Guide relatif à l'évaluation des personnes handicapées - Comment établir et mettre en place des mesures d'adaptation en matière d'évaluation - Rôles et responsabilités

Un certain nombre d'intervenants participent au processus d'établissement des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées évaluées dans le cadre d'un processus de nomination. Ces intervenants comprennent la Commission de la fonction publique (CFP) et son Centre de psychologie du personnel (CPP), l'administrateur général ou l'administratrice générale, le ou la gestionnaire, le comité d'évaluation et le postulant ou la postulante.

Commission de la fonction publique

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) donne à la CFP le pouvoir de nommer, ou d'assurer la nomination, de personnes appartenant ou non à celle-ci et de déléguer ses pouvoirs de nomination et ses pouvoirs connexes aux administrateurs généraux et aux administratrices générales qui, à leur tour, sont encouragés à subdéléguer, par écrit, leurs pouvoirs. Dans le but d'assurer une délégation appropriée des pouvoirs, la CFP peut élaborer des règlements et des lignes directrices concernant les nominations. En ce qui a trait à l'évaluation des personnes handicapées, la CFP détient les responsabilités suivantes :

• établir des règlements et des lignes directrices en matière de nomination qui assurent que les droits des personnes handicapées sont respectés;
• conseiller les organismes délégués sur la façon de respecter les droits des personnes handicapées tout en protégeant les valeurs fondamentales de mérite et d'impartialité de la LEFP ainsi que les valeurs qui guident les processus de nomination, soit l'accessibilité, la justice, la représentativité et la transparence;
• fournir plusieurs formats de ses tests standardisés, examens de pratique, documents de référence ou de tout autre document pertinent pour ses tests;
• établir les mesures d'adaptation en matière d'évaluation quand un test standardisé de la CFP est utilisé et, si tel est le cas :
  • obtenir les renseignements appropriés ainsi que les documents sur lesquels baser les décisions portant sur les mesures d'adaptation en matière d'évaluation;
  • discuter, après avoir obtenu le consentement du postulant ou de la postulante, avec des professionnelles et des professionnels qualifiés si davantage de renseignements sont nécessaires;
  • traiter les renseignements personnels et les documents en lien avec les mesures d'adaptation en matière d'évaluation conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il est important de noter que les responsabilités reliées à l'établissement des mesures d'adaptation en matière d'évaluation pour les tests standardisés de la CFP sont assumées par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP. Puisque les résultats des tests standardisés de la CFP peuvent être utilisés lors de processus de nomination ultérieurs au sein de la fonction publique, il est essentiel de surveiller, par l'entremise d'un même organisme, les conditions dans lesquelles ces tests sont administrés, afin d'assurer la validité des résultats.

Administrateurs généraux et administratrices générales

En vertu de la LEFP, les administrateurs généraux et les administratrices générales, auxquels la CFP a délégué ses pouvoirs de nomination, assument diverses responsabilités en ce qui a trait aux personnes handicapées :

• informer les postulants et les postulantes qu'ils ont droit à des mesures d'adaptation;
• constituer des comités d'évaluation compétents et, dans la mesure du possible, représentatifs, et offrir une formation, selon les besoins, afin de s'assurer que les personnes handicapées soient évaluées de façon compétente;
• offrir tous les services et documents liés aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation, notamment les services d'interprètes gestuels, de lecteurs ou lectrices, de scribes, des technologies d'adaptation et du matériel d'examen dans plusieurs formats autres que les formats imprimés habituels; et
• assumer les coûts reliés aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation, si cela n'impose pas une contrainte excessive.

Gestionnaires et comités d'évaluation

En vertu de la LEFP, les administrateurs généraux et les administratrices générales peuvent déléguer aux gestionnaires leurs responsabilités en matière de processus de nomination. Ce sont donc les gestionnaires qui détermineront les qualifications requises pour le poste à pourvoir et qui produiront l'énoncé des critères de mérite. Les gestionnaires sont également responsables de l'évaluation des postulants et des postulantes, afin de déterminer s'ils répondent aux critères de mérite.

