Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD)

L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) est une ressource qui décrit les éléments de conformité en matière de dotation (découlant de la législation, de la réglementation et de politiques) à laquelle les ministères et les organismes peuvent se référer lors de planification et de l’exécution d’activités de surveillance en matière de dotation, en tenant compte de leurs risques et de leur contexte respectif. L’ORSD n’est pas une liste exhaustive de toutes les exigences et de tous les éléments à prendre en considération pour la dotation. Cet outil ne tient pas compte des enjeux spécifiques des organismes qui ont une incidence sur la dotation, tels que la gouvernance et les niveaux d’approbation, les modalités et conditions en matière de subdélégation, la planification des ressources humaines ou les politiques internes relatives à la dotation. De plus, cet outil n’inclut pas les références à la réglementation ou aux parties de réglementation qui ne s’appliquent qu’à des organismes spécifiques.

L’ORSD est divisé en deux parties : Partie 1 : Système de dotation (sections 1 et 2 de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination; et Partie 2 : Processus de nomination qui englobe également les aspects clés des lois et des règlements applicables que les organismes (administrateurs généraux, gestionnaires d’embauche, conseillers en ressources humaines) doivent respecter dans l’exercice de leurs pouvoirs de dotation subdélégués, tels :

Les utilisateurs de l’Outil de référence pour la surveillance de la dotation peuvent également se référer aux directives connexes de la Commission de la fonction publique, notamment les récentes directives sur la planification et la réalisation d’évaluations cycliques.

Table des matières

Partie 1 : Système de dotation organisationnel

Cadre de dotation


L’administrateur général établit une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination internes qui, au minimum :

  • prévoit un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées
  • prévoit un accès raisonnable aux mécanismes de recours
  • respecte les droits résiduels des employés d’Anciens combattants Canada et de l’Office national de l’énergie

Références


Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.1, 1.1.a, 1.1.b, 1.1.cNote de bas de page 1
Loi sur l’équité en matière d’emploi par. 34(1)

L’administrateur général établit les exigences pour les personnes subdéléguées de consigner par écrit la décision de sélection

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s.1.3
Politique de nomination, Annexe B 8

Pouvoirs exclusifs liées aux pouvoirs de nomination et aux pouvoirs connexes


L’administrateur général conserve le pouvoir d’approuver les exceptions à la zone nationale de sélection pour les processus de nomination externes annoncés

Références


Politique de nomination, Annexe A 1, 2, 3

L’administrateur général conserve le pouvoir de révoquer une nomination à la suite d’une enquête menée par l’administrateur général (interne) ou par la Commission de la fonction publique du Canada à la demande de l’administrateur général

Instrument de délégation et responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(A)
Loi sur l’emploi dans la fonction publique, par. 15(3), 24(1), 24(2), art. 25

Le pouvoir de prolonger la période d’engagement à devenir bilingue pour une nomination non impérative est subdélégué au niveau du sous-ministre délégué ou du sous-ministre adjoint (ou l’équivalent) uniquement en ce qui concerne :

  • Des exigences opérationnelles exceptionnelles
  • Des circonstances personnelles exceptionnelles
  • Une déficience d’ordre physique ou mental ou trouble d’apprentissage qui nuit à l’acquisition de l’autre langue officielle
  • L’impossibilité d’obtenir la formation linguistique aux frais de l’État

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe A(B)
Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique, s. 7
Directive sur l’organisation et la classification du groupe de la direction (EX) (16 juillet 2017)

Modalités et conditions en matière de subdélégation


L’administrateur général détermine et documente les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués

Références


Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.1

Avant de subdéléguer, l’administrateur général s’assure que les personnes sur le point d’être subdéléguées :Note de bas de page 2

  1. ont suivi la formation requise
  2. ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C de l’IDRN

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.3,
Annexe C – Formulaire d’attestation

Les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont ils ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 2.5
Politique de nomination, Annexe B

Partie 2 : Processus de nomination

Zone de sélection


Le processus de nomination est conforme à l’orientation de l’administrateur général sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés

Références


Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.2
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 33

Application d’une zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé (exceptions applicables)

Politique de nomination s. 6, Annexe A-3
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 34(1), 35(1), art. 44, 45, par. 50(4)

Lors de l’affichage


L’annonce est affichée sur le site de recrutement de la fonction publique du gouvernement du Canada (emplois.gc.ca) et est accessible aux personnes se trouvant dans la zone de sélection pendant au moins un jour ouvrable complet (au moins 24 heures)

Références


Politique de nomination s. 7

L’annonce est fournie dans les deux langues officielles

Politique de nomination Annexe B 4

Bénéficiaires de priorité


L’organisme a obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la Commission de la fonction publique pour cette nomination (si requis)

