Questions fréquentes et réponses concernant la rétroaction 360°

Q1. Qu'est-ce qu'un processus de rétroaction 360°?

R1. Un processus de rétroaction 360° est un outil de perfectionnement des compétences en gestion. Ce processus est fondé sur le contexte réel en milieu de travail du participant et vise à mieux faire comprendre aux gestionnaires et aux cadres de direction quels sont leurs points forts et leurs besoins potentiels en matière de perfectionnement. En utilisant le questionnaire de rétroaction 360° en ligne spécifiquement élaboré par le Centre de psychologie du personnel (CPP), les participants évaluent leurs points forts et les domaines à perfectionner en ce qui concerne les compétences en leadership. Les participants comparent ensuite leurs perceptions par rapport à la rétroaction de leurs supérieurs hiérarchiques, pairs et employés, ou d'autres collègues. Le caractère anonyme et confidentiel du processus de rétroaction 360° encourage les commentaires francs et assure une rétroaction utile. Les résultats du processus de rétroaction 360° sont présentés dans un Rapport de rétroaction 360° individuel. Ce rapport est suivi d'une séance de rétroaction individuelle entre le participant et un spécialiste en évaluation du CPP.

Q2. Comment fonctionne le processus de rétroaction 360°?

R2. Comment fonctionne le processus de rétroaction 360°?

  • Étape 1 : Diffusion et réponse aux questionnaires de rétroaction 360° en ligne

    Le participant reçoit un courriel du CPP qui comprend des directives pour entamer son processus de rétroaction 360°. Le participant distribue ensuite des questionnaires à ses évaluateurs et remplit sa propre auto-évaluation en ligne. Tous les questionnaires sont remplis et retournés au CPP en ligne.

  • Étape 2 : Rapport de rétroaction

    Une fois que le CPP a reçu toutes les réponses au questionnaire concernant le participant, un rapport de rétroaction est préparé. Une séance est organisée entre le participant et un spécialiste en évaluation du CPP. Le participant reçoit son rapport de rétroaction confidentiel trente minutes avant la séance de rétroaction.

  • Étape 3 : Séance de rétroaction confidentielle

    La séance de rétroaction en tête à tête est organisée pour faciliter la compréhension du rapport et pour déterminer les points forts et les domaines d'intervention clés. Cette séance est destinée à fournir les moyens nécessaires pour commencer un plan de perfectionnement.

  • Étape 4 : Plan de perfectionnement et suivi

    Pour optimiser les avantages du processus de rétroaction 360°, le participant doit utiliser les renseignements fournis dans le rapport de rétroaction et lors de la séance de rétroaction afin de déterminer les objectifs de perfectionnement. Pendant cette étape, le participant est encouragé à discuter de ses objectifs de perfectionnement avec son superviseur immédiat.

Q3. De quelle façon les participants choisissent-ils leurs répondants évaluateurs?

R3. Pour choisir les évaluateurs qui fourniront une rétroaction 360° à un participant, il faut tenir compte des critères suivants :

  • S'assurer que les évaluateurs connaissent bien le participant. Un évaluateur doit avoir assez d'expérience de travail avec le participant pour donner des réponses valides. Comme les énoncés du questionnaire sont fondés sur les comportements observables, pour que leur rétroaction soit utile, les évaluateurs doivent avoir été en mesure d'observer le participant. Ainsi, il serait utile de choisir des évaluateurs ayant travaillé avec le participant pendant au moins six mois.

  • S'assurer que des évaluateurs de divers horizons sont choisis. Le choix d'évaluateurs ayant divers types d'expérience avec le participant (p. ex., expériences de travail bonnes et moins bonnes) donnera au participant une « image » plus juste et plus complète des points forts et des domaines qu'il pourrait davantage perfectionner.

Q4. Combien d'évaluateurs doivent être choisis pour le processus de rétroaction 360° d'un participant?

R4. Un participant peut avoir jusqu'à cinq catégories d'évaluateurs dans un rapport de rétroaction 360°. Habituellement, un processus de rétroaction 360° comprendra quatre catégories d'évaluateurs, pour un total de 10 à 12 évaluateurs. Dans l'exemple ci-dessous, un participant a choisi 13 répondants :

  1. « soi-même » = 1 évaluateur;
  2. « superviseur » = 1 répondant;
  3. « pairs » = 4 répondants;
  4. « employés » = 4 répondants;
  5. « autres » = 3 répondants.

Il faut suivre quelques principes directeurs pour choisir les évaluateurs dans une catégorie. Au moins trois évaluateurs doivent faire partie de chacune des catégories suivantes : « pairs », « employés » et « autres ». Cette mesure garantit l'anonymat des évaluateurs.