Afin de recevoir un coup de main lors de l'étape d'évaluation, les gestionnaires mettent habituellement sur pied un comité d'évaluation. Le ou la gestionnaire et le comité d'évaluation deviennent conjointement responsables d'assurer une évaluation équitable de tous les postulants et de toutes les postulantes. Le ou la gestionnaire et le comité d'évaluation assument un certain nombre de responsabilités reliées à l'évaluation des personnes handicapées :

• informer les postulants et les postulantes qu'ils ont droit à des mesures d'adaptation;
• déterminer les instruments d'évaluation à utiliser;
• informer les postulants et les postulantes de la nature des instruments d'évaluation qui seront utilisés (par exemple, test écrit ou oral) de façon à ce qu'ils puissent juger si des mesures d'adaptation sont nécessaires dans le processus d'évaluation;
• déterminer les mesures d'adaptation en matière d'évaluation permettant une évaluation équitable de tout un chacun;
• communiquer avec le CPP de la CFP une fois que la demande de mesures d'adaptation en matière d'évaluation est faite pour un test standardisé de la CFP (voir la section sur la CFP ci-dessus);
• documenter toutes les demandes de mesures d'adaptation en matière d'évaluation, de la demande initiale jusqu'à sa conclusion, y compris leurs justifications;
• obtenir de l'information et des documents adéquats de la part des postulants et des postulantes sur leurs besoins particuliers et leurs limitations fonctionnelles;
• discuter, après avoir obtenu le consentement du postulant ou de la postulante, avec des professionnelles ou des professionnels qualifiés si davantage de renseignements sont nécessaires;
• s'assurer que les mesures d'adaptation en matière d'évaluation sont mises en place de façon appropriée durant l'évaluation;
• traiter les renseignements et les documents en lien avec les mesures d'adaptation en matière d'évaluation conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Postulants et postulantes

En tant que personne évaluée, le postulant ou la postulante a un rôle essentiel à jouer dans le processus d'établissement de mesures d'adaptation. Il ou elle a des responsabilités dans les domaines suivants :

• communiquer ses besoins quant aux mesures d'adaptation en matière d'évaluation à la personne responsable du processus de nomination; et
• discuter de ses besoins avec les responsables de l'évaluation en charge d'établir les mesures d'adaptation. Plus précisément :
  • fournir de l'information à jour sur la nature et la portée de ses limitations fonctionnelles spécifiques (pour de plus amples détails sur la nature des renseignements et des documents professionnels qui peuvent être demandés, consultez les étapes 2 et 3 de la section Établir et mettre en place des mesures d'adaptation en matière d'évaluation);
  • formuler des commentaires sur les mesures d'adaptation prises dans le passé et leur pertinence.

Il est important de noter que les renseignements sur la nature et la portée des limitations fonctionnelles sont essentiels pour prendre des mesures d'adaptation adéquates. Dans une situation où une personne refuse de communiquer ces renseignements essentiels, il peut ne pas être possible de prendre les mesures d'adaptation les plus appropriées.

Bien qu'il soit essentiel et requis de consulter les postulants et les postulantes durant le processus d'établissement des mesures d'adaptation, la décision finale au sujet des mesures d'adaptation qui seront prises dans le cadre d'un processus d'évaluation demeure la responsabilité du ou de la gestionnaire et du comité d'évaluation. Contrairement aux mesures d'adaptation en milieu de travail, il y a des limites au rôle que peut jouer un postulant ou une postulante dans l'établissement de mesures d'adaptation dans le cadre du processus d'évaluation. Bien que les postulants et les postulantes puissent demander certaines mesures d'adaptation précises selon leurs expériences antérieures (par exemple, au travail ou à l'école) il est possible que le ou la gestionnaire et le comité d'évaluation refusent de prendre de telles mesures d'adaptation. Toutefois, tout refus de prendre une mesure d'adaptation demandée par un postulant ou une postulante doit être justifié en expliquant pourquoi cette mesure n'est pas appropriée dans le contexte d'évaluation particulier. Par exemple, la mesure d'adaptation demandée aurait pour effet de modifier la nature ou le niveau de la qualification évaluée.