Rapport annuel de la Commission de la fonction publique du Canada 2016-2017

Le 150e anniversaire du Canada constitue une excellente occasion de retracer l’histoire de la Commission de la fonction publique du Canada (la Commission) et de témoigner de sa pertinence aujourd’hui.

Depuis plus d’un siècle déjà, la Commission a pour rôle de protéger les nominations à la fonction publique de toute influence politique, et de veiller au caractère professionnel et impartial de la fonction publique.

Le Parlement a adopté la loi établissant la Commission en 1908. À cette époque, qui aurait pu imaginer l’ampleur des changements à venir? Aujourd’hui, plus de 258 000 fonctionnaires fournissent des conseils en matière de politiques publiques et contribuent à leur mise en application. Ils fournissent des programmes et services dans des domaines aussi variés que la politique étrangère, l’environnement, la santé, la cyber sécurité et le virage numérique.

Nous vivons dans un monde qui change rapidement, et où les attentes en matière d’excellence sont élevées. Nous sommes conscients que la Commission, en tant qu’institution, n’a pas toujours réussi à suivre le rythme des nombreux changements qui surviennent autour de nous. Cette prise de conscience nous a poussés à examiner le système de dotation de la fonction publique fédérale, notamment pour déterminer les domaines où nous pourrions améliorer nos façons de faire et nous adapter à un environnement en constante évolution.

Dans ce contexte, nous sommes heureux de présenter le rapport annuel 2016‑2017 de la Commission de la fonction publique du Canada.

Gauche : D. G. J. Tucker, Commissaires, Centre : Patrick Borbey, Président, Droite : Susan M. W. Cartwright, Commissaires

Le 1er avril 2016, la Commission de la fonction publique (la Commission) a instauré un nouveau cadre de politique en matière de dotation dans la fonction publique fédérale. La Nouvelle orientation en dotation (Nouvelle orientation) constitue le plus important changement apporté au système de dotation au cours des 10 dernières années.

La décision d’adopter la Nouvelle orientation s’appuyait sur plusieurs facteurs. Il y avait 10 ans déjà que la Loi sur l’emploi dans la fonction publique régissait nos activités et, dans ce contexte, nous étions préoccupés par notre capacité collective de nous adapter aux changements qui surviennent dans notre environnement de recrutement.

Nous avons constaté que les politiques et documents d’orientation de la Commission étaient trop prescriptifs et portaient parfois à confusion, ce qui n’aidait pas les gestionnaires et professionnels des ressources humaines à atteindre leurs objectifs.

Dans le cadre de la Nouvelle orientation, nous avons diminué le nombre de politiques, regroupant 12 politiques en une seule politique de nomination, et avons réduit le fardeau administratif des ministères et organismes.

Ces changements visaient à accorder aux ministères et organismes une plus grande latitude pour personnaliser leurs méthodes de dotation, selon leur réalité quotidienne et l’évolution de leurs besoins respectifs.

Essentiellement, la Nouvelle orientation, marque la transition d’une approche axée sur les règles à un régime qui encourage les gestionnaires à exercer leur pouvoir discrétionnaire pour prendre des décisions d’embauche, tout en respectant les exigences simplifiées de notre politique, dans le contexte de leur ministère ou organisme. Ainsi, la Nouvelle orientation permet d’atteindre les objectifs de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.

Même si un changement de politique fournissait une base essentielle sur laquelle s’appuyer, la Commission reconnaissait qu’il fallait déployer d’autres efforts pour véritablement simplifier et accélérer le processus de dotation.

Le temps requis pour embaucher du personnel à la fonction publique continue à dissuader les talents qu’elle cherche à recruter, ce qui a une incidence directe sur la capacité des ministères et organismes à servir la population canadienne.

Nous nous sommes engagés à rationaliser nos programmes et services touchant directement le système de dotation dans son ensemble, et à collaborer avec les ministères et organismes afin de faciliter la mise en place de mesures novatrices qui permettront de recruter la prochaine génération de talents.

En 2016‑2017, le travail accompli nous a permis d’améliorer l’administration des droits de priorité. Les changements apportés fournissent aux bénéficiaires de priorité un accès plus direct aux possibilités d’emploi, ce qui leur permet de jouer un rôle plus actif pour orienter leur avenir. Nous avons également réduit les délais et le fardeau administratif des ministères et organismes.

Afin d’améliorer l’expérience des candidats, la Commission a remanié le Programme fédéral d’expérience de travail étudiant pour qu’il soit plus simple et plus rapide de poser sa candidature, notamment avec un appareil portable.

Pour appuyer la mise en oeuvre du nouveau cadre de nomination, la Commission a aussi adopté un modèle de surveillance amélioré.