Références


Politique de nomination s. 2, Annexe B 2
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.6, 8.2.7
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 38, par. 39.1, art. 40, par. 41(1),
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique par. 4(1) à 10

Le numéro d’autorisation en matière de priorité attribué est utilisé selon la demande d’autorisation (exemple : numéro de poste valide)

Politique de nomination s. 2, Annexe B 2
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.6, ii, iii, iv

Les bénéficiaires de priorité intéressés identifiés par la Commission de la fonction publique ou qui se réfèrent eux-mêmes sont évalués avant de procéder à l’évaluation d’autres personnes

Politique de nomination s. 1
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4

L’ordre de préséance des droits de priorité a été respecté

Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 41(6),
Règlement sur l’emploi dans la fonction publique art. 5-10
Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.7

Obligations en matière de langues officielles


Il n’y a aucune différence entre les versions française et anglaise des éléments suivants qui pourrait avoir une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou participer au processus de nomination ou à ses résultats :

  • demande d’autorisation en matière de priorité (qualifications essentielles et conditions d’emploi)
  • annonce/affichage
  • critères de mérite
  • outils d’évaluation
  • notifications ou avis de nomination intérimaire

Références


Politique de nomination s. 5 (langues officielles)
Loi sur les langues officielles, par. 39(1), art. (2), (3)

Évaluation du mérite


Les candidats sont informés des méthodes d’évaluation afin de pouvoir demander des mesures d’adaptation

Références


Politique de nomination s. 10

La personne nommée satisfait à la norme de qualification applicable ou dépasse le minimum requis en matière d’éducation/certification professionnelle (qualification essentielle)

Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5
Normes de qualification Secrétariat Conseil du Trésor
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)

La personne nommée satisfait aux qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et/ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination

Politique de nomination s. 15, Annexe B 1, 5
Loi sur l’emploi dans la fonction publique par. 30 (1) (2) (3)

Un test d’évaluation de la langue seconde approuvé par la Commission de la fonction publique est utilisé pour évaluer la maîtrise de la seconde langue officielle

Politique de nomination s. 12
Évaluation de langue seconde dans la fonction publique

Notifications et avis (processus de nomination interne)


Les notifications (notification de prise en considération et notification de nomination ou de nomination proposée) pour le processus de nomination interne sont communiquées par écrit aux personnes en droit d’être informées

Références


Politique de nomination s. 14
Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 48

Préférences (processus de nomination externe annoncé)


Pour un processus de nomination externe annoncé, l’ordre de préférence est respecté

Références


Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 30, par. 39(1), art. 40, 41

Lors de la nomination


La décision de sélection est consignée par écrit pour toutes les nominations soumises au mérite

Références


Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s. 1.3
Politique de nomination Annexe B-8

La personne nommée s’est auto-déclarée dans l’un des cas suivants :

  1. une zone de sélection limitée aux membres des groupes d’équité en matière d’emploi; ou
  2. un besoin organisationnel d’accroître la représentation des membres des groupes désignés; ou
  3. sélection dans un répertoire autochtone ou dans des programmes d’emploi d’étudiants approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada utilisés pour accroître la représentation des groupes désignés, ou
  4. nommer un membre d’un groupe désigné selon un processus de nomination non annoncé

Politique de nomination s. 4
Loi sur l’emploi dans la fonction publique al. 30(2) (b) (iii), art. 34
Loi sur l’équité en matière d’emploi art. 3, par. 9 (2), art. 17

Dans le cas d’une nomination non impérative à un poste bilingue :

  1. une entente pour devenir bilingue est remplie et signée par l’administrateur général ou une personne subdéléguée et la personne nommée ou
  2. la personne nommée est exclue pour des raisons médicales ou
  3. la personne nommée est admissible à une pension immédiate

Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, Annexe B
Loi sur l’emploi dans la fonction publique, al. 30(2) (a)
Politique de nomination s. 15.1, Annexe B 5
Règlement sur les langues officielles – nominations dans la fonction publique art. 3,7
Décret d’exemption concernant les langues officielles dans la fonction publique s. 3, 4, 5

L’offre de nomination est faite par écrit par une personne déléguée ou subdéléguée au plus tard à la date de l’offre de nomination

Politique de nomination s. 17, Annexe B11
Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination s 2.2, 2.3

L’offre de nomination est signée par la personne nommée

Loi sur l’emploi dans la fonction publique art. 55, par. 56(1)
Politique de nomination, Annexe B 11

Une lettre de la Commission de la fonction publique confirme les dispositions concernant la mobilité pour les anciens membres du personnel d’un ministre et les anciens titulaires du poste exempté au Bureau du Secrétariat du gouverneur général (est jointe)

Politique de nomination, Annexe B-7

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