Les évaluateurs faisant partie de la catégorie « employés » doivent travailler ou avoir travaillé sous la responsabilité directe du participant, et non sous sa responsabilité indirecte. Le participant peut personnaliser la catégorie « autres ». Par exemple, cette catégorie peut regrouper des personnes travaillant ou ayant travaillé sous la responsabilité indirecte d'un participant qui veut inclure une telle catégorie. La catégorie « autres » peut également être utilisée pour regrouper d'autres évaluateurs valables, comme des clients, des partenaires ou des membres de comités qui interagissent avec le participant.

Q5. De combien de temps ont besoin les répondants pour remplir le questionnaire de rétroaction 360°?

R5. Il faut de 25 à 35 minutes pour remplir le questionnaire de rétroaction 360° axé sur les compétences en leadership.

Q6. De quelle façon les résultats sont-ils présentés dans le rapport de rétroaction 360° individuel?

R6. Le rapport de rétroaction 360° individuel est généré par ordinateur dans la langue officielle préférée du participant. Le rapport est conçu de manière à permettre aux participants de comparer la perception qu'ils et elles ont de leurs comportements en matière de gestion liés aux compétences en leadership par rapport aux perceptions de tous les autres évaluateurs, et ce, dans chacune des catégories d'évaluateurs (c.-à-d. « superviseur », « pairs », « employés » et « autres »). Le rapport contient des graphiques et des explications qui aident le participant à interpréter les résultats lors d’une séance de rétroaction avec un spécialiste de l’évaluation du CPP.

Le rapport n'est pas destiné à fournir des réponses. Il vise plutôt à établir les priorités de perfectionnement qui auront les plus grandes répercussions pour les participants, ainsi que pour les personnes qui travaillent avec eux. De cette façon, le rapport de rétroaction est un outil qui peut être utilisé à des fins de réflexion et pourrait être suivi d'une action concrète.

Q7. Les résultats inscrits dans le rapport de rétroaction 360° individuel sont-ils confidentiels?

R7. Les résultats de la rétroaction 360° concernant un participant sont confidentiels. Ainsi, le CPP remet le rapport de rétroaction directement au participant, et non à d'autres personnes sans le consentement du participant. La confidentialité est un élément important du processus de rétroaction 360° :

  • La confidentialité permet de s'assurer que le participant prend part au processus, de la même façon que l'anonymat garantit que les évaluateurs rempliront le questionnaire de rétroaction 360° de manière franche et constructive. Autrement dit, l'expérience montre que si les participants ne croient pas que les résultats resteront confidentiels, ils ne participeront tout simplement pas au processus.

  • Le fait d'imposer une obligation de communiquer les résultats n'encouragera pas le changement de comportement En réalité, le fait de rendre public un rapport de rétroaction ne constitue pas un facteur déterminant en ce qui concerne le rendement futur d'un gestionnaire. Les facteurs qui améliorent le rendement sont plutôt la qualité des objectifs (c.-à-d. est-ce que les objectifs apportent des avantages au participant, à ses employés et à l'organisation?), l'élaboration d'un plan d'action, le soutien apporté par le superviseur du participant et les activités de suivi.

  • Le processus de rétroaction 360° est « confidentiel », mais il n'est pas « secret ». Le simple fait que le rapport soit remis au participant en toute confidentialité ne signifie pas que le participant doive garder l'information secrète. En fait, pour un participant, il peut être utile de communiquer certains résultats. Par exemple, le fait de communiquer des résultats à des « pairs » ou à des « employés » peut constituer une façon efficace d'établir un dialogue et de déterminer des manières pratiques d'apporter des améliorations sans tenter d'établir « qui » a dit « quoi ». Par ailleurs, le superviseur immédiat d'un participant peut avoir déjà fait un exercice 360°, et donc pouvoir offrir une aide pour le perfectionnement ou des conseils utiles.

  • Communiquer les résultats ne signifie pas communiquer le rapport de rétroaction. La communication des objectifs de perfectionnement constitue un élément incontournable d'un processus de rétroaction 360° efficace. Bien qu’il puisse être utile de communiquer les résultats, le fait de donner des exemplaires de son rapport peut avoir des effets négatifs. Le rapport de rétroaction 360° individuel est un document complexe. Il n'apporte pas de solutions simples aux besoins de perfectionnement et nécessite une interprétation attentive pour en extraire les objectifs utiles. Alors que certains participants peuvent se sentir assez à l'aise de remettre des exemplaires de leur rapport à des employés ou collègues, un tel exercice pourrait prêter à confusion, car le rapport ne transmet pas d'information sur ce qu'a appris le participant pendant l'exercice, ni sur ce qu'il prévoit faire pour apporter des améliorations. Les pratiques exemplaires de rétroaction indiquent que les participants qui veulent communiquer les résultats le font en fournissant un aperçu ciblé et concis.

