Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD)

L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) est une ressource qui décrit les éléments de conformité en matière de dotation découlant de Loi sur l'emploi dans la fonction publique, autres lois et règlements applicables, Politique de nomination et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination de la Commission de la fonction publique aux administrateurs généraux. Les ministères et organismes peuvent se référer à l’ORSD lors de planification et de l’exécution d’activités de surveillance en matière de dotation, en tenant compte de leur contexte spécifique et risques.

L’ORSD n’est pas une liste exhaustive de toutes les exigences et de tous les éléments à prendre en considération pour la dotation. Cet outil ne tient pas compte des enjeux spécifiques des organismes qui ont une incidence sur la dotation, tels que la gouvernance et les niveaux d’approbation, les modalités et conditions en matière de subdélégation, la planification des ressources humaines ou les politiques internes relatives à la dotation. De plus, cet outil n’inclut pas les références à la réglementation ou aux parties de réglementation qui ne s’appliquent qu’à des organismes spécifiques.

L’ORSD est divisé en deux parties : Partie 1 : Système de dotation et Partie 2 : Processus de nomination.

Tel que noté, l’ORSD englobe également les aspects clés des lois et des règlements applicables que les organisations (administrateurs généraux, gestionnaires d’embauche, conseillers en ressources humaines) doivent respecter dans l’exercice de leurs pouvoirs de dotation tels les suivants:

Les utilisateurs de l’ORSD peuvent également se référer aux produits d’orientation de la Commission de la fonction publique, incluant celui sur la planification et la réalisation de l’Évaluation cyclique de la dotation.

Table des matières

Partie 1 : Système de dotation organisationnel
Partie 2 : Processus de nomination

Partie 1 : Système de dotation organisationnel

Cadre de dotation	Références
L’administrateur général établit une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum : prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées prévoit un accès raisonnable aux mécanismes de recours respecte les droits résiduels des employés d’Anciens combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.1, 1.1.a, 1.1.b, 1.1.c ^{Note de bas de page 1} Loi sur l’emploi dans la fonction publique 34(1)
L’administrateur général établit une orientation, par une politique, des activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.2 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 33
L’administrateur général établit les exigences pour les personnes subdéléguées de consigner par écrit la décision de sélection	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.3 Politique de nomination, Annexe B-9
L’administrateur général s’assure que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 1.4 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art.14
L’administrateur général s’assure d’étudier son système, ses politiques et ses pratiques d’emploi en matière de nomination ou liés à la nomination, lorsqu’une sous-représentation a été identifiée, afin de déterminer s’ils comportent des préjugés ou des obstacles pour les personnes qui sont membres des groupes désignés et, si tel est le cas, de faire des efforts raisonnables pour les éliminer ou pour en atténuer les effets sur ces personnes	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.5 Loi sur l’équité en matière d’emploi s. 3 Politique de nomination, Annexe B, 5a)b)
Pouvoirs exclusifs liés aux pouvoirs de nomination et aux pouvoirs connexes	Références
L’administrateur général conserve le pouvoir d’approuver les exceptions à la zone nationale de sélection pour les processus de nomination externes annoncés	Politique de nomination, Annexe A 1, 2, 3
L’administrateur général conserve le pouvoir de subdéléguer les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes et de limiter ou révoquer une subdélégation	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2 Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par.15(1), 24(1)
L’administrateur général conserve le pouvoir de révoquer une nomination à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général (interne) ou par la Commission de la fonction publique du Canada à la demande de l’administrateur général	Instrument de délégation et responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(A) Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par. 15(1), 15(3), 24(2), 67(2)
L’administrateur général délègue les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes aux personnes admissibles à la subdélégation	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, s. 2, Annexes A(C), B: Personnes admissibles à la subdélégation
Le pouvoir de prolonger la période d’engagement à devenir bilingue pour une nomination non impérative est subdélégué au niveau du sous-ministre délégué ou du sous-ministre adjoint (ou l’équivalent) uniquement en ce qui concerne : Des exigences opérationnelles exceptionnelles Des circonstances personnelles exceptionnelles Une déficience d’ordre physique ou mental ou trouble d’apprentissage qui nuit à l’acquisition de l’autre langue officielle L’impossibilité d’obtenir la formation linguistique aux frais de l’État	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(B) Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique, s. 7 Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction (EX) (avril 2020)
Modalités et conditions en matière de subdélégation	Références
L’administrateur général détermine et documente les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.1
L’administrateur général établi les exigences de formation préalables à la subdélégation, qui doivent inclure une formation sur les préjugés inconscients	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.2
Avant de subdéléguer, l’administrateur général s’assure que les personnes sur le point d’être subdéléguées : ^{Note de bas de page 2} ont suivi la formation requise ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.3, Annexe C – Formulaire d’attestation
L’administrateur général communique, par écrit, aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.4
Les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont ils ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de Nomination s. 2.5

