La CFP publie des résumés anonymes et non anonymes de certaines enquêtes sur son site Web périodiquement en cours d’année. Bien qu’il n’y ait pas de délai précis pour la publication d’un résumé anonyme, ces résumés non anonymes sont publiés pour une période déterminée, à la discrétion de la Commission.

4.63 Comité d’experts externe – Comme il a été signalé en 2013-2014, un comité d’experts externe chargé d’examiner la fonction d’enquête de la CFP a observé que, dans l’ensemble, celle-ci accomplissait son mandat de manière efficace, que les organisations appréciaient son travail et qu’elle exerçait ses activités avec compétence et diligence. Une réponse et un plan d’action de la direction ont été élaborés à la suite des recommandations du comité d’experts externe, recommandations dont la portée et la complexité variaient.

4.64 Il a notamment été recommandé à la CFP d’améliorer la convivialité et la pertinence générale du site Web de la Direction générale des enquêtes (DGE). En consultation avec les personnes-ressources de la DGE, la CFP a élaboré du nouveau contenu Web sur la fonction d’enquête et cherche maintenant des moyens plus efficaces de présenter l’information en ligne. Les améliorations (révision de la mise en page du site et ajout de renseignements plus complets sur le processus d’enquête, entre autres) devraient accroître la transparence, faciliter le travail des organisations et permettre une meilleure compréhension des enquêtes menées par la CFP. En outre, le comité d’experts a recommandé que le site Web contienne des outils de travail et des documents d’orientation pertinents à l’intention des personnes touchées par une enquête. Les mises à jour apportées au site Web ont permis d’y intégrer des outils de travail faisant appel à divers médias, de même que des documents d’orientation destinés aux personnes touchées par une enquête.

4.65 Le comité d’experts externe a demandé à la CFP d’examiner la gamme complète des mesures correctives à sa disposition en tenant compte de l’incidence que de telles mesures peuvent avoir sur les personnes et sur l’intégrité du système. Ainsi, la CFP a réalisé un examen exhaustif des mesures correctives actuelles et antérieures, et tiendra des consultations au sein de la CFP et auprès des organisations en 2015-2016.

4.66 Comme il a été recommandé à la CFP de mener ses enquêtes le plus rapidement possible, la DGE s’est engagée à réduire de 10 % le temps nécessaire à une enquête. Par exemple, il est possible d’accélérer les enquêtes sur les cas de fraude lorsque la personne admet le comportement frauduleux. La CFP a également délégué son pouvoir d’ordonner la prise de mesures correctives dans les cas présentant un risque faible.

4.67 Le comité d’experts externe a également recommandé à la CFP d’établir un programme de formation et de perfectionnement structuré pour les nouveaux employés du secteur des enquêtes ainsi qu’un programme de perfectionnement professionnel pour le personnel déjà en place. La CFP fournit une formation sur mesure aux enquêteurs et aux autres employés pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités.

Regard vers l’avenir

4.68 En 2015-2016, la CFP s’efforcera également de nouer des relations avec des organisations ayant un mandat d’enquête semblable afin de mettre en commun l’expertise et les pratiques exemplaires. Cette idée revenait dans plusieurs recommandations du comité d’experts. Parmi les sujets de discussion, notons les mesures d’assurance de la qualité, l’efficience dans les procédures et les pratiques, les mesures correctives et la formation destinée aux enquêteurs. En outre, la CFP continuera d’examiner et d’appliquer de bonnes pratiques en matière de protection de la vie privée et de divulgation des renseignements personnels dans le contexte d’une enquête. La CFP veillera également à ce que ses activités et ses outils d’enquête demeurent harmonisés avec ses autres initiatives et activités.