Q8. Les résultats du processus de rétroaction 360° seront-ils utilisés à d'autres fins que pour le perfectionnement?

R8. Non. Le processus de rétroaction 360° utilisé par le CPP a été élaboré comme outil de perfectionnement en gestion seulement. À ce titre, les résultats de la rétroaction ne sont pas destinés à être utilisés à des fins administratives comme la sélection, la promotion, l'évaluation du rendement ou la rémunération au rendement. Les pratiques exemplaires laissent supposer que la valeur aux fins de perfectionnement d'un processus de rétroaction 360° est optimisée lorsqu'aucune conséquence sur le plan administratif n'est liée aux résultats du processus de rétroaction 360°. Autrement dit, un processus de rétroaction 360° confidentiel et anonyme utilisé seulement pour le perfectionnement personnel donne l'assurance que le participant s'engagera dans le processus et aura la motivation nécessaire pour apporter des changements. De plus, les évaluateurs rempliront le questionnaire de rétroaction 360° de façon probablement plus ouverte et honnête si ces personnes estiment qu'il n'y aura aucune conséquence sur le plan administratif. Il est essentiel de bien interpréter le rapport de rétroaction afin que le participant (avec l'aide d'un spécialiste du CPP) puisse déterminer quels objectifs de perfectionnement auront les plus grandes répercussions pour lui et son milieu de travail. Le rapport de rétroaction n'apporte pas de solutions simples pour améliorer le rendement ou combler les besoins de perfectionnement – ce qui est le plus important, c'est la nécessité de susciter une réflexion.

Q9. Pourquoi est-il important de conserver l'anonymat des évaluateurs?

R9. Les recherches effectuées sur la rétroaction 360° montrent que les évaluateurs fournissent une rétroaction plus franche et constructive lorsqu'ils croient que leurs réponses resteront confidentielles. En outre, si le processus ne garantit pas l'anonymat, les évaluateurs seraient vraisemblablement plus enclins à refuser de participer ou pourraient accorder des notes très élevées au participant. Sans garantie d'anonymat, le processus de rétroaction 360° n'est ni viable, ni utile.

Alors que l'anonymat s'applique à tous les évaluateurs faisant partie des catégories « pairs », « employés » et « autres », ce n'est pas le cas pour le superviseur immédiat du participant. Les résultats du superviseur immédiat inscrits dans un rapport de rétroaction ne sont pas anonymes pour les deux raisons suivantes :

  • habituellement, il n'y a qu'un évaluateur dans la catégorie « superviseur »;

  • la préparation d'une rétroaction et d'une évaluation est une responsabilité inhérente d'un superviseur; le processus de rétroaction 360° n'est qu'une autre méthode permettant au superviseur de fournir une rétroaction à un membre de son personnel.

Q10. Qu'est-ce qu'une séance de rétroaction individuelle?

R10. Suite à la lecture de son rapport de rétroaction 360° individuel, le participant peut rencontrer immédiatement un spécialiste de l’évaluation du CPP pour discuter des résultats de façon confidentielle. Ce service du CPP vise à répondre aux questions des participants, à les aider à interpréter les résultats de la rétroaction 360° et à établir les priorités de perfectionnement. Une séance de rétroaction dure environ 90 minutes et est confidentielle. Les séances de rétroaction individuelles sont obligatoires afin de nous assurer d’une interprétation appropriée des résultats du rapport.

Q11. Combien coûte un processus de rétroaction 360°?

R11. Liste des tarifs des services du Centre de psychologie du personnel

Q12. Comment puis-je instaurer un processus de rétroaction 360° pour moi ou pour des membres de mon organisation?

R12. Si vous désirez obtenir plus de renseignements sur la rétroaction 360°, ou si vous voulez avoir un processus de rétroaction 360° pour vous ou d’autres personnes, veuillez communiquer avec le CPP au numéro de téléphone 819-420-8671 ou à cfp.cpp-ppc.psc@cfp-psc.gc.ca. On vous assignera un spécialiste de l’évaluation qui pourra discuter de vos besoins, répondre à vos questions et déterminer si cet outil est le plus approprié par rapport à vos objectifs. Le spécialiste de l’évaluation vous fournira une estimation des coûts pour ensuite entreprendre le processus de rétroaction 360°.

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