Évaluation cyclique de la dotation

Comprendre les évaluations cycliques de la dotation

Conformément à l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, les administrateurs généraux doivent évaluer périodiquement, au moins une fois tous les cinq ans, le respect des exigences de cet instrument, ainsi que de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique et des autres lois et règlements applicables, en plus de la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique (CFP), des politiques de dotation organisationnelles ainsi que de l'instrument de subdélégation connexe.

Les évaluations cycliques de la dotation fournissent aux administrateurs généraux et à la CFP :

• un examen rigoureux de l'exercice des pouvoirs de nomination;
• l'assurance que les activités de dotation sont conformes aux exigences des lois et politiques.

Les évaluations cycliques de la dotation et la surveillance continue sont interreliées

Les évaluations cycliques et les activités de surveillance continue examinent la dotation sous des angles différents. Ces deux volets sont essentiels, car ils se complètent l'un l'autre, afin de brosser un tableau complet du système de dotation du ministère ou de l’organisme concerné.

La surveillance continue est un processus qui permet d'apporter des correctifs en permanence : les ministères et organismes observent, suivent et consignent l'information sur leurs activités de dotation (ce qui peut inclure l'examen de l'efficacité et de l'efficience, la durée du processus de dotation, l'analyse des données internes, les tendances en matière de dotation et les données démographiques sur l'embauche).

Les évaluations cycliques de la dotation font partie d'un processus périodique d'auto-examen fondé sur l'information provenant de différentes sources, y compris les résultats des activités de surveillance continue. En menant des évaluations cycliques, les administrateurs généraux examinent la santé globale de leur système de dotation, déterminent les domaines où des améliorations doivent être apportées et les mesures à prendre pour corriger les lacunes observées.

Évaluation de la conformité

Même si les ministères et organismes sont responsables de se conformer à toutes les exigences des lois et des politiques, les administrateurs généraux peuvent déterminer l'ampleur et la portée des exigences à évaluer.

Il faut commencer par examiner les exigences de base qui assurent l'intégrité du système de dotation, comme :

• le mérite
• les langues officielles
• les droits de priorité
• l'équité en matière d'emploi
• les mesures d'adaptation
• la préférence accordée aux anciens combattants

L'Outil de référence pour la surveillance de la dotation de la CFP vous aidera à concevoir vos activités de surveillance et de contrôle de la dotation, tout en tenant compte du contexte et des risques propres à votre ministère ou organisme. Cet outil ne présente pas une liste exhaustive de toutes les exigences en matière de dotation et son utilisation est facultative, mais il fournit une liste des diverses exigences découlant des lois, des règlements, des politiques et des instruments connexes.

Vous devriez aussi procéder à une évaluation des risques afin de déterminer les domaines et exigences sur lesquels devrait porter l’évaluation cyclique de la dotation.

Pour définir les risques, il faut tenir compte :

• des résultats de la surveillance continue antérieure
• des plaintes en matière de dotation
• des griefs ou demandes d'enquête
• des discussions avec les spécialistes des ressources humaines et les agents de négociation
• des conclusions de la CFP sur les activités de surveillance à l’échelle du système
• des résultats du sondage sur la dotation et l'impartialité politique
• toute autre information pertinente

En plus des exigences en matière de politiques et de législation, vous voudrez peut-être examiner d'autres domaines à risque, comme la durée du processus de dotation, la qualité de l'embauche ou de l'orientation interne, en vue d'améliorer l'efficience et l'efficacité du système de dotation de votre ministère ou organisme.

Réalisation de l'évaluation

Il faut d’abord déterminer qui est le mieux placé pour évaluer la conformité aux exigences et songer à tirer parti de l'expertise de vos services de vérification interne ou de gestion des ressources humaines. Les administrateurs généraux des organismes de petite taille peuvent demander l’aide de la CFP pour effectuer l'évaluation cyclique de la dotation en leur nom.

Aucune approche ou méthode particulière n’est prescrite, mais l'évaluation doit être rigoureuse et fournir des résultats fiables et pertinents. Elle doit aussi inclure une évaluation du cadre de dotation du ministère ou de l'organisme (lignes directrices en place, instrument de subdélégation) ainsi qu'un examen d’un échantillon de dossiers de nomination afin d’en vérifier la conformité. Vous pouvez faire appel à l'expertise de vos services de vérification interne pour définir la portée et la méthodologie de ces évaluations, et vous pouvez également consulter la CFP.

L'évaluation devrait aussi inclure un échantillon adéquat de dossiers pour vous permettre de vérifier la conformité de votre système de dotation. Les variables à prendre en considération sont entre autres :

• le nombre de nominations
• le type de nominations
• annoncées et non annoncées
• processus internes ou externes
• nominations pour une durée déterminée, une période indéterminée ou nomination intérimaire
• les nominations à l'administration centrale et dans les régions
• le type d'emplois (catégorie, groupe et niveau)
• les nominations au groupe de la direction et dans les autres groupes

Rendre compte des résultats

Les évaluations cycliques de la dotation doivent fournir aux administrateurs généraux des renseignements fiables et utiles qui leur permettront de tirer des conclusions significatives sur la santé de leur système de dotation. Elles doivent également permettre à la CFP de mieux comprendre les forces du système de dotation dans l'ensemble de la fonction publique et les défis à relever, en plus de définir les orientations stratégiques, le soutien organisationnel et la surveillance à l'échelle du système.

Les ministères et organismes doivent communiquer à la CFP les résultats de l'évaluation cyclique des exigences ciblées en matière de dotation l'année où l'évaluation est complétée, dans un rapport  séparé ou dans leur rapport annuel à la CFP (annexe D de l'Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination).

Aucun format particulier n'est prescrit pour la présentation des résultats des évaluations cycliques de dotation, mais ils peuvent inclure les renseignements suivants :

1. des renseignements sur la portée et la méthode d'évaluation, notamment sur l'échantillon examiné, la période évaluée et les sources d'information
2. les résultats de l'évaluation des risques qui ont orienté l'examen
3. les résultats de l'évaluation, y compris les domaines de conformité et de non-conformité
4. toute observation et conclusion découlant de l'évaluation, y compris les mesures correctives ou les améliorations apportées ou prévues

Les ministères et organismes ne sont pas tenus de rendre compte de leurs activités de surveillance continue à la CFP, même si celles-ci sont très importantes pour la compréhension de leur système de dotation.

Outils et soutien

Consultez l'Outil de référence pour la surveillance de la dotation et la lettre aux chefs des ressources humaines – Survol des résultats d’évaluation organisationnelles cycliques.

Pour de plus amples renseignements ou si vous faites partie d'un organisme de petite taille et souhaitez conclure une entente avec la CFP pour votre évaluation cyclique, n’hésitez pas à communiquer avec votre conseiller au soutien en dotation qui se fera un plaisir de vous aider.