Partie 2 : Processus de nomination

Zone de sélection	Références
Le processus de nomination est conforme à l’orientation de l’administrateur général sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.2 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 33
Pour un processus de nomination interne, la zone de sélection est conforme à la politique de l’organisation en matière de zone de sélection en ce qui concerne: l’affichage du processus de nomination notification de candidature retenue (NCR) Notification de nomination ou de proposition de nomination et avis de nomination intérimaire	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 1.1 a), b), c) Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 48, par. 50(4) Politique de nomination s. 7, 8
Application d’une zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé (exceptions applicables)	Politique de nomination s. 6, Annexe A-3 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 45, par. 50(4)
La personne nommée est dans la zone de sélection	Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 45, par. 50(4)
Lors de l’affichage	Références
L’annonce est affichée sur le site de recrutement de la fonction publique du gouvernement du Canada (emplois.gc.ca) et est accessible aux personnes se trouvant dans la zone de sélection pendant au moins un jour ouvrable complet (au moins 24 heures)	Politique de nomination s. 7
L’annonce comprend les critères de mérite établis et un point de contact auquel les demandes d’adaptation peuvent être adressées	Politique de nomination s. 8
L’annonce est fournie dans les deux langues officielles	Politique de nomination Annexe B4
Bénéficiaires de priorité	Références
L’organisation a obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la Commission de la fonction publique pour cette nomination (si requis)	Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 38, par. 39.1, art. 40, par. 41(1), 43 Règlement sur l’emploi dans la fonction publique par. 4(1) – (10) Politique de nomination s. 2, Annexe B2 Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(C) Directive sur l’administration des priorités s. 8.2, 8.2.6, 8.2.7
Le numéro d’autorisation en matière de priorité attribué est utilisé selon la demande d’autorisation (exemple : numéro de poste valide)	Politique de nomination s. 2, Annexe B 2 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.6, ii, iii, iv
Il n’y a aucune différence entre les exigences utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles utilisées lors de la nomination qui auraient pu empêcher un bénéficiaire de priorité d’être pris en considération. Une attention particulière devrait être accordée selon : le type de processus de nomination la titularisation, le lieu, le groupe et le niveau les qualifications essentielles les conditions liées à la nomination et à l’emploi	Politique de nomination s. 2 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4, 8.2.6
Les bénéficiaires de priorité intéressés identifiés par la Commission de la fonction publique ou qui se réfèrent eux-mêmes sont évalués avant de procéder à l’évaluation d’autres personnes	Politique de nomination s. 1 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4
Les bénéficiaires de priorité intéressés ont obtenu une rétroaction quant à leur évaluation dans les 60 jours civils après s’être auto-identifiés ou avoir été identifiés	Politique de nomination s. 1 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.5
L’ordre de préséance des droits de priorité a été respecté	Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 41(6), Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 5-10 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.7
Obligations en matière de langues officielles	Références
Il n’y a aucune différence entre les versions française et anglaise des éléments suivants qui pourrait avoir une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou participer au processus de nomination ou à ses résultats : demande d’autorisation en matière de priorité (qualifications essentielles et conditions d’emploi) annonce/affichage critères de mérite outils d’évaluation notifications ou avis de nomination intérimaire	Politique de nomination s. 5 (langues officielles) Loi sur les langues officielles, par. 39(1), art. (2), (3)
Méthode d’évaluation / Identification des préjugés et des obstacles	Références
Une évaluation a été menée pour : déterminer si la méthode d’évaluation et la façon dont elle a été appliquée comportaient ou créaient des préjugés ou des obstacles susceptibles de désavantager les personnes appartenant à un groupe en quête d’équité et, si des efforts raisonnables ont été déployés pour les éliminer ou atténuer leurs effets sur ces personnes	Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 36 (2) Politique de nomination, Annexe B (5),( Exigence en matière de renseignements) Instrument de délégation en matière de nomination, Annexe C (Attestation)
Évaluation du mérite	Références
Les candidats sont informés des méthodes d’évaluation afin de pouvoir demander des mesures d’adaptation	Politique de nomination s. 10
L’exigence en matière d’études (qualification essentielle) respecte ou dépasse la norme de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor applicable établie par l’employeur	Politique de nomination s. 15, Annexe B1,6 Normes de qualification Secrétariat du Conseil du Trésor Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 31(1) (2), art. 32
La personne nommée satisfait à la norme de qualification applicable ou dépasse le minimum requis en matière d’éducation/certification professionnelle (qualification essentielle). L'équivalence canadienne est obtenue le cas échéant.	Politique de nomination s. 15, Annexe B1,6 Normes de qualification Secrétariat Conseil du Trésor Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)
La personne nommée, y compris celle avec un droit de priorité, satisfait à toutes les autres qualifications essentielles établies (critères de mérite), y compris l’exigence en matière de langues officielles	Politique de nomination s. 15, Annexe B1,6 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2), 31(1) (2), art. 36, 38 Exceptions : Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 14, 15, 16 Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique
La personne nommée satisfait aux qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et/ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination	Politique de nomination s. 15, Annexe B1,6 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)
L’approbation de la Commission de la fonction publique est reçue avant l’utilisation de tests psychologiques d’intelligence, personnalité, d’intégrité et d’aptitude, ainsi que de tests de santé mentale (le cas échéant)	Politique de nomination s. 9 Approbation des tests psychologiques par la Commission de la fonction publique
Un test d’évaluation de la langue seconde approuvé par la Commission de la fonction publique est utilisé pour évaluer la maîtrise de la seconde langue officielle	Politique de nomination s. 12 Évaluation de langue seconde dans la fonction publique
Notifications et avis (processus de nomination interne)	Références
Les notifications (notification de prise en considération et notification de nomination ou de nomination proposée) pour le processus de nomination interne sont communiquées par écrit aux personnes en droit d’être informées	Politique de nomination s. 14 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 48
Les personnes dans la zone de recours sont informées par écrit de la nomination intérimaire au moyen de l’Avis de nomination intérimaire (le cas échéant)	Politique de nomination s. 14 Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 48 Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 12, 13
Préférences (processus de nomination externe annoncé)	Références
Pour un processus de nomination externe annoncé, l’ordre de préférence est respecté	Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par. 39(1), art. 40, 41
Lors de la nomination	Références
La décision de sélection est consignée par écrit pour toutes les nominations soumises au mérite	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.3 Politique de nomination Annexe B-9
Aux fins d’une nomination fondée sur les qualités du titulaire (processus de nomination interne) au sein des groupes de Recherches et d’Enseignement, un programme d’avancement professionnel a été établi par l’administrateur général	Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 2 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1)
La personne nommée s’est auto-déclarée dans l’un des cas suivants : une zone de sélection limitée aux membres des groupes d’équité en matière d’emploi; ou un besoin organisationnel d’accroître la représentation des membres des groupes désignés; ou sélection dans un répertoire autochtone ou dans des programmes d’emploi d’étudiants approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada utilisés pour accroître la représentation des groupes désignés, ou nommer un membre d’un groupe désigné selon un processus de nomination non annoncé	Politique de nomination s. 4 Loi sur l’emploi dans la fonction publique al. 30(2) (b) (iii), art. 34 Loi sur l’équité en matière d’emploi art. 3, par. 9 (2), art. 17
La personne nommée a rempli le Formulaire d’affirmation de l’identité autochtone dans lequel la déclaration en tant que personne Autochtone est appliquée lors de la nomination	Politique de nomination s. 16 et Annexe B7
Dans le cas d’une nomination non impérative à un poste bilingue : une entente pour devenir bilingue est remplie et signée par l’administrateur général ou une personne subdéléguée et la personne nommée ou la personne nommée est exclue pour des raisons médicales ou la personne nommée est admissible à une pension immédiate et a présenté une démission irrévocable	Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe B Loi sur l’emploi dans la fonction publique, al. 30(2) (a) Politique de nomination s. 15.1, Annexe B6 Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique art. 3,7 Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique s. 3, 4, 5
Dans le cas d’un processus interne, l’offre de nomination a été émise une fois le délai d’attente requis est écoulé	Politique de nomination s. 14 Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 48(2) Politique de nomination, Annexe B10, B12 Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 12
L’offre de nomination est faite par écrit par une personne déléguée ou subdéléguée au plus tard à la date de l’offre de nomination	Politique de nomination s. 17, Annexe B12 Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 2.2, 2.3
L’offre de nomination énonce toutes les conditions liées à la nomination	Politique de nomination s. 17, Annexe B12
L’offre de nomination est signée par la personne nommée	Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 55, par. 56(1) Politique de nomination, Annexe B-12
Dans le cas d’une nomination provenant de l’extérieur de la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle est prêté(e) et souscrit par la personne nommée au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet	Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 54, 55, 134 Instrument de Délégation et Responsabilisation en matière de Nomination, Annexe C Politique de nomination, Annexe B11
Une lettre de la Commission de la fonction publique confirme les dispositions concernant la mobilité pour les anciens membres du personnel d’un ministre et les anciens titulaires du poste exempté au Bureau du Secrétariat du gouverneur général (est jointe)	Politique de nomination, Annexe B8
L’information est accessible électroniquement ou par d’autres moyens pendant une période minimale de 5 ans après la dernière mesure administrative (le cas échéant) pour chaque nomination	Politique de nomination, Annexe B

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Les membres du personnel de l’administration centrale des Anciens combattants Canada dont le poste d’attache est situé à Charlottetown et les membres du personnel de la Régie de l’énergie du Canada (REC) employés avant le 1er juillet 1996 et dont le poste d’attache est situé à Calgary doivent être inclus dans tous les processus de nomination internes annoncés auxquels les fonctionnaires ou les personnes occupant un poste dans la région de la capitale nationale sont admissibles.

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Note de bas de page 2

Cette disposition s’applique uniquement aux personnes subdéléguées ayant le pouvoir de faire des nominations.

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Date de modification :: 2023-07-06