La surveillance d’un système de dotation fondé sur la délégation des pouvoirs est une responsabilité partagée avec les administrateurs généraux. Cela signifie que la Commission et les administrateurs généraux sont collectivement responsables de l’atteinte des résultats souhaités. C’est pourquoi la Commission est intervenue régulièrement avec les ministères et organismes pour examiner la façon dont ils mettaient en oeuvre les nouvelles exigences.

Au 31 mars 2017, la grande majorité des ministères et organismes avaient adopté les nouvelles exigences et actualisé leur cadre de dotation.

Nous avons également constaté que les ministères et organismes avaient élaboré une variété de mesures de dotation, et remanié leurs modèles de dotation de façon à refléter l’intention de la Nouvelle orientation, toujours en soutenant un système fondé sur le mérite.

Dans le cadre de cette orientation, la Commission a établi un ensemble simplifié d’exigences en matière de rapports afin de permettre aux administrateurs généraux de rendre compte de l’exercice des principaux pouvoirs qui leur sont délégués, notamment en ce qui concerne les enquêtes internes, l’approbation d’exceptions relatives à la zone nationale de sélection, et les dispositions en matière de langues officielles. Grâce à ces rapports, la Commission pourra surveiller ces domaines de plus près et, au besoin, fournir un encadrement stratégique et un soutien mieux ciblé.

La Commission mène aussi des évaluations en matière de dotation qui lui permettent de fournir aux ministères ou organismes participants une évaluation informelle de leur système de dotation et de leurs processus de nomination, afin d’en déterminer les forces et les améliorations possibles.

Cette année, 2 évaluations de la dotation ont été effectuées, l’une à l’Agence des services frontaliers du Canada, l’autre à l’Agence de la santé publique du Canada.

Chacune de ces évaluations reposait sur une étroite collaboration entre la Commission et les professionnels des ressources humaines et de la vérification interne de chaque organisme, afin d’améliorer leur capacité de dotation respective.

Selon les résultats des évaluations, ces organismes ont mis en place les mesures appropriées pour répondre aux nouvelles exigences, en appliquant la Nouvelle orientation en fonction de leurs besoins et de leur contexte opérationnel respectif.

Nous avons entrepris une vérification de la dotation pour l’ensemble du système, qui permettra d’obtenir de l’information sur l’intégrité du processus de dotation à l’échelle de la fonction publique, et de recueillir plus de renseignements sur les progrès de la mise en oeuvre de la Nouvelle orientation.

Grâce à cette vérification, qui devrait prendre fin en 2017‑2018, la Commission aura une bonne compréhension du rendement du système de dotation, et pourra déterminer les domaines qui exigent une attention particulière en vue d’apporter des améliorations touchant l’ensemble du système.

En 2016‑2017, la Commission a mené de vastes consultations auprès de nombreux intervenants afin de recueillir des commentaires sur son sondage renouvelé sur la dotation.

Le sondage sur la dotation et l’impartialité, prévu au début de 2018, permettra de dresser une meilleure vue d’ensemble de la dotation, en incluant les points de vue des spécialistes en dotation, ainsi que des gestionnaires d’embauche et des employés (tant pour les participants que pour les non‑participants au processus de dotation).

De plus, la Commission a élargi la portée habituelle de ce sondage pour évaluer le niveau de connaissance des employés sur leurs droits et responsabilités quant au maintien de l’impartialité politique à la fonction publique.

D’ailleurs, les gestionnaires et les spécialistes en dotation répondront à des questions visant la Nouvelle orientation et la Loi sur l’embauche des anciens combattants, ce qui permettra de déterminer leur degré de connaissances sur les récents changements survenus dans ces secteurs clés.

En appuyant le recrutement à la fonction publique fédérale, la Commission de la fonction publique (la Commission) est responsable de promouvoir une fonction publique représentative de la grande diversité de la population canadienne.

Nous croyons qu’il est essentiel de multiplier et d’améliorer les activités de communication afin d’attirer des candidats provenant de diverses origines. À cette fin, en 2016‑2017, nous avons collaboré avec les ministères et organismes à la mise sur pied d’activités de sensibilisation pour attirer des candidats de qualité issus de divers milieux, y compris les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi et les communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Nous savons également que pour se doter d’un effectif véritablement représentatif, il est essentiel de réduire les obstacles en matière d’évaluation. En 2016‑2017, la Commission a ainsi continué de réduire ces obstacles afin d’améliorer l’accès à la fonction publique pour tous, ainsi que le recrutement et le maintien en poste des personnes handicapées.

Nous sommes conscients qu’il nous reste beaucoup à faire collectivement pour accroître le nombre de personnes handicapées dans la fonction publique fédérale. En effet, ce groupe continue de présenter un écart marqué entre le nombre de postulants à la fonction publique fédérale et leur disponibilité dans la population active.

Pour aider les ministères et organismes à se doter d’un effectif plus diversifié, la Commission a établi un partenariat avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines afin de mettre en oeuvre des initiatives de recrutement ciblées, qui visent à accroître le nombre d’étudiants autochtones et d’étudiants handicapés dans la fonction publique fédérale.

Les résultats obtenus à ce jour sont prometteurs. En 2016‑2017, les programmes Opportunité d’emploi d’été pour les jeunes Autochtones et Opportunité d’emploi d’été pour les jeunes handicapés ont attiré 99 participants. Plusieurs de ces participants ont indiqué vouloir faire carrière à la fonction publique fédérale.

Étant donné que les Autochtones constituent le segment de la population canadienne dont le taux de croissance est le plus rapide, la Commission travaille en partenariat avec le Cercle interministériel de collaboration sur la représentation des Autochtones dans la fonction publique fédérale — un comité dont le mandat est d’accroître la représentation autochtone — afin d’élaborer une stratégie de recrutement autochtone dans l’ensemble de la fonction publique.

En partenariat avec Pilimmaksaivik, le Centre fédéral d’excellence pour l’emploi des Inuits, la Commission a appuyé l’élaboration du Plan d’emploi des Inuits à l’échelle du gouvernement fédéral. Ce plan vise à faciliter l’accès des Inuits du Nunavut aux postes de la fonction publique fédérale, et à aider le gouvernement du Canada à respecter ses obligations en vertu de la Loi concernant l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut.

Deux rapports récents sur l’embauche des milléniaux — La voix des milléniaux : Éclairer l’avenir de la fonction publique fédérale du Canada, du Caucus intersyndical des jeunes membres, et Bâtir un avenir dynamique : La prochaine génération de talents de la fonction publique, du Forum des politiques publiques — ont souligné certains enjeux communs touchant le recrutement des personnes appartenant à ce segment de la population canadienne.

Les obstacles à supprimer pour mieux attirer la prochaine génération de talents sont bien connus : des procédures de demande d’emploi trop longues comportant peu de suivi auprès des candidats, le manque de sensibilisation, et des critères de sélection trop complexes.

Afin de moderniser la procédure complexe et désuète de la demande d’emploi pour étudiants, la Commission a entièrement revu le processus de demande d’emploi du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant, en tenant compte des conclusions d’un test basé sur l’expérience des utilisateurs. Lancé en février 2017, le nouveau processus permet maintenant aux étudiants de remplir leur demande d’emploi en près de 6 minutes, ce qui représente une amélioration significative, alors qu’ils mettaient auparavant plus d’une heure pour postuler.

La nouvelle interface, plus intuitive, a non seulement réduit considérablement le nombre de questions auxquelles les étudiants doivent répondre pour postuler un emploi, mais aussi facilité le jumelage entre les intérêts des étudiants et les occasions d’emploi.

Les diplômés universitaires et collégiaux demeurent une source essentielle d’employés pour renouveler la fonction publique. Les récents diplômés transmettent de nouvelles connaissances et des idées novatrices à la fonction publique fédérale.

Cette année, en partenariat avec les ministères et organismes participants, notre campagne de recrutement postsecondaire ciblait les diplômés des domaines qui, selon les gestionnaires d’embauche faisaient l’objet d’une plus forte demande.

Historiquement, seulement 5 % des candidats sont embauchés dans le cadre de cette campagne annuelle. À l’avenir, il sera important de chercher à mieux tirer profit de ce bassin de ressources qui est souvent ignoré.

Il faudra aussi réexaminer la conception de nos programmes de recrutement si l’on veut créer la banque de talents nécessaires pour faire face à la vague de départs à la retraite prévus dans les prochaines années.

En 2016‑2017, 214 anciens combattants libérés pour des raisons médicales ont été nommés grâce à un droit de priorité. Il s’agit de la plus grande vague de nominations prioritaires d’anciens combattants depuis 2009‑2010.

Outre le droit de priorité des anciens combattants libérés pour des raisons médicales, tous les anciens combattants bénéficient maintenant d’un droit de préférence lorsqu’ils postulent un emploi ouvert au public. De plus, ils ont le droit de postuler les emplois réservés aux fonctionnaires fédéraux pour les 5 premières années suivant leur libération des forces armées.

En collaboration avec Anciens Combattants Canada et le ministère de la Défense nationale, la Commission continue de concevoir des initiatives pour aider les anciens combattants à trouver un emploi. Dans son ensemble, la fonction publique doit en faire davantage pour maintenir les anciens combattants en poste. Les anciens combattants du Canada constituent une importante source de talents. Ils possèdent des connaissances, des compétences et une expérience précieuses, et ont montré leur engagement à l’égard de la fonction publique.

Cette année, la Commission a reçu, de la part de fonctionnaires, 62 demandes de permission relatives à une candidature électorale, comparativement à 51 l’an dernier.

À l’échelon fédéral, il n’y a pas eu d’élections générales en 2016‑2017, mais bien 2 élections fédérales partielles. La Commission avait alors reçu 2 demandes de permission relatives à une candidature, soit une pour chaque élection partielle.

Pour évaluer une demande de permission relative à une candidature électorale, la Commission doit maintenir un juste équilibre entre le droit des fonctionnaires de participer à des activités politiques, et l’importance de protéger l’impartialité de la fonction publique. C’est pourquoi la Commission examine, au cas par cas, chaque demande de permission relative à une candidature électorale, et y accorde ou non sa permission en prenant soin d’expliquer le processus et les raisons qui ont mené à sa décision, en plus d’indiquer les conditions qui doivent être respectées.

Grâce à la mise en oeuvre de la nouvelle politique de nomination et du renouvellement du modèle de surveillance, l’exercice financier 2016‑2017 marque un point tournant pour la Commission de la fonction publique (la Commission), pour les ministères et organismes que nous appuyons, et pour le système de dotation que nous surveillons.

Nous sommes très satisfaits des progrès accomplis par les ministères et organismes pour répondre aux exigences du nouveau cadre de nomination durant la première année de sa mise en oeuvre. La prochaine étape consistera à aller au‑delà de la simple conformité, pour nous efforcer d’apporter des améliorations fondamentales en matière de dotation. Il faut continuer d’aller de l’avant, sans quoi il deviendra difficile de s’adapter aux incontournables changements démographiques et à l’évolution de notre environnement de travail.

De quelle manière allons‑nous fournir ces efforts? Nous savons qu’il faudra continuer d’investir dans le renouvellement de la fonction publique pour recruter la prochaine génération de talents et bâtir une fonction publique représentative de la diversité canadienne, qui est aussi en mesure de servir la population canadienne dans la langue officielle de leur choix.

Pour cela, nous savons qu’il faudra appliquer des méthodes novatrices et favoriser l’expérimentation, comme nous l’avons d’ailleurs fait cette année en actualisant notre interface de demande d’emploi pour étudiants. Au cours du prochain exercice, nous continuerons d’expérimenter et d’explorer de nouvelles façons d’évaluer la compétence linguistique, afin de suivre les progrès technologiques, tout en faisant activement la promotion du bilinguisme dans le cadre des activités de recrutement.

Une planification rigoureuse sera également nécessaire pour déterminer les besoins futurs et mettre davantage l’accent sur des partenariats avec des collectivités clés, de manière à présenter une stratégie de recrutement postsecondaire efficace et cohérente.

La Commission continuera à déployer tous les efforts nécessaires pour renouveler son soutien aux politiques, programmes et services afin de répondre aux attentes croissantes des candidats et des gestionnaires d’embauche.

Désormais, nous ne pouvons plus seulement mettre l’accent sur le traitement efficace des candidatures (bien que cela demeure une priorité). Nous devons également nous concentrer sur les talents que nous souhaitons attirer et recruter. Nous devons éliminer les obstacles inutiles qui nuisent à l’embauche de talents à la fonction publique, et faire du processus de candidature une expérience qui met en valeur la fonction publique comme employeur de choix.

En parvenant à déterminer les besoins, les préférences et les expériences des personnes qui ont accès à nos services, nous pourrons trouver des solutions fiables et pertinentes. De plus, nous devons nous en occuper le plus rapidement possible.

Surveiller l’état et l’intégrité des processus de dotation dans la fonction publique, et rendre compte des résultats au Parlement, demeure un élément central du mandat de la Commission. Les renseignements recueillis dans le cadre de nos vérifications, enquêtes et sondages touchant l’ensemble du système de dotation — sans oublier les renseignements transmis par les ministères, les organismes et nos partenaires — constituent une mine d’information sur laquelle nous pourrons nous appuyer pour optimiser notre surveillance et apporter des améliorations.

Nous nous efforcerons aussi d’accélérer les processus d’enquête, notamment en adoptant des procédures mieux adaptées à la nature des irrégularités relevées en matière de dotation.

Au cours de la prochaine année, la Commission s’engage à déployer des efforts soutenus pour moderniser les processus de recrutement et de dotation, et bâtir la fonction publique